VEILEDNING Etisk praksis

Transkript

1 VEILEDNING Etisk praksis

2

3 ET KREVENDE ETISK ENGASJEMENT 4 FELLES PRAKSIS PÅ ALLE NIVÅER 6 HVORDAN KOMMUNISERE OM ET ETISK PROBLEM? 14 SENTRALE HOLDEPUNKTER FOR ETIKK I DAGLIGLIVET 18

4 Et krevende etisk engasjement GDF SUEZ-konsernets etikkerklæring definerer den generelle rammen for de ansattes profesjonelle opptreden. Denne veiledningen, Etisk praksis, har til hensikt å angi de konkrete anvendelsesformene innen denne generelle rammen. Veiledningen kan naturligvis ikke dekke alle mulige tilfeller som kan forekomme. SPØRSMÅL/SVAR Hvem henvender denne veiledningen seg til? Den henvender seg til styremedlemmene i konsernets selskaper og til de ansatte (fast eller midlertidig ansatte) i konsernets enheter, samt til enhver person som et tredjepartsselskap har utplassert i en av konsernets enheter. Hver medarbeider skal, i sin daglige opptreden, i utøvelsen av sitt yrke og overfor forretningsforbindelsene, overfor samtlige kontaktpartnere han eller hun møter, sette konsernets verdier og etiske prinsipper ut i livet: handle i samsvar med lover og regelverk, forankre en integritetskultur, utvise lojalitet og ærlighet, respektere andre. Alle skal handle fornuftig og med kritisk sans. Det er derfor normalt at man tar opp arbeidsrelaterte etiske spørsmål og dilemmaer med sine kolleger og ledere. 4 GDF SUEZ Etisk praksis

5 Skjelne mellom etiske handlinger og unngå feil er målsettinger som gir bedriften fremragende ytelser. De innebærer både et sterkt personlig engasjement og teaminnsats. Grunnet sine spesielle ansvarsområder skal lederne kommunisere GDF SUEZ etiske prinsipper til sine medarbeidere. Lederne er også ansvarlige for at ordningen Etiske regler og compliance implementeres i de operasjonelle og funksjonelle organisasjonsmodusene i konsernets enheter. De skal derfor ikke bare informere medarbeiderne på en praktisk og konkret måte om reglene de skal følge, men også kontrollere at de har forstått dem. Lederne skal også gi medarbeiderne råd og oppmuntre dem til å ta opp etiske spørsmålsstillinger og spørsmål angående reglenes gjennomføring. Lederen skal ikke nøle med å informere sin egen ledelse eller enhetens deontolog om vanskelighetene som han eller hun kan møte i iverksettelsen av denne politikken. Lederen skal også kontrollere at medarbeiderne viser respekt for reglene de skal følge. Men det er fremfor alt gjennom sitt eget eksempel at lederen viser medarbeiderne hva etikk og compliance egentlig betyr. Alle, uansett funksjon, er ansvarlige for sin egen opptreden og tar ansvar for konsekvensene av sine valg. En medarbeider som begår en handling som står i strid med de etiske reglene, utsetter seg for disiplinære, administrative, sivile og strafferettslige sanksjoner, i henhold til reglene som gjelder i medarbeiderens enhet. Både den person som utfører en uetisk ordre og den som gir den, vil bli holdt ansvarlige når slike ordrer utføres. En person som utsettes for press for å handle i strid med GDF SUEZ prinsipper eller mot sin samvittighet, bes henvende seg til en person som kan hjelpe. RÅD ANVENDE NÆRHETSPRINSIPPET Konsernets etiske dokumenter definerer regler og generelle prinsipper. Enhetene blir bedt om å anvende disse prinsippene og tilpasse dem i henhold til nærhetsprinsippet, ut fra lokale regler og politikken som enhetens ledelse har definert. Konsernet godtar for eksempel gaver dersom disse holdes på et fornuftig nivå. Det må aldri være tvil om givernes og mottakernes ærlighet, uavhengighet og objektivitet. Det er naturligvis nødvendig at denne regelen tilpasses i land der loven forbyr slike gaver. Den kan også utfylles av andre regler som setter grenser for gavenes verdi i en enhet der ledelsen ønsker dette. Lokalt må lederne gi medarbeiderne klare instruksjoner om gavenes grenseverdier. GDF SUEZ Etisk praksis 5

6 Felles praksis på alle nivåer Etikkerklæringen inneholder generelle etiske prinsipper som alle må følge i sine profesjonelle praksiser og sin opptreden i forhold til alle kontaktpartnere i konsernet. Disse prinsippene er organisert i tre kretser. KONSERNKRETSEN GDF SUEZ etikk gjelder fremst i den kretsen som utgjøres av konsernets medarbeidere, enheter og aksjonærer. Medarbeidere GDF SUEZ ønsker å opprettholde krevende, men harmoniske forhold mellom medarbeiderne på alle nivåer. I denne sammenhengen er enhver ansvarlig for å få alle medarbeidere til å utføre sine oppgaver på gode fysiske og moralske betingelser. Menneskeverdet skal alltid respekteres ved utøvelsen av lederansvar og lederskap. Konsernet ønsker å fremme et innbyrdes forhold mellom de ansatte som er basert på høflighet, respekt, gjensidig anerkjennelse og diskresjon. GDF SUEZ fordømmer moralsk og seksuell trakassering. 6 GDF SUEZ Etisk praksis

7 Konsernet respekterer privatliv og mangfold, og vurderer medarbeiderne først og fremst ut fra kompetanse. GDF SUEZ krav om høy grad av profesjonalisme virker gunstig inn på enkeltpersonenes profesjonelle og personlige utvikling. Samarbeidsånden, som vi legger spesielt stor vekt på, er basert på en åpen konstruktiv dialog som forsterker samholdet i konsernet. Konsernet setter alt inn på å informere medarbeiderne om sine målsettinger og utfordringer slik at de involveres lettere i konsernets liv. GDF SUEZ bestreber seg også på at de ansatte i alle land der vi er etablert, har gode levekår i forhold til den lokale levestandarden. Konsernet satser også på å treffe alle adekvate tiltak for å beskytte medarbeidernes helse og sikkerhet på arbeidsplassen. GDF SUEZ Etisk praksis 7

8 COMPLY OR EXPLAIN Alle skal handle i overensstemmelse med lover og regelverk. Når det gjelder konsernets spesifikke regler, kan enhetene imidlertid tilpasse sin organisasjonsmodus. For eksempel, for å respektere loven og tilpasse visse sider ved den lokale kulturen som gir seg uttrykk i sedvaner som er forskjellige fra våre praksiser. I så fall må forskjellene godkjennes av enheten man hører inn under før det innføres en egen prosedyre. Reglene for unntak svarer til prinsippet vi kaller comply or explain (følg regelen eller forklar deg). Ved unntak må det gjøres rede for begrunnelsen, som også må aksepteres formelt av deontologen i enheten man hører inn under. Et slikt unntak kan ikke i noe tilfelle gjøres gjeldende hvis det er lovstridig. Enhver unntaksordning som oppdages etter iverksettelse uten den overordnede enhetens samtykke, vil bli ansett som brudd på denne regelen. Redegjørelsen må være klar og tilbørlig begrunnet, foreligge i skriftlig form og oppfylle loven og konsernets etiske prinsipper. Konsernets enheter Konsernet GDF SUEZ sørger for at de mellommenneskelige relasjonene i konsernets enheter er preget av transparens og likevekt. Konsernet sørger spesielt for å gi nøyaktig og sannferdig informasjon. Når enhetene i GDF SUEZ gjør forretninger seg imellom, skal de være like påpasselige og lojale som overfor kunder, leverandører og andre eksterne partnere. Enhetene som arbeider i en lovregulert kontekst, skal respektere de obligatoriske prosedyrene, særlig når det gjelder kommersielt følsom informasjon. Ut fra prinsippet om logisk samsvar og lojalitet skal enhetene også innføre ordninger lokalt som gjør det mulig å konkretisere innholdet i den etiske erklæringen og oppfylle dens krav. Aksjonærer Vårt konserns utvikling avhenger bl.a. av evnen til å finne kapitalen det trenger til investeringer. Aksjonærene viser lederne i GDF SUEZ tillit når det gjelder å styre selskapet på en sunn måte og oppnå bedre resultater. I dette øyemed anvender vi avanserte standarder innen bedriftsstyring bl.a for å gi aksjonærene garanti for optimal vekst og avkastning. Utover den nødvendige anvendelsen av reglene som er definert av finansmarkedenes kontrollmyndigheter, kontrollerer konsernet at aksjonærene behandles likt og setter sin ære i å gi nøyaktig, åpen, oppriktig og kontrollerbar informasjon i rett tid. 8 GDF SUEZ Etisk praksis

9 MARKEDSKRETSEN GDF SUEZ etiske regler gjelder ikke bare internt i konsernet, men også i forholdet til det eksterne markedet som utgjøres av konsernets kunder, leverandører og konkurrenter. Kundene Våre kunders tilfredshet og konsernets fremtid avhenger av en rekke klart definerte faktorer: disponibilitet, fantasi, innovasjon, konstant forbedring av kvalitet og sporbarhet, bl.a. med hensyn til helse og sikkerhet, integrering av den sosiale dimensjonen i den delen av virksomheten som er offentlig tjeneste. Disse kravene forutsetter en åpen dialog basert på en presis, sannferdig informasjon, respekt for reglene knyttet til kommersielt sensitiv informasjon, åpenhet ved prosedyrene som iverksettes av konsernet og, naturligvis, respekt for inngåtte forpliktelser og konkurranseregler. Leverandører Kvaliteten på produktene og tjenestene som GDF SUEZ leverer til sine kunder, avhenger også av konsernets evne til å oppnå fremragende ytelser fra leverandører og partnere. Derfor må valget av våre leverandører være upartisk og basert på klart definerte krav. Konsernet velger altså disse leverandørene ut fra deres profesjonalitet og konkurransedyktighet i et perspektiv bygget på tillit. Ved alle forhandlinger skal konsernets kvalitetsprinsipper følges. I denne sammenhengen gjelder den kollektive dimensjonen i kjøpsbeslutningen samtlige berørte kontaktpartnere. Rettferdighet og upartiskhet skal være bestemmende for relasjonene med leverandørene for å beholde et likevektig og objektivt forhold til disse. Innkjøperne må utvise en uklanderlig etisk holdning og følge gjeldende lover og regelverk, bl.a. konkurranseregler. GDF SUEZ Etisk praksis 9

10 De etiske prinsippene kommer også til uttrykk når miljø- og samfunnsproblemene integreres i kriteriene for valg avleverandører. GDF SUEZ forplikter sine forretningspartnere og underleverandører til å etablere etiske, miljøorienterte og sosiale regler og respektere praksiser som er kompatible med konsernets verdier. Konkurrentene Vårt konsern respekterer markedsreglene: Det følger konkurransereglene og reglene for regulerte markeder ved å opptre lojalt, og forplikter seg bl.a. til å forby ærekrenkelse og baksnakking av konkurrentene. Konsernet verner også om konfidensielle opplysninger og fabrikasjonshemmeligheter som tilhører konsernet eller er betrodd det av leverandører eller partnere. Konsernet vil kun bruke legale og ærlige midler for å innhente opplysninger om konkurrentene. 10 GDF SUEZ Etisk praksis

11 SAMFUNNSKRETSEN GDF SUEZ avslører sine store energiutfordringer i det 21. århundre. Målsettinger som kan nås med respekt for de forpliktelser konsernet har definert med hensyn til bærekraftig utvikling. Samfunnet Konsernet utøver aktiviteter som plasserer det i sentrum i de lokalsamfunnene der det er etablert. Det legger særlig vekt på å støtte disse. GDF SUEZ fører også en aktiv solidaritetspolitikk overfor vanskeligstilte befolkningsgrupper, eventuelt i samarbeid med offentlige instanser. Konsernet utfører også mesén- og sponsorvirksomhet samt aktiviteter med lokal forankring, i samråd og partnerskap med lokale myndigheter, for å støtte disses initiativ. Disse aktivitetene må foregå på ærlig, åpent og lovlig vis. GDF SUEZ anser integritet for å være et av grunnprinsippene i konsernets etikk. Konsernet fordømmer korrupsjon i alle dens former og sørger for at medarbeiderne som arbeider for å etterfølge dette prinsippet, ikke lider noen overlast. Dessuten forplikter konsernet seg til å avholde seg fra enhver finansiering av politiske partier, unntatt i land der slik finansiering er tillatt og begrenset av lovens bestemmelser. Eventuell finansiell støtte som gis i denne rammen, skal oppfylle lovens regler og de definerte interne reglene på det strengeste. I samarbeid med de lokale aktørene søker GDF SUEZ også å forstå og respektere alle forskjellige kulturer. I denne sammenhengen har konsernet dialog og partnerskap med frivillige organisasjoner innen miljø og humanitært arbeid for å gjennomføre konkrete aksjoner i samsvar med konsernets kompetanse. Det oppmuntrer også medarbeiderne til å engasjere seg personlig i samfunns- og foreningsliv. GDF SUEZ Etisk praksis 11

12 GDF SUEZ oppfyller de høyeste etiske standarder GDF SUEZ handlingsprinsipper bygger på internasjonale referansetekster, bl.a.: Den universelle menneskerettserklæringen og tilleggskonvensjonene Konvensjonene til Den internasjonale arbeidsorganisasjonen (ILO), OECDs retningslinjer for multinasjonale selskaper De forente nasjoners konvensjon mot korrupsjon Vår planet GDF SUEZ legger spesielt stor vekt på miljø, miljøvern og bærekraftig utvikling. Konsernets politikk for bærekraftig utvikling understreker dette klart ved å angi at respekt for menneskeverdet og for miljøet er av grunnleggende betydning for GDF SUEZ identitet og verdier. Konsernet er klar over sitt ansvar i forhold til nåværende og fremtidige ansvarsområder, og definerer sin strategi og sine målsettinger i samsvar med prinsippene for bærekraftig utvikling og gjør rede for sine resultater. Det respekterer lovens bestemmelser og de lokale regelverkene. Konsernet lytter også til forventninger og ønskemål fra kunder, lokalbefolkning, ansatte og lokalsamfunnet. Det er også oppmerksomt på utslippene og konsekvensene av dets aktiviteter, og ønsker å dele sine målsettinger for miljøet med sine partnere, leverandører og eventuelt eierne til anleggene det driver. 12 GDF SUEZ Etisk praksis

13 Konsernet bruker metodene og teknikkene som er best egnet til å fremme en bærekraftig utvikling. Det oppmuntrer til forskning og innovasjon for å utvikle knowhow omkring kvalitet og sikkerhet, gjenvinning og resirkulering av materialer, økonomi og naturressurser, samt reduksjon av plager og forstyrrelser. Å handle etisk og i samsvar med konsernets regelverk og forpliktelser, dvs. sette compliance-prinsippet ut i livet, er en permanent målsetting i GDF SUEZ. Alle konsernets medarbeidere skal utføre sine profesjonelle oppgaver etter å ha definert og evaluert dem sammen med ledelsen. GDF SUEZ Etisk praksis 13

14 Hvordan kommunisere om et etisk problem? En rekke dokumenter er stilt til konsernmedarbeidernes disposisjon som forklarer målsettingen og innholdet i den etiske politikken om samsvaret og de gir konkrete eksempler. SPØRSMÅL/SVAR Hva betyr compliance? Dette begrepet omhandler en rekke ordninger som skal settes i verk for å realisere samsvarsmålsettingen. Compliance er en serie dynamiske handlinger, men samsvar er en tilstand. Situasjonenes variable karakter og diversitet gjør det imidlertid umulig å foregripe alle tilfeller. For å finne et svar som samsvarer med våre etiske regler er det av og til nødvendig å drøfte situasjonen med andre. Alt etter spørsmålsstillingen kan du henvende deg til en kollega eller til ledelsen (begynn med din direkte overordnede), til en annen leder som har kompetanse knyttet til ditt spørsmål (personalforvaltning, sikkerhet, juridiske saker osv.), til en representant for de ansatte hvis loven tillater dette, og naturligvis til deontologen. I den utstrekning dette kan angå oppførselen til personer man kjenner, er det ofte en delikat affære å stille spørsmål om etikk. 14 GDF SUEZ Etisk praksis

15 OPPLÆRING I ETIKK Opplæring for ledere i funksjonelle og operasjonelle stillinger er tilgjengelig i form av vanlige opplæringsøkter eller online. Temaene som behandles, er bl.a.: Motivasjon for etikk i rammen av bedriftens virksomhet Forretningsetikk Konkurransereglene i EU Tiltak mot korrupsjon i den internasjonale utviklingen Etisk metode i rammen av offentlige kontrakter Ledelsens ansvar, etisk risiko, intern kontroll, audit Det trengs derfor mot til å ta opp disse emnene og legge frem det etiske dilemmaet. Men det er den eneste utveien for å stoppe uakseptabel praksis og utløse forbedrende mekanismer. Ingen som i god tro stiller spørsmål om etikk eller compliance, skal oppleve mottiltak eller sanksjoner på grunn av dette. For ytterligere opplysninger, ta kontakt med Avdelingen for etiske regler og compliance, deontologen i din enhet eller i din arbeidsgren. En medarbeider som er offer for slike tiltak, kan legge saken frem for deontologen i hans eller hennes enhet eller for konsernets deontolog, som så i samråd med ledelsen, skal finne frem til mulighetene for å beholde eller gjenopprette de berørte personenes legitime rettigheter. Deontologene skal under alle omstendigheter hemmeligholde all informasjon som meddeles dem. GDF SUEZ Etisk praksis 15

16 Etisk e-post, en egnet ordning GDF SUEZ har stilt til disposisjon for samtlige medarbeidere en e-postadresse der de kan spørre konsernets deontolog ved tvil om etisk riktig opptreden eller hvis de har konstatert brudd på reglene for etikk og compliance. Denne prosedyren erstatter ikke andre eksisterende kommunikasjonskanaler (ledelse, representanter for de ansatte, offentlige myndigheter osv.), men kommer i tillegg til disse. Den må anvendes i samsvar med lokale lovlige forpliktelser siden visse lokale regelverk definerer tilfeller av obligatoriske prosedyrer. Nyttig å vite Samtlige tilleggsdokumenter til erklæringen og denne veiledningen er tilgjengelige for alle konsernets medarbeidere på intranettet og det spesielle ekstranettet for etiske spørsmål. Misbruk av denne prosedyren kan føre til sanksjoner. Brukere som handler i god tro, kan derimot ikke utsettes for sanksjoner. Brukerens identitet og identiteten til eventuelle anklagede personer, behandles konfidensielt. Brudd på konfidensialitetsprinsippet kan føre til sanksjoner. Prosedyren tar først og fremst sikte på å identifisere brudd på reglene for regnskap, audit og bekjempelse av korrupsjon, samt andre alvorlige regelbrudd som kan sette bedriftens vitale interesser eller de ansattes fysiske eller moralske integritet på spill. Andre feil kan identifiseres i henhold til lokale regelverk. Henvendelser i alle slike saker kan rettes til enhetenes deontologer og/eller konsernets deontolog med forskjellige midler, bl.a. e-post som sendes: ethics@gdfsuez.com 16 GDF SUEZ Etisk praksis

17 RÅD Hvem kan du henvende deg til? Flere opplysninger om etikk og compliance i konsernet Konsernets fremste etiske retningslinjer handle i samsvar med lover og regelverk forankre en integritetskultur utvise lojalitet og ærlighet respektere andre passord: ethics Du nøler når det gjelder etisk opptreden eller har spørsmål til prosedyren som skal følges. Du ønsker å få et råd. Du anser at bedriftens regler er brutt eller i ferd med å overtres. Du anser at du er blitt eller vil bli involvert i en handling som er mot reglene i din bedrift. Ta i alle disse tilfellene kontakt med personer du har tillit til: dine kolleger, din sjef, Juridisk avdeling, en representant for de ansatte hvis loven tillater dette, deontologen i din enhet eller, om nødvendig, en representant for konsernet osv. GDF SUEZ Etisk praksis 17

18 Sentrale holdepunkter for etikk i dagliglivet Når vi står overfor et etisk dilemma, må vi aldri miste av syne indikatorene angitt i dette dokumentet eller nøle med å søke hjelp fra ledelsen. Bedrageri Bedrageri i bedriften er et alvorlig tema som ofte undervurderes. Men bedrageriene fører til finansielle kostnader som ofte kan være svært høye og vanskelige å få dekket, og representerer generelt en risiko for enkeltindivider ogbedrifter. For GDF SUEZ er bedrageri uansett form uakseptabelt. Enhver bedragersk handling kan føre til iverksettelse av sanksjonene som er anført i lokal og internasjonal lov og konsernets interne regler. Vi anser her som bedrageri enhver frivillig eller skjult handling eller unnlatelse foretatt i den hensikt å bedra eller omgå gjeldende lover eller bedriftsregler, for at bedrageren selv eller en tredjeperson skal oppnå en materiell eller moralsk uberettiget fordel. Bedrageriet kan anta en rekke former: tyveri av penger, eiendeler eller data, bevisst modifisering, skjuling eller ødeleggelse av dokumenter, skriftlig falskneri eller falske erklæringer, forfalskning av regnskap, kopiering, hvitvasking av penger, svindel, korrupsjon osv. 18 GDF SUEZ Etisk praksis

19 Korrupsjon Korrupsjon, som er uttrykk for et dyptgripende onde, er et hinder for bedriftens drift. Korrupsjon medfører kostnader som reduserer den økonomiske effektiviteten, er utslag av manglende solidaritet og kan svekke omdømmet og integriteten til de som må bære følgene uten selv å være skyldig i forholdet. Derfor forbyr GDF SUEZ korrupsjon i alle former, uansett tidspunkt, sted og omstendigheter. Korrupsjon er en ulovlig avtale mellom to eller flere personer. Dette er en av bedrageriets former. Man kan generelt skjelne mellom to typer korrupsjon: Den aktive korrupsjonen, som består i å gi andre en fordel for å omgå en beslutningsmekanisme (tillatelse, rett, leveranse, marked, kontrakt osv.). Den passive korrupsjonen, som består i å motta en fordel som vederlag for innflytelse utøvd med sikte på å omgå en beslutning. Passiv korrupsjon er ikke nødvendigvis resultatet av oppfordring, og kan tvert imot være knyttet til utpressing. BEKJEMPELSE AV KORRUPSJON Konsernet har frivillig forpliktet seg til følgende: De forente nasjoners Global Compact, hvis 10. prinsipp er kampen mot korrupsjon Extractive Industries Transparency Initiative (EITI), et sivilt forum for bekjempelse av korrupsjon Deltakelse i den franske seksjonen i den frivillige organisasjonen Transparency International Korrupsjon gir seg utslag i forskjellige handlinger: vederlag, ulovlig provisjon, underslag, uberettiget betaling for en offentlig tjeneste osv. I dette siste tilfellet antar korrupsjonen formen av utpressing. Utpressing består i å forlange en uberettiget belønning for å innvilge et salg (eller en kontrakt, en tillatelse) dette kan gå fra et krav om utbetaling av penger én gang eller daglig til fysiske trusler mot bestemte personer og deres familier. Korrupsjonshandlingene lettes av og til ved bruk av kommeriselle mellomledd, som gjør det mulig å skjule dem eller unndra dem fra etterforskning. For å unngå slike ordninger har konsernet etablert en intern rammeprosedyre som det er obligatorisk å gjennomføre ved bruk av kommersielle mellomledd. Gjensidighetsprinsippet Et eksempel på god praksis når det gjelder invitasjoner (i den grad den lokale loven tillater dette) går ut på at man aldri inviterer en kunde til et sted der sistnevnte ikke ville kunne gjengjelde invitasjonen. GDF SUEZ Etisk praksis 19

20 Forby enhver illojal praksis sau for eksempel samråd med konkunrrenter for å: Legge inn anbud med avtalt pris. Fastsette en kjøps- eller salgspris. Begrense produksjonen, investeringene, innovasjonen og bruk av disse. Fordele eller segmentere markedene, avsetningene eller forsyningskildene, etter territorium, kundetype eller andre kriterier. Eliminere en konkurrent, en kunde, en leverandør eller en nykommer på markedet. Still deg selv disse tre spørsmålene før du godtar eller gir en gave: Kan gaven endre min holdning til personen eller selskapet? Er min sjef enig i at jeg gir (mottar) denne gaven? Kan jeg snakke uten blygsel om gaven med mine medarbeidere og nærmeste? Konkurranse Konsernet legger svært stor vekt på at konkurransereglene respekteres og avviser alle konkurransehemmende praksiser. Det henstilles til konsernets medarbeidere om å opptre uklanderlig i forhold til konkurrenter, kunder, leverandører og prospekter. Følgende handlinger er forbudt: ulovlig konkurransebegrensende avtale, misbruk av dominerende posisjon, korrupsjonshandlinger, utveksling av gradert informasjon, diskriminerende, ublu priser eller rovpriser, osv. Alle medarbeidere i konsernet skal utelukkende bruke lovlige og etiske midler for å søke informasjon om konkurrentene. Inntrenging og skjuling av identitet er forbudt. De skal ikke ærekrenke eller baktale konkurrentene, og avstår fra å dra fordel av unøyaktige, forfalskede eller deformerte dokumenter. Og når en enhet i konsernet griper inn på et regulert marked, må den sørge for å informere medarbeiderne om bestemmelsene som angår dem og kontrollere at de følger dem. Gaver, invitasjoner og reiser Generelt ønsker konsernet å begrense mest mulig antallet gaver og invitasjoner og tilsvarende kostnader, enten de gis eller mottas av konsernets medarbeidere. Gavenes hyppighet ogbeløp skal bestemmes av ledelsen. For å vite hvordan denne politikken gjennomføres konkret i enheten medarbeideren tilhører, kan han eller hun rådføre seg med sin sjef. Gavene og invitasjonene er tegn på høflighet, og må svare til lokale sedvaner og preferanser. Du må aldri gi eller motta en gave eller invitasjon som av en eller annen grunn er forbundet med ubehag eller risikerer å gi din kontaktpartner eller dine omgivelser en følelse av ubehag. Alle forslag om reiser som mottas eller tilbys i en profesjonell ramme, krever ledelsens forutgående samtykke. Ikke glem å kontrollere reglene i din enhet. 20 GDF SUEZ Etisk praksis

21 Interessekonflikter Med interessekonflikt menes bl.a. en situasjon der bedømmelsen til en person i yrkessituasjonen kan influeres i uforholdsmessig stor grad av en sekundær interesse som er forskjellig fra bedriftens. Dette er for eksempel tilfelle når en medarbeider befinner seg i en situasjon der han risikerer å treffe en beslutning ut fra egeninteresse, familiemedlemmers eller venners interesser i stedet for bedriftens. I tvilstilfeller er det klokt at medarbeideren kontrollerer med ledelsen at han eller hun ikke står i en interessekonflikt. Dette rådet gjelder spesielt hvis du eller noen av dine nærmeste har interesser i en bedrift eller instans som er konsernets kunde, konkurrent eller leverandør. Det er også relevant hvis du utøver en profesjonell aktivitet utenfor konsernet. Har du ansvarsverv i foreninger eller lokale styringsinstanser som er kunder av konsernet, anbefales det at du avstår fra å stemme når det gjelder å tildele en kontrakt eller treffe en beslutning om et selskap i konsernet. Konsernets finansmedarbeidere skal oppgi sine potensielle eller reelle interessekonflikter til deres sjef eller deontologen i deres enhet, i henhold til Konsernets regler for finansmedarbeidere. Eksempel på evaluering av en potensiell risiko for interessekonflikt Hvis du svarer ja på et av de følgende fem spørsmålene, befinner du deg potensielt i en interessekonflikt: 1 Er jeg eller en av mine nærmeste leder, eier, disponent, ansatt eller rådgiver i ett eller flere selskaper av følgende type (bortsett fra selskapet jeg tilhører i GDF SUEZ-konsernet): Leverandør av tjenester eller varer til min enhet eller en enhet i konsernet? Konkurrent til mitt selskap eller et selskap i konsernet? 2 Har jeg eller en av mine nærmeste en direkte eller indirekte finansiell interesse i ett eller flere selskaper av følgende type (bortsett fra selskapet jeg tilhører i GDF SUEZ-konsernet): Leverandør av tjenester eller varer til min enhet eller en enhet i konsernet? Konkurrent til min enhet eller en enhet i konsernet? Et selskap med en aktivitet som tilsvarer den jeg personlig utøver i konsernet? 3 Har jeg eller en av mine nærmeste anledning til å delta i en beslutningsprosess eller gi en anbefaling angående forholdet mellom en enhet i GDF SUEZ og et selskap utenfor konsernet, som svarer til kriteriene angitt i spørsmålene 1 og 2? 4 Har jeg eller en av mine nærmeste anledning til å delta i en beslutning eller gi en anbefaling angående en enhet i GDF SUEZ i rammen av et politisk oppdrag eller et foreningsverv? 5 Har jeg selv eller en av mine nærmeste godtatt eller blitt tilbudt en gave, reise eller en annen materiell eller finansiell fordel av en leverandør, kunde eller konkurrent?

22 Prinsippene for valg av salgsagenter Følgende liste, som ikke nødvendigvis er komplett, er det minimum som må forlanges av salgsagenter. De må: Nyte et godt omdømme, ha et godt relasjonsnett, en anerkjent profesjonell kompetanse og god kunnskap om lovgivning, kontekst og lokale sedvaner. Ikke være ansatt eller være offisiell agent for et lokalsamfunn, et politisk part, en potensiell kunde eller en konkurrent. Oppfylle regelverket som gjelder for virksomheten; Ikke være utpekt utelukkende på grunnlag av en anbefaling fra en potensiell kunde. Være utvalgt og godkjent i henhold til gjeldende prosedyre. Lobbyvirksomhet Konsernet definerer lobbyvirksomhet som fremme av konsernenhetenes interesser ved hjelp av objektiv informasjon fra opinionsledere og/eller ansvarlige for lokalsamfunnene der disse enhetene virker på det tekniske, økonomiske og sosiale plan. Hensikten er å gjøre konsernet kjent, fremme dets image, verdier, arbeidsfelt og tjenester, og forsvare dets interesser. Når en institusjon eller et land regulerer lobbyistenes aktivitet, må enhetene respektere det lokale regelverkets bestemmelser og kun bruke profesjonelle lobbyister som handler tilsvarende. Samtidig, når det finnes regler for lobbyistopptreden eller deontologi utarbeidet av lobbyistenes yrkesforbund, følger enhetenes lobbyister disse. Uansett skal lobbyistene ved sine kontakter alltid oppgi identiteten til personene eller instansene de arbeider for. De skal heller ikke ta betaling for å gi eller motta informasjon. Konsernet ønsker spesielt å minne dem om risikoen for interessekonflikt og korrupsjon. Særlig når de arbeider i utlandet skal medarbeiderne passe på å ikke gi inntrykk av at konsernet eller enheten de representerer, søker å utøve ubetimelig innflytelse på landets indre politiske saker. Mesenvirksomhet og partnerskap Mesenvirksomhet og partnerskap er tillatt innen rammen av konsernets politikk på dette området, som er definert i en tilsvarende erklæring. Disse aktivitetene er utslag av en samfunnsengasjert og sosialt ansvarlig holdning. Kun personer med behørig tillatelse fra sin sjef har anledning til å beslutte eller starte slike operasjoner. Medarbeiderne skal passe på at disse initiativene er berettiget og at de ikke skaper interessekonflikter eller utgjør en omdirigert finansieringsmåte. 22 GDF SUEZ Etisk praksis

23 Støtte til politiske aktiviteter Konsernet forplikter seg til å avholde seg fra enhver finansiering av politiske partier, unntatt i land der slik finansiering er tillatt og begrenset av lovens bestemmelser. Eventuell finansiell støtte som gis i denne rammen, skal strengt oppfylle de definerte interne reglene. Slik støtte må reduseres mest mulig, og man må her unngå enhver partisk eller urettferdig holdning. Eventuelle pengegaver må først være klarert fra konsernets deontolog. Enhetene i GDF SUEZ forplikter seg til ikke å bidra til å støtte institusjoner, partier eller kandidater med ekstremistiske holdninger. Kommunikasjon I sin kommunikasjonspolitikk satser konsernets enheter på å gi eksakt, komplett, presis og forståelig informasjon, som publiseres i rett tid. I tillegg til enhetens leder er det bare personer med tilbørlig fullmakt som har rett til å uttrykke seg i enhetens navn. En medarbeider som ønsker å ta ordet offentlig, publisere eller intervjues om et emne som gjelder en enhet i konsernet, må altså ha tillatelse fra en bemyndiget person (unntatt spesielle omstendigheter angitt i regelverket). Alle medarbeidere som ikke har slik fullmakt, kan imidlertid uttrykke seg fritt, på betingelse av at de presiserer på forhånd at de uttrykker seg på egne vegne og ikke i enhetens navn. De skal spesielt passe på å unngå å involveres i et partisk standpunkt eller å fremheve sine funksjoner i enheten for å gi meningene tyngde. GDF SUEZ Etisk praksis 23