Fylkesmannen i Oppland

Transkript

1 Fylkesmannen i Oppland Rapport fra tilsyn med helsestasjonstjenester for barn i alderen 0-6 år i Gran kommune Virksomhetens adresse: Rådhudveien 39, 2770 Jaren Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i virksomheten: Jorun E. Haukeli Sammendrag Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Om Gran kommune sikrer barn i aldersgruppen 0 6 år (inkludert skolestartundersøkelsen) forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer Om Gran kommune sikrer at helsetjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar helhetlig tjenestetilbud Om Gran kommune sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn Om Gran kommune sikrer at helsestasjonstjenesten gjennom kostholdsveiledning arbeider for å forebygge feilernæring Det ble gjort funn som ga grunnlag for å gi ett avvik og en merknad. Avvik: Gran kommune sikrer ikke organisert samarbeid mellom fastlegene og helsestasjonen ved oppfølging av barn/familier med spesielle behov for videre oppfølging. Merknad: Det bør utarbeides rutiner for å sikre lik praksis for journalføring ved helsestasjonen i Gran kommune. Dato: Jens Christian Bechensten revisjonsleder Randi Marthe Graedler revisor

2 Innhold Sammendrag Innledning Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Gjennomføring Hva tilsynet omfattet Funn Vurdering av virksomhetens styringssystem Regelverk Dokumentunderlag Deltakere ved tilsynet... 8

3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Gran kommune i perioden Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten og helse- og omsorgstjenesteloven Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Gran kommune ligger sentralt i Hadelandsregionen, og kommunen har om lag innbyggere. Kommunesenteret ligger på Jaren. Kommunens øverst ledelse består av rådmann og 3 kommunalsjefer. Helsestasjonen er lagt til avdeling for helse og omsorg. Leder helse og omsorg rapporterer direkte til kommunalsjef. Helsestasjonsvirksomheten har kontorer på Jaren, Gran og i Bjoneroa. Avdelingen i Bjoneroa har åpningstid en dag hver annenhver uke. Helsestasjonstjenesten ledes av egen seksjonsleder. Det er 13 fastleger i kommunen, og fire av disse er tilknyttet helsestasjonen som helsestasjonsleger. To av legene er tilknyttet Jaren, de to andre er helsestasjonsleger på Gran. Legene deler arbeidet på helsestasjonen mellom seg slik at de har helsestasjonslegetjeneste annenhver uke. Helsestasjonslegen er både helsestasjonslege og fastlege for flere av barna. Gran kommune mottar omtrent 35 nye flyktninger pr år, i tillegg til familiegjenforening.ved ankomst blir foreldre innkalt til førstegangssamtale med helsesøster. Her blir helsetilstanden til foreldre og barn kartlagt, videre blir alle innkalt til førstegangs undersøkelse hos lege. Videre oppfølging av barna skjer av ansvarlig helsesøster på helsestasjon eller i skolehelsetjenesten.

4 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Formøte ble ikke avholdt. Åpningsmøte ble avholdt Intervjuer 12 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Det ble gjennomført befaring ved helsestasjonslokalene på Jaren. Sluttmøte ble avholdt Hva tilsynet omfattet Tilsynstema1: Om Gran kommune sikrer barn i aldersgruppen 0 6 år (inkludert skolestartundersøkelsen) forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer Tilsynstema 2: Om Gran kommune sikrer at helsetjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar helhetlig tjenestetilbud Tilsynstema 3: Om Gran kommune sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn Tilsynstema 4: Om Gran kommune sikrer at helsestasjonstjenesten gjennom kostholdsveiledning arbeider for å forebygge feilernæring 5. Funn Avvik: Gran kommune sikrer ikke organisert samarbeid mellom fastlegene og helsestasjonen ved oppfølging av barn/familier med spesielle behov for videre oppfølging. Avvik fra følgende myndighetskrav: Helse- og omsorgstjenesteloven 3-3 og 41 og internkontrollforskriften 3 til 5. Avviket bygger på følgende: Gran kommune har ikke planer for hvordan samarbeidet fastlege / helsestasjon skal være Det foreligger ingen skriftlig samarbeidsavtale mellom helsestasjon og fastlegene Det er uklart hvem som har ansvar for å henvise videre ved problemstillinger som oppstår når barnet er på helsestasjonen

5 Det blir ikke rutinemessig sendt kopi til fastlege når det henvises videre Fastlege ikke rutinemessig informert om funn som medfører videre tiltak for barnet Det er ikke avklart hvilken rolle fastlege / helsestasjonslege skal ha ved sykdom hos barn som krever videre oppfølging Fastlege er ikke alltid nedtegnet i journalene Kommunens ledelse etterspør / kontrollerer ikke samhandlingspraksis mellom fastlege og helsestasjon Det er ikke gjennomført risikovurdering når det gjelder driften av helsestasjonen, og manglende samhandling mellom fastlege og helsestasjon er derfor ikke fanget opp Avviksmeldesystemet har ikke fanget opp mangelen på samhandling mellom helsestasjon og fastlege Kommentar: Plan for samarbeid mellom helsestasjon og fastlege er viktig for å sikre at barn med spesielle behov for får den oppfølgingen de har krav på. Slik samarbeidet mellom helsestasjon og fastlege nå fungerer, er det fare for at barn med spesielle behov for oppfølging ikke blir fanget opp og at barna ikke for den oppfølging de skal ha. Merknad: Det bør utarbeides rutiner for å sikre lik praksis for journalføring ved helsestasjonen i Gran kommune Merknaden bygger på følgende: Det er ulik praksis for journalføring Det er et avhakingssystem for helseundersøkelser o Lite om funn ved undersøkelsene er skriftliggjort o Ingen kan svare sikkert på at avhaking er en garanti for at helseundersøkelsen faktisk er gjennomført Behov for tolketjeneste er ikke alltid nedtegnet Det er ingen rutine for å sikre lik praksis i journalføringen Det foreligger ingen rutine for journalansvarlig 6. Vurdering av virksomhetens styringssystem Etter helse- og omsorgstjenesteloven 3-1 skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester er i samsvar med krav fastsatt i lov og forskrift. Kommunen skal ved et tilsyn kunne vise hvordan denne plikten blir oppfylt. Plikten til å føre internkontroll medfører et selvstendig ansvar for å sikre at virksomheten blir drevet slik lov og forskrift krever. Det er kommunen som har ansvaret for å ha kontrollrutiner som kan avdekke forhold som ikke er i samsvar med regelverket. Kommunen skal om nødvendig følge opp med endringer som blir fulgt opp av ledelsen. Internkontroll er et hjelpemiddel for å kunne styre systematisk, det vil si et verktøy for ledere. Forskrift om internkontroll beskriver noen nødvendige elementer som må være på plass i alle virksomheter. Hvor omfattande tiltakene skal være må ledelsen vurdere ut i fra virksomhetens størrelse og kompleksitet. Sentralt i dette tilsynet er kommunens styring og kontroll med helsestasjonen, for å sikre at barn i alderen 0 6 år får tilbud om de helsekontrollene som er fastsatt i nasjonale faglege retningsliner, og at barna får et helhetlig helsetilbud. For å forebygge svikt i tjenestene må de ansatte ha nødvendig kompetanse, slik at

6 de kan utføre oppgavene sine. Det følger av internkontrollforskriften at ledelsen må sørge for systemer som fanger opp sårbare områder ved tjenestene, og at nye tiltak blir fulgt opp av ledelsen. Gran kommune har ikke iverksatt nødvendige tiltak for å avdekke, rette opp eller forebygge brudd på helselovgivingen på det undersøkte området. Fylkesmannen viser til at internkontrollen ikke har fanget opp at ulike nivåer i organisasjonen har ulik forståelse av hva et alvorlig avvik er, og det er ulik/uklar forståelse for når avvik skal meldes videre og ikke løses på lavest mulig nivå. Det er derfor ikke iverksatt tiltak for å rette opp uklarhetene. Internkontrollen har ikke fanget opp de beskrevne mangler i samhandlingen mellom helsestasjonslege og fastlege, og tiltak for å rette opp den manglende samhandling er ikke iverksatt. Den som har et ansvar for en virksomhet, har også ansvar for internkontrollen. Selv om ansvaret i prinsippet er lagt til øverste loeder, for eksempel rådmannen i en kommune, vil myndigheten i praksis være delegert til leder av den aktuelle virksomhet når det gjelder den praktiske gjennomføringen av internkontrollen. Internkontrollen synes godt ivaretatt i enhet for helse og omsorg, men hvordan internkontrollen fungerer i praksis blir ikke etterspurt av rådmann / kommunalsjef. 7. Regelverk Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenester m.m. Lov om pasient- og brukerrettigheter Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Lov om helsepersonell Lov om barnevern Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten Forskrift om pasientjournal Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten Forskrift om virksomhetsovergripende pasientjournal i formalisert arbeidsfellesskap 8. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Forprosjekt til mor-barn gruppe, prosjektoppgave Kompetanse- og tjenesteutvikling, eksamensoppgave Organisasjonskart Gran kommune Program for helsestasjonstjenesten Rutine for oppfølging av barn og unge med syke foreldre Rutine for oppfølging av barn med flyktningebakgrunn Samarbeid med folkehelsekoordinator Ressursgruppe for unge mødre Rutine / Prosedyre for: Samarbeid med inntaksteam om spesielle saker

7 Bistand ved amming Utlån av brystpumpe Uønskede hendelser etter vaksinasjon Synsundersøkelse Evaluering av oppfølging på helsestasjonen fra 0 15 måneder Foreldreveiledning Bruk av tolketjeneste Henvisninger i helsesøstertjenesten Vaksinasjon mot hepatitt A og B til barn og unge opp til 25 år Individuell plan Reisevaksinering Håndtering av mindreårige barn som pårørende Introduksjon av nyansatte Samhandling mellom tjenestene Nyfødte barn med nedsatt funksjonsevne Nyinnflyttede barn med nedsatt funksjonsevne eller barn som får en alvorlig skade / sykdom Lederavtale seksjonsleder helsesøster og jordmortjenesten Stillingsbeskrivelser for ansatte i helsesøstertjenesten Foreldreveileder Helsesøster Jordmor Sekretær i helsesøster og jordmortjenesten Helsestasjonslege Oversikt over ansatte i helsestasjonsvirksomheten Overordnet samarbeidsavtale mellom Gran kommune og Sykehuset Innlandet Budsjett- og økonomiplan med overordnede mål perioden Kommuneplanens samfunnsdel Forslag til oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer i Gran kommune Årshjul helse og omsorg Overgangsmøter barnehage- skole Prosedyre for samarbeid med tildelingsenheten Evalueringsskjema for oppfølging på helsestasjonen, etter 15 måneders kontrollen Prosedyre for avvik, vedlagt avviksmeldinger Kompetanse- og rekrutteringsplan Plan for opplæring nyansatte Serviceerklæring for helse- og omsorgstjenesten Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: Møtereferater fra interne møter på helsestasjonen Møtereferater fra kommunale ledermøter 55 pasientjournaler Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Diverse eposter vedrørende praktisk gjennomføring av tilsynet

8 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Kjersti H. Tysland Seksjonsleder X X X Bjørg R. Grindaker Sekretær X X X Tina Kottenhoff Helsesøster X X Gunhild Granseth Helsesøster X X X Reidun L. Hæhre Leder tildelingsenhet X X X Lise H. Bålerud Helsesøster X X X Jorun E. Haukeli Seksjonsleder helsestasjon X X X Gitte Korvann Helse- og omsorgsleder X X X Are Løken Kommuneoverlege X X Else E. Mathisen Forledreveileder X Merete F. Moen X X Kristin M. Sæther Helsesøster X Dag Krisitan Prestkværn Helsestasjonslege Sidsel Laderud Berge Helsestasjonslege X Camilla Brunsberg Fysioterapeut X X Fra tilsynsmyndighetene deltok: Randi Marthe Graedler, revisor Jens Fløtre, revisor Jens Christian Bechensten, revisjonsleder