Konsolidering av arkiv og museum i Aust-Agder

Transkript

1 Konsolidering av arkiv og museum i Aust-Agder Rapport mars 2013

2 KONSOLIDERING AV ARKIV OG MUSEUM I AUST-AGDER Rapport mars

3 INNHALD 2 SAMANDRAG OG TILRÅDING 4 Framdrift 4 INNLEIING 5 Oppdraget 5 Styringsgruppe 7 Arbeidsgruppe 8 Mandat 8 Bakgrunn 9 Nasjonale planar for museum og arkiv 9 Regionale planar for utvikling av arkiv og museum 10 Kommunane i Aust-Agder 10 STATUS, STRUKTUR OG ORGANISERING l DAG 10 Finansiering 10 Namna 11 Organisasjonsform og eigarskap 11 Formål 11 Særskilt for kvar enkelt institusjon: 12 Endring av vedtektene 12 Utmelding og oppløysing 12 PRESENTASJON AV DEI FIRE EININGANE 12 Næs jernverk 12 Historikk 12 Ressursar 13 Utfordringar, mål og behov 13 Grimstad bys museer 14 Historikk 14 Ressursar 14 Utfordringar, mål og behov 14 Aust-Agder kulturhistoriske senter 15 Historikk 15 Ressursar 15 Utfordringar, mål og behov 15 Setesdalsmuseet IKS 16 Historikk 16 Ressursar 16 Utfordringar, mål og behov 17 SELSKAPSFORM 18 Eigaransvar og aktiv eigarrolle 19 Eigarselskap og driftsavtalar 19 2

4 Overdraging av verksemd 20 Forslag til selskapsform 20 Organisasjonsmodell 20 Representantskap og valnemnd 21 Styre 22 Direktør 22 Avdelingane 23 Plassering av direktør 23 Administrasjonsavdeling 23 Arkivavdelinga ved AAks 23 Personalet 24 Interne og eksterne utfordringar 24 ØKONOMI OG RESSURSFORDELING 25 Økonomi og musea sin budsjettsøknad til KUD for Inntekter 25 Gjeld 25 Ressursfordeling 25 Behov for nye ressursar og kompetanse 26 FØRESETNADER OG SUKSESSKRITERIER 27 Synergieffekt og fallgruver 27 Konsekvensar for kvart av musea 28 Nes jernverksmuseum 28 Grimstad bys museer 28 Aust-Agder kulturhistoriske senter 28 Setesdalsmuseet 29 NAMN 29 TILRÅDING 30 REFERANSAR 31 VEDLEGG 3

5 SAMANDRAG OG TILRÅDING Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS, Grimstad bys museer, Næs Jernverksmuseum og Setesdalsmuseet IKS blir slegne samen til ein institusjon. Den nye institusjonen blir oppretta og organisert som eit interkommunalt selskap i samsvar med lov om interkommunale selskap av 29. januar 1999 nr. 6. Namnet på den nye institusjonen blir Aust-Agder Museum og Arkiv IKS (AAMA). Den nye institusjonen blir organisert slik: o Avd. arkiv ved AAks, avd. museums og formidling ved AAks, lokalisering på Langsæ. Avd. Grimstad bys museer, lokalisering i Grimstad. Avd. Næs Jernverksmuseum, lokalisering Nes verk og avd. Setesdalsmuseet for Setesdalsregionen med hovudkontor på Bjugsbakk, Rysstad. o I tillegg blir det oppretta eiga avdeling for administrasjon som skal vere sam lokalisert med direktør. Det skal opprettast så snart råd er ei ny stilling som direktør på åremål, og ei ny stilling som leiar for administrasjonsavdelinga. Når ny direktør er tilsett, og han i samråd med styret finn det nødvendig, skal det gjennomførast eit OU-program (program for organisasjonsutvikling av organisasjon i endring) for å sikre at den nye institusjonen kan handsame det samfunnsoppdrag slike institusjonar har. Dei einskilde avdelingane AAks, GBM, NJ og SM skal være sikra tilstrekkelege fagressursar etter dei oppgåver dei er tillagt i tråd med føremålsparagrafen. Det skal opprettast avtalar mellom den nye institusjonane og dei einskilde eigedomselskap som sikrar institusjonen hensiktsmessig forvaltningsrett over eigedomselskapas samlingar og verdiar og som sikrar forsvarleg drift, vedlikehald og forsikring av eigedomselskapas samlingar og verdiar. AAks sine samlingar og verdiar blir ein del av det nye selskapet. AAks sine samlingar og verdiar kan ikkje flyttast frå Arendal, men enkeltobjekt frå samlingane kan plasserast ved andre avdelingar i tråd med museumsfaglege reglar. I høve til plassering av direktør og administrasjon er det dissens i arbeidsgruppa FRAMDRIFT Aust-Agder fylkeskommune sender brev til Kulturdepartementet innan 1. mars 2013 og informerer om framdrift i konsolideringsprosessen samt informerer om arbeidet med rapporten. Vedtak i styra og representantskap vert ettersendt departementet og styringsgruppa når desse ligg føre i april Arbeidsgruppa, som er utvida med to representantar frå Aust-Agder fylkeskommune, innarbeider styringsgruppa sine korreksjonar og tilrådingar, og bearbeider rapportutkastet. Styringsgruppemøte vert avhalde 20. mars Styringsgruppa handsamar rapport om konsolidering av museum og arkiv i Aust-Agder. Styringsgruppa legg opp til strategi for å informere eigarar. Rapporten vert handsama i museumsstyra i april

6 Behandling i representantskapet for AAks i april 2013, for Setesdalsmuseet vert det kalla inn til ekstraordinært representantskapsmøte i april Melding til fylkestinget i juni. Rapporten vert handsama av kommunestyra i juni INNLEIING Denne rapporten omhandlar mogleg ytterlegare konsolidering av desse institusjonane i Aust- Agder: Næs Jernverksmuseum, Grimstad bys museer, Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS og Setesdalsmuseet lks. Ein generell trend i tida er at ein arbeider fram større einingar innanfor dei forskjellige fagområda i samfunnet. Som døme kan nemnast regionalt samarbeid mellom kommunane om renovasjon, brann og helse. På nasjonalt- og fylkesnivå er det snakk om sjukehus- og helsereforma og samanslåing av skular og universitet. Målet med dette er å gje brukarane eit betre tilbud og eit ønske om meir rasjonell drift. Det er samtidig eit strategisk grep for å møte ytre utfordringar som krav om auka rapportering, større behov for spesialisering, robuste fagmiljø og effektivitet. Også museums- og arkivverda må ta opp i seg utviklinga og endringane som skjer i samfunnet. Det blir i dag sett krav til museum og arkiv om at dei skal vere synlege, robuste institusjonar som evnar å ta rolla si som samfunnsaktørar. l dette ligg det også krav om å vere til stades i dagens raske teknologiske utvikling. Ein moderne museums- og arkivinstitusjon skal både ha eit høgt fagleg nivå og gje oppleving og tilhøyring på regionalt og lokalt nivå. Samfunnsoppdraget og grunnpilaren i arbeidet til museum og arkiv er innsamling, dokumentasjon, bevaring, tilgjengeleggjering, forsking og formidling. Dei faglege rammene for dette er sette av ICOM (International Council of Museums) og ICA (International Council of Archives). Kvalitetskrava er høge, og krev større fagmiljø og spesialisering i organisasjonen. OPPDRAGET I brev av tok kulturministeren initiativ til møte med fylkesordføraren i Aust-Agder og ordførarane i vertskommunane for de konsoliderte musea i Aust-Agder. I brevet frå kulturministeren stod følgjande: Det har de siste åra pågått en strukturreform på museumsfeltet. I alle fylker er det gjennomført konsolideringer av mindre og mellomstore museer til større museumsenheter. 5

7 Flere fylker har samlet de fleste musea i én ny museumsenhet (Sogn og Fjordane, Vestfold, Østfold, Hedmark og Sør-Trøndelag). Konsolidering har som siktemål å bygge en mer robust museumssektor gjennom samordning, samarbeid og utvikling. Bredere fagmiljø og et styrket administrativt og økonomisk fundament gir mer dynamiske museer. Det dreier seg om en kvalitetsheving, som skal komme både musea selv og publikum til gode. I Aust-Agder yter Kulturdepartementet årlig driftstilskudd til fire museer - Aust-Agder kulturhistoriske senter, Grimstad bys museer, Næs Jernverksmuseum og Setesdalsmuseet. Selv om det tidligere har vært gjennomført en rekke mindre konsolideringer i Aust- Agder, mener jeg tida er inne for å se om det kan gjøres ytterligere grep for å konsolidere musea i fylket: Er det mulig å legge opp en prosess som involverer alle de nåværende museumsenhetene på en slik måte at grunnlaget kan legges for en felles forståelse av de museumsfaglige gevinstene ved å samle alle i én institusjon? Jeg inviterer med dette fylkesordføreren i Aust-Agder og ordførerne i vertskommunene Arendal, Grimstad, Tvedestrand og Valle til møte i Kulturdepartementet 26. april 2011 kl for å drøfte mulighetene for videre konsolidering av musea i Aust-Agder. Med tanke på videre oppfølging vil det være ønskelig at også representanter for den administrative ledelsen i fylkeskommunen og kommunene deltar på møtet. Med hilsen Anniken Huitfeldt I initiativet frå KUD er det signalisert at ein ytterligare konsolidering av musea i Aust-Agder vil utløyse betydeleg auke i statstilskotet. Det er blitt signalisert frå departementet at løyvinga kan vere på størrelse med løyvingane til Sogn og Fjordane som er om lag mill. auke frå nivået i dag. Etter møtet i Kulturdepartementet den oppnemnde fylkeskommunen ei arbeidsgruppe. Arbeidsgruppa vart beden om å sjå på kva for tema det kan vere naturleg for musea i fylket å samarbeide om. Siste møtet i denne gruppa var i august Styra til Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS og Setesdalsmuseet IKS hadde gjort intensjonsvedtak der dei stilte seg positive til det vidare arbeidet med ny konsolidering. Det utløyste friske midlar frå departementet frå Ein samla sum på 3 mill. fordelt likt på AAks og Setesdalsmuseet. Styret for Setesdalsmuseet ved styreleiar tok eit nytt initiativ der dei fire konsoliderte einingane blei inviterte til å vere med i den vidare prosessen på våren

8 Styret i Grimstad bys museer gjorde dette styrevedtaket i februar 2012: Styreleder Brautaset og daglig leder Estensen deltar på møte med AAKS og Setesdalsmuseet når det kommer en invitasjon om konsolideringssamtaler. Styret avventer videre avgjørelser til dette er gjennomført. Følgjande vedtak blei gjort i styret for Næs Jernverksmuseum den : Næs Jernverksmuseum deltar i konsolideringsutredningen, men tar stilling til vedtak om konsolidering når utredningen er avsluttet. På møte med representantar frå Aust-Agder fylkeskommune, Næs Jernverksmuseum, Grimstad bys museer, Aust-Agder kulturhistoriske senter lks og Setesdalsmuseet lks 27. juni 2012 blei det gjort vedtak om at desse representantane utgjer styringsgruppe for det vidare arbeidet. STYRINGSGRUPPE Aust-Agder fylkeskommune: John G. Bergh Per Norstrøm Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS: Kjell-Olav Masdalen Kristoffer Lyngvi til Anne Merete Holmberg frå Næs Jernverksmuseum Per Halvor Sælebakke Liv Håskoll Haugen Grimstad bys museer Anita Estensen Knut Brautaset Setesdalsmuseet IKS Anna Stella Karlsdottir Svein Hjorth-Olsen Leiar for styringsgruppa er John G. Bergh. Agnese Bjerkholt frå Aust-Agder fylkeskommune er sekretær for styringsgruppa. Styringsgruppa skipa ei arbeidsgruppe sett saman av leiarane for dei fire institusjonane. 7

9 ARBEIDSGRUPPE Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS: Kjell-Olav Masdalen Næs Jernverksmuseum Per Halvor Sælebakke Grimstad bys museer Anita Estensen Setesdalsmuseet IKS Anna Stella Karlsdottir Aust-Agder fylkeskommune (frå ) Per Norstrøm Agnese Bjerkholt Setesdalsmuseet fungerer som sekretariat, og gruppa kan på fritt grunnlag nytte ekstern kompetanse. Arbeidsgruppa rapporterer til styringsgruppa. Arbeidsgruppa har hatt 12 møte, mellom dei eit personal- og arbeidsmøte for dei tilsette og eit styreseminar der Trygve G. Nordby var leigd inn som foredragshaldar og fasilitator. l tillegg har arbeidsgruppa nytta han som konsulent. MANDAT Mandatet vart gjeve av styringsgruppa i møte : 1. Gjennomføre en utredning av fortrinn og ulemper ved å slå sammen 2, 3 eller 4 av de konsoliderte museene i Aust- Agder til en organisatorisk enhet. 2. Hensikten er å danne grunnlag for faglig styrking av museumsdriften i fylket, og ytterligere effektivisere driften og bidra til kompetanseheving og utvikling av det samlede museums- og arkivfeltet i Aust-Agder i tråd med lov og regelverk. 3. Bidra til økt årlig statlig driftstilskudd til museene som deltar i konsolideringen. Avklare forutsetninger hos partene for å konsolidere videre mot en institusjon. 4. Utvalget skal avklare partenes forutsetninger (suksesskriterier) for en organisatorisk sammenslåing. 5. Utvalget skal utrede ulike modeller og foreslå modell for organisering av ny museum-og arkivinstitusjon i Aust-Agder, lage forslag til vedtekter og legge fram forslag til navn på den nye organisatoriske enheten. 8

10 l møte 15. august 2012 gjorde arbeidsgruppa merknader til mandatet: Presisering av punkt 2, 1. linje: Museumsdrift definerer arbeidsgruppa som museumsog arkivdrift. Styringsgruppa gjorde i møte i tillegg, dette vedtaket: l tillegg til mandat skal arbeidsgruppa levere skisse til budsjett og stillingsplan for den nye organisasjonen. BAKGRUNN Nasjonale planar for museum og arkiv Museumsreforma i Noreg har utgangspunkt i St. meld. 22 ( ) «Kjelder til kunnskap og oppleving» (også kalla ABM-meldinga). Seinare har reforma blitt spesifisert gjennom St. meld. 48 ( ) «Kulturpolitikk fram mot 2014» og St. meld. 49 ( ) «Framtidas museum». St. meld. 22 ( ) skildrar dei viktigaste utfordringane for arkiv, bibliotek og museum for dei neste tiåra og dei tiltaka som det er behov for innanfor desse sektorane. Dette gjeld mellom anna økonomiske vilkår, organisatoriske løysingar og standard- og kvalitetskrav. l St. meld. 48 ( ) er intensjonen med museumsreforma summert opp slik (s. 178): Siktemålet er å få til ei institusjonell opprydding, slik at ein i kvart fylke vert sitjande att med eit mindre tal konsoliderte museum eller museumsnettverk, dvs. einingar med ei så sterk fagleg og økonomisk plattform at dei på ein meiningsfull måte kan inngå i eit samla nasjonalt nettverk. Tanken er ikkje å sentralisera, og det er lagt vekt på at lokale museum skal bestå som formidlingsarenaer innanfor ein konsolidert fagleg og institusjonell struktur. Oppsummert er dei retningsgjevande prinsippa å bevare og styrkje lokalt engasjement og deltake i kulturvernet, å tryggja fagleg kompetanse på regionalt nivå og å samordna musea i eit nasjonalt nettverk. St. meld 49 ( ) gjer opp status for arbeidet på dette tidspunktet. Talet på museum med driftstilskot frå Kultur- og kyrkjedepartementet var då redusert til 85 museumseiningar som inneheldt 300 tidligare sjølvstendige museum og 400 formidlingsarenaer. Trass i omfattande organisatorisk endring og god fagleg utvikling peikar meldinga på behov for vidare tiltak på fleire område i sektoren. St.meld. nr. 24 ( ) om nasjonal strategi for digitalisert bevaring og formidling av kulturarven. St.meld. nr. 7 ( ) Melding til Stortinget, Arkiv. Regionale planar for utvikling av arkiv og museum Aust-Agder fylkeskommune vedtok sin første museumsplan i 1994, han blei rullert i Det kom ein ny plan for museum i Aust-Agder (Museumsplan for Aust-Agder ) Fylkeskommunen har også utarbeid planar for arkivforvaltninga og plan for det som i dag 9

11 heiter AAks: Den framtidige arkivforvaltningen i Aust-Agder (1993) og Plan for regionalt historisk senter på Langsæ, Arendal (1998). Etter vedtak i fylkestinget i 2002 blei det semje om å ha 4 konsoliderte einingar i Aust-Agder: Næs Jernverksmuseum, Ibsenhuset og Grimstad bys museum, Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS og Setesdalsmuseet IKS. Dei konsoliderte einingane har eigne planar for drift og utvikling. Aust- og Vest-Agder fylkeskommune har vedteke ein felles plan for regionalutvikling: Regionplan Agder l tillegg har Aust-Agder fylkeskommune vedteke å lage ny museumsplan i Då forventar ein at alle konsolideringane i fylket har falle på plass og ein museumsstruktur er etablert. Kommunane i Aust-Agder Museum har tradisjonelt vore noko som lokale museumsnemnder og eldsjeler har fått lov til å halde på med for seg sjølve. Ein må heilt fram til 1990-talet før det vart laga museumsplanar i kommunal regi. Dette er starten på ei formalisering av museumsarbeidet. Med konsolideringane blei museumslandskapet eit heilt anna, og dei planane som før fokuserte på eitt og eitt bygdetun eller anlegg har vorte utvida til å famne vidare og setje fokus på museumsarbeidet i eit større perspektiv. Det vil føre for langt å gå inn på kva dei einskilde kommunane i Aust-Agder har som prioriteringar omkring museumsverksemda. Generelt kan ein seie at planane svært sjeldan ser ut over eigne kommunegrenser eller regionar. Ein er oppteken av å ha eit funksjonelt museum for bygda, og for turisme og næringsliv. Samlingsforvaltning er eit ord som ingen brukar, og som nok er ein god indikator på at det ikkje er denne delen av det museale arbeidet som er mest i fokus. Fylkeskommunen og kommunane arbeider kontinuerlig med arkivplanar for forvaltningsarkiva. STATUS, STRUKTUR OG ORGANISERING l DAG Formålet med dette punktet er å kartleggje vilkår og høve for konsolidering mellom dei fire institusjonane. Dei mindre, lokale musea, som dei konsoliderte einingane har ein relasjon til, er ikkje med i denne undersøkinga. Denne analysen byggjer på gjeldande vedtekter. FINANSIERING Dei fire konsoliderte einingane i Aust-Agder får inntektene sine frå dei tre forvaltningsnivåa stat, fylkeskommune og kommune. Tilskotsfordelinga varier mykje. 10

12 NAMNA Namna viser geografisk og tematisk ansvarsområde. ORGANISASJONSFORM OG EIGARSKAP AAks og Setesdalsmuseet er organiserte som IKS, og er underlagde lov om interkommunale selskap. Næs Jernverksmuseum og Grimstad bys museer er organiserte som stiftingar og er underlagde stiftingslova. IKS-a er eigarorganisasjonar der selskapa skal utføre visse oppgåver for eigarane. Fylkeskommunen er medeigar i båe IKS-a, medan 15 kommunar er medeigarar i AAks og 5 kommunar Bykle, Valle, Bygland, Evje og Hornnes og Iveland er medeigarar i Setesdalsmuseet. I AAks eig eigarane ikkje berre selskapet, men også alle verdiane i selskapet. Setesdalsmuseet har eit eige eigedomsselskap, Setesdalsmuseet Eigedom IKS. Stiftingane er sjølveigande institusjonar, og hovudformålet med stiftingar er at dei skal forvalte verdiar i samsvar med stiftingslova. Ei stifting er sjølvstyrt og utan eigarstyring. Når det gjeld Grimstad bys museer, er Grimstad kommune hovudeigar av samlingane. Stiftelsen Næs jernverksmuseum er skipa av A/S Jacob Aall & Søn, Riksantikvaren, Tvedestrand kommune og Aust-Agder fylkeskommune. Stiftinga eig sitt eige kontorbygg, Ertecbygget og nokre andre bygg på museumsområdet. Firma A/S Jacob Aall & Søn, som stiftinga har forvaltningsavtalar med, eig resten av bygningane og mykje av grunnarealet. Øvste organet i IKS-a er representantskapet. Øvste organet i stiftingane er styret. Næs Jernverksmuseum har i tillegg årsmøtet, som er eit tilsynsorgan med visse funksjonar. FORMÅL Formåla for dei fire institusjonane er formulerte ganske ulikt, likevel inneheld vedtektene klåre fellestrekk: Samle, bevare, gjere tilgjengeleg og formidle innanfor eit nærare fastsett geografisk område. Aktivt formidle, levandegjere og forske. Gje ut publikasjonar. Utføre oppgåver i tråd med etiske retningslinjer frå ICOM og lca. Faginstans for eigarane (lks). Kompetanse- og kunnskapsutvikling i verkeområdet og ved lokale museum. Samarbeide med andre institusjonar, lag og foreiningar. 11

13 SÆRSKILT FOR KVAR EINSKILD INSTITUSJON: Næs Jernverksmuseum har oppgåver innanfor norsk jernverkshistorie (nasjonal dimensjon). Grimstad bys museer har oppgåver knytte til forfattarane Ibsen og Hamsun (nasjonal dimensjon). Aust-Agder kulturhistoriske senter har arkivfaglege oppgåver ved sida av dei museumsfaglege oppgåvene. Setesdalsmuseet har i tillegg til dei museumsfaglege oppgåvene innan kulturhistorie også naturhistoriske oppgåver innan gruve og geologi. ENDRING AV VEDTEKTENE Endring av vedtektene blir i hovudsak styrt av IKS-Iova og stiftingslova, men har visse institusjonelle særtrekk. Ingen av desse hindrar vidare konsolidering. UTMELDING OG OPPLØYSING Utmelding gjeld berre for IKS-a og er regulert av lks-lova og selskapsavtalen. lks-lova, stiftingslova og vedtektene styrer oppløysing og omdanning. PRESENTASJON AV DEI FIRE EININGANE NÆS JERNVERK Historikk Jernverksdrifta starta opp i 1665 under namnet Baaselands Verk, først frå 1738 under namnet Næs Jernverk. Masomnen blei nedblåsen så seint som 1909, men industridrifta heldt fram til Hammerdammen rauk i ein storflaum i Storeelv i Verket blei bevart i sin historiske tilstand og er representativt for jernverksdrifta på 17- og 1800-talet. Næs Jernverk er det historiske jernverksanlegget i Noreg som er best teke vare på. Jernverksmuseet blei etablert i 1967, i eit samarbeid mellom AS Jacob Aall & Søn, Aust-Agder Museet, Riksantikvaren og Norsk Teknisk Museum. l 1992 blei museet etablert som ei stifting. A/S Jacob Aall & Søn, Riksantikvaren, Aust-Agder fylkeskommune og Tvedestrand kommune peikar ut styret i stiftinga. NJM har som formål gjennom formidling og forsking å levandegjere verksemda og utviklinga ved Næs Jernverk gjennom tidene, og arbeide på same måten innanfor den samla norske jernverkshistoria. Drifta blir finansiert av Kulturdepartementet gjennom øyremerka løyvingar, og av Miljødepartementet over Riksantikvarens løyving til teknisk-industrielle kulturminne, i tillegg til tilskot frå Aust-Agder fylkeskommune og Tvedestrand kommune. Museet har også fått vesentlege investeringstilskot frå ikkje offentlege bidragsytarar. 12

14 l 1994 blei jernverksanlegget valt ut som eitt av ti norske industrielle kulturminne som får spesielle løyvingar frå Riksantikvaren til restaurering og ivaretaking. l 1999 blei Nes Verk valt til Aust-Agder fylkes tusenårsstad, og i tidsromet etterpå blei den store satsinga dam, renne og masomnprosjekt, gjennomført. l åra etter 1992 har det også vore satsa stort på forsking og formidling med utgangspunkt i det unike jernverkanlegget. Museet arbeider no med eit stort forskings- og formidlingsprosjekt i samband med markeringa av grunnlovsjubileet i 2014, der hovudtiltaket er ein biografi om Jacob Aall. Ressursar Jernverksmuseet, som blir leia av direktør med ingeniør- og bedriftsøkonomisk bakgrunn, har i dag seks fast tilsette med til saman 5,1 årsverk. Det museumsfaglege personalet har kompetanse som forskar/historikar, formidlar og fagkonsulent i bygningsvern. l tillegg har museet vaktmeister, og det er engasjert to handverkarar i vedlikehaldsprosjektet. Omvisarar i sommarsesongen utgjer til saman eitt årsverk. Museet på Næs i Tvedestrand kommune er eit sesongope anlegg. Samlingane utgjer totalt 6886 gjenstandar. Museet forvaltar i alt 10 kulturhistoriske bygningar. Museet driv formidling i det freda verksanlegget med masomnane, hammaren og stålomnen. Besøket i 2012, inkludert aktivitetsdagar og undervisningsopplegg for Den kulturelle skulesekken, nærmar seg gjester. Museet gjorde i 2011ein avtale med Tvedestrand kommune om konsolidering av Forvaltergården i Tvedestrand og Holt skolemuseum inn i NJM. Utfordringar, mål og behov Det antikvariske bygningsanlegget til museet har store utfordringar på drifts- og vedlikehaldssida. Museet har gjort avtale med Holmen As om å kjøpe Ertec-bygget sør for museumsanlegget. Bygget er på 3000 m2 og vil gje rom for både gjenstandsforvaltning, kontor og utstillingar. Museet skal også prosjektere bygningsmessige endringar og framtidige utstillingar med nødvendig mannskap og treng auka tilskot og investeringsmidlar. Næs Jernverksmuseum startar i 2013 arbeidet med å ta i bruk Solberggruva som museumsgruve. Med dette kan museet komplettere si formidling med både jernmalmsgeologi, mineral og gruvedrift. Museet har fått gåve frå Sparebanken Sør på kr ,- til å realisere prosjektet. Ansvaret museet har for forvaltning og formidling av det jernverksanlegget i landet som er teke best vare på, saman med det nasjonale ansvaret for norsk jernverkshistorie, fører med seg store utfordringar og moglegheiter fagleg og økonomisk. 13

15 GRIMSTAD BYS MUSEER Historikk Ibsenhuset og Grimstad bymuseum blei offisielt opna i l 1990-åra blei det etablert eit sjøfartsmuseum i Hasseldalen. l 2007 fekk museet nytt namn- Grimstad bys museer. l 2009 blei Norsk Hagebruksmuseum, som vart oppretta i 1992, konsolidert med Grimstad bys museer. Ressursar Det er fire fast tilsette med til saman 3,8 årsverk. Det museumsfaglege personalet har kompetanse på universitets- og høgskulenivå innan kunsthistorie, språk, litteraturvitskap, kulturvitskap, nordisk, folkloristikk og kulturminneforvaltning. Grimstad bys museer har sitt hovudfokus på dei to diktarane Ibsen og Hamsun og deira tid i Grimstad, by- og sjøfartshistorie og hagebruksverksemd med utgangspunkt i Grimstad kommune. Museet har tre sesongopne anlegg lokalisert på tre stader i Grimstad kommune. Museet har sju antikvariske bygningar. Utfordringar, mål og behov Museum i dag skal vere møteplassar for diskusjon og refleksjon. Dei skal skape forståing for samanhengar mellom fortid og notid og spegle av kulturelt mangfald. Ein føresetnad for å lykkast med dette er mellom anna fokus på målretta samlingsforvaltning, forsking og formidling. For musea i Grimstad er det ikkje minst viktig å hjelpe til med å byggje lokal identitet. Gjennom ansvaret for forvaltninga av Henrik Ibsens og Knut Hamsuns tid i Grimstad skal dei også ha eit nasjonalt og internasjonalt siktemål. Når det gjeld formidling bør musea vere meir enn reine kunnskapskjelder - ikkje berre stille ut gjenstandar, men gjere synleg dei «forteljingane» dei er ein del av. Grimstad bys museer har valt ut desse temaa som sine hovudemne: Livet og forfattarskapen til Ibsen og Hamsun, sjøfart, hagebruk og byhistorie. l den eksisterande museumsplanen for Grimstad bys museer ligg det store og ambisiøse mål innan alle hovudemna som ikkje let seg realisere innanfor dei rammene som no gjeld. Dei økonomiske midlane som institusjonen råder over er tilstrekkelege til den noverande aktiviteten, men gjev ikkje rom for vidareutvikling og nyetableringar. Dette gjeld spesielt for desse målsetjingane: Etablering av nytt sjøfartsmuseum i Hasseldalen som skal famne om sjøfartshistoria til heile Aust-Agder. Etablering av eit Hamsun-museum lokala i Storgata 44, der rettssaka mot Knut Hamsun blei førd etter krigen. Magasin som tilfredssteller dei krava som blir sette til god forvaltning av gjenstandar. 14

16 AUST-AGDER KULTURHISTORISKE SENTER Historikk AAks blei først danna som Arendal Skoles offentlige Bibliothek og Museum i 1832, den fjerde institusjonen i sitt slag i landet. Institusjonen hadde som hovudoppgåve å samle inn gjenstandsmateriale, litteratur og arkivdokument for å dokumentere byens og landsdelens kultur og historie. l 1907 blei bibliotekoppgåvene skilde ut som eige ansvarsområde i tråd med den første biblioteklova. Dei andre oppgåvene blei ivaretekne av Arendals Museum. l 1930-åra gjorde fylkestinget og Arendal kommune intensjonsvedtak om å etablere ein museums- og arkivinstitusjon som omfatta heile fylket. Aust-Agder Museet blei etablert i 1951, arkivoppgåvene blei lagde til Aust-Agder-Arkivet i l 1995 blei arkivet omorganisert til eit interkommunalt selskap, og frå 2003 etablert som depotinstitusjon for fylkeskommunen og kommunane i Aust-Agder. Rådet som øvste organet blei avvikla, Stiftelsen Aust-Agder Museet blei både forvaltnings- og eigarinstitusjon og Stiftelsen Aust-Agder-Arkivet eigarinstitusjon. l 2003 blei museet, arkivet og museumstenesta slått saman til Aust-Agder kulturhistoriske senter lks. Stiftingane blei avvikla i 2010 og verdiane overførde til AAks lks. Ressursar Det er 36 fast tilsette (stillingsheimlar) med til saman 31,65 årsverk. Det museums- og arkivfaglege personalet {26,65 årsverk) har kompetanse på høgskule- og universitetsnivå innan historie, etnologi, arkeologi, offentleg administrasjon, sosiologi, bibliotekfag, kunst og handverk, kunsthistorie m.m. Resterande 5 årsverk er fordelte på administrasjon/økonomi, IKT, reinhald og vaktmeistertenester, og har kompetanse frå høgskule og fagskule. AAks har eit budsjett på om lag 35 mill. kroner. AAks har 2 heilårsopne og 3 sesongopne anlegg. l tillegg kjem 2 anlegg som er opne etter avtale. Totalt er det her 23 antikvariske bygningar medrekna bygningane til dei lokale musea AAks har driftsansvar for. AAks har om lag gjenstandar, hm arkiv, foto og kart og teikningar. l nytt bygg på om lag m 2, som skal stå ferdig i 2014, blir det m.a. brannsikre magasin for gjenstandsmateriale, arkiv og foto, fagtekniske verkstader, publikumsfasilitetar som lesesal, utstillings- og formidlingsareal, klasserom, møterom, kafé, butikk o.a. Utfordringar, mål og behov AAks sin visjon er vel bevart - godt fortalt. Nybygget skal hjelpe til slik at AAks kan strekkje seg mot denne visjonen. 15

17 AAks si største utfordring for tida er at institusjonen skal førebu, flytte inn i og ta i bruk nybygget i løpet av AAks sitt hovudmål er at institusjonen skal makte dette slik at dei oppgåver AAks har, og dei tenester som skal ytast brukarane, får eit stort og varig løft. For å makte det arbeider institusjonen med å førebu samlingane for overføring, planlegg og produserer utstillings- og formidlingsprogram for nybygget og har drege i gang arbeidet med å tilpasse organisasjonen og stillingsstrukturen til dei krav og moglegheiter nybygget gjev. Samtidig har institusjonen arkivforvaltningsoppgåver som skal ivaretakast overfor eigarane. l nybygget skal AAks ha fylkesmagasin for musea i Aust-Agder og vere depotinstitusjon for fylkeskommunalt, kommunalt og privat arkivmateriale. l nybygget vil det bli aukande etterspurnad for desse tenestene. AAks har store utfordringar knytt til utvikling av og formidling av Merdøgaard, Angelstad og bygningane i Aust-Agdertunet, i tillegg til restaurering og vedlikehald av desse bygningane. Desse oppgåvene kan løysast tilfredsstillande berre dersom AAks har tilstrekkeleg fagleg kompetanse og kapasitet, og tilstrekkeleg frie middel til disposisjon. SETESDALSMUSEET IKS Historikk Tanken om eit museum for Setesdal dukka opp tidleg på 1900-talet, og i 1916 valde Valle heradsstyre ei arbeidsnemnd til å arbeide med planane. Museet skulle heite Sætesdalens folkemuseum. Det vart tronge tider etter første verdskrigen, og museumsarbeidet låg nede. Men i september 1937 låg det føre godkjenning av planen frå heradsstyra i dalen. Ei oppnemnd arbeidsnemnd hadde sitt første møte 9. juni 1938 i heradsromet i Valle. Dette blir rekna som skipingsdagen for Setesdalsmuseet. Eigarane av dette museet var kommunane Bykle, Valle og Bygland. Hausten 1980 blei oppretting av stilling som distriktskonservator for Setesdal og styrar for Setesdalsmuseet vedteken i fylkestinget. Den første konservatoren blei tilsett våren Setesdalsmuseet fekk nytt, moderne museumsbygg i 1992 (opna 1993). I setesdalsregionen byrja arbeidet med å samle musea i Setesdal under ein felles paraplykonsolidering - i Etter konsolideringa i 2004 omfattar samarbeidet også kommunane Iveland og Evje og Hornnes. Etter konsolideringa i 2004 blei drifta organisert i to selskap, Setesdalsmuseet Drift IKS og Setesdalsmuseet Eigedom IKS. Eigarane av Setesdalsmuseet Drift IKS er Bykle-, Valle-, Bygland-, Evje og Hornnes- og Iveland kommune samt Aust-Agder fylkeskommune. Setesdalsmuseet Eigedom IKS som er eigar av dei bygningar, gjenstandar m.m. som det opphavlege Setesdalsmuseet var eigar av er ått av kommunane Bykle, Valle og Bygland. Ressursar Museet har 10 årsverk fordelt på 12 fast tilsette og omvisarar. I tillegg har museet prosjekt i 1,4 årsverk. Det museumsfaglege personalet utgjer 8 årsverk og har kompetanse på 16

18 universitets-/høgskulenivå mellom anna innan fagområda etnologi, historie, arkeologi, geologi, landbruk/kulturlandskap, tekstil, antikvarisk bygningsvern. Resterande 2 årsverk er fordelte på administrasjon og økonomi, reinhald og vaktmeistertenester, og har kompetanse frå høgskule og fagskule. Museumsregionen i Setesdal er ca. 20 mil lang (frå Hovden til Iveland). Administrasjonen er lokalisert på Rysstad, og det er her dei fleste tilsette har kontor og oppmøtestad. l 2013 vil det vere to tilsette som har oppmøte på Forsvarsmuseet i Evje og Hornnes kommune. Setesdalsmuseet har 12 opne anlegg og tun med om lag 70 antikvariske bygningar. Anlegget på Rysstad er heilårsope, medan dei resterande er opne i sommarsesongen. Museet har i alt nær kulturhistoriske gjenstandar, om lag 7700 mineral, nær foto og drygt digitale foto. Museet har 2 brannsikre magasin lokalisert på Rysstad. l tillegg er det lagerplass ved dei fleste av tuna. Utfordringar, mål og behov Visjon: Setesdalsmuseet skal vere ein møtestad mellom fortid, samtid og framtid med fokus på bevaring, kunnskap og oppleving. l dag er det mangel på tilfredstillande magasinkapasitet og vi har store restansar i høve til gjenstands- og fotoregistrering. Vi har som eit satsingsområde å bli meir synlege og nå publikumsgrupper som tradisjonelt ikkje utan vidare oppsøkjer eit museum. l tillegg har museet ei viktig rolle når det gjeld turismen i Setesdal. Dette satsingsområdet har tydeleggjort behovet for å få tilført kompetanse innan marknadsføring. l 2013 skal vi byggje ein laftehall som ledd i å utvikle og styrkje kompetansen innanfor antikvarisk bygningsvern. Dette må også sjåast i høve til det samarbeidet Setesdalsmuseet har med Aust-Agder fylkeskommune når det gjeld styrking og utvikling av det antikvariske bygningsvernet. Det er i budsjettet for 2013 sett av 1 mill. til prosjekt innan immateriell kulturarv. Målet er å få ei fast stilling for dette fagområdet. l tillegg til at setesdalskulturen har ein særmerkt plass både nasjonalt og internasjonalt, heng denne søknaden saman med Noregs ratifisering av UNESCOs konvensjon av 17. oktober Geologi og mineral er eit viktig satsingsområde i setesdalsregionen. l tillegg til Flåt gruver i Evje og Hornnes kommune, er det fleire dagbrot der og i Iveland kommune. Vi etablerer i 2013 verkstad for preparering og mindre utstillingsarbeid på Forsvarsmuseet på Evjemoen. 17

19 SELSKAPSFORM Det er vurdert tre selskapsformer: Aksjeselskap, interkommunalt selskap og stifting. Aksjeselskapsforma kan brukast både av ein kommune eller fylkeskommune som vil starte verksemd åleine eller samarbeide med private eller andre offentlege organ. Det interkommunale selskapet kan berre ha kommunale eller fylkeskommunale eigarar. Ein eller fleire kommunar eller fylkeskommunar kan etablere ei stifting - også saman med private aktørar. For meir informasjon om dei aktuelle selskapsformene, sjå vedlegg nr. 1. Dei fire einingane har driftsavtalar med lokale museum, som dels er organiserte som stiftingar, dels høyrer til kommunar. l formålsparagrafen til dei to interkommunale selskapa heiter det at dei er "eiernes faginstans i museums- og arkivfaglige spørsmål" (AAks 5, 4. ledd, pt. 3, jfr. også pt. 2) og "faginstans for deltakarkommunane i museumsfaglege spørsmål" (SM 3, 1. ledd, 1. pt). Setesdalsmuseet har tilsvarande føringar i pt. 5 og 6 i same paragrafen. AAks har dessutan ei arkivfagleg forvaltningsoppgåve (arkiv- og depotinstitusjon, regulert av det som er bestemt i lov om arkiv av 4. desember 1992 nr 126 med forskrifter). Dette gjeld i forholdet til fylkeskommunen og dei andre kommunane i Aust-Agder og ligg til grunn for den organisasjonsforma som blei vald for AAks i Denne forvaltningsoppgåva går også fram av 5, 1. ledd, der omgrepa "administrativ verdi" og "administrative formål" blir brukte. Grimstad kommune har eigedomsretten til dei verdiane Stiftelsen Grimstad bys museer byggjer verksemda si på. Denne viljen til medverknad er også ivareteken ved at Grimstad kommune peikar ut leiar og 4 medlemer til styret i stiftinga, som i alt har 10 medlemer. Vilje til styring kjem også fram i reglane om korleis styret skal veljast, jfr. AAks 7, 5. ledd og SM 8, 2. ledd. Samla viser organisasjons- og styringsform, eigarform og det som er bestemt i formålsparagrafane at fylkeskommunen og kommunane i Aust-Agder har ønskt å ta på seg eigaransvar og ei aktiv eigarrolle dels ved at institusjonane (AAks og Setesdalsmuseet) skal utøve eigaroppgåver (fagoppgåver og depotoppgåver) og dels ved at dei ønskjer styringsinnverknad på verdiane/samlingane (AAks, Setesdalsmuseet og Grimstad bys museer). Unntaket for dette er Næs Jernverksmuseum, der prinsippet byggjer på at verdiforvaltninga skal vere fristilt frå påverknad frå stiftarane. Stiftarane kan ha viktig innverknad, dels gjennom retten til å utnemne styremedlemer, dels ved at styremedlemer kan ha nære relasjonar til stiftar. Val av selskapsform for ny konsolidert eining må sjåast i forhold til dei selskapsformene dei konsoliderande einingane har i dag, intensjonane til eigarane/stiftarane og den rolla eigarane/stiftarane ønskjer å ha i forhold til den nye institusjonen. Vektlegging av prinsippet for armlengdes avstand må drøftast. Aksjeselskapet skal avgrense ansvaret til eigarane og fordele eventuell avkasting. Eit aksjeselskap kan dessutan gå konkurs, dvs. at verdiane (aktiva) kan bli realiserte. Dette er ikkje aktuelt for den verksemda det her gjeld. 18

20 Interkommunale selskap har først og fremst som oppgåve å utføre og forvalte bestemte oppgåver som eigarane (fylkeskommune og kommunar) ønskjer å få utført. Eigarane har eit uavgrensa ansvar for skyldnaden selskapet har, og kan ikkje gå konkurs. Eigarforma og eigaransvaret gjev uttrykk for eit sterkt ønske om å forvalte ei bestemt oppgåve. Stiftingsforma viser i prinsippet først og fremst vilje til uavhengig forvaltning av ein formueverdi. Modellen kan vere godt eigna til å ta vare på prinsippet om armlengdes avstand, men han skaper også lett avstand mellom ansvar og løyvande organ. Ei stifting kan gå konkurs og kan i verste fall få pålegg om å realisere verdiar for å gjere opp for seg. EIGARANSVAR OG AKTIV EIGARROLLE Prinsippet om armlengdes avstand uttrykkjer ein ambisjon om at kunst og kultur ikkje skal underordnast eller tene spesifikke politiske interesser. For å ta vare på dette prinsippet er det vanleg å hevde at stiftingsforma er best eigna, og mange kulturhistoriske institusjonar er difor organiserte som stiftingar. Aktivt eigarskap blir sett på som nødvendig for å få gode resultat i alle selskap og alle samarbeid. Samanhengen mellom suksess og aktivt eigarskap fører til forankring gjennom dokumenterte resultat. Dette har gjort det vanleg å ta i bruk interkommunale selskap for å løyse både kulturhistoriske oppgåver og forvaltningsoppgåver av dette slaget. Ei utfordring med interkommunale selskap er at det kan bli for tett politisk styring i forhold til prinsippet om "armlengdes avstand". EIGARSELSKAP OG DRIFTSAVTALAR Mellom eigarselskap og driftsselskap må det gjerast driftsavtalar. Eigarforholdet til samlingar og verdiar er ulikt organisert i dei fire konsoliderande institusjonane. Ein kan velje to alternative vegar vidare: 1. Konsolideringa gjeld drift, forvaltning og utvikling. 2. Som 1, men i tillegg skal samling og eigedom inkluderast. Alt. 2 er meir omfattande, men det er ikkje avgjerande for ei god måloppnåing at den konsoliderte eininga eig anna enn utfordringar og moglegheiter. Dersom ein skal halde fast på den noverande eigarstrukturen, noko som synest mest aktuelt, må ein lage avtalar mellom det nye driftsselskapet og eigarselskapa som sikrar driftsselskapet tydeleg og formålstenleg ansvarleg forvaltning over samlingar og verdiar. Avtalen må ta vare på forsvarleg forvaltning av samlingar og verdiar, ikkje minst kven som har ansvar for å forsikre, vedlikehalde og drifte samlingane. Der det i noverande vedtekter er retningsliner for forvaltning av samlingane og ivaretaking ved avvikling av driftsselskapet, må desse retningslinene takast vare på i avtalane mellom det nye selskapet og eigarselskapet, eller i vedtektene for det nye selskapet. 19

21 OVERDRAGING AV VERKSEMD Rettane til arbeidstakarane i samband med overdraging av verksemd må takast vare på i samsvar med gjeldande lov og avtaleverk. jmf. Arbeidsmiljølovens kap. 16 virksomhetsoverdragelse FORSLAG TIL SELSKAPSFORM Samla sett ser det mest formålstenleg ut at ei konsolidert eining bygd opp av AAks, Gbm, NJ og SM blir organisert som eit interkommunalt selskap i samsvar med lov om interkommunale selskap. IKS-Iova regulerer korleis eit slikt selskap skal organiserast og korleis dei styrande organa skal utføre oppgåvene sine. l tillegg bør nokre prinsipp som skal vere førande for nærare detaljer for organiseringa av selskapet, leggjast til grunn. Slike prinsipp bør vere at: Eigarrepresentasjon og politisk innverknad skal handterast i det øvste organet til selskapet, representantskapet. Styret skal setjast saman for best mogleg å dekke kompetansebehovet styret har for å utføre oppgåvene sine, dvs. at samansetjinga skal vere basert på kompetanse, ikkje på representativitet. Oppgåvefelt og oppgåveløysing skal vere styrande for den interne organisasjonsstrukturen institusjonen har. Avdelingane skal ha lokal forankring. Forslag til selskapsavtale, vedlegg nr. 2. ORGANISASJONSMODELL I Mandatet pkt. 5 vert det i utganspunktet bede om å kome med fleire ulike modellar til ny organisasjon. Ein institusjon som vi her ønskjer å etablere, kan organiserast ut frå mange ulike prinsipp: Alt frå å "slå ein laus paraply" over dei einingane som alt finst, til full integrasjon etter faglege funksjonar. Når vi vurderer alle momenta ovanfor, og med respekt for ein stram framdriftsplan og utviklinga i prosessen, vil styringsgruppa rå til at vi går inn i konsolideringa med seks avdelingar: AAks museum, AAks arkiv, Grimstad, Tvedestrand og Setesdal, pluss ei administrasjonsavdeling. 20

22 REPRESENTANTSKAP FOR AUST-AGDER MUSEUM OG ARKIV IKS VALNEMND STYRE DIREKTØR Administrasjonsavdeling SM med avdelingar AAks arkiv AAks museum med avdelingar GBM med avdelingar NJ med avdelingar REPRESENTANTSKAP OG VALNEMND Paragraf 6, 1. ledd i IKS-Iova slår fast at «Selskapet skal ha et representantskap hvor samtlige deltakere er representert med minst en representant», og 9, 1. ledd seier at «Hver representant ha[r] en stemme med mindre annet er fastsatt i selskapsavtalen». l prinsippet kan det leggjast vekt på representasjonen i representantskapet (jf. 3). Men både ut frå prinsippet om eit solidarisk fellesansvar, og ut frå kva som er tilfellet for noverande representantskap for AAks og SM, bør ein bestemme at kvar deltakar i det interkommunale selskapet skal ha ein representant kvar med lik stemmevekt i representantskapet. Representantskapet vil normalt ha ei valnemnd på t.d. 3 personar som kjem med framlegg til kandidatar til dei vala som representantskapet skal gjere. Valnemnda skal i samsvar med. instruks særleg sørgje for å finne fram til kandidatar som kan ta vare på kompetansebehovet til styret for å kunne utføre oppgåvene sine på ein god måte. Representantskapet bør velje leiar og nestleiar i styret. 21

23 STYRE Når ein slår saman fleire institusjonar, vil det lett kome fram eit ønske om å sikre dei konsoliderande institusjonane vidare påverknad i det nye selskapet med hjelp av faste plassar i styret. Men dette skal representantskapet ta seg av. Det organet har representantar for kvar kommune som er med og dermed også frå dei kommunane der dei konsoliderande institusjonane har sine lokale forankringar. Oppgåva til styret er ikkje å ta vare på interessene til enkeltdeltakarane kvar for seg, men den samla interessa selskapet har. Det skal gjerast i samsvar med formålsparagrafen i selskapsavtalen og dei føringane som representantskapet gjev gjennom vedtak av strategiplan, verksemdsplanar og budsjett. For å fylle desse oppgåvene er selskapet best tent med at styret er samansett slik at det samla har tilstrekkeleg kompetanse til å løyse styreoppgåvene. Medlemene i styret bør ha kompetanse i styrearbeid, leiing, økonomistyring, jus, forvaltning, marknadsføring, mediehandtering m.m. Om styremedlemer og har politisk kompetanse og ei viss geografisk spreiing, er dette berre ein fordel. Andre føringar for kven som skal veljast til styret vil dessutan fort føre til at retten representantskapet har til å peike ut styremedlemer blir illusorisk. l tillegg kompliserer det oppfyllinga av den lovbestemte kjønnsfordelinga i styret, jf. aksjelova, For å sikre at styret får ein brei og nyttig kompetanse i forhold til dei oppgåvene det skal løyse, bør valnemnda ha ein instruks (sjå vedlegg nr. 3). l tillegg bør det lagast ein instruks som klårgjer kva som er venta av styremedlemene. Det gjeld særleg at styret skal ta vare på heilskapen til oppgåvene selskapet har, kontrolloppgåvene til styret og støttefunksjonar til dagleg leiar. Instruksen bør også ha ei oversikt over kva for årlege rapportar styret skal få frå dagleg leiar. Det er viktig at det blir gjennomført årlege, interne styreevalueringar. Ein føreslår at styret for den nye organisasjonen skal ha 7 medlemer og 5 varamedlemer, varamedlemene vert valde i prioritert rekkjefølgje. Det nye selskapet kjem til å ha meir enn 50 tilsette. Etter 10, 9. ledd i IKS-Iova kan dei tilsette krevje at inntil 1/3, men minst 2, av styremedlemene med varamedlemer blir valde av og mellom dei tilsette. Representantskapet vel då 5 medlemer med 3 varamedlemer, og dei tilsette vel 2 medlemer med varamedlemer. DIREKTØR Ein tilrår at ny direktør blir tilsett i åremålsstilling. Grunngjevinga for dette er at det kan vere behov for ulike eigenskapar i ein etablerings- og omorganiseringsfase enn i driftsfasen. Det er også viktig å sikre at den nye institusjonen ikkje blir sitjande med ein direktør som ikkje er i stand til å halde fart og retning. 22

24 AVDELINGANE Den nye institusjonen blir organisert i seks avdelingar, geografisk plassert slik: Aust-Agder kulturhistoriske senter på Langsæ: Arkivavdeling Museums- og formidlingsavdeling. Grimstad kommune: Grimstad bys museer Nes verk, Tvedestrand kommune: Næs Jernverksmuseum Rysstad, Valle kommune: Setesdalsmuseet for Setesdalsregionen med hovudkontor på Bjugsbakk, Rysstad. I tillegg blir det oppretta eiga avdeling for administrasjon samlokalisert med ny direktør. I forslag til vedtekter for Aust-Agder museum og arkiv IKS er Arendal foreslått som geografisk plassering. Plassering av direktør Det er dissens i arbeidsgruppa når det gjeld plassering av direktør. Mindretalet, AAks og fylkeskommunen sin representant i gruppa vil ha det eksplisitt uttalt i rapporten at direktør skal vere lokalisert i nybygget på Langsæ. Fleirtalet i gruppa, Næs Jernverksmuseum, Grimstad bys museer og Setesdalsmuseet stemte for at direktøren er fysisk plassert saman med administrasjonsavdelinga og lokalisert uavhengig av dei eksisterande institusjonane. Dette for å sikre likeverd for avdelingane. Administrasjonsavdeling Jmf. organisasjonsmodellen så vert det tilrådd at ein opprettar eiga administrasjonsavdeling som skal ivareta desse oppgåvene: Økonomi, planverk, HR, IKT og informasjon Arbeidsgruppa drøfta om administrasjonen skal organiserast som eiga avdeling eller inngå som del av direktørens stab. Det lukkast ikkje å få semje om ein modell. Næs Jernverksmuseum sin representant stemte for at administrasjonen skal vere ein del av direktørens stab. Fleirtalet stemte for å opprette eiga administrasjonsavdeling. Arkivavdelinga ved AAks Arkivavdelinga ved AAks har forvaltningsoppgåver for Aust-Agder fylkeskommune og alle kommunane i Aust-Agder styrt av Arkivlova med forskrifter. Desse fagoppgåvene er både ut frå sin særart og karakter best tent med å bli behandla i ei eiga fagavdeling. Likevel har desse oppgåvene mykje til felles med dei museumsfaglege oppgåvene, særleg når det gjeld formidling av kulturhistoria i landsdelen. 23

25 Personalet Kvar avdeling har ein avdelingsleiar som har eit reelt delegert og overordna ansvar for dei oppgåvene og tenestene som høyrer til avdelinga. Det gjeld anten desse oppgåvene blir utførde i eiga avdeling, organiserte som prosjekt på tvers eller det blir kjøpt tenester. Ansvar for og tilstrekkeleg autoritet til å utføre oppgåver må i høgast mogleg grad liggje der oppgåvene skal løysast. Avdelingsleiar har også personalansvar, og tilset medarbeidar til avdelingane. Arbeidsgjevaransvaret vert lagt til den nye organisasjonen, men personalansvaret er lagt til avdelingane. INTERNE OG EKSTERNE UTFORDRINGAR Det er i dag til dels stor skilnad på dei konsoliderte einingane når det gjeld organisering, fagleg innhald og økonomiske og personalmessige ressursar. l ei vidare konsolidering vil det vere fire organisasjonar med svært ulik bakgrunn som søkjer saman. l tillegg har dei fire konsoliderande einingane det til felles at det er eit gap mellom forventningane frå samfunnet til kva for oppgåver dei skal utføre, og dei ressursane som blir stilte til disposisjon. For raskare å kome i mål med ein heilskapleg organisasjon, vil det kunne vere nyttig å gjennomføre ein OU-prosess (organsiasjonsutviklingsprosess) der det med hjelp av ekstern konsulent vert sett fokus på kva ein bør endre og kva ein vil oppnå. Neste steg i organisasjonsutviklinga vil då vere å prøve seg fram for å løyse utfordringane, finne gode tiltak som kan iverksetjast, og som til sist vert evaluert. Det er også særs viktig i denne samanheng å få utført ein nærare analyse av kompetanse- og ressursbehovet. Dei økonomiske ressursane og storleiken på dei ulike institusjonane er i dag ikkje tilpassa samfunnsoppdraget. Det blir forventa at eit museum som samfunnsinstitusjon skal ta ansvar for forvaltning av kulturhistoria og setje denne inn i ei ny og aktuell forståingsramme. Tradisjonelt har det innan museum og arkiv vore størst fokus på å utvikle kompetanse på fagoppgåvene - samlingsforvaltning, formidling og forsking. Marknadsføring og kommunikasjon er fagområde ein har liten kompetanse eller erfaring med i dag, men som er nødvendig for å nå ut til ein større del av publikum. Museum og arkiv skal vende seg til alle i samfunnet, men dei ulike målgruppene krev ulik tilnærming i kommunikasjonen. Ein lever også i konkurranse med andre tilbod og treng difor eit meir profesjonelt apparat for å nå fram med tilboda. Institusjonane skal tene heile befolkninga, uansett kjønn, alder og nasjonalitet. Eit tredje område som er viktig å ha kompetanse på er IKT, sidan samfunnet endrar seg raskare enn tidligare og mellom anna nye digitale verkemiddel skifter heile tida. Museum og arkiv slepp ikkje unna denne røyndomen, og er avhengig av å følgje med på og tilpasse seg trendar innan IKT i like høg grad som andre kulturtilbydarar og kommersielle aktørar. For å sikre lokal tilknyting og engasjement er det særs viktig at ein formaliserer dialogen med sentrale interessehavarar. Dette kan vere eigarar som ikkje er offentlege institusjonar (og 24