Instruks for økonomistyring

Transkript

1 Instruks for økonomistyring Desember 2018

2 Innhold 1 Innledning Formål Eksterne lover og regler Interne dokumenter Myndighet og ansvar Krav og føringer Ansvar for økonomistyringen i UDI Ansvar for instruksen Fullmakter Krav og føringer Ansvar og myndighet Bevilgning og budsjett Krav og føringer Ansvar og myndighet Bevilgning Budsjett Intern budsjettfordeling - prosessen Tildeling av interne budsjettrammer Rapportering internt og eksternt Krav og føringer Rapportering til departementet Rapportering internt Internkontroll Ansvar og myndighet Innledning krav og føringer Ansvar og myndighet Regnskap Krav og føringer Ansvar og myndighet Tilgjengelige systemer for regnskap Regnskapsførerkonto Autorisasjon Kontroll av utbetalingsgrunnlag Arkivering av regnskapspliktig dokumentasjon Rapportering til statsregnskapet Kontoplan...13 Side 2 av 18

3 7.10 Henvendelser fra Riksrevisjonen Forvaltning av eiendeler Krav og føringer Ansvar og myndighet Register over eiendeler Forvaltning og oppfølging av varelager Forvaltning av tilskuddsordninger og stønadsordninger til privatpersoner Krav og føringer Ansvar og myndighet Lønn og personal Krav og føringer Ansvar og myndighet Tilgjengelige systemer for UDIs lønns- og personalutgifter Lønns- og personalutgifter Arkivering av dokumentasjonspliktige lønns- og personalutgifter Rapportering offentlig etater Lønns- og trekkarter/regnskapsføring Implementering, etterlevelse og sanksjoner...18 Side 3 av 18

4 1 Innledning 1.1 Formål Instruksen beskriver hvordan UDIs organisering og fordeling av ansvar og myndighet sikrer at vi oppfyller lover og regler. 1.2 Eksterne lover og regler Økonomiinstruksen beskriver rutinene og føringene som sikrer at vi oppfyller kravene i reglement for økonomistyring i staten (reglementet) bestemmelser om økonomistyring i staten (bestemmelsene) bevilgningsreglementet anskaffelsesloven arbeidsmiljøloven statens personalhåndbok, inkludert hovedtariffavtalene i staten Justis- og beredskapsdepartementets instruks for Utlendingsdirektoratet 1.3 Interne dokumenter I tillegg til overordnede regelverk, lover og instrukser som gir føringer for økonomistyringen, har vi interne retningslinjer på områder som inngår i styringen. Følgende dokumenter er sentrale: Intern instruks for fullmakter i UDI Brukerveiledning for budsjettering i Agresso planlegger Brukerveiledning til UDIs kontoplan Side 4 av 18

5 2 Myndighet og ansvar 2.1 Krav og føringer I kapittel 2 i Bestemmelser om økonomistyring i staten beskrives kravene til underliggende virksomheters interne styring. 2.2 Ansvar for økonomistyringen i UDI Direktøren er ansvarlig for at økonomistyringen i UDI er i overensstemmelse med gjeldende lover, regler, instrukser og tildelte rammer. Direktøren skal sørge for at økonomiregelverket med tilhørende interne retningslinjer og rutiner er lett tilgjengelig for de ansatte, og for at alle ansatte har kjennskap til, og blir informert om, hvilke bestemmelser for økonomiforvaltning som gjelder for arbeidet deres. Ansvaret er delegert til avdelingsdirektør i Analyse- og utviklingsavdelingen. Avdelingsdirektøren i Analyse- og utviklingsavdelingen har ansvaret for å samordne funksjonene som er beskrevet i Justis- og beredskapsdepartementets (JD) instruks for Utlendingsdirektoratet, og som omhandler økonomi- og virksomhetsstyringen. Samordningsansvaret innebærer blant annet å fastsette retningslinjer og rutiner samordne budsjettarbeidet samordne kommunikasjon med departementet i saker som gjelder økonomiområdet samordne kommunikasjon med Riksrevisjonen i alle saker som gjelder UDI sørge for hensiktsmessig oppgave- og arbeidsfordeling mellom nivåene og avdelingene i organisasjonen i saker som angår økonomiforvaltning samordne arbeidet med resultat- og økonomikontroll internt i UDI, herunder å o følge opp at mål og resultatkrav som er fastsatt i tildelingsbrevet, andre vedtak og interne styringsdokumenter blir fulgt opp og gjennomført innenfor rammen av tildelte midler o sørge for at det er etablert tilfredsstillende intern kontroll som er tilpasset risiko og vesentlighet og forhindrer styringssvikt, feil og mangler o sørge for kontrollfunksjoner som dekker forvaltnings-, økonomi- og resultatkontroll påse at avdelingene følger økonomiregelverket sørge for nødvendig kompetanse i UDIs økonomiforvaltning Hver enkelt avdelingsdirektør skal sørge for at arbeidet og prioriteringene i avdelingen er innenfor avdelingens budsjettrammer, og i tråd med lover, regler og interne rutiner. Avdelingsdirektøren har ansvaret for at avdelingen har nødvendig kompetanse innenfor økonomiområdet. Avdelingsdirektør kan delegere oppgaver innenfor økonomistyringen hvis det er ønskelig. Den enkelte enhetsleder/seksjonssjef skal sørge for at arbeidet og prioriteringene i enheten er innenfor enhetens budsjettrammer og i tråd med lover, regler og interne rutiner innenfor økonomiområdet. Alle medarbeidere/ansatte skal sørge for at arbeidet og prioriteringene de har ansvaret for er i tråd med lover, regler og interne rutiner innenfor økonomiområdet, der det er relevant. Se også punktet om fullmakter og intern instruks for fullmakter og fullmaktsmatrise i UDI. Side 5 av 18

6 2.3 Ansvar for instruksen Ansvaret for å utarbeide og holde denne økonomiinstruksen a jour er delegert til avdelingsdirektøren i Analyse- og utviklingsavdelingen. Side 6 av 18

7 3 Fullmakter 3.1 Krav og føringer Fullmakter som er delegert skal være i tråd med bestemmelser i økonomiregelverket samt UDIs interne instruks for fullmakter og overordnede fullmaktmatrise. 3.2 Ansvar og myndighet Direktøren har det overordnede ansvaret for økonomiforvaltningen, herunder UDIs fullmaktstruktur. Økonomidirektøren har fått ansvaret for å utarbeide og vedlikeholde den interne fullmaktsinstruksen, samt å implementere og operasjonalisere fullmakter i øvrige styrende dokumenter som er knyttet til økonomiforvaltningen. Avdelingsdirektører og øvrig ledere med fullmakt fra direktøren, skal sørge for at den interne instruksen for fullmakter blir fulgt i egen organisasjonsenhet, som at delegerte fullmakter er dokumentert. Side 7 av 18

8 4 Bevilgning og budsjett 4.1 Krav og føringer UDI har ansvaret for at målene og resultatkravene som er fastsatt i tildelingsbrevet, andre vedtak og interne styringsdokumenter blir fulgt opp og gjennomført innenfor rammen av de tildelte ressursene, se bestemmelser om økonomistyring i staten Ansvar og myndighet UDI har fullmakt til, og pålegg om, å bruke bevilgningene som er stilt til disposisjon i tråd med Stortingets vedtak og forutsetninger, departementets instruks til UDI, tildelingsbrev og øvrige føringer som formidles i styringsdialogen. Direktøren skal sørge for at budsjettarbeidet blir lagt opp slik at UDI kan prioritere mellom oppgavene som faller inn under vårt arbeidsområde, sikrer nødvendig samordning av arbeidet og bidrar til at virksomheten på de forskjellige områdene blir gjennomført på en forsvarlig og ressurseffektiv måte. Avdelingsdirektøren i Analyse- og utviklingsavdelingen har ansvaret for å organisere og gjennomføre arbeidet med det interne budsjettet, samt å etablere løpende informasjons- og kommunikasjonsrutiner for rapportering. 4.3 Bevilgning UDI mottar tildelingsbrev fra Justis- og beredskapsdepartementet med disponible midler. I tillegg kan vi få/avgi belastningsfullmakter med tilhørende midler fra andre etater. Styringsdokumentene som UDI må innrette sin økonomistyring etter er tildelingsbrev og supplerende tildelingsbrev økonomiregelverket referater fra etatsstyringsmøter og særmøter Ved supplerende tildelinger i budsjettåret eller vesentlige endringer i krav og oppgaver, vil JD utforme supplerende tildelingsbrev, som nummereres fortløpende Budsjett Intern budsjettfordeling - prosessen UDI utarbeider et ettårig budsjett innenfor rammen av bevilgningen for det enkelte budsjettåret, i tillegg til eventuelle belastningsfullmakter. Avdelingsdirektøren i Analyse- og utviklingsavdelingen har ansvaret for å utarbeide forslag til budsjett, som blir vedtatt av UDIs direktør. Budsjett- og økonomienheten skal etablere kontrollrutiner for å sikre at budsjettene er innenfor de disponible rammene. Avdelingsdirektørene skal sørge for at avdelingene utarbeider et budsjett som er hensiktsmessig for å nå målene for året, innenfor disponibel ramme og tildelte ressurser. Avdelingsdirektørene har ansvaret for å fordele det tildelte budsjettet ned på et hensiktsmessig nivå i avdelingen, på enheten, prosjekter eller andre dimensjoner, som gir et tilfredsstillende grunnlag for å kunne ha løpende kontroll med kostnader, inntekter og framdriften i aktivitetene. 1 se Justis- og beredskapsdepartementets instruks for UDI Side 8 av 18

9 Det interne budsjettet i UDI revideres ved endrede behov eller prioriteringer internt i UDI endret tildeling fra departementet endrede oppgaver fra departementet Økonomidirektøren har ansvaret for å utarbeide retningslinjer, og for fremdrift og ferdigstilling av internbudsjettet Tildeling av interne budsjettrammer De interne budsjettrammene blir tildelt avdelingene i disponeringsskriv for økonomiske rammer. Økonomidirektøren har ansvaret for å utarbeide disponeringsskriv for økonomiske rammer til avdelingene. Dette skal godkjennes av direktøren. Avdelingsdirektørene kan utarbeide disponeringsskriv for sin avdeling hvis de ønsker det. Side 9 av 18

10 5 Rapportering internt og eksternt 5.1 Krav og føringer UDI skal ha rutiner og føringer som bidrar til at planlegging, gjennomføring og oppfølging, herunder resultat- og regnskapsrapportering, ivaretar kravene i statens bestemmelser for økonomistyring. 5.2 Rapportering til departementet UDI rapporterer tertialvis til departementet. Første og andre tertialrapportering består av kort mål- og aktivitetsrapport, i henhold til tildelingsbrev oppdatert risikovurdering fra UDI regnskapsrapport med prognoser for året Ved årets slutt utarbeider UDI et årsregnskap som inngår i årsrapporten. 5.3 Rapportering internt Avdelingsdirektøren i Analyse- og utviklingsavdelingen har ansvaret for å legge til rette for intern rapportering. Oppfølging og rapportering skal gjennomføres i henhold til UDIs rutiner. Analyse- og utviklingsavdelingen vurderer om avvik som blir meldt i rapporteringen skal rapporteres til direktøren. UDIs måloppnåelse og resultater skal følges opp internt i avdelingene, i direktørmøter og ved rapportering til departementet. Resultatoppfølging og økonomisk oppfølging er delegert til avdelingsdirektørene. Vesentlige avvik i forhold til budsjett skal rapporteres så snart dette er kjent. Dette gjelder både positive og negative avvik. Side 10 av 18

11 6 Internkontroll 6.1 Ansvar og myndighet Avdelingsdirektøren i Analyse- og utviklingsavdelingen har ansvaret for at det blir etablert løpende informasjons- og kommunikasjonsrutiner for rapportering og gjennomføring av planer. Avdelingsdirektøren i Analyse- og utviklingsavdelingen har ansvaret for at UDI har nødvendig styringsinformasjon og beslutningsgrunnlag for å følge opp aktiviteter og resultater. Avdelingsdirektøren har også ansvaret for at UDIs økonomisystem, statistikk, analyser og andre relevante systemer viser om driften er effektiv sammenliknet med kostnader og fastsatte mål og resultatkrav. Utgifter skal følges opp mot bevilgning for å sikre at det ikke skjer uhjemlede overskridelser og at forutsatte inntekter kommer inn. 6.2 Innledning krav og føringer UDIs skal ha internkontroll i tråd med kravene i reglement for økonomistyring i staten og bestemmelser om økonomistyring i staten. Systemer og rutiner skal være tilpasset risiko og vesentlighet, fungere på en tilfredsstillende måte og være dokumentert. 6.3 Ansvar og myndighet Direktøren har ansvar for at det er tilfredsstillende internkontroll i økonomiforvaltningen i UDI. Avdelingsdirektøren i Analyse- og utviklingsavdelingen har delegert ansvaret for å utarbeide og vedlikeholde internmelding for internkontroll og risikostyring i UDI til økonomidirektør. Ansvaret inkluderer implementering og operasjonalisering av internkontrollen i øvrige styrende dokumenter knyttet til økonomiforvaltningen. Økonomidirektøren har ansvar for at avdelinger og øvrige organisasjonsenheter i UDI får bistanden de trenger til å opprette og vedlikeholde internkontrollen. Avdelingsdirektører og øvrige ledere med fullmakt fra direktøren, har ansvar for å se til at det er etablert systemer og rutiner for økonomiforvaltning med internkontroll innen sitt ansvarsområde, samt at de blir fulgt. Side 11 av 18

12 7 Regnskap 7.1 Krav og føringer UDI skal til enhver tid ha et regnskap som tilfredsstiller lovene og reglene som gjelder på dette området. Regelverket som UDI må forhold seg til er reglementet for økonomistyring i staten og bestemmelser om økonomistyring i staten UDI skal ha rutiner for å sikre at kravene i lover og regler blir fulgt. 7.2 Ansvar og myndighet Økonomidirektøren er systemeier for UDIs regnskaps- og økonomisystem. Administrasjonsdirektøren har ansvaret for forvaltning og drift av regnskaps- og økonomisystemet. Administrasjonsdirektøren er systemeier for fakturabehandlingssystemet, og har ansvaret for å forvalte og drifte systemet. Serviceavtalen mellom Analyse- og utviklingsavdelingen og Administrative fellestjenester regulerer ansvaret og oppgavene for regnskapstjenester. UDI benytter seg av direktoratet for økonomistyrings (DFØ) tjenester for regnskapssystem (delservicemodellen). Det er inngått avtale som beskriver ansvar og oppgaver knyttet til de enkelte tjenestene. Administrasjonsdirektøren har ansvar for at det blir utarbeidet nødvendige, interne systemer og rutiner slik at lover og regler på regnskapsområdet blir oppfylt. Administrasjonsdirektøren har ansvar for at regnskapsføringen er utført i tråd med gjeldende lover og regler. 7.3 Tilgjengelige systemer for regnskap Systemene omfatter fakturabehandlingssystemet og regnskaps- og økonomisystemet som genererer tall til posteringer i hovedbok og/eller reskontro. Alle modulene skal være integrert, slik at vi har enkle og sikre overføringsmuligheter. UDI skal knytte til seg de modulene som er nødvendige for å ivareta en forsvarlig og effektiv registrering/oppfølging av de til enhver tid gjeldende kravene i bestemmelser om økonomistyring i staten. Beskrivelser og systemdokumentasjon må oppbevares på en hensiktsmessig og betryggende måte. Brukerhåndbøker og skriv om versjonsendringer inngår her. Tilganger til systemene skal gis til de som har tjenstlig behov for det. Administrasjonsdirektøren er ansvarlig for at det blir gitt tilganger til fakturabehandlingssystemet og regnskaps- og økonomisystemet i henhold til godkjente rutiner. 7.4 Regnskapsførerkonto Utlendingsdirektoratet er omfattet av konsernkontoordningen og har egen regnskapsførerkonto i statsregnskapet. 7.5 Autorisasjon Administrasjonsdirektøren har ansvaret for autorisasjon/godkjennelse av mottaksreturen i UDIs nettbank. Side 12 av 18

13 En oppdatert liste over hvem har autorisasjonsrett skal oppbevares av Administrative fellestjenester. Administrasjonsdirektøren har myndighet til å tildele rettigheter i nettbanken. 7.6 Kontroll av utbetalingsgrunnlag Administrasjonsdirektøren har ansvaret for å kontrollere at utbetalingsgrunnlaget er signert/godkjent av en som har budsjettdisponeringsmyndighet, og at datoen for budsjettdisponeringen er påført. Utbetaling skal ikke skje uten at utbetalingsgrunnlaget er korrekt attestert og signert/godkjent av en med budsjettdisponeringsmyndighet. 7.7 Arkivering av regnskapspliktig dokumentasjon Administrasjonsdirektøren er ansvarlig for at regnskapsmateriellet blir arkivert på en betryggende måte, og i samsvar med bestemmelser om økonomistyring i staten. Beskrivelser og systemdokumentasjon må oppbevares på en hensiktsmessig og betryggende måte. Brukerhåndbøker og skriv om versjonsendringer inngår her. 7.8 Rapportering til statsregnskapet Administrasjonsdirektøren er ansvarlig for månedlig rapportering til statsregnskapet i henhold til fristene som er fastsatt av Finansdepartementet, og til statlig økonomiregelverk. Rapporten sendes i elektronisk form i henhold til retningslinjene fra DFØ/finans. Rapportene til sentralt statsregnskap kontrolleres og avstemmes før de blir sendt. 7.9 Kontoplan Økonomidirektøren har ansvaret for å utarbeide og endre kontoplanen. Administrasjonsdirektøren har ansvaret for å forvalte og vedlikeholde kontoplanen i regnskaps- og økonomisystemet. Kontoplanen skal være i henhold til standard kontoplan for statlige virksomheter, og inneholde de konti og dimensjoner som er nødvendige for å sikre en pålitelig rapportering over virksomheten til enhver tid. HR-direktøren er ansvarlig for at lønnssystemet er i tråd med UDIs kontoplan. For bevilgningsregnskapet skal kontoplanen følge retningslinjene som til enhver tid gjelder for statsbudsjettets spesifikasjoner i kapitler og poster. Kontoplanen skal omfatte alle beholdningskonti og være innrettet slik at vi kan utføre nødvendig avstemming Henvendelser fra Riksrevisjonen Økonomidirektøren har ansvaret for å koordinere alle henvendelser, og sørge for at ansvarlig avdeling følger opp eventuelle merknader fra Riksrevisjonen. Administrasjonsdirektøren er ansvarlig for å fremlegge regnskapsdokumentasjon i forbindelse med årlig revisjon av regnskapet, og besvare henvendelser innenfor regnskap ved regnskapsrevisjon. Side 13 av 18

14 8 Forvaltning av eiendeler 8.1 Krav og føringer UDIs forvaltning av eiendeler skal være i tråd med kravene i bestemmelser om økonomistyring i staten. Særlig relevant er kravet til forsvarlig forvaltning av fast eiendom og materiell, jf. kapittel 2.4, og kravet til registrering av eiendeler, jf. kapittel Videre skal utrangering, kassasjon og avhending av materiell og bygninger skje i tråd med kravene i henholdsvis Normalinstruks for utrangering og kassasjon av materiell og bygninger samt avhending av materiell som tilhører staten eller Instruks om avhending av statlig eiendom mv. 8.2 Ansvar og myndighet Økonomidirektøren skal påse at det blir ført register over driftsmidler i UDI i henhold til gjeldende krav. Økonomidirektøren kan delegere ansvaret for å føre register til avdelinger og enheter under forutsetning om at disse på kort varsel kan gi en fullstendig oversikt over driftsmidlene sine. Denne delegeringen av ansvaret innebærer ikke at fullmakten til å beslutte utrangering, kassasjon og avhending er delegert. UDI er ikke delegert fullmakt til å beslutte utrangering, kassasjon og avhending av materiell og bygninger fra Justis- og beredskapsdepartementet. Dersom vi skal foreta utrangering, kassasjon eller avhending må økonomidirektøren innhente en særskilt fullmakt. Økonomidirektøren skal påse at UDI har forsvarlig forvaltning av UDIs varelager. Avdelingsdirektører og øvrig ledere med fullmakt fra direktøren, er ansvarlige for å sikre en forsvarlig forvaltning av eiendeler i egen virksomhet, samt å påse at anskaffelser som skal registreres i UDIs register over driftsmidler blir rapportert til økonomidirektøren med mindre ansvaret for å holde registeret er delegert. 8.3 Register over eiendeler Driftsmidler som enkeltvis har en anskaffelsesverdi over kroner skal registreres. Driftsmidler som enkeltvis har en anskaffelsesverdi som er lavere enn kroner skal registreres når anskaffelsen omfatter mange og ensartede eiendeler som til sammen overstiger beløpsgrensen. Dette vil normalt være PC-er, kommunikasjonsutstyr, innredning, utstyr til mottaksfeltet, servere, nettverksutstyr og kontormaskiner Forvaltning og oppfølging av varelager Beholdningsendringer i UDIs registrerte eiendeler skal rapporteres til økonomidirektøren årlig og etter avtalte frister. Side 14 av 18

15 9 Forvaltning av tilskuddsordninger og stønadsordninger til privatpersoner 9.1 Krav og føringer UDIs forvaltning av tilskudd skal være i tråd med kravene i bestemmelser om økonomistyring i staten kapittel 6 om forvaltning av tilskuddsordninger. Særlig relevant er kapittel 6.3 om tilskuddsforvaltning og om avvik fra normalprosedyren ved tilskudd til kommuner. UDIs forvaltning av stønadsordninger til privatpersoner skal være i tråd med bestemmelser om økonomistyring i staten kapittel Ansvar og myndighet Fagavdelingene som forvalter tilskuddsordninger og stønadsordninger til privatpersoner skal påse at det er utarbeidet interne retningslinjer og rutiner som sikrer at krav og føringer blir ivaretatt i den operative tilskuddsforvaltningen eller stønadsforvaltningen for hver enkelt ordning. Hvis fagavdelingene ser det nødvendig å fravike eksterne krav til forvaltning av en ordning, må de utarbeide en redegjørelse som skal godkjennes av avdelingsdirektør og økonomidirektør. Fagavdelingene skal sørge for at departementet får retningslinjer og liknende for de ordningene det er påkrevd. Side 15 av 18

16 10 Lønn og personal 10.1 Krav og føringer UDI skal følge Arbeidsmiljøloven, Statens personalhåndbok og er bundet til Hovedtariffavtalene i Staten. UDI har lokal særavtale om lønnspolitikk. Denne setter Hovedtariffavtalene i staten (HTA) og disponibelt budsjett overordnede rammer for. Arbeidstidsbestemmelsene er regulert i Hovedtariffavtalene og sentrale særavtaler i staten, samt administrativt fastsatte bestemmelser internt i UDI. Retningslinjer for tidsregistreringen til de ansatte er en del av Arbeidstidsbestemmelsene. UDI skal ha rutiner for å sikre at kravene i lover og regler blir fulgt Ansvar og myndighet HR-direktøren er systemeier for UDIs lønns- og personalsystem. HR-direktøren har ansvaret for forvaltningen og driften av lønns- og personalsystemet. UDI har driftsavtale med Direktoratet for økonomistyring (DFØ) og følger standardvilkår, databehandleravtale og arbeidsdeling mellom kunden og DFØ i henhold til driftsavtalen. HR-direktøren har ansvaret for at det blir utarbeidet nødvendige systemer og rutiner, slik at lover og regler på lønns- og personalområdet blir oppfylt. HR-direktøren skal sørge for at det til enhver tid foreligger en ajourført oversikt over hvem som har myndighet til å attestere lønnsberegningsbekreftelse. HR-direktøren har myndighet til å tildele rettigheter i lønns- og personalsystemet Tilgjengelige systemer for UDIs lønns- og personalutgifter HR-direktøren har ansvaret for at systemene for å registrere og fremstille lønns- og personalutgifter innfrir kravene i lover og regler. UDI skal ha tilgang til et elektronisk system med tilfredsstillende funksjonalitet for registrering, beregning, utbetaling og rapportering av lønns- og personalkostnader. Systemene omfatter alle moduler/forsystemer som generer data til posteringer i lønns- og personalsystemet. Alle moduler skal være integrerte, slik at vi har enkle og sikre overføringsmuligheter. UDI skal knytte seg til de systemer/moduler som er nødvendige for å ivareta en forsvarlig og effektiv registrering og oppfølging av de til enhver tid gjeldende kravene i lover og regler. Tilganger til systemene skal gis til de som har tjenstlig behov for det. HR-direktøren er ansvarlig for å gi tilganger i lønns- og personalsystemet i henhold til UDIs rutiner Lønns- og personalutgifter HR-enheten ferdigstiller og kontrollerer grunnlaget for lønnsutbetaling før det blir benyttet budsjettdisponeringsmyndighet. Administrative fellestjenester har myndighet til å godkjenne lønnsfilen i UDIs nettbank Arkivering av dokumentasjonspliktige lønns- og personalutgifter HR-direktøren er ansvarlig for at arkiveringen av dokumentasjonspliktige lønns- og personalutgifter foregår på en betryggende måte, og i samsvar med lover og regler. Side 16 av 18

17 Beskrivelser og systemdokumentasjon må oppbevares på en hensiktsmessig og betryggende måte. Brukerhåndbøker og skriv med versjonsendringer i versjoner inngår her Rapportering offentlig etater HR-direktøren er ansvarlig for å rapportere til offentlig myndigheter innenfor sitt ansvarsområde Lønns- og trekkarter/regnskapsføring HR-direktøren har ansvaret for å forvalte og vedlikeholde lønns- og trekkarter i lønns- og personalsystemet. Side 17 av 18

18 11 Implementering, etterlevelse og sanksjoner Alle ansatte har ansvar for at UDIs økonomiinstruks blir fulgt, og for å varsle om observerte brudd. Avvik fra denne instruksen skal meldes til ansvarlig leder. Ansvarlig leder vurderer om bruddet er av en slik art at økonomidirektøren må orienteres. Ledere har ansvaret for å sikre at ansatte har tilstrekkelig kunnskap om økonomiinstruksen. Ledere har videre ansvaret for å påse at økonomiinstruksen blir fulgt innen egen organisasjonsenhet. Brudd på økonomiinstruksen kan medføre midlertidig eller permanent tap av ansvar og/eller oppgaver, og skriftlig advarsel etter retningslinjene som følger av Statens personalhåndbok. Ved grove overtredelser kan det bli besluttet andre disiplinærreaksjoner, som følger av Statens personalhåndbok. Beslutningen om reaksjon skal fattes av tilsettingsrådet. Side 18 av 18