KOMMUNE MØTEINNKALLING. Eventuelt forfall meldes til servicekontoret eller ordfører tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

Transkript

1 KOMMUNE DØNNA MØTEINNKALLING Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Vandve Møtedato: Tid: kl Eventuelt forfall meldes til servicekontoret eller ordfører tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Tillegg SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 84/13 12/509 SYKEFRAVÆRSRAPPORTERING 1. TERTIAL /13 13/378 SØKNAD OM SKJENKEBEVILLING - LØKTA KOLONIAL AS 86/13 13/419 PROSJEKT "NORDLAND REVISJON" - HØRINGSUTTALELSE FRA DØNNA KOMMUNE. Dønna, Anne Sofie S. Mathisen ordfører Tore Westin rådmann

2 Sak 84/13 SYKEFRAVÆRSRAPPORTERING 1. TERTIAL 2013 Saksbehandler: Mette Anfindsen Arkiv: 461 &14 Arkivsaksnr.: 12/509 Saksnr.: Utvalg Møtedato 129/12 Formannskapet /12 Formannskapet /13 Arbeidsmiljøutvalget /13 Formannskapet Rådmannens innstilling: Formannskapet tar de fremlagte sykefraværsrapporter for 1. tertial 2013 til etterretning. Bakgrunn: Som et ledd i arbeidet med å oppnå redusert sykefravær blant kommunalt ansatte, har man valgt å innføre sykefraværsrapportering hvert tertial til formannskapet. Dette som ett av flere tiltak for å nå målet om redusert sykefravær. Saksutredning: Det er i Dønna komune satt følgende mål for sykefravær: Videreføre arbeidet med å oppnå et lavt sykefravær, 5 %, i organisasjonen Dønna kommune, og kvalitetssikre at vedtatte rutiner vedrørende sykefraværsoppfølging følges opp av alle ledere i kommunen. Sykefraværutvikling: 1.tertial Landbruk 2,5 % 1 % Staben 8,7 % 11,9 % Dønna barne- og ungdomsskole 11,5 % 8,3 % Løkta oppvekstsenter 1,4 % 6,9 % Dønna barnehage 10,4 % 7,5 % Legekontor og helsestasjon 13,1 % 12,6 % Hjemmetjenesten 11,6 % 13,1 % Dønna omsorgssenter 5,8 % 10,9 % Teknisk 4,4 % 3,4 % Hele kommunen 9,6 % 8,7 % Sykefraværet i 1. tertial 2013 er på 9,6 % for hele kommunen. Side 2 av 12

3 Sak 84/13 Sykefraværet i Dønna kommune har hatt følgende utvikling de siste årene: Kommune n 8,7 5,8 7,6 9,7 8,2 7,9 7,8 9,0 Vurdering: Det er dessverre en negativ utvikling når det gjelder sykefraværet. Vi har en økning fra 2011 til 2012 på 2,9 % og er oppe i et sykefravær på 8,7 %. Denne utviklingen forsetter i 1. tertial 2013 hvor sykefraværet er oppe i 9,6 % for hele kommunen. Økningen skyldes langtidssykemeldinger som gir høye fraværstall. I henhold til rapportene levert inn fra de enkelte enhetene så jobbes det med oppfølging av de sykemeldte. Det gis også signaler om at langtidssykemeldte nå er på plass. Noe som kan bety at vi får en positiv utvikling ved rapportering 2. tertial. Vedlegg: Side 3 av 12

4 Sak 85/13 SØKNAD OM SKJENKEBEVILLING - LØKTA KOLONIAL AS Saksbehandler: Pål Bleka Arkiv: U63 &18 Arkivsaksnr.: 13/378 Saksnr.: Utvalg Møtedato 85/13 Formannskapet Rådmannens innstilling: Alminnelig skjenkebevilling for alkoholholdig drikk med lavere alkoholinnhold enn 22 volumprosent og skjenkebevilling for alkoholholdig drikk med alkoholinnhold mellom 22 og 60 volumprosent tildeles Løkta kolonial as, org.nr jfr. søknad mottatt 22. mai Som styrer for den tildelte skjenkebevillingen godkjennes Halvard Mikalsen, med Jarle Mikalsen som stedfortreder. Med bakgrunn i at det finnes en salgsbevilling med samme bevillingsinnehaver som utøves i tilstøtende lokale stilles det krav om at det skal være egen betjening i kafeen når den er åpen. Skjenking er kun tillatt innenfor de ordinære skjenketider, slik dette er fastsatt i den til en hver tid gjeldende alkoholpolitiske handlingsplan for Dønna kommune, uavhengig av omsøkt skjenketid. Skjenkearealet ute skal være fysisk avgrenset i samsvar med innlevert skisse, og sikret i henhold til alkoholpolitisk handlingsplan for Dønna kommune, slik at hensynet til tilstrekkelig kontroll med skjenkingen kan ivaretas. Det stilles krav om at det skal være mulig å gå i butikken uten å gå i gjennom skjenkeområdet til kafeen. Mattilsynets godkjenning for serveringsstedet må til enhver tid foreligge. For øvrig gjelder at bevillingshaver til enhver tid må følge alkohollov, forskrifter og alkoholpolitisk handlingsplan. Det gjøres oppmerksom på at kommunen har fastsatt retningslinjer for reaksjoner ved brudd på bestemmelsene om salg eller skjenking i Alkoholpolitisk handlingsplan. I henhold til alkohollovens 7-1 skal det betales et årlig gebyr for salg og skjenking av øl, vin og brennevin. Gebyret tilfaller kommunen. Størrelsen på gebyret fastsettes årlig, og baseres på forventet omsetning. Minimumsgebyr er fra kr pr. år. Avregning i forhold til faktisk salg og skjenking skjer i etterkant basert på omsetningsoppgave. Skjenkebevillingen gjelder for perioden fram til 30. juni Deretter må det søkes på nytt. Bevillingshaveren er selv ansvarlig for å sende ny søknad i god tid før bevillingsperioden går ut, seinest 1. april Bakgrunn: Alkoholloven 1-4a fastslår at skjenking av alkoholholdig drikk bare kan skje på grunnlag av bevilling. Side 4 av 12

5 Sak 85/13 Det foreligger søknad om skjenkebevilling fra Løkta kolonial, org.nr Søknaden om skjenkebevilling gjelder øl, vin og brennevin (alminnelig skjenkebevilling) til drift av kafe/serveringsvirksomhet i et eget lokale ved Løkta kolonial. Vurdering: Konsept: Alkoholloven og alkoholpolitisk handlingsplan for Dønna kommune sier noe om hva slags virksomheter som kan gis skjenkebevilling. Ved tildeling av bevilling skal skjenkelokalets beliggenhet, størrelse og beskaffenhet samt målgruppen for virksomheten tillegges vekt. Negativ erfaring med tidligere driftsform, lokalets egnethet, størrelse, trafikale og ordensmessige problemer og hensynet til lokalmiljøet for øvrig skal kunne tillegges vekt. Bevillingssøkeren har søkt om bevilling for skjenking av øl, vin og brennevin, med tilhørende uteservering. Planløsningen fremgår av opplysninger vedlagt søknaden. Det er en spesiell ting som må vurderes for søknaden. Halvard Mikalsen har også salgsbevilling for øl i butikken som ligger samme sted. Det må derfor vurderes om serveringsstedet er å regne som et eget lokale. I henhold til Alkoholloven 3.1(2. ledd) kan ikke salgsbevilling utøves sammen med skjenkebevilling i samme lokale. I veilederen fra direktoratet er det sagt følgende om problemstillingen: Salgs- og skjenkebevillinger i samme lokale Det kan ikke gis bevilling til salg og skjenking i samme lokale, jf. første ledd. Dette betyr at det ikke kan gis skjenkebevilling til lokaler hvor det allerede foreligger en salgsbevilling, og omvendt. Dette gjelder selv om salget og skjenkingen ikke er ment å foregå på samme tid. Se også 3-1 andre ledd. Hva som skal anses som ett og samme lokale må avgjøres etter en konkret helhetsvurdering, hvor en særlig legger vekt på om mulighetene for en tilfredsstillende kontroll svekkes. Momenter i denne vurderingen kan være arealenes fysiske tilknytning til hverandre og om det er snakk om én og samme virksomhet, herunder om de ansatte jobber i tilknytning til både salgs- og skjenkestedet, om det føres felles regnskap o.l. Vurderingen i hver enkelt sak er det opp til kommunen å foreta. Virksomheten skal drives av samme aksjeselskap som driver butikken. Det blir kun et eget avdelingsregnskap for kafeen. Søkeren har på telefon klargjort at det vil være egen betjening i kafeen. Arealet for skjenking er fysisk knyttet til butikken, men det er vegg i mellom og egen inngang. Det skal ikke være gjennomgang mellom butikken og kafeen. Saken vurderes derfor samlet sett som at lokalet tilfredsstiller kravet om å være adskilt så lenge det ikke er gjennomgang og det skal være egen betjening. Det bør legges inn vilkår om dette i vedtaket. Rådmannen finner at driftskonseptet, ut fra den beskrivelse som er gitt kan gis skjenkebevilling for øl, vin og brennevin. Skjenkeareal: Skjenkearealet er avmerket på innsendt planskisse. Det søkes også om uteservering i avgrenset område. For utendørs skjenkeareal kreves det i henhold til kommunens alkoholpolitiske plan at området er klart fysisk avgrenset, f.eks. med gjerde. Bevillingshaver: Side 5 av 12

6 Sak 85/13 I henhold til alkoholloven 1-4 b, kan bevilling gis til den for hvis regning virksomheten drives. I dette tilfellet er det Løkta kolonial as. I henhold til alkoholloven 1-7c, skal det for hver bevilling utpekes en styrer og stedfortreder, som skal godkjennes av bevillingsmyndigheten. Styrer og stedfortreder må være ansatt på skjenkestedet eller arbeide i virksomheten i kraft av eierstilling. Styrer må ha reell styringsrett i virksomheten. Styrer og stedfortreder må være over 20 år og ha dokumentert kunnskap om alkoholloven med forskrifter, og må videre ha utvist uklanderlig vandel i forhold til alkohollovgivningen. Det er søkt om godkenning av Halvard Mikalsen som styrer og Jarle Mikalsen som stedfortreder. Det er dokumentert at begge har den nødvendige opplæring. I henhold til alkoholloven 1-7, 2.ledd skal det innhentes uttalelse fra kommunens sosialtjeneste, politiet og eventuell militær avdeling i kommunen til søknaden. Uttalelse fra sosialtjenesten er av hensyn til edruskapsmessige hensyn. Uttalelse fra politiet skal belyse de krav som loven stiller om uklanderlig vandel i forhold til alkohollovgivningen, samt skatte-, avgifts og regnskapslovgivningen hva angår bevillingshaveren og eierne av virksomheten. Det er innhentet uttalelse fra politi og skatteattester på de involverte. Uttalelse fra Politiet legges fram på møtet. Vurdering: Alkohollovens 1-7 a peker på en del relevante momenter i den helhetsvurdering som bevillingsmyndigheten kan legge vekt på. Det gjelder antallet salgs- og skjenkesteder i kommunen, stedets karakter, beliggenhet, målgruppe, trafikk- og ordensmessige forhold, næringspolitiske hensyn og hensynet til lokalmiljøet for øvrig. Det kan også legges vekt på bevillingssøkers egnethet til å ha skjenkebevilling. Alkoholloven 1-7a. Kommunens skjønnsutøvelse ved behandling av søknad om bevilling for salg eller skjenking m.v. Ved vurderingen av om bevilling bør gis, kan kommunen blant annet legge vekt på antallet salgs- og skjenkesteder, stedets karakter, beliggenhet, målgruppe, trafikk- og ordensmessige forhold, næringspolitiske hensyn og hensynet til lokalmiljøet for øvrig. Det kan også legges vekt på om bevillingssøker og personer som nevnt i 1-7b første ledd er egnet til å ha bevilling. En bevilling etter 4-2 tredje ledd kan bare utvides hvis tilvirkningen skal skje ved skjenkestedet, og tilvirkningen og skjenkingen vil utgjøre en del av stedets helhetlige karakter og serveringstilbud. Kommunen kan beslutte at det ikke skal gis mer enn et bestemt antall bevillinger til salg eller skjenking. Kommunen kan derfor velge å ikke imøtekomme søknader, men må se hen til kravet om at usaklig forskjellsbehandling ikke skal skje. Tildeling av skjenkebevilling er en avgjørelse som er underlagt kommunens frie skjønn. Skjønnet kan ikke overprøves av klageorganet eller domstolene med mindre det er gjort feil, for eksempel dersom det er tatt utenforliggende hensyn. Kommunens praksis tilsier at skjenkebevilling bør innvilges i denne saken. Det er ikke spesielle hensyn som taler i mot at bevilling bør gis. Når det gjelder skjenketider er dette vedtatt i Alkoholpolitiske retningslinjer. Det er anledning til å søke om utvidelser for enkeltanledninger, som ved arrangement og lignende. Side 6 av 12

7 Sak 85/13 Tildeling av bevilling for skjenking av alkohol er avhengig av at det også er gitt serveringsbevilling. Dette er gjort administrativt. Vedlegg: Ingen Saksmappevedlegg: Søknad med vedlegg, skatteattest, bekreftelse på skjenkeprøve Side 7 av 12

8 Sak 86/13 PROSJEKT "NORDLAND REVISJON" - HØRINGSUTTALELSE FRA DØNNA KOMMUNE. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 13/419 Saksnr.: Utvalg Møtedato 86/13 Formannskapet Rådmannens innstilling: Formannskapet gir på vegne av Dønna kommune sin tilslutning til videre utredning av Nordland Revisjon. Bakgrunn: På initiativ fra noen revisjonsenheter i Nordland, er det utredet et utvidet samarbeid eller sammenslutning mellom revisjonsenhetene på Helgeland og Salten. Utredningen er i mail datert fra SEKON oversendt rådmannen og kommunen gis anledning til å avgi høringsuttalelse innen Saksutredning: Styringsgruppen for arbeidet med å utrede sammenslåing av flere kommunerevisjonsenheter i Nordland består av Johnny Dahlmo, styreleder i Indre Helgeland Kommunerevisjon, Johan Bakke, styreleder i Salten Kommunerevisjon og Einar M. Nordnes, styreleder i Ytre Helgeland Kommunerevisjon. Disse har i skriv av d.å. oversendt dokumentet: Rapport Nordland Revisjon Grunnlag for etablering og bedt styrene i revisjonene, fagforbundene og kommunene om å avgi høringsuttalelse innen 20. juni d.å. Utredningen er utarbeidet av styringsgruppen og med bistand fra Jan Lunner i VAPP AS. Denne følger som saksvedlegg og det henvises til denne for mer detaljerte opplysninger. Hovedelementer i utredningen. Beskrivelse av tilsyn og kontroll i kommunene, herunder kommunens egenkontroll, statlig tilsyn, kontrollutvalgets oppgaver og revisjonens oppgaver. Beskrivelse av situasjonen i dag for de tre revisjonsenhetene: Bemanning, produksjonsomfang, økonomi og organisering. Beskrivelse av fordeler og ulemper med en felles revisjon på Halgeland og i Salten. Beskrivelse av organisasjonsmodeller (f.eks. IKS, vertskommunesamarbeid 27, aksjeselskap eid av kommunene, vertskommunesamarbeid 28). I tillegg en generell informasjon om eierstyring, herunder om selskapsavtale og eieravtale som styringsdokumenter. Beskrivelse av ansattes rettigheter og plikter, og hvordan informasjon og medbestemmelse er søkt ivaretatt i utredningen. Tilsyn og kontroll i kommunen. Forholdet mellom administrasjonssjefen på den ene siden og kontrollutvalgene/revisjonen på den andre siden er kommentert slik i Ot.prp. nr. 70 for : Side 8 av 12

9 Sak 86/13 Prinsipielt løper det to kontroll-linjer fra kommunestyret; en går gjennom formannskapet, faste utvalg o.s.v. til rådmannen. Kontroll og tilsyn vil her være en del av styrings- og ledelsesansvaret i hvert ledd av virksomheten. Den andre kontrollinjen går gjennom kontrollutvalget til revisjonen/sekretariatet, og er i relasjon til de politiske utvalg og administrasjonen av ekstern karakter. Revisjonen består av å vurdere om (revisjonsforskriften 3): regnskapet er i samsvar med lov og forskrifter årsregnskapet er i samsvar med regulert budsjett fattet med gyldig vedtak. Årsberetningen er konsistent med årsregnskapet. Særattestasjoner, inkludert attestasjon av momskompensasjon og spillemiddelregnskaper. Faglig veiledning. Pasientregnskap. Vertskommunesamarbeid jfr. kommunelovens 28 og 27 og uformelle samarbeid uten formell organisering som regnskapsføres som en del av kommunens virksomhet, er også omfattet av den generelle revisjonsplikten av kommunene. Revisor utfører også revisjon av kommunale foretak, overformynderi, kirkelige fellesråd, stiftelser med mer. I tillegg gjennomfører revisjonen forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjonen er et redskap kontrollutvalget har for å føre tilsyn med administrasjonen på vegne av kommunestyret. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematisk vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. For å velge ut områder for forvaltningsrevisjon skal det minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret har konstituert seg, utarbeides en plan for forvaltningsrevisjon. Krav og målsettinger for en framtidig revisjonsordning. Arbeidsgruppens oppsummering og anbefalinger: Det skal utføres objektiv, uavhengig revisjon med høy kvalitet, som er nyttig for kommunene. Kvaliteten på revisjonstjenestene sikres ved de ansattes kompetanse og god ledelse av revisjonen. Revisjonen skal være tidsriktig og aktuell i de tjenester som leveres. Dette krever en fleksibel organisasjon med tverrfaglig kompetanse. Styrke kontrollutvalgets og kommunestyrets oppgave med tilsyn og kontroll i kommunene. Revisjonen skal være en interessant og trygg arbeidsplass, med konkurransedyktige vilkår, der de ansatte trives. Revisjonens tjenester skal utføres effektivt til en kostnadsriktig pris. Arbeidsgruppas tilrådinger innebærer at revisjonen i de tre distriktene skal utvikles i samme retning som revisjonsselskapene fokuserer på : sterkere fagmiljøer, redusert sårbarhet, profesjonalisert kommunikasjon med kommunene og kontrollutvalg, mer fleksibilitet og større enheter, flere kommunale revisjonsenheter dekker hele fylket. Fordeler og ulemper med en revisjon i Nordland. Side 9 av 12

10 Sak 86/13 Fordelene utvalget har kommet fram til er kort sagt at en vil oppnå de krav og målsettinger som er listet opp for en fremtidig revisjonsordning. Ulempene som pekes på er: Tilstedeværelse i den enkelte kommune vil kunne bli noe endret. Innsikt i den enkelte kommunens styringsregime og kltur kan bli svekket. Omorganiseringer og uenigheter kyttet til lokaliseringer vil føre til støy og lite effektiv drift noe utvalget mener vil gå seg til etter hvert. Nøkkelmedarbeidere kan slutte. En revisjon med noe mer samlokalisering vil medføre mer reisetid for enkelte medarbeidere. Organisering og eierstying. Arbeidsgruppa har vurdert flere alternative organisasjonsmodeller. Konklusjonen fra gruppa er at revisjonen bør organiseres gjennom et IKS. Denne sammenslutningsformen gir kommunene det nødvendige verktøyet for eierstyring og kontroll. I tillegg er det sannsynlig at en slik organisasjonsform vil komme innefor de fleste forhold til regelverket for offentlige anskaffelser. Andre organisasjosformer vil sannsynligvis ha et mer uavlart forhold til anskaffelsesreglementet. Arbeidsgruppa tilrår at selskapet eies av 22 kommuner med hver sin ulike eierandel. Det anbefales at hver kommune oppnevner ett representantskapmedlem som har en stemme hver. Representantskapet velger sev leder og nestleder. Seskapet bør ha et styre på 5 medlemmer. Ansatte i selskapet bør i tillegg gis mulighet til å velge ettstyremedlem. Deltakerkommunene bør forplikte seg til samarbeid i en gitt periode for eksempel 3-5 år for å sikre stabilitet og forutsigbahet for alle deltakerne i en etableringsfase. Fr å sikre gd eierstyring av selskapet anbefales det at eierne inngår en eieravtale som regulerer selskapets forpliktelser overfor eierne på overordnet nivå. Den kan bl.a. inneholde: Strategier fo eierskapet. Styringsmeanismer i selskapet. Hvordan uenighet mellom eierne skal håndteres. Forholdet til de ansatte. Det er ønselig at så mange som mulig av de ansatte i dagens revisjonsordninger blr med over tl det nye selskapet. Det er derfor viktig å sikre ale dagens ansatte en rettferdig, lik og saklig behandling i spørmål knyttet til etablerng og overgang til en ny revisjonsordning. I tråd med dette, tilbys fast ansatte i de nåværende revsjonsordninger ansettelse i det nye selskapet basert på eksisterende arbedsavtale so utgangspunkt. De ulike selskapsformene i dagens ordninger gjør at det formelt sett er forskjellig regelverk so skal legges til grunn i forhold til de ansatte. Arbeidsgruppen anbefaler derfor at alle ansatte, uavhengig av hvilken av dagens revisjonsordninger de er ansatt i, og så langt det er mulig, behandles etter bestemmelsene i arbeidsmiljølovens kap. 16, virksomhetsoverdrag-else, og at de etableres kjøreregler som praktiseres likt i dagens ordninger. Det er noen usikkerhetsmomenter knyttet til etablering av nytt selskap og innholdet i dette. Man vet hva det nye selskapet skal gjøre og til dels hvordan dette skal skje, men siden det i liten grad er tatt stilling til lokalisering, organisering av arbeidet, fysisk og sosialt arbeidsmiljø og ledelse i nytt selska, er det av stor betydning at så mye av usikkerhetsmomentene som mulig kartlegges og kvitteres ut i forkant av at den enkelte medarbeider gis tilbud om ansettelse i det nye selskapet. Lokalisering. Føringer som bør legges til grunn ved valg av lokalisering (ikke prioritert rekkefølge): Beholde og rekruttere medarbeidere. Side 10 av 12

11 Sak 86/13 Nærhet til kommunene. Mulighet til å benytte kollektivtransport. Leiekostnader. Mulighet for å etablere gode IKT-løsninger. Lokalenes funksjonalitet. Reiseavstand for de ansatte. Stedsvalg kan medføre rettigheter knyttet til midlertidige overgangsordninger for enkelte ansatte. Økonomi Tilskudd fra kommunene. Kommune Innb. Tall Budsjett 2013 Fast Variabel Sum Endring Grane Hattfjelldal Nesna Hemnes Vefsn Rana Salten kom.revisj. Indre Helgeland Ytre Helgeland Vurdering: På grunn av utviklingen i kommunene øker kravet til spesialisering av revisjonen. Dette gjelder spesielt innenfor forvaltningsrevisjonen, hvor revisjonen må gå kontrollere fagfelt som ligger utenfor det fagfeltet hvor revisorer tradisjonelt er utdannet. Når mange fagfelt skal dekkes, øker behovet for større enheter. Økonomi Jeg antar økonomi vil ha stor betydning for de fleste kommunene når revisjonsordningen skal vurderes. I tabellen Økonomi - tilskudd fra kommunene framgår det at Dønna kommune vil få økt sine kostnader med kr pr. år. Rødøy vil få økte kostnader med kr pr. år, Herøy med kr pr. år, mens Vefsn kommune vil få redusert utgiftene med ca ,- pr år og Rana kommune med kr pr. år. Lokalisering/forholdet til de ansatte. Utvalget skriver i utredningen: Lokalisering i felles lokaler på færre plasser enn i dag må være et område det eventuelle nye styret finner løsning på. Det sies videre i oppsummeringen: selskapet lokaliseres i felleslokaler med tilfredsstillende IKT-løsninger i mellom 3-5 kommuner. Etter min vurdering er det viktig for Dønna å ha nærhet til kommunerevisjonen og at det derfor etableres ett avdelingskontor i rimelig nærhet. Konklusjon Dønna kommune gir sin tilslutning til videre utredning av Nordland Revisjon. Side 11 av 12

12 Sak 86/13 Vedlegg: Side 12 av 12