Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal. Innkalling. Saksliste nr: 10/16. Møtested: Herredshuset i Lardal Møtedato: Tidspunkt: Kl 13:00

Transkript

1 1 Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal Innkalling Saksliste nr: 10/16 Møtested: Herredshuset i Lardal Møtedato: Tidspunkt: Kl 13:00 Forfall meldes på telefon til sekretariatet, som sørger for innkalling av varamedlemmer. Forfallsgrunn må oppgis. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Til behandling: Sak nr. Sakstittel 028/16 Delprosjekt kartlegging HR/Personal Lardal og Larvik 029/16 NAV Lardal og NAV Larvik - prosess og fremdrift i forbindelse med kommunesammenslåing 030/16 Orientering foreløpig oversikt over oppgaver som må gjennomføres i prosess med sammenslåing av Larvik og Lardal kommuner 031/16 Eventuelt Larvik den Knut Olav Omholt Ordfører Lardal Lise Dybdahl Sekretær

2 2 ArkivsakID.: 14/5654 Arkivkode: FE Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 074/16 Fellesnemnda Lardal og Larvik /16 Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal DELPROSJEKT KARTLEGGING HR/PERSONAL LARDAL OG LARVIK RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Fellesnemnda tar til orientering delprosjektets anbefaling og plan for videre fremdrift, for å samordne kommunenes praksis og retningslinjer til én felles personalpolitikk/arbeidsgiverpolitikk/arbeidsgiverstrategi for nye Larvik kommune. 2. Prosjektleder/rådmann har etter tilsetting det endelige ansvar og mandat, for implementering og gjennomføring. Ved behov for beslutninger før prosjektleder / ny rådmann tiltrer, har rådmennene i Larvik og Lardal tilsvarende fullmakt. 3. Prosjektleder / ny rådmann gis fullmakt til å beslutte hvilke fagsystemer som skal avsluttes, videreføres, evt. fornyes samt å videreføre arbeidsgruppen som skal forberede den nye kommunens HR og personalrutiner. Ved behov for beslutninger før prosjektleder / ny rådmann tiltrer, har rådmennene i Larvik og Lardal tilsvarende fullmakt. 4. Prosjektleder / ny rådmann ivaretar medvirkning fra tillitsvalgte i arbeidet. Dette ivaretas av nåværende rådmenn til ny tiltrer. 5. Saker som er av en slik karakter at det må vedtas politisk jfr. bestemmelser i kommuneloven, legges frem for administrasjonsutvalget i ny kommune for videre behandling. SAKSBEHANDLER: HR-sjef Kari Teigen SAMMENDRAG:

3 3 Bakgrunnen for saken er møtet i fellesnemnd den 25. mai, 2016 hvor følgende ble vedtatt: FEL- 029/16Vedtak: 1. Rådmennene i Larvik og Lardal kommuner får et felles oppdrag i å kartlegge oppgaver knyttet til etablering av ny kommune fra innen området HR/personal; a. Rapporten skal konkludere med forslag til framdriftsplan for de oppgaver som må gjennomføres som en konsekvens av kartleggingen. b. Rådmennene vurderer behovet for en «omstillingsavtale» etter modell fra rapporten for HR/personal i nye Sandefjord kommune. c. Prosjektleder/rådmann har etter tilsetting det endelige ansvar og mandat, for implementering og gjennomføring. 2. Rapport legges fram for Fellesnemnda innen utgangen av november (Utsatt frist til 6. desember 2016). 3. Rådmennene ivaretar medvirkning fra tillitsvalgte i arbeidet. 4. Kartleggingen gjennomføres av personell fra Lardal og Larvik kommuner. Kartleggingen har som hovedmål å gi et overblikk over likheter og forskjeller mellom de to kommunenes personalpolitikk, og de personaladministrative retningslinjene, samt forslag til fremdriftsplan. De to kommunene har over år bygget en personalpolitikk som er i tråd med lover og avtaleverk, og som konstituerer et fundament for kommunene for å fremstå som attraktive arbeidsgivere. Selv om de to kommunene har like rammer for utformingen av de personalpolitiske retningslinjene, varierer utformingen av praksis noe. Detaljene i hva ulikhetene består av blir beskrevet nærmere på de neste sidene. Arbeidet med rapport om kartleggingen HR/Personal har som hovedmål å gi et overblikk over likheter og forskjeller mellom de to kommunenes personalpolitikk og de personaladministrative retningslinjene. På bakgrunn av det som fremkommer i kartleggingen, følger forslag til fremdriftsplan som arbeidsgruppa anbefaler at gjennomføres som en konsekvens til videre vurdering og oppfølging innenfor temaene: 1. Fremforhandlede betingelser arbeidstid/lønn/særavtaler 2. Bedriftshelsetjeneste 3. Arbeidsavtaler/personalmapper 4. Krav i arbeidsmiljøloven 5. Felles personalpolitikk/arbeidsgiverpolitikk/arbeidsgiverstrategi 6. HMS 7. Arbeidsreglement 8. Ansettelser 9. Permisjonsreglement 10. Oppmerksomhetsgaver 11. Etiske retningslinjer 12. Forsikringer 13. Livsfaseorientert personalpolitikk 14. Likestillingspolitikk Den etablerte prosjektgruppen foreslås videreført. Dette anses som hensiktsmessig med tanke på effektiv ressursbruk, samt at det dette vil skape et eieforhold og en kjennskap til nye rutiner og regler for i ny kommune.

4 4 Prosjektgruppen involverer rådmennene fra de respektive kommunene inntil ny prosjektleder/rådmann er ansatt. Involvering av ledere på ulike nivåer vil bli involvert i arbeidet der hvor det er nødvendig med tanke på kvalitetssikring innenfor tjeneste og praksisfeltet i kommunen. Ved ferdigstillelse av nye rutiner og forslag til nytt reglement, legges sakene frem til behandling hos partsammensattutvalg, før det endelig vedtas nye reglement for ny kommune. Avgrensninger: I kartleggingen har det vært lagt vekt på personalpolitikken. Slik mandatet blir forstått innebærer det at arbeidsgruppen kartlegger det som er etablert av policy og retningslinjer. Rapporten vil innledningsvis kortfattet peke på viktige føringer i lovverket, og deretter liste opp likheter og forskjeller innen det personalpolitiske feltet. Kartleggingen trekker frem noen viktige ulikheter, og presenterer noen anbefalinger til det videre arbeidet. Personal og HR er et omfangsrikt felt. For at kartleggingen ikke skulle bli for omfattende er noe valgt bort. Arbeidsgruppen mener at det som avhenger av prosjektleders/ ny rådmann sitt retningsvalg ikke hører med i denne kartleggingen, men heller bør presenteres i andre sammenhenger. Det innebærer at kartleggingen ikke vil inkludere en vurdering av hvilke ledelsessystemer den nye kommunen vil ha behov for, hvilken form for lederutvikling eller teamutvikling som er den foretrukne eller beskrive hvilken kompetanseutvikling som er ønskelig. I valget av hvilke HR-systemer og HR-prosesser man ønsker å implementere kan det være at man ønsker å videreføre hele eller deler av noe som er etablert i en av kommunene, eller det blir vurdert å være mer hensiktsmessig å etablere noe nytt. Tilsvarende har arbeidsgruppa gjort et valg på å definere personal og HR som det samme feltet. I vedtaket som det vises til ovenfor henvises det til personal og HR. I dag har de aller fleste private virksomheter en HR-avdeling (og ikke lenger en personalavdeling). HR henviser til en fagdisiplin som har et utspring i amerikansk businesstenkning, med en klar ledelsesorientering. Innen offentlig forvaltning blir det også stadig mer vanlig at man betegner hele personalfeltet som HR, men man ser også at HR benyttes som betegnelse på det som tidligere var personal uten at feltet har blitt omdefinert eller endret. HR står for Human Resources og handler om de menneskelige ressursene i organisasjonen og hvordan vi med våre kunnskaper, ferdigheter, holdninger, motivasjon og adferd - aktivt bidrar til å løse gitte oppgaver og nå organisasjonens mål. Begrepet HR omfatter alle aktiviteter knyttet til ansatte og hele verdikjeden; Rekruttere Utvikle Anvende - Avslutte HR skal bidra til at de menneskeligere ressurser i organisasjonen benyttes, sikre resultatoppnåelse og at organisasjonen når sine mål. I Larvik kommune ble det fra etablert en HR avdeling. I Lardal har man en ansatt som jobber med HMS og personalforvaltning som sitt fagområde og profesjon. Førende prinsipper: Utformingen av personalpolitikken hviler på arbeidsmiljøloven, hovedtariffavtalen og hovedavtalen. I utformingen av en personalpolitikk for den nye kommunen vil lov og avtale være førende, og det vil vektlegges tungt at man sørger for medvirkning og involvering. Denne vektleggingen vil videreføres i den nye kommunen, og disse prinsippene har preget utarbeidelsen av rapporten. Arbeidsgruppens har bestått av følgende medlemmer: Mette Hvål Rådmann Lardal kommune

5 5 Eva Holth Patell Fagansvarlig personal og HMS Lardal kommune Jan Arvid Kristengård Konstituert rådmann Larvik kommune Kari Teigen HR-sjef Larvik kommune Roy S. Vabog (sluttet )Seniorrådgiver Larvik kommune Trine Lise Kiste Tillitsvalgt Lardal kommune Helle Natland Tillitsvalgt Larvik kommune Representanter for de tillitsvalgte er valgt i samråd med de tillitsvalgte som deltar i det partssammensatte utvalget i fellesnemnda for Lardal og Larvik kommune. Tidsbruk videre fremdrift: Prosjektleder vil bruke deler av sin stilling til prosjektet i den tiden prosjektet varer. Prosjektgruppemedlemmene må regne med å bruke timer av sin stilling til prosjekt-arbeidet, og det må fra respektiv virksomhetsledelse gis tilsvarende fritak for andre oppgaver. Behovet for arbeidskraft og kompetanse kan variere gjennom prosjektperioden. Berørte virksomheter kompenseres for tidsbruk og for eventuelle behov for å innleie av ekstraressurser fra mottatte midler til kommunereformen innenfor en ramme på et anslag av 1 dag pr. uke for alle prosjektmedlemmer. Hovedtillitsvalgte i gruppen bør ta høyde for å prioritere to hele arbeidsdager i måneden på prosjektet i tillegg kommer utlegg for reise/diet. Ved en kommunesammenslåing hvor samordning av personalpolitikk og rutiner må skje, vil dette også gi muligheten til å se på prosesser og rutiner med nytt blikk, noe som gir den nye kommunen fordeler både med tanke på nyskaping, videreutvikling og effektivitet. Behov for omstillingsavtale Saken om omstillingsavtale er drøftet med organisasjonene. Konklusjonen er at begge parter i begge kommuner, er at den oppfatning at det ikke er behov for en egen omstillingsavtale. Dette med bakgrunn i dokumentet; Felles politisk Platform for etablering av sammenslått kommune Lardal-Larvik, fremforhandlet av folkevalgte forhandlingsdelegasjoner fra Lardal og Larvik kommuner oppdatert i henhold til vedtak i kommunestyrene i Larvik og Lardal , samt ellers gjeldende lov og avtaleverk i forhold til virksomhetsoverdragelse. Det er særdeles viktig at man raskt får på plass en nytt organisasjonskart for ny kommune og ut ifra dette etablert en bemanningsplan. HANDLINGSROM: Følgende styrende dokumenter gjelder: Arbeidsmiljøloven Hovedtariffavtalen Hovedavtalen Personalhåndbok Lardal Personalhåndbok Larvik Temaheftene fra KS, særlig Arbeidsrettslige spørsmål som oppstår ved kommunesammenslåinger (heretter KS-heftet). FAKTISKE OPPLYSNINGER: I fellesnemndas møte 25. mai, 2016 ble det vedtatt:

6 6 FEL- 029/16Vedtak: 1. Rådmennene i Larvik og Lardal kommuner får et felles oppdrag i å kartlegge oppgaver knyttet til etablering av ny kommune fra innen området HR/personal; a. Rapporten skal konkludere med forslag til framdriftsplan for de oppgaver som må gjennomføres som en konsekvens av kartleggingen. b. Rådmennene vurderer behovet for en «omstillingsavtale» etter modell fra rapporten for HR/personal i nye Sandefjord kommune. c. Prosjektleder/rådmann har etter tilsetting det endelige ansvar og mandat for implementering og gjennomføring. 2. Rapport legges fram for Fellesnemnda innen utgangen av november (Utsatt frist til 6. desember 2016). 3. Rådmennene ivaretar medvirkning fra tillitsvalgte i arbeidet. 4. Kartleggingen gjennomføres av personell fra Lardal og Larvik kommuner. Kartleggingen har hatt som hovedmål å gi et overblikk over likheter og forskjeller mellom de to kommunenes personalpolitikk, og de personaladministrative retningslinjene, samt forslag til følgende fremdriftsplan: 1) Fremforhandlede betingelser arbeidstid/lønn/særavtaler: Som opplistingen på vedlagte rapport viser, er det ulikheter innen fremforhandlede betingelser. De viktigste er: særavtaler, lønnspolitikk og lønnsfastsettelse, samt arbeidstid. Anbefaling: Arbeidsgruppen anbefaler at det nedsettes et forhandlingsutvalg bestående av tillitsvalgte og arbeidsgiverrepresentanter som får et mandat til å forhandle frem en helhetlig og omforent løsning knyttet til særavtaler, arbeidstid, og eventuelt annet som er fremforhandlet. Det bør videre vurderes om det skal utarbeides en tidsplan for harmonisering av eventuelle lønnsulikheter, og om denne harmoniseringen bør foretas over én eller flere av de lokale lønnsforhandlingene de neste årene. Videre anbefales det at kartlegging av arbeidstid igangsettes av HR i samarbeid med rådmann/prosjektledere hvor virksomhetsledere og HTV involveres i prosessen. Dette må også sees i sammenheng med prosessen knyttet til arbeidsavtaler. Et felles timeregistreringssystem må være på plass i ny kommune for å kunne føre timer fra ) Bedriftshelsetjeneste: De to kommunene er tilknyttet ulike eksterne bedriftshelsetjenester. KST- 145/16Vedtak: A. Larvik kommune kjøper ekstern bedriftshelsetjeneste med virkning fra , som en prøveordning. B. Ordningen evalueres partssammensatt innen med tanke på en prinsipiell avklaring inn mot ny kommune. Anbefaling: Etter det overnevnte vedtaket har det blitt igangsatt en anbudsprosess for kjøp av ekstern bedriftshelsetjeneste i Larvik kommune for 2017 og 2018, med mulighet til utvidelse ytterligere to år. Denne anbudsprosessen tar høyde for at Larvik kommune blir slått sammen med Lardal kommune og blir en ny kommune fra Ved en prinsipiell avklaring vedtatt partssammensatt i Larvik kommune innen må det tas en vurdering hvorvidt det skal kjøpes bedriftshelsetjenester ekstern for nye Larvik kommune etter Denne avklaringen kan med fordel tas tidlig i ) Arbeidsavtaler/personalmapper

7 7 Alle ansatte i nye Larvik skal ha en oppdatert arbeidsavtale og en oppdatert personalmappe. Anbefaling: Det bør nedsettes et eget mini-prosjekt som forbereder overgangen til ett felles system for å håndtere arbeidsavtaler og personalmapper. Alle ansatte i ny kommune må få ny arbeidsavtale med nytt organisasjonsnummer, innen en måned etter tilsetting, aml KS lanserer alternativt senest en måned før sammenslåing. Avtalen må utstedes av den nye arbeidsgiveren. 4) Krav i arbeidsmiljøloven En kommunesammenslåing stiller krav til arbeidsgiver som ved en virksomhetsoverdragelse. Dette utløser en saksgang som er beskrevet i lovverket. Et felles medbestemmelsesapparat skal etableres. Anbefaling: Rådmannen/prosjektleder nedsetter en egen gruppe som får i oppgave å utarbeide en tidsplan og en oversikt over arbeidsoppgaver, med tildelt ansvar, for å oppfylle lovverkets krav. Slik at det i god tid før sammenslåingen skisseres hvordan medbestemmelsesapparatet skal etableres, herunder verneombudstjenesten. 5) Felles personalpolitikk/arbeidsgiverpolitikk/arbeidsgiverstrategi Det er behov for å få samlet to kommuners praksis og retningslinjer til én samlet personalpolitikk/arbeidsgiverpolitikk/arbeidsgiverstrategi. Når et utkast til overordnet politikk foreligger, må dette behandles i tråd med nye Larviks delegasjonsreglement, og gis en tilbørlig folkevalgt behandling. Anbefaling: Rådmann/prosjektleder nedsetter en egen gruppe som utarbeider et utkast til personalpolitikk/arbeidsgiverpolitikk/arbeidsgiverstrategi, policydokumenter og nødvendige retningslinjer/reglementer som legges frem som sak for partssammensatt utvalg og for fellesnemnda. Det vises videre til delprosjektets anbefaling for fremdrift i vedlegg: RAPPORT TIL FELLESNEMNDA LARDAL LARVIK Vurdering knyttet til behov for omstillingsavtale Saken om omstillingsavtale er drøftet med organisasjonene. Konklusjonen er at begge parter i begge kommuner, er at den oppfatning at det ikke er behov for en egen omstillingsavtale. Dette med bakgrunn i dokumentet; Felles politisk Plattform for etablering av sammenslått kommune Lardal-Larvik, fremforhandlet av folkevalgte forhandlingsdelegasjoner fra Lardal og Larvik kommuner oppdatert i henhold til vedtak i kommunestyrene i Larvik og Lardal , samt ellers gjeldende lov og avtaleverk i forhold til virksomhetsoverdragelse. Det er særdeles viktig at man raskt får på plass nytt administrativt organisasjonskart for ny kommune og ut ifra dette etablert ny «rådmannens ledergruppe». Dette for å sikre at man ivaretar nøkkelpersoner og får på plass en avklaring for; rådmann i Lardal, konstituert rådmann / ass. rådmann i Larvik, kommunalsjefer, samt avklare eventuelle mulige rettskrav på stillinger i ny kommune. Rådmann/prosjektleder må avholde særskilt kartleggingssamtale med den enkelte ansatte som blir omfattet av organisasjonsendringen, hvor kompetanse, ønsker og karriereplanlegging er tema. Dette må sees opp mot den overordnede bemanningsplan i nytt organisasjonskart. ØKONOMISKE KONSEKVENSER: Berørte virksomheter kompenseres for tidsbruk og for eventuelle behov for innleie av ekstraressurser fra mottatte midler til kommunereformen, innenfor en ramme på kr Timene som brukes på kartleggingen føres i eget regneark for å ha oversikt over totalt

8 8 timeforbruk. Prosjektleder vil bruke deler av sin stilling til prosjektet i den tiden prosjektet varer. Prosjektgruppemedlemmene må regne med å bruke timer av sin stilling til prosjekt-arbeidet, og det må fra respektiv virksomhetsledelse gis tilsvarende fritak for andre oppgaver. Behovet for arbeidskraft og kompetanse kan variere gjennom prosjektperioden. Berørte virksomheter kompenseres for tidsbruk og for eventuelle behov for å innleie av ekstraressurser fra mottatte midler til kommunereformen innenfor en ramme på et anslag av 1 dag pr. uke for alle prosjektmedlemmer. Hovedtillitsvalgte i gruppen bør ta høyde for å prioritere to hele arbeidsdager i måneden på prosjektet i tillegg kommer utlegg for reise/diet. Arbeidstid: Arbeidstid er avhengig av hvilken type stilling og hva som står i den enkeltes arbeidsavtale og evt. særavtale. Det må kartlegges hvorvidt det finnes egne lokale avtaler om arbeidstid på tjenestestedene. HR bør gjennomføre en kartlegging mot virksomhetsledere. Det må utarbeides et nytt felles fleksitidsreglement, samtidig bør det sees på hvilket system og systemleverandør som skal benyttes for registrering av arbeidstid. Det anbefales at det nedsettes et delprosjekt på tema «Arbeidstid» og valg av systemer, bestående av HR, Lønn og IT. Det vil trolig ligge en økonomisk innsparing og effektiviseringspotensialer i å samordne de systemer som finnes i kommunene i dag, da det i Larvik eksempelvis brukes flere ulike systemer i tillegg til papirskrevne timelister. VURDERINGER OG KONSEKVENSER: De to kommunene har over år bygget en personalpolitikk som er i tråd med lover og avtaleverk, og som konstituerer et fundament for kommunene for å fremstå som attraktive arbeidsgivere. Selv om de to kommunene har like rammer for utformingen av de personalpolitiske retningslinjene, varierer utformingen av praksis noe. Ved etablering av en ny kommune blir de to kommunene en og samme arbeidsgiver til nærmere medarbeidere. Dette krever at man har en lik personalpolitikk og HR-struktur med felles rutiner og retningslinjer for alle ansatte i den nye kommunen. Utformingen av personalpolitikken hviler på arbeidsmiljøloven, hovedtariffavtalen og hovedavtalen. I utformingen av en personalpolitikk for den nye kommunen vil lov og avtale være førende, og det vil vektlegges tungt at man sørger for medvirkning og involvering. Denne vektleggingen vil videreføres i den nye kommunen, og disse prinsippene har preget kartleggingen. KONSEKVENSER FOR DEN NYE KOMMUNEN: Ved en kommunesammenslåing er det behov for å få samlet kommunenes praksis og retningslinjer til én samlet personalpolitikk/arbeidsgiverpolitikk/arbeidsgiverstrategi. Dette vil også kunne gi muligheten til å se på prosesser og rutiner med nytt blikk, noe som gir den nye kommunen fordeler både med tanke på nyskaping, videreutvikling og effektivitet. Når et utkast til overordnet politikk foreligger, må det behandles i tråd med nye Larviks delegasjonsreglement, og gis en tilbørlig folkevalgt behandling.

9 9 Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID Felles politisk plattform Lardal - Larvik - signert mai GJELDENDE UTGAVE( ) Etiske retningslinjer Lardal Etiske retningslinjer Larvik KS Arbeidsrettslige sporsmal som oppstar ved kommunesammenslainger RAPPORT TIL FELLESNEMNDA LARDAL LARVIK (L)( ) Delprosjektbeskrivelse (L)( )

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20 Retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Larvik kommune Innledning Larvik kommune legger stor vekt på å opptre tillitsskapende i all sin virksomhet. Både folkevalgte og ansatte har ansvar for at redelighet, ærlighet og åpenhet skal kjennetegne virksomheten. Ansatte og folkevalgte skal alltid gi korrekte og tilstrekkelig opplysninger, enten det er til andre myndigheter, selskaper, organisasjoner eller innbyggere dersom taushetsplikten ikke er til hinder for dette. Som forvalter av samfunnets fellesmidler stilles det høye krav til den enkelte folkevalgte og ansattes etiske holdning i sitt virke for kommunen. Ansatte og folkevalgte må forholde seg til politiske og administrative vedtak i samsvar med delegert myndighet. Alle plikter å overholde lover, forskrifter, avtaler og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet. Den som overtrer Larvik kommunes regler eller retningslinjer må være forberedt på å bli møtt med reaksjoner tilpasset overtredelsens art og omfang. Ansattes rett til og ansvar for å si fra om uetiske forhold i virksomheten, ivaretas gjennom rutiner for varsling. Det vises for øvrig til gjeldende verdier i Larvik kommune. En god etisk standard krever en jevnlig prosess der kommunikasjon og refleksjon rundt dilemmaer blir ivaretatt. Det enkelte folkevalgte organ og den enkelte avdeling, må skape møteplasser og prosesser for å få til en åpen diskusjon og refleksjon. Slik kan en unngå individuelle løsninger, og få frem kollektive standarder på hvordan dilemmaer skal håndteres. Det er de konkrete handlinger hver og en gjør, som er grunnlaget for Larvik kommunes anseelse. Hva er etikk? Etikk brukes om systematisk tenkning knyttet til hva som er rett og galt, og handler således om hva vi finner verdt verdifullt både å leve for og å leve etter. For å fremstå enhetlig er det viktig å bli enige om et sett av verdier, hvordan verdiene skal komme til syne i praktisk handling, og hvordan folkevalgte og ansatte skal forstå konsekvensene av egne handlinger. Det er de faktiske handlingene som danner grunnlaget for kommunens omdømme i befolkningen. Derfor er det viktig å arbeide med etiske problemstillinger. Det bidrar til å klargjøre forståelsen av hva som er rett og galt i gitte situasjoner. 1. Forebygging av korrupsjon Larvik kommune er avhengig av et godt omdømme og samfunnets tillit. Det hviler derfor et stort ansvar på folkevalgte og ansatte som forvaltere av samfunnets fellesmidler. Ansatte skal ikke la seg påvirke av gaver, godtgjørelser eller kontaktnett for å inneha bestemte standpunkt eller utføre spesielle handlinger. Folkevalgte og ansatte i Larvik kommune skal være seg bevisst at de danner grunnlaget for innbyggernes tillit og holdning til kommunen, og kommunens omdømme som tjenesteleverandør og arbeidsplass. Ansatte og folkevalgte skal unngå å komme i situasjoner som kan føre til habilitetsproblemer, eller der omgivelsene kan oppfatte at fordeler påvirker beslutningene. Å kreve, motta eller akseptere et tilbud om en utilbørlig fordel i anledning stilling, verv eller oppdrag eller å gi eller tilby noen en utilbørlig fordel i anledning stilling, verv eller oppdrag skal ikke forekomme. 2. Integrering og mangfold Larvik kommune skal være preget av inkludering og mangfold, respekt for ulikhet og det enkelte individ, slik at mangfoldet blir verdsatt. Med mangfold menes ulikhet i kjønn, etnisk eller nasjonal opprinnelse, hudfarge, religion/ livssyn, seksuell orientering, politisk standpunkt, adferd og funksjonsnivå. Diskriminering i ord og handlinger vil ikke bli tolerert i Larvik kommune.

21 21 3. Relasjoner Interne relasjoner mellom ansatte i kommunen, og mellom folkevalgte og ansatte skal preges av gjensidig respekt. Vi behandler brukere, kollegaer og andre vi kommer i kontakt med gjennom arbeid eller arbeidsrelaterte aktiviteter, med høflighet, respekt og raushet. Seksuelle forhold mellom ansatt og bruker, i en pasient/ bruker relasjon, skal ikke forekomme. Folkevalgte og ansattes adferd og holdninger danner grunnlaget for innbyggernes tillit til kommunen. Vi opptrer på en måte som ikke krenker menneskeverdet og tar aktivt avstand fra enhver uetisk praksis. 4. Taushetsplikt og fortrolighet Fortrolige opplysninger som kommunens folkevalgte og ansatte mottar i forbindelse med sitt arbeid i kommunen, skal respekteres og aldri meddeles andre som ikke har krav på opplysninger i henhold til lover og regler. Opplysningene må heller ikke brukes til personlig vinning. 5. Habilitet og godt skjønn Folkevalgte og ansatte skal opptre upartisk og praktisere likebehandling. Alle som treffer beslutninger og tilrettelegger for beslutninger i Larvik kommune er bundet av forvaltningslovens habilitetsregler. Ansatte har en selvstendig plikt til å varsle overordnede om inhabilitet slik at man kan fritas fra videre befatning med saken. Ved tvil om inhabilitet skal den ansatte forelegge spørsmålet for sin nærmeste leder. For folkevalgte skal spørsmålet om habilitet reises for organet. Spesielt om: bierverv for ansatte Ansatt må ha arbeidsgivers tillatelse for å inneha annet lønnet arbeid eller drive næringsvirksomhet som er av et slikt omfang at det kan gå utover arbeidsytelsen i kommunen. Det samme gjelder ekstraarbeid som kan medføre inhabilitet etter Forvaltningsloven. Karantene: Ved overgang fra stilling i kommunen til stilling i det private er det viktig å sikre at innbyggernes tillit til forvaltningen ikke blir svekket, eller at kommunens interesser i et forhandlings- eller samhandlingsforhold ikke blir skadelidende. Arbeidsgiver vil i særskilte tilfelle kunne vurdere om det for enkelte stillinger må innføres en karanteneklausul som kan komme til anvendelse ved overgang til den private virksomheten. Folkevalgte og ansatte i sentrale lederstillinger skal registrere seg med aktuell informasjon i Styrevervs registeret. 6. Personlige fordeler og gaver 6.1 Folkevalgte og ansatte i kommunen skal ikke ta imot gaver, reiser, hotellopphold, bevertning, rabatter, lån eller andre ytelser eller fordeler som er, eller kan være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak. Tilbud om gaver for å innta et bestemt standpunkt i enkeltsaker skal avslås og rapporteres til nærmeste overordnede, folkevalgte rapporterer tilsvarende til ordføreren. Mottatte gaver skal returneres avsender sammen med et brev som redegjør for kommunens regler om dette For ansatte: Reise-, opphold og kurskostnader i faglig sammenheng kan bare dekkes av kommunen selv, en annen kommune, staten, Kommunesektorens organisasjon (KS), fagforening o.l. Reiser og opphold skal i alle tilfeller avklares med nærmeste overordnede i forkant.

22 For folkevalgte: Ordfører skal informeres i forkant av reiser som knytter seg til vervet som folkevalgt og dekkes av andre enn kommunen, en annen kommune, staten, Kommunesektorens organisasjon (KS), eget politiske parti o.l. Ordføreren orienterer formannskapet om slike saker. Folkevalgte som er i tvil om reiseutgiftene kan dekkes av andre kan få saken fremlagt for formannskapet for beslutning. Personlige påskjønnelser for eksempel blomster eller konfekt som takk for god innsats, avholdt foredrag eller lignende, står en fritt til å motta hvis gaven regnes som ubetydelig, jfr. Skatteloven. 6.2 Folkevalgte og ansatte skal ikke akseptere fritidsreiser betalt av bedrifter, organisasjoner o.l. som han/hun på vegne av kommunen har kontakt med. 6.3 Bruk av kommunens maskiner, biler og annet utstyr kan bare skje i utøvelse av jobben. Unntak for ansatte kan forekomme etter gjeldende retningslinjer i tjenesteområdet. 6.4 Kommunens innkjøpssystem eller rabatter skal ikke brukes til personlige innkjøp. 7. Forretningsetiske regler Lov om offentlige anskaffelser legger premissene for hvordan offentlige innkjøp skal foregå. Grunnleggende krav er konkurranse, gjennomsiktighet, etterprøvbarhet og likebehandling. Kommunens ansatte skal ikke utnytte kommunens markedsposisjon til eget privat bruk. 8. Informasjonssikkerhet Digitale kommunikasjonsverktøy må brukes med nødvendig bevissthet. Personsensitive og konfidensielle opplysninger må ikke kommuniseres på en måte som gjør dem tilgjengelig for uvedkommende. 9. Sosiale medier Vær bevisst på rollen din som folkevalgt og ansatt i Larvik kommune. Vurder nøye om du som folkevalgt og ansatt skal ha kontakt med elever/brukere/pårørende eller leverandører i sosiale medier. Selv om du i utgangspunktet synes det er greit å skille mellom rollene, kan dette over tid føre til situasjoner som kan oppleves problematisk for begge parter. 10. Kjøp av seksuelle tjenester Folkevalgte og ansatte skal avstå fra kjøp av seksuelle tjenester i forbindelse med oppdrag for kommunen. 11. Ansattes ytringsfrihet og rett til å varsle ved kritikkverdige forhold Ytringsfrihet: Som alle andre borgere kan kommunens medarbeidere delta i samfunnsdebatten og uttale seg på egne vegne. Det er et mål for Larvik kommune at kritikkverdige forhold skal avdekkes og følges opp. Ansatte som opplever eller oppdager kritikkverdige eller uetiske forhold bør meddele dette videre. Varsling av kritikkverdige forhold skal fortrinnsvis skje til nærmeste leder eller leders overordnede. Andre måter arbeidstaker kan varsle på er til tillitsvalgte, verneombud eller varslings sekretariat. Se egen varslingsrutine for ansatte. Larvik kommune har også åpnet for mottak av varsler fra andre enn ansatte. Ved varsel om kritikkverdige forhold knyttet til folkevalgte skal dette rettes til ordfører. Politianmeldelse vil bli vurdert. 12. Brudd på etiske retningslinjer- ansatte Disiplinære reaksjoner kan bli aktuelt ved brudd på de etiske retningslinjene.

23 Fortolkninger/ tvist/ implementering Spørsmål om fortolkning, endring og revisjon av dette reglementet behandles av administrasjonsutvalget. Redaksjonelle endringer kan gjøres av rådmannen Vedtatt i Larvik kommunestyre , sak 040/15 Kommunes politikere og ansatte bekrefter med signatur for at kommunens etiske retningslinjer er mottatt og lest.

24 24 Arbeidsrettslige spørsmål som oppstår ved kommunesammenslåinger - Et juridisk verktøy for de kommuner som omfattes av en sammenslåing KS Advokatene og KS Forhandling 2015

25 25 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Sammenslåingsprosessen - inndelingslova Hvem skal lede arbeidet og hvordan bør det organiseres Nærmere om sammenslåing og deling Prosessen ved sammenslåing etter inndelingslova kap. VI Opprettelse av fellesnemnd Særskilt om behandlingen av personellmessige forhold Informasjon og drøfting Innledning Bestemmelser i arbeidsmiljøloven, Hovedtariffavtalen og Hovedavtalen Informasjon og drøfting så tidlig som mulig Planlegging av prosessen informasjon og drøfting med hvem og når? Frikjøp av tillitsvalgte i sammenslåingsprosessen Tillitsvalgtordningen i ny kommune Dokumentasjon på gjennomførte drøftinger Arbeidstakers rettigheter ved virksomhetsoverdragelse Innledning Lønns- og arbeidsvilkår Individuelle rettigheter og plikter basert på arbeidsavtale/arbeidsforholdet Rettigheter basert på tariffavtaler Kontoradministrasjonens arbeidstid Pensjonsrettigheter 16-2 (3) Reservasjons- og valgrett Informasjon og drøfting ved virksomhetsoverdragelse Informasjon og drøfting til tillitsvalgte Informasjon til de ansatte Utstedelse av ny arbeidsavtale Vern mot oppsigelse Oppsigelsesforbud Opphør på grunn av vesentlige endringer av arbeidsvilkårene til skade for arbeidstaker Informasjon om rettigheter og plikter som overføres «personalmappen» mv Innledning Overføring av opplysninger som ligger i personalmappen Forholdet til arkivlovgivningen Personopplysningsloven Overføring av taushetsbelagte opplysninger Arbeidsgivers styringsrett Innledning

26 Rettslig utgangspunkt Gjennomgang av ulike endringer som kan bli aktuelle Endring av arbeidssted Endring av arbeidsoppgaver Arbeidstid Andre endringer Saksbehandlingen og utøvelse av styringsretten Lønn og godtgjørelser Harmonisering av lønn Hovedtariffavtalen kap Hovedtariffavtalen kap Hovedtariffavtalen kap Lønnspolitikk i ny kommune Funksjonstillegg Lokale lønnsstiger og kompetansetillegg Stillingskoder og stillingsbenevnelser Ansiennitet Omplassering Hovedtariffavtalen kap. 1 3 pkt Omorganisering og overtallighet Innledning Nærmere om håndtering av overtallighet/omorganisering Innledning Kan den enkelte kommune ansette midlertidig i vakant stilling Rettslig utgangspunkt og prosessen Organisasjonskart og bemanningsplaner Drøfting utvelgelsesområde og nedbemanningskriterier Utpeking av de overtallige og videre saksbehandling Alternative tiltak til oppsigelse sluttpakke mv Masseoppsigelse Garantier mot oppsigelse Innledning Hensyn som bør tas ved utforming av en eventuell garanti Særlig om leder- og nøkkelstillinger Innledning og problemstilling Nærmere om «rettskrav» Dersom ingen har rettskrav på stillingen Innledning Plikten til å tilby «annet passende arbeid», jf. arbeidsmiljøloven 15-7 (2) Arbeidsmiljøutfordringer, arbeidsmiljøutvalg mv

27 27 1. Innledning Kommunesammenslåinger innebærer at to eller flere kommuner rettslig sett opphører samtidig som det etableres en ny kommune. Denne veilederen behandler de arbeidsrettslige spørsmål som oppstår ved en kommunesammenslåing og er ment å være et juridisk verktøy for de kommuner som omfattes av en sammenslåing. I veilederen vil kun kommunesammenslåinger omtales. De forhold som omtales i veilederen, vil imidlertid tilsvarende gjelde for fylkeskommuner som vedtar sammenslåing. Prosessen frem til ny kommune etableres er nærmere regulert i inndelingslova. Det fremgår av inndelingslova 26 at det ved kommunesammenslåinger skal opprettes en fellesnemnd som skal samordne og forberede sammenslåingen. Det er viktig at fellesnemnda får de nødvendige fullmakter til å håndtere de arbeidsrettslige spørsmål som må eller bør avklares i forkant av selve sammenslåingen. Inndelingslova og blant annet hvilke oppgaver som bør ligge til fellesnemnda, blir nærmere behandlet i kapittel 2. Informasjon og drøfting på ulikt nivå er sentralt gjennom hele prosessen. Dette gjelder både før beslutning om sammenslåing og hvordan sammenslåingsprosessen skal gjennomføres. Nærmere spørsmål om hvordan og på hvilken måte de tillitsvalgte skal involveres, behandles nærmere i kapittel 3. Den nye kommunen skal videreføre de lovpålagte oppgavene som tidligere lå i den enkelte kommune. Kommunesammenslåingen vil innebære en virksomhetsoverdragelse fra alle de opprinnelige kommuner til den nye kommunen og arbeidsmiljøloven kapittel 16 om virksomhetsoverdragelse kommer til anvendelse overfor alle ansatte. Arbeidsforholdet til de ansatte i de enkelte kommunene, blir overført til den nye kommunen som blir ny arbeidsgiver. At reglene om virksomhetsoverdragelse kommer til anvendelse, reiser flere rettslige spørsmål knyttet til hvilke endringer ny arbeidsgiver kan gjennomføre i de ansattes arbeidsvilkår blant annet med sikte på samordning av de ulike ansattes lønns- og arbeidsvilkår. I tillegg utløser det særskilte krav til informasjon og drøfting. Dette blir nærmere behandlet i kapittel 4. Virksomhetsoverdragelsen innebærer at rettigheter og plikter i arbeidsforhold skal overføres til den nye kommunen som arbeidsgiver. Det er sentralt at ny arbeidsgiver får informasjon om de rettigheter og plikter som gjelder i ansettelsesforholdet. Overføring av opplysninger i personalmappen og forholdet til taushetsplikten, behandles nærmere i kapittel 5. En kommunesammenslåing vil utløse overtallighet som kan tilsi behov for endringer i ansattes arbeidsoppgaver og en reell nedbemanning. I tillegg vil ny arbeidsgiver ha behov for å harmonisere de ulike ansattes lønns- og arbeidsvilkår. Grensene for arbeidsgivers styringsrett behandles i kapittel 6. I kapittel 7 behandles blant annet muligheten for å harmonisere lønn og godtgjørelser. Særskilte spørsmål knyttet til omorganisering og nedbemanning ved kommunesammenslåinger, herunder spørsmålet om stillingsgarantier, behandles i kapittel 8. Ved en kommunesammenslåing vil særlig ledere og annet nøkkelpersonell bli berørt som følge av at det vil være flere som har de 3

28 28 samme stillingene. Deres rettigheter og i hvilke tilfeller fellesnemnda eller ny arbeidsgiver kan erstatte noen av disse ved nytilsettinger, behandles i kapittel 9. En kommunesammenslåing vil kunne medføre både uro og arbeidsmiljøutfordringer for organisasjonen. Det er viktig at de ansatte holdes informert gjennom prosessen og at det foretas risikovurderinger med sikte på å forebygge arbeidsmiljøutfordringer. Dette behandles i kapittel 10. Deloitte har på oppdrag fra KS gjennomført FoU-prosjektet «Arbeidsgiverpolitiske utfordringer ved kommunesammenslåinger». I Deloitte sin sluttrapport «Arbeidsgiverpolitikk i kommunesammenslåinger» har flere rettslige uklare forhold blitt avdekket. Disse vil bli fortløpende behandlet i veilederen. 4

29 29 2. Sammenslåingsprosessen - inndelingslova 2.1 Hvem skal lede arbeidet og hvordan bør det organiseres Nærmere om sammenslåing og deling En kommunesammenslåing kan typisk skje ved at to eller flere kommuner slår seg sammen til én ny kommune. En nærmere definisjon av sammenslåing følger av inndelingslova 3, første ledd: Samanslåing inneber at to eller fleire kommunar eller fylke blir slutta saman til éi ny eining. Kommunesammenslåing innebærer at det etableres et nytt rettssubjekt, og reglene om virksomhetsoverdragelse i arbeidsmiljøloven kap. 16 kommer til anvendelse for de ansatte i alle de kommuner som slår seg sammen. En kommunestrukturprosess kan også skje ved at en kommune blir delt og innlemmet i flere andre kommuner. I inndelingslova 3, andre ledd er det gitt en definisjon på deling: Deling inneber a) at ein kommune eller eit fylke blir delt i to eller fleire nye einingar, eller b) at ein kommune eller eit fylke blir delt, og dei einskilde delane blir lagde til andre kommunar eller fylke. Inndelingslova ble endret med virkning fra 1. januar 2014 nettopp på bakgrunn av arbeidet med kommunestruktur. Det ble derfor gitt nærmere prosedyrer i loven, ved at prosedyrene for sammenslåing også vil gjelde for delingstilfeller. Ved deling vil arbeidstakerne i kommunen som blir delt bli overført til en ny eller en eksisterende kommune. Reglene om virksomhetsoverdragelse i arbeidsmiljøloven kap 16 vil komme til anvendelse for disse arbeidstakerne, men ikke for arbeidstakerne i kommunen som videreføres, jf. inndelingslova 3 andre ledd bokstav b). I denne veilederen er det kommunesammenslåinger som vil bli behandlet. Tilsvarende vil gjelde for fylkeskommunesammenslåinger. Mange av de samme spørsmålene som blir behandlet i veilederen, vil tilsvarende gjøre seg gjeldende for deling etter inndelingslova 3 andre ledd uten at deling vil bli særskilt behandlet Prosessen ved sammenslåing etter inndelingslova kap. VI Inndelingslova kap. VI regulerer gjennomføring av vedtak om kommunesammenslåinger. Inndelingslova er en prosesslov som skal sikre et minstemål av prosess. Prosessen kan illustreres slik: Initiativ Saksforberedelse Vedtak Gjennomføring Oppgjør/Konsekvenser 5

30 30 Det er i stor grad opp til kommunestyrene hvordan de organiserer og styrer prosessen så lenge minstekravene etter inndelingslova er oppfylt. Veilederen behandler ikke i særlig grad initiativfasen. Saksforberedelsesfasen kan avhengig av hvordan den enkelte kommunesammenslåing gjennomføres, bestå av ulike elementer. Informasjon og drøfting kan komme inn i denne fasen avhengig av hvordan den enkelte prosess blir håndtert. Det er imidlertid først når vedtak om kommunesammenslåing er fattet, at de mer formelle skritt blir iverksatt. I denne veilederen er fokuset således gjennomføringsfasen Opprettelse av fellesnemnd Ved kommunesammenslåing skal det for en avgrenset periode opprettes en fellesnemnd som skal samordne og ta seg av forberedelsen av sammenslåingsprosessen, jf. inndelingslova 26. Fellesnemnda skal bestå av minst tre representanter fra hver av de respektive kommunestyrer. Inndelingslovas ordning er at antall medlemmer fra hver kommune skal speile innbyggertallet i den kommunen de representerer. Det betyr at en større kommune skal ha flere representanter inn i nemnda enn mindre kommuner. Inndelingslova 25 regulerer nærmere rollen til henholdsvis Fylkesmannen og Kommunal- og moderniseringsdepartementet ved sammenslåing avhengig av bl.a. om dette skjer på tvers av fylkeskommunegrenser. Vi behandler ikke rollefordelingen nærmere her. Fylkesmannen/departementet har etter inndelingslova en støtte- og rettledningsfunksjon. Etter at vedtaket om sammenslåing er gjort, skal fylkesmannen/departementet så snart som mulig innkalle til felles møte med de aktuelle kommunestyrene, jf. inndelingslova 25. På dette møtet skal bl.a. kriterier for sammensetning av fellesnemnd og eventuelle fullmakter for fellesnemnda drøftes. Etter dette skal saken tilbake til hvert kommunestyre, som treffer endelige vedtak om sammensetning og fullmakter. Kommunene kan gi fellesnemnda relativt vide fullmakter, slik at det er grunnlag for at fellesnemnda blir et effektivt organ som kan gjøre nødvendige vedtak på vegne av den nye kommunen i fasen mellom sammenslåingsvedtaket og tidspunktet for iverksettelse av sammenslåingen. Det er kommunene selv som må avgjøre hvilke oppgaver nemnda skal ha. For å unngå at en eventuell uenighet skal forhindre videre prosess, gir loven hver av kommunene rett til å bringe uenigheten inn for departementet, jf. inndelingslova 26 fjerde avsnitt og Ot.prp.nr.41 ( ) side 55. Fellesnemnda skal likevel ikke ha beslutningsmyndighet på driften i de eksisterende kommunene. Det er kommunestyrene i de enkelte kommunene som er ansvarlige for den løpende driften hos disse så lenge de består. Reglene om lovlighetskontroll i kommunelova 59 gjelder også for avgjørelser som blir tatt i fellesnemnda Særskilt om behandlingen av personellmessige forhold Det er viktig at fellesnemnda får tilstrekkelige fullmakter til å håndtere de arbeidsrettslige avgjørelser som bør tas i perioden mellom sammenslåingsvedtaket og tidspunktet for iverksettelse av vedtaket. Det er videre viktig at fellesnemnda sørger for en effektiv organisering av gjennomføringsfasen og delegerer myndighet videre slik at det på administrativt nivå kan tas de arbeidsgiverbeslutninger som er nødvendig før sammenslåingen. 6

31 31 Med mindre reglementet for fellesnemnda fastsetter noe annet, kan fellesnemda gi et arbeidsutvalg myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikke er av prinsipiell art, jf. inndelingslova 26 sjette ledd. Kommunene kan også velge å opprette et felles partssammensatt utvalg etter mønster av kommuneloven 25 for behandling av saker som gjelder forholdet mellom den nye arbeidsgiveren og de ansatte, jf. inndelingslova 26 andre ledd. Rapporten fra Deloitte «Arbeidsgiverpolitikk i kommunesammenslåinger» viser at det ved tidligere kommunesammenslåinger har vært stor variasjon med hensyn til hvordan gjennomføringsfasen har vært organisert. De fleste har etablert arbeidsutvalg, men hvilke aktører som deltar i utvalget, har variert. Mange av kommunene har etablert en administrativ prosjektorganisering med en intern eller ekstern prosjektleder. Det har også gjennomgående vært etablert ulike arbeidsgrupper som har håndtert avgrensede oppgaver og som dels har vært organisert under en prosjektleder. Også partssammensatt utvalg har gjennomgående vært opprettet av kommunene. Loven legger således opp til stor grad av frihet til å bestemme hvordan arbeidet med overføring og samordning av personell skal organiseres. Det er i liten grad avdekket hva som har vært vesentlig ved valg av organisering fra de tidligere kommunesammenslåinger og hvorvidt dette har fungert optimalt. Det sentrale som er avdekket er at de tillitsvalgte involveres gjennom prosessen og tydelighet i hvem som gjør hva. I forarbeidene til inndelingslova, jf. Ot.prp. nr. 41 ( ), pekes det på at evalueringen den gangen avdekket at det var viktig å få på plass en effektiv organisering. Ved valget om det skal opprettes et felles partssammensatt utvalg, må det sees hen til hvordan organet fungerer og hvilke fullmakter partssammensatt utvalg har i de respektive kommunene. Partssammensatt utvalg er nærmere regulert i Hovedavtalen del B 4. Følgende fremgår om utvalgets oppgaver og sammensetning: Det partssammensatte utvalget foreslår og behandler overordnede retningslinjer for kommunens personalpolitikk, herunder tiltak for likestilling og inkluderende arbeidsliv. Utvalget drøfter dessuten kvalitets-, fornyings- og utviklingstiltak, oppfølging og implementering av nasjonalt vedtatte reformer. De tilsatte skal være representert i dette/disse utvalg med minst to representanter utpekt av arbeidstakerorganisasjonene/forhandlingssammenslutningene etter forholdstallsprinsippet. Som delingstall benyttes kvotienten 1,4 og deretter oddetall 3, oddetall 5 osv. Hovedavtalen viser til kommuneloven 25 og innebærer at det skal være minst ett slikt utvalg i hver kommune eller fylkeskommune. Utvalgets mandat er å drøfte overordnede retningslinjer for personalpolitikken. Det vil derfor være et moment ved vurderingen etter inndelingslova om det er praktisk å opprette et slikt utvalg, å se hen til hva som er mandatet til utvalgene i hver av de respektive kommunene. Hovedavtalen gir også anvisning på hvordan valg av ansatterepresentanter skal skje. I praksis er det ofte hovedtillitsvalgte som sitter i utvalget. Dersom det opprettes et felles partssammensatt utvalg 7

32 32 med representanter for de ansatte, bør det også bestemmes hvordan utvelgelsen av disse skal skje. Vi vil anbefale at arbeidsgiverrepresentantene bør være fra rådmannsnivået. Det anbefales at de tillitsvalgte lar seg representere med f.eks. én hovedtillitsvalgt fra hver kommune. Det er sentralt at kommunene organiserer arbeidet på en mest mulig hensiktsmessig måte. Partssammensatte utvalg fungerer i dag ulikt, og det er ikke noe poeng å benytte denne muligheten dersom arbeidet organiseres bedre på en annen måte. Kommunene kan også bestemme at det kun er arbeidsgiverrepresentanter som skal håndtere selve arbeidet med personelloverføring mv., eller om arbeidet skal organiseres på en annen måte enn ved partssammensatt utvalg. Ved vurderingen av modell er det viktig å sikre god forankring hos de tillitsvalgte og arbeidstakerne. Uansett hvilken modell som velges, er det viktig at Hovedavtalens drøftingspliktbestemmelser skal følges. I inndelingslova 26, femte ledd er det regulert at fellesnemnda kan få fullmakt til å tilsette personell i den nye kommunen. Dette gjelder også tilsetting av administrasjonssjef og revisor. Tatt på ordet legger inndelingslova opp til en formell ansettelsesprosess. Det er imidlertid viktig at arbeidstakere i hver enkelt kommune vil ha rettigheter etter arbeidsmiljøloven kap 16 om virksomhetsoverdragelse. Fellesnemda står derfor ikke fritt til å foreta ansettelser. Fellesnemnda må ivareta de retningslinjer som gjelder for håndtering av overtallighet. Dette er behandlet i kap. 8 og 9. Fellesnemnda kan ikke delegere myndigheten til å ansette administrasjonssjef til administrativt nivå. For øvrig må det legges til grunn at fellesnemnda kan delegere tilsettingsmyndigheten. Nedenfor listes opp de oppgaver som bør håndteres i gjennomføringsfasen, og hvor fellesnemnda bør få fullmakt til å håndtere eller delegere videre. Hvilken myndighet som bør ligge hos fellesnemnda og/eller kan delegeres videre med sikte på å ivareta de arbeidsgiverfunksjoner som bør håndteres i gjennomføringsfasen listes opp nedenfor. Enkelte beslutninger kan allerede i saksforberedelsesfasen være truffet av kommunestyrene. - Fastsette organiseringen for den nye kommunen dersom dette ikke skjer i kommunestyrene. - Fastsette bemanningsplan for den nye kommunen, jf. kap Treffe beslutning om utvelgelsesområde og utvelgelseskriterier etter drøftinger med de tillitsvalgte, jf. kap Foreta utvelgelsen av de overtallige og innplassere i stillinger. Dette bør i alle fall gjelde lederstillinger/nøkkelstillinger, men det anbefales generell fullmakt for alle stillinger, jf. kap. 8 og 9. - Foreta utlysninger og tilsette i ledige stillinger dersom det er rettslige grunnlag for det. - Treffe beslutning om overtallige skal tilbys alternativer til oppsigelse, jf. kap og 8.3. Eventuelt at dette besluttes av kommunestyrene. - Treffe beslutning om oppsigelse som trer i kraft ved sammenslåingen, og som effektueres av den enkelte kommune, jf. kap Generell myndighet til å ivareta arbeidsgiverfunksjonen for ny arbeidsgiver ved deltagelse i drøftinger etter lov og avtaleverk, herunder reservere seg mot lokale særavtaler mv. jf. blant annet kap

33 33 3. Informasjon og drøfting 3.1 Innledning Kommunesammenslåinger medfører ofte store omstillingsprosesser hvor det er svært viktig at de tillitsvalgte involveres så tidlig som mulig i alle prosessene som etableres. I tillegg er det viktig å informere de ansatte direkte gjennom hele prosessen. Omstillingen bør være forutsigbar og oppleves som ryddig og tydelig. For å oppnå dette, er det viktig å være tydelig på årsakene til at omstillingen gjennomføres og hva målene skal være. Dette fremgår av Hovedavtalens (HA) formålsbestemmelse. 3.2 Bestemmelser i arbeidsmiljøloven, Hovedtariffavtalen og Hovedavtalen Arbeidsgivers generelle plikt til å gi informasjon og gjennomføre drøftinger i forbindelse med omstillingsprosesser er regulert i arbeidsmiljøloven 8-2, jf I arbeidsmiljøloven 8-2 (4) er det gitt adgang til å fravike bestemmelsen ved tariffavtale så fremt de mål og prinsipper som følger av bestemmelsen ivaretas. I KS-området er dette gjort gjennom Hovedavtalen. De sentrale bestemmelsene om informasjon og drøfting fremgår av Hovedavtalen del B 1-4-1, 1-4-3, jf Hovedavtalen angir rammen for hvordan samhandlingen mellom arbeidsgiver og de tillitsvalgte skal være. De lokale parter må innen denne rammen definere hvordan samhandling og medbestemmelse skal praktiseres. Ved virksomhetsoverdragelse og masseoppsigelser gjelder særskilte informasjons- og drøftingsregler på kollektivt nivå. Disse reglene gjelder i tillegg til de generelle bestemmelsene og er regulert i arbeidsmiljøloven 15-2 og Dette behandles nærmere nedenfor under kap.4.4 og Hovedavtalens bestemmelser regulerer medbestemmelse på kollektivt nivå. Det vil si at de ansatte ved tillitsvalgte, skal involveres og gis mulighet til å kunne påvirke beslutningsprosesser. Medbestemmelse på individuelt nivå vil si at den enkelte ansatte involveres. Enkelte bestemmelser i arbeidsmiljøloven regulerer informasjon og drøfting overfor ansatte. Dette er regulert i arbeidsmiljøloven 16-6 om informasjon til de ansatte som blir berørt av virksomhetsoverdragelse og 15-1 om drøfting mellom arbeidsgiver og den enkelte ansatte før eventuell beslutning om oppsigelse. I tillegg følger det av ulovfestede forvaltningsrettslige prinsipper at det bør foretas individuelle drøftinger før enkelte beslutninger som ligger innenfor arbeidsgivers styringsrett fattes. 3.3 Informasjon og drøfting så tidlig som mulig Informasjon skal gis, og drøftinger skal gjennomføres så tidlig som mulig. Hva som er «så tidlig som mulig» må avgjøres ut fra omstendighetene i det enkelte tilfelle. For at de tillitsvalgte skal få en reell påvirkningsmulighet, skal de gis anledning til å komme med sine synspunkter før arbeidsgiver treffer en beslutning. Tillitsvalgte kan komme med ytterligere opplysninger, slik at arbeidsgiver får et bedre grunnlag til å ta avgjørelser. Informasjon må gis slik at det er mulig for de tillitsvalgte å sette seg inn i saken, foreta passende undersøkelser, vurdere saken og forberede drøftinger. Normalt vil det derfor gå noe tid fra de tillitsvalgte er informert, frem til drøfting kan skje, og beslutning deretter kan tas. Arbeidsgiver må imidlertid kunne foreta forberedende undersøkelser og vurderinger før informasjon gis og drøftinger gjennomføres. Det er i stor grad opp til kommunestyrene hvordan de velger å organisere prosessen. Organiseringen vil få betydning for hvordan og på hvilket tidspunkt de tillitsvalgte involveres. Før det foreligger et 9

34 34 vedtak om kommunesammenslåing, vil informasjon og drøfting også kunne være sentralt. Dersom det for eksempel anses hensiktsmessig å nedsette en administrativ arbeidsgruppe allerede i utredningsfasen, skal tillitsvalgte involveres. Tillitsvalgtes deltakelse i arbeidsgrupper o.l. erstatter imidlertid ikke drøftingsplikten. 3.4 Planlegging av prosessen informasjon og drøfting med hvem og når? Det bør foreligge en tidsplan for omstillingsprosessen hvor det blant annet fremgår hva og på hvilket tidspunkt det skal gis informasjon og drøftes, og hvordan de tillitsvalgte skal involveres. Det må sikres at informasjons- og drøftingsbestemmelser i lov og avtaleverk oppfylles. Nedenfor er det satt opp en oversikt over forhold som er gjenstand for informasjon og drøfting etter lov og avtaleverk i kommunesammenslåingsprosessen og frem til tidspunktet for overdragelse av de berørte kommunene til ny kommune. Informasjon og drøfting med tillitsvalgte om tidsplan, informasjonsprosedyrer mv., jf. HA del B Arbeidsgiver skal så tidlig som mulig informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd når det gjelder informasjonsprosedyrer og bestemmelser om tidsplan, jf. HA del B Det bør utarbeides en tidsplan for omstillingsprosessen og informasjonsrutiner så raskt som mulig etter at det foreligger et politisk vedtak om kommunesammenslåing. Gode rutiner for informasjon og kommunikasjon er særdeles viktig i omstillingsprosesser og kan være nøkkelen til en god prosess. Informasjonen må være rask, saklig, ærlig og klar, og må gis så tidlig som mulig. Drøfting med tillitsvalgte hvordan medbestemmelse skal ivaretas gjennom omstillingsprosessen, jf. HA del B 1-4-3, jf Ved en kommunesammenslåing skal de lokale parter så tidlig som mulig drøfte tillitsvalgtordningen og hvordan de ansattes medbestemmelse skal ivaretas, jf. HA del B 3-3 a) og b). Det bør etableres samhandlingsarenaer hvor kommuneledelsen og de tillitsvalgte fra kommunene som skal slås sammen deltar. I tillegg kan det være hensiktsmessig å nedsette prosjekter, arbeidsgrupper mv. i arbeidet med ny kommunestruktur. Arbeidsgiver skal gi informasjon, drøfte og ta tillitsvalgte med på råd når det gjelder sammensetning av ad-hoc grupper, jf. HA del B Hovedavtalen del B er en ny bestemmelse og vil særlig være relevant i forbindelse med prosesser/prosjekter i arbeidet med ny kommunestruktur. Det fremgår av bestemmelsen at dersom oppgaver vurderes utført gjennom kommunal samhandling og/eller interkommunalt samarbeid, skal de berørte parter tidligst mulig oppta drøftinger om tillitsvalgtordningen og hvordan de ansattes medbestemmelse skal ivaretas, jf. HA del B 3-3 a) og b). 10

35 35 Formålet med bestemmelsen er å fastslå prinsippet om at det skal være arbeidsgiver og tillitsvalgte lokalt som finner hensiktsmessige løsninger for å ivareta gode prosesser for medbestemmelse gjennom ordningen med de tillitsvalgte. Se B-rundskriv nr. 7/2014 s. 4. Drøfting med tillitsvalgte om det er behov for utvidet frikjøp av tillitsvalgtressurser, jf. HA del B 3-3 j) Det skal drøftes om omstillingsprosessen medfører behov for utvidet frikjøp av tillitsvalgtressurser. Dette må avklares så tidlig som mulig i prosessen og ses i sammenheng med den eksisterende tillitsvalgtordningen i kommunene og hvordan omstillingsprosessen planlegges gjennomført, for eksempel om det skal nedsettes arbeidsgrupper, utvalg o.l. Informasjon og drøfting med tillitsvalgte om virksomhetsoverdragelsen, jf. arbeidsmiljøloven 16-5 Tidligere og ny arbeidsgiver skal så tidlig som mulig gi informasjon om og drøfte overdragelsen med de tillitsvalgte. Det skal gis særskilt informasjon om grunnen til overdragelsen, tidspunktet for overdragelsen, de rettslige, økonomiske og sosiale følger av overdragelsen for arbeidstakerne, endringer i tarifforholdet, planlagte tiltak overfor arbeidstakerne og reservasjons- og fortrinnsrett, og frist for å utøve slike rettigheter. Bestemmelsen er en minimumsregel. Annen informasjon kan være fordelaktig å gi avhengig av omstendighetene. Informasjon til berørte arbeidstakere om virksomhetsoverdragelsen, jf. arbeidsmiljøloven 16-6 Tidligere og ny arbeidsgiver skal så tidlig som mulig informere arbeidstakerne om overdragelsen. Det skal særskilt gis informasjon om grunnen til overdragelsen, tidspunktet for overdragelsen, de rettslige, økonomiske og sosiale følger av overdragelsen for arbeidstakerne, endringer i tarifforholdet, planlagte tiltak overfor arbeidstakerne og reservasjons- og fortrinnsrett, og frist for å utøve slike rettigheter. Informasjonsplikten gjelder overfor alle berørte arbeidstakere. Det er ikke stilt krav til hvordan informasjon skal gis. Det kan skje ved møter, informasjonsskriv på intranettet o.l. Det anbefales å utarbeide en egen informasjonsplan. Informasjonsprosedyrer skal drøftes med tillitsvalgte. Se ovenfor, første kulepunkt. Ved overtallighet skal utvelgelsesområde og kriterier for utvelgelse drøftes med de tillitsvalgte, jf. rettspraksis og Hovedtariffavtalen kap. 1 3 punkt 3.3. En kommunesammenslåing innebærer i utgangspunktet en overtallighet. Det kan for eksempel ikke være mer enn en rådmann i den nye kommunen. Det følger av rettspraksis at utvelgelse av overtallige må være basert på saklige kriterier. Dette kan være kompetanse, ansiennitet og andre kriterier. I Hovedtariffavtalen (HTA) kap. 1 3 punkt 3.3 framgår det at ved innskrenkning/rasjonalisering skal, under ellers like vilkår, de med kortest tjeneste innenfor vedkommende arbeidsområde i kommunen sies opp først. 11

36 36 Det vil si at de lokale parter skal drøfte hvilket arbeidsområde som skal legges til grunn og hva som skal til for at arbeidstakere står likt. Bestemmelsen åpner opp for at både kompetanse og ansiennitet kan være det avgjørende kriteriet. Drøfting med de tillitsvalgte dersom arbeidsgiver vurderer å gå til masseoppsigelse, jf. arbeidsmiljøloven 15-2 Dersom kommunesammenslåingen innebærer at arbeidsgiver vurderer å gå til oppsigelse/tilby sluttavtale el. av minst ti arbeidstakere innenfor et tidsrom på 30 dager, skal det så tidlig som mulig innledes drøftinger med de tillitsvalgte med sikte på å komme frem til en avtale for å unngå masseoppsigelse eller redusere antall oppsagte. Dersom oppsigelse ikke kan unngås, skal de uheldige sidene ved dem søkes redusert. Arbeidsgiver plikter å gi de tillitsvalgte skriftlig melding om alle relevante opplysninger i tråd med arbeidsmiljøloven 15-2 (3). Drøfting med den enkelte arbeidstaker og arbeidstakers tillitsvalgte før beslutning om oppsigelse, jf. arbeidsmiljøloven 15-1 Drøftingen med arbeidstakeren og arbeidstakerens tillitsvalgte skal finne sted før arbeidsgiver treffer beslutning om oppsigelse. Både grunnlaget for oppsigelsen og eventuell utvelgelse mellom flere ansatte av hvem som skal sies opp, skal drøftes. Informasjon og drøfting med tillitsvalgte ved utlysning og kunngjøring av stillinger i ny kommune, jf. HA del B 3-1 d) Dette er ikke særskilt ved omstillingsprosesser, men følger av de alminnelige informasjonsog drøftingsbestemmelsene. De alminnelige bestemmelsene i Hovedavtalen om informasjon og drøfting ved opprettelse av nye stillinger, kunngjøringer og ansettelser skal følges. Informasjon og drøfting med de tillitsvalgte etter arbeidsmiljøloven 16-5 kan skje med de tillitsvalgte særskilt i den enkelte kommune dersom det ikke er ønskelig å ha felles drøftinger. Avhengig av hvordan prosessen gjennomføres og hvilke fullmakter som gis fellesnemnda, vil også informasjon og drøfting tidlig i prosessen kunne skje i den enkelte kommune. Tilsvarende gjelder utvidet frikjøp av tillitsvalgtressurser. For øvrig bør informasjonen og drøftingene skje mellom representant for fellesnemnda og alle forbundene som er representert ved tillitsvalgt eller hovedtillitsvalgt, jf. HA del B 2. For å sikre et rasjonelt og hensiktsmessig partssamarbeid bør organisasjonene oppfordres til å finne representative ordninger. Hvert forbund kan for eksempel utpeke/velge én tillitsvalgt som ivaretar forbundets samlede interesser i den nye kommunen. Det kan også oppfordres til at forbundene representeres ved en fellestillitsvalgt, jf. HA del B 2-4. Det er imidlertid organisasjonene som velger egen representasjonsordning. Dersom forbundene før sammenslåingen har valgt nye tillitsvalgte tilpasset den nye kommunen vil det være naturlig at fellesnemnda forholder seg til de nye hovedtillitsvalgte eller tillitsvalgte for hvert forbund. Fellesnemnda bør drøfte tillitsvalgtordningen med utgangspunkt i HA del B 3-3 med hvert forbund, slik at dette er klart ved etableringen av den nye kommunen, jf. nærmere kap

37 Frikjøp av tillitsvalgte i sammenslåingsprosessen Ved kommunesammenslåing bør det vurderes om det vil være hensiktsmessig å tildele ytterligere frikjøpsressurser til organisasjonene, jf. HA del B 3-3 a) og c). Ordninger med utvidet frikjøp av tillitsvalgte er tidsavgrenset til omstillingsprosessen. Det er en forutsetning at tillitsvalgte med helt eller delvis frikjøp benytter frikjøpt tid til tillitsvalgtarbeid etter Hovedavtalen og overfor medlemmene ansatt i kommunen. Sammenslåingsprosessen gjør det nødvendig at tillitsvalgte i større utstrekning deltar i møter, arbeidsgrupper og utvalg mv. I tillegg bør tillitsvalgte ha tid til kontakt med sine medlemmer og til å sette seg inn i sakspapirer slik at misforståelser og forsinkelser unngås. Tillitsvalgte som har god kunnskap om pågående prosesser kan bli gode medspillere som sørger for forankring av målet hos medlemmene. Kunnskap om aktuelle problemstillinger gir grunnlag for god dialog, tillit og konstruktivt samarbeid. Kartlegge de etablerte tillitsvalgtordningene i de berørte kommunene. Hvem er tillitsvalgt og hovedtillitsvalgt, hvilke organisasjoner representerer de og hvordan er vervene fordelt i de ulike delene av kommunene Hvordan skal de tillitsvalgte involveres? Hvilke arbeidsgrupper, utvalg og andre felles møtearenaer opprettes? 3.6 Tillitsvalgtordningen i ny kommune Etter overdragelsestidspunktet skal de tillitsvalgte fortsatt være representert frem til det kan finne sted et nytt, felles valg i den nye kommunen, jf. arbeidsmiljøloven 16-7 (2). Ny tillitsvalgtordning bør være på plass i god tid før overdragelsestidspunktet. Det er viktig at de enkelte organisasjonene i god tid før overdragelsen velger hovedtillitsvalgt i ny kommune. De organisasjonene som etter Hovedavtalen ikke oppfyller vilkåret for rett til hovedtillitsvalgt, må velge en representant eller tillitsvalgt for sine medlemmer. Arbeidsgiver bør derfor tidlig ha fått en avklaring på at valg vil bli gjennomført slik at representant for fellesnemnda får anledning til å drøfte tillitsvalgtordningen med hvert forbund i ny kommune. Tillitsvalgtordningen etableres med utgangspunkt i Hovedavtalen del B 3-3 a). Avklar med organisasjonene kommunens behov for at forbundene har valgt nye tillitsvalgte og hovedtillitsvalgte i den nye kommunen. Dette bør gjøres i god tid før overdragelsen. Representant for fellesnemnda drøfter tillitsvalgtordningen med berørte arbeidstakerorganisasjoner i ny kommune. Ny tillitsvalgtordning er drøftet med organisasjonene. 13

38 Dokumentasjon på gjennomførte drøftinger mv. Det er viktig at hele prosessen dokumenteres; om hva og på hvilket tidspunkt det er gitt informasjon og gjennomført drøftinger. Det skal skrives referat fra drøftingsmøter, jf. HA del B 3-1 i). Protokoller skrives kun ved forhandlinger. Referatene bør signeres av representant for fellesnemnda og hovedtillitsvalgt eller tillitsvalgt i organisasjoner som etter Hovedavtalen ikke oppfyller vilkåret for rett til hovedtillitsvalgt. Referat fra drøftinger etter arbeidsmiljøloven 16-5 skal også signeres av arbeidsgiver i den enkelte kommune. Tilsvarende er det arbeidsgiver i den enkelte kommune som signerer referatene dersom drøftingene skjer der, og ikke med representant for fellesnemnda. Grunnlaget for drøftingene, partenes synspunkter og om det er enighet eller uenighet, bør fremgå av referatet. Brudd på informasjons- og drøftingsplikten kan få ulike konsekvenser. Eksempelvis kan manglende informasjon og drøftinger vektlegges i vurderingen av om eventuelle oppsigelser i forbindelse med slike prosesser er saklige. 14

39 39 4. Arbeidstakers rettigheter ved virksomhetsoverdragelse 4.1 Innledning Kommunesammenslåinger innebærer at to eller flere kommuner rettslig sett opphører samtidig som det etableres en ny kommune. Den nye kommunen skal videreføre de lovpålagte oppgaver som tidligere lå i den enkelte kommune. Kommunesammenslåingen vil innebære en virksomhetsoverdragelse fra de opprinnelige kommuner til den nye kommunen, og arbeidsmiljøloven kapitel 16 om virksomhetsoverdragelse kommer til anvendelse. Arbeidsforholdet til de ansatte i de enkelte opprinnelige kommuner, blir overført til den nye kommunen som blir ny arbeidsgiver. I det følgende gjennomgås kun rettsvirkningene ved at reglene om virksomhetsoverdragelse kommer til anvendelse som følge av en kommunesammenslåing. Det presiseres imidlertid at enkelte lovpålagte oppgaver kan være ulikt organisert i de kommuner som skal slås sammen, noe som kan få betydning for om det er hele kommunen eller bare deler av denne som skal overføres til en ny kommune. Dersom kommune A og B skal slås sammen til kommune C og A kommune har organisert enkelte av sine lovpålagte oppgaver i et eget rettssubjekt X, for eksempel et IKS, må man ta stilling til følgende: - Skal oppgavene i X overføres til C kommune - Skal tilsvarende oppgaver i B kommune overføres til X I førstnevnte tilfelle vil dette måtte skje på selvstendig grunnlag uavhengig av virksomhetsoverdragelsen fra A til C. Hvorvidt en overføring til C av As lovpålagte oppgaver som håndteres i X innebærer en virksomhetsoverdragelse, må vurderes konkret, jf. arbeidsmiljøloven Dette vil i det følgende ikke bli nærmere behandlet. I sistnevnte tilfelle bør avklaringen skje i forkant slik at virksomhetsoverdragelsen av de ansatte i B kommune som utfører tilsvarende lovpålagte oppgaver som A har skilt ut til X, skjer til X og ikke til C. En sentral forutsetning for at reglene om virksomhetsoverdragelse skal komme til anvendelse er at det skjer et arbeidsgiverskifte. Det understrekes at ovennevnte presiseringer gjelder der lovpålagte oppgaver blir håndtert i et eget rettssubjekt. Et kommunalt foretak er en del av kommunen og ikke et selvstendig rettssubjekt, jf. kommuneloven kap. 11. Har A kommune etablert et kommunalt foretak til å håndtere lovpålagte oppgaver, vil en kommunesammenslåing automatisk innebære et arbeidsgiverskifte fra A til C også for de som arbeidet i det kommunale foretaket i A, med mindre disse oppgavene blir overført til et eget rettssubjekt. 4.2 Lønns- og arbeidsvilkår Individuelle rettigheter og plikter basert på arbeidsavtale/arbeidsforholdet Arbeidsmiljøloven 16-2 (1) første punktum lyder: Tidligere arbeidsgivers rettigheter og plikter som følge av arbeidsavtale eller arbeidsforhold som foreligger på det tidspunkt overdragelsen finner sted, overføres til den nye arbeidsgiver. Bestemmelsen innebærer en automatisk videreføring av det etablerte arbeidsforholdet hos ny arbeidsgiver. Typisk vil lønn, ansiennitet, feriepenger og feriefritid bli overført. Det gjelder både forfalte og ikke-forfalte krav, kjente og ukjente krav. 15

40 40 Det er bare rettigheter og plikter etter arbeidsavtalen/arbeidsforholdet som vil bli videreført hos ny arbeidsgiver. I enkelte tilfeller kan det være uklart hva som er rettigheter arbeidstaker også kan gjøre gjeldende overfor ny arbeidsgiver. Utgangspunktet er hva som er avtalt og som ikke arbeidsgiver ensidig kan fjerne/endre innenfor rammene av styringsretten. Hva som konkret er nedfelt av opplysninger i arbeidsavtalen, gir imidlertid ikke alltid tilstrekkelige svar. Det er ikke uvanlig at arbeidsavtalen av opplysningshensyn viser til goder som gjelder i kommunen uten at dette kan tilsi at det er basert på et avtalerettslig grunnlag. Arbeidsavtalen må fortolkes. Grensegangen med gjennomgang av praktiske eksempler vil bli nærmere behandlet under kap. 6. At de individuelle rettighetene overføres etter 16-2, er ikke til hinder for at ny arbeidsgiver senere kan gjøre endringer. Endringer utenfor styringsretten vil innebære en «endringsoppsigelse». Det vil si at kravet til saklig grunn i arbeidsmiljøloven 15-7 må være oppfylt for at endringene kan iverksettes. Det følger av arbeidsmiljøloven 16-4 at virksomhetsoverdragelsen i seg selv ikke gir grunnlag for oppsigelse. Tilsvarende vil gjelde for endringsoppsigelse. Arbeidsmiljøloven 16-4 er imidlertid ikke til hinder for oppsigelse/endringsoppsigelse på annet grunnlag enn at det skjer en virksomhetsoverdragelse, blant annet på grunn av overtallighet. Dette må vurderes etter arbeidsmiljøloven 15-7 og vil bli nærmere behandlet i kap. 8 og 9. Tilsvarende vil arbeidstakers forpliktelser overfor tidligere arbeidsgiver bli overført til ny arbeidsgiver. For eksempel gjelder det karanteneklausul. Tidligere arbeidsgiver kan også gjennom sin personaloppfølging av arbeidstaker, ha gitt tilrettevisninger/advarsler og blant annet stilt krav mht. opptreden, kvalitet på arbeidet mv. Dette er som plikter som påhviler arbeidstaker og som ny arbeidsgiver tilsvarende trer inn i. Dette reiser spørsmål om nåværende arbeidsgivers informasjonsplikt og ny arbeidsgivers rett til denne informasjonen, blant annet forholdet til personopplysningsloven og lovbestemt taushetsplikt. Dette vil bli nærmere behandlet i kap Rettigheter basert på tariffavtaler Overføring av tariffavtaler - hovedregel Ny kommune blir i utgangspunktet bundet av tariffavtaler som de tidligere kommunene var bundet av med mindre ny kommune reserverer seg mot dette, jf. arbeidsmiljøloven 16-2 (2). Det vil si at ny kommune velger å ikke tre inn i tariffavtaler som de tidligere kommunene er bundet av. Ved kommunesammenslåinger vil tidligere og ny kommune være i samme tariffområde. De er begge bundet av Hovedtariffavtalen og Hovedavtalen i kommunesektoren. I tillegg er de bundet av sentrale generelle særavtaler (SGS) og sentrale forbundsvise særavtaler (SFS). Det vil si at det bare er aktuelt å reservere seg mot lokale særavtaler som de enkelte kommunene er bundet av. Det bør derfor i god tid før overdragelsestidspunktet kartlegges hvilke lokale særavtaler de tidligere kommunene er bundet av. Ny kommune bør reservere seg mot disse særavtalene. Vi er kjent med at enkelte arbeidstakerorganisasjoner er av den oppfatning at det ikke er rettslig grunnlag for å reservere seg kun mot deler av tariffkomplekset. Selv om det er en viss usikkerhet knyttet til dette, anbefaler vi likevel at ny kommune reserverer seg mot lokale særavtaler. Oslo kommune som er et eget tariffområde, er et unntak fra ovennevnte. For kommunesammenslåinger der også Oslo kommune er involvert vil det således kunne være behov for å reservere seg mot alle tariffavtaler. Tilsvarende vil kunne gjelde dersom ny kommune velger å ikke melde seg inn i KS. Dette behandles ikke særskilt i denne veilederen. 16

41 Reservasjon mot lokale særavtaler En reservasjon vil kun være aktuelt overfor lokale særavtaler som er gyldige. Arbeidsgiver vil i alle tilfeller ikke være bundet av ugyldige tariffavtaler. Hva som er en gyldig særavtale, er behandlet nedenfor. Hva er en lokal særavtale? En lokal særavtale er en tariffavtale. Hva som er en tariffavtale er definert i arbeidstvistloven 1 bokstav e). En tariffavtale er en avtale mellom en fagforening og en arbeidsgiver eller arbeidsgiverforening om arbeids- og lønnsvilkår eller andre arbeidsforhold. Det må være en fagforening som er part på arbeidstakersiden. En tariffavtale må regulere arbeids- og lønnsvilkår eller andre arbeidsforhold for en ubestemt krets av personer. Avtalen kan inneholde bestemmelser om arbeids- og lønnsvilkår for individuelle arbeidsforhold. Det kan være tilstrekkelig at avtalen kun har en enkelt bestemmelse om arbeids- og lønnsvilkår. Bestemmelsen kan for eksempel gjelde lønn, arbeidstid og permisjoner. Det er et krav om at tariffavtaler må inngås skriftlig, jf. arbeidstvistloven 4. Hvis kravet til skriftlighet ikke er oppfylt, er det ingen rettslig bindende tariffavtale. Grunnen til dette er å fastslå at partene har forpliktet seg og hva de har avtalt. Det kan være vanskelig å avgjøre om det foreligger en tariffavtale eller annen type avtale. Dette kan særlig gjelde avtaler som er inngått i henhold til reglene om arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven kapittel 10, for eksempel avtaler om gjennomsnittsberegning av arbeidstid eller redusert hviletid og avtaler inngått med fagforening som har innstillingsrett etter arbeidsmiljøloven (4). Det har vært stilt spørsmål om forhandlingsprotokoller kan være tariffavtaler. Spørsmålet om protokoller fra lokale forhandlinger var særavtaler, ble behandlet av Arbeidsretten 2. mai 2005 (ARD ). Protokollene dreide seg som arbeidstakeres lønnsforhold. Arbeidsretten uttalte at protokollene ikke var å anse som tariffavtale fordi de ikke var av generell art. På inngåelsestidspunktet for protokollene var de arbeidstakerne som var omfattet identifiserbare, og protokollene gjaldt i utgangspunktet ingen andre. Spørsmålet om turnusprotokoller var tariffavtaler ble behandlet av Arbeidsretten 3. mars 2014 (ARD ). Turnusprotokollene ble ikke ansett å være tariffavtaler fordi de ikke inneholdt generelle bestemmelser om lønns- og arbeidsvilkår. Turnusprotokollene gjaldt for de enkelte avdelingene på sykehuset og derved for bestemte arbeidstakere. Er den lokale særavtalen gyldig? En lokal særavtale kan ikke stride mot bestemmelser i lov, Hovedavtalen, Hovedtariffavtalen eller andre sentrale særavtaler (SFS og SGS). Dersom det foreligger motstrid, vil bestemmelsen i avtalen ikke være gyldig og binder ikke partene. Hovedavtalen del A 4-5 og 4-6 angir i utgangspunktet når det er adgang til å inngå lokale særavtaler. Avtaler inngått med hjemmel i disse bestemmelsene vil være gyldige. Sentrale tariffavtaler kan også angi hjemmel for inngåelse av lokale særavtaler. Etter Hovedavtalen del A 4-5 er det adgang til å inngå lokal særavtale når dette er hjemlet i sentral tariffavtale, eller for å regulere lokale forhold som ikke er regulert. Det kan oppstå spørsmål om hva som er regulert i Hovedtariffavtalen eller sentrale særavtaler. Dette gjelder ofte de tilfellene som ikke 17

42 42 faller innenfor avtalebestemmelsens ordlyd, men kan være indirekte regulert av bestemmelsen. I utgangspunktet utgjør de sentrale tariffavtalene en helhetlig regulering av lønns- og arbeidsvilkår. Ved tvil om vilkårene for lokal særavtale er til stede, bør kommunen ta kontakt med KS for råd og veiledning. Et eksempel på en sentral tariffavtale som gir hjemmel til å inngå lokal særavtale, er SFS 2404 om brann og redningstjenesten. I avtalens punkt 5.6 gis det hjemmel til å inngå lokal særavtale om bruk av varslingssystemer på fritiden. Etter Hovedavtalen del A 4-6 er det adgang til å inngå avtale om lokale forsøksordninger som avviker fra sentral tariffavtale der alle berørte parter er enige om dette. Forsøksordningene inngås som lokale særavtaler og gjelder ofte arbeidstidsordninger som fraviker fra arbeidstidsbestemmelsene i Hovedtariffavtalen. Det kan for eksempel gjelde utprøving av ulike turnusordninger som medlever og langturnus. Den lokale særavtalen er ofte kombinert med avtale mellom arbeidsgiver og fagforening med innstillingsrett om unntak fra arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven etter arbeidsmiljøloven (4) Hvordan skal ny arbeidsgiver reservere seg mot lokale særavtaler? Hvordan skal reservasjonen skje? Ny kommune som ny arbeidsgiver, kan velge å ikke tre inn i den lokale særavtalen uten nærmere begrunnelse. Det er tilstrekkelig at ny arbeidsgiver skriftlig erklærer overfor fagforeningen senest innen tre uker etter overdragelsestidspunktet at de ikke ønsker å bli bundet. Utgangspunktet for beregningen av tre ukers fristen er tidspunktet de tidligere kommunene reelt overføres til en ny kommune, og ikke tidspunktet for avtaleinngåelsen. Den skriftlige erklæringen bør sendes rekommandert for å kunne dokumentere at erklæringen faktisk er gitt. Lovens krav om skriftlig reservasjon er et gyldighetsvilkår for at ny arbeidsgiver ikke skal bli bundet. Ny kommune blir derfor bundet av den lokale særavtalen hvis ikke lovens krav til avgivelse av erklæring er overholdt. Hvem skal være mottaker for reservasjonen? Reservasjonen skal avgis overfor den fagforeningen som er part i den lokale særavtalen. Hvis det er flere fagforeninger som er part i avtalen, skal reservasjon gis til alle. Det må derfor avklares hvem som er part i den lokale særavtalen. I arbeidstvistloven 1 bokstav c) er det definert hva som er en fagforening og angir således hvem som er part i avtalen. Det er den som har rådigheten i tariffavtaleforholdet på arbeidstakersiden som er part i særavtalen, og er den som skal varsles. Hovedavtalen del A 4-5 regulerer forhandling om lokale særavtaler. Bestemmelsens andre ledd lyder: Forhandlinger skjer mellom den enkelte kommune/fylkeskommune/bedrift og den enkelte arbeidstakerorganisasjons eller forhandlingssammenslutnings lokale ledd. Dersom de lokale parter finner det hensiktsmessig kan de føre forhandlinger etter forhandlingssammenslutningsmodellen. 18

43 43 Med utgangspunkt i denne bestemmelsen mener vi at reservasjonen skal gis den lokale fagforeningen. Reservasjonen bør derfor rettes mot for eksempel Fagforbundets lokalavdeling. Fordi det er en viss usikkerhet knyttet til adgangen til å reservere seg mot deler av et tariffkompleks, er det viktig at reservasjonen også sendes det sentrale ledd. Vi anbefaler derfor at reservasjonen sendes i likelydende brev både lokalt og sentralt Hvilke konsekvenser får manglende reservasjon? Dersom ny arbeidsgiver ikke har reservert seg mot tariffavtalene eller reservasjonen ikke er utøvet innen fristen eller til rett mottaker, trer denne inn i tariffavtaler som tidligere arbeidsgiver er bundet av. Etter fredspliktreglene kan ikke partene benytte kampmidler etter arbeidstvistloven så lenge tariffavtalen løper. De vanlige reglene om tariffavtalers opphør og ettervirkning etter arbeidstvistloven og Hovedavtalen kommer til anvendelse Individuelle rettigheter etter tariffavtale Selv om ny arbeidsgiver ikke trer inn i tidligere arbeidsgivers tariffavtaler, har de overførte arbeidstakerne rett til å beholde de individuelle arbeidsvilkårene som følger av tariffavtale den tidligere arbeidsgiver var bundet av. Dette gjelder inntil denne tariffavtalen utløper eller det inngås ny tariffavtale som er bindende for ny arbeidsgiver og de overførte arbeidstakerne. Det vil si at selv om ny kommune har reservert seg mot tidligere kommuners tariffavtaler, vil de overførte arbeidstakerne kunne ha ulike individuelle arbeidsvilkår inntil tariffavtalene løper ut, eller til ny kommune inngår ny bindende tariffavtale på området. Individuelle arbeidsvilkår vil være bestemmelser som knytter seg til den enkelte arbeidstakers rettigheter og plikter. Dette kan for eksempel være bestemmelser om lønn, arbeidstid og permisjon. Lokale særavtaler vil vanligvis i stor grad omfatte individuelle arbeidsvilkår. I mange kommuner vil det kunne være lokale særavtaler på samme område som gir de ansatte i ny kommune ulike rettigheter. Det kan for eksempel være lokale særavtaler for brann- og redningstjenesten om bruk av varslingssystemer på fritiden, jf. SFS 2404 punkt 5.6, eller lokale særavtaler om øyeblikkelig hjelp døgnopphold innen helse- og omsorg i kommunene. Særavtalene kan ha ulik utløpstid, slik at de ansatte i ny kommune kan ha ulike rettigheter over en lengre periode. I disse tilfellene bør ny kommune vurdere å inngå ny tariffavtale som gir de ansatte samme rettigheter fra overdragelsestidspunktet. Dette gjelder særlig hvor de ansatte vil ha ulike rettigheter over en lengre periode, og hvor ny kommune mener at det også i tiden fremover er behov for en regulering i lokal særavtale. Individuelle rettigheter som følger av tariffavtalen må videreføres selv om dette skulle stride mot det tariffrettslige ufravikelighetsprinsippet, herunder forbudet mot konkurrerende avtaler. Arbeidsmiljøloven 16-2 (2) vil ha forrang. Det er uklart om uorganiserte arbeidstakere etter overdragelsestidspunktet har rett til individuelle arbeidsvilkår etter tariffavtale. Vilkårene må overføres hvis de individuelle vilkårene er gjort til en del av den ansattes arbeidsavtale. Dette følger av arbeidsmiljøloven 16-2 (1) og er behandlet under punkt Arbeidsavtalen vil vanligvis henvise til gjeldende tariffavtaler. Dette vil trolig ikke være tilstrekkelig til at vilkårene etter særavtalen er blitt en del av arbeidsavtalen. 19

44 44 Kartlegge hvilke lokale særavtaler de berørte kommunene er bundet av i god tid før overdragelsen. o Er det en tariffavtale? o Er tariffavtalen gyldig? o Når utløper den lokale særavtalen? Ny kommune bør reservere seg mot lokale særavtaler tidligere kommuner er bundet av: o Skriftlig erklæring om at ny kommune ikke ønsker å bli bundet av den lokale særavtalen som tidligere kommune er bundet av. o Sendes til alle partene på arbeidstakersiden i den lokale særavtalen og sentralt. o Senest innen tre uker etter overdragelsestidspunktet. o Erklæringen sendes i rekommandert post. Kartlegge de individuelle rettigheter som overføres frem til den lokale særavtalen utløper eller det inngås en ny. Dersom ny kommune ønsker å inngå ny lokal særavtale på et område, bør dette gjøres så snart som mulig slik at ansatte får de samme arbeidsvilkår Kontoradministrasjonens arbeidstid For kontoradministrasjonen er det viktig å merke seg sikringsbestemmelsen i Hovedtariffavtalen kapittel 1 4 punkt Bestemmelsen lyder: Kontoradministrasjonens ordinære arbeidstid skal være den som nå gjelder i den enkelte kommune, dog ikke ut over hva som følger av pkt Når det etableres en ny kommune og de tidligere kommunene opphører å eksistere vil det ikke gjelde noen arbeidstidsordning for kontoradministrasjonen i den nye kommunen, jf. formuleringen gjelder i den enkelte kommune. Det kan anføres å være tariffstridig for den nye kommunen å innføre en arbeidstidsordning for sine kontoransatte som avviker fra Hovedtariffavtalen kap. 1 4 punkt Dersom enkelte av kommunene har en kortere arbeidstid for kontoradministrasjonen, oppstår spørsmålet om ny arbeidsgiver må reservere seg mot denne, jf. arbeidsmiljøloven 16-2 (2). Etter vår oppfatning er det ikke naturlig å foreta en reservasjon mot Hovedtariffavtalen da den vil gjelde i den nye kommunen dersom medlemskapet i KS beholdes. Det som skjer er en konkret anvendelse av tariffavtalen i den nye kommunen. Det er da heller ingen individuelle rettigheter som videreføres i den nye kommunen. Ny arbeidsgiver bør uansett informere og drøfte dette med de tillitsvalgte i de kommuner som berørt, jf. arbeidsmiljøloven 16-5 (2). Tilsvarende må det gis informasjon til de ansatte som er berørt, jf. arbeidsmiljøloven Vi anbefaler også at det sendes likelydende brev til fagforeningen lokalt og sentralt der det informeres om den arbeidstidsordningen som vil gjelde for 20

45 45 kontoradministrasjonen og at avvikende arbeidstidsordninger som har vært gjeldende i de tidligere kommunene etter Hovedtariffavtalen kap. 1 4 punkt 4.2.1, ikke vil bli videreført Pensjonsrettigheter 16-2 (3) Arbeidsmiljøloven 16-2 (3) regulerer retten til overføring av pensjonsordninger. I og med at det er samme tariffområde og pensjonsrettigheter, vil det ikke skje noen endringer for de ansattes rettigheter. 4.3 Reservasjons- og valgrett Utgangspunktet er at ansattes arbeidsforhold overføres til ny arbeidsgiver ved kommunesammenslåing. Arbeidsforholdet mellom tidligere arbeidsgiver og ansatte opphører i kraft av og samtidig med overdragelsen. Reservasjonsretten er et unntak fra dette utgangspunktet og innebærer at den ansatte kan motsette seg at arbeidsforholdet overføres til den nye kommunen/fylkeskommunen. Reservasjonsretten er nærmere regulert i arbeidsmiljøloven 16-3 første og andre ledd som lyder: (1) Arbeidstaker kan motsette seg at arbeidsforholdet overføres til ny arbeidsgiver. (2) Arbeidstaker som motsetter seg at arbeidsforholdet overføres til ny arbeidsgiver, må skriftlig underrette tidligere arbeidsgiver om dette innen den frist denne har fastsatt. Fristen kan ikke være kortere enn 14 dager etter at informasjon etter 16-6 er gitt. Utøvelse av reservasjonsretten ved kommunesammenslåing innebærer at ansettelsesforholdet opphører på tidspunktet for overdragelsen uten at den ansatte må gå veien om oppsigelse. Ansatte som ikke har benyttet seg av reservasjonsretten, og ikke ønsker å arbeide hos ny arbeidsgiver, må gå veien om oppsigelse. Dersom informasjonen som skal gis til de ansatte etter arbeidsmiljøloven 16-6, jf. 16-5, gis så sent at 14-dagersfristen ikke utløper før overdragelsestidspunktet, må opphøret av ansettelsesforholdet skyves ut tilsvarende for dem som utøver reservasjonsretten. Ved kommunesammenslåinger der tidligere arbeidsgiver opphører, må vedkommende få lønn i et slikt tilfelle, men vil ikke ha arbeidsplikt. Vi anbefaler at informasjon til de ansatte i tråd med arbeidsmiljøloven 16-6, jf gis i god tid før overdragelsestidspunktet slik at det på et tidlig tidspunkt i prosessen er avklart hvilke ansatte som ikke vil videreføre sitt arbeidsforhold hos den nye arbeidsgiveren. Dersom ansatte utøver reservasjonsrett og overføringen av ansettelsesforholdet medfører ikke uvesentlige negative endringer for ansattes situasjon, har ansatte unntaksvis en ulovfestet valgrett til å fastholde arbeidsforholdet hos tidligere arbeidsgiver. Ved kommunesammenslåing vil valgretten ikke få noen praktisk betydning, i og med at den tidligere kommunen som arbeidsgiver opphører. Ansatte som benytter seg av reservasjonsretten, har på visse vilkår fortrinnsrett til ny ansettelse hos tidligere arbeidsgiver, jf. arbeidsmiljøloven 16-3 (3). Ved kommunesammenslåinger vil tidligere kommune som arbeidsgiver opphøre, og fortrinnsretten vil derfor heller ikke få noen praktisk betydning. 21

46 Informasjon og drøfting ved virksomhetsoverdragelse Informasjon og drøfting til tillitsvalgte 16-5 Det følger av arbeidsmiljøloven 16-5 at tidligere og ny arbeidsgiver så tidlig som mulig skal drøfte overdragelsen med arbeidstakernes tillitsvalgte. Det mest hensiktsmessige er at dette skjer i form av felles informasjonsmøter hvor begge arbeidsgiverne er til stede. Det vil da være fellesnemnda eller den som er delegert slik myndighet som må representere den nye arbeidsgiveren og delta på informasjons- og drøftingsmøter med arbeidsgiverrepresentant og tillitsvalgte fra alle kommuner som skal slås sammen. Dette kan skje ved separate drøftingsmøter med den enkelte kommune eller fellesmøter der alle de berørte kommuner og tillitsvalgte er til stede. Om drøftingene skal skje enkeltvis eller samtidig for samtlige kommuner, bør avklares med de tillitsvalgte. I arbeidsmiljøloven 16-5 andre ledd bokstav a til f, er det listet opp forhold det særskilt skal gis informasjon om. Dersom det gjelder særlige forhold som skal drøftes og informeres om som gjelder for en av kommunene for eksempel særavtaler, kan det tilsi at det er mer hensiktsmessig med drøftingsmøter enkeltvis Informasjon til de ansatte 16-6 Arbeidsmiljøloven 16-6 fastsetter at tidligere og ny arbeidsgiver så tidlig som mulig informerer de berørte arbeidstakerne om virksomhetsoverdragelsen. Det fremgår at det skal gis særskilt informasjon om forhold som er nevnt i 16-5 (2) bokstav a til f. Informasjonen kan gis i møter eller i informasjonsbrev til de ansatte. Arbeidstakere som er sykemeldt eller er i permisjoner må tilsvarende få informasjonsskrivet eller gis anledning til å delta på møtet. Praktisk er det at informasjonen gis som informasjonsskriv som de enkelte kommuner og representant for fellesnemda i fellesskap sender ut. Det bør imidlertid vurderes om det er enkelte særskilte forhold i de ulike kommunene som det bør informeres om, slik at informasjonsskrivet ikke nødvendigvis kan være helt standardisert. Det fremgår av pkt. 4.3 at utøvelse av reservasjonsretten ved kommunesammenslåinger kun får den konsekvens at arbeidsforholdet opphører ved overdragelsestidspunktet, uten at arbeidstaker må gå veien om oppsigelse. Det er viktig at informasjonen som gis til de ansatte, klargjør dette. Det følger av arbeidsmiljøloven 16-5 (2) bokstav f) at det skal informeres om hvilken frist som gjelder for å utøve reservasjonsretten. Denne fristen skal være minst 14 dager, jf. arbeidsmiljøloven 16-3 (2). Vi anbefaler at informasjonen etter 16-6, jf gis i god til før overdragelsestidspunktet slik at det kan settes en lengre frist enn 14 dager. På under KS advokatene er det inntatt et eksempel på informasjonsbrev til den ansatte etter arbeidsmiljøloven 16-6, jf Utstedelse av ny arbeidsavtale Det følger av arbeidsmiljøloven 14-5 at det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. Hva arbeidsavtalen skal inneholde, er regulert av arbeidsmiljøloven Det følger av arbeidsmiljøloven 14-5 (1) bokstav a) at partenes identitet skal angis, og videre etter bokstav b) skal arbeidsplassen angis. Når virksomheten overføres til en ny arbeidsgiver, må arbeidsgiverens identitet endres. Kommunesammenslåingen kan også medføre at arbeidstakerne må arbeide på et nytt arbeidssted. 22

47 47 Det er god arbeidsgiverpolitikk at representant for ny arbeidsgiver (fellesnemnda) utsteder nye arbeidskontrakter før arbeidsgiverskiftet skjer. Dette henger også sammen med retten til å reservere seg mot å bli overført til ny arbeidsgiver etter arbeidsmiljøloven 16-3, jf. nærmere kap Dette vil uansett være med på å skape klarhet og forutsigbarhet for den enkelte arbeidstaker. 4.5 Vern mot oppsigelse Oppsigelsesforbud Det følger av arbeidsmiljøloven 16-4 (1) at virksomhetsoverdragelsen i seg selv ikke er grunnlag for oppsigelse eller avskjed av arbeidstakerne. En oppsigelse/avskjed begrunnet i selve arbeidsgiverskiftet vil derfor ikke være gyldig. Bestemmelsen er imidlertid ikke til hinder for oppsigelse som følge av overtallighet hos ny arbeidsgiver. Oppsigelse på dette grunnlag må vurderes etter arbeidsmiljøloven Utvelgelsen av de overtallige må baseres på en samlet vurdering og med felles utvelgelseskriterier som omfatter alle arbeidstakerne hos den nye arbeidsgiveren, jf. nærmere kap. 8 og 9. Arbeidsmiljøloven 16-4 (1) er ikke til hinder for at den konkrete utvelgelsen av de overtallige foretas i forkant av kommunesammenslåingen. Bestemmelsen er heller ikke til hinder for at det foretas oppsigelser før kommunesammenslåingen, slik at oppsigelsesfristen utløper på tidspunktet for etablering av den nye kommunen, jf. Fougner m. fl. Kommentarutgave til arbeidsmiljøloven, 2. utgave s Det fremgår her at både overdrager (den enkelte kommune) og erverver (ny kommune) kan fatte vedtak om oppsigelse, men at det er naturlig at det er nåværende arbeidsgiver som fatter vedtak om oppsigelse. I en situasjon med kommunesammenslåing hvor det er etablert et organ fellesnemnda som skal forestå sammenslåingen, reiser det spørsmål om det er fellesnemnda eller den enkelte kommune som skal fatte vedtak om oppsigelse. Dette behandles nærmere i kap. 8. Oppsigelser i den enkelte kommune som ikke skyldes virksomhetsoverdragelsen, rammes ikke av oppsigelsesforbudet i arbeidsmiljøloven Det må imidlertid da være klart at oppsigelsen skyldes forhold utelukkende knyttet til denne kommunen og ikke indirekte kan relateres til virksomhetsoverdragelsen. Oppsigelse på grunn av arbeidstakers forhold vil ikke være som en følge av overdragelsen i seg selv, og omfattes ikke av oppsigelsesforbudet i arbeidsmiljøloven 16-4 (1). I og med at arbeidsforholdet overføres ved virksomhetsoverdragelsen, innebærer det at den nye kommunen kan gå til oppsigelse dersom det var grunnlag for oppsigelse hos tidligere arbeidsgiver. Domstolens vurdering av oppsigelsens saklighet må vurderes hos den nye kommunen og det kan medføre at den ansatte kan stå både sterkere og svakere som følge av kommunesammenslåingen Opphør på grunn av vesentlige endringer av arbeidsvilkårene til skade for arbeidstaker Det følger av arbeidsmiljøloven 16-2 at arbeidsforholdet skal videreføres ved at rettigheter og plikter i arbeidsforholdet overføres til ny arbeidsgiver. I enkelte tilfeller vil imidlertid virksomhetsoverdragelsen likevel medføre endringer av arbeidsvilkårene til skade for arbeidstaker. Dette kan gjelde for arbeidsvilkår som til tross for bestemmelsen i arbeidsmiljøloven 16-2 (1) ikke kan overføres, for eksempel fordi det vil stride mot lov. 23

48 48 Arbeidsmiljøloven 16-4 (2) fastsetter at dersom arbeidsforholdet opphører på grunn av vesentlige endringer i arbeidsvilkårene til skade for arbeidstaker, anses opphøret som en følge av arbeidsgivers forhold. Ved kommunesammenslåinger kan det tenkes at bestemmelsen kan komme til anvendelse dersom arbeidsgiverskiftet medfører at den ansatte får vesentlig lengre reisevei enn det arbeidskontrakten hos den tidligere arbeidsgiveren forutsatte. Dette må vurderes konkret. Den ansatte kan velge å akseptere endringene og fortsette hos ny arbeidsgiver på disse betingelsene. Hvis den ansatte derimot velger å slutte på grunn av de vesentlige endringene, vil opphøret av arbeidsforholdet anses som en følge av arbeidsgivers forhold. Bestemmelsen bygger på EU-direktiv og er således ikke tilpasset det enkelte lands nasjonale rett. Hvilke rettslige konsekvenser bestemmelsen vil utløse i Norge er derfor noe uklart. Det må ved kommunesammenslåinger legges til grunn at oppsigelsen i utgangspunktet er saklig etter arbeidsmiljøloven Det er da ikke grunnlag for ugyldighet eller gjeninntreden, men eventuell erstatning etter arbeidsmiljøloven Den ansatte vil ved overføringsbrevet få informasjon om nytt arbeidssted. 24

49 49 5. Informasjon om rettigheter og plikter som overføres «personalmappen» mv. 5.1 Innledning For å sikre at tidligere rettigheter og plikter som følge av arbeidsavtalen/arbeidsforholdet blir overført, har den tidligere arbeidsgiveren en vidtgående opplysningsplikt overfor ny arbeidsgiver, jf. Ot.prp. nr. 71 ( ) side 33. Tilsvarende må gjelde overfor den som fellesnemda har delegert ansvaret for å ivareta arbeidsgiverrollen som ellers ville ligget til ny arbeidsgiver. De enkelte kommuner må foreta en gjennomgang av hvilke generelle og individuelle arbeidsvilkår som gjelder i den enkelte kommune. Det må avklares om det dreier seg om rettigheter som forplikter ny arbeidsgiver, eller om det er arbeidsvilkår som er ensidig fastsatt av arbeidsgiver, jf. nærmere kap Om gjennomgangen konkluderer med at en generell ordning er ensidig fastsatt av arbeidsgiver og dermed kan avvikles, er det likevel viktig å være oppmerksom på at arbeidsgiver overfor enkelte arbeidstakere kan ha forpliktet seg avtalerettslig til at de skal få beholde ordningen som en del av deres individuelle avtale. Opplysninger om dette og andre individuelle forpliktelser vil normalt være å finne i personalmappen til den enkelte ansatte. Det er viktig at individuelle forpliktelser overfor den enkelte blir kartlagt slik at ny arbeidsgiver er klar over disse, og kan ta det i betraktning ved innplassering i ny kommune. Uavhengig av ovennevnte kartlegging av den enkeltes individuelle rettigheter som eventuelt kan sette begrensninger for ny arbeidsgivers styringsrett, vil den nye arbeidsgiveren ha behov for opplysninger om ansatte som typisk vil ligge i den ansattes personalmappe. Det kan være tidligere advarsler, oppfølging og tilrettelegging i forbindelse med sykefravær mv. I hvilken grad slike opplysninger kan overføres til ny arbeidsgiver ved kommunesammenslåinger må vurderes etter personopplysningsloven og lovbestemt taushetsplikt. 5.2 Overføring av opplysninger som ligger i personalmappen Forholdet til arkivlovgivningen Arkivloven og tilhørende forskrifter stiller krav til arkivering og lagring, og arkiveringsplikten går foran personopplysningslovens regler om blant annet sletting av opplysninger. Ved kommunesammenslåinger vil opplysninger som omfattes av arkiveringsplikten behandles etter de reglene som gjelder ved nedleggelse av offentlig organ. Personalmappen hos kommunene som vil opphøre å eksistere skal overføres til kommunens arkivdepot. Det tas kopier av dokumentene som ny arbeidsgiver skal ha, og disse tas inn i den nye personalmappen som ny arbeidsgiver oppretter. Hvilke dokumenter i personalmappen som kan overføres til ny arbeidsgiver må vurderes etter personopplysningsloven og reglene om taushetsplikt Personopplysningsloven Vilkårene for å behandle personopplysninger fremgår av personopplysningsloven 8. Dersom det dreier seg om personsensitive opplysninger, må i tillegg vilkårene i 9 være oppfylt. 25

50 50 Vilkårene må være oppfylt når personopplysninger skal «behandles». Behandling av personopplysninger omfatter enhver bruk av opplysningene, herunder utlevering av disse, jf. personopplysningsloven 2 nr. 2. I og med at vilkårene er de samme for nåværende arbeidsgivers behandling av personopplysninger som for utlevering av disse til ny arbeidsgiver, vil ny arbeidsgiver som den klare hovedregel oppfylle vilkårene dersom tidligere arbeidsgiver oppfylte disse. Blant annet vil det for ny arbeidsgiver tilsvarende være nødvendig å få videreført opplysninger knyttet til for eksempel sykefraværsoppfølging og eventuelle tidligere advarsler/tilrettevisninger som er gitt i arbeidsforholdet. Dette gjelder både for å sikre videre oppfølging i arbeidsforholdet og fordi opplysningene vil kunne legges til grunn av ny arbeidsgiver ved senere arbeidsrettslige reaksjoner. Ovennevnte forutsetter imidlertid at tidligere arbeidsgiver ikke behandlet personopplysninger utover hva personopplysningsloven 8 og 9 åpner opp for. Opplysningene som ligger i personalmappen bør derfor gjennomgås av nåværende arbeidsgiver for å sikre at det ikke behandles opplysninger som det ikke er grunnlag for etter personopplysningsloven, jf. 11 første ledd bokstav e), jf. 27 og 28. Det er da viktig å være oppmerksom på at for eksempel tidligere advarsler og tilrettevisninger mv. kan være nødvendig å oppbevare gjennom hele tilsettingsforholdet til den ansatte og skal da overføres til ny arbeidsgiver. Tilsvarende vil også tidligere tilretteleggingstiltak og sykefraværsoppfølging mv. være av betydning for ny arbeidsgiver å kjenne til selv om dette er tilbakelagt. Dokumenter fra tilsettingsprosessen som utlysningstekst, notater fra intervju mv. vil også være helt sentrale dokumenter. Nåværende arbeidsgiver må derfor ved gjennomgangen av personalmappen være bevisst på at arbeidsforholdet videreføres hos ny arbeidsgiver. Selv om vilkårene er de samme for så vidt gjelder nåværende arbeidsgivers behandling av personopplysningene og utlevering av disse til ny arbeidsgiver ved en kommunesammenslåing, vil likevel vurderingen av vilkårene i de to relasjonene kunne bli ulik i enkelte tilfeller. Blant annet kan arbeidstaker ha gitt samtykke til behandlingen av opplysningene overfor tidligere arbeidsgiver som vedkommende ikke ønsker å opprettholde overfor ny arbeidsgiver. Det er rettslig uklart om man i disse tilfeller kan legge til grunn at et slikt tidligere samtykke fra den ansatte automatisk overføres videre til ny arbeidsgiver ved en virksomhetsoverdragelse. Arbeidsmiljøloven 16-2 (1) om at «rettigheter og plikter» overføres, er ikke helt treffende for så vidt gjelder et samtykke som etter personopplysningsloven når som helst kan trekkes tilbake. Ny arbeidsgiver kan således ikke kreve at arbeidstaker opprettholder sitt samtykke til behandling av personopplysningene. Spørsmålet er imidlertid om det kan legges til grunn at et tidligere samtykke automatisk overføres til ny arbeidsgiver som følge av virksomhetsoverdragelsen og da slik at arbeidstakeren aktivt overfor ny arbeidsgiver må trekke tilbake et tidligere gitt samtykke. Trolig må dette legges til grunn med mindre det enkelte samtykke gir grunnlag for en annen fortolkning. I og med at personopplysningsloven åpner for å behandle de opplysninger som i praksis er nødvendig for å ivareta rettigheter og plikter i et arbeidsforhold, vil et samtykke til behandling utover dette i praksis relatere seg til «overskuddsinformasjon» som arbeidsgiver får og som arbeidsgiver ikke har krav på å få vite. Det kan for eksempel gjelde helseopplysninger som den ansatte gir sin leder. Gjelder det opplysninger sagt i fortrolighet til leder, men som likevel er nedtegnet, anbefales det at slike opplysninger ikke overføres til ny arbeidsgiver uten at den ansatte samtykker til dette. Om derimot opplysningene er gitt til flere, for eksempel i et oppfølgingsmøte/dialogmøte, jf. 26

51 51 arbeidsmiljøloven 4-6, og er avklarende i forhold til videre sykefraværsoppfølging/tilretteleggingstiltak fra arbeidsgivers side, vil det være naturlig at de overføres med mindre det er holdepunkter for noe annet. Helseopplysninger er sensitive personopplysninger, jf. personopplysningsloven 2 nr. 8 bokstav c) og vil ofte være taushetsbelagt, jf. forvaltningsloven 13. Tilsvarende vil også enkelte andre sensitive personopplysninger kunne være taushetsbelagt. Det gjelder blant annet opplysninger om at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, jf. personopplysningsloven 2 nr. 8 bokstav b). Vi legger til grunn at personopplysningsloven ikke gir grunnlag for å oppheve lovbestemt taushetsplikt. Det innebærer at selv om vilkårene i personopplysningsloven er oppfylt og loven gir anledning til å utlevere opplysningene, vil forvaltningsloven 13 i utgangspunktet være til hinder for dette. Det vises til kap nedenfor der overføring av taushetsbelagte opplysninger nærmere omtales Overføring av taushetsbelagte opplysninger Personopplysninger i personalmapper kan inneholde taushetsbelagte opplysninger. Selv om ikke personopplysningsloven er til hinder for utlevering av opplysninger i personalmappen, kan lovbestemt taushetsplikt være det. Det er taushetsplikt etter forvaltningsloven 13 som her er aktuelt. Det er usikkert om arbeidsmiljøloven 16-2 og det at det skjer en virksomhetsoverdragelse med overføring av «rettigheter og plikter», gir grunnlag for overføring av taushetsbelagte opplysninger. Bestemmelsen gjelder også for virksomhetsoverdragelse fra offentlig til privat sektor som ikke vil være omfattet av forvaltningsloven 13. Forvaltningsloven 13 b nr. 2 fastsetter at taushetsplikten etter 13 ikke er til hinder for: at opplysningene brukes for å oppnå det formål de er gitt eller innhentet for, bl.a. kan brukes i forbindelse med saksforberedelse, avgjørelse, gjennomføring av avgjørelsen, oppfølging og kontroll. Bestemmelsen omfatter også utlevering av opplysninger utenfor organet og vil således kunne gis anvendelse ved kommunesammenslåinger. Det sentrale vil derfor være om utlevering av taushetsbelagte opplysninger oppfyller vilkåret om formålsrealisering i forvaltningsloven 13 b nr. 2. Det fremgår av juridisk teori (Woxholth, Forvaltningsloven med kommentarer, 4 utgave s. 268) at bestemmelsen ikke skal fortolkes snevert. Om de taushetsbelagte opplysningene er innhentet for flere formål vil de derfor kunne utleveres selv om ny arbeidsgivers bruk bare realiserer ett av disse. Det må legges til grunn at forvaltningsloven 13 b nr. 2 sammenholdt med arbeidsmiljøloven 16-2 gir ny arbeidsgiver rett til taushetsbelagte opplysninger knyttet til den enkelte ansatte som overføres ved kommunesammenslåingen. Et forbehold må imidlertid tas for enkelte tilfeller der de taushetsbelagte opplysningene er gitt i fortrolighet fra arbeidstaker til sin leder og er typisk «overskuddsinformasjon». Her vil i mange tilfeller ikke vilkåret om formålsrealisering i 13 b nr. 2 være oppfylt dersom opplysningene ikke er gitt for at arbeidsgiver skal ivareta sin arbeidsgiverrolle. 27

52 52 Den enkelte kommune har en vidtgående opplysningsplikt overfor ny arbeidsgiver og må kartlegge hvilke forpliktelser som gjelder på kollektivt og individuelt nivå. Den enkelte kommune må gjennomgå personalmappen og fjerne opplysninger som ikke oppfyller kravene i personopplysningsloven 8 og/eller 9. Opplysninger i personalmappen kopieres og overføres til ny arbeidsgiver. 28

53 53 6. Arbeidsgivers styringsrett 6.1 Innledning Ved kommunesammenslåinger vil spørsmålet om hva som ligger innenfor og utenfor arbeidsgivers styringsrett være aktuelt å få avklart blant annet i følgende situasjoner: - Overtallighet. Hvilke endringer i arbeidsoppgaver mv. kan gjennomføres uten å følge prosedyrer for håndtering av overtallighet? - Nye behov og organisering av oppgavene i den nye kommunen gjør det ønskelig å gjøre endringer. - Ønske om å harmonisere de individuelle arbeidsvilkårene for de ansatte i den nye kommunen. Rammene for styringsretten vil være den samme for ny arbeidsgiver som for den tidligere arbeidsgiver og gjelder således generelt uavhengig av om det dreier seg om en virksomhetsoverdragelse (kommunesammenslåing) eller ikke. 6.2 Rettslig utgangspunkt Høyesterett har i Nøkk-dommen, inntatt i Rt s beskrevet styringsretten slik: Arbeidsgiver har i henhold til styringsretten rett til å organisere, lede, kontrollere og fordele arbeidet, men dette må skje innenfor rammen av det arbeidsforhold som er inngått. Ved tolkningen og utfyllingen av arbeidsavtalene må det blant annet legges vekt på stillingsbetegnelse, omstendigheter rundt ansettelsen, sedvaner i bransjen, praksis i det aktuelle arbeidsforhold og hva som finnes rimelig i lys av samfunnsutviklingen. Det sentrale utgangspunktet er således hva som er avtalt mellom tidligere arbeidsgiver og arbeidstaker. Arbeidsavtalen i seg selv gir ikke nødvendigvis svar på dette, men må tolkes og utfylles i tråd med Høyesteretts uttalelser i Nøkk-dommen. Dels vil opplysninger i arbeidsavtalen ikke alltid innebære at dette har et avtalerettslig grunnlag, men for eksempel kun inntatt av opplysningshensyn. Dels kan arbeidsgivers styringsrett være begrenset selv om dette ikke er kommet til uttrykk i arbeidsavtalen. Høyesterett uttaler følgende i Rt s (Seinvakt-dommen): Dersom ikke arbeidsgiveren har gitt særskilt avkall på styringsretten, må arbeidsgiver i kraft av sin styringsrett innenfor de rammer som følger av lovgivning og tariffavtaler, kunne endre avtalebestemmelser som ikke særpreger, definerer eller fremstår som vesentlige for arbeidsforholdet. Det innebærer at det for ny arbeidsgiver kan være krevende å få oversikt over hvilke endringer som kan gjennomføres innenfor styringsretten. Det fremgår under kap. 5 at tidligere arbeidsgiver har en vidtgående opplysningsplikt overfor ny arbeidsgiver. Tilsvarende må gjelde overfor den som fellesnemda har delegert ansvaret med å ivareta arbeidsgiverrollen som ellers ville ligget til ny arbeidsgiver. Før endringer innenfor styringsretten, anbefaler vi å gjennomføre drøftingsmøte med den ansatte, jf. nedenfor. Eventuelle innsigelser mot endringen vil da fremkomme, slik at arbeidsgiver kan ta stilling til hvorvidt dette innebærer en begrensing av styringsretten eller ikke. 29

54 54 Dersom arbeidsavtalen inneholder en begrensning av styringsretten, må det gjennomføres som en endringsoppsigelse. Det må da vurderes konkret om det er saklig grunnlag for endringen, jf. arbeidsmiljøloven Alternativt der endringsbehovet er oppstått som en følge av overtallighet vil det andre arbeidet tilbys som «annet passende arbeid», jf. arbeidsmiljøloven 15-7 (2). Det er da nødvendig at utvelgelsen skjer etter de kriterier som er nedfelt for kommunesammenslåingen. Nærmere om dette i kap. 8 og Gjennomgang av ulike endringer som kan bli aktuelle Endring av arbeidssted En kommunesammenslåing vil nødvendigvis innebære endring av arbeidssted for enkelte arbeidstakere. Det vil typisk gjelde for ansatte på «rådhuset». Dette er en naturlig følge av virksomhetsoverdragelsen og er i utgangspunktet noe den ansatte må akseptere. Unntaksvis vil endring i arbeidssted innebære en vesentlig endring i arbeidsvilkårene til skade for arbeidstaker, jf. arbeidsmiljøloven 16-4 (2). Dersom arbeidstaker av den grunn ønsker å avslutte arbeidsforholdet skal opphøret anses som en følge av arbeidsgivers forhold. Om den ansatte derimot ønsker å opprettholde arbeidsforholdet, vil endring i arbeidssted kunne gjennomføres som følge av virksomhetsoverdragelsen. Ovennevnte gjelder endringer som er en direkte følge av virksomhetsoverdragelsen og som innebærer at arbeidsstedet må endres. For så vidt gjelder endringer av arbeidsstedet som skyldes ønske om annen organisering eller overtallighet der den ansatte tidligere arbeidet, må dette vurderes uavhengig av om det skjer en virksomhetsoverdragelse. I slike tilfeller vil normalt arbeidsgiver kunne omplassere dersom det ikke foreligger konkrete holdepunkter for noe annet. Normalt inneholder arbeidsavtaler angivelse av ansettelsesforholdet i kommunen med angivelse av tjenestested «p.t» eller lignende. Selv uten et slikt uttrykkelig forbehold må det i stor utstrekning legges til grunn at arbeidsavtalen ikke er til hinder for omplasseringer til annet tjenestested Endring av arbeidsoppgaver Endringer av arbeidsoppgaver som følge av kommunesammenslåingen må vurderes tilsvarende som ved endringsbehov i andre tilfeller der en kommune gjennomgår omorganisering/nedbemanning. Endring av arbeidsoppgaver vil særlig være aktuelt for ledere og andre som blir overtallige ved en kommunesammenslåing. Hvorvidt dette ligger innenfor eller utenfor styringsretten, må vurderes konkret. I utgangspunktet må en leder akseptere at arbeidsgiver innenfor styringsretten begrenser eller utvider vedkommende sitt ansvarsområde, herunder antall ansatte. En leder må i utgangspunktet også akseptere en omorganisering som innebærer at vedkommende får et nytt ledd å rapportere til og som innebærer at vedkommende blir plassert på et «lavere» nivå i organisasjonen. Summen av endringene kan imidlertid totalt sett bli vurdert som vesentlig endring av det etablerte arbeidsforholdet slik at det vil ligge utenfor arbeidsgivers styringsrett. Igjen vil individuelle forutsetninger i det etablerte arbeidsforholdet kunne få betydning for styringsrettens rammer og gi ulikt resultat. For eksempel der en leder ved tilsettingen har blitt gjort oppmerksom på enten gjennom utlysningstekst eller intervju at det vil kunne skje omorganiseringer som kan innebære endringer i ansvarsområdet. 30

55 55 For enkelte mellomledere i mindre kommuner vil ledelsesdelen kun utgjøre en mindre del av stillingen. Dersom heller ikke ledelsesdelen har vært sentralt for partene ved tilsettingen, kan det ligge innenfor styringsretten å fjerne ledelseselementet i stillingen dersom dette anslagsvis kun utgjør rundt 20 %. Her som ellers når styringsrettens rammer vurderes, må dette vurderes konkret og ses i sammenheng med eventuelle andre endringer i stillingen som kommer i tillegg. For fagledere uten personalansvar kan spørsmålet om styringsrettens rammer oppstå der en kommunesammenslåing innebærer at to eller flere fagledere får det samme faglige ansvaret. En deling av fagansvaret vil kunne ligge innenfor styringsrettens rammer med mindre noe annet kan utledes av en fortolkning av arbeidsavtalen eller en slik deling for øvrig innebærer en vesentlig endring for stillingen. Dersom kun den ene tildeles fagansvaret, vil det igjen bli en konkret vurdering av om dette fagansvaret fremstår som vesentlig for stillingen, eller om det er de ordinære arbeidsoppgavene som er det vesentlige Arbeidstid Innledning Det ligger i utgangspunktet innenfor arbeidsgivers styringsrett å foreta endringer i organiseringen av arbeidstiden. Enkelte endringer for eksempel fra dagarbeid til nattarbeid eller fra ordinært dagarbeid til turnus, kan sies å være så vesentlige at det anbefales å gjennomføre dette som en endringsoppsigelse med mindre en tolkning av arbeidsavtalen tilsier en annen vurdering. I en høyesterettsdom inntatt i Rt («Seinvaktdommen») var spørsmålet om arbeidsgiver innenfor styringsretten kunne endre to sykepleieres arbeidstid fra kveldsvakt til også å omfatte dagvakter. Høyesterett kom til at arbeidsavtalene måtte forstås slik at de skulle arbeide «seinvakt» og begge hadde i sine søknader opplyst at de ønsket å arbeide kveldsvakter. Selv om seinvakt var avtalt, peker Høyesterett på at arbeidsgiver gjennom styringsretten i en viss grad kan endre avtalen. Høyesterett konkluderer imidlertid med: I vår sak er det avtalt seinvakt. Det å endre en slik avtale til også å omfatte dagvakter, vil etter min mening være en så vesentlig endring av arbeidsforholdet at det normalt ikke kan gjennomføres i kraft av styringsretten. Dommen illustrer at en vurdering av styringsrettens rammer ikke kan vurderes på generelt grunnlag, men at det alltid må vurderes konkret med utgangspunkt i den enkeltes arbeidsforhold Fleksitid mv. Ved en kommunesammenslåing kan enkelte av kommunene ha fleksitidssystemer og disse kan eventuelt også være ulike. Spørsmålet er om ny arbeidsgiver fritt kan etablere andre ordninger eller beslutte at det ikke skal være noen slike ordninger. Dersom ordningene er fremforhandlet med de tillitsvalgte og har status som særavtaler, kan ny arbeidsgiver reservere seg mot ordningen, jf. nærmere om dette i kap Er ordningen ensidig etablert av arbeidsgiver, vil ny arbeidsgiver i utgangspunktet ikke være rettslig forpliktet til å videreføre ordningen. En endring fra et ordinært fleksitidssystem til fast oppmøtetid, 31

56 56 vil normalt ligge innenfor arbeidstidsgivers styringsrett. Det kan ikke sies å være en vesentlig endring av arbeidsforholdet. For at styringsretten til ny arbeidsgiver skal være begrenset må det foreligge konkrete holdepunkter for dette. For eksempel der arbeidsgiver gjennom utlysning og intervju har «solgt inn» fleksitidssystemet og arbeidstaker har gitt uttrykk for at dette har vært en forutsetning for at vedkommende har takket ja til stillingen. I slike tilfeller vil det normalt måtte stilles krav om at dette også fremgår av den individuelle arbeidsavtalen for å legge til grunn at arbeidsgiver har gitt avkall på styringsretten. Ny arbeidsgiver vil da ikke ensidig avvikle fleksitidssystemet overfor denne eller disse arbeidstakerne innenfor styringsretten Andre endringer Hjemmevakt/beredskapsvaktordning/godtgjøring Ved kommunesammenslåinger kan behovet for antall ansatte som går i ulike beredskapsordninger bli redusert. For den enkelte ansatte kan godtgjøring for slik hjemmevaktordning utgjøre en stor andel av den totale lønnen og således være av vesentlig betydning å beholde. Spørsmålet om arbeidsgiver i kraft av styringsretten kan ta ansatte ut av en beredskapsvaktordning, har vært behandlet i to avgjørelser for lagmannsretten. I Agder lagmannsrett dom av (LA ), kom retten til at kommunalt ansatt avdelingsingeniør ikke i tillegg var ansatt i deltidsstilling som beredskapsvakt. Vaktordningen ble ansett som en funksjon knyttet til stillingen som avdelingsingeniør. Det lå innenfor arbeidsgivers styringsrett å beslutte at avdelingsingeniøren ikke skulle delta i beredskapsvakten etter en omorganisering som innebar at beredskapsvaktordningen skulle utføres av ansatte i en annen avdeling. I Borgarting lagmannsrett dom av (LB ) kom retten til at branningeniør i brannforebyggende avdeling i interkommunalt brann- og feiervesen ikke i tillegg var ansatt i deltidsstilling som overordnet befalsvakt. Vaktordningen ble ansett eventuelt å være en funksjon knyttet til denne stillingen som branningeniør. Under enhver omstendighet lå det innenfor arbeidsgivers styringsrett å fastsette at branningeniøren ikke skulle delta i vaktordningen etter omorganisering i forbindelse med sammenslåingen til et større interkommunalt brann- og feiervesen. Det må på denne bakgrunn legges til grunn at det å inngå i en beredskapsordning som den klare hovedregel vil bli sett på som en funksjon som arbeidsgiver ensidig kan fjerne i kraft av styringsretten Ulike former for seniorpolitiske tiltak Mange kommuner har etablert ulike seniorpolitiske tiltak i tråd med Hovedtariffavtalen kap. 3 pkt De seniorpolitiske tiltakene vil i de fleste tilfeller være ensidig fastsatt av arbeidsgiver og vil derfor ikke forplikte den nye kommunen. Enkelte kommuner kan imidlertid avtalerettslig ha forpliktet seg overfor enkelte arbeidstakere ved at det er inngått individuelle avtaler om for eksempel rett til redusert arbeidstid med økonomisk kompensasjon. Avtalen kan være tidsbegrenset eller tidsubegrenset. Hvorvidt arbeidsgiver har gitt avkall på styringsretten i disse tilfeller, må vurderes konkret med utgangspunkt i en fortolkning av den individuelle avtale og den generelle utformingen av de seniorpolitiske tiltakene. 32

57 57 Dersom de seniorpolitiske tiltakene etablerer individuelle rettigheter, vil de overføres til ny arbeidsgiver som blir bundet av disse. Det innebærer at den nye kommunen kan ha ulike ordninger for seniorer som kan oppfattes som urimelig. Det er i et arbeidsgiverperspektiv utfordrende, men vil ikke innebære noen forskjellsbehandling som rammes av et diskrimineringsforbud. 6.4 Saksbehandlingen og utøvelse av styringsretten Selv om en beslutning ligger innenfor styringsrettens rammer så stilles det visse krav til grunnlaget for denne. Det følger av Høyesteretts uttalelser inntatt i Rt s. 418 (Kårstødommen): Styringsretten begrenses imidlertid også av mer allmenne saklighetsnormer. Utøvelse av arbeidsgivers styringsrett stiller visse krav til saksbehandlingen, det må foreligge et forsvarlig grunnlag for avgjørelsen, som ikke må være vilkårlig, eller basert på utenforliggende hensyn. Det innebærer at det i forkant av endringer som er aktuelt å gjennomføre innenfor styringsretten, foretas drøftingsmøte der den ansatte får komme med sitt syn på saken før beslutning treffes. Ved kommunesammenslåinger er dette sentralt fordi det i enkelte tilfeller kan være underliggende forhold som ny arbeidsgiver/fellesnemnda ikke fullt ut er kjent med og som også kan begrense styringsretten. Den ansatte bør få anledning til å ha med seg en tillitsvalgt eller annen rådgiver, og det bør skrives referat fra drøftingsmøte. I tillegg oppstiller Høyesterett et vilkår om at beslutningen må bygge på et forsvarlig grunnlag som ikke er vilkårlig eller basert på utenforliggende hensyn. Sentralt ved kommunesammenslåing vil være likebehandling av ansatte fra de ulike kommuner mht. valget av hvem som eventuelt vil få endringer i sitt arbeidsforhold slik at det ikke særskilt rammer ansatte fra en kommune uten at dette bygger på et forsvarlig grunnlag. I enkelte tilfeller vil det være ryddig og naturlig å ta utgangspunkt i nedbemanningskriteriene som er utarbeidet ved kommunesammenslåingen ved valget av hvem som skal få endringer i sitt arbeidsforhold. Dette vil for eksempel være hensiktsmessig dersom det er flere arbeidstakere som blir overtallige i en beredskapsordning. 33

58 58 7. Lønn og godtgjørelser 7.1 Harmonisering av lønn Kommunesammenslåing vil kunne føre til behov for harmonisering av lønnsskjevheter. Kommunene har ulik praksis for avlønning. Noen kommuner legger til grunn laveste lønn ut fra ansiennitet angitt i Hovedtariffavtalen. Andre kommuner tilbyr lønn utover dette ut fra en konkret vurdering av kompetanse/kvalifikasjoner, rekrutteringsutfordringer, oppgaver/ansvar mv. Dette kan medføre at arbeidstakere på samme område i ny kommune vil ha ulik lønn. Ved spørsmål om «frysing av lønn» må arbeidsgiver være klar over at arbeidstakere som er overført til Hovedtariffavtalen kapittel 4 vil ha en rett til det generelle tillegget som gis ved de sentrale tariffoppgjørene og eventuelt tillegg for ansiennitet, hvis arbeidstakeren ikke har oppnådd full ansiennitet i lønnssystemet. For arbeidstakere som er i, eller blir overført til stillinger med utelukkende lokal lønnsdannelse, vil lønnsutviklingen være et forhandlingsspørsmål mellom partene. En utjevning av lønnsskjevheter må i hovedsak gjøres ved ordinære lokale lønnsforhandlinger. Arbeidsgiver kan også benytte særskilte forhandlingshjemler. Nedenfor er det gitt en oversikt over Hovedtariffavtalens forhandlingshjemler Hovedtariffavtalen kap. 4 a) 4.A.1 Lokale forhandlinger: Sentral fastsetting av pott til fordeling lokalt. Skjer vanligvis annethvert år i forbindelse med hovedtariffoppgjør. b) 4.A.2 Særskilte forhandlinger: forhandlinger om omgjøring av stillinger, alternative lønnsplasseringer og/eller annen godtgjøring når: i) Det er foretatt betydelige organisatoriske og/eller bemanningsmessige endringer ii) Det er skjedd betydelige endringer i en stillings arbeids- og ansvarsområde iii) Arbeids- og ansvarsområdet er endret som følge av at arbeidstakeren har fullført kompetansegivende etter-/videreutdanning c) 4.A.3 Beholde og rekruttere arbeidstakere: forhandlinger om endret lønn i de tilfeller det er spesielle problemer med å beholde eller rekruttere kvalifiserte arbeidstakere. d) 4.A.4 Kompetanse: forhandlinger om endret lønn når en arbeidstaker har gjennomført relevant etter-/videreutdanning Hovedtariffavtalen kap. 5 e) Årlig lønnsforhandling: det tas hensyn til lønnsutviklingen i tariffområdet, kommunens/fylkeskommunens totale situasjon, herunder økonomi og krav til effektivitet. f) Annen lønnsregulering: lønnsforhandlinger ved spesielle behov for å beholde og rekruttere arbeidstakere, eller ved skifte av stilling/vesentlig endring av stillingens arbeidsområde Hovedtariffavtalen kap. 3.4 g) Lederavlønning toppledere h) Andre ledere avlønning: Som hovedregel årlige forhandlinger, men det kan også ved behov opptas forhandlinger i tillegg til de årlige forhandlingene. Grunnlaget for forhandlingene er blant annet: i) Endret ansvarsområde ii) Oppnådde resultater i forhold til virksomhetens mål iii) Utøvelse av lederskap 34

59 59 iv) Betydelige organisatoriske endringer v) Behov for å beholde kvalifisert arbeidskraft 7.2 Lønnspolitikk i ny kommune Det vil være behov for en harmonisering og samordning av kommunenes lønnspolitikk. For eksempel er det store ulikheter i bruk av funksjonstillegg og tilleggslønn, i bruken av lokale lønnsstiger og uttelling for kompetanse (kompetansetillegg) Funksjonstillegg Arbeidstaker skal i utgangspunktet ha en årslønn som gjenspeiler oppgaver og ansvar. Funksjonstillegg er ikke en del av det ordinære lønnssystemet, med unntak for pedagogisk personale der funksjonstillegg er nedfelt i arbeidstidsavtalen. I tillegg er det relativt utbredt med andre lokale funksjoner for lærere. For eksempel funksjoner som tidligere var nedfelt i avtaleverket da lærerne var på statlig tariffområde (IKT-ansvarlig, samlingsstyrer mv.). Enkelte kommuner har også opprettet funksjonstillegg for andre yrkesgrupper, for eksempel innen pleie- og omsorgssektoren. Ved kommunesammenslåing må arbeidsgiver kartlegge utbredelse av og nivå på tilleggene. Ny arbeidsgiver må vurdere hensiktsmessigheten av og grunnlaget for funksjonstilleggene, og hva som skal inngå som en del av årslønnen. Det må vurderes hvilke konsekvenser nedlegging av funksjoner får for arbeidstakeren. På lengre sikt bør ny arbeidsgiver utarbeide en plan for harmonisering av omfang og størrelse på funksjonstilleggene. Dette kan gjøres gjennom ordinære lokale lønnsforhandlinger Lokale lønnsstiger og kompetansetillegg Flere kommuner har etablert lokale lønnsstiger for å kunne rekruttere kvalifisert personale, for eksempel sykepleiere, vernepleiere, barnehagelærere eller andre. Mange kommuner har også faste ordninger for automatisk uttelling ved relevant etter- og videreutdanning. Dette bør kartlegges før overdragelsestidspunktet, og tas hensyn til ved utarbeidelsen av lokal lønnspolitikk for ny kommune Stillingskoder og stillingsbenevnelser Hovedtariffavtalen angir hvilke stillingskoder som skal benyttes. Det opprettes lokale rapporteringsbenevnelser/stillingsbenevnelser til hver stillingskoder, tilpasset de ulike stillingene. Bruken av stillingsbenevnelser varierer fra kommune til kommune, og kan tilpasses ved behov. Det betinger imidlertid en bevisst holdning knyttet til hvilken lønns-/stillingskategori de ulike stillingsbenevnelsene er knyttet til. Det er variasjoner mellom kommunene i omfanget av arbeidstakere omfattet av lokal lønnsdanning, dvs. HTA kap. 5 og kap Det er kommunen som etter drøfting avgjør innplassering i tråd med organisasjonsstrukturen, gitt at kriteriene for innplassering er til stede. Innplassering i HTA kap. 5 forutsetter som hovedregel høyere akademisk utdanning. Innplassering i HTA kap forutsetter et selvstendig delegert budsjett-, økonomi- og personalansvar Ansiennitet Ansiennitetsbestemmelsene er nedfelt i HTA kap Ansiennitet fastsettes ved tilsetting ut fra de regler som gjelder ved tidspunktet for tilsettingen. Tidligere fastsatt ansiennitet endres ikke ved endring av stilling som følge av arbeidsgiverskiftet. 35

60 Omplassering Hovedtariffavtalen kap. 1 3 pkt Det kan være arbeidstakere som følge av kommunesammenslåingen går over til lavere lønnet stilling. I disse tilfellene har arbeidstaker rett til å beholde sin nåværende lønnsplassering, jf. HTA kap. 1 3 punkt Med «nåværende lønnsplassering» menes den ansattes grunnlønn uten funksjonstillegg og godtgjøringer for særskilt arbeidstid. For eksempel vil en arbeidstaker som går fra en turnusstilling til dagstilling ikke ha rett til å beholde ulempetilleggene. Arbeidstaker har ikke rett til å beholde samme stillingskode eller forhandlingskapittel, og har ikke rett til den lønnsutviklingen man ville hatt i tidligere stilling. For eksempel vil en kommunalsjef i Hovedtariffavtalen kapittel 3 punkt som går over til en fagstilling, få endret stillingskode og forhandlingskapittel til det som er naturlig ut fra kompetanse, oppgaver og ansvar. Kartlegge utilsiktede lønnsskjevheter Utarbeide en plan for utjevning av lønnsskjevheter på kort og lang sikt Utarbeide ny lønnspolitikk for den nye kommunen 36

61 61 8. Omorganisering og overtallighet 8.1 Innledning En kommunesammenslåing vil innebære en omorganisering og vil utløse overtallighet. Utover at det ved kommunesammenslåing etableres et nytt rettssubjekt som innebærer en virksomhetsoverdragelse fra den enkelte kommune til den nye kommunen, vil det kunne være stor forskjell på hvorvidt den enkelte ansatte blir berørt og opplever at det skjer en omorganisering. Kommunens lovpålagte oppgaver skal videreføres og det innebærer at mange av de ansatte vil fortsette å arbeide på det samme sykehjemmet, skole eller barnehage. En kommunesammenslåing kan imidlertid også innebære behov for sammenslåing av enheter som kan utløse overtallighet og/eller omorganisering. For eksempel der sammenslåingen innebærer at den nye kommunen har to grunnskoler i samme geografiske område med lave elevtall. Denne form for omorganisering/overtallighet kan gjennomføres samtidig med kommunesammenslåingen, eller den kan komme i tid etter at den nye kommunen er etablert. Enkelte stillinger og enheter/avdelinger blir imidlertid direkte berørt ved kommunesammenslåingen. Det gjelder for mange lederstillinger og administrative stillinger. Den nye kommunen kan for eksempel ikke ha to rådmenn, revisorer, brannsjefer, HR-avdelinger eller økonomiavdelinger. 8.2 Nærmere om håndtering av overtallighet/omorganisering Innledning Håndtering av overtallighet og omorganiseringsprosessen ved en kommunesammenslåing må følge de prosedyrer som gjelder for øvrig ved slike prosesser innad i en kommune eller generelt ved virksomhetsoverdragelser. I det følgende gjengis hovedtrekkene og det pekes på spesielle forhold som særlig gjør seg gjeldende ved kommunesammenslåing. For øvrig viser vi til utførlig behandling av dette tema fra i boken Endring og opphør av arbeidsforhold (KS Advokatene ved Tor Allstrin, Gry Brandshaug Dale og Jon Østensvig Revidert i 2012, Kommuneforlaget.) Kommunesammenslåingen i seg selv vil innebære en overtallighetssituasjon og en omorganisering. Hvor stor omorganiseringsprosessen blir, vil avhenge av om det samtidig med kommunesammenslåingen også foretas sammenslåinger av enheter og iverksettes rasjonaliseringstiltak utover de som er en direkte følge av sammenslåingen. For eksempel må det uansett tegnes nytt organisasjonskart på øverste nivå, og de ulike kommuners administrasjon må forankres i én. Hvorvidt kommunesammenslåingen innebærer rasjonaliseringstiltak utover dette, for eksempel ved at barnehager med nær geografisk beliggenhet blir slått sammen, vil variere. I noen tilfeller vil slike rasjonaliseringstiltak gjennomføres samtidig med kommunesammenslåingen. I andre tilfeller vil dette komme på et senere tidspunkt etter at sammenslåingen er gjennomført. Med mindre det er svært kort tid mellom kommunesammenslåingsprosessen og den senere rasjonaliseringen, vil det være naturlig å vurdere disse to eller flere av prosessene separat Kan den enkelte kommune ansette midlertidig i vakant stilling Med sikte på å begrense overtallighet kan det etter at vedtak om kommunesammenslåing foreligger, være ønskelig å begrense nytilsettinger i de enkelte kommuner. Det er ikke uvanlig at ledige stillinger holdes vakante ved omstillingsprosesser, nettopp med sikte på å kunne tilby de ledige stillingene til 37

62 62 de som blir utpekt som overtallige, og på den måten redusere omfanget av senere oppsigelser. I de tilfeller stillingen kan stå ubesatt, er dette uproblematisk. Når stillingen må besettes, oppstår spørsmålet om dette vil være en lovlig midlertidig ansettelse etter arbeidsmiljøloven 14-9 (1) bokstav b). Rettspraksis åpner i en viss utstrekning for at det i tilfeller med forestående nedbemanning etter omstendighetene kan ansettes midlertidig i en ledig stilling (vakant). Det er vanskelig å angi hvor lenge en midlertidig ansettelse i en vakant stilling vil bli akseptert, da dette vil bero på en konkret vurdering. I en situasjon der det er truffet vedtak om kommunesammenslåing, og det er klart at det vil oppstå overtallighet, antar vi at det i utgangspunktet vil være lovlig å ansette midlertidig i 9-12 måneder. En forutsetning vil være at antall midlertidige ansatte i vakante stillinger ikke overstiger det antall ansatte man har grunn til å tro vil bli overtallige som følge av kommunesammenslåingen. Fellesnemnda kan ikke beslutte dette fordi det har direkte konsekvenser for den enkelte kommune. Det bør derfor besluttes av de enkelte kommunestyrer Rettslig utgangspunkt og prosessen På generelt grunnlag må det legges til grunn at en kommunesammenslåing og rasjonaliseringstiltak som en konsekvens av denne, vil være saklig grunnlag for oppsigelse, jf. arbeidsmiljøloven 15-7 (2). Det forutsetter imidlertid at prosessen forut for oppsigelsen og utvelgelsen av den enkelte overtallige har vært ryddig og basert på saklige utvelgelseskriterier. Prosessen forut for utvelgelsen av de overtallige kan være noe ulik, avhengig av hvordan prosessen i forkant av vedtak om kommunesammenslåing har vært og vil også variere ut fra hvor omfattende kommunesammenslåingen er og hvilke premisser som legges i intensjonsplanen for sammenslåingsprosessen. Hvordan prosessen gjennomføres vil også være avhengig av fellesnemndas fullmakter og hvordan arbeidet under fellesnemnda organiseres. Nedenfor gis en kort oversikt over de ulike elementer av prosessen som må tilpasses de konkrete forhold: Så snart som mulig etter at vedtak om kommunesammenslåing foreligger, må den fellesnemnda har delegert arbeidsgiverfunksjonen til ta initiativ til drøftinger med de tillitsvalgte. Det bør her gis informasjon om den videre prosessen og arbeidsgiverrepresentanten må legge frem utkast til tidsplan over omstillingsprosessen som drøftes med de tillitsvalgte. Det må utarbeides bemanningsplan som viser nåsituasjonene i alle kommunene som skal slås sammen for så vidt gjelder oppgaver, antall ansatte og kompetanse, og det tilsvarende behovet etter sammenslåingen. Dette behandles nærmere i kap. 8 og 9. Eventuell drøfting dersom masseoppsigelsesreglene kommer til anvendelse. Dette behandles nærmere under kap Saken må behandles i arbeidsmiljøutvalget, jf. arbeidsmiljøloven 7-2 (2) bokstav d). Dette skjer i de enkelte kommuner. Utvelgelsesområde og kriterier for nedbemanningen skal drøftes med de tillitsvalgte. Avhengig av hvordan kriteriene utformes, bør det vurderes om det skal være særskilte kriterier for ledere. Det vises nærmere til kap og kap Det må vurderes om noen har rettskrav på stillingen i ny kommune. Dette er særlig aktuelt for lederstillinger/nøkkelstillinger, og behandles nærere i kap Ingen stillinger kan utlyses internt eller eksternt og heller ikke besettes før det er avklart om noen har rettskrav på 38

63 63 stillingen eller stillingen skal tilbys som «annet passende arbeid», jf. arbeidsmiljøloven 15-7 (2). Den fellesnemnda har delegert arbeidsgiverfunksjonen foretar den konkrete utvelgelsen av de overtallige basert på ovennevnte kriterier. Overtallighetssamtale. Bør gjennomføres for ledere og i tilfeller der det er uklare forhold som bør avdekkes mht. den ansattes kompetanse el. Det vurderes om det er mulig å omplassere enkelte overtallige innenfor styringsretten. Før beslutning tas, skal dette drøftes med den enkelte som kan la seg bistå av en tillitsvalgt eller annen representant. Dersom det er aktuelt med sluttpakker eller andre tiltak, bør det drøftes med de som er utpekt som overtallige og som ikke innenfor styringsretten kan omplasseres. Det vises til kap Forhåndsvarsel om oppsigelse og innkalling til drøftingsmøte, jf. arbeidsmiljøloven Dersom det foreligger «annet passende arbeid» å tilby, skal dette tilbys. Dersom det ikke foreligger annet passende arbeid, skal annet arbeid tilbys om mulig. Interesseavveiningen med utgangspunkt i ny kommunes behov. Vedtak om oppsigelse. Kan ikke treffes før det er tilstrekkelig oversikt over «annet passende arbeid» som kan tilbys i den nye kommunen. Se nærmere kap om hvem som kan treffe vedtak om oppsigelse og fra hvilket tidspunkt oppsigelse kan gis Organisasjonskart og bemanningsplaner Fellesnemnda eller kommunestyrene må fastsette organisasjonen i den nye kommunen. Med utgangspunkt i denne må det utarbeides bemanningsplaner som viser oppgaver, kompetansebehov og antall ansatte i den nye kommunen. Bemanningsplanen drøftes med tillitsvalgte som representerer alle de ansatte. Det er den fellesnemnda har delegert arbeidsgiverfunksjonen til som fastsetter den endelige bemanningsplanen. Tilsvarende må hver enkelt kommune foreta en kartlegging som viser oppgaver, kompetansebehov og antall ansatte. Eksempel på kartleggingsskjema er publisert på under KS advokatene. De tillitsvalgte i de enkelte kommunene involveres i kartleggingen som foretas der. Eventuelle uenigheter drøftes og avklares av arbeidsgiver i den enkelte kommune. Den enkelte kommunes kartlegging må deretter sammenstilles med de øvrige kommunene som er en del av sammenslåingen. Kartleggingen må også vise ubesatte stillinger, midlertidige stillinger og hvorvidt disse kan avsluttes før kommunesammenslåingen, ansatte som har sagt opp mv. Hensikten er å få oversikt over ledige stillinger som kan tilbys som «annet passende arbeid» for de som eventuelt blir overtallige. Oversikten må fortløpende oppdateres. Kartleggingen vil omfatte personopplysninger, og må håndteres etter personopplysningsloven. For så vidt gjelder dette og taushetsplikt vises nærmer til kap. 5. Dette må gjelde tilsvarende for fellesnemnda eller den som denne delegerer myndigheten til så lenge den ivaretar arbeidsgiverfunksjonen for den nye arbeidsgiveren. 39

64 Drøfting utvelgelsesområde og nedbemanningskriterier Det følger under kap. 3.4 at utvelgelsesområde og nedbemanningskriterier skal drøftes med de tillitsvalgte. De tillitsvalgte må representere samtlige ansatte i de kommuner som skal slå seg sammen. Det følger av Hovedtariffavtalen kap. 1 3 pkt. 3.3 at utvelgelsesområdet (området der utvelgelsen av de overtallige skal skje) kan være snevrere enn hele den nye kommunen. Det er også å anbefale at det velges et snevrere område for å unngå at omstillingsprosessen blir for komplisert ved at den berører mange flere ansatte enn nødvendig. Det er viktig at utvelgelsesområdet ikke blir for snevert da det kan gi vilkårlige utslag og uthule stillingsvernet. Det anbefales at det oppnås enighet med tillitsvalgte mht. fastsettelse av utvelgelsesområdet, men den fellesnemnda har delegert arbeidsgiverfunksjonen til bør kunne fastsette det dersom man ikke oppnår enighet. Dersom kommunesammenslåingen kun berører administrasjonen, kan det være naturlig at dette er utvelgelsesområdet som nedbemanningen tar utgangspunkt i. Den eventuelt overtallige vil uansett bli vurdert i forhold til «annet passende arbeid» i hele den nye kommunen, jf. nærmere kap Dersom utvelgelsesområdet skal være hele den nye kommunen, er det hensiktsmessig at det drøftes og deretter avklares hvilke stillinger som skal vurderes mot hverandre Utpeking av de overtallige og videre saksbehandling Den fellesnemnda har delegert arbeidsgiverfunksjonen til foretar utvelgelsen av de overtallige, basert på utvelgelseskriterier og bemanningsplanen. Deretter følges en ordinær oppsigelsesprosess med forhåndsvarsel om mulig oppsigelse og innkalling til drøftingsmøte, jf. arbeidsmiljøloven En oppsigelse vil ikke være saklig dersom arbeidsgiver har annet passende arbeid å tilby, jf. arbeidsmiljøloven 15-7 (2). Det fremgår av kap at oppsigelsen kan gis før kommunesammenslåingen, slik at oppsigelsestiden utløper samtidig med denne. Det er imidlertid viktig at vurderingen av om det er annet passende arbeid å tilby må baseres på hele den nye kommunen, og at situasjonen vedrørende dette er tilstrekkelig klarlagt, før det treffes vedtak om oppsigelse. En oppsigelse som foretas i forkant av sammenslåingen reiser spørsmål med hensyn til hvem som skal fatte vedtak om oppsigelse. Det vil her være en situasjon der begrunnelsen for oppsigelse er overtallighet hos en arbeidsgiver som formelt ikke foreligger. I og med at det er representanten for fellesnemnda som forestår utvelgelsen av de overtallige, og dette ikke skjer i et samarbeid mellom nåværende arbeidsgiver og erverver som ved ordinære virksomhetsoverdragelser, reiser det spørsmål om fellesnemnda bør få fullmakt til å treffe vedtak om oppsigelse. Hvorvidt inndelingslova åpner for dette er noe uklart. Det fremgår av 26 fjerde ledd, første punktum at «Andre arbeidsoppgaver og fullmakter for nemnda blir fastsette i reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinga.» Videre fremgår det av femte ledd at nemnda kan få fullmakt til å ansette personale i den nye kommunen. Det presiseres at dette også gjelder stillingen som administrasjonssjef. Presiseringen er nødvendig ettersom det er etter kommuneloven 22 er kommunestyret som har tilsettingskompetansen. I forarbeidene til inndelingslova Ot.prp. nr. 41 ( ) pkt siste avsnitt, fremgår det følgende: 40

65 65 Oppgåvene for fellesnemnda skal knyttast opp mot den framtidige kommunen/fylkeskommunen og det vil dermed ikkje vere aktuelt å leggje ordinær vedtaksmynde (etter særlov osb.) til ei slik nemnd. Dermed vil spørsmålet om enkeltvedtak ikkje vere aktuelt, med unntak av personalvedtak. Etter forvaltningslova 3 andre ledd, er vedtak om tilsetjing, oppseiing og avskil haldne unna frå klageretten til partane. Forarbeidene referer til «personalvedtak» og begrenser seg ikke til tilsetting. For øvrig er det vanskelig å trekke noe konkret ut av forarbeidene som ikke kan sies å ha vurdert dette tilstrekkelig. Forarbeidenes henvisning til at det ikke er klagerett for personalsaker kan tilsi at det ikke har vært meningen at fellesnemnda skal kunne treffe vedtak om oppsigelse. Riktignok er det ikke klageadgang for oppsigelsesvedtak etter forvaltningsloven, men arbeidstaker kan reise søksmål etter arbeidsmiljøloven. I og med at oppsigelsesfrister kan være inntil seks måneder, vil det således kunne oppstå en situasjon der fellesnemnda blir saksøkt dersom oppsigelsen iverksettes slik at oppsigelsesfristen utløper ved etablering av ny kommune. Dette er noe som ikke har vært vurdert i forarbeidene. Samtidig vil en tilsetting i den nye kommunen for enkelte stillinger faktisk innebære en «endringsoppsigelse» overfor andre. For eksempel dersom fellesnemnda tilsetter rådmann vil det innebære at de rådmenn som ikke får stillingen faktisk blir «endringsoppsagt» fordi det ikke vil være mulig å tilby en annen stilling som ligger innenfor styringsretten. Tilsvarende vil gjelde for mange andre stillinger som det er sentralt å få plassert tidlig. Det kan tilsi at fellesnemnda også må få fullmakt til å treffe vedtak om oppsigelse. Den rettslig noe uklare situasjonen innebærer at vi anbefaler at vedtak om oppsigelse foretas av den enkelte kommune der arbeidstakerne har sitt tilsettingsforhold. Forutsetningen for at en slik «forskuttering» av oppsigelse skal finne sted, er at den er forankret i de utvelgelseskriterier som gjelder for de ansatte i alle kommuner og basert på reell overtallighet i den nye kommunen. I tillegg må slik oppsigelse bare finne sted dersom det på tidspunktet for oppsigelsen kan tilbys «annet passende arbeid» som den ansatte takker nei til, eller det er tilstrekkelig oversikt over bemanningssituasjonen i den nye kommunen til å vite at det ikke er «annet passende arbeid» å tilby eller annet arbeid. Interesseavveiningen etter arbeidsmiljøloven 15-7 (2) må vurderes i forhold til ny kommune. Fordi vurderingen er basert på forhold i den nye kommunen, anbefales at den som er delegert arbeidsgiverfunksjonen fra fellesnemnda, deltar i drøftingsmøtet etter Dersom det blir krevd forhandlinger etter arbeidsmiljøloven 17-3, anbefales tilsvarende at en representant for fellesnemnda deltar og at protokollen fra forhandlingene undertegnes av både arbeidsgiverrepresentant for fellesnemnda og kommunen der den oppsagte er ansatt. Et eventuelt søksmål rettes mot kommunen v/ordfører på ordinært vis. Den nye kommunen vil tre inn i saken på arbeidsgiversiden ved tidspunktet for sammenslåingen. Retten til å stå i stillingen etter arbeidsmiljøloven vil tilsvarende gjøres gjeldene i den nye kommunen. Tilsvarende vil fortrinnsretten etter arbeidsmiljøloven 14-2 gjøres gjeldende hos ny arbeidsgiver. 41

66 Alternative tiltak til oppsigelse sluttpakke mv. Ved nedbemanninger kan det tilbys ulike former for sluttpakker eller alternative tiltak for å stimulere den enkelte ansatte til selv å velge å fratre og på den måten redusere antall ansatte som må sies opp. Det kan for eksempel være støtte til omskolering, jobbsøkerkurs mv. Arbeidsmiljøloven stiller ingen krav om slike former for tiltak. Det vil således være en politisk og ikke juridisk beslutning om slike tiltak skal benyttes. Dersom masseoppsigelsesbestemmelsen i arbeidsmiljøloven 15-2 kommer til anvendelse, plikter arbeidsgiver å drøfte med de tillitsvalgte mulige sosiale tiltak for å redusere de uheldige sidene ved oppsigelse, jf. nærmere kap Dersom det vurderes å iverksette slike tiltak, vil vi anbefale at dette ikke gis generelt til alle ansatte eller til alle ansatte innenfor det eller de områder som blir direkte berørt av kommunesammenslåingen. I så fall kan man risikere at man mister de best kvalifiserte medarbeiderne og at kompetanse som er nødvendig i den nye kommunen forsvinner. For å unngå dette bør tiltakene kun tilbys dem som er utpekt som overtallige. Det bør også klargjøres ved bruk av slike tiltak at de ansatte som da velger å takke ja til tiltaket og derfor selv sier opp sitt ansettelsesforhold, ikke vil ha fortrinnsretten etter arbeidsmiljøloven 14-2 i behold Masseoppsigelse Arbeidsmiljøloven 15-2 har særskilte regler om informasjon og drøfting som kommer til anvendelse ved masseoppsigelser. Bestemmelsens første ledd lyder: Med masseoppsigelser menes oppsigelser som foretas overfor minst 10 arbeidstakere innenfor et tidsrom på 30 dager, uten at oppsigelsen er begrunnet i de enkelte arbeidstakeres forhold. Andre former for opphør av arbeidskontrakter som ikke er begrunnet i de enkelte arbeidstakeres forhold, skal tas med ved beregningen såfremt minst fem sies opp. Formålet med bestemmelsen er dels å sikre at arbeidsgiver og tillitsvalgte drøfter mulighetene for å unngå oppsigelse eller å redusere antall oppsagte. Dels å sikre at sysselsettingsmyndigheten blir informert før virksomheten iverksetter masseoppsigelse. Ved beregningen av om det er minst 10 arbeidstakere som omfattes, er det uten betydning om det er heltids- eller deltidsansatte. Videre vil også avslutning av midlertidige ansettelsesforhold i kontraktsperioden omfattes. Andre former for opphør av arbeidsforholdet som ikke er begrunnet i arbeidstakers forhold skal tas med ved beregningen såfremt fem sies opp. Dette vil for eksempel omfatte ansatte som takker ja til sluttpakke. Det følger av bestemmelsens andre ledd: Arbeidsgiver som vurderer å gå til masseoppsigelse, skal så tidlig som mulig innlede drøftinger med arbeidstakernes tillitsvalgte med sikte på å komme fram til en avtale for å unngå masseoppsigelser eller for å redusere antall oppsagte. [.] Dersom oppsigelser ikke kan unngås, skal de uheldige sidene ved dem søkes redusert. Drøftingene skal omfatte mulige sosiale tiltak med sikte på blant annet støtte til omplassering eller omskolering av de oppsagte. 42

67 67 Videre følger det av tredje ledd at arbeidsgiver plikter å gi de tillitsvalgte alle relevante opplysninger, herunder skriftlig melding om: a) grunnene til eventuelle oppsigelser, b) antall arbeidstakere som vil kunne bli oppsagt, c) hvilke arbeidsgrupper de tilhører, d) antall arbeidstakere som normalt er ansatt, e) hvilke arbeidstakergrupper som normalt er sysselsatt, f) over hvilken periode oppsigelsene vil kunne bli foretatt, g) forslag til kriterier for utvelgelse av de som eventuelt skal sies opp, h) forslag til kriterier for beregning av eventuelle ekstraordinære sluttvederlag. Meldingen skal gis tidligst mulig, og senest samtidig med at arbeidsgiver innkaller til drøftinger. Tilsvarende melding skal også gis til Arbeids- og velferdsetaten, jf. arbeidsmarkedsloven 8. Dersom det ved en kommunesammenslåing vurderes å gå til oppsigelse/avslutte arbeidsforholdet med sluttpakke el. av til sammen ti arbeidstakere, kommer masseoppsigelsesreglene til anvendelse. Dette gjelder selv om det senere viser seg at det er færre enn ti som vil omfattes, jf. Frostating lagmannsrett dom Antall ansatte må vurderes samlet i forhold til alle de kommuner som er en del av kommunesammenslåingen, såfremt oppsigelsen er begrunnet i kommunesammenslåingen. Om det uavhengig av forestående kommunesammenslåing foretas oppsigelser i enkelte av kommunene, vil de i utgangspunktet ikke telle med ved beregning av om masseoppsigelsesreglene kommer til anvendelse. Det er neppe praktisk at den enkelte kommune nært opp til virksomhetsoverdragelsen foretar nedbemanning som ikke skyldes forestående virksomhetsoverdragelse, men det kan forekomme. For eksempel dersom en bruker med et ekstraordinært bemanningsbehov dør. Masseoppsigelsesreglene vil imidlertid kunne komme til anvendelse overfor den enkelte kommune i et slikt tilfelle, men de ansatte som av den grunn sies opp skal ikke medtas ved beregningen av om bestemmelsen kommer til anvendelse overfor den nye kommunen som skal etableres. Plikten til å drøfte inntrer «så tidlig som mulig». Samtidig fremgår det av tredje ledd andre punktum at den skriftlige meldingen skal senest gis samtidig med at arbeidsgiver innkaller til drøftinger. Det innebærer at arbeidsgiver ikke nødvendigvis har tilstrekkelig informasjon om alt som skal fremgå av meldingen, jf. tredje ledd bokstav a) h). Informasjonsplikten innebærer da at enhver ny og relevant informasjon skal gis fortløpende i drøftelsesløpet etter andre ledd. Ved en kommunesammenslåing vil det i mange tilfeller være klart at masseoppsigelsesreglene vil komme til anvendelse. I andre tilfeller kan dette være uklart. For eksempel der arbeidsgiver vil tilby annet arbeid til de overtallige men det er usikkert om dette vil bli akseptert. I sistnevnte tilfelle anbefales det at drøftingsreglene i arbeidsmiljøloven 15-2 følges. 43

68 68 Drøftingsplikten etter Hovedtariffavtalen skal skje «så tidlig som mulig». Mye av den informasjonen som skal gis etter 15-2 andre ledd vil tilsvarende naturlig være en del av de ordinære drøftinger som skal finne sted med de tillitsvalgte uavhengig av om det vil finne sted en masseoppsigelse eller ikke. Den største forskjellen på de «ordinære» drøftinger og drøftinger etter 15-2 vil således være at etter sistnevnte bestemmelse skal drøftingene ha som siktemål å komme frem til en avtale for å unngå oppsigelser eller redusere disse. Herunder at mulige sosiale tiltak skal drøftes. I tillegg skal alle relevante opplysninger fremgå skriftlig i en melding som også skal sendes til Arbeids- og velferdsetaten. 8.3 Garantier mot oppsigelse Innledning Funn fra undersøkelser gjort av Deloitte «Arbeidsgiverpolitikk i kommunesammenslåinger» viser at flere av de kommuner som tidligere har slått seg sammen har gitt garantier mot oppsigelse. Det fremgår videre at det ved kommunesammenslåingene i Finland ble gitt garantier mot oppsigelse med en varighet på fem år. Det nærmere innholdet i stillingsgarantiene som har vært gitt ved tidligere kommunesammenslåinger i Norge har hatt ulikt innhold og til dels vært rettslig uklare mht. varighet og hva det er gitt garanti mot. Det må legges til grunn at kommunesammenslåing og overtallighet som oppstår på denne bakgrunn, vil være saklig grunnlag for oppsigelse, jf. arbeidsmiljøloven Det forutsetter imidlertid at prosessen er ryddig og forutsigbar og at utvelgelsen av de overtallige skjer etter saklige kriterier som er drøftet med de tillitsvalgte. Det er således ingen rettslig plikt til å gi garantier mot oppsigelse. Slike garantier kan imidlertid være ønskelig å gi for å skape trygghet for den enkelte og bidra til at sammenslåingsprosessen går mer smidig. Ulempen ved å gi slike garantier er redusert gevinst ved kommunesammenslåingen eller at effekten av denne kommer på et senere tidspunkt. Hvorvidt garantier skal gis eller ikke er således et politisk og ikke et juridisk spørsmål. Beslutningen må tas av fellesnemda eller kommunestyrene. Stillingsgarantier i de enkelte kommuner nært opp mot vedtak om kommunesammenslåing eller etter at vedtak er truffet, og som gjelder frem mot etablering av ny kommune, kan få uheldig konsekvenser for den nye kommunen ved at det allerede kan være overtallighet før sammenslåingsprosessen starter. Slike garantier grunnet i kommunesammenslåingen bør ikke gis enkeltvis i kommunene da det kan bidra til ulik behandling av de ansatte i de enkelte kommuner. Dersom det er ønskelig å gi garantier mot oppsigelse, er det viktig at innholdet i garantien er gjennomtenkt og at det er klart hva det gis garantier mot Hensyn som bør tas ved utforming av en eventuell garanti Skal garantien også gjelde garanti mot «endringsoppsigelse»? En garanti mot oppsigelse uten nærmere presiseringer vil ut fra en språklig juridisk fortolkning også innebære en garanti mot «endringsoppsigelse». En «endringsoppsigelse» vil omfatte enhver endring som ligger utenfor styringsretten. En slik garanti vil være til hinder for at arbeidsgiver pålegger 44

69 69 endringer i arbeidsoppgaver mv. som går utover styringsretten, og vil for de fleste lederstillinger være umulig å oppfylle. For eksempel for den overtallige rådmannen og personalsjefen vil trolig enhver omplassering til en annen stilling ligge utenfor styringsretten. Samtidig er det klart at det ikke kan være to eller flere som innehar den samme stillingen. Men også for andre stillinger som ikke er på ledernivå vil en slik garanti som også omfatter endringsoppsigelse være lite fleksibelt og skape utfordringer med hensyn til å benytte de ansatte på en hensiktsmessig måte til det beste for kommunen og brukerne. Vi anbefaler således ikke en garanti mot «endringsoppsigelse». I praksis er det nok slik at de garantier som har vært gitt mot oppsigelse har blitt fortolket slik at de ikke gir garanti mot stilling som ligger innenfor styringsretten. For å unngå tvil er det viktig at dette kommer klart frem ved utformingen av garantien. Spørsmålet er dernest om den ansatte må finne seg i enhver endring uten å kunne påberope seg garantien dersom den avgrenses mot endringsoppsigelse. Eller skal garantien garantere for en stilling på et visst nivå i forhold til den stillingen vedkommende tidligere hadde. Satt på spissen; er garantien oppfylt dersom en av de overtallige rådmennene tilbys stilling som barnehageassistent, og dette ikke aksepteres. Det forutsettes at utvelgelsen av de overtallige skjer etter saklige utvelgelseskriterier, jf. nærmere kap De som er definert som overtallige skal ha tilbud om «annet passende arbeid» dersom dette er å tilby, jf. aml 15-7 (2). Dette arbeidet kan være på et lavere nivå enn den stillingen den ansatte tidligere hadde. Hvor grensen kan trekkes må bero på en konkret vurdering. Et tilbud om midlertidig stilling vil ikke oppfylle kravet om «annet passende arbeid». Om det ikke er «annet passende arbeid» å tilby, må likevel arbeidsgiver tilby annet arbeid dersom det er ledig selv om det ikke er «passende». Dersom den ansatte takker nei til passende arbeid eller det ikke er annet arbeid å tilby/takker nei til det, vil det etter arbeidsmiljøloven 15-7 (2) være saklig grunnlag for oppsigelse. Spørsmålet er således om garantien skal gi den ansatte rett til å takke nei til tilbudt «annet passende arbeid» /eller annet ikke passende arbeid uten å risikere å miste stillingsvernet. Og i så fall - hvor skal grensen gå? Dersom garantien skal komme til anvendelse slik at den ansatte ikke må takke ja til passende eller ikke passende arbeid, vil det kunne oppstå en situasjon der det er overtallighet og kommunen må lønne disse, samtidig som det er ledige stillinger som må lyses ut. I tillegg vil det være vanskelig å fastsette en nedre grense for hva den ansatte må finne seg i av endringer uten at garantien slår inn. Dersom det skal gis en garanti mot oppsigelse, anbefales det at denne enten kun gir en garanti mot oppsigelse dersom det ikke er arbeid å tilby den ansatte (må takke ja til enhver stilling) eller at garantien kun kommer til anvendelse dersom det ikke er «annet passende arbeid» å tilby. Fordi den ansatte beholder stillingsvernet som følge av garantien, bør arbeidsgiver likevel kunne benytte den ansatte i midlertidige stillinger. Dette bør klargjøres ved utforming av en eventuell garanti. 45

70 Gir garantien rett til arbeid? Det bør fremgå av garantien om den gir rett til arbeid eller ikke. Det vil normalt være i arbeidsgivers interesse å benytte vedkommendes arbeidskapasitet, og det antas således at spørsmålet ikke kommer på spissen. Det kan være hensiktsmessig å kunne benytte de som omfattes av garantien også til å gå inn i midlertidige stillinger. Garantien bør derfor ikke utformes slik at den er til hinder for at det i perioder kan oppstå et tomrom for eksempel mellom to stillinger. Det kan også være at det er behov for en områingsperiode etter sammenslåingen før arbeidsgiver fullt kan få innplassert de overtallige i arbeid Hvor lenge skal garantien gjelde? Det må videre tas stilling til garantiens varighet. I Finland gjaldt garantien for en periode på fem år. En så lang periode vil redusere effekten av kommunesammenslåingen og kan medføre at fornuftige sammenslåinger/omorganiseringer blir utsatt. Funn fra sammenslåinger i Norge viser at det i liten grad har vært angitt en varighet for garantien. I noen tilfeller har den vært relatert til «prosessen», likevel slik at den har gitt garanti for arbeid i ny kommune. I andre tilfeller har den blitt faset ut en tid etter kommunesammenslåingen. Det anbefales å tidfeste garantiens varighet da de langsiktige konsekvensene av dette ikke fullt ut er mulig å forutse Skal garantien også gjelde for senere nedbemanninger? En kommunesammenslåingsprosess kan skje ved en operasjon der også eventuelle sammenslåinger av skoler mv. skjer samtidig med at ny kommune etableres. Praktisk vil i mange tilfeller være at det skjer i to eller flere etapper. Av hensyn til likebehandling bør en eventuell garanti som gjelder utover etablering av ny kommune, gjelde tilsvarende for senere nedbemanninger innenfor tidsrommet garantien skal gjelde for. Å begrense garantien til å omfatte senere nedbemanninger som følge av kommunesammenslåingen, vil kunne gi vilkårlige og urimelige utslag. I tillegg vil det oppstå grensetilfeller der det er uklart om nedbemanning kan relatere seg til den tidligere kommunesammenslåingen eller skjer uavhengig av denne. En garanti mot oppsigelse som gis for en lengre periode, og således omfatter enhver nedbemanning uavhengig av begrunnelsen for denne vil dermed kunne få store konsekvenser. Vi vil derfor ikke anbefale dette. 46

71 71 9. Særlig om leder- og nøkkelstillinger 9.1 Innledning og problemstilling Flere ledere og ansatte i nøkkelstillinger vil ved en kommunesammenslåing bli overtallige som følge av at funksjonen som ligger til stillingen kun kan eller bør innehas av en person. Det vil typisk gjelde for rådmann, kommunalsjefer (etatsjefer), personalsjef, økonomisjef mv.. I den utstrekning kommunesammenslåingen også vil medføre sammenslåinger av enheter, vil tilsvarende gjelde for enhetsledere. Med utgangspunkt i det organisasjonskartet som skal gjelde i den nye kommunen må det avdekkes hvilke stillinger som vil bli berørt. Deretter må det foretas en kartlegging blant de berørte stillingsinnehaverne for å avdekke hvorvidt flere enn én person ønsker en videreføring av «sin» stilling. Om det er flere som konkurrerer om samme stilling eller dersom ny arbeidsgiver ønsker å lyse ut stillingen, må det først vurderes om noen har «rettskrav» på stillingen. Dette behandles nedenfor under pkt Dersom ingen har rettskrav på stillingen, oppstår spørsmålet om hvem som skal ha stillingen. Plikter ny arbeidsgiver å tilby stillingen til en av de lederne som har hatt tilsvarende stilling? Kan arbeidsgiver la disse konkurrere om stillingen ved intern utlysning eller kan stillingen lyses ut eksternt? Dette behandles under pkt Nærmere om «rettskrav» «Rettskrav» på stilling er ikke et begrep som benyttes i arbeidsmiljøloven. Det følger imidlertid av rettspraksis at dersom en nyopprettet stilling medfører en vesentlig grad av videreføring av en nedlagt/bortfalt stilling, vil ikke arbeidsgiver stå fritt til å bytte ut vedkommende med en ny. Spørsmålet er således om noen av lederne i de enkelte kommunene har rettskrav på tilsvarende stilling i den nye kommunen. Dette må vurderes konkret i forhold til stillingens innhold før og etter sammenslåingen. Det må foretas en kartlegging av eksisterende lederstillingers innhold, ansvar og krav til kompetanse. Dette må vurderes opp mot hva som er satt av krav for de tilsvarende stillingene i den nye kommunen. Kravene som stilles til den nye stillingen må være saklig begrunnet og ikke for å omgå enkelte som kan ha rettskrav. I utgangspunktet vil en kommunesammenslåing innebære at den tilsvarende leder- eller nøkkelstillingen i den nye kommunen har samme ansvarsområde, men vil betjene et større område med flere innbyggere, ansatte mv.. Økning i kommunens størrelse og antall ansatte vedkommende leder vil ha ansvar for, kan utelukke et rettskrav på stillingen i den nye større kommunen. Dersom to kommuner slås sammen en liten og en stor vil lederen i den store kommunen kunne ha rettskrav på stillingen. Dette må vurderes konkret ut fra hva endringen faktisk innebærer av økt ansvar som følge av økt antall brukere, ansatte mv. Dersom lederstillingen i den nye kommunen også får økt ansvar utover sammenslåingen, for eksempel som følge av omorganisering, kan dette tilsi at heller ikke lederen fra den store kommunen vil ha rettskrav på stillingen i den nye kommunen. 47

72 72 Hvorvidt den enkelte leder er kvalifisert for den noenlunde tilsvarende lederstillingen i den nye kommunen, er irrelevant for spørsmålet om rettskrav. Det må legges til grunn at den enkelte leder har vært kvalifisert i den lederstillingen vedkommende har innehatt. I og med at rettskrav kun oppstår der det kan være tale om videreføring av stillingen, må det være en forutsetning at vedkommende er kvalifisert. De ulike kommunene kan ha hatt ulik organisering av lederstrukturen. Hvorvidt den som har hatt ansvar for hjemmetjenesten i kommunen har vært leder i en kommune med trenivåmodell, vil i seg selv ikke utelukke vedkommende fra å kunne ha rettskrav på tilsvarende lederstilling for hjemmetjenesten i den nye kommunen selv om den skal organiseres som en tonivåmodell. Det vil imidlertid kunne være ett av flere momenter i helhetsvurderingen som tilsier at det ikke er tale om en videreføring av lederens stilling. Det å være leder i en sammenslått kommune vil på alle ledernivå kunne være mer krevende enn å være leder i en etablert virksomhet. Særlig gjelder dette i en oppstartsperiode der ulike kulturer, holdninger og rutiner skal forenes. Dette kan være utfordringer utover det å ha vært leder i en kommune som eventuelt har gjennomført en større omorganisering. Blant annet vil en leder i en sammenslått kommune i større grad måtte forholde seg til og håndtere at de ansatte har ulike individuelle arbeidsvilkår som kan skape særskilte utfordringer. Når det skal kartlegges hvilken kompetanse som stilles til lederstillingen i den nye kommunen må disse forholdene vurderes. Det kan innebære at det er saklig å stille krav til lederegenskaper utover det som har vært gjort i de tilsvarende lederstillingene i de enkelte kommunene. Det kan medføre at ingen av de tidligere lederne har rettskrav på stillingen. Ovennevnte gjør seg særlig gjeldende for rådmannsstillingen. En sammenslåing vil kunne møte motstand både fra kommunens innbyggere og de ansatte. Øverste ledelse har ansvar for å etablere en ny organisasjonskultur, og vil nødvendigvis støte på utfordringer utover dem en rådmann i en etablert virksomhet opplever. Dersom en ansatt har rettskrav på stillingen, må vedkommende plasseres inn i det fremtidige organisasjonskartet i denne stillingen. Stillingen skal ikke lyses ut verken internt eller eksternt. Det innebærer at de øvrige arbeidstakere som har innehatt tilsvarende leder- eller nøkkelstilling i sin kommune i utgangspunktet blir overtallig i den nye kommunen, og må håndteres etter de kriterier som gjelder for overtallighet, jf. nærmere kap Dersom ingen har rettskrav på stillingen Innledning Dersom ingen av lederne har rettskrav på den tilsvarende stillingen i den nye kommunen, oppstår spørsmålet om hvem som skal ha stillingen. Skal stillingen tilbys til noen av de lederne som har innehatt tilsvarende stilling i den tidligere kommunen? Eller skal stillingen tilbys annen ansatt som ved kommunesammenslåingen blir overtallig? Hvordan skal i så fall utvelgelsen skje? Kan ny arbeidsgiver lyse ut stillingen internt eller eksternt? Plikten til å tilby «annet passende arbeid», jf. arbeidsmiljøloven 15-7 (2) Ved en kommunesammenslåing vil det bli flere lederstillinger på ulikt nivå som blir overtallige. Arbeidsgiver plikter å vurdere «annet passende arbeid» for hver enkelt av disse. Det er en 48

73 73 forutsetning at vedkommende er kvalifisert for stillingen og arbeidsgiver har kun plikt til å gi et tilbud om «annet passende arbeid». De lederne som har den tilsvarende stillingen har således ingen «fortrinnsrett» til å få tilbud om stillingen som «annet passende arbeid» i den nye kommunen, da det kan være andre ledere for eksempel på høyere nivå som også kan være aktuell for stillingen. Arbeidsgivers utvelgelse av hvem som eventuelt skal tilbys stillingen som «annet passende arbeid» må skje ut fra de kriterier som gjelder for sammenslåingsprosessen og som er drøftet med de tillitsvalgte, jf. nærmere kap Det er viktig at utvelgelseskriteriene også egner seg for innplassering av ledere, eventuelt at det utarbeides egne utvelgelseskriterier som gjelder for ledere. Ved innplassering av ledere bør det være viktigere med kriterier som personlig egnethet (lederegenskaper), formell kompetanse, ledererfaring og målbare resultater, enn for eksempel ansiennitet og sosiale hensyn. Dersom det er overtallige ledere som oppfyller kompetansekravene som er satt for lederstillingen i den nye kommunen, plikter arbeidsgiver å tilby stillingen til en av de overtallige ut fra de utvelgelseskriterier som gjelder. Arbeidsgiver kan ikke tilsidesette denne prosessen og be de ansatte om å søke på stillingen, såkalt «fristilling». Det vil innebære en tilsidesettelse av de utvelgelseskriterier som skal gjelde og som er drøftet med de tillitsvalgte. Dersom det ikke er overtallige som oppfyller kompetansekravene som er stilt til den nye lederstillingen eller det er kartlagt at de som oppfyller kompetansekravene ikke ønsker stillingen, skal stillingen lyses ut eksternt. Kartlegge hvilke lederstillinger/nøkkelstillinger som blir overtallige basert på organisasjonskartet/bemanningsplanen for den nye kommunen. Kartlegge hvorvidt den enkelte er interessert i å fortsette i tilsvarende stilling mv. Har en av de ansatte rettskrav på stillingen? Hvis nei: o Vurdere ut fra utvelgelseskriterier om noen skal tilbys stillingen som «annet passende arbeid» o Om ingen er kvalifisert for stillingen skal den lyses ut eksternt 49

74 Arbeidsmiljøutfordringer, arbeidsmiljøutvalg mv. En kommunesammenslåing vil kunne medføre uro i organisasjonen og arbeidsmiljøutfordringer. Det er viktig at arbeidsmiljøutvalget involveres i prosessen. Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver er regulert i arbeidsmiljøloven 7-2 der første ledd lyder: Arbeidsmiljøutvalget skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Det følger av arbeidsmiljøloven 7-2 (2) bokstav d) at arbeidsmiljøutvalget skal behandle: andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, så som planer om byggearbeider, innkjøp av maskiner, rasjonalisering, arbeidsprosesser, og forebyggende vernetiltak. Etter denne bestemmelsen er det arbeidsmiljøutvalget i den enkelte kommune som skal behandle dette. Samtidig fremgår det at utvalget også skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet. Spørsmålet er om dette kan effektiviseres ved at involveringen av de enkelte kommuners arbeidsmiljøutvalg skjer samlet. Hvorvidt inndelingslova og arbeidsmiljøloven åpner opp for at det også kan etableres et arbeidsmiljøutvalg som er representativt for alle kommunene som skal slås sammen, er rettslig uklart. Trolig må det legges til grunn at den enkelte kommunes plikt til å involvere arbeidsmiljøutvalget i hht. arbeidsmiljøloven kap. 7, må ivaretas. Arbeidsmiljøutvalget skal blant annet involveres i prosessen knyttet til utvelgelse av de overtallige, jf. kap Sammenslåingsprosessens mulige konsekvenser bør også vurderes særskilt i samråd med verneombud og arbeidsmiljøutvalg. I forbindelse med kommunesammenslåingsprosessen er det viktig å ha fokus på arbeidsmiljøet i de enkelte kommuner. Suksessfaktorene for å ivareta et godt arbeidsmiljø er god informasjonsflyt mellom nåværende arbeidsgiver og den som er delegert myndighet fra fellesnemnda, og involvering av ansatte gjennom tillitsvalgte, verneombud og arbeidsmiljøutvalg. Holdes ansatte informert gjennom hele sammenslåingsprosessen kan man redusere usikkerhet og bekymring som vil kunne påvirke arbeidsmiljøet. Slik involvering medfører at ansatte får et «eierforhold» til sammenslåingsprosessen. Ansatte har ikke bare vært «brikker i et spill», men har fått delta i sammenslåingsprosessen. Et godt arbeidsmiljø i forbindelse med slike prosesser er ikke bare av betydning for en vellykket prosess, men også for det fremtidige arbeidsmiljøet i den nyopprettede kommunen. Den enkelte kommune må foreta en risikovurdering på hva en sammenslåing vil ha å si for arbeidsmiljøet for de ansatte, og iverksette tiltak på bakgrunn av dette. Risikovurdering er lovpålagt og et av hovedelementene i et forebyggende arbeidsmiljøarbeid. Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 7-1 utdyper kravene til kartlegging og risikovurdering som følger av arbeidsmiljøloven 3-1 og internkontrollforskriften 5, og til arbeidsgiverens generelle plikt til å foreta risikovurdering. Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidsmiljøet i virksomheten blir vurdert ved planlegging, tilrettelegging og gjennomføring av arbeidet. 50

75 75 Enkel modell for risikovurdering: Hva kan skje/hva kan gå galt? Hva er konsekvensene og hvor sannsynlig er det? Hva kan gjøres for å forhindre at det skjer? Prioritering av tiltak og videre arbeid Det bør vurderes å etablere en arbeidsgruppe under fellesnemnda som særlig har fokus på arbeidsmiljøutfordringer. Det bør kartlegges særlige utfordringer med arbeidsmiljøet i de enkelte kommuner og det bør utarbeides prosedyrer for håndtering av arbeidsmiljøutfordringer som skal gjelde for den nye kommunen. Det er viktig at ny arbeidsgiver har et særskilt fokus på arbeidsmiljøutfordringer fra dag en i den nye kommunen. 51

76 76 KARTLEGGING HR/PERSONAL LARDAL OG LARVIK KOMMUNER RAPPORT TIL FELLESNEMNDA LARDAL LARVIK

77 77 INNHOLD Innledning 2 Arbeidsgruppen 3 Sammendrag 4 Arbeidsrettslige spørsmål 7 Arbeidsmiljø 8 Delprosjektets videre anbefaling for fremdrift 10 Omstillingsavtale: 13 Lønnspolitikk og lønnsfastsettelse 14 Særavtaler 17 HMS 26 Arbeidstid 30 Arbeidsreglement 37 Ansettelser 44 Permisjonsreglement 50 Oppmerksomhetsgaver 62 Etiske retningslinjer 65 Forsikringer 65 Livsfaseorientert personalpolitikk 67 Likestillingspolitikk 68

78 78 INNLEDNING I fellesnemndas møte 25. mai, 2016 ble det vedtatt: FEL- 029/16Vedtak: 1. Rådmennene i Larvik og Lardal kommuner får et felles oppdrag i å kartlegge oppgaver knyttet til etablering av ny kommune fra innen området HR/personal; a. Rapporten skal konkludere med forslag til framdriftsplan for de oppgaver som må gjennomføres som en konsekvens av kartleggingen. b. Rådmennene vurderer behovet for en «omstillingsavtale» etter modell fra rapporten for HR/personal i nye Sandefjord kommune. c. Prosjektleder/rådmann har etter tilsetting det endelige ansvar og mandat, for implementering og gjennomføring. 2. Rapport legges fram for Fellesnemnda innen utgangen av november (Utsatt frist til 6. desember 2016). 3. Rådmennene ivaretar medvirkning fra tillitsvalgte i arbeidet. 4. Kartleggingen gjennomføres av personell fra Lardal og Larvik kommuner. Berørte virksomheter kompenseres for tidsbruk og for eventuelle behov for å innleie ekstraressurser fra mottatte midler til kommunereformen innenfor en ramme på kr Denne rapporten har som hovedmål å gi et overblikk over likheter og forskjeller mellom de to kommunenes personalpolitikk, og de personaladministrative retningslinjene. Avgrensninger I denne rapporten legges det vekt på personalpolitikken. Slik mandatet blir forstått innebærer det at arbeidsgruppa kartlegger det som er etablert av policy og retningslinjer. Rapporten vil innledningsvis kortfattet peke på viktige føringer i lovverket, og deretter liste opp likheter og forskjeller innen det personalpolitiske feltet. Rapporten trekker frem noen viktige ulikheter, og presenterer noen anbefalinger til det videre arbeidet. Disse anbefalingene er plassert fremst i teksten. Personal og HR er et omfangsrikt felt. For at kartleggingen ikke skal bli for omfattende er noe valgt bort. Arbeidsgruppen mener at det som avhenger av prosjektleders/ ny rådmann sitt retningsvalg ikke hører med i denne kartleggingen, men heller bør presenteres i andre sammenhenger. Det innebærer at kartleggingen ikke vil inkludere en vurdering av hvilke ledelsessystemer den nye kommunen vil ha behov for, hvilken form for lederutvikling eller teamutvikling som er den foretrukne eller beskrive hvilken kompetanseutvikling som er ønskelig. I valget av hvilke HR-

79 79 systemer og HR-prosesser man ønsker å implementere kan det være at man ønsker å videreføre hele eller deler av noe som er etablert i en av kommunene, eller det blir vurdert å være mer hensiktsmessig å etablere noe nytt. Tilsvarende har arbeidsgruppen gjort et valg på å definere personal og HR som det samme feltet. I vedtaket som det vises til ovenfor henvises det til personal og HR. I dag har de aller fleste private virksomheter en HR-avdeling (og ikke lenger en personalavdeling). HR henviser til en fagdisiplin som har et utspring i amerikansk businesstenkning, med en klar ledelsesorientering. Innen offentlig forvaltning blir det også stadig mer vanlig at man betegner hele personalfeltet som HR, men man ser også at HR benyttes som betegnelse på det som tidligere var personal uten at feltet har blitt omdefinert eller endret. HR står for Human Resources og handler om de menneskelige ressursene i organisasjonen og hvordan vi med våre kunnskaper, ferdigheter, holdninger, motivasjon og adferd - aktivt bidrar til å løse gitte oppgaver og nå organisasjonens mål. Begrepet HR omfatter alle aktiviteter knyttet til ansatte og hele verdikjeden; Rekruttere Utvikle Anvende - Avslutte HR skal bidra til at de menneskeligere ressurser i organisasjonen benyttes, sikre resultatoppnåelse og at organisasjonen når sine mål. I Larvik kommune ble det fra etablert en HR avdeling. I Lardal har man en ansatt som jobber med HMS og personalforvaltning som sitt fagområde og profesjon. Førende prinsipper Utformingen av personalpolitikken hviler på arbeidsmiljøloven, hovedtariffavtalen og hovedavtalen. I utformingen av en personalpolitikk for den nye kommunen vil lov og avtale være førende, og det vil vektlegges tungt at man sørger for medvirkning og involvering. Denne vektleggingen vil videreføres i den nye kommunen, og disse prinsippene har preget utarbeidelsen av rapporten. ARBEIDSGRUPPEN Mette Hvål Rådmann Lardal kommune Eva Holth Patell Fagansvarlig personal og HMS Lardal kommune Jan Arvid Kristengård Konstituert rådmann Larvik kommune Kari Teigen HR-sjef Larvik kommune Roy S. Vabog (sluttet )Seniorrådgiver Larvik kommune Trine Lise Kiste Tillitsvalgt Lardal kommune Helle Natland Tillitsvalgt Larvik kommune

80 80 Representanter for de tillitsvalgte er valgt i samråd med de tillitsvalgte som deltar i det partssammensatte utvalget i fellesnemnda for Lardal og Larvik kommune. SAMMENDRAG De to kommunene har over år bygget en personalpolitikk som er i tråd med lover og avtaleverk, og som konstituerer et fundament for kommunene for å fremstå som attraktive arbeidsgivere. Selv om de to kommunene har like rammer for utformingen av de personalpolitiske retningslinjene, varierer utformingen av praksis noe. Detaljene i hva ulikhetene består av blir beskrevet nærmere på de neste sidene. Arbeidet med rapport om kartleggingen HR/Personal har som hovedmål å gi et overblikk over likheter og forskjeller mellom de to kommunenes personalpolitikk og de personaladministrative retningslinjene. På bakgrunn av det som fremkommer i kartleggingen, følger forsalg til fremdriftsplan som arbeidsgruppa anbefaler at gjennomføres som en konsekvens til videre vurdering og oppfølging: Den etablerte prosjektgruppen foreslås videreført. Dette anses som hensiktsmessig med tanke på effektiv ressursbruk, samt at det dette vil skape et eieforhold og en kjennskap til nye rutiner og regler for i ny kommune. Prosjektgruppen involverer rådmennene fra de respektive kommunene inntil ny prosjektleder/rådmann er ansatt. Involvering av ledere på ulike nivåer vil bli involvert i arbeidet der hvor det er nødvendig med tanke på kvalitetssikring innenfor tjeneste og praksisfeltet i kommunen. Ved ferdigstillelse av nye rutiner og forslag til nytt reglement, legges sakene frem til behandling hos partsammensattutvalg, før det endelig vedtas nye reglement for ny kommune. Tidsbruk videre fremdrift: Prosjektleder vil bruke deler av sin stilling til prosjektet i den tiden prosjektet varer. Prosjektgruppemedlemmene må regne med å bruke timer av sin stilling til prosjekt-arbeidet, og det må fra respektiv virksomhetsledelse gis tilsvarende fritak for andre oppgaver. Behovet for arbeidskraft og kompetanse kan variere gjennom prosjektperioden. Berørte virksomheter kompenseres for tidsbruk og for eventuelle behov for å innleie av ekstraressurser fra mottatte midler til kommunereformen innenfor en ramme på et anslag av 1 dag pr. uke for alle prosjektmedlemmer. Hovedtillitsvalgte i gruppen bør ta høyde for å prioritere to hele arbeidsdager i måneden på prosjektet i tillegg kommer utlegg for reise/diet.

81 81 1) Fremforhandlede betingelser arbeidstid/lønn/særavtaler: Som opplistingen på de neste sidene viser er det ulikheter innen fremforhandlede betingelser. De viktigste er: - Særavtaler: Ulike ordninger reguleres av særavtaler. Særavtaler er hjemlet i avtaleverket. Hovedtariffavtalen, samt alle sentralt inngåtte avtaler.i tillegg har kommunene egne lokale særavtaler som må gjennomgås inn mot ny kommune. Alle nåværende særavtaler og evt. protokoller må sies opp med virkningsdato om særavtalene ønskes videreført inn i ny kommune må dette drøftes partsammensatt. - Lønnspolitikk og lønnsfaststellelse: Administrativt organisasjonsplan med nivå 1 ledere, kan med fordel være klart mot lokale lønnsforhandlinger i 2017, en anbefaling vil være at partnene blir enige i å se på en start på en harmonisering av lønnsnivå og at det må være fokus ved de lokale forhandlinger. Det må etableres en ny lønnspolitikk, kriterier og lønnspolitiske rettningslinger for den nye kommunen som et eget prosjekt, her må også delegasjon og forhandlingsutvalg være en del av prosjektet. Lønnsfastsettelse og utgjevning av forskjeller må jobbes med over tid i en ny kommune. - Arbeidstid: Arbeidstid er avhengig av hvilken type stilling og hva som står i den enkeltes arbeidsavtale og evt. særavtale. Det må kartlegges hvorvidt det finnes egne lokale avtaler om arbeidstid på tjenestestedene. HR bør gjennomføre en kartlegging mot virksomhetsledere. Det må utarbeides et nytt felles fleksitidsreglement, samtidig bør det sees på hvilket system og systemleverandør som skal benyttes for registrering av arbeidstid. Det anbefales at det nedsettes et delprosjekt på tema «Arbeidstid» og valg av systemer, bestående av HR, Lønn og IT. Det vil trolig ligge en økonomisk innsparing og effektiviseringspotensialer i å samordne de systemer som finnes i kommunene i dag, da det i Larvik eksempelvis brukes flere ulike systemer i tillegg til papirskrevne timelister. Anbefaling: Arbeidsgruppen anbefaler at det nedsettes et forhandlingsutvalg bestående av tillitsvalgte og arbeidsgiverrepresentanter som får et mandat til å forhandle frem en helhetlig og omforent løsning knyttet til særavtaler, arbeidstid, og eventuelt annet som er fremforhandlet. Det bør videre vurderes om det skal utarbeides en tidsplan for harmonisering av eventuelle lønssulikheter, og om denne harmoniseringen bør foretas over én eller flere av de lokale lønnsforhandlingene de neste årene. Videre anbefales det at kartlegging av arbeidstid igangsettes av HR i samrabeid med rådmann/prosjektledere hvor virksomhetsledere og HTV involveres i prosessen. Dette må også sees i sammenheng med prosessen knyttet til arbeidsavtaler. Et felles timeregistreringssystem må være på plass i ny kommune for å kunne føre timer fra

82 82 2) Bedriftshelsetjeneste: De to kommunene er tilknyttet ulike eksterne bedriftshelsetjenester. KST- 145/16Vedtak: A. Larvik kommune kjøper ekstern bedriftshelsetjeneste med virkning fra , som en prøveordning. B. Ordningen evalueres partssammensatt innen med tanke på en prinsipiell avklaring inn mot ny kommune. Anbefaling: Etter det overnevnte vedtaket har det blitt igangsatt en anbudsprosess for kjøp av ekstern bedriftshelsetjeneste i Larvik kommune for 2017 og 2018, med mulighet til utvidelse ytterligere to år. Denne anbudsprosessen tar høyde for at Larvik kommune blir slått sammen med Lardal kommune og blir en ny kommune fra Ved en prinsipiell avklaring vedtatt partssammensatt i Larvik kommune innen må det tas en vurdering hvorvidt det skal kjøpes bedriftshelsetjenester ekstern for nye Larvik kommune etter Denne avklaringen kan med fordel tas tidlig i ) Arbeidsavtaler/personalmapper Alle ansatte i nye Larvik skal ha en oppdatert arbeidsavtale og en oppdatert personalmappe. Anbefaling: Det bør nedsettes et eget mini-prosjekt som forbereder overgangen til ett felles system for å håndtere arbeidsavtaler og personalmapper. Alle ansatte i ny kommune må få ny arbeidsavtale med nytt organisasjonsnummer, innen en måned etter tilsetting, aml KS lanserer alternativt senest en måned før sammenslåing. Avtalen må utstedes av den nye arbeidsgiveren. 4) Krav i arbeidsmiljøloven En kommunesammenslåing stiller krav til arbeidsgiver som ved en virksomhetsoverdragelse. Dette utløser en saksgang som er beskrevet i lovverket. Et felles medbestemmelsesapparat skal etableres. Anbefaling: Rådmannen/prosjektleder nedsetter en egen gruppe som får i oppgave å utarbeide en tidsplan og en oversikt over arbeidsoppgaver, med tildelt ansvar, for å oppfylle lovverkets krav. Slik at det i god tid før sammenslåingen skisseres hvordan medbestemmelsesapparatet skal etableres, herunder verneombudstjenesten.

83 83 5) Felles personalpolitikk/arbeidsgiverpolitikk/arbeidsgiverstrategi Det er behov for å få samlet to kommuners praksis og retningslinjer til én samlet personalpolitikk/arbeidsgiverpolitikk/arbeidsgiverstrategi. Når et utkast til overordnet politikk foreligger må det behandles i tråd med nye Larviks delegasjonsreglement, og gis en tilbørlig folkevalgt behandling. Anbefaling: Rådmann/prosjektleder nedsetter en egen gruppe som utarbeider et utkast til personalpolitikk/arbeidsgiverpolitikk/arbeidsgiverstrategi, policydokumenter og nødvendige retningslinjer/reglementer som legges frem som sak for partsammensatt utvalg og for fellesnemnda. ARBEIDSRETTSLIGE SPØRSMÅL Her henvises det til temaheftene fra KS, særlig Arbeidsrettslige spørsmål som oppstår ved kommunesammenslåinger (heretter KS-heftet). Arbeidsgruppa vurderer det til at KS-heftet bør være rammeverk og fungere som disposisjon for en «prosessplan» i det videre arbeidet. Krav ved virksomhetsoverdragelse KS hefte s. 22. Virksomhetsoverdragelse, aml. kapittel 16 Rettigheter i den enkeltes arbeidsavtale, aml Reservasjonsrett, aml Informasjon og drøfting med tillitsvalgte, aml Informasjon til den enkelte ansatte, aml Ferdigstillelse av arbeidsavtaler KS hefte s. 22 Brev til ansatte innen en måned etter tilsetting, aml KS lanserer alternativt senest en måned før sammenslåing. Utstedes av den nye arbeidsgiveren. Oversikt over medbestemmelsesapparatet KS hefte kap. 3, s. 9 s. 10, s. 14 pkt. 3.7 (Dokumentasjonsplikt i møter, jfr. HA 3.1 i) Krav om medbestemmelse, jfr. aml. 8-1, 8-2 Sentrale bestemmelser og informasjon, drøfting og forhandlinger, HA del B, og Bruken av AMU, jfr. aml. 7-2 Kjøreregler vedrørende størrelse på enheter som kan påberope seg tillitsvalgt, HA del B 3.3

84 84 ARBEIDSMILJØ Krav til arbeidsgiver etter arbeidsmiljøloven Arbeidsgiver skal sørge for at bestemmelsene gitt i og i medhold av loven blir overholdt, jfr Noen av arbeidsgivers vesentlige plikter er listet opp i 3 1 og 3 2, men loven inneholder også øvrige krav til arbeidsgiver. 3 1 og 3 2 lyder slik: 3-1 Krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid 1. For å sikre at hensynet til arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. 2. Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid innebærer at arbeidsgiver skal: a. fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet, b. ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt, c. kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen, d. under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurdere om arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iverksette de nødvendige tiltak, e. iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av denne lov, f. sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær, g. sørge for løpende kontroll med arbeidsmiljøet og arbeidstakernes helse når risikoforholdene i virksomheten tilsier det, jf. bokstav c, h. foreta systematisk overvåking og gjennomgang av det systematiske helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet. 3-2 Særskilte forholdsregler for å ivareta sikkerheten 1. For å ivareta sikkerheten på arbeidsplassen skal arbeidsgiver sørge for: a. at arbeidstaker gjøres kjent med ulykkes- og helsefarer som kan være forbundet med arbeidet, og at arbeidstaker får den opplæring, øvelse og instruksjon som er nødvendig, b. at arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere har nødvendig kompetanse til å føre kontroll med at arbeidet blir utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte, c. sakkyndig bistand når dette er nødvendig for å gjennomføre lovens krav 2. Når det ikke på annen måte kan tas forholdsregler for å oppnå tilstrekkelig vern om liv eller helse, skal arbeidsgiver sørge for at tilfredsstillende personlig verneutstyr stilles til arbeidstakers rådighet, at arbeidstaker gis opplæring i bruken av utstyret og at det tas i bruk. 3. Hvis det skal utføres arbeid som kan innebære særlig fare for liv eller helse, skal det utarbeides en skriftlig instruks om hvordan arbeidet skal utføres og hvilke sikkerhetstiltak som skal iverksettes.

85 85 Viktige sider ved loven Lovens generelle krav til arbeidsmiljøet er at det skal være fullt forsvarlig, se 4-1. I følge denne bestemmelsen skal arbeidsmiljøet være fullt forsvarlig ut fra både en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse. En del av kravene til utforming og innretning av arbeidsplassen er formulert i kap. 4. Det vil også fremgå at arbeidsmiljøproblemene i større eller mindre grad berører alle forhold innen virksomheten og derfor må vurderes i forbindelse med de fleste beslutninger som tas. Det er arbeidsgiveren som har hovedansvaret for at arbeidsmiljøkravene blir gjennomført. Arbeidsmiljøloven 2-1 pålegger arbeidsgiver ansvaret for å påse at arbeidsmiljøet i virksomheten er i samsvar med de bestemmelser som er gitt i og i medhold av arbeidsmiljøloven. Arbeidsgiver må som leder av virksomheten drive et systematisk arbeidsmiljøarbeid. Å sørge for et godt og sikkert arbeidsmiljø inngår som en selvfølgelig del av den ordinære styringen av en virksomhet. Arbeidsgiveren har plikt til å ta initiativ til at virksomheten planlegges og organiseres slik at arbeidsmiljøkravene blir ivaretatt. Arbeidsgiveren skal sørge for at det foretas løpende kartlegging av arbeidsmiljøet, og at det drives et planmessig verne- og arbeidsmiljøarbeid, og har også plikt til å søke den sakkyndige bistand som er nødvendig for å få gjennomført lovens krav i virksomheten. Det er arbeidsgiverens ansvar å sørge for at det opprettes en vernetjeneste. Egne forskrifter utdyper formålet og kravene til arbeidsmiljøet etter arbeidsmiljøloven: I Arbeidsmiljølovens formålsparagraf 1-1 fremgår det at arbeidsmiljøet skal sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon. Det er ikke nok at arbeidsmiljøet hindrer helseskader, det skal også virke helsefremmende. Oppsummering 1. Etablere, gi opplæring og organisere en vernetjeneste 2. Lage en overordnet plan med mål for HMS arbeidet del av personalpolitikken 3. Organisasjonskart, ansvarsfordeling (enhetlig ledelse) og delegasjonsreglement 4. System for, og gjennomføring av, vernerunder, kartlegging av arbeidsmiljø, risikosoner og ROS-analyser 5. System for forebygging og oppfølging av sykefravær og ansatte med tilretteleggingsbehov 6. Opplæring av ansatte, verneombud, AMU og ledere i nødvendig kunnskap innen HMS 7. Sikre system for varsling 8. Opprette arbeidsmiljøutvalg (AMU) etter reglene i AML kapittel 7 og forskrift om organisering, medvirkning og ledelse 3-7, 3-8, 3-10, 3-11, Organisering av evt. flere AMU i organisasjonen kan vedtas av AMU jf Ivareta både helsefremmende og forebyggende perspektiver i arbeidsgiverpolitikken.

86 86 DELPROSJEKTETS VIDERE ANBEFALING FOR FREMDRIFT # Oppgaver i prosjektet Ansvarlig Prioritet/Frist HMS Det må etableres et HMS system i nye kommunen som ivaretar lover og forskrifter. Antall verneområder, verneledere og verneombud må etableres i ny struktur. 6 Når felles overordnet HMS system er ferdigstilt, må det iverksettes en prosess for å samordne mot tjenesteområdene. Det må velges nytt Hovedverneombud og stedsfortreder som må være på plass til Det bør nedsettes et Hovedarbeidsmiljøutvalg (HAMU) som er gjeldene fra HMS rådgivere i samarbeid med rådmenn og HTV i nåværende kommuner. HMS rådgivere utarbeider forslag til felles overordnet HMS system. Arbeidsreglement Det må etableres et nytt arbeidsreglement for ny kommune. Det anbefales at dette sees på som et av de siste dokumentene i kartleggingen, da det er omfattet av flere momenter.det må også klarhet i hvem som kan vedta et nytt arbeidsreglementet. Rådmann/prosjektleder ivaretar partssammensatt og fremmer sak til Administrasjonsutvalget i den nye kommunen. November Avhenger av delegasjonsreglement, men må sees på partssammensatt. Det anbefales at det settes sammen en arbeidsgruppe som legger frem et forslag til partssammensatt utvalg. Arbeidsreglementet må behandles og vedtas i det første møtet i administrasjonsutvalget.

87 87 Oppgaver i prosjektet Ansvarlig Prioritet/Frist Ansettelser 8 Det må etableres en felles rekrutteringspolicy og rutine for ansettelser. Det må også kartlegges hvorvidt kommunen skal operere med ansettelses utvalg. Avhenger av delegasjonsreglement. Bør være klart i løpet av Permisjonsreglement Det må etableres et nytt permisjonsreglement for ny kommune. Avhenger av delegasjonsreglement, men må sees på partsammensatt. Det anbefales at det settes sammen en arbeidsgruppe som legger frem et forslag til partsammensatt utvalg. Permisjonsreglementet må behandles og vedtas i det første møtet i administrasjonsutvalget i ny kommune. 10 Oppmerksomhetsgaver Oppmerksomhet knyttet til gaver ved tjenestetid, merke/medaljer, markering ved bryllup, ved avslutning av arbeidsforhold, bortgang m.m er det stor grad av likhet, men reglement bør revideres og samordnes slik at den nye kommunen opptrer enhetlig. I tillegg må ansvar for oppfølging og innkjøp avklares. Det foreslås at det settes ned et partssammensatt utvalg bestående av arbeidsgruppen for prosjektet Kartlegging HR/Personal. Det forutsettes at kostnadene knyttet til oppmerksomhet/gaver holdes på tilsvarende nivå. Arbeidsgruppen for prosjektet Kartlegging HR/Personal lager forslag til felles rutine som godkjennes av rådmann for ny kommune. Bør være klart til

88 88 Oppgaver i prosjektet Ansvarlig Prioritet/Frist Etiske retningslinjer Det må nedsettes en arbeidsgruppe til å utforme nye felles retningslinjer. 11 Arbeidsgruppen bør avklares med nåværende rådmenn. Bør være klar til Forsikringer Alle kommuner må ha en gruppelivsforsikring som dekker utbetalinger til tilsattes etterlatte ved dødsfall. Plikten til å ha gruppelivsforsikring følger av HTA kapittel For arbeidstakere som er tilsatt i kommunen, herunder arbeidstakere som går på arbeidsavklaringspenger eller uføretrygd, utbetales ved dødsfall et engangsbeløp til ektefelle/partner iht. lov om registrert partnerskap/samboer/andre som for en vesentlig del ble forsørget av arbeidstaker. Nærmere bestemmelser om hvem forsikringssummen utbetales til følger av HTA kapittel Kommunens valg av forsikringsselskap skal drøftes med de tillitsvalgte. Rådmennene i nåværende kommuner i samråd med innkjøpsansvarlig i Larvik kommune. Yrkesskade og gruppelivs forsikringer må være på plass for ansatte i Nye Larvik innen Det må vurderes hvorvidt det er hensiktsmessig for den nye kommunen å gå ut på anbud jfr. nye forsikringsordninger og forsikringsmekler.

89 89 Oppgaver i prosjektet Ansvarlig Prioritet/Frist 13 Livsfaseorientert personalpolitikk Begge kommuner opererer med en felles politikk på området. Det foreslås at det settes ned et partssammensatt utvalg bestående av arbeidsgruppen for prosjektet Kartlegging HR/Personal. Det etableres en samordnet retningslinje for livsfaseorientert personalpolitikk for ny kommune. Arbeidsgruppen for prosjektet Kartlegging HR/Personal lager forslag til felles rutine som godkjennes av rådmann for ny kommune. Bør være klart til Likestillingspolitikk Det bør utarbeides en overordnet likestillingspolitikk i ny kommune, som definerer hvem som har ansvaret for hva, og i hvilken grad dette skal følges opp og rapporteres sentralt. Kommunens HRavdeling legger frem en sak som er drøftet med de HTV. Saken legges frem for administrasjonsutvalget t i ny kommune OMSTILLINGSAVTALE: Saken om omstillingsavtale er drøftet med organisasjonene. Konklusjonen er at begge parter i begge kommuner, er at den oppfatning at det ikke er behov for en egen omstillingsavtale. Dette med bakgrunn i dokumentet; Felles politisk Platform for etablering av sammenslått kommune Lardal-Larvik, fremforhandlet av folkevalgte forhandlingsdelegasjoner fra Lardal og Larvik kommuner oppdatert i henhold til vedtak i kommunestyrene i Larvik og Lardal , samt ellers gjeldende lov og avtaleverk i forhold til virksomhetsoverdragelse. Det er særdeles viktig at man raskt får på plass en nytt organisasjonskart for ny kommune og ut ifra dette en etablert en bemanningsplan. Dette for å sikre at man ivaretar nøkkelpersoner og får på plass en avklaring av nivåer på nåværende rådmann i Lardal, Konstituert rådmann og ass. rådmann i Larvik, kommunalsjefer, samt avklare eventuelle mulige rettskrav på stillinger i ny kommune. Rådmann/prosjektleder må avholde særskilt kartleggingssamtale med den enkelte ansatte som blir omfattet av organisasjonsendringen, hvor kompetanse, ønsker og karriereplanlegging er tema. Dette må sees opp mot den overordnede bemanningsplan i nytt organisasjonskart.

90 90 LØNNSPOLITIKK OG LØNNSFASTSETTELSE Lønnsfastsettelse og utgjevning av forskjeller må jobbes med over tid i en ny kommune. Nytt organisasjonskart kan med fordel være klart mot lokale lønnsforhandlinger i 2017, en anbefaling vil være at partnene blir enige i å se på en start på en harmonisering av lønnsnivå og at det må være fokus ved de lokale forhandlinger. Det må etableres en ny lønnspolitikk, kriterier og lønnspolitiske rettningslinger for den nye kommunen som et eget prosjekt, her må også delegasjon og forhandlingsutvalg være en del av prosjektet. Lardal Larvik Kommentarer Styringsdokumenter: Lønnspolitiske retningslinjer Kapitteltilhørighet (ledere) Kap 3.4.1: Rådmann og 3 kommunalsjefer: Kap : 2 enhetsleder/styrer barnehage, enhetsleder/ rektor, enhetsleder sykehjem, enhetsleder hjemmebaserte tjeneste. NAV ledere er ansatt statlig. Styringsdokumenter: Lønnspolitiske retningslinjer Delegasjonsreglement Forhandlingsutvalg Kapitteltilhørighet(ledere) Kap : Rådmannen, rådmannens ledergruppe og HRsjef. (Nivå 1) Ledere- «Virksomhetsledere» med delegert budsjett-, økonomi- og personalansvar (Nivå 2) Avdelingsledere og rektorer med delegert budsjett-, økonomi eller budsjettansvar. (Nivå 3) Kapitel tilhøringhet vil naturlig henge sammen med et nytt organisajonskart for den nye kommunen. Lønnspolitiske retningslinjer Dato for vedtak Vedtatt i kommunestyre den revidert Lønnspolitiske retningslinjer Dato for vedtak Vedtatt i adm.utvalget. Lønnspolitske retningslinjer må gjennomgås som en særskilt vurdering. Lokale lønnsforhandlinger: Lokale lønnsforhandlinger: HR-sjef er forhandlingsleder, rådmann og kommunalsjefer Forhandlingsutvalget i ny kommune henger også sammen med et organisasjonskart og må

91 91 Lardal Larvik Kommentarer Rådmann er forhandlingsleder: kommunalsjefer ledere (Kommunalsjefer er bisittere). 5 - rådgivere mfl -Fagansvarlig personal og HMS er medlem forhandlingsutvalg i kap 3 og 4. Saksbehandler/sekretær i kap 5 utenom egen forhandling. Delegasjon: Rådmann er delegert å fastsette årslønn med inntill kr ,- over garantilønn (HTA) i rekruttering og beholde tiltak. Kriterier: - Kjente kriterier til bruk ved fastsettelse av lønn alle kapitler i HTA: Bidra til et godt arbeidsmiljø og kommer med konstrutive tiltak, Viser vilje til egenutviklign og tar ansvar for egen læring, Bidrar konstruktivt i endrings- og utviklingsprosesser, Har realkompetanse som er til nytte for stillingen og Viser initiativ og tar ansvar som bidrar til å nå virksomhetens mål. - Arbeidsgiver har et ansvar for at ansatte uten organisasjonstilknytning har en lønnsutvikling. - Arbeidstakere i adopsjonsomsorgs- og andre lønnede permisjoner skal gis mulighet for lønnsutvikling gjennom lokale lønnsforhandlinger. deltar i forhandlingene rådmannn, HR-sjef og kommunalsjefer -Lønnsmedarbeider og HRrådgiver bistår som sekretær ved forhandlingene utenom egen forhandling. Se ellers til de lokale Lønnspolitiske kriterier ved forhandlinger og medarbeidervurdering som grunnlag for forhandlinger. Delegasjon: HR-sjef har delegert fullmakt fra rådmannen. HR-sjefen fastsetter avlønning utover hovedtariddavtalens garantilønnssystem Underskriver og ivaretar forhanlinger, drøftinger, særskilte vedtak og fortolkninger innenfor avtaleverket i HTA og HA. Kriterier: Lønnsfastsettelse for nye/ledige stillinger skjer i henhold til HTAs bestemmelser og etter vurdering før kunngjøring, etter stillingens: -Krav til kompetanse -Funksjon -Ansvar -Kompleksitet -Markedsverdi -Utdanning og tilleggsutdanning -Utvikling av egen kompetanse i tråd med virksomhetens behov -Erfaring og uformell kompetanse realkompetanse Se ellers til de vedtatte lønnspolitiske retningslinjene og lønnspolitiske kriterier ved ansettelser. I Larvik kommune har sees i sammenheng med delegasjonsreglementet.

92 92 Lardal Larvik Kommentarer Virkningstidspunkt fra når de er tilbake i stillingen. - Når en ansatt tar utdannelse som medfører at en får en mindre årslønn ved innplassering i ny stillingskode (ansiennitetsberegning) er det rådmannen som eventuelt fastsetter en annen årslønn. kompetanse vært, og er, ett av kriteriene som legges til grunn for lønnsdannelsen, både ved lønnsfastsettelse ved tilsetting og ved lokale lønnsforhandlinger. Ved relevante videreutdanninger som ikke gir endret stillingskode skal kompetansetillegg brukes. Fastsetting av rådmannens årslønn: - Rådmannen har en «Lederavtale» - Rådmannen har en «Årlig resultat og utviklingsplan». Disse er viktige styringsverktøy. Ordfører og opposisjonsleder har Utviklingssamtale med rådmann. Ordfører har samtale med de hovedtillitsvalgte. Kommunestyret fastsetter rådmannens årslønn. Retningslinjer for tildeling av stipend. Fastsetting av rådmannens årslønn: - Lederavtale - Skriftlig utviklingsplan Det skal foretas en evaluering/utviklingssamtale mellom ordfører og rådmann i løpet av 2. kvartal hvert år jf. HTA kapittel 3 pkt Fra denne samtalen skal det utarbeides et skriftlig evalueringsdokument som unntas offentligheten. I tillegg til evaluering/utviklingssamtale mellom ordfører og rådmann, skal det gjennomføres en samtale med hele formannskapet i løpet av 4. kvartal hvert år. Ordfører og opposisjonsleder fastsetter rådmannes årslønn. Delegert fullmakt fra kommunestyret. Ingen tildeling av stipend.

93 93 SÆRAVTALER Særavtaler er hjemlet i avtaleverket. Hovedtariffavtalen + alle sentralt inngåtte avtaler.i tillegg har kommunene egne lokale særavtaler som må gjennomgås inn mot ny kommune. Alle nåværende særavtaler og evt. protokoller må sies opp med virkningsdato (sjekk med KS). Om særavtalene ønskes videreført inn i ny komune må dette drøftes partsammensatt. Særavtaler Lardal Navn på avtale Fagforening som er part i avtalen Avtalens varighet Avtalen utløper Særtrekk ved avtalen Lønnsregulering iht forhandlingsprotokoll datert sikringsbestemmelse Fagforbundet NSF Når den ansatte går ut av stillingen. Ansatte som skal ha et tillegg på årslønn hhv kr (2 stk) og kr ,- (4 stk) Omfatter 6 ansatte. Ikke nedskrevet - hevd «dag stillinger» fri julaften og nyttårsaften Avlønning sykepleier- og vernepleierstudenter i helse, omsorg oog velferd: Administrasjonsutvalget sak 025/07 1. års studenter: Fagarbeider 0 år ,- Fullført og levert dokumentasjon på 1.år: Fagarbeider 0 år + kr ,-. Fullført 2. året og levert dokumentasjon: Fagarbeider 0 år + kr ,-. Avlønning for sykepleiere og vernepleiere ved ansettelse i Helse, omsorg og velferd (KSsak 056/14) Sykepleiere og vernepleier i helse, omsorg og veldferd har en oppstartslønn lik 8 års ansiennitet dersom de har lavere ans.dato. Ansdatoen som settes er da 8 år slik at de ikke får med seg alle tillegg fra en lavere ans. dato. Kontaktlærertillegget, pedledertillegget og funksjonstillegg, UDF Lokale lønnsforhandlinger kap. 4.A Kr ,- 2 kontaktlærerer på hvert trinn, er lik 20 stk.kr ,-pedledertillegget 10 stk

94 94 Funksjonstillegg UVP: Frukt og grønt kr Musikk Spesialpedagogikk IKT og utstyr Mat og helse Bibliotek Kunst og håndverk Elevrådskontakt Kulturkontakt Kropssøving Funksjonstillegg : Lokale lønnsforhandlinger kap 4A Fagforbundet -HVO kr ,- på årslønn Avtale om hjemmevaktsordning Miljø, teknik mellom Lardal kommune og Fagforbundet Larvik Lardal HTA datert Fagforbundet 1. Omfang Hjemmevaktsordningen for ansatte i Miljø, teknikk og næring organiseres i 4 vaktlag a` 1 person pr. uke. Vaktordningen er hjemlet i arbeidsavtalen til den enkelte. Den som i henhold til denne avtale har vakt, skal betjene en vakttelefon og sette i verk tiltak for å rette opp ekstraordinære situasjoner knytta til: Kommunale veier og kommunal forsyning av vann og avløp Bygg, anlegg og tekniske installasjoner i Lardal sykehjem Alarmer kommunale bygg Med ekstraordinære situasjoner forstås hendelser som må eller bør

95 95 rettes opp umiddelbart. 2. Forutsetninger Behovet for vakt er helårlig, selv om antall henvendelser ikke fordeler seg jevnt gjennom året og heller ikke gjennom døgnet. 3. Vaktplan Ukevakten organiseres som ukevakt, fra fredag kl fredag kl Plan settes opp med vakt hver fjerde uke med mulighet for innbyrdes bytting. Det normale er at en har vakt samme uke som en er på vanlig jobb. Vakttida regnes derfor som tidsrommet fredag til fredag minus vanlig arbeidstid. Når en har vakt skal en sørge for å ha vakttelefonen innen hørevidde og med tilfredsstillende mottaksforhold. En forventes å kunne møte innen en time i Svarstad sentrum, men står for øvrig fritt med hensyn til oppholdssted. 4. Godtgjøring Hjemmevaktsordningen godtgjøres i henhold til HTA , med omregningsfaktor 1/5. 5. Prosedyre hjemmevakt - PC a. Deltagere i hjemmevaktsordningen utstyres med bærbar PC (hjemmevakt PC`en) og IPAD. Alle er underlagt kommunens bruk-

96 96 /sikkerhetsregler for IT tilknytning. b. Alle alarmer som kan håndteres på hjemmevakt-pc skal gjøres derfra. c. Bruk av hjemmevakt-pc i hviletiden for vakthavende, godtgjøres med 1 time overtid i forbindelse med en eller flere alarmer innenfor samme time. Dette er da gjeldende i tidsrommet kl Tidsperioden kl godtgjøres med 1 time; varer arbeidet lenger enn 1 time, godtgjøres dette med en overtidstime pr. ny påbegynt time. Dette godtgjøres jfr. HTA 6 5. d. For alle alarmer der man må rykke ut til aktuelt anlegg, godtgjøres med 2 timer overtid. Varer utrykningen lengre enn 2 timer, godtgjøres dette med en overtidstime pr. ny påbegynt time. Dette godtgjøres jfr HTA 6-5. e. Ved tilfeller der arbeid i forbindelse med vakt medfører mindre enn 4 timer sammenhengende hvile i perioden kl til kl kan man komme på jobb senest kl ( jfr. AML 10 6 (9) og 10-8 (1). f.arbeidsgiver dekker kostnader for abonnement på oppkobling mot internett. 6. Øvrige betingelser Utrykning godtgjøres etter gjeldende tariffavtale og føres på timeliste som anvises av arbeidsgiver.

97 97 Tjenestebil kan brukes fram og tilbake til hjemsted i vaktperioden og i tillegg ved utrykning. Det tilstås tre ekstra fridager, avvikling avtales med arbeidsgiver. Rapportskjema for vaktordning skal utfylles for hver vakt. 7. Varighet/oppsigelse Denne avtale kan sies opp med 6 måneders varsel. - Godtgjøring for hjemmevakter for sykepleiere HTA 4A2, datert : NSF Administrasjonsutval get sak 05/ 1.Utregning av hjemmevakt: 1/5 2. Godtgjøring for telefon på hjemmevakt. Et oppring gir ½ time arbeidstid, oppring innen en halv time etter gir ikke godtgjøring. 3. Godtgjøring for uttrykkning: Oppmøte godtgjøres som minimum 1 time. For øvrig følges overtidsbestemmelsene i HTA. 4.Kjøretiden er med i utrykningstiden. 5. Det innrømmes kjøregodtgjørelse til/fra utrykning med egen bil. - Godtgjøring for utrykning kriseteamets medlemmer: Administrasjonsutv alget sak 05/10 Kr. 1500,- for hvert oppdrag + kr. 500,- pr. time i tillegg. Særavtaler Larvik

98 98 Navn på avtale Fagforening som er part i avtalen Avtalens varighet Avtalen utløper Særtrekk ved avtalen Avlønning i omsorgstjenesten for ansatte med faste avtaler som tar vakter utover oppsatte vakter i sommerturnusperioden Delta, Fellesorganisasjon en, Fagforbundet, Norsk sykepleierforbund Avtales årlig i sommerturnusperioden Lokal særavtale for Larvik bibliotek Fagforbundet og Bibliotekarforbunde t Fra Ingen dato Omhandler arbeidstidsordning og avtale om forskjøvet arbeidstid Renholdsavtale (LKE) Kommunal hovedvakt C6 og C7 Fagforbundet Fagforbundet Fra Avtale som ble inngått i den perioden hvor dagens kommunalsjefsområde Eiendom var eget foretak kalt LKE. Målet med avtalen var økt effektivitet som skulle gjøre LKE konkurransedyktig innen renhold. Avtalen skal evalueres årlig. Avtalen omhandler organsiering av arbeidet og fastsettelse av stillingsstørrelse. Hjemmevaktordningen på Øya. C6=Kommunal hovedvakt vinter C7= Kommunal hovedvakt sommer Vaktordninger Kommunal hovedvakt tillegg til C6 og C7 Fagforbundet Fra Fra Gjelder hjemmevaktordningen på Øya-1 (ener)vakter. Omregningsfaktor 1:4 Vaktordninger Kommunal hovedvakt. Tillegg til C6 og C7 Fagforbundet Fra Nytt tillegg til opprinnelig C6 og C7 avtale. Endring av satsen for vaktgodtgjørelse for vaktledere fra kr 210 per time som anført i opprinnelig avtale til kr 230 per time. Hjemmevaktsordning for LKE Fagforbundet

99 99 Fra Regulerer ukevakt, angående arbeidsoppgaver og avlønning Hjemmevaktordninger for Gopledal Fagforbundet og NITO Skal evalueres innen Fra Regulerer ukevaktordning angående tidsperiode, omregningsfaktor og diverse andre forhold som utgiftsdekning, bla. Betalt internett abonnement for vaktlag. Hjemmevaktsordning for Lillevik renseanlegg Fagforbundet og NITO Fast kompensasjon og profileringstøy for ansatte i Samfunnskontakt og bibliotek Samfunnsviterne,F agforbundet og Parat Fra Regulerer ukevakt, hver 8.uke, tidsperiode, omregningsfaktor 1:3 og diverse andre forhold som utgiftsdekning, bla. Betalt internett abonnement for vaktlag. Kapittel 4 Forhandlingsbestemmelser Punkt 4.A.3 Beholde og rekruttere Fra Ansatte med kundebehandlerrolle i Servicesenteret og som bruker profileringstøy får kr ekstra kompensasjon per år samt tre ekstra fridager For ansatte i st.kode 7168 i barneverntjenesten Delta og Fellesorganisasjon en For spesialpedagoger i barnehagene: Personer med 3-årig relevant høyskoleutdanning innplasseres i stillingskode Delta, Fagforbundet og Utdanningsforbund et Gir saksbehandlere i bv.t lokale ansiennitets tillegg i tillegg til sentrale tillegg

100 Fra Ansatte i st.kode Avdelingssykepleier natt Norsk sykepleierforbund Fra Ansatte som har ansvar for spesialpedagogisk hjelp i barnehagene innplasseres i st.kode 6709 førskolelærer. Det gis et flytende lønnstillegg i tillegg til årslønn. Størrelsen avhenger av om vedkommende har spesialpedagogikk i sin utdanning eller ikke. Lokale særavtaler hjemlet i sentrale særavtaler, SFS Kulturskolelærere-bruk av private musikkinstrumenter i tjenesten Risikotillegg for alle med personsøker For heltidsansatte i Larvik og deltidsansatte i Stavern brannkorps Musikernes fellesorganisasjon Delta og Fagforbundet Ingen Fra Det står imidlertid at avtalen gjelder til den er reforhandlet. Løpende Gir ansatte i denne stillingskoden et tillegg i minstelønnen på kr Ansatte får refundert utgifter med inntil kr 2500 per år ifm vedlikehold av instrument. I tillegg dekkes forsikring av instrumentet. Alle med personsøker mottar et risikotillegg på kr 2000 per år SGS Retningslinjer for kompenasajon for bruk av egen bil- årlig vurdering av hvem som skal omfattes av ordningen Ingen Fra Revideres innen Lokale særavtaler hjemlet i Hovedavtalen Del A, 4-5 Forhandling om lokale særavtaler Særavtale møtegodtgjørelse Fra Særavtale Det utbetales et årlig beløp til de som er pålagt å bruke egen bil i tjenesten ut fra hvor mange dager i uken de må bruke egen bil. Beløpet

101 101 for fastlegene i Larvik Den norske legeforening arbeid helg gjelder fra utbetales månedlig. Særavtale lønn og tillegg til fast ansatte leger i Larvik kommune Særavtale arbeid helg og rammeavtale om årsarbeidstid med fleksibel arbeidstid Den norske legeforening Fagforbundet, Delta og Sykepleierforbunde t Rammeavtal e om årsarbeidstid er en prøveordning og gjelder i perioden fra Avtalen skal evalueres innen Avtalen fornyes med ett år av gangen om den ikke sies opp av en av partene Samme som over Fra Regulerer møtegodtgjørelse for legene i ulike typer møter Lokal tilpasning på satser som ikke står omtalt i den sentrale særavtalen. Avtalen spesifiserer lønn etter ansiennitet samt regulerer ulike typer tillegg. Særavtale arbeid helg innebærer at det gis tillegg til fastlønn ut fra hvor mange ekstra helger man jobber per år. Rammeavtale om årsarbeidstid. Avtalen innebærer at det er satt opp en grunnturnus og det foretas en gjennomsnittsberegning av arbeidstiden.avtale om fleksibel arbeidstid, angitt miniumum og maksimum antall timer per uke. Ansatte med fleksibel arbeidstid har fortrinnsrett til ledige vakter. Tilleggsprotokoll til protokoll den Fellesorganisasjon en Særavtale om medleverturnus Fagforbundet

102 102 Hjemlet i HA 4-5/4-6 Samme innhold som over. I tillegg har vi to avtaler som er under revisjon: Teknisk personell under revisjon Ansatte i PLOBOL under revisjon Fellesorganisasjonen fikk tilbud om å tiltre protokollen i etterkant. Omhandler vaktordning og avlønning HMS Det må etableres et HMS system i nye kommunen som ivaretar lover og forskrifter. Antall verneområder, verneledere og verneombud må etableres i ny struktur. Når felles overordnet HMS system er ferdigstilt, må det iverksettes en prosess for å samordne mot tjenesteområdene. Det må velges nytt Hovedverneombud og stedsfortreder som må være på plass til Det bør nedsettes et Hovedarbeidsmiljøutvalg (HAMU) som er gjeldene fra Lardal Styringsdokumenter: - Mål og handlingsplan for IA arbeidet. Leder av verneområdet har selve HMS ansvaret for sine medarbeidere HMS perm : papirutgave. Inndelt i 3 hoveddeler: 1. Overordnet del 2. Verneområdets del 3. Maler med mer Larvik Styringsdokumenter: Leder av verneområdet har selve HMS ansvaret for sine medarbeidere. Arbeidsgiver skal sørge for at hensynet til arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, og at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i tjenesteområdene/virksomhetene. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Hvert virksomhetsområde må ha en handlingsplan for HMS arbeidet. Kommentarer

103 103 Hvert verneområde skal levere Handlingsplan for HMS arbeidet til rådmannen 1 g.pr. år. Skal inneholde tiltak i HMS. Annenhvert år tiltak ifht resultat fra medarbeiderundersøkelsen. Det er pr. d.d. 117 verneområder i Larvik kommune med hvert sitt verneombud. Det er pr.d.d. 9 verneområder med hvert sitt verneombud og verneleder. Retningslinjer AKAN AKAN utvalget: En fra BHT og personal. AKAN hovedkontakt: personal. Egne rutiner for hvordan følge opp et brudd. BHT kan kobles tidlig inn i prosessen. Varslingsrutine for kritikkverdige forhold på arbeidsplassen (Varslingsplakat, Meldeskjema og Intern oppfølging) Medarbeidersamtale Alle ansatte kan ha minst en samtale pr. år. Brannperm - i hvert bygg og egen brannvernleder Retningslinjer for avvikshåndtering Sykefraværsoppfølging Fravær meldes (tlf, ikke sms og lignende) til leder så tidlig som mulig, event. annen dersom leder ikke er tilgjengelig. Rutine ved arbeidsulykker, yrkesskade og nesten ulykker Rutine skade på ansatte Rutine vold mot ansatte Register vold og skade mot ansatte Retningslinjer AKAN og AKAN utvalg Varslingsrutine for kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Medarbeidersamtale Alle ansatte skal ha minst en samtale pr. år. Brannperm - i hvert bygg og egen brannvernleder Helseberedskapsplan - Iverksettes ved kriser, katastrofer eller ekstraordinære situasjoner i fredstid / krig. Rutine håndtering ved mobbing og konflikthåndtering. Avviksmelding og avvikshåndtering (Prosedyre for uønskede hendelser) Sykefraværsoppfølgingsrutiner Rutine ved arbeidsulykker, yrkesskade og nesten ulykker Rutine skade på ansatte Rutine vold mot ansatte Register vold og skade mot ansatte Det må settes et AKAN utvalg for ny kommune og felles retningslinjer må utarbeides. Hovedkontakt må velges.

104 104 Hjertestarter og opplæring AMU/Sektor AMU AMU/Sektor AMU HAMU 4. møter i året Reglement for Arbeidsmiljøutvalget 1 AMU 4 møter i året, administrativt. Underutvalg: AKAN IA midler: Kr ,- vedtak i AMU hva de skal benyttes til. AMU pr. virksomhet - 4. ganger i året, 22 lokale AMU Kontaktmøte mellom HR og HVO 1 gang pr. mnd. Kontaktmøte mellom Rådmannen og HVO - 2 ganger pr. år Mangfolds prisen; Formålet med Mangfolds prisen er å gi mottageren (eventuelt arbeidsplassen) honnør og oppmerksomhet for sin aktive innsats for å fremme integrering, inkludering, likeverd og likestilling av innvandrere i arbeids- og eller samfunnslivet i Larvik. HR-avdelingen er saksbehandler. Et arbeidsutvalg valgt av Hovedarbeidsmiljøutvalg innstiller. Det er Hovedarbeidsmiljøutvalget som er besluttende organ. Prisen skal ha en verdi på kr , hvorav kr skal brukes til å kjøpe en premie (eks. maleri eller kunstverk), som skal gis som minne for innsatsen. De resterende kr blir gitt som pengegave, som skal benyttes til velferdstiltak eller kompetanseutvikling ved virksomheten. Arbeidsmiljøprisen; Arbeidsmiljøprisen er ment å gi inspirasjon til arbeidet med å utvikle og legge til rette for gode tiltak som er knyttet til arbeidsmiljø og livsfasepolitikk. HR-avdelingen er saksbehandler. Et arbeidsutvalg valgt av Hovedarbeidsmiljøutvalget innstiller. Det er Hovedarbeidsmiljøutvalget som er besluttende organ. Prisen på kr. 20

105 skal brukes til noe som bidrar til et godt arbeidsmiljø for hele arbeidsplassen / avdelingen. Hovedverneombud stilling Ikke frikjøp, er i 100 % stilling. Funksjonstillegg på kr ,-. IA-avtale inngått avtale til og med Utarbeidet Mål og handlingsplan for IA arbeidet som løper ut Utarbeidet «Veileder og informasjon om Inkluderende arbeidsliv» - Det er nedsatt et nettverk av NAV arbeidslivssenteret, BHT, NAV Lardal og kontaktperson Lardal kommune Avtale med Bedriftshelsetjeneste Rubicon bedriftshelsetjenesten AS Avtale sies opp innen Hovedverneombud stilling 80 % HVO, Frikjøpt Vara, trer inn ved behov. Ikke frikjøp. IA-avtale Inngått avtale om Inkluderende arbeid IA avtale IA- utvalget i kommunen består av HR, NAV veileder, IA- kontakt og HVO Avtale med Bedriftshelsetjeneste Bedriftshelsen AS tom januar Konkuranseutsettes.

106 106 ARBEIDSTID Arbeidstid er avhenig av hvilken type stilling og hva som står i den enkeltes arbeidsavtale. Det må kartlegges hvorvidt det finnes egne lokale avtaler om arbeidstid på tjenestestedene. HR bør gjennomføre en kartlegging mot virksomhetsledere. Det må utarbeidet et nytt felles fleksitidsreglement, samtidig bør det sees på hvilket system og systemleverandør som skal benyttes for registrering av arbeidstid. Det anbefales at det nedsettes et delprosjekt på tema «Arbeidstid» og valg av systemer, bestående av HR, Lønn og IT. Styringsdokumenter: Lardal Larvik Personalhåndbok LK Reiseregulativet Lokale inngåtte egne avtaler Personalhåndbok LK Reiseregulativet Lokale inngåtte egne avtaler 37, 5 t 35,5 t/u ulike tider i døgnet 37,5 t/uke dagarbeid 35,5 t/u ulike tider i døgnet Brutto arbeidstid Turnusavtaler se særavtaler Betalt spisepause Alle har betalt spisepause 33,6 t/u hel kont. Skift Turnusavtaler se særavtaler Ja. Ellers følger AML med minst en pause når

107 107 Lardal Larvik alminnelig arbeidstid er over 5,5 timer / 8 timer Se fleksitidsreglementet. Se fleksitidsreglementet. Vedtatt kommunestyret Administrasjonen Regler for fleksibel arbeidstid i Larvik kommune. Hvem er omfattet av fleksibel arbeidstid Ved utlysning av stilling/ved inngåelse av arbeidsavtale avgjøres det om stillingen skal være omfattet av fleksitidsreglementet 2. Utestaben Arbeidstid fra kl til kl Kjernetid 09: :00-15:00 Ytre tid :00-19:00 Kontortid 08: Normaltiden (kommunens offisielle kontortid) i Larvik kommune er satt til i 9 av årets måneder og fra i perioden 15. mai august. NAV 08: Åpningstid sentralbord Avregning fleksitid Servicetorget er betjent fra kl Egne åpningstider påske, jul og sommer. Avregningsperioden er på 3 måneder. Periodene løper ut 31.03, 30.06, og Fleksitid overføres ubegrenset hver måned innenfor avregningsperioden. Det tillates overført 45 plusstimer eller 10 minustimer til neste avregningsperiode. Skyldig tid ut over 10 minustimer medfører trekk Er omfattet av samme fleksitids reglement og tilsvarende arbeidstidsbestemmelser som Larvik kommune. Sentralbordet i Feyersgate 7 skal være betjent mellom I de tilfeller den enkelte har arbeidet mer enn ordinær arbeidstid innen rammen av 1 måned, kan inntil 40 plusstimer overføres til den påfølgende periode. Det som er over 40 plusstimer strykes hvis ikke annet er avtalt. Når helt spesielle forhold og rimelighet overfor

108 108 Plusstid Minustid Lardal i lønn. Kommunalsjef skal gi vedkommende varsel før trekk foretas. Overskytende plusstimer (utover 45 plusstimer) strykes uten noen form for kompensasjon ved avregningperiodens utløp. Det gis anledning til å avspasere opptjente plusstimer i avregningsperioden, begrenset oppad til totalt 24 hele fridager per kalenderår. Det kan maksimalt avspaseres 5 hele fridager sammenhengende. Arbeidstaker kan i stedet innenfor denne rammen avspasere halve fridager. Dersom vedkommende arbeidstaker ønsker å avspasere både hele og halve fridager, kan det avspaseres plusstimer tilsvarende i alt 24 hele fridager per kalenderår. Fridagene må tas av opptjente plusstimer og kan således ikke tas ut på forskudd. Det må på forhånd avtales med nærmeste overordnede når fritiden skal tas. Fridagene kan legges til dagen før feriens begynnelse eller dagen etter feriens slutt når arbeidsgiver finner tjenestelige grunner ikke er til hinder for det. Dersom viktige velferdsgrunner foreligger og det av driftsmessige grunner ikke er til hinder for det, kan det gis tillatelse til avspasering av flere enn 5 dager i sammenheng, men likevel innenfor rammen av 24 dager per.år. 10 timer (se tidligere) Larvik arbeidstakeren tilsier det, eller det gjelder å spare opp plusstimer til bruk i perioden 15. mai 15. august, kan leder eller den han/hun bemyndiger, godkjenne overføring av opparbeidet tid utover de forannevnte 40 timer. Dersom et tilsvarende antall plusstimer finnes, kan den ansatte etter forutgående avtale med sin leder eller den han/hun bemyndiger, ta fri inntil 5 hele arbeidsdager i løpet av en periode (1 mnd.). Fridager må tas av opparbeidede plusstimer, og kan ikke tas på forskudd. Fridager kan legges til dagen før feriens begynnelse eller dagen etter feriens slutt, når leder eller den han/hun bemyndiger finner at tjenestelige grunner ikke er til hinder for det. Underskridelse av periodens normale arbeidstid, inklusive

109 109 Lardal Disponering av plusstid Se tidligere Se over. Pålagt overtid Avtales med nærmeste leder i forkant. Nei, men leder kan tilrettelegge for avspasering dersom det Fri St.Hans dag passer ifht driften. Pleie Tiltak funksjonshemme de - Hjemmetjenesten: Jobber hver 3. helg legges inn under særavtaler Larvik eventuell overføring fra forrige periode, er begrenset til 25 timer. Ansatte som ikke utligner en underskridelse på mer enn 25 timer blir trukket i lønn. Ved fratredelse av stilling vil total underskridelse av arbeidstid bli trukket. Ingen lokale bestemmelser for LK Ikke fri St.Hansdagen, men mulig å ta avspas., fleksitid m.m. Se særavtaler om turnus i Helse og omsorg. EMF-bolig - Se særavtaler Undervisning Barnetrinn Lærernes arbeidstidsavtale 2016/2017 Avspaseringsregler for assistenter i skole og SFO - Utgangspunktet er at en skal lønnes for de timene en arbeider ekstra. - Timer en assistent arbeider ved SFO utover ordinær arbeidstid når skolen har ferie, utbetales i lønn. - Timer til avspasering føres individuelt. Avdelingsleder skal til enhver tid ha oversikt over avspaseringstimene. - Avspasering skal avtales i god tid med nærmeste leder. - For å beholde fleksibiliteten for begge Lærernes arbeidstidsavtale 2016/2017 SFS 2201: Barnehager, skolefritidsordninger, skole og familiebarnehager Avtalen revideres årlig i hver kommune. Avtalen for 2018 må samordnes.

110 110 Lardal parter for de assistentene som arbeider både i skole og på SFO, avspaseres timer uavhengig av på hvilket tjenestested disse timene er opparbeidet. - Avspasering av opptjente timer må skje innenfor det skole-/sfo halvåret de er opptjent. Det er den ansatte selv som har ansvaret for å be om å få avspasering. - Avspaseringstimer som ikke blir avspasert innenfor skole-/sfo halvåret, blir strøket. Dette gjelder likevel ikke timer opparbeidet i løpet av enten siste halvdel av desember eller halve del av juni det halvåret, disse blir overført. Larvik Avspaseringsregler for assistenter i skole og SFO se barnetrinnet Rutine for ferieavvikling Henvisninger: 1. Vedtekter for de kommunale barnehagene i Lardal sept.2012/arkiv FA-A10: Barnehagene har stengt de 3 siste ukene i juli, f.o.m. julaften t.o.m. 1. nyttårsdag og mandag, tirsdag og onsdag etter Palmesøndag. 2. HTA 4.6. Helgeaftner og lignende. 3. Ferieloven. Ulikheter pr. skole. Barnehage Lederne og de ansatte i barnehagene etterlyser en rutine for hvordan ferieavviklingen skal gjennomføres. De ansatte har 5 (eventuelt 6) ukers lovbestemt ferie og de opparbeider seg ca. 30 timer avspasering for oppmøte på personalmøter pr. år. Avvikling av opparbeidet

111 111 Lardal ferie skal være fastsatt 2 mnd. før ferie/feriedagene skal avvikles, dersom ikke annet avtales mellom leder og den ansatte. Den individuelle vaktplanen er utgangspunktet for fastsetting av feriedager med videre. Larvik A. 3 uker hovedferie avvikles når barnehagen er stengt i juli, uke 28, 29 og 30). B. 1 uke (den 4.ferieuka og eventuelt 6. ferieuka): Den ansatte kommer i god tid med ønske om når det er ønskelig å avvikle denne (vinterferie/høstferie for eksempel). C. Den 5. ferieuka: Påsken: Barnehagen er stengt. 2 av de opparbeidede feriedagene går med til avvikling av mandag og tirsdag etter palmesøndag alt etter hvor mange dager som er i vaktplanen til den enkelte. Onsdag før skjærtorsdag: Kan enten bruke 1 feriedag, 5 timer avspasering eller gjøre avtale med leder om vedlikeholdsoppgaver eller annet i tidsrommet fra kl i barnehagen. Julaften og nyttårsaften: Kan enten bruke 1 feriedag, 5 timer avspasering eller gjøre avtale med leder om vedlikeholdsoppgaver eller annet i tidsrommet fra kl i barnehagen. Dagene mellom julaften og nyttårsaften som ikke er høytidsdager: Kan enten benytte feriedager fra den 5. ferieuka, avspasering

112 112 Lardal eller gjøre avtale med leder om vedlikeholdsoppgaver eller annet for dagene og antall timene en skal jobbe i henhold til vaktplan. Larvik

113 113 ARBEIDSREGLEMENT Det må etableres et nytt arbeidsreglement for ny kommune. Det anbefales at dette sees på som et av de siste dokumentene i kartleggeingen, da det er omfattet av flere momenter.det må også klarthet i hvem som kan vedta et nytt arbeidsreglementet. Avhenger av delegasjonsreglement, men må sees på partsammensatt. Det anbefales at det settes sammen en arbeidsgruppe som legger frem et forslag til partsammensatt utvalg. Styringsdokumenter Omfang Ansettelse Lardal Personalhåndbok, AML, HTA Velkommen som leder i Lardal kommune Alle kommunale arbeidstakere Omstillingsutvalg unntatt turnusstillinger og UVP. Stillinger skal utlyses Larvik Larvik Personalhåndbok, AML, HTA Alle kommunale arbeidstakere Arbeidstakeren ansettes for tjeneste i kommunen, ikke i den enkelte virksomhet/ avdeling e.l., på de lønns- og arbeidsvilkår som fremgår av gjeldende lover, reglementer, ansettelsesdokumenter og tariffavtaler. Etter forutgående drøftinger med arbeidstakeren og/eller dennes tillitsvalgte, kan kommunen gjennomføre endringer i arbeidstakerens arbeidseller ansvarsområde samt i særlige tilfeller flytte arbeidstakeren når dette er saklig begrunnet. Ved ansettelse får arbeidstakeren utlevert kommunens arbeidsreglement og andre aktuelle retningslinjer, samt en orientering om hvor arbeidstakeren kan henvende seg for å få tilgang til de bestemmelser som gjelder for ansettelsesforhold i kommunen. Prøvetid 6 mnd. Arbeidstaker som ansettes

114 114 Arbeidsavtale/an settelsesbrev Lege/Politiattest Lardal Gjøres skriftlig og underskrives av den som ansettes før vedkommende begynner i stillingen. For stillinger hvor det stilles spesielle krav til helse og/eller krav til politiattest, skal dette kunngjøres i utlysningsteksten. Ansettelsen er først endelig når tilfredsstillende politi/legeattest foreligger. Larvik fast, får en prøvetid på 6 måneder. I prøvetiden skal det foretas en løpende vurdering av den nyansatte, se skjema Evaluering i prøvetiden. Det fastsettes ikke prøvetid ved direkte overgang til annen stilling i kommunen, med mindre det dreier seg om stillinger med klart forskjellige arbeidsoppgaver. Ansettelse skal meddeles skriftlig, også ved midlertidige ansettelser og konstitueringer. Av ansettelsesbrevet skal det fremgå hvilke vilkår og forpliktelser som gjelder for stillingen. For stillinger hvor det stilles spesielle krav til helse og/eller krav til politiattest, skal dette kunngjøres i utlysningsteksten. Ansettelsen er først endelig når tilfredsstillende politi/legeattest foreligger. Bedriftshelsetjen este Arbeids og hviletider Ferie Fravær fra arbeidet Rubicon bedriftshelsetjenesten as Arbeidstakerens arbeidstid og hviletid skal være i samsvar med gjeldende lov, tariffavtale og lokale bestemmelser, for eksempel ordningen med fleksitid. Skal avvikles i samsvar med Ferieloven og HTA Skal umiddelbart meldes nærmeste leder det er utarbeidet egne rutiner. Bedriftshelsen AS Arbeidstakerens arbeidstid og hviletid skal være i samsvar med gjeldende lov, tariffavtale og lokale bestemmelser, for eksempel ordningen med fleksitid. Ferien ordnes i samsvar med reglene i gjeldende ferielov og tariffavtale. Ferielisten skal gjøres kjent for vinterferien innen 15.januar og for sommerferien innen 1. mai. Fravær på grunn av sykdom, ulykke eller andre årsaker skal så snart som mulig og senest første fraværsdag innen arbeidstidens slutt

115 115 Lardal Larvik meddeles nærmeste overordnede. Hvis fraværet gjelder sykdom, må arbeidstakeren følge bestemmelsene for bruk av egenmelding mv. som er gitt i folketrygdlov m/forskrifter samt tariffavtale. Se Egenmeldingsskjema med orientering. Yrkesskader Se forsikringer Se forsikringer Utbetaling av lønn Månedslønte arbeidstakere utbetales lønn den 12. i hver måned, eller nærmeste foregående virkedag. Lønnen utbetales for hele inneværende måned ( ). For de arbeidstakere som slutter i en måned, gjelder lønnen fram til sluttdato. Timelønte utbetales lønn etterskuddsvis den 12. i hver måned, eller nærmeste foregående virkedag, etter anviste timelister. Forskudd på lønn Ansatte kan be om forskudd på lønn. Fremmøte orden m.m. Månedslønte arbeidstakere utbetales lønn den 12. i hver måned, eller nærmeste foregående virkedag. Lønnen utbetales for hele inneværende måned ( ). For de arbeidstakere som slutter i en måned, gjelder lønnen fram til sluttdato. Timelønte utbetales lønn etterskuddsvis den 12. i hver måned, eller nærmeste foregående virkedag, etter anviste timelister. Forskudd utover det som blir utbetalt den 12. i den faste månedslønnen gis ikke. Ved særskilte omstendigheter kan det gjøres avvik etter avtale med HR- sjefen. Den enkelte arbeidstaker skal så langt som det er mulig kontrollere at opplysningene på lønnsslippen er korrekte. Eventuelle feil skal meldes snarest mulig til Lønn. Arbeidstakeren må være på arbeidsstedet/ frammøtestedet ved arbeidstidens begynnelse. Avvik må være avtalt med overordnet på forhånd.

116 116 Behandling av utstyr Lardal Se Etiske retningslinjer Larvik Alt inventar, maskiner, verktøy, materialer mv. må behandles med omhu. Ved grov uaktsomhet kan erstatningsansvar bli reist. Arbeidstakeren må rette seg etter bestemmelser og pålegg som er gitt for å trygge liv, helse og eiendom, og bruke det verneutstyr som er påbudt etter lov og forskrifter. Arbeidsmiljø Se AML Den enkelte arbeidstaker har et personlig ansvar for å bidra til et positivt og utviklende arbeidsmiljø på den enkelte arbeidsplass. Arbeidstakere skal omgås hverandre med gjensidig respekt og i en positiv tone. Mobbing og uønsket seksuell oppmerksomhet skal ikke forekomme. Permisjon Annet arbeid Se eget permisjonsreglement For permisjon gjelder bestemmelser i lover, avtaler og kommunens permisjonsreglement. Ikke ha annet arbeid hvis ikke avtalt med hovedarbeidsgiver - LK Informasjon på vegne av kommunen Larvik kommune skal utøve aktiv og utadrettet informasjon og tilstrebe meroffentlighet. Det øverste administrative informasjonsansvaret ligger hos rådmann. I saker av prinsipiell og strategisk karakter, skal vurderinger og kommentarer på vegne av Larvik kommune gis av rådmannen, kommunalsjef eller virksomhetsleder. Andre ledere har både rett og plikt til å gi faktaopplysninger på forespørsel. Alle kommunens ansatte er ansvarlig for å gi korrekte og fullstendige opplysninger innenfor eget fagområde.

117 117 Ansattes ytringsfrihet Opphavsrett Taushetsplikt Etikk og leveregler Lardal - Retningslinjer for opptreden i sosiale medier (Facebook) Taushetserklæring skal undertegnes av de ansatte og de folkevalgte. Se Etiske retningslinjer. Larvik Ansatte har full ytringsfrihet som privatpersoner. Ansatte som er deltakere i den offentlige samfunnsdebatten om Larvik kommunes ansvarsområder, har selv plikt til å presisere overfor mediene at de uttaler seg som privatpersoner. Dersom oppfinnelsen er gjort i samband med tjenesten og oppfinnelsen er innenfor kommunens virksomhetsområde, kan Larvik kommune kreve retten til å utnytte oppfinnelsen. I tillegg kan Larvik kommune, innen 4 måneder fra melding er mottatt, kreve en mer omfattende rett til oppfinnelsen. Dersom ikke helt spesielle forhold tilsier noe annet, frafaller Larvik kommune retten til å inngå avtale om helt eller delvis å overta retten til oppfinnelsen, når oppfinnelsen er gjort utenfor arbeidstiden. Rådmannen er delegert avgjørelsesmyndighet etter disse bestemmelsene. Fortrolige opplysninger som kommunens folkevalgte og ansatte mottar i forbindelse med sitt arbeid i kommunen, skal respekteres og aldri meddeles andre som ikke har krav på opplysninger i henhold til lover og regler. Opplysningene må heller ikke brukes til personlig vinning. Larvik kommune legger stor vekt på å opptre tillitsskapende i all sin virksomhet. Både folkevalgte og ansatte har

118 118 Oppsigelse Avskjed Lardal Skal være skriftlig. Oppsigelsestiden i stillingen kommer frem av arbeidsavtalen. Se bestemmelser i AML og Forvaltningsloven. Larvik ansvar for at redelighet, ærlighet og åpenhet skal kjennetegne virksomheten. Ansatte og folkevalgte skal alltid gi korrekte og tilstrekkelig opplysninger, enten det er til andre myndigheter, selskaper, organisasjoner eller innbyggere dersom taushetsplikten ikke er til hinder for dette. (se mere i pers.håndbok) Oppsigelse skal være skriftlig fra begge parter. Det vises for øvrig til bestemmelsene i Hovedtariffavtalen og Arbeidsmiljøloven. Som hovedregel gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på 3 måneder regnet fra oppsigelsestidspunkt. Ved oppsigelse av midlertidige arbeidsavtaler før avtalens utløp, gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på 1 måned regnet fra oppsigelsestidspunktet. Dette gjelder også for undervisningspersonale i grunnskolen. For arbeidstakere som er ansatt med prøvetid på inntil 6 måneder, og for arbeidsforhold av inntil 2 måneders varighet, gjelder en oppsigelsesfrist på 14 dager. Kommunen kan avskjedige en arbeidstaker med påbud om øyeblikkelig fratreden dersom denne har gjort seg skyldig i grovt pliktbrudd eller annet vesentlig mislighold av arbeidsavtalen. Om rettigheter og plikter ved avskjed vises for øvrig til bestemmelsene i Forvaltningsloven og Arbeidsmiljøloven.

119 119 Fortolkning / tvist Brudd på reglement Lardal Disiplinære reaksjoner overfor en arbeidstaker kan bli aktuelt ved brudd på arbeidsreglementet eller arbeidsavtalen, nekting av å etterkomme pålegg fra overordnede, ved straffbare handlinger, ved beruselse på arbeidsplassen eller ved uakseptabel opptreden for øvrig. De reaksjonsmidler som står til rådighet for arbeidsgiver er: Muntlig tilrettevisning/ advarsel Skriftlig tilrettevisning/ advarsel Oppsigelse Avskjed Suspensjon Larvik Spørsmål om fortolkning, endring og revisjon av dette reglement behandles av administrasjonsutvalget. Redaksjonelle endringer kan gjøres av rådmannen. Disiplinære reaksjoner overfor en arbeidstaker kan bli aktuelt ved brudd på arbeidsreglementet eller arbeidsavtalen, nektelse av å etterkomme pålegg fra overordnede, ved straffbare handlinger, ved beruselse på arbeidsplassen eller ved uakseptabel opptreden for øvrig. De reaksjonsmidler som står til rådighet for arbeidsgiver er: Reprimande Muntlig advarsel Skriftlig advarsel som tilrettevisning Skriftlig advarsel som enkeltvedtak Suspensjon Oppsigelse Avskjed

120 120 ANSETTELSER Det må etableres en felles rekrutterigspolicy og rutine for ansettelser. Det må også kartlegges hvorvidt kommunen skal operere med ansettelesutvalg. Lardal 1. Personalhåndbok, HTA, AML 2. Rutine for melding om ledig stilling/vikariat - attføring Hensikten er å beskrive ansettelsesprosessen slik at det fører til en ensartet, ryddig og kvalitetsmessig saksbehandling i henhold til lov og avtaleverk. Dette reglementet gjelder for ansettelser innenfor rammen av vedtatt budsjett. Reglementet gjelder bare så langt det ikke strider imot lov, tariffavtaler og andre bestemmelser som er bindende for kommunen. Reglementet er et dokument i tråd med intensjonene og verdigrunnlaget som legges til grunn for utøvelse av en moderne arbeidsgiverpolitikk. Larvik Personalhåndbok, HTA, AML Hensikten er å beskrive ansettelsesprosessen slik at det fører til en ensartet, ryddig og kvalitetsmessig saksbehandling i henhold til lov og avtaleverk. Dette reglementet gjelder for ansettelser innenfor rammen av vedtatt budsjett. Reglementet gjelder bare så langt det ikke strider imot lov, tariffavtaler og andre bestemmelser som er bindende for kommunen. Reglementet er et dokument i tråd med intensjonene og verdigrunnlaget som legges til grunn for utøvelse av en moderne arbeidsgiverpolitikk. For undervisningspersonalet er noen bestemmelser spesielt tilpasset. For undervisningspersonalet er noen bestemmelser spesielt tilpasset. Styringsdokumenter: Generelt Omfang Ansettelsesmyndighet Kommunestyret: - Rådmann Rådmann: Kommunalsjef og stab Kommunalsjef Enhetsleder Ansettelsesmyndigheten i Larvik kommune er delegert til rådmannen. Rådmannen delegerer og inndrar myndighet. Arbeidsgiver skal, i henhold til Hovedavtalen, så tidlig som mulig, informere, drøfte og ta de berørte tillitsvalgte med på

121 121 Enhetsleder: Øvrige under i organisasjonen - Har ikke et fast utvalg/råd, rådmann/leder innstiller med TV. Ledighet i stilling Utlyses internt/eksternt Kunngjøring Unntak fra kunngjøring Ansettelsesutvalg/råd Søknader etter frist Ansettelsesprosess Internt eller eksternt: Hovedsakelig hjemmesiden og NAV + avtale med Jobbdirekt Vurderes i hvert enkelt tilfelle. Vurderes i hvert enkelt tilfelle. råd om: Ledige og nyopprettede stillinger Prosedyrer ved utlysning og kunngjøring av stillinger, utvelgelse til, og intervju av aktuelle kandidater Fast ansettelsesråd i alle virksomheter. Oppdelt etter delingsprinsippet. Utlyses internt/eksternt Internt eller eksternt: Hovedsakelig hjemmesiden og NAV. Vurderes i hvert enkelt tilfelle i ansettelsesråd. Vurderes i hvert enkelt tilfelle i ansettelsesråd Ansettelse av rådmann Kommunestyret ansetter rådmannen. Dette gjelder også ved midlertidig ansettelse/konstituering. Kommunestyret velger selv innstillings- og intervjugruppe ved rekruttering Ansettelse av assisterende rådmann og kommunalsjef Ansettelse av assisterende rådmann og kommunalsjef foretas av et ansettelsesråd bestående av rådmann, en representant utpekt av rådmannen og en hovedtillitsvalgt Øvrige ansettelser Der ansettelsesmyndigheten er delegert, er det et ansettelsesråd i hver virksomhet som ansetter Ansettelsesråd Et ansettelsesråd består av rådmann/kommunalsjef/vir ksomhetsleder eller den han/hun bemyndiger og en tillitsvalgt. Rådmann/kommunalsjef/vi rksomhetsleder er leder av ansettelsesrådet. I de

122 122 tilfellene der det kan være hensiktsmessig å få inn fagkunnskap, kan den tillitsvalgte byttes ut med en tillitsvalgt for en aktuell fagforening, etter samråd med organisasjonene/de ansattes repr. i ansettelsesrådet. Virksomhetsledere har myndighet til å opprette, omgjøre og nedlegge stillinger etter avklaring med kommunalsjef. Det forutsettes at det er økonomiske rammer som muliggjør opprettelse av ny stilling. Ved ledighet i stillinger skal vedkommende virksomhet vurdere følgende forhold: Kan oppgavene fordeles på andre arbeidstakere Kan stillingen holdes ubesatt eller inndras Kan ansatte som har krav på fast ansettelse etter Arbeidsmiljøloven, og som er kvalifisert for stillingen, innplasseres Kan ansatte som er overtallige innplasseres Kan ansatte som er under attføring, og som er kvalifisert for stillingen, innplasseres Kan deltidsstillinger slås sammen blant annet som et ledd i arbeidet med å fjerne uønsket deltid. Se også Lokale retningslinjer for redusert bruk av uønsket deltid Hovedregelen om intern utlysing finnes i Hovedtariffavtalen. Hvem kan søke på internt utlyste stillinger o Fast ansatte o Midlertidig ansatte i et fast forpliktende

123 123 arbeidsforhold på utlysingstidspunktet jfr. Hovedtariffavtalen o Personer som har lærlingkontrakt i kommunen kan søke i løpet av de siste 6 månedene av lærlingperioden Hvem kan ikke søke på internt utlyste stillinger o Personer på praksisplass/hospitering, sysselsettingstiltak, tilkallingsvikar eller eksterne attføringstiltak Stillingen lyses ut eksternt Hovedregelen er at alle stillinger utlyses eksternt. I kommunens saks- og arkivsystem ligger en ansettelsesmodul som skal brukes i alle ansettelsesprosesser. Det kreves egen tilgang og opplæring i modulen. Veiledning til modulen ligger på intranettet under Brukerveiledninger. En kommune har ikke anledning til å nekte å motta en søknad på papir, men søkere skal oppfordres til å levere søknad elektronisk, og søknader som sendes via e-post kan returneres med oppfordring om å bruke det elektroniske søknadsskjemaet. Dette gir både kvalitet og arbeidsbesparelse i prosessen. Prosessen starter med å lage en utlysningstekst. Mal til denne ligger i ansettelsesmodulen. For både intern og ekstern utlysning skal prosess 5.4.1AnnonseringLedigeSti llinger benyttes. Når det gjelder ledige stillinger i skolen, samles

124 124 disse i februar til en felles utlysning. Behov for lærere ellers i året meldes til virksomhetsleder. Arbeidslivet er ansett som den viktigste arena for integrering i samfunnet, og arbeidsledigheten blant innvandrere er relativt høyere enn for befolkningen som helhet. Larvik kommune har som et av mange styringsmål å ansette fra kulturelle minoriteter. Vi ønsker derfor at det bevisst fokuseres på problemstillinger knyttet til intervju og vurdering av kompetanse hos personer med innvandrerbakgrunn. Fortrinnsrett. Før stillingen lyses ut, skal det sjekkes om det er aktuelle personer som har fortrinnsrett til ansettelse i forhold til overtallighet/attføring og fast ansettelse. Dersom disse er kvalifisert, skal vedkommende tilbys stillingen uten kunngjøring, jfr. Arbeidsmiljøloven. Hvis flere er aktuelle ut ifra denne bestemmelsen, legges vanlige kriterier til grunn ved ansettelsesvurdering. Det skal også vurderes om det er deltidsansatte som kan tilbys utvidelse av sitt arbeidsforhold til hel stilling, dersom vedkommende er kvalifisert for stillingen, jfr. Hovedtariffavtalen. Ansettelsesrådet avgjør om disse skal tas med Hver virksomhet er å betrakte som egen ansettelsesmyndighet så lenge det ikke er fastsatt andre bestemmelser. Rådmannen har eget ansettelsesråd som ansetter i stillinger som

125 125 assisterende rådmann og kommunalsjefer, og et eget ansettelsesråd som ansetter stillinger i Sentraladministrasjonen. Kommunalsjefen har eget ansettelsesråd som ansetter i stillinger som virksomhetsledere og i egen sentral stab.

126 126 PERMISJONSREGLEMENT Det må etableres et nytt permisjonsreglement for ny kommune.det må også klarthet i hvem som kan vedta et nytt reglement. Styringsdokumenter: Lardal Lardal kommunes permisjonsreglement vedtatt kommunestyret KS personalhåndbok, HTA og egne regler i Lardal kommunes permisjonsreglement. Larvik KS personalhåndbok, HTA og egne regler i LK for velferdspermisjoner Generelt/omfang Avgjørelsesmynd ighet Permisjonsreglementet gjelder for alle kommunale arbeidstakere i fast ansettelsesforhold med en på forhånd fastsatt arbeidstid. Reglementet gjelder med mindre det i lov, tariffavtaler mv. er fastsatt egne permisjonsbestemmelser som er bindende for kommunen. Se under hvert punkt i reglementet. Reglementet gjelder alle kommunale arbeidstakere i et fast forpliktende arbeidsforhold. Deltidsansatte innvilges permisjon forholdsmessig etter stillingens størrelse. Dersom ikke annet er beskrevet i det enkelte punkt, delegerer rådmannen sin avgjørelsesmyndighet til virksomhetsleder. Virksomhetsleder kan delegere sin myndighet til ledere for underliggende avdelinger/seksjoner og lignende. Lønnsansiennitet Permisjon med hel eller delvis lønn avbryter ikke opptjening av lønnsansiennitet. Følger sentrale bestemmelser, HTA. Permisjon for å utføre offentlige ombud eller tillitsverv i arbeidstakerorganisasjone r medregnes i

127 127 Lardal lønnsansienniteten. Larvik Pensjonsmedlem sskap Lovfestede Ulønnet utdanningspermisjon medregnes med inntil 1 år når utdanningen har betydning for vedkommendes arbeid i kommunen. For øvrig vises til hovedavtalen og hovedtariffavtalen for henholdsvis kommunesektoren og staten hva angår undervisningspersonalet. KLP og SPK Sentrale avtaler følges i forhold til permisjoner ved fødsel, omsorg m.m. De fleste i KLP, lærere i SPK Sentrale avtaler følges i forhold til permisjoner ved fødsel, omsorg m.m. Tillitsvalgte Ihht HA Ihht HA Utdanning UTDANNINGSPERMISJO NER Ved permisjon med lønn gjelder reglene om bindingstid i punkt 2.7. Dersom administrasjonen mottar søknader om utdanningspermisjon fra søkere uten fast tilsetting vikarer og engasjerte, skal søknaden legges frem som sak direkte for administrasjonsutvalget. Grunnutdanning Med grunnutdanning forstås den utdanning som kreves i vedkommende stilling. Permisjon uten lønn kan innvilges for slik utdanning. Dersom kommunen mottar Arbeidstaker som har vært i arbeidslivet i minst tre år og som har vært tilsatt hos arbeidsgiver de siste to år, har rett til hel eller delvis permisjon i inntil tre år for å delta i organiserte utdanningstilbud. Forutsetningen er at permisjonen ikke er til hinder for arbeidsgivers forsvarlige planlegging av drift og personaldisponering. Utdanning ut over grunnskole eller videregående opplæringsnivå må være yrkesrelatert. Dette følger av aml

128 128 Lardal økonomisk støtte knyttet til gjennomføringen, kan permisjon med hel eller delvis lønn innvilges. Larvik Avgjørelsesmyndighet: Rådmannen Etterutdanning Med etterutdanning forstås en ajourføring av kunnskaper slik at arbeidstakeren til en hver tid er i stand til å løse sine oppgaver. Permisjon med hel eller delvis lønn kan innvilges når utdanningen skjer som følge av det behov kommunen til en hver tid har for ajourføring innenfor vedkommendes arbeidsfelt. Når utdanningen skjer som følge av et behov definert av arbeidsgiver, er utdanningen ikke å regne som en permisjonssak, men som en del av arbeidet. Avgjørelsesmyndighet: Avdelingssjef Videreutdanning Med videreutdanning forstås utdanning som tar sikte på å kvalifisere arbeidstakeren ut over det som ansees som påkrevd i nåværende stilling. Permisjon kan innvilges for arbeidstakere som har vært ansatt i minst 1 år i kommunen. Permisjon til slik utdanning innvilges vanligvis uten lønn. - - I spesielle tilfeller hvor kommunen har særlig behov for den aktuelle utdanning, kan det

129 129 Lardal likevel tilstås hel eller delvis lønn i permisjonstiden. - - Avgjørelsesmyndig het: Rådmannen - Utdanning i fritiden I forbindelse med avleggelse av eksamen gis permisjon med lønn for eksamensdagen(e), og 2 lesedager direkte forut for hver eksamen. Det er en forutsetning at vedkommende ville hatt ordinært arbeid disse 2 dagene før eksamen, og at faget har betydning for vedkommendes arbeid i kommunen. Larvik - I tilfeller hvor man skal avlegge både skoleeksamen og hjemmeeksamen, innvilges det i tillegg permisjon med lønn for en dag i løpet av hjemmeeksamens perioden. - - Dersom det dreier seg om utdanning ut over det som har betydning for vedkommendes arbeid i kommunen, kan det gis permisjon uten lønn. - Avgjørelsesmyndig het: Avdelingssjef - Kurs arrangert av kommunen eller Kommunenes Sentralforbund (KS)

130 130 Lardal For godkjent deltakelse i kurs arrangert av kommunen eller KS innvilges permisjon med lønn. Også eventuelle kursavgifter, samt reise- og oppholdsutgifter dekkes. Larvik Lederutvikling Stabs- og avdelingssjefer og rådmann kan etter 4 års tjeneste innvilges permisjon med lønn i inntil 6 måneder/eventuelt 50 % lønnet permisjon i 1 år for å utvikle seg som leder. Dette under forutsetning av at arbeidsgiver kan skaffe tilfredsstillende vikar. Avgjørelsesmyndighet: Formannskapet Eksamen Se HTA. Ved avleggelse av eksamen gis permisjon med lønn for eksamensdagen(e) samt to lesedager før hver eksamen. Det er en forutsetning at vedkommende ville hatt ordinært arbeid de to dagene umiddelbart før eksamen. Ytterligere tilrettelegging kan drøftes. Det forutsettes at faget har betydning for kommunen, jf. HTA kapittel Bindingstid Bindingstid/refusjon Dersom det i henhold til punkt og 6.4 tilstås permisjon med hel eller delvis lønn og/eller økonomisk støtte fra kommunen som tilsvarer 2 I de tilfeller kommunen yter vesentlig økonomisk støtte til en arbeidstaker, kan det avtales en bindingstid for den ansatte til arbeidsplassen på inntil to år, jf. HTA kapittel

131 131 Lardal brutto månedslønner eller mer, kan det kreves bindingstid. Bindingstidens lengde vil normalt tilsvare den lønnede permisjonstiden, dersom det ikke foreligger særlige forhold. Larvik Permisjoner som følge av lovpålagt eller beordret utdanning medfører ikke bindingstid. Overgang til annen stilling utenfor kommunen Slutter arbeidstakeren før bindingstidens utløp, skal det tilbakebetales til kommunen en forholdsmessig del av den økonomiske støtten som er utbetalt. Overgang til annen stilling (I forbindelse med overgang til en tidsbegrenset stilling (vikariater, engasjement, åremålsstilling etc.) innen kommunen, kan det innvilges permisjon uten lønn for engasjementsperioden. Sammenhengende permisjon må ikke overstige 2 år. Avgjørelsesmyndighet: Avdelingssjef) Permisjon ved overgang til ny stilling (fast el. midlertidig) gis normalt ikke med mindre det kan tilføre kommunen viktig kompetanse. Overgang til annen stilling innen kommunen Gjelder permisjonen overgang til en tidsbegrenset stilling utenfor kommunen, kan det innvilges permisjon i inntil 2 år - og bare dersom søknaden har en klar hensikt av direkte betydning for kommunen. Avgjørelsesmyndighet: Avdelingssjef Overgang til annen stilling I forbindelse med overgang til en Permisjon ved overgang til en midlertidig stilling i

132 132 Spesielle oppdrag Lardal tidsbegrenset stilling (vikariater, engasjement, åremålsstilling etc.) innen kommunen, kan det innvilges permisjon uten lønn for engasjementsperioden. Sammenhengende permisjon må ikke overstige 2 år. Avgjørelsesmyndighet: Avdelingssjef Permisjon for å delta i norske eller internasjonale hjelpetiltak Det kan innvilges permisjon uten lønn i inntil 3 år når arbeidstaker eller arbeidstakerens ektefelle/samboer skal arbeide i norske eller internasjonale hjelpetiltak. Med hjelpetiltak menes humanitære tiltak i regi av organisasjoner som NORAD, Røde Kors, Fredskorpset, Redd Barna etc. Avgjørelsesmyndighet: Administrasjonsutvalget Larvik kommunen innvilges. Det er en forutsetning at arbeidstakeren går tilbake til sin stilling etter endt permisjon. Permisjon gis for 1 år om gangen og for inntil 2 år totalt. Permisjon ved overgang til en fast stilling innvilges ikke. Det kan gis begrenset permisjon uten lønn for å arbeide med forskning innen eget fagområde hvis dette arbeidet skjer i tilknytning til forskningsinstitusjon. Det kan gis permisjon uten lønn i inntil 2 år for arbeidstakere som skal arbeide i norske hjelpetiltak i offentlig regi eller tilsvarende, og deltakelse i norsk kontingent til FNs fredsbevarende styrker. Det kan gis nødvendig permisjon uten lønn i forbindelse med avtaler om utveksling av arbeidstaker mellom kommuner og fylkeskommuner. Deltakelse i Hjelpekorps Deltakelse i hjelpekorps Det kan innvilges permisjon med lønn i forbindelse med arbeidstakerens utrykning i hjelpekorps. For deltakelse i reelle utrykninger: Inntil 5 dager med lønn i løpet av et kalenderår. Ytterligere permisjon ut over 5 dager kan innvilges. For forberedelse og deltakelse i større øvelser: Inntil 2 dager med ½ lønn i løpet av et kalenderår

133 133 Velferdspermisjoner med lønn Lardal - Alvorlig sykdom Ved alvorlig sykdom i nærmeste familie eller andre som står arbeidstakeren nær, kan det innvilges inntil 5 dager permisjon med lønn med tillegg av nødvendige reisedager. Arbeidstakeren avgjør selv hvem som står en nær. Avgjørelsesmyndighet: Avdelingssjef - Bygging/istandse tting Ved bygging, eventuelt istandsetting av egen bolig/leilighet i forbindelse med innflytting kan det innvilges inntil 2 dager permisjon med lønn. Avgjørelsesmyndighet: Avdelingssjef - Dødsfall - Ved dødsfall i nærmeste familie eller andre som står arbeidstakeren nær, kan det innvilges inntil 3 dager permisjon med lønn med tillegg av nødvendige reisedager. Arbeidstakeren avgjør selv hvem som står en nær. - - Avgjørelsesmyndig het: Avdelingssjef - Flytting Ved flytting fra en bolig til en annen kan det innvilges 1 dag permisjon med lønn. Avgjørelsesmyndighet: Avdelingssjef Larvik Velferdspermisjon etter punkt kan innvilges med ordinær lønn i maksimalt 12 arbeidsdager i løpet av et kalenderår og kommer i tillegg til avtalefestede og lovfestede permisjoner. Deltidsansatte innvilges lønnet permisjon forholdsmessig etter stillingens størrelse. Arbeidsgiver innvilger ikke permisjon for velferdsgrunner som utføres/skjer på egen fritid. Ved alvorlig sykdom i nærmeste familie (ektefelle, samboer, barn, foreldre, svigerforeldre, søsken, besteforeldre eller andre som står arbeidstakeren spesielt nær): Inntil 5 dager. Ved spesielle tilfeller kan permisjonen forlenges slik at den totalt blir 12 dager. Behandling hos lege, tannlege, fysioterapeut o.l. skal så vidt mulig legges i fritiden. Medarbeidere kan hvis nødvendig gis fri med inntil 2 dager. Ansatte som har arbeidsdag på egne barns konfirmasjonsdag, gis permisjon denne dagen. Arbeidstakere som har omsorg for barn som skal begynne i 1.klasse: 1 dag. Det samme gjelder besøksdag/innskrivning av barn i skole og tilvenning av barn i SFO. Permisjon innvilges kun når arbeidstid og skolesituasjon sammenfaller.

134 134 Lardal Larvik For tilvenning av barn i barnehage/dagmamma kan permisjon med lønn innvilges i inntil 3 dager når arbeidstakeren må være til stede hos barnet de første dagene, og når arbeidstid sammenfaller med tilvenningsperioden. Det forutsettes imidlertid at barnet har behov for slik tilstedeværelse, og at ikke andre familiemedlemmer kan være til stede. Som deltaker på landslag ved internasjonalt idrettsarrangement, landskamper o.l.: inntil 5 dager. Deltakelse i norgesmesterskap: inntil 2 dager. Ordningen praktiseres også for ledere. Det forutsettes at vedkommende deltar fra en idrettsgren eller et forbund som er tilsluttet Norges Idrettsforbund. Lønn under permisjonen gis ikke dersom vedkommende utøver/leder får dekket tapt arbeidsfortjeneste av andre. Arbeidstakere som bygger egen bolig, eller som bygger om nyinnkjøpt bolig, kan tilstås permisjon med lønn i inntil 2 dager. Bygge permisjon kan bare gis en gang, og ikke for bygging av sommerhus og tilbygg eller reparasjon av bestående hus. Ved flytting fra en bolig/leilighet til en annen: 1 dag.

135 135 Lardal Larvik Ved inngåelse av ekteskap: 1 dag. Permisjonsdagen skal tas enten bryllupsdagen, eller den etterfølgende dag, dersom denne er arbeidsdag. Permisjon kan innvilges for andre velferdsgrunner enn nevnt under punkt Fri utover 12 dager må i tilfelle innvilges som ulønnet permisjon. Feiring av religiøse og nasjonale høytidsdager som ikke er offisielle etter norsk kalender: inntil 2 dager. Dagene kan tas ut etter avtale med leder som avspasering eller tilsvarende. Velferdspermisjo ner uten lønn Permisjon uten lønn i inntil 1 år I særlige tilfeller kan det innvilges permisjon uten lønn i inntil 1 år som er begrunnet i følgende forhold: - Helsemessige/sosiale forhold. Det forutsettes legeattest eller lignende. - Ønske om skifte av stilling for en periode etter minst 5 års tjenestetid i kommunen. Avgjørelsesmyndighet: Rådmannen Permisjon uten lønn i et år - etter 7 års fast ansettelse Den som har et fast ansettelsesforhold og har hatt det til Lardal kommune i mer enn 7 år, kan innvilges permisjon uten lønn i inntil 1 år uten å oppgi spesiell grunn. Dette under forutsetning I særlige tilfeller kan permisjon uten lønn innvilges for inntil 1 år.

136 136 Lardal av at arbeidsgiver kan skaffe tilfredsstillende vikar. Det må gå minst 5 år mellom hver gang en slik permisjon kan innvilges. Larvik Avgjørelsesmyndighet: Avdelingssjef Permisjon for å delta i norske eller internasjonale hjelpetiltak Det kan innvilges permisjon uten lønn i inntil 3 år når arbeidstaker eller arbeidstakerens ektefelle/samboer skal arbeide i norske eller internasjonale hjelpetiltak. Med hjelpetiltak menes humanitære tiltak i regi av organisasjoner som NORAD, Røde Kors, Fredskorpset, Redd Barna etc. Avgjørelsesmyndighet: Administrasjonsutvalget Ytterligere 1 års omsorgspermisjon I tillegg til den permisjonsrett som følger av punkt 4.13, kan det innvilges ytterligere 1 års omsorgspermisjon uten lønn i et av barnets 12 første leveår. Andre(lege mv) Avgjørelsesmyndighet: Avdelingssjef Konsultasjon hos lege m.m. Som hovedregel skal konsultasjoner hos lege, tannlege, fysioterapeut etc. forsøkes så langt mulig lagt til fritiden. Når dette ikke er mulig, gis permisjon med lønn for den nødvendige fritid. Behandling hos lege, tannlege, fysioterapeut o.l. skal så vidt mulig legges i fritiden. Medarbeidere kan hvis nødvendig gis fri med inntil 2 dager. Avgjørelsesmyndighet:

137 137 Lardal Avdelingssjef, jfr. også punkt 1.8 Larvik

138 138 OPPMERKSOMHETSGAVER Oppmerksomhet knyttet til gaver ved tjenestetid, merke/medaljer, markering ved bryllup, ved avslutning av arbeidsforhold, bortgang m.m er det stor grad av likhet, men reglement bør revideres og samordnes slik at den nye kommunen opptrer enhetlig. I tillegg må ansvar for oppfølging og innkjøp avklares. Det foreslås at det settes ned et partsammensatt utvalg bestående av arbeidsgruppen for prosjektet Kartlegging HR/Personal. Det forutsettes at kostnadene knyttet til oppmerksomhet/gaver holdes på tilsvarende nivå. Lardal Styrings-dokumenter: Retningslinjer for oppmerksomhet til ansatte Vedtatt KS Larvik Styringsdokumenter: Kapittel 6.2 Oppmerksomheter og gaver. Støtteprosess Jubilanter/hedersbevis Bryllup Bryllup/partnerskap Blomstergruppe eller gave til en verdi av kr år En valgfri gave f.eks. et kunstverk, krystallvase eller lignende til en verdi av kr Ingen oppmerksomhet Gaver fra kommunen og blomst kr 300,- I tillegg følger det kort fra ordfører og rådmann. Navnelister legges på intranett. 60 år En blomstergruppe eller gave til en verdi av kr. 350 Gave/blomstergruppe kr 300,- I tillegg følger det kort fra ordfører og rådmann. Navnelister legges på intranett. 70 år Ingen Ingen oppmerksomhet 25 års tjenestetid 25 års tjenestetid i kommunen (til sammen 25 år i fast stilling) Gave etter medarbeiderens ønske, f.eks. gullur eller annet armbåndsur, sølvgjenstand, kunstverk, smykke eller krystall til en verdi av kr Rådgiver tilskriver jubilanten og sørger for gave. Gaven overleveres av ordføreren på AMUS sommerfest for alle ansatte. Gave etter medarbeiderens ønske innenfor et utvalg til en fastsatt verdi på kr 5 500,-: Klokke Sølvgjenstand Smykke Krystall Kunstgjenstand Gaven deles ut på arrangement på høsten. Det er ordførerens arrangement, hvor jubilanten inviteres til lunch Ordfører holder tale og

139 139 Lardal Larvik deler ut gave. Navnelister legges på intranett. 40 års tjenestetid 40 års tjenestetid i kommunen (til sammen 40 år i fast stilling) Gave etter medarbeiderens ønske f.eks. som over, til en verdi av kr Rådgiver tilskriver jubilanten og sørger for gave. Gaven overleveres av ordføreren på AMUS sommerfest. Fratreden Blomster/gave til en verdi ut fra tjenestetid: - Inntil 5 år kr år kr år kr år kr. 950 Over 25 år kr Leders ansvar og gjelder kun for faste ansatte. Gave etter medarbeiderens ønske innenfor et utvalg til en fastsatt verdi på kr 7 000,-: Gullur eller annen klokke Sølvgjenstand Smykke Krystall Kunstgjenstand Gaven deles ut på arrangement på høsten. Det er ordførerens arrangement, hvor jubilanten inviteres til middag med følge. Ordfører holder tale og deler ut gave. Navnelister legges på intranett. Blomster/gave til en verdi ut fra tjenestetid: 5-9 år kr 400, år kr 600, år kr 800, år kr 1 100,- fra og med 30 år kr 1 600,- I tillegg følger det kort fra ordfører og rådmann. Leders ansvar. Begravelse Krans til ansatte som dør mens de er ansatt i kommunen (eventuelt båregave til et særskilt formål) kr Kondolansebukett til ansatte som mister ektefelle/partner/barn kr. 250 Krans eller pengegave til et særskilt formål inntil kr 1500,-.

140 140 Begravelse pensjonister Lardal Ingen oppmerksomhet Larvik Ingen oppmerksomhet Pensjonister Ingen Tilbud om innmelding i Larvik kommunalansattes Seniorforening. Kontingent kr 200 per år. Hederstegn o.a. Folkevalgte a. KS Hedersmerke utdeles til ansatte som har vært i virksomheten i fast stilling i 25 år. b. Det Kongelige selskap for Norges Vel medalje gis til ansatte som har vært i virksomheten i fast stilling i minst 30 år. c. Rådmannen sammen med ordfører drøfter om det skal søkes om Kongens fortjenestemedalje for enkelte ansatte. Saken skal drøftes i formannskapet før det søkes fylkesmannen. KS hedersmerke kan gis etter 24 år. KS hedersbevis (hedersmerke eller medalje) med diplom deles ut ved 40- års markering I tillegg blir ledere bedt om å vurdere om det er aktuelt å søke om Norges vel medalje for lang og tro tjeneste. Det kan i særskilte tilfeller være aktuelt å vurdere om en politiker skal overrekkes hedersbevis. Søknaden fremmes av ordfører.

141 141 ETISKE RETNINGSLINJER Det må nedsettes en arbeidsgruppe til å utforme nye felles retningslinjer. Lardal og Larvik kommune har sine egne etiske retningslinjer. Disse følger vedlagt til dette dokumentet. FORSIKRINGER Alle kommuner må ha en gruppelivsforsikring som dekker utbetalinger til tilsattes etterlatte ved dødsfall. Plikten til å ha gruppelivsforsikring følger av HTA kapittel For arbeidstakere som er tilsatt i kommunen, herunder arbeidstakere som går på arbeidsavklaringspenger eller uføretrygd, utbetales ved dødsfall et engangsbeløp til ektefelle/partner iht. lov om registrert partnerskap/samboer/andre som for en vesentlig del ble forsørget av arbeidstaker. Nærmere bestemmelser om hvem forsikringssummen utbetales til følger av HTA kapittel Kommunens valg av forsikringsselskap skal drøftes med de tillitsvalgte. Det må undersøkes hvorvidt den nye kommunen må ut på andbud jfr. nye forsikringsordninger og forsikringsmekler. Yrkesskade og gruppelivs forsikringer for ny kommune må være på plass for ansatte i Nye Larvik innen Lardal Personsforsikringer jf. HTA bestemmelser kap og 11 og andre: Avtaledokumenter: Yrkesskade Gruppeliv død: -Kommunalt ansatte -Uførepensjonister kommunalt ansatte -Pedagogisk personell -Uførepensjonister pedagogisk personell Personalforsikringer kommune -Kommunalt ansatte -Pedagogisk personell -Avlastere og Larvik Gruppeliv død: -Kommunalt ansatte -Uførepensjonister kommunalt ansatte -Pedagogisk personell -Uførepensjonister pedagogisk personell Personalforsikringer kommune -Kommunalt ansatte -Pedagogisk personell -Avlastere og støttekontakter -Barneulykke

142 142 støttekontakter -Barneulykke Gruppeliv Ulykke fritid Ulykke fritid inngår ikke. Ulykke fritid inngår ikke. Tjenestereise Alle Fosterbarn/eleve r/barn Alle Forsikringsselskap Forsikringsmegler Protector Willis Towers Watson Protector - Yrkesskade DnB - Gruppeliv Willis Towers Watson

143 143 LIVSFASEORIENTERT PERSONALPOLITIKK Begge kommuner opererer med en felles politkk på området. Det foreslås at det settes ned et partsammensatt utvalg bestående av arbeidsgruppen for prosjektet Kartlegging HR/Personal. Det etableres en samrodet retningslinje for livsfaseorientert personalpolitikk for ny kommune. Styringsdokumenter: Lardal Seniorpolitiske retningslinjer Fra fylte 58 år - Tilrettelegging av arbeidsoppgaver m.m i tråd med Arbeidsmiljølovens bestemmelser - Det skal gjennomføres en kartleggingssamtal e for seniorer som en del av den årlige medarbeidersamta len (etter eget oppsett og skjema) Fra fylte 62 år: Fra fylte 62 år kan ansatte tilknyttet KLP ta ut inntil 20 % AFP dersom driften tillater det. For ansatte tilknyttet SPK må arbeidet utgjøre minst 60 % av full stilling. Alle ansatte 58+ inviteres til pensjonsinformasjons møte 2. hvert år og med mulighet for individuelle samtaler. De som er i SPK blir invitert til samme samling, men det er kun KLP som orienterer. Larvik Lokal personalhåndbok Utviklingssamtale med vekt på behov seniorene og andre har i arbeidssituasjonen eventuell for tilrettelegging. KST-166/08 Vedtak: Fra og med det året den ansatte fyller 58 år tilbys en ekstra utviklingssamtale i året med vekt på myndiggjøring og medledelse. Det arrangeres et seniortreff Forberedelse til pensjonsalder, hvert annet år for ansatte fra og med det året han/hun fyller 60 år. Ansatte som ønsker det kan få en avtale med representant fra pensjonskassene (KLP/SPK) for å få en personlig veiledning i forhold til pensjon

144 144 LIKESTILLINGSPOLITIKK Det bør utarbeides en overordnet likestillingspolitikk i ny kommune, som definierer hvem som har ansvaret for hva, i hvert tjenesteområdet. Lardal Larvik Styringsdokumenter: Årsrapport 2015 Administrasjonsutvalget er Larvik kommune har likestillingsutvalg. som mål å arbeide aktivt for en jevnere kjønnsbalanse, mindre lønnsforskjeller mellom kvinner og menn, samt økte stillingsstørrelser. Dette skal vurderes i rekrutteringsprosessen. Larvik kommune har som et av mange styringsmål å ansette fra kulturelle minoriteter.

145 145

146 146 KARTLEGGING HR/PERSONAL Rapport til Fellesnemnda Lardal-Larvik DELPROSJEKTBESKRIVELSE