VEDTEKTER for Haugjordet grendelag Langhus. Vedtatt 5. november 1991, med senere endringer (siste endring april 2011)

Transkript

1 VEDTEKTER for Haugjordet grendelag Langhus Vedtatt 5. november 1991, med senere endringer (siste endring april 2011) 1 DEFINISJONER 1.1 Haugjordet grendelag (grendelaget) betegnelse som benyttes om samtlige eiere av bolig i Tyriveien, Ospelia, Jettegryta og Kløversvingen. 1.2 Styre Velges av Generalforsamling blant grendelagets medlemmer, eventuelt ekstraordinær generalforsamling. Består av 5 faste og 3 varamedlemmer. Et organ som skal ivareta beboernes felles interesser. 1.3 Generalforsamling Brukes om grendelagets viktigste møter og refererer seg til en årlig foreteelse. Det kan under visse omstendigheter innkalles til ekstraordinær generalforsamling. Generalforsamlingen er grendelagets øverste organ og regulerer vedtektene, vedtar budsjett, velger styre og diverse utvalg blant annet. 1.4 Medlemsmøte Alle andre møter hvor medlemmer av Haugjordet grendelag blir invitert regnes som medlemsmøter. Medlemsmøter er rådgivende for styret. 1.5 Grendehusutvalg Velges på Generalforsamling, og består av 2 faste og 2 varamedlemmer. Utvalget står som administrator av Haugjordet grendehus. 1.6 Velferdsutvalg Beboerne i det enkelte delfelt i grendelaget velger blant sine beboere et velferdsutvalg som administrerer dugnader og de økonomiske midler som blir bevilget over grendelagets budsjett. 1.7 P-husutvalg Beboerne i delfeltene Jettegryta og Ospelia som har biloppstillingsplass i felles parkeringshus velger blant sine beboere et parkeringshusutvalg som administrerer dugnader og vedlikehold av parkeringshusene. 2 MEDLEMSKAP 2.1 Samtlige eiere av bolig i Kløversvingen, Tyriveien, Ospelia og Jettegryta på Langhus i Ski er overensstemmende med sine kjøpekontrakter pliktige til å stå som medlem av grendelaget, med de plikter og rettigheter dette innebærer. 2.2 I alle grendelagets organer gis det én stemme pr. boligenhet. Det er tillatt å avgi stemme ved fullmakt. 2.3 Plikten til medlemskap følger boligen og den som til enhver tid sitter som eier av denne. 2.4 Selger og kjøper står solidarisk ansvarlig for at overdragelse av bolig i grendelaget meldes skriftlig til forretningsfører eller styret innen 8 dager etter overdragelsen. 3 MØTER 3.1 Styret kaller inn grendelagets medlemmer til Generalforsamling. Slikt møte holdes innen utgangen av april hvert år. Sammen med innkallingen oversendes sakslister samt regnskap, beretning for siste år, og forslag til budsjett som skal godkjennes av generalforsamlingen. Styret innkaller til ekstraordinær generalforsamling hvis styret finner det nødvendig, eller når minst 1/3 av medlemmene forlanger det. 3.2 For øvrig innkaller styret til medlemsmøte så ofte styret finner det nødvendig eller når minst 1/3 av medlemmene forlanger det. Saksliste bestemmes av styret, og skal følge innkallingen til slike møter.

2 2 3.3 Innkalling til Generalforsamling, eventuelt ekstraordinær generalforsamling må gjøres med minst 14 dagers skriftlig varsel. Innkalling til medlemsmøter må gjøres med minst 7 dagers skriftlig varsel. 3.4 Under medlemsmøter eller Generalforsamlinger kan det bare treffes bindende beslutninger for medlemmene i saker som har vært ført opp på sakslisten, og som medlemmene i fornøden utstrekning er blitt orientert om ved innkallingen eller på annen måte. 3.5 Saker som ønskes tatt opp på grendelagets møter gjøres skriftlig for styret. Forslag fra lagets medlemmer som er kommet styret i hende senest 4 uker før Generalforsamling og 14 dager før medlemsmøter skal føres opp på sakslisten. Styret kunngjør Generalforsamling minst 5 uker før møtet holdes. 3.6 Avgjørelser på Generalforsamlinger og medlemsmøter treffes med simpelt flertall blant de møtende, herunder valg av styre. Vedtektsendringer, ref 13, krever 2/3 flertall for å vedtas, med unntak av endring av satser etter I Generalforsamling eller ekstraordinær generalforsamling kan også andre styrer og utvalg oppnevnes. 3.8 Eventuell godtgjørelse til styrets og øvrige utvalgs medlemmer og til revisor fastsettes av generalforsamlingen. 3.9 Leietakere gis møterett uten stemmerett på medlemsmøter og (ekstraordinær) generalforsamling. Leietakere har anledning å stemme som fullmektig etter 2. Leietakere får tilsendt kopi av protokoller fra grendelagets medlemsmøter og (ekstraordinær) generalforsamling Valg på møtene foretas skriftlig, dersom minst ett medlem forlanger det. 4 AVGIFTER 4.1 Nye eiere betaler en innmeldingsavgift til grendelaget på kr 4.000, Utover dette, betales en avgift fra grendelagets medlemmer (eiere) til dekning av lagets løpende utgifter, kr 1.000,- pr kvartal. Avgiften er like stor for samtlige medlemmer. Videre skal de medlemmer som har tilgang til felles parkeringshus dekke de kostnader parkeringshuset oppebærer med særskilt avgift, kr 500,- pr kvartal. Denne avgift betales samtidig med den faste avgiften. Avgiften reguleres av Generalforsamlingen ved årlig budsjettvedtak. 4.3 For medlemmer som har tilgang til felles parkeringshus, opprettes det et fond for å dekke oppgraderingskostnader iht. at bygningsmassen eldes. Fondsavgift kr 50,- pr. kvartal pr. medlem. 5 ANSVARSOMRÅDE 5.1 Grendelaget ved styret skal ivareta de felles interesser som boligfeltets boligeiere har i alle spørsmål som vedrører offentlige myndigheter. 5.2 Videre skal grendelaget ved styret ha ansvar for at bestemmelsene i reguleringsplanen for feltet blir fulgt. 5.3 Grendelaget ved styret skal også ha ansvaret for drift og vedlikehold av de anlegg og installasjoner innenfor feltets reguleringsgrenser som ikke er overtatt av kommunen eller som ikke den enkelte boligeier har ansvar for innenfor sin eksklusive tomt. Dette gjelder bl. a. drift og vedlikehold av veier, gatelys, fellesareal herunder lekeplasser, og kabler og ledninger som ligger i disse veier og på disse steder, og som den enkelte tomtekjøper ikke har ansvar for i henhold til sin kjøpekontrakt og heller ikke kommunen har ansvaret for. Grendelaget ved styret har i tillegg ansvar for drift og vedlikehold av opparbeidet og avgrenset friareal mellom Ospelia og nedre gangvei, i den grad grendelaget blir gitt disposisjonsrett over dette. Arealet eies av Ski kommune.

3 3 Ved forespørsel fra styret v/styreleder plikter medlem å oppgi forsikringsselskap i påvente av endelig ansvarsavklaring. 5.4 Grendelaget ved styret har ansvar for drift og vedlikehold av grendehus og parkeringsanlegg, herunder eventuelle parkeringshus, som ligger innenfor grendelagets reguleringsgrense. Rekker/enkeltgarasjer som er ført opp på fellesskapets eiendom, har den respektive eier i første hånd det direkte ansvaret for. 5.5 Grendelaget ved styret skal ivareta boligeiernes tarv i alle saker av felles interesse. 6 OBLIGATORISKE UTVALG 6.1 Generalforsamling velger et styre på 5 medlemmer for et tidsrom på 2 år av gangen. Det velges 3 varamedlemmer for et tidsrom av 1 år av gangen. Styret velges av og blant boligeierne (grendelagets medlemmer) ved alminnelig flertall. Styret velger selv sin leder og sekretær. 6.2 Generalforsamling velger en valgkomité på 3-5 medlemmer. Det velges en eller to varamedlemmer. Valgkomiteen velges av og blant boligeierne (grendelagets medlemmer) ved alminnelig flertall for et tidsrom på 2 år av gangen. 6.3 Generalforsamling velger et grendehusutvalg på 2 medlemmer for 2 år av gangen. Det velges 2 varamedlemmer for 1 år av gangen. Grendehusutvalget velges av og blant boligeierne (grendelagets medlemmer) ved alminnelig flertall. 6.4 Velferdsutvalg velges av og blant de enkelte beboere i respektive delfelt, slik at grendelaget til sammen har 4 velferdsutvalg, henholdsvis Tyriveien, Jettegryta, Ospelia og Kløversvingen. Velferdsutvalget består av minst 3 medlemmer valgt for 2 år av gangen, og 1 varamedlem valgt for 1 år av gangen. Valg til de respektive velferdsutvalg skjer i lokale beboermøter, møter blant beboerne i respektive delfelt, innen 30. november hvert år. Konstituering skal skje innen 21 dager. Det enkelte utvalg velger selv sin leder. 6.5 Generalforsamling velger et parkeringshusutvalg på 2 medlemmer for 2 år av gangen. Det velges 1 varamedlem for 1 år av gangen. Valget skjer blant grendelagsmedlemmer med bruksrett til parkeringshusene. Utvalget velger selv sin leder. 6.6 Generalforsamling velger revisor. 6.7 Valg til utvalg, styre og valgkomité utføres årlig. Det skal være overlapping blant styrets, valgkomitéens og utvalgenes medlemmer. 7 STYRETS ANSVAR 7.1 Avgjørelser i styret treffes med simpelt flertall. Ved stemmelikhet, gjør lederens stemme utslaget. Styret er ikke beslutningsdyktig dersom mindre enn 3 styremedlemmer er tilstede. 7.2 Styret ved leder, står ansvarlig for den daglige administrasjon av grendelaget. Styret forplikter grendelaget utad ved underskrift av leder og et styremedlem. 7.3 Styret skal sette opp forslag til budsjett og føre regnskap basert på tilnærmet Norsk Standard. Styret fører protokoller over Generalforsamlinger, styremøter og andre møter i grendelaget som styret kaller inn til. 7.4 Styret kan engasjere forretningsfører, ansette vaktmester eller engasjere vaktmesterfunksjoner og si opp slike. Styret har instruksjonsmyndighet overfor de som engasjeres. 7.5 Styret kan for øvrig binde grendelaget innenfor grendelagets budsjetterte midler.

4 4 7.6 Styremøter innkalles med minimum 6 dagers forvarsel for ordinære møter, og med minimum 2 dagers varsel for ekstraordinære møter. På ekstraordinært møte kan bare saker som foranlediget møtet behandles. 7.7 Styret gis fullmakt til å supplere medlemmer midlertidig i grendehusutvalget i inneværende periode, frem til første ordinære generalforsamling, etter innstilling fra valgkomiteen. 7.8 Styret kan ikke uten at generalforsamling med minst 2/3 av de avgitte stemmer har samtykket: a) Ombygge, påbygge eller rive de hus grendelaget eier, bygge nye hus eller på annen vesentlig måte endre bebyggelsen eller tomten. b) Selge eller pantsette grendelagets eiendommer, samt kjøpe fast eiendom. 8 VALGKOMITEENS ANSVAR 8.1 Valgkomiteen skal blant grendelagets medlemmer foreta innstilling til valg av styre og grendehusutvalg. Innstilling skal foreligge tidsnok til å tas med i innkalling til generalforsamling, eventuelt ekstraordinær generalforsamling. 8.2 Styret foretar innstilling til valg av valgkomité blant grendelagets medlemmer. Innstilling skal foreligge tidsnok til å tas med i innkalling til generalforsamling, eventuelt ekstraordinær generalforsamling. 9 GRENDEHUSUTVALGETS ANSVAR 9.1 Utvalgets oppgaver er: Å fungere som administrator for gjennomføring av fellesarrangementer, samt dugnader vedrørende grendehuset med tilsluttende arealer. Administrere korttidsutleie av grendehuset. Etter utleie skal utvalget ta en gjennomgang av grendehuset før klarering av utbetaling av depositum til leietaker med styret/forretningsfører. Å fremlegge kostnadsberegnede forslag til styret vedrørende ulike behov for midler/tiltak til grendehuset, samt tilsluttede friarealer innenfor utvalgets geografiske ansvarsområde. Slikt forslag fremlegges for styret hvert år innen utgangen av desember måned. Å utrede mulig bruk av grendehuset, utrede eventuelle endringer av retningslinjer og priser for utleievirksomhet, samt å utrede alle økonomiske forhold som berører drift og vedlikehold av grendehuset. 9.2 Utvalgets møter innkalles skriftlig, med minimum 6 dagers varsel for ordinære møter og med minimum 2 dagers varsel for ekstraordinære møter. På ekstraordinært møte kan bare saker som foranlediget møtet behandles. Det skrives referat fra møtene, med kopi til styret. 9.3 Utvalget kan gjennom å arrangere ulike sosiale fellesarrangementer bidra til trivsel og trygghet i nærmiljøet. 9.4 Utvalget kan pålegges andre oppgaver vedrørende grendehuset av styret. 10 VELFERDSUTVALGENES ANSVAR 10.1 Utvalgenes oppgaver er: Å fungere som administrator for gjennomføring av tiltak og arrangementer, herunder dugnader. Grendelagets medlemmer plikter å stille på minimum 1 dugnad pr år. Å ha delansvar sammen med styret for tilsyn av fellesanlegg innenfor utvalgets geografiske ansvarsområde, samt innkjøp til vedlikehold (dugnader). Å innrapportere skader/ødeleggelser på fellesanlegg i det respektive delfelt til styret. Å innkalle/arrangere minimum ett beboermøte for sine respektive delfelt for valg av nytt velferdsutvalg.

5 5 Eventuelt å innkalle/arrangere beboermøter med saker vedrørende sine respektive delfelt og bruke eventuelle vedtak fra slike møter som bindende for utvalget. Slike vedtak kan brukes som rådgivende for styret og medlemsmøter. Å bistå grendehusutvalget ved fellesarrangementer, når slikt behov er meldt av grendehusutvalget Generalforsamling tildeler gjennom sitt årlige budsjettvedtak midler til de respektive utvalg. Som hovedregel skal tildeling skje på bakgrunn av antall hustander som tilhører det enkelte utvalg. Hovedregelen kan fravikes dersom særskilte forhold skulle tilsi dette. Midlene blir overført egen konto i to omganger. Før andre overføring skal regnskap med originale kvitteringer og kontoutskrifter fremlegges styret. Innen 15. januar påfølgende år skal endelig regnskap gjøres opp med originale kvitteringer og kontoutskrifter og fremlegges styret for godkjenning. Materialet inngår som en del av grendelagets regnskap og går til revisjon. Det skal tegnes kontrakt mellom styrets leder og det respektive utvalgs leder før midlene blir overført til aktuell konto Beboermøter i delfeltene innkalles med 7 dagers varsel. Innkalling/varsel sendes styret. Det skal skrives referat fra beboermøter, med kopi til styret Velferdsutvalgene i Ospelia og Jettegryta skal samarbeide om dugnader og lignende i skråningen mellom Ospelia og nedre løp av Jettegryta VU i Jettegryta og Tyriveien skal samarbeide om vedlikehold og kostnader tilknyttet den store lekeplassen mellom gatene Leder for VU skal være boligeier i respektive delfelt. 11 P-HUSUTVALGETS ANSVAR 11.1 Utvalgets oppgaver er: Å komme med begrunnede forslag til tiltak i forbindelse med vedlikehold og nødvendige oppgraderinger av parkeringshus i Jettegryta/Ospelia. Å administrere gjennomføring av tiltak og eventuelle, særskilte dugnader. Å fremlegge kostnadsberegnende forslag til styret vedrørende ulike behov for midler/tiltak innenfor utvalgets mandat og ansvarsområde. Slike forslag fremlegges for styret hvert år, innen utgangen av desember måned. Sammen med styret å ha delansvar for tilsyn og innkjøp til, og vedlikehold av parkeringshusene. Å innrapportere skader/ødeleggelser på parkeringshusene til styret Utvalget er et hjelpeorgan for styret og direkte underlagt styrets kontroll. Utvalgets virksomhet fritar velferdsutvalgene i Jettegryta og Ospelia for ansvar i tilknytning til parkeringshusene Tiltak og innkjøp i regi av utvalget skal være godkjent av styret. Det skal skrives referat fra utvalgets møter, med kopi til styret. 12 PARKERING AV KJØRETØY 12.1 Det er forbudt å parkere på gatetun og grendelagets fellesarealer utenom særskilt anviste plasser. Unntatt fra dette er kortest mulig stans for av- eller påstigning, eller for av- eller pålessing Ved beboers overtredelse av punkt 12.1 gis det advarsel. Ved eventuell gjentakelse kan kjøretøy uten ytterligere varsel kreves borttauet eller taues bort av grendelaget for eiers regning og risiko Kjøretøy som ikke tilhører beboer i grendelaget, kan kreves borttauet, eller taues bort av grendelaget uten varsel for eiers regning og risiko, dersom slikt kjøretøy er parkert i strid med punkt 12.1 eller offentlige skilt eller skilt satt opp av grendelaget Ved særskilte forhold, der kjøretøy står til direkte hinder for ferdselen, kan kjøretøyet kreves borttauet eller taues bort av grendelaget uten varsel, uansett eier.

6 Enhver som kjører eller parkerer kjøretøy på grendelagets fellesarealer plikter å overholde skilt oppsatt av grendelaget. Styret fatter vedtak om oppsetting av skilt på lagets fellesarealer Styret kan vedta at det skal innføres obligatorisk ordning med parkeringskort for beboerne. Administrative regler for dette fastsettes av styret. Ikrafttredelse av obligatorisk bruk av parkeringskort kunngjøres av styret med 30 dagers varsel Parkeringsplassene i området er generelt tilpasset personbiler. Tyngre kjøretøy kan kun parkere på grendelagets områder etter skriftlig tillatelse fra styret. Med tyngre kjøretøy menes her kjøretøy med tillatt totalvekt over 3500 kg og/eller kjøretøy med lengde mer enn 6 meter. Det er ikke tillatt med kjøretøy med totalvekt over 3000 kg i eller på parkeringshusene. 13 VEDLIKEHOLDSFOND FOR HAUGJORDET GRENDELAG 13.1 Det skal settes årlig av minimum kr ,-. Det årlige innskuddet kan reguleres av generalforsamlingen ved budsjettvedtak. De avsatte midler settes på egen konto som merkes vedlikehold og forvaltes av styret i grendelaget Midler fra fondet skal brukes til å dekke større vedlikeholds- og reparasjonsutgifter for Haugjordet grendelag. Med større vedlikeholds- og reparasjonsutgifter menes f. eks. asfaltering, reparasjon av større murarbeid, reparasjon av vann- og kloakkanlegg m.m. på Haugjordet grendelag sin eiendom. Ved tvil om vedlikeholdet eller reparasjonen faller inn under fondets formål, plikter styret å legge frem formålet for et rådgivende medlemsmøte før de tar endelig stilling til bruk av fondets midler. Unntatt fra dette er skader som krever umiddelbar reparasjon, som f. eks. vannlekkasje Etter bruk av de avsatte midler er det styret sin oppgave å sørge for at disse bygges opp igjen til endelig størrelse så raskt og forsvarlig som mulig. 14 OM VEDTEKTENE (TOLKNINGER OG ENDRINGER) 14.1 Disse vedtekter kan ved (ekstraordinær) generalforsamling endres og/eller suppleres etter hvert som det er behov for det og med tilslutning av minst 2/3 av de tilstedeværende medlemmene. Endring av satser jf. 4 krever dog alminnelig flertall for å bli vedtatt Til møtet hvor spørsmål om vedtektsendringer blir behandlet, skal det være redegjort for de forslag som måtte foreligge i forbindelse med den skriftlige innkallingen, jf Tvist om fortolkning av disse vedtektene og de øvrige bestemmelsene avgjøres av (ekstraordinær) generalforsamling av minst 2/3 av de tilstedeværende medlemmene. 15 OPPLØSNING 15.1 Grendelaget kan ikke oppløses uten at minst 2/3 av de tilstedeværende medlemmene i 2 på hverandre følgende (ekstraordinær) generalforsamlinger har stemt for dette og formannskapet i Ski kommune har gitt sitt samtykke til oppløsning.