Ny organisasjonsstruktur i Moss Seilforening? Hans Egil Eriksen Karl Einar Jensen Terje Skåre Carene Petersen Trygve Leergaard

Transkript

1 Ny organisasjonsstruktur i Moss Seilforening? Hans Egil Eriksen Karl Einar Jensen Terje Skåre Carene Petersen Trygve Leergaard

2 Ny organisasjonsstruktur i Moss Seilforening? 1. Utfordringer? 2. Mulige årsaker? 3. Trender og strategi? 4. Forslag til ny organisasjon 5. Konsekvenser, realisme og budsjett

3 Vurderinger Trender innen fritidsaktiviteter, båtliv og seilsport Vedtatt strategiplan for Moss Seilforening Sammenlignbare organisasjoner Oslo Seilforening (leder Esben Keim) KNS (generalsekretær Jan Erik Næss) Norges Seilforbund (ex. visepresident) Lokale lag og foreninger

4 Utfordringer Høy arbeidsbelastning for tillitsvalgte Begrenset eierskap til aktiviteter Liten fornyelse og lav rekruttering Ineffektiv kommunikasjon internt og eksternt Utilstrekkelig utnyttet inntektspotensial? Kostnadsdrivende effekter; fallende tilgang til frivillig innsats, økte driftskostnader Foreningen er «stengt» i den beste delen av sesongen

5 Mulige årsaker Styret arbeider med detaljer på bekostning av helhet, planprosesser og koordinasjon Aktivitets og ambisjonsnivå står ikke i forhold til arbeidskapasitet Utilstrekkelig kommunikasjon (kanal og form) og kommunikasjonsstrategi mangler

6 TRENDER

7 Generelle trender: sport & fritid Flere aktiviteter, mindre tid til hver hobby, mindre vilje til å eie båt? Tendens mot tidsbegrensede aktiviteter etter sesong og forhold? Individuell aktivitet mer appell enn klubbmiljø? Promotering av arrangementer og prestasjoner gjennom sosiale medier? Mindre dugnadsvilje, mer betalingsvilje? Tidsaspektet viktigere enn økonomi?

8 Generelle trender: seiling og båtliv Svette idrettene tar fokus fra seiling Mindre regattaseiling tur/regatta båter med stor besetning Mer entype (joller/sportsbåter) og charter Økt byråkrati kan ha gjort seilingen mindre tilgjengelig Høy terskel for å komme inn i seilmiljøer Flere profesjonelle tilbud (seilskoler, kurs, events) Seilsporten er konservativ Nære klubbaktiviteter viktigere enn store arrangementer som (OL, AC, VOR )

9 Generelle trender: seiling og båtliv Familietilhørighet viktig for rekruttering Få barn velger seiling uoppfordret Stort frafall av yngre seilere. Foreldrestøtte viktig for deltagelse utover 1 2 sesonger Sommerseilskole er populært, men overgangen til klubbaktivitet er vanskelig Etter jungmannskurs skifter fokus mot regatta

10 MODELLER

11 WEB Dagens modell RÅDET Økonomi Hovedstyre Finans Havnesjef Sport Grupper Havn Hus T&H Kite Jolle Vask Trenere Dugnad Tillitsvalgt Lønnet Gruppeverv Arrangør / dommer

12 Grep 1. Tydeligere skille mellom drift, anlegg og aktiviteter 2. Økt andel betalte tjenester for å dekke spesielle oppgaver (iht. funksjonsbeskrivelser) frivillighet erstattes til en viss grad med kjøpte tjenester 3. Prosjektmodell for aktivitetene A. Sikre tydeligere eierskap til aktiviteter (prosjekter), som skal initieres og driftes av medlemmer B. Redusere styrets detaljstyring og implementeringsansvar

13 3 delt modell: Selvdrevne prosjekter på operativt nivå Styring Koordinering HOVEDSSTYRE UTVALG Operativt AKTIVITETER / PROSJEKTER

14 ARBEIDSUTVALG DAGLIG DRIFT Styring HOVEDSTYRE Havn Hus Materiell Økonomi Sponsor Kommunikasjon Anlegg Aktivitet Koordinering UTVALG Trenere Gjestehavn Mastestativ Ny kran Navigasjonskurs Rekruttering Seiltrening Trenerkurs Jolle Norges Cup Onsdagsregatta Dommerkurs Sosialt T&H seiling Operativt Dommere Arrangører AKTIVITETER / PROSJEKTER Innsats Tillitsvalgt Betalt Gruppeverv Arrangør / dommer

15 ARBEIDSUTVALG DAGLIG DRIFT Styring HOVEDSTYRE Havn Hus Materiell Økonomi Sponsor Kommunikasjon Anlegg Aktivitet Koordinering UTVALG Trenere Kurs Jolle NC T&H Operativt Dommere Arrangører AKTIVITETER / PROSJEKTER Innsats Tillitsvalgt Betalt Gruppeverv Arrangør / dommer

16 Ny modell Arbeids utvalg Hovedstyre Daglig drift KOM ANL AKT Utvalg Aktiviteter & prosjekter

17 Men, hva med JOLLEGRUPPA?

18 Jollegruppa i ny modell Jollegruppa (aktivitet) Nytt: Leder er ikke en del av hovedstyret. Rapporterer til Aktivitetsutvalg Leder Klassekaptein Klassekaptein Seilerrepresentant Klassekaptein

19 Jollegruppa i ny modell Aktivitet (NSF) legger ut datoer for Norges cup og Stor NM Seilforeningene står fritt til å søke på arrangementene Moss seilforening ønsker å søke på Stor NM Foreldre Aktivitetsgruppen Styret NSF

20 Jollegruppa i ny modell Stevne Leder Stab Juryleder Landaktiviteter Regatta Sikkerhet Sekretariat Sponsor Kiosk Bane 1 (RS Feva, 29èr) Parkering / Sjøsetting Bane 2 (Brett) Havn Bane 3 (Zoom 8, Optimist) Bane 4 (Europa, Laser)

21 Jollegruppa i ny modell Stevne Leder Jollegruppa (leder/klassekapteiner/interesserte foreldre) Stevne leder Stab Jury/dommere Regattasjefer antall baner Materiell Landaktiviteter Regatta Sikkerhet Sekretariat Sponsor Kiosk Bane 1 (RS Feva, 29èr) kapasitet på mannskap Lager budsjett Parkering / Sjøsetting inntekter utgifter Havn Bane 2 (Brett) Bane 3 (Zoom 8, Optimist) Juryleder Stevne leder for arrangementet tar det med aktivitetsgruppen Bane 4 (Europa, Laser) Aktivitetsleder tar det med til hovedstyret t

22 Hva gjør en daglig leder???

23 Daglig leder Er ansatt i Moss Seilforening i 100 % stilling Forestår den løpende drift av Moss Seilforening Er foreningens primære kontaktpunkt for drift av anlegget (havn, hus og materiell) Ivaretar kontakt med og styring av leverandører, planlegging og gjennomføring av dugnader, kontakt med sponsorer Samt administrative oppgaver knyttet til foreningens økonomi

24 Daglig drift Arbeids utvalg Hovedstyre Daglig drift Utvalg Daglig ledelse KOM ANL AKT Løpende drift Kontaktpunkt (havn, hus, materiell) Oppfølging leverandører Planlegging Aktiviteter & / gjennomføring dugnader Kontakt prosjekter med sponsorer Administrasjon (økonomi)

25 RESULTAT?

26 Forventede effekter Færre tillitsvalgte enn tidligere Alle driftsoppgaver og funksjoner fra nåværende organisasjon ivaretas Gruppene består, men kan endres i form Hovedstyret får færre og mer overordnede oppgaver, daglig drift delegeres i større grad Arbeidsutvalget håndterer løpende oppgaver innenfor gitt mandat

27 Forventede konsekvenser Eierskapet aktivitetene vil øke, aktivitetsnivået kan på kort sikt kanskje bli midlertidig redusert Aktivitets og ambisjonsnivå tilpasses medlemmenes ønsker og viktige strategiske behov Utvalgene blir bredere sammensatt og betjener felles interesser (på tvers av dagens gruppeinndeling) Medlemmene får større frihet og økt ansvar for sine ønskede aktiviteter Bedre kommunikasjon bør kunne profilere foreningens tilbud og senke terskelen for deltagelse Spesielle funksjoner og driftsoppgaver må i større grad dekkes gjennom betalte tjenester, samtidig som strukturert dugnadsinnsats forblir viktig Styrets arbeid struktureres i et årshjul (få møter, klare frister, møter forberedes av arbeidsutvalg) Daglig ledelse fokuserer på inntekter (fond, legater, offentlige midler; sponsorer, kursportefølje etc. )

28 Økonomisk bilde I utgangspunktet reorganisere innen eksisterende rammer Investere i hel eller deltids daglig leder som arbeider målrettet med å generere inntekter Utvide trinnvis Økt kapasitet hos styret bør utløse potensiale for bedre strategisk satsning og inntjening

29 Økonomisk bilde Inntektskilder Kurs/seilskole Tilskudd/bidrag Reklame/sponsor Drift/utleie klubbhus Gjestehavn Kostnader Idrett og kursvirksomhet Lønn daglig leder (100 %) Finanskostnader påvirkes ikke Havnesjefen ønsker gradvis nedtrapping og avgang for alder i løpet av 2015

30 Økonomisk bilde Perspektiv Balanse etter tredje driftsår, deretter positivt nettobidrag Premisser Potensialet i nye Søly må utnyttes profesjonelt (utleie, drift, kurs og opplæring), Innhenting av tilskudd og sponsorinntekter krever kontinuitet og oppfølging Utvikle seilopplæring og kursvirksomhet

31 Økonomiske konsekvenser År 1 År 2 År 3 Inntekter 0, , , Lønnskostnader , , , Kontor og anleggskostnader 0, , , Endring i driftsresultat , , 0,

32 Implementering Ny modell vedtas av ekstraordinært årsmøte Budsjett for 2015 etter eksisterende modell Styret for 2015 velges etter ny modell Nytt styre legger til rette for ny driftsmodell Ny organisasjon fases inn ( )

33 Ny organisasjonsstruktur i Moss Seilforening? Arbeids utvalg Hovedstyre Utvalg Daglig drift KOM ANL AKT Aktiviteter & prosjekter