Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: 15/64 Møtedato/tid: , kl. 11:30 Møtested: Møtedeltakere: Forfall: Andre møtende: Kopi: Fylkeshuset Guro Angell Gimse (leder) Eivind Stende Gunnar Hynne Sigrid Angen Hans Bøe Sverre B. Midthjell, Konsek Torbjørn Berglann, Konsek Fylkesordfører Fylkesrådmann Revisjon Midt-Norge Varamedlemmer Møtet starter med lunsj for kontrollutvalgets medlemmer i Fylkeshusets kantine fra kl 11:30. Ordinær saksbehandling starter ca. kl 12:00. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Guro Angell Gimse (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Rådgiver, Konsek

2 Sakliste 023/15 Referatsaker 024/15 Forvaltningsrevisjon - Kostnadsutvikling i investeringsprosjekt - forslag til innretning 025/15 Regnskap og årsberetning kontrollutvalgets uttalelse 026/15 Orientering om samferdselsavdelingen 027/15 Eventuelt

3 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 15/64-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Partsbrev - Forvaltningsrevisjon av NDLA - Forslag til prosjektplan Forslag til prosjektplan forvaltningsrevisjon NDLA NIBR-rapport Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap E-post til Riksrevisjonen: Vedr. forvaltningsrevisjon av sams veiadministrasjon Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Henvendelse fra kontrollutvalget i Hordaland om selskapskontroll med Nasjonal digital læringsarena (NDLA) 2. NIBR-rapport 2015:1 Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunale eierskap. Rapporten ligger som egen fil, og finnes også her: 3. Henvendelse til Riksrevisjonen angående forvaltningsrevisjon av sams vegadministrasjon

4 Sekretariat for kontrollutvalet Deloitte AS Dato: Vår ref.: 2015/ Dykkar ref.: Partsbrev - Forvaltningsrevisjon av NDLA - Forslag til prosjektplan Vedlagt følgjer partsbrev for sak PS 16/15 «Forvaltningsrevisjon av NDLA Forslag til prosjektplan» frå møte i kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi til: Styret i NDLA Fylkesrådmannen i Hordaland Kontrollutvala i alle fylkeskommunar utanom Oslo Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: Roald.Breistein@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

5 Arkivnr: 2015/ Saksbehandlar: Roald Breistein Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet 16/ Forvaltningsrevisjon av NDLA Forslag til prosjektplan Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 13/15 i møte : 1. Kontrollutvalet ønskjer at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon av NDLA. 2. Deloitte vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Forslag til prosjektplan bes levert sekretariatet seinast innan Sekretariatet vert beden om å sende forslag til prosjektplan til styret i NDLA for ev. innspel. 5. Forslag til prosjektplan skal etter dette handsamast i neste møte i kontrollutvalet.» Drøfting: Med utgangspunkt i det som går fram over har Deloitte levert forslag til prosjektplan for Forvaltningsrevisjon av NDLA. Prosjektplanen følgjer som vedlegg. Av den føreslåtte prosjektplanen går det fram at føremålet med forvaltningsrevisjonen er: «Føremålet er å undersøke kva kontrollrutinar som er sett i verk for å sikre at regelverket for offentlege innkjøp blir følgt. Undersøkinga vil spesielt undersøkje regeletterleving, interne system og organisering av innkjøpsfunksjonen.» Med bakgrunn i prosjektet sitt føremål har revisjonen formulert følgjande problemstillingar: I kva grad vert føringar i føremål, vedtekter og organisering i høve til offentlege innkjøp etterlevd av NDLA? I kva grad er det etablert tilstrekkeleg internkontroll, tilpassa eininga si storleik og kompleksitet på innkjøpsområdet?

6 Side 3/4 I kva grad er det utarbeidd tenlege rutinar for innkjøpsarbeidet, og korleis er desse gjort kjend i eininga? I kva grad blir kjøp gjennomført i samsvar med regelverket om offentlige anskaffingar? I kva grad vert rettsreglar og interne rutinar knytt til habilitet etterlevd og dokumentert i innkjøp som eininga er ansvarleg for? I kva grad har eininga utarbeidd etiske retningslinjer knytt til innkjøpsarbeidet, og korleis vert desse etterlevd og gjort kjend i organisasjonen? I kva grad vert sentrale rettsreglar i arkivlov og offentleglov etterlevd, herunder spesielt arkivering og journalføring av dokument relatert til innkjøp? I tråd med punkt 4 i vedtaket over er forslag til prosjektplan send styret i NDLA med invitasjon til å komme med innspel. Styreleiar har teke kontakt med sekretariatet med innspel om kven det bør gjerast intervju med. Det er ikkje motteke innspel frå styret utover dette innan den fristen som vart sett. I dette revisjonsprosjektet vil Deloitte m.a. nytta intervju, dokumentanalyse, testing av utvalde case, testing av andre relevante forhold og verifiseringsprosessar som metode. Revisjonen ønskjer å gjennomføre intervju i første rekke med sentrale personar knytt til leiinga og innkjøpsfunksjonen i NDLA. Med utgangspunkt i det omfang som ligg i den føreslåtte prosjektplanen meiner sekretariatet at det kan forsvarast å bruke inntil det timetal som er føreslått. Konklusjon: Sekretariatet meiner at prosjektplanen er godt gjennomarbeidd og i tråd med dei føringar som ligg i bestillinga frå kontrollutvalet. Føremål og problemstillingar synest også å vera i tråd med dette. Når det gjeld timetalet vil sekretariatet tilrå at det vert godkjend inntil det timetal som går fram av prosjektplanen, men inkludert presentasjon av rapporten i møte i kontrollutvalet. Vidare bør det aksepterast opsjon på ev. presentasjon av revisjonsrapporten for Hordaland fylkesting og ev. andre fora, fakturert etter timeforbruk avtalt med oppdragsgjevar. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av NDLA, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2. Ev. ny korrigert prosjektplan vert å sende sekretariatet innan Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i forslag til prosjektplan, inkludert presentasjon av rapporten i møte i kontrollutvalet. 4. Det vert også akseptert opsjon på ev. presentasjon av rapporten i Hordaland fylkesting og ev. andre fora, fakturert etter timeforbruk avtalt med oppdragsgjevar. 5. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan medio 2015, ferdig verifisert og med fylkesrådmannen og styret i NDLA sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. Saksprotokoll i kontrollutvalet Handsaming i møte Stein Ove Songstad frå Deloitte presenterte den føreslåtte prosjektplanen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Sekretariatet supplerte også med informasjon i høve samtaler med styreleiar i NDLA. Møtet vart lukka med heimel i kommunelova 31 under delar av orienteringa.

7 Kontrollutvalet ber om at kontrollutvala i dei andre fylkeskommunane som er eigarar i NDLA vert orientert om vedtaket. Forslag til prosjektplan vart akseptert slik den ligg fører. På bakgrunn av det vert siste del av punkt 1 i forslag til vedtak stroke saman med punkt 2. Med desse endringane vart forslag til vedtak samrøystes vedteke. Vedtak 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av NDLA, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan. 2. Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i forslag til prosjektplan, inkludert presentasjon av rapporten i møte i kontrollutvalet. 3. Det vert også akseptert opsjon på ev. presentasjon av rapporten i Hordaland fylkesting og ev. andre fora, fakturert etter timeforbruk avtalt med oppdragsgjevar. 4. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan medio juni 2015, ferdig verifisert og med fylkesrådmannen og styret i NDLA sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. 5. Kontrollutvalet ber om at kontrollutvala i dei andre fylkeskommunane som er eigarar i NDLA vert orientert om vedtaket. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Forslag til prosjektplan forvaltningsrevisjon av NDLA

8 Forvaltningsrevisjon Hordaland Fylkeskommune Forvaltningsrevisjon av NDLA Prosjektplan/engagement letter Februar 2015

9 Innhald 1. Innleiing Føremål og problemstillingar Bakgrunn Føremål og problemstillingar Revisjonskriteria Regelverk for offentlege innkjøp Internkontroll Habilitet Lov og forskrift om offentlege arkiv Metode Intervju Dokumentanalyse Testing av utvalde case Testing av andre relevante forhold Tid og ressursbruk Nøkkelpersonell Tidsbruk...9

10 1. Innleiing På NDLA si nettside går det mellom anna fram at: «Fylkeskommunene har fått ansvar for å holde elever i videregående opplæring med gratis læremidler. Videregående opplæring er et av fylkeskommunens kjerneområder, og ansvaret for å tilby gode og kvalitetssikrede læremidler er i denne sammenheng viktig. NDLA er et felles fylkeskommunalt initiativ; et innkjøpssamarbeid som startet i 2007 mellom 18 fylkeskommuner. Prosjektet som ble igangsatt i 2007, hadde følgende føringer fra Kunnskapsdepartementet: Å øke tilgang til og bruk av digitale læremidler i videregående opplæring. Å utvikle videregående skolers og skoleeiers kompetanse som bestiller og/eller utvikler av digitale læremidler Å øke volum og mangfold av digitale læremidler rettet mot videregående opplæring Over tid redusere elevenes utgifter til læremidler. Gjennom offentlige anbudsrunder etterspør NDLA digitale læremidler i markedet for å dekke alle læreplanmålene i aktuelle fag. NDLA etterspør produksjonstjenester, miljøer for utvikling av deler av digitale læremidler, og noen ganger etterspørres miljøer som kan påta seg oppgaven med å dekke hele læreplaner. Det redaksjonelle arbeidet med å organisere, metamerke og sammenstille læremidlene i det enkelte fag, er lagt til en fagredaksjon med faglig-pedagogisk kompetanse. Fagredaksjonene er rekruttert fra videregående skoler i fylkeskommunene. Innholdet på fagsidene kvalitetssikres av høyskole- / universitetsmiljøer. Fagredaksjonene i NDLA kjøper det de kan få, for så å tilrettelegge på fagarenaen ndla.no. Det er første når behovet ikke kan dekkes gjennom etterspørsel at fagredaksjonene produserer innhold selv. Forlagene inviteres til samarbeid i hver innkjøpsrunde, og står helt fritt til å komme med tilbud for å få gode avtaler for sitt innhold. NDLA ønsker samarbeid med forlagene, men av de store forlagene er det bare Gyldendal som i en anbudsrunde har tilbudt innhold. Mange små forlag og produksjonsmiljøer over hele landet leverer mye innhold til NDLA». 3

11 2. Føremål og problemstillingar 2.1 Bakgrunn Deloitte har i samsvar med bestilling frå kontrollutvalet , utarbeidd ein prosjektplan for forvaltningsrevisjon av NDLA med fokus på innkjøp. Kontrollutvalets tinging er tufta på vedtak i utvalet , der kontrollutvalet ber revisjonen om å gjennomføre ein forvaltningsrevisjon av NDLA kor mellom anna desse momenta skal inngå: Føremål/vedtekter/organisering Internkontroll Innkjøp Habilitet Arkivlova Offentleglova ( ).» 2.2 Føremål og problemstillingar Føremålet er å undersøke kva kontrollrutinar som er sett i verk for å sikre at regelverket for offentlege innkjøp blir følgt. Undersøkinga vil spesielt undersøkje regeletterleving, interne system og organisering av innkjøpsfunksjonen. Med bakgrunn i prosjektet sitt føremål har revisjonen formulert følgende problemstillinger: I kva grad vert føringar i føremål, vedtekter og organisering i høve til offentlege innkjøp etterlevd av NDLA? I kva grad er det etablert tilstrekkeleg internkontroll, tilpassa eininga si storleik og kompleksitet på innkjøpsområdet? I kva grad er det utarbeidd tenlege rutinar for innkjøpsarbeidet, og korleis er desse gjort kjend i eininga? I kva grad blir kjøp gjennomført i samsvar med regelverket om offentlige anskaffingar? I kva grad vert rettsreglar og interne rutinar knytt til habilitet etterlevd og dokumentert i innkjøp som eininga er ansvarleg for? I kva grad har einiga utarbeidd etiske retningslinjer knytt til innkjøpsarbeidet, og korleis vert desse etterlevd og gjort kjend i organisasjonen? I kva grad vert sentrale rettsreglar i arkivlov og offentleglov etterlevd, herunder spesielt arkivering og journalføring av dokument relatert til innkjøp? 4

12 3. Revisjonskriteria 3.1 Regelverk for offentlege innkjøp I lov om offentlige anskaffelser 1 går det fram at: «Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.» I omgrepet forretningsmessighet ligg det at oppdragsgjevar til einkvar tid skal vurdere korleis han kan oppnå eit mest mogleg fordelaktig kjøp. Vidare inneheld omgrepet eit prinsipp om at ein ikkje skal ta utanforliggjande omsyn i prosessen. Kravet til forretningsmessighet gjeld gjennom heile prosessen, frå avgjerda om å starte ein innkjøpsprosedyre til tildeling av kontrakt. Krav til god forretningsskikk og høg forretningsetisk standard inneber at oppdragsgjevar skal opptre som ein aktsam og profesjonell innkjøpar på alle stadium av innkjøpsprosessen, innanfor ramma av regelverket om offentlige innkjøp. Sakshandsaminga skal vere sakleg, forsvarleg og ikkje vilkårleg. Regelverket skal sikre at alle potensielle leverandørar har dei same føresetnadane for å oppnå kontraktar med det offentlege. Samtidig skal regelverket medverke til at det offentlege gjennomfører effektive kjøp, og nyttar offentlege midlar på ein økonomisk fornuftig måte. 1 må sjåast i samanheng med dei grunnleggande prinsippa i 5 i same lov som stadfestar at: «Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Oppdragsgiver skal ikke a. diskriminere mellom leverandører på grunnlag av nasjonalitet, b. bruke standarder og tekniske spesifikasjoner som et virkemiddel for å hindre konkurranse, eller c. dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov kommer til anvendelse». Likebehandling av leverandørane er eit grunnprinsipp. Under heile innkjøpsprosessen må einingen som gjer innkjøp leggje tilhøva til rette for at flest mogleg av dei potensielle leverandørane får høve til å konkurrere om leveransen på same grunnlag. Leverandørane må difor bli gitt likeverdige føresetnader for å få sitt tilbod valt. Eit overordna prinsipp er at offentlege kjøp skal skje på grunnlag av konkurranse, utan omsyn til kva for ein innkjøpsprosedyre som blir nytta. Både ut frå samfunnsøkonomiske og forretningsmessige omsyn, 5

13 samt forvaltningsrettslege prinsipp om likebehandling, er det ønskeleg at offentlege innkjøp skjer etter konkurranse mellom potensielle leverandørar. Kravet om etterprøvbarhet medfører at oppdragsgjevar skal sikre at dei handlingar som blir gjennomført i innkjøpsprosessen kan dokumenterast. Oppdragsgjevar sine vurderingar og avgjerder med vidare bør gjerast skriftleg. Omsynet til etterprøvbarhet skal dessutan sikre at deltakarane i ein konkurranse i ettertid skal ha høve til å forvisse seg om at innkjøpsprosessen har skjedd i samsvar med innkjøpsprosedyrane i regelverket. Dette vil seie at det i størst mogleg grad bør takast referat frå møte, og at alle innstillingar og vurderingar bør ligge føre skriftleg. Ein må kunne føresette at ein slik praksis vil kunne førebyggje tvil, ettersom det enkelt kan kontrollerast at prosessen har gått riktig føre seg. Avgjerd i KOFA sak 2003/601viser at tvitydig og inkonsekvent dokumentasjon i seg sjølv kan takast til inntekt for at oppdragsgjevar si sakshandsaming ikkje har vore forsvarleg. I forskrifta står det at oppdragsgjevar skal føre protokoll frå konkurransar, jamfør forskrift om offentlige anskaffelser. Kravet om protokollføring er eit utslag av generelle prinsipp knytt til rettstryggleik og gjennomsiktige prosessar, og skal trygge omsynet til etterprøving. Føremålet med plikta til protokollføring er å gjere det mogleg å kontrollere i ettertid at konkurransen har 2 vore gjennomført i tråd med regelverket. Protokollen skal innehalde ei framstilling av alle vesentlige forhold og viktige avgjerder gjennom heile innkjøpsprosessen. Etter KOFA si oppfatning må bestemminga bli forstått slik at protokollen må førast fortløpande gjennom konkurransen Protokollføring Oppdragsgiver skal føre protokoll for anskaffelser som overstiger kroner eksl. mva. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal minst omfatte opplysningene som fremgår av forskriftens vedlegg 3 eller 4. Kravet om objektive og ikkje-diskriminerande kriterium skal sikre at alle potensielle leverandørar har same føresetnadar i konkurransen, og det er ikkje lov å handsame leverandørar ulikt, basert på statsborgarskap eller kor ein leverandør er etablert. Det er forbod mot å bruke standardar og tekniske spesifikasjonar som eit verkemiddel for å hindre konkurranse. Det er vidare eit generelt forbod mot å dele opp eit kjøp for å unngå at regelverket skal gjelde. I forskrift om offentlege anskaffingar blir rettsreglar knytt til m.a. protokollføring, parallelle rammeavtalar, tildelingskriteria, berekning av kontraktsverdi synleggjort og bruk av rådgjevare. 3-8.Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner Oppdragsgiver skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for en bestemt anskaffelse fra noen som kan ha økonomisk interesse i anskaffelsen, når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. 3.2 Internkontroll Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at aktivitetar blir planlagd, organisert, utført og haldt ved like i samsvar med rettsreglar fastsett i lov om offentlige anskaffingar. 1 Klagenemnda si avgjerd 4. august NOU 1997 : 21 s. 139 og s KOFA si avgjerd 13. februar 2006 i sak 2005/286 6

14 Internkontroll er i vid forstand ein prosess som er sett i verk og drive av verksemda sitt styre, daglege leiing og tilsette, og som har til føremål å gje rimeleg tryggleik for at mål, rutinar og regelverk blir etterlevd. Internkontroll skal medverke til å førebygge svikt og uheldige hendingar, og medverke til at ei eining lærer av dei feil som blir gjort slik at dei ikkje blir gjentatt. Viktige element i internkontroll består normalt av følgjande element: Internt kontrollmiljø At det er sett mål for innkjøpsområdet At risiko for manglande etterleving av reglar og rutinar, blir kartlagt og vurdert At det blir sett i verk tiltak for eventuelt å redusere risiko for manglande mål- og regeletterleving At ovannemnde tiltak blir overvaka og følgt opp på ein god måte. Systemet skal tilpassast risiko, relevans og eininga si storleik. 3.3 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av forskrift om offentlige anskaffelser gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til Lov og forskrift om offentlege arkiv Lov om offentlege arkiv har som føremål å «tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon» jf. arkivlova ( 1). I forskrifta 2-2 vert det sett krav til arkivplan. Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet. I 3-23 (behandling av overført arkiv) i forskrifta heiter det: Dersom eit offentleg organ har teke på seg å oppbevare arkivmateriale for eit anna organ, må det ikkje skje noka samanblanding av arkiva. Dersom eit offentleg organ tek over eit saksområde og det tilhøyrande arkivmaterialet frå eit anna organ, skal dette arkivmaterialet oppbevarast for seg. [ ]. Journalføring består i å føre register over saksdokument. Det går fram av arkivforskrifta 2-6 at offentlege organar har plikt til å føre ein eller fleire journaler som gir systematiske opplysninger og fortløpende registrering av inn- og utgåande dokument, dersom dokumentet oppfyller kriteria: dokumentet regnes som saksdokument for organet etter offl. 4 (dokumenter som er kommet inn til eller lagt fram for et organ, eller som organet selv har opprettet, og som gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til organet) dokumentet er gjenstand for saksbehandling dokumentet har verdi som dokumentasjon I tillegg til inn- og utgående dokumenter er det ei gruppe dokument som vert omtala som «organinterne dokumenter». Dette er dokument som er utarbeidd av organet for eigen saksførebuing (offl. 14). Av arkivforskriften 2-6 fremgår det at organinterne dokument skal førast i journalen så langt organet finn det tenleg. Paragrafen stiller likevel krav om at enkelte typer organinterne dokument alltid skal journalførast,. 4 Dokumenter som innhentes utenfra for den interne saksforberedelsen kjem ikkje inn under omgrepet organintern, men skal registrerast som inngåande dokument. 4 Se forskrift om offentlege arkiv 2-6 første ledd. 7

15 4. Metode Oppdraget vert utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Kartlegginga vert basert på data som vil bli samla inn gjennom dokumentanalyse, testing av utvalde case og intervju. Ei slik metodetriangulering vil i større grad enn ein enkelt metode fange sentrale deler ved innkjøpsfunksjonen, og dermed gje grunnlag for ei meir heilskapeleg analyse og vurdering. 4.1 Intervju For å sikre eit kvalitativt informasjonsgrunnlag vil det bli gjennomført intervju i første rekke med sentrale personar knytt til leiinga og innkjøpsfunksjonen i NDLA. 4.2 Dokumentanalyse Revisjonen vil samla inn relevante dokument i form av mellom anna styrande dokument frå NDLA, og dokumentasjon av system og rutinar frå eigar. 4.3 Testing av utvalde case For å undersøke grad av regeletterleving vil revisjonen plukka ut innkjøp basert på ei risikovurdering knytt til mellom anna storleiken på utbetalingane og kva type anskaffingar som er gjort. 4.4 Testing av andre relevante forhold For å undersøke grad av regeletterleving vil revisjonen basert på ei risikovurdering vurdere andre testalternativ, knytt til mellom anna storleiken på utbetalingane og kva type anskaffingar som er gjort. 8

16 5. Tid og ressursbruk 5.1 Nøkkelpersonell Prosjektleder for prosjektet vil være senior manager Anders Dugstad. I tillegg vil revisormedarbeidarane Merethe Larsen, Iver Fiksdal og Espen Hordvik ha ein sentral rolle i prosjektet. Stein Ove Songstad vil være ansvarleg partnar på oppdraget. 5.2 Tidsbruk Med utgangspunkt i problemstillingar og plan for gjennomføring, er det stipulert at det vil ta inntil ca. 200 timer å gjennomføre prosjektet. Dette inkluderer prosjektstyring, utarbeiding av underproblemstillingar og prosjektplan, førebuing og gjennomføring av datainnsamling, stikkprøver, analyse av data i forhold til revisjonskriterier, utarbeiding av rapport og kvalitetssikring. Timeestimatet er noko usikkert når det gjeld gjennomgang av stikkprøver, då dette avheng av omfanget av dokumentasjon i den enkelte sak, og i kva grad relevant dokumentasjon er lett tilgjengeleg. Dersom det viser seg at prosjektet er meir omfattande enn estimert, vil vi snarast kontakte kontrollutvalet for å avklare korleis dette kan løysast. Dersom ressursbruken vert mindre enn antatt vil vi kun fakturere faktisk brukte timer. Timeestimatet inkluderar ikkje førebuing og presentasjon av rapport i relevante fora. Ein slik presentasjon vil bli fakturert etter timeforbruk etter avtale med oppdragsgjevar. Prosjektet kan startast opp i månedsskiftet mars/april 2015, og ferdig rapport kan sendast kontrollutvalet ved sekretariatet innan medio juni Dette under føresetnad om at eininga legg frem naudsynt dokumentasjon for gjennomgang, og at utvalgte personar stiller til intervju og verifiserer intervjua innan fastsette fristar. Fakturering av kostnadene ved prosjektet vil skje i samsvar med avtale. Bergen, 24. februar 2015 Stein Ove Songstad, ansvarlig partner 9

17 10

18 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately professionals are committed to becoming the standard of excellence Deloitte AS 11

19 Fra: Torbjørn Berglann Sendt: Til: Kopi: Guro Angell Gimse;Sverre Midthjell Emne: Vedr. forvaltningsrevisjon av sams veiadministrasjon Hei og takk for hyggelig telefonsamtale tidligere i dag! Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune har diskutert muligheten for å kontrollere sams veiadministrasjon. Lederen for utvalget har bedt undertegnede gjøre en henvendelse til Riksrevisjonen for å bidra til at denne delen av Statens vegvesen kontrolleres gjennom en forvaltningsrevisjon. Som jeg nevnte på telefonen tidligere i dag, har jeg kommet over en prinsipputtalelse/fortolkning < -ferjer-i-fylkeskommunene/id636379/> fra Kommunal og moderniseringsdepartementet til Riksrevisjonen, datert Jeg forstår uttalelsen slik at kontrollutvalget i fylkeskommunen kan gjennomføre forvaltningsrevisjon i den fylkeskommunale delen av sams veiadministrasjon: Kommuneloven gir ikke hjemmel til å avgrense ansvarsområdet til fylkeskommunens valgte revisor. Dette innebærer at fylkeskommunens valgte revisor har ansvaret for revisjon av regnskapet for all aktivitet som anses som fylkeskommunal. Dette revisjonsansvaret omfatter i dagens oppgavefordeling også aktiviteten på regionveikontorene i Statens vegvesen som regnes som fylkeskommunal, jf. vegloven 10. ( ) Den fylkeskommunale egenkontrollen omfatter også kontrollutvalgets arbeid og administrasjonssjefens internkontroll. Fylkestinget har et overordnet kontrollansvar for fylkeskommunens virksomhet (jf. kommuneloven 76) og kontrollutvalget har et praktisk kontrollansvar (jf. kommuneloven 77 nr. 1). Dette kontrollansvaret omfatter også fylkesveisaker uavhengig om de utføres av fylkeskommunens egen administrasjon eller av sams vegadministrasjon. Kontroll utvalget kan for eksempel bestille en forvaltningsrevisjon som omfatter fylkesveisakene som regionvegsjefen utfører for fylkeskommunen etter vegloven 10 [min utheving]. Videre har administrasjonssjefen (fylkes rådmannen) et internkontrollansvar (jf. kommuneloven 23 nr. 2) for hele fylkes kommunens virksomhet. Hensikten med denne henvendelsen å få Riksrevisjonens syn på tolkningsuttalelsen og komme fram til en omforent oppfatning av den. Dersom fylkeskommunens kontrollutvalg skal bestille forvaltningsrevisjon av sams veiadministrasjon må det gjøres noen prinsipielle og praktiske avklaringer. Dersom vi kommer så langt vil det være rimelig å involvere fylkeskommunens revisjonsselskap. Jeg ser fram til å høre fra dere over påske. Med vennlig hilsen Torbjørn Berglann Rådgiver Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Telefon:

20 Forvaltningsrevisjon - Kostnadsutvikling i investeringsprosjekt - forslag til innretning Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 15/38-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar forslaget til orientering, og ber om at prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 500 timer, med levering innen Vedlegg Prosjektskisse - Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter Saksutredning I kontrollutvalgets møte , gjorde kontrollutvalget i sak 11/15 følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på kostnadsutvikling i investeringsprosjekter i Sør-Trøndelag fylkeskommune. 2. Kontrollutvalget ber revisor ta med seg innspill fra kontrollutvalget i den videre utarbeidelsen av forslag til innretting. 3. Kontrollutvalget ber at forslag til innretting presenteres for kontrollutvalget i møtet 13.april. 4. Kontrollutvalget vedtar endelig ramme og leveringstidspunkt etter at revisjonen har lagt frem forslag til innretting. Revisjon Midt-Norge har oversendt vedlagte prosjektskisse. Revisjonen har i tillegg foreslått en ramme på 500 timer og levering innen utgangen av året. Espen Langseth fra Revisjon Midt-Norge stiller i møtet for å presentere skissene og ta imot innspill fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Prosjektplanen synes å tilfredsstille forutsetninger satt fra kontrollutvalget, men det later til å gjenstå noen uklarheter. Når det er snakk om kostnadsutvikling i investeringsprosjekter kan det både være snakk om en glidning i kostnadsestimater i planleggingsfasen før endelige vedtak om bevilgninger, men også kostnadsoverskridelser i løpet av bygge- eller anleggsprosessen. Innenfor skolesektoren ser vi at det er relativt få, og forholdsvis moderate, kostnadsoverskridelser i den siste fasen. I arbeidet med Skolebruksplan 3 var det imidlertid en rekke prosjekter som hadde store økninger i kostnader fra planlegging startet til endelige vedtak i fylkestinget. Her har vi også sett at prosjekter har blitt skrinlagt fordi kostnadene har blitt for høye. I forbindelse

21 med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon var det denne problematikken som lå til grunn for innspillene som førte til at prosjektet ble tatt inn i planen. Innenfor fylkesveiområdet ser vi at det i større grad er snakk om kostnadsoverskridelser i løpet av anleggsfasen. Dette synes å være en stor utfordring, noe som har fremstått som tydeligere i løpet av perioden. En utfordring på dette området er at det i stor grad er Statens vegvesen som står for styringen av prosjektene, og både fylkesrådmannen og politikere har gitt tilbakemeldinger om at manglende innsyn i prosessene her er en utfordring. Det er noe uklart i hvor stor grad revisjonen har adgang til å gjennomføre forvaltningsrevisjon innenfor sams vegadministrasjon på vegne av kontrollutvalget, men dette kan eventuelt være en mulighet til å teste dette. En uttalelse fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet fra 2010 viser til at 1 kontrollutvalget står fritt til å bestille slik revisjon. Dersom kontrollutvalget ønsker å se på hele løpet til prosjektene fra starten av den politiske prosessen til de er gjennomført stiller sekretariatet spørsmål ved om det kan bli for omfattende å se på både vei- og skoleprosjekter og samtidig få gått tilstrekkelig i dybden, da prosessene innvolverer ulike enheter innenfor og utenfor fylkeskommunen i de forskjellige fasene. Dersom utvalget ønsker å fokusere enten på fasen før eller etter endelig politisk vedtak kan det antagelig være mer gjennomførbart å se på både skole- og vegprosjekter. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet ser at det kan være behov for en ytterligere spissing og konkretisering av prosjektet, og oppfordrer utvalget til å ta stilling til dette og eventuelt komme med en presisering av vedtaket. 1 Fortolkning fra KMD - 78 nr. 4 Ansvaret for regnskapsrevisjon av området veier og ferjer i fylkeskommunene Ansvaret-for-regnskapsrevisjon-av-omradet-veier-og-ferjer-ifylkeskommunene/id636379/

22 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTSKISSE 2015 Kommune: STFK Prosjekt: Investeringer Oppdragsansvarlig: Espen Langseth Prosjektnr.: 2375 Styringsgruppe, dato: Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter 1. BAKGRUNN I sak 5/15 vedtok kontrollutvalget (KU) at det skal gjennomføres en forvaltningsrevisjon av kostnadsutviklingen i fylkeskommunens investeringsprosjekt. Prosjektet er prioritert i plan for forvaltningsrevisjon I planen omtales prosjektet slik: Det har i flere sammenhenger blitt pekt på en utvikling med fylkeskommunale investeringsprosjekter som blir vesentlig dyrere enn opprinnelig forutsatt. Det kan gi grunnlag for en gjennomgang av omfang, årsaker og eventuelle tiltak som kan iverksettes enten for å bedre kostnadsanslagene på et tidlig tidspunkt eller redusere kostnadsøkninger senere i prosessene. På KUs møte 23/2 i sak 011/15 ble følgende besluttet: Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på kostnadsutvikling i investeringsprosjekter i Sør-Trøndelag fylkeskommune. KU ba revisor ta med seg innspill fra kontrollutvalget i den videre utarbeidelsen av forslag til innretting og presentere et forslag til innretting på prosjektet for kontrollutvalget i møtet 13.april. 1.1 INNSPILL FRA KU Politiske beslutninger skjer i flere omganger, en prosess som starter med en budsjettavsetning i handlingsprogram, og som etter hvert leder frem til en beslutning om gjennomføring og tildeling av budsjett. Revisor bør se på hele prosessen med å få gjennomført et investeringsprosjekt, og prosessen før et vedtak om investerings er også interessant. Revisor bør ta utgangspunkt i et eller flere større investeringsprosjekt innenfor skolesektoren, og eventuelt et investeringsprosjekt innenfor samferdsel. I de aller fleste investeringsprosjekter vil det som regel oppstå behov for endringer. Prosjekter settes i gang uten tilstrekkelige avklaringer av for eksempel infrastruktur eller helhetlig plan for et område, eller side 1 av 5

23 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTSKISSE 2015 Kommune: STFK Prosjekt: Investeringer Oppdragsansvarlig: Espen Langseth Prosjektnr.: 2375 Styringsgruppe, dato: det kan være uklarheter på andre områder - hva skal gjennomføres (omfang, kvalitet osv.), innen hvilken tid skal det gjennomføres, og til hvilken kostnad. I slike tilfeller øker prosjektanslaget når alle forhold inkluderes. Rapporten bør svare på hva det er som eventuelt driver kostnadene i været, og årsaken til dette. 1.2 OM FYLKESKOMMUNENS INVESTERINGSPROSJEKTER Sør-Trøndelag fylkeskommune forvalter en stor eiendomsmasse, vedtar og finansierer vegprosjekter, og gjennomfører følgelig store investeringer. En rekke prosjekter har gått med overskridelse sett i forhold til opprinnelige bevilgninger. Nedenfor vises en oversikt over noen prosjekt som kan være aktuelt å se på i dette prosjektet. Skoler Fylkestinget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune er bestiller og oppdragsgiver for prosjektene i Skolebruksplan 3. Fylkestinget i Sør-Trøndelag vedtok i desember 2008 en samlet plan for utbygging og sammenslåinger av videregående skoler i Sør-Trøndelag med navn Skolebruksplan 3. Tabell nedenfor viser en 1 oversikt over prosjekter med kostnadssprekk i Skolebruksplan 3 - se tabell 1 nedenfor. Tabell 1 Investeringsprosjekt med overskridelser Prosjekt Økning Totalt Hovedprosjektet ved Orkla vga 4,1 Mill kr 120,4 Mill kr Skjetlein vgs 9,2 Mill kr 134,8 Mill kr Strinda vgs 24 Mill kr 437 Mill kr Skjetlein Grønt kompetansesenter 4,2 Mill kr 55,3 Mill kr Økningen skyldes dels prisøkning i markedet (delvis pga. utsatt igangsetting), dels myndighets 2 krav/rekkefølgebestemmelser og i noen tilfeller for lave kalkyler. Gjennomføring av byggeprosjektene og valg av leverandører er delegert til fylkesrådmannen. Opplæringsdirektøren og økonomidirektøren utgjør styringsgruppen for skoleprosjektene. Bygge- og eiendoms- 1 Fra VEDTATT STRATPLAN med gule sider. 2 Se FT-sak 97/2011 side 2 av 5

24 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTSKISSE 2015 Kommune: STFK Prosjekt: Investeringer Oppdragsansvarlig: Espen Langseth Prosjektnr.: 2375 Styringsgruppe, dato: tjenesten innehar byggherre- og prosjektlederfunksjonen. Hvert prosjekt bemannes med en byggfaglig prosjektleder. Disse har, sammen med brukerkoordinator og rektor på skolen, hovedansvaret for at prosjektet gjennomføres i samsvar med vedtatte rammer og forutsetninger. Vegutbygging Sør-Trøndelag fylkeskommune har organisert veiutbyggingen ved at de vedtar oppstart og finansierer vegprosjekter, og Statens vegvesen planlegger og gjennomfører disse på vegne av fylkeskommunen. Samarbeidet reguleres av fylkestingets vedtak og inngåtte avtaler mellom STFK og Statens vegvesen. Avtalen har blant annet bestemmelser knyttet til kontaktmøter, informasjonsplikt og rapportering i samarbeidet, herunder oppfølging og forklaring av avvik. Hvis det er ønskelig å se på veiprosjekt med store overskridelser foreslås følgende mulige prosjekter: Fv 709 Ribakken, se for øvrig FU-sak 84/15, Fv 709 Ribakken Læring av prosjektets overskridelser og prosess Dolmsundbrua blir stadig dyrere. Det siste er betydelig tidsforsinkelser (som skyldes entreprenør), men dagbøtene har sin begrensning og kostnadene vil nok øke Ellers var jo brua til Linesøya (Åfjord) et eksempel for noen år siden. Forslag: Foreslår at det tas utgangspunkt i 3 skoleprosjekt. 2. AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING 2.1 AVGRENSNING Vi ser på investeringsprosjekter som er avsluttet. Undersøkelsen er begrenset til tre prosjekter som alle har gått med overskridelse av opprinnelige bevilgninger. Investeringsprosjektene er ikke vurdert opp mot lov om offentlige anskaffelser. side 3 av 5

25 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTSKISSE 2015 Kommune: STFK Prosjekt: Investeringer 2.2 PROBLEMSTILLING Oppdragsansvarlig: Espen Langseth Prosjektnr.: 2375 Styringsgruppe, dato: Formålet med denne forvaltningsrevisjonen er å avdekke årsaker til at fylkeskommunale investeringsprosjekter ofte blir vesentlig dyrere enn opprinnelig forutsatt. Videre skal forvaltningsrevisjonen bidra til læring som tjener som grunnlag for å kunne utarbeide både nye og forbedre eksisterende tiltak. Dette som ledd i et forsøk på å redusere risikoen for kostnadsoverskridelser i fremtidige investeringsprosjekt. En av prosjektleders viktigste oppgave er å styre og følge opp det aktuelle investeringsprosjektet. For prosjektleders styringsmulighet er det viktig at status for prosjektets økonomi, fremdrift og kvalitet blir jevnlig vurdert. Tidlig identifisering av avvik i økonomi og fremdrift er viktig slik at mulige tiltak kan vurderes igangsatt snarest mulig. På samme måte har virksomhetens ledelse behov for jevnlig og korrekt informasjon om dette for å ha kontroll med prosjektporteføljen totalt. Med bakgrunn i bestillingen og de avgrensningene som er gjort over, definerer vi følgende problemstilling: Har fylkeskommunen en tilfredsstillende styring og oppfølging av økonomi i sine investeringsprosjekter? Hovedproblemstillingen er videre delt inn i følgende problemstillinger. 1. Er fylkeskommunens økonomistyring, økonomioppfølging og økonomirapportering tilfredsstillende? o Er det gjennomført tilstrekkelig risikovurderinger i prosjektet? o Er det etablert tilstrekkelige rutiner for rapportering (framdrift, budsjett, økonomi, mm) og blir rapporteringsrutinene fulgt. o Har fylkeskommunen en hensiktsmessig håndtering av avvik og endringer i prosjektet. 2. Har fylkeskommunen tilfredsstillende rutiner for avslutning av prosjekter? o Er det tilfredsstillende rutiner for evaluering og erfaringsoverføring/kunnskapsdeling fra gjennomførte prosjekt o Er det retningslinjer for godkjenning av endelig prosjektregnskap? side 4 av 5

26 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTSKISSE 2015 Kommune: STFK Prosjekt: Investeringer Oppdragsansvarlig: Espen Langseth Prosjektnr.: 2375 Styringsgruppe, dato: 3. REVISJONSKRITERIER 3.1 LOV, FORSKRIFT OG LOKALE POLITISKE VEDTAK Som en del av sitt internkontrollansvar har fylkesrådmannen ansvar for å sikre at fylkeskommunale investeringsprosjekt er underlagt tilstrekkelig styring og kontroll. Kravet om internkontroll i Norges kommuner er forankret i kommunelovens 23. Det fremgår av kommunelovens 23 at rådmannen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Nedenfor følger en oversikt over andre kilder til revisjonskriterier som er relevant i dette prosjektet: o I forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner er det i 10 satt krav til budsjettstyring. o Systemer for kvalitetsstyring - Retningslinjer for kvalitetsstyring i prosjekter (ISO 10006:2003). Denne standarden gir veiledning om anvendelse av kvalitetsstyring i prosjekter o Rammeverkene (COSO og ISO 9001 ) for internkontroll omhandler å etablere strukturer, rapporteringslinjer og myndighet og ansvar som er egnet for å oppnå vedtatte målsettinger. o Veileder for budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskap fra Kommunal- og regionaldepartementet oktober 2011 o STFKs økonomireglement o Politiske vedtak knyttet til investeringsprosjektene 4. METODE Undersøkelsen retter seg i hovedsak mot STFK. En viktig del av datagrunnlaget vil være informasjon fra intervju med sentrale roller innenfor investeringsprosjektene. I tillegg må vi innhente og analysere økonomiske data, samt avtaledokumenter, møtereferat, rapporter, osv, og sammenholde dette med intervjuinformasjon. Tilsammen bør dette gi grunnlag for å svare på problemstillingene. 5. GJENNOMFØRING AV OPPDRAGET Prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på xxx timer med endelig overlevering den 01.xx.201x. side 5 av 5

27 Regnskap og årsberetning kontrollutvalgets uttalelse Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler: Torbjørn Berglann Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 13/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse om årsregnskap og årsberetning for Uttalelsen sendes fylkestinget, med kopi til fylkesutvalget. Vedlegg Kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet for 2014 Revisjonsberetning Sør-Trøndelag fylkeskommune 2014 Årsrapport 2014 med regnskap og årsberetning Saksutredning Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet til fylkestinget før fylkestinget vedtar det, dette i henhold til kommuneloven. Kopi av uttalelsen skal være fylkesutvalget i hende før det avgir sin innstilling til regnskapet til fylkestinget. Sør-Trøndelag fylkeskommunes driftsregnskap for 2014 viser en sum til fordeling til drift på kr , et netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig resultat på kr 0. Netto driftsresultat (som fremgår av økonomisk oversikt - drift i regnskapsdokumentet s. 7) er den summen som sammenligner årets utgifter med inntekter og dermed kommer nærmest det som omtales som overskudd i et bedriftsregnskap. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for 2014 i samsvar med kommuneloven, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og god kommunal regnskapsskikk. Oppdragsansvarlig revisor avga revisjonsberetningen Revisor har ikke hatt noe vesentlig å bemerke, noe som innebærer at revisjonsberetningen er en såkalt normalberetning. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget vedtar det vedlagte forslaget til uttalelse til regnskapet for 2014.

28 Sør-Trøndelag fylkeskommune KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap og årsberetning 2014 Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi uttalelse om årsregnskapet til fylkestinget før det vedtas. Kopi av uttalelsen skal være fylkesutvalget i hende før det avgir sin innstilling til regnskapet til fylkestinget. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter, noteopplysninger og pliktige budsjettopplysninger. Grunnlaget for kontrollutvalgets behandling er årsregnskapet for 2014, revisjonsberetningen og rådmannens årsberetning. Sør-Trøndelag fylkeskommunes driftsregnskap viser en sum til fordeling til drift på kr , et netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig resultat på kr 0. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. Oppdragsansvarlig revisor avga revisjonsberetningen Oppdragsansvarlig revisor og administrasjonen har også gitt kontrollutvalget muntlig informasjon om årsrevisjonen under behandlingen i kontrollutvalget. Revisjonen har avgitt normalberetning for regnskapsåret 2014, det vil si at revisjonen ikke hadde noe vesentlig å bemerke. Under henvisning til utvalgets gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2014, mener kontrollutvalget at årsregnskapet og årsberetningen for 2014 gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Sør-Trøndelag fylkeskommunes virksomhet i 2014 og for fylkeskommunens økonomiske stilling pr Kontrollutvalget anbefaler fylkestinget å godkjenne regnskapet for 2014 slik det er avlagt. Trondheim, Guro Angell Gimse Leder av kontrollutvalget Kopi: Fylkesutvalget

29

30

31 Orientering om samferdselsavdelingen Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 12/28-18 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Fylkesrådmannens redegjørelse tas til orientering. Saksutredning I forrige møte, i sak 22/15 vedtok kontrollutvalget følgende: Kontrollutvalget ønsker mer hyppige orienteringer fra rådmannen. I neste møte ønsker utvalget en orientering om samferdselsområdet, herunder kontakt med AtB og statens vegvesen/sams vegadministrasjon. Fylkesrådmannen er bedt om å gi en orientering i tråd med dette. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Utvalget oppfordres til å ta redegjørelse fra rådmannen til orientering, og legge informasjonen til grunn for videre arbeid på området.

32 Eventuelt Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 15/64-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling.