K O N T R O L L U T V A L G E T I E N E B A K K K O M M U N E

Transkript

1 Til medlemmene og 1. varamedlemmene av kontrollutvalget Tid: 23. mars 2011 kl. 18:30 Sted: Formannskapssalen M Ø T E I N N K A L L I N G Jnr. 38/11 Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken i følge lov er unntatt fra offentlighet. Til behandling: Sak 09/11 Protokoll fra møtet den 9. februar 2011 Sak 10/11 Sak 11/11 Sak 12/11 Sak 13/11 Sak 14/11 Revisjonsrapport pr fra Follo distriktsrevisjon Kontrollutvalgets påse-ansvar overfor regnskapsrevisor Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjekt: Dokumentbehandling og arkiv Behovet for forvaltningsrevisjon Orienteringssaker Eventuelt Forfall eller melding om inhabilitet meldes sekretæren. Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. 14. mars 2011 Thorbjørn Nerland /s./ Leder Kopi: Ordfører og rådmann Follo distriktsrevisjon May-Britt Ødegård sekretær Postadresse Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse Rådhusplassen 29 Telefon (m) E-post FIKS@as.kommune.no Internett:

2 Kontrollutvalgets møte 23. mars 2011 Sak 09/11 Sak 09/11 Protokoll fra møtet den 9. februar 2011 Saksutredning: Et forslag til protokoll ble 14. februar 2011 sendt via e-post til utvalgets medlemmer for merknader. Det fremkom ingen merknader til forslaget. Særutskrift av vedtakene i sak 03/11 og 04/11 er oversendt kommunestyret i brev av 17. februar Sekretariatet har ved brev av 17. februar 2011 bedt kontrollutvalget i Gjerdrum om å få tilsendt en prosjektplan med kostnadsoversikt i forhold til en evn. selskapskontroll av ROAF, jf. utvalgets vedtak i sak 08/11; O-sak 3. Forslag til vedtak: Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 9. februar 2011 godkjennes. 14. mars 2011 May-Britt Ødegård /s./ sekretær Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 9. februar 2011

3 Kontrollutvalgets møte 23. mars 2011 Sak 10/11 Sak 10/11 distriktsrevisjon Revisjonsrapport pr fra Follo Saksutredning: Revisjonsåret går fra til året etter. Revisjonen legger frem to rapporter for kontrollutvalget i løpet av revisjonsåret; en for hele revisjonsåret og en halvårsrapport pr Halvårsrapporten for siste periode følger vedlagt. Av rapporten fremgår det at revisjonen pr har benyttet 309 timer til regnskapsrevisjon og 60 timer til attestasjonsoppgaver. Til sammen 369 timer. Det tilsvarende tallet for forrige revisjonsår var 606 timer. Det er for hele revisjonsåret 2010 (dvs. perioden ) budsjettert med 500 timer til regnskapsrevisjon og 80 timer til attestasjoner. Rapporten gir en fyldig omtale av utvalgte fokusområder for revisjon igjennom revisjonsåret. I rapporten heter det at revisjonen er lydhør for forventninger fra ordfører og kommuneadministrasjonen bl.a. når det gjelder regnskapsavslutning og forvaltningsrevisjon. Vi vil her peke på at det er kommunen selv som skal stå for regnskapsavslutningen. Vi mener det er viktig at dialogen vedr. revisjon ikke kommer i konflikt med kravene til revisjonens uavhengighet og med kontrollutvalgets rolle på dette området. En må også være seg bevisst rådmannens stilling som revidert part. Det er viktig at kontrollutvalget blir holdt orientert om dialogen med kommunens ledelse. Tilsvarende forhold ble påpekt også ved gjennomgangen av revisjonsrapporten pr Forslag til vedtak: orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsrapporten pr til Ås, den 14. mars 2011 May-Britt Ødegård /s./ Sekretær Vedlegg: FDRs revisjonsrapport per for Enebakk kommune

4 Kontrollutvalgets møte 23. mars 2011 Sak 11/11 Sak 11/11 Kontrollutvalgets påse-ansvar overfor regnskapsrevisor Saksutredning: Kontrollutvalget gjorde i møte 20. oktober 2010, jf. sak 35/10, vedtak om å be FIKS forberede en sak om kontrollutvalgets påse-ansvar overfor revisor. Vedlagt følger en veileder fra NKRF av 24. oktober 2010 om dette ansvaret. Kontrollutvalgets ansvar er regulert i kontrollutvalgsforskriftens 6 og er avgrenset til regnskapsrevisjon. Vi antar påseansvaret gjelder tilsvarende i forhold til forvaltningsrevisjon, men tar ikke opp denne siden i denne omgang. Vedlagte veiledning gir en oversikt over dokumentasjon som utvalget kan kreve for å forsikre seg om at regnskapene blir revidert på en betryggende måte. Nedenfor gir vi en oversikt over hvordan anbefalingene i veilederen er ivaretatt i samarbeidet med Follo distriktsrevisjon. 1. Krav til utdanning og praksis for oppdragsansvarlig revisor. Ivaretatt. Revisjonssjef Steinar Neby er oppdragsansvarlig revisor for alle oppdrag revisjonen utfører for kommunen. Vedlagt følger brev av 19. november 2010 fra Steinar Neby vedlagt utskrift fra Finanstilsynets konsesjonsregister (revisorregister) pr. 17. november 2010, som bekrefter at Neby er statsautorisert revisor og har stilt nødvendig sikkerhet for mulig ansvar. Han oppfyller dermed revisjonsforskriftens kvalifikasjonskrav. Vi slutter oss til Nebys forslag om at det blir en fast årlig rutine at oppdragsansvarlig revisor avgir en erklæring på dette området. Erklæringen bør for eksempel kunne avgis i forlengelsen av egenvurderingen om uavhengighet, jf. pkt. 3 nedenfor. 2. Krav til vandel for oppdragsansvarlig revisor. Ivaretatt. Se vedlagte brev datert 19. november 2010 med egenerklæring. 3. Dokumentasjon av revisors uavhengighet Ivaretatt. Oppdragsansvarlig revisor legger årlig frem en egenvurdering av uavhengighet, jf. sak 27/ Generelt om revisors uavhengighet og objektivitet Ivaretatt. Jf. den årlige egenvurderingen. 5. Kunnskap om revisjonens innhold. Ivaretatt. Revisor oversender årlig et engasjementsbrev til kommunen som også sendes kontrollutvalget til orientering, jf. sak 37/09 med FDRs engasjementsbrev datert 11. november 2009.

5 6. Avtaler mellom revisor og kontrollutvalget Diskusjonstema. Kontrollutvalget har ikke noen helhetlig avtale med revisor om de forhold som er listet opp, men en har rutiner for samarbeidet og om rapporteringen fra revisor på de fleste områder. Vi har ingen avtale om innsyn i revisors arbeidspapirer, men dette har ikke vært noe behov, så langt. En avtale kan være nyttig, for oversiktens skyld og for å avklare forventninger, men kan lett føre til at det blir vanskelig å endre eller tilføre nye ordninger. Bør eventuelt vurderes for alle kommunene. 7. Revisjonsstrategi Ivaretatt. Revisjonen legger årlig frem et notat med sin strategi for revisjonsåret for kontrollutvalget, jf. sak 05/ Nummererte brev FDR sender sine nummererte brev til rådmannen med kopi til kontrollutvalget. Utvalget får også kopi av rådmannens svar, bl.a. for å påse at de påpekte forhold blir fulgt opp. 9. Misligheter Ivaretatt. Så vidt vi vet, har ikke dette vært et aktuelt tema i revisjonens arbeid i kommunen i de siste årene, men vi forutsetter at revisor er innforstått med bestemmelsene som denne anbefalingen refererer til. 10. Revisjonsberetningen Ivaretatt. Revisor pleier i et eget brev til rådmannen å belyse en del problemstillinger i årsregnskapet som ikke er av en slik betydning at det ble tatt inn i revisjonsberetningen. Kontrollutvalget får kopi av dette brevet og rådmannens svar, jf. sak 21/ Revisors møteplikt og møterett Ivaretatt. Etter det vi har registrert, møter revisjonen alltid i kommunestyret når det behandler saker som har tilknytning til revisors oppdrag. Revisjonen er alltid til stede på kontrollutvalgets møter. 12. Revisors opplysningsplikt Ivaretatt. Sekretæren har ingen erfaring for at revisor noen gang ikke har oppfylt opplysningsplikten. I tillegg vil vi peke på følgende ordninger som også har betydning for realiseringen av påse-ansvaret: 1. Revisjonen avgir for hvert revisjonsår en halvårs- og en helårsrapport om sitt arbeid til utvalget. 2. På grunnlag av revisjonens budsjettforslag innstiller kontrollutvalget overfor kommunestyret om budsjett for kontroll og tilsyn. 3. Kontrollutvalget mottar revisjonens årsberetning og årsregnskap til orientering. Revisjonen er medlem av NKRF og er underlagt deres kvalitetskontroll.

6 Oppsummering: Etter vår vurdering gir den dokumentasjonen som revisjonen legger frem og dialogen med revisjonen i hvert møte, et godt grunnlag for utøvelsen av kontrollutvalgets påseansvar. Innstilling: Orienteringen om den dokumentasjonen som kontrollutvalget mottar fra revisor tas til orientering. Kontrollutvalget mener revisjonens informasjon gir et godt grunnlag for at utvalget skal kunne utøve sitt påse-ansvar. 14. mars 2011 May-Britt Ødegård /s/ Sekretær Vedlegg: - NKRFs veileder vedrørende kontrollutvalgets påse-ansvar overfor regnskapsrevisor. - Brev av fra FDR vedr. Erklæring i forhold til kontrollutvalgets påse-ansvar med revisjonen.

7 Kontrollutvalgets møte 23. mars 2011 Sak 12/11 Sak 12/11 Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjekt: Dokumentbehandling og arkiv Saksutredning: Kontrollutvalget besluttet den 20. oktober 2010, i sak 32/10, å velge dokumentbehandling og arkiv som tema for forvaltningsrevisjon i Distriktsrevisjonen ble bedt om å legge frem et forslag til prosjektplan for denne revisjonen. Sekretariatet mottok den 11. mars d.å. e-post fra revisjonen vedlagt et utkast til plan for revisjon av dokumentbehandling og arkiv i Enebakk kommune. Sekretariatet foreslår at utvalget foretar en drøfting av utkastet til prosjektplan. Innstilling: Kontrollutvalget slutter seg til distriktsrevisjonens forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon av dokumentbehandling og arkiv i Enebakk kommune. 14. mars 2011 May-Britt Ødegård /s./ Sekretær Vedlegg: Follo distriktsrevisjons e-post til FIKS av 11. mars 2011 vedlagt FDRs utkast til prosjektplan og analyseskjema

8 Kontrollutvalgets møte 23. mars 2011 Sak 13/11 Sak 13/11 Behovet for forvaltningsrevisjon Saksutredning: Behovet for forvaltningsrevisjon er et tilbakevendende tema i kontrollutvalgenes diskusjoner. I denne saken inviterer vi til en nærmere drøfting av behovet. Vi mener bl.a. følgende spørsmål bør drøftes: 1. Er ett forvaltningsrevisjonsprosjekt pr. år i Enebakk tilstrekkelig? 2. Dersom utvalget ønsker flere prosjekter pr. år, hvilken strategi bør da følges for å realisere dette? 1. Forvaltningsrevisjonens rolle Forvaltningsrevisjonen har en sentral rolle i kontrollutvalgets tilsyn med den kommunale virksomheten, jf. kommuneloven 77 nr. 4.: (..)Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført ( forvaltningsrevisjon). Ifølge kontrollutvalgsforskriften 9 skal kontrollutvalget påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. En aktiv forvaltningsrevisjon vil ha betydning for kommunens evne til å nå lovpålagte eller egne mål, og oppfølgingen av rapportene har vist seg å ha en læringseffekt for de som blir revidert. Åpenhet er et viktig premiss for kommunens arbeid også om eventuelle problemer. Ved at rapportene viser at det tas tak i disse, istedenfor at media forteller om dem først, kan dette bidra til å utvikle omdømmet i positiv retning. Ofte viser rapportene at virksomhetene innfrir de krav som er stilt, og dette er også positivt å få dokumentert for kommunen og publikum. Revisjonens primæroppgave er revisjon av årsregnskapet og andre saker nært tilknyttet regnskapet. I forhold til kontroll av hele kommunens øvrige virksomhet er forvaltningsrevisjonen det viktigste verktøyet. Også på dette området er revisjonen utførende, men det er kontrollutvalget/kommunestyret som vedtar å sette i gang prosjekter og setter de økonomiske rammene. I henhold til vedtektene for distriktsrevisjonen har kontrollutvalget rett til å få gjennomført ett prosjekt pr. år innenfor den ordinære budsjettrammen. Ett prosjekt pr. år tilsvarer lovens minimumskrav, jf. kontrollutvalgsforskriften Hva skal kontrolleres? Kontrollutvalgets ansvarsområde er hele forvaltningen, kommunale foretak og kommunens interesser i heleide kommunale selskaper og alle utvalg i kommunen, unntatt kommunestyret.

9 Enebakk kommune står for et bredt tjenestetilbud og har 691 ansatte (faste + midlertidige) og et driftsbudsjett på kr ,-. 3. Hvem kontrollerer? Budsjettet for kontroll og tilsyn i 2011 er på kr ,- og utgjør ca. 0,14 prosent (1,4 promille) av driftsbudsjettet. Kontrollutvalget og revisjonen har en særstilling i kontrollarbeidet og de økonomiske rammene setter klare begrensninger for omfanget av dette arbeidet. Vi minner om at det er flere andre grupper/instanser som formelt eller i praksis bidrar til kontrollsystemet: kommunestyret selv, de kommunale utvalgene, rådmannens internkontroll, brukerne av tjenestene, publikum, mediene, fylkesmannen etc. Kontroll kan også være ressurskrevende for den som kontrolleres og omfanget må også vurderes i et slikt perspektiv. 4. Forvaltningsrevisjon og andre kontrollmetoder Forvaltningsrevisjon er viktig, men også andre metoder er tilgjengelig. Kontrollutvalget kan be revisjonen gjøre mindre undersøkelser, be om muntlige og skriftlige redegjørelser fra rådmannen, ha møter med ulike nivåer innen administrasjonen/virksomhetene, følge med i dokumentene fra/til kommunen etc. 5. Risiko og vesentlighet Det er umulig for kontrollutvalget å kontrollere alle sider ved kommunens virksomhet. Kontrollen må derfor gjøre prioriteringer og dette gjøres på basis av risikovurderinger og vurderinger av vesentlighet. Revisjonens overordnede risikoanalyse fra 2008 (jf. vedlegg) dannet grunnlaget for kommunestyrets vedtak om Handlingsplanen for forvaltningsrevisjon for og prioriteringen av arbeidet. 6. Behovet for forvaltningsrevisjon i Enebakk Handlingsplanen for forvaltningsrevisjon har 10 temaer hvor en anser risikoen for avvik som særlig stor og hvor forvaltningsrevisjon skal prioriteres: 1. Skole gjennomførte i 2009 følgende forvaltningsrevisjon: Bruk av ressurser og opplæringslov i skolen 2. Økonomistyring 3. Barnevern 4. Vedlikehold av kommunale bygg 5. Dokumentbehandling/arkiv vedtatt prosjekt for Økonomisk sosialhjelp 7. Rus 8. Offentlige anskaffelser gjennomført IKT 10. Botilbud for vanskeligstilte Risikobildet kan endre seg over tid og kommunestyret ga kontrollutvalget i fullmakt å kunne vedta forvaltningsrevisjon innen andre områder. Gjeldende økonomiske rammer og vedtektene/kapasiteten i FDR gjør at kontrollutvalget vil kunne få gjennomført forvaltningsrevisjon innen 4 av de 10 prioriterte områdene. 7. Revisjonens vedtekter og kapasitet Omfanget av forvaltningsrevisjon bestemmes også av forhold tilknyttet revisjonen: - Ifølge de nye vedtektene for distriktsrevisjonen har hver deltakerkommune rett til å få gjennomført ett forvaltningsrevisjonsprosjekt pr. år innenfor ordinært budsjett. Ønsker

10 kommunen flere prosjekter må dette finansieres særskilt. Kontrollutvalget besluttet den 26. april 2010, jf. sak 11/10, å foreta en forvaltningsrevisjon knyttet til Prosjektstyring. Bakgrunnen for utvalgets vedtak var kommunestyrets vedtak i sak 5/10 den 15. februar 2010, hvor kommunestyret ba kontrollutvalget om å gjennomføre en slik forvaltningsrevisjon. Formannskapet vedtok i møtet 6. september 2010 å bevilge kr ,- for å gjennomføre dette prosjektet i tillegg til de ordinære forvaltningsrevisjonsprosjektene. - Follo distriktsrevisjon har i dag ca. 2 årsverk til forvaltningsrevisjonsprosjekter i selskapets seks kommuner. 8. Budsjettprosessen vedr. revisjon Kontrollutvalgets innstilling overfor kommunestyret om budsjett for kontroll og tilsyn, avgis som regel i september/oktober. Prosessen vedr. revisjonens budsjett starter langt tidligere. Allerede i januar skal ordførermøtet etter planen vedta budsjettforutsetningene som sendes selskapene. Styrene skal avgi budsjettforslag innen 1. september. FDR har varslet at det vil invitere kontrollutvalgene til å komme med forslag til eventuelle endringer av deres rammer som et ledd i budsjettprosessen i år. Det er ingenting i veien for at kontrollutvalget det enkelte år kan foreslå flere prosjekter, enten i forbindelse med kommende års budsjett eller som tilleggsbevilgning i løpet av året. I flere kommuner har vi eksempler på at ekstrabevilgninger er gitt i løpet av året, initiativet til revisjon har da gjerne kommet fra kommunestyret selv. Etter det vi forstår, stenger heller ikke deltakelsen i FDR for at ekstra forvaltningsrevisjon kan kjøpes andre steder. Innstilling: Saken legges frem uten innstilling. Ås, den 14. mars 2011 May-Britt Ødegård /s./ Sekretær Vedlegg: - Handlingsplanen for forvaltningsrevisjon for FDRs overordnede analyse for forvaltningsrevisjon fra 2008

11 Kontrollutvalgets møte 23. mars 2011 Sak 14/11 Sak 14/11 Orienteringssaker Vedlegg: 1) Kontrollutvalgsboken fra KRD (sendes ikke til Nerland og Rust, som allerede har fått den). 2) Programmet for NKRFs kontrollutvalgskonferanse, muntlig rapport fra utvalgets deltagere (lysarkene som ble benyttet under konferansen kan leses på 3) Protokoll fra kommunestyrets møte , jf. sak PS 11/11, om Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser. 4) Protokoll fra styremøte i FIKS 19. januar ) FIKS årsberetning for ) Reviderte vedtekter for FIKS, etter at alle kommunestyrene har godkjent opptaket av Nesodden som medlem. 7) Kontrollrapport 2010 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Enebakk kommune. 8) Ny standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001, fra NKRF 9) Rapport Hvordan fungerer lokaldemokratiet fra Universitetet i Oslo (mer om rapporten finnes på KS internettsider. 10) Aktivitetsplanen 11) Årshjulet 12) Oversikt over tilsyn fra Fylkesmannen. Innstilling: Orienteringssakene tas til orientering. 14. mars 2011 May-Britt Ødegård /s./ sekretær