KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV KURSADMINISTRASJONSSYSTEM

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV KURSADMINISTRASJONSSYSTEM Tilbudsfrist Statped, Sommerrogt.13 15, 0204 Oslo Side 1

2 1. Oppdraget 1.1. Oppdragsgiver Statped hovedkontor, Sommerros gata 13 15, 0204 Oslo, heretter kalt Oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse for kjøp av Kursadministrasjonssystem. Den samlede organisasjonen Statped har i dag ca. 850 ansatte, hvorav ca 570 er fagansatte og ca 280 administrativt ansatte. Statped er en statlig spesialpedagogisk støttetjeneste, og har spisskompetanse innen seks definerte fagområder. Statped jobber flerfaglig ut mot den enkelte bruker og samarbeidspartner, som f.eks. kommuner og fylkeskommuner. Det er en målsetting å bidra til at barn, unge og voksne med særskilte opplæringsbehov gis muligheten til å være aktive deltakere i utdanning, arbeid og samfunnsliv. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn: Espen R. Haram Postadresse: Sommerrogata 13 15, 0204 Oslo Besøksadresse: Sommerrogata 13 15, 0204 Oslo E-postadresse: Espen.R.Haram@statped.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen pr. e-post, med kopi til SHKkos@statped.no. Alle spørsmål og svar skriftliggjøres overfor samtlige som har innlevert tilbud. Det skal ikke være kontakt eller kommunikasjon med andre personer hos Oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson Anskaffelsens formål og omfang Statped er under omstilling og det skal anskaffes et felles system for kursadministrasjon. Ny løsning skal erstatte alle andre løsninger for kursadministrasjon i Statped. Prosjektets overordnede mål er å anskaffe og implementere en ny løsning for kursadministrasjon som er helhetlig integrert med våre fagsystemer og som tilfredsstiller krav til utforming fremmet i kravspesifikasjonen. Ny løsning skal utvikles som en webløsning med svært god universell utforming. Følgende overordnede mål for løsningen gjelder og det forventes at Statped etter innføring av nytt kursadministrasjonssystem skal kunne ta ut gevinster i forhold til disse målene: Statped, Sommerrogt.13 15, 0204 Oslo Side 2

3 Ansatte - Økt effektivitet i intern saksbehandling - Økt kvalitet i intern saksbehandling - Standardiserte rutiner og systemer, økt mulighet for felles kompetansebygging- og deling Eksterne brukere av løsningen - Enklere å få oversikt over tilgjengelige kurs - Enklere å melde seg på kurs Drift og vedlikehold - Fleksibel løsning som kontinuerlig vedlikeholdes og videreutvikles - Ett kursadministrasjonssystem for Statped, med rollestyrte tilganger for interne brukere - Enkel administrering av løsningen 1.3. Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Tabellen under viser en tentativ tidsplan for anbudsprosessen. Planlagt uke Aktivitet Uke 26 Kunngjøring av konkurransen Uke 39 Tilbudsfrist: Dato: Klokken: Uke 40 Tilbudsåpning Uke 40, 41 Tilbudsevaluering og valg av tilbyder Uke 42 Utsendelse av tilbudsbrev Uke 44 Klagefrist Uke 45 Kontraktsinngåelse Senest uke 46 Oppstart av kontrakt 1.4. Kostnad for leverandør Hverken invitasjon til, eller innlevering av tilbud, vil på noen måte forpliktige Oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere Oppdragsgiver til finansielle forpliktelser. Leverandørens kostnader til forberedelse, forsendelse og oppfølging av anbudsprosessen m.v. vil ikke bli refundert Tilleggsopplysninger og informasjon i anbudsfasen Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson, jfr. pkt Leverandøren kan benytte kontaktpersonens e-postadresse med kopi til SHK-kos@statped.no. Skriftlige henvendelser merkes «Konkurranse kursadministrasjonssystem». Spørsmål som stilles blir besvart via tilleggsdokumentasjon på Doffin og derved tilgjengeliggjort for alle som har registrert sin interesse i anbudet. Statped, Sommerrogt.13 15, 0204 Oslo Side 3

4 Dersom det skulle oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til Oppdragsgivers kontaktperson så snart som mulig. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å forbedre, supplere eller endre konkurransegrunnlaget innen tidsfristen for innlevering Kontrakt Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt med Statpeds tilhørende standardkontraktsvilkår, jfr. vedlegg FN s barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr. 138 (gjelder for vareanskaffelser) Leverandøren har gjort seg kjent med tilvirkningsprosessen av de varer / produkter kontrakten omfatter, og garanterer at de er produsert med arbeidskraft i overensstemmelse med FN s barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr Hvis det i løpet av kontraktsperioden kommer frem at det, til tross for denne forsikringen, har vært benyttet ulovlig barnearbeid, vil dette bli vurdert som vesentlig mislighold av kontrakten Rådende lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og hos ev. underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn de av de gjeldende nasjonale lønnsavtaler eller det som er normalt for sted og yrke. Når forspurt, skal leverandøren og dennes eventuelle underleverandører kunne dokumentere de lønns- og arbeidsvilkår og betingelser som er brukt Miljøfokus Hvis leverandøren (dennes produsent eller importør) benytter emballasje e.l., oppfordres leverandøren ved innlevering av tilbud å beskrive deres miljøvernpolicy, herunder ev. returordninger for sluttbehandling av emballasje etc Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i «Doffin» ( og TED-databasen, se Statped, Sommerrogt.13 15, 0204 Oslo Side 4

5 2. Regler for gjennomføring av konkurransen 2.1. Prosedyre Konkurransen gjennomføres i hht. Lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser, og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som fremkommer av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er klokken Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist Innlevering av tilbud Tilbudet og en sladdet versjon av tilbudet i papirformat skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal være satt i ringperm og avgis i lukket forsendelse. Forsendelsen skal være merket «Konkurranse kursadministrasjonssystem». Leverandøren skal også levere en elektronisk versjon av tilbudsdokumenter på minnepinne, herunder også en versjon som er sladdet for ev. forretningshemmeligheter. Det skal tydelig fremgå av dokumentet at dette er sladdet. Dersom det ikke innleveres en sladdet utgave av tilbudet, betraktes det som om ingen opplysninger i tilbudet anses som forretningshemmelighet. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen Leveringsadresse Tilbudet som sendes pr. post, sendes til: Statped Hovedkontor Att.: kontaktperson Espen R. Haram Postboks 2814 Solli 0204 Oslo Tilbud som leveres, leveres til: Statped, Sommerrogt.13 15, 0204 Oslo Side 5

6 Statped Hovedkontor Att.: kontaktperson Espen R. Haram Adresse Sommerros gata Etasje 4 poststed 0204 Oslo Det gjøres oppmerksom på at levering av tilbud må skje mellom kl og 1500 på virkedager Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Jfr. pkt. Skilleark Signert tilbudsbrev. 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet fremkommer (sidetall og punktnummer) Prisskjema, jfr. vedlegg 1. 2 Opsjon skal beskrives på eget prisskjema og merkes «opsjon». Skatteattest 3 Merverdiavgiftsattest 4 HMS-erklæring 5 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og 6 juridiske stilling, herunder økonomisk stilling Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige 7 kvalifikasjoner, herunder ev. brosjyrer. Leverandørens besvarelse på hvordan oppdraget foreslås løst, ref. vedlegg 5 og 6. 8 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Tilbudet skal leveres i henhold til krav beskrevet i kapittel Feil! Fant ikke referansekilden Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til Klokken Alternative tilbud eller deltilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud, eller tilbud på deler av oppdraget Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det foretas ingen befaringer. Statped, Sommerrogt.13 15, 0204 Oslo Side 6

7 2.8. Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandøren eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avvisning, forkastelsen eller alhysningen. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger eller fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jfr. forvaltningslovens Offentlighet Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver, uavhengig av dette vurdere, hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at offentligheten har rett til innsyn i protokoller og tilbud når valget av leverandør er truffet, med unntak av forretningshemligheter. Se lov om offentlige anskaffelser kap. 23, tredje avsnitt, og forskrift om offentlige anskaffelser, s. 3 til 5 og særlig Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at Oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet fremkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbud ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardisert leveringsvilkår eller lignende vil bli å betrakte som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Statped, Sommerrogt.13 15, 0204 Oslo Side 7

8 2.12. Kredittinnhenting Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kunne innhente kredittopplysninger om leverandøren ved tilbudsinnhentingen og / eller etter kontraktsinngåelsen. 3. Krav til leverandøren 3.1. Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene, herunder krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut i fra innlevert dokumentasjon. Krav a. Leverandøren skal ha ordnede forhold m.h.t. skatte- og merverdiavgiftsinnbetalinger. b. Leverandøren skal levere HMSegenerklæring c. Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling. d. Krav til leverandørens økonomiske, finansielle stilling e. Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Dokumentasjonskrav - Skatteattest. (Attest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer som ikke er mer enn 6 måneder gammel) - Merverdiavgiftattest. (Attest for betalt merverdiavgift utstedt av skattekontoret som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-erklæring, se vedlegg nr. 2 - Firmaattest. Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Utenlandske leverandører må ha bekreftelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister form foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumentasjon som viser at leverandøren har tilstrekkelig økonomisk styrke til å oppfylle kontrakten. F.eks. årsregnskap, revisors rapport. Ved varekjøp tekniske, faglige og kvalitative beskrivelser. Ved tjenestekjøp beskrivelse av kvalitet, herunder kompetanse (CV), erfaringer, referanser etc. Statped, Sommerrogt.13 15, 0204 Oslo Side 8

9 Leverandøren skal også levere undertegnet tilbudsbrev, dokumentasjon i forhold til tildelingskriteriene og utfylt prisskjema, jfr. punkt 2.5. Leverandøren forbeholder seg rett til å kreve og/eller innhente opplysninger for å verifisere om tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. Dersom en eller flere leverandører ikke har levert, eller har levert mangelfull HMSegenerklæring og/eller skatte-/merverdiavgifterklæring eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon innen fristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Leverandøren har ikke krav på at Oppdragsgiver benytter denne retten, og Oppdragsgiver kan fritt velge å avvise tilbudet Språk All kommunikasjon så vel muntlig som skriftlig mellom oppdragsgiver og leverandøren skal skje på norsk bokmål, sekundært nynorsk. 4. Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.2. Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunktet med dato og ev. klokkeslett skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren kan ved forespørsel få skriftlig bekreftelse på at tilbudene er innlevert. Tilbudsåpning vil finne sted Kl Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Pris: Pris på tilbudt løsning Pris på gjennomføring Vedlikeholdskostnader Opplæringskostnader Vekt Dokumentasjonskrav 40% Ferdig utfylt prisskjema, vedlegg 1. Beskrivelse av helhetlig pris og spesifisering av ev. gebyrer og tillegg. I tillegg skal prisene splittes opp på ulike delelementene i tilbudet. Alle priser oppgis med moms. I prisskjema ber vi om at noen delelementer knyttet til utvikling og prosjektgjennomføring prissettes særskilt. I tillegg skal øvrige delelementer prissettes samlet, samt totalkostnader. Statped, Sommerrogt.13 15, 0204 Oslo Side 9

10 I prisskjema skal også kostnader knyttet til vedlikeholdsavtalen prissettes. Kvalitet i tilbudt løsning: (inkludert vedlikeholdsytelser) I hvilken grad oppdragsgivers beskrevne behov dekkes av tilbudt løsning og i hvilken grad tilbudt løsning imøtekommer oppdragsgivers krav. Gjennomføringsevne: I hvilken grad leverandørs plan for gjennomføring er realistisk og imøtekommer oppdragsgivers krav. 30% Må være tilgjengelig via Statpeds IP adresse. Omfang av tilgang til elektroniske Beskrivelse av teknisk kvalitet, funksjonalitet og brukervennlighet, søkefunksjoner, elektronisk håndtering av bestillinger, avbestillinger, tilganger etc. Kravspesifikasjonene (vedlegg 5 og 6) omfatter skal- og kan-krav. Leverandør skal for hvert av kravene dokumentere om det oppfylles eller ikke. 30% Leverandør skal dokumentere: CV og referanse for tilbudte konsulenter: Beskrivelse av faglig kompetanse og erfaringer med angivelse av referanser. Kvalitetssikringsrutiner hos leverandør. Hvilken nøkkelkompetanse leverandør stiller med i gjennomføringen av leveransen og hvilken kapasitet leverandøren har tilgjengelig for gjennomføring av oppdraget. Leverandørs kvalitet i gjennomføring av tidligere relevante leveranser. Leverandørs metodikk for prosjektgjennomføring og metodikk for vedlikehold av kursadministrasjonssystemet En tentativ gjennomføringsplan. Mekanismer for utskifting av personalmessige ressurser, herunder varsling. Leverandøren har selv ansvar for å gi tilstrekkelig dokumentasjon om de forskjellige tildelingskriteriene Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt en frist for å påklage beslutningen. Statped, Sommerrogt.13 15, 0204 Oslo Side 10

11 4.4. Avvisning Regelverket for avvisning i forskrift til offentlige anskaffelse og vil være gjeldende for konkurransen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen, eller avvise alle tilbud dersom det er gode grunner til det Avtalen Grunnlaget for avtalen er vedlegg 4. Vesentlig forbehold vedrørende avtalen aksepteres ikke. Ethvert forbehold, faktisk eller potensielt, må grunngis i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og utvetydig, slik at Oppdragsgiver kan vurdere forbeholdet uten å kontakte leverandøren. I konkurranse med åpen prosedyre, er det ikke anledning til å forhandle. Vedleggsliste Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Vedlegg 6: Prisskjema HMS-egenerklæringsskjema Egenerklæringsskjema Standardavtale Kundens kravspesifikasjon Bilag til vedlikeholdsavtalen Statped, Sommerrogt.13 15, 0204 Oslo Side 11