Melding om kulturpolitikk - Arkivverkets innspill til temaer og problemstillinger

Transkript

1 Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep 0030 OSLO Din ref. Vår ref. Dato Brev /15369 TORBRA Melding om kulturpolitikk - Arkivverkets innspill til temaer og problemstillinger Samfunnsdrivere og politiske føringer Departementet ønsker et kort innspill til temaer som bør behandles i kulturmeldingen. Dette gir ikke høve til å gå systematisk inn på samfunnsmessige utviklingstrekk som gir rammer for en framtidsrettet kulturpolitikk. Riksarkivaren vil likevel stikkordsmessig nevne faktorer som vil være særlig nødvendig å vurdere. Noen av disse punktene er utdypet senere i vårt svar: 1. Økt krav til effektivisering 2. Organisatoriske omstillinger og kompetanseoppbygging for å modernisere tjenestene 3. Endringer i næringsstruktur, utdanningsnivå og alderssammensetning 4. Endringer i forvaltningsstrukturen med endret oppgavefordeling mellom forvaltningsnivåene 5. Sterkere kommersielle aktører 6. Internasjonal samhandling på kulturfeltet 7. Tilpasning av ressurser og tjenester til et flerkulturelt samfunn, økt bredde og relevans 8. Tjenesteutvikling på tvers av virksomheter, forvaltningsnivåer og tradisjonelle fagsektorer Riksarkivaren forutsetter at strategier for å møte utfordringer og ta i bruk muligheter som følger av digitaliseringen, vil være et overordnet og gjennomgående tema i kulturmeldingen. Vi viser til OECD rapport: Digital Government Review of Norway (2017), som sammen med Regjeringens Digital agenda, gir utgangspunkt for å identifisere muligheter og utfordringer som digitaliseringsprosessene representerer; også på kulturfeltet og for arkiv spesielt. Etter Riksarkivarens oppfatning har strategier på kulturfeltet i for liten grad knyttet an til overordnede policydokumenter for digitalisering. Kulturmeldingen kan med fordel legge vekt på slike perspektiver. Postadresse: Organisasjonsnummer: Telefon: post@arkivverket.no Pb Ullevål Stadion OSLO

2 2 Vi vil peke på temaene nedenfor som de sentrale. Våre innspill tar utgangspunkt i arkivfeltet spesielt, men er formulert med tanke på at de skal ha relevans for kulturmeldingen som helhet og for ABM-området spesielt. Om arkiv i kulturmeldingen Meldingen bør på en enkel måte, og gjerne konkretisert med eksempler, definere arkiv som funksjon, prosess og dokumentasjon, som grunnlag for å beskrive de verdiene som arkivene representerer for samfunnet og befolkningen. Vi nevner stikkordsmessig noen spørsmål ved arkiv i digitale omgivelser: Hva skiller arkiv fra annen informasjon i digitale formater? Hvor relevante er lovens konsepter og begreper for ulike «dokumenter» - arkivdokumenter og publikasjoner slik disse begrepene nå er lagt til grunn for å identifisere informasjonsressurser som samfunnet har behov for å sikre? Og hvordan identifiserer, fanger («dokumentfangst») og beskriver vi det utvalget av arkiv som har særlig verdi som dokumentasjon og kulturhistoriske kilder? Gir det mening å snakke om at nettsteder inneholder «arkivdokumenter» og «publikasjoner», dvs. som noenlunde klart avgrensede delmengder innenfor den samlede informasjonen som finnes på nettet? Denne tematikken kan bare omtales generelt og i få setninger i en kulturmelding, men den må nevnes som grunnleggende for lovarbeid, politikkutvikling og organisering. Svarene vil ha klare implikasjoner, blant annet for arbeidsdeling og samhandling mellom Arkivverket, Nasjonalbiblioteket og andre institusjoner med ansvar for samfunnsdokumentasjon og kulturarv. Det meldingen bør gjøre i denne sammenhengen, er å definere kunnskaps- og utredningsbehov og gi signaler om nødvendig lovarbeid og fagutvikling. I den grad meldingen skal si noe om forskning på kulturområdet samlet, må det også nevnes spesifikke kunnskapsbehov på arkivfeltet som krever forskningsinnsats. Meldingen bør også belyse ABM-/kulturvernsektorens potensial som leverandør av kilder til forskning og hvordan det i fremtiden er mulig å gjøre disse kildene tilgjengelig for nye forskergrupper. Den bør svare på Humaniorameldingens påpekning om at det er nødvendig å bygge opp en forskningsinfrastruktur for kulturvernsektoren og at denne må koordineres med UH- og instituttsektorene. Ansvars- og oppgavefordeling Departementet nevner særskilt i sitt brev at meldingen skal redegjøre for ansvars- og oppgavefordeling mellom forvaltningsnivåene. Kulturloven med lovens forarbeider er et naturlig utgangspunktet for en slik gjennomgang. Denne klargjøringen er særlig påkrevet på arkivfeltet der oppgaver, organisering og virkemidler regionalt og lokalt i mindre grad enn på andre kultur- og forvaltningspolitiske områder er forankret i lov. Jf. eks. biblioteklovens bestemmelser om fylkesbibliotek og kommunale folkebibliotek. Oppgavefordeling mellom forvaltningsnivåene har lenge vært tema i arkivpolitikken og i arbeidet med privatarkiv spesielt, og ble blant annet særskilt trukket fram av Kulturministeren under Stortingets behandling av Innst. 157 S ( ), På arkivfeltet oppfatter vi at dette i særlig grad peker mot behovet for en klarere forankring i kulturpolitikken av fylkeskommunenes (regionenes) og kommunenes oppgaver med å gi befolkningen gode

3 3 arkivtjenester. Meldingen må tydeliggjøre at tilgang til et bredt utvalg av arkiv inngår i fylkeskommunenes og kommunenes generelle ansvar for kulturtilbud og kulturutvikling, og for å sikre og formidle kulturarv spesielt. En slik klargjøring vil falle godt sammen med den rollefordelingen som er fastlagt i kulturloven, jf. kulturloven 2 og 3. Et mål for organisering og institusjonsutvikling på arkivfeltet er å gi befolkningen tilgang til likeverdige tjenester i alle deler av landet. Denne målsettingen har blitt aktualisert i sammenheng med strukturreformer i forvaltningen. Dette målet og virkemiddelbruk bør være et hovedtema i meldingens arkivkapittel. Bevaring og tilgjengeliggjøring av arkiv gjøres i et landsdekkende nettverk av institusjoner, der også museum og bibliotek har viktige roller. Riksarkivaren ser det som en mangel at politikk for bevaring og formidling av arkiv i liten grad har bygget på resultatvurderinger og erfaringer i en samlet sektor. Meldingen bør redegjøre kort for arkivsektoren og nettverket, herunder innsatsområder og status i arbeidet med bevaring og formidling av arkiv: nasjonalt, regionalt og lokalt. Redegjørelsen kan med fordel bygge på en delutredning som departementet nevner som en mulighet. I arkivfaget har lenge dokumentasjonsforvaltning («Records Management»), bevaring og formidling av historiske arkiv vært beskrevet som ledd i en verdikjede, der arkiv brukes og gjenbrukes for ulike formål. Arkiv har verdi som dokumentasjon og som forskningsmateriale i alle faser av verdikjeden, og denne forståelsen har i økende grad vært lagt til grunn for oppdrag, organisering og kompetansekrav i Arkivverket og i arkivsektoren for øvrig. Dokumentasjonsforvaltning som ledd i kulturpolitikken og som oppgave for Arkivverket, er et omfattende tema som bare kan nevnes overordnet i en kulturpolitisk melding. Riksarkivarens bidrag formes i løpende samarbeid med andre aktører, blant annet innenfor rammen av Skatesamarbeidet, samtidig som oppdraget vil være tema i pågående revisjon av arkivloven. Vi vil derfor tro at det i kulturmeldingen er mest relevant å begrense seg til å fastslå at Riksarkivaren skal definere utfordringer og utforme strategier for modernisering av dokumentasjonsforvaltningen, slik at denne ivaretar arkivenes verdi som dokumentasjon og som kilder til kunnskap om samfunn og kultur. Jf. arkivlovens formål. I denne forbindelse bør likevel ansvarsdelingen og samhandlingen mellom Arkivverket, forvaltningen som skaper arkiv, og andre statlige fagorganer, omtales. Vi vil ellers foreslå at dette blir et eget tema på innspillsmøter og eventuelt i egne delutredninger som departementet legger opp til. Digitaliseringsstrategier for arkiv Digitaliseringsmeldingen i 2009 trakk opp strategier og oppgaver i digitalisering og bevaring av kulturarv. Kulturmeldingen bør si noe om resultater og oppfølging, men også være tydelig på hva som ikke lenger er relevant i tidligere strategier og resultatmål. Dokumentasjon skapes i økende grad i en samhandlingskontekst, og foreligger som dataobjekter i fellessystemer (databaser/fagsystemer) på tvers av forvaltningsnivåer og organisatoriske skiller. Enkelt uttrykt innebærer dette at den enkelte virksomhet ikke lenger vil kunne ta ansvar for å identifisere, beskrive, systematisere og bevare den informasjonsmengden som har verdi som dokumentasjon av egen virksomhet og som er å forstå som digitalt arkivmateriale. Denne utviklingen tilsier blant annet at det blir etablert nasjonale og/eller

4 4 regionale fellesløsninger for digital bevaring, som bygger på ressurser, kompetanse og erfaringer i hele arkivsektoren. Det overordnede ansvaret for slike fellesløsninger må bli tydelig plassert til Riksarkivaren, men det må også sies noe om hva dette vil kreve av ressurser, kompetanse og organisatoriske tilpasninger. Riksrevisjonens rapport om journalføring og arkivering i sentraladministrasjonen er en sentral referanse som bør brukes til å definere utfordringer og veivalg. Rapportens hovedutfordring kan uttrykkes enkelt: Det journalføres og arkiveres stadig mindre! Det som blir arkivert, utgjør en liten andel av den totale mengden dokumentasjon i forvaltningen. Dette innebærer i neste omgang at offentlig innsyn i virksomheten i realiteten ikke blir mulig. Regjeringens svar på denne utfordringen bør følges opp i kulturmeldingen, spesielt hva angår oppdrag og oppgaver for Riksarkivaren. Det er et strategisk satsningsområde i Regjeringens digitaliseringsstrategi å etablere en plattform for åpen og enkel tilgang til data, for både offentlige virksomheter og private aktører. Dette er en satsing som kultursektoren må involvere seg sterkere i, og som vil gi gevinster på flere nivåer: En delingsplattform for data stimulerer til samspill og kan gi tilgang til digitale informasjonsressurser og kulturuttrykk fra hele kulturfeltet på en sikker måte, også gjennom internasjonale portaler. En slik plattform vil dessuten kunne gi den enkelte sektor og institusjon muligheter til å åpne egne samlinger for digital tilgjengelighet og nye tjenester. Brukerorientering, innovasjon og digitalt førstevalg er sentrale bærebjelker i IKT-politikken. Dette peker mot store og uforløste muligheter som ligger i den teknologiske utviklingen, og som det også vises til i departementets brev. Digitalt førstevalg er stikkordet for utvikling av brukertjenester i forvaltningen, og meldingen bør fastlegge dette som et overordnet mål også på kulturområdet og for arkivsektoren. Det er bred debatt i kultursektoren om hvordan økt digital tilgjengelighet og digitalt førstevalg kan gå sammen med utadrettet formidling, personrettet service og møteplasser for kritiske dialoger og kulturopplevelser. Vi ser på dette som et hovedtema i den prosessen som departementet planlegger i arbeidet med meldingen. I denne sammenhengen bør kulturmeldingen presisere at nasjonal infrastruktur og fellesløsninger for digital bevaring og tilgjengelighet ikke innebærer en sentralisering i arkivsektoren, men tvert imot vil kunne støtte opp under målet om å tilgjengeliggjøre arkiv som dokumentasjon og kulturhistorisk kildemateriale regionalt og lokalt. Arkivsektoren forvalter allerede i dag store digitale ressurser i ulike løsninger, nasjonalt, regionalt og lokalt. Sektoren har kommet langt i målet om å gi informasjon (kataloger, metadata) om alle bevarte arkiv gjennom Arkivportalen. For å møte målsettingene om digital tilgjengeliggjøring av kulturarven, vil Arkivverket videreutvikle Digitalarkivet til en nasjonal, felles plattform for publisering av digitalt arkivmateriale i ulike bevaringsinstitusjoner i alle deler av landet, det vil si også i museum og bibliotek som i dag gjør betydelig innsats med arkiv som dokumenterer privat samfunnssektor (privatarkiv). Samordning av informasjon i Arkivportalen og tilgjengeliggjøring av digitalt arkivmateriale i Digitalarkivet, vil være en forutsetning. Dette vil gi arkivbrukere én felles inngang til samfunnets arkiver på tvers av samfunnssektorer og forvaltningsnivåer. Det er en suksessfaktor at innsatsen med digital bevaring og digitalisering styrkes med sikte på økt volum og bredde, og det må også arbeides med mer brukervennlige løsninger for tilgang. Digitalarkivet som felles plattform og portal vil

5 5 kunne sette arkivsektoren i Norge i spiss internasjonalt i digital tilgjengelighet til arkiv. Nye Digitalarkivet er en hovedsatsing som bør forankres tydelig politisk i Regjeringens kulturmelding. Norsk helsearkiv etableres i løpet av første halvår 2019 som nasjonal virksomhet under Arkivverket med formål å sikre og tilgjengeliggjøre pasientdokumentasjon fra spesialisthelsetjenesten. Både offentlige og private sykehus vil ha avleveringsplikt til Helsearkivet. Papirbasert materiale skal digitaliseres og normalt kasseres etter digitalisering. All avlevert pasientdokumentasjon skal inngå i et elektronisk helsearkivregister, som er et særskilt regulert register. Ingen andre land har tidligere etablert en lignende virksomhet. Erfaringer som blir gjort i forbindelse med etableringen, kan med fordel trekkes inn som grunnlag for vurderinger av andre mulige sektorovergripende ordninger mellom stat, fylkeskommune (regioner) og kommune, og dessuten for utarbeiding av digitaliseringsstrategier. ABM-samarbeid Meldingen bør gi noen tydelige føringer for aktualisering og fornyelse av samarbeidet mellom arkiv, bibliotek og museum, og bør konkretisere utviklingsveier og samarbeidsformer (ABMsamarbeid som ledd i Skate?). Et hovedperspektiv i meldingen på dette punktet bør være standarder og infrastruktur for samlet tilgang til kunnskapskilder og åpne data i hele ABM-sektoren, og i økende grad i hele kulturfeltet. Eksempel som bør nevnes, er databasen og tjenesten Norvegiana, som samler og harmoniserer datasettene fra ulike tilbydere. Data fra Norvegiana er tilgjengelig via et åpent søke-api, og legger ved dette til rette for å levere norske kunst- og kulturdata til Europeana. Jf. om internasjonalt samarbeid nedenfor. Vi viser også til samarbeid mellom Arkivverket og Nasjonalbiblioteket om oppbevaring og digitalisering av arkiv og om digitale sikringsmagasin. Meldingen bør gi føringer for videreutvikling av dette samarbeidet. Internasjonalt samarbeid Kulturmeldingen bør gi klare signaler om økt deltagelse i internasjonalt utviklingsarbeid. Arkivverket er medlem av og deltar i fora der målsettingen er å utvikle dokumentasjonsforvaltning og informasjonsforvaltning i hele EU. Norske kulturarvsdata inngår i den internasjonale Europeana-portalen, og blir med dette gjort tilgjengelig i hele Europa. Den norske deltakelsen gjør portalen mer relevant for ulike aktører i Norge: kulturarv og kulturminnefeltet, skole og utdanning, forskning, kulturbaserte næringer, mv. Gjennom aktiv deltagelse i Europeana-prosjekter får norske aktører tilgang til og deler kompetanse om fremtidig bruk av åpne kulturressurser. Meldingen bør gi retning til disse satsingene, også slik at hele kultursektoren trekkes inn i samarbeidet. Privatarkiv Bevaring og formidling av privatarkiv, nasjonalt, regionalt og lokalt har vært tema for diskusjon i Stortinget i Kulturministeren har i den sammenhengen referert til Arkivverkets strategi for privatarkiv og signalisert at dette vil være et satsingsområde på arkivfeltet, og Regjeringen

6 6 har fulgt opp med styrking av rammen for prosjekt- og utviklingsmidler til tiltak på privatarkivfeltet. Riksarkivaren vil understreke at samlet tilgjengelighet til et bredt utvalg av arkiv fra ulike samfunnssektorer («helhetlig samfunnsdokumentasjon») står fast som et overordnet mål. I dette ligger blant annet at fellesløsninger for digital bevaring og tilgjengelighet må gjelde både offentlige og private arkiv. Riksarkivaren vil gjerne komme tilbake med forslag til mål og virkemidler i arbeidet med privatarkiv, som bør få en tydelig politisk forankring i kulturmeldingen. Vi viser ellers til Enger-utvalgets omtale av det som ble betegnet som «tradisjonsarkiver», folkemusikk og annet, som etter utvalgets oppfatning har «falt mellom flere stoler», dvs. at ansvaret for feltet ikke var tydelig plassert og at virkemidlene ikke var etablert. Utvalget foreslo at Riksarkivaren fikk et ansvar for dette feltet. Dette har også senere vært oppe i den kulturpolitiske debatten. Temaet bør behandles i en større sammenheng, der særlige utfordringer med spesielle informasjonsbærere som film, foto, lydopptak; og også virkemidler for å sikre mer av kunstfagenes arkiver blir vurdert. Vi kommenterer ikke det her, utover at dette bør være tema i kulturmeldingen, men da i sammenheng med en helhetlig redegjørelse for kulturarv og kulturhistorisk kildemateriale. Også på dette feltet vil utgangspunktet være en klargjøring av hva som er arkiv i fagets tradisjon og lovens begreper, og hvilke arkiver som har særlig verdi som del landets kulturelle arv. Arkivverkets rolle og oppdrag med arkivutvikling Arkivverkets oppgavefelt har sitt utgangspunkt i samfunnets og borgernes behov for tilgang til arkiv med vesentlig verdi som dokumentasjon og kulturarv. Kjernen i Arkivverkets utviklingsrolle er å iverksette statens politikk på hele arkivfeltet, også i samspill med lokal og regional forvaltning og med nettverket av faginstitusjoner for arkiv. Utfordringene krever et systematisk utviklingsarbeid med flerårig planhorisont. Meldingen bør derfor tydelig definere og gi retning for dette oppdraget gjennom å foreslå at det utarbeides en nasjonal arkivstrategi. Strategien skal gi oversikt over hvordan staten, helt konkret, skal bidra til å oppnå overordnede arkivpolitiske mål. Målrettet bruk av statlige prosjekt- og utviklingsmidler og andre virkemidler for å styrke og modernisere sektoren som helhet, vil være et sentralt punkt. OECDs rapport, som er nevnt innledningsvis her, er viktig som grunnlag for å definere statens rolle i utviklingsarbeid på tvers av og i samarbeid mellom forvaltningsnivåer og samfunnssektorer. Med vennlig hilsen Inga Bolstad Riksarkivar Guri Lande Direktør Strategi og styring Dette brevet er godkjent elektronisk, og har derfor ingen håndskrevet signatur.