Møteinnkalling. Utvalg: Fellesnemnda Nye Molde kommune Møtested: Formannskapssalen, Molde rådhus Dato: Tid: 12:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Fellesnemnda Nye Molde kommune Møtested: Formannskapssalen, Molde rådhus Dato: Tid: 12:00 Forfall meldes til utvalgssekretær Marianne Lianes, tlf eller epost: som sørger for innkalling av varamedlemmer. Innkalling er sendt til medlemmer og varamedlemmer. Torgeir Dahl leder

2 Saksliste Saksnr PS 5/19 Innhold Orientering fra prosjektrådmann PS 6/19 Budsjett 2020 PS 7/19 PS 8/19 PS 9/19 Lokalisering av arbeidsplasser nye Molde kommune Organisering og lokalisering av nye NAV Molde Status for planstrategi nye Molde kommune

3 Arkiv: Saksmappe: Saksbehandler: Britt Rakvåg Roald Dato: Saksframlegg Orientering fra prosjektrådmann Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 5/19 Fellesnemnda Nye Molde kommune Prosjektrådmannens forslag til vedtak 1. Fellesnemnda for nye Molde kommune tar orienteringen fra prosjektrådmannen til orientering. 2. Fellesnemnda for nye Molde kommune ber prosjektrådmann ta med innspill fra møtet i tilbakemeldingene til forslag til vedtekter for Kontrollutvalgssekretariat for Romsdal og i høringssvar til forslag til endringer i vedtektene til KS. Saksopplysninger 1. Henvendelser om lokalisering av arbeidsplasser Det er kommet fire eksterne henvendelser om lokalisering av administrasjon for landbruk og skogbruk i ny kommune, fra Nesset skogeierlag, Molde bondelag, Midsund bondelag og Nesset bondelag. Høring om lokalisering av arbeidsplasser er en intern høring, men siden arbeidsgruppens rapport har ligget ute på nettsiden til nye Molde kommune har det kommet noen eksterne henvendelser. Disse legges frem for fellesnemnda til orientering. Henvendelsene er også oversendt kommunalsjef for teknisk, plan, næring og miljø som innspill i prosessen. 2. Kontrollutvalgssekretariat nye Molde kommune Alle tre kommune har vedtatt å ha Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal som sekretariat for kontrollutvalget i ny kommune. Sekretariatet jobber nå med et forsalg til endringer i vedtektene og ønsker i første runde innspill innen 29. mars Dette er kort tidsfrist, men brev fra kontrollutvalgssekretariat Romsdal legges frem til orientering sammen med nåværende vedtekter, for eventuelle innspill fra fellesnemnda for nye Molde kommune. Prosjektrådmann vil gi et felles innspill på forslag til vedtekter med evt innspill til endringer innen fristen. Nye vedtekter skal godkjennes når nytt kommunestyre er konstituert. 3. Høring vedtektsendringer for KS representasjon til fylkesmøter og landsting KS har sendt ut høring til kommunene om endring i vedtektene for KS mht representasjon i fylkesmøter og landsting som følge av nye kommuner. Høringsfrist er

4 27. mars Prosjektrådmann vil sende inn felles høring, og legger frem notatet for fellesnemnda for evt innspill. Forslaget innebærer at antall representanter totalt sett holdes på samme nivå som i dag, med noe endret fordeling som skal sikre representativitet der store og mellomstore kommuner får noe større representativitet. Nye Molde kommune vil få følgende representasjon ved vedtektsendringene: 5 representanter til fylkesmøtet, som er det samme som de tre kommunen har til sammen i dag. Arne Sverre Dahl Prosjektrådmann Vedlegg: Henvendelse fra Nesset skogeierlag Henvendelse fra Molde bondelag Henvendelse fra Midsund bondelag Henvendelse fra Nesset bondelag Brev fra Kontrollutvalgssekretariat Romsdal Vedtekter for Kontrollutvalgssekretariat Romsdal Høringsbrev om vedtektsendringer i KS

5 Eresfjord Til Nesset kommune v/ ordføraren Ang. Skoginteressene i nye Molde kommune I samband med samanslåing av kommunane Misund, Molde og Nesset, ynskjer Nesset skogeigarlag å uttrykkje eit stort behov og interesse for at skogbruksleiaren framleis blir i Nesset. Jon Valset som sit i stillinga i dag, er ein viktig aktør for oss som driv skog i dette området. Han har god innsikt i det som finnes av skog, kva som er gjort og kva som bør gjerast for å ha ei berekraftig skogsnæring. Alt frå planting til skogsavvirkning. Vidare er han er ein god støttespelar når det gjeld kontraktskriving og innsikt i tilrettelegging med vegar og lunneplassar til skogsdrift. Nesset har mange små aktørar når det gjeld skog, men til saman utgjer det store areal som det er viktig å forvalte på ein fornuftig måte. Mykje av dette var planta på talet og er i ein hogstmoden fase. Skogsdrift krev god lokalkunnskap og det er viktig for dei mange skogeigarane å finne ein lav terskel for å møte ein skogbruksleiar. Nesset Skogeigarlag håper med dette at Nye Molde kommune ser til at vi også i framtida har ein skogbruksleiar i Eidsvåg og at Jon Valset får ta med kunnskapen sin og bringe den vidare inn i den nye kommunen. Helsing styret i Nesset Skogeigarlag v/leiar Arnt Inge Ranvik Kirsti Fagerslett

6 Molde Bondelag Leder Kjersti Fløystad Ellingsgård mars 2019 Til prosjektledelsen for Nye Molde kommune Lokalisering av arbeidsplasser - Landbruksetaten i Nye Molde kommune Viser til innstilling fra arbeidsgruppa, datert 18. febr Molde Bondelag vil få komme med en merknad til planen og forslaget om at: «Arbeidsgruppen anbefaler at landbruksfunksjoner i nye Molde kommune kan lokaliseres til Eidsvåg. Innenfor dette område skal det også rekrutteres nye ansatte.» Vi merker oss at planen i hovedsak vil beholde dagens arbeidssted og at oppgavene i stor grad skal løses der de er i dag. Vi er også kjent med at det er aktuelt å rekruttere minst en ny medarbeider til Landbruksetaten for Molde. Vi vil understreke at Molde kommune nå har hatt dyktige medarbeidere sett fra næringa sin side. Landbruk skal ligge under Teknisk, plan, næring og miljø. Arbeidsoppgavene for avdelinga er foruten landbruk: Naturforvaltning, næringsutvikling, miljø, samfunnsplanlegging, arealplan, utbygging og friluftsforvaltning. Vi mener at for en av landets største kommuner i utstrekning, og en betydelig og flott landbruks- og landkommune, vil areal- og naturforvaltning bli enda viktigere. For kommuneforvaltninga sin del er vi sikre på at den faglige og lokale kunnskap som landbruksmedarbeidere sitter på vil være av stor nytte for avdelingen, og at en samlet plassering midt i kommunen vil være en fordel. Dette til tross for at det ellers ville være naturlig for oss å tilrå en desentralisert plassering. Konklusjon: Molde Bondelag vil anbefale at Nye Molde beholder en landbruksetat i nær tilknytning til øvrig arbeid med areal, næring, osv. Vi tilrår at en rekrutterer medarbeidere med handlingsvilje og god faglig bakgrunn. Vern om de produktive arealene for framtida er en hovedsak for næringa og vil være en stadig utfordring i forbindelse med utviklinga av byen, tettstedene og ny-sjukehuset. Nye Molde må ha vern om de produktive landbruksarealene som et hovedmål for arealforvaltninga slik at kommunen fortsatt framstår som den grønne miljøkommunen vi ønsker. Med hilsen Kjersti Fløystad Ellingsgård leder Gunnar K Wentzel styremedlem Fakta om landbruksnæringa i Nye Molde kommune: Molde blir tredje største landbrukskommune i fylket på produksjon av mjølk og storfekjøtt (etter Hustadvika og Surnadal). Vi vil ha rundt 155 bruk i drift med et arbeidsomfang på 255 årsverk og omsetning på over 170 mill kr. Hele 65 mjølkeprodusenter med en samla buskap på kyr bidrar årlig med 10,8 mill liter mjølk (7 % av fylket), nok til mennesker. Vi har 7 % av den dyrka jorda i fylket. Nesset er den kommunen i fylket der landbruket har relativt størst andel av sysselsettinga. Dagens Molde er fylkets fjerde største skogkommune med dekar produktivt skogareal (11 % av fylket). Kommunen har medvirket til bygging av skogsveger. Det er mye jaktbart vilt. Molde har et sterkt fagmiljø med Felleskjøpet Agro sin avdeling, fagavdelinger for Tine, Nortura og Landbruk Nordvest, Tine sitt mastittlaboratorium for analyse av mjølk, foruten fylkesmannen sin landbruksavdeling. Vi har leverandør av biovarme og Malo tømmerterminal med kai på Skåla. Molde Bondelag inkludert Midsund og Nesset representerer 212 medlemmer

7 Midsund bondelag Midsund, Nye Molde kommune, fellesnemnda UTTALE TIL RAPPORT FRÅ ARBEIDSGRUPPE OM LOKALISERING AV FUNKSJONAR I NYE MOLDE KOMMUNE Vi viser til rapport frå arbeidsgruppa som har sett på lokalisering av arbeidsplassar i Nye Molde kommune. Gruppa har anbefalt at landbruksforvaltninga for kommunen vert lagt til Eidsvåg. I Midsund er det ingen tilsette i landbruksforvaltninga. Det er derfor naturleg at Midsund bondelag gir ein uttale til rapporten på vegne av landbruket i kommunen. I rapporten manglar det fagleg grunngjeving eller vurdering for lokalisering av landbruksforvaltninga. Kommunikasjonen mellom forvaltning og brukarar har endra seg dei siste åra, og mykje av kontakten skjer no digitalt. Ei god landbruksforvaltning krev likevel lokalkunnskap, og at ein t.d. kan gjennomføre synfaringar etter behov. Det er stor avstand mellom Eidsvåg og Midsund. Det er difor grunn til å forvente ein dårlegare service og oppfølging for næringsutøvarane her, sidan høve til å kome ut «i felten», og dermed få kjennskap til lokale forhold, vil bli dårligare. Dersom naturforvaltning/viltforvaltning vert lagt til landbruksforvaltninga, vil det på same måte krevje reiser i tenestedistriktet. Jordvern og bevaring av areal til jordbruksformål, heng saman. Dette omsynet treng sterkt fokus framover. Det er derfor viktig at landbrukskompetansen er sterkt knytt opp mot planavdelinga i kommunen. Vi trur det er vesentleg at desse funksjonane er fysisk lokaliserte i nærleiken av kvarandre, for å sikre ei optimal samhandling. Det kan sjølvsagt vere landbruksmedarbeidarar lokalisert i Eidsvåg, men ein fagleg leiar for landbruksforvaltninga bør vere lokalisert nær planavdelinga, som etter det vi forstår er planlagt i Molde. Landbruksforvaltninga må ha faste kontordagar i Midsund. Midsund bondelag v/ Åshild Melkeraaen nestleiar

8 NESSET BONDELAG Uttale fra Nesset Bondelag På årsmøte i Nesset Bondelag, den 31. oktober 2018, ble spørsmålet om plassering av landbrukskontoret i Nye Molde kommune tatt opp. Et enstemmig årsmøte vedtok at de ønsker kontor for jordbruk, skogbruk og naturforvaltning lokalisert til kommunehuset i Eidsvåg. Dette begrunnes med at landbruksnæringa i Nesset kommune er større en i Molde- og Midsund kommuner til sammen. Samt at hoveddelen av landbruksnæringa i dagens Molde kommune ligger øst i kommunen. Nesset Bondelag mener derfor at et landbrukskontor i Eidsvåg vil være mest sentralt plassert, i forhold til hvor næringen drives i Nye Molde kommune. Nesset Bondelag Tor Olav Hanset leder

9 Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Sekretariatet: Telefon: direkte Mobil: E-post: jane.anita.aspen@molde.kommune.no postmottak@kontrollutvalgromsdal.no Web: Til Samarbeidskommunene i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal v/rådmann og ordfører i Aukra, Gjemnes, Rauma, Sunndal og Vestnes kommuner, rådmann og leder av fellesnemd i Hustadvika og nye Molde kommuner Deres referanse: Vår referanse: Arkivkode: Sted/dato /JAA Molde, Statusrapport prosess - Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal fra Vi viser til brev datert og ønsker med dette å gi samarbeidskommunene en ny statusrapport for prosess for arbeidet med Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal fra Alle kommunene som er berørt av kommunesammenslåingene har gjort vedtak om å fortsette med Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal som sekretariat. Dette gjelder Fræna, Eide, Molde og Nesset, som vi i dag er sekretariat for. Samt Midsund, som i dag får tjenester fra Sunnmøre kontrollutvalssekretariat IKS. Dette gir følgende kommuner i samarbeidet fra : Aukra, Gjemnes, Hustadvika, Molde, Rauma, Sunndal og Vestnes kommuner. I styremøte , sak 23/18, satte styret ned en arbeidsgruppe for å arbeide videre med prosessen. Det ble vedtatt følgende rammer for arbeidsgruppas arbeid: 1. Styret vedtar at det skal arbeides videre ut fra at Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal fra organiseres som et Kommunalt oppgavefellesskap etter ny kommunelov En arbeidsgruppe bestående av styreleder Stig Holmstrøm, Lars Ramstad, Trygve Grydeland, Synnøve Egge og daglig leder Jane Anita Aspen arbeider videre med utforming av samarbeidsavtalen. 3. Det kan innhentes ekstern bistand ved behov. Arbeidsgruppas mandat ble vedtatt som følger: 1. Arbeidsgruppen arbeider ut fra følgende mandat: a. Arbeidsgruppen skal innen juni 2019 ha klart et utkast til samarbeidsavtale. b. Arbeidsgruppen skal i arbeidet med samarbeidsavtalen ha dialog med alle deltakerkommunene. c. En ny kostnadsfordelingsnøkkel vil være sentral å få på plass i samarbeidsavtalen. I styremøte , sak 04/19, ble det vedtatt følgende tillegg: 1. Styret godkjenner endring av mandat med følgende tillegg: d) Arbeidsgruppen gjør en formell henvendelse til alle styringsorgan for sekretariatene i Møre og Romsdal, for å avklare interessen for samarbeid. Resultatet legges frem for styret i styremøte i mai/juni. Arbeidsgruppen vil informere om følgende: Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal tar sikte på, inntil videre, å fortsette som 27 samarbeid. Ny kommunelov gir en overgangsperiode på 4 år for å omdannes til en annen organisasjonsform. Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Rådhusplassen MOLDE Side 1 av 2 Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Rauma, Sunndal, Vestnes

10 Det blir arbeidet med å ha ferdig oppdaterte vedtekter gjeldene fra Målet er å avslutte arbeidet til sommeren. Godkjenning av nye vedtekter må for de nye kommunene, gjøres etter konstituering av nytt kommunestyre. Vedtektene blir oppdatert i forhold til nye kommunenavn; Aukra, Gjemnes, Hustadvika, Molde, Rauma, Sunndal og Vestnes. Det blir arbeidet med en ny kostnadsfordelingsmodell. Kommunene kan komme med innspill/innvendinger til utforming av de nye vedtektene. Frist for innspill /. Gjeldende vedtekter følger vedlagt. Styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal har vedtatt at det parallelt skal kjøres en prosess for å avklare om det er mulig å få til et større sekretariatssamarbeid i Møre og Romsdal. Det blir fra arbeidsgruppen sendt en formell henvendelse til styringsorganene for de andre sekretariatene i Møre og Romsdal; Vest kontroll, Sunnmøre Kontrollutvalssekretariat IKS, Møre og Romsdal fylkeskommune og Nordmøre kontrollutvalgssekretariat. Styret er tydelig på at en slik prosess må ta den tiden som er nødvendig, og vurderer at det er urealistisk å komme i mål med en slik prosess, til Derfor kjøres det to parallelle løp. Mer informasjon? All dokumentasjon fra styret er publisert på Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal sine nettsider Daglig leder og styreleder kan også informere og svare på spørsmål fra rådmenn og ordførere. I kontrollutvalgene vil sekretærene informere og svare på spørsmål. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal v/arbeidsgruppe. Stig Holmstrøm Jane Anita Aspen styreleder daglig leder Kopi til: kontrollutvalgene i Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Nesset, Molde, Rauma, Sunndal og Vestnes. rådmann og ordfører i Eide, Fræna og Nesset Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Møre og Romsdal Side 2 av 2 Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Rauma, Sunndal, Vestnes

11 VEDTEKTER FOR KONTROLLUVALGSSEKRETARIATET FOR ROMSDAL 1 Samarbeidet Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal er et interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27. Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Rauma, Sunndal og Vestnes kommuner er deltakere i samarbeidet med like eierandeler. Hovedkontoret ligger i Molde. Nye deltakere kan tas opp og vedtektene for øvrig endres etter likelydende vedtak av kommunestyrene i de samarbeidende kommunene. 2 Samarbeidets budsjett Deltakerkommunene skal ikke gjøre innskudd i virksomheten. Budsjettet for samarbeidet vedtas av kommunestyrene i de samarbeidende kommunene etter framlegg fra styret, hvor 100 % av utgiftene fordeles etter folketallet pr. 1. januar foregående år. Kommunene stiller 2 ganger pr. år til rådighet et a konto beløp i samsvar med vedtatt budsjett, henholdsvis pr. 1. januar og 1. juli. Beløpet overføres til samarbeidet. 3 Rettslig status Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal er et eget rettssubjekt. Ved eventuelt mislighold må fordringshavere først søke sekretariatet om dekning. Deltakerne er proratarisk (delt) ansvarlig dersom dekning ikke oppnås hos sekretariatet. Deltakerne har like ansvarsandeler. Forvaltningsloven, kommuneloven, offentlighetsloven og personopplysningsloven gjelder for virksomheten. 4 Formål Kontrollutvalgssekretariatet har som formål å utvikle og utføre tjenester knyttet til saksforberedelse, utredning og oppfølging av saker til kontrollutvalgene, samt andre tjenester som naturlig faller sammen med dette. Sekretariatet er direkte underordnet kontrollutvalgene i de samarbeidende kommuner og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalgene gir. 5 Organisering av samarbeidet Styret er samarbeidets øverste organ. Styret har arbeidsgiveransvar og ansetter daglig leder. Samarbeidet ledes av daglig leder. Hvert kommunestyre velger ett styremedlem med personlig varamedlem. Styret velges for 4 år. Valgene følger kommunevalgperioden. Styret velger selv leder og nestleder. 6 Styrets møter Styremøtene ledes av styrets leder. Styret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved votering i styret skal hver stemme telle likt. Ved stemmelikhet er møteleders stemmegivning avgjørende. Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av kommunene er representert. Innkalling til styremøte skal skje skriftlig til hvert medlem minst 7 dager før møtedato. Styrets medlemmer kan møte med faglig bistand (med talerett). Styrets leder sørger for at det blir ført

12 protokoll fra styremøtene. Protokollen underskrives av styrets medlemmer. Utskrift av protokollen skal sendes styret og kommunene. Styret har myndigheten til å ansette og si opp sekretariatets personell samt avgjøre personalsaker som angår daglig leder. Styret skal vedta budsjettframlegg, regnskap og årsmelding, som skal avlegges, fastsettes og sendes kommunene. Styret har ikke myndighet til å ta opp lån eller forplikte deltakerne på lignende måte. 7 Møtegodtgjøring Møtegodtgjøring til styremedlemmene utbetales i henhold til eget reglement, fastsatt av styret med utgangspunkt i møtegodtgjørelse til kontrollutvalgene i de samarbeidende kommuner. 8 Daglig leder Daglig leder administrerer virksomheten og har ansvaret for at enhver arbeidsoppgave utføres i overensstemmelse med gjeldende bestemmelser og i henhold til de vedtak som er fattet av styret. Daglig leder er styrets sekretær og saksbehandler. Vedkommende har tale- og forslagsrett i styrets møter, dersom ikke styret i enkeltsaker vedtar at vedkommende ikke skal kunne møte. 9 Organisering av tilsynsfunksjoner Daglig leder skal til enhver tid holde styret orientert om alle forhold av betydning for virksomheten og om økonomi og personalforhold. Vedkommende skal rapportere til styret på en slik måte og så ofte som situasjonen tilsier og styret bestemmer. 10 Regnskap og revisjon Styret har plikt til å se etter at det føres lovmessige regnskap og at det foretas revisjon av samarbeidets regnskap. Regnskap skal føres etter kommunale regnskapsprinsipper. Samarbeidets regnskap skal underlegges revisjon i samsvar med kommunelovens bestemmelser. Eventuelt overskudd i regnskapet avsettes til disposisjonsfond, mens eventuelt underskudd med fradrag av bruk av disposisjonsfond dekkes av deltakerne etter gjeldende fordelingsnøkkel. Dersom disposisjonsfondet er tømt tas dette opp med deltakerkommunene. 11 Endring av vedtektene Disse vedtektene gjelder fra og med Forslag om vedtektsendringer skal behandles av styret før det sendes kommunene til behandling. Endringer gjelder fra og med den 1. i påfølgende måned etter at de er godkjent av kommunestyrene i deltakerkommunene. 12 Uttreden Uttreden av samarbeidet kan skje med virkning fra og med 1. januar ett år etter at skriftlig varsel har kommet fram til deltakerne. 13 Oppløsning Oppløsning av samarbeidet kan skje med virkning fra og med 1. januar ett år etter at kommunestyrene i alle deltakerkommunene har gjort vedtak om det. Oppløsning krever at alle deltakerne er enige.

13 file:///c:/pdfdocproc/ephorte-mk/969432_fix.html Side 1 av Fra: Gunn Nikolaisen[Gunn.Nikolaisen@ks.no] Dato: :05:57 Til: Lasse Hansen; Tor Magne Fredriksen Tittel: Høring - Endring av vedtekter for KS - representasjon til Fylkesmøter og Landsting Til kommuner og fylkeskommuner! KS sender med dette forslag til endring av vedtektene for KS som omhandler valg av representanter til Fylkesmøter og Landsting på høring til alle medlemmene og KS Bedrift. Høringen er også sendt fylkesstyrene i KS. Høringsfristen er Endring av vedtektene skal behandles på ekstraordinært Landsting i KS Spørsmål knyttet til høringen kan rettes til Tor Magne Fredriksen, tmf@ks.no, tlf Med vennlig hilsen Gunn Marit Helgesen styreleder

14 HØRING Fra: Hovedstyret Dato: Til: Fylkesstyrene, KS Bedrift og medlemmene i KS Dokument nr.: 15/ Kopi til: Høring - Endring av vedtekter for KS - Representasjon til Fylkesmøter og Landsting Hovedstyret i KS vedtok å sende forslag til endring av vedtektene for KS om representasjon til Landsting og fylkesmøter på høring til fylkesstyrene og medlemmene. Forslaget til endring av vedtektene skal behandles på ekstraordinært Landsting Hovedstyret behandlet sak om hvorvidt vedtektenes punkt om kontingent også skulle behandles på det ekstraordinære Landstinget. Det ble vedtatt at vedtektene om kontingent ikke endres i denne omgang. Høringsfristen er satt til Endringer i kommune- og fylkeskommunestrukturen får konsekvenser for representasjon i KS landsting og fylkesmøter. Endringene i representasjon for de kommuner og fylkeskommuner som slår seg sammen vil gi en annen fordeling av representanter i fylkesmøtene og av delegater til Landstinget. Neste ordinære landsting er i februar Dersom dette Landstinget skal fungere på en representativ måte, må ny fordeling av delegater være gjort på forhånd. Det er viktig at Landstinget 2020 har et representasjonsgrunnlag som er omforent slik at de vedtak som der treffes blir fullt ut akseptert i alle deler av organisasjonen og dens medlemmer. Det legges derfor opp til et ekstraordinært Landsting i mai i år. Dette Landsting skal kun behandle de vedtektsendringer som er nødvendige for å sikre ny representasjonen både til fylkesmøtene og Landstinget. Derfor fremmes også et forslag om å gi mulighet for å utvide antall medlemmer i fylkesstyrene når flere fylker slå seg sammen. Hovedstyret har igangsatt et arbeid med mulig revidering også av andre bestemmelser i vedtektene. Dette skal behandles på vanlig vis i det ordinære landstinget i Ny modell for representasjon fra fylkeskommuner og kommuner til Landstinget Hovedstyret har innstilt på at antall delegater til landstinget bør beholdes omtrent på det nivå som de forrige landsting, dvs delegater. Dette gir mulighet til et balansert styrkeforhold mellom fylkeskommuner og kommuner. Forslaget som nå sendes på høring innebærer en noe endret fordeling kommunene i mellom der mellomstore og store kommuner får noe sterkere representasjon. Dersom man hadde anvendt dagens vedtekter på valg av utsendinger til Landstinget 2020, ville Landstinget på grunn av endinger i kommune- og fylkesstrukturen - blitt redusert fra 218 til 146 (i tillegg kommer Hovedstyret og utsendinger fra KS Bedrift). En annen konsekvens er at det vil bli svært liten forskjell i antall utsendinger mellom små og store fylker. Tallet vil kun variere mellom 12 og 14 utsendinger.

15 Hvis vi ser på fylkeskommunenes antall delegater i 2020 med dagens vedtekter, vil f.eks. de tre fylkeskommunene som går inn i nye Viken fylkeskommune samlet gå fra å ha 12 delegater til 4 delegater. Kommunedelegatene fra Viken ville blitt redusert fra 26 til 10. Til sammenligning vil Møre og Romsdal fylkeskommune ha uendret antall delegater 4 fra fylkeskommunen og 8 fra kommunene. Dvs. at de sender nesten like mange delegater til Landstinget som de nye og langt større fylkene. Føringer for ny modell: - Det skilles mer mellom små og store fylker både for antall delegater fra kommuner og fylkeskommuner. - Balansen opprettholdes mellom fylkeskommunene og kommunene ca 1/3 av delegatene kommer fra fylkeskommunene. - Pga. stor ulikhet i folketall i fylkeskommunene øker antall delegater fra fylkeskommunen noe ved økende innbyggertall. Fylkeskommunenes delegater starter med 4 for fylker under og øker med 1 utsending for hver Kommunens delegater starter med 9 for fylker under og øker med 2 utsendinger pr Modellen gir til sammen 221 delegater mot dagens 218 (eks. Hovedstyret og KS Bedrift): Innbyggere Antall fylker Delegater Fylkeskommunen Totalt fra fylkeskommunene Delegater kommuner Totalt fra kommuner SUM Ny modell for representasjon fra fylkeskommunene og kommunene til fylkesmøtet Føringer for ny modell: - Alle kommunene skal være representert. - Kortere intervaller utfra folketall gjenspeiler bedre varierende kommunestørrelse. - Store kommuner og spesielt storbyene, får økt representasjonen. - For fylkeskommunene starter antallet delegater på 13, som er det samme antallet som alle fylkeskommunene har fast i dag. Ved økende innbyggertall øker representasjonen noe. - For å få en mer rettferdig fordeling kommunene i mellom må det godtas at summen av kommunedelegater til fylkesmøtene øker.

16 Delegater fra kommuner til fylkesmøtene: Inntil 3000 innb. 1 delegat «2 delegater «3 « «4 « «5 « «6 « «7 « «8 « «9 « «10 « «11 « «12 « «13 « «14 « «15 « «16 « «17 «Delegater fra fylkeskommunene til fylkesmøtene: Inntil innbyggere: 13 delegater. For hver innbyggere i tillegg øker representasjonen med 1 delegat. Fylker 2020: Innb Delegater fra fylkeskommunene til fylkesmøtet: Delegater fra kommunene til fylkesmøtet: Delegater fra fylkeskommunen og kommunene til fylkesmøtet: Viken Oslo Innlandet Vestfold og Telemark Agder Rogaland Vestland Møre og Romsdal Trøndelag Nordland Troms og Finnmark Størrelsen på fylkesstyrene: I tillegg til vedtektenes punkt om valg til Landsting og fylkesmøtene, bør også punktene som omhandler valg av fylkesstyret, 11.2 og 11.7, endres. Dagens vedtekter (pkt. 11.7) sier at fylkesstyret består av 6-8 medlemmer inkl. representant for KS Bedrift. For å imøtegå at det ved tidligere fylkessammenslåing har det vært et ønske om å ha mulighet til å lage større fylkesstyrer, foreslås det at antall medlemmer i fylkesstyret endres fra 6-8 til Dersom man etablerer fylkesstyrer over de nye fylkesgrensene økes antall medlemmer til maks 15.

17 Forslag til tekst nye vedtekter 4 Valg av landstingsrepresentanter Dagens 4.1: Kommunenes landstingsdelegater med varadelegater velges for landstingsperioden på første fylkesmøte i perioden. Kommunenes representanter i Fylkesmøtet velger så mange landstingsdelegater som det samlede innbyggertall i fylket pr i valgåret tilsier: Inntil innbyggere - 5 delegater til innbyggere - 6 delegater til innbyggere - 7 delegater til innbyggere - 8 delegater til innbyggere - 9 delegater og flere innbyggere - 10 delegater Nytt forslag 4.1. Kommunenes landstingsdelegater med varadelegater velges for landstingsperioden på første fylkesmøte etter kommune- og fylkestingsvalget. Kommunenes representanter i Fylkesmøtet velger så mange landstingsdelegater som det samlede innbyggertall i fylket pr i valgåret tilsier: Inntil innbyggere - 9 delegater til innbyggere - 11 delegater til innbyggere - 13 delegater til innbyggere - 15 delegater til innbyggere - 17 delegater til innbyggere - 19 delegater til innbyggere -21 delegater til innbyggere - 23 delegater til innbyggere -25 delegater til innbyggere - 27 delegater til innbyggere - 29 delegater og flere innbyggere - 31 delegater Dagens 4.3: Fylkeskommunens landstingsdelegater med varadelegater velges blant Fylkestingets representanter og Fylkesrådene for fire år innen utgangen av oktober måned det år fylkestingsvalget er holdt, j.fr. 17 nr.1 i Kommuneloven. Hver fylkeskommune velger delegater basert på folketall pr det år valg til fylkesting holdes etter følgende skala: Inntil innbyggere - 2 delegater til innbyggere - 3 delegater og flere innbyggere - 4 delegater Nytt forslag 4.3: Fylkeskommunens landstingsdelegater med varadelegater velges blant Fylkestingets representanter og Fylkesrådene for landstingsperioden innen utgangen av oktober måned det år fylkestingsvalget er holdt, j.fr. 17 nr.1 i Kommuneloven. Hver fylkeskommune velger delegater etter samlede innbyggertall i fylket pr i valgåret, etter følgende skala: Inntil innbyggere - 4 delegater til innbyggere - 5 delegater til innbyggere - 6 delegater til innbyggere - 7 delegater til innbyggere - 8 delegater

18 til innbyggere - 9 delegater til innbyggere - 10 delegater til innbyggere - 11 delegater til innbyggere - 12 delegater til innbyggere - 13 delegater til innbyggere - 14 delegater og flere innbyggere - 15 delegater 10 Fylkesmøtet Dagens 10.9: Hver kommune velger representanter med varamedlemmer til Fylkesmøtet på bakgrunn av folketallet pr det år valg til kommunestyret avholdes, etter følgende skala: Inntil 5000 innbyggere - 1 representant 5001 til innbyggere - 2 representanter til innbyggere - 3 representanter til innbyggere - 4 representanter til innbyggere - 5 representanter til innbyggere - 6 representanter til innbyggere - 7 representanter og flere innbyggere - 8 representanter Nytt forslag 10.9: Hver kommune velger representanter med varamedlemmer til Fylkesmøtet på bakgrunn av folketallet pr det år valg til kommunestyret avholdes, etter følgende skala: Inntil 3000 innbyggere - 1 delegat 3001 til innbyggere - 2 delegater til innbyggere - 3 delegater til innbyggere - 4 delegater til innbyggere - 5 delegater til innbyggere - 6 delegater til innbyggere - 7 delegater til innbyggere - 8 delegater til innbyggere - 9 delegater til innbyggere - 10 delegater til innbyggere - 11 delegater til innbyggere - 12 delegater til innbyggere - 13 delegater til innbyggere - 14 delegater til innbyggere - 15 delegater til innbyggere - 16 delegater og flere innbyggere - 17 delegater Dagens 10.12: Fylkeskommunenes representanter til Fylkesmøtet består av fylkesordføreren og 12 fylkestingsmedlemmer eller fylkesråder (j.fr 3).

19 Nytt forslag 10.12: Hver fylkeskommune velger representanter med varamedlemmer til Fylkesmøtet blant Fylkestingets representanter og Fylkesrådene på bakgrunn av folketallet pr det år valg til fylkesting avholdes, etter følgende skala: Inntil innbyggere - 13 delegater til innbyggere - 14 delegater til innbyggere - 15 delegater til innbyggere - 16 delegater til innbyggere - 17 delegater til innbyggere - 18 delegater til innbyggere - 19 delegater til innbyggere - 20 delegater til innbyggere - 21 delegater til innbyggere - 22 delegater til innbyggere - 23 delegater og flere innbyggere - 24 delegater 11 Fylkesstyret: Dagens 11.2: Det kan velges et felles Fylkesstyre på tvers av fylkesgrensene. Øvre antall fylkesstyremedlemmer kan da økes til 10. Dagens 11.7: Fylkesstyret består av fra 6 til 8 medlemmer med varamedlemmer, hvorav en representant med varamedlem valgt av Bedriftsstyret og 11.7 slås sammen til nytt 11.2, forslag: Fylkesstyret består av 7 til 11 medlemmer med varamedlemmer, hvorav en representant med varamedlem valgt av Bedriftsstyret. Dersom man etablerer fylkesstyrer over (de nye) fylkesgrensene økes antall medlemmer til maks 15. Gunn Marit Helgesen

20 Arkiv: Saksmappe: Saksbehandler: Terje Tveeikrem Sæter Dato: Saksframlegg Budsjettrammer for nye Molde kommune budsjett for 2020 og økonomiplan for planperioden Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 6/19 Fellesnemnda Nye Molde kommune Prosjektrådmannens forslag til vedtak Fellesnemnda for nye Molde kommune vedtar at det i det videre arbeidet med budsjett 2020 og økonomiplan , legges til grunn de inntektsforutsetningene, bruk av disposisjonsfond og rammereduksjoner som fremgår av denne saken. Saksopplysninger Det administrative arbeidet med budsjettet for 2020 og økonomiplanperioden starter for alvor etter at fellesnemnda har gitt signaler til den økonomiske rammedanningen. Dette skjer gjennom vedtaket i denne saken som gir føringer og signaler til det videre administrative arbeidet. Alle detaljer er ennå ikke på plass, men det er elementer i balanseringen som bør drøftes inngående i denne saken. Til tross for at kommunene hadde et regnskapsmessig mindreforbruk i 2018 så hadde kommunene Midsund og Molde et betydelig merforbruk i sin tjenesteproduksjon. Hvorvidt noe av dette tas med videre inn i 2019 og 2020 er foreløpig svært uvisst, men prosjektrådmannen ser ikke bort ifra at så er tilfelle. Dette vil i så fall gi en betydelig tilleggsutfordring ved etablering av ny kommune. Det viktigste med denne saken er å ta stilling til de økonomiske rammevilkår som skal gjelde for den kommende planperioden. I det etterfølgende drøftes de ulike elementene som vil være usikkerhetsfaktorer i det videre arbeidet, men hvor det må legges inn forutsetninger ved balanseringen. Driftsrammer i nye Molde kommune På nåværende tidspunkt er det ikke mulig å komme opp med nøyaktige budsjettrammer for alle enhetene eller sektorene i den nye kommunen. For de tjenesteproduserende enhetene, som i utgangspunktet skal fortsette som før, er det ikke vanskelig å nå definere en foreløpig budsjettramme for 2020 og tilhørende økonomiplanperiode. For de tjenesteproduserende enhetene som skal slås sammen eller fordeles på en ny måte, sektorledelsen og stabsavdelingene er det fremdeles for mange forhold som ikke er avklart til at det kan fastsettes noen budsjettrammer nå. Arbeidet med å få til en endelig fordeling av

21 budsjettrammer, arbeidsoppgaver og ansatte foregår nå for fullt, men det vil ennå ta tid før disse kan presist defineres. Ved fastsettelse av økonomiplanene i dagens tre kommuner var det knyttet mer usikkerhet til perioden enn vanlig. Økonomiplanene tar ikke hensyn til ny organisering i den nye kommunen og de tre kommunene har på ulik måte tatt hensyn til eller lagt inn endringer i driftsrammene fra Midsund kommune har valgt å korrigere inntektsposten fra Havbruksfondet for å ta hensyn til en del endringer som vil komme. Molde kommune har valgt å fordele ut udefinerte rammereduksjoner til avdelinger og enheter. Nesset kommune har gått steget lengre og fordelt spesifikke rammereduksjoner i sin økonomiplan. Samlet sett vil udefinerte rammereduksjoner måtte løses sammen med nye inntektsforutsetninger i budsjettprosessen for Udefinerte rammereduksjoner i dagens Molde kommune er på 48,3 mill. kroner i 2020, økende til 55,2 mill. kroner i 2022 og Noen av utfordringene vil finne sin løsning gjennom at det må forventes at den nye kommunen kan hente ut nye stordriftsfordeler fra 2020, ikke minst gjennom fjerning av triple funksjoner i dagens tre kommuner. Når og hvor disse innsparingen vil komme er ennå ikke klart. Men det er klart at alt kan ikke hentes ut i Det vil ta flere år før hele den nye stordriftsfordelen er hentet ut. For å kunne synliggjøre omtrentlig nivået på de ulike sektorene i den nye kommunen, er det gjort en øvelse med å konsolidere budsjettet for 2019 etter organiseringen for den nye kommunen. For de aller fleste vil dette være et godt utgangspunkt for For andre avdelinger og enheter som blir endret og/eller slått sammen, er anslaget fremdeles noe upresist. Tabellen under er aggregert opp på sektornivå og viser tilnærmede netto sektorrammer for 2019 basert på organiseringen av nye Molde kommune. Konsolidert budsjett 2019 Midsund Molde Nesset Sum Sentraladministrasjon Oppvekst, kultur og velferd Helse og omsorg Teknisk, plan, næring og miljø Molde Eiendom KF Nordmøre og Romsdal brann og redning IKS Fellesområdet (finansutgifter og frie inntekter) Balansering Tabellen viser at det vil være to store sektorer som i 2019 tilsvarer 84 prosent av budsjettrammene. Det vil bli justeringer i både beløp og prosentvise andeler frem mot budsjett 2020, men tabellen over gir et grovt anslag på hvordan rammene vil bli. Inntektsforutsetninger Tilskudd fra Havbruksfondet I vedtatte budsjetter og økonomiplaner har kommunene Midsund, Molde og Nesset lagt inn følgende forutsetninger hva gjelder tilskudd fra Havbruksfondet:

22 Budsjett Økonomiplan Tilskudd fra Havbruksfondet Midsund kommune Molde kommune Nesset kommune Sum budsjetterte inntekter Inntektene i 2019 er knyttet til 2018-oppgjøret, men blir først utbetalt i Fordelingen mellom kommunene for 2019 er ennå ikke kjent og kan bli endret sammenlignet med fordelingen i Ut fra mottatt tilskudd i 2018, og tilsvarende fordeling i 2019, så blir samlet tilskudd knyttet til 2018-oppgjøret 16,2 mill. kroner. Nysalg eller volumøkningen i biomassen i 2018 var på cirka 3 prosent. Det er signalisert at en vekst i biomasse på cirka 2 prosent hvert andre år fremover. Dette vil tilsi en inntekt for den nye kommunen på 10,8 mill. kroner i 2020 og 2022 gitt lik fordeling mellom kommunene som i Det er fremdeles knyttet stor usikkerhet til ordningen. Et spørsmål er om salg av ny biomasse blir slik det er signalisert fremover. Videre foregår det også diskusjoner rundt å endre fra salg av ny biomasse til å skattlegge bruk av sjøareal eller innføre en omsetningsavgift. Det er derfor vanskelig å anslå denne inntekten presist på nåværende tidspunkt. For årene har Midsund kommune justert denne inntektsposten for å fange opp ulike endringer som forventes å komme inn i ny kommune. Inntekten knyttet til Havbruksfondet må derfor justeres ned, og ut fra signal om ordningen kan det kun legges inn inntekter for årene 2020 og Tabellen under viser inntektsanslag som forutsettes i den videre budsjettprosessen og hvor mye lavere dette tilskuddet er enn i gjeldende økonomiplaner. Redusert tilskudd må finne sin dekning i kommende budsjett og økonomiplan. Nye Molde kommune Tilskudd fra Havbruksfondet Redusert tilskudd For 2023 i tabellen over er det lagt til grunn at inntektene i gjeldende økonomiplaner er videreført for 2023, men at det ikke vil bli utbetalt tilskudd det året. Det må derfor finne sin dekning i kommende økonomiplan. Eiendomsskatt Eiendomsskatten er ulik i de tre kommunene. I henhold til intensjonsavtalen vil det ikke bli utskrevet eiendomsskatt i dagens Midsund kommune så lenge dette er en øykommune uten fastlandsforbindelse. Det forutsettes at dette vil gjelde i kommende planperiode. I Molde kommune er satsen for eiendomsskatt på alle skatteobjekter 3,57 promille for Satsen har gått ned siden 2016 samtidig som skattegrunnlaget har økt tilsvarende. Dette tilsier en eiendomsskatt i 2019 på nominelt samme nivå som i Reelt sett har eiendomsskattet blitt redusert med årlig lønns- og prisvekst siden I Nesset kommune er det en alminnelig sats på 7,0 promille og en sats på 3,58 promille for boliger og fritidsboliger. Nesset kommune har hatt eiendomsskatt siden 1981, men eiendomsskatt på bolig- og fritidseiendommer ble innført i Inntekter fra eiendomsskatten er innlagt i kommunenes økonomiplaner med følgende beløp:

23 Budsjett Økonomiplan Eiendomsskatt Midsund kommune Molde kommune Nesset kommune - generell 7,0 promille Nesset kommune - boliger og fritidsboliger 3,58 promille Sum budsjetterte inntekter Harmonisering av dagens eiendomsskatt forutsettes gjennomført over årene 2020 og Harmoniseringen vil bestå i å avklare generell promillesats, avklare eventuell egen skattesats for boliger og fritidsboliger og få på plass et nytt, felles takstgrunnlag for den nye kommunen. Molde kommune har i dag kun en generell promille på 3,57. Nesset kommune har en generell promille på 7,0 og en promille på 3,58 for boliger og fritidsboliger. Det er mulig å differensiere promillesatsen mellom ulike eiendommer, men alle næringseiendommer må ha samme sats og alle boliger og fritidsboliger må ha samme sats. Fra 2020 vil høyest mulige promille for boliger og fritidsboliger være 5,0 promille. Det forventes at denne blir redusert til maksimalt 4,0 promille fra 2021, i tråd med regjeringsplattformen. For andre eiendommer, herunder næringseiendommer, vil den høyeste lovlige promillesatsen fremdeles være 7,0. Promillesatsen for boliger og fritidsboliger er i dag tilnærmet identisk mellom Nesset og Molde kommuner. Begge er også innenfor forventet ny maksimal promille. For andre eiendommer, i hovedsak næringseiendommer, må enten satsen i dagens Nesset kommune reduseres eller den må øke i dagens Molde kommune slik at de er like i Det forutsettes i denne sak at den generelle promillesatsen blir 3,6 i 2020 og ut planperioden. I Molde kommune er takstene fastsatt i 2002/2003 og har fra 2013 og frem til i dag vært gjenstand for årlig kontortaksering. Nesset kommune benytter skatteetatens formuesgrunnlag for boligtakster og egne takster fra sakkyndig nemd for alle øvrige eiendommer. Det vil også komme endringer i eiendomsskatteloven fra 2020 vedrørende reduksjonsfaktor for boliger og fritidseiendommer. Kort fortalt blir endringen slik at taksten på boliger og fritidsboliger skal være basert på en salgsverdi og at eiendomsskattetaksten skal være 30 prosent lavere. Det vil si en reduksjonsfaktor på 30 prosent. I dag er det kun krav om reduksjonsfaktor ved bruk av skatteetatens formuesgrunnlag, og faktoren er i dag på 20 prosent. Nesset bruker denne på sine boliger og det vil si at reduksjonsfaktoren vil øke fra 20 til 30 prosent. Dette vil isolert sett redusere eiendomsskatteinntektene med anslagsvis 1,5 mill. kroner i Hvordan dette vil slå ut i dagens Molde kommune er ennå ikke avklart. Her benyttes egne takster fra 2002 og Til tross for at takstene har blitt økt årlig siden 2013, er det fremdeles grunn til å tro at eiendomsskattetakstene i Molde kommune på boliger og fritidsboliger ligger godt under salgsverdi eller markedsverdi. Usikkerheten her er knyttet til om dette kan defineres formelt som en reduksjonsfaktor eller ikke. KS eiendomsskatteforum jobber med å få avklart dette, og håper at det vil være avklart innen seks uker. Dersom lavere takster blir godkjent som reduksjonsfaktor i en overgangsperiode, vil ikke eiendomsskatteinntektene bli påvirket av lovendringen. Dersom det ikke blir godkjent som reduksjonsfaktor, vil eiendomsskatteinntektene fra boliger og fritidsboliger i dagens Molde kommune bli redusert med 30 prosent i Skulle det skje må det bli tatt en diskusjon rundt hva som skal gjøres med takstene på boliger og fritidsboliger i dagens Molde kommune frem til Det forutsettes her at dagens takst i Molde kommune vurderes som redusert med minst 30 prosent og at inntektene ikke blir redusert i Videre vil et fritak av eiendomsskatt i Midsund kommune medføre et bortfall av eiendomsskatteinntekter på Sekken i dagens Molde kommune. Dette vil redusere inntektene i 2020, men endelig beløp er ennå ikke beregnet.

24 Prosjektrådmannen vil foreslå en lik skattetakst på 3,6 promille hvor den generelle satsen i dagens Nesset kommune settes ned over 2 år. Dette vil gi følgende inntekter i planperioden: Budsjett Økonomiplan Eiendomsskatt - harmonisering Midsund kommune Molde kommune Nesset kommune - generell 7,0 promille Nesset kommune - boliger og fritidsboliger 3,58 promille Sum inntekter Dette tilsvarer reduserte eiendomsskatteinntekter på anslagsvis 3,3 mill. kroner i 2020 og 6,0 mill. kroner i 2021 og utover. Salg av konsesjonskraft Nesset kommune har i utgangspunktet 85,72 GWh til disposisjon. Kommunen har ikke klart å disponere alt dette gjennom eget forbruk eller gjennom videresalg. Det er dermed inngått en avtale med Møre og Romsdal fylkeskommune for perioden 1. januar 2018 til 31. desember 2019 hvor Nesset kommune disponerer 58,18 GWh og fylkeskommunen det resterende. Det forventes at nye Molde kommune klarer å disponere all konsesjonskraften (85,72 GWh) gjennom eget forbruk og videresalg fra Dette vil bidra til økt volum og inntekt i den nye kommunen. Volumendringen blir en økning på 47,3 prosent sammenlignet med dagens volum i Nesset kommune. Priselementet eller gjennomsnittlig overskudd per kwh har variert mye over tid. Det er derfor knyttet usikkerhet til hva konsesjonskraftsinntektene vil bli i 2020 og årene fremover. I 2017 var gjennomsnittlig overskudd per kwh på 9,33 øre. Den prisen tilsier en inntekt på 8,0 mill. kroner når nytt volum (85,72 kwh) er lagt til grunn. I 2018 var gjennomsnittlig overskudd per kwh på 19,09 øre. Den prisen tilsier en inntekt på 16,4 mill. kroner i 2020 med økt volum. Konsesjonskraftsinntektene var rekordhøye i Nesset kommune i Det er derfor svært ambisiøst å legge til grunn fjorårets overskudd og inntekt som grunnlag for budsjett Nesset kommune har budsjettert med en årlig inntekt på 8,0 mill. kroner i gjeldende økonomiplan. Dette er litt høyere enn gjennomsnittlig årlig inntekt de siste ti årene som har vært på 7,4 mill. kroner. Omregnet til økt volum tilsvarer dette en gjennomsnittlig inntekt på 10,9 mill. kroner. Videreføring av dagens budsjetterte inntekt tilsvarer en inntekt på 11,8 mill. kroner for den nye kommunen. Beløpet rundes opp til 12,0 mill. kroner og det legges inn som årlig konsesjonskraftsinntekt i kommende budsjett og økonomiplan. Statlige rammebetingelser og skatteinntekter Det er så mange endringer og avklaringer som ikke kommer før kommuneproposisjonen blir lagt frem i mai, at det ikke er mulig å anslå hva rammetilskuddet og skatteinntektene blir for den nye kommunen på nåværende tidspunkt. KS har laget en modell som simulerer hva rammetilskuddet ville blitt dersom de tre kommunene var slått sammen i Denne modellen viser at rammetilskuddet samlet sett ville ha blitt 4,9 mill. kroner lavere i 2018 og at det i all hovedsak er knyttet til at overgangsordningen for kommuner som slår seg sammen faller bort (kommuner som skal slå seg sammen skulle ikke tape på endringene i inntektssystemet i 2017 knyttet til endringer i basistilskuddet og småkommunetilskuddet). KS sier selv at modellen må brukes med forsiktighet for å si noe om Det skyldes at det kan komme mange nye endringer utover det som kommer til og faller bort som følge av kommunereformen. Inndelingstilskuddet vil kompensere den nye kommunen fullt ut for tap av basistilskuddet og kompensere for netto nedgang i samlede regionalpolitiske tilskudd. Kommunen vil motta inndelingstilskudd i 15 år før det trappes ned over de kommende fem årene. Samtidig kan inndelingstilskuddet bli finansiert over den generelle kommunerammen i statsbudsjettet og dermed føre til reduksjon i de andre tilskuddene som inngår i

25 rammetilskuddet. Det må forventes noe omfordeling i kommende rammetilskudd og at ikke alt nytt blir finansiert med økt kommuneramme. Renteutvikling Alle de tre kommunene har lagt inn renteforutsetninger i den kommende planperioden som tilsier en gjennomsnittlig rentesats på 1,9 prosent. Dette er lavt, men prosjektrådmannen foreslår at denne forutsetningen ligger fast. Investeringer Arbeidet med kommende års investeringsbudsjett er ennå ikke kommet i gang. Investeringsnivået vil påvirke kommende års rente- og avdragsutgifter. I denne saken og det videre administrative arbeidet, legges det til grunn at nivået vil tilsvare dagens tre økonomiplaner. Investeringsbudsjettet vil få økt fokus senere i budsjettprosessen. Reformstøtte Ved etableringen av nye Molde kommune 1. januar 2020, vil den nye kommunen motta 25,0 mill. kroner i reformstøtte. Et tilsvarende beløp er benyttet til investeringer i Midsund kommune. Investeringene er lånefinansierte mens reformstøtten vil bli å regne som en driftsinntekt. Hvorvidt støtten skal benyttes til å betale ned ekstra avdrag på lån tilsvarende 25,0 mill. kroner eller benyttes i balanseringen av driftsbudsjettet for 2020 må avklares. Prosjektrådmannen vil tilrå at beløpet benyttes i balanseringen av driftsbudsjettet og dermed bidrar til en mykere driftsmessig overgang uten at oppsparte midler benyttes i for stort omfang. Økonomisk utfordring og balansering Den samlede økonomiske utfordringen i denne saken fremgår av tabellen under. Det er ennå mye som er uavklart frem mot budsjett 2020, men per nå viser den en økonomisk utfordring på 22,6 mill. kroner i Reformstøtten som blir utbetalt i 2020 reduserer utfordringen i I 2021 er den økonomiske utfordringen økt til 63,1 mill. kroner. Økonomiplan Økonomisk utfordring Redusert tilskudd fra Havbruksfondet Udefinerte rammekutt Molde kommune Harmonisering av eiendomsskatt Økte konsesjonskraftinntekter Reformstøtte Sum utfordring Det er to måter å løse utfordringen på: redusere budsjettrammene eller bruke disposisjonsfond. Følgende fordeling legges til grunn i denne saken: Økonomiplan Balansering Bruk av disposisjonsfond Rammetrekk Sum inndekning av økonomisk utfordring Bruk av disposisjonsfond Nye Molde kommune må tilstrebe økonomisk balanse snarest etter konsolideringen og etableringen. Gjennomføring av sammenslåinger tilsier imidlertid at det vil påløpe såkalte «pukkelkostnader» i en oppstartsperiode, samtidig som forventede effektiviseringsgevinster

26 tar noe lengre tid å hente ut enn forutsatt. Prosjektrådmannen vil derfor tilrå at den nye kommunen får en mykere landing økonomisk gjennom å benytte oppsparte disposisjonsfond i overgangsfasen. En langsiktig målsetning i intensjonsavtalen er et disposisjonsfond på 5,0 prosent av brutto driftsinntekter. Dersom det forutsettes at regnskapsresultatene 2018 for kommunene Molde og Nesset blir tillagt disposisjonsfond og at avsetning/bruk i 2019 blir som budsjettert, vil fondet ha følgende utvikling fremover: Saldo på disposisjonsfond Anslag utvikling disposisjonsfond Brutto driftsinntekter Disposisjonsfond Disposisjonsfond i pst. av brutto driftsinntekter 6,0 % 4,6 % 3,9 % 3,3 % Disposisjonsfondet, som i all hovedsak er bygd opp siden 2016 gjennom gode regnskapsresultat i Molde kommune, gir det nødvendige handlingsrommet for den nye kommunen til å få bruke litt tid på å harmonisere tjenestenivå og -kvalitet. Deretter vil det bli viktig å igjen ha fokus på den langsiktige målsettingen om et disposisjonsfond på 5 prosent av brutto driftsinntekter. I det videre budsjettarbeidet vil det være et mål å få redusert bruk av disposisjonsfond så langt det er mulig. Det er mange forhold som ennå ikke er avklart, men skulle det vise seg at det er mulig å redusere bruken av disposisjonsfond, så vil det bli gjort. For eksempel kan nye Molde kommune få reduserte utgifter til interkommunale samarbeid. I så fall skal dette gå til å redusere bruken av disposisjonsfond. Rammetrekk Det er ennå mange elementer både på inntekts- og utgiftssiden som ennå ikke er avklart inn mot ny kommune. Det er likevel realistisk å forvente at budsjettrammene må reduseres i de kommende årene. Som følge av sammenslåingen er det forventet at det vil bli mulig å redusere rammene for de områdene hvor funksjonene i dagens tre kommuner blir slått sammen til én felles funksjon. Dette vil først og fremst gjelde sentraladministrasjonen. Når innsparingene kommer vil være avhengig av når stabsavdelingene opplever naturlig avgang. For de tre tjenestesektorene vil det i 2020 være svært krevende å håndtere reduserte rammer. Fokuset i 2020 bør være på å få sektorene i gang i den nye kommunen og få harmonisert budsjettrammene innenfor sektorene inn mot budsjett Det kan være ulikt nivå mellom dagens tre kommuner innenfor de ulike tjenesteområdene. Det blir derfor viktig at budsjettrammene videreføres inn i 2020 for de tjenesteproduserende enhetene, slik at det blir gitt tid til å harmonisere budsjettrammene og ikke minst at dette gjøres sammen i den nye kommunen. Det foreslås derfor i denne saken at rammtrekket på 4,6 mill. kroner i 2020 legges i sin helhet på sentraladministrasjonen/stabsavdelingene og at de tre tjenesteproduserende sektorene unngår rammetrekk i 2020 gjennom bruk av disposisjonsfond. Fra 2021 må rammetrekkene øke og da vil det være naturlig at også de tre sektorene får sin andel. Budsjett Økonomiplan Rammereduksjoner Stabsavdelingene inkl. rådmannen Sektor for oppvekst, kultur og velferd Sektor for helse og omsorg Sektor for teknisk, plan, næring og miljø Sum rammetrekk

27 Videre politisk budsjett- og økonomiplanprosess Budsjettprosessen for nye Molde kommune ble vedtatt av fellesnemnda i november 2018 (sak 40/18). Nemndas møteplan ble utarbeidet i ettertid, noe som medvirker til at dialogprosessen må endres noe. Blant annet vil det ikke bli møte i fellesnemnda i april som forutsatt i saken. I henhold til vedtatt budsjettprosess og møteplan for fellesnemnda, forberedes og gjennomføres derfor følgende aktiviteter: Dialogmøte 1: Fellesnemnda møte fredag den 22. februar Det ble utarbeidet en tidligpresentasjon av utfordringsbildet med bakgrunn i kommunenes regnskaper for 2018, vedtatt budsjett for 2019 og økonomiplaner for perioden Dette ble presentert på møtet den 22. februar. Dialogmøte 2: Fellesnemnda møte onsdag den 20. mars Gjennom denne saken blir noen sentrale inntektsforutsetninger lagt, og det blir tatt stilling til bruk av fond og rammereduksjoner. Dialogmøte 3: Fellesnemnda møte onsdag 29. mai 2019 Presentasjon av den fremlagte kommuneproposisjonen for 2020 og konsekvensene for nye Molde kommune. Politisk aktivitet: Fellesnemnda møte onsdag 18. september 2019 Nemnda behandler og vedtar rammesaken som gir rådmannen klare signaler og føringer til det videre budsjettarbeidet. Dialogmøte 4: Formannskapet i nye Molde kommune møte 5. november 2019 Prosjektrådmannen legger frem de økonomiske konsekvensene forslaget til statsbudsjett for 2020 vil få for den nye kommunen. Prosjektrådmannen presenterer videre investeringsutfordringene den nye kommunen står overfor. Dialogmøte 5: Formannskapet i nye Molde kommune møte 19. november 2019 Prosjektrådmannen gir det nyvalgte formannskapet en presentasjon av sin foreløpige skisse til budsjett for 2020 og økonomiplanperioden Politisk aktivitet: Formannskapsmøte i nye Molde kommune møte 3. desember 2019 Prosjektrådmannens skisse til budsjett for 2020 og økonomiplan for perioden behandles og innstilling til kommunestyret vedtas. Politisk aktivitet: Kommunestyremøte i nye Molde kommune møte 19. desember 2019 Det første budsjettet for nye Molde kommune vedtas av kommunestyret. Avsluttende kommentar Denne saken viser at det vil bli krevende å balansere budsjettet de kommende årene. Dette gjelder spesielt fra 2021 og utover. Men det er fremdeles mange forhold som ennå ikke er avklart, og som vil få betydning for budsjettrammene for kommende budsjett og økonomiplan. For å få arbeidet godt med å harmonisere tjenestevolum, -nivå og -kvalitet benyttes disposisjonsfondet for å unngå rammereduksjoner innenfor tjenesteproduksjonen det første året, samt redusere rammereduksjonene de tre neste årene. Dette er en mulighet som den nye kommunen har da det har blitt bygd opp et relativt stort disposisjonsfond de siste tre årene.

28 Arne Sverre Dahl Prosjektrådmann

29 Arkiv: Saksmappe: Saksbehandler: Britt Rakvåg Roald Dato: Saksframlegg Lokalisering av arbeidsplasser nye Molde kommune Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 7/19 Fellesnemnda Nye Molde kommune Prosjektrådmannens forslag til vedtak 1. Fellesnemnda for nye Molde kommune stiller seg bak prosjektrådmannens vurderinger i saksfremlegget og vedtar følgende prinsipp for lokalisering av administrative arbeidsplasser i nye Molde kommune: Hovedprinsippet er at ansatte i hovedsak kan ha sitt oppmøtested ved nåværende lokalisasjoner. Det skal legges til rette for at ansatte som ønsker å pendle for å være en del av et større arbeidsmiljø, en eller flere dager i uken, skal få anledning til det. Det skal være et fagmiljø innen landbruksforvaltning, næring og miljø i Eidsvåg. Hovedprinsippet om minst mulig endring av arbeidssted for ansatte gjelder også innen landbruksforvaltning. 2. Fellesnemnda for nye Molde kommune ber om at prosjektrådmannen i det videre gjør vurderinger om lokalisering av arbeidsplasser opp mot intensjonsavtalens beskrivelser omkring lokalisering, effektivisering av, kompetanse innenfor og kvalitet på tjenestene, rekruttering, økonomiske rammer, digitalisering og innovative løsninger. Saksopplysninger Til fellesnemnda for nye Molde kommune er delegert vedtaksmyndighet fra de tre kommunestyrene mellom annet for politisk organisering og administrativ hovedmodell. Det ble tidlig gjort vedtak om politisk organisering med formannskapsmodell og tre hovedutvalg. Fellesnemnda vedtok så, etter anbefaling fra prosjektrådmann, en administrativ hovedmodell som speiler den politiske organiseringen og som søker ivareta målene for den nye kommunen. Videre administrativ organisering er delegert til prosjektrådmann og han har i samarbeid med sine ledere beskrevet organisering innen sektorer og stabsavdelinger innen 1. januar 2019.

30 Den fullstendige organiseringen er beskrevet på nettsiden til nye Molde: Arbeidsgruppen har i sin rapport gått spesielt inn på områdene landbruk og dokumentsenter. Landbruk ligger som ansvarsområde i sektor for teknisk, plan, næring og miljø i enheten «samfunn og plan» sammen med blant annet naturforvaltning. Landbruksområdet vil samarbeide med flere områder innen denne enheten, men også med områder som er lagt til stab under kommunalsjefen: Miljø, klima, energi og bærekraft, næringsutvikling og grunnerverv: Når det gjelder dokumentsenter blir dette etablert som en seksjon, arkiv og dokumentforvaltning, i Administrasjonsavdelingen under assisterende rådmann, med ansatte i alle de tre nåværende kommunene og tett samarbeid med politisk sekretariat og ROR IKT. Det som danner bakteppet for at prosjektrådmannen oppnevnte denne arbeidsgruppen er intensjonsavtalen kap 6.3., mellom kommunene Midsund, Molde og Nesset: «Det bør være samsvar mellom overordnet politisk og administrativ organisering. Den overordnede ledelsen i kommunen skal være i kommunesenteret Molde. Rådmann og kommunalsjefer skal sitte samlokalisert sammen med politisk ledelse. Digitalisering åpner for mer effektive og mer

31 desentraliserte administrative funksjoner. Det må påregnes en reduksjon i antall administrativt ansatte i kommunen, avhengig av utviklingen i de kommunale oppgavene. Det skal legges til rette for at administrative arbeidsplasser skal kunne legges til Midsund der Midsund har spesiell kompetanse. Det skal bygges opp et fagmiljø innen maritim og marin sektor. Innbyggerne skal i hovedsak få dekket sine behov for tjenester der de bor, og i kommunehuset i Eidsvåg skal det være publikumsretta tjenester og desentraliserte rådhusfunksjoner. Fellesnemnda skal plassere fagmiljøene der det er kvalitetsmessig og økonomisk hensiktsmessig. Fagmiljø og funksjoner som ikke er stedbundne kan lokaliseres til kommunehuset i Eidsvåg. Antallet arbeidsplasser i kommunehuset i Eidsvåg videreføres på nivå med i dag, og følgende prinsipper legges til grunn: Utnyttelse av eksisterende kommunehus Tilstrebe balansert fordeling i utviklingen av arbeidsplasser i kommunehusene Søke å samle tjenester og fagmiljø som gir synergieffekter Ta hensyn til kompetansebehov og rekruttering Endelig avklaring av den administrative organiseringen gjøres etter at Fellesnemnda har tilsatt prosjektleder/fremtidig rådmann i den nye kommunen. Den administrative omorganiseringen skal gjennomføres ved en god prosess i nært samarbeid med de ansatte og deres organisasjoner og i samsvar med lov og avtaleverk.» Fellesnemnda for nye Molde kommune har i sitt mandat at de skal drøfte og vedta: «Organisering.. Ta avgjørelser i spørsmål som gjelder lokaliseringen av ulike administrative og tjenesteproduserende enheter i den nye kommunen.» Arbeidsgruppen som var satt ned for å vurdere lokalisering av arbeidsplasser har vært begrenset til å gjelde funksjoner som er stedsuavhengige, dvs ikke basisfunksjoner innen eks pleie/omsorg, oppvekst, teknisk og helse. Arbeidsgruppen hadde frem til desember følgende deltakere (4 møter): Prosjektleder Britt Rakvåg Roald, Molde: Kirsti Angelhus, Midsund: Ann Kristin Høgset, Nesset: Anne-Karin Sjøli, tillitsvalgte: Kim Arnfinn Trosdahl (Midsund), Hogne Frydenlund (Nesset) og Gerd Norunn Nygård (Molde), vara: Björn Gregull. Ledergruppen for nye Molde kommune og rådmennene i Midsund og Nesset har vært styringsgruppe for dette delprosjektet, sammen med to tillitsvalgte: Arne Sverre Dahl (leder), Ketil Ugelvik, Anne Grete Klokset, Astrid Abelseth, Kurt Thrana, Randi Myhre, Eirik Heggemsnes, Tanja Thalén, Ann-Mari Abelvik, tillitsvalgte: Linda Klausen og Nils Erling Skarseth. Fra 1. januar 2019 har arbeidsgruppen bestått av: Prosjektleder Britt Rakvåg Roald, Molde: Arne Sverre Dahl, Midsund: Ketil Ugelvik, Nesset: Anne Grete Klokset, tillitsvalgte: Kim Arnfinn Trosdahl (Midsund), Hogne Frydenlund (Nesset), Gerd Norunn Nygård (Molde), vara: Björn Gregull. Denne arbeidsgruppen har bygget sitt arbeid på det den først oppnevnte har gjort og har hatt 3 møter. Styringsgruppen har hatt totalt 3 møter i perioden. Delprosjektet har fått følgende mandat/målsetting gitt av prosjektrådmann: «Hovedmål: Lage beslutningsgrunnlag for hvilke stedsuavhengige funksjoner som skal være ved de ulike lokalisasjonene i nye Molde kommune

32 Delmål: 1. Kartlegge hvilke stedsuavhengige funksjoner som er ved de tre rådhusene i dag og som kan være aktuelt å plassere i de tre kommunehusene 2. Lage oversikt over hvilke funksjoner som skal være ved alle tre rådhusene 3. Kartlegge hvilke personer som, uavhengig av funksjon/oppgave, i en overgangsfase ønsker å sitte ved de ulike lokalisasjonene 4. Komme med forslag til geografisk fordeling av stedsuavhengige funksjoner 5. Utarbeide ROS-analyse for konsekvenser av å desentralisere stedsuavhengige tjenester 6. Legge plan for utnyttelse av eksisterende rådhus» Pkt 6 i mandatet blir fulgt opp etter vedtak om lokalisering i fellesnemnda for nye Molde kommune. Arbeidsgruppens rapport ble lagt ut for intern høring i perioden 18. februar 4. mars. Det kom inn totalt 5 høringssvar innen fristen og 2 høringssvar etter fristen. Alle høringssvar ligger samlet i ett dokument, og er sendt ut til hovedorganisasjonene en uke før drøfting. Rapporten har ligget ute på nettsiden til nye Molde kommune og det har kommet inn 4 eksterne høringssvar. Disse ligger ved orienteringssaken fra prosjektrådmann. 11. mars var det avholdt drøftingsmøte med hovedsammenslutningene. Alle hovedsammenslutningene, UNIO, YS og LO kommune, støttet anbefalingen til arbeidsgruppen med unntak av Akademikerne Molde som ber om at saken utsettes. Protokoll vedlegges. Prosjektrådmann har også sett på innspill fra arbeidsgruppen som var satt ned for kartlegging innenfor «Landbruk og naturforvaltning», høsten De sa følgende om fremtidig organisering av tjenesten: «Integrere landbruksforvaltninga i annen kommunal tjenesteproduksjon som naturlig ligger inntil vårt område som vi har nært samarbeide med. Samlokalisering med andre tilstøtende fagområder. Vi mener at dette vil øke servicen og tilgjengeligheten for næringa (våre brukere). Ikke nødvendig med samlokalisering for alle ansatte, dette vil være viktig for nærheten til brukerne. Landbruk organiseres som egen seksjon Forvaltninga bør organiseres slik at det blir fremtidsrettet og så lite sårbart som mulig. Digitalisering fører til auka krav til kompetanse og krav til stabilitet.» Etter 2020 skal følgende oppgaver overføres fra Fylkesmannen til kommunene: Nærings- og miljøtiltak i skogbruket Tilskudd til tiltak i beiteområdet Tilskudd til verdensarvområdene, og til utvalgte kulturlandskap (UKL) Prosjektrådmann er opptatt av at den nye kommunen har fokus på hvordan de nye oppgavene som overføres skal løses. Det følger ikke midler med overføringen av oppgaver. Vurdering Arbeidsgruppen for lokalisering ga følgende anbefaling i sin rapport: «Arbeidsgruppen velger, ut fra funnene i ROS-analysene som hele arbeidsgruppen var samstemt om, å anbefale at man i all hovedsak beholder dagens lokalisering av arbeidsplasser, slik at få ansatte skal måtte flytte fysisk arbeidsplass. Avstandene i den nye kommunen er relativt sett store, og denne anbefalingen gjør at risikoen for å miste kompetanse, og spesielt spisskompetanse, som vi er avhengig av inn i den nye kommunen, minker. Dette forutsetter digitale løsninger som gjør at oppgaven de har ansvar for i den nye kommunen kan løses ved samme lokalisasjon som i dag.

33 Arbeidsgruppen er imidlertid også opptatt av at de ansatte som ønsker å pendle, for å være en del av et større arbeidsmiljø, skal få anledning til det. Arbeidsgruppen anbefaler at landbruksfunksjoner i nye Molde kommune kan lokaliseres til Eidsvåg. Innenfor dette område skal det også rekrutteres nye ansatte. Når det gjelder forslaget om et sentralt dokumentsenter i Eidsvåg, mener 6 av 7 arbeidsgruppemedlemmer at ROS-analysen viser at dette ikke er å anbefale. Dette er ikke til hinder for at hovedansvar for enkeltområder innenfor dokumentforvaltning kan ligge i Eidsvåg. Det er en egen arbeidsgruppe som ser på dette fagområdet, og arbeidsgruppen for lokalisering er opptatt av at råd fra dem blir førende i den videre planleggingen av dokumentforvaltningen i nye Molde kommune.» Rådmann i Nesset ønsket likevel å anbefale dokumentsenter i Eidsvåg, begrunnelsen for det står i sluttrapporten fra arbeidsgruppen. Styringsgruppen, inkludert representantene for tillitsvalgte Nils Erling Skarseth og Linda Klausen, ga i siste styringsgruppemøte sin tilslutning til rapporten og anbefalingene fra arbeidsgruppen. Saken er, som saksopplysningene viser, drøftet med hovedsammenslutningene og alle hovedsammenslutningene, UNIO, YS og LO kommune, støttet anbefalingen til arbeidsgruppen. Akademikerne Molde ber om at saken utsettes. Prosjektrådmann kommenterer i det følgende noen av innspillene i høringssvarene. Høringssvar om prosessen i denne arbeidsgruppen Det påpekes i noen høringssvar at flere fagområder burde vært gjennomgått, andre mener det er hentet for lite informasjon fra berørte fagområder og at ROR-analysen burde vært gjort mer omfattende. Et høringssvar mener rapporten er så mangelfull at avgjørelse ikke kan tas og et høringssvar mener beslutning om lokalisering av dokumentsenter bør utsettes. Prosjektrådmann ser at flere fagområder kunne vært omtalt og vurdert, men det ble valgt å gjøre ROS-analyse på de områdene som var spilt inn som konkrete forslag til arbeidsgruppen. Prosjektrådmann ser at ROS-analysen kunne vært gjort mer avansert, men mener at den slik den er gjennomført gir et godt bilde av risikoområder. Tillitsvalgte i arbeidsgruppen (fra alle tre kommunene) og styringsgruppen (fra Nesset og Molde) har tilkjennegitt at de er fornøyd med prosessen. Prosjektrådmann mener å kunne stå inne for prosessen til arbeidsgruppen og at det foreligger nok informasjon til å legge frem et forslag til vedtak for fellesnemnda. Høringssvar om hovedinnretningen minst mulig flytting av arbeidsplasser Flere høringssvar støtter hovedinnretningen, spesielt med målsettingen om å beholde og rekruttere ansatte. Det blir også fremhevet at dette gir mer forutsigbarhet for servicen til innbyggerne og at digitale løsninger må tas i bruk. Et høringssvar mener økonomiske fordeler, presiseringer av hvor nye stillinger skal være lokalisert og at vurdering av gode tjenester opp mot plassering av tjenester burde vært vurdert i rapporten. Det stilles spørsmål fra noen om denne innretningen tilfredsstiller intensjonsavtalen og om at fordelene ved fysisk samlokalisering er undervurdert mht å bygge fagmiljø, utvikling, kompetanseoverføring og «ikke-planlagt» samarbeid. Prosjektrådmann mener at det er nok informasjon til å kunne ta en avgjørelse, de punktene som er tatt opp som manglende kan man komme tilbake til gjennom administrative vurderinger. Prosjektrådmann ser at begrepet usikkerhet rundt varige arbeidsplasser trekkes frem som argument mot hovedinnretningen. Om Eidsvåg sier intensjonsavtalen at det skal være arbeidsplasser på nivå med dagens antall. Det blir innfridd med denne

34 hovedinnretningen. Når det gjelder varige arbeidsplasser innenfor de administrative funksjonene er det vanskelig å si hva som blir varig. Digitalisering gjør at oppgaver stadig blir løst enklere og raskere, og kan gjøre oppgaver som løses manuelt i dag overflødige. I intensjonsavtalen beskrives det en forventning om effektivisering av og på sikt nedgang i antall ansatte innenfor administrative tjenester. Sett i lys av den forventede digitale utviklingen og intensjonsavtalens omtale av forventninger til nedgang i antall administrative ansatte, ser ikke prosjektrådmann å kunne vektlegge argumentet om manglende forutsigbarhet mht varige arbeidsplasser. Uansett er det viktig å presisere at ingen ansatte skal miste jobben i prosessen frem mot ny kommune. Høringssvar om dokumentsenter i Eidsvåg Det er i hovedsak to syn på dette. Det fremheves som argument for å beholde dagens struktur at miljøet er størst i Molde, kompetansen kan gå tapt ved sentralisering til Eidsvåg, viktig med nærhet til ROR IKT, og at hovedtyngden av saksbehandlere sitter her (kurs, brukerstøtte mm). Andre mener at ansatte tilknyttet et dokumentsenter uansett bør være helt samlet, men at dette godt kan være i Eidsvåg. Det fremheves at vi må tenke nytt i ny kommune og de er ikke enig i at dette gir utfordringer mht å beholde og evt rekruttere kompetanse at dokumentsenteret legges til Eidsvåg. Det er også i den sammenheng noen innvendinger mot vektingen i ROS-analysen. Innenfor dette området er det følgende stillinger i dag: Midsund Molde Nesset Sum 1,5 årsverk (fordelt på to ansatte) 4 årsverk og 2 midlertidige årsverk 2 årsverk (fordelt på flere ansatte) 7,5 årsverk og 2 midlertidige årsverk Prosjektrådmann er tydelig på at å miste kompetanse innenfor dette området er meget kritisk. Sak-arkiv må være i orden inn i nye kommune og i løpet av høsten skal et nytt elektronisk arkiv på plass i samarbeid med ROR IKT. De ansatte med mest formalkompetanse og lengst erfaring sitter i dag i Molde, men det er også dyktige ansatte i Nesset og Midsund som er like viktig å ha med videre. Prosjektrådmann mener derfor at hovedkontor for dokumentforvaltning skal være i Molde, men at man i Eidsvåg kan ha hovedansvar for fagområder innenfor dokumentforvaltningen. Høringssvar om landbruksfunksjoner til Eidsvåg Det er flere høringssvar som støtter at funksjoner innenfor landbruk kan lokaliseres til Eidsvåg. Noen går i detaljer mht hvilke stillinger og oppgaver, dette vil prosjektrådmann overlate til kommunalsjef å ta som innspill i videre prosess etter vedtak i fellesnemnda. Det kommer en del innvendinger mot ROS-analysen når det gjelder landbruk, mellom annet manglende fokus på å beholde og rekruttere ansatte, manglende kundefokus, manglende vekting av fysisk samlokalisering og manglende konkretisering av avbøtende tiltak. Innenfor dette området er det beskrevet følgende stillinger ved kartlegging høsten 2017: Midsund Molde Nesset Sum 0,4 % årsverk (kjøpes av Molde i dag) 1,4 årsverk 1,1 årsverk 2,5 årsverk Midsund kommune kjøper landbrukstjenester fra Molde kommune ut Prosjektrådmann har ikke fullstendig oversikt over vakante stillinger og vakante lønnsmidler pr dato.

35 Prosjektrådmann ser at det kan være noen utfordringer tilknyttet samarbeid hvis ansatte med ansvar innenfor landbruk sitter ved ulike lokalisasjoner, og noen sitter andre steder enn for eksempel arealplanleggere. Dette mener prosjektrådmann likevel kan løses ved å benytte digitale samarbeidsformer og ved fysiske møter som et supplement. Uansett blir dette totalt sett et større fagmiljø enn i dag, noe som vil gi økt forutsigbarhet for tjenestetilbud og kvalitet for brukere. Prosjektrådmann har gått grundig gjennom alle høringssvarene som er sendt inn, det er kommet noe færre høringssvar enn forventet. Noen høringssvar ønsker å utsette avgjørelsen for å innhente og analysere mer dokumentasjon. Prosjektrådmann mener å ha nok informasjon til å komme med en anbefaling, og at det er grunn til å fraråde en utsettelse av avgjørelsen om lokalisering. Usikkerheten rundt lokalisering har skapt en viss uro i organisasjonen, så det er etter prosjektrådmannens vurdering viktige å få en avgjørelse i denne saken mht videre planlegging inn mot ny kommune. Prosjektrådmann støtter anbefalingen fra arbeidsgruppen, styringsgruppen og hovedsammenslutningene UNIO, YS og LO kommune. Gitt avstandene mellom de tre sentrum i den nye kommunen, er minst mulig flytting av ansatte avgjørende viktig for å beholde kompetente ansatte inn i ny kommune. Dette understøttes av at kartleggingssamtalene med ansatte i nåværende kommuner viser at de aller fleste ønsker å fortsette å ha sin nåværende geografiske arbeidsplass. Prosjektrådmann mener at denne hovedinnretningen innfrir det intensjonsavtalen beskriver om samme antall arbeidsplasser i Eidsvåg, dagens antall arbeidsplasser ved rådhuset i Nesset blir tilnærmet det samme i Prosjektrådmann vil også presisere at hovedprinsippet om minst mulig endring av arbeidssted også gjelder for ansatte innenfor landbruk og arkiv- og dokumentforvaltning. Omstillingsavtalen inngått mellom partene åpner for kompensasjon ved endret arbeidssted, maksimalt frem til Det vil bli utarbeidet retningslinjer for kompensasjon i samarbeid med tillitsvalgte, som vil utgjøre handlingsrommet for dialog med enkeltansatte som skifter arbeidssted. Arne Sverre Dahl Prosjektrådmann Vedlegg: Rapport fra arbeidsgruppe lokalisering Samledokument med høringssvar Drøftingsprotokoll av 11. mars 2019

36 Nye Molde kommune Lokalisering av arbeidsplasser nye Molde kommune Rapport fra arbeidsgruppen 18. februar

37 Nye Molde kommune Innhold Kap 1 Oppsummering og anbefaling Oppsummering Anbefaling... 4 Kap 2 Bakgrunn og mandat Bakgrunn Deltakere Mandat og milepæler... 7 Kap 3 Arbeidsplasser lokalisert i dagens kommunehus Midsund Nesset Molde Kap 4 Forslag til lokalisering av arbeidsplasser i nye Molde kommune Innledende betraktninger Nåværende og fremtidige konsekvenser av digitalisering Arbeidsplasser i Eidsvåg og Midsund Kap 5 ROS-analyse av forslagene fra arbeidsgruppen Om metoden som er benyttet i ROS-analysen I hovedsak å beholde dagens lokalisering av arbeidssted Generelle konsekvenser av endret arbeidssted Sentralisert dokumentsenter til Eidsvåg Lokalisere landbruksfunksjoner til Eidsvåg

38 Nye Molde kommune Kap 1 Oppsummering og anbefaling 1.1. Oppsummering Arbeidet med lokalisering av arbeidsplasser i nye Molde kommune startet i september Bakgrunnen for delprosjektet er kap.6.3. i intensjonsavtalen mellom Midsund, Molde og Nesset, der det legges noen føringer for lokalisering av fremtidige arbeidsplasser i nye Molde kommune. Arbeidsgruppen har også hatt fokus på intensjonsavtalens mål mellom annet mht økonomi, innovasjon og digitalisering. Alle deltakerne i arbeidsgruppen har følt at dette arbeidet har vært særdeles krevende, og i desember besluttet rådmennene å endre administrativ sammensetning i arbeidsgruppen, og selv å tre inn i gruppen som administrative representanter. De tillitsvalgte som har fulgt prosessen har vært de samme hele perioden. Arbeidsgruppen legger til grunn at vi i all hovedsak skal yte basistjenester og utføre merkantile funksjoner i ny kommune med de ansatte vi har i dag. I utgangspunktet kan veldig mange administrative arbeidsplasser flyttes og ligge «hvor som helst», men vi starter ikke på null. Vi har ansatte som har sitt faste arbeidssted en plass, og om dette ufrivillig endres, er vi oppmerksom på at det må kompenseres jfr. omstillingsavtalen. I intensjonsavtalen står det at: «Ingen ansatte skal sies opp som følge av etableringen av ny kommune. Nye/endrede arbeidsoppgaver må påregnes.» Dette har arbeidsgruppen også hatt med seg i denne prosessen. Nye Molde kommune er en langstrakt kommune. Det er krevende å komme med forslag om å flytte funksjoner og oppgaver slik at ansatte får endret arbeidsted og betydelig endret reisetid til arbeid. Vi har derfor lagt ned et grundig arbeid i å gjøre ROS-analyser av forslagene som er kommet opp, spesielt opp mot det som er mest kritisk for oss, faren for å miste kompetent arbeidskraft som er i de tre kommunene i dag. Metoden for ROS-analysen vises i kapitel 5. Arbeidsgruppen står samstemt bak ROS-analysen. Kort oppsummering av ROS-analysene viser: I hovedsak å beholde dagens struktur for arbeidssted 3/16 grønne, 8/16 gule og 5/16 røde områder. Vurderes som et godt alternativ av arbeidsgruppen. Generelle konsekvenser av endret arbeidssted 4/21 grønne, 7/21 gule og 10/21 røde områder. Arbeidsgruppen mener dette tydeliggjør stor generell risiko ved å endre arbeidssted. Sentralisert dokumentsenter i Eidsvåg 1/13 grønne, 4/13 gule og 8/13 røde områder. Flertallet i arbeidsgruppe mener dette forslaget har for mange risikofaktorer, mellom annet mht å beholde kompetanse, til at man kan anbefale dette. 3

39 Nye Molde kommune Landbruksfunksjoner i Eidsvåg 5/11 grønne, 2/11 gule og 4/11 røde områder. Arbeidsgruppen mener at dette alternativet kan anbefales, ikke minst sett opp mot behov for nyrekruttering innenfor fagområdet Anbefaling Arbeidsgruppen velger, ut fra funnene i ROS-analysene som hele arbeidsgruppen var samstemt om, å anbefale at man i all hovedsak beholder dagens lokalisering av arbeidsplasser, slik at få ansatte skal måtte flytte fysisk arbeidsplass. Avstandene i den nye kommunen er relativt sett store, og denne anbefalingen gjør at risikoen for å miste kompetanse, og spesielt spisskompetanse, som vi er avhengig av inn i den nye kommunen, minker. Dette forutsetter digitale løsninger som gjør at oppgaven de har ansvar for i den nye kommunen kan løses ved samme lokalisasjon som i dag. Arbeidsgruppen er imidlertid også opptatt av at de ansatte som ønsker å pendle, for å være en del av et større arbeidsmiljø, skal få anledning til det. Arbeidsgruppen anbefaler at landbruksfunksjoner i nye Molde kommune kan lokaliseres til Eidsvåg. Innenfor dette område skal det også rekrutteres nye ansatte. Når det gjelder forslaget om et sentralt dokumentsenter i Eidsvåg, mener 6 av 7 arbeidsgruppemedlemmer at ROS-analysen viser at dette ikke er å anbefale. Dette er ikke til hinder for at hovedansvar for enkeltområder innenfor dokumentforvaltning kan ligge i Eidsvåg. Det er en egen arbeidsgruppe som ser på dette fagområdet, og arbeidsgruppen for lokalisering er opptatt av at råd fra dem blir førende i den videre planleggingen av dokumentforvaltningen i nye Molde kommune. Rådmannen i Nesset ønsker likevel å anbefale dokumentsenter i sin helhet lagt til Eidsvåg, og har skrevet følgende begrunnelse for dette: 1. «Samfunnsperspektivet: Intensjonsavtalen legger føringer for at det skal legges til rette for vekst og utvikling i hele kommunen. For å bygge felles identitet og stolthet til bygdene, byen og den nye kommunen vil det være viktig å legge til rette for en samfunnsutvikling som bidrar til å skape attraktive bo-, arbeids- og fritidsområder i alle deler av kommunen. 2. Målene for den nye kommunen: Ett av målene for den nye kommunen er «En kompetent kommune med sterke fagmiljøer som ivaretar innbyggernes rettsikkerhet.» 4

40 Nye Molde kommune Videre er det uttalt i intensjonsavtalen at «Fellesnemnda skal plassere fagmiljøene der det er kvalitetsmessig og økonomisk hensiktsmessig» og at «Fagmiljø og funksjoner som ikke er stedbundne kan lokaliseres til kommunehuset i Eidsvåg.» Ut fra et samfunnsperspektiv vil det være riktig å legge et dokumentsenter til kommunehuset i Eidsvåg. Dette som et bidrag til å opprettholde bosetting i hele den nye kommunen. Arbeidsplasser er et viktig virkemiddel for å opprettholde bosetting og et levedyktig bygdesamfunn. Når vi er så heldig å få være med å bygge en ny kommune er det viktig at vi tenker langsiktig og er framtidsrettet. Det som blir vurdert som en risiko i dag, trenger ikke være det på lang sikt. Ved å legge dokumentsenteret til kommunehuset i Nesset vil den nye kommunen innfri noen av målene som er satt i intensjonsavtalen. Ved å samle alle ansatte på ett sted vil vi få: En felles kultur Et stort og attraktivt fagmiljø Bedre tjenestekvalitet Enklere rekruttering Med bakgrunn i punktene over vil et felles dokumentsenter for hele nye Molde kommune bidra til fornying, forenkling og forbedring. Ved overgangen til 2020 vil det være mange personer som har Molde kommune som sin arbeidsgiver. De fleste vil av naturlig årsak være lokalisert i bysentrum og området rundt. Et dokumentsenter med 5 10 ansatte vil utgjøre en liten del av den totale arbeidstokken i den nye kommunen. Det betyr igjen at et dokumentsenter lokalisert ved kommunehuset i Eidsvåg vil berøre svært få av de ansatte i den nye store kommunen. Tjenesteområdet dokumentsenter, er kategorisert som stedsuavhengig. Dette er et fagområde som ikke trenger å ligge nært til rådmannen og hans stab. Uavhengig hvor det er plassert kan dokumentsenteret serve alle ansatte i hele kommunen.» 5

41 Nye Molde kommune Kap 2 Bakgrunn og mandat 2.1. Bakgrunn I intensjonsavtalen kap 6.3., mellom kommunene Midsund, Molde og Nesset, står følgende om lokalisering av funksjoner i nye Molde kommune: «Det bør være samsvar mellom overordnet politisk og administrativ organisering. Den overordnede ledelsen i kommunen skal være i kommunesenteret Molde. Rådmann og kommunalsjefer skal sitte samlokalisert sammen med politisk ledelse. Digitalisering åpner for mer effektive og mer desentraliserte administrative funksjoner. Det må påregnes en reduksjon i antall administrativt ansatte i kommunen, avhengig av utviklingen i de kommunale oppgavene. Det skal legges til rette for at administrative arbeidsplasser skal kunne legges til Midsund der Midsund har spesiell kompetanse. Det skal bygges opp et fagmiljø innen maritim og marin sektor. Innbyggerne skal i hovedsak få dekket sine behov for tjenester der de bor, og i kommunehuset i Eidsvåg skal det være publikumsretta tjenester og desentraliserte rådhusfunksjoner. Fellesnemnda skal plassere fagmiljøene der det er kvalitetsmessig og økonomisk hensiktsmessig. Fagmiljø og funksjoner som ikke er stedbundne kan lokaliseres til kommunehuset i Eidsvåg. Antallet arbeidsplasser i kommunehuset i Eidsvåg videreføres på nivå med i dag, og følgende prinsipper legges til grunn: Utnyttelse av eksisterende kommunehus Tilstrebe balansert fordeling i utviklingen av arbeidsplasser i kommunehusene Søke å samle tjenester og fagmiljø som gir synergieffekter Ta hensyn til kompetansebehov og rekruttering Endelig avklaring av den administrative organiseringen gjøres etter at Fellesnemnda har tilsatt prosjektleder/fremtidig rådmann i den nye kommunen. Den administrative omorganiseringen skal gjennomføres ved en god prosess i nært samarbeid med de ansatte og deres organisasjoner og i samsvar med lov og avtaleverk.» Fellesnemnda for nye Molde kommune har i sitt mandat at de skal drøfte og vedta: «Organisering.. Ta avgjørelser i spørsmål som gjelder lokaliseringen av ulike administrative og tjenesteproduserende enheter i den nye kommunen.» Delprosjektet gjelder funksjoner som er stedsuavhengige, dvs ikke basisfunksjoner innen eks pleie/omsorg, oppvekst, teknisk og helse. Delprosjektet startet 28. september

42 Nye Molde kommune 2.2. Deltakere Delprosjektet har følgende deltakere: Prosjektleder Britt Rakvåg Roald, Molde: Kirsti Angelhus, Midsund: Ann Kristin Høgset, Nesset: Anne- Karin Sjøli, tillitsvalgte: Kim Arnfinn Trosdahl (Midsund), Hogne Frydenlund (Nesset) og Gerd Norunn Nygård (Molde), vara: Bjørn Gregull Ledergruppen for nye Molde kommune og rådmennene i Midsund og Nesset er styringsgruppe for dette delprosjektet, sammen med to tillitsvalgte: Arne Sverre Dahl (leder), Ketil Ugelvik, Anne Grete Klokset, Astrid Abelseth, Kurt Thrana, Randi Myhre, Eirik Heggemsnes, Tanja Thalén, Ann-Mari Abelvik, tillitsvalgte: Linda Klausen og Nils Erling Skarseth. Arbeidsgruppen har hatt 4 møter i perioden frem til desember Det ble så besluttet av rådmennene å gjøre en endring i arbeidsgruppen, fra 1. januar 2019 har arbeidsgruppen bestått av: Prosjektleder Britt Rakvåg Roald, Molde: Arne Sverre Dahl, Midsund: Ketil Ugelvik, Nesset: Anne Grete Klokset, tillitsvalgte: Kim Arnfinn Trosdahl (Midsund), Hogne Frydenlund (Nesset), Gerd Norunn Nygård (Molde), vara: Bjørn Gregull. Denne arbeidsgruppen har bygget sitt arbeid på det den først oppnevnte har gjort og har hatt 3 møter. Etter at denne arbeidsgruppen ble opprettet har det vært ett møte i styringsgruppen, for å gå gjennom rapporten fra arbeidsgruppen før offentliggjøring Mandat og milepæler Delprosjektet har fått følgende mandat/målsetting fra prosjektrådmann: Hovedmål: Lage beslutningsgrunnlag for hvilke stedsuavhengige funksjoner som skal være ved de ulike lokalisasjonene i nye Molde kommune Delmål: 1. Kartlegge hvilke stedsuavhengige funksjoner som er ved de tre rådhusene i dag og som kan være aktuelt å plassere i de tre kommunehusene 2. Lage oversikt over hvilke funksjoner som skal være ved alle tre rådhusene 3. Kartlegge hvilke personer som, uavhengig av funksjon/oppgave, i en overgangsfase ønsker å sitte ved de ulike lokalisasjonene 4. Komme med forslag til geografisk fordeling av stedsuavhengige funksjoner 5. Utarbeide ROS-analyse for konsekvenser av å desentralisere stedsuavhengige tjenester 7

43 Nye Molde kommune 6. Legge plan for utnyttelse av eksisterende rådhus Arbeidet må koordineres med prosesser for organisering avdelinger og sektorer. Delprosjektet har arbeidet ut fra følgende milepælsplan: Innen 15. oktober kartlegging ferdigstilt Innen 15. november første forslag til lokalisering av arbeidsplasser ferdig Innen 10. desember - ROS-analyse av forslaget til lokalisering Innen 20. desember ferdig forslag fra arbeidsgruppen Arbeidsgruppen fikk endret milepæler når ny gruppe ble satt ned med målsetting om ferdigstilling innen 1. mars Pkt 6 i mandatet blir fulgt opp etter vedtak om lokalisering i fellesnemnda for nye Molde kommune. 8

44 Nye Molde kommune Kap 3 Arbeidsplasser lokalisert i dagens kommunehus 3.1. Midsund Avdeling Funksjon Antall arbeidsplasser Teknisk Byggesak 3 Servicetorg Politisk sekretariat, dokument 4 og arkiv, skjenking Flyktning 1 Kulturskole Rektor 1 Stab Rådmann, rådgiver oppvekst, 3 personalrådgiver IKT 1 Økonomi 3 Totalt Nesset Avdeling Funksjon Antall arbeidsplasser Basistjenesten helse 8 Teknisk Teknisk sjef 1 Byggesak 1 Miljø/plan 1 Avd.leder/ingeniør 2 Landbruk 1 Skogbruk/næring 1 Prosjektledelse 2 Renholdsleder 1 Oppmåling 1 Konsulent VVA 1 Servicetorg Politisk sekretariat/skranke 3 Dokument og arkiv 2 Konsulent skole 1 Flyktning 2 Bibliotek 3 Kultur Leder 1 Stab Rådmann, personalsjef, 4 skolefaglig rådgiver, barnehagefaglig rådgiver IKT 1 Økonomi 4 Totalt 40 9

45 Nye Molde kommune 3.3. Molde For Molde kommune er arbeidsplasser fordelt på flere bygninger: Bygning Funksjon Antall arbeidsplasser Rådhuset Pers org, kommunalt 78 tildelingskontor, postmottak, ordfører, varaordfører, rådmann, politisk sekretariat, kommunikasjon, plan og utvikling, Molde kommunale pensjonskasse, økonomi, advokat, førstelinje Storgata 31 (under ombygging) Fagseksjon barnehage, 35 fagseksjon pleie og omsorg, fagseksjon skole, ROR innkjøp Storgata 33 ROR IKT, dokumentsenter 28 Torget 2 Byggesak og geodata 22 Hamnegata 35 Rask psykisk helsehjelp, U9K, 22 ressurstjenesten, tillitsvalgte og verneombud Gotfred Lies plass 4 Helsestasjon, frisklivssentral, 74 skolehelsetjenesten, PPT, barnevern, helsetjenesten, Molde kirkelige fellesråd Romsdalskvartalet Voksenopplæring 45 Gotfred Lies plass 2 Flyktning 34 Sum 338 For NAV er det en egen prosess for organisering i ny kommune knyttet til partnerskapsavtalen, satt sammen av representanter fra kommune og stat. Denne prosessen inkluderer også lokalisering i den nye kommunen, derfor er de arbeidsplassene holdt utenfor i denne arbeidsgruppen. 10

46 Nye Molde kommune Kap 4 Forslag til lokalisering av arbeidsplasser i nye Molde kommune 4.1. Innledende betraktninger Arbeidsgruppen legger til grunn at vi i all hovedsak skal yte basistjenester og utføre merkantile funksjoner i ny kommune med de ansatte vi har i dag. Ansatte innenfor basistjenester fortsetter innenfor dagens struktur, mellom annet innen områdene pleie og omsorg, oppvekst, teknisk og helse. Å innfri intensjonsavtalen ang lokalisering kan iverksettes på minst to måter: 1. «Ingen eller veldig få» får endret fast arbeidssted, digitale plattformer videreutvikles og muliggjør nært samarbeid mellom ansatte med ulike lokalisasjon innenfor fagområdene 2. Noen fagområder beholdes på tre steder og noen fagområder lokaliseres med hovedkontor i Eidsvåg Den nye kommunen vil få større fagmiljø totalt sett, men er fortsatt sårbar i forhold til å beholde kompetanse og rekruttere nye for å erstatte de som velger å slutte. Dette må tas på største alvor. «Ufrivillig» pendling til arbeidsplassen er en betydelig risikofaktor for at ansatte ser seg om etter annet arbeid, som igjen kan bety at den nye kommunen kan miste viktig kompetanse. Den nye kommunen har innfelt i intensjonsavtalen at man skal ha fokus på innovasjon og nye løsninger, ikke minst digitalisering av løsninger. Dette gir oss noen utfordringer, men også noen store muligheter i sammenheng med lokalisering av arbeidsplasser. Fra er de tre kommunene på samme IKT-plattform. Ett alternativ for å redusere risiko for å miste kompetanse, er å la de ansatte i all hovedsak beholde nåværende arbeidsplass. Digitale løsninger gir oss også i dag denne muligheten. Kartleggingssamtaler viser at de fleste ansatte, uansett hvor de har sitt arbeidssted i dag, ønsker å unngå lengre pendlingsvei til arbeidsplassen i den nye kommune. Å la ansatte slippe ufrivillig pendling gjør at risikoen for å miste ansatte reduseres. Et argument mot denne løsningen er forutsigbarhet mht fremtidige arbeidsplasser. I dagens samfunnsutvikling med stadig fokus på digitalisering er det ikke lett å forutsi hva som blir fremtidens arbeidsplasser, annet enn det som er innenfor basistjenesteområdene Nåværende og fremtidige konsekvenser av digitalisering Digitale løsninger gir oss også i dag mulighet til å jobbe sammen uten å være på samme sted. Mange private bedrifter benytter slike løsninger for å jobbe sammen på tvers av landegrenser. Dette må nye Molde kommune også benyttes seg av. I dagens samfunnsutvikling med stadig fokus på digitalisering, er det ikke lett å forutsi hva som blir innretningen i fremtidens arbeidsplasser. Begrepet «varige arbeidsplasser i Eidsvåg» har vært løftet frem som et ønske i prosessen. Arbeidsgruppen har funnet 11

47 Nye Molde kommune det svært vanskelig å definere varige arbeidsplasser, digitalisering går stadig raskere, og det vi tenker på som varig i dag kan være nærmest fullstendig digitalisert om få år. Digitaliseringen har også lagt til rette for at innbyggerne gradvis gjør mer selv via kommunens innbyggerportal. Utviklingen har pågått i mange år allerede, og vil fortsette i stor skala i årene fremover. Dette er en styrt utvikling. Overgangene kommer ikke av seg selv. Nye Molde kommune må ha tydelig strategi på at de digitale innbyggertjenestene skal brukes. De som ikke kan, må få hjelp til å komme i gang. Kommunen har en viktig oppgave med å kontinuerlig minne innbyggerne på hva de kan gjøre selv via kommunens nettsider. Når ny kommune etableres er dette noe av det innbyggerne kan gjøre selv: Søke på alle kommunale tjenester via elektroniske skjema Bestille kart, naboliste og plan for egen eiendom Utsette betalingen av kommunale avgifter Leie kulturlokaler og idrettsanlegg Melde seg som frivillig Sende byggesøknad Bestille bøker på biblioteket Låne e-bøker Gi høringsuttale på kommunens planer Søke jobb i kommunen Følge videooverføring av politiske møter Laste ned politiske saksdokumenter og kommunale planer. Melde fra om feil på gatelys, veier, avløpet osv. Melde seg på ulike kurs (mestring og forebygging, personlig økonomi, språk etc) De kommunale tjenestene må da være enkelt beskrevet, i en språkform som alle skal forstå. Det må fungere like godt å lese teksten og søke på tjenester via mobilen som på en PC. I årene fremover vil søknadsprosessene blir enda enklere. For eksempel vil personopplysningene være ferdig utfylte når innbygger logger seg inn via minside. Tjenester som hver har lovmessig rett på (for eksempel barnehageplass) blir automatisk kunne bli tildelt. Etter hvert vil all dialog mellom kommune og innbygger (søknad, svar, klage etc) samles på ett og samme sted (minside) Arbeidsplasser i Eidsvåg og Midsund I utgangspunktet kan veldig mange administrative arbeidsplasser flyttes og ligge «hvor som helst», men vi starter ikke på null. Vi har ansatte som har sitt faste arbeidssted en plass, og om dette endres, må dette kompenseres jfr omstillingsavtalen. I avslutningen av dette kapitelet listes det opp oppgaver/arbeidsplasser som fortsatt skal være lokalisert helt/delvis i Eidsvåg og Midsund. De nye 12

48 Nye Molde kommune topplederne støtter dette og har i tillegg vært utfordret på, og bidratt med innspill til, fagområder som kan ha sin hovedfunksjon i Eidsvåg. Ut fra forslag som har kommet til gruppen har vi i kap 5 valgt å gjøre følgende ROS-analyser: I hovedsak å beholde dagens lokalisering av arbeidsplasser Generelle konsekvenser av endret arbeidssted Sentralisert dokumentsenter i Eidsvåg Lokalisere landbruksfunksjoner til Eidsvåg Andre områder som er spilt inn som kan være lokalisert som eget område i Eidsvåg, men som ikke har vært ROS-analysert er: Et eget område innenfor dokumentforvaltning, eks digitalt postmottak (avventer prosess i arbeidsgruppe) Sentralbord Uansett valg av løsning vil noen arbeidsplasser fortsatt være i alle tre rådhusene, eks servicetorg. Arbeidsplasser innenfor mellom annet de følgende områder skal også være i Midsund og Eidsvåg. Midsund: Publikumstjenester, arbeidsplasser for eksempel for personal, teknisk, KF, IKT. Eidsvåg: Publikumstjenester, arbeidsplasser for eksempel for personal, teknisk, KF, flyktning, bibliotek, kultur, IKT. 13

49 Nye Molde kommune Kap 5 ROS-analyse av forslagene fra arbeidsgruppen 5.1. Om metoden som er benyttet i ROS-analysen Det er valgte en enkel ROS-analyse. Deltakerne har kommet med innspill til risiko ved de fire alternativene og de er vurdert i forhold til sannsynlighet og konsekvens. Der arbeidsgruppen har funnet det nødvendig er det lagt inn noen kommentarer. Det er også skissert opp noen risikoreduserende tiltak. Arbeidsgruppen har vært samstemte i alle vurderingene som er gjort mht risiko, sannsynlighet og konsekvens. Modellen som har vært benyttet er: Følgende forklaring er lagt til vurderingskriteriene: Sannsynlighet Høy Middels Lav Kan skje Kan ikke se bort fra at det skjer Liten sannsynlighet for at det skjer Konsekvens Høy Middels Lav Truer i betydelig grad prosjektets måloppnåelse Truer i noen grad prosjektets måloppnåelse Truer i liten grad prosjektets måloppnåelse 14

50 Nye Molde kommune 5.2. I hovedsak å beholde dagens lokalisering av arbeidssted Uønsket hendelse/risiko Sannsynlighet Konsekvens Kommentar Utfordrende å utøve ledelse L L M Vanskelig å sikre lik praksis og kvalitet på tjenesten L L M Mer krevende samhandling i det daglige L M Krever omstilling mht samhandlingsplattformer Blir mest utfordrende starten Utfordrende å bygge felles kultur, verdier, arbeidsmiljø og «vi-følelsen» M M Vil ta lengre tid enn ved samlokalisering av alle Usikkerhet for arbeidsmiljøet når noen slutter (naturlig avgang/sier opp) og evt skal erstattes tjenester og funksjoner M M H Usikkerhet hos dem som sitter igjen Mer utgifter til tjenestekjøring H H M Må kommunen ha egne biler til tjenestekjøring? Forslag til risikoreduserende tiltak: Faste møtearenaer og struktur for samarbeid mellom leder og ansatte Jobbe med felles faglige rutiner 15

51 Nye Molde kommune 5.3. Generelle konsekvenser av endret arbeidssted Uønsket hendelse/risiko Sannsynlighet Konsekvens Kommentar Tjenestens tilgjengelighet blir dårligere L L Kompenseres med digitalisering Mindre lokalkunnskap hvis alle sitter på ett sted M L Mest i starten, varierer ut fra hvilen tjeneste det gjelder Utfordrer bærekraftsmål (ved økt transport totalt sett) L M Viktig å jobbe for bedre kollektivtilbud Mer utgifter til transport til og fra jobb H H M Mer utgifter til tjenestekjøring H H M Må kommunen ha egne biler til tjenestekjøring? Vanskeligere å rekruttere M H H Mister spisskompetanse H H M Blir verre hvis det gjelder flere med samme kompetanse, eller vi i utgangspunktet har få som har kompetansen Lengre arbeidsdager pga reisevei H H M Stor konsekvens for enkeltpersoner. Økonomisk kompensasjon må påregnes. Forslag til risikoreduserende tiltak: Gode løsninger i overgangsfasen aktiv bruk av omstillingsavtalen Andre ordninger, hjemmekontor, strategi for å rekruttere og beholde 16

52 Nye Molde kommune 5.4. Sentralisert dokumentsenter til Eidsvåg Innenfor dette området er det følgende stillinger i dag: Midsund Molde Nesset Sum 1,5 årsverk (fordelt på to ansatte) 4 årsverk og 2 midlertidige årsverk 2 årsverk (fordelt på flere ansatte) 7,5 årsverk og 2 midlertidige årsverk Uønsket hendelse/risiko Sannsynlighet Konsekvens Kommentar Ombyggingskostnader H M L Gjelder godkjent lokale for oppbevaring av pairdokumentasjon/ arkivverdig materiale Utfordringer med å rekruttere spisskompetanse M H Mer utgifter til transport til og fra jobb H H M Viktig å jobbe for bedre kollektivtilbud Mister spisskompetanse H H Ansatte i Molde som allerede pendler til jobb får lenger pendling Lengre arbeidsdager pga reisevei H H M Stor konsekvens for enkeltpersoner. Økonomisk kompensasjon må påregnes. Må kjøre selv fordi kollektivtilbud mangler Forslag til risikoreduserende tiltak: Gode løsninger i overgangsfasen aktiv bruk av omstillingsavtalen Andre ordninger for å rekruttere og beholde 17

53 Nye Molde kommune 5.5. Lokalisere landbruksfunksjoner til Eidsvåg Innenfor dette området er det beskrevet følgende stillinger ved kartlegging høsten 2017: Midsund Molde Nesset Sum 0,4 % årsverk (kjøpes av Molde i dag) 1,4 årsverk 1,1 årsverk 2,5 årsverk Uønsket hendelse/risiko Sannsynlighet Konsekvens Kommentar Mer krevende samhandling med andre funksjoner L L Benytte digitale plattformer Mindre tilgjengelighet for L L Kun i en overgangsfase næringsutøvere og organisasjoner Vansker med å rekruttere spisskompetanse L M Mer utgifter til tjenestekjøring H H M Skjer uansett lokalisering av funksjoner i den nye kommunen. Må kommunen ha egne biler til tjenestekjøring? Mister spisskompetanse H H Innenfor dette området skal det uansett rekrutteres nye ansatte Forslag til risikoreduserende tiltak: Synliggjøre via nettside hvor tilbud er lokalisert Fleksibilitet i arbeidssituasjonen 18

54 Høringssvar til rapport fra arbeidsgruppe lokalisering Samledokument med høringssvar 5. mars

55 Innhold Innledning Høringssvar fra Dokument- og arkivtjenesten Molde... 4 Vedlegg til høringssvar fra Dokument- og arkivtjenesten Molde Høringssvar fra Akademikerne Molde... 8 Vedlegg til høringssvar fra Akademikerne Molde Høringssvar fra seksjonsleder arealplan og landbruk Molde Høringssvar fra kommunalsjef Plan- og utviklingsavd Molde Høringssvar fra Servicekontoret Nesset Høringssvar fra TSU (Teknisk, samfunn og utvikling) Nesset Høringssvar fra ledergruppa i Nesset

56 Innledning De følgende høringssvarene er sendt til prosjektleder inne fristen 4. mars Alle som ønsker det har kunnet komme med høringssvar avdelinger, enheter, seksjoner, ansattorganisasjoner, tillitsvalgte, verneombud eller enkeltansatte. Vi har valgt å legge svarene inn i et fellesdokument som oversendes til tillitsvalgte, vernetjenesten, rådmenn og ledergruppen for nye Molde kommune. Høringssvarene er lagt inn i samledokumentet i den rekkefølge de har kommet inn, og de vil følge saken frem til behandling i fellesnemnda for nye Molde kommune. Det er kommet inn totalt 5 høringssvar innen fristen og 2 høringssvar etter fristen (TSU Nesset kommune og ledergruppa i Nesset kommune). Alle høringssvar ligger samlet i dette dokumentet. Følgende har gitt uttale til arbeidsgrupperapporten om lokalisering: 1. Dokument- og arkivtjenesten Molde kommune 2. Akademikerne Molde kommune 3. Seksjonsleder Jostein Bø arealplan og landbruk Molde kommune 4. Kommunalsjef Eirik Heggemsnes Plan- og utviklingsavdelingen Molde kommune 5. Servicekontoret Nesset kommune 6. TSU (Teknisk, samfunn og utvikling) Nesset kommune 7. Ledergruppa i Nesset kommune 3

57 1. Høringssvar fra Dokument- og arkivtjenesten Molde Høringsuttalelse vedrørende lokalisering av Dokumentsenter i Nye Molde kommune Dokument- og arkivtjenesten i Molde kommune har gått gjennom rapporten fra arbeidsgruppen for lokalisering av arbeidsplasser i Nye Molde kommune. Vi er enige i gruppens konklusjon og risikovurdering i forhold til å etablere et dokumentsenter i Eidsvåg. Vi ønsker likevel å presisere følgende moment som vi mener styrker behovet for lokalisering i Molde sentrum: Nærhet til viktige funksjoner Nærhet til hovedadministrasjonen og majoriteten av saksbehandlerne gir stordriftsfordeler. Viktig med korte linjer til ledelsen slik at arkivfaglige utfordringer enkelt kan avklares og deretter utføres. Nærhet til majoriteten av saksbehandlere gir enklere mulighet for brukerstøtte, kursgjennomføring og rådgivning. Nærhet til hovedadministrasjonen og majoriteten av saksbehandlerne sikrer bedre dokumentfangst og større kontroll med arkivdanningen. Bedre mulighet for deltakelse i prosjekt vedrørende anskaffelse og innføring av digitale løsninger og fagsystem. Nærhet til ROR-IKT er viktig Nærhet til hovedtyngden av papirarkiv er en forutsetning for effektiv behandling av innsynsforespørsler. Nærhet til hovedarkiv gir bedre mulighet for tilsyn og vedlikehold Kompetanse Molde kommune er den eneste av kommunene i sammenslåingen som har et etablert dokumentsenter med god arkivfaglig kompetanse. 4 ansatte i 100 % stilling Pt. 1 stilling 80 % og 1 stilling 50 % - eldre papirarkiv Stor risiko for å miste arkivfaglig kompetanse ved flytting av dokumentsenteret ut av Molde sentrum. Utvikling og utfordringer i arkivfaget gir behov for et større og samlet fagmiljø. Godkjente arkivlokaler Molde kommune får godkjente arkivlokaler i henhold til Riksarkivarens forskrift i løpet av høsten Molde kommune vil da være den eneste av kommunene i sammenslåingen som har godkjente lokaler for oppbevaring av arkivmateriale. Oppgraderingen av arkivlokalene ble påbegynt i 2016 som et ledd i rehabiliteringen av Storgata 31. Molde, Dokument- og arkivtjenesten i Molde 4

58 Vedlegg til høringssvar fra Dokument- og arkivtjenesten Molde Dokumentforvaltning og arkiv i Nye Molde kommune Viktige moment i forbindelse med lokalisering ved kommunesammenslåing 1) Samarbeid med andre enheter og fagmiljøer mht dokumentfangst, anskaffelse av nye systemer m.m. 2) Behov for at arkivtjenesten blir tatt med på råd og bli hørt når tjenester skal digitaliseres, og nye digitale løsninger skal anskaffes. 3) Kontinuerlig arbeid med avlevering til arkivdepot. 4) Viktig med lokalisering nærmest mulig leder og kommuneledelse. Nærhet og tilgang til hovedmengden av papirarkivet i den nye kommunen. Fordel med nær lokalisering til ROR-IKT Refleksjon over mulige scenarier - hva er bra/ikke bra 5

59 Arkivlokale Spesialrom for arkiv I NYEMK vil det være en god del papirarkiv som må være lett tilgjengelig i kommunen i år frem i tid. Krav til godkjente arkivlokaler i hht. Riksarkivarens forskrift. Lett tilgjengelig for saksbehandlere og arkivtjenesten. Arkivtjenesten har ansvar for tilsyn, vedlikehold og tilgjengelighet i arkivlokalet. Rask og enkel tilgang til rettighetsdokumentasjon for personer og bedrifter Tilgang for forskere Arkivlokalet må ha nok plass/hyllemeter. l forbindelse med prosjektet for renovering av Storgt. 31 har Molde kommune plan for oppgradering av arkivlokalet (ephorte sak 2016/3080-1). Dette lokalet skal bli det nye spesialrommet for arkiv. Ferdigstillelse er estimert til sommer Oppgraderingen skal være i hht. Riksarkivarens forskrift. Utdrag fra Riksarkivarens forskrift; Kapittel 2. Arkivlokaler og oppbevaring av arkiv 2-1.Alminnelige krav til arkivlokaler (1) Rom der offentlige organ oppbevarer arkiv, regnes som arkivlokale. (2) Arkivlokale kan være vanlige lokaler eller spesialrom for arkiv. Med spesialrom for arkiv menes lokaler som er spesielt tilpasset langtidslagring av ulike typer arkivmateriale. (3) Arkivlokaler skal være innrettet for å gi det arkivmaterialet som blir oppbevart der, vern mot: a) vann og fukt, b) brann og skadelig varme, c) skadelig påvirkning fra klima og miljø, skadedyr m.m., og d) skadeverk, innbrudd og uautorisert tilgang. (4) Organet må i tillegg ta høyde for risikoen for skade på arkivene fra omgivelsene utenfor arkivlokalet. 2-2.Vern mot vann og fukt (1) Arkivlokaler skal være sikret mot inntrengning av vann og fukt. Man må ikke ta i bruk arkivlokaler som man vet kan være truet av flom eller oversvømmelse. (2) Ved nødvendig bruk av vann i arkivlokaler skal man ta hensyn til risiko for skade på arkivmaterialet. (3) Arkivmateriale skal ikke stå direkte på gulvet. (4) I spesialrom for arkiv skal det ikke være vannrør. Dersom spesialrom for arkiv i eksisterende bygninger likevel har vannrør og det er urimelig kostbart å endre røropplegget, kan en alternativt bruke tekniske løsninger som effektivt hindrer at arkivmaterialet blir skadet av vann fra rørene, f.eks.: a) fuktfølere på gulvet tilkoblet stengeventil og/eller alarm, b) fuktføler på vannrør, spesielt i skjøter og koblinger, eller c) fysisk sikring i form av vannrenner under vannrør som ligger over arkivreoler, e.l. (5) Vannrør som brukes til kjøling av digitale arkiv er tillatt. 2-3.Vern mot at det oppstår brann i arkivlokalet (1) Brannfarlig virksomhet er forbudt i arkivlokaler. Det skal ikke være annet elektrisk utstyr enn det som er nødvendig for virksomheten i arkivlokalene. Det elektriske anlegget skal være i samsvar med forskrifter for slike anlegg i branntrygge lokaler. El-sentral med strømmålere, sikringer o.l. skal ikke være plassert i arkivlokalene. (2) Dersom det er kopimaskin, skanner, pc eller liknende i arkivlokalet må det tas nødvendige forholdsregler for å unngå fare for brann. (3) Spesialrom for arkiv skal varmes opp med varmekilder som ikke kan medføre fare for brann eller skade arkivmaterialet. 2-4.Vern mot spredning av brann i arkivlokalet (1) Dersom en branncelle deles opp i flere arkivlokaler, skal skilleveggene mellom dem minst ha brannmotstandsevne EI 30, og utføres i materialer som er begrenset brennbare. I arkivlokaler skal det brukes maling, gulvbelegg o.a. som minst mulig fremmer brannspredning. (2) Arkivlokaler skal ha håndslukkingsapparat eller annet egnet brannslukkingsanlegg. 6

60 (3) Brannvarslingsanlegg for arkivlokaler skal tilfredsstille de krav som gjelder for bygningen for øvrig. Spesialrom for arkiv skal ha automatisk brannalarm. 2-5.Vern mot brannspredning fra andre rom (1) Arkivlokaler skal klassifiseres etter de byggetekniske forskriftene til plan- og bygningsloven (TEK 17). (2) Arkivlokaler skal være separate enheter eller brannceller. (3) Krav til brannmotstandsevne for ulike typer arkivlokaler: a) I vanlige lokaler skal bygningsdelene minst ha brannmotstandsevne REI 30, og utføres i materiale som er begrenset brennbart. I spesialrom for arkiv der organet oppbevarer arkivmateriale fra avsluttede arkivperioder frem til det skal avleveres, skal bygningsdelene b) minst ha brannmotstandsevne REI 60, og utføres i materiale som er begrenset brennbart. I spesialrom for arkiv der det oppbevares avlevert arkivmateriale, skal bygningsdelene ha brannmotstandsevne REI 120 og utføres i c) ubrennbart eller begrenset brennbart materiale. d) Brannsikkert skap som brukes til oppbevaring av arkiv, jf tredje ledd, skal ha brannmotstandsevne EI 90 eller høyere. (4) Spesialrom for arkiv skal ha selvlukkende dør. Det skal ikke ha vinduer dersom dette medfører sikkerhetsrisiko for arkivmaterialet. 2-6.Vern mot skadelig påvirkning fra klima, miljø, skadedyr m.m. (1) For å gi optimalt vern av arkivmaterialet som oppbevares der, skal arkivlokaler være spesielt tilpasset lagringsmediet med hensyn til temperatur, relativ luftfuktighet, elektriske installasjoner, forurensing og andre miljøfaktorer. (2) I bygningsdeler og innredning skal det ikke brukes materialer som kan skade arkivmaterialet ved avgassing, stråling eller på annen måte. (3) Arkivlokaler skal utformes slik at de oppfyller kravene i anerkjente standarder for bevaring av ulike typer lagringsmedier; som papir, analog film og foto, magnetiske lydbånd, VHS, mv., samt ulike typer digitale lagringsmedier. (4) Arkivmateriale som kan påvirke hverandre negativt, må ikke oppbevares i samme arkivlokale uten at nødvendige sikringstiltak er iverksatt. Det må heller ikke oppbevares andre ting eller gjenstander som kan bidra til å redusere sikkerheten til arkivene. 2-7.Vern mot skadeverk, innbrudd og uautorisert tilgang (1) Arkivlokaler skal være utformet slik at arkivmaterialet er fullgodt sikret mot skadeverk, innbrudd og uautorisert tilgang. Offentlige organer skal ha regler om hvem som skal ha tilgang til arkivene. (2) Spesialrom for arkiv skal være sikret med egen innbruddsalarm. Øvrige arkivlokaler skal inngå i det ordinære sikkerhetsopplegget for bygningen. (3) Arkivlokaler der det oppbevares sikkerhetsgradert arkivmateriale skal oppfylle krav som er fastsatt i sikkerhetsloven med forskrifter. 2-8.Bruk av tilfluktsrom som arkivlokale (1) Tilfluktsrom kan ikke brukes som arkivlokale for oppbevaring av annet arkivmateriale enn det som er tillatt å kassere i henhold til kassasjonsregler godkjent av Riksarkivaren, jf. arkivforskriften 16. Tilfluktsrommet skal oppfylle de krav som ellers gjelder for oppbevaring av det aktuelle arkivmaterialet. (2) Arkivmateriale som oppbevares i tilfluktsrom må kunne beskyttes ved en eventuell evakuering som skjer på kort varsel (i løpet av 72 timer). (3) Bruk av tilfluktsrom til arkivlokale må ikke skje i strid med regler og instrukser om bruk av tilfluktsrom som er fastsatt av Sivilforsvaret. 2-9.Utforming, dimensjonering og innredning av arkivlokaler (1) Gulv og reoler i arkivlokaler skal ha bæreevne tilpasset vekten av arkivmaterialet. Det skal være nok fri gulvplass til transport og fremhenting av arkivmateriale. (2) Reoler i spesialrom for arkiv skal være av ubrennbart materiale, og hyllene skal ha minst 10 cm klaring mot gulv, vegg og tak Drift av arkivlokaler (1) Arkivlokaler skal ha fast tilsyn og renhold. (2) Blir man oppmerksom på forhold som gir risiko for skade på arkivmaterialet, skal det settes i verk tiltak så snart som mulig. (3) Blir man oppmerksom på at arkivmaterialet har fått skader på grunn av forholdene i arkivlokalet, skal det settes i verk tiltak så snart som mulig for å forebygge ytterligere skade. Skader som allerede har oppstått skal utbedres, jf Dette skal skje i tråd med kvalifisert veiledning Arkiv som skal oppbevares i spesialrom for arkiv (1) Følgende arkivmateriale skal oppbevares i spesialrom for arkiv: a) arkivmateriale fra avsluttet arkivperiode som ikke er i hyppig bruk, så langt det er mulig, b) arkivmateriale som skal langtidsoppbevares, og c) eldre og avsluttet arkiv. (2) Kravene i første ledd gjelder også for arkivmateriale som kan kasseres jf. kap. 7, hvis organet ikke har skilt det ut fra materiale som skal oppbevares i henhold til bestemmelsene i bokstav a) til c). (3) Analoge arkiv som har et så lite volum at det ikke er rimelig å kreve at organet innreder eget spesialrom for arkiv, kan i stedet plasseres i brannsikkert skap eller annen innretning som ivaretar krav til sikker oppbevaring jf. 2-5 tredje ledd bokstav d). (4) For oppbevaring av mikrofilm gjelder de krav som følger av kapittel 9. Dokument- og arkivtjenesten i Molde kommune 7

61 2. Høringssvar fra Akademikerne Molde Uttalelse til lokalisering av arbeidsplasser i nye Molde kommune Akademikerne i Molde kommune har gått gjennom utkastet for lokalisering av arbeidsplasser i nye Molde kommune og har følgende merknader. 1. Prosess Akademikerne har en stor andel av berørte medlemmer i de ikke stedbundne tjenester som skulle utredes. Prosessen har internt og i pressen blitt omtalt som positive. Akademikerne kjenner seg ikke igjen i den positive omtalen av prosessen. Akademikerne ser nødvendigheten med at avgjørelsen om lokalisering av arbeidsplasser tas på høyt administrativt nivå. Likevel er den administrative ledelsen avhengig av de faglige innspillene fra basisorganisasjonen for å kunne ta faglig funderte vurderinger og avgjørelser. Vår vurdering er, at dette ikke har skjedd i denne prosessen. Fra samtaler med deltagere av kartleggingsprosessen som ble gjennomført i 2017 er tilbakemelding, at prosessen har vært bra å begynne med. Det var til dette tidspunktet derimot ikke ønsket at det stilles spørsmål/snakkes om fremtiden og lokalisering. Dette skulle tas til et annet tidspunkt. Det har dessverre ikke skjedd. Det har etter vår informasjon ikke blitt gjennomført kartleggingssamtaler med de medarbeidere i de berørte avdelingene, der arbeidstakerne hadde fått en sjanse å uttale seg og komme med sine preferanser og ønsker for den fremtidige lokaliseringen av arbeidsplassen. Avgjørelsen tas dermed uten å ha kunnskap om ønskene til de som i dag er ansatt i de berørte stillingene. Det går heller ikke fram av dokumentet at det har blitt gjennomført samtaler med fagfolk som jobber i dag innenfor de berørte fagområdene. Det ble dermed ikke samlet inn informasjon som kan være viktig for å ta en avgjørelse i saken som baserer seg på fakta og med målet å tilrettelegge for de best mulige tjenester i kommunen. En prosess uten involvering av fagpersoner og berørte/brukere, kan ikke kalles for en god prosess. 2. Dokumentet som helhet Det kommer ikke fram i dokumentet som vi har fått til uttalelsen, hvordan sannsynligheten og konsekvensen defineres og vurderes. En ROS-analyse uten denne forklaringen har liten til ingen verdi. Dokumentet som fører til risikomatrisen skal hjelpe leseren å forstå på hvilket grunnlag vurderinger ble tatt og hvordan konsekvensene er vurdert. Dette er ikke tilfelle i dokumentet som foreligger. De første ti sider av dokumentet består av oppsummeringen, anbefalingen og grunnlagsdata. Så følger det i kapitel 4 en grunnleggende betraktning for Molde kommune som arbeidsgiver og tjenesteyter. Det legges i betraktingen stor vekt på digitalisering av tjenester og det listes opp tjenester som kommunen tilbyr innbyggerne, uten at disse er relatert til avgjørelsen som skal tas. Når det gjelder lokalisering av arbeidsplasser fremgår det ikke av dokumentet, hvilke digitale muligheter det finnes for de tjenestene som skal vurderes flyttet og teksten fremstår som synsing om mulige eventualiteter uten konkrete vurderinger om det er mulig å gjennomføre i praksis. Det 8

62 forutsettes også at samhandling mellom ansatte vil skje digitalt uten at dette er vurdert hvordan dette kan skje. Det sies også noe om et fagmiljø som blir større i sin helhet etter sammenslåing av kommunene. Akademikerne har oversendt sine betraktninger rundt dette spørsmålet til rådmennene i de tre kommuner i et brev (datert ) der vi er veldig tydelig på at fagmiljøene etter vår vurdering ikke vil bli mye større i de ikke stedbundne tjenester og at vi ser store problemer med rekrutering av høy utdannete medarbeidere i fremtiden og dette før lokalisering av arbeidsplassen er blitt tatt hensyn til. Rekrutteringsproblemer kan bl.a. forklares med små fagmiljøer og lønnsbetingelsene. Det er etter erfaringer også lettere å rekruttere spisskompetanse til byer enn i distriktene. Vi legger ved våre kommentarer fra november 2018 til denne uttalelsen. På side 13 blir det fastsatt, hvilke løsninger som skal gjennom en ROS-analyse uten at det er synlig, hvorfor disse tjeneste ble valgt, mens andre ikke ha vært vurdert. Samtidig nevnes det to arbeidsområder som ikke skal gjennom en ROS-analyse uten at det er synlig, hvorfor disse ble utelukket fra vurderingen med en gang. En ryddig ROS-analyse hadde gått gjennom kommunen som helhet og sa hver eneste tjeneste som ikke er stedsbunnen med de samme kriteriene for å kunne sammenligne konsekvensene. Akademikerne ønsker a stille følgende spørsmål: - Hvilken fordel (økonomisk/faglig mm.) gir en sammenslåing av kommunene, hvis alt skal fortsetter som før? - Hvor skal arbeidsstedet være for nye stillinger, og når skal det avgjøres? - Hva er viktigst for Molde kommune, gode tjenester eller hvor tjenesten er plassert? 3. Enkeltpunkter i dokumentet Landbrukstjenesten som foreslås flyttet består neste utelukkende av medlemmer i Akademikerne. Det er derfor naturlig for oss å ha et spesielt fokus på denne vurderingen og avgjørelsen. Landbruket vil være den største næringen i nye Molde kommune. Med å etablere en satellitt langt fra den sentrale administrasjonen blir det også faglig avstand til de som naturlig bør jobbe sammen. Per i dag fungerer samarbeidet mellom enhetene veldig bra. Landbruk har gode kontakter til planavdelingen, byggesaksavdelingen, brannvesen, bydrift og alle andre enheter. Dette samarbeidet er viktig for kvaliteten av arbeidet og avgjørelser som tas i alle enheter. Med flytting av denne tjenesten vil den personlige, spontane og planlagte faglige utvekslingen mellom enheter og ansatte falle bort. Ikke alt kan løses med digitale tjenester. De kan ikke erstatte å være med i en bred faglig diskusjon der personene møtes også uformelt. Også for næringen er det viktig at landbruksforvaltningen sitter sentralt for å kunne påvirke overordnete kommunale prosesser der landbruk har en viktig posisjon. Landbruket er den største premissleverandøren for arealbruken i kommunen og der jordvern er en av de mest sentrale problemstillingene. Akademikerne reagerer på kommentaren til punktet «mister spisskompetanse» i ROS-analysen at det uansett skal ansettes nye ansatte. Det er synd å lese, at arbeidsgiveren satser bare på rekrutering av 9

63 nye ansatte og ikke på ivaretagelse av dagens medarbeidere. Vi håper, at formuleringen ikke er ment på den måten den er skrevet på og anmoder på det sterkeste valg av en annen formulering. Fra vil Molde kommune og Midsund kommune være redusert til en 40 % stilling for landbrukstjenester. Denne situasjonen oppstår pga. av at en medarbeider har sagt opp sin stilling, som innehar 80 % oppgaver innenfor landbruk i Molde kommune/midsund kommune i dag. Dette går spesielt utover fagkompetanse i jordbruket som blir svekket i kommunene. Usikkerhet om plassering av arbeidsstedet i den nye kommunen var en av viktig flere punkter som førte til at medarbeideren valgte a si opp stillingen. ROS-analysen har etter vår vurdering en del betydelige mangler. - Hvorfor ble reise til og fra jobb vurdert for dokumentsenteret, men ikke for landbruk? Sammenligning kan bare være mulig med samme valg av kriterier. - Vurderingen for å miste og å rekruttere spisskompetanse er motstridene. - Samhandlingen er vurdert uten å ha snakket med fagfolk om hvordan samhandling fungerer og betydningen av samhandlingen - Brukerne av tjenestene er det ikke satt fokus på. Uten tilgjengelighet av fagfolk i nærhet til brukeren vil det oppstår problemer for næringsdrivende. - Tjenestekjøring vil sikkert øke litt, men en lokalisering mer sentralt vil gjøre vesentlig enklere og mer tidsbesparende, avhengig av hvor tjenestereisen skal gå. - Avbøtende tiltak og virkningen er ikke beskrevet Det vises til første delen av uttalelsen vår om kvalitet på kunnskapsgrunnlaget. Fakta som kan være avgjørende er ikke på plass. Siden grunnlaget for vurderingen mangler, tolker vi det som står i dokumentet ord for ord. 4. Konklusjon Akademikerne mener, at dokumentet ikke danner god nok grunnlag for å kunne ta avgjørelsen for lokalisering av tjenester. Det er betydelige mangler i kunnskapsgrunnlaget, gjennomføring av prosessen og gjennomføring av ROS-analysen. Akademikerne oppfordrer - som nevnt i brevet fra november å gi oppdrag til gjennomføring av en ny ROS-analyse til en uavhengig aktør utenfor de tre kommunen som lager et omfattende nytt grunnlag for en avgjørelse. Med vennlig hilsen Björn Gregull LEDER AKADEMIKERNE I MOLDE KOMMUNE TILLITSVAGT ARKITEKTENS FAGFORBUND Vedlegg: Akademikernes brev datert

64 Vedlegg til høringssvar fra Akademikerne Molde 16. NOVEMBER 2018 Rådmennene i Molde, Midsund og Nesset Per e-post Lokalisering av tjenester Risiko- og sårbarhetsanalyse Akademikerne i Molde kommune ønsker å kommentere den pågående prosessen om lokalisering av tjenester i nye Molde kommune fra Vi er bevist på, at det finnes politiske vedtak og at dette er en del av intensjonsavtalen mellom de tre kommunen. Akademikerne i Molde kommune forstår, at prosjektrådmannen må basere arbeidet sitt om organisering av den nye kommunen på de politiske vedtektene knyttet til prosessen. Vår uttalelse skal forstås som oppfordring å ta en grundig gjennomgang og vurdering av kommende avgjørelser som kan ha stor betydning for alle ansatte i og driften av nye Molde kommune uavhengig av en formulert intensjon fra politikken. Vi synes at det der er viktig å få uttrykke våre syn i denne saken. Akademikerne vil i utgangspunktet uttale seg overordnet med hensyn til alle ansatte i nye Molde kommune, men kommer også med kommentarer spesiell knyttet til den gruppen ansatte som vi representerer. Intensjonsavtalen for nye Molde kommune inneholder en del målsetninger som i våre øyne går på tvers av ønsket om å opprettholde dagens aktivitetsnivå i andre rådhus, spesielt i Eidsvåg. I intensjonsavtalen står det bl.a. følgende: Kommunesenter er Molde Mål om at Molde blir en kommune med nasjonal innflytelse som er klare for flere utviklingsoppgaver En kompetent kommune med sterke fagmiljøer som ivaretar innbyggernes rettsikkerhet Et desentralisert tilbud der folk bor innenfor basistjenestene oppvekst, helse, pleie og omsorg og innenfor tekniske tjenester. Det skal legges til rette for at administrative arbeidsplasser skal kunne legges til Midsund der Midsund har spesiell kompetanse. Det skal bygges opp et fagmiljø innen maritim og marin sektor. Innbyggerne skal i hovedsak fa dekket sine behov for tjenester der de bor, og i kommunehuset i Eidsvåg skal det være publikumsretta tjenester og desentraliserte rådhusfunksjoner. Fellesnemnda skal plassere fagmiljøene der det er kvalitetsmessig og økonomisk hensiktsmessig. Fagmiljø og funksjoner som ikke er stedbundne kan lokaliseres til kommunehuset i Eidsvåg. Antallet arbeidsplasser i kommunehuset i Eidsvåg videreføres på nivå med i dag, og følgende prinsipper legges til grunn: - Utnyttelse av eksisterende kommunehus - Tilstrebe balansert fordeling i utviklingen av arbeidsplasser i kommunehusene - Søke å samle tjenester og fagmiljø som gir synergieffekter - Ta hensyn til kompetansebehov og rekruttering Etter Akademikernes vurdering er det viktig å etablere og sikre sterke fagmiljøer, for å oppnå målet med a være en kommune på toppen i landet. Når en ser på de eksiterende fagmiljøer i alle tre 11

65 kommuner og de fagmiljøene som vil være tilgjengelig etter kommunesammenslåingen, så ser vi betydelige utfordringer å nå målene. Etter det som blir kommunisert internt i kommunene vil budsjettårene 2020/21 være utfordrende for den nye kommunen. Det betyr, at det ikke kan påregnes at det tilføres nye stillinger til de eksisterende fagmiljøene. Innenfor enkelte administrasjonsområder er bemanningen slik, at det allerede i dag ikke er etablert noe som kan kalles for et fagmiljø. I Nesset og Midsund er det kommunens størrelse (målt på antall innbyggere) som setter begrensninger for antall ansatte. Det er naturlig at det er vanskelig å etablere det som i intensjonsavtalen beskrives som sterke/robuste fagmiljøer i mindre kommuner. I dagens Molde kommune sliter enkelte administrative tjenester med underbemanning og en voksende oppgavelast som er vanskelig å få løst med de engasjerte medarbeidere som jobber der. Det gjelder spesielt de administrative oppgavene, som i den nye kommunen vil bli organisert under enheten for teknisk, plan, næring og miljø, men ikke bare der. Som det ser ut er få eller ingen ansatte fra Nesset og Midsund som skal flyttes over til disse avdelingene. Fagmiljøene vil ikke bli styrket mye, samtidig som oppgavene fra opprinnelig tre kommuner må løses med den i dag tilgjengelige arbeidskraften. Vi frykter at intensjonsavtalens ordlyd om å opprettholde bemanningen på rådhuset i Eidsvåg med ikke stedbundne tjenester ikke vil styrke fagmiljøene, men etter vårt syn dele opp og svekke de allerede sårbare miljøene. Som konsekvens frykter vi, at bemanningen i disse tjenestene vil reduseres og medarbeidere som har tatt et konkret valg med å bosette seg i Molde, Midsund eller Nesset velger å finne seg andre arbeidsplasser. Problemstillingen med flytting av tjenester vil ikke bare berøre ansatte i dagens Molde kommune som kanskje skal flytte arbeidsplassen, men på lik måte dagens ansatte i Midsund kommune som kan få arbeidsplass i Molde/Nesset og på samme måte for ansatte fra Nesset som kan fa arbeidsplass i Molde/Midsund. For Akademikerne ser vi, at kommunene allerede i dag har problemer a rekruttere kvalifiserte medarbeidere innenfor de akademiske yrkene. De fleste av disse yrkene faller under kategorien «ikke stedbundne tjenester». Et for lite/ikke eksisterende fagmiljø ser vi som en av grunnene for denne utviklingen. Vi ser nødvendigheten å tilby befolkningen i hele den nye kommunen likeverdig tilgang til basistjenester. Vi ser også, at enkelte tjenester som krever tilstedeværelse på alle tre rådhus til enkelte tidspunkter. Det vi ikke kan se, er nytten av å flytte hele ansvarsområder over til et annet sted basert på en intensjonsavtale, uten at det ble gjennomført en grundig vurdering av risiko og sårbarhet. Det er satt ned en arbeidsgruppe for å finne tjenester som kan flyttes over til Eidsvåg rådhus. I hht. intensjonsavtalen er det ikke en opsjon å ikke flytte tjenester. Alternativet å ikke ha bemanning på Eidsvåg rådhus som beskrevet i intensjonsavtalen må alltid være et punkt for sammenligning i utredninger. Akademikerne i Molde kommune oppfordrer prosjektrådmannen, å gjennomføre en uavhengig ROSanalyse av konsekvensene ved lokalisering av tjenester i de tre rådhusene. Vi anser det som 12

66 problematisk, at alternativet å ikke ha samme bemanning på Eidsvåg rådhus som i dag ikke skal være en del av vurderingen. Det er også meget uheldig at arbeidsgruppen som kommer med forslag om lokalisering også sitter med vurdering av risiko for kommunen og ansatte. ROS-analysen må være fri fra politiske føringer og må se på alle sider av en flytting av tjenester mellom Eidsvåg, Midsund og Molde. Det må ses ba de på konsekvenser for ansatte og driften av administrasjonen. ROS-analysen må etter vår vurdering se bl.a. på spørsmål om hvor mange av ansatte som ville være berørt av denne sentraliseringen/desentraliseringen a) er villig til a flytte/pendle hver dag fra en del av kommunen til den andre (uavhengig fra utgangsstedet) b) hvor mange av de berørte ansatte vil frafalle/si opp arbeidskontrakten c) hvilke konsekvenser vil lokaliseringen ha for den nye kommunen i forhold til økonomi, levering av tjenester, lovpålagte oppgaver, rekrutering og opplæring, samhandling internt og eksternt. Akademikerne i Molde kommune er urolig på prosessen som gjennomføres og håper, at det ikke fattes vedtak som går på bekostning av ansatte, fagmiljøene og dermed kommunens fremtid. En politisk intensjonsavtale som blir en bindende avtale uten å se nøyaktig på konsekvensene for tjenester, fagmiljøer, økonomi og ikke minst ansatte vil allerede i starten ødelegge for de ambisiøse målene som den nye kommunen har satt seg. Vi er åpen for dialog og samarbeid med prosjektrådmannen rundt denne problemstillingen. Med vennlig hilsen Björn Gregull HOVEDTILLITSVALGT AKADEMIKERNE I MOLDE KOMMUNE Kopi: Britt Roaldset Rakvåg HTV i Molde, Midsund og Nesset 13

67 3. Høringssvar fra seksjonsleder arealplan og landbruk Molde Rapport vedr. lokalisering av arbeidsplasser i nye Molde kommune HØRINGSUTTALELSE Som leder for seksjon arealplan og landbruk ved plan- og utviklingsavdelingen og enhetsleder for enheten Samfunn og plan, ønsker jeg å gi en kommentar til rapporten fra arbeidsgruppen for Lokalisering av arbeidsplasser nye Molde kommune. Av rapporten går det fram at det er en målsetning at få skal måtte flytte arbeidssted, og at dette er et grep for å hindre avskalling av nødvendig kompetanse. Rapporten fokuserer også på utfordringer knyttet til rekruttering av ønsket kompetanse. En annen «selvsagt», men viktig målsetning er at den nye organisasjonen skal betjene innbyggerne på en god måte i hele den nye kommunen. Dette er gode rammer for den videre planleggingen. En av anbefalingene i rapporten er at landbruksfunksjoner i nye Molde kommune kan lokaliseres til Eidsvåg, og at Innenfor dette området skal det også rekrutteres nye ansatte. Jeg har noen kommentarer til dette: Under arbeidet med å utforme den nye avdelingen Teknisk, plan, næring og miljø ble det lagt stor vekt på de gevinstene en kan oppnå ved å plassere flere fagområder innenfor samme avdeling, og dermed også en bedre samordning og utnytting av kompetansen. Her har kommunen mye å hente, og det vises blant annet til de positive effektene samorganiseringen av arealplan og landbruk har hatt. Vi har stor gjensidig nytte av hverandre både i enkeltsaker og i plansaker. Dette er en effekt som må tas med inn i den nye kommunen. Landbruksforvaltningen er en av de viktigste premissleverandørene til areal- og naturressursforvaltningen i nye Molde kommune. Derfor må det være slik at landbruksfunksjoner som evt. plasseres i Nesset, blir en del av den samlede landbrukstjenesten/-forvaltningen, og slik også tilhøre samme enhet. Det er nødvendig at det legges til rette for å oppnå en felles tilhørighet med samme kultur og miljø. Forventningen om at landbrukstjenester også skal kunne ytes ut fra Eidsvåg, er ikke urimelig. Men det må ikke være til hinder for de overordnede og helhetlige målsetningene. I organisasjonsarbeidet har det vært lagt vekt på å skape sterke fagmiljøer, og det forutsetter en stram organisering, og ikke fragmentering. Det må legges opp til fleksible forutsetninger som fungerer begge vegene, nettopp for å kunne tilby hele bredden av kompetanse og tjenester, alle steder. Det legges til grunn at dette innbefattes i første kulepunkt på side 18 i rapporten: «Fleksibilitet i arbeidssituasjonen.» Rapporten lager en kobling mellom lokaliseringen og at det «Innenfor dette området skal det også rekrutteres nye ansatte.» Kabalen med å plassere både personer og kompetanse er ikke ferdig lagt enda. Inn til det er falt på plass, mener jeg det er å foregripe planleggingen av hvor personer og ulike 14

68 oppgaver skal plasseres, dersom dette er knyttet til rekrutteringen etter rådgiveren i dagens Molde kommune. Det er nødvendig å minne om at den nye kommunens samlede landbruksforvaltning skal betjene hele området Misund, Molde og Nesset på en likeverdig måte. Oppsummering: o o o o Målsetningen er at kommunens landbruksforvaltning skal betjene hele nye Molde kommune på en tilfredsstillende og helhetlig måte. Det er særlig viktig at landbruksforvaltningen er tett integrert med øvrige funksjoner i den nye avdelingen Teknisk, plan, næring og miljø, og da særlig enheten Samfunn og plan. Det må videre være en målsetning at landbruksforvaltningen skal fungere som ett samlet kompetansemiljø. Lokaliseringsspørsmålet må håndteres med tilstrekkelig fleksibilitet til at ansatte oppfatter seg å tilhøre én enhet, til at forvaltningen er tilstrekkelig koordinert og samkjørt, at bredden i kompetanse tilflyter hele landbruksnæringen og kommunens areal- og ressursforvaltning. Ser fram til en positiv fortsettelse slik at den nye kommunen oppnår å yte gode tjenester til alle innbyggerne, og hvor kompetansen tilflyter alle aktuelle oppgaver som skal løses uavhengig av saksområde Jostein Bø Seksjonsleder arealplan og landbruk 15

69 4. Høringssvar fra kommunalsjef Plan- og utviklingsavd Molde Viser til rapport fra arbeidsgruppen «Lokalisering av arbeidsplasser nye Molde kommune» Jeg vil gi følgende kommentarer. Jeg støtter prinsippet om at de ansatte får opprettholde sitt arbeidsted som i dag dersom de ønsker. Dette er med å sikre kompetansen i den nye kommunen. Når det gjelder lokalisering av funksjoner, så mener jeg følgende må vektlegges. 1. Tjenester til innbyggerne 2. Rekruttering av kompetanse 3. Effektiv utnytting av ansatte Tjenester til innbyggerne Likeverdige tjenester til innbyggerne er viktig. Dette kan utføres på flere måter. Jeg mener at vi innen rimelig tid vil innføre avtalt møtetid når innbyggerne vil drøfte saker med ansatte. Opplever at mange personer ikke treffer rette personer når de skal bare «stikke innom». Dette er ikke god og forutsigbar tjeneste. Digitale løsninger og faste arbeidsdager i dagens tre kommuner vil bidra til å sikre gode og likeverdige tjenester. Rekruttering av kompetanse Skal vi gi gode tjenester, er vi avhengig av riktig og god kompetanse. Beholde og rekruttere personell er faktoren som må vektlegges mest. Hvordan en lokalisering vil rekruttere, er usikkert. Dersom en opplever at en lokalisering ikke rekrutterer godt, må en gjøre nye rekrutteringsforsøk med ny løsning. Det er følgelig for bastant å si at lokalisering skal være på en bestemt måte. Utsagnet «varige arbeidsplasser» er svært usikkert, jf utviklingen som skjer innenfor mange sektorer i dag. Effektiv utnytting av ansatte Nye Molde kommune vil være en langstrakt kommune der det vil ta lang tid å bevege seg fra den ene ytterkanten til den andre. En må ikke lokalisere seg slik at de ansatte bruker store deler av arbeidsdagen til å forflytte seg mellom ulike arbeidssted. Slik lokalisering vil ikke gi effektiv bruk av ressursene. Plan- og utviklingsavdelingen i Molde kommune ble omorganisert i 2014 ved at seksjon arealplan og seksjon landbruk ble slått sammen i felles seksjon arealplan og landbruk. Dette for å sikre bedre samhandling og koordinering i behandlingen av saker. Omorganiseringen har gitt positive effekter. Arealplan og landbruk inngår i samme enhet «Samfunn og plan» i sektor Teknisk, plan, næring og miljø i nye Molde kommune. Det er viktig å videreutvikle samhandlingen. Andre forhold Det står under 1.2 Anbefaling at «..landbruksfunksjoner i nye Molde kommune kan lokaliseres til Eidsvåg.» Dette er for så vidt greit, men det er riktig å påpeke at mange andre funksjoner også vil være i Eidsvåg og Midsund. Utsagnet kan tolkes som alle landbruksfunksjoner skal lokaliseres til Eidsvåg noe som ikke går fram av rapporten fra arbeidsgruppen. Eirik Heggemsnes, kommunalsjef Plan- og utviklingsavdelingen Molde 16

70 5. Høringssvar fra Servicekontoret Nesset Høringssvar - Lokalisering av arbeidsplasser nye Molde kommune Viser til rapport fra arbeidsgruppen, datert 18. februar I dette høringssvaret vil vi hovedsakelig konsentrere oss om dokumentsenter. Til prosessen: Som ansatte har vi gjennom arbeidet med etablering av ny kommune følt at det har vært en åpen prosess. God informasjon er gjort tilgjengelig på nyemolde.no etter hvert som arbeidet har skredet fram. Det har likevel vært usikkerhet blant ansatte både med tanke på lokalisering og hvilke oppgaver den enkelte ansatte skal ha i den nye kommunen. I Nesset har de fleste ansatte en god bredde i arbeidsoppgavene og mange har satt pris på dette, men kunne det i den nye kommunen likevel bli en mulighet for å smalne inn arbeidsfeltet og gå mer i dybden på enkelte oppgaver? Få nye kollegaer som hadde de samme arbeidsoppgavene og komme i et større fagmiljø? Når det nå skal tas en avgjørelse på lokalisering, skulle vi gjerne ønske oss at oppgavene i det framtidige dokumentsenteret allerede var kartlagt og gjort kjent. Arbeidsgruppen for Delprosjekt Arkiv og dokumentforvaltning nye Molde kommune skal som ett av åtte oppdrag «beskrive felles arkiv- og dokumentsenter i den nye kommunen». Gruppens frist for alle åtte oppdrag er 1. juli. Burde dette ene oppdraget vært gitt en tidligere frist? Sett i sammenheng med at dokumentsenterets oppgaver, innhold og ambisjoner ikke er kjent, er det muligens uheldig at ansatte allerede er plassert inn i seksjoner i nye Molde kommune. Mål og innhold dokumentsenter Økt digitalisering og oppgradering av IT-systemer gir forventninger om gevinster i form av bedre service og redusert ressursbruk. Disse gevinstene kommer ikke av seg selv, men realiseres gjennom nye måter å arbeide på. Digital organisasjonsutvikling er et omfattende arbeid som stiller store krav til endringsledelse. («Erfaringer og lærdom fra sammenslåingsprosessen mellom Sandefjord, Andebu og Stokke», Telemarksforskning etter oppdrag fra KS.) Vi kan tenke oss at nye Molde kommune ved hjelp av dokumentsenteret har ambisjoner om å: o Sikre dokumentforvaltningen i hele organisasjonen o Øke dokumentfangsten fra alle fagsystem og andre kanaler ved hjelp av enhetlige rutiner/evt. felles arkivkjerne o Øke digitaliseringen f.eks. 90 % av all inn- og utgående post skal foregå digitalt o Effektivisere saksbehandlingen 17

71 o Effektivisere driften o Øke kvaliteten Både Nesset og Molde kommune har hatt tilsyn fra Arkivverket, med til dels store avvik (se tilsynsrapportene ). Bygger vi et sentralt arkiv i et sterkt dokumentsenter og tillater en rendyrking/profesjonalisering av arkivfaget, tilfører tilstrekkelige ressurser innenfor både arkiv- og IT-faget, kan vi unngå slike avvik i fremtiden. Vi kan på en bedre måte ivareta og sikre viktig rettighetsdokumentasjon for innbyggere og forvaltningsmessig dokumentasjon for kommunen. Dette gir økt arbeidsmengde for dokumentsenteret, men nødvendig gevinst i form av bedre kvalitet. Arkivansvaret omfatter all dokumentasjon i hele organisasjonen. I praksis ser man ofte at dette ansvaret bare omfatter eldre papirarkiv og sak-/arkivsystem. Samler vi alle oppgaver i en sentralisert arkivtjeneste vil vi sikre god kvalitet og like rutiner i hele forvaltningen. Ressurser som driver arkivfaglig arbeid i ute enhetene, får frigjort tid til andre oppgaver. Arkivtjenesten vil bli mindre sårbar og personuavhengig, og gi mye bedre kontroll over dokumentforvaltningen i hele organisasjonen. En slik sentralisert dokumentforvaltning, i et dokumentsenter med mål om økt digital dokumentflyt, vil kreve god og riktig kompetanse. Arkivkompetanse, gode «digitaliseringshoder» og IT-kompetanse er en forutsetning. Nye Sandefjord kommune har gode erfaringer med en slik organisering, hvor systemforståelse for både sak-/arkivsystem og fagsystem sammen med arkivfaget ligger til grunn. ROS-analyse dokumentsenter i Eidsvåg Arbeidsgruppens ROS-analyse viser røde felt og høy risiko for å legge et sentralisert dokumentsenter til Eidsvåg. Vi vil kommentere punktene som er oppgitt som «uønsket hendelse/risiko»: o Ombyggingskostnader for godkjent lokale for oppbevaring av papirarkiv Framtidas arkiv består ikke av papir. Vi ser heller ikke nødvendigheten av å flytte eldre papirarkiv fra de andre kommunene til lokasjonen. Dette punktet kan tas ut av ROS-analysen. (Nesset kommune har for øvrig godkjente lokaler for oppbevaring av arkiv og er i gang med forberedelse til avslutning av kommunen og avlevering av papirarkiv til IKAMR.) o Utfordringer med å rekruttere spisskompetanse/mister spisskompetanse Dette er definert som to punkter i ROS-analysen. Å gjøre en analyse på dette før innholdet i dokumentsenteret er kjent gjør vurderingen i ROS-analysen usikker. Skaper vi et tverrfaglig fagmiljø i et dokumentsenter med ambisjoner, føler vi oss sikre på at dette vil bli en attraktiv arbeidsplass. Leder for Sandefjord kommune sitt dokumentsenter uttalte ved sin ansettelse at stillingen var «kanskje den mest spennende arkivlederstillingen i Norge på lang tid». 18

72 o Mer utgifter til transport til og fra jobb Dette er vel heller en årsak til punktet «Mister spisskompetanse» og burde kanskje heller hete «Økte utgifter jfr. omstillingsavtalens pkt Kompensasjon for skifte av arbeidssted»? En slik kompensasjon er begrenset til tre år og validerer kanskje ikke til å gi høy (rød) vurdering på konsekvens. o Lengre arbeidsdager på grunn av reisevei Ser dette i sammenheng med punktet over. Også dette er vel en årsak til punktet «Mister spisskompetanse». For oss kan det virke som om vurderingene er gjort kun opp mot økonomi, ikke innovasjon og digitalisering. Totalt sett kunne vi tenke oss, for å unngå eventuelle misforståelser, at et større grunnlag for ROS-analysen var gjort kjent i rapporten. Samlokalisering Vi har stor respekt for arbeidet som er gjort av prosjektgruppen og arbeidsgruppen for lokalisering. Det er raust av arbeidsgiver å ta individuelle hensyn til den enkelte ansatte ved å tilby å beholde dagens arbeidssted. Det vil likevel være noen fordeler ved å være samlokalisert: o Robust og anerkjent fagmiljø o Mer fleksibel organisering og bedre utnyttelse av ressurser o Bedre miljø for utvikling og kompetanseoverføring o Gir mulighet for «ikke-planlagt» samarbeid o Effektiviserer arbeidet Det er en vanskelig øvelse å sette disse momentene opp mot ønsker fra ansatte om å beholde dagens arbeidssted. Intensjonsavtalen Vi mener at forslaget ikke støtter opp om alle mål i intensjonsavtalen. Noen eksempler: o Bærekraftig og robust kommune: En kompetent kommune med sterke fagmiljøer som ivaretar innbyggernes rettsikkerhet (Kap. 4 Mål for den nye kommunen). o Fellesnemnda skal plassere fagmiljøene der det er kvalitetsmessig og økonomisk hensiktsmessig (Kap 6.3. Administrativ organisering). Oppsummering: Vi bør benytte anledningen til å tenke nytt sammen, finne de smarte løsningene og gjøre tjenestene enda bedre. Hensikten med kommunesammenslåingen er ikke bare en større kommune, men også en bedre kommune. Hvorfor bruke tid og ressurser på å videreføre noe gammelt som kanskje ikke fungerer optimalt? Digitale forsendelser øker i rekordfart, det kommuniseres på mange ulike plattformer, og mengden dokumentasjon er omfattende. Skal vi klare å ivareta arkivplikten og holde kontroll på kommunens dokumentasjon, er det etter vår 19

73 mening helt nødvendig å sentralisere og profesjonalisere dokumentsenteret med tilstrekkelige ressurser til å utføre faget. Vårt forslag er at ambisjoner og innhold for det nye dokumentsenteret bestemmes før lokalisering avgjøres. Det må tas på alvor at framtidas dokumentforvaltning blir så krevende vi må rigge oss for dette. Med hilsen Hildegunn Kvernberg Blø enhetsleder Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke underskrift. 20

74 6. Høringssvar fra TSU (Teknisk, samfunn og utvikling) Nesset Høringsuttalelse i forbindelse med lokalisering av arbeidsplasser i Eidsvåg. Vi som jobber i TSU (Teknisk, Samfunn og Utvikling) i Nesset kommune i dag ser positivt på at arbeidsgruppa for lokalisering av arbeidsplasser i nye Molde kommune går inn for å etablere / videreføre landbruk- og naturforvaltning i Eidsvåg. Det er også viktig at lederen for denne avdelinga har sin daglige arbeidsplass i Eidsvåg. Avdelingen vil bli «midt i hjertet» til landbruk- og naturområdene i den nye kommunen. Vi ser også positivt på at de som har sin arbeidsplass ved kommunehuset i Eidsvåg, får beholde disse. Det er viktig at avdelinger blir etablert / videreført i Eidsvåg. Dette vil gi varige arbeidsplasser, og er med på å følge opp intensjonsavtalen med arbeidsplasser ved kommunehuset. Sendt inn av Bernt Angvik, enhetsleder TSU Nesset kommune 21

75 7. Høringssvar fra ledergruppa i Nesset Høringssvar fra ledergruppa i Nesset Ledergruppa i Nesset vil uttale følgende til høringsdokumentet «Lokalisering av arbeidsplasser i nye Molde kommune» Varige arbeidsplasser Vi ser ikke av høringsdokumentet at det er gjort en systematisk gjennomgang av rådhusfunksjoner i den nye kommunen med henblikk på om de er stedsuavhengige eller ikke. Dette bør gjøres for å se om det finnes flere funksjoner enn landbruk og dokumentsenter som kan lokaliseres til Eidsvåg. Etablering av flere varige fagmiljø vil bedre oppfylle intensjonsavtalen. Høringsdokumentet anbefaler at dagens lokalisering av arbeidsplasser i hovedsak beholdes. Dette imøtekommer mange behov for den enkelte ansatte og opprettholder på kort sikt mange arbeidsplasser ved kommunehuset i Nesset. Dette er positivt. På lengre sikt vil ikke dette tilfredsstille intensjonsavtalens målsetting om varige arbeidsplasser i Eidsvåg. Over tid vil det sannsynligvis bli færre arbeidsplasser fordi ansatte slutter eller frivillig samles i fagmiljø som er lokalisert et annet sted. Dokumentsenter Vi viser til rådmannens tilføyelse i høringsdokumentet og slutter oss til den. Vi må være bevisste på at vi skal skape noe nytt og at kompetansen fra alle kommunene nyttiggjøres. Vi mener at et dokumentsenter er en stedsuavhengig tjeneste som kan lokaliseres i Eidsvåg. Landbruk og naturforvaltning Vi støtter arbeidsgruppens konklusjon om at landbruk og naturforvaltning kan lokaliseres i Eidsvåg. Tjenesten bør ha tilstrekkelig bredt fagmiljø. NAV Vi ser ikke at lokalisering av NAV-tjenester er drøftet i høringsnotatet, eller at det er avgjort noe om lokalisering. Vi mener at brukerne i Nesset er avhengig av nærhet til viktige basistjenester. Et avdelingskontor i Nesset vil kunne betjene brukere i et større geografisk område enn i dag, f.eks. områdene Kleive, Hjelset og Nesjestranda. 22

76 ROS-analyser ROS-analyser skal gi et bilde på risikoen ved å gjennomføre et tiltak. Vanligvis beregnes risiko som et produkt av sannsynlighet og konsekvens. Sannsynlighet og konsekvens gis da en tallverdi og produktet av dette vil da kunne gi lav/middels/høy risiko. Vi hadde ønsket at ROS-analysene ble gjort etter en slik modell og at de på den måten ble gjenstand for grundigere vurderinger og et mer enhetlig resultat. Vi vil også stille spørsmål ved om hvorfor rekruttering av spisskompetanse har lavere risiko (=er lettere) innenfor landbruk enn for noen av de andre arbeidsområdene. Tilstede: Monica K. Hånes, enhetsleder Eidsvåg barne- og ungdomsskole Hilde Toven, enhetsleder Indre Nesset barne- og ungdomsskole Hildegunn Kvernberg Blø, enhetsleder Servicekontoret Turid Leirvoll Øverås, kulturleder Per Gjerde, avdelingsleder NAV Nesset Bernt Angvik, enhetsleder Teknisk, samfunn og utvikling Solfrid Svensli, økonomisjef Tanja Alise H. Bersås, enhetsleder Barnehagene i Nesset Frode Sundstrøm, skolefaglig rådgiver Jan Karstein Schjølberg, enhetsleder Helse og omsorg Med hilsen Frode Sundstrøm skolefaglig rådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke underskrift. Kopi til: Anne Grete Klokset 23

77

78 Arkiv: Saksmappe: Saksbehandler: Britt Rakvåg Roald Dato: Saksframlegg Organisering og lokalisering av nye NAV Molde Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 8/19 Fellesnemnda Nye Molde kommune Prosjektrådmannens forslag til vedtak 1. Fellesnemnda for nye Molde kommune stiller seg bak hovedlinjene i forslag til organisering og lokalisering av NAV i nye Molde kommune slik det fremkommer i forslaget fra arbeidsgruppen. 2. Fellesnemnda for nye Molde kommune ber om at hovedprinsipp omkring lokalisering av arbeidsplasser i nye Molde kommune også gjøres gjeldende for kommunalt ansatte i NAV, slik at kommunalt ansatte i hovedsak får beholde nåværende arbeidssted. Saksopplysninger Det er satt ned en arbeidsgruppe for organisering og lokalisering av NAV i nye Molde med representasjon i samsvar med partnerskapsavtalen. Mandat er gitt av prosjektrådmann Arne Sverre Dahl og fylkesdirektør NAV Stein Veland. Disse utgjør styringsgruppen sammen med to tillitsvalgte, Sissel Grønvik (AYVO) og Linda Klausen (Fagforbundet). I arbeidsgruppen er nye Molde kommune representert ved kommunalsjef Ann-Mari Abelvik og rådgiver Tone Haukebø Silseth samt tillitsvalgt fra kommunesiden Ole Palmer Morewood. Det ligger informasjon om prosessen på nettsiden til nye Molde: Til dagens møte i fellesnemnda legges forslag til organisering og lokalisering av NAV i nye Molde kommune.

79 Det legges opp til følgende organisasjonsmodell: Om lokalisering av arbeidsplasser anbefaler arbeidsgruppen (kap 4): «Prosjektgruppa foreslår at man benytter lokalene til NAV i Molde. Her vil det være betjent mottak og drop-in for brukere og base for ansatte. I Midsund og Eidsvåg vil det være servicetorg, der det vil være tilgjengelige PCer for brukerne som kan benyttes til å søke på ledige stillinger og ta i bruk NAV sine digitale tjenester/selvbetjeningsløsninger. I tillegg er det nødvendig med tilgang til arbeidsstasjoner og møterom for avtalte møter som må sees i sammenheng med andre kommunale tjenester.» Tilrådningen er drøftet med og har fått sin tilslutning av tillitsvalgte og styringsgruppen. Rapporten fra arbeidsgruppen ligger vedlagt. Vurdering Prosjektrådmann mener at vurderingen som er gjort omkring organisering er gjennomarbeidet og anbefaler fellesnemnda å stille seg bak denne. Prosjektrådmann ser at digitaliseringsstrategien til NAV understøtter løsningene som foreslås for lokalisering. Prosjektrådmann er opptatt av å beholde kompetanse i prosessen frem mot ny kommune. I saken om lokalisering av arbeidsplasser i nye Molde kommune foreslår prosjektrådmann for fellesnemnda at ansatte i all hovedsak får beholde nåværende arbeidssted. Dette begrunnes i å sikre at man ikke miste kompetanse, og at digitale løsninger gir mulighet for samhandling mellom ansatte som ikke sitter på samme sted. Prosjektrådmann anbefaler at også NAV benytter dette hovedprinsippet for kommunalt ansatte når lokalisering av arbeidsplasser skal besluttes. Arne Sverre Dahl Prosjektrådmann Vedlegg: Fra arbeidsgruppen: Forslag til organisering og lokalisering av NAV i nye Molde kommune

80 Delprosjekt: NAV - Nye Molde kommune Mandatet er gitt av: Prosjektrådmann Nye Molde kommune Arne Sverre Dahl og fylkesdirektør i NAV Stein Veland Versjon dato: Rapport 3 Organisering og lokalisering nye NAV Molde Nye Molde delprosjekt NAV mandat

81 Innhold 1 Innledning Organisering og dimensjonering av nye NAV Molde Leder, rolle- og funksjonsbeskrivelser Lokalisering Mulige modeller for samarbeid på tvers av tjenester Begrunnelse... 6 Nye Molde delprosjekt NAV mandat

82 1 Innledning I denne rapporten beskriver vi hvordan vi tilråder å organisere nye NAV Molde for å kunne levere tjenestene vi mener er nødvendige for å kunne nå målene med NAV-reformen og målbildet til nye NAV Molde. Vi gjør oppmerksom på at dette bare er et forslag, og at vi derfor ikke går veldig i detalj. Det vil være viktig å involvere medarbeiderne i hvordan vi konkret skal organisere oss for å løse samfunnsoppdraget på best mulig måte innen den rammen som kan godkjennes. Til slutt i rapporten vil vi begrunne vårt forslag for valg av organisering og lokasjoner. 2 Organisering og dimensjonering av nye NAV Molde Vi har valgt å ta utgangspunkt i at vi i grove trekk kan videreføre antall ansatte i nye NAV Molde, med en liten justering for noen kommunale tjenester som ikke blir videreført i det nye NAV Molde. Vi har videre tatt høyde for signal om en liten nedjustering de nærmeste årene på bakgrunn av effektivisering. Det er allikevel i Stortingsmelding 33 gitt tydelig signal om å styrke NAV-kontorene. Med det som samlet utgangspunkt legger vi til grunn at nye NAV Molde vil ha omtrent 70 årsverk. Forslag til organisasjonskart nye NAV Molde: NAV-leder Oppfølging ung Oppfølging voksen Tett oppfølging Stab og økonomi Forklaring: Det er tre avdelinger som har arbeidsrettet brukeroppfølging som sin kjernevirksomhet. Avdeling Oppfølging ungdom har ansvar for helhetlig oppfølging av brukere under 30 år. Avdeling Oppfølging voksen har ansvar for helhetlig oppfølging av brukere fra 30 år og oppover. Avdeling Tett oppfølging har ansvar for tiltaket IPS, prosjektet IPS kommune, Kvalifiseringsprogram og helhetlig oppfølging av flyktninger. Avdelingen har ansvar for koordinering av markedsarbeidet samt det faglige koordineringsansvaret for alle jobbspesialister i nye NAV Molde. Avdeling Stab og økonomi har ansvar for vedtak etter sosialtjenesteloven, bistand ved økonomisk rådgivning, gjeldsrådgivning, frivilling forvaltning, ansvar for publikumsmottak og for støttetjenester som post, arkiv, systemansvar Socio, Controller, koordinering IKT-drift og støtte, driftsøkonomi, innkjøp, HMS, statistikk og analyse og lederstøtte. Nye Molde delprosjekt NAV mandat

83 Oppgavedelingen i de enkelte avdelingene vil bli drøftet i prosess med medarbeiderne. Prinsippet at bruker skal få helhetlig arbeidsrettet oppfølging i NAV Molde skal dog være førende. Markedsarbeid Vår kontakt og vårt samarbeid med næringslivet er en viktig suksessfaktor i vårt arbeid med å hindre utenforskap, å få flere i arbeid og et velfungerende arbeidsmarked. Vi skal tilby gode tjenester til arbeidsgivere med sikte på å få flere i jobb: - Vi skal styrke relasjonen med arbeidsgivere og videreutvikle arbeidsgiverkontakten. - Vi skal bidra til økt rekruttering til ledige stillinger og et inkluderende arbeidsliv. - Arbeidsgiverne skal få bedre koordinerte tjenester fra «ETT NAV». Dette skal vi gjøre gjennom økt samhandling og kompetanseheving. Det er mange oppgaver i NAV-kontoret som er markedsarbeid. Jobbmatch, jobbstøtte, jobbutvikling, oppfølging, forhandling med arbeidsgivere, relasjonsbygging, kvalifisering av arbeidssøkere, karriereveiledning og rekruttering er slike oppgaver. Den viktigste aktøren i markedsarbeid er veilederne. For å få til økt samhandling og kompetanseheving og for å yte koordinerte tjenester fra «ETT NAV» overfor arbeidsgiverne må noen markedsoppgaver koordineres. Slike oppgaver er for eksempel rekrutteringsbistand, systematisk informasjons- og kompetansedeling, 3 parts bedriftsbesøk, kontakt med næringsforumet, lokale samarbeidsavtaler, tiltaksutvikling og - evaluering. Vår organisering skal støtte opp under det behovet. Avdelingsleder for avdeling Tett oppfølging skal ha ansvar for koordinering av markedsarbeidet samt det faglige koordineringsansvaret for alle jobbspesialister i nye NAV Molde. Vi ser for oss at det skal være minst en jobbspesialist i hver avdeling, i tillegg til IPS-jobbspesialistene som er organisert i avdeling Tett oppfølging. Videre skal det være en person i hver oppfølingsavdeling som har ansvar for funksjoner i markedsarbeid som krever koordinering, slik som nevnt ovenfor, og som blir koordinert av avdelingsleder Tett oppfølging. Det skal settes av deler av vedkommende sine stillinger til dette arbeidet (ca. 50 %). Spredning av disse dedikerte veilederne i alle avdelingene skal sikre rask informasjonsflyt og bred kompetansedeling mellom alle veilederne. Kompetanseutvikling Nye NAV Molde skal være en lærende organisasjon. Vi skal legge til rette for at alle ledere og medarbeidere hos oss er deltakere i kontinuerlige lærings- og utviklingsprosesser som skal føre til kontinuerlig forbedring av våre tjenester. Lederteamet og ressurspersoner vil være de viktigste rollene i det strategiske kompetansearbeidet som skal sikre at våre læringsprosesser er i tråd med Nye Molde delprosjekt NAV mandat

84 våre oppgaver og behov. NAV Molde skal ha en kompetanseplan med en beskrivelse av læringsarenaer, samt målrettede og effektive tiltak som en rask kan justere og tilpasse for å imøtekomme høy endringstakt. En avdelingsleder vil få koordineringsansvaret for avdelingsovergripende kompetanseaktiviteter. Hver medarbeider skal ha en individuell utviklingsplan. 3 Leder, rolle- og funksjonsbeskrivelser Roller i nye NAV Molde: Leder Avdelingsleder Veileder Stab Ressursperson Leder NAV Molde: Har det overordnede ansvaret for NAV Molde og får delegert myndighet fra rådmann i nye Molde kommune og fylkesdirektør i NAV Møre og Romsdal. Rapporterer til kommunalsjef for Oppvekst, kultur og velferd, til fylkesdirektør og i partnerskapet. Partnerskapet er styrende organ for NAVkontoret. Avdelingsleder: Har resultat- og fagansvar innenfor det ansvarsområdet som er gitt til avdelingen. Har personalansvar for avdelingens medarbeidere. Har ansvar for å utvikle avdelingen og bidra til helhetlige løsninger slik at nye NAV Molde yter best mulige tjenester til innbyggerne i nye Molde kommune. Samarbeider i lederteamet i NAV Molde og med samarbeidspartnere. Veileder: Er tjenesteutøverne i NAV Molde. Veilederrollen kan ha flere funksjoner og grad av spesialisering. Vi vil ha veileder arbeidsrettet brukeroppfølging, jobbspesialister, økonomiveiledere, gjeldsrådgiver (ikke uttømmende). Stab: Service i publikumsmottak, posthåndtering, arkiv, koordinering IKT-drift og støtte, Controller, driftsøkonomi, innkjøp, HMS, statistikk og analyse, lederstøtte. Ressursperson: Veiledere og stabsmedarbeidere kan være ressursperson for bestemte funksjoner. Dette innebærer å være kollegaveileder og ha spesielt ansvar for å holde seg faglig oppdatert på et bestemt område og bidra til kompetansedeling. Eksempel for ressurspersoner: gruppeveiledning, marked, karriereveiledning, IKT, sosialhjelp, gjeldsrådgiver. Nye Molde delprosjekt NAV mandat

85 4 Lokalisering Prosjektgruppa foreslår at man benytter lokalene til NAV i Molde. Her vil det være betjent mottak og drop-in for brukere og base for ansatte. I Midsund og Eidsvåg vil det være servicetorg, der det vil være tilgjengelige PCer for brukerne som kan benyttes til å søke på ledige stillinger og ta i bruk NAV sine digitale tjenester/selvbetjeningsløsninger. I tillegg er det nødvendig med tilgang til arbeidsstasjoner og møterom for avtalte møter som må sees i sammenheng med andre kommunale tjenester. 5 Mulige modeller for samarbeid på tvers av tjenester Det er spesielt viktig at vi får til et godt koordinert samarbeid mellom de tjenestene som brukere har oppfølging fra. Tett samarbeid gjennom gode relasjoner vil være avgjørende for å sikre gode tilbud og tjenester til det beste for bruker. Formelle samarbeidsavtaler, både nåværende og eventuelt nye, brukes der det er nødvendig for å sikre gjensidig forpliktende koordinering. Dette må forankres i ledelsen og hos ansatte. Fast møtestruktur er viktig, men det må gjøres gode vurderinger på hvilke møter som skal prioriteres. Brukerinvolvering på systemnivå er viktig. Bruk av erfaringskonsulenter, brukerråd, eventuelt andre måter å få frem brukers stemme på er sentralt for en innovativ tjenesteutvikling. Nye NAV Molde skal ha tverrfaglig samarbeid til det beste for bruker som har sammensatte behov gjennom ansvarsgruppe, individuell plan m.m. Tilgjengelige verktøy for individuell plan skal benyttes. 6 Begrunnelse Prosjektgruppa har delt synspunkter, drøftet og lykkes med å komme med forslag til organisering og lokalisering. Vi har vurdert fra ulike perspektiv og faktorer. Brukerperspektivet (både enkeltindivid og arbeidsgiver), medarbeiderperspektivet, nærhet til andre kommunale virksomheter og grunnlagsdokumentet har vært hovedkriteriene. I vårt valg av organiseringen styrker vi vårt arbeid med arbeidsinkludering. Fokus på helhetlig arbeidsrettet brukeroppfølging, flere jobbspesialister, samarbeid, markedsarbeid og kontinuerlig kompetanseutvikling i en lærende organisasjon er de viktigste virkemidlene sådan. Økt satsning på samarbeid om økonomisk veiledning skal gi brukerne hjelp med økonomiske utfordringer så tidlig Nye Molde delprosjekt NAV mandat

86 som mulig for å bidra til økonomisk trygghet og slik at økonomiske utfordringer ikke overskygger brukers ønske og prosess med å komme i arbeid. Fokus på faglig koordinering skal gi økt faglig kvalitet i brukerveiledningen og oppfølgingen. Spredning av forskjellige roller i alle teamene skal bidra til kompetansespredning og rask implementering av endringer, samt tverrfaglighet og dermed forventet økt innovasjon og kvalitet i brukeroppfølgingen. Ved vår anbefaling av lokaliseringen har vi lagt til grunn føringer som er gitt i Stortingsmelding 33, samt i intensjonsavtalen mellom Midsund, Nesset og Molde kommune for nye Molde kommune. Intensjonsavtalen punkt 6.3 Administrativ organisering:.innbyggerne skal i hovedsak få dekket sine behov for tjenester der de bor, og i kommunehuset i Eidsvåg skal det være publikumsretta tjenester og desentraliserte rådhusfunksjoner. Fellesnemda skal plassere fagmiljøene der det er kvalitetsmessig og økonomisk hensiktsmessig. Fagmiljø og funksjoner som ikke er stedbundne kan lokaliseres til kommunehuset i Eidsvåg. Antallet arbeidsplasser i kommunehuset i Eidsvåg videreføres på nivå med i dag, og følgende prinsipper legges til grunn: Utnyttelse av eksisterende kommunehus Tilstrebe balansert fordeling i utviklingen av arbeidsplasser i kommunehusene Søke å samle tjenester og fagmiljø som gir synergieffekter Ta hensyn til kompetansebehov og rekruttering Samtidig kreves det i Stortingsmelding 33 at det jobbes for større NAV-kontor for å bygge bredere fagmiljø og bedre ivareta rettssikkerheten ved NAV-kontorene. I NAV er mye digitalisert. Fra vil mye mer være digitalisert, og bruker vil ha mer eierskap og en aktiv håndtering av sin egen situasjon. Bruker styrer mer sitt eget behov for oppfølging og dialog med NAV-veileder. Gjennom digitale løsninger og oppsøkende virksomhet kan vi yte tjenester i store deler av den nye kommunen og sikre tjenester der bruker bor. I nye NAV Molde vil vi ha mulighet for å søke økonomisk sosialhjelp digitalt og vi vil ha gode løsninger for nødhjelp. Vi kan i samarbeid med servicetorg ha lengre åpningstid i forhold til selvbetjeningsløsninger på tilgjengelig pc. De digitale løsningene frigir tid hos oss som vi kan bruke til tettere oppfølging og oppsøkende virksomhet for dem som trenger oss mest. Vi har i den forbindelsen behov for møteplasser hvor sikkerhet og personvern blir ivaretatt. Nye Molde delprosjekt NAV mandat

87 Gjennom et større kontor, og samling av alle medarbeidere på en lokasjon, vil vi sikre god faglig utvikling av medarbeiderne slik at alle innbyggerne i den nye kommunen vil få likeverdige tjenester som er enda bedre enn i dag. Med tilgang til møterom og arbeidsstasjoner lokalt vil prioriterte brukere få dekt tjenester i sitt nærområde. Bruker unngår lang reisevei til planlagte møter med NAV og nærhet til andre relevante kommunale tjenester. Vi vil beholde god lokalkunnskap til næringsliv og samarbeidsaktører. Å finne balansen mellom organisatorisk læring, mobilitet for de ansatte og hvordan en vil nytte aktuelle lokasjoner vil være en utfordring som vi uansett må jobbe med i tida som kommer, med økende mobilitet. I den videre prosessen skal vi ha særskilt fokus på sikkerhet for de ansatte. Sikkerhet er et moment vi må ha med når vi skal utvikle arbeidsmetodene for å yte gode tjenester til alle i nye Molde kommune uavhengig av hvor dem bor. -På NAV-lokasjon -I Sørvistorg -I arbeidslivet og hos samarbeidspartnere -Samfunnslivet (på kafé, heimebesøk mm) -Reising i jobb/bilkjøring (sikkerhetsforebygging) Nye Molde delprosjekt NAV mandat