1. varamedlem møter fast. De øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale.

Transkript

1 LIERNE KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 19. april 2012 Møtetid: Kl Møtested: Lierne kommune, Lissalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1. varamedlem møter fast. De øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale. Kontrollutvalget i Lierne kommune har vedtatt at utvalgets møter er åpne. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 007/12 Lierne kommunes årsberetning /12 Lierne kommunes årsregnskap /12 Redegjørelse for MSR-prosjekt 010/12 Skatteoppkreverfunksjon /12 Oppfølging av vedtak sak 026/11 og sak 005/12 i kontrollutvalget 012/12 Referatsaker 013/12 Forvaltningsrevisjonsrapport Etiske retningslinjer 014/12 Plan for Forvaltningsrevisjon /12 Plan for Selskapskontroll /12 Forum for kontroll og tilsyn 017/12 Besøk i kommunal avdeling / institusjon 018/12 Kommunale regnskapsprinsipper Eventuelt Grong Nils Olav Skjelbred (sign) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: Mob: e-post: gunnhild.berg@komsek.no Kopi Ordfører Rådmann KomRev Trøndelag IKS

2 SAK 007/12 LIERNE KOMMUNES ÅRSBERETNING FOR 2011 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 007/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget finner Lierne kommunes årsberetning informativ og den gir et godt bilde av kommunens virksomhet i Kontrollutvalget tar Lierne kommunes årsberetning for 2011 til orientering. Lierne kommunes årsberetning for 2011 utsendt fra kommunen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Saksopplysninger: Om behandling av kommunens årsberetning heter det i 10 i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner : Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Administrasjonssjefen eller kommune- / fylkesråd utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest den 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Kommuneloven sier følgende om årsberetningen i 48 Årsregnskapet og årsberetningen : 5. I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene. 6. Departementet kan gi forskrift med nærmere regler om årsregnskapet, årsberetningen og regnskapsføringen. Som det fremgår ovenfor, legges årsberetningen frem for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Mange kommuner velger i likhet med Lierne kommune å gi informasjon utover det pliktige i samme dokument som årsberetningen, og avlegger rapport om de ulike etatenes virksomhet og aktivitet i årsberetningen.

3 Kontrollutvalget gis gjennom denne behandlingen mulighet til å uttale seg om kommunens årsberetning, og kan eksempelvis kommentere Hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er Hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet foregående år. Mål og måloppnåelse for kommunens virksomhet. Andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere. Saksbehandlers vurderinger: Rådmannen i Lierne kommune har i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner utarbeidet årsberetning for kommunens virksomhet i Årsberetningen innledes av rådmannens kommentarer som gir en lett tilgjengelig oversikt over overordnede forhold som har preget kommunen i Rådmannen nevner spesielt seks områder hvor det har vært arbeidet godt. Ryddighet rundt nedleggelsen av Tunnsjø Oppvekstssenter Betydelig bedring i resultat på nasjonale prøver i 5. og 8. klasse Utnyttelsen av plassene ved Lierne Helsetun, og unngått overbelegg God effekt av ressursene som er brukt til utbedring av kommunale veger Resultatene for prosjektet Sammen for et bedre arbeidsmiljø Demensteamet i kommunen er godt i gang Lierne kommunes årsberetning er delt inn i sju kapitler. Kapitel 1 tilfaller rådmann hvor han kommenterer måloppnåelse og han avslutter årsberetningen i kapitel 7. Kapitel 2 inneholder nøkkeltall og kommentarer til regnskapet, gitt av økonomisjefen. Kapitlet inneholder også en redegjørelse for kommunens finansforvaltning. De resterende kapitlene belyser de ulike områdene sin beskrivelse av egne mål / måloppnåelse. Avvik, utviklingstiltak, endringssignaler og utfordringer kommenteres og avslutter hvert kapitel for de ulike områdene. Rapporteringen og egenvurdering av mål og måloppnåelse oppfattes som oppriktig. De ulike områdene har mange mål og delmål som er med på å beskrive aktiviteten. Mange av målene har også videre behov for økonomiske ressurser for å kunne oppnås. Årsberetningen er rådmannens svar på måloppnåelse av de mål og tiltak som kommunestyret vedtok i årsplan for Årsberetningen gir også kommentarer til budsjettavvik m.m. i forhold til budsjett for Årsberetningen inneholder også informasjon om økonomiske og tjenestemessige utfordringer kommunen står overfor. Dette er forhold som vil kunne ha betydning for kommunen framover. I likestillingsloven 1a er det krav om redegjørelse i årsberetningen for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling mellom kjønnene, iverksatte tiltak og planlagte tiltak. Årsberetningen gir i korte trekk opplysninger om kvinneandelen i kommunestyret og rådmannens ledergruppe. Blant mellomledere er det overvekt av kvinner. Det er ikke planlagt tiltak for å fremme likestilling eller for å forhindre forskjellsbehandling mellom kjønnene jf. likestillingsloven.

4 Vurderinger Kommunen har mange målsettinger på de ulike områder. Det kan til tider være vanskelig å holde oversikt over de ulike mål og måloppnåelse, hvor reelle de er og hvordan de er implementert i den daglige virksomheten. Årsberetningen gir en detaljert beskrivelse av Lierne kommunes aktivitet og virksomhet. De ulike områdene gir en fyldig rapport om sin virksomhet, viktige mål og vurdering av året, personalutviklingstiltak og endringssignaler. Årsberetningen inneholder tilstrekkelig informasjon til å bedømme kommunens aktivitet i SAK 008/12 LIERNE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2011 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 008/ Formannskapet Kommunestyret 1. Det fremlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Lierne kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 1. Forslag til uttalelse til Lierne kommunes årsregnskap for Revisjonsberetning 2011 for Lierne kommune, datert Lierne kommunes årsregnskap for 2011 utsendt fra kommunen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning i kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Alle kommuner og fylkeskommuner skal ha et årsregnskap. Dette fastslår kommuneloven i 48 Årsregnskapet og årsberetningen. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap framkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR ). I forskriftens 3, 1. ledd heter : Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre fremgår det hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte.

5 Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Krav til revisor Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR ) pålegger kommunestyret å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (Revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kapitel 5 (Revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Lierne kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS avd. Grong. Oppdragsansvarlig revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kapitel 4. 6 Regnskapsrevisjon 7 Uttalelse om årsregnskapet 8 Oppfølgning av revisjonsmerknader Årsregnskapet for 2011 Lierne kommunes årsregnskap for 2011 ble mottatt av KomSek Trøndelag IKS Regnskapet er avlagt av økonomisjefen som er kommunens fagsjef for regnskap. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomisk oversikt og noter. Kommunens årsregnskap for 2011 viser ,- kr. til fordeling drift. Regnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk / overskudd på ,- kr.

6 Driftsregnskapet nøkkeltall: Regnskap 2011 Rev.budsjett 2011 Regnskap 2010 Til fordeling drift , , ,- Netto driftsresultat , , ,- Bruk av tidligere års regnskapsmessig mindreforbruk , , ,- Bruk av alle tidligere års avsettinger , , ,- Årets avsetninger , , ,- Regnskapsmessig mindreforbruk , ,- Investeringsregnskapet: Investeringsregnskapet er avsluttet i balanse. Balanseregnskapet: Kravene til balanseregnskapet er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3. Det fremlagte balanseregnskapet synes på alle måter å tilfredsstille de krav som forskriften stiller. Noter til regnskapet: Lierne kommunen har utarbeidet noter til regnskapet. Det heter seg at for en rekke forhold som har betydning for bedømmelsen av regnskapet skal det gis tilleggsinformasjon i notene til regnskapet. Det skal gis en oversikt over kommunens garantiansvar ved utgangen av regnskapsåret. Det skal opplyses om summen av kommunens garantiansvar, samt hvem de enkelte garantiene er stilt overfor og når garantiansvaret utløper. For en av garantiene er ikke utløpsdato angitt iflg. revisjonsnotat. Revisjonsberetningen: KomRev Trøndelag IKS avd. Grong har som kommunens revisor utstedt revisjonsberetning for Beretningen er datert og er undertegnet av oppdragsansvarlig revisor. Revisjonen mener at: Årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2011 og for resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk i Norge De disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og i samsvar med lov og forskrifter

7 Revisjonsnotat til regnskapet for 2011 I tillegg til revisjonsberetningen er det fra KomRev Trøndelag IKS utarbeidet et revisjonsnotat til regnskapet for 2011 som er oversendt rådmannen. Notatet kommenterer diverse forhold - og gir anbefalinger til tiltak. De nevnte forhold er ikke av en slik art at de tas med i vurderingen av årsregnskapet, men er ment som en veiledning til administrasjonen fra revisjonen. Notatet legges fram under referatsaker, og følger ikke automatisk med til formannskapet og kommunestyrets behandling. Saksbehandlers vurdering: Driftsregnskapet for 2011 legges fram med et regnskapsmessig overskudd på kr ,- Det har vært god budsjettkontroll på de ulike områdene. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, revidert av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget gjennomfører dette ved løpende tilsyn av revisors arbeid. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet (utkast til slik uttalelse er vedlagt). Det framkommer ikke revisjonsmerknader i revisjonsberetningen. Under henvisning til ovenstående kan Lierne kommunes årsregnskap for 2011 anbefales godkjent. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalget å vedta vedlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet Det vises for øvrig til revisjonsberetning 2011 for Lierne kommune fra KomRev Trøndelag IKS, datert SAK 009/12 REDEGJØRELSE FOR MSR-PROSJEKTET Kontrollutvalget Gunnhild Berg 009/ Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsket i møte den 16. februar 2012 en redegjørelse angående MSR (Midt Skandinavisk regionsprosjekt) i neste kontrollutvalgsmøte, dvs. i møte 19.april Forespørsel angående en slik redegjørelse ble sendt rådmann og svar ble imøtekommet den om at forespørselen imøtekommes.

8 SAK 010/12 SKATTEOPPKREVERFUNKSJON FOR 2011 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 010/ Kommunestyret Referatene tas til orientering 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2011 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Lierne kommune til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1) Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2011 til orientering. 2) Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Lierne kommune til orientering. 1. Skatteoppkreverens årsrapport om Lierne kommunes skatteregnskap for Skatteetatens kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Lierne kommune Saksopplysninger Skatteoppkreverens årsrapport om Lierne kommunes skatteregnskap for 2011 Den totale skatteinngangen for året 2011 utgjorde kr Tilsvarende tall for 2010 var kr Skatteoppkrever for Lierne kommune er Skatteoppkrever i Midtre Namdal. Oversendt rapport er datert 26. januar Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkreverens årsrapport. Skatteetatens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Lierne kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Oversendt rapport er datert Grunnlaget for skattekontorets kontroll av skatteoppkreverfunksjon er Instruks for skattekontorets kontroll av skatteoppkreverne av 1. februar Rapporten skal avklare om skatteoppkreverfunksjonen blir utøvd tilfredsstillende i forhold til regelverket på disse områdene: Internkontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll

9 Kontrollrapporten for skatteoppkreverfunksjonen i 2011 finner internkontroll, regnskapsføringen, skatte- og avgiftsinnkreving og arbeidsgiverkontroll i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk. Det er ingen krav til kommunens formelle behandling av kontrollrapporten. Kontrollutvalget har likevel plikt til å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte, og at den utøves i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. SAK 011/12 OPPFØLGING AV VEDTAK SAK 026/11 OG SAK 005/12 I KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget Gunnhild Berg 011/ Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering 2. Kontrollutvalget forutsetter at kommunestyrets vedtak jf. sak 107/11 og sak 9/12 blir fulgt opp. 1. Kommunestyrets vedtak sak 9/12 den Kommunestyrets vedtak sak 107/11 den Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Rapport etter gjennomgang av saker behandlet i formannskapet og kommunestyret 1. halvår Rapport etter gjennomgang av saker behandlet i formannskapet og kommunestyret 2. halvår Kontrollutvalgets vedtak i sak 026/11 den Kontrollutvalgets vedtak i sak 005/12 den Saksopplysninger Revisjonen har hvert halvår en gjennomgang av saker behandlet i formannskap og kommunestyret. Rapport legges frem for kontrollutvalg og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å se til at vedtak er fattet av riktig organ og at saker som gjelder vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Det skal ikke vurderes om politiske vedtak er hensiktsmessige. Ved gjennomgang av møteprotokoller i formannskap og kommunestyret 1. halvår 2011 påpeker revisjonen at det i saker der politiske organ skal fatte vedtak mangler det henvisning til hjemmel i delegasjonsreglementet. Dette er også påpekt ved gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår Rådmannens tilsvar viser en oversikt med kommentarer til de sakene som revisjonen mener har feil eller mangelfull hjemmelshenvisning. Dette er lagt ved som vedlegg til rapporten.

10 Kontrollutvalget sendte rapporten til kommunestyret for videre behandling, og kommunestyret vedtok i sak 107/11 følende vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten etter gjennomgang av saker behandlet i formannskapet og kommunestyret til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapportens kapittel 4. Revisjonen anbefaler i kapittel 4 Lierne kommune til å jobbe videre med hjemmelhenvisning når vedtak fattes, noe også rådmannen kommenterer at vil bli innskjerpet. Gjennomgangen av møteprotokoller 2. halvår 2011 påpeker revisjonen også manglende henvisning til kommunens delegasjonsreglement. Dette ble også påpekt i november 2011 og rådmannens tilsvar var at - gjennomgangene tas til etterretning og vil bli gjenstand for egen oppfølging på en saksbehandlersamling. Revisjonen forutsetter i sin rapport at dette blir fulgt opp. Ved gjennomgang av møteprotokoller i formannskapet 2. halvår 2011 har revisjonen påpekt i sak 128/11 i formannskapet Salg av kommunal bolig Tunnsjø har hasteparagrafen blitt anvendt. Slik revisjonen ser det, faller ikke begrunnelsen for bruk av hasteparagrafen inn under kriteriene for bruk av den. Revisjonen anser kommunestyret som rett organ for å fatte vedtak i denne saken. Kontrollutvalget sendte rapporten til kommunestyret for videre behandling, og kommunestyret vedtok i sak 9/12 følende vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber administrasjonen følge opp revisjonens anbefalinger vedrørende bruk av hjemmelhenvisning og hasteparagrafen 3. Kommunestyret og kontrollutvalget ønsker en tilbakemelding på hvordan administrasjonen følger opp revisjonens anbefalinger. Vurderinger Kontrollutvalget ønsker en tilbakemelding fra administrasjonen på hvordan revisjonens anbefalinger blir fulgt opp jf. kommunestyrets vedtak i sak 107/11 og 9/12 SAK 012/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget Gunnhild Berg 012/ Referatene tas til orientering Referater Nr Avsender/mottaker Tittel Datert 1 KomRev Trøndelag IKS Oversendelse av dokumenter etter avsluttet årsoppgjør 2 Lierne kommune Årsberetning for

11 3 Lierne kommune Årsregnskap for Lierne kommune Vedtatt budsjett for kontrollutvalget Lierne kommune Melding om politisk vedtak: Kontrollutvalgets årsrapport for Lierne kommune Melding om politisk vedtak: Rapport vedr gjennomgang av saker behandlet i formannskap og kommunestyre 2.halvår SAK 013/12 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT ETISKE RETNINGSLINJER Kontrollutvalget Gunnhild Berg 013/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapportene. 2. Kontrollutvalget oversender rapportene til kommunestyret 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: Kommunestyret tar rapporten til orientering og ber administrasjonen følge opp revisjonens anbefalinger i rapportens kapittel 4.1. Rapport forvaltningsrevisjon Etiske retningslinjer Ikke trykte vedlegg 1. Saksprotokoll fra kontrollutvalget sak 020/10 den Rullering av plan for forvaltningsrevisjon 2. Saksprotokoll fra kontrollutvalget sak 025/11 Forvaltningsrevisjonsprosjekt 3. Brev fra KomRev Trøndelag IKS datert Forvaltningsrevisjon 1. kvartal Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet i møtet den 3. november 2010, sak 022/10 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon, hvor Etiske retningslinjer ble prioritert. I vedtaket heter det: 1. Kontrollutvalget vedtar følgende prioritering i plan for forvaltningsrevisjon : Prosjektet angående etiske retningslinjer igangsettes 1. kvartal KomRev Trøndelag IKS utarbeidet prosjektplan som ble behandlet i kontrollutvalget den som sak 025/11. KomRev Trøndelag IKS oversendte ferdig rapport den Rådmannen i Lierne har i forkant hatt rapporten til høring og høringssvaret følger vedlagt rapporten. KomSek Trøndelag IKS fikk tilsendt kopi av høringsutkastet.

12 Hovedproblemstillingen er definert slik: Arbeider Lierne kommune systematisk for å bevisstgjøre ansatte og folkevalgte om etikk? Forvaltningsrevisjonens metode omfatter dokumentanalyse, intervju og spørreundersøkelse. Høy etisk standard er en grunnleggende forutsetning for god kvalitet i tjenesteproduksjonen og for tilliten og omdømmet til kommunen. En del av prosjektet var å vurdere hvor godt kjent kommunens etiske retningslinjer var blant ansatte og politikere. Vurdering Lierne kommune vedtok etiske retningslinjer i 1997 og de ble revidert i Intervju og spørreundersøkelser viser at de etiske retningslinjene er godt kjent blant ansatte og politikere. Det er flest som opplever etiske problemstillinger rundt taushetsplikt etter fulgt av brukerbehandling. Få opplever etiske problemstillinger knyttet til trakassering/mobbing, habilitet, personlige fordeler eller innkjøp. Rapporten konkluderer med at Lierne kommune jobber systematisk for å bevisstgjøre ansatte og folkevalgte om etiske spørsmål, men har et forbedringspotensial for å gjøre varslingsrutinene bedre kjent. Kommunen bør videre følge opp sine politiske vedtak om at alle ledere og ansatte ledende stillinger skal registrere sine styreverv i Styreversregistret. I følge kommunens årsberetning for 2011 skal innmelding i styrevervsregistret skje i Kontrollutvalget bør ta forvaltningsrevisjonsrapporten til orientering og innstille på at Kommunestyret tar rapporten til orientering og be administrasjonen følge opp revisjonens anbefalinger i rapportens kapittel 4.1. Viser for øvrig til rapporten i sin helhet. SAK 014/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget Gunnhild Berg 014/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt med følgende prioriteringsrekkefølge: Nr Prosjekt Helse, miljø og sikkerhet (HMS) Kraftfond og næringsfond Samhandlingsreformen Eiendoms-/ boligforvaltning Miljø-/ Arealforvaltning Midt-Skandinavisk Regionsprosjekt (MSR) IKT Spesialundervisning

13 2. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1. Kommunestyret vedtar Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt med følgende prioriteringsrekkefølge: Nr Prosjekt Gjennomføring Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 001/12, Kontrollutvalgets sak 023/11, Forskrift om kontrollutvalg 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 5. Kommuneloven Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon som sak 023/11 og gjorde slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse, og i første omgang utarbeide et diskusjonsgrunnlag til det første møtet i Kontrollutvalget inviterer ordfører og rådmann til en dialog om forvaltningsrevisjon i det første møtet i Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon skal legges fram for kontrollutvalget til behandling i løpet av 1. halvår Krav om utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon er hjemlet i KL 77, og fremkommer i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10, hvor det heter: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter

14 Overordnet analyse er gjennomført i Lierne kommune, og det er på bakgrunn av analysen utarbeidet forslag til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt KomRev Trøndelag IKS har foretatt en vurdering av hva som er risikoområder i kommunen. Kommunens nøkkeltall i KOSTRA er analysert og sammenlignet med andre kommuner. Kontrollutvalget er også bedt om å komme med innspill til prosjekter, sentrale dokumenter er gjennomgått samt erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjonsprosjekt ligger til grunn for prosjektanbefalingene. I tillegg er det gjennomført samtale med rådmannen. KomRev Trøndelag IKS har avsatt ca 135 timer pr år som disponibelt til forvaltningsrevisjon i Lierne kommune. Avhengig av omfanget på prosjektene, innebærer dette normalt ett prosjekt i året. I dette timetallet ligger også gjennomgang av møteprotokoller. Dette er et fast oppdrag og kommer ikke frem i den overordna analysen. I tillegg til plan for forvaltningsrevisjon kan også plan for selskapskontroll ha innvirkning på den totale tildelte tidsressurs dersom det blir aktuelt med forvaltningsrevisjon i et kommunalt eid selskap. De foreslåtte prosjektene er listet opp i uprioritert rekkefølge på siste side i plandokumentet, og er som følger: Prosjekt Helse, miljø og sikkerhet (HMS) Kraftfond og næringsfond Samhandlingsreformen Eiendoms-/ boligforvaltning Miljø-/ Arealforvaltning Midt-Skandinavisk Regionsprosjekt (MSR) IKT Spesialundervisning Kontrollutvalget foretar en prioritering av prosjektene gjennom sitt innstillingsvedtak til kommunestyret. Vurdering Det er kommunestyret som foretar utvelgelse og den endelige prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden legges frem for kontrollutvalget til drøfting og for prioritering til kommunestyret. Planen er utarbeidet i tråd med tidligere fattet vedtak i kontrollutvalget samt de bestemmelser som følger av forskrift. Kontrollutvalget har gjennom den fremlagte plan et grunnlag for å foreslå aktuelle prosjekter og rekkefølgen av disse overfor kommunestyret. I tillegg vil revisjonen være tilstede på kontrollutvalgets møte for å gi supplerende og utfyllende opplysninger. Det bør imidlertid tas høyde for at det vil kunne oppstå et endret behov for forvaltningsrevisjon. Kommunestyret anbefales derfor å gi endrings- og omprioriteringsmyndighet til kontrollutvalget. Saken legges fram for kontrollutvalget til diskusjon for prioritering av prosjekt.

15 SAK 015/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget Gunnhild Berg 015/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for selskapskontroll i Lierne kommune med følgende forslag til prioriteringsliste: 1. Lierne Næringsselskap AS 2. Lierne Boligutleie AS 3. Lierne Nasjonalparksenter IKS 2. Eierskapskontroll og eventuelt forvaltningsrevisjon i tilknytning til selskapskontroll utføres av KomRev Trøndelag IKS 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: 1. Kommunestyret vedtar Plan for selskapskontroll i Lierne kommune med følgende prioriteringsliste: 1. Lierne Næringsselskap AS 2. Lierne Boligutleie AS 3. Lierne Nasjonalparksenter IKS 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden. Forslag til Plan for selskapskontroll i Lierne kommune Saksopplysninger Hjemmelen for selskapskontroll finnes i 77, pkt. 5 i Kommuneloven: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper mm Kommunelovens 80 inneholder formuleringer om innsynsrett ved selskapskontroll. 13, 2.ledd i Forskrift om kontrollutvalg hjemler planprosessen: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Forskriftens 14 definerer innholdet i selskapskontrollen: ( )kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, ( )

16 I stadig større grad velger kommunene å bruke ulike selskap for å nå sine mål. Eierstyringen er formelt regulert i de forskjellige selskapslovene. Styret og den daglige ledelse i selskap som er organisert etter lov om aksjeselskap har relativt stor handlefrihet i forretningsmessige disposisjoner. Men også i interkommunale selskap har styret/daglig ledelse mer ansvar og frihet enn etatsledere i kommunen. Selskapenes ledelse representerer selskapet og ikke eier(ne), og det enkelte selskap skal forholde seg til en rekke interessenter i tillegg til eier(ne), feks lokale og sentrale myndigheter, kreditorer og ansatte. Kommunenes selskap forvalter betydelige verdier, og det trengs overordnede eierstrategier og retningslinjer med definerte mål. Kommunestyret må utøve eierskapet ved å kommunisere krav og forventninger gjennom sin(e) representant(er) i eierorganet. For aksjeselskaper er dette generalforsamling og for interkommunale selskap representantskap. Behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil normalt være større i selskap som har et samfunnsmessig ansvar enn et rent forretningsmessig formål. I slike selskap kan det - i tillegg til en eierskapskontroll også være aktuelt å vurdere måloppnåelsen, ved å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Selskapskontroll omfatter ikke en regelmessig kontroll med forretningsmessige disposisjoner. Dette kommer inn under styrets ansvarsområde. I Lierne ble det ikke foretatt noen selskapskontroll i valgperioden Vurdering Hvordan kommunen ivaretar eierinteressene kan virke inn på tjenestene innbyggerne mottar fra selskapene, og kontroller bør prioriteres ut fra faktorer som risiko, eierandel, samfunnsmessig ansvar og tjenestetilbud. I løpet av en valgperiode kan kommunen gå ut av selskap eller inn i nye, eller det kan oppstå situasjoner som gjør en rask selskapskontroll nødvendig. Kontrollutvalget bør da kunne gjøre andre prioriteringer enn planvedtaket inneholder. SAK 016/12 FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalget Gunnhild Berg 016/ Kontrollutvalget tar stilling til om de ønsker å melde seg inn i Forum for kontroll og tilsyn 2. Kontrollutvalgets medlemmer sender påmelding selv til FKT ved eventuell kursdeltakelse Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen)

17 Saksopplysninger Forum for kontroll og tilsyn er en interesseorganisasjon for kontrollutvalg og sekretariat. Forumet sitt formål er å være en møte- og kompetanseplass for mennesker som arbeider med kontroll og tilsynsfunksjon i kommuner, Sametinget og fylkeskommuner. Forumet sine primære oppgaver er å Styrke kontrollutvalgene og sekretariatenes arbeid med kontroll og tilsyn Være pådriver i arbeidet med faglig utvikling av kontrollutvalgene og sekretariatene Være en arena for erfaringsutvikling Styrke kontrollutvalgenes og sekretariatenes kompetanse som bestiller av revisjonsoppdrag Lierne kommunes kontrollutvalg er pr. dato ikke medlem av Forum for kontroll og tilsyn. Forum for kontroll og tilsyn vil holde en fagkonferanse for kontrollutvalg og sekretariat i Trondheim juni Tema for konferansen er ikke klarlagt, men tema vil være aktuelle problemstillinger for kontroll og tilsyn. Erfaringen fra tidligere konferanser tilsier at konferansen holder høy faglig kvalitet. Kontrollutvalget må selv ta stilling om de vil melde seg inn i Forum for kontroll og tilsyn, samt vurdere om de vil delta på en konferanse. Ved påmelding må en selv ta ansvaret for påmelding. Det er budsjettmessig dekning for deltakelse på konferansen. En slik konferanse gir faglig påfyll, samt en møter andre kontrollutvalgsmedlem som en kan dele erfaringer fra arbeidet i kontrollutvalget med. SAK 017/12 BESØK I KOMMUNAL AVDELING / INSTITUSJON Kontrollutvalget Gunnhild Berg 017/ Saken legges frem uten innstilling Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsket ved behandling av Årsplan for 2012, sak 021/11 (møte ) å besøke en valgt avdeling innen kommunens virksomhet. Det ble ikke avklart hvilke avdeling eller institusjon kontrollutvalget ønsket å besøke. Jf. årsplan er det lagt opp til et besøk i september Møtet og besøket er et ledd i kontrollutvalgets ønske om grundigere kjennskap til og dialog med avdelinger og institusjoner i kommunen. Møtet og besøket er ikke et formelt tilsynsbesøk Kontrollutvalget drøfter målsettingen og innholdet i besøket nærmere, samt prosessen fremover mot besøket som gjennomføres september 2012.

18 SAK 018/12 KOMMUNALE REGNSKAPSPRINSIPPER Kontrollutvalget Gunnhild Berg 018/ Kontrollutvalget tar den gitte opplæring og informasjon til orientering. Ingen Ikke trykte dokument Forskrift om årsregnskap og årsberetning i kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Kontrollutvalget har gjennom kurs for nye kontrollutvalg den 28. november 2011 fått en kort innføring i kommuneloven, forskrift om kontrollutvalg og forskrift om revisjon. Dette kurset ble gjennomført i regi av KomSek Trøndelag IKS i samarbeid med KomRev Trøndelag IKS. Kontrollutvalgets oppgaver er vide og styrt av mye regelverk. Det er mye å sette seg inn i, og for mange av kontrollutvalgets medlemmer mye nytt. Vurderinger KomRev Trøndelag IKS gir kontrollutvalgene tilbud om videre opplæring og informasjon angående aktuelle tema som vedrører kontrollutvalgets oppgaver. Etter avtale med kontrollutvalgets leder har en lagt opp til å la revisor gi en kort innføring i de kommunale økonomi- og regnskapsprinsipper. Hensikten med dette er å gi kontrollutvalget bedre forutsetninger for å avgi uttalelse til kommunens regnskaper, samt å vurdere kommunens økonomi. Grong Gunnhild Berg kontrollsekretær