SPELEMIDLAR til anlegg for idrett og fysisk aktivitet

Transkript

1 SPELEMIDLAR til anlegg for idrett og fysisk aktivitet Informasjon om prosedyre og føresegner i samband med søknad Fyresdal, 2014 Kulturkontoret Fyresdal Kommune

2 1. INNLEIING Dette heftet er utarbeida av kulturkontoret med tanke på å informere idrettslag/foreningar om arbeid og søknadsfristar i samband med søknad om spelemidlar til bygging og rehabilitering av anlegg for idrett og fysisk aktivitet. Innhaldet er ikkje komplett, men skal gje søkjarane god innsikt i arbeidet, i tilegg til å vise til kor ytterlegare informasjonsmateriell er å få tak i. Spelemidlar til anlegg for idrett og fysisk aktivitet er heimla i lov om pengespill m.v. av 28. august 1992 nr Kultur- og kirkedepartementet har utarbeid føresegner, som kommune, fylket og søkjar skal nytte under søknadsprosedyren. 2. SØKNADSPROSEDYREN Søknader om tilskot til anlegg for idrett og fysisk aktivitet, med aktuelle vedlegg, leverast elektronisk gjennom nettstaden Ein kan søkje via den kommunen kor anlegget er geografisk plassert, men søknadar om tilskot til anlegg for friluftsliv i fjellet, handsamast av Den Norske Turistforening (DNT). Før ein kan søkje elektronisk om tilskot til eit anlegg, må kommunen registrere anlegget i idrettsanleggsregisteret (kontakt avd. kultur). Unntaket er anlegg for friluftsliv i fjellet som skal registrerast av DNT. Kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet Alle anlegg ein skal søke spelemidlar til, må vere omtala i kommunedelplan Plan for kulturbygg, idrett og friluftsliv, samt i handlingsplan. Kommunedelplanen reviderast kvart 4 år, mens handlingsplanen rullerast kvart år. Denne saken vert gjerne handsama i kommunestyret sommar, eller tidleg haust. Idrettslaga sine innspel til handlingsplanen skal gå via Fyresdal idrettsråd, som prioriterar innspela, før ein sender det til kommunen Samanfatta prosedyre - spillemiddelsøknader: 1 Kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet - innspel til handlingsplan kvart år. Avklaring om prioritering. Skjer tidleg haust 2 Anlegget registrerast i idrettsanleggsregisteret av kommunen. 3 Idrettsfunksjonell forhandsgodkjenning. Frist 15. oktober 4 Spillemiddelsøknad. Frist 1. november 5 Regnskap til revisjon 6 Sluttutbetaling av spelemidlar Eit godt råd; SET AV GOD TID PÅ ARBEIDET MED SØKNADEN - DET TAR TID og tenk budsjett/regnskap og dokumentasjon frå dag ein! 2

3 3. VIKTIGE FRISTAR VED SØKNAD OM SPELEMIDLAR: Søkjar sin frist: 01.aug. 15.okt. Frist for innspel til kommunal handlingsplan til plan for kulturbygg, idrett- og friluftsliv Frist for søknad om idrettsfunksjonell forhandsgodkjenning i kommunen 01. nov. Frist for elektronisk søknad om spelemidlar. Søknader som blir mottatt etter 1. november godkjennast ikkje. Det kan søkjast om dispensasjon for å ettersende vedlegg. 15. nov. Frist for søknad om idrettsfunksjonell forhandsgodkjenning frå KKD (gjelder store anlegg som f.eks. idrettshaller, hoppbakkar, symjeanlegg) 15. nov. Frist for godkjenning av søkjar vedtekter frå KKD (gjelder viss søker er et AS, ASA, kommunalt føretak,, stiftingar, burettslag, velforeningar eller andre samanslutningar) Kommunen sin frist: November November Desember Politisk behandling i kommunen ved budsjettrullering: - Rullering av handlingsplan og prioritering av spillemiddelsøknadene Politisk vedtak i kommunen ved budsjettbehandling i formannskapet: Politisk vedtak i kommunen ved budsjettbehandling i kommunestyret: 15. januar Oversending av godkjente søknader frå kommunen til fylkeskommunen Fylkeskommunen sin frist: 15.mars Oversending av samla søknadssum frå fylkeskommunen til KKD 1. juli Fylkeskommunen sender ut tilsagnsbrev/avslagsbrev til søkjarane 4. ANLEGG DET KAN SØKES SPILLEMIDLER TIL For fullstendig informasjon sjå Føresegner om tilskot for idrett og fysisk aktivitet utgitt av KKD. Denne kan bestillast på eventuelt lastast ned. Gå inn på linken Søknadsskjema i venstremeny og vidare på link V Søkjarane plikter seg til sjølv å sette seg inn i vilkår og føresegner. Tilleggskrav for spesielle anlegg, brukarrettleiing til søknadsskjema, samt standard mal for kostnadsoverslag, FDVU-plan, gåvebrev mm. som skal nyttast som vedlegg i søknaden, finn du og der. 3

4 4.1 Ordinære anlegg Ein kan søkje om tilskot til bygging og/eller rehabilitering av idrettsanlegg, kjøp og/eller innreiing av eksisterande anlegg, tilleggselement som for eksempel garderobe, klubbhus, lysanlegg. Ombygging av eldre anlegg for å gjøre disse tilgjengelege for funksjonshemma, inngår i ordinære anlegg. Ein gjev ikkje tilskot til drift og vedlikehald, publikumstribune, vegar eller parkeringsplassar Der ikkje anna er bestemt, kan det søkes om tilskot til ordinære anlegg, inkludert rehabilitering, på inntil 1/3 av godkjent kostnad. Maksimalt tilskotsbeløp er kr For enkelte type anlegg er det fastsett særskilte maksimale tilskotsbeløp. Der ikkje anna er bestemt utgjør kr nedre grense for godkjent kostnad ved berekning av tilskot.. (For orienteringskart bl.a. er nedre grense kr ) Eigedomsrett eller tinglyst feste-/leigerett på grunn på minimum 30 år 4.2 Nærmiljøanlegg Ein kan søkje om tilskot til utandørsanlegg eller område for eigenorganisert fysisk aktivitet, hovudsakleg i tilknyting til bu-og/eller opphaldsområde. Eksempel på anlegg som kan få tilskot: skateboardanlegg, ballbinge, skileikeanlegg, utandørs klatrevegger, nærmiljøkart, sandvolleyballbane m. m Det er utarbeidet egne vegleiar for enkelte type anlegg. Skal ikkje dekke behovet for anlegg til organisert idrettslig aktivitet eller konkurranse i idrett. Grunnlag for tilskot er avgrensa opp til kr Nedre godkjente kostnadsramme er kr (Det er anledning til å søke på større prosjekt) Ein kan gje tilskot til inntil 50% av godkjent kostnad (opp til kr ) Ein kan søkje om spelemidlar inntil tre gonger (tre byggetrinn)/ tre anlegg innafor same område. For søkjarar som burettslag og velforeiningar gjeld ikkje kravet om forhandsgodkjenning av vedtekter. Eigedomsrett eller tinglyst feste-/leigerett på grunn på minimum 20 år 4.3 Mindre kostnadskrevjande nærmiljøanlegg Frå og med 2014 vil tilskotsordninga for mindre kostnadskrevjande nærmiljøanlegg falle bort. Samtidig reduserer departementet kravet til minstekostnad for nærmiljøanlegg til kr , Anlegg for friluftsliv i fjellet Det kan søkjast om tilskot til overnattingshytter og sikringshytter som ligg i tilknyting til rutenettet i fjellet, og til løypetiltak - opparbeiding av stigar og løyper. 4

5 Nedre grense for godkjent kostnad er kr for overnattings- og sikringshytter og kr per løypetiltak. Til overnattingshytter kan det søkjast om tilskot på inntil 1/3 av godkjent kostnad, avgrensa oppover til 1,5 mill. kroner. Til sikringshytter og løypetiltak kan det søkjast om tilskot på inntil 50 % av godkjent kostnad. Søkjarar kan være foreiningar tilslutta Den Norske Turistforening (DNT) samt andre frivillige foreiningar med tilsvarande formål som DNT. For samanslutningar som ikkje er tilslutta DNT, skal vedtektene godkjennast på førehand av departementet. Søknaden leverast elektronisk på nettstaden der den blir handsama av DNT og ikkje av kommunen DNT prioriterar søknadene og oversender det til departementet innan 1. februar. Departementet vedtar fordeling og sender melding om vedtak til søkjarane innan 15.mai. Eigedomsrett eller tinglyst feste-/leierett på grunn på minimum 40 års varigheit 5. IDRETTSFUNKSJONELL FORHANDSGODKJENNING Alle anlegg, både nybygg, rehabilitering og ombygging, må være idrettsfunksjonelt forhandsgodkjent av kommunen eller departementet. Eige søknadsskjema finnes på eller på kulturkontoret i Fyresdal kommune. Idrettsfunksjonell forhandsgodkjenning skal gjennomførast for å sikre behovsriktige og gode idrettsfunksjonelle løysingar, og for å sikre at dei estetiske og miljømessige tilhøve vert ivaretekne på ein god måte. Idrettsfunksjonell forhandsgodkjenning må ligge føre før byggearbeid setjast i gang. Dersom arbeidet er sett i gang eller fullført før idrettsfunksjonell forhandsgodkjenning ligg føre, er det avslagsgrunn. Godkjenninga er gyldig i to år men kan fornyast om ikkje byggearbeidet er sett i gang innan 2 år. Godkjenning gir ikkje garanti om tilskot. Idrettsfunksjonell forhandsgodkjenning skal dokumenterast med brev frå den som har godkjent planane, med påført godkjenningsstempel. Denne dokumentasjonen skal fylgje som vedlegg nr. 1 til søknad om spelemidlar. Det er ein føresetnad at anlegget oppfyller krava til tilgjenge og tilrettelegging for funksjonshemma samt universell utforming som estetikk og miljøhensyn. OBS! Forhandsgodkjenning kommer i tillegg til kommunens byggesaksbehandling som er styrt av Plan- og bygningsloven. Ta kontakt med teknisk etat tidleg i prosessen. Her vil du få informasjon om myndigheitenes krav/bestemmingar knytt til prosjektet. Alle søknader om idrettsfunksjonell forhandsgodkjenning, uansett anleggstype, må innehalde: Dokumentasjon på tilgjenge/universell utforming Oversikt-/kommunekart (1:5000) m/anlegget innplassert. Situasjonsplan i målestokk 1:1000 eller 1:500 med samla arealdisponering og hovudtrekk i terrengbehandling. Planen skal angi høgdekurver. Planen skal vise kva område som er til disposisjon for anlegget, og kva utvidingsreservar om er sikra. Oppdeling i eventuelle byggjesteg skal visast. 5

6 Behovsoppgåve som forklarar den kartlegging av behov som har vore gjort, og resultatet. Det skal særleg gjerast greie for behova til barn og ungdom.. Dette behovet skal haldast opp mot eksisterande tilbod. Enkelt kostnadsoverslag. Førebels plan for finansiering og drift av anlegget. Dokumentasjon av tilpassinga av anlegget til bygningar i nærleiken og karakteren til landskapet, for eksempel flyfoto. Spesielle anlegg har tilleggskrav som skal fylgje søknaden, for slike anlegg og krav til dokumentasjon visast til linken V-0732 på 6. KRAV TIL DEI EINSKILDE VEDLEGGA I SØKNAD OM SPELEMIDLAR Vedlegg 1. Vedlegg 2. Idrettsfunksjonell forhandsgodkjenning Se Pkt. 5 Detaljert kostnadsoverslag Bruk mal på Totalkostnaden for anlegget skal oppgjevast (fordela på kostnader med og utan rett til tilskot.) Detaljera, slik at dei arbeida som skal utførast som dugnad, kan spesifiserast. Administrasjonskostnader kan maks. utgjøre 5% av godkjent kostnadsoverslag. Prosjekteringskostnader vert godkjend. Vedlegg 3. Finansieringsplan utgreiing og dokumentasjon for dei einskilde postane. Planen skal gjere greie for og dokumentere finansiering av dei samle kostnadene for anlegget. Alle postane, utanom søknadsummen, i finansieringsplanen skal dokumenterast. Merk: Summen av offentleg tilskot (kommunale, fylkeskommunale og statlige midlar, inklusiv spelemidlar) kan ikkje vere høgare enn kontantutgiftene i godkjent kostnadsoverslag. Dokumentasjon på fylgjande poster skal leggjast ved finansieringsplanen: Eigenkapital skal stadfestas med kontoutskrift frå bank, post e.l. Kommunalt og/eller fylkeskommunalt tilskot må vere stadfesta med kopi av vedtaket. Kommunal og/eller fylkeskommunal garanti/forskottering må vere stadfesta med kopi av politisk vedtak. Private tilskot/gåver (pengetilskot, materiale, rabattar o.l.), skal vere stadfesta med underteikna gåvebrev. Bruk mal på Ved berekning av verdi av rabattar, skal det tas utgangspunkt i reelle, konkurransedyktige marknadsprisar. Det er ikkje anledning til å rekne meirverdiavgift på rabattar. Dugnadsarbeid skal gå fram av ein eigen dugnadsoversikt som er utarbeida med utgangspunkt i de arbeider som etter kostnadsoverslaget skal utførast på dugnad. Verdien av dugnadsarbeidet reknast og dokumenterast av kvalifisert fagperson (f.eks. 6

7 kostnadsvurdering/anbod frå kommune eller firma (entreprenør, handverkar e.l.). Det er ikkje anledning til å rekne meirverdiavgift på dugnad. Lån skal være stadfesta med kopi av lånetilsagn. Eventuelle lånevilkår må vere oppfylt/akseptert. For anlegg som er ferdigstilt, skal regnskap leggast ved. Vedlegg 4. Forvaltning, drift, vedlikehald og utviklingsplan (FDVU) med budsjett Plan for bruk (opplysningar om brukstid og brukargrupper), med budsjetterte utgifter og inntekter (gjelder alle anlegg). Plan for forvaltning, drift, vedlikehald og utvikling med tilhøyrande budsjetter (gjelder for fleirbrukshaller, symjehaller og spesialhaller) KKD har utarbeida FDVU- vegleiar, V-0925B. Anleggseigar har plikt til å holde anlegget ope for idrettsleg aktivitet i 40/20/10 år (alt etter kva type anlegg som byggjast) frå ferdigstilling av anlegget. Vedlegg 5. Dokumentasjon på rett til bruk Tinglyst eigendomsrett, som skal dokumenterast med stadfesta utskrift av grunnboka. o Tinglyst feste-/leigerett av minimum 30/20/10 år (alt etter kva type anlegg som byggjast), som skal dokumenterast med stadfesta kopi av feste-/leigeavtalen og stadfesta utskrift av grunnboka. For anlegg på kommunal eller fylkeskommunal grunn skal det ligge føre avtale på minimum 30/20/10 år (alt etter kva type anlegg som byggjast) med kommunen/fylkeskommunen om bruk av grunnen. 7. REKNESKAP OG REVISJON 7.1 Krav til rekneskap Alle søkjarar som mottar tilskot til anlegg for idrett og fysisk aktivitet, pliktar å levere eige anleggsrekneskap. Mottakarar av tilskot bør nytte ein bank eller postgirokonto for alle utbetalingar/innbetalingar vedrørande anleggsinvesteringa. Rekneskapen kal vere ført slik at det kan samanliknast med godkjent kostnadsoverslag og finansieringsplan som vart sendt inn ved søknad om tilskot. Hovudpostane i rekneskapen skal være dei same som postane i det godkjente kostnadsoverslaget og finansieringsplanen. Krav til dokumentasjon av utbetalingar og innbetalingar: Det skal ligge føre originale bilag over alle utbetalingar og innbetalingar. Bilaga skal vise: kva utbetalinga/innbetalinga gjeld kva konto som er belasta kven som har anvist og attestert (skal ikkje være same person) bilagsnummer Verdi av dugnad, gåver og rabattar (eks. mva) kan ikkje føres opp med et høgare beløp i rekneskapen enn i godkjent søknad. 7

8 Summen av kontantutgifter og fastsett verdi av gåver, dugnad og rabattar (tilskuddsberettiga utgifter), utgjør sluttkostnad for anlegget. Finansiering som skal dekke anleggskostnadene skal registrerast i rekneskapen, f.eks. eigenkapital, spelemidlar, lån, kommunale og fylkeskommunale tilskot, og private tilskot. Kommunen skal, så snart anlegget er ferdig, gjere ein synfaring. Kommunen skal attestere at anlegget er fullført i samsvar med godkjente planar. Dette skal gjerasts før rekneskap leggjast fram for revisor. 7.2 Krav til revisjon Alle prosjekter med tilsagn om kr eller meir i spelemidlar, skal rekneskapen reviderast av kommunen. Prosjekter under dette beløp kan reviderst av organisasjonens revisor. Avslutta rekneskap, rekneskapsbøker, originale bilag og kontoutskrifter skal leverast revisor for kontroll. Saman med rekneskapen skal det fylgje eit utfylt regnskapsskjema. Skjema er tilgjengelig på Det er eige regnskapsskjema for anlegg for friluftsliv i fjellet. Revisor må også få tilgang til endeleg godkjent søknad med vedlegg, samt brev om tilsegn frå fylkeskommunen. Revisor skal kontrollere at: At inntekter og kostnader vedkjem anlegget, medrekna at berre utgifter til element med rett til tilskot inngår som ein del av kostnadene md rett til tilskot. At utgiftene er attesterte og tilviste av personar med dei naudsynte fullmaktene At inn- og utbetalingar om vedkjem anlegget, er gjorde frå den kontoen som er oppgjeven for dette føremålet At det er eit klart skilje mellom byggjerekneskapen for anlegget og drift At verdien av dugnad, gåver (utanom pengegåver) og rabattar er i samsvar med retningslinene for vedsetjinga av desse postane og i samsvar med budsjettet som er godkjent av fylkeskommunen. At dersom det er betalt for arbeid eller materialar (ytingar) som i søknaden var oppførte som dugnad, gåver og/eller rabattar, er verdien av ikkje-betalte utgifter i rekneskapen nedjusterte med tilsvarande sum. At reknespassamandraget som vert sendt til fylkeskommunen, er i samsvar med den kontrollerte rekneskapen. Revisorattestasjonen skal leggjast ved rekneskapen. KONTAKTPERSONER I FYRESDAL KOMMUNE: Kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet og søknaden generelt: Kulturkonsulent Hilde Martini Momrak Hilde.momrak@fyresdal.kommune.no 8

9 Teknisk forhåndsgodkjenning: Sektorleiar Arild Metveit