1.3 Valg av 1 andelseier til å undertegne protokollen sammen med møtelederen

Transkript

1 PROTOKOLL Dato og klokkeslett: kl Sted: Tonsenhagen skole, musikkrommet ble det avholdt ordinær generalforsamling 2017 i Skauen Borettslag 1. Konstituering 1.1 Valg av møteleder Som møteleder ble valgt: Daniel Jensen 1.2 Valg av sekretær Som sekretær ble valgt: Daniel Jensen 1.3 Valg av 1 andelseier til å undertegne protokollen sammen med møtelederen Valgt ble: Espen Thorud 1.4 Opplysning om antall møtende med stemmerett og antall fullmakter Antall fremmøtte med stemmerett: 31 Antall fremlagte fullmakter: 5 Totalt: Godkjenning av innkalling Godkjent 1.6 Godkjenning av saksliste Godkjent 2. Godkjenning av årsoppgjøret 2.1 Godkjenning av årsmelding 2016 fra styret Styrets årsmelding for 2016 ble gjennomgått. Godkjent 2.2 Godkjenning av årsregnskapet 2016 Årsregnskap for 2016 ble gjennomgått. Godkjent 3. Godtgjørelse til styret for siste styreperiode ,-

2 4. Andre saker 4.1 Bytte av revisor Usbl har fremforhandlet en rammeavtale med revisjonsfirmaet KPMG som kan tilby revisjon til vårt borettslag. Felles revisor hos forretningsfører sikrer gode rutiner for kvalitetssikring av regnskapene, samt forutsigbare og konkurransedyktige priser. Styret anbefaler å bytte til Usbls prefererte revisor, KPMG. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen vedtar bytte av revisjonsfirma til KPMG Enstemmig vedtatt 4.2 Forslag til reviderte vedtekter Forslagsstiller: styret Styret ønsker at vedtektene endres i henhold til vedlegg som finnes på side 36 i innkallingen. Forslag til vedtak: Vedtektene endres i henhold til fremlagt forslag, ved at det tillegges ett nytt punkt 9.4, 4. "Valg av valgkomite". Enstemmig vedtatt 4.3 Forslag til reviderte husordensregler Forslagsstiller: styret Styret ønsker at husordensreglene endres i henhold til vedlegg som finnes på side 43 i innkallingen. Forslag til vedtak: Husordensreglene endres i henhold til fremlagt forslag. Foreslått endring i punktet «generelt» vedtatt Foreslått endring i punktet «ro i leiligheten» forkastet

3 Foreslått endring i punktet «dyrehold» vedtatt ny endring «Det er ikke tillatt å ha dyr i borettslaget uten å ha innhentet tillatelse fra styret gjennom godkjent søknad» i stedet for foreslåtte «Det er ikke tillatt å ha dyr i borettslag. Styret kan etter søknad dispensere fra forbudet». Foreslått endring i punktet «brannvern» vedtatt, uten følgende setning fra forslaget: «og at brannslokkingsapparatet har nok trykk». 4.4 Ladestasjon for elbil og ladbar hybridbil Forslagsstiller: styret Generalforsamlingen 2015 fattet følgende vedtak: "Generalforsamlingen ber styret om å utrede mulighetene for å oppgradere strømuttakene ved noen av leieparkeringsplassene slik at det er mulig å bruke dem til lading av el-bil eller ladbar hybridbil." Styret jobbet i 2015 i tråd med ovennevnte generalforsamlingsvedtak. Vedtaksforslaget som ble fremlagt på generalforsamling 2016 var å bruke inntil kr ,- på å opprette to elbilplasser mellom garasjebygg 101 og 102. Det ble også mottatt et benkeforslag i møtet, men saken ble etter noe diskusjon foreslått- og vedtatt utsatt. Styret har i etterfølgende tid jobbet videre med å utrede og vurdere muligheter for etablering av ladepunkter på ulike steder i borettslaget, herunder både oppgradering av de eksisterende leieparkeringsplassene, og også andre alternativer. Styret har sett på flere alternativer, hvor mange anses som veldig kostbare å etablere, spesielt sett opp mot hvor mange plasser dette vil gi per i dag og også opp mot muligheten for utvidelse av ladepunkter ved ytterligere behov i fremtiden. Videre er det en utfordring knyttet til strømtilførsel og kapasitet på de ulike områdene som er undersøkt. Det er en stadig utvikling hva gjelder produkter (ladestasjoner) og også i forhold til tilskuddsordninger. Tilbakemeldingene styret mottok på brukerundersøkelsen som ble sendt ut til beboerne i mars, var at det er flere som ser for seg å gå til anskaffelse av elbil eller ladbar hybridbil, og tilbakemeldingen var også at det er vilje til å betale for lading. Styret ser for seg at behovet for ladepunkter i borettslaget også vil være økende i tiden som kommer, og det er ønskelig å få etablert ett ladepunkt i dag og også utrede mulighetene for et større arbeid i forhold til dette for fremtiden. Styret fremmer på bakgrunn av dette forslag til to vedtak: Forslag til vedtak 1: Det etableres 1 ladepunkt for lading av elbil eller ladbar hybridbil i forbindelse med/ved borettslagets garasjeanlegg mellom Selvbyggerveien nr. 133 og nr Kostnaden knyttet til etablering av ladepunktet antas å være om lag kr ,-. Ved etablering her vil det ikke være kostnader knyttet til graving til kabler, da ladepunktet vil ligge i direkte tilknytning til trafoen som ligger på enden av garasjerekken. Styret vil søke tilskudd fra Oslo kommune. Plassen vil ikke fungere som en parkeringsplass som er forbeholdt kun

4 èn beboer, men være åpen for de av borettslagets beboere som knytter seg til ordningen. Etablering og drift av ladepunktet, samt strømforbruk, vil finansieres av brukerne som tilknytter seg ordningen, ved bruk av chip eller lignende. Styret vil ha ansvaret for administrering av ordningen. Det bemerkes at styret vurderer det slik at styret har myndighet til å etablere ladepunkter uten generalforsamlingens samtykke, men at det i lys av vedtak fra generalforsamlingen 2015 og 2016 er naturlig at det i dette tilfellet legges frem for generalforsamlingen for votering. Forslag til vedtak 2: Generalforsamlingen gir styret fullmakt til å søke Oslo kommune, ved Bymiljøetaten og evt. andre myndigheter, om å etablere skråparkering på deler av storplenen, med muligheter for senere etablering av ladepunkter. Som nevnt innledningsvis har styret sett på ytterligere muligheter for utvidelse av ladepunkter, da behovet antas å øke i fremtiden. Det har også vært et ønske om å undersøke muligheter for utvidelse av leieparkeringsplasser, da det er stor pågang på de få plassene som finnes i borettslaget i dag. Ved etablering av skråparkering langs Selvbyggerveien/storplenen, vil man få dekket dagens behov for parkering, og samtidig muliggjøre ladepunkter hvor man kan utvide ved behov. En slik løsning ble trukket frem som svært gunstig av Sønnico ved befaring, en av flere leverandører styret har vært i kontakt med vedrørende ladestasjonsprosjektet. Protokolltilførsel: Det ble under møtet levert et tilleggsforslag med følgende forslag til vedtak 3: «Eksisterende leieparkeringsplasser og garasjer kan oppgraderes til «ladestasjon» så lenge den enkelte leietaker står for kostnaden selv. Styret skal bistå og tilrettelegge slik at alt arbeid utføres korrekt da dette er borettslagets eiendom». Forslaget ble akseptert til votering av møteleder. Forslag til vedtak 1 ble vedtatt med 29 stemmer for og 3 stemmer mot Forslag til vedtak 2 ble vedtatt med 24 stemmer for og 7 stemmer mot, forutsatt at ordet «skråparkering» ble byttet ut til «parkering» Forslag til vedtak 3 ble forkastet med 12 stemmer for og 13 stemmer mot 4.5 Videre prosess for vaskeriet i nr. 56 Forslagsstiller: styret Vaskeriene i nr. 52 og nr. 44 ble i hhv og 2016 pusset opp som følge av generalforsamlingsvedtak i Utdrag fra protokoll følger:

5 Nedlegging av vaskeri Forslagstiller: Bjørnar Olsen og Anne Cecilie Jarklev, Selvbyggervn 40 Styret har i beboerbrev varslet mulig nedleggelse av nok et vaskeri. Så vidt vi skjønner fra tidligere praksis er dette noe som må avgjøres på en generalforsamling, slik at alle beboerne får være med å bestemme. Hvis beboerne mener noe annet enn styret vil det koste uforholdsmessig mye å gjenopprette et vaskeri som er strippet og nedlagt. I forbindelse med nedleggelsen av vaskeriet i nr 40 for å lage hobbyrom ble det bestemt at de tre gjenværende vaskeriene skulle pusses opp både selve lokalene og maskinparken. Forslag til vedtak: De tre vaskeriene som eksisterer i dag blir værende, men pusses opp slik som tidligere styre og generalforsamling har bestemt i flere runder. Styrets innstilling: I forbindelse med at det løpende vedlikeholdet av fellesvaskeriene i borettslaget de siste årene har vært økende, har styret ønsket å sette opp en fremdriftsplan for rehabilitering/oppgradering av fellesvaskeriene. I den sammenheng kom det frem informasjon at det kun var to av fellesvaskeriene som ble utnyttet i vesentlig grad. Av denne grunn vurderte styret om man kunne benytte maskiner og inventar fra det ene vaskeriet for å optimalisere de to andre vaskeriene, samtidig som styret jobber med å hente inn informasjon om hvordan man best mulig kunne ivareta oppgradering og fremtidig drift av fellesvaskeriene. I den sammenheng ønsker styret å hente inn rådgivende firma med spesialkompetanse innen området, slik at man kan kartlegge omfanget av en rehabilitering/oppgradering opp mot dagens forskrifter og regelverk. På bakgrunn av rapporten fra det rådgivende firmaet hentes det inn tilbud fra 3 ulike aktører med opsjon på ferdigstillelse av opptil 3 fellesvaskerier. Igangsetting av det første fellesvaskeriet budsjetteres og planlegges med oppstart i I forbindelse med budsjettering for 2016 settes det av midler og planlegges oppstart av arbeidet med fellesvaskeri nummer 2. Etter at de to første vaskeriene er rehabilitert og oppgradert, gjøres det en evaluering av kapasitet og bruk, og det vurderes om det er hensiktsmessig å oppgradere vaskeri nummer 3, eller om man da skal legge ned dette. Styrets forslag til vedtak: Styrets forslag til fremdriftsplan godkjennes og tas til følge.

6 Styrets forslag til vedtak ble vedtatt, men det skulle tilføres protokollen at styret nedsetter en komite / gruppe bestående av noen fra styret og beboere og evt. en 3. part som evaluerer prosjektet og gir styret sin anbefaling Styrets utgangspunkt for vurdering av evt. videre drift i nr. 56 baserer seg på følgende: "Etter at de to første vaskeriene er rehabilitert og oppgradert, gjøres det en evaluering av kapasitet og bruk, og det vurderes om det er hensiktsmessig å oppgradere vaskeri nummer 3, eller om man da skal legge ned dette." Styret har etter at det siste vaskeriet ble pusset opp diskutert hva som skal gjøres videre i vaskeriet i nr. 56. Slik styret ser er de alternative løsningene at vaskeriet vedtas å stenge, å vedta at driften skal fases ut (ikke foreta utskiftninger eller annet større vedlikehold av maskiner og annet), å vedta at det skal fortsette i drift uten å foreta større oppussing, eller å vedta at det skal pusses opp i samme grad som de to øvrige vaskeriene. Det er ikke tvil om at driftskostnadene, herunder spesielt tilknyttet vedlikehold og strøm, er svært store. Borettslaget har brukt om lag 1,2 MNOK på oppussing av vaskeriene i nr. 44 og nr. 52, og det er en svært stor kostnad å påta seg å pusse opp et tredje vaskeri. Slik de to vaskeriene er oppgradert, er det betydelige besparinger knyttet til driften, blant annet tilsvarer strømforbruket ca % i forhold til strømforbruket slik det tidligere var eller slik det er pt. i vaskeriet i nr. 56. Mulige besparinger taler for å pusse opp vaskeriet med tilsvarende oppgraderinger som har blitt gjort i nr. 44 og nr. 52, dersom generalforsamlingen skulle komme til at det fortsatt skal være full drift i vaskeriet i nr. 56 fremover. Det er imidlertid klart at det ved oppussing og oppgradering av vaskeriene i nr. 44 og nr. 52 har blitt økt kapasitet, da maskinene er langt mer effektive enn tidligere. Styret har også utvidet intervallene for vasketid noe. Dette taler for at borettslaget med to moderne og effektive vaskerier har tilstrekkelig med kapasitet til de som i dag er brukere og også flere brukere. Styret fremmet for generalforsamlingen 2016 forslag om betaling for bruk av vaskeriene. Dette var på bakgrunn av brukerundersøkelsen som ble foretatt i 2015, og sjekk av hvor mange nøkler til vaskeriene som var i omløp. Det var ca. 120 brukere av vaskeriene. For å forsvare kostnadene knyttet til oppussing og drift av vaskeriene ble det derfor foreslått at brukere av vaskeriene skulle betale kr. 600,-/år per andel. Forslaget ble nedstemt med 17 av 32 stemmer. Styret tar vedtaket som en antydning av at det er liten villighet til å betale for vaskeriene. Det har tidligere vært oppfattet at det har vært delte meninger i borettslaget om hvorvidt man skal oppgradere det tredje vaskeriet. Styret utarbeidet- og sendte ut en brukerundersøkelse til beboerne for å kartlegge dette. Det var 67 beboere som svarte på undersøkelsen. Av disse svarte 32 stk. at de brukte ett eller flere av vaskeriene. (Tallet stemmer forholdsmessig godt overens med at det er ca. 120 nøkler i omløp, dvs. om lag halvparten av beboerne bruker vaskeriene.) 8 av de som svarte at de brukte vaskeriene svarte at de brukte vaskeriet i nr stk. av de svarende var villige til å betale, 29 stk. var ikke villige til å betale og 8 stk. svarte at de ikke vet om de er villige til å betale. Tilbakemeldingene var at det var "prisavhengig", "brukere bør betale", "ikke urimelig dyrt" og "villig til å betale mye". Tilbakemeldingene er delt og styret ser at det langt på vei gjenspeiler det samme som resultatet etter generalforsamlingssaken med forslag om brukerbetaling som ble lagt frem i 2016, hvor det også var delt. (17 mot 15.)

7 Styret har ansvaret for forvaltning og vedlikehold av borettslaget, herunder skal styret foreta vurderinger og fatte vedtak som er økonomisk forsvarlige for borettslaget. Det er ca. halvparten av borettslagets beboere som er brukere av vaskeriene, og av disse er det om lag 20 % som benytter vaskeriet i nr. 56. Etter styrets vurdering er borettslagets behov mer enn godt nok dekket ved de to vaskeriene som er i nr. 44 og nr. 52 etter at disse ble oppgradert. Etter tilbakemeldingene som har kommet, er det ikke i særlig grad betalingsvilje for bruk av vaskeriene og styret anser det dermed som lite hensiktsmessig å iverksette oppgradering av vaskeriet i nr. 56. Styrets anbefaling og forslag til vedtak er på bakgrunn av dette at driften av vaskeriet i nr. 56 fases ut. Styret fremmer etter dette to alternative forslag til vedtak: Vedtaksalternativ 1: Fase ut driften av vaskeriet i nr. 56 og etablere tørkerom med tørkeskap i vaskeriet i nr. 52. Vedtaksalternativ 2: Pusse opp og oppgradere vaskeriet i nr. 56 i tilsvarende grad som vaskeriene i nr. 52 og nr. 44. Styret tar stilling til nærmere utforming og maskinpark. Protokolltilførsel: Det ble under møtet levert et skriftlig forslag om å endret vedtaksalternativ 2, ved å legge til setningen «Arbeidet skal være utført innen 2020». Dette forslaget ble akseptert av styret, og det var ingen innsigelser mot at denne setningen ble lagt til vedtaksalternativ 2. Vedtaksalternativ 2 m/ overnevnte tilførsel ble vedtatt med 17 stemmer for dette alternativet. Vedtaksalternativ 1 falt med 13 stemmer for. 4.6 Ny brukergruppe for vaskeriene Forslagsstiller: Mary Bolstad, Selvbyggerveien 56 Jeg ønsker å fremme to forslag til vedtak vedrørende vaskeriene: 1.Ny brukergruppe opprettes 2.Plan for «husvask» i vaskeriene Bakgrunn: Vi har fått to oppgraderte, fine vaskerier og forhåpentlig blir det tredje snart pusset opp for oss som bor i denne enden av borettslaget. Disse to sakene går på at det skal være hyggelig å komme til vaskeriene slik at flest mulig benytter seg av disse og at alle synes det er greit å holde det fint selv også. På generalforsamlingen i 2014 ble det vedtatt å opprette en vaskerigruppe med 2 beboere utenom styret og 2 personer fra styret Dette for å følge opp og hjelpe til i planleggingen av innkjøp av maskiner og valg av benker/diverse utstyr til vaskeriene. Fra beboere var det Sigrid Thorbjørnsrud (ikke-bruker av vaskeri) og undertegnede (flittig bruker av vaskeriene). Fra styret var det Andreas Torp og Sascha Mokry. Andreas gikk ut av styret i 2015 og

8 dermed også av vaskerigruppa. I september 2016 trakk også Sigrid seg. Det ble altså kun igjen Sascha og undertegnede i gruppa. Når det gjelder det man kan kalle «den siste finishen» i de to renoverte vaskeriene, er det en del som fremdeles mangler her. Dette gjelder både info og interiør. Det virker som om styret har sett seg ferdig med denne komiteen etter at maskinene ble innkjøpt og gruppa ble redusert til kun to medlemmer. Intensjonen med vaskerigruppa var blant annet å kunne hjelpe til med utformingen av informasjon og praktisk tilrettelegging for brukerne. («Den som har skoen på, kjenner hvor den trykker») For å få fart på og ferdigstillelse av alle vaskeriene, foreslår jeg det opprettes en ny arbeidsgruppe med kompetanse og fullmakter til å gjennomføre det som gjenstår på informasjonssiden og resterende tilrettelegging for alle tre vaskeriene. Forslag til vedtak: Det opprettes en ny brukergruppe som kan ta seg av ferdigstillelse av vaskeriene med tanke på interiør/utstyr og informasjon. Medlemmer av gruppen består av 3 personer. 1 beboer som er fast bruker av vaskeri(ene) 1 person fra styret og vaktmesteren. Kriterier for medlemmene: Interesse for at vaskeriene skal bli mere velholdt og brukervennlige. Det nye styret har ansvar for rekruttering og kaller inn til det i første møte. Gruppa møtes ved behov til alle tre vaskeriene er helt ferdig og gode rutiner er etablert. Styremedlemmet i gruppa rapporterer til og fra styret. Gruppa skal ha fullmakt til innkjøp av diverse mindre materiell etter nærmere avtale med styret Gruppa skal også utforme informasjon om bruk og åpningstider av vaskeriene både i lokalene og på hjemmesiden til borettslaget. Styrets innstilling: Styret ser det som positivt at beboerne engasjerer seg og kommer med innspill og tilbakemeldinger. Styret anser det imidlertid slik at det ikke er behov for en vaskerigruppe, nå som to av vaskeriene er ferdig pusset opp. Dersom det tredje vaskeriet vedtas oppusset, har styret (også etter gode innspill fra tidligere vaskerigruppe) opparbeidet seg erfaring og dokumentasjon som gjør en ny vaskerigruppe overflødig ved evt. ny oppussing. Flere av arbeidsoppgavene som foreslås lagt til en vaskerigruppe tilhører styrets ansvarsområde, og styret ser det ikke som hensiktsmessig å delegere dette videre. Borettslagets beboere har anledning til å ta kontakt med styret både på styr og også månedlige åpne styrekvelder, og styret behandler løpende forespørsler og tilbakemeldinger som måtte komme fra beboerne hva gjelder driften av vaskeriene. Styrets innstilling er at forslaget til Bolstad forkastes. Forslaget ble trukket av forslagsstiller

9 4.7 Plan for «husvask» i vaskeriene Forslagsstiller: Mary Bolstad, Selvbyggerveien 56 Det er den som bruker vaskeriet som har ansvar for at gulv og maskinene overlates til nestemann i ryddig stand. Vaktmester har øvrig renhold av lokalene og vedlikehold på maskinene samt instruksjon til nye brukere. Så langt, så bra. Men hva med grundigere renhold av vegger, i kriker og kroker et par ganger i året? (Ta en titt i vaskeriet i nr 56, lenge siden det var husvask her.) I rom med mye støv og lo trengs det hovedrengjøring av vegger, tak og gulv flere ganger hvert år Forslag til generalforsamlingen: Jeg ber derfor generalforsamlingen stemme over ett av følgende fire forslag: a. Styret lager en avtale med rengjøringspersonalet som vasker oppgangene om grundig rundvask av vegger, tak og gulv hvert halvår i alle tre vaskeriene. eller b. Styret forspør beboere om noen kan ta på seg denne jobben med en godtgjøring på lik linje med renholder. eller c. Jobben gjøres på dugnadsdagene i borettslaget av beboerne selv. eller d. Styret sørger for at avtale inngås med fast hovedrengjøring hvert halvår Styrets innstilling: Styret anser alternativ a. og d. til å være det samme. Styret anser videre at det ikke er nødvendig med totalvask av vaskeriene mer enn en gang i året. Styret fremmer derfor et alternativt forslag til vedtak, som lyder som følger: Styret lager en avtale med rengjøringspersonalet som vasker oppgangene om grundig rundvask av vegger, tak og gulv en gang i året i vaskeriene. Det bemerkes at dette ikke fratar brukere av vaskeriene sine renholdsforpliktelser etter bruk av vaskeriet. Forslaget ble trukket av forslagsstiller 5. Valg Følgende styremedlemmer stod på valg: Gina Kristiansen Borgersrud Kirsten Marie Solli Endre Nyfløt Haugen

10 5.1 Valg av leder Valgt ble: Gina Kristiansen Borgersrud 5.2 Valg av styremedlemmer Valgt ble: Frode Pettersbakken Valgt ble: Thomas Bestorp for 2 år. for 2 år. for 2 år. 5.3 Valg av varamedlemmer Valgt ble: Jarl Gabrielsen Valgt ble: Mai Britt Ørnes Valgt ble: Frank S. Pettersen 5.4 Valg av valgkomité Navn: Endre Haugen Tor Alvsåker Dag Vidar Jarfonn Etter generalforsamlingen fikk styret følgende sammensetning: Navn: Adresse: Leder: Gina Kristiansen Borgersrud Snoveien 25B, 1363 HØVIK Medlem: Sascha Mokry Selvbyggerveien 48, 0591 OSLO Medlem: Elisabeth Martha Finnes Selvbyggerveien 48, 0591 OSLO Medlem: Frode Pettersbakken Selvbyggerveien 131, 0591 OSLO Medlem: Thomas Bestorp Selvbyggerveien 133, 0591 OSLO Vara: Jarl Gabrielsen Selvbyggerveien 137, 0591 OSLO Vara: Mai Britt Ørnes Selvbyggerveien 127, 0591 OSLO Vara: Frank S. Pettersen Selvbyggerveien 56, 0591 OSLO Daniel Jensen /s/ Møteleder Espen Thorud /s/ Valgt av generalforsamlingen