Forprosjekt for Digitalisering av Evenes kommune. knyttet til. Infrastruktur, samhandling og sikkerhet samt Helse og omsorgstjenesten

Transkript

1 Forprosjekt for Digitalisering av Evenes kommune knyttet til Infrastruktur, samhandling og sikkerhet samt Helse og omsorgstjenesten Evenes Kommune analyseprosjekt v november 2015, prosjektleder; Ivar Sorknes

2 Innholdsfortegnelse 1. SAMMENDRAG 2. INNLEDNING 3. OPPDRAGSBESKRIVELSE 4. FUNN FRA SPØRREUNDERSØKELSE OG PULS RAPPORT 4.1 Spørreundersøkelse i Helse og omsorg Hovedfunn for Evenes kommune fra spørreundersøkelsen 4.2 Telenor Puls rapporten (infrastruktur, sikkerhet og løsninger) Kommunens basis infrastruktur, sikkerhet og samhandlingsløsninger Hovedfunn for Evenes kommune fra Puls rapporten 5. VELFERDSTEKNOLGI I EVENES KOMMUNE 6. FORSLAG TIL HOVED TILTAK I EVENES KOMMUNE 6.1 Tiltak 1 Kompetansebygging 6.2 Tiltak 2 Infrastruktur, samhandling og sikkerhet 6.3 Tiltak 3 Innføring av Teknologi innen Helse & omsorg 6.4 Tiltak 4 Nye arbeidsformer og tjenestedesign 6.5 Tiltak 5 Videreutvikling av kompetanse og nye løsninger 7. FORSLAG TIL HANDLINGSPLAN 8. RISIKO ELEMENTER VED DIGITALISERING 9. VEDLEGG OG DOKUMENTASJON

3 Bakgrunn og hensikt - Innledning OPPDRAGSBESKRIVELSE Evenes kommune ønsker å få innspill på hvordan de skal utvikle et bedre tjenestetilbud til medarbeider og brukere i kommunen. Det ønskes identifisere mulighetene og eventuelle risikoer knyttet til digitalisering av virksomhetsområdene ved gjennom innføring av ny teknologi. Infrastruktur, samhandling og sikkerhet Helse og omsorg Eksempler på kostnadsbesparelse, forenkling og økt effektivitet («modernisering») ved innføring av ny teknologi En digitaliseringsstrategi er ikke det samme som en IT-strategi. En IT-strategi legger vekt på teknologiske føringer, mens en digitaliseringsstrategi har fokus på hvordan IT kan forenkle tilgangen til informasjon og tjenester og herigjennom bidra til at vi jobber smartere.

4 Sammendrag Innledning Kommunen har en kommunikasjons løsning basert på tradisjonell fastnett teknologi som vanskeliggjør mer moderne løsninger som f.eks. mobilitet og samhandling. Kommunen anses å ha mangelfull kontroll på sikkerhet og administrasjon av mobile arbeidsverktøy. Evenes kommune har et godt utgangspunkt ved at over 70% av de ansatte i Helse og omsorg sektoren har god digital erfaring fra privat bruk av digitale løsninger. Det er dog også et vesentlig antall som har liten eller ingen digital erfaring. Men det er gevinster ved f.eks. å digitalisere kommunens Trygghetsalarmer, og innføre ny velferdsteknologi for å effektivisere tjenesten og forenkle arbeidshverdagen for de ansatte. Flertall ønsker epost/kalender (63,2%), horisontale løsninger (brukes av mange) og (47,7%) fagapplikasjoner (44,7%). 31,8% av de ansatte bruker en personlig eller funksjon mobil fra arbeidsgiver. I tillegg bruker 43,67% av de ansatte egne private mobile terminaler ifm. arbeid 4

5 Oppsummering fra Puls rapporten Hovedfunn fra Telenor Puls rapporten; Sammendrag av funn og oppsummering Konsekvens Kommunen har i dag 2 telefoni operatører, Telenor på mobil og Phonect på fast telefoni (IP telefoni). Kommunen betaler høyere IPT aksess/kanal kostnad enn markedspris. Dagens markedspris estimeres å ha 50% lavere kost. Sentralbordet støtter kun fast/ip telefoner, ikke mobil og fremtidig samhandlingsløsninger som f.eks. Lync. Kommunen har en høyere andel av moderne mobiltelefoner enn landsgjennomsnittet og har en moderne terminalportefølje. Kommunen har en høy andel fasttelefoni/ip telefoni løsninger, og det antas at mange har to telefoner, noe som bidrar til høye kostnader for virksomheten enn nødvendig. Har ikke tatt i bruk Mobil Bedriftsnett, som er levert som den mobile tjenesten Kommunen har lavere grad av tjenestekjøp enn landsgjennomsnittet. Det er ikke registrert noen sikkerhetsløsning eller applikasjons-plattform for mobile løsninger. Tar ikke ut produktivitets gevinst Har unødvendige høye kostnader Stor grad av tradisjonelle løsninger, som begrenser videre digitalisering Svak kontroll og sikkerhet over løsningene som er i bruk

6 Oppsummering fra spørreundersøkelsen Spørreundersøkelsen (75 sendt ut, 41 svarte); Sammendrag av funn og oppsummering Konsekvens 51,2% mener det viktig å ha en mobiltelefon og/eller nettbrett betalt av kommunen for å ha en effektiv arbeidsdag? 31,8% av de ansatte bruker en personlig eller funksjon mobil fra arbeidsgiver. I tillegg bruker 43,67% av de ansatte egne private mobile terminaler ifm. arbeid. 4,8% får delvis eller helt får dekket sine kostnader via refusjon, rundsum etc.. 51,2% ønsker ikke en mobil jobbtelefon på grunn av skattereglene. Samtidig har 31,7% ikke kunnskap om skattereglene 77% av de ansatte bruker mobile løsninger privat til mer enn SMS og tale, men 17,1% bruker mobile løsninger kun til tale og SMS 70,7% av de ansatte vurderer sin IKT kompetanse som god og meget god. Dette er vesentlig høyere enn andre kommuner som har gjennomført undersøkelsen. Samtidig vurderer 29,3% sin kompetanse som lav eller svart lav. Flertall ønsker epost/kalender (63,2%), horisontale løsninger og (47,7%) fagapplikasjoner (44,7%). Årsaken kan være at ikke alle ansatte har epost/kalender fra kommunen Kun 24,3% har pinkoder/passord på sin jobbterminal, 46,3 vet ikke/ har ikke kunnskap Tar ikke ut produktivitets gevinst Ansatte har begrenset kunnskap/ kompetanse Stort potensiale ved å løfte alle ansatte til en felles digitalt nivå Sikkerhets og kontroll må forbedres Kun 2,4% svarer at de er kjent med at kommunen har tatt i bruk en mobil sikkerhets- og administrasjonsløsning for kommunens smarttelefoner/nettbrett.

7 Forutsetninger for en prosjektanalyse - helse og omsorgstjenesten Følgende forutsetninger er lagt inn som parametere prosjektanalysen Sammendrag av funn og oppsummering Type Trygghetsalarm Dør sensor Senge sensor Røykvarsler Bevegelsesensor Epilepsialarm Fallsensor Medisindispenser Digitalttilsyn GPS Alarmmottak E-lås Beskrivelse Ved overgang til digital trygghetslarm vil en spare 8 time i uken forbrukt på vedlikehold, garantert oppetid m.m. Besparelser 15 min per hjemmesyepleier pr vakt pr dørsensor, forutsetter 3 vakter i døgnet Besparelser 15 min per hjemmesyepleier pr vakt pr sengesensor, forutsetter 3 vakter i døgnet Røykvarsler som går til brannvesenet vil korte ned på utrykningstid og reduserer skade på liv og helse samt materielle skader Besparelser 10 min per hjemmesyepleier pr vakt pr bevegelsesensor, forutsetter 3 vakter i døgnet Besparelser 10 min per hjemmesyepleier pr epilepsialarm, forutsetter 3 tilsyn i døgnet a 10 minutter pr tilsyn Besparelser ved en følgeskade er kost ved å ha bruker på sjukehus ,-pr liggedøgn samt at en reduserer tiden det tar før bruker får hjelp Besparelser 15 min per hjemmesyepleier som leverer ut medisiner, forutseter 2 leveringer pr døgn Besparelser 40 min per hjemmesyepleier pr tilsyn, forutsetter 2 tilsyn i døgnet a 20 minutter pr tilsyn (trysil sparte 2 tilsyn om dagen a 20 min) Besparelser gjennomsnitt 5 min per hjemmesyepleier pr vakt og pr gps, forutsetter 3 vakter pr døgn Her er ingen bespareser hvis de har manuelt mottak Besparelser 10 min per hjemmesyepleier pr vakt, forutsetter 3 vakter pr døgn Kostnad pr time Kostnad pr minutt Timepris sykepleier ihht statistikk KS: Timepris Vaktmester ihht statistikk Fellesforbundet Antall Trygghetsalarmer i Evenes kommune 110 Antall som mottar hjemmesykepleie i Evenes 215 9

8 Eksempel - Prosjektanalyse Sammendrag av funn og oppsummering Besparelser pr bruker Evenes kommune Alle kostnader er et estimat Kostnard pr mnd pr Kostnad pr år pr Besparelse pr mnd Besparelse pr år Type type type pr type pr type Beskrielse Trygghetsalarm Ved overgang til digital trygghetslarm vil en spare 8 time i uken forbrukt på vedlikehold Dør sensor Besparelser 15 min per hjemmesyepleier pr vakt pr dørsensor, forutsetter 3 vakter i døgnet Senge sensor Besparelser 15 min per hjemmesyepleier pr vakt pr sengesensor, forutsetter 3 vakter i døgnet Røykvarsler Røykvarsler som går til brannvesenet vil korte ned på utrykningstid og reduserer skade på liv og helse samt materielle skader Bevegelsesensor Besparelser 10 min per hjemmesyepleier pr vakt pr bevegelsesensor, forutsetter 3 vakter i døgnet Epilepsialarm Besparelser 10 min per hjemmesyepleier pr epilepsialarm, forutsetter 3 tilsyn i døgnet a 10 minutter pr tilsyn Fallsensor Besparelser er kost ved å ha bruker på sjukehus 4000 pr liggedøgn samt at en reduserer tiden det tar før bruker får hjelp Medisindispens er Besparelser 15 min per hjemmesyepleier som leverer ut medisiner, forutseter 2 leveringer pr døgn Besparelser 40 min per hjemmesyepleier pr tilsyn, forutsetter 2 tilsyn i døgnet a 20 minutter pr tilsyn (trysil Digitalttilsyn sparte 2 tilsyn om dagen a 20 min) GPS Besparelser gjennomsnitt 5 min per hjemmesyepleier pr vakt og pr gps, forutsetter 3 vakter pr døgn Alarmmottak Her er ingen bespareser hvis de har manuelt mottak E-lås Besparelser 10 min per hjemmesyepleier pr vakt, forutsetter 3 vakter pr døgn Kostnad pr time Kostnad pr minutt Timepris sykepleier ihht statistikk KS: Timepris Vaktmester ihht statistikk Fellesforbundet Antall Trygghetsalarmer i Evenes kommune 110 Antall som mottar hjemmesykepleie i Evenes 215 Timer Trygghetsalarm 8

9 Forslag på tiltak Anbefalte tiltak

10 Forslag på tiltak Kompetansebygging Anbefalte tiltak Mål Strategi Tiltak Innbyggere og medarbeidere i Evenes kommune benytter digitale løsninger og velferds-teknologi for å fremme trygghet, mestring og aktivitet Bygge en kunnskap og kompetanse for innbyggere, samarbeidspartnere og medarbeidere Tilby opplæring for å trygger medarbeidere og innbyggere i å bruke teknologi (vedlagt informasjon) Løpende oppdatert oversikt over tilgjengelig teknologi Formidle mulighetene som ligger i velferdsteknologi Etablere arenaer for demonstrasjon og utprøving, både et fast sted og i ordinærvirksomhet Ta i bruk nye og digitale læringsformer Dele og reflektere over bruker og medarbeidererfaringer Rasjonale: Velferdsteknologi er etter hvert et kjent begrep, men mange trenger mer kunnskap om muligheter, produkter og løsninger som kan tas i bruk. Det er stor bredde i begrepet velferdsteknologi. Det kan dekke alt fra enkle produkter som brukeren selv kan anskaffe, via smarthusteknologi til avanserte tekniske hjelpemidler som kommuniserer med omverdenen. Stortingsmelding 29 ( ), Morgendagens omsorg, slår fast at kommunene har et ansvar for å drive informasjonsarbeid for innbyggerne. Dette gjelder rådgivning om tilgjengelig teknologi for privatmarkedet, tilskudd og søknadsordninger via andre aktører som eksempelvis Husbanken og NAV hjelpemiddelsentral og velferdsteknologi som kan leveres som hjelpemiddel eller del av en kommunal tjeneste. Eksempel; Etablere en plan for helse, sosial og omsorg som sier at det skal gis åpen informasjon om ordninger for boligtilpasning og tilrettelegging for etablering av ny teknologi i eget hjem.

11 Forslag på tiltak Infrastruktur, samhandling og sikkerhet Anbefalte tiltak Mål Strategi Tiltak En basis Infrastruktur må ligge til rette for implementering av velferdsteknologi. Effektive digitale løsninger som setter innbyggerne i stand til å komme i kontakt med helse, sosial og omsorgstjenesten Evenes kommune må anvende teknologi som er brukervennlig, sikker og effektiv. Velferdsteknologi og digitale arbeidsverktøy skal understøtte arbeidsprosesser, øker kvalitet i tjenesten og frigjør tid til brukerkontakt Internett til alle Digitalt innbyggerkontakt og gode selvbetjeningsløsninger Velferdsteknologi som tas i bruk i stor skala skal være utprøvd og driftssikker Etablere systemer og løsninger sørger for at medarbeidere har rett informasjon til rett tid (beslutningsstøtte, kvalitet og effektivitet) Lansere mobile sikkerhetsplattform og løsninger for understøtte relevante prosesser Bygge ut trådløse nett (mobil eller wifi) til alle tjenestesteder Kartlegging av internettdekning hos innbyggerne og dialog med leverandører av internett og mobilnett Delta aktivt i regionale prosjekter Gjennomføre risikovurderinger av ulike teknologiske løsninger Etablere rutiner for dokumentasjon, beredskap og oppfølging Tilby hensiktsmessige digitale arbeidsverktøy Rasjonale; Ved innføring av digitale løsninger vil behovet for dekning og sikker drift øke. Det er nødvendig å vite at teknologien virker til enhver tid og at alarmer og kommunikasjon ivaretas på en sikker måte. Dette krever døgnkontinuerlig overvåking og oppfølging. Sikker drift innebærer også at det foreligger system for brukerstøtte og beredskap, og at personvern ivaretas. Ved innføring av teknologi stilles det også krav til ny kompetanse i helse og omsorgs-tjenestene og et tettere samarbeid mellom teknisk personell og helsepersonell.

12 Forslag til tiltak Innføring av ny teknologi i helse og omsorgstjenesten Anbefalte tiltak Mål Strategi Tiltak Innbyggerne i Evenes kommune opplever at velferdsteknologi bidrar til selvstendighet i eget liv der de bor Start smått, skaler raskt ved positive erfaringer Forbedret tilgang på hjelpemidler Rett teknologi til rett person Start med å digitalisere kommunens trygghetsalarmer Ny velferdsteknologi prøves ut i småskala, med utvidelse av løsninger som gir gevinster for brukerne og tjenesten eks. Bidra til økt informasjon om og tilgjengelighet på tekniske hjelpemidler Ta i bruk kartleggingsverktøy for å avdekke brukernes individuelle behov Samarbeid med hjelpemiddelsentral og leverandører for tilpasset teknologi til den enkelte Involvering og kunnskapsbygging av de ansatte Rasjonale: De fleste ønsker å bo hjemme og være selvstendige i eget liv. En måte å møte dette behovet på er å ta i bruk velferdsteknologiske løsninger. En forutsetning er at teknologien oppleves som nyttig og trygg. Helsedirektoratet skriver i Fagrapport om implementering av velferdsteknologi at et av områdene kommunene har et særskilt ansvar for er en tilbyderrolle av behovsprøvde tjenester der velferdsteknologi inngår.

13 Forslag til tiltak Nye arbeidsformer og arbeidsprosesser Anbefalte tiltak Mål Strategi Tiltak Tydelig og uttalt organisering av arbeidet knyttet til digitalisering og velferdsteknologi Velferdsteknologi er implementert som en del av tjenesten Overgang fra analoge trygghetsalarmer til digitale trygghetstjenester er gjennomført Trygg bruk av teknologi for innbyggerne gjennom døgnkontinuerlig oppfølging av teknologiske løsninger Alle løsninger som skaleres er avklart i forhold til: Gevinstrealisering Finansiering Anskaffelsesprosess Arbeidsformer Tjenestedesign Løsninger i tråd med gjeldende nasjonale anbefalinger og standarder Etablere system for håndtering av varsler og overvåking av teknologi Tydeliggjøre myndighet og ansvar fra overordnet nivå og ut i organisasjonen Politisk avklaring på finansiering og drift Ta i bruk verktøy for gevinstrealisering Gjennomføre innovative anskaffelser Tildeling og evaluering av teknologiske løsninger som del av tjenesteforløp Det settes ned prosjekt med formål å etablere digitale trygghetstjenester Utrede mottakssenter for Evenes kommune og regionen Rasjonale; Innføring av velferdsteknologi bør skje parallelt med endringer i organisering og innretning av tjenestene. For å hente ut gevinster av velferdsteknologi bør det også foretas endringer i hvordan tjenestene arbeider og leverer tjenester. Helsedirektoratet anbefaler (2014) at alle norske kommuner kommer i gang med planleggingen av overgang fra analoge til digitale trygghetsalarmer. Det legges vekt på at denne overgangen bør være ferdigstilt innen utgangen av Bakgrunnen er nedbyggingen av det analoge telenettet. Ved overgang til digitale løsninger anbefaler Helsedirektoratet at kommunene ivaretar hele kommunikasjonskjeden rundt trygghetsalarmer. Det pekes også på mulighetene som åpner seg for å ta i bruk andre teknologiske løsninger som kan sende varsel til tjenesten.

14 Forslag til tiltak Utvikling av kompetanse og nye løsninger Anbefalte tiltak Mål Strategi Tiltak Kunnskap styrker alle aktørene i tjenesteområdet og bidrar til utvikling av sykeheimen, Helse, sosial og omsorgstjenesten som kan ta ut gevinster seg av den nye kunnskap Evenes kommune skal støtte opp om innovasjon og utvikling knyttet til digitalisering, velferdsteknologi og Tjenesteinnovasjon Videreføre og videreutvikle samarbeid med utvalgte partnere, redusere totalt antall leverandører Utvikle region, distrikts og fler parts samarbeid med utdanningsinstitusjoner, akademia, kompetansemiljøer og næringsliv Delta i prosjekter for å utvikle kunnskap og kompetanse samt gode løsninger og tjenester Gjennomføre egne pilotprosjekter for å skaffe seg erfaring. Følge ledende aktører i utvalgte piloter og prosjekter Rasjonale; Det er behov for å bygge kunnskap om hva som fremmer og hemmer bruk av velferds-teknologi, og hva som oppleves nyttig både for brukere, pårørende, medarbeidere og kommunens ledelse. Det er en forventing at kommunens ledelse tar ansvar for en pådriverrolle i utviklingsarbeidet.

15 Hva må til for å nå målene Forslag til videre fremdriftsplan for Evenes kommune Beslutte styringsmodell Beslutte fremdriftsplan Etablere relasjon med «sponsor» kommune Pilotering Evaluering Utrulling 17

16 Hva må til for å nå målene Forslag til videre fremdriftsplan for Evenes kommune Beslutte Digtaliseringsstrategi for Evenes kommune For utvalgte områder Beslutte styringsmodell Beslutte fremdriftsplan Etablere relasjon med «sponsor» kommune Pilotering Evaluering Utrulling Q

17 Forslag til pilotering i 2016 Hva må til for å nå målene Modernisering og konsolidere mobil og fastnett løsningen til en tidsriktig og kostnadseffektiv infrastruktur og løsning Gjennomføre kompetanseheving for ansatte - og brukere Etablere en mobil sikkerhets og administrasjons løsning Konvertere til digitale trygghetsalarmer ved en institusjon og i et hjemmehjelps «område» Pilotere ny velferdsteknologi i en «omsorgs prosess» 19

18 I Evenes kommune

19 Realisering av digitaliseringsstrategien Hva krever det? Hva må til for å nå målene Digitalisering er samspillet mellom organisasjon, prosesser og teknologi. For å lykkes med digitaliseringen må det være en klar forståelse for at digitalisering ikke er det samme som bruk av IT-systemer. Der IT har blitt betraktet som en støttefunksjon, vil digitalisering være en kjernefunksjon for etablering av prosesser og tjenester gjennom smart bruk av teknologi. Innføring av IT-støtte til en usammenhengende eller lite effektiv arbeidsprosess vil kun føre til en dyrere usammenhengende eller lite effektiv arbeidsprosess. Evenes kommune må etablere og dokumentere gode arbeidsprosesser for tjenesteproduksjonen for å gjøre digitaliseringen mulig. Evenes kommune må ta grep for å styre og forvalte digitaliserings-arbeidet sentralt, herunder sikre gode prioriteringer og koordinering av tjenesteutviklingen på tvers av program områdene.

20 Risikoelementer knyttet til digitalisering Hva må til for å nå målene Forankring hos den politiske ledelse i kommunene - Ønsker å fortsette som før, ønsker ikke endringer - Evner å tenke og handle langsiktig. Samarbeidsmodeller Finne riktige samarbeidspartnere både organisatoriske, regionale og leverandører Aksept for økonomiske rammer - Det er avgjørende at Evenes kommune setter av økonomiske rammer til prosjektet - Investering i brukerutstyr Digital kunnskap og kompetanse hos ansatte Suksess forutsetter en god opplæringsprosess for alle ansatte og brukere Tilgjengelige ressurser hos Evenes kommune og samarbeidspartnere - Det er avgjørende at Evenes kommune setter av ressurser og tid for å gjennomføre prosjektet Teknologisk infrastruktur (Mobil- og/eller fastnett dekning) - Avdekke at det ikke er tilstrekkelig dekning i kritiske områder/bygninger,

21 Vedlegg og dokumentasjon Bruker undersøkelse (questback) Telenor Puls rapport for Evenes kommune Prosjektmodell og handlingsplan Prosjektanalyse (regneark) Kompetanseheving og opplæring «Telenor Internet for alle» Folkehelseprofil for Evenes kommune (Folkehelseinstituttet) Referanser; kommunale kunde eksempler Trysil kommune (Velferdsteknologi i helse og omsorgstjenesten) Søgne kommune (Infrastruktur, samhandling og sikkerhet) Klæbu kommune(infrastruktur, samhandling og sikkerhet) Namdalsregionen (Infrastruktur, samhandling og sikkerhet)