Administrasjon og utleiereglement for Lyngmyrhallen idrettsanlegg

Transkript

1 1 Lyngmyrhallen Postboks Tvedestrand Administrasjon og utleiereglement for Lyngmyrhallen idrettsanlegg 1. Administrasjon og utleie. Administrasjon og utleiereglene skal gjelde for bruk av idrettsanlegget Lyngmyrhallen. 2. Åpningsrammer: Rammesesong for Lyngmyrhallen idrettsanlegg For bruk av Lyngmyrhallen idrettsanlegg gjelder følgende rammesesong: 2.1 Anlegget 15. august 15. mai. Endring/bortfall av godkjente arrangementer gir ikke anledning til ny tildeling uten etter særskilt søknad til Lyngmyrhallen, som ivaretar bruk til idrettsformål. Ved avlysing/endring av terminfestede arrangementer mindre enn 120 timer (5 døgn) på forhånd, blir arrangør fakturert i henhold til vedtatte utleiepriser. 2.2 Ved endring av terminfestede arrangement vil brukere som har fått tildelt tid, måtte akseptere: - flytting til annet anlegg eller til ny dato - at trening eller arrangement utgår 2.3 Rammetider for organisert idrett i Lyngmyrhallen idrettsanlegg For den organiserte idretten gjelder egne rammetider. Treningstider: inntil videre. Mandag - fredag kl kl (23.00) Arrangementer/leie: Oppsett etter ledig tider i hallen. Treningstiden tildeles i timer, der en time er 60 minutter. Treningstiden frem til kl skal primært være forbeholdt barne- og ungdomsidretten. 2.4 Alle lag som er tildelt fast treningstid i hallen, skal før treningstiden tas i bruk, levere komplett liste over hvilke lag som trener på de ulike klokkeslettene, samt kontaktperson på hver treningsgruppe med telefon og E- post. Listen leveres Lyngmyrhallen, v/daglig leder. Skjema for aktivitetstall og medlemsutvikling oversendes Lyngmyrhallen ved sesongens start. Rapport oversendes Lyngmyrhallen etter avholdte møter i idrettslagene og hvor mange som deltok på møtet. 2.5 Rammetidene i Lyngmyrhallen idrettsanlegg kan til enhver tid endres gjennom vedtak av Lyngmyrhallen. Idrettsanlegget kan helt eller delvis stenges når forholdene gjør dette nødvendig. Rammetider i helgene kan etter avtale med Lyngmyrhallen justeres innenfor rammetimetallet. 2.6 Lyngmyrhallen fordeler treningstid i Hallen for organisert og uorganisert idrett. Tildeling av brukstid i idrettsanleggene skal hvert år vurderes av Lyngmyrhallen, for å sikre at nye aktiviteter og at behov blir ivaretatt. 2.7 Åpningsrammer for publikum Åpningstider for publikum i idrettshallen annonseres på Tvedestrand kommunes nettsider, under "Kultur idrett og fritid".

2 3. Bestillingstjenesten Dersom brukeren ikke kan nytte tildelt trenings- og arrangementstid, skal dette snarest meldes ifra til Lyngmyrhallen før trenings- eller arrangementstid. For ikke- avbestilt tid skal det betales leie etter samme timepris som for utvidet bruk av anlegget. Ved andre gangs uteblivelse fra tildelt treningstid- eller arrangementtid som ikke er rapportert til Lyngmyrhallen, kan laget miste treningstiden til andre idrettslag. Telefonhenvendelser fra kl til kl Lyngmyrhallen forestår renhold og vaktmestertjeneste. Dersom vaktmester / daglig leder på grunn av leietakers forhold må møte utenfor vanlig arbeidstid, faktureres leietaker med kr.1000,- Det samme gjelder dersom leieforholdet medfører økte renholdskostnader som f.eks. for manglende rydding, fjerning av søppel, tilgrising e.t.c. Renholdsgebyr 1 stk. er på kr. 1200,- Det kan bli fakturert for flere enn 1 renholdsgebyr Fakturering. Utsendelse av faktura for leie sendes til idrettslagene. Det sendes ikke ut faktura for treningstimer til trenere. Skolens bruk av Lyngmyrhallen, skal være innenfor deres undervisningstimer. Skolenes bruk av Lyngmyrhallen i skolenes frikvarter, faktureres og må avtales med Lyngmyrhallen v/daglig leder. Utsendelse av faktura sendes ut med ca. 1 mnd. etterskudd og 1 mnd. forskudd, fakturering gjøres 2 ganger på høsten og 2 ganger på våren. Ikke brukte timer av søkte og godkjente timer, tilbakebetales ikke. For skolene gjelder annen avtale. 4. Bruk av anlegget: Arrangør/bruker plikter å gjøre seg kjent med administrasjons- og utleiereglementet og for øvrig rette seg etter de anvisninger som måtte bli gitt av Lyngmyrhallen. Hallens størrelse er ca. Bredde: 23.3 m. Lengde: m. Selve hallen er på ca kvm. og fri takhøyde er på ca. 7.5 meter. Det er også 4 garderober og 7 toaletter. 4.1 Bruk av idrettsanlegg for idrettslag/organisasjoner organisert / uorganisert, hjemmehørende i Tvedestrand kommune, innenfor vedtatte regler og fastsatte rammetider. Dette gjelder for godkjent tildelt treningstid, terminfestede stevner, seriespill og turneringer. Søknader fra hjemmehørende i Tvedestrand kommune skal ha førsteprioritet ved leie av Lyngmyrhallen. Inne- idretter er prioritert foran ute- idretter. Idrettslag er prioritert foran andre foreninger, bedriftsidrettslag, mosjonsgrupper og uorganisert idrett. 4.2 Tildelt trenings-/arrangementstid må nøye overholdes og kan ikke overlates til andre lag eller organisasjoner. Ved sesongstart, tildelt treningstid og ved tildelt arrangement skal det minimum 120 timer, 5 dager før tas kontakt med Lyngmyrhallen v/ Daglig leder ved anlegget. Leietaker, brukere plikter å sette seg inn i anleggets, HMS sikkerhetsrutiner/branninstruks. Det forutsettes om vinteren, ved kamper/tilstelninger/leie i helger, at det fjernes snø ved inngangspartiet til Lyngmyrhallen, for å sikre adgang til bygget for brukerne og besøkende. 4.3 Ansvarlig trener passer på i den tiden de har ansvaret for hallen, låser ytterdør og slukker lys etter seg, når deres leietid er avsluttet, hvis neste leietaker (ansvarlig trener) ikke er ankommet Hallen. Det skal ikke oppholde seg brukere i hallen eller i bygget forøvrig, uten tilsyn fra Trener. Under trening og kamper, skal døren fra Vestibyle til Hallen være lukket. Adkomst til Hallen skal være fra Garderobeanleggene. Besøkende til Lyngmyrhallen, henvises til å bruke Vestibyle og Tribune. Ansvarlig trener skal låse dørene fra hallen til garderobene, når treningstiden /kampen / arrangementet er slutt. 4.4 Ytterdører skal til enhver tid være låst. Leietaker har selv ansvar for å ta inn medlemmene sine i bygningen. Leietaker / ansvarlig leder har ansvar for at alle dører til de leide arealer blir låst etter bruk. Ytterdører sjekkes spesielt. Unødvendig opphold i vestibyle, ganger og ved innganger må unngås slik at andre leietakere ikke hindres eller sjeneres. Dørene i Hallen er spesielt viktig blir sjekket, at de er lukket før Lyngmyrhallen forlates. Er de ikke lukket/låst, må de åpnes for deretter og smelles igjen. 4.5 Leietaker er ansvarlig for skade på bygget, inventar, utstyr, brukere og publikum. Leietager er også selv ansvarlig dersom det skulle oppstå en ulykke. Eventuelle skader på apparater, utstyr og bygninger skal straks, påfølgende hverdag, meldes fra til byggets ledelse og utleier. Skader som måtte oppstå på bygningens inventar og utstyr som følge av uvøren bruk og hærverk er leietaker ansvarlig for å utbedre, eventuelt erstatte. Ansvarlig leder skal være siste mann ute av rommene og se til at det er i orden. Etterglemt tøy og andre ting tas med. Hallen, garderobe/toaletter skal være ryddet og klargjort.

3 4.6 Avfall Avfall og søppel skal fjernes av leietaker og plasseres i søppelrom. Dersom dette ikke blir gjort, faktureres det for jobben Parkering. Parkering skal skje på godkjent parkeringsplass. Parkering må ikke hindre Utrykningskjøretøyer, Ambulanse, Brannbil og Politi. De skal ha fri adgang, til alle innganger. Innkjøring foran Lyngmyrhallens inngangsparti og parkering foran inngangspartiet er ulovlig. Det er oppsatt skilting om innkjøring forbudt inn til inngangspartiet til hallen. Lyngmyrhallen parkeringsplass ved bygget, er skiltet og er kortidsparkering for besøkende. Lyngmyrhallen ønsker at arealet rundt bygget og tilliggende areal skal være bilfritt. Ulovlig og feilparkerte biler kan bli borttauet på eiers regning. 4.8 Alarmer/Brannalarmer. Opphold i bygget skal kun skje på de arealer og til de tidspunkter som er tildelt. Dersom leietaker bryter byggets alarm, skal leietaker dekke byggets egenandel ved utrykning. Overvåkningskamera er plassert i bygget. Avvik på bygget, slik som Brannalarmer, vannlekkasjer, dører som ikke kan låses, ringes til vakttelefonen snarest v/daglig leder. 4.9 Avtalebrudd. Brudd på utleiereglementet vil bli påtalt. Dersom påtalen ikke omgående blir etterkommet, forbeholder utleier seg rett til straks å oppheve leieforholdet Begrensninger av bruk ved helligdager Idrettsanlegg har stengt følgende dager: Julaften og 1. juledag Nyttårsaften og 1.nyttårsdag Skjærtorsdag, langfredag, påskeaften, 1.påskedag 1.mai 17.mai Pinseaften og 1. pinsedag Bruk av idrettsanlegg kan etter særskilt søknad innvilges av Lyngmyrhallen. For bruk av idrettsanleggene i kirketid på søndager og andre helligdager henvises det for øvrig til paragraf 4 i lov om helligdager og helligdagsfred Det kan ikke påregnes bruk av Lyngmyrhallen idrettsanlegg til aktiviteter som går utover rammetid og -sesong: - treningssamlinger - treningskamper - ikke-terminfestede stevner, turneringer og arrangementer For aktiviteter/arrangementer gjelder egne priser. For større arrangementer som drives på forretningsmessig basis, messer, konserter og private selskaper mv. kan Lyngmyrhallen fastsette en leie i hvert enkelt tilfelle. 5. Søknadsfrister: Søknader om bruk av anleggene til trening og terminfestede arrangementer sendes hvert år til Lyngmyrhallen. Søknadsfrist for arrangementet, senest 2 måneder før arrangement april for idrettens bruk av Lyngmyrhallen og garderobe- anlegg, høst/vinter/vår. Søknader om treningsleire skal sendes Lyngmyrhallen. 1.april for idrettsskole/treningsleir i sommerferie. 1 september for idrettsskole i vinterferie. Søknader om arrangement i idrettshallen som ikke er sendt/meldt inn til Lyngmyrhallen innen fristen, kan ikke regne med og få innfridd sine ønsker. 6. Adgang og bruk av idrettsanlegget: Den organiserte og uorganiserte idretten i Tvedestrand har adgang til Lyngmyrhallen til de tider som er tildelt i godkjent termin- og treningsliste.

4 4 6.1 Lyngmyrhallen har leieavtale med Skoler frem til ca. kl på hverdager. Lyngmyrhallen er opptatt frem til dette tidspunkt. Lyngmyrhallen og Vestibyle kan ikke brukes som oppholdsrom på hverdager og brukere har ikke adgang til Lyngmyrhallen, før ca. kl og at idrettslag og leietakere forøvrig holder seg til deres oppsatte og godkjente leietid på Lyngmyrhallen. 7. Generelle retningslinjer: Lyngmyrhallen har muligheter for å gi varsel og straffereaksjoner, for brudd på reglementet. Varsel og Straffereaksjoner: Rengjøringsgebyr på kr.1200,- 1. gang: Varsel 2. gang: Rengjøringsgebyr på kr.1200,- sendes ut. Varsel og Straffereaksjoner: 1. gang: Varsel 2. gang: Laget utestenges fra trening i 1 uke 3. gang: Laget utestenges fra trening i 1 mnd. Utestengelsen gjelder fra Lyngmyrhallens anlegg. 7.1 Trener/lagleder har det sikkerhetsmessige ansvaret for alle brukerne så lenge de oppholder seg i og på Lyngmyrhallen. Det skal alltid være en Voksen tilstede under trening, med voksen menes en som er myndig18 år. Alder under dette, må avtales spesielt med Lyngmyrhallen. Nøkler skal ikke deles mellom de forskjellige lag / foreninger. Det er Depositum for utlevering av nøkkel til Hallen. Depositum betales tilbake, når kvittering fremvises for betalt nøkkel og når nøkkel leveres tilbake i brukbar stand (må kunne brukes). Nøkler hentes på Lyngmyrhallen mellom kl og kl etter avtale. Nøkler som ikke leveres tilbake innen fastsatt dato, faktureres med et gebyr på kr. 500,- Nøkler utleveres bare på forespørsel fra leder. 7.2 Skoleklasser har adgang til Lyngmyrhallen idrettsanlegg bare i følge med ansvarlig voksen og til de steder og tider som er avtalt. Ansvarlig voksen (lærer/kroppsøvingslærer) har det sikkerhetsmessige ansvar for alle elevene i undervisningstiden og så lenge elevene befinner seg i og på Lyngmyrhallen. Lærer/kroppsøvingslærer sjekker Garderobe og Toaletter når de kommer for deretter og sjekk Garderobe og toaletter før de går og ikke forlater Lyngmyrhallen før alle elevene/brukerne er ute av bygget etter at timene/timen er avsluttet på Lyngmyrhallen. Er noe ødelagt, feil eller avvik, rapporteres det til Lyngmyrhallen v/daglig leder eller en rapport som underskrives, kan legges i postkasse, plassert utenfor kontor. 7.3 De som skal delta i trening kan ikke uten særskilt avtale regne med adgang til garderobeanlegget mer enn 15 min. før tildelt tid og må ha forlatt garderobene senest 15 min. etter den tildelte tiden og da sammen med deres trener. Er det f.eks. tildelt tid fra kl til kl.18.00, skal hallen brukes i denne tiden. For arrangement/kamper gjelder adgang til garderober 30 minutter før og etter kamper og arrangement. Tider utover dette kan avtales med Lyngmyrhallen. 7.4 Ved arrangement har publikum adgang til de deler av anleggene som er bestemt for publikum. Besøkende til Lyngmyrhallen, henvises til å bruke Vestibyle og Tribune. Tribune skal være åpen for publikum på kamper, arrangementer og eventuelt på trening hvis det er behov for det. 7.5 Rømningsveier. Leietaker er selv ansvarlig for å holde rømningsveier frie for hindringer. 7.6 Dyr har ikke adgang til innendørsanlegg. Det kan innvilges dispensasjon etter særskilt søknad til Lyngmyrhallen. 7.7 All bruk av idrettsanlegget skjer på eget ansvar. Brukeren må behandle inventar og utstyr med varsomhet slik at skader unngås. Eventuelle skader/uhell skal straks rapporteres til Lyngmyrhallen og Daglig leder ved anlegget, eller senest kommende arbeidsdag. Brukerne er ansvarlig for skader som ikke kan regnes som vanlig slitasje eller hendelig uhell. Aktivitet som kan medføre skade på anlegget er ikke tillatt. Alt utstyr skal etter bruk straks settes på plass der det ble hentet fra. Risiko øvelser må bare foregå på steder og til tider som er bestemt. Utstyr skal ikke slepes på hallens syntetiske matte, skarpe gjenstander og levende lys er ikke lov å bruke. 7.8 Trening må vike for innvilgede arrangementer. Ved forberedelse til arrangement kan hele anlegget stenges, for trening.

5 5 7.9 Skotøy som setter merker og typisk utesko (pigger, knotter, mørk- såle eller lignende) er ikke tillatt å bruke i hallen, dusjrom og garderobe. Av hensyn til innemiljøet fastsettes krav om at innesko med lys såle må benyttes. Manglende overholdelse vil kunne medføre fakturering for ekstra renholdskostnader eller for påført skade. For å ha så god friksjon som mulig, på hallens bane, er det viktig at sålene på skoa, er rene og rengjort, slik at det ikke er skitt under sålene og at skoene er godkjent til hallbruk for sterk belastning. Ved dårlig friksjon (lav friksjon), anbefales det å bytte til ny og godkjent sko til hallbruk Bruk av venetiansk terpentin, Harpiks klister er forbudt og ikke tillatt brukt på Lyngmyrhallen, idrettshall. NHF Region SørVest kan kontaktes for info om riktig/lovlig type klister til bruk i idrettshaller og gymnastikksaler. Mørk brun eller tilnærmet svart i boksen betyr mye Harpix. Det er totalforbud for de mørke typene. Den enkleste forklaringen er at klisteret skal være lyst i fargen. AssistSport sitt klister er merket med «Naturklister». Select sin type MÅ være med grønn skrift og er et godt referansepunkt ved innkjøp. Alle andre typer er IKKE tillat i vår hall Klister virker negativt inn på omgivelser, utstyr og anlegg. Drakter får varige skader, baller blir ødelagt og hallgulvenes overflater slites. Renholdsbehovet i hallen øker. Vi ønsker vel alle rene og trivelig håndballhaller. Klisterbruk, eller skal vi si ubruk, kan bidra i motsatt retning. Det er utviklet mange nye balltyper med særdeles godt grep. Disse ballenes overflate blir ødelagt ved bruk av klister, og da reduseres det gode grepet. Ødeleggelse av overflaten gjør at enda mer klister blir nødvendig for å få godt grep. Ballens levetid reduseres også betraktelig Det er ikke tillatt med røyking, bruk av snus, og rusmidler på Lyngmyrhallen idrettsanlegg og tilhørende uteområder. Lyngmyrhallens uteareal er røykfri og snusfri sone. Lyngmyrhallen er ikke ansvarlig for tyveri eller skader på personer og ting som måtte forekomme ved trening og arrangement, eller publikums bruk av idrettsanleggene Personer med sykdommer som kan medføre smitteoverføring ved bruk av anlegget har ikke adgang. 8. Rettigheter og innskrenkninger ved bruk av anleggene. 8.1 Bruk av anleggene skjer i samsvar med de til enhver tid gjeldende retningslinjer og utleiepriser. Utvidelse av rammetiden i forbindelse med arrangementer i helgene kan innvilges etter særskilt søknad til Lyngmyrhallen og mot betaling. 8.2 Anleggene stilles til disposisjon i den stand de er, og med det utstyr som måtte være til stede, såfremt ikke annet er avtalt. Alt utstyr som arrangøren måtte medbringe er de selv ansvarlig for er i godkjent stand, og montert forskriftsmessig. Brukerne pålegges selv å stå for rigging og rydding av utstyr etc, samt oppsamling/feiing av boss. Rigging og opprydding skal foregå etter anvisning fra Lyngmyrhallen. Stor gulv- mopp kan lånes fra hallen (hentes fra vaskerom). 8.3 Oppsetting av spesielle innredninger, bruk av eget utstyr og lignende kan kun skje etter avtale med Lyngmyrhallen. Tid for rigging og rydding regnes som leietid såfremt ikke annet er avtalt. Ved større arrangementer hvor det er behov for ekstra tiltak for å fjerne boss, må arrangør selv sørge for at dette blir gjort, samt dekke de ekstrautgifter dette måtte medføre. 8.4 Arrangør/bruker må selv gjøre seg kjent med anlegget og Lyngmyrhallen, anlegget på kvelden/helger er ubetjent. Arrangør må selv holde det antall funksjonærer og vakter som er nødvendig for et sikkerhetsmessig og forsvarlig avvikling av arrangementet i samarbeid med Lyngmyrhallen. 8.5 Enhver bruker/besøkende plikter å rette seg etter anvisninger fra Lyngmyrhallen og eventuelle oppslag på anlegget. Vold, voldelig atferd, trusler, trakassering og usømmelig atferd med sjenanse for andre, skal ikke forekomme. Brudd på reglene kan medføre bortvisning, fra anlegget. For øvrig vises det til alminnelige politivedtekter når det gjelder ro og orden. 8.6 Reklame Oppsetting av reklame på idrettsanleggene er regulert og anvisninger fås av Lyngmyrhallen. 8.7 Salg Det er oppsatt Brusautomat i vestibyle, til bruk for arrangementer, kamper og til trening på kvelder og helger. Brusautomaten er fullt opp av flasker m/vann, med/uten kullsyre, m/smak og sukkerholdige

6 drikke. Kiosken kan leies av idrettslag og eller til arrangementer, for salg av mat. Salg av effekter og andre produkter skal på forhånd godkjennes av Lyngmyrhallen Forbudt Lyngmyrhallen skal ha en sunn profil i og ved idrettsanleggene. Det er røykeforbud og snuseforbud i og ved Lyngmyrhallen og tilliggende områder. Nyting av alkohol og andre rusmidler er ikke tillatt. Sparkesykkel, Skateboard og ski/staver er ikke lov og bringe med seg inn i bygget. 9. Force majeure Leietaker og/eller utleier er i tilfelle av ekstraordinære situasjoner som ligger utenfor leietakers og/eller utleiers innflytelse - så som politiforbud, opptøyer, krig, landesorg, force majeure - berettiget til uten varsel å annullere leieforholdet. Ved annullering av leieforholdet som omtalt foran, er leietaker ikke ansvarlig overfor utleier eller vice versa. 10. Klager Klager sendes alltid skriftlig og det må fremgå av klagen hva som er problemet og hva som kan være løsningen på problemet. Før det sendes klage er det viktig og tenke igjennom hva kan jeg, eller vi, være med å bidra til, for å løse problemet. Det må påføres kontaktperson med adresse, tlf. og dokumentet må være undertegnet. Adressen er: Lyngmyrhallen postboks 88, 4901 Tvedestrand Klager Klager i forbindelse med tildeling av Halltid, må innen 2 uker etter tildelt tid, sendes skriftlig til: E- mail: postmaster@lyngmyrhallen.no eller: Lyngmyrhallen postboks 88, 4901 Tvedestrand. Reglementet er lest og forstått: Idrettslag: Dato/år: Signatur: