Konstituerende Distriktsmøte 104D 29. mai Dagsorden 29. mai 2015

Transkript

1 Konstituerende Distriktsmøte 104D 29. mai 2015 Thon Hotell Kirkenes (Riksmøtesalen) Kl Dagsorden 29. mai 2015 Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015 Side 1/9

2 Innhold: 1.1 Åpning av Distriktsmøtet for nytt distrikt 104D Fastsettelse av delegatantall Valg av møteleder Valg av 2 møtereferenter Valg av 2 delegater til å underskrive protokollen Godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjenning av forretningsorden 3 2 RAPPORTER Ingen rapporter legges frem, da disse tidligere er lagt fram for distriktsmøtene i G og F 4 3 DISTRIKTSSAKER Forslag til Lov og arbeidsordning for Distrikt 104D Organisasjonsplan i nytt distrikt 104D Distrikts kontingent VDG I Yngve Lindgaard-Berntsen, handlingsplan for VDG I Yngve Lindgaard-Berntsen, budsjettforslag for Forslag fra LC Notodden/Telerosa og LC Notodden :Childrens Burn Care til distriktsprosjekter i nytt Distrikt 104D Presentasjon av distriktsmøte 2015 på Tjøme. 8 4 VALG Valg av VDG I Første Vise Distriktsguvernør for Valg av VDG II Andre Vise Distriktsguvernør for Valg av YC leder av ungdomsarbeid for Valg av NAC leder for Rusforebyggende tiltak for Valg av IRC leder for internasjonalt arbeid for Valg av PRC leder for mediekontakt for Valg av ITC leder for Informasjonsteknologi for Valg av GLT leder for opplæring for Valg av GMT leder for medlemspleie for Valg av tre medlemmer til Lovkomiteen, Lionsårene Valg av tre medlemmer til Valgkomiteen for Valg av revisor Utpeke Distriktssekretær DS og Distriktskasserer DK for Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015 Side 2/9

3 1.1 Åpning av Distriktsmøtet for nytt distrikt 104D Distriktsguvernør i G, Magne Torrud, åpner møteforhandlingene. 1.2 Fastsettelse av delegatantall Sekretariatet opplyser om antall delegater og observatører 1.3 Valg av møteleder Distriktsmøtet velger en møteleder. PDG Ola Eiklid Hølen, LC Hønefoss er foreslått Bisitter er Geir Arve Ribe, LC Lillesand 1.4 Valg av 2 møtereferenter Distriktsmøtet velger to møtereferenter. Ina Skjævestad Voreland, LC Fevik og Tove Annexstad, LC Asker Røyrin 1.5 Valg av 2 delegater til å underskrive protokollen Distriktsmøtet velger to til å underskrive protokollen 1.6 Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden godkjennes 1.7 Godkjenning av forretningsorden FORRETNINGSORDEN 1. Distriktsmøtet velger en møteleder under innledningen til møtet. 2. Distriktsmøtet velger 2 sekretærer til å føre protokollen. I protokollen føres inn saksnummer, oversikter og eventuelt innleder i samsvar med dagsorden, taler og forslagsstillers navn og klubb, avstemningsresultat og vedtak. Referat av ordskiftet skal protokollføres. 3. Det velges to delegater til å godkjenne protokollen. 4. Møteleder presenterer sakene i den utstrekning det er nødvendig. Distriktsguvernøren og saksordfører kan få ordet når det under saksbehandlingen er nødvendig for ytterligere å belyse saken. Andre kan få ordet inntil tre ganger i samme sak. Det gis 5 minutter for første innlegg. Ved behandling av forretningsorden og for replikk i saksordskiftet gis ingen ordet mer enn en gang og høyst 1 minutt i hver sak. Møteleder kan disponere fra ovenstående, foreta ytterligere tidsbegrensning eller sette strek ved inntegnede taler når det er påkrevd, for avvikling av møtet innenfor tidsplanen med rimelig tid til forsvarlig behandling av alle saker på dagsorden. 5. Alle registrerte delegater/deltager har tale og forslagsrett under møtet. Det er kun delegater som har stemmerett. Forslag til vedtak i sakene som behandles skal leveres skriftlig til møteleder undertegnet med forslagsstiller og klubb. Forslag som ikke har forbindelse med saker på dagsorden, kan ikke behandles. Forslag kan heller ikke fremmes etter at det er satt strek på talerlisten. 6. Lovendringsforslag krever 2/3 flertall for å bli vedtatt. Andre saker avgjøres ved alminnelig flertall. Tidligere distriktsguvernører har stemmerett utover klubbens kvote. 7. Når protokollen er godkjent, underskrives den av møteleder, sekretærer og 2 delegater som er valgt til å godkjenne protokollen. Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015 Side 3/9

4 2 RAPPORTER 2.1 Ingen rapporter legges frem, da disse tidligere er lagt fram for distriktsmøtene i G og F 3 DISTRIKTSSAKER 3.1 Forslag til Lov og arbeidsordning for Distrikt 104D Lovkomiteene i distriktene F og G har revidert lovverket til en ny Lov for 104D og Arbeidsordning for 104D. Alternativt forslag til Lov for 104D og Forslag til Arbeidsordning for 104D fra distrikt F, er vedlagt dette dokument. Distriktsstyrene i F og G anmoder distriktsmøtet om å vedta Lov for 104D og Arbeidsordning for 104D 3.2 Organisasjonsplan i nytt distrikt 104D ORGANISASJONPLAN DISTRIKT KOMMENTARER DISTRIKTSMØTET (DM) DM er distriktets øverste myndighet. DM avholdes ultimo april og minst 30 dager før Riksmøtet. DISTRIKTSSTYRET Distriktsstyret, som består av DG-VDG1-VDG2-IPDG-Distriktssekretær-Distriktskasserer og 1 soneleder, det vil si 7 personer og er overordnet DG og øverste beslutningsorgan i distriktet. Det skal normalt avholdes 4 styremøter (1 møte/kvartal) i Lionsåret. Disse møtene skal avholdes etter Distriktsrådsmøtene. LINJELEDERE Det er i linjen resultantene oppnås. Linjen har 3 nivåer: DG Soneledere klubbene v/ Presidenten. Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015 Side 4/9

5 DISTRIKTSGUVERNØR / -LEDER (DG) DG er distriktets øverste leder og ansvarlig for distriktets daglige drift. DG er med i Distriktsledermøter og Guvernørrådsmøter og sitter i styret i MD104. SONELEDERE (SL) SL og Assisterende SL velges av og blant klubbene i den enkelte sonen. Valg skal gjennomføres før DM. SL er direkte underlagt DG for å ha det operative ansvaret for sitt nærområde dvs. sin sone. SL er den som kjenner klubbene og har lokalkunnskapen. SL kan spille på DG teamet etter behov og i henhold til avtale med DG. SL skal ha et eget budsjett og føre soneregnskap. SL er de som har klubbkontaktene og fortrinnsvis gjennomfører klubbesøkene. Dette vil være mer effektivt og kostnadsbesparende med kortere reiser. Dessuten er muligheten for et tettere sone samarbeide bedre tilrettelagt. En SL sitter i Distriktsstyret. Alle SL sitter i DR. KLUBBENE V/PRESIDENTEN Klubbene er drivkraften og hjertet i Lions. Presidenten er ansvarlig for den daglige driften. Hver klubb har sitt styre. STABSFUNKSJONER Stabsfunksjonene er DGs støtteapparat for å drifte hele organisasjonen. Disse omfatter: Distriktsrådet, Fagsjefene, DK, DS og DG Team DISTRIKTSRÅDET (DR) Distriktsrådet er DG s rådgivende organ med hensyn til distriktets strategi og veivalg. DR består av Distriktsstyret, alle soneledere og alle fagsjefer. DR skal ha sine møter før Distriktsstyremøtene. Det er forslått 3 Distriktsrådsmøter (DRM) i den framtidige organisasjonen, ett før 15. september og ett i forbindelse med DM. Det tredje møtet bør avholdes sannsynligvis i omkring månedsskifte januar/februar eller når distriktsstyret føler sterkest behov for å samles. FAGSJEFER Vi har 7 fagsjefer med ansvar for sine fagområder. Disse sitter i DR. Fagsjefene utpekes av DG og velges på DM. Fagsjefene skal være DGs rådgivere innenfor sine fagområder. DISTRIKTSKASSERER (DK) OG DISTRIKTSSEKRETÆR (DS) Distriktskasserer og Distriktssekretær sitter i både i Distriktsstyret og Distriktsrådet. De er DG nærmeste medarbeidere. DG utpeker sin DK og DS. DG TEAM DG Team består av DG, VDG1 og VDG2 og IPDG som sitter både i Distriktsstyret og Distriktsrådet. Hovedtanken med å plassere DG teamet i stab er at disse er en ressurs for sonelederne som er direkte underlagt DG i operativ linje. Det nye distriktet er meget stort og sonelederne vil her ha en ressurs til hjelp i sine soner. DG Teamet kan spille en rolle i flere soner i samråd med SL og som DG s representant / Magne Thorrud Rev Rev Distriktsstyrene i F og G ber distriktsmøtet vedta ny organisasjonsstruktur 3.3 Distrikts kontingent Distriktskontingenten har vært uendret siden 2006, og vært på kr. 100,- pr medlem i F-distriktet. G-distriktet har kr. 111,- pr medlem. Overføringer fra MD er blitt redusert gjennom årene, mens distriktets kostnader er stigende. På bakgrunn av dette foreslåes det en økning i distriktskontingenten på kr. 15,- pr. medlem. Distriktstyrene i F og G foreslår en distriktskontingent i 104D til kr. 115,- pr medlem fra Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015 Side 5/9

6 3.4 VDG I Yngve Lindgaard-Berntsen, handlingsplan for Mål Handling Virkemidler Ansv. 1 Organisasjon 1.1 Styrke klubbene - Sørge for at klubbene tilføres ressurser for å utvikle medlemmene og klubben - Arbeide aktivt mot klubbene for å styrke klubbmiljø 1.2 Styrke soneleddet - ASL gjennomfører RLLI - ASL gjennomfører SL opplæring - Etablere Sonelederforum 1.3 Opplæring av øvrige tillitsvalgte 1.4 Utvikle et troverdig rullerende planverk 1.5 Klubb- og medlemsutvikling 2 Barne- og ungdomsarbeide - Følge opp Sonelederforum - Starte oppbyggingen av nettbaserte opplæringsprogrammer - Forankre alle handlingsplaner i langtidsplaner - Klubbmiljø må prioriteres og forankres i klubbens handlingsplan - Sondere følger opp klubbene - Påtroppende presidenter tilbys og bør/skal gjennomføre LLLI-kurs - RLLI tilbys av MD - Levere Sonelederoppl ihht MD/LCI - Soneledere etabl. sitt eget forum, leder tiltrer Distriktstyret - Ta i bruk proaktive læringsmetoder med gyldighetstid - La Sonelederteamet delta aktivt i utviklingen av dette - Arbeide for at klubbene setter aktiviteter som gir glede i fokus DG / GLT SL DG / GLT DG/VDG! DG / GLT / ITC DG-teamet SL DG, SL 2.1 Tulipanaksjonen - Distriktets klubber deltar i Tulipanaksjonen 2.2 Det er mitt valg - øke antall kommuner som tar i bruk Mitt valg med 15% 2.3 Bry deg - Gjøre dette til soneaktiviteter der hvor dette faller naturlig - Oppfordre klubbene til å annonsere mål for aksjonen i god tid, evt. sammen med samarbeidspartnere - Fortsatt fokus på Mitt valg i kjølvannet av LRF Etablere samarbeid med Norsk Narkotikapoltiforening i flere fylker DG-team, NAC NAC, DMVpiloter, klubbenes NAK DG-team, NAC, SL 2.4 Lions tegnekonkuranse - Lions tegnekonkurranse ti flere skoler i distriktet 3 Hjelpearbeid 3.1 Nasjonalt: - Følge opp Distrikts- og Riksmøtevedtak 3.2 Internasjonalt: - Følge opp distriktsprosjekter - Følge opp distrikts- og riksmøtevedtak - Oppfordre klubbene/sonene til IRsamarbeid 4 Kommunikasjon, informasjon, PR 4.1 Månedsbrev - DGs månedsbrev sendes klubbene innen den 21, i hver måned. 4.2 Videreføre Løvenytt i det - Utvide Løvenytt til å omfatte hele nye distriktet. det nye distriktet 4.3 IT som kommunikasjon og informasjonsplattform - Alle fagsjefer i distriktet skal legge ut informasjon på distriktets hjemmeside - Alle sonene legger ut informasjon på sin hjemmeside - Informere skolene ved besøk, e-post og nett. - La klubbene få forståelsen av at konkurransen kan være en døråpner for Mitt Valg i flere skoler - Informere klubber og soner ved besøk, e-post og hjemmeside - informere klubber og soner ved besøk, e-post og hjemmeside - Samarbeid med MD-IRC om IRprosjektbank - I tillegg til DGs informasjon, også fagsjefinformasjon - Etablere en radaksjonskomité på 3 personer i tillegg til PRC - Opplæring av Styret, fagsjefer, soneledere og klubbmedlemmer i bruk av IT-verktøy 4.4 Synliggjøring - Bruk av media og lokal presse - lokal informasjon om aktiviteter - Bruke Lionsmerket - Benytte profileringsutstyr/klær på stand - Soneledere bør ha som målsetting at alle klubbene i sonen har et eller flere innlegg i pressen. 4.5 Intern informasjon - Tilstrebe at alle klubber får all nødvendig informasjon - Bruk av nyhetsbrev, månedsbrev, Lions quarterly, etc. YEC, NAC, SL, DMV-piloter DG, IRC, SL DG, IRC SL DG, fagsjefer DG, PRC GLT, ITC, ITK PRC, PRK, SL DG-teamet, PRC Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015 Side 6/9

7 3.5 VDG I Yngve Lindgaard-Berntsen, budsjettforslag for LIONS DISTRIKT 104D Budsjettforslag fra VDG I Yngve Lindgaard-Berntsen INNTEKTER: Konto Kontonavn Budsjett Kommentarer 3111 Refusjon fra HK , Refusjon til DG fra MD , Refusjon distriktsråd fra MD , Kontingent , / Avgift til distriktsmøte , / Renter 2 000, Sponsormidler , Utvikling Distrikt , Andre inntekter SUM INNTEKTER ,00 UTGIFTER: DG og DGelect: 5111 Conventionreisen (Dgelect+led.) , Riksmøte/GRM (Dgelect+led.) , Riksmøte/guvernørrådsmøte DG , Distriktsmøtet/Distr.rådsmøte DG/rådet , Nordisk Råds-møte , Klubb-besøk , Ledsagerutgifter , Div.utgifter SUM UTGIFTER DG og Dgelect 2 000, ,00 DISTRIKTSRÅDET: 5211 Møte- og reiseutg. 0,00 Alt under Distriktsmøte Deltakersubsidiering , Div.utgifter/utvikling av distrikt ,00 SUM UTGIFTER DISTRIKTSRÅDET ,00 FAGANSVARLIGE: 5311 NAC / tegnekonkurranse 4 500, IRC 3 500, YEC 2 500, GMT/GLT 7 500,00 Utvikling av distrikt tar kostnader her 5315 ITC 3 500, Div.utgifter SUM UTGIFTER FAGANSVARLIGE ,00 SLA - SONELEDERAPPARATET: 5411 Møte- og reiseutg/soneleder samling , Div.utgifter SUM SLA- SONELEDERAPPARATET ,00 ØVRIGE UTGIFTER: 5511 Telefon/Porto/Gebyrer 0, Kontorutg./Brev, Konvolutter etc. 0, Gaver og blomster 4 000, Jubileum, banner og utmerkelser 5 000, Utgifter ved etablering av klubber 0, Div.utgifter SUM ØVRIGE UTGIFTER SUM UTGIFTER RESULTAT 3 000, , ,00 0,00 Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015 Side 7/9

8 3.6 Forslag fra LC Notodden/Telerosa og LC Notodden :Childrens Burn Care til distriktsprosjekter i nytt Distrikt 104D Lions Club Notodden/Talerosa og Lions Club Notodden Forslag til Distriktsmøtet om støtte til Children's Burn Care Foundation: BLI MED Å Gi 100 BARN ET NYTT LIV! Vi foreslår ut det fra LC Distrikt 104 F+G bevilges 100,-kr per medlem per år over en 3 års periode. Vi tar utgangspunkt i ca 2000 medlemmer. Dette utgjør en kostnadsramme på ca ,- kr for perioden 1. juli juni 2018 og tilsvarer drift av to senger per år ( ,- kr per seng per år). Budsjett: Gjennomsnitt behandling av 1 barn = 6000,- kr, 3-5 operasjoner og 6 ukers opphold. 1: Alvorlige brannskadde barn som vil få hjelp hvert år: kr : 6000 kr = rundt 33 barn 2: Lions Distriktsprosjekt vil gi totalt over 3 år: kr : 6000 kr = 100 barn får et nytt liv Alle foto: CBCF CBCF's arbeid er nå blitt ganske godt kjent i Etiopia, og på Afrikas horn, så tilgang på midler vil være avgjørende for hvor mange brannskadde barn som kan behandles. Derfor vil pengene Lions bidrar med komme til nytte fra første stund. Presidentene i både LC Notodden og LCNotodden/Telerosa har vært på besøk hos CBCF i Addis Abeba for ved selvsyn å ha sett det arbeidet som utføres. I tillegg har så langt 2 elever fra Notodden videregående skole vært på besøk i 2014 og 2 elever besøker arbeidet i februar 2015 som en del av sitt Alternative Dagsverk-prosjekt. CBCF vil holde oss løpende orientert om hvordan pengene disponeres, det vil si at vi kan motta rapporter fra utførte operasjoner og behandlinger hvert kvartal. Om ønskelig er det mulighet for å besøke Children's Burn Care Foundution i Addis Abeba. Last ned hele forslaget her 3.7 Presentasjon av distriktsmøte 2015 på Tjøme. LC Tjøme presenterer distriktsmøtet for 2016 Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015 Side 8/9

9 4 VALG Valgkomiteens innstilling: Valg av DG - Distriktsguvernør for Yngve Lindgaard-Berntsen LC Tjøme Bekreftelse av valget i Valg av VDG I Første Vise Distriktsguvernør for Jonny Steindal LC Heradsbygda Bekreftelse av valget i Valg av VDG II Andre Vise Distriktsguvernør for Finn Einar Bredesen LC Tønsberg Valg av YC leder av ungdomsarbeid for Jo Henriksen LC Hole Valg av NAC leder for Rusforebyggende tiltak for Annar Bottegård LC Øvre Eiker Valg av IRC leder for internasjonalt arbeid for Øyvind Rose LC Arendal Valg av PRC leder for mediekontakt for Valg av ITC leder for Informasjonsteknologi for LC Asbjørn Larsen LC Risør Valg av GLT leder for opplæring for Sigmund Kjos LC Røyken Øst Valg av GMT leder for medlemspleie for Eugenie Horn Enge LC Sandefjord/Hjertnes Valg av tre medlemmer til Lovkomiteen, Lionsårene Borgar Aasterud LC Heradsbygda Arne Martin Gjøseid LC Tvedestrand Finn Stenberg LC Krødsherad Valg av tre medlemmer til Valgkomiteen for Valgkomiteen består av 3 komiteemedlemmer. Forslag på tre komiteemedlemmer er: Erika Kjos LC Røyken Myrahvarf Britt Søreid LC Sauherad LC Siste medlem i valgkomiteen blir klar til det konstituerende DM i Kirkenes 4.12 Valg av revisor Terje Holst LC Arendal Utpeke Distriktssekretær DS og Distriktskasserer DK for DS Distriktssekretær Ina Skjævestad Voreland LC Fevik DK Distriktskasserer Jan Solberg LC Asker Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015 Side 9/9

10 Forslag til Lov for Distrikt 104 D (Gjeldende fra ) 1. utgave vedtatt på DM i... Revidert

11 INNHOLDSFORTEGNELSE Kap. I - NAVN - HENVISNINGER Kap. II - MÅL 1. Distriktets betegnelser 2. Lov i MD 3. Målet Kap. III - MEDLEMSKAP - GRENSER 4. Distriktets område 5. Distriktets klubbgrenser Kap. IV - DISTRIKTSORGANISASJONEN 6. Styret og tillitsvalgte 7. Distriktsstyremøter 8. Distriktsråd 9. Soner 10. Distrikts komiteer Kap. V - ØKONOMI 11. Kontingent, regnskap, budsjett, revisjon 12. Utgifter DG-Elect/DG 13. Økonomiske forpliktelser 14. Distriktskassererens plikter Kap. VI - DISTRIKTSMØTE 15. Tid for distriktsmøte 16. Arrangement 17. Delegater 18. Innkalling. Behandling av forslag 19. Distriktsmøtets funksjon 20. Stemmegivning 21. Gjennomføring av distriktsmøtets beslutninger Kap. VII - DISTRIKTSMØTETS FINANSIERING 22. Møteavgift 23. Dekning over fondskontingenter Kap. VIII - ENDRINGER 24. Endringer av lover 2

12 A LOV FOR DISTRIKT 104D Kap. I NAVN HENVISNINGER 1 Distriktets navn er 104D. 2 Denne lov er utarbeidet i samsvar med de internasjonale lover og arbeidsordninger, og Lov for Multippeldistrikt 104, og er bindende for distriktets klubber. Kap. II MÅL Kap. III 3 Målet er å gi distriktet en administrativ oppbygging som kan fremme hensikten med og målet for Lions Clubs International i distriktet. MEDLEMSKAP GRENSER 4 Distriktet utgjøres av Lionsklubbene innen distriktet som er lokalisert i: Aust Agder, Telemark, Vestfold, Buskerud samt klubbene i Asker og Sør Aurdal kommuner. 5 Grensene mellom de forskjellige klubbene avtales mellom de respektive klubber. Der det er flere klubber i samme kommune avgjøres grensene klubbene imellom. Ved tvister om grensene skal dette forelegges distriktsguvernøren for avgjørelse. Kap. IV DISTRIKTSORGANISASJON 6 Styret og tillitsvalgte 1. Distriktet skal ha et distriktsstyre minimum sammensatt av distriktsguvernør (DG), første visedistriktsguvernør (VDG I), andre visedistriktsguvernør (VDG II), forrige års distriktsguvernør (IPDG), distriktssekretær (DS), distriktskasserer (DK) og en representant for sonelederne. 2. DG, VDG I og VDG II velges på det årlige distriktsmøtet, jfr. pkt. 8. VDG I skal være eneste kandidat til vervet som DG det påfølgende året og skal bekreftes av distriktsmøtet. 3. DG utpeker sin DS og DK. Distriktets fagsjefer velges av distriktsmøtet. Disse velges for 2 år med anledning til gjenvalg Prosjektledere utpekes av DG og eventuelt godkjennes av LCI. 4. Enhver ledighet i verv i distriktsorganisasjonen, unntatt vervet som DG, skal besettes ved utnevnelse foretatt av DG for resten av DG s periode. Hvis en tillitsvalgt på distriktsnivå av en eller annen grunn ikke lengre kan bekle det vervet denne er gitt, skal DG utnevne en etterfølger til å inneha vervet for den gjenværende delen av perioden. 5. Alle verv i distriktsorganisasjonen er ulønnet. 3

13 6. For å bli valgt som DG må kandidaten ha vært VDG I i ett år eller størstedelen av et år. DG kan ikke gjenvelges det etterfølgende året uten forhåndsgodkjenning av LCI styre. 7. Dersom VDG I trekker seg og ikke stiller til valg som DG, skal distriktsrådet foreslå et medlem som har vært distriktsguvernør. Kandidaten må godkjennes av det internasjonale styret før denne innsettes. 8. DGs funksjonstid er ett år og regnes fra innsettelsen på verdenskongressen og til ny etterfølger innsettes på samme måte påfølgende år. 9. Dersom forhold gjør at DG ikke kan inneha vervet ut sin tjenestetid skal distriktsrådet foreslå et medlem som har vært distriktsguvernør. Kandidaten må godkjennes av det internasjonale styret før denne innsettes som DG 10. For å bli valgt til VDG I må kandidaten ha vært VDG II. Vervet kan ikke kombineres med annet verv. 11. For å bli valgt til VDG2 må kandidaten: a) Være aktiv medlem i en av distriktets klubber og være foreslått av klubben sin til vervet. b) Har vært medlem i styret i en klubb i mins 3 år derav et år som president. c) Innehatt ett av vervene som: soneleder, regionleder, distriktskasserer, distriktssekretær, distriktsfagsjef i et lionsår eller mesteparten av dette. Vervet kan ikke kombineres med annet verv. 7 Distriktsstyremøter 1. Det bør holdes minst 4 ordinære distriktsstyremøter i lionsåret. 2. DG fastsetter tid og sted for de ordinære styremøtene og leder disse. 3. DG eller et flertall av styremedlemmene kan forlange innkalling til ekstraordinært møte i distriktsstyret på kort varsel. 4

14 8 Distriktsråd 1. DG skal ha et distriktsråd som skal være rådgivende for DG. Alle rådets medlemmer har stemmerett. 2. Distriktsrådet ledes av DG og består av medlemmene i distriktsstyret, soneledere og fagledere. 3. Det avholdes 4 distriktsrådsmøter i arbeidsåret. 4. Distriktsrådet skal behandle og ta til etterretning rapportene fra fagledere, prosjektledere og soneledere. 9 Soner 1. Distriktet skal inndeles i soner. Distriktet bestemmer selv antall soner, og sammen med klubbene hvilke klubber som tilhører den enkelte sone. DG kan foreta endringer i soneinndeling i samarbeid med soneledere og klubbene. 2. Soneleder velges av og blant klubbene i den enkelte sone. 3. Assisterende soneledere velges i den enkelte sonen. Valg skal gjennomføres før distriktsmøtet. 4. Sonen kan ha et sonestyre som de selv setter sammen. 10 Distrikts komiteer 1. Distriktets hedersråd Distriktet har et hedersråd som består av distriktets 10 siste DGèr. Hedersrådet skal tjene som et rådgivende organ for DG. Forrige års DG er leder i hedersrådet og dets arbeidsutvalg, som består av de 3 foregående års DGèr. 2. Lovkomite Distriktet har en lovkomité bestående av en leder og 2 medlemmer. Lovkomiteen velges på distriktsmøtet. De velges for 2 år med mulighet for gjenvalg. Leder skal ha vært DG. 3. Valgkomité Distriktet har en valgkomité bestående av 3 medlemmer. Medlemmene velges på distriktsmøtet, for 3 år av gangen, det velges et nytt medlem hvert år. Medlemmene kan ikke inneha andre verv på distriktsplan. Valgkomiteen skal sammen med klubbene arbeide for å finne godt egnede kandidater til de ulike tillitsverv som skal besettes ved valg på distriktsmøtet. 4. Distriktsguvernøren har anledning til å peke ut ledere for spesielle prosjekt. Disse er distriktsguvernørens kontaktpersoner overfor klubbene i distriktet. 5

15 Kap. V ØKONOMI 11 Kontingent, regnskap, budsjett, revisjon 1. Kontingent Kontingenten fastsettes av distriktsmøtet. For å kunne dekke utgiftene til administrasjon av distriktet utenom utgifter som angår det årlige distriktsmøte, innkreves kontingenten av hvert medlem i den enkelte klubb i distriktet. Det påligger distriktsmøtet å sørge for at instruks for den økonomiske forvaltningen er innenfor rammen gitt av nåværende norm for distriktets lov og MD 104s lovverk. Kontingenten som er lovfestet og vedtatt av Distriktsmøtet skal innkreves av DK innen påfølgende måneds utløp. Grunnlaget for kontingenten er klubbens medlemstall pr. 30.juni foregående Lionsår ifølge medlemsregisteret for MD 104. Nystiftede og reorganiserte klubber er fritatt for kontingent til distriktet for gjenværende del av det halvår de stiftes/reorganiseres, samt det påfølgende halvår. 2. Budsjett Budsjettforslag skal utarbeides av VDG I sammen med distriktsstyret og fremlegges på distriktsmøtet til godkjenning. 3. Disponering av budsjett Disponering av distriktsbudsjettet er DGs ansvar. DK fører distriktsregnskap. DG er sammen med DK ansvarlig for at den økonomiske forvaltningen er i overensstemmelse med gjeldende lov og distriktsmøtets vedtak. 4. Revisjon Distriktsmøtet skal velge revisor. DG / DK skal sørge for revisjon av de regnskapene og kontoene som nyttes i forbindelse med distriktets administrasjon og aktiviteter en gang årlig. Regnskapet skal leveres revisor innen 31. oktober det enkelte år. Det skal leveres skriftlig revisjonsberetning til distriktsmøtet. 5. Aktivitetsmidler Når det i aktivitetssammenheng opprettes/avsluttes bankkontoer for midler fra flere lionsklubber, skal dette rapporteres til og godkjennes av DG, som kunngjør dette til distriktets lionsklubber. Denne sørger for at slike bankkontoresultater blir rapportert til distriktsmøtet. 12 Utgifter DG /DG Elect Utgifter i forbindelse med DG Elect / DG og dennes ektefelles/samboers deltakelse i den årlige verdenskongress, RM, DM, NSR og Europaforum, som ikke dekkes av Lions Clubs International eller MD 104, dekkes over distriktets budsjett. Tilsvarende gjelder DG Elects lederopplæring og deltakelse på samlinger før RM. 6

16 Kap. VI 13 Økonomiske forpliktelser 1. DG og dennes distriktsstyre eller distriktsråd må ikke påta seg økonomiske forpliktelser som overskrider budsjettet i vedkommende arbeidsår. Overskudd fra DG-regnskap, DR-regnskap eller distriktsregnskap kan etter Distriktsmøtets godkjennelse av regnskapet overføres et fond. Dersom regnskapene viser et samlet underskudd kan Distriktsmøtet godkjenne dekning av beløpet fra overskuddsfondet. 2. Fondskonti skal opprettes i bank. Ved skifte av DG og DK skal begge innmeldes som disponenter av kontiene og det skal anmerkes at kontiene kun kan disponeres av begge i lag. 14 Distriktskassererens plikter DKs disposisjoner skal være begrenset til beløp og garantiordninger som er godkjent av DG. DK skal påse at ingen utbetalinger skjer over distriktets konti uten anvisning av DG. Kontoutskrifter av samtlige konti som distriktet har skal sendes både til DG og DK. DK skal til hvert distriktsrådsmøte legge frem status på samtlige konti som distriktet har. Dersom noen budsjettposter medfører overskridelser, legges det frem forslag til omdisponeringer for distriktsstyret og distriktsrådet. DISTRIKTSMØTE 15 Tid for Distriktsmøte Distriktsmøtet avholdes i siste halvdel av april senest 30 dager før Riksmøtet. 16 Arrangement DG er ansvarlig for distriktsmøtet, men kan overlate den praktiske gjennomføringen av arrangementet til en eller flere klubber. 17 Delegater 1. Hver klubb som har betalt kontingent pr. 31. mars til Lions Clubs International, Multippeldistriktet og distriktet, har rett til å sende delegater til distriktsmøte etter kvoter som for riksmøtet. Disse er: 1 til 14 medlemmer - 1 delegat 15 til 24 medlemmer - 2 delegater 25 til 34 medlemmer - 3 delegater 35 til 44 medlemmer - 4 delegater over 44 delegater tilkommer 1 delegat pr 10. medlem. Klubbene plikter å sende minst en delegat. 2. Tidligere medlemmer i det internasjonale styret og tidligere DGèr har full delegatstatus utenom sin klubbs kvote på distriktsmøtet. 7

17 18 Innkalling - Behandling av forslag 1. DG har ansvaret for å sende klubbene melding om tid og sted for kommende distriktsmøte innen 15. desember. Denne minner samtidig om fristen for innsending av forslag som ønskes behandlet. 2. Saker som ønskes behandlet på distriktsmøte må framlegges av en klubb, komite nedsatt av DG eller distriktsrådet senest 1. februar. 3. Distriktsrådet behandler alle innkomne saker og gir sin innstilling til distriktsmøtet. Innstilling skal inneholde eventuelle økonomiske og lovmessige konsekvenser. 4. Innkalling til Distriktsmøte vedlagt dagsorden, beretninger, forrige års regnskap, inneværende års foreløpige regnskapsstatus, forslag til budsjett for kommende år og innkomne saker med distriktsrådets innstilling, gjøres tilgjengelig for klubbene senest 30 dager før distriktsmøtet på distriktets hjemmeside. Melding om dette sendes alle klubber. 19 Distriktsmøtets funksjon Distriktsmøte skal blant annet: 5. Behandle og fatte vedtak i alle fremlagte saker. 6. Foreta grundig og rådgivende behandling av saker som er fremmet for årets Riksmøte, 20 Stemmegivning 1. Ved avstemminger har hver frammøtt godkjent delegat en stemme. Det er ikke anledning til å stemme ved fullmakt. 2. Ved personvalg med flere kandidater skal valget skje skriftlig. Alle øvrige valg, hvis intet annet forlanges, skjer ved stemmetegn. Ved valg mellom flere kandidater anses den valgt som får mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Har ingen fått nødvendige stemmetall, bortfaller den som har fått minst antall stemmer, og det stemmes på ny. ved stemmelikhet for dem som skal bortfalle, nyttes loddtrekning; hvoretter ny avstemning foretas mellom de gjenværende. På denne måten fortsetter avstemningen inntil en av kandidatene får flertall. Blank stemmeseddel betraktes som ikke avgitt stemme. Ved likt stemmetall mellom to gjenværende kandidater, skal loddtrekning finne sted. Kandidater som er på valg under distriktsmøtet forlater salen under øvrige kandidaters presentasjon. Benkeforslag til kandidat for et verv er ikke tillatt i når valgkomiteen har foreslått kandidat(er) til vervet. 8

18 Kap. VII Kap. VIII 21 Gjennomføring av distriktsmøtets beslutninger 1. Det påligger DG å gjennomføre distriktsmøtets beslutninger. 2. Protokoll fra distriktsmøtet skal innen tretti dager sendes til Lions Clubs International, til sekretariatet for multippeldistriktet (MD 104), til klubbene i distriktet og til distriktets hedersråd. 3. Dersom det blir vedtatt aktiviteter som medfører økonomiske forpliktelser for klubbene, er klubbene forpliktet til å støtte dette, etter klubbens til enhver tid økonomiske evne. DISTRIKTSMØTETS FINANSIERING 22 Møteavgift Til dekning av utgifter som distriktsmøtet medfører, kan det innkreves en møteavgift pr. medlem som fastsettes og inngår i distriktets budsjett. Klubber som har stiftelsesdato i inneværende lionsår, er fritatt for denne avgiften. I stedet for - eller i tillegg til - slik møteavgift som nevnt i 22, kan utgiftene i forbindelse med distriktsmøte dekkes av et fond som er opprettet for dette formålet. ENDRINGER 24 Endringer av disse lovene kan bare skje gjennom beslutning av distriktsmøtet med minst 2/3 flertall av de tilstedeværende stemmeberettigede delegater. Forslag til lovendring må være framsatt i rett tid og være ført opp på dagsorden for møtet ved innkallingen. Endring trer i kraft fra 1. juli samme år. 9

19 Innholdsfortegnelse B Arbeidsordning for Distrikt 104 D Kapittel I Distriktsråds og distriktsstyremøter Kapittel II Distriktsguvernørens rettigheter og plikter Kapittel III DG-elects rettigheter og plikter Kapittel IV Visedistriktsguvernørens rettigheter og plikter Kapittel V Distriktets fagsjefer Kapittel VI Soneleders rettigheter og plikter Kapittel VII Valgkomiteen Kapittel VIII Stiftelse av nye klubber Kapittel IX Den økonomiske forvaltningen Kapittel X Distriktets aktiviteter Kapittel XI Distriktsmøtets funksjon Kapittel XII Endring av arbeidsordning

20 Kapittel I Distriktsråds- og distriktsstyremøter 1. DG fastsetter tid og sted for distriktsstyremøter og rådsmøter. Han/hun er også ansvarlig for innkalling til disse møtene. Det holdes minst 4 distriktsrådsmøter i arbeidsåret slik distriktets lover 9.3 fastsetter. Det første møte skal holdes innen 15. september og ett møte avholdes i tilknytting til DM. Kapittel II Kapittel III Kapittel IV 2. Distriktsstyremøtene holdes når det er behov for det, og minst en gang i kvartalet. DG leder møtene i distriktsrådet og distriktsstyret. Distriktsstyrets medlemmer har møteplikt til distriktsstyre- og distriktsrådsmøtene. Distriktsrådets medlemmer har møteplikt til distriktsrådsmøtene. Dersom man er forhindret fra å møte, melder man det til DG. DS fører referat fra møtene. 3. Til styre- og rådsmøter kan det innkalles Lions og andre som har en spesiell tilknytting til saker som behandles, f. eks. komiteledere fra faste og/eller oppnevnte komiteer, president og/eller andre representanter fra arrangørklubb for kommende års DM. Distriktsguvernørens rettigheter og plikter 1. DG representerer klubbene i distriktet ovenfor MD 104, i det nordiske og europeiske samarbeidet og ovenfor LCI. På samme måte representerer DG den internasjonale presidenten og LCI ovenfor klubbene. 2. DG er medlem av MD104 s guvernørråd (GR) og eventuelle andre komiteer GR velger ham/henne til. 3. DG har rett og plikt til å delta på riksmøtet. DG-elects rettigheter og plikter 1. I perioden etter DM og inntil DG er innsatt i sin funksjon, bærer han/hun tittelen DG-Elect. 2. DG-Elect har rett og plikt til å delta på Riksmøtet, den internasjonale kongress og DG-Elect seminarene som arrangeres i tilknytning til Riksmøtet og kongressen. 3. Før vedkommende reiser til den internasjonale kongressen skal kommende års DS, DK, styremedlem (SL), fagsjefer og soneledere være rapportert til MD 104 s sekretariat og LCI. VDGs rettigheter og plikter 1. VDG1 er DGs nærmeste medarbeider, stedfortreder og medlem av distriktsstyret. VDG1 skal til enhver tid være godt orientert om DGs arbeid slik at vedkommende på anmodning kan overta dennes gjøremål. 2. VDG1 skal være eneste kandidat til valg som DG det etterfølgende året. 3. VDG I og II skal på beste måte forberede seg til å overta som neste års DG / VDG I. 4. Når VDG I og II representerer DG, dekkes hans/hennes utgifter av LCI etter de samme regler som for DG. Det samme gjelder for de øvrige medlemmer av distriktsstyret og distriktsrådet. 2

21 Kapittel V Distriktets fagsjefer 1. Distriktet bør ha fagsjefer for: Internasjonalt og nasjonalt hjelpearbeid (IRC Presse og informasjon (PRC) Narkotikabekjempelse (NAC) Ungdomsarbeid (YCEC) Internett og data (ITC) I tillegg skal distriktet ha prosjektlederne Medlemsutvikling/stiftelse av nye klubber (GMT) Lederopplæring (GLT) I tillegg kan DG bestemme at det skal velges fagsjefer for spesielle prosjekter eller arbeidsområder i sitt funksjonsår. DG kan også, når det er spesielt sterke grunner for det, unnlate å utnevne fagsjefer for ett eller flere av arbeidsområdene, eventuelt omdefinere fagsjefenes ansvarsområder. Kapittel VI 2. Fagsjefenes skal være DGs rådgivere innenfor sine fagområder og bindeledd mellom sonekontaktene og MDs fagsjefer. 3. Fagsjefenes funksjonstid skal følge funksjonstiden for multippeldistriktets fagsjefer. 4. Fagsjefene utgjør distriktsrådets faggruppe, og har møteplikt og stemmerett på distriktsrådsmøtene. 5. DG er ansvarlig for at distriktet oppretter team for GMT / GLT i henhold til de internasjonale retningslinjene. 6. Prosjektene GMT / GLT følger de internasjonale bestemmelser for sine prosjekter. Sonelederes rettigheter og plikter 1. Soneledere (SL) skal delta i distriktsrådets møter og i distriktsmøtet. 2. SL kan utpeke sonesekretær. 3. SL skal være DGs nærmeste bindeledd til klubbene innen sonen. SL skal besøke hver klubb innen sonen minst en gang i løpet av sitt funksjonsår, og herunder formidle Lions og DGs program for inneværende arbeidsår. 4. SL skal avholde minst 2 sonemøter. Det første avholdes i september, og sonemøte nr. 2 innen distriktsmøte. I tillegg til sonemøtene skal SL holde et presidenttreff så tidlig som mulig i Lionsåret. SL er ansvarlig for at det på første sonemøte oppnevnes en valgkomite i sonen som skal gjennomføre valg av ny assisterende soneleder (ASL) 5. Sonens valgkomite skal innen 15. november sende klubbene i sonen innbydelse til å komme med forslag på kandidater til ASL og sonekontakter som bestemt av sonen. Klubbene skal innen 1. januar neste år sende valgkomiteen forslag på kandidater til ASL. 3

22 Kapittel VII Valgkomité 1. Valgkomiteens sammensetning er fastsatt i Distriktets lov, 10. punkt Valgkomiteen skal forestå og gjennomføre valg av distriktets tillitsvalgte i henhold til Kap. IV Organisasjon, 6 Styre og tillitsvalgte, pkt Valgkomitéen skal innen 15. november sende klubbene en oversikt over de tillitsvalgte som skal velges i distriktet. 4. Valgkomitéen skal gå aktivt ut til klubbene for å skaffe kandidater til vervene i distriktsrådet. Valgkomiteen kan innstille en og samme person til flere verv, så sant det gis mulighet for dette. Kapittel VIII Stifting av nye klubber DG er sammen med GMT ansvarlig for stifting av nye klubber i distriktet. Før en klubb tar initiativ til stifting av en ny klubb, skal tillatelse (extentionrett) innhentes fra DG. DG rådfører seg med MD-GMT før extentionrett gis. Kapittel IX Den økonomiske forvaltning 1. Bestemmelser for den økonomiske forvaltning I henhold til 104D s lover Kap. V skal det innkreves en årlig kontingent av hvert medlem i 104D. DK fører distriktets regnskap. DK er ansvarlig for at kontingenten for MD mottas fra sekretariat. Etter anmodning fra DG foretar DK nødvendige utbetalinger. Alle utbetalinger skal dokumenteres med bilag. DG, distriktsstyret og rådet skal så langt det er mulig følge det vedtatte budsjettet. Overskridelse av budsjettets totale ramme skal ikke forkomme. Distriktets regnskapsår er 1. juli 30. juni. 2. Tillitsvalgtes godtgjørelse a. Distriktets tillitsvalgte kan gis godtgjøring for reiser og representasjon ved deltakelse i møter, jubileer og lignende som ikke dekkes av LCI eller MD 104. Slik godtgjørelse skal skje på samme grunnlag som det godtgjøringsregulativ som gjelder for MD 104s tillitsvalgte. b. Dokumenterte utgifter som DGs ledsager har i forbindelse med representasjonsoppgaver ved DGs deltagelse på GR-møter, riksmøter, nordiske eller europeiske møter eller jubileer, dekkes av distriktet innenfor de rammer som gjelder for 104Gs refusjon av tillitsvalgtes utgifter. Representasjon på charterfester og offisielle jubileer dekkes fullt ut, både for DG og ledsager når dette ikke dekkes av LCI eller MD 104. Jubileer som dekkes av LCI er 25 og 50 år 4

23 3. Diverse utgifter Det skal avsettes en sum på distriktets budsjett hvert år. Denne summen skal kunne disponeres av DG til dekning av ekstraordinære utgifter. Kapittel X 4. Fondsavsetninger DM kan gjennom vedtak foreta avsetning til fond. Fondet bør ved begynnelse av lionsåret være stort nok til å kunne dekke distriktets utgifter midlertidig før det kommer inn inntekter. Distriktsstyret skal ved Lionsåret slutt sette av eventuelt overskudd i årsregnskapet til fondet. Midlene kan disponeres av distriktsstyret til følgende formål: - Dekning av utgifter i forbindelse med DM - Tilskudd til opplæringsmateriell og kurs til distriktets tillitsvalgte - Nødvendig utstyr til distriktets drift - Lån til distriktets driftsutgifter i begynnelsen av Lionsåret - Tilskudd på inntil kr 5.000,- til nye klubbers klubbkasse for det første hele driftsåret Midler utlånt fra fondet skal være tilbakebetalt innen utgangen av Lionsåret. Fondet disponeres av distriktsstyret og regnskap føres av DK og revideres av revisor. Eventuell bruk av fondet til dekning av distriktets underskudd på et driftsår må legges fram for DM. DM kan bestemme en tilleggsavgift for klubbene i distriktet for styrking av fondet. 5. Økonomiske forpliktelser Dersom det igangsettes aktiviteter på distrikts- eller soneplan uten vedtak på distriktsmøtet, som involverer flere klubber enn arrangørklubben, skal det innhentes bindende tilsagn om økonomisk støtte fra deltagende klubber før slike aktiviteter igangsettes. Distrikts aktiviteter. 1. Økonomisk styring av aktivitetene. a. Alle midler til distriktets aktiviteter skal være fysisk skilt fra driftsmidlene med egen bankkonto. b. Innkreving av midler til aktivitetene skal ikke blandes med innkreving av kontingent eller andre avgifter som går til drift av distriktet. Innkrevingen av midlene til aktivitetene kan skje samlet for alle aktivitetene eller separat. 5

24 c. Det skal føres eget regnskap for aktivitetskontoen, hvor inntekter og utgifter for hver aktivitet er spesifisert. Regnskapet skal revideres av distriktets revisor og legges frem for Distriktsmøtet for godkjenning. 2. Forslag til distriktsaktivitet. a. Distriktsstyret, distriktsrådet, sone eller klubb i distriktet kan fremme forslag på en distrikts aktivitet. Forslaget skal ha en beskrivelse av aktiviteten samt en klart definert kostnads- og tidsramme. Forslaget skal fremlegges for Distriktsmøtet for godkjenning innen gitte frister for saker til Distriktsmøtet. 3. Faste aktiviteter a. Internasjonal Ungdomsleir Distrikt 104D skal arrangere en internasjonal ungdomsleir i henhold til MD 104s handlingsprogram. Arrangementet arrangeres og administreres av en Lionsklubb eller samarbeide mellom flere klubber i distriktet. b. Distrikt 104Ds Melvin Jones Fellowship Award Melvin Jones Fellowship Award er Lions Clubs International Foundation høyeste hedersbevisning som kan tildeles Lions og ikke Lions for deres uselviske virke i samfunnet. Hedersbevisningen koster US$ 1000,-, som går uavkortet til LCIF s fond. Distriktets MJF Award skal fortrinnsvis tildeles en ikke Lions. Følgende retningslinjer gjelder for utvelgelse av kandidat til å motta distrikt 104D s årlige Melvin Jones Fellowship Award: 1. Distriktsstyret skal med begrunnelse velge kandidat til årets Melvin Jones Fellowship Award bland de innkomne forslagene. 2. MJF-Award utdeles på Distriktsmøtet. 3. Lions, Lionsklubber, soner eller Distriktsråd kan foreslå kandidater. 4. Forslag til kandidat skal inneholde følgende opplysninger: a. Kort beskrivelse av kandidaten og hennes/hans liv. b. Kort beskrivelse av kandidatens meritter. c. Kort begrunnelse av hvorfor disse meritter kvalifiserer til MJF-Award. d. Hvem som er forslagstiller (En Lion, klubb, sone eller DR). 6

25 Kapittel XI Distriktsmøtets oppgaver Kapittel XII Behandle alle fremlagte saker, samt: * sluttrapport fra forrige års DG * foreløpig rapport fra DG * godkjenne rapporter fra fagsjefer * revidert regnskap fra forrige år * foreløpig regnskapsstatus for inneværende år * budsjettforslag for kommende år * fastsette Distrikts kontingent for kommende lionsår * bekrefte DG valg * gjennomføre valg i henhold til distriktets lover * distriktets handlingsplan Endringer i arbeidsordningen 1. Endring i distriktets arbeidsordning kan vedtas av DM med alminnelig flertall. 2. Endringen trer i kraft fra 1. juli samme år med mindre annet blir bestemt. 7