Hordaland krins av Norges Speiderforbund. Retningslinjer for tillitsverv

Transkript

1 Hordaland krins av Norges Speiderforbund Retningslinjer for tillitsverv Sist oppdatert

2 INNHOLD 1. Tillitsverv i Hordaland krins Kretsstyret Arbeidsutvalget Ledertrenerpatruljen Støtteapparatet Andre tillitsverv Valgkomitéen Representanter til speidertinget Revisor Forretningsstyret i Fritid-Sport A/S 2 2. Nettverk og prosjektgrupper Nettverk Prosjektgrupper Generelle retningslinjer for prosjektgrupper 2 3. Retningslinjer for støtteapparatet og andre tillitsverv Generelle retningslinjer Rapportering Ekstern kontakt Spesielle retningslinjer for støtteapparatet Pressekontakt Vevsredaktør IT- ansvarlig Materialforvalter Godsforvalter for Tellevik Internasjonal kontakt (IC) RBB Husstyret (Speidersenteret i Bergen) Hytteutvalget (komiteen for anskaffelse av hytte til kretsen) Andre spesielle retningslinjer Valgkomitéen 4 4. Ikrafttredelse og endringer Ikrafttredelse Endringer 4 Vedlegg 1: Retningslinjer for kretsting 5 1. Forretningsorden 5 2. Utgifter 5 3. Innvalgte medlemmer 5 4. Endringer 5 Vedlegg 2: Retningslinjer valgkomité 6 Vedlegg 3: Retningslinjer for RBB 7 1. Formål 7 2. Struktur 7 3. Økonomi og materiell 7 4. Utadrettet virksomhet 7 5. Informasjon 7 6. Endringer 7 Vedlegg 4: Retningslinjer for refusjon av utgifter ved tillitsverv 8 1. Generell bestemmelse 8 retningslinjer tillitsverv.doc sist oppdatert

3 2. Reisegodtgjørelse 8 3. Andre utgifter 8 Vedlegg 5: Retningslinjer for disponering av nøkler til kretsens møte- og kontorlokaler 9 1. Generell bestemmelse 9 2. Kretskontoret 9 3. Betaling og tilbakebetaling av depositum 9 4. Om bruk av kretsens lokaler 9 Vedlegg 6: Retningslinjer for bruk og vedlikehold av kretsens utstyr Hva som omfattes av disse retningslinjer Generell bestemmelse Reservering av utstyr Tilbakelevering av utstyret Retningslinjer for bruk av kretsens fjell- og sikkerhetsutstyr Retningslinjer for bruk av kretsens leirutstyr Lagring og vedlikehold av leirutstyret Utlån av utstyret Utlån av patruljeutstyr til utenlandske speidere Retningslinjer for bruk av kretsens ekspansjonsmateriell Retningslinjer for bruk av kretsens varetilhenger Annet utstyr 11 Vedlegg 7: Retningslinjer for bruk og vedlikehold av leirstedet "Michelsensplass" i Tellevik "Michelsensplass" Utleie Ordensregler Kjøring Ettersyn og vedlikehold 12 Vedlegg 8: Organisasjonsstruktur 13 retningslinjer tillitsverv.doc sist oppdatert

4 1. Tillitsverv i Hordaland krins 1.1 Kretsstyret Kretsstyret består av kretsleder, visekretsleder, og 5 styremedlemmer. Kretsstyrets medlemmer velges av kretstingets årsmøte iht. NSFs lover. Kretsleder, visekretsleder og styremedlemmer velges samtidig for en periode på 2 år. Kretsstyret har totalansvar for all virksomhet drevet av og på vegne av Hordaland krins Arbeidsutvalget Kretsstyret skal ha at arbeidsutvalg bestående av minimum kretsleder og visekretsleder. Arbeidsutvalget kan fatte vedtak på kretsstyrets vegne innenfor de rammer som kretsstyret fastsetter. Alle vedtak skal presenteres på sakslisten/referatet til det påfølgende kresstyremøte. 1.2 Ledertrenerpatruljen Kretsstyret i Hordaland krins oppnevner ledertrenerpatruljen for en periode på 2 år. Ledertrenerpatruljen er hovedansvarlig for kretsens lederutdanning og kan etablere prosjektgrupper til gjennomføring av terminfestede arrangement. Ledertrenerpatruljen samarbeider med kretsstyret ved utarbeidelse av forslag til arbeidsplan, terminliste, og budsjett. 1.3 Støtteapparatet Kretsstyret kan etter behov opprette støtteapparat for å ivareta kretsens arbeid innenfor spesielle arbeidsfelt (fagfelt). De enkelte deler av støtteapparatet avtaler sine arbeidsoppgaver med kretsstyret. Hordaland krins vil normalt ha oppnevnt følgende støtteapparat for en periode på 2 år : Pressekontakt Vevsredaktør IT- ansvarlig Materialforvalter Godsforvalter for Tellevik Internasjonal kontakt RBB ( styret for Rovernes Beredskapstjeneste i Bergen) Husstyret (Speidersenteret i Bergen) Hytteutvalget 1.4 Andre tillitsverv I tillegg til kretsstyret, ledertrenerpatruljen og støtteapparatet har følgende tillitsverv i Hordaland krins: Valgkomité Representanter til speidertinget Revisor Forretningsstyret i Fritid-Sport A/S Valgkomitéen Valgkomitéen velges av kretstingets årsmøte for en periode på 1 år, iht NSFs lover. Valgkomitéen forbereder alle valg til kretsstyret. Valgkomitéens arbeid er beskrevet i spesielle retningslinjer vedtatt av kretstinget (se kap valgkomitéen). retningslinjer tillitsverv.doc sist oppdatert

5 1.4.2 Representanter til speidertinget Hordaland krins er representert på speidertinget ved kretsleder og valgte tilleggsrepresentanter. Tilleggsrepresentantene og deres vararepresentanter velges av kretstingets årsmøte for 2 år av gangen iht. NSFs lover Revisor Revisor velges av kretstingets årsmøte iht. NSFs lover. Revisor velges for 1 år av gangen Forretningsstyret i Fritid-Sport A/S Forretningsstyret i Fritid-Sport A/S nomineres og velges av generalforsamlingen iht. selskapets vedtekter og aksjelovens bestemmelser. Kretsleder svarer for Hordaland krins sine interesser i selskapets generalforsamling. 2. Nettverk og prosjektgrupper 2.1 Nettverk Nettverk er en gruppering av ressurspersoner som oppnevnte i støtteapparatet kan knytte til seg, eller som kretsstyret/ledertrenerpatruljen etablerer. Nettverkene har en uformell karakter og oppnevnes ikke av kretsstyret, men registreres ved kretskontoret slik at man til enhver tid vet hvem som er tilknyttet nettverkene. 2.2 Prosjektgrupper Prosjektgrupper etableres av kretsstyret eller av ledertrenerpatruljen for å få utført oppgaver med avgrenset varighet, for eksempel arrangement på terminlisten. Den som oppnevner prosjektgruppen inngår en skriftlig avtale med prosjektlederne og bemanner prosjektgruppene i samarbeid med dem. Det er utarbeidet en veiledende standardavtale som skal benyttes når avtale mellom oppdragsgiver og prosjektledelse inngås (se vedlegg) Generelle retningslinjer for prosjektgrupper Prosjektgruppene er selv ansvarlig for tidsnok informasjon/kunngjøring om planlagt prosjekt/arrangement. Prosjektgrupper må forholde seg til et budsjett. Ved behov for avvik, må det taes opp med kretsstyret/ledertrenerpatruljen på forhånd. Prosjektgrupper skal rapportere til kretsstyret/ledertrenerpatruljen. Rapport sendes umiddelbart etter avsluttet prosjekt. 3. Retningslinjer for støtteapparatet og andre tillitsverv 3.1 Generelle retningslinjer Rapportering Alle tillitsvalgte er ansvarlige for å gi kretsstyret innspill til kretsstyrets forslag til årsmelding for kretsen. Dette omfatter en skjematisk oversikt over aktiviteter gjennom året, samt en kort vurdering av årets arbeid Ekstern kontakt All kontakt med offentlige myndigheter og media skal skje i forståelse med kretsstyret. retningslinjer tillitsverv.doc sist oppdatert

6 3.2 Spesielle retningslinjer for støtteapparatet Pressekontakt Pressekontakt skal bistå kretsens ulike enheter, d.v.s. tillitsvalgte, støtteapparat, nettverk, prosjektgrupper, kretsens grupper og andre enheter, i forbindelse med kontakt med presse/media. For kretsstyret, ledertrenerpatruljen og kretskontoret skal pressekontakten være det direkte bindeleddet med pressen. For støtteapparatet, nettverk og prosjektgrupper skal pressekontakt bistå ved utforming og distribusjon av pressemeldinger. For kretsen for øvrig skal pressekontakt gi råd og koordinere kontakt med presse/media Vevsredaktør Vevsredaktør skal administrere og ivareta kretsens internettsider og være webmaster for kretsen IT- ansvarlig IT- ansvarlig skal administrere og ivareta kretsens edb-ressurser, herunder utstyr og programvare. IT - ansvarlig har ansvar for drift, vedlikehold, oppgradering og brukerstøtte av kretsens IT- løsninger. Brukere er i prioritert rekkefølge: kretsens ansatte, kretsstyret, ledertrenerpatrulje og støtteapparat, og gruppene Materialforvalter Materialforvalter bistår kretsstyret i spørsmål vedrørende utstyrsdisposisjoner. Materialforvalter kan tillegges ansvar for tilsyn, vedlikehold og organisering av utlån av kretsens utstyr. Hvilke deler av kretsens utstyr som ligger inn under materialforvalterens ansvarsområde fastsettes i egne retningslinjer (bl.a. Gjennom " Retningslinjer for bruk av kretsens utstyr", som følger som vedlegg til disse retningslinjene) eller avtales spesielt mellom materialforvalter og kretsstyret Godsforvalter for Tellevik Kretsstyret oppnevner også en godsforvalter. Godsforvalter er etter nærmere avtale med kretsstyret ansvarlig for organiseringen av tilsyn og vedlikehold av leirstedet Michelsensplass i Tellevik. Ved behov for samordning av aktivitetene til godsforvalter og materialforvalter, gjør disse selv avtaler om hvordan samarbeidet skal organiseres. Kretsens godsforvalter kan tillegges ansvar for tilsyn med, vedlikehold og organisering av utlån av eiendommer som kretsen eier eller har fast leieavtale for. Hva som ligger inn under godsforvalters ansvarsområde fastsettes i egne retningslinjer (bla. gjennom "Retningslinjer for bruk og vedlikehold av leirstedet Michelsensplass", som følger som vedlegg til disse retningslinjene ) eller avtales spesielt mellom godsforvalter og kretsstyret. Godsforvalter rapporterer direkte til kretsstyret Internasjonal kontakt (IC) Internasjonal kontakt ivaretar kretsens kontakt med utenlandske speidere og speidergrupper. Internasjonal kontakt bistår med nødvendig korrespondanse og kontakt med lokale speidergrupper. Internasjonal kontakt bistår utenlandske grupper med innkvartering. I den grad det er kapasitet bistår internasjonal kontakt kretsens speidergrupper og speidere med kontakt i utlandet RBB Rovernes Beredskapstjeneste i Bergen (RBB) er knyttet til kretsens tillitsapparat ved at styret i RBB oppnevnes som tillitsvalgte i kretsen. RBB jobber etter spesielle retningslinjer. RBBs tilknytning til Hordaland krins av NSF er regulert gjennom "Retningslinjer for RBB". De øvrige vedtekter utarbeides av RBB selv, iht. NSFs lover og retningslinjer, samt de sentralt gitte " Retningslinjer for beredskapsgrupper i NSF". Se eget vedlegg til disse retningslinjene. retningslinjer tillitsverv.doc sist oppdatert

7 3.2.8 Husstyret (Speidersenteret i Bergen) Husstyret forestår den daglige driften av Speidersenteret i Bergen. Driften av senteret skal ta hensyn til målsettinger i kretsens planer, og ellers sikre at kretsens ansatte og tillitsvalgte gis så gode arbeidsforhold som mulig. Kretsens forpliktelser som arbeidsgiver for de ansatte iht. lover og avtaler skal vektlegges, bl.a. gjennom ordensregler som sikrer at de ansatte ikke belastes med oppgaver disse ikke er ment å skulle utføre. Det utarbeides et eget, identifiserbart budsjett for driften av Speidersenteret, som innarbeides i kretsens ordinære budsjett. Innenfor rammene av vedtatt budsjett arbeider husstyret fritt. Husstyret kan ta initiativ til aktiviteter og arrangement der Speidersenteret utnyttes som det sentrale samlingssted for rovere og ledere i kretsen, eller aktiviteter som profilerer speiderarbeidet i kretsen overfor publikum. Øvrige rammer for husstyrets arbeid avtales mellom husstyret og kretsstyret. Leietakere i Speidersenteret kan etter inngått leieavtale representeres i husstyret, og så langt som mulig delta i husstyrets arbeid på lik linje med kretsens egne representanter. Husstyret skal ha en overvekt av medlemmer som representerer Hordaland krins av NSF. Husstyrets leder skal være medlem i Hordaland krins av NSF. Hordaland krins av NSFs representanter i husstyret er oppnevnt som tillitsvalgte i kretsen. Husstyret avklarer alle praktiske spørsmål knyttet til sambruk av lokalene med andre leietakere. De prinsipielle spørsmålene knyttet til felles bruk av senteret, herunder omfanget av tilgang til felles møterom etc., avklares i egen leiekontrakt mellom kretsen og leietakerne. Her er kretsstyret kontraktspart Hytteutvalget (komiteen for anskaffelse av hytte til kretsen) Hytteutvalget arbeider ut fra følgende mandat: 1. Vurdere behovet for hytte. 2. Ta kontakt med eiendomsmeglere for å signalisere interesse for hytte til kretsen og følge med i markedet. 3. Vurdere kjøps-/leieobjekter og legge frem innstilling for kretsstyret. 3.3 Andre spesielle retningslinjer Valgkomitéen Retningslinjer for valgkomitéen, og tidspunkt for dennes ikrafttredelse, vedtas av kretstinget. Retningslinjene for valgkomité følger som eget vedlegg. 4. Ikrafttredelse og endringer 4.1 Ikrafttredelse Kretsstyret fatter vedtak om tidspunkt for ikrafttredelse av "Retningslinjer for tillitsverv" eller deler av disse retningslinjene. Unntak er spesielle retningslinjer der det fremgår at vedtak om ikrafttredelse er tillagt andre organisasjonsledd enn kretsstyret. 4.2 Endringer Med mindre annet er angitt i de foregående kapitler, fatter kretsstyret vedtak om endringer i "Retningslinjer for tillitsverv" eller deler av disse retningslinjer. retningslinjer tillitsverv.doc sist oppdatert

8 Vedlegg 1: Retningslinjer for kretsting 1. Forretningsorden 1.1. Kretstinget ledes av valgt møteledelse Kretstingets møtebok føres av valgt referent. Møteboken undertegnes av referenten og av to valgte representanter Møteledelsen har rett til å foreslå innkortet taletid. Møteledelsen har rett til å sette strek ved inntegnet talerliste. Møteledelsen kan fremme forslag om forkortet talerliste. Forslag om forkortet talerliste vedtas med kvalifisert (2/3) flertall I saker som kretsstyret legger frem for kretstinget skal kretsstyret gjøre kjent stemmetall for eventuelle flertalls- og mindretallssyn, og hvem som representerer flerog mindretallet Alle forslag skal leveres skriftlig, undertegnet med representantens navn, til møteledelsen. Nye forslag kan ikke fremsettes etter at møteledelsen har satt strek for debatten. Fremsatte forslag kan ikke trekkes tilbake etter at møteledelsen har satt strek. Det kan ikke fremsettes forslag utenom de saker som er oppført på den av kretstinget vedtatte saksliste. Innkomne saker må senest sendes kretsstyret 6 uker før kretstinget, slik at sakene kan presenteres i innkallingen til kretstinget Alle vedtak gjøres med simpelt flertall, med de unntak NSFs lover og disse retningslinjer fastsetter. Alle avstemninger foregår skriftlig dersom minst en representant krever det Møteledelsen leder alle valg. Alle valg foregår skriftlig dersom det er mer enn en kandidat eller minst en av representantene krever det. Det kan fremmes benkeforslag for valg til verv som medlemmer og varamedlemmer til kretsstyret når valgkomitéen ikke klarer å framskaffe kandidater for å kunne gjennomføre et reelt valg I møteboken føres alle forslag og fattede vedtak. I møteboken føres også navn på de representanter som har hatt ordet i de forskjellige saker. Møteboken skal også kort gjengi representantenes ulike synspunkter. 2. Utgifter 2.1. Kretsen dekker alle møteutgifter. 3. Innvalgte medlemmer 3.1. For medlemmer som blir innvalgt i kretsting på bakgrunn av oppnevning i tillitsapparatet begrenses innvelgelsen til oppnevningstiden Videre begrenses innvelgelsen til faktisk funksjonstid. 4. Endringer 4.1. Retningslinjene kan endres av kretstinget med simpelt flertall. Forslag til endringer skal sendes ut sammen med kretstingets øvrige sakspapirer. "Retningslinjer for kretsting" er i sin helhet vedtatt av kretstinget 19. november retningslinjer tillitsverv.doc sist oppdatert

9 Vedlegg 2: Retningslinjer valgkomité 1. Valgkomitéens leder og 4 medlemmer velges av kretsens årsmøte. Valgkomitéen fungerer fram til neste ordinære årsmøte. 2. Valgkomitéen forbereder alle valg til kretsstyret og til speidertingsdelegater. Valgkomitéen sørger for kunngjøring av alle valgene. Kunngjøringen skal inneholde opplysninger om hvilke verv som er på valg, formelle krav til kandidatene, hvem som har rett til å foreslå kandidater og frist for innsendelse av forslag til valgkomitéen. 3. Valgkomitéen arbeider for å oppnå et tilstrekkelig antall kandidater til alle verv. Valgkomitéen har rett til selv å foreslå kandidater etter forslagsfristens utløp. 4. Valgkomitéen undersøker de foreslåtte kandidaters formelle valgbarhet i henhold til NSFs lover. Valgbare kandidater skal underrettes om hvilke verv de er foreslått til og spørres om de er villige til å stille til valg. 5. Valgkomitéen sender kretsstyret en liste over hvilke kandidater som stiller til valg. Kandidatlisten og en presentasjon av kandidatene offentliggjøres som ordinære sakspapirer til årsmøtet. Valgkomitéen presenterer kandidatene på årsmøtet. 6. Valgkomitéen makulerer deretter sitt bakgrunnsmateriale. "Retningslinjer for valgkomité" er i sin helhet vedtatt av kretstinget 19. november retningslinjer tillitsverv.doc sist oppdatert

10 Vedlegg 3: Retningslinjer for RBB 1. Formål RBBs formål er å gjøre samfunnsnyttig tjeneste. Gjennom friluftsliv skal medlemmene øke sin kompetanse innen beredskap. 2. Struktur RBB er en del av Hordaland krins av Norges speiderforbund. Når annet ikke er spesifisert gjennom "Retningslinjer for tillitsverv" eller NSFs retningslinjer for beredskapsgrupper, arbeider RBBs tillitsvalgte etter de samme retningslinjer som kretsens øvrige tillitsvalgte. Ved opphør forvaltes midler og eiendeler av kretsstyret inntil en ny beredskapsgruppe er startet. For å bli medlem i RBB må man være speider, ha fylt 16 år og bestått grunnopptreningen. RBB kan ha medlemmer fra andre speiderforbund enn NSF. RBB ledes av et valgt styre. RBBs styre velges av RBBs årsmøte, som også vedtar styrets struktur. Styret i RBB skal ha en overvekt av medlemmer fra NSF. Styrets leder må være medlem av NSF. Medlemmer av RBBs styre som tilhører NSF, oppnevnes som et støtteapparat i Hordaland krins av NSF. RBB vedtar selv sin øvrige styringsstruktur, i henhold til NSFs overordnede demokratiske prinsipper, samt retningslinjer for beredskapsgrupper. 3. Økonomi og materiell RBB har selvstendig økonomi, og fører eget regnskap iht. NSFs lover og god regnskapsskikk. Regnskapet føres av kretsens regnskapsfører, og revideres av kretsens revisor. RBB kan selv sette i gang inntektsbringende tiltak og søke bedrifter/legater/off. myndigheter/ andre organisasjoner om støtte. RBB disponerer selv midler innkommet ved slike aktiviteter. I tilfeller hvor kretsapparatet sentralt og RBB ønsker å søke samme bedrift/organisasjon om støtte, koordineres søknadene mellom styret i RBB og kretsstyret. Koordinering ivaretas av kretssekretær/kretsstyre-kontakt. Ved slike motstridende interesser har kretsens økonomiske aktiviteter prioritet. RBB kan ikke inngå avtaler som innebærer større økonomiske forpliktelser enn RBB selv fullt ut er i stand til å svare for. RBB har full disposisjonsrett over utstyr og materiell som er skaffet til veie ved egne økonomiske aktiviteter. RBB kan i tillegg disponere annet utstyr i kretsen, etter nærmere avtale med kretsstyret. 4. Utadrettet virksomhet RBB har anledning til å inngå samarbeidsavtaler med andre organisasjoner og offentlige myndigheter på arbeidsområder som faller inn under RBBs arbeidsfelt. Avtaler må ikke inngås med organisasjoner eller lignende med interesser som strider mot kretsens egne, eller hvis aktiviteter er i strid med NSFs lover og retningslinjer. RBB kan selv drive PR for og informere om sitt arbeid. 5. Informasjon RBBs løpende informasjonsplikt overfor kretsstyret omfatter: Styrets sammensetning Terminliste og program Medlemsoversikt Utadrettet kontaktvirksomhet Større aksjoner og arrangement 6. Endringer Endringer i retningslinjer for RBB må godkjennes av styret i RBB og av kretsstyret. retningslinjer tillitsverv.doc sist oppdatert

11 Vedlegg 4: Retningslinjer for refusjon av utgifter ved tillitsverv 1. Generell bestemmelse Alle søknader/krav om refusjon av utgifter sendes til kretskontoret. Søknader knyttet til arbeid i støtteapparat, prosjektgrupper og andre tillitsverv godkjennes av de ansvarlige før de behandles av kretssekretæren. 2. Reisegodtgjørelse 2.1. Det kan gis refusjon for reiseutgifter i forbindelse med planlegging og gjennomføring av kretsens terminfestede arrangement. Disse utgiftene regnskapsføres som vanlige driftsutgifter for det enkelte arrangement, og forutsettes dekket av driftsinntekter ved arrangementet Det kan søkes om refusjon for reiseutgifter i forbindelse med: representasjon arbeid som utføres for Hordaland krins og som ikke er normal møtevirksomhet for det vervet vedkommende har Disse utgiftene regnskapsføres som driftsutgifter for kretsstyret, ledertrenerpatruljen eller deler av støtteapparatet, og forutsetter budsjettmessig dekning Reiseutgifter i forbindelse med møter i kretsstyret, ledertrenerpatruljen, støtteapparatet, komitéer nedsatt av forannevnte, og fellesmøter i tillitsapparatet, kan etter søknad dekkes Det gis refusjon for billigste reisemåte. Andre reisemåter kan benyttes dersom det er mer hensiktsmessig. Godtgjørelse ved bruk av bil følger forbundets satser Krav om refusjon av reiseutgifter for enkeltarrangement (jfr. pkt. 2.1) må foreligge senest tre uker etter at arrangementet er avsluttet. Krav om refusjon av reiseutgifter for generelt arbeid ved utførelse av tillitsverv (jfr. pkt. 2.2 og 2.3) skal skje samlet én eller to ganger per år. 3. Andre utgifter Medlemmer av kretsens tillitsapparat og prosjektgrupper som på grunn av sitt arbeid for kretsen har spesielt høye utgifter til telefon m.m. kan søke om refusjon av disse utgiftene. Er utgiftene knyttet til et spesielt arrangement, skal disse regnskapsføres på arrangementet. Før refusjon av slike utgifter finner sted skal det fratrekkes en egenandel på kr 50 per arrangement/kr 250 per år for generelt arbeid. "Retningslinjer for refusjon av utgifter ved tillitsverv" er i sin helhet vedtatt av kretsstyret 30. april retningslinjer tillitsverv.doc sist oppdatert

12 Vedlegg 5: Retningslinjer for disponering av nøkler til kretsens møte- og kontorlokaler Gjelder p.t. kretsens lokaler i Speidersenteret i Bergen, Tverrgaten 2 1. Generell bestemmelse Kretsens ansatte og samtlige med tillitsverv i kretsen som har behov for det, kan disponere nøkler til kretsens møtelokaler og TA-kontoret. 2. Kretskontoret Kretsens ansatte, medlemmer av kretsstyret og husstyret kan disponere nøkler til kretskontoret. Det påligger alle brukere av kretskontoret et spesielt ansvar i å sikre våre ansatte gode og ryddige arbeidsforhold. 3. Betaling og tilbakebetaling av depositum Alle medlemmer av kretsens tillitsapparat som kvitterer ut nøkler til kretsens kontor- og/eller møtelokaler betaler et depositum, stort kr for ett nøkkelsett. Depositumet oppbevares av kretsen, og tilbakebetales når nøklene leveres tilbake etter endt valg-/oppnevningsperiode. Ved tap av utleverte nøkler bekoster nøkkelinnehaveren nye nøkler (evt. som fratrekk ved tilbakebetaling av depositum). Kretsens ansatte betaler ikke depositum. Kretssekretæren administrerer ordningen. 4. Om bruk av kretsens lokaler Det påligger samtlige brukere av kretsens møte- og kontorlokaler å bidra til at lokalene holdes i ryddig stand. Kretsstyret kan i samråd med husstyret gi ordensregler for bruken av lokalene. Innehavere av tillitsverv som i sitt arbeid ikke viser seg i stand til å overholde disse reglene, kan av kretsstyret fratas retten til å disponere nøkler til lokalene. "Retningslinjer for disponering av nøkler til kretsens møte- og kontorlokaler" er i sin helhet vedtatt av kretsstyret 20. september retningslinjer tillitsverv.doc sist oppdatert

13 Vedlegg 6: Retningslinjer for bruk og vedlikehold av kretsens utstyr 1. Hva som omfattes av disse retningslinjer Retningslinjene omfatter bruk, utlån og vedlikehold av kretsens fjell- og sikkerhetsutstyr, leirutstyr, ekspansjonsmateriell, miljøutstyr, kretsens varetilhenger, samt en del annet utstyr (som nevnt i pkt. 10). 2. Generell bestemmelse Kretsstyret, ledertrenerpatruljen og støtteappparatet disponerer alt kretsens utstyr til kretsens aktiviteter. En del av kretsens utstyr kan også benyttes av kretsens ledere og rovere til arrangement på gruppeplan e.l. Kretsstyret kan i tillegg vedta å låne eller leie ut kretsens utstyr til brukere utenfor Hordaland krins. Kretsen dekker utgifter til normalt vedlikehold av utstyret. Brukt forbruksmateriell dekkes av brukere (for kretsarrangement dekkes dette av arrangementets inntekter). Tapt utstyr, eller reparasjon av skade ved uforsvarlig bruk av utstyret, dekkes av bruker. 3. Reservering av utstyr Arrangør av aktiviteter på kretsplan (herunder RBBs aktiviteter) har fortrinnsrett til bruk av alt kretsens utstyr. Arrangør må reservere det aktuelle utstyret innen fire uker før arrangementet finner sted. Utstyret kan etter denne fristen lånes ut til andre brukere. Har flere arrangører behov for det samme utstyret på samme tid, har arrangør av kretsens terminfestede arrangement alltid fortrinnsrett. Reservering av utstyr skjer til kretskontoret. 4. Tilbakelevering av utstyret Alt utstyr skal være tilbakelevert der det ble utlånt innen tre dager etter bruk. Hvis dette ikke overholdes, kan fremtidig utlån nektes. 5. Retningslinjer for bruk av kretsens fjell- og sikkerhetsutstyr Kretsens fjell- og sikkerhetsutstyr omfatter: Førstehjelpsutstyr, sambandsutstyr (VHF), snøspader og snøsager, søkestenger, bre- og klatreutstyr. Kretsens førstehjelpsutstyr er normalt ikke til utlån til gruppene. Ved arrangement på kretsplan med stort behov for førstehjelpsutstyr bør RBB forespørres om å forestå sanitetstjeneste. Kretsens 4 Stronophone 4000 VHF-apparater kan lånes ut til gruppene. Ved arrangement (både på krets- og gruppeplan) med store sambandsbehov bør RBB forespørres om å forestå sambandstjeneste. Det øvrige fjell- og sikkerhetsutstyr kan benyttes fritt av alle aktuelle brukere. Kretsens fjellog sikkerhetsutstyr, bre- og klatreutstyr lagres, ettersees, og vedlikeholdes av RBB. 6. Retningslinjer for bruk av kretsens leirutstyr Kretsens leirutstyr omfatter blant annet: forlegningstelt (20-manns og 16-manns), svervelitelt, kjøkkenutstyr, "patruljekasser", propanapparater, elektrisk utstyr, motorsag, høytrykksspyler, griller, dobøtter/dotelt etc. Alt kretsens leirutstyr kan benyttes fritt av alle aktuelle brukere. 6.1 Lagring og vedlikehold av leirutstyret Kretsens leirutstyr lagres på eget utstyrslager. Kretsens materialforvalter er ansvarlig for gjennomføring av utlånsrutiner og vedlikehold av leirutstyret. Alt leirutstyr skal lagres, merkes og systematiseres slik at utstyret er lett identifiserbart på lageret. På lageret skal det finnes fullstendig oversikt (protokoll, utstyrslister e.l.) over alt leirutstyret. Skader eller tap av utstyr meldes til kretsens materialforvalter så snart som mulig etter at utstyret har vært brukt (se også pkt. 4). Reparasjon og supplering av utstyret bør skje umiddelbart. Brukere av utstyret har selv - etter avtale med materialforvalter - ansvar for reparasjon/supplering. retningslinjer tillitsverv.doc sist oppdatert

14 6.2 Utlån av utstyret På kretsens utstyrslager skal det finnes en utlånsprotokoll, hvor alt som tas ut fra lageret skal noteres. Bruker av utstyret er ansvarlig for at alt utstyr kvitteres ut i protokollen, og at utstyret kvitteres inn igjen etter bruk. I utlånsprotokollen skal det også noteres om noe av utstyret er i dårlig forfatning, og har behov for reparasjon eller supplering. 6.3 Utlån av patruljeutstyr til utenlandske speidere Utenlandske speidere som gjester kretsen kan låne (eller leie) svervelitelt og patruljekasser til bruk på leir i Norge. Kretsens internasjonale kontakt forestår slikt utlån i samarbeid med kretsens materialforvalter. Til denne typen bruk bør det utarbeides engelske innholdslister til patruljekassene. Internasjonal kontakt har ansvar for å følge opp utlån til utenlandske gjester, slik at utstyret brukes og leveres tilbake i henhold til disse retningslinjene. Ved utlån av leirutstyr til utenlandske speidere kan det kreves leie, evt. depositum, som dekker vedlikehold av utstyret, i tillegg til at låntaker kan belastes kostnader til transport og forsikring. Størrelsen på leie og depositum avtales mellom internasjonalt kontakt og materialforvalter i hvert enkelt tilfelle. 7. Retningslinjer for bruk av kretsens ekspansjonsmateriell Kretsens ekspansjonsmateriell omfatter bla.: Infostand (vegg) med plakater etc., lysbildeserien "Dette er speiding", diverse brosjyremateriell. Ekspansjonsmateriellet kan benyttes fritt av alle aktuelle brukere. 8. Retningslinjer for bruk av kretsens varetilhenger Kretsens varetilhenger (stor tilhenger m/kapell) kan benyttes fritt av alle aktuelle brukere. Grupper eller ledere som benytter tilhengeren må ved evt. skade/tyveri av tilhengeren dekke forsikringens egenandel. Vognkort utleveres ved utlån. 9. Annet utstyr Annet utstyr som fritt kan benyttes av alle aktuelle brukere iht. disse retningslinjer: Lysbildefremviser og lerret, portabel overhead-prosjektor, volleyballer og nett. "Retningslinjer for bruk og vedlikehold av kretsens utstyr" er i sin helhet vedtatt av kretsstyret 30. april retningslinjer tillitsverv.doc sist oppdatert

15 Vedlegg 7: Retningslinjer for bruk og vedlikehold av leirstedet "Michelsensplass" i Tellevik 1. "Michelsensplass" Leirstedet "Michelsensplass" i Tellevik eies av Bergen kommune, og leies av Hordaland krins av Norges speiderforbund. Leirstedet kan benyttes av alle kretsens speidergrupper, og kan i tillegg leies ut til andre brukere i perioder hvor kretsen og gruppene har lite behov for stedet. 2. Utleie For leie av "Michelsensplass" betales en leie etter kretsens gjeldende satser, som er ( per ) kr. 15 per person. Brukere som ønsker å benytte stedet til dagsturer betaler også leie, som er( per ) kr. 100,- per arrangement. Leieprisen er den samme for overnatting i h.h.v. telt og bygninger på stedet. Kretskontoret organiserer reservasjon og utleie av leirstedet. Kontoret kvitterer ut nøkler, og gir kjøretillatelse frem til leirstedet. Kontoret følger også opp at nøkler og oppgjør kommer inn fra brukerne. Etter avtale med kretskontoret kan andre overta ansvar for utleie av stedet i kortere eller lengre perioder. I sommersesongen står Internasjonal kontakt for utleie til utenlandske speidere som besøker Bergen. 3. Ordensregler Brukere av "Michelsensplass" har ansvar for at stedet benyttes på en forsvarlig måte, og forlates i ryddet og vasket stand. Kretsstyret kan i samarbeid med kretsens godsforvalter gi nærmere ordensregler for bruk av leirstedet. Ordensreglene bekjentgjøres ved oppslag, og de leveres ut sammen med nøklene ved utleie. Brukere som ikke viser seg i stand til å overholde disse reglene, kan miste retten til å benytte "Michelsensplass". 4. Kjøring Det er ikke tillatt å kjøre helt frem til "Michelsensplass". Både leietakere og andre (f.eks. foreldre som bringer og henter speidere) må parkere eller sette av/plukke opp passasjerer ved hovedveien som går forbi Tellevik. Unntatt fra dette er én bil per. arrangement, som kan kjøre helt inn til leirstedet med tyngre utstyr. Denne bilen skal ha kjøretillatelse utstedt av kretskontoret synlig i frontruten. Bilen skal ikke benyttes til å kjøre frem og tilbake mellom hovedveien og leirstedet under arrangementet. 5. Ettersyn og vedlikehold Kretsens godsforvalter er ansvarlig for ettersyn og vedlikehold av leirstedet "Michelsensplass". Omfanget av det arbeid som skal utføres på stedet avtales mellom kretsstyret og godsforvalter. Godsforvalter kan etter avtale med kretsstyret disponere midler til vedlikehold av leirstedet, dersom slike midler er avsatt i budsjettet for Hordaland krins. Vedlikeholdsarbeider som krever midler ut over det som er budsjettert godkjennes av kretsstyret. Ved behov for større dugnadsarbeider har godsforvalter ansvaret for innkalling til og organisering av dugnaden, evt. i samarbeid med kretsstyret. Godsforvalter kan knytte til seg flere ressurspersoner i et nettverk ("Godsbestyrelse"), som står for det praktiske arbeidet med ettersyn og vedlikehold av "Michelsensplass". "Retningslinjer for bruk og vedlikehold av leirstedet Michelsensplass" er i sin helhet vedtatt av kretsstyret 20. september retningslinjer tillitsverv.doc sist oppdatert

16 Vedlegg 8: Organisasjonsstruktur ORGANISASJONSSTRUKTUR KRETSTINGET KRETSKONTORET KRETSSTYRET LEDERTRENERP. PROSJEKTGRUPPER STØTTEAPPARATET PRESSEKONTAKT KONTAKT MED MEDIA VEVSREDAKTØR INTERNETT NETTVERK NETTVERK NETTVERK: Nettverk er en gruppering av ressurspersoner som oppnevnte i støtteapparatet kan knytte til seg, eller som kretsstyret/ledertrenerpatruljen etablerer. Nettverkene har en uformell karakter og oppnevnes ikke av kretsstyret, men registreres ved kretskontoret slik at man til enhver tid vet hvem som er tilknyttet nettverkene. PROSJEKTGRUPPER PROSJEKTGRUPPER NETTVERK NETTVERK NETTVERK IT-ANSVARLIG KRETSENS DATAUTSTYR MATERIALFORVALTER KRETSENS UTSTYR PÅ LAGER I KANALVEIEN GODSFORVALTER TELLEVIK INTERNASJONAL KONTAKT "IC" RBB ROVERNES BEREDSKAPSTJENESTE I BERGEN NETTVERK NETTVERK NETTVERK NETTVERK PROSJEKTGRUPPER: Prosjektgrupper etableres av kretsstyret eller av ledertrenerpatruljen for å få utført oppgaver med avgrenset varighet, for eksempel arrangement på terminlisten. Den som oppnevner prosjektgruppen inngår en avtale med prosjektlederne og bemanner prosjektgruppene i samarbeid med dem. Kretsstyret eller ledertrenerpatruljen inngår en avtale med prosjektlederne og bemanner prosjektgruppene i samarbeid med dem. HUSSTYRET SPEIDERSENTERET Sist oppdatert