Til andelseierne i Øvre Sogn Borettslag

Transkript

1 Til andelseierne i Øvre Sogn Borettslag Velkommen til generalforsamling onsdag 15. mai 2019 kl i Felleshuset Solvang hagekoloni, avdeling 4. Innkallingen inneholder borettslagets årsrapport og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for borettslaget ved å møte opp på generalforsamlingen. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Øvre Sogn Borettslag det kommende året. Hvem kan delta på generalforsamlingen? Alle andelseiere har rett til å være med i generalforsamlingen med forslags-, taleog stemmerett. Det er kun én stemme pr. andel. Andelseierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av andelseierens husstand har rett til å være til stede og til å uttale seg. Styremedlemmer, forretningsfører og leier av bolig i borettslaget har også rett til å være til stede i generalforsamlingen og til å uttale seg. En andelseier kan ta med en rådgiver til generalforsamlingen. Rådgiveren har bare rett til å uttale seg dersom generalforsamlingen tillater det. En andelseier kan møte ved fullmektig. Ingen kan være fullmektig for mer enn én andelseier, men der flere eier en andel sammen kan de ha samme fullmektig. En fullmakt kan trekkes tilbake når som helst. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Øvre Sogn Borettslag Innkalling til generalforsamling Ordinær generalforsamling i Øvre Sogn Borettslag avholdes onsdag 15. mai 2019 kl i Felleshuset Solvang hagekoloni, avdeling 4. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av en til å føre protokoll og minst en andelseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSRAPPORT OG REGNSKAP FOR 2018 A) Årsrapport og regnskap for 2018 B) Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 3. GODTGJØRELSER A) Styret B) Andre godtgjørelser 4. INNKOMNE FORSLAG A) Vedlikeholdstiltak - Lufting av kledning. B) Endring av vedtektene pkt. 4-3, fjerde ledd. Tydeliggjøring av ansvarsforhold ifm. utbygging C) Endring av vedtektene pkt. 4-3, siste ledd vedlegg 3, vedleggets pkt. 3. Tydeliggjøring av roller ifm. utbygging. D) Endring av vedtektene pkt. 4-3, siste ledd vedlegg 3, vedleggets pkt. 8. Klargjøring av oppgavefordeling ifm. nabovarsling. E) Innsetting av balkongdør i felt med to vinduer og som erstatning for det ene vinduet. Endring av vedtektene. F) Forslag til balkongdør i GV 157. G) Søknad om utbygging av bro ved felles inngangsparti. Endring av vedtektene. H) Søknad om utbygging av bro ved felles inngangsparti for GV41 og GV37 I) Innkommet sak: Lys på garasjehuset. J) Innkommet sak: Lys inne i garasjehuset Endring av vedtekter krever 2/3 flertall. Øvrige innkomne saker: Noen innkomne saker vil i samråd med forslagsstillere behandles på styrenivå. Sakene vil bli overbragt neste styre. Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg.

3 3 Øvre Sogn Borettslag 5. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 2 styremedlemmer for henholdsvis 1 og 2 år C) Valg av 3 varamedlemmer for 1 år D) Valg av 1 delegert(e) med vara til OBOS generalforsamling for 1 år E) Valg av valgkomité for 1 år Oslo, Styret i Øvre Sogn Borettslag Ylje Janna Wiede/s/ Haakon Gilje Aarseth/s/ Kirsti Botheim/s/ Terje Lassen/s/ Marit Trodal/s/

4 4 Øvre Sogn Borettslag ÅRSRAPPORT FOR 2018 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære generalforsamling har borettslagets tillitsvalgte vært: Styret Leder Ylje Janna Wiede Gaustadveien 119 Styremedlem Haakon Gilje Aarseth Gaustadveien 157 Styremedlem Kirsti Botheim Gaustadveien 243 Styremedlem Terje Lassen Gaustadveien 251 Styremedlem Marit Trodal Gaustadveien 41 Varamedlem Tone Øiern Gaustadveien 47 Varamedlem Trygve Grøvdal Gaustadveien 179 Varamedlem Ståle Vikdal Gaustadveien 91 Delegert til generalforsamlingen i OBOS Delegert Ylje Janna Wiede Gaustadveien 119 Varadelegert Marit Trodal Gaustadveien 41 Valgkomiteen Ida Bjørk Gaustadveien 121 Olav Grindland Gaustadveien 221 Øyvind Okkenhaug Gaustadveien 107 Styrets medlemmer består i dag av 2 menn og 3 kvinner. Borettslaget sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Øvre Sogn Borettslag Borettslaget består av 118 andelsleiligheter. Øvre Sogn Borettslag er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i bydel Nordre Aker i Oslo kommune med følgende adresse: Gaustadvn Gårds- og bruksnummer: 49 / 21, 26 og 27 Første innflytting skjedde i Tomten, kjøpt i 1986 er på m2. Borettslaget er et samvirkeforetak som har til formål å gi andelseierne bruksrett til egen bolig i foretakets eiendom (borett), og å drive virksomhet som står i sammenheng med dette. Borettslaget driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Borettslaget følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad.

5 5 Øvre Sogn Borettslag Øvre Sogn Borettslag har timeansatte på tidsbestemte kontrakter som badevakter ved leie av svømmebassenget på NIH. Styret er ikke kjent med skader eller ulykker i Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Borettslagets revisor er PricewaterhouseCoopers AS. Styrets arbeid Se styrets virksomhet i 2018 og hittil i KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2018 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av borettslagets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om borettslagets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsrapportens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2018 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2018 var til sammen kr Dette er kr høyere enn budsjettert og skyldes at det er forskuttert kr til beboere for spesielle bygningsmessige utbedringer (Se også note 3 «Andre inntekter»). Kostnader Driftskostnadene i 2018 var til sammen kr Dette er kr høyere enn budsjettert og skyldes i hovedsak høyere vedlikeholdskostnader knyttet til rehabilitering. Resultat Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet som et underskudd på kr og foreslås dekket ved overføring fra egenkapital. Eventuelt avdrag på langsiktig gjeld (lån) er ikke tatt hensyn til. Individuell nedbetaling av fellesgjeld (IN) I løpet av 2018 ble det innbetalt kr 0 på IN-ordningen. Disponible midler Borettslagets disponible midler (omløpsmidler fratrukket kortsikt gjeld) var pr kr og viser borettslagets likviditet. De disponible midlene bør til enhver tid være positive, som en del av forutsetningene for videre drift. Siste del av langsiktig lån på 8 millioner kroner som ble tatt opp for å dekke vedlikeholdsutgiftene i 2018, ble utbetalt i januar Det forbedret likviditeten med 2 millioner kroner. Budsjettet innebærer et samlet låneopptak på 20 millioner kroner til

6 6 Øvre Sogn Borettslag refinansiering av eksisterende lån og for å finansiere ytterligere vedlikehold i Neste års budsjett er nærmere omtalt under avsnittet Kommentarer til budsjett for Budsjettet for 2019 viser negative disponible midler ved utgangen av året, men likviditeten forventes deretter å bedres, ettersom vedlikeholdsprosjektet vil være avsluttet. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2019 Til orientering for generalforsamlingen legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Drift og vedlikehold I posten drift og vedlikehold er det beregnet 15 millioner kroner til større vedlikehold som omfatter en forsering av fremdriften i vedlikeholdsprogrammet i tillegg til, utbedring av lufting av kledning og også midler til noe generelt vedlikehold. Kommunale avgifter i Oslo kommune Oslo Kommune la i sitt budsjettforslag til grunn en økning på 8,8 % for renovasjon og 9,5 % for vann og avløp for Vi har ikke regnet med økning i feiegebyr. Eiendomsskatten følger egne satser. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett har vært variable og er vanskelige å anslå. Som følge av en varm sommer i Norge i 2018 økte strømprisene rundt budsjetteringstidspunkt. Det er derfor foreslått en økning i elektrisk energi med 20 % sammenlignet med fjoråret. Forsikring Forsikringspremien for 2019 har økt med kr Premieendringen er en følge av indeksjustering på bygninger på 3,7 % fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Øvre Sogn Borettslag. Lån Øvre Sogn Borettslag har tre lån: Lån i OBOS (IN) med rente på 2,55% per d.d. Lånet iht. nedbetalingsplanen vil være nedbetalt Lån i Eika med rente på 2,55% per d.d. Lånet vil være nedbetalt Lån i OBOS med rente på 2,55% per d.d. Dette lånet ble utbetalt i mars 2018 og vil være nedbetalt For opplysninger om opprinnelig lånebeløp og restsaldo henvises til note i regnskapet. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,80 % p.a

7 7 Øvre Sogn Borettslag Forretningsførerhonorar Forretningsførerhonoraret har økt med ca. 2,6% i henhold til utsendt brev til styret i november Medlemskontingenten til OBOS er kr 200 pr. andelsleilighet for Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester borettslaget anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Driften i 2019 forutsetter låneopptak for å dekke del to av vedlikeholdsprogrammet. Styret har fått godkjent søknad om lån på 20 millioner kroner i OBOS for å dekke vedlikeholdskostnadene og samtidig refinansiere lånet på 8 millioner kroner som ble tatt opp i For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet.

8 Til generalforsamlingen i Øvre Sogn Borettslag Uavhengig revisors beretning Uttalelse om revisjonen av årsregnskapet Konklusjon Vi har revidert Øvre Sogn Borettslag sitt årsregnskap som består av balanse per 31. desember 2018, resultatregnskap og oppstilling over endring av disponible midler for regnskapsåret avsluttet per denne datoen og noter til årsregnskapet, herunder et sammendrag av viktige regnskapsprinsipper. Etter vår mening er det medfølgende årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av borettslagets finansielle stilling per 31. desember 2018, og av dets resultater for regnskapsåret avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. Grunnlag for konklusjonen Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder de internasjonale revisjonsstandardene International Standards on Auditing (ISA-ene). Våre oppgaver og plikter i henhold til disse standardene er beskrevet i Revisors oppgaver og plikter ved revisjon av årsregnskapet. Vi er uavhengige av borettslaget slik det kreves i lov og forskrift, og har overholdt våre øvrige etiske plikter i samsvar med disse kravene. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Øvrig informasjon Ledelsen er ansvarlig for øvrig informasjon. Øvrig informasjon omfatter informasjon i årsrapporten bortsett fra årsregnskapet og den tilhørende revisjonsberetningen. Øvrig informasjon omfatter også budsjettall som er presentert sammen med årsregnskapet. Vår uttalelse om revisjonen av årsregnskapet dekker ikke øvrig informasjon, og vi attesterer ikke den øvrige informasjonen. I forbindelse med revisjonen av årsregnskapet er det vår oppgave å lese øvrig informasjon med det formål å vurdere hvorvidt det foreligger vesentlig inkonsistens mellom øvrig informasjon og årsregnskapet, kunnskap vi har opparbeidet oss under revisjonen, eller hvorvidt den tilsynelatende inneholder vesentlig feilinformasjon. Dersom vi konkluderer med at den øvrige informasjonen inneholder vesentlig feilinformasjon er vi pålagt å rapportere det. Vi har ingenting å rapportere i så henseende. Styrets ansvar for årsregnskapet Styret (ledelsen) er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet i samsvar med lov og forskrifter, herunder for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. Ledelsen er også ansvarlig for slik intern kontroll som den finner nødvendig for å kunne utarbeide et PricewaterhouseCoopers AS, Postboks 748 Sentrum, NO-0106 Oslo T: 02316, org. no.: MVA, Statsautoriserte revisorer, medlemmer av Den norske Revisorforening og autorisert regnskapsførerselskap

9 Uavhengig revisors beretning Øvre Sogn Borettslag årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller utilsiktede feil. Ved utarbeidelsen av årsregnskapet må ledelsen ta standpunkt til borettslagets evne til fortsatt drift og opplyse om forhold av betydning for fortsatt drift. Forutsetningen om fortsatt drift skal legges til grunn for årsregnskapet så lenge det ikke er sannsynlig at virksomheten vil bli avviklet. Revisors oppgaver og plikter ved revisjonen av årsregnskapet Vårt mål er å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet som helhet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller utilsiktede feil, og å avgi en revisjonsberetning som inneholder vår konklusjon. Betryggende sikkerhet er en høy grad av sikkerhet, men ingen garanti for at en revisjon utført i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder ISA-ene, alltid vil avdekke vesentlig feilinformasjon som eksisterer. Feilinformasjon kan oppstå som følge av misligheter eller utilsiktede feil. Feilinformasjon blir vurdert som vesentlig dersom den enkeltvis eller samlet med rimelighet kan forventes å påvirke økonomiske beslutninger som brukerne foretar basert på årsregnskapet. For videre beskrivelse av revisors oppgaver og plikter vises det til Uttalelse om andre lovmessige krav Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag ISAE 3000 Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon, mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av borettslagets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Oslo, 26. april 2019 PricewaterhouseCoopers AS Cato Grønnern Statsautorisert revisor (2)

10 10 Øvre Sogn Borettslag ØVRE SOGN BORETTSLAG ORG.NR , KUNDENR. 535 INFORMASJON OM ÅRSREGNSKAPET Borettslagets årsregnskap er satt opp i samsvar med regnskapsloven og god regnskapsskikk for små foretak, samt forskrift om årsregnskap og årsberetning for borettslag. Regnskapsloven stiller strenge krav til hvordan et regnskap skal føres og presenteres. I tillegg krever forskriften om årsregnskap og årsberetning i borettslag at man må gi mer informasjon. Dette innebærer blant annet at man må gi informasjon i form av noter, og utarbeide en oversikt over de disponible midlene i årsregnskapet. Det vil også være informasjon om borettslagets økonomi i styrets årsmelding. På de neste sidene presenteres borettslagets resultatregnskap, balanse og tilhørende noter. Årsregnskapet gir imidlertid ikke en fullstendig oversikt over borettslagets disponible midler ved årsskiftet. I resultatregnskapet presenteres det en oversikt over borettslagets inntekter og kostnader. Det regnskapsmessige overskuddet tar ikke hensyn til en del viktige økonomiske forhold som påvirker borettslagets disponible midler. Dette gjelder for eksempel avskrivninger, opptak og avdrag på lån, samt kjøp og salg av anleggsmidler. Borettslagets disponible midler er de økonomiske midlene som borettslaget har til rådighet, og de defineres som omløpsmidler fratrukket kortsiktig gjeld. Størrelsen på de disponible midlene kan blant annet benyttes til å vurdere om det er nødvendig å endre størrelsen på innkrevde felleskostnader som den enkelte beboer betaler, og om det er behov for å ta opp lån eller om det er mulighet til å betale ned ekstra på eksisterende gjeld. DISPONIBLE MIDLER Note Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett A. DISP. MIDLER PR B. ENDRING I DISP. MIDLER: Årets resultat (se res.regnskapet) Tillegg for nye langsiktige lån Fradrag for avdrag på langs. lån Ekstraord. nedbet. IN-ordningen B. ÅRETS ENDR. I DISP. MIDLER C. DISP. MIDLER PR SPESIFIKASJON AV DISPONIBLE MIDLER: Omløpsmidler Kortsiktig gjeld C. DISP. MIDLER PR

11 11 Øvre Sogn Borettslag ØVRE SOGN BORETTSLAG ORG.NR , KUNDENR. 535 RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Note Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Kapitalkostnader Innkrevde felleskostnader Andre anlegg Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Andre honorarer Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Kontingenter Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Andre anlegg Energi/fyring TV-anlegg/bredbånd Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FØR IN: Innbetalt andel fellesgjeld DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til annen egenkapital Fra annen egenkapital

12 12 Øvre Sogn Borettslag ØVRE SOGN BORETTSLAG ORG.NR , KUNDENR. 535 BALANSE EIENDELER Note ANLEGGSMIDLER Bygninger Tomt SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Kortsiktige fordringer Driftskonto OBOS-banken 0 0 Skattetrekkskonto OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Innskutt egenkapital 118 * Annen egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Pante- og gjeldsbrevlån Borettsinnskudd SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Leverandørgjeld Kassekreditt (totalt innvilget kreditt kr ) Skyldige offentlige avgifter Påløpte renter Påløpte avdrag Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD

13 13 Øvre Sogn Borettslag Pantstillelse Garantiansvar 0 0 Oslo, , Styret i Øvre Sogn Borettslag Ylje Janna Wiede/s/ Haakon Gilje Aarseth/s/ Kirsti Botheim /s/ Terje Lassen/s/ Marit Trodal/s/

14 14 Øvre Sogn Borettslag NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser, god regnskapsskikk for små foretak og etter forskrift om årsregnskap og årsberetning i borettslag. INNTEKTER Inntektene inntektsføres etter opptjeningsprinsippet. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Bygninger er ikke avskrevet da det er gjennomført vedlikehold som oppveier for verdiforringelse. Tomter avskrives ikke. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. SKATTETREKKSKONTO Selskapet har egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. INDIVIDUELL NEDBETALING AV FELLESGJELD Borettslaget har etablert en ordning med mulighet for individuell nedbetaling av borettslagets fellesgjeld. Individuelle nedbetalinger fra andelseierne er behandlet etter egenkapitalløsningen. Egenkapitalløsningen innebærer at individuelle nedbetalinger fra andelseiernes side inntektføres i selskapet det året nedbetalingen finner sted, og føres via balansen som egenkapital. Individuelle nedbetalinger fra andelseierne går direkte videre til borettslagets lånegiver via en klientkonto, og påvirker ikke borettslagets likviditet. Nedbetalingene gir de andelseiere som har nedbetalt, reduksjon i rente- og avdragsdelen av fremtidige felleskostnader. Andelseierne som har nedbetalt ekstraordinært, har fått sikkerhet ved inntrederett i pantobligasjonen som borettslagets lånegiver har tinglyst på eiendommen. Borettslagets beregnede forpliktelse overfor andelseiere som har nedbetalt, fremgår som egenkapital fra IN, under noten for annen egenkapital. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader Eiendomsskatt Leietillegg påbygg Strøm el.bil Kapitalkostnader på IN-lån Kapitalkostnader regulert på IN-lån -154 Overført til kapitalkostnader SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER

15 15 Øvre Sogn Borettslag NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Utskiftning vinduer Gaustadvn 125 viderefakturert Refusjonskrav arbeid høst SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Ordinær lønn, fast ansatte Påløpte feriepenger Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har gjennomsnittlig vært sysselsatt under 0,75 årsverk i selskapet gjennom året. Selskapet er ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2017/2018, og er på kr I tillegg har styret fått dekket bevertning for kr 4 550, jf. noten om andre driftskostnader. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR WSP Norge AS Tilleggstjenester, OBOS BBL OBOS Prosjekt AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Prosjektledelse: WSP Norge AS Bygg og Våtromsgruppen AS SUM STØRRE BYGNINGSMESSIGE VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold garasjeanlegg Kostnader leiligheter, lokaler Egenandel forsikring SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD Styret mener at det gjennomførte vedlikeholdet er tilstrekkelig for å oppveie verdiforringelse av bygningene.

16 16 Øvre Sogn Borettslag NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Eiendomsskatt Vann- og avløpsavgift Feieavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 10 ANDRE ANLEGG, RØDE HUSET Leieinntekter Røde Huset KOSTNADER Elektrisk energi SUM ANDRE ANLEGG NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie (leie av NIH, svømmehall og lokale til GF) Container Skadedyrarbeid/soppkontroll Driftsmateriell Vaktmestertjenester Snørydding/gressklipping Andre fremmede tjenester (hjemmeside Herborvi) Trykksaker Møter, kurs, oppdateringer mv Andre kostnader tillitsvalgte Andre kontorkostnader Telefon, annet Porto Bank- og kortgebyr Velferdskostnader SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 721 Renter av sparekonto i OBOS-banken Kundeutbytte fra Gjensidige SUM FINANSINNTEKTER

17 17 Øvre Sogn Borettslag NOTE: 13 FINANSKOSTNADER Etableringsgebyr på kassekreditt i OBOS-banken Renter på leverandørgjeld Renter og provisjon på kassekreditt Renter og gebyr på lån i OBOS-banken Renter og gebyr på lån i Eika Boligkreditt AS Renter og gebyr på lån i OBOS-banken SUM FINANSKOSTNADER NOTE: 14 BYGNINGER Tilgang SUM BYGNINGER Tomten ble kjøpt i Gnr.49/bnr.21 M. flere Bygningene er ikke avskrevet. Styret har i stedet vurdert at tilstrekkelig vedlikehold er gjennomført, jf. noten om drift og vedlikehold. NOTE: 15 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2019) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke forfalte fakturaer som vedrører 2019, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i NOTE: 16 ANNEN EGENKAPITAL Opptjent egenkapital Egenkapital fra IN tidligere år Egenkapital fra IN Reduksjon EK fra IN SUM ANNEN EGENKAPITAL Egenkapital fra IN er spesifisert for å vise at opparbeidelsen av deler av egenkapitalen skyldes at andelseiere ekstraordinært har nedbetalt på sin andel av fellesgjelden. Linjen "Reduksjon EK fra IN" er beregnet ut fra at egenkapitalen fra IN skal reduseres i samme takt som pantelånet nedbetales.

18 18 Øvre Sogn Borettslag NOTE: 17 PANTE- OG GJELDSBREVLÅN Eika Boligkreditt AS Lånet er et annuitetslån med flytende rente. Rentesatsen pr var 2,55 %. Løpetiden er 10 år. Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år OBOS-banken AS, Lån2 Lånet er et annuitetslån med flytende rente. Rentesatsen pr var 2,65 %. Løpetiden er 5 år. Opprinnelig Delutbetalt i Nedbetalt i år OBOS-banken AS, Lån1 (IN) Renter : 2,65%, løpetid 19 år Opprinnelig, Nedbetalt tidligere, ordinære avdrag Nedbetalt i år, ordinære avdrag Nedbetalt tidligere, IN Nedbetalt i år, IN Lånet er et annuitetslån. For ytterligere informasjon om individuell nedbetaling av fellesgjeld, se note 1. SUM PANTE- OG GJELDSBREVLÅN NOTE: 18 BORETTSINNSKUDD Opprinnelig Korrigering SUM BORETTSINNSKUDD NOTE: 19 SKYLDIGE OFFENTLIGE AVGIFTER Forskuddstrekk Skyldig arbeidsgiveravgift SUM SKYLDIGE OFFENTLIGE AVGIFTER NOTE: 20 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Feriepenger Avregningskonto -104 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD

19 19 Øvre Sogn Borettslag NOTE: 21 PANTSTILLELSE Av anleggets bokførte gjeld er følgende sikret ved pant: Borettsinnskudd Pantelån Påløpte avdrag Beregnede IN-forpliktelser TOTALT Eiendommen som er stillet som sikkerhet hadde pr følgende bokførte verdi: Bygninger Tomt TOTALT

20 20 Øvre Sogn Borettslag ORIENTERING OM BORETTSLAGETS DRIFT Styrets administrasjon og virksomhet i 2018 og 2019 Denne redegjørelsen ble sluttført den 10. april Styrets virksomhet Styret har hatt 12 møter fra oppstart med konstituerende møte 7. juni 2018 til 10. april Det er planlagt siste møte 9. mai før generalforsamling 15. mai. Møtene er avholdt i Det røde huset og i Gaustadveien 119. Informasjon om Styrets fordeling av ansvar og oppgaver, samt kontaktinfo informeres om på Øvre Sogn Borettslags hjemmeside, se for ytterligere informasjon. Mailadresse til styret er ovresogn@styrerommet.net Styret informerte andelseiere medio mars om generalforsamlingen 15.mai, og det ble satt en tidsfrist 9.april for å fremme forslag til beslutning på generalforsamlingen. Det kom inn fem forslag. Om tre forslag var det enighet med forslagsstillerne om å la sakene behandles på styrenivå. Og sakene blir overlatt til nytt styre. Finansiell status, finansiering av vedlikeholdsutgifter og felleskostnader Felleskostnadene har de siste årene bidratt betydelig med midler til vedlikehold, men i de siste årene har aktiviteten vært større enn tilgangen på midler. Etter hvert som bygningsmassen eldes, må man forvente noe mer utgifter til vedlikehold. Styret valgte å øke husleien fra med 5 %, marginalt over generell prisstigning. Det ble ved årskiftet 2017/2018 tatt opp et lån i OBOS-banken AS på 8 mill kroner over 5 år for å dekke det ekstraordinære vedlikeholdet som ble startet i Av dette lånet ble 6 mill kroner utbetalt i 2018 og de resterende 2 millioner i januar Vedlikeholdsaktiviteten er noe forsert i forhold til planen som ble lagt fram for generalforsamlingen i 2017 og vil bli ytterligere forsert ved at del 2 av vedlikeholdsplanen igangsettes i Denne forserte framdriften i vedlikeholdsprogrammets del 2 medfører nytt låneopptak på 20 millioner over 10 år som skal dekke kostnadene knyttet del 2 av vedlikeholdet, i tillegg til at det første lånet refinansieres. Det er også antatt at man vil måtte male husene en gang mellom 2021 og Dette vil måtte finanseres med et nytt lån når malingen settes i gang. Rammen for kassakreditten beholdes inntil videre, for å beholde fleksibilitet dersom det skulle dukke opp uforutsette utbedringsbehov når de planlagte arbeidene i 2019/2020 gjennomføres. Rammen revurderes etter at del 2 av vedlikeholdsprogrammet er fullført. Vedlikeholdsprosjektet På tidspunktet hvor dette dokumentet gikk i trykken er vedlikeholdsprosjektets første del ferdigstilt med unntak av mindre ferdigstillelsesarbeider. Det er da gjennomført et vedlikeholdsarbeid for et vesentlig omfang av borettslagets bygningsmasse, primært knyttet til D-hus, men også øvrige takvinduer og dører. I løpet av prosessen er det oppdaget vesentlig omfang råte i bygningsmassen, og dette er løpende blitt utbedret. Som nevnt over har nåværende styre valgt å forsere fremdriftsplanen slik at vedlikeholdsprosjektet videreføres i 2019 med resterende omfang av takvinduer, ytterdører, boddører og balkongdører, i henhold til tilstandsrapporten som ble utarbeidet i

21 21 Øvre Sogn Borettslag forkant av prosjektet. Forseringen forholder seg til den maksimale låneramme på 20 millioner kroner som følger av det mandat som ble gitt styret i vedtaket til generalforsamlingen Grunnen til at det har vært ønskelig å fortsette vedlikeholdsprogrammet og fremskynde ferdigstillelse er tredelt: Det har vist seg å være råteskade omkring mange av vinduene som til nå har blitt skiftet. I fall dette kan unngås ved at resterende vindusutskiftninger framskyndes, vil det alene kunne utgjøre en vesentlig besparelse for borettslaget. Langt de fleste vinduene er på slutten av forventet levealder og det er derfor nært forestående å skulle skifte disse. Å samle det hele til ett prosjekt med samme utførende entreprenør, har også gitt oss muligheter for å få priser basert på en større mengde og dermed også bedre vilkår. Vi sparer også litt på at utgifter til rigg og forberedelser kommer i én i stedet for i to eller tre omganger. Vedlikeholdsprogrammet er i tillegg svært arbeidsomfattende for styret og dette medvirker også til at det anbefales å benytte et nå velfungerende samarbeid for å ferdigstille hele prosjektet. Bygg & Våtromsgruppen AS som utfører prosjektet, har nå blitt godt kjent med borettslaget og innarbeidet bedre og bedre rutiner for arbeidet; noe som både gjør arbeidet i seg selv mer effektivt og medfører mindre ulemper for borettslagets beboere. Bygg & Våtromsgruppen AS bruker rommet i 2.etasje av Det røde huset til lunsjrom mens de jobber i borettslaget. De skal sørge for vask av trapp og WC innen fredag kl 15:00. De ønsker å kunne låse av rommet, men hvis de får varsel om at det trengs til et helgearrangement, tømmer de det midlertidig. De har opprettet en rigg mellom gangveien og fotballbanen. Det er asfaltert et lite stykke plen ved innkjøring til riggen, men asfalten er lagt på et underlag som gjør at den kan fjernes og området bli som før når de er ferdige. Vaktmestertjenester (Gressklipping, brøyting, strøing, renhold med mer) Borettslaget har en vaktmesterkontakt i styret som skal kontaktes dersom det er noe som bør varsles om. I 2018/2019 er det Terje Lassen som har vært kontaktperson og mottatt slike henvendelser. Brøyting og strøing:vaktmesterkompaniet AS hatt ansvar for snøbrøyting og strøing av borettslagets internveier, parkeringsplasser samt gangveien ned til Sognsveien 2018/2019. Det har vært et par tilfeller der brøyting og strøing har kommet i utakt. Det har til tider medført veldig glatte vinterveier, hvilket medførte to armbrudd i det verste tilfellet av ukoordinert brøyting/ strøing. Brøytingen har ikke holdt mål, og Vaktmesterkompaniet har flere ganger måttet komme tilbake for å gjøre jobben på nytt. Parkering av håndverkere har også medført utfordringer for brøytingen. Gress- og kantklipping: Borettslaget har i 2018 hatt avtale med Vaktmesterkompaniet AS om gress- og kantklipping og gjødsling av fellesarealer. Plener skal klippes ca. hver 10. dag i vekstsesongen. Grunnet stor prisøkning har borettslaget nå inngått avtale med Renservice AS med oppstart våren Styret ønsker også å informere om at det vurderes å etablere et prøveprosjekt med Robotgressklippere for å se om det kan forbedre gresskvalitet.

22 22 Øvre Sogn Borettslag HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at borettslaget er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har borettslaget ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Styret har ikke utformet nye mål, og arbeider derfor etter tidligere styrers overordnede mål for HMS i Øvre Sogn Borettslag: Mål 1: I Øvre Sogn borettslag skal vi ikke ha alvorlig skade på beboere eller bygninger. Mål 2: Øvre Sogn borettslag skal være et inkluderende og trivelig borettslag å bo i. Større vedlikehold og rehabilitering Utskiftning takvinduer/ytterdører og boddører Skifte «knekk» vinduer» D-hus og takvinduer fase 1 og 2.Utbedring av råteskader i tilknytning til utskiftningsarbeider 2017 Sikring av verandaer 2016 Drenering/rehabilitert. kjeller Isolering av nr , 213 og Løpende vedlikehold på husene 2015 Nytt elektrisk anlegg P-huset 2014 Totalrehabilitering av P-huset Unntatt elektrisk anlegg 2013 Grøntområdene 2012 Utskifting av garasjeport 2011 Maling av hus Maling av hus 2009 Maling av hus Maling og utvendig reparasjon av bebyggelsen. Utskifting av punkterte knekkvinduer i D-hus. Sliping og lakkering av gulv i "Det Røde Huset" 2008 Asfaltering, ballbinge, garasjehus Asfaltering av deler av borettslagets internveier. Utvendig kontroll av boligmassen og igangsetting av nødvendig utvendig vedlikehold. Kontroll av garasjehus. Ny ballbinge Knekkvinduene i D-hus Videreføring av kontroll/rehabilitering av knekk-vinduer i D-husene, samt utbedring av følgeskader D-husene Startet rehabilitering/utskifting av vinduer i D-husene 2005 Grøntområdene

23 23 Øvre Sogn Borettslag 2004 Brannsikring 2003 Garasjeporter 2002 Maling/vedlikehold av fasadene Nye andelseiere Det er registrert 4 nye andelseiere i 2018 og 2 hittil i Bruksoverlating Det er registrert 2 avtaler om bruksoverlating (framleie). Byggesaker Det er omfattende byggeaktivitet i nabolaget både i borettslagets regi og også i privat regi innenfor de enkeltes andel og rådighetsområde. Styret har behandlet i alt 20 innkomne byggesøknader. Søknadene som er i henhold til vedtektene, enten mht. arbeider på rådighetsområdet (levegg, platting m.m) eller i tråd med listen over godkjente utbygginger i ØSBL og uten merknader fra naboer, er godkjent. Dette gjelder for 18 av sakene. To av søknadene er ikke i tråd med listen over godkjente utbygginger og fremmes derfor for generalforsamlingen. Dette gjelder søknad om innsetting av balkongdør i 1. etasje for G157 og søknad om utbygging av repos/bro ved felles inngangsparti i G37/41. Sistnevnte er av nøyaktig samme karakter som utbyggingen av repos mellom Gaustadveien 49 og 51. Styret fremmer selv forslag om at disse tiltakene føres til listen over godkjente utbygginger i vedtektene. Haakon Gilje Aarseth har vært inhabil i behandlingen av G157 og har derfor ikke deltatt i styrets behandling av dette. Tilsvarende har Marit Trodal vært inhabil i behandlingen av søknaden om utbygging av bro i G37/41. Informasjon Osbl.no er borettslagets hjemmeside. De som ønsker det kan abonnere på nyheter og oppdateringer fra siden. Etter at vi minnet om dette gjennom facebook og oppslag i borettslaget, er det nå (mars 2019) 49 beboere som benytter seg av denne muligheten. Hver nye artikkel som publiseres, deles i tillegg på facebooksiden Vi som stortrives på Øvre Sogn (se under). På hjemmesiden finner man aktuelle nyheter, nyttig informasjon om vedlikehold av boligene, kontaktpersoner i styret, vedtekter, husordensregler mv. Styret håper alle beboere gjør seg kjent med hjemmesiden og at man følger jevnlig med slik at styret kan nå ut med informasjon til alle beboere. Borettslagets Facebook-gruppe er en lukket gruppe som kalles Vi som stortrives i Øvre Sogn borettslag. Den har 178 medlemmer i april Vi tar jevnlige gjennomganger for å forsikre oss om at gruppen kun omfatter medlemmer av husstandene i Øvre Sogn borettslag. I løpet av det seneste året (mars 2018 til mars 2019) var det 315 innlegg i gruppen og hele 1490 reaksjoner der 50 av innleggene var fra informasjonsansvarlig i styret. En stund var det bekymring for om for få beboere fikk innleggene opp i sin feed, men takket være høy aktivitet fra mange gruppemedlemmer det seneste året, ser det ut som at

24 24 Øvre Sogn Borettslag Facebook belønner oss med at flere «ser» siden. Statistikken viser ofte at mellom 120 og 150 ser sakene som legges ut. Det er altså flott for alle parter hvis folk er aktive selv og ikke bare oppfatter gruppen som kanal for enveis informasjon fra styret. E-post: Borettslaget/OBOS har fått samtykke fra 116 beboere til å benytte deres e- postadresser til informasjon. Denne muligheten ble benyttet da vi laget en undersøkelse om sykkeloppbevaring i mars, som 47 personer besvarte. Ta kontakt med informasjonsansvarlig i styret om du har spørsmål. Brev til beboerne: Med aktiv bruk av kanalene som beskrevet over, har vi i 2018/2019 ansett informasjons/ nyhetsbrev på papir som nødvendig kun når det er absolutt påkrevet/ lovpålagt. Vi spredde derfor kun to informasjonsbrev i styreperioden 2018/2919; informasjon om husleieøkning (nov 2018) og informasjon om møte om vindusutskifting (april 2019). Velferdstiltak Lørdag 8. september feiret ØSBL 30 årsjubileum med barneprogram med leker etter dugnaden. Voksenfesten startet klokka 19:00, med bordsetning i partytelt ved Det røde huset. Ca 70 deltok og bidro med rett til buffe og kaker. Den 2. desember 2018 var det juletretenning i borettslaget, med snø og risgrøt, sang og dans. Lørdagssvømmingen på NIH startet igjen i mars 2018, og etter en litt svak deltakelse høsten 2018 har det blitt stadig flere som benytter seg av svømmingen på Norges Idrettshøgskole lørdager fra kl 13-13:45. Det røde huset Det har vært noe mindre bruk av Det røde huset i 2018/2019 enn foregående år. Det skyldes delvis at i endrer bruken av Det røde huset til et nabolags hus som kun leies ut til personer med postadresse i Gaustadveien og Sognsvannsveien. Dette igjen skyldes episoder med støy og uro i Det røde huset, noe som forekom oftere når leietakerne er eksterne enn interne. Vi har et ansvar overfor våre naboer og må gjøre vårt beste for å unngå at slikt gjentar seg. Økonomien er likevel brukbar fordi det er gjort besparelser i vedlikeholdsprosjektet fordi det røde huset har blitt benyttet til driftsfasiliteter for entreprenøren. En del av denne besparelsen flyttes til oppgradering av inventar i det Røde huset. Styret har derfor vedtatt å sette av en ramme på kroner for oppgradering av inventar med henblikk på å få en bedre utnyttelse av lokalet på dagtid av eksterne aktører. Det røde huset vil i løpet av kort tid få installert varmepumpe som vil nedbringe utgiftene til oppvarming vesentlig. Varmepumpen er også et testanlegg slik at styret og beboere kan gjøre seg erfaringer med utseende, støynivåer og effekt av en varmepumpe. Foreslåtte oppgaver til kommende styre Utover generell drift vil fortsettelsen av vedlikeholdsprosjektet være en vesentlig del av arbeidsoppgavene for kommende styre.

25 25 Øvre Sogn Borettslag Det foreslås også at styret for 2019/2020, i samarbeid med avtroppende styre, jobber videre med å finne en god løsning for el-parkering Det har i 2018/2019 kommet flere og flere el/hybrid biler og styret har hatt flere møter med ulike aktører som tilbyr ulike lade-muligheter, og vil jobbe videre for å finne en god løsning for alle beboere. I mellomtiden oppfordres beboerne til å utvise fleksibilitet og selv forsøke å finne delemuligheter om de ladepunktene som finnes i garasjen. å finne gode løsninger for sykkelparkering Sykkelparkering er også etterspurt av beboere, og det jobbes med å finne gode løsninger for dette. Det arbeides primært med å finne løsninger hvor sykler kan stå låst inne og under tak. Endelig plassering og utforming av dette er ennå ikke avklart. å undersøke muligheten for varmepumpe Nåværende styre har igangsatt en prosess for å vurdere om det skal åpnes opp for varmepumper i borettslaget. Dette på innspill fra andelseiere som ønsker å installere dette. Tidligere vurderinger tilsier at dette kan medføre uønsket støy for naboene. Styret har derfor kontaktet leverandører for å få innspill på om og eventuelt hvordan varmepumper kan innpasses på en god måte i borettslaget, men ikke konkludert i prosessen. Som en del av vurderingen har det blitt besluttet å installere et testanlegg på det røde huset så beboere kan bli kjent med systemet og lydnivået en varmepumpe medfører. Dette vil også vesentlig redusere strømkostnader for Det røde huset.

26 26 Øvre Sogn Borettslag INNKOMNE FORSLAG Til GENERALFORSAMLING 2019 A) Lufting av kledning Det er i forbindelse med det igangværende vedlikeholdsprosjektet oppdaget betydelig omfang råte i fasadens kledning og tildels også i bærekonstruksjon. Entreprenøren for prosjektet Bygg og Våtromsgruppen (BOVG) har gjort oss oppmerksom på at måten husene er bygd på medfører svært dårlig tilgang på luft bak kledningen. Dette gjør at fukt i større grad holdes tilbake bak fasaden og ikke har mulighet for å tørke ut. Dette gir igjen fuktigere treverk og større mulighet for råteskade. I løpet av de neste par år vil det være naturlig å vurdere å male husene. Å ha sikret en bedre lufting av kledningen vil også medføre at treverket vil holde bedre på maling og dermed være fordelaktig å gjøre i forkant av et malingsprosjekt i borettslaget. Borettslaget har omlag løpemeter fasade og forslaget som er fremsatt av entreprenøren er å endre på innfesting av kledning i bunn på en slik måte at det blir vesentlig bedre luftgjennomstrømning enn tilfellet er idag. BOVG har gitt et tilbud på dette (datert ) i forlengelse av at de allerede er tilstede i borettslaget. Det er kostnadsberegnet til ,- inkl. mva, svarende til omlag kr pr andelsenhet. Styrets kommentar Styret ser dette som et vesentlig preventivt tiltak for å holde bebyggelsen i god stand. Enkeltstående er det en forholdsvis stor kostnad, men fordelt på hver enkelt boligenhet er summen akseptabel. I tillegg er den marginal i forhold til kostnaden med å utbedre råteskader på bakgrunn av de erfaringer styret har gjort i nåværende vedlikeholdsprosjekt. Styret anbefaler derfor at tiltaket gjennomføres og at det avsettes midler til dette i kommende budsjett slik at dette kan gjennomføres i forlengelse av BOVGs øvrige arbeider i borettslaget. Forslag til vedtak Styret gis fullmakt til å igangsette arbeid knyttet til lufting av kledning jmf. tilbud datert B) Endring av vedtektene pkt 4-3, fjerde ledd - Tydeliggjøring av ansvarsforhold i forbindelse med utbygging Nåværende bestemmelse Gjeldende bestemmelse lyder: «Andelseier bærer kostnadene ved saksbehandlingen både egne og borettslagets eventuelle kostnader.» Styrets kommentar Styret foreslår en endring for å presisere i selve vedtektene at andelseier bærer de økonomiske konsekvensene ved godkjenning av en utbyggingssøknad. Hvis søknaden omfatter arbeid/materialer som borettslaget (ved styret) ellers ville være ansvarlig for kan dette avtales særskilt. Utskifting av Veluxvinduer ut over standard kan være et eksempel.

27 27 Øvre Sogn Borettslag Styret har i denne saken hatt bistand fra Tom Bang-Olsen. Forslag til vedtak Vedtektene pkt 4-3 fjerde ledd endres til følgende ordlyd: «Andelseier bærer alle kostnader ved tiltaket og saksbehandlingen, inkludert borettslagets eventuelle kostnader med mindre annet er særskilt avtalt med styret.» C) Endring av vedtektene pkt 4-3, siste ledd vedlegg 3, vedleggets pkt 3 - Tydeliggjøring av roller i forbindelse med utbygging Nåværende bestemmelse Gjeldende bestemmelse lyder: «Borettslaget påser at forandringene skjer helt i henhold til styrets vedtak, og at arbeidene blir utført på en håndverksmessig forsvarlig måte og i overensstemmelse med gjeldende lover, forskrifter og offentlige vedtak. For å oppnå dette engasjerer borettslaget en kvalifisert byggeteknisk ansvarshavende. Vedkommende andelseier skal følge alle pålegg fra denne ansvarshavende herunder krav til dem som skal utføre arbeidene. Styret fastsetter prosedyre for innhenting av de offentlige tillatelser som er nødvendige.» Styrets kommentar Endring av vedtektene pkt 4-3, fjerde ledd, i foregående forslag presiserer hvem som har risikoen og ansvaret tilknyttet et tiltak. I tillegg har det vist seg vanskelig for styret å gjennomføre en god måte å påse at forandringene skjer helt i henhold til styrets vedtak m.v. Det har heller ikke vært praksis i senere tid for å engasjere en byggeteknisk ansvarshavende for enkeltstående byggetiltak. For å unngå tvil og spørsmål om eventuell motstrid i regelverkets ulike bestemmelser foreslås det en justering av ordlyden også i pkt 4-3, siste ledd vedlegg 3, vedleggets pkt 3. Styret har i denne saken hatt bistand fra Tom Bang-Olsen. Forslag til vedtak Vedtektene pkt 4-3, siste ledd vedlegg 3, vedleggets pkt 3 endres til følgende ordlyd: «Andelseier skal påse at endringene/tiltaket skjer i samsvar med borettslagets (styret eventuelt generalforsamlingen) vedtak, og at arbeidene utføres på en håndverksmessig forsvarlig måte i samsvar med det til enhver tid gjeldende regelverk (både offentlig og borettslagets). Styret kan når som helst engasjere en kvalifisert rådgiver (på andelseiers bekostning, jf vedtektene pkt 4-3, fjerde ledd, som skal ha fullmakt til å pålegge andelseier og de som utfører arbeidene å gjennomføre tiltak, eventuelt stoppe arbeidene helt eller delvis.» D) Klargjøring av oppgavefordeling i forbindelse med nabovarsling Endring av vedtektene pkt 4-3, siste ledd vedlegg 3, vedleggets pkt 8 Nåværende bestemmelse Gjeldende bestemmelse lyder: «Styret innhenter uttalelse fra andelseiere som er naboer/gjenboere til den bolig det søkes om å få utbygget, eller som styret ellers ser at kan bli berørt av saken. Disse andelseierne blir personlig overlevert og skal kvittere for en skriftlig orientering om saken med frist for å avgi uttalelse skriftlig. I orienteringen er det tilstrekkelig å henvise til at tegning(er) er tilgjengelige for gjennomsyn.»

28 28 Øvre Sogn Borettslag Styrets kommentar For å lette arbeidsomfanget har styret innført praksis med å la hver enkelt andelseier innhente nabomerknader på byggesøknader på bakgrunn av liste fra styrets byggesaksansvarlig. Det er styrets oppfatning at dagens vedtekter tillater dette, men endringer tydeliggjør praksisen. Forslaget snur plikten/ansvarssubjektet fra styret til andelseier, og dette er også innarbeidet i nytt nabovarslingsskjema. Styret har i denne saken hatt bistand fra Tom Bang-Olsen. Forslag til vedtak Vedtektene pkt 4-3 siste ledd vedlegg 3, vedleggets pkt 8 endres til følgende ordlyd: «Andelseier skal innhente uttalelse fra andelseiere som er naboer/gjenboere/berørt til den boligen, inkludert dens rådighetsområde, det søkes om å få utbygget eller foretatt andre tiltak på. Andelseier skal henvende seg til styret ved dets utbyggingsansvarlige for å få oppgitt hvem som skal varsles og skjemaet som skal benyttes. De varslede andelseierne skal motta og kvittere for en orientering om tiltaket/søknaden. Mottakerne skal kvittere for mottakelsen, og orienteres om at fristen for å avgi skriftlig uttalelse er to uker; kalenderårets første uke, påsken, juli måned og årets siste uke inngår ikke i fristen/varslingstiden.» E) Innsetting av balkongdør i felt med to vinduer og som erstatning for det ene vinduet. Endring av vedtektene Styret har mottatt en søknad fra eier av Gaustadveien 157 vedrørende innsetting av balkongdør der hvor det tidligere har vært to vinduer ved siden av hverandre og da med balkongdøren som erstatning for det ene av disse vinduene. Søker har vært i kontakt med arkitekt som støtter løsningen. Forslag til endring i vedtekter Styret valgte, med bakgrunn i mottatt søknad, å støtte forslaget med henblikk på å tilføye dette til listen over godkjente utbygginger. Endringen er en mellomløsning mellom dagens situasjon og løsningen med fire vinduer som ble godkjent på generalforsamlingen Ønsket om mer veggplass/benkplass inne i boligen er en vesentlig beveggrunn for å ville beholde vegg under det ene vinduet. Løsningen har også slektskap med balkongdørsløsningen på bakkeplan for A1 og B1- husene og er derfor ikke en fremmed løsning i borettslaget.

29 29 Øvre Sogn Borettslag Løsning eksemplifisert for D-type hus. Eksisterende situasjon over til venstre. Ny situasjon over til høyre. Styrets forslag til vedtak: ØSBLs vedtekter pkt 4-3 (1) VEDLEGG 3: Regler for utbygging av boligene, Liste over utbygginger i ØSBL punkt 5 tilføyes et nytt punkt 5g: «5g. Innsetting av balkongdør som erstatning for det ene vinduet der det tidligere har vært to (2) ved siden av hverandre i A1, A2, B1, B2, C og D type hus.» Tekst og tegninger under denne sak til generalforsamlingen 2019 skal legges til grunn. F) Forslag til balkongdør i GV 157 Hedda Frohde Moe og Haakon Gilje Aarseth (GV 157) har sendt inn følgende forslag til generalforsamlingen: Vi søker mulighet for å etablere utgang fra kjøkken i 1.etasje. Vi ønsker da å endre åpningsbart vindu til balkongdør. Utformingen vil ha likhetstrekk med utforming på A1 og B1-hus. Vi har vært i kontakt med arkitekt Bozena Grudzienska fra Arkitektkontoret Borgen og Bing Lorentzen AS (Arkitektkontoret som har tegnet husene i borettslaget) som støtter forslaget. Saken er nabovarslet uten merknader. Forslag til vedtak fra andelseier: Andelseiere til bolig i Gaustadveien 157 gis tillatelse til å bytte eksisterende vindu i kjøkken til dør og vindu slik som vist på vedlagte tegning.

30 30 Øvre Sogn Borettslag Styrets kommentar Søknaden er opprinnelig en del av en samlet søknad om både balkong ut fra plan 2 og balkongdør ut fra plan 1. Behandlingen av dette ble splittet opp da balkong er i tråd med vedtektene, mens balkongdør ut fra 1. etasje, som utformet i forslaget, må fremmes for generalforsamlingen. Styret støtter forslaget jmf. forslag til endring av vedtekter. Styret mener også det er positivt at det vil etableres balkong over som vil danne et beskyttende overbygg for døren. Haakon Gilje Aarseth har vært inhabil i behandlingen av saken. Styrets forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner utskifting av dagens kjøkkenvindu i Gv 157 til ett vindu og en dør iht. gjengitte beskrivelse og tegninger. G) Søknad om utbygging av bro ved felles inngangsparti Endring av vedtektene Styret har mottatt en søknad fra GV41 og GV37 vedrørende mulighet for å utvide bro ved felles inngangsparti. Forslag til endring i vedtekter Styret valgte, med bakgrunn i mottatt søknad, å støtte forslaget med henblikk på å tilføye dette til listen over godkjente utbygginger. Tiltaket er utført på tilsvarende C-type hus, men er i dag ikke en del av listen over standard godkjente utbygginger i vedtektene.

31 31 Øvre Sogn Borettslag Eksisterende situasjon for GV49 og GV51. Løsning eksemplifisert for GV37 over til høyre. Styrets forslag til vedtak: ØSBLs vedtekter pkt 4-3 (1) VEDLEGG 3: Regler for utbygging av boligene, Liste over utbygginger i ØSBL tilføyes et nytt punkt 7: Utvidelse av bro i felles inngangsparti i alle C-type boliger. Bro må ikke gå utenfor veggliv på tilhørende bebyggelse. H) Søknad om utbygging av bro ved felles inngangsparti for GV41 og GV37 Jan Planting og Marit Trodal (GV 41) og Katrine Randin og Kenneth Erlandsen (GV 37) har sendt inn følgende forslag til generalforsamlingen: Vi søker om utbygging av broen ved felles inngangsparti.. Utbyggingen som ønskes er av nøyaktig samme karakter som utbyggingen av bro mellom Gaustadveien 49 og 51. Saken er nabovarslet uten merknader. Forslag til vedtak fra andelseier: Andelseiere til bolig i Gaustadveien 37 og Gaustadveien 41 gis tillatelse til å utvide bro ved felles inngangsparti slik som vist på vedlagte tegning.