Beredskapsplan for HVO-studenter i utlandet (oppdatert )

Transkript

1 Beredskapsplan for HVO-studenter i (oppdatert ) Formålet med planen er å gjøre utenlandsopphold tryggere for studentene våre og redusere risikoen for at alvorlige og uheldige episoder skal inntreffe, i tillegg til å gi best mulig assistanse til HVO-studenter i med behov for hjelp. I beredskapsplanen defineres prosedyrer for høgskolens ansatte og studenter før og under utenlandsoppholdet. Dersom en krisesituasjon skulle oppstå vil den kreve en rask respons fra høgskolen, og det er derfor viktig at ansatte og studenter er kjent med prosedyrene. Gjennom registrering av studentenes utenlandsopphold får HVO muligheten til å reagere raskt dersom en krisesituasjon skulle oppstå. Planen synliggjør hvilket ansvar HVO har for ulike kategorier av HVO-studenter i, og hvor ansvaret ligger internt ved HVO. Denne beredskapsplanen gjelder kun for HVO-studenter som oppholder seg i. Innholdsfortegnelse Viktig telefonnummer:... 2 HVOs avtale med Sjømannskirken... 2 Definisjon av krise i... 2 Prosedyrer for HVO-studenter i Varsling... 3 Prosedyrer ved HVO - Varsling A Studenter på datainnsamling, feltarbeid, kurs eller praksis B Utvekslingsstudenter til avtaleuniversitet C Free-movere med forhåndsgodkjenning fra HVO A Studentorganisert gruppereise B Gruppereiser organisert av HVO... 6 Ansvars- og oppgavefordelingen... 7 Sentral kriseledelse ved HVO Kontaktpersoner ved avdelingene

2 Viktig telefonnummer: HVO Internasjonalt kontor: Viderekoblet til mobiltelefon til en ansatt ved Internasjonalt kontor HVO sentralbord: (til 1500 i sommerhalvåret) UDs operative senter: Døgnbemannet alarmtelefon Sjømannskirken: Døgnbemannet alarmtelefon HVOs avtale med Sjømannskirken Høgskulen i Volda har avtale med Sjømannskirken om assistanse ved kriser i. Vi kan benytte deres nettverk for å komme ansatte og studenter til unnsetning, samt be ansatte i Sjømannskirken om å rykke ut til krisesituasjoner. Ansatte og studenter fra Høgskulen i Volda som skal på studieopphold el. i blir oppfordret om å lagre nummeret til Sjømannskirkens beredskapstelefon. Sjømannskirkens døgnåpne beredskapstelefon v/ulykker og kriser: E-post: info@sjomannskirken.no I tillegg anbefaler HVO at alle ansasatte og studenter laster ned Sjømannskirkens app «Nødnummer»: Denne gir tilgang til alle lokale nødnummer i det landet en oppholder seg i og man kan legge inn sitt eget reiseforsikringsselskap med alarmnummer, polisenummer og annen viktig informasjon. Den kan også legge inn andre viktig informasjon, som for eksempel kontaktnummer til pårørende, arbeidsgiver, telefonnummeret til Utenriksdepartementet (UD-OPS), nummer til sperring av kort og nærmeste Sjømannskirke. Definisjon av krise i Hendelser som er definert som en krise: a) død b) alvorlige ulykker eller alvorlig sykdom c) andre alvorlige hendelser som vold, savnede studenter, opptøyer, terrorhandlinger, krigslignende tilstander, epidemier og naturkatastrofer 2

3 Prosedyrer for HVO-studenter i Varsling Når HVO-studenter i er i krise (jf. definisjonen på forrige side): - Utfør nødvendig førstehjelp og følg opp medstudenter og andre som er rammet. Følg råd og pålegg fra lokale styresmakter - Kontakt lokalt politi, brannvesen og/eller ambulanse/lege. Lokale nødnummer finner man i Sjømannskirkens App. Dersom man ikke selv kan gjøre seg forstått, må man få tak i noen som kan fungere som tolk - Etter behov, kontakt nærmeste norske utenriksstasjon (på dagtid, utenom åpningstider kontakter en UD s Operative senter på ), Sjømannskirken ( ), kontaktperson ved vertsinstitusjon i og/eller Internasjonalt kontor ved HVO ( ). Kontakt også forsikringsselskap når det er naturlig. - Situasjonen vil bli fulgt opp ved HVO. Om nødvendig sammenkalles kriseledelsen - Kontakt med pårørende og media skal håndteres av HVO/politiet Når en krise rammer en eller flere studenter i en gruppe Dersom en krise rammer en eller flere studenter i en gruppe av HVO-studenter i, skal følgende prosedyrer følges: - Den første som får muligheten skal kontakte lokalt politi, brannvesen og/eller ambulanse/lege. Dersom man ikke selv kan gjøre seg forstått, må man få tak i noen som kan fungere som tolk. Lokale nødnummer finner man i Sjømannskirkens App. - Gruppens kontaktperson, eller en annen deltaker dersom kontaktpersonen ikke er tilgjengelig, tar kontakt med nærmeste norske utenriksstasjon (på dagtid, utenom åpningstider kontakter en UD s Operative senter på ), Sjømannskirken ( ) og/eller Internasjonalt kontor ved HVO ( ). Kontakt også forsikringsselskap når det er naturlig - Kontaktpersonen fungerer som bindeledd mellom deltakerne i gruppen, HVO og eventuelt andre institusjoner - Situasjonen vil bli fulgt opp ved HVO. Om nødvendig sammenkalles kriseledelsen - Kontakt med pårørende og media skal håndteres av HVO/politiet Når en gruppe HVO-studenter i er i fare Dersom en gruppe HVO-studenter i er i fare, for eksempel på grunn av naturkatastrofer eller en unntakstilstand i landet, skal følgende prosedyrer følges: - Råd og pålegg fra lokale styresmakter skal følges - Kontaktpersonen, eller en annen deltaker dersom kontaktpersonen ikke er tilgjengelig, tar kontakt med nærmeste norske utenriksstasjon for å få råd om videre håndtering av saken. Utenriksstasjonen kan senere ta kontakt med studentene dersom situasjonen skulle forverre seg - Kontaktpersonen underretter administrativ koordinator ved HVO. Hvis ikke administrativ koordinator er tilgjengelig, kan Internasjonalt kontor kontaktes ( ). Kontakt også forsikringsselskap når det er naturlig - Situasjonen vil bli fulgt opp ved HVO. Om nødvendig sammenkalles kriseledelsen - Kontaktpersonen fungerer som bindeledd mellom deltakerne i gruppen, HVO og eventuelt andre institusjoner - Kontakt med pårørende og media skal håndteres av HVO/politiet 3

4 Prosedyrer ved HVO - Varsling Potensiell krisesituasjon i Dersom en ved HVO får kjennskap til en situasjon i som potensielt kan innebære en krise med involverte HVO-studenter skal Internasjonalt kontor ( ) underrettes. Hvis ikke Internasjonalt kontor er tilgjengelig skal direktøren kontaktes. Han skal så: - Identifisere situasjonen - Avgjøre, ved hjelp av FS og innleverte egenerklæring for studenter, om vi har studenter i det aktuelle området Dersom krise blir reell følger vanlige varslingsprosedyrer, jf. under. Melding om kriser eller andre situasjoner som krever bistand fra HVO - Kriseledelsen v/direktøren skal kontaktes ved kriser eller andre situasjoner som krever bistand fra HVO - Kriseledelsen vurderer situasjonen og kan om nødvendig kontakte stedlige norske utenriksstasjon, Sjømannskirken og/eller eventuell kontaktperson ved vertsuniversitetet - En skal avgjøre, evt. i samråd med administrativ koordinator/internasjonalt kontor, om det bør tas kontakt med studenten(e) via e-post eller telefon. En melding til studenten(e) bør inneholde en påminnelse om å registrere seg ved den norske utenriksstasjonen og å ta kontakt med familien hjemme. Meldingen skal også gi instruksjoner om hva studenten(e) bør gjøre dersom situasjonen skulle forverre seg, og eventuelt be om en tilbakemelding på hvordan studenten har det nå. Dersom det blir avgjort at studenten(e) skal kontaktes, sendes meldingen til alle studentene eller kontaktpersonene for grupper som oppholder seg i det aktuelle området - All pressekontakt håndteres av kriseledelsen, som i enkelttilfeller kan henvise videre til den aktuelle administrative koordinatoren eller andre Kriseledelsens prosedyrer ved kriser i - Innhente all registrert informasjon om studenter i det aktuelle området fra Internasjonalt kontor og se til at alle studenter i samme område/studentgruppe blir kontaktet om nødvendig - Kontakte stedlige norske utenriksstasjon (på dagtid, utenom åpningstider kontakter en UD s Operative senter på ) og Sjømannskirken ( ) for informasjon og bistand - Forsikre seg om at all informasjon er korrekt før en, i samarbeid med polititet, kontakter nærmeste pårørende - Avgjøre hvem som skal kontakte og støtte de pårørende - Avklare konsekvensene for eventuelle øvrige studenter i området og fastsette om tiltak må iverksettes for disse - Avgjøre om situasjonen er såpass alvorlig at studentene bør evakueres. Utenriksdepartementet bør kontaktes i denne prosessen - Avdekke hva studentene ønsker å gjøre - Kontakte forsikringsselskapene til studentene for en koordinert innsats dersom en evakuering må gjennomføres - Avgjøre høgskolens offisielle respons på hendelsen 4

5 Ulike kategorier av HVO-studenter i : ansvar og rettigheter Med HVO-student menes en semesterregistrert student med gyldig studierett ved HVO. HVO-studenter i deles inn i fem kategorier med ulikt ansvar og ulike rettigheter opp mot HVO: 1. Enkeltstudenter A. Studenter på datainnsamling, feltarbeid, kurs eller praksis B. Utvekslingsstudenter til avtaleuniversitet C. Free-movere med forhåndsgodkjenning fra HVO 2. Studentgrupper A. Studentorganiserte gruppereiser B. Gruppereiser organisert av HVO Beredskapsplanen omfatter HVO-studenter på utenlandsopphold av kategoriene 1A-C og 2A-B. Studenter som reiser til i forkant av et studieopphold i regi av HVO, eller som forlenger oppholdet i etterkant av et slik studieopphold, har ingen ansvar eller rettigheter ovenfor HVO relatert til den delen/disse delene av utenlandskoppholdet. 1A Studenter på datainnsamling, feltarbeid, kurs eller praksis Dette er studenter som er i på datainnsamling, feltarbeid, kurs eller praksis som er forhåndsgodkjent eller eksplisitt anbefalt av veileder eller faglig ansvarlig ved HVO. Studentene vil som regel være master- eller profesjonsstudenter, og veileder eller andre på institutt/studieprogram vil være informert om reisen. Studenten skal ha en administrativ koordinator ved instituttet/studieprogrammet. Studenter på kortere (under 2 md) feltarbeid/kurs/praksis har normalt ikke vært i kontakt med Internasjonalt kontor. Studenter som får forhåndsgodkjenning for datainnsamling/feltarbeid/praksis av 2 måneders lengde (og lengre), kan registreres som utvekslingsstudenter i FS-databasen av Internasjonalt kontor dersom beskjed blir gitt fra avdeling/institutt. 1B Utvekslingsstudenter til avtaleuniversitet Dette er studenter som deltar på utveksling til et av HVOs avtaleuniversitet 1 i 3-12 måneder. Studentene kan reise alene eller i grupper. Oppholdet er alltid forhåndsgodkjent. Studentene søker utveksling gjennom Internasjonalt kontor og er registrert i FS. Studentene skal ha en administrativ koordinator ved HVO. 2 HVO vil normalt ikke sende studenter til steder hvor Utenriksdepartementet advarer norske borgere mot å oppholde seg. 1 Med avtaleuniversitet menes en høyere utdanningsinstitusjon som HVO har en avtale om studentutveksling med. 2 Den administrative koordinatoren for utvekslingsavtalen vil i de fleste tilfeller være tilknyttet Internasjonalt kontor. 5

6 1C Free-movere med forhåndsgodkjenning fra HVO Dette er studenter som reiser på utveksling til et universitet hvor de har ordnet studieplassen selv. Utvekslingen er ikke organisert gjennom en HVOavtale, men vil likevel være forhåndsgodkjent. Dersom opplegget ikke er forhåndsgodkjent vil det falle utenfor HVO sitt ansvarsområde. Merk at det kun er studieopplegget som godkjennes og ikke stedet eller utvekslingen for øvrig. Studenten har ingen definert administrativ koordinator ved HVO, men blir oppfordret til å gi informasjon om utenlandsoppholdet til til instituttet eller til Internasjonalt kontor. Internasjonalt kontor vil registrere slike «Free mover» studenter i FS som utvekslingsstudenter dersom beskjed blir gitt fra student/avdeling/institutt. 2A Studentorganisert gruppereise Dette er gruppereiser organisert av studenter, og med en tematikk som er relevant for studieprogrammet. Enkelte av disse studieturene får økonomisk støtte fra HVO, og på noen av dem deltar HVO-ansatte. Det dreier seg likevel om studentorganiserte opplegg der HVO ikke har ansvar for å vurdere sikkerheten. HVO skal normalt ikke støtte reiser til steder hvor Utenriksdepartementet advarer norske borgere mot å oppholde seg. Det skal utnevnes en kontaktperson blant deltakerne i gruppen. Denne skal fungere som bindeledd mellom deltakerne i gruppen, HVO, ambassader/konsulat og andre. I tillegg skal det utnevnes en administrativ koordinator ved instituttet/studieprogrammet. Denne skal ikke være deltaker på reisen. 2B Gruppereiser organisert av HVO I motsetning til kategori 2A er dette en gruppereise hvor HVO har hovedansvaret for både det faglige innholdet og de praktiske rammene rundt reisen. Representanter fra HVO vil alltid delta på turen. Instituttet/studieprogrammet ved HVO er ansvarlig for at oppholdet organiseres og gjennomføres på en trygg og forsvarlig måte. Det vil normalt ikke bli arrangert reiser til steder hvor Utenriksdepartementet advarer norske borgere mot å oppholde seg. En representant fra HVO som deltar på gruppereisen skal utnevnes til kontaktperson. Denne skal fungere som bindeledd mellom deltakerne i gruppen, HVO, ambassader/konsulat og andre. I tillegg skal det utnevnes en administrativ koordinator ved instituttet/studieprogrammet. Denne skal ikke være deltaker på reisen. 6

7 Ansvars- og oppgavefordelingen Type opphold i 1Astudenter på datainnsamling, feltarbeid, praksis i Studentens ansvar levere inn egenerklæringsskjematil instituttet eller tilsvarende informasjon vite hvem som er administrativ koordinator ved instituttet/studieprogrammet og hvem ved HVO som kan kontaktes ved behov sørge for oppdatert kontaktinformasjon i studentweb: e-post, telefon og adresse i registrere seg ved den stedlige norske utenriksstasjon der dette anbefales registrere nødnummeret og laste ned appen til sjømannskirken tegne forsikring for utenlandskoppholdet ta nødvendige vaksiner orientere seg om forholdene i området og følge råd fra lokale myndigheter og et evt. vertsuniversitet opptre ansvarlig for å redusere risikoen for å havne i farlige situasjoner følge gjeldende praksis/feltinstrukser gi melding om endringer under utenlandskoppholdet til avdelingen/instituttet/studieprogrammet Avdelingens-/instituttets- /studieprogrammets ansvar gi studentene generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise oppfordre studenter til å tegne forsikring for utenlandskoppholdet informere om særskilte praksis/felt-instrukser ved instituttet eller ved mottaker tildele studenten en administrativ koordinator ved instituttet/studiet samle inn egenerklæringsskjema eller tilsvarende og sende en kopi til internasjonalt kontor kontakte studenter som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner Internasjonal kontors ansvar Dersom Internasjonalt kontor er klar over studentens utenlandsopphold: eventuelt i samarbeid med avdelingen/instituttet/studi eprogrammet kontakte studenter som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner i samarbeid med avdeling/insitutt/studieprog rammet ta vare på egenerklæringsskjema eller tilsvarende informasjon og se til at dette blir lagret i arkivsystemet (Public 360) registrere studenten som utvekslingsstudent i FS for langvarige opphold (2 md ->) i 7

8 Type opphold i 1B- Utvekslingsstudenter til avtaleuniversitet (og studenter på praksis gjennom Erasmus+ programmet) Studentens ansvar levere inn egenerklæringsskjema til Internasjonalt kontor vite hvem som er administrativ koordinator ved instituttet/studieprogrammet og hvem ved HVO som kan kontaktes ved behov sørge for oppdatert kontaktinformasjon i studentweb: e-post, telefon og adresse i registrere seg ved den stedlige norske utenriksstasjon der dette anbefales tegne forsikring for utenlandskoppholdet registrere nødnummeret og laste ned appen til sjømannskirken ta nødvendige vaksiner orientere seg om forholdene i området og følge råd fra lokale myndigheter og vertsuniversitetet opptre ansvarlig for å redusere risikoen for å havne i farlige situasjoner Avdelingens-/instituttets- /studieprogrammets ansvar Internasjonal kontors ansvar gi studentene generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise registrere studenten som utvekslingsstudent i FS samle inn egenerklæringskjema og lagre desse i arkivsystemet oppfordre studenter til å tegne forsikring for utenlandskoppholdet kontakte studenter som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner 8

9 Type opphold i 1C Free-movere med forhåndsgodkjenning fra HVO Studentens ansvar levere inn egenerklæringsskjema til instituttet/internasjonalt kontor vite hvem som er administrativ koordinator ved instituttet/studieprogrammet og hvem ved HVO som kan kontaktes ved behov sørge for oppdatert kontaktinformasjon i studentweb: e-post, telefon og adresse i registrere seg ved den stedlige norske utenriksstasjon der dette anbefales tegne forsikring for utenlandskoppholdet registrere nødnummeret og laste ned appen til sjømannskirken ta nødvendige vaksiner orientere seg om forholdene i området og følge råd fra lokale myndigheter og vertsuniversitetet opptre ansvarlig for å redusere risikoen for å havne i farlige situasjoner Avdelingens-/instituttets- /studieprogrammets ansvar informere Internasjonalt kontor dersom det kommer frem at studenter ønsker å reise på utveksling utenom avtale Internasjonal kontors ansvar Dersom Internasjonalt kontor er klar over studentens utenlandsopphold: gi studentene generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise registrere studenten som utvekslingsstudent i FS oppfordre studentene på det sterkeste til å tegne forsikring for utenlandsopphold samle inn egenerklæring kontakte studenter som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner kontakte studenter som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner 9

10 Type opphold i 2A - Studentorganisert gruppereise Kontaktpersonens ansvar Studentens/deltakernes ansvar Avdelingens- /instituttets- /studieprogrammets ansvar informere instituttet/programmet om hvem som er kontaktperson og hvordan denne kan nås informere instituttet/programmet om gruppens reisedetaljer (fly, hotell m.m.) og eventuelle endringer i disse være tilgjengelig på en mobiltelefon som fungerer i det gitte området sørge for utfylling av gruppeskjema og innsamling av egenerklæring for studenter, og levere dette til instituttet/programmet før avreise vite hvem som er administrativ koordinator ved institutt/programmet og hvem ved HVO som kan kontaktes ved behov gi deltakerne generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise oppfordre deltakerne på det sterkeste til å tegne forsikring for utenlandsopphold, enten kollektiv eller personlig oppfordre deltakerne til å registrere nødnummeret og laste ned appen til sjømannskirken eller ha oversikt over nødtelefonnummer til lokalt politi, brannvesen og ambulanse/lege, samt vakttelefonen til nærmeste norske utenriksstasjon orientere seg om forholdene i området hvor man oppholder seg og følge råd fra lokale myndigheter vite hvem som er gruppens kontaktperson og hvordan denne kan nås vite hvem som er administrativ koordinator ved instituttet/programmet og hvem ved HVO som kan kontaktes ved behov tegne forsikring for utenlandsopphold registrere nødnummeret og laste ned appen til sjømannskirken ta nødvendige vaksiner orientere seg om forholdene i området hvor man oppholder seg og følge råd fra lokale myndigheter og vertsuniversitetet opptre ansvarlig for å redusere risikoen for å havne i farlige situasjoner levere inn egenerklæring for studenter til kontaktpersonen definere administrativ koordinator ved instituttet/program met ta imot gruppeskjema, egenerklæring for studenter, informasjon om kontaktperson, samt reisedetaljer fra gruppen 10

11 Type opphold i 2B - Gruppereiser organisert av HVO Kontaktpersonens ansvar Studentens/deltakernes ansvar Avdelingens-/instituttets- /studieprogrammets ansvar informere instituttet/programmet om gruppens reisedetaljer (fly, hotell m.m.) og eventuelle endringer i disse være tilgjengelig på en mobiltelefon som fungerer i det gitte området sørge for utfylling av gruppeskjema og innsamling av egenerklæring for studenter, og levere disse til institutt/program før avreise vite hvem som er administrativ koordinator ved institutt/program og hvem ved HVO om kan kontaktes ved behov gi deltakerne generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise oppfordre deltakerne på det sterkeste til å tegne forsikring for utenlandsopphold, enten kollektiv eller personlig oppfordre deltakerne til å registrere nødnummeret og laste ned appen til sjømannskirken eller ha oversikt over nødtelefonnummer til lokalt politi, brannvesen og ambulanse/lege, samt vakttelefonen til nærmeste norske utenriksstasjon orientere seg om forholdene i området hvor man oppholder seg og følge råd fra lokale myndigheter vite hvem som er gruppens kontaktperson og hvordan denne kan nås levere inn egenerklæring for studenter til kontaktpersonen vite hvem som er administrativ koordinator ved institutt/program og hvem ved HVO som kan kontaktes ved behov tegne forsikring for utenlandsopphold registrere nødnummeret og laste ned appen til sjømannskirken ta nødvendige vaksiner orientere seg om forholdene i området hvor man oppholder seg og følge råd fra lokale myndigheter og vertsuniversitetet opptre ansvarlig for å redusere risikoen for å havne i farlige situasjoner definere administrativ koordinator ved institutt/programmet utnevne en representant fra HVO som deltar på gruppereisen til kontaktperson og vite hvordan denne kan nås ta imot gruppeskjema, egenerklæring for studenter, informasjon om kontaktperson, samt reisedetaljer fra gruppen 11

12 I en krisesituasjon skal høgskolens kriseledelse varsles så snart som mulig. Sentral kriseledelse ved HVO Telefon arbeid Telefon privat Høgskoledirektør Jacob Kjøde jr. Vara: Øk. dir. Ingunn Welle , Rektor Johann Roppen Prorektor Jens Standal Groven Studiedirektør Gonnie Smit Vara: Ragne Sørheim IT-leiar Stig Flåskjer Vara: Peder Sefland Personaldirektør Nina Garshol Vara: Hilde Skaare Fossheim Ola Teige Per Arne Brandal Tor Mikalsen HMS-rådgiver Solbjørg Leite Direktør v/sfs Jan Henning Egset , Sentralbordet Telefon arbeid Telefon privat Hilde-Karin Bjørkedal Mona Andersen Astrid Roti Langvatn

13 Kontaktpersoner ved avdelingene Avdeling for humanistiske fag og lærarutdanning Telefon arbeid Telefon privat + mob tlf. Dekan Arne Myklebust Kontorsjef Jon-Arild Kvamme Sollid Avdeling for kulturfag Telefon arbeid Telefon privat + mob.tlf. Dekan Aud Folkestad Rådgiver Gunn Marit Lid Avdeling for mediefag Telefon arbeid Telefon privat + mob.tlf. Dekan Pål Aam Rågiver Marit Gridseth Flø Avdeling for samfunnsfag og historie Telefon arbeid Telefon privat + mob.tlf. Dekan Odd Ragnar Hunnes Kontorsjef Kjell-Einar Dagfinrud Internasjonalt kontor Telefon arbeid Telefon privat + mob.tlf. Int. koordinator Arne Humberset Marte Osmundsen Iulia Beleuta