NOTAT. Hva slags oppgave? Daglig/uken tlig/pr. mnd./pr. år

Transkript

1 Sentraladministrasjon NOTAT Til: Leder Fellestjenester Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 15/ HK/RÅD/ERO ARBEIDSOPPGAVER FELLESTJENESTER - EVA RANDI OLDERVIK Hva slags oppgave? Godkjenning av fleksitid Daglig/uken tlig/pr. mnd./pr. år Tids bruk Daglig 5 min. Kompetansebehov God kunnskap om Capitech Tid Må oppgaven gjøres slik? - Hvis JA begrunn hvorfor. Hvis NEI, hva kan endres, gjøres på annen måte? Nei, mulig å kjøre samlet godkjenning, f.eks 1 gang i måneden. Men, er det noen som husker hvorfor det ikke ble stemplet ut en dag da, dersom det

2 Avviksbehandling i WIS Ukentlig Varie rende E-posthåndtering Daglig Varie rende Kommunereformen Løpende Eiendomsskatt Løpende Kunnskap om avviksbehandling. Bidrar til å ha en totaloversikt må delta i de fora dette er tema Ja må ha kunnskap om gjeldende lovverk. Januar 2016 starter eiendomsskatteskolen som jeg skal delta på. Den er samlingsbasert ikke var i går?? Bør gjøres hver dag! Er satt opp med ansvar for å behandle avvik som gjelder ESA. Det er litt dobbeltarbeid først sendes d e-post fra arkivet, deretter registreres dette i WIS, som fordeles av rådmannen til meg og som til slutt skal behandle det igjen. Som regel med samme beskjed som i tidligere sendt e- post Noe skal journalføres, håndtere møteinnkallinger, e.t.c. Ca. 50% av stillingen er definert til denne arbeidsoppgaven. I perioder er det mer/mindre. Ca. 50 % av stillingen er definert til denne arbeidsoppgaven. I perioder er det mer/mindre. Kunngjøring av eiendomsskatt: Dette må annonseres i aviser før

3 og er ferdig høsten mars i skatteåret (jeg gjør dette). I tillegg må skattesedler for alle eiendommer i kommunen, sendes ut (i samarbeid med JTN). Ulike meninger om takseringen/saksutredningen må gjøres slik som den gjøres. Men, vi som kommune, griper inn i den enkelte eiere av eiendommer sin økonomi, med å pålegge de skatt. Det er et omfattende lovverk som skal følges og det hele skal dokumenteres. Totalt 60 politiske saker for 2015 ble behandlet i sakkyndig nemnd og 6 klagesaker samme år. 86 politiske saker for 2014 og 19 klagesaker. For 2016 er det allerede kommet

4 opp i 60 politiske saker. Håndtering av fagsystemet ISY Proaktiv Innsyn/pålogging i Matrikkelen Løpende Løpende Må ha god kunnskap/opplæring i systemet. Har alle «rettigheter» men jeg benytter de kun i forbindelse med E-skatt. Må kjenne til matrikkelen og dens funksjoner. Har innsynsrett i matrikkelen. Administrere ESA Løpende Må kjenne ESA administrator meget godt. Dette er forsystemet/fagsystemet som benyttes i forbindelse med eiendomsskattegrunnlaget. Her registreres eiendommer som skal takseres. Grunnlaget for eiendomsopplysninger er hentet inn fra matrikkelen. Registreringer før besiktigelse av en eiendom, etter besiktigelse er gjennomført, etter at den politisk saken er behandlet. Og ellers underveis dersom det avdekkes feilregistreringer. Dette benyttes i forbindelse med eiendomsskattetaksering. Oppretter nye brukere i ESA Deltar i oppgraderinger Feilsøking

5 Valg og valgprogrammet EVA Hvert 2. år. Må ha god kunnskap og delta på en del opplæring. Integrasjoner mot fagsystemer Strukturendringer Mye er sentralt bestemt. Arkivansvarlig Løpende Må ha god arkivkunnskap. Journalføring Må ha kunnskap om ESA, arkiv og offentligehetslov Postlister på internett Begjæring om innsyn Beredskap Må ha kunnskap om ESA, arkiv, offentlighetslov, datatilsynets bestemmelser Må ha kunnskap om særlover og offentlighetslov Stedfortreder for leder

6 Fellestjenestene Sekretær i utvalgsmøter Telefonhenvendelse /support Sentralbord/rydding kjøkken/levering av post Hver 2. måned og ellers ved behov Daglig Hver 6. uke 30 min tlf Må ha kjennskap til ESA og møtebehandling Må ha kjennskap til det en svarer på. Må ha kunnskap om funksjon for sentralbordet Hver 2. måned for Formannskap og Kommunestyre. For Sakkyndig nemnd og Klagenemnd eiendomsskatt, har jeg ansvar for alle møter. Interne henvendelser gjelder stort sett spørsmål om ESA. Eksterne henvendelser gjelder stort sett Eiendomsskatt. Tid for rydding/levering av post kommer i tillegg til matpausevakta Deltagelser på kurs/konferanser/ samlinger Innhenting/oppdatering av kunnskap Dette gjelder først og fremst de store ansvarsområdene som: Kommunereformen Eiendomsskatt Arkiv Valg Beredskap

7 Sikkert flere arbeidsoppgaver som gjøres men som ikke er nevnt her. Det får eventuelt komme i tillegg senere Med hilsen Eva Randi Oldervik konsulent/arkivleder dir. innv eva.randi.oldervik@hemne.kommune.no