ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling ARBEIDSMILJØUTVALET. Utval: Dato: Tidspunkt: 09:00 11:00

Transkript

1 ÅMLI KOMMUNE Møteinnkalling Utval: Møtestad: ARBEIDSMILJØUTVALET Rådhuset Dato: Tidspunkt: 09:00 11:00 Forfall for politisk valte medlemmar vert å melde til Åmli kommune sitt informasjonssenter på telefon Forfall for medlemmar frå lag og organisasjonar må ordnast innan laget/organisasjonen. Varafolk møter berre etter spesiell innkalling.

2 SAKSLISTE: Saksnr.: PS 14/6 Innhald: Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 14/7 Midlertidig 100% stilling som barnevernkonsulent ut 2014 PS 14/8 Søknad om midler til styrking av det kommunale barnevernet PS 14/9 PS 14/10 Tilsyn ved helsestasjontjenesten i Åmli i tilbakemelding til kommunestyret Handlingsplan etter tilsyn med kommunens tjenester til rusmiddelbrukere, retting av avvik PS 14/11 Handlingsplan / årshjul vernetjenesten i Åmli kommune 2014 PS 14/12 PS 14/13 PS 14/14 PS 14/15 Revidert prosedyre for gjennomføring av vernerunde Revidert prosedyre for handtering av avvik, uønska hendelser, kritikkverdige forhold, korrigerende og forebyggende tiltak Medarbeiderundersøking Handlingsplanar Gjennomføring av e-læringsprogrammet "NY i kommunen" PS 14/16 Forslag til revidert delegasjonsreglement datert PS 14/17 Vurdering av kommunen sitt interkommunale samarbeid.

3 PS14/6Godkjenningavprotokollfråforrigemøte

4 ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 14/ Arbeidsmiljøutvalet Administrasjonsutvalet Formannskapet Ungdomsrådet Kommunestyret Arkivref: 2014/109-2 Saksbeh.: Anne-Grete Askland, Leiar av helse- og familieavd. Avdeling: Helse- og familieavdelinga Dir.tlf.: E-post: Saksordførar: # Midlertidig 100% stilling som barnevernkonsulent ut 2014 RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Kommunestyret tek ønsket om en ekstra bevilgning til en midlertidig stilling som barnevernkonsulent i 100% fra mars og ut 2014 foreløpig til orientering. Så snart regnskapsresultatet for 2013 og rammetilskuddet for 2014 er klart, blir saka å ta opp til endelig behandling. Saksnr: 2014/109-2 Dato: Saksframlegg: Midlertidig 100% stilling som barnevernkonsulent ut 2014 Side 1 av 3

5 SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: Ingen. SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Ingen. KORT OM SAKA: Barneverntjenesten i Åmli har gjennom flere år hatt mange og krevende barnevernssaker å arbeide med. Det har også vært mye sykemeldinger blant de ansatte i barneverntjenesten, noe som har medført stor slitasje på de som er igjen på arbeid. Det har vært leid inn ekstern konsulent i lange perioder for å avlaste og håndtere krevende saker samt leid inn vikarer ved langvarige sykemeldinger og permisjoner. Innleid konsulent har avsluttet sitt arbeid for kommunen, noe som har medført merbelastning på de som er igjen da de overtok sakene. Det har også vært stor utskiftning innen personalgruppen de siste årene, med tre ulike barnevernledere i perioden og stillingen er nå lyst ut igjen på ny. I tillegg har vi en barnevernkonsulent som er i permisjon og det har vært inn to vikarer for henne i løpet av siste året. Det er behov for en stabil og forutsigbar tjeneste siden mye av barnevernarbeidet handler om relasjonsbygging, kontinuitet og kjennskap til kommunen. For å ivareta de ansatte og brukerne av tjenesten er det viktig å styrke bemanningen med et årsverk ut 2014 slik at vi ikke kommer i en situasjon der vi ikke klarer å utføre de lovpålagte oppgavene innenfor de tidsfrister som til enhver tid er styrende for tjenesten. Det siste halvåret har ikke barneverntjenesten klart å innfri krav til tjenesten godt nok, bl. a ved å få nok tilsynsførere til fosterhjem og under samvær. Det er også mulig for kommunen å søke om ytterligere øremerket tilskudd til stilling for Fylkesmannen har gitt melding om at de øremerkede midlene som allerede er gitt til stillinger videreføres i 2014 ( Åmli har fått midler til en 50% stilling tidligere, se oversikt). Det vil i tillegg være mulighet for å søke på 3.3 nye stillinger for kommunene i Aust-Agder. Det vil komme en egen sak på dette siden det er et krav om at søknaden skal være behandlet i kommunestyret før dette blir behandlet av fylkesmannen. Hvorvidt kommunen får en stillingsprosent er uvisst. Det er totalt 3,0 stillinger knyttet til saksbehandling i barneverntjenesten og i tillegg 0,9 stilling til tiltak i hjemmet (miljøarbeider). Disse fordeler seg som følgende: Barnevernleder 100% Barnevernkonsulent 100% Barnevernkonsulent 60% (50% fast+ 10% øremerkede midler i 2014) Barnevernkonsulent 40% (øremerkede midler i 2014) BIØ Merkantil 10% Totalt stillinger inkl. stilling 310% i BIØ ( barnevernsamarbeidet i Øst-regionen Tiltak i familier 50% (flyktning) Ny ansatt fra januar 40% 2014 ( nyopprettet tiltak) Tiltak i familier 90% Saksnr: 2014/109-2 Dato: Saksframlegg: Midlertidig 100% stilling som barnevernkonsulent ut 2014 Side 2 av 3

6 I løpet av perioden mottok barneverntjenesten 12 meldinger. Av disse gikk 11 saker til undersøkelse. Siste halvår ble 29 undersøkelser avsluttet, og av dem ble 16 saker henlagt. I 12 av sakene ble det konkludert med vedtak om tiltak. En sak er oversendt fylkesnemnda for behandling der. Barneverntjenesten hadde 30 barn i hjelpetiltak pr og 8 barn under omsorg. Det stilles krav til dokumentasjon, vedtak, utarbeiding av oppdragsavtaler, tiltaksplaner og omsorgsplaner i tillegg til oppfølging og evaluering av tiltak. Barneverntjenesten har også ansvar for å veilede miljøarbeiderne, støttekontakter og besøkshjem mm. I tillegg har barneverntjenesten tilsynsansvar for barn plassert i Åmli fra andre kommuner. Det ble lagt inn assistentressurs rettet mot et barn i fosterhjem i 2014 med kr ,-. I etterkant av budsjettbehandlinger er det gitt tilbakemelding på at en avventer dette tiltaket frem til høsten 2014 med evaluering våren Det vil da gi mulighet for å dekke kostnaden til ekstra saksbehandler stilling med kr ,-. Totalt vil da ekstra kostnad til stilling bli ,- kr i lønnskostnad inkl. sosiale utgifter fra mars måned og ut Stillingen er lyst ut med forbehold om godkjenning. MERKNADER/VURDERING: Åmli kommune har utfordringer innen levekår. Det gir utslag i bl. a på barneverntjenestens arbeid og antall barn i barneverntiltak. Samtidig er barneverntjenesten oppmerksom på forebygging, og deltar i prosjektet Tidlig innsats og i observasjonskorpset der det er fokus på flerfaglig og tverretatlig arbeid. Det har også vært gjennomført en opprydding i hva som er barneverntjenestens oppgaver. Både på landsbasis og i Åmli blir det brukt mindre på tiltak som fritidsaktiviteter, barnehage, økonomisk hjelp og støttekontakt, mens det er en økning i alle typer plasseringstiltak, særlig beredskapshjem og omsorgstiltak samt veiledning rettet mot foreldre. I løpet av 2012 og 2013 var det økning av barn og unge i alderen 0-22 år som mottok tiltak fra barnevernet både i Åmli og på landsbasis. På landsbasis var det en økning på nye barn i barnevernet ( SSB 2012). Statistikken har vist at det er en større andel barn i Åmli som er i tiltak enn på landsbasis. Tall fra SSB viser bl. a også at barn med hjelpetiltak ofte bor hos mor som har dårlig råd, det er flere barn med innvandrerbakgrunn i barnevernet og ungdommens levekår spiller inn. Dette er indikatorer som vi kjenner til også i Åmli i forhold til levekårsstatistikk. For at de ansatte i barneverntjenesten skal kunne ivareta sine oppgaver vurderes det som viktig å styrke tjenesten med 100% stilling ut I løpet av våren 2014 vil det være klart hvordan barneverntjenesten skal organiseres på sikt, fortsatt kommunalt eller interkommunalt, og om kommunen får tilført nye midler. Dersom nye øremerkede midler blir innvilget er det naturlig å tenke det som en del av denne stillingen og ikke noe som kommer på toppen av dette. Det vil være naturlig å bruke ekstra barnevernkonsulent inn i veiledningsarbeid til familier og fosterforeldre for å spare inn på innleid veiledning. Kommunen sitt regnskap for 2013 er ikke ferdig, og det er heller ikke avklart hvor stort det endelige rammetilskuddet for 2014 blir da dette avhenger av folketallet i kommunen pr Begge deler vil bli avklart i løpet av februar. Rådmannen si innstilling må derfor bygge på det en vet i dag, og da er det ikke frie midler til disposisjon uten at det blir foretatt en budsjettregulering. Rådmannen vil senest til kommunestyremøtet i februar komme med en oppdatert oversikt over kommunen sin økonomiske situasjon så langt i Saksnr: 2014/109-2 Dato: Saksframlegg: Midlertidig 100% stilling som barnevernkonsulent ut 2014 Side 3 av 3

7 ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 14/ Arbeidsmiljøutvalet Administrasjonsutvalet Kommunestyret Saksordførar: # Arkivref: 2013/228-8 Saksbeh.: Anne-Grete Askland, Leiar av helse- og familieavd. Avdeling: Helse- og familieavdelinga Dir.tlf.: E-post: anne.grete.askland@amli.kommune.no Søknad om midler til styrking av det kommunale barnevernet RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Kommunestyret er positiv til at Åmli kommune søker om midler fra fylkesmannen til en 50 % stilling som barnevernkonsulent samt kompetansemidler. Saksnr: 2013/228-8 Dato: Saksframlegg: Søknad om midler til styrking av det kommunale barnevernet Side 1 av 3

8 SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: Ingen. SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Det kongelige barne- likestillings og inkluderingsdepartementet sendte den ut et Rundskriv Retningslinjer for satsing på kommunalt barnevern Det er i statsbudsjettet for 2014 satt av 85 mill. kroner til øremerket styrking av det kommunale barnevernet. Hoveddelen skal gå til nye stillinger. Dette er i tillegg til satsningen i 2011,2012 og 2013 som videreføres. I tillegg skal det kommunale barnevernet styrkes gjennom kompetanse- og samhandlingstiltak, noe som vi også søker om. Disse stillingene vil få 3/4 effekt i 2014 da det ikke forventes at stillingene vil bli besatt før i annet kvartal. Stillingene vil bli fullfinansiert i Fylkesmannen fordeler midlene etter søknad fra kommunene. Svar på søknaden om stillinger vil foreligge 25. mars For Aust-Agder er det totalt 3,3 stillinger som skal fordeles. Det er krav om rapportering på bruken av midler. Det er et stadig økende antall barn og unge som mottar hjelp fra barnevernet. I løpet av 2012 mottok over barn og unge hjelp. Dette er en økning på nær 48 % fra Åmli kommune har også de senere år hatt en økning i antall barnevernssaker, både i form av meldinger og tiltak. Det har vært en utfordring for barneverntjenesten å kunne overholde fristene samtidig som det arbeides med tiltak og forebygging. Det er få ansatte i barneverntjenesten og en er sårbar ved sykdom og stor saksmengde. Åmli kommune har derfor søkt om øremerkede midler i henhold til utlysning av midler. Det er søkt om midler til en 50 % stilling som er tenkt knyttet opp mot saksbehandling. Sammenlignet med andre kommuner er Åmli høyt på statistikken når det gjelder barn i barneverntiltak. Kostratal pr Andel barn med barneverntiltak av innbyggere 0-17 år Årstall Åmli Vegårshei Gjerstad ,4 3,6 6, ,7 4,1 4, ,9 3,3 5, ,8 2,7 4, ,6 5,9 7, ,2 7,0 8,5 Sammenligningsgrunnlag for 2013 er ikke klart. I løpet av perioden mottok barneverntjenesten 12 meldinger. Av disse gikk 11 saker til undersøkelse. Siste halvår ble 29 undersøkelser avsluttet, og av dem ble 16 saker henlagt. I 12 av sakene ble det konkludert med vedtak om tiltak. En sak er oversendt fylkesnemnda for behandling der. Barneverntjenesten i Åmli hadde 30 barn i hjelpetiltak pr og 8 barn under omsorg. Det stilles krav til at søknaden om øremerkede midler er behandlet i kommunestyrene i de søkende kommunene. Saksnr: 2013/228-8 Dato: Saksframlegg: Søknad om midler til styrking av det kommunale barnevernet Side 2 av 3

9 MERKNADER/VURDERING: Søknad om tilskudd gjort på bakgrunn av at barneverntjenesten i dag har mange saker, og at det er et ønske å arbeide enda mer i retning av forebygging inn i familier, og i forhold til barn- og unge. I forhold til allerede eksisterende prosjekt som Åmli kommune er med i, det gjelder Tidlig innsats for god start, så kan en styrking av det kommunale barnevernet gjøre at barneverntjenesten kan arbeide mer direkte knyttet opp mot enkeltfamilier, og barn- og unge. Til sammen vil flere innfallsvinkler å arbeide i forhold til familier på, komme barna og deres familier til gode. Barneverntjenesten deltar inn i observasjonskorpset knyttet opp mot prosjektet Tidlig start for god innsats. Stillinger som følger av eventuelle tilskudd vil gjelde for 2014 og også 2015 dersom Åmli kommune får tilskudd til stilling. Hvordan en videre organiserer stillingen vil være avhengig av om det blir et interkommunalt barnevern i Østre- Agder fra Saksnr: 2013/228-8 Dato: Saksframlegg: Søknad om midler til styrking av det kommunale barnevernet Side 3 av 3

10 ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 14/ Arbeidsmiljøutvalet Kommunestyret Saksordførar: # Arkivref: 2013/809-6 Saksbeh.: Anne-Grete Askland, Leiar av helse- og familieavd. Avdeling: Helse- og familieavdelinga Dir.tlf.: E-post: anne.grete.askland@amli.kommune.no Tilsyn ved helsestasjonstjenesten i Åmli i tilbakemelding til kommunestyret RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Rapporten tas til etterretning. Saksnr: 2013/809-6 Dato: Saksframlegg: Tilsyn ved helsestasjonstjenesten i Åmli i tilbakemelding til kommunestyret Side 1 av 3

11 SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Endeleg rapport frå tilsyn med helsestasjonstenesta SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Ingen KORT OM SAKA: Fylkesmannen i Aust-Agder gjennomførte tilsyn med helsestasjonstjenesten i Åmli i perioden Tilsynet ble gjennomført som systemrevisjon og gjaldt følgende områder: Helsestasjonstjenesten i kommunen for barn fra 0 6 år Tilsynstema: Om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppen 0 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer. Om kommunen sikrer at helsestasjonstenesten medvirker til at barn/familier med særlige behov får et helhetlig tjenestetilbud. Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir tilbud om tjenester til barn og foreldre som er tilpasset egen språklig bakgrunn. Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring Fylkesmannen har ikke funnet avvik. Det ble i rapporten gitt en merknad: Helsestasjonstjenesten sin virksomhet er forsvarlig og i tråd med regler og retningslinjer. Tilsynet fant likevel at styringslinjene mellom øverste administrative ledelse og tjenesteleder/fagansvarlig for helsestasjonstjenesten har forbedringspunkt. Her kan det være fare for svikt om de ikke blir bedre og mer systematiske. Det samme gjelder samhandling mellom helsestasjonstjenesten og de andre tjenestene i kommunen. Det er en del uformell kontakt, det foreligger enkelte samarbeidsavtaler, men inntrykket er likevel at samarbeidet ikke alltid fungerer som ønskelig. Fylkesmannen tilrår at kommunen har særlig fokus på samordning av tjenester og forebyggende innsats retta mot barn, da dette er et spesielt sårbart område i kommunen. MERKNADER/VURDERING: Rapporten fra tilsynet med helsestasjonstjenesten viser at Åmli kommune oppfyller lov og forskrift i sin tjenesteutøving. Det ble gitt en merknad i rapporten fra Fylkesmannen som tas til etterretning. I forbindelse med at kommunen har et tverrfaglig ressursteam er det opprettet en lokal prosjektgruppe for prosjektet Tidlig innsats som består av PPT, helsesøster, skolefaglig rådgiver, kommuneoverlege og leder helse- og familieavdelinga. Her vil det være naturlig at samarbeid på tvers av tjenester og avdelinger blir tema som arbeides videre med. I tillegg vil en fortsette arbeidet med å utarbeide samarbeidsavtaler slik at det formelle samarbeidet er skriftliggjort. I samarbeidsavtalene ligger det avtale om hva som skal samarbeides om og også avtale om samarbeidsmøter. Saksnr: 2013/809-6 Dato: Saksframlegg: Tilsyn ved helsestasjonstjenesten i Åmli i tilbakemelding til kommunestyret Side 2 av 3

12 Dette vil komme i tillegg til det formelle og uformelle samarbeidet som allerede eksisterer. I tillegg er det aktuelt å utarbeide systemer for tilbakemelding mellom fagleder innen helsestasjonstjenesten og enhetsleder som sikrer tjenesten mer systematisk. Saksnr: 2013/809-6 Dato: Saksframlegg: Tilsyn ved helsestasjonstjenesten i Åmli i tilbakemelding til kommunestyret Side 3 av 3

13 FYLKESMANNEN I AUST-AGDER 6v\ Sosial-og helseavdelingen TIcA ArnIi kommune v/rådmannen Gata AMLI Dykkar ref. Vår ref. (må givast opp ved svar) Dato Sak nr. 2013/3553 / FMAAHMV ENDELEGRAPPORT FRA TILSYNMED HELSESTASJONSTENESTA- AMLI KOMMUNE Fylkesmannen syner til tidlegare tilsent førebels rapport frå tilsynet. Vi har motteke tilbakemeldingar på rapporten, og oversender med dette endeleg rapport frå tilsynet. Vi fann ein merknad, det vil seie at det er eit område som vi meiner at kommunen kan bli betre på. Fylkesmannen i Aust-Agder avsluttar tilsynet med dette. Vi takkar tilsette i Amli kommune for god førebuing av tilsynet og god tilrettelegging på dagane vi var på tilsyn. Vi ynskjer lukke til med arbeidet vidare. Med helsing Ester Hassel Ass. direktør Brevet er elektronisk godkjent og sendast utan underskrift. Saksbehandlar: Heidi M. Vige Kopi til: Amli kommune v/ Anne-Grete Askland Gata AMLI Postadresse: Besøksadresse: Fylkeshuset, ArendalTelefon: Saksbehandlar: Postboks 788 Stoa E-post: fmaa ostlkesmannen.no Telefaks: Heidi M. Vige 4809 Arendal Heimeside: Org.nr: Dir.innval:

14 ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 14/ Arbeidsmiljøutvalet Kommunestyret Saksordførar: # Arkivref: 2013/773-9 Saksbeh.: Anne-Grete Askland, Leiar av helse- og familieavd. Avdeling: Helse- og familieavdelinga Dir.tlf.: E-post: anne.grete.askland@amli.kommune.no Handlingsplan etter tilsyn med kommunens tjenester til rusmiddelbrukere, retting av avvik RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Handlingsplanen tas til etterretning. Saksnr: 2013/773-9 Dato: Saksframlegg: Handlingsplan etter tilsyn med kommunens tjenester til rusmiddelbrukere, retting av avvik Side 1 av 3

15 SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Rapport frå tilsyn med tenester til rusmiddelmisbrukarar i Åmli kommune SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Ingen. KORT OM SAKA: Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med kommunens tjenester til rusmiddelmisbruker i perioden Tilsynet ble varslet pr. brev av og gjennomført med formøte , brukerintervjuer , åpningsmøte med intervju av ansatte og med sluttmøte Tilsynet ble gjennomført som systemrevisjon. Aktuell dokumentasjon ble oversendt fylkesmannen i forkant av tilsynet. Følgende områder var omfattet av systemrevisjonen: Identifisering og kartlegging av hjelpebehov Vedtak på tjenester/viderehenvisning til tverrfaglig spesialisert behandling Bruk av private rusinstitusjoner Oppfølging før, under og etter institusjonsopphold Samhandling med samarbeidspartnere, herunder bruk av individuell plan Det ble under tilsynet avdekket to avvik: Åmli kommune sikrer ikke at rusmiddelmisbrukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester får tilbud om individuell plan Åmli kommune sikrer ikke at søknader om opphold ved private rusinstitusjoner blir behandlet i tråd med loven Fylkesmannen sendte rapport fra tilsynet Kommunen fikk frist frem til med å sende plan for hvordan avvikene ville bli rettet opp. Planen skulle inneholde dato og frist for korrigerende og forbyggende tiltak og med en tydeliggjøring på hvordan kommunen ville følge opp at tiltakene ville bli iverksatt og fulgt opp slik at de har tilstrekkelig virkning. Prosedyrene ble sendt som vedlegg til planen til fylkesmannen. Plan for korrigerende og forebyggende tiltak i forhold til avvik: Utarbeiding av prosedyrer November 2013-februar 2014 Gjennomgang av prosedyre: Kartleggingssamtale Desember 2013 ( inkl. kartlegging av behov for individuell plan) Gjennomgang av prosedyre: Gravide rusmisbrukere Desember 2013 Gjennomgang av prosedyre: Vurdering av private Januar 2014 rusinstitusjoner og henvisning til TSB Gjennomgang av prosedyre: Henvisning til psykisk Januar 2014 helse Vurdering av suicidalitet og vurdering av alvorlig Januar 2014 psykisk lidelse Gjennomgang av prosedyre: Melding til barnevern Januar 2014 Evaluering av prosedyrene Innen april 2014 Saksnr: 2013/773-9 Dato: Saksframlegg: Handlingsplan etter tilsyn med kommunens tjenester til rusmiddelbrukere, retting av avvik Side 2 av 3

16 Fylkesmannen ga i brev av kommunen tilbakemelding på at det er arbeidet godt etter tilsynet. Siden tiltakene skal evalueres innen april 2014 ber fylkesmannen om en tilbakemelding på ledelsens vurdering av tiltakene før tilsynet avsluttes, særlig med vekt på arbeidet med individuell plan. MERKNADER/VURDERING: Helse- og familieavdelinga har siden 2007 hatt ansvaret for tilbudet til rusmiddelmisbrukere i kommunen etter helse- og omsorgstjenesteloven. Tradisjonelt sett har det vært den kommunale sosialtjenesten som har hatt ansvaret for tilbudet til denne brukergruppen, og fremdeles forekommer det at søknad om ulike tjenester blir sendt til NAV kontoret. Det var i 2012 en gjennomgang innen ledelsen i Omsorgsavdelinga, NAV, tenesta for funksjonshemma og Helseog familieavdelinga for å avdekke gråsoneproblematikk og klargjøre ansvarsområder i forhold til hvem som har ansvaret for hva innenfor de ulike tjenestene innen helse- og omsorg. Til tross for dette fant tilsynet et avvik som gikk på søknad om opphold på privat rusinstitusjon, noe som skyldes at det var svikt i den interne kommunikasjonen, noe som er svært beklagelig. I etterkant av tilsynet har Helse- og familieavdelinga utarbeidet ytterligere prosedyrer i tillegg til de som allerede var utarbeidet, for å rette opp avvikene og samtidig forhindre gjentakelse. Nav, ansatte på helsestasjonen og de kommunale legene ble inviterte til gjennomgang av prosedyrene i tillegg til de i avdelingen som arbeider innen psykisk helse og rus. I prosedyrene mener vi å ha fått med de områdene som blir påpekt av tilsynet slik at gjentakelse ikke skjer. Aktuelle prosedyrer er også sendt til legene, helsestasjonen og Nav, både for uttale og for at de skal gjøres kjent for de ansatte. Vi håper med dette at avvikene er rettet opp og at vi unngår gjentakelse. Saksnr: 2013/773-9 Dato: Saksframlegg: Handlingsplan etter tilsyn med kommunens tjenester til rusmiddelbrukere, retting av avvik Side 3 av 3

17 Fylkesmannen i Aust-Agder Rapport frå tilsyn med tenester til rusmiddelmisbrukarar i Åmli kommune Verksemdas adresse: 4865 Åmli Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i kommunen: Anne-Grete Askland Sammendrag Fylkesmannen i Aust-Agder gjennomførte i perioden tilsyn med Åmli kommunes tenestetilbod til rusmiddelmisbrukarar. Denne rapporten beskriver avvik som vart påpekt innan de reviderte områdene. Følgjande områder vart omfatta av systemrevisjonen: Identifisering og kartlegging av hjelpebehov Vedtak på tenester/viderehenvisning til tverrfaglig spesialisert behandling Bruk av private rusinstitusjonar Oppfølging før, under og etter institusjonsopphald Samhandling med samarbeidspartnarar, herunder bruk av individuell plan Det vart under tilsynet avdekka to avvik: Åmli kommune sikrar ikkje at rusmiddelmisbrukarar med behov for langvarige og koordinerte tenester får tilbod om individuell plan Åmli kommune sikrar ikkje at søknader om opphald ved private rusinstitusjonar blir behandla i tråd med loven. Dato: \Ai Hnna ilsen revisjonsle er BjA'fV1/i7ciar Al.j14'sle6-43-1/7 revisor 1

18 Innhald Sammendrag 1 Innleiing 3 Beskrivelse av verksemda - spesielle forhold 3 Gjennomføring 3 Hva tilsynet omfatta 4 Funn 4 Vurdering av kommunens styringssystem 5 Regelverk 6 Dokumentunderlag 6 Deltakere ved tilsynet 6 2

19 1. Innleiing Rapporten er utarbeida etter systemrevisjon i Åmli kommune i perioden Revisjonen inngår som ein del av Fylkesmannens planlagde tilsynsverksemd i inneverande år. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale helse- og omsorgstenesta etter helsetilsynslova 2 jf. helse- og omsorgstenestelova Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen varetar ulike krav i lovgivinga gjennom sin internkontroll. Under revisjonen vart det undersøkt: hvilke tiltak kommunen har for å avdekke, rette opp og førebygge overtredelse av lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar om tiltaka følgjes opp i praksis og om nødvendig korrigerast om tiltaka er tilstrekkelige for å sikre at lovgivinga overhaldas Ein systemrevisjon gjennomføras ved gransking av dokumenter, ved intervjuar og andre undersøkelser. Rapporten omhandlar avvik som er avdekka under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid innanfor de områder tilsynet omfatta. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhald av lov eller forskrift. Beskrivelse av verksemda - spesielle forhold Åmli er ein skogbrukskommune på 63 km2 med ca innbyggjarar. Kommunen er organisert med rådmann som øverste leiar, med leiare for 11 avdelingar under seg. Tenester til rusmiddelmisbrukere ytes hovedsaklig av Helse- og familieavdelinga ved Psykisk helse/rus, som har ansvar for oppfølging. Heimesjukepleien er ansvarlig for utdeling av LARmedikasjon, og Nav bistår i forbindelse med arbeid og økonomi. Psykisk helse/rus har to årsverk fordelt på tre personer, og ei brukergruppe på ca 40 brukarar. Av desse er det anslått at det er 13 som har eit rusmiddelproblem. Det er i dag 6 rusmiddelmisbrukarar som har vedtak på oppfølgingstenester frå kommunen. Ei tverrfaglig samansett gruppe beståande av medlemmer frå ulike tenester og nivå i kommunen har utarbeida ein heilhetlig ruspolitisk handlingsplan for Åmli kommune. Av handlingsplanen går fram at rus ikkje er eit stort problem i kommunen. Gjennomføring Systemrevisjonen omfatta følgjande aktiviteter: Revisjonsvarsel ble sendt ut Oversikt over dokumenter kommunen har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet "Dokumentunderlag". Formøte ble avholdt

20 Brukarintervjuer ble gjennomført til innretning av tilsynet. Fylkesmannen kom per telefon i kontakt med 5 av de 6 brukarane med oppfølgingstenester frå kommunen. Opningsmøte ble avholdt Intervjuar - 6 tilsette ble intervjua. Sluttmøte ble avholdt Hva tilsynet omfatta Tema for tilsynet var kommunens tenester til rusmiddelmisbrukarar. Tilsynet skulle undersøke om kommunen gjennom sine styringssystemer sikrar at: rusmiddelmisbrukares behov for tenester blir identifisert og kartlagt, om henvendelser blir registrert og om kartleggingsprosessen dokumenterast rusmiddelmisbrukarar får vedtak på kommunale tenester de har krav på, og at vedtaka er i tråd med krava i forvaltningslova rusmiddelmisbrukarar blir henvist til tverrfaglig spesialisert behandling i de tilfelle hvor det kommunale tilbodet ikkje er tilstrekkelig søknader om heldøgns omsorgstilbod blir identifisert og saksbehandla i tråd med lovgivinga rusmiddelmisbrukarar får oppfølging før, under og etter institusjonsopphald rusmiddelmisbrukarar får eit koordinert tilbod, herunder individuell plan 5. Funn Avvik 1: Åmli kommune sikrar ikkje at rusmiddelmisbrukarar med behov for langvarige og koordinerte tenester får tilbod om individuell plan. Avvik frå følgjande myndighetskrav: Helse- og omsorgstjenesteloven 7-1 jf. pasient- og brukerrettighetsloven 2-5, forskrift om individuell plan 16jf. 18, internkontrollforskriften 4. Avviket byggjer på følgjande: Kommunen har ikkje rutinar for å tilby eller iverksette individuell plan Av intervjuar med leiinga og tilsette går det fram at kommunen ikkje bruker individuell plan Under dokumentgjennomgang vart det ikkje funne spor av individuelle planar, og det er ikkje dokumentert at brukarar har fått tilbod om individuell plan og takka nei Kommentar: Møter og anna samhandling med andre tenesteytarar, samt brukars mål og ønskjer vert og i liten grad dokumentert i kommunens journalsystem forøvrig. 4

21 Avvik 2: Amli kommune sikrar ikkje at søknader om opphald ved privat rusinstitusjon blir behandla i tråd med loven. Avvik frå følgjande myndighetskrav: Helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 nr. 6 jf. pasient- og brukerrettighetsloven 2-7, pbrl 2-1a, internkontrollforskriften 4, fvl 18, 25 første ledd, 28, 29. Avviket byggjer på følgjande: Det er uklare oppgåvelinjer mellom Psykisk helse/rus og Nav med hensyn til hvem som skal behandle søknader om opphald ved privat rusinstitusjon Kommunen har ikkje systematiske opplæringstiltak som sikrar at tilsette i Nav har lovforståelse til å behandle søknader om opphald ved rusinstitusjon Søknad om opphald ved privat rusinstitusjon i påvente av offentleg behandling vart behandla som ein søknad om økonomisk støtte utan at bruker fikk informasjon om kommunens øvrige tenestetilbod eller informasjon om klageadgang Vedtak om avslag fyller ikkje forvaltningslovas formkrav, og inneheld ikkje heimelshenvisning, informasjon om innsynsrett og klageadgang 6. Vurdering av kommunens styringssystem Det er få skriftlege rutinar i kommunen for tenester til rusmiddelmisbrukarar, som blant anna henger samen med kommunens størrelse og organisering. Det er kort avstand mellom de ulike avdelingane i kommunen, og tilsette opplever at det er lav terskel for å komme samen og drøfte løysingar til beste for brukarane. Det er og faste møtepunkter mellom avdelingane som sikrar samhandling og evaluering av vedtak/tenester. De tilsette beskriver godt samarbeid med legene i kommunen og spesialisthelsetenesten. Møter og tverrfaglig samhandling vert imidlertid i liten grad dokumentert, og kommunen har ikkje rutinar for bruk av individuell plan. Ein individuell plan skal vere eit verktøy og ein metode for samarbeid mellom brukar og tenesteapparatet, og mellom de ulike tenesteytere. Rusmiddelbrukarar med behov for langvarige og koordinerte tenester har krav på, og vil kunne ha stor nytte av ein slik plan, hvor mål og ønskjer er nedtegna som utgangspunkt for det vidare brukarforløp. Brukar har rett til, og skal oppfordrast til å delta aktivt i arbeidet med ein slik plan, med anledning til sjølv å beskrive behov for tenester, ønskjer og mål som er viktige. Planen skal og sikre framdrift, og sikre at det til ein kvar tid er ein tenesteyter som har hovudansvaret for oppfølging. Mangel på eit planmessig dokument eller systematisk journalføring av arbeidet medfører risiko for tap av oversikt og framdrift, og ein risikerer at ikkje brukar får eit helhetlig, koordinert og individuelt tilpassa tilbod. Det er ikkje klart for alle tilsette hvem som skal behandle søknader om opphald ved privat rusinstitusjon, og etter hvilket lovverk slike søknader skal behandlast. Dette kan medføre at brukarar ikkje får tenester de har behov for og krav på. Rusmiddelmisbrukarar er ei sårbar brukergruppe som i liten grad kjenner sine egne rettigheter. Det er derfor viktig at tilsette har god oversikt over kommunens samla tenestetilbod, slik at brukarar kan få råd og veiledning og eventuelt henvises vidare ved behov for andre kommunale tjenester. Klar ansvar- og oppgåvefordeling er nødvendig for å sikre godt samarbeid, og for å sikre at rusmiddelmisbrukere får et koordinert tilbod. 5

22 Regelverk Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. av 30. mars 1984 nr. 15 Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.(khol) av 24. juni 2011 nr. 30 Lov om pasient- og brukerrettigheter (pbrl) av 2. juli 1999 nr. 63 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (fv1)av 10. februar 1967 Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator av 16. des 2011 Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr Dokumentunderlag Kommunens dokumentasjon knytta til den daglige drift og andre forhold av betyding som ble gjennomgått i forkant av revisjonsbesøket: Organisasjonskart Oversikt over tilsette i Psykisk helse/rus og Nav Oversikt over rusmiddelmisbrukere med tjenester frå kommunen Stillingsbeskrivelse Psykisk helse/rus Prosedyre for risiko- og sårbarhetsanalyse Prosedyre for håndtering av avvik, uønska hendelser, kritikkverdige forhold, korrigerende og forebyggende tiltak Prosedyre for håndtering av vold, trusler og trakassering/mobbing Prosedyre for henvisning til Psykisk helse/rus Rutinebeskriving Psykisk helse/rus Søknad Psykisk helse/rus Skjema for samtykkeerklæring Verdigrunnlag for tilsette Etiske retningslinjer for Åmli kommune (K09/129) Strategisk kompetanseplan for Helse- og familieavdelinga og Omsorgsavdelinga Rusmiddelpolitisk handlingsplan 2012/2016 (K13/22) Dokumentasjon som ble framlagt under tilsynsbesøket: 6 vedtak etter khol 3-2 første ledd nr. 6 med underlagsmateriale/journal 1 søknad og vedtak om opphald ved privat rusinstitusjon Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen: Varsel om tilsyn datert Brev med oversendelse av styringsdokumentasjon mottatt Program for tilsyn datert Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjua. 6

23 Navn Funks'on / stillin 0 nin smøte Interv'u Sluttmøte Anne-Grete Askland Leder helse- og familieavdelinga XX X Øydis Bruun Nordås Psykisk helse/rus X X X Laila Nylund Leder omsorgsavdelinga X X X Valborg Songedal Psykisk helse/rus X X X Merete Haugen Psykisk helse/rus X Linda Tvede Flaten Heidi Rueness Olsen Ole Einar Møster Trine K. Agersborg Leder Nav Rådgivar Nav Kommunelege Rådgivar X X X X X Frå tilsynsmyndighetene deltok: Hanna H. Nilsen (revisjonsleder) Bjørn Vidar Gundersen (revisor) 7

24 ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 14/ Arbeidsmiljøutvalet Saksordførar: # Handlingsplan / årshjul vernetjenesten i Åmli kommune 2014 RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: AMU godkjenner forslag til handlingsplan / årshjul 2014 for vernetjenesten. Arkivref: 2011/ Saksbeh.: Trine Krossbekk Agersborg, Rådgjevar Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.: E-post: trine.krossbekk.agersborg@amli.kommune.n o Saksnr: 2011/ Dato: Saksframlegg: Handlingsplan / årshjul vernetjenesten i Åmli kommune 2014 Side 1 av 2

25 SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Handlingsplan / årshjul vernetjenesten SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Ingen. KORT OM SAKA: Det er utarbeidet en handlingsplan / årshjul 2014 for vernetjenesten i kommunen. Hovedverneombud Knut Arne Eikås og saksbehandler har kommet med forslag til handlingsplan / årshjul 2014 for vernetjenesten i Åmli kommune. MERKNADER/VURDERING: Etter arbeidsmiljøloven 7-2, og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 2-3, skal arbeidsmiljøutvalget bl.a behandle spørsmål som angår den interne vernetjenesten og delta i arbeidet med å utarbeide en handlingsplan for verne- og miljøarbeidet i virksomheten. Handlingsplanen var oppe til behandling på møte i vernetjenesten den , og innspill derfra er kommet med i handlingsplanen / årshjul 2014 som legges fram for AMU til behandling. Saksnr: 2011/ Dato: Saksframlegg: Handlingsplan / årshjul vernetjenesten i Åmli kommune 2014 Side 2 av 2

26 NOTAT Avdeling: Administrasjonsavdelinga Saksbeh.: Trine Krossbekk Agersborg Direkte tlf.: E-post: Vår ref.: 2011/ Lnr.: 866/2014 Dato: Handlingsplan / årshjul vernetjenesten 2014 Aktivitet / Handling Tidspunkt Ansvar Omfang Merk Møte i vernetjenesten (hovedverneombud, verneombud og rådgiver hmsk /beredskap 23. januar 22. mai 20.november Fleire møter ved Hovedverneombud og rådgiver HMSK / beredskap Rådmann møter på alle møtene i vernetjenesten Vernerunder behov Verneombodet fastsett tidspunkta for vernerundane. Varierer mellom 1 3 ganger i året. Verneombud og enhetsleder innenfor aktuelt verneområde Se prosedyre for gjennomføring av vernerunde for antall vernerunder i året Vernerunda gjennomføres som en fysisk gjennomgang innafor det aktuelle verneområdet. Fokus skal være å kartlegge feil og mangler som kan være en fare for liv og helse og/eller som bryter med gjeldende HMS- lovgiving. Skolering av nye verneombud, medlemmer av AMU og ledere med HMS ansvar Møter i AMU Samlerapport fra vernerundene til AMU Samlerapport av avviksmeldinger til AMU Revidering av Prosedyre for gjennomføring av vernerunde Revidering av Prosedyre for handtering av avvik, uønska hendelser, kritikkverdige forhold, korrigerende og forebyggende tiltak Evaluering / revidering av skjemaer for vernerunder Gjennomføringen avtales ved behov med bedriftshelsetjenesten eller i samarbeid med kommunene i Østregionen. Ca 4 møter i året, ellers innkalling ved behov for møte hyppigere Desember Juni og desember Januarmøtet Januarmøtet Maimøtet Rådmannen ved rådgiver HMSk/beredskap Leder AMU Rådgiver hmsk /beredskap og Hovedverneombudet Rådgiver hmsk/beredskap og hovedverneombudet Hovedverneombud og Rådgiver HMSk/beredskap Hovedverneombud og rådgiver HMSk/beredskap Hovedverneombud og rådgiver HMSk/beredskap BHT kan brukes til slik skolering eller samarbeid med Østregionen om kurs. Hovedverneombudet er medlem av AMU Rapportene tas ut av QM+ Behandles i vernetjenestens møte i forkant av AMU møtet Rapportene tas ut av QM+ Behandles i vernetjenestens møte i forkant av Amu møtet Må revideres 1 gang i året. Må revideres 1gang i året

27 ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 14/ Arbeidsmiljøutvalet Saksordførar: # Revidert prosedyre for gjennomføring av vernerunde RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: AMU tar vedlagte reviderte Prosedyre for gjennomføring av vernerunde til orientering. Arkivref: 2014/185-4 Saksbeh.: Trine Krossbekk Agersborg, Rådgjevar Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.: E-post: trine.krossbekk.agersborg@amli.kommune.n o Saksnr: 2014/185-4 Dato: Saksframlegg: Revidert prosedyre for gjennomføring av vernerunde Side 1 av 2

28 SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Revidert Prosedyre for gjennomføring av vernerunde SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Ingen. KORT OM SAKA: Prosedyre for gjennomføring av vernerunder er fra 2009 og det var på tide med en gjennomgang. Det var også kommet inn ønsker om en forandring av enkelte punkt i prosedyren. MERKNADER/VURDERING: Revidert Prosedyre for gjennomføring av vernerunder er blitt tatt opp med hovedverneombud Knut Arne Eikås og behandlet på vernetjenestens møte På vernetjenestens møte var det flertall for at verneombudene fra nå av skal registrere inn avvik fra vernerundene i QM+ på skjema meldingsskjema vernerunde. Antall vernerunder i året ble redusert, da verneombudene ikke klarer å gjennomføre 3 vernerunder i året. Verneombudene vil heller ha skikkelig kvalitet på de rundene de gjennomfører enn å fokusere på antallet. Saksnr: 2014/185-4 Dato: Saksframlegg: Revidert prosedyre for gjennomføring av vernerunde Side 2 av 2

29 Prosedyre for gjennomføring av vernerunde

30 Åmli kommune Prosedyre Side 2 av 7 Eining: Einingsleiar: Ansvarleg for revisjon/vedlikehald: Utarbeida dato/av: Revidert dato/av Prosedyre for gjennomføring av vernerunde Åmli kommune Rådmann Rådgjevar Juni 2009/Roger Beggerud /Trine K Agersborg/ TKA/ Trine K Agersborg Innhald Innhald Innleiing Formål Verkeområde Ansvar Gjennomføring Definisjonar Planlegging av vernerundar Etablering av vernerundegruppa Gjennomføring av vernerunde Rapportering av gjennomført vernerunde Oppfølging av funn gjort under vernerunde Ekstraordinære vernerundar AMU arbeidsmiljøutvalget Kontinuitetsplanlegging Referansar Tilhøyrande dokumentasjon... 7 Dokument nr.: Revisjon nr.: 0 Revidert dato: September 2009 Revidert av: RBE Godkjend dato: Revisjonsinformasjon i botntekst gjeld for grunndokumentet (dokumentmalen) Godkjend av:

31 Åmli kommune Prosedyre Side 3 av 7 Eining: Einingsleiar: Ansvarleg for revisjon/vedlikehald: Utarbeida dato/av: Revidert dato/av Prosedyre for gjennomføring av vernerunde Åmli kommune Rådmann Rådgjevar Juni 2009/Roger Beggerud /Trine K Agersborg/ TKA/ Trine K Agersborg 1.0 Innleiing Gjennom sitt daglege arbeid utsettes dei tilsette i Åmli kommune for ei rekkje fysiske belastningar og moglege faremoment. Vernerunda er ei metode for å kartleggje lett observerbare fysiske forhold som kan ha negativ verknad på arbeidstakaranes helse og velferd i jobbsituasjonen. Ved jamlege vernerundar sett ein fokus på slike forhold, og mogleggjer korrigering av uønska forhold og førebygging av helseskade. 2.0 Formål Formålet med denne prosedyre er å gi eit sett av grunnleggande retningslinjer for forbetring, gjennomføring, rapportering og oppfølging av vernerundar. 3.0 Verkeområde Denne prosedyre gjeld for førebuing, gjennomføring og oppfølging av alle vernerundar i Åmli kommune. 4.0 Ansvar Verneombod er ansvarleg for å fastsetje tidspunkt for gjennomføring av vernerundar innafor sitt verneområde, etablere vernerundegruppa for gjennomføring, gjennomføring av vernerunda og rapportering av funn gjort under vernerunda. Tidspunkt for gjennomføring av vernerundar skal leggjast inn i dei avdelingsvise årsplanane/årshjula. Avdelingsleiar er ansvarleg for å leggje forhold til rette for gjennomføring av vernerunde og oppfølging av dei funn som blir gjort under vernerunda. Avdelingsleiar er og ansvarleg for å formidle informasjon om kva tiltak som vert satt i verk og kva funn som ikkje blir følgt opp. Om funn ikkje blir følgt opp, skal avdelingsleiar gje informasjon om kvifor funna ikkje blir følgt opp. Verneombod er ansvarleg for at rapporterte funn blir logga i QM+ i meldingsskjema vernerunde og avdelingsleiar er ansvarlig for at dei blir følgt opp. 5.0 Gjennomføring Vernerunde 5.1 Definisjonar Ei planlagt og dokumentert gjennomgang av fysiske arbeidsforhold for å muliggjøre korreksjon av uønska forhold og førebygging av helseskade som følgje av fysiske forhold i arbeidssituasjonen innafor eit definert verneområde. Verneområde Verneombodets avgrensa virkeområde. Verneområda i Åmli kommune er som følgjer: Dokument nr.: Revisjon nr.: 0 Revidert dato: September 2009 Revidert av: RBE Godkjend dato: Revisjonsinformasjon i botntekst gjeld for grunndokumentet (dokumentmalen) Godkjend av:

32 Åmli kommune Prosedyre Side 4 av 7 Eining: Einingsleiar: Ansvarleg for revisjon/vedlikehald: Utarbeida dato/av: Revidert dato/av Prosedyre for gjennomføring av vernerunde Åmli kommune Rådmann Rådgjevar Juni 2009/Roger Beggerud /Trine K Agersborg/ TKA/ Trine K Agersborg Vernerunder Verneområde Benemning Beskriving pr. år Skulens lokalar, uteområde, tilsette og elevar. SFO og A Åmli skule vaksenopplæringa vert inkludert i dette verneområdet.. 2 B ÅPOS Avdelinga si lokalar, uteområde og tilsette C D E F G H I Heimebaserte tenester Helse og sosial senteret Barnehage Uteavdeling teknisk Administrasjon Dølemo oppvekstsenter Reinhold Omfattar alt personell tilhøyrande heimebaserte tenester og Timmerodden. Biler som nyttast av omsorgsavdelinga fell inn under dette verneområdet Senterets lokalar og uteområde. Omfattar alt personell med arbeidsplass i HS-senteret. Bil til flyktningar (NAV) fell inn under dette verneområdet Beverborga barnehage. Lokala, uteområda, ungane og dei tilsette. Dølemo oppvekstsenter; Skule delen, barnehagedelen og SFO. Lokala, uteområda, ungane og dei tilsette Tilsette ved ute avdelinga teknisk, lokalar, uteområde og maskinar. Lokalitetar og uteområde knytta til Rådhuset, Åmli bibliotek, Åmlihallen, tilsette i administrasjonen, plan- og næring, teknisk (inne), kultur, kulturskulen og biblioteket. Kommunebil under administrasjonsavdelinga fell inn under dette verneområdet Skoleåret 2013 / 2014 inngår dette verneområdet i verneområde E). Bøttekott og elles dei områda som vedkjem reinhaldarane. Vernerundar med tema inneklima/orden og reinhald skal alltid reinhaldsleiar eller verneombod reinhald delta på. Tilsette i reinhaldsavdelinga Verneombod Valt arbeidstakarrepresentant som har til oppgåve å følgje opp arbeidstakaranes interesser i samband med arbeidsmiljørelaterte forhold. Vernerundegruppa Ei gruppe menneske som i samarbeid gjennomfører vernerunda. Gruppa skal som minimum bestå av verneombod og ein representant frå leiinga innafor det aktuelle verneområdet. 5.2 Planlegging av vernerundar Tidspunkt for ordinære vernerundar skal fortrinnsvis fastsettast for eit år av gangen, og leggjast inn i avdelinga si årsplan/sitt årshjul og / eller i venetenestenes handlingsplan / årshjul. Verneombodet fastsett tidspunkta for vernerundane. Fokusområder for vernerundane fastsetjast forut for gjennomføringa av vernerundane. Slik kan vi fange opp høve som vert vurdert som mest relevante på det tidspunktet vernerunde gjennomførast. Fokusområde for vernerunden bør fastsetjast i samarbeid med avdelingsleiar. I samråd med avdelingsleiar kan verneombod sende ut elektronisk spørjeskjema vernerunde i QM+, slik at ein får eit mogleg grunnlag for å velje fokusområde. Minimum hyppigheit for gjennomføring av vernerundar er gitt under: Dokument nr.: Revisjon nr.: 0 Revidert dato: September 2009 Revidert av: RBE Godkjend dato: Revisjonsinformasjon i botntekst gjeld for grunndokumentet (dokumentmalen) Godkjend av:

33 Åmli kommune Prosedyre Side 5 av 7 Eining: Einingsleiar: Ansvarleg for revisjon/vedlikehald: Utarbeida dato/av: Revidert dato/av Prosedyre for gjennomføring av vernerunde Åmli kommune Rådmann Rådgjevar Juni 2009/Roger Beggerud /Trine K Agersborg/ TKA/ Trine K Agersborg Kontorlokalar: Ein gong pr år Verkstad og tekniske einingar: To gonger pr år Anleggsarbeid av lengre varigheit (varigheit meir enn to ukar): Ein gong pr månad Helsesenter: Ein gong pr år ÅPOS: To gonger pr år Skule og SFO: To gonger pr år Barnehagar: To gonger pr år 5.3 Etablering av vernerundegruppa Verneombod tar kontakt med einingsleiar innafor det aktuelle verneområdet og avtalar tid for gjennomføring i god tid før planlagt dato. Avdelingsleiar utpeikar representant frå leiinga som skal delta ved gjennomføring av vernerunda. 5.4 Gjennomføring av vernerunde Vernerunda gjennomførast som ein fysisk gjennomgang innafor det aktuelle verneområdet. Fokus skal være å kartleggja feil og manglar som kan være ei fare for liv og helse og/eller som bryt med gjeldande HMS-lovgivning. 5.5 Rapportering av gjennomført vernerunde Gjennomføring av vernerunde skal dokumenterast ved at eigne sjekklister fyllast ut under gjennomgangen. Utfylt sjekkliste skal signerast av alle deltakarane i vernerundegruppa. Utfylt sjekkliste skal arkiverast i ephorte sak og deltagarane i gruppa får kvar sin kopi. Verneombodet fører avvika inn i Qm+ på meldingskjema vernerunde, der hovedverneombudet automatisk får ein kopi. Verneombod skal alltid gis tilgang til sjekklister frå gjennomførte vernerundar. 5.6 Oppfølging av funn gjort under vernerunde Ikkje tilfredsstillande funn som er gjort under vernerunda skal korrigerast. Forholda loggast i QM+ av verneombodet. Avdelingsleiar følgjer opp at tiltak blir gjennomført. Krevjar tiltak innsats frå anna avdeling skal avdelingsleiar følgja detta opp med avdelingsleiar for den avdelinga som blir involvert. Dersom tiltak ikkje vert sett i verk, skal avdelingsleiar grunngje dette i eit skriftleg notat i saka i QM+. Avdelingsleiar skal halde verneombod laupande orientert om dei tiltak som vert sett i verk og om tiltak som ikkje vert følgt opp og kvifor dei ikkje vert følgt opp. Dokument nr.: Revisjon nr.: 0 Revidert dato: September 2009 Revidert av: RBE Godkjend dato: Revisjonsinformasjon i botntekst gjeld for grunndokumentet (dokumentmalen) Godkjend av:

34 Åmli kommune Prosedyre Side 6 av 7 Eining: Einingsleiar: Ansvarleg for revisjon/vedlikehald: Utarbeida dato/av: Revidert dato/av Prosedyre for gjennomføring av vernerunde Åmli kommune Rådmann Rådgjevar Juni 2009/Roger Beggerud /Trine K Agersborg/ TKA/ Trine K Agersborg Dersom man ikkje har midlar til å lukke avviket eller ein ikkje klarar å løyse saka / avviket og den er av ei alvorleg art, må saka / avviket leggast frem for Rådmannen til avgjersle innan 14 dagar frå mottagelse. Rådmannen må ta stilling til korleis avviket skal behandlast, om saka skal leggast fram for politisk organ til endeleg avgjersle. Ved overføring av saken til Rådmannen skal hovedverneombud og HMSansvarlig ha en kopi. 5.7 Ekstraordinære vernerundar Ved spesielle høve kan det væra aktuelt å gjennomføre ekstraordinære vernerundar. Dette kan til dømes være orsaka i spesielle forhold ved avdelinga, som ombygging eller organisatorisk omstrukturering. Kartlagde problemområde eller HMS-kampanjar sett i verk frå sentralt hold i kommunen kan og gje grunnlag for ekstraordinær vernerunde. Verneombod blir informert om fokus for ekstraordinær vernerunde. Ekstraordinære vernerundar følgjer same saksgang som beskrive i kapitla 5.3, 5.4, 5.5 og 5.6 over. 6 AMU arbeidsmiljøutvalget Det legges fram en samlerapport fra vernerundene til AMU i desember, da årets vernerunder er gjennomført. Rapportene tas ut av Qm+. Rapporten behandles i vernetjenestens møte i forkant av AMU møtet. Avvik kan løftes til AMU dersom ikke vanlig saksgang / tjenestevei fører frem. Se kapittel 5.6 avsnitt 6. 7 Kontinuitetsplanlegging Dersom ein vernerunde blir avbroten, eller ikkje gjennomførast som planlagt, skal ny vernerunde gjennomførast snarast mogleg og i tid så tett opp mot opphavleg plan som mogleg. Både einingsleiar og verneombod skal vere samde om ei eventuell avbryting og/eller flytting av ei planlagt vernerunde før han vert avbrote og/eller flytta. Gjennomføring av vernerunde skal skje på ein slik måte at det får minst mogleg innverknad på dei daglege aktivitetane som skjer samstundes med gjennomføringa. Likevel kan gjennomføring av vernerunde virke forstyrrande for nokre aktivitetar, men dette må tillatast for best mogleg kartlegging. Verneombod og eventuelt andre som skal delta ved gjennomføring av vernerunden må fristillast frå sine daglege aktivitetar når vernerunden skal gjennomførast. Avdelingsleiar pliktar å frikjøpa relevant personell slik at vernerunde kan gjennomførast. 8 Referansar Arbeidsmiljøloven 3-1 Krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid Arbeidsmiljøloven kapittel 4 Krav til arbeidsmiljøet Arbeidsmiljøloven 6-2 Verneombodets oppgåver Arbeidsmiljølovens 7-2 Dokument nr.: Revisjon nr.: 0 Revidert dato: September 2009 Revidert av: RBE Godkjend dato: Revisjonsinformasjon i botntekst gjeld for grunndokumentet (dokumentmalen) Godkjend av: