Prosedyre for gjennomføring av vernerunde

Transkript

1

2 Prosedyre Side av 7 Juni 9/Roger Beggerud.9.1/Trine K Agersborg/ TKA/ Trine K Agersborg Innhald Innhald Innleiing Formål Verkeområde Ansvar Gjennomføring Definisjonar Planlegging av vernerundar Etablering av vernerundegruppa Gjennomføring av vernerunde Rapportering av gjennomført vernerunde Oppfølging av funn gjort under vernerunde Ekstraordinære vernerundar AMU arbeidsmiljøutvalget Kontinuitetsplanlegging Referansar Tilhøyrande dokumentasjon... 7 September 9

3 Prosedyre Side 3 av 7 Juni 9/Roger Beggerud.9.1/Trine K Agersborg/ TKA/ Trine K Agersborg 1. Innleiing Gjennom sitt daglege arbeid utsettes dei tilsette i for ei rekkje fysiske belastningar og moglege faremoment. Vernerunda er ei metode for å kartleggje lett observerbare fysiske forhold som kan ha negativ verknad på arbeidstakaranes helse og velferd i jobbsituasjonen. Ved jamlege vernerundar sett ein fokus på slike forhold, og mogleggjer korrigering av uønska forhold og førebygging av helseskade.. Formål Formålet med denne prosedyre er å gi eit sett av grunnleggande retningslinjer for forbetring, gjennomføring, rapportering og oppfølging av vernerundar. 3. Verkeområde Denne prosedyre gjeld for førebuing, gjennomføring og oppfølging av alle vernerundar i. 4. Ansvar Verneombod er ansvarleg for å fastsetje tidspunkt for gjennomføring av vernerundar innafor sitt verneområde, etablere vernerundegruppa for gjennomføring, gjennomføring av vernerunda og rapportering av funn gjort under vernerunda. Tidspunkt for gjennomføring av vernerundar skal leggjast inn i dei avdelingsvise årsplanane/årshjula. Avdelingsleiar er ansvarleg for å leggje forhold til rette for gjennomføring av vernerunde og oppfølging av dei funn som blir gjort under vernerunda. Avdelingsleiar er og ansvarleg for å formidle informasjon om kva tiltak som vert satt i verk og kva funn som ikkje blir følgt opp. Om funn ikkje blir følgt opp, skal avdelingsleiar gje informasjon om kvifor funna ikkje blir følgt opp. Verneombod er ansvarleg for at rapporterte funn blir logga i QM+ i meldingsskjema vernerunde og avdelingsleiar er ansvarlig for at dei blir følgt opp. 5. Gjennomføring Vernerunde 5.1 Definisjonar Ei planlagt og dokumentert gjennomgang av fysiske arbeidsforhold for å muliggjøre korreksjon av uønska forhold og førebygging av helseskade som følgje av fysiske forhold i arbeidssituasjonen innafor eit definert verneområde. Verneområde Verneombodets avgrensa virkeområde. Verneområda i er som følgjer: September 9

4 Prosedyre Side 4 av 7 Juni 9/Roger Beggerud.9.1/Trine K Agersborg/ TKA/ Trine K Agersborg Vernerunder Verneområde Benemning Beskriving pr. år Skulens lokalar, uteområde, tilsette og elevar. SFO og A Åmli skule vaksenopplæringa vert inkludert i dette verneområdet.. B ÅPOS Avdelinga si lokalar, uteområde og tilsette C D E F G H I Heimebaserte tenester Helse og sosial senteret Barnehage Uteavdeling teknisk Administrasjon Dølemo oppvekstsenter Reinhold Omfattar alt personell tilhøyrande heimebaserte tenester og Timmerodden. Biler som nyttast av omsorgsavdelinga fell inn under dette verneområdet Senterets lokalar og uteområde. Omfattar alt personell med arbeidsplass i HS-senteret. Bil til flyktningar (NAV) fell inn under dette verneområdet Beverborga barnehage. Lokala, uteområda, ungane og dei tilsette. Dølemo oppvekstsenter; Skule delen, barnehagedelen og SFO. Lokala, uteområda, ungane og dei tilsette Tilsette ved ute avdelinga teknisk, lokalar, uteområde og maskinar. Lokalitetar og uteområde knytta til Rådhuset, Åmli bibliotek, Åmlihallen, tilsette i administrasjonen, plan- og næring, teknisk (inne), kultur, kulturskulen og biblioteket. Kommunebil under administrasjonsavdelinga fell inn under dette verneområdet Skoleåret 13 / 14 inngår dette verneområdet i verneområde E). Bøttekott og elles dei områda som vedkjem reinhaldarane. Vernerundar med tema inneklima/orden og reinhald skal alltid reinhaldsleiar eller verneombod reinhald delta på. Tilsette i reinhaldsavdelinga. 1 1 Verneombod Valt arbeidstakarrepresentant som har til oppgåve å følgje opp arbeidstakaranes interesser i samband med arbeidsmiljørelaterte forhold. Vernerundegruppa Ei gruppe menneske som i samarbeid gjennomfører vernerunda. Gruppa skal som minimum bestå av verneombod og ein representant frå leiinga innafor det aktuelle verneområdet. 5. Planlegging av vernerundar Tidspunkt for ordinære vernerundar skal fortrinnsvis fastsettast for eit år av gangen, og leggjast inn i avdelinga si årsplan/sitt årshjul og / eller i venetenestenes handlingsplan / årshjul. Verneombodet fastsett tidspunkta for vernerundane. Fokusområder for vernerundane fastsetjast forut for gjennomføringa av vernerundane. Slik kan vi fange opp høve som vert vurdert som mest relevante på det tidspunktet vernerunde gjennomførast. Fokusområde for vernerunden bør fastsetjast i samarbeid med avdelingsleiar. I samråd med avdelingsleiar kan verneombod sende ut elektronisk spørjeskjema vernerunde i QM+, slik at ein får eit mogleg grunnlag for å velje fokusområde. Minimum hyppigheit for gjennomføring av vernerundar er gitt under: September 9

5 Prosedyre Side 5 av 7 Juni 9/Roger Beggerud.9.1/Trine K Agersborg/ TKA/ Trine K Agersborg Kontorlokalar: Ein gong pr år Verkstad og tekniske einingar: To gonger pr år Anleggsarbeid av lengre varigheit (varigheit meir enn to ukar): Ein gong pr månad Helsesenter: Ein gong pr år ÅPOS: To gonger pr år Skule og SFO: To gonger pr år Barnehagar: To gonger pr år 5.3 Etablering av vernerundegruppa Verneombod tar kontakt med einingsleiar innafor det aktuelle verneområdet og avtalar tid for gjennomføring i god tid før planlagt dato. Avdelingsleiar utpeikar representant frå leiinga som skal delta ved gjennomføring av vernerunda. 5.4 Gjennomføring av vernerunde Vernerunda gjennomførast som ein fysisk gjennomgang innafor det aktuelle verneområdet. Fokus skal være å kartleggja feil og manglar som kan være ei fare for liv og helse og/eller som bryt med gjeldande HMS-lovgivning. 5.5 Rapportering av gjennomført vernerunde Gjennomføring av vernerunde skal dokumenterast ved at eigne sjekklister fyllast ut under gjennomgangen. Utfylt sjekkliste skal signerast av alle deltakarane i vernerundegruppa. Utfylt sjekkliste skal arkiverast i ephorte sak og deltagarane i gruppa får kvar sin kopi. Verneombodet fører avvika inn i Qm+ på meldingskjema vernerunde, der hovedverneombudet automatisk får ein kopi. Verneombod skal alltid gis tilgang til sjekklister frå gjennomførte vernerundar. 5.6 Oppfølging av funn gjort under vernerunde Ikkje tilfredsstillande funn som er gjort under vernerunda skal korrigerast. Forholda loggast i QM+ av verneombodet. Avdelingsleiar følgjer opp at tiltak blir gjennomført. Krevjar tiltak innsats frå anna avdeling skal avdelingsleiar følgja detta opp med avdelingsleiar for den avdelinga som blir involvert. Dersom tiltak ikkje vert sett i verk, skal avdelingsleiar grunngje dette i eit skriftleg notat i saka i QM+. Avdelingsleiar skal halde verneombod laupande orientert om dei tiltak som vert sett i verk og om tiltak som ikkje vert følgt opp og kvifor dei ikkje vert følgt opp. September 9

6 Prosedyre Side 6 av 7 Juni 9/Roger Beggerud.9.1/Trine K Agersborg/ TKA/ Trine K Agersborg Dersom man ikkje har midlar til å lukke avviket eller ein ikkje klarar å løyse saka / avviket og den er av ei alvorleg art, må saka / avviket leggast frem for en til avgjersle innan 14 dagar frå mottagelse. en må ta stilling til korleis avviket skal behandlast, om saka skal leggast fram for politisk organ til endeleg avgjersle. Ved overføring av saken til en skal hovedverneombud og HMSansvarlig ha en kopi. 5.7 Ekstraordinære vernerundar Ved spesielle høve kan det væra aktuelt å gjennomføre ekstraordinære vernerundar. Dette kan til dømes være orsaka i spesielle forhold ved avdelinga, som ombygging eller organisatorisk omstrukturering. Kartlagde problemområde eller HMS-kampanjar sett i verk frå sentralt hold i kommunen kan og gje grunnlag for ekstraordinær vernerunde. Verneombod blir informert om fokus for ekstraordinær vernerunde. Ekstraordinære vernerundar følgjer same saksgang som beskrive i kapitla 5.3, 5.4, 5.5 og 5.6 over. 6 AMU arbeidsmiljøutvalget Det legges fram en samlerapport fra vernerundene til AMU i desember, da årets vernerunder er gjennomført. Rapportene tas ut av Qm+. Rapporten behandles i vernetjenestens møte i forkant av AMU møtet. Avvik kan løftes til AMU dersom ikke vanlig saksgang / tjenestevei fører frem. Se kapittel 5.6 avsnitt 6. 7 Kontinuitetsplanlegging Dersom ein vernerunde blir avbroten, eller ikkje gjennomførast som planlagt, skal ny vernerunde gjennomførast snarast mogleg og i tid så tett opp mot opphavleg plan som mogleg. Både einingsleiar og verneombod skal vere samde om ei eventuell avbryting og/eller flytting av ei planlagt vernerunde før han vert avbrote og/eller flytta. Gjennomføring av vernerunde skal skje på ein slik måte at det får minst mogleg innverknad på dei daglege aktivitetane som skjer samstundes med gjennomføringa. Likevel kan gjennomføring av vernerunde virke forstyrrande for nokre aktivitetar, men dette må tillatast for best mogleg kartlegging. Verneombod og eventuelt andre som skal delta ved gjennomføring av vernerunden må fristillast frå sine daglege aktivitetar når vernerunden skal gjennomførast. Avdelingsleiar pliktar å frikjøpa relevant personell slik at vernerunde kan gjennomførast. 8 Referansar Arbeidsmiljøloven 3-1 Krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid Arbeidsmiljøloven kapittel 4 Krav til arbeidsmiljøet Arbeidsmiljøloven 6- Verneombodets oppgåver Arbeidsmiljølovens 7- September 9

7 Prosedyre Side 7 av 7 Juni 9/Roger Beggerud.9.1/Trine K Agersborg/ TKA/ Trine K Agersborg 8.3 Tilhøyrande dokumentasjon Sjekkliste for vernerunde QM+ September 9