MØTEINNKALLING. Møte i kontrollutvalget torsdag 7. april 2016

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: KONTROLLUTVALGET Møtested: Lenvik rådhus, Møterom 4 (4.etg) Møtedato: Tid: 09:00-00:00 Møte i kontrollutvalget torsdag 7. april 2016 Innkalling og saksdokumenter del I og del II er lagt som vedlegg til dette dokument. Lenvik rådhus, Finnsnes, Inger Johansen (s) seniorrådgiver

2 Sak / Saksbehandler: Judith Lorentsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 16/361 Saksdokumenter til kontrollutvalget møte 7.april 2016 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Kontrollutvalget Innkalling og saksdokumenter til Kontrollutvalgets møte 7. april 2016 ligger som vedlegg til dette dokument. Side 2 av 2

3 MØTEINNKALLING Utvalg: KONTROLLUTVALGET Møtested: Lenvik rådhus, Møterom 4 (4.etg) Møtedato: Tid: 09:00-00:00 Møte i kontrollutvalget torsdag 7. april 2016 Innkalling og saksdokumenter del I og del II er lagt som vedlegg til dette dokument. Lenvik rådhus, Finnsnes, Inger Johansen (s) seniorrådgiver

4 Sak / Saksbehandler: Judith Lorentsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 16/361 Saksdokumenter til kontrollutvalget møte 7.april 2016 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Kontrollutvalget Innkalling og saksdokumenter til Kontrollutvalgets møte 7. april 2016 ligger som vedlegg til dette dokument. Side 2 av 2

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67 FORVALTNINGSREVISJON Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid Lenvik kommune Rapport 2016

68

69 Forord På grunnlag av bestilling fra kontrollutvalget i Lenvik kommune har KomRev NORD gjennomført forvaltningsrevisjon av kommunens personalforvaltning i helse- og omsorg med fokus på uønsket deltid. Kontrollutvalgets plikt til å påse at forvaltningsrevisjon gjennomføres, følger av lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr. 4. Ifølge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. (revisjonsforskriften) 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Før igangsetting av forvaltningsrevisjonsprosjektet har revisjonen vurdert egen uavhengighet overfor Lenvik kommune, jf, kommuneloven 79 og revisjonsforskriften 6. Vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. KomRev Nord og Lenvik kommune v/kommunalsjef for helse og omsorg gjennomførte oppstartsmøte den Vi har opplevd samarbeidet og dialogen med de involverte ansatte i Lenvik kommune som konstruktiv, og benytter anledningen til å takke for samarbeidet. Finnsnes, Knut Teppan Vik Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Truls Siri Prosjektleder, forvaltningsrevisor Tone Steffensen Ansvarlig for kvalitetssikring

70 Sammendrag I denne forvaltningsrevisjonen har vi undersøkt om Lenvik kommune etterlever arbeidsmiljølovens bestemmelse vedr. drøfting av bruk av deltidsstillinger og fortrinnsrett for deltidsansatte, samt om kommunen følger sine retningslinjer for redusert bruk av uønsket deltid. I tillegg har vi kartlagt omfanget av uønsket deltid blant de ansatte i pleie og omsorg og hvilke tiltak som er satt i verk for å redusere forekomsten av uønsket deltid. Kartlegging av omfanget av uønsket deltid gjort av Lenvik kommune høsten 2012, viste at 85 deltidsansatte ved DMS, hjemmetjenesten (inkl. psykiatri), PU-tjenesten og sykehjem var registrert med uønsket deltid. I den forbindelse ble Personalbasen med retningslinjer opprettet. Ved utgangen av 2015 var det 57 deltidsansatte registrert med uønsket deltid fra de nevnte virksomhetene i Personalbasen. Revisjonens spørreundersøkelse viste, til tross for en svarprosent på 46, at 73 deltidsansatte ønsket større stilling og at de oppgir å ha meldt dette videre. En rekke tiltak er iverksatt for å redusere forekomsten av uønsket deltid i pleie- og omsorgstjenesten og generelt i Lenvik kommune. Sentralt her er opprettelsen av Personalbasen og retningslinjene for redusert bruk av uønsket deltid. Kommunens rutinebeskrivelse ved tilsetting og tilsettingsreglement inneholder rutiner for å ivareta deltidsansattes muligheter og rett til utvidelse av stilling. Resultatene fra revisjonens spørreundersøkelse indikerer at kjennskapen som de deltidsansatte i pleie og omsorgstjenesten har til Personalbasen, kan bli bedre. Likeså tyder spørreundersøkelsens resultater på at det foreligger et forbedringsbehov når det gjelder ledernes kunnskaper om Personalbasen. Revisors vurdering er at kommunen ikke oppfyller det utledede kriteriet om at kommunen minst én gang per år skal drøfte bruken av deltid med de tillitsvalgte. Vår undersøkelse viser at Lenvik kommune har faste møter med de hovedtillitsvalgte fire ganger i året, men drøfting om bruk av deltid har ikke vært fast tema eller gjennomført i henhold til lov og forarbeid. Videre er det revisors vurdering at kommunen i hovedsak oppfyller kriteriet om at før eventuell utlysning så skal leder vurdere utvidelse av deltidsstillinger. Kriteriet om at deltidsansatte som er registrert i Personalbasen skal tilbys utvidelse av sin stilling såfremt vedkommende er kvalifisert og skikket for stillingen vurderer revisor som ikke fullt ut oppfylt. Vår undersøkelse tyder på at ordningen med Personalbasen fungerer, men at noen stillinger har vært utlyst uten å ha vært innmeldt i basen eller til personal- og utviklingsenheten. Resultatene fra spørreundersøkelsen viste at nesten alle lederne vurderer om deltidsansatte kan få utvidet stilling når det er ledig stilling ved virksomheten. I tillegg viste resultatene at flere deltidsansatte har fått utvidet stilling som alternativ til utlysning. Personalbasemøter gjennomføres ukentlig, og revisor vurderer at Lenvik kommune oppfyller det utledede kriteriet om at kommunen skal ha ukentlige møter for å drøfte hvorvidt det foreligger tilmeldte i Personalbasen som skal vurderes ut fra bestemmelsene om fortrinnsrett. Vår konklusjon er at pleie- og omsorgstjenesten i Lenvik kommune ikke etterlever alle revisjonskriteriene utledet fra krav i lov, avtaleverk og lokale retningslinjer når det gjelder bruk av deltid og reduksjon av uønsket deltid. Vi anbefaler at kommunen følger sin plikt til minst en gang i året å drøfte bruken av deltid med de tillitsvalgte samt at kommunen bør sikre at Personalbasen med retningslinjer og retningslinjer for uønsket bruk av deltid blir fulgt opp og gjøres kjent for ansatte og ledere i kommunen.

71 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER Problemstillinger Revisjonskriterier METODE, DATAMATERIALE OG AVGRENSING Metode og datamateriale Gyldighet og pålitelighet HELSE OG OMSORG UØNSKET DELTID Deltid ønsket eller uønsket? Omfanget av uønsket deltid Tiltak Oppsummering OPPFØLGING AV LOV OG LOKALE RETNINGLINJER Drøfting med tillitsvalgte Personalbasen og fortrinnsrett Personalbasemøter Konklusjon OPPSUMMERING OG KONKLUSJON HØRING ANBEFALINGER REFERANSER VEDLEGG... 28

72

73 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid 1 INNLEDNING Kontrollutvalget i Lenvik kommune vedtok i sak 13/15 å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor personalforvaltning i pleie og omsorg med fokus på bruk av deltidsstillinger og uønsket deltid. Bestillingen av prosjektet er gjort med bakgrunn i drøftinger gjort i kontrollutvalgets saker 4/15 og 13/15, om aktuelle temaer for forvaltningsrevisjon av Lenvik kommunes personalforvaltning. Formålet med prosjektet er å undersøke om Lenvik kommune etterlever arbeidsmiljølovens bestemmelse vedr. drøfting av bruk av deltidsstillinger og fortrinnsrett for deltidsansatte samt om kommunen følger sine retningslinjer for redusert bruk av uønsket deltid. I tillegg er formålet å få kartlagt uønsket deltid blant de ansatte i pleie og omsorg og hvilke tiltak som er satt i verk for å redusere forekomsten av uønsket deltid. 2 PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 2.1 Problemstillinger På bakgrunn av kontrollutvalgets bestilling har vi utarbeidet følgende problemstillinger: 1. Hvor stort er omfanget av uønsket deltid i pleie- og omsorgstjenesten og hvilke tiltak er satt i verk for å redusere forekomsten av uønsket deltid? 2. Etterlever pleie- og omsorgstjenesten i Lenvik kommune krav i lov og lokale retningslinjer når det gjelder bruk av deltid og reduksjon av uønsket deltid? 2.2 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er krav, normer og/eller standarder som kommunens praksis på det reviderte området skal vurderes i forhold til. Problemstilling 1 er deskriptivt formulert som betyr at den besvares som rene beskrivelser av kartlagte fakta. For denne problemstillingen som ikke er normativ, er det ikke relevant å utlede revisjonskriterier. Det følger av gjeldende standard at revisjonen ikke kan gjøre vurderinger uten revisjonskriterier. Vi gjør derfor ingen vurderinger eller konklusjoner på grunnlag av funnene i tilknytning til problemstilling 1. Vi analyserer og drøfter imidlertid data, og lager oppsummeringer av disse. Når det gjelder problemstilling 2 er følgende kilder brukt som grunnlag for vår utledning av revisjonskriterier: Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven/aml) LOV Prop.83 L ( ) Endringer i arbeidsmiljøloven mv. (søksmålsrett for fagforeninger mv., overtredelsesgebyr og ufrivillig deltid) Ot.prp.nr.49 ( ) Om lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) Hovedtariffavtalen KS Retningslinjer for redusert bruk av uønsket deltid, Lenvik kommune Side: 2

74 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid Tilsettingsreglement, Lenvik kommune Retningslinjer for personalbasen, Lenvik kommune Drøftingsplikt Det følger av arbeidsmiljøloven 14-1 bokstav a at arbeidsgiver er pliktig til å drøfte bruken av deltid med de tillitsvalgte. Av forarbeidene 1 fremgår det at bestemmelsen innebærer at arbeidsgiver, i dette tilfellet Lenvik kommune, minst en gang per år må drøfte virksomhetens bruk av deltidsstillinger med arbeidstakernes tillitsvalgte. Drøftingene kan foretas oftere dersom partene er enige om det, eller dersom en slik plikt følger av avtale eller annet regelverk. Bestemmelsen forutsetter videre at arbeidsgiver gir tilstrekkelig informasjon og legger fram nødvendig dokumentasjon over virksomhetens deltidsbruk, slik at partene settes i stand til å gjennomføre en reell drøfting av virksomhetens bruk av deltid. De tillitsvalgte skal gis tid til å sette seg inn i saken, foreta en passende undersøkelse, vurdere saken og forberede drøftingen. På bakgrunn av foranstående utleder vi følgende revisjonskriterium som omhandler kommunens drøftingsplikt: Lenvik kommune skal minst én gang per år drøfte bruken av deltid med de tillitsvalgte Fortrinnsrett/Personalbasen Fortrinnsretten er den viktigste lovregulering av deltidsansattes mulighet til å kreve utvidelse av stillingen. Av arbeidsmiljøloven 14-3 første ledd fremgår det at deltidsansatte har fortrinnsrett til utvidet stilling fremfor at arbeidsgiver foretar ny ansettelse i virksomheten. Lovbestemmelsen gir ikke deltidsansatte adgang til å velge å utvide sin eksisterende stillingsbrøk ut fra egne preferanser. Forarbeidene 2 redegjør nærmere for at deltidsansatt som gjør fortrinnsrett gjeldende, må ta hele den utlyste/ledige stillingen. Bestemmelsen er likevel ikke til hinder for at partene kan avtale løsninger som innebærer at den ledige stillingen blir besatt delvis av en fortrinnsberettiget deltidsansatt. Det står videre i andre ledd at fortrinnsretten er betinget av at arbeidstaker er kvalifisert for stillingen og at utøvelse av fortrinnsretten ikke vil innebære vesentlige ulemper for virksomheten. Forarbeidene 3 redegjør nærmere for hva som skal til for at det foreligger «vesentlig ulempe». I «vesentlig ulempe» ligger blant annet at den deltidsansatte som gjør fortrinnsrett gjeldende ikke kan velge seg deler av en ledig stilling, men vedkommende er nødt til å akseptere hele den utlyste stillingen. Dersom den utlyste stilling kun er en mindre stillingsbrøk, og denne kan kombineres med den stillingsandel vedkommende har, kan vedkommende utøve fortrinnsrett. Det kan være nødvendig for virksomheten å ansette flere personer, for eksempel til helgearbeid for å unngå å komme i konflikt med lovens bestemmelser om ukentlig hvile. Videre kan det tenkes at fortrinnsretten kan føre til ulemper for de øvrige arbeidstakerne, for eksempel i form av at disse får et betydelig innslag av arbeid på ubekvemme tidspunkter (natt- eller søndagsarbeid), fordi utøvelse av fortrinnsretten ville føre til at det er færre personer å dele arbeidet på. I slike tilfeller kan det være relevant for arbeidsgiver å påberope seg at fortrinnsretten fører til vesentlig ulempe. Vi finner igjen arbeidsmiljølovens bestemmelser om fortrinnsrett og drøftingsplikt i Hovedtariffavtalen (HTA) for KS I kapittel står følgende: «Det skal som hovedregel tilsettes i full stilling. Unntak drøftes med de tillitsvalgte med mindre det er åpenbart unødvendig. Ved ledighet foretas en gjennomgang av arbeidsplaner og oppgavefordeling for å 1 Prop.83 L ( ) Endringer i arbeidsmiljøloven mv. (søksmålsrett for fagforeninger mv., overtredelsesgebyr og ufrivillig deltid) 2 Ot.prp.nr.49 ( ) Om lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) 3 Ot.prp.nr.49 ( ) Side: 3

75 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid vurdere sammenslåing av deltidsstillinger. Ved ledig stilling skal deltidstilsatte ved intern utlysning i kommunen/virksomheten tilbys utvidelse av sitt arbeidsforhold inntil hel stilling, dersom vedkommende er kvalifisert for stillingen. Arbeidsgiver skal informere og drøfte prinsippene for bruk av deltidsstillinger med de tillitsvalgte minst én gang i året. Det skal utarbeides retningslinjer med formål om å øke antall heltidstilsatte». For å ivareta kravene i HTA og arbeidsmiljøloven utarbeidet Lenvik kommune lokale Retningslinjer for redusert bruk av uønsket deltid 4, samt tok i bruk Personalbasen fra Personalbasen skal inneholde samlet oversikt over tre grupper ansatte som kan ha fortrinnsrett ved ledige stillinger i organisasjonen og som skal vurderes før eventuell utlysning av stillinger offentlig eller internt. Dette gjelder ansatte som er fortrinnsberettiget ut fra følgende rangering: 1. Ansatte som har bedt om omplassering som følge av helsemessige årsaker. 2. Ansatte som har blitt overtallige og som ikke er omplassert i ny fast stilling. 3. Ansatte som har uønsket deltid. Av retningslinjene fremgår det at innmelding til Personalbasen skal skje ved at den ansatte som ønsker økt/endret stillingsprosent må melde dette på eget skjema til Personal- og organisasjonsenheten 5 med kopi til leder. Bestemmelsene fra arbeidsmiljøloven og HTA vi har redegjort for ovenfor, finner vi innarbeidet i retningslinjene, og blant annet står det under leders ansvar: «Før stillinger lyses ut undersøkes det om det er kvalifiserte ansatte på andre enheter som ønsker å øke sin stilling. Dette gjøres ved å kontakte Personal og organisasjonsenheten, som har oversikt over Personalbasen.... Leder må benytte HTA bestemmelser i aktivt ved vurdering av ledige stillinger. Ved ledighet vurderes muligheten for sammenslåing av deltidsstillinger». I Lenvik kommunes Tilsettingsreglement finner vi igjen bestemmelsen om fortrinnsrett. «Ved ledig stilling skal deltidstilsatte ved intern utlysning tilbys utvidelse av sitt arbeidsforhold inntil hel stilling, dersom vedkommende er kvalifisert og skikket for stillingen». Videre har Lenvik kommune utarbeidet egne retningslinjer for Personalbasen, og der er det i pkt. 2 satt føringer for vurderinger kommunen må gjøre ved ledig stilling: «Ved ledighet i organisasjonen skal de som er tilmeldt personalbasen vurderes før eventuell utlysning». På bakgrunn av foranstående utleder vi følgende revisjonskriterium: Før eventuell utlysning gjøres skal: leder vurdere utvidelse av deltidsstillinger deltidsansatte som er registrert i Personalbasen tilbys utvidelse av sin stilling såfremt vedkommende er kvalifisert og skikket for stillingen Personalbasemøter I Retningslinjer for Personalbasen fremgår det i pkt. 6 nærmere redegjørelse for saksbehandlingen i forbindelse med fortrinnsrett: «Hovedtillitsvalgte velger to representanter som skal møte fast i eget utvalg vedrørende Personalbasen. Fra Personal- og organisasjonsenheten møter personalsjef og rådgiver. Utvalget møtes ukentlig, til fast tidspunkt for å drøfte hvorvidt det foreligger tilmeldte i 4 Retningslinjer for redusert bruk av uønsket deltid. Vedtatt i kommunestyret , Lenvik kommune 5 Skiftet navn til Personal- og utviklingsenheten januar 2015 Side: 4

76 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid Personalbasen som skal vurderes ut fra bestemmelsene om fortrinnsrett. Ved behov innkalles aktuell leder til dette møtet». Av foranstående utleder vi som revisjonskriterium at: Lenvik kommune skal ha ukentlige møter for å drøfte hvorvidt det foreligger tilmeldte i Personalbasen som skal vurderes ut fra bestemmelsene om fortrinnsrett. Revisjonskriteriene vi har utledet, oppgis i tekstboks innledningsvis i kapitlene de brukes i. Side: 5

77 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid 3 METODE, DATAMATERIALE OG AVGRENSING Forvaltningsrevisjonsprosjektet er gjennomført i henhold til gjeldende standard for forvaltningsrevisjon 6. I det følgende beskriver og drøfter vi hvordan vi har gått frem i vår undersøkelse av de to problemstillingene for prosjektet. Vi drøfter også dataenes gyldighet og pålitelighet, som vil si henholdsvis om dataene vi har samlet inn i undersøkelsen utgjør et relevant og tilstrekkelig grunnlag for å vurdere den reviderte virksomheten opp imot revisjonskriteriene og problemstillingene og at dataene skal være mest mulig nøyaktige. Revisjonens undersøkelse er avgrenset til de konkrete problemstillingene som gjelder for dette forvaltningsrevisjonsprosjektet. Det vil si at vår undersøkelse ikke gjelder hele helse- og omsorgstjenesten, men vi har gjort et utvalg av virksomheter på bakgrunn av kontrollutvalgets bestilling som gjaldt kommunens pleie- og omsorgstjeneste. Disse virksomhetene er sykehjemstjenesten, hjemmetjenesten, psykisk helsetjeneste, tjenesten for utviklingshemmede samt korttidsavdelingen ved Distriktsmedisinsk senter. Våre undersøkelser og vurderinger gjelder perioden fra 2014 da Personalbasen ble satt i drift og fram til dagens dato. 3.1 Metode og datamateriale For å besvare problemstillingene i denne undersøkelsen, har vi basert oss på intervju, dokumentanalyse og spørreundersøkelser. Vi har intervjuet kommunalsjef for helse og omsorg samt fått muntlige opplysninger fra personalrådgiver i forbindelse med demonstrasjon av Personalbasen. I tillegg er opplysninger innhentet skriftlig fra kommunalsjef, hovedtillitsvalgt for Fagforbundet og personalrådgiver. Intervju og muntlige opplysninger er verifiserte. Skriftlig dokumentasjon vi har analysert og lagt til grunn i revisors funn, er kommunale dokumenter som referater fra drøftingsmøter, økonomiplan, rutinebeskrivelser, retningslinjer og reglement. Vi gjennomførte to spørreundersøkelser som er laget i det internettbaserte programmet QuestBack. Undersøkelsen ble publisert til samtlige deltidsansatte (295 mulige respondenter) og til virksomhetsog fagledere (20 mulige respondenter) i de kommunale virksomhetene i pleie- og omsorg. I de to spørreundersøkelsene stilte vi disse to gruppene en rekke spørsmål som blant annet gjaldt deltid og uønsket deltid, informasjon og kunnskaper om Personalbasen. Blant virksomhets- og faglederne var det en svarprosent på 75 som vi anser som god. Blant de deltidsansatte var det en svarprosent på 46 som er lavt, men vi velger allikevel å publisere resultatene da vi anser funnene blant de som har svart som interessante for denne undersøkelsen. 3.2 Gyldighet og pålitelighet Revisor vurderer informasjonen innsamlet i spørreundersøkelsen som relevante data fordi den kommer fra den viktigste informantkilden som er deltidsansatte og ledere i pleie og omsorg. Likeså betrakter vi øvrig skriftlig dokumentasjon vi har analysert og lagt til grunn som revisors funn i rapporten (f.eks. kommunale retningslinjer og rutinebeskrivelser) samt muntlige og skriftlige opplysninger fra kommunalsjef og personalrådgiver som relevante for problemstillingene og utledete revisjonskriterier. Opplysninger gitt av Fagforbundets hovedtillitsvalgt anser vi også som relevante fordi vedkommende er deltaker i både drøftingsmøter og personalbasemøter, samt at Fagforbundet er den fagforeningen med flest medlemmer blant de ansatte i pleie- og omsorg. 6 RSK 001Standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges kommunerevisorforbund sitt styre 1. februar 2011 Side: 6

78 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid Høy svarprosent på den ene spørreundersøkelsen, relevant informasjon fra skriftlige dokumenter og fra kommunalsjef og personalrådgiver, gjør at vi anser det innsamlede datamaterialet som tilstrekkelig. Selv om svarprosenten blant deltidsansatte var lav (46), anser vi likevel resultatene fra spørreundersøkelsen som en indikasjon på hvordan informasjon og kunnskapene om Personalbasen er. Vi tillegger ikke resultatene fra spørreundersøkelsene representasjonskraft utover de av deltidsansatte og lederne som besvarte spørreundersøkelsene. Revisor finner ingen uoverensstemmelser mellom de ulike delene av datamaterialet, og vi vurderer derfor dataenes pålitelighet som god. Påliteligheten og gyldigheten i det presenterte datamaterialet er også søkt sikret gjennom revisjonens interne kvalitetssystem. Side: 7

79 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid 4 HELSE OG OMSORG Figur 1 viser Lenvik kommunes organisasjonskart. Kommunen er bygd opp rundt to nivåer som er strategisk ledelse samt virksomheter og støtte- og stabsfunksjoner. Figur 1: Organisasjonskart for Lenvik kommune Kilde: Lenvik kommune Side: 8

80 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid Helse- og omsorgstjenesten i Lenvik kommune ledes av kommunalsjef for helse og omsorg og omfatter følgende virksomhetsområder: Hjemmetjenesten som inngår i denne undersøkelsen, består av fire avdelinger; Sentrum øst, Sentrum vest, Gibostad og Rossfjord. Rossfjord har felles ledelse med Rossfjord sykehjem, og er underlagt sykehjemstjenesten. Pr var det totalt 84,42 årsverk i hjemmetjenesten. Psykisk helsetjeneste som inngår i undersøkelsen, består av tre avdelinger, Finnsnes Dagsenter, Fristad Boenhet og Utetjenesten samt to tiltak som er Kafe Pluss og Miljøbasen. Pr var det totalt 25,02 årsverk i Psykisk helsetjeneste. Tjenesten for utviklingshemmede (TFU), inngår i undersøkelsen og omfatter avlastning, boenheter, dagtilbud og arbeidstilbud. TFU består av Bjørklia barnebolig, Busletta boenhet, Hamnaveien boenhet, Vardnsesveien boenhet, Naustveien boenhet, Sandviklia boenhet, Seljebergan boenhet, Liaveien avlastning og Bakkely arbeidssenter. Pr var det totalt 61,69 årsverk i TFU. Sykehjemstjenesten inngår i undersøkelsen og består av Finnsnes omsorgssenter og Rossfjord sykehjem som tilsammen har 110 plasser og 111,93 årsverk pr Helse- og rehabiliteringstjenesten består av Senjalegen, Samfunnsmedisin for Lenvik, Berg, Torsken, Tranøy, Sørreisa og Dyrøy, Finnsnes interkommunale legevakt, Fysioterapitjenesten, Helsesøstertjenesten og Psykososialt kriseteam. Virksomheten hadde 64,36 årsverk pr Distriktsmedisinsk senter (DMS) består av Korttidsavdelingen 7 som inngår i undersøkelsen, Spesialisthelsetjenester 8 og Intermediær avdeling. Pr var det 53,12 årsverk ved DMS. Tildelingsenheten er instans for kommunens innbyggere som har behov for helse- og omsorgstjenester. Enheten behandler søknader om sykehjem, avlastning, korttidsopphold DMS, bolig, hjemmesykepleie, praktisk bistand og opplæring, matombringing, trygghetsalarm, brukerstyrt personlig assisten, omsorgslønn, avlastning for barn TFU og støttekontakt. I tillegg koordinerer enheten helse-, rehabilitering-, og omsorgstjenester og hadde 5 årsverk pr Senter for læring og integrering (SLI) består av Flyktningetjenesten og Voksenopplæringa og pr var det 28,6 ved SLI. Barneverntjenesten i Lenvik inngår i og er vertskommune for interkommunal barneverntjenesten for Berg, Torsken og Tranøy kommune. Pr var det 16 årsverk tilhørende Lenvik barneverntjeneste. NAV - kommunale tjenester i NAV Lenvik - omfatter tiltak som økonomisk sosialhjelp, oppfølging råd og veiledning. Pr var det 8 årsverk ved NAV plasser for pasienter som trenger behandling før, istedenfor og etter sykehusbehandling (utskrivningsklare pasienter/medisinsk etterbehandling, rehabilitering, akuttbehandling/observasjon og terminalpleie) 8 Områdegeriatrisk avdeling, Fødestua, Dialyse, Hus/lysbehandling, poliklinikker Side: 9

81 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid 5 UØNSKET DELTID Hvor stort er omfanget av uønsket deltid i pleie- og omsorgstjenesten og hvilke tiltak er satt i verk for å redusere forekomsten av uønsket deltid 5.1 Deltid ønsket eller uønsket? Lenvik kommune har i sine retningslinjer for redusert bruk av uønsket deltid definert hva uønsket deltid er: «Uønsket deltid er når en ansatt har stilling under 100%, og har meldt fra til nærmeste leder om at han/hun ønsker økning i sin stillingsprosent». Samtidig er det kjent at det er ansatte i deltidsstillinger som ikke ønsker å øke sin stillingsprosent, noe vi kan definere som ønsket deltid. I rapporten «Heltid-deltid en kunnskapsstatus» utgitt av Fafo 9 i 2013, er det forsøkt å skille mellom ulike kategorier av ønsket eller uønsket deltid. I figur 2 nedenfor er kategoriene mot venstre betegnelse av uønsket deltid, jo lengre mot høyre jo mer blir deltiden ønsket. Helt til venstre er de undersysselsatte 10, de som definitivt ønsker større stilling. Helt til høyre finner vi de ansatte som jobber deltid ut fra egne valg. I Fafo-rapporten presenteres gruppene i midten som vanskeligere å plassere. Gruppene her beskrives som de ansatte som i undersøkelser oppgir at de har ønsket stillingsstørrelse, men som nok ville jobbet mer om det var blitt lagt bedre til rette for dem. Arbeidstakere i de ulike kategoriene har som det fremgår av figur 2, ulik motivasjon for å øke stillingen. Fafo-rapporten redegjør for at det derfor er viktig at en lokalt får klarlagt i hvilken kategori hver enkelt ansatt befinner seg (Fafo 2013). Figur 2: Kategorisering av ønsket eller uønsket deltid Kilde: Fafo-rapport «Heltid-deltid en kunnskapsstatus», Forskningsstiftelsen Fafo er et av Norges største miljøer for anvendt samfunnsforskning, og utfører oppdragsforskning nasjonalt og internasjonalt. 10 Undersysselsatte er etter SSBs definisjon «Deltidssysselsatte personer som har forsøkt å få lengre avtalt arbeidstid og som kan starte med økt avtalt arbeidstid innen en måned». Side: 10

82 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid QuestBack-spørreundersøkelse Av diagram 1 fremgår at over halvparten av de som har svart på spørreundersøkelsen, jobber innafor hjemme- og sykehjemstjenesten. Diagram 1: Ved hvilken virksomhet jobber du? (N=137) 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 15% DMS (Distriktsmedisinsk senter) 31% Hjemmetjenesten 7% Psykisk helsetjeneste 30% 18% Sykehjemstjenesten TFU (Tjenesten for utviklingshemmede) Kilde: QuestBack/KomRev NORD Ser vi nærmere på hvor stor stillingsprosent de som har svart på undersøkelsen har, så viser diagram 2 nedenfor at over halvparten har mellom 61 og 99 % stilling. Vi ser videre at det er færrest respondenter med lav stillingsprosent (under 21 %) og økende andel respondenter jo høyere stillingsprosentintervallet er. Diagram 2: Hvor stor stillingsprosent har du? (N=137) 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 26% 28% 21% 12% 14% Under 21 % % % % % Kilde: QuestBack/KomRev NORD Arbeidstakeres begrunnelser for å jobbe deltid er sammensatte. Det er på landsbasis gjort flere kvantitative og kvalitative undersøkelser om dette. I en undersøkelse fra 2009 (Moland 2009) ble et utvalg av Fagforbundets medlemmer spurt om årsaker til at de jobbet deltid, og den største andelen (40 %) svarte at det var fordi de ønsket både jobbe og ha fri. Om lag 30 % svarte at de ikke hadde Side: 11

83 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid fått tilbud om full stilling. I Moland og Bråthen (2012) er det trukket inn flere undersøkelser. Her fremgår det også at den største andelen av de deltidsansatte i kommunesektoren oppgir at de jobber redusert for å få mer fritid. 11 Respondentene i vår undersøkelse fikk spørsmål om hvorfor de jobber deltid, og her kunne de velge flere svaralternativer. Resultatene i tabell 1 nedenfor, at de fleste (61 %) har oppgitt at de jobber deltid fordi de ikke har fått tilbud om full stilling. Den høye svarprosenten på dette svaralternativet må sees i sammenheng med at innenfor pleie og omsorg er det mange deltidsstillinger, blant annet for å få turnuser til å gå opp, og av den grunn er det vanskelig å tilby full stilling. Altså kan det være at respondenter som har valgt dette svaralternativet har konstatert at de ikke har fått tilbud om full stilling, men at årsaken i større grad kan være noen av de øvrige svaralternativene. Videre så er det 20 % av respondentene som har oppgitt at de jobber deltid fordi de liker å jobbe og ha noe fri, mens 12 % har oppgitt at de jobber deltid fordi de ønsker å kombinere deltid med ekstravakter. Vi må imidlertid ta forbehold om at resultatet kunne sett annerledes ut med høyere svarprosent på spørreundersøkelsen. Tabell 1: Hvorfor jobber du deltid? (N=137) Begrunnelser for å jobbe deltid Prosent Har tatt ut delvis AFP 0 % Omsorgsforpliktelser for eldre/syke 1 % God familieøkonomi, trenger ikke jobbe mer 4 % Dårlig helse 4 % Omsorgsforpliktelser for barn 7 % Jobben er for slitsom å jobbe fullt 9 % Annet 9 % Delvis ufør 10 % Har utdanning ved siden av 11 % Ønsker å kombinere deltidsstilling med ekstravakter 12 % Liker å både jobbe og ha noe fri 20 % Har ikke fått tilbud om full stilling 61 % Kilde: QuestBack/KomRev NORD Personalrådgiver opplyste til revisor at per januar 2016 var det 35 deltidsansatte, noe som tilsvarer 40 % av de som var registrert i Personalbasen i hele kommunen, som ikke ønsker 100 % stilling. Dette indikerer at det er relativt stor andel med ønsket deltid blant kommunens deltidsansatte. 5.2 Omfanget av uønsket deltid Revisors funn Kartlegging høst 2012 Kommunalsjef for helse og omsorg opplyste til revisor at høsten 2012 gjennomførte Lenvik kommune en kartlegging av omfanget av uønsket deltid blant kommunens ansatte med deltidsstillinger. Revisor har mottatt oppsummeringsnotat fra kartleggingen, og resultatene viste at det var 125 faste deltidsansatte som hadde meldt uønsket deltid. Av disse var det 85 som var ansatt ved DMS, hjemmetjenesten (inkl. psykiatri), PU-tjenesten og sykehjem. 11 Fafo-rapport 2013:27 Side: 12

84 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid Personalbasen Nedenfor er et utklipp fra Personalbasen som viser oversikt over antall fast ansatte i Lenvik kommune med uønsket deltid per tjenestested i uke 51 i Kolonnene angir ulike stillingstyper der revisor har slettet beskrivelsene av stillingstyper for å anonymisere tabellen. Den viser at det var 57 deltidsansatte registrert med uønsket deltid i virksomhetene som inngår i denne undersøkelsen. Sammenlignet med kartleggingen fra høsten 2012, så er det en reduksjon på 33 %. Utklipp 1: Utklipp fra Personalbasen uke , antall uønsket deltid pr tjenestested Kilde: Personal- og utviklingsenheten, Lenvik kommune QuestBack-spørreundersøkelse I tabell 3 har vi sammenstilt enkelte av resultatene fra spørreundersøkelsen. Resultatene viser at det er 90 deltidsansatte av de som har svart på undersøkelsen, som ønsker større stilling, og av disse er det 73 som de siste to årene har meldt om at de ønsker større stilling. Tabell 3: Sammenstilling av resultater fra spørreundersøkelsen Antall Ønsker større stilling Meldt om større stilling siste to årene Fått tilbud om større stilling siste to årene Takket ja til større stilling For tiden registrert i Personalbasen Kilde: QuestBack/KomRev NORD respondenter 90 (N=137) 73 (N=90) 28 (N=73) 27 (N=28) 28 (N=72) Side: 13

85 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid De fleste av disse respondentene oppgir i fritekstkommentar i undersøkelsen at de muntlig har meldt ønske om større stilling til sin nærmeste leder. Et mindretall oppgir å ha meldt ønske om større stilling skriftlig, via sin tillitsvalgt og via Personalbasen. Det fremgår av retningslinjene for redusert bruk av uønsket deltid at den ansatte selv har ansvar for å melde skriftlig ved ønske om økt/endret stillingsprosent. Videre har den ansatte ansvar for å melde fra om en ikke lengre ønsker å være registrert eller hvis det er endringer som bør registreres i basen. Personal- og utviklingsenheten er av den oppfatning at de ansatte i tillegg til å være registrert i Personalbasen bør være aktiv å søke på aktuelle stillinger. Av de 73 deltidsansatte som har meldt ønske om større stilling, er det 28 som har fått tilbud på større stilling og 27 som takket ja til tilbudet. Selv om svarprosenten på spørreundersøkelsen var i underkant av 50, så var det 73 deltidsansatte som har oppgitt å ha meldt videre at de ønsker større stilling. Dette tilsvarer rundt 25 % av antall mulige respondenter. Når vi videre ser at det er 28 deltidsansatte som for tiden er registrert i Personalbasen, så er det naturlig å stille spørsmål ved om ordningen med Personalbasen og rutinene for å registrere seg der er kjent for alle deltidsansatte. Informasjon og kunnskap om Personalbasen omtaler vi i neste delkapittel. 5.3 Tiltak Personalbasen og retningslinjer for redusert bruk av uønsket deltid Opprettelsen av Personalbasen og utarbeidelsen av retningslinjer for redusert bruk av uønsket deltid trekkes frem av både tillitsvalgte og Personal- og utviklingsenheten som de viktigste tiltakene for å redusere forekomsten av uønsket deltid. Personalbasen ble høsten 2015 gjort om til en digital database. Tidligere var basen i papirformat fordelt på tre permer. Den nye digitale versjonen er utarbeidet ved Personal- og utviklingssenheten og viser til enhver tid (oppdateres ukentlig) hvor mange ansatte ved de ulike virksomhetene i Lenvik kommune som er registrert med søknad om omplassering, overtallighet eller uønsket deltid. Revisor har av personalrådgiver fått demonstrert hvordan Personalbasen fungerer. Personalbasen ble for ledere tilgjengelig i personalhåndboka på Kista 12 i oktober Her ligger også Retningslinjer for redusert bruk av uønsket deltid, Retningslinjer for Personalbasen samt skjema for registrering i Personalbasen, se utklipp 2 nedenfor. Disse retningslinjene og skjemaet ligger for øvrig som vedlegg til denne rapporten. Utklipp 2: Utklipp fra personalhåndboka på Kista, Lenvik kommunes intranettsider Kilde: Personal- og utviklingsenheten, Lenvik kommune 12 Kista er Lenvik kommunes intranett sider som alle ansatte i kommunen har tilgang til Side: 14

86 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid Som nevnt i kapittel 2.2, fremgår det av Retningslinjer for Personalbasen at det skal gjennomføres ukentlige møter for å drøfte hvorvidt det foreligger tilmeldte i Personalbasen som skal vurderes ut fra bestemmelsene om fortrinnsrett. Deltagere på møtene er Fagforbundets to hovedtillitsvalgte som er valgt av de andre forbundene til å representere dem i drøftingene, personal- og utviklingssjef og personalrådgiver. Rutinebeskrivelse ved tilsetting Lenvik kommune har i Rutinebeskrivelse ved tilsetting pkt. 1 beskrivelser for hvilke vurderinger som må gjøres før ledig stilling lyses ut. Utklipp 3 nedenfor er hentet fra rutinebeskrivelsen. Den viser at før en eventuell utlysning så skal alle ledige stillinger sendes til Personal- og organisasjonsenheten. Bakgrunnen er at den med tilsettingsmyndighet skal vurdere om det er ansatte med fortrinnsrett som følge av overtallighet, omplasseringsbehov og/eller innmeldt uønsket deltid. Utklipp 3: Fra pkt.1 i Rutinebeskrivelse ved tilsetting, Lenvik kommune Kilde: Lenvik kommune Tilsettingsreglement I Lenvik kommunes tilsettingsreglement er det to avsnitt på side 3 som viser at kommunen har som mål å tilsette i full stilling samt tilby deltidsansatte utvidelse av sin stilling; «Det skal som hovedregel tilsettes i full stilling, med mindre omfanget av arbeidet eller en vurdering av arbeidssituasjonen tilsier noe annet». «Ved ledig stilling skal deltidstilsatte ved intern utlysning tilbys utvidelse av sitt arbeidsforhold inntil hel stilling, dersom vedkommende er kvalifisert og skikket for stillingen». Informasjon og kunnskap om Personalbasen Revisor har fått tilsendt kopi av personalmelding nr. 18/2013 som Personal- og utviklingsenheten har sendt til fag-, virksomhets- og støtteenhetsledere samt strategisk ledelse. Personalmeldingen inneholdt informasjon om innføring av Personalbasen og hvordan innmelding skal gjøres. Personalmeldingen inneholdt videre en presisering om at det er viktig at ledere videreformidlet informasjonen til alle ansatte og at alle ledige stillinger, faste eller midlertidige, må meldes til Personal- og organisasjonsenheten. Personalrådgiver opplyste at alle personalmeldinger publiseres i personalhåndboken som alle ansatte har ansvar for å holde seg oppdatert på. I spørreundersøkelsen svarte samtlige virksomhets- og fagledere at de har informert de ansatte om Personalbasen. De fleste oppga at informasjonen er gitt via personalmøter. Når det gjelder ledernes kunnskap om basen, svarte 73% at de har god eller svært god kunnskap, mens 20 % vurderer at de har middels kunnskap. Gjennomsnittsskåren på 3,87 tilsier at lederne har god kunnskap, men variasjonen som vi ser av tabell 4 på neste side, tyder på at det foreligger et forbedringsbehov når det gjelder ledernes kunnskaper om Personalbasen. Videre viste resultatene fra spørreundersøkelsen at 93 % av lederne opplyste å ha oppfordret deltidsansatte til å registrere ønske om større stilling i Personalbasen. Side: 15

87 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid Tabell 4: Hvilken kunnskap har du om kommunens Personalbase? Svaralternativer Respondenter Virksomhetsledere/ fagledere (n=15) Kilde: QuestBack/KomRev NORD Svært Liten Middels God Svært Gj.snittsskår liten god 0 7 % 20 % 53 % 20 % 3,87 Ifølge sjekklisten i Plan for oppfølging av nytilsatte skal den nytilsatte i løpet av den første arbeidsuken informeres om personalhåndboka på Kista, hvor arbeidstakeren finner nødvendige reglement, rutinebeskrivelser, skjema etc. Etter planen skal ansvarlig leder på forhånd internt avklare hvem som har ansvar for de ulike punktene i planen deriblant informasjon om personalhåndboka. Fagforbundets hovedtillitsvalgt opplyste til revisor at Personalbasen er gjort kjent for lederne før ordningen trådte i kraft der de blant annet har fått beskjed om å gjøre det kjent for de ansatte, samt at det fra personal med jevne mellomrom har kommet påminnelser om basen. Hovedtillitsvalgt redegjorde videre for at Fagforbundet har informert via sine plasstillitsvalgte ute på arbeidsplassene og vist til informasjonen som ligger ute på Kista. I tillegg opplyste hovedtillitsvalgt at Personalbasen er fast tema på alle møtene de har med tillitsvalgte. Ser vi på resultatene fra spørreundersøkelsen, så viser diagram 3 nedenfor at to av tre respondenter ikke kjenner til Personalbasen. Noen av fritekstkommentarene respondentene gav kan tyde på at begrepet Personalbasen var ukjent og derfor kan ha medført at de har svart at de ikke kjenner til Personalbasen. Tatt i betraktning at i underkant av halvparten av antallet mulige respondenter svarte, så viser dette at informasjonen om Personalbasen ikke har nådd ut til alle og at informasjonen i så måte kan bli bedre. På den annen siden viser det også at de ansatte selv kan bli bedre å søke informasjon samt holde seg oppdatert på endringer i personalhåndboken. Diagram 3: Kjenner du til Personalbasen? (N=137) 34% 66% Ja Nei Kilde: QuestBack/KomRev NORD Side: 16

88 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid 5.4 Oppsummering Lenvik kommune gjennomførte høsten 2012 en kartlegging av omfanget av uønsket deltid blant kommunens ansatte med deltidsstillinger. Resultatet den gangen viste at 85 deltidsansatte ved DMS, hjemmetjenesten (inkl. psykiatri), PU-tjenesten og sykehjem var registrert med uønsket deltid. I den forbindelse ble Personalbasen med retningslinjer opprettet. Ved utgangen av 2015 var det 57 deltidsansatte registrert med uønsket deltid i de nevnte virksomhetene. Revisjonens spørreundersøkelse viste, til tross for en svarprosent på 46, at 73 deltidsansatte ønsket større stilling og at de har meldt dette videre. En rekke tiltak er iverksatt for å redusere forekomsten av uønsket deltid i pleie- og omsorgstjenesten og generelt i Lenvik kommune. Sentralt her er opprettelsen av Personalbasen og retningslinjene for redusert bruk av uønsket deltid. Kommunens rutinebeskrivelse ved tilsetting og tilsettingsreglement inneholder rutiner for å ivareta deltidsansattes muligheter og rett for utvidelse av stilling. Lederne som svarte på revisjonens spørreundersøkelse, opplyste at de har informert de ansatte om Personalbasen og at dette i hovedsak er gjort via personalmøter. Resultatene fra revisjonens spørreundersøkelse indikerer at kjennskapen som de deltidsansatte i pleie og omsorgstjenesten har til Personalbasen, kan bli bedre. Likeså tyder spørreundersøkelsens resultater på at det foreligger et forbedringsbehov når det gjelder ledernes kunnskaper om Personalbasen. Side: 17

89 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid 6 OPPFØLGING AV LOV OG LOKALE RETNINGLINJER Etterlever pleie- og omsorgstjenesten i Lenvik kommune krav i lov, avtaleverk og lokale retningslinjer når det gjelder bruk av deltid og reduksjon av uønsket deltid? Revisjonskriterier: Lenvik kommune skal minst én gang per år drøfte bruken av deltid med de tillitsvalgte Før eventuell utlysning gjøres, skal: leder vurdere utvidelse av deltidsstillinger deltidsansatte som er registrert i Personalbasen tilbys utvidelse av sin stilling såfremt vedkommende er kvalifisert og skikket for stillingen Lenvik kommune skal ha ukentlige møter for å drøfte hvorvidt det foreligger tilmeldte i Personalbasen som skal vurderes ut fra bestemmelsene om fortrinnsrett Kilder: AML 14-1a), Prop.83 L ( ) HTA KS ( ), Kommunale retningslinjer og reglement 6.1 Drøfting med tillitsvalgte Revisors funn Kommunalsjef for helse og omsorg opplyste til revisor i intervju at fire ganger i året gjennomføres det faste møter der alle hovedtillitsvalgte, rådmannen samt personal- og utviklingssjef deltar. I disse møtene tar de opp ulike problemstillinger og saker som bør drøftes med de tillitsvalgte. I tillegg så melder de tillitsvalgte inn saker som de ønsker å ta opp med ledelsen. Kommunalsjefen opplyste videre at det ikke har vært noe særskilt tema om deltid etter at retningslinjene for redusert bruk av uønsket deltid og Personalbasen kom på plass. Ifølge kommunalsjefen gjennomføres det egne drøftinger i forbindelse med ledig stilling og når noen i Personalbasen har fortrinnsrett til stillingen, disse møtene kalles for personalbasemøter. Fagforbundets hovedtillitsvalgt opplyste til revisor at heltid-deltid ikke har vært tema i drøftingsmøtene med arbeidsgiver, med unntak av opprettelsen av Personalbasen. Fra personalrådgiver har revisor fått tilsendt tre referater fra de faste drøftingsmøtene som kommunen gjennomfører fire ganger i året. Referatene er fra drøftingsmøte 25. februar, 6. mai og 9. september Det fremgår av møteplanen i referatet fra 6. mai at det siste av fire møter var satt til den 18. november. I tillegg har revisor fått referater fra personalbasemøtene. Det fremgår ikke av møtereferatene at Lenvik kommune sammen med de tillitsvalgte har gjennomført spesifikke drøftinger om bruken av deltid. Referatene viser at drøftinger er gjort rundt eventuelle utvidelser av stillinger samt at evaluering av Personalbasen har vært oppe som tema. Revisors vurdering Selv om kommunen har faste møter med de hovedtillitsvalgte fire ganger i året, er revisors vurdering at Lenvik kommune ikke oppfyller det utledede revisjonskriteriet om drøfting av bruken av deltid minst én gang per år. Vurderingen bygger på opplysninger og dokumentasjon som viser at drøfting Side: 18

90 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid om bruk av deltid ikke er gjennomført slik det beskrives i lov og forarbeider; det har ikke vært fast tema på møtene med tillitsvalgte bortsett fra i forbindelse med opprettelse av Personalbasen. 6.2 Personalbasen og fortrinnsrett Revisors funn Kommunalsjef for helse og omsorg redegjorde i intervju at når det blir ledig stilling, så må lederne undersøke og melde inn i Personalbasen. Hennes inntrykk er at retningslinjene for redusert bruk av uønsket deltid fungerer og følges, samt at dette undersøkes og drøftes med de hovedtillitsvalgte i personalbasemøtene. Kommunalsjefen opplyste videre at det har hendt noen ganger at det har gått litt for raskt, og at personalrådgiver har oppdaget utlysning av stillinger i avisen som ikke har vært innom for vurdering om noen i personalbasen var aktuell. Personalrådgiver bekreftet dette overfor revisor og forklarte at det kunne være noen stillinger som hadde blitt lyst ut uten at personal- og utviklingssenheten hadde blitt kontaktet, men at ordningen i de fleste tilfeller fungerer bra. Hvis stillinger skulle bli utlyst så forklarte kommunalsjefen at om det eventuelt er noen med fortrinnsrett, så vil de bli vurdert ved at de må da søke på stillingen, og den videre prosessen må derfor ta hensyn til de med fortrinnsrett. Fagforbundets hovedtillitsvalgt redegjorde for at det har vært en del stillinger som hverken er drøftet med tillitsvalgte før de lyses ut eller at de har vært lyst ut uten å ha vært innmeldt til personalbasen. Hovedtillitsvalgt vurderer ellers ordningen som et godt tiltak som fører til at alle blir ivaretatt, både de som skulle bli overtallige, de som må omplasseres på grunn av sykdom og de med uønsket deltid. I spørreundersøkelsen til virksomhets- og faglederne spurte vi hvorvidt de vurderer om deltidsansatte kan tilbys stillingsutvidelse ved ledig stilling. Resultatet som er vist i diagram 4 nedenfor, tyder på at 87 % av lederne alltid vurderer om deltidsansatte kan tilbys stillingsutvidelse. I undersøkelsen opplyste videre 79 % av lederne at de alltid involverer plasstillitsvalgt i vurderingen av om deltidsstillinger kan utvides, mens resterende andel av lederne svarte ofte og noen ganger. Diagram 4: Ved ledig stilling, vurderer du om deltidsansatte kan tilbys stillingsutvidelse? (N=15) 7% 7% 87% Kilde: QuestBack/KomRev NORD Ja, alltid Av og til Har ikke gjort det Side: 19

91 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid Diagram 5 viser fordelingen av hvor mange stillinger virksomhets- og faglederne har lyst ut de siste to årene. Nesten halvparten av lederne som svarte på undersøkelsen, opplyste at de har utlyst mellom tre og fem stillinger, mens tilsammen 20 % av opplyste å ha lyst ut seks stillinger eller mer. Personalrådgiver kommenterte til resultatene at det også kan være ansatte med uønsket deltid som har fått utvidet sin stilling ved å ha søkt på utlyst stilling som ikke har vært meldt til Personalbasen. Diagram 5: Hvor mange stillinger (både heltids- og deltidsstillinger) har du lyst ut siste to år? (N=15) 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 20% Kilde: QuestBack/KomRev NORD Når det gjelder spørsmålet om hvor mange i virksomheten som har fått utvidet sin stilling som alternativ til utlysning, så fremgår det av diagram 6 nedenfor, at den største andelen av respondentene svarte at mer enn seks ansatte har fått utvidet sin stilling som alternativ til utlysning. Svarfordelingen sett i sammenheng med at ingen av lederne har svart at ingen ansatte har fått utvidet stilling som alternativ til utlysning, tolker vi som at deltidsansatte har en reell mulighet til å bruke sin fortrinnsrett for utvidelse av stilling. Diagram 6: Hvor mange i virksomheten har fått utvidet sin stilling som alternativ til utlysning? (N=15) 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 0% Kilde: QuestBack/KomRev NORD 47% 13% 7% 13% Mer enn 11 Har ikke lyst ut stillinger 13% 20% 20% 13% 0% 27% 0% Vet ikke/husker ikke Ingen Mer enn 6 Vet ikke/husker ikke 7% Side: 20

92 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid Revisor har etterspurt oversikt fra kommunen over hvor mange som har fått utvidet sin stilling etter å ha stått i Personalbasen, men en slik oversikt har ikke personal- og utviklingsenheten utarbeidet. Personalrådgiver opplyste til revisor at de har ikke noen oversikt over hvem av de som er registrert i Personalbasen, som har fått utvidet stilling. I og med at Personalbasen ble elektronisk først på slutten av 2015, har ikke personal- og organisasjonsenheten noen statistikk på basen før dette da basen tidligere var basert på papirsøknader som ble satt inn/tatt ut av eget arkiv. To ansatte er pr. 6. januar 2016 tatt ut av personalbasen da de har fått oppfylt sitt ønske. Personalrådgiveren opplyste videre at flere har blitt registrert inn i basen siden oktober Revisors vurdering Opplysninger gitt av kommunalsjef for helse og omsorg, hovedtillitsvalgt for Fagforbundet samt personalrådgiver, tyder på at ordningen med Personalbasen fungerer, men at det har hendt at noen stillinger har vært lyst ut uten å ha vært innmeldt i basen eller til personal- og utviklingsenheten. Resultatene fra spørreundersøkelsen viste at nesten alle lederne opplyste at de vurderer om deltidsansatte kan få utvidet stilling når det er ledig stilling ved virksomheten. I tillegg viste resultatene at flere deltidsansatte har fått utvidet stilling som alternativ til utlysning. På bakgrunn av ovennevnte vurderer revisor at kommunen i hovedsak oppfyller revisjonskriteriet om at før eventuell utlysning, så skal leder vurdere utvidelse av deltidsstillinger. Revisor vurderer videre at kommunen ikke fullt ut oppfyller kriteriet om at deltidsansatte som er registrert i Personalbasen, skal tilbys utvidelse av sin stilling såfremt vedkommende er kvalifisert og skikket for stillingen. Vi viser her til at utlysning har skjedd uten at de har vært meldt inn til personalbasen og personal- og utviklingsenheten. 6.3 Personalbasemøter Revisors funn Hovedtillitsvalgt for Fagforbundet som revisor har vært i kontakt med deltar i personalbasemøtene. Hovedtillitsvalgt forklarte at møtene gjennomføres hver torsdag fra kl til kl , og deltakerne bruker å være Fagforbundets to hovedtillitsvalgte, personal- og utviklingssjef og personalrådgiver. Som nevnt i kapittel 6.1 har revisor mottatt referatene fra personalbasemøter gjennomført i 2014 og i Referatene viser at møtene har vært gjennomført ukentlig der temaene blant annet har vært ledige stillinger, innmeldte i Personalbase og drøftinger om utvidelse av stillinger. Sammen med referatene fulgte det en del e-postkorrespondanse mellom personal- og organisasjonsenheten og virksomhetsledere, deriblant virksomheter som inngår i denne undersøkelsen. E-postkorrespondansene gjaldt deltidsansatte som var innmeldt i Personalbasen og behovet for å drøfte disse i personalbasemøte. Revisors vurdering På bakgrunn av revisors funn som viser at personalbasemøter gjennomføres ukentlig, så vurderer revisor at Lenvik kommune oppfyller det utledede kriteriet om at kommunen skal ha ukentlige møter for å drøfte hvorvidt det foreligger tilmeldte i Personalbasen som skal vurderes ut fra bestemmelsene om fortrinnsrett. Side: 21

93 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid 6.4 Konklusjon På bakgrunn av funn og vurderinger er revisors konklusjon at pleie- og omsorgstjenesten i Lenvik kommune ikke etterlever alle revisjonskriteriene utledet fra krav i lov, avtaleverk og lokale retningslinjer når det gjelder bruk av deltid og reduksjon av uønsket deltid. Side: 22

94 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid 7 OPPSUMMERING OG KONKLUSJON Problemstilling 1: Hvor stort er omfanget av uønsket deltid i pleie- og omsorgstjenesten og hvilke tiltak er satt i verk for å redusere forekomsten av uønsket deltid? Lenvik kommune gjennomførte høsten 2012 en kartlegging av omfanget av uønsket deltid blant kommunens ansatte med deltidsstillinger. Resultatet den gangen viste at 85 deltidsansatte ved DMS, hjemmetjenesten (inkl. psykiatri), PU-tjenesten og sykehjem var registrert med uønsket deltid. I den forbindelse ble Personalbasen med retningslinjer opprettet. Ved utgangen av 2015 var det 57 deltidsansatte registrert med uønsket deltid i de nevnte virksomhetene. Revisjonens spørreundersøkelse viste, til tross for en svarprosent på 46, at 73 deltidsansatte ønsket større stilling og at de oppgir å ha meldt dette videre. En rekke tiltak er iverksatt for å redusere forekomsten av uønsket deltid i pleie- og omsorgstjenesten og generelt i Lenvik kommune. Sentralt er opprettelsen av Personalbasen og retningslinjene for redusert bruk av uønsket deltid. Kommunens rutinebeskrivelse ved tilsetting og tilsettingsreglement inneholder rutiner for å ivareta deltidsansattes muligheter og rett til utvidelse av stilling. Lederne som svarte på revisjonens spørreundersøkelse, opplyste at de har informert de ansatte om Personalbasen og at dette i hovedsak er gjort via personalmøter. Resultatene fra revisjonens spørreundersøkelse indikerer at kjennskapen som de deltidsansatte i pleie og omsorgstjenesten har til Personalbasen, kan bli bedre. Likeså tyder spørreundersøkelsens resultater på at det foreligger et forbedringsbehov når det gjelder ledernes kunnskaper om Personalbasen. Problemstilling 2: Etterlever pleie- og omsorgstjenesten i Lenvik kommune krav i lov, avtaleverk og lokale retningslinjer når det gjelder bruk av deltid og reduksjon av uønsket deltid? Vår undersøkelse viser at Lenvik kommune har faste møter med de hovedtillitsvalgte fire ganger i året. Opplysninger og dokumentasjon viser derimot at drøfting om bruk av deltid ikke har vært fast tema eller gjennomført slik det beskrives i lov og forarbeider og har videre vært tema kun i forbindelse med Personalbasen. Revisor vurderer på bakgrunn av funnene at kommunen ikke oppfyller det utledede kriteriet om at kommunen minst én gang per år skal drøfte bruken av deltid med de tillitsvalgte. Videre tyder vår undersøkelse på at ordningen med Personalbasen fungerer, men at det har hendt at noen stillinger har vært lyst ut uten å ha vært innmeldt i basen eller til personal- og utviklingsenheten. Resultatene fra spørreundersøkelsen viste at nesten alle lederne vurderer om deltidsansatte kan få utvidet stilling når det er ledig stilling ved virksomheten. I tillegg viste resultatene at flere deltidsansatte har fått utvidet stilling som alternativ til utlysning. På bakgrunn av ovennevnte funn vurderer revisor at kommunen i hovedsak oppfyller kriteriet om at før eventuell utlysning, så skal leder vurdere utvidelse av deltidsstillinger. Revisor vurderer videre at kommunen ikke fullt ut oppfyller kriteriet om at deltidsansatte som er registrert i Personalbasen, skal tilbys utvidelse av sin stilling såfremt vedkommende er kvalifisert og skikket for stillingen. Vi viser her til at utlysning har skjedd uten at de har vært meldt inn til personalbasen og personal- og utviklingsenheten. Side: 23

95 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid Opplysninger og dokumentasjon viser at personalbasemøter gjennomføres ukentlig, og revisor vurderer at Lenvik kommune oppfyller det utledede kriteriet om at kommunen skal ha ukentlige møter for å drøfte hvorvidt det foreligger tilmeldte i Personalbasen som skal vurderes ut fra bestemmelsene om fortrinnsrett. På bakgrunn av funn og vurderinger er revisors konklusjon at pleie- og omsorgstjenesten i Lenvik kommune ikke etterlever alle revisjonskriteriene utledet fra krav i lov, avtaleverk og lokale retningslinjer når det gjelder bruk av deltid og reduksjon av uønsket deltid. Side: 24

96 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid 8 HØRING Rapporten ble oversendt til rådmannen i Lenvik kommune med høringsfrist Revisor mottok rådmannens høringsuttalelse den fra kommunalsjef for helse og omsorg. Høringsuttalelsen er gjengitt i sin helhet nedenfor. Side: 25

97 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid 9 ANBEFALINGER På bakgrunn av revisors funn, vurderinger og konklusjon anbefaler vi at: Lenvik kommune følger sin plikt til minst en gang i året å drøfte bruken av deltid med de tillitsvalgte. Lenvik kommune bør sikre at Personalbasen med retningslinjer og retningslinjer for uønsket bruk av deltid blir fulgt opp og gjøres kjent for ansatte og ledere i kommunen. Side: 26

98 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid 10 REFERANSER Lov av 17. juni 2005 nr 62: Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) Ot.prp.nr.49 ( ): Om lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) Prop.83 L ( ): Endringer i arbeidsmiljøloven mv. (søksmålsrett for fagforeninger mv., overtredelsesgebyr og ufrivillig deltid) Hovedtariffavtalen KS, ( ) Lenvik kommune: o Oppsummeringsnotat fra kartlegging uønsket deltid høsten 2012 o Personalmelding nr. 18/2013 o Plan for oppfølging av nytilsatte i Lenvik kommune, (datert ) o Referater fra drøftingsmøter mellom administrasjon og hovedtillitsvalgte o Referater fra personalbasemøter o Retningslinjer for personalbasen, (datert ) o Retningslinjer for redusert bruk av uønsket deltid, (datert ) o Rutinebeskrivelse ved tilsetting, (datert ) o Personalbasen pr. uke 51 i 2015 o Tilsettingsreglement, (vedtatt i kommunestyret ) o Økonomiplan QuestBack-spørreundersøkelse til deltidsansatte samt virksomhets- og fagledere i pleie- og omsorg Side: 27

99 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid 11 VEDLEGG Vedlegg 1: Retningslinjer for redusert bruk av uønsket deltid, Lenvik kommune Side: 28

100 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid Side: 29

101 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid Side: 30

102 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid Side: 31

103 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid Vedlegg 2: Retningslinjer for Personalbasen, Lenvik kommune Side: 32

104 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid Vedlegg 3: Skjema for registrering i Personalbasen, Lenvik kommune Side: 33

105 KomRev NORD IKS Personalforvaltning i pleie- og omsorg uønsket deltid Om selskapet og vår forvaltningsrevisjonskompetanse KomRev NORD IKS utfører helhetlig revisjon av kommuner, kommunale foretak, interkommunale selskaper, offentlige stiftelser, kirkeregnskap og legater. Selskapets eiere og oppdragsgivere er Troms fylkeskommune, alle kommunene i Troms, ni kommuner i Nordland og fire kommuner i Finnmark. Vårt hovedkontor ligger i Harstad, og vi har avdelingskontor i Tromsø, Narvik, Sortland, Finnsnes, Storslett og Sjøvegan. Vi har 36 medarbeidere som samlet innehar lang erfaring fra og god kunnskap om offentlig sektor og revisjon. KomRev NORD har tidligere gjennomført følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter i Lenvik kommune: Offentlige anskaffelser, 2014/2015 Forvaltning, drift og vedlikehold, 2013 Barnevern oppfølging av forvaltningsrevisjon 2010, 2013 Byggesaksbehandling og tilsyn, 2013 Samordning av rus- og psykiatritjenesten, 2012 Kommunens rolle i Kunnskapsparken Finnsnes AS, 2010 Forebyggende arbeid og saksbehandling i barneverntjenesten, 2010 Selvkost Senja Avfall IKS, 2009 Offentlige anskaffelser, 2009 Arbeidsmiljø, sykefravær og skader i pleie- og omsorgstjenesten, 2008 Spesialundervisning i grunnskolen i Lenvik kommune, 2007 Forvaltning, drift og vedlikehold, 2006 Selskapet er uavhengig i forhold til kommuner, stat, privat næringsliv og andre institusjoner i samfunnet. Vårt forvaltningsrevisjonsteam består av ni medarbeidere med høyere utdanning innen ulike fag: Rettsvitenskap Pedagogikk Samfunnsplanlegging Sosiologi Statsvitenskap Samfunnsøkonomi Side: 34