M Ø T E R E F E R A T

Transkript

1 M Ø T E R E F E R A T Styremøte Veteran VW klubben lørdag 13. januar Mortens kro; Nittedal. Varighet: kl Til stede: Fremgården, Marte Ingebretsen, Håkon A. Solberg, Jørgen Nygaard Andreassen Isak Syverhuset, Jørgen Olsen Bogen og Bjørn Rudberg. Meldt forfall: Svein Olav Grønvold, Per Henning Kilen, Kjetil Nesset Brandal, Marius Holm Krogh Johansen. Før selve sakslisten tok til kom det frem ett ønske om at vi skulle ta en runde rundt bordet om forventninger til styrets arbeid. Vedkommende ønsker at alle skal opptre ærlig, forutsigbart og ryddig. Det mener vedkommende er forutsetninger for at klubben skal kunne bestå i fremtiden(ref. Oddmund Brattås sine betraktninger fra Årsmøtet i FT. 4/2018) om forhåndsstemmer. De øvrige tilstedeværende på styremøtet samtykket til dette. Saksnr. Sak. Ansvarlig. Frist. 1/18 Referat telefonmøte. 1 Det nye styret avholdt ett kort styremøte via telefonmøte 13. desember kl Formålet var å samle alle, og komme frem til en dato for første styremøte, samt finne ut hvem som ønsker å stille til vervene som nestleder, sekretær eller medlemsansvarlig. Vedtak: Referatet ble godkjent. 2/18 Konstituering av nestleder: Som følge av at flere verv ikke ble besatt på årsmøtet, foretok

2 styret konstituering av følgende verv: Vedtak: Nestleder: Marte Ingebretsen(1 år). 3/18 Konstituering av sekretær: Som følge av at flere verv ikke ble besatt på årsmøtet, foretok styret konstituering av følgende verv: Vedtak: Sekretær: Håkon A. Solberg(1 år). Møtereferent på styremøter. Hjemmesiden oppdateres i forhold til dette. 4/18 Konstituering av medlemsansvarlig: Som følge av at flere verv ikke ble besatt på årsmøtet, foretok styret konstituering av følgende verv: Vedtak: Medlemsansvarlig: Jørgen Nygaard Andreassen (1år). Utsendelse av velkomstpakker til nye medlemmer. Hjemmesiden oppdateres i forhold til dette. 5/18 Valg av arrangementsansvarlig: Jørgen B. Det ble lagt frem forslag i styremøtet om at det utnevnes en arrangementsansvarlig. Vedtak: Jørgen Bogen ble valgt. Han har med seg Bjørn Rudberg som assisterende. 6/18 Årsmøtet Årsmøteprotokoll: Jørgen Bogen tar ordet først og spør om forhåndsstemmene ble kjentgjort før votering? Det var ikke tilfellet. Styret var heller ikke informert før møtestart at det forelå forhåndsstemmer. Referatet i fra Årsmøtet er ikke signert. Det krever Brønnøysundregistrene. Referatet ble gått igjennom på møtet. 2 personer som var på årsmøtet og som ikke sitter i styret ble foreslått til å underskrive protokollen. Referatet blir sendt over til de for underskrift. Deretter blir versjonen som per dato ligger på hjemmesiden fjernet. Signert Årsmøteprotokoll blir publisert på nettsidene til klubben. Agenda for Årsmøtet 2018 bør inneholde ett punkt som heter: valg av 2 personer til å underskrive protokollen. Når det er snakk om store endringer i klubben bør det være konsensus i styret. Vedtak: Årsmøteprotokollen underskrives og legges på nett, og 2

3 sendes til Brønnøysundregistrene. Nytt styre legges inn. 7/18 Klubb-bilen: Marte Skal på EU-kontroll senest 30. juni Det er noe synlig rust på den, og bilen trenger bl.a. ett oljeskift. Fordeling for våren: De ulike datoer for våre treff må enes om. Marte holder orden på dette. Vedtak: Marte sørger for at bilen får EU-kontroll, oljeskift/service. Hun undersøker også hvem som kan ta på seg rustsveising. Marte I. holder orden på fordeling av bilen på treff sammen med Jørgen B og Bjørn R. Marte I, Jørgen B, Bjørn R. Foreløpig fordeling: Blikktreff på Hønefoss 29/4: Marte Ingebretsen. Hot Shop 1/5: Jørgen Bogen. Ekeberg 5/5 Bjørn Rudberg SCC 17-19/8 Forslag på per Fosse Ekeberg 22/9 Tas på neste styremøte Lokallaget tar ansvar for klubbilen på sine treff. 8/18 Vedtektene til klubben: De er vanskelige å finne på nettsidene. Hendelsen på Årsmøtet har ført til en økende interesse for klubbens vedtekter. Det er noen mangler i vedtektene, blant annet hvordan man skal kunne avholde ett ekstraordinært Årsmøte. Kan vi ha noe å lære av andre klubber? Vedtak: Styret ønsker å komme tilbake til dette punktet og drøfte de ulike vedtektene. 9/18 Klubbens nettside. Styremøtet snakket om funksjonalitet og brukervennlighet på nettsidene. Hjemmesiden er ikke intuitiv. Det er vanskelig å navigere. Styret Styret/Web master 1. Hvordan finne f.eks. Vedtektene? Referater? Flere faner på forsiden? 3

4 2. Bilder? Det er bilde av ett kamera? Bilde av en bil isteden. 3. Hvor er de gamle fotoalbumene i fra treff? Og medlemmenes biler? 4. Nyheter? Saken om LMK er svært viktig for mange av våre medlemmer. LMK-forsikringen er for mange hovedgrunnen til at de er medlem hos oss. Dette bør være synlig på forsiden, alternativt en ny fane som heter viktige nyheter eller lignende. 5. Hvordan er det å navigere på nettsidene med smarttelefon/nettbrett o.l? Forslag: Kjøre mer å tekniske tips og fakta, legge linker til nyttige nettsider og forhandlere. Dette for å underlette restaurering, vedlikehold o.l for medlemmende. Andre klubber har dette på sine hjemmesider. Må også være linker til andre VW klubber i inn- og utland. Det har kommet inn til styret etterlysning på informasjon om Kübel og Schwimm på fanen for modeller og historikk. Det står ikke noe om Kübel og Schwimm i dag. Dette må inn fanen for modeller og historikk på lik linje med de øvrige der, med tekst og bilder. Vedtak: Styret tar tak i dette punktet på videre styremøter. Web redaktør tas med på innspill. Kübel og Schwimm må inn på fanen for modeller og historikk. 10/18 Arrangement på Vikingskipet på Hamar 7-8. april 2018: Isak S. Skal klubben delta på Motorveteranene Hedmark sin 40 års jubileumsutstilling i Vikingskipet? (Vedlegg sendt med innkalling til styremøte). Vedtak: Isak bor på Hamar og møter på neste infomøte i Vikingskipet. Det ble foreslått at Isak kan få mandat til å samle sine VW-venner på Hamar og fylle klubben sin stand der oppe. 11/18 Eget treff i klubben 20. mai 2018? Forslag på Spiralen i Drammen, se også sak 21/18. Håkon foreslår ett treff ute der folk er. Slik at vi får vist frem vår flotte hobby. Gjerne nære/i bysenteret. Ett annet godt alternativ er å nappe på forslaget til Norsk motorhistorisk senter på Burud. Sak 21/18. 4

5 Vedtak: Saken følges opp i neste styremøte. Klubbens medlemmer oppfordres til å delta på treffet i mai på Norsk Motorhistorisk senter. 12/18 Plaketten: Det som står om plaketten på nettsiden er utdatert. Styret kommer tilbake til forslag på hvordan vi kan finne gode kandidater til å motta en restaurerings/bevarings plakett. Allerede på årets første treff må man begynne å se seg om etter kandidater, og hele Norge må tas i bruk. Kanskje kan prisen deles ut på SCC, der både bil og eier deltar? Styret Vedtak: Styret ser på mulige langsiktige løsninger for hvordan plaketten kan treffe best mulig. Nye plaketter må bestilles opp, og plakett for ombygd må lages i god tid. Tas opp igjen på neste styremøte. 13/18 Profilering av klubben: Håkon/Isak Firmaet vi har avtale med er trege til å svare og til å gjøre det vi ønsker. Nettbutikken for våre medlemmer skal fungere. Styret snakket om den nye tilleggslogoen med T1 og T2. Der er det noe veldig feil med det grafiske på folkevogna. Den logoen foreslås å tegnes om. Ett forslag er at det skal være mulig for det enkelte medlem å kunne bestille klær med klubbens logo (tannkrans), fast undertekst, men med din egen biltype som hovedbilde. Om du liker/har Kübel, 1303 eller K70, skal du kunne velge selv hva slags motiv du vil ha på klærne. Alle biler vil bli tegnet i samme «strek» slik at alle ser at det er Veteran VW klubben. Barneklær bør inn i sortimentet. Til nå har det bare blitt skaffet i enkelttilfeller. På treff kan vi ha ett utvalg av profilartikler til å se og kjenne på, men henvise kunden til nettbutikken. 5 Vedtak: Håkon A. Solberg og Isak Syverhuset får ansvaret for klubbens profilering. Det finnes flere forslag her, og de kommer vi tilbake til. Håkon A. S og Jørgen B. sjekker ut mulighetene tas inn igjen på steder der klubbens logo er med/på logoen. Viktig å vise når vi ble grunnlagt. Dette i forhold til at det står at vi er verdens eldste VW klubb. Det lages også egen genser/t-skjorte for de som stiller for klubben. Fes annen farge og med for

6 eksempel tekst: «Team» på. 14/18 Aktivitetskalender 2018 og selve kalenderen 2019 (bilder o.l.).. Aktivitetene for 2018 ble gjennomgått i møtet. Når det gjelder kalenderen for 2018 som fulgte med bladet er det flere tilbakemeldinger på at den ikke holder mål grafisk sett. Ett av bildene er tatt i fra internett, og har alt for lav oppløsning. Marius H.K. Johnsen ble forslått som ansvarlig for årets kalender. Marius H. K. Johansen Vedtak: Vi må stille større krav til kvalitet i bildene. 15/18 Årsmøtet 2018:. Vedtak: Sted og dato er valgt: Møller Frysja onsdag 14. november kl Årsmøtet og agenda blir kunngjort i FT 3/2018, på nettsiden og Facebook. Møller kontaktes. 16/18 Tur til Wolfsburg anledning 80-årsjubileet. Forslag ble oversendt fra årsmøtet for videre behandling av styret. Fabrikken og byen Wolfsburg fyller 80 år i Tilbudet «gavner» alle uavhengig av hvor de bor. En evt. tur må skje til høsten(oktober). Interessen kan loddes via FB, og på f.eks. Frysja 7. mars. Når det gjelder sponsing i fra klubben mener styret at det er begrenset hvor mye klubben kan støtte dette tiltaket med. Vedtak: Fordelingsnøkkelen blir 40 % dekkes av klubben og medlemmet dekker 60 %. Støtten fra klubben er begrenset opp til ,- kr. sørger for å få ut fakta på FB og hjemmeside. Pris innhentes. 17/18 SCC 2018: Det jobbes med ett artig tilbud til de besøkende. Håkon S. sjekker opp. Klubben støtter SCC med penger, og vi er medarrangør. Teltet til klubben er dårlig, og som skrevet over, trenger vi ett nytt. Svein Olav får ansvaret angående nytt telt. og styret. Svein Olav. Klubbtelt er åpent minst Grønvold henger opp nytt innhold i gjettekasse. Få til maksimum 2 timers vakter. Navneliste. Håkon. 6

7 Vedtak: Håkon og Svein Olav holder i oppgavene skissert som over. Dette er punkter vi kommer tilbake til. 18/18 Ekeberg 2018, vår og høst: Marte Klubbilen. Lite telt. Kaffe, kjeks. Samt 1 bil vi velger ut som står utstilt der. Vedtak: Marte holder i oppgaven. 19/18 Facebook-siden til klubben: Hvor mange av våre medlemmer liker vår FB? Styret Klubben mottar en økende mengde PM. Vedtak: Det ble besluttet at den som leser PM først og kan svare gjør det, og undertegner med navn og rolle i styret. 20/18 Klubbtelt: Teltduken har krympet og teltet tar inn vann. Det bør undersøkes muligheter for kjøp av nytt telt. Må være et solid telt. Type O. B Wiik o.l Teltet bør ha mulighet til å åpnes opp slik at vi er synlige selv i regn. Teltet skal vise at folk er velkommen inn! Styret. Svei Olav. Vedtak: Svein Olav sjekker opp. 21/18 Innkomment forslag om treff: Deltakelse på Burud Norsk Motorhistorisk museum i mai. Vedtak: sjekker videre med Kjell Thon. Klubbens medlemmer oppfordres til å delta på treffet i mai på Norsk Motorhistorisk senter. 22/18 Oslo Motorshow 2018: I fjor trakk bilutstillingen over motorinteresserte. Styret Vedtak: Klubben bør absolutt være representert der. Tas opp igjen neste styremøte. Behov for flere vakter enn forrige gang vi deltok. 23/18 Brønnøysundregisteret: Vedtak: Nytt styre legges inn. Personnummer innhentes. 24/18 Annonsepriser i Folkevogntidene. Svein Olav Vedtak: Prisene indeksreguleres. Ansvar: Kasserer. 7

8 25/18 Eventuelt. Det kom frem forslag på at det tas en liten ryddedugnad på delelageret. Kanskje inn med noen flere hyller om det er plass. Deler ligger på gulvet o.l. Neste møte: 26. feb. kl. 19:00-20:00 (Telefonmøte). 28. mai styremøte kl. 18:30(Sted blir bestemt senere). Faste punkt på styremøtene tas med på neste møte. Styrets medlemmer består etter 13. januar 2018 av følgende: Leder: Fremgården, Nestleder: Marte Ingebretsen, Kasserer: Svein Olav Grønvold, Sekretær (på styremøter): Håkon A. Solberg, Medlemsansvarlig: Jørgen Nygaard Andreassen Øvrige styremedlemmer: Isak Syverhuset, Jørgen Olsen Bogen, Per Henning Kilen, Kjetil Nesset Brandal, Bjørn Rudberg, Marius Holm Krogh Johansen. Referent: Håkon A. Solberg. 8