VEDTEKTER FOR STAFO LANDBRUK

Transkript

1 VEDTEKTER FOR STAFO LANDBRUK VEDTEKTER FOR DISPOSISJONS- OG RESERVEFOND INSTRUKSER FOR: * HOVEDTILLITSVALGT MED EVENTUELT ARBEIDSUTVALG, LOKAL TILLITSVALGT MED EVENTUELT LOKALT UTVALG * FULLMAKTSKOMITEEN * VALGKOMITEEN * REVISORER Mars 2007

2 INNHOLDSFORTEGNELSE VEDTEKTER FOR STAFO LANDBRUK IDÉGRUNNLAG OG FORMÅL MEDLEMSKAP ORGANISASJON ÅRSMØTET EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE HOVEDSTYRET HOVEDTILLITSVALGTE OG ARBEIDSUTVALG LOKALE TILLITSVALGTE OG LOKALE UTVALG ENDRING AV VEDTEKTENE OPPLØSNING AV FORENINGEN... 8 VEDTEKTER FOR DISPOSISJONS- OG RESERVEFOND FORMÅL OPPRETTELSE FONDETS ØKNING/AVKASTNING FONDETS VIRKSOMHET ADMINISTRASJON FORANDRING AV VEDTEKTENE VEDTEKTENES IKRAFTTREDEN RETNINGSLINJER FOR BRUK AV STIPENDMIDLER I HENHOLD TIL VEDTEKTENE FOR DISPOSISJONS- OG RESERVEFONDET ( 1 C) INSTRUKS FOR HOVEDTILLITSVALGT MED EVENTUELT ARBEIDSUTVALG, LOKAL TILLITSVALGT MED EVENTUELT LOKALT UTVALG FOR STAFO LANDBRUK Innledning Formål Arbeidsoppgaver Retningslinjer for Foreningens forpliktelse overfor alle tillitsvalgte: Andre forhold Valg av hovedtillitsvalgte Valg av tillitsvalgte Valg av lokale utvalg Økonomi Funksjonstid INSTRUKS FOR FULLMAKTSKOMITEEN FOR STAFO LANDBRUK INSTRUKS FOR VALGKOMITEEN FOR STAFO LANDBRUK INSTRUKS FOR REVISORER FOR STAFO LANDBRUK

3 VEDTEKTER FOR STAFO Landbruk STAFO Landbruk (tidligere Landbrukshøgskolens Tjenestemanns-forening og STAFO-foreningen ved NLH) ble stiftet Foreningens vedtekter og instrukser er senere endret på årsmøte 19. februar 1962, 14. november 1968, 18. november 1969, 3. desember 1970, 1. desember 1979, 17. november 1981, 8. april 1986, 7. april 1988, 4. april 1989, 31. mars 1992, 11. april 1994, 3. april 1995, 20. mars 1996, 18. mars 2002, 4.april 2005 og 27. mars IDÉGRUNNLAG OG FORMÅL STAFO Landbruk er partipolitisk nøytral og kan ikke ha tilknytning, eller gi økonomisk støtte, til noen politisk bevegelse. Foreningens formål er å ivareta og fremme medlemmenes økonomiske, faglige og sosiale interesser. Foreningen skal være tilsluttet Yrkesorganisasjonenes Sentralforbund gjennom Statstjenestemannsforbundet. 2. MEDLEMSKAP Som medlemmer av foreningen kan opptas alle som arbeider i landbruksrettet offentlig, halvoffentlig eller privat virksomhet innen forskning, veiledning, kontroll eller undervisning. Hvert medlem plikter etter evne å støtte foreningens virke. Medlemmene er forpliktet til å motta valg til de verv som pålegges dem, men har rett til å frasi seg valg for like lang tid som de har fungert, dog ikke over 2 år. Utmeldelse av foreningen må skje skriftlig til STAFO Landbruks kontor. Hovedstyret kan utelukke medlemmer som skylder kontingent for lengre tid enn 6 måneder. Utmeldte eller utelukkede medlemmer taper ethvert krav på foreningen, dens kasse eller fond. 3

4 3. ORGANISASJON Foreningens organer er: a) Årsmøtet b) Hovedstyret c) Hovedtillitsvalgt med eventuelt arbeidsutvalg d) Lokale tillitsvalgte med eventuelt lokalt utvalg 4. ÅRSMØTET 1. Årsmøtet er foreningens høyeste myndighet. 2. Årsmøtet består av hovedstyret med varamedlemmer og valgte representanter for medlemmene etter følgende skala: 5-9 medlemmer 1 representant medlemmer 2 representanter medlemmer 3 representanter og så videre for ytterligere hvert 5. medlem. Viser til Instruks for Fullmaktskomiteen for STAFO Landbruk. Representantene velges for 1 år. Bare valgte representanter har stemmerett og stemmeplikt på årsmøtet. De av hovedstyrets medlemmer og varamedlemmer som er valgte årsmøterepresentanter kan ikke avgi stemme vedr. årsberetning, regnskap og spørsmål om ansvarsfrihet. Alle medlemmene har møte- og talerett. 3. Ordinært årsmøte holdes hvert år innen utgangen av april. Innkalling som inneholder fullstendig dagsorden, vedlagt årsberetning, regnskap, valgkomiteens forslag, og eventuelt andre saksdokumenter sendes medlemmene senest 21 dager før årsmøtet. Saker som ønskes behandlet på årsmøtet må være innsendt til hovedstyret senest 1. februar. 4. Ordinært årsmøte skal behandle: a) Valg av møtedirigent(er), protokollkomité på 2 medlemmer og møtesekretær(er), samt eventuelle andre komiteer for møtet b) Hovedstyrets årsberetning 4

5 c) Regnskap med revisjonsberetning d) Innmeldte saker e) Budsjettrammer og kontingent f) Valg til hovedstyret - Leder - Økonomisekretær Leder eller nestleder bør være fra Ås-området. Leder og økonomisekretær velges ved særskilte valg. Leder velges for 1 år på fritt grunnlag blant STAFO Landbruks medlemmer. Økonomisekretær velges for 2 år. Hvis en hovedtillitsvalgt som er direkte medlem i hovedstyret blir valgt til leder, må ny hovedtillitsvalgt velges for denne. Vara for hovedtillitsvalgt er personlig varamedlem i hovedstyret. Valget foregår skriftlig. g) Valg til andre tillitsverv: - 2 revisorer med funksjonstid på 2 år, hvorav 1 velges hvert år - Fullmaktskomité på 5 medlemmer med funksjonstid på 1 år - I samsvar med Statstjenestemannsforbundets og STAFO Landbruks vedtekter 4 g oppnevner hovedstyret representanter til forbundets landsmøte. Minst halvparten av representantene bør komme fra hovedstyret (jfr. 6). Hovedstyrets leder er selvskreven representant. Vararepresentanter utnevnes av hovedstyret. - Valgkomité på 4 medlemmer med 2 varamedlemmer. Valgkomiteen velges etter forslag framsatt på årsmøtet. - Eventuelle utvalg etter behov. Årsmøtet skal godkjenne de instrukser som er nevnt i disse vedtektene (jfr. 9). Årsmøtet fatter vedtak med alminnelig flertall så fremt ikke annet er fastsatt i vedtektene (jfr. 9 og 10). Det føres protokoll over årsmøtets forhandlinger, som skal godkjennes av protokollkomiteen. Utskrift av protokollen sendes foreningens medlemmer. Godkjente reise- og oppholdsutgifter som representantene har i forbindelse med årsmøtet betales av foreningen. 5

6 5. EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE Ekstraordinært årsmøte holdes når minst ¼ av medlemmene, eller ½ av de tillitsvalgte, skriftlig krever det eller når hovedstyret finner det påkrevet. Hovedstyret innkaller til ekstraordinært årsmøte på samme måte som til ordinært årsmøte når det gjelder tidsfrist, dagsorden og saksdokumenter. Innkallelse til ekstraordinært årsmøte skal skje senest 21 dager etter at kravet om slikt møte er mottatt. Forretningsorden for ekstraordinært årsmøte er som for ordinært årsmøte. 6. HOVEDSTYRET 1. Hovedstyret består av leder, økonomisekretær og de hovedtillitsvalgte fra STAFO Landbruks virksomheter. Den som på hver virksomhet er valgt varamedlem for hovedtillitsvalgt, er også dennes personlige varamedlem i hovedstyret. Nestleder velges for 1 år av og blant hovedstyrets medlemmer. Hovedstyrets sekretær oppnevnes av og blant hovedstyremedlemmene. 2. Hovedstyret leder foreningen i henhold til vedtektene og vedtak fattet av årsmøtet. Hovedstyret konstituerer seg umiddelbart etter årsmøtet. I tillegg holdes minst 4 hovedstyremøter jevnt fordelt i året. Styret er beslutningsdyktig når minst 2/3 av styret er tilstede. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Flere hovedstyremøter skal holdes hvis 2 styremedlemmer forlanger det. 3. Hovedstyret sørger for at arbeidet med informasjon, justering/normeringer og lignende blir løpende behandlet og fordelt. 4. Hovedstyret har ansvaret for foreningens representasjon ved forhandlinger, drøftingsmøter og lignende, og delegerer myndighet til Hovedtillitsvalgt med eventuelt arbeidsutvalg, lokale tillitsvalgte med eventuelle lokale utvalg. Hovedstyret oppnevner medlemmer til utvalg, komiteer og råd som ikke skal velges på årsmøtet. 6

7 Hovedstyret oppnevner minst halvparten av forbundsrepresentantene, i samsvar med Statstjenestemannsforbundets vedtekter, innen hovedstyret. Hovedstyrets leder er selvskreven representant. Nødvendig antall vararepresentanter oppnevnes også av hovedstyret. 5. Hovedstyret engasjerer de medarbeidere som foreningen trenger og fastsetter lønns- og arbeidsvilkår samt arbeidsområde. Sekretariatet skal være i Ås. 6. Hovedstyret forvalter foreningens midler i samsvar med vedtak fattet av årsmøtet. 7. Lederen har anvisningsfullmakt. Nestlederen har anvisningsfullmakt i lederens fravær. 8. Hovedstyret fører møtebok, legger fram årsberetning, revidert regnskap og budsjett på årsmøtet. Hovedstyret har ansvaret for at: - revisorene reviderer foreningens regnskap i henhold til gjeldende instruks og avgir beretning til årsmøtet - valgkomiteen arbeider i henhold til gjeldende instruks og framlegger skriftlig forslag ved innkallingen til årsmøtet - fullmaktskomiteen kontrollerer årsmøterepresentantenes fullmakter i henhold til gjeldende instruks og legger fram melding for årsmøtet. 7. HOVEDTILLITSVALGTE OG ARBEIDSUTVALG 1. Ved alle virksomheter skal det være en hovedtillitsvalgt med varatillitsvalgt. Disse velges av og blant medlemmene på virksomhetene. Viser til Instruks for Hovedtillitsvalgt med eventuelt arbeidsutvalg, lokal tillitsvalgt med eventuelt lokalt utvalg for STAFO Landbruk 2. Hovedtillitsvalgt utfører sine oppgaver i henhold til instruks for hovedtillitsvalgt. 3. Hovedtillitsvalgt har ansvaret for foreningens representasjon ved forhandlinger og drøftingsmøter i virksomhetene. 4. Det kan opprettes et arbeidsutvalg hvis medlemmene eller Hovedtillitsvalgt mener det er behov for det. Arbeidsutvalget velges blant virksomhetens medlemmer og vil fortrinnsvis være en støttefunksjon for Hovedtillitsvalgt. 7

8 Antallet medlemmer i arbeidsutvalget må tilpasses etter behov, men minst 3 medlemmer. Arbeidsutvalget kan kun fatte vedtak som gjelder for egen virksomhet. 8. LOKALE TILLITSVALGTE OG LOKALE UTVALG På arbeidsplasser som danner en naturlig enhet, skal det velges en tillitsvalgt av og blant medlemmene på vedkommende sted. På arbeidsplasser som danner en naturlig enhet, og hvor det er minst 10 medlemmer, kan det velges et lokalt utvalg med den tillitsvalgte som leder. Arbeidsplassenhetene for valg av tillitsvalgte og etablering av lokale utvalg, skal godkjennes av hovedstyret. Funksjonstid, formål, arbeidsoppgaver og retningslinjer for tillitsvalgte, hovedtillitsvalgte og lokale utvalg, skal framgå av særskilt instruks. 9. ENDRING AV VEDTEKTENE Endring av disse vedtektene kan bare skje på ordinært årsmøte. Forslag til vedtektsendring må være innsendt til hovedstyret senest 1. februar. Vedtektsendringer må ha 2/3 flertall av de frammøtte representanten for å bli vedtatt. 10. OPPLØSNING AV FORENINGEN Forslag om oppløsning av foreningen behandles på to påfølgende ordinære årsmøter og må vedtas med ¾ flertall av begge møter. Hvis foreningen oppløses, skal dens siste styre sørge for forsvarlig oppbevaring av foreningens dokumenter og arkiv. Foreningens øvrige midler, inkludert fondet, oppbevares i 3 år. Deretter anvendes de i samsvar med beslutning på siste årsmøte. 8

9 VEDTEKTER FOR DISPOSISJONS- OG RESERVEFOND 1. FORMÅL Disposisjons- og reservefondet ved STAFO Landbruk er opprettet for å brukes til følgende formål: a) Støtte under arbeidskonflikt b) Lån til foreningen c) Stipend 2. OPPRETTELSE Fondet opprettes av de midler som står i bank på 12 måneders oppsigelse. 3. FONDETS ØKNING/AVKASTNING Fondet økes ved overføring av et eventuelt overskudd på foreningens regnskap. Midlene plasseres i bank til høyeste rente. Rentene tillegges fondet. 4. FONDETS VIRKSOMHET Fondets midler er bevegelige, men 1/3 av fondsmidlene skal ikke angripes. Fondsstyret avgjør til enhver tid hvor mye som skal brukes. Ved utlån skal det tas 1 % høyere rente enn den som gjelder for innskudd i bank på 12 måneders oppsigelse. Fondsstyret bestemmer hvor lang tid lånet kan gis for, dog ikke utover 2 år. Det skal betales avdrag ved hver fornyelse. 5. ADMINISTRASJON Fondet ledes av et styre på tre medlemmer. Foreningens økonomisekretær er selvskreven medlem av styret og regnskapsfører for fondet. Øvrige medlemmer og varamedlemmer i hovedstyret er ikke valgbare til fondsstyret. Fondets styre, bortsett fra økonomisekretær, velges av foreningens årsmøte med 1 representant og 1 vararepresentant hvert årsmøte. De velges for 2 år ad gangen. Styret må være fulltallig for å fatte vedtak. Fondets midler disponeres med to underskrifter etter 9

10 gyldig vedtak i styret. Regnskap legges fram for årsmøtet i STAFO Landbruk i revidert stand. Foreningens revisorer reviderer også fondets regnskap. 6. FORANDRING AV VEDTEKTENE Forslag til endring av disse vedtektene må sendes fondstyret innen 1. februar for å bli behandlet på årsmøtet. Vedtektsendringer må ha 2/3 flertall av de frammøtte representantene for å bli vedtatt. 7. VEDTEKTENES IKRAFTTREDEN Disse vedtekter er vedtatt på årsmøtet den 3. desember 1970 og trer i kraft samme dag. Vedtektene ble justert den 31. mars RETNINGSLINJER FOR BRUK AV STIPENDMIDLER I HENHOLD TIL VEDTEKTENE FOR DISPOSISJONS- OG RESERVEFONDET ( 1 c) Stipendet skal fortrinnsvis brukes til relevant videreutdannelse/kurs til medlemmer som har vist særlig interesse for organisasjonsarbeid. Utdannelsen bør gi kompetanse som tillitsvalgt, og foreningen kan kreve gjenytelser: - Begrunnet søknad om stipend i henhold til 1 i vedtektene sendes STAFO Landbruk innen 1. februar og 15. august hvert år. - STAFO Landbruks hovedstyre foretar en innstilling som oversendes Fondets styre. - Fondets styre bestemmer størrelsen på stipend innenfor renteavkastningen og foretar tildeling. - Meddelelse om tildeling av stipend skal gis den det gjelder, og gjennom STAFO Landbruks medlemsinformasjon. - Av «stipendiaten» kreves det dokumentasjon for avlagt eksamen/kursbevis og for kostnader. 10

11 INSTRUKS FOR HOVEDTILLITSVALGT MED EVENTUELT ARBEIDSUTVALG, LOKAL TILLITSVALGT MED EVENTUELT LOKALT UTVALG FOR STAFO Landbruk Innledning I foreningens vedtekter 8, er det fastlagt at «på arbeidsplasser som danner en naturlig enhet skal det velges en tillitsvalgt av og blant medlemmene på vedkommende sted». Som enheter innen virksomheter regnes institutter/fagskoler/praktiske avdelinger/ institusjoner/forskings- og fagsenter/forskingsstasjoner/avdelinger etc. Dette kan imidlertid fravikes der medlemstallet er lavt eller at andre praktiske forhold gjør det hensiktsmessig med større enheter enn f.eks. den enkelte institusjon, avdeling eller enkelt institutt. I vedtektene heter det videre: «På arbeidsplasser som danner en naturlig enhet, og hvor det er minst 10 medlemmer, kan det velges et lokalt utvalg med den tillitsvalgte som leder». Dersom flere enheter ligger i nærheten av hverandre, og medlemstallet til sammen er 10 eller flere, kan disse i fellesskap velge et lokalt utvalg. Samarbeid mellom nærliggende enheter/institusjoner kan etableres både ut fra ønsket om å få medlemmer nok til å kunne velge et utvalg og på grunnlag av ønsket om et nærmere organisasjonsfaglig samarbeid. Vedtektene forutsetter at hovedstyret skal godkjenne arbeidsplassenheten / valgområdene. Innen virksomheter med flere avdelinger skal det være en hovedtillitsvalgt som ledelsen for virksomheten skal forholde seg til. Formål Foreningens tillitsvalgte skal være kontaktledd mellom medlemmene og hovedstyret. Hensikten med instruksen er å klargjøre hvilke arbeidsoppgaver tillitsvalgte/lokalt STAFO Landbruk-styret i virksomhetene/lokale utvalg skal ha og deres myndighetsområde. 11

12 Arbeidsoppgaver Retningslinjer for Hovedtillitsvalgt og lokal tillitsvalgt skal: * distribuere/sirkulere informasjonsmateriell til medlemmene fra hovedstyret/eventuelt arbeidsutvalg/eventuelt lokalt utvalg * holde medlemmene orientert om saker som hovedstyret /eventuelt arbeidsutvalg/eventuelt lokalt utvalg har gitt informasjon om * holde god kontakt med medlemmene på egen arbeidsplass og foreningens hovedstyre for å orientere om hva som skjer på arbeidsplassen * delta i informasjons- og drøftingsmøter med arbeidsgiver på egen arbeidsplass * delta i forhandlinger på egen arbeidsplass i saker etter Hovedavtalens 13 som ikke skal behandles av overordnet ledd i virksomheten * invitere uorganiserte kolleger til å bli medlem av foreningen * etter anmodning fra hovedstyret/eventuelt arbeidsutvalg/eventuelt lokalt styre, fremme forslag på representanter til utvalg, råd eller komiteer (f.eks. foreningens representasjon i.h.h.t. tilpasningsavtalene) * gi hovedstyret melding om: - medlemmer som slutter/flytter eller som rammes av sykdom eller ulykke, og om dødsfall - nye tilsettinger - praktisering av lover og avtaler - forbigåelse ved tilsettinger o.s.v. - ønsker, forslag eller ideer til kurs, studieringer, seminarer o.s.v. - lønnskrav - ideer til nye arbeidsoppgaver - valg av tillitsvalgt/arbeidsutvalg/lokalt utvalg - gi fullmaktskomiteen melding om valg av årsmøterepresentanter og levere lister over hvem som har valgt representantene. I tillegg skal hovedtillitsvalgte innen virksomheten: * delta i lønnsforhandlinger med arbeidsgiver etter Hovedtariffavtalens retningslinjer * delta i forhandlinger med arbeidsgiver etter Hovedavtalens 13 * sende en kort årsrapport til hovedstyret innen 1. februar som forutsettes vedlagt foreningens årsberetning * holde kontakt med lokale tillitsvalgte innen egen virksomhet. 12

13 Hovedtillitsvalgte kan ikke: * inngå avtaler som har direkte betydning for foreningens medlemmer på andre arbeidsplasser uten på forhånd å ha samrådd seg med hovedstyret * inngå avtaler, oppta forhandlinger eller sette i gang andre aktiviteter som forplikter foreningen økonomisk eller juridisk uten på forhånd å ha innhentet hovedstyrets samtykke Lokale tillitsvalgte kan ikke: * delta i forhandlinger i saker som skal avgjøres på høyere nivå i virksomheten * inngå avtaler som har direkte betydning for foreningens medlemmer på andre arbeidsplasser uten på forhånd å ha samrådd seg med hovedstyret * inngå avtaler, oppta forhandlinger eller sette i gang andre aktiviteter som forplikter foreningen økonomisk eller juridisk uten på forhånd å ha innhentet hovedstyrets samtykke. Eventuelle arbeidsutvalg kan: * arbeide med oppgaver som berører egen virksomhet * holde god kontakt med medlemmene på egen arbeidsplass og foreningens hovedstyre for å orientere om hva som skjer på arbeidsplassen * sende skriftlige orienteringer som kan være av interesse for foreningen til hovedstyret * invitere uorganiserte kolleger til å bli medlem av foreningen * søke hovedstyret om økonomisk støtte til enkeltiltak * gi hovedstyret melding om: - ønsker, forslag eller ideer til kurs, studieringer, seminarer o.s.v. - ideer til nye arbeidsoppgaver Eventuelle arbeidsutvalg kan ikke: * inngå avtaler som har direkte betydning for foreningens medlemmer på andre arbeidsplasser uten på forhånd å ha samrådd seg med hovedstyret * inngå avtaler, oppta forhandlinger eller sette i gang andre aktiviteter som forplikter foreningen økonomisk eller juridisk uten på forhånd å ha innhentet hovedstyrets samtykke Foreningens forpliktelse overfor alle tillitsvalgte: Foreningen plikter å gi tilbud om opplæring i organisasjonsarbeid slik at tillitsvalgte kan fylle sin oppgave. Dessuten forutsettes det at hovedstyret regelmessig innkaller tillitsvalgte til informasjons- og samrådingsmøter, så langt det er praktisk og økonomisk mulig. 13

14 Andre forhold Tillitsvalgte har taushetsplikt om personlige opplysninger vedkommende får kjennskap til i sitt arbeid som tillitsvalgt (jfr. Hovedavtalen). Valg av hovedtillitsvalgte Medlemmene innen hvert område velger selv, blant medlemmer, en hovedtillitsvalgt og stedfortreder for denne. Umiddelbart etter valget må hovedstyret informeres skriftlig om valgresultatet. Valget skal ha funnet sted innen utgangen av januar. STAFO Landbruks sekretariat skal ha ansvaret for at alle medlemmer, gjennom de tillitsvalgte i virksomheten, i god tid blir varslet om frister for valget og hvordan valget skal gjennomføres. Dersom medlemmene på virksomheter ønsker det, kan STAFO Landbruks sekretariat bistå med valget. Hovedstyret gir melding til arbeidsgiver og medlemmene, gjennom de tillitsvalgte i virksomheten, om hvem som er valgt. Valg av eventuelt arbeidsutvalg Arbeidsutvalget velges blant virksomhetens medlemmer og vil i fortrinnsvis være en støttefunksjon for Hovedtillitsvalgt. Antallet medlemmer i arbeidsutvalget må tilpasses etter behov, men minst 3 medlemmer. Arbeidsutvalget kan kun fatte vedtak som gjelder for egen virksomhet. Valg av tillitsvalgte Medlemmene innen hvert område velger selv, blant medlemmer, en tillitsvalgt og stedfortreder for denne. Fungerende tillitsvalgt skal ha ansvaret for innkalling til valgmøte, for gjennomføring av møtet og valget. Vedkommende skal også umiddelbart etter møtet gi en kort melding (skriftlig) om møtet og valgresultatet til hovedstyret. Valget skal ha funnet sted innen utgangen av januar. Valg av lokale utvalg Innen hvert område for tillitsvalgte med minimum 10 medlemmer kan det velges et lokalt utvalg. Medlemmene innen området avgjør selv hvor mange representanter utvalget skal ha. Den tillitsvalgte er utvalgets leder og velges etter reglene som er beskrevet i foregående punkt. Økonomi Utgifter tillitsvalgte/lokale utvalg har til porto o.l. for å utøve arbeidet som tillitsvalgt skal dekkes av foreningen. Det skal føres regnskap over inntekter og utgifter, og en regnskapsoversikt tas inn i årsrapporten som sendes hovedstyret. 14

15 Funksjonstid Funksjonstiden for lokalt STAFO Landbruk-styre/tillitsvalgte/lokale utvalg er ett år. Perioden skal være sammenfallende med årsmøteperioden. Hovedtillitsvalgt og vararepresentant fungerer i 2 år. 15

16 INSTRUKS FOR FULLMAKTSKOMITEEN FOR STAFO Landbruk 1) Hovedstyret utpeker leder for fullmaktskomiteen og sender ut varsel om valg av årsmøterepresentanter til de tillitsvalgte. Varslet skal inneholde navn og e- postadresse til lederen. 2) Spredte virksomheter (institusjoner) som har samme arbeidsgiver ansees som en valgenhet og kan velge representanter ut ifra det totale medlemstallet. 3) Fullmaktskomiteen skal kontrollere at det er nok medlemmer bak hver representant. Fullmaktskomiteen fører protokoll over sine møter og setter opp representantliste som vedlegges årsmeldingen til årsmøtet. Fullmaktskomiteen skal ha adresseliste over tillitsvalgte og medlemmer. Instruksen er godkjent av årsmøtet

17 INSTRUKS FOR VALGKOMITEEN FOR STAFO Landbruk 1. Valgkomiteen velger selv sin leder og fører protokoll over sine møter. 2. Valgkomiteen skal på forhånd kontakte medlemmer som de vil foreslå til ledige tillitsverv i foreningens styre. Dette gjelder også valg av vararepresentanter. 3. Valgkomiteen bør gjøre seg kjent med 4 i foreningens vedtekter. 4. Det påligger foreningens styre i god tid å underrette valgkomiteen om hvilke tillitsverv som skal besettes og å gi valgkomiteen en ajourført medlemsliste. 5. Valgkomiteen innberetter til styret forslag på representanter til de ledige tillitsverv innen en frist som styret fastsetter. Samtidig plikter valgkomiteen å levere protokollen til styret. 6. Valgkomiteen skal fungere til årsmøtets slutt. 7. Valgkomiteen skal ikke foreslå ny valgkomite. Instruksen vedtatt på årsmøtet

18 INSTRUKS FOR REVISORER FOR STAFO Landbruk Revisorenes oppgave er å se etter at økonomisekretæren fører regnskap etter god regnskapsskikk og at styret bruker midlene i samsvar med foreningens vedtekter og de vedtak som fattes av årsmøtet. Revisorenes plikt kan oppsummeres slik: - Kontrollere at alle bøker som økonomisekretæren bruker er tilstede. - Kontrollere at alle inn- og utbetalinger stemmer overens med bilag. - Kontrollere at bilagene er attestert i samsvar med vedtektene. - Forekommer mindre feil kan disse rettes i samråd med økonomisekretæren. Større feil taes opp med styret. - Kontrollere beholdninger i kasse, bank og postgiro. - Kontrollere årssammendraget som settes opp til årsmøtet. - Hvis det føres egne kursregnskap skal disse legges fram og revideres. Revisorene skal ha seg forelagt styrevedtak ang. disponering av midler. Det skal føres revisjonsprotokoll over merknader og den forelegges styret som eventuelt besvarer spørsmålene. Ekstraordinær revisjon av regnskapet ved økonomisekretærskifte. Regnskapet revideres hvert år. Revisjonen skal skrive melding til årsmøtet. Meldingen skal gi uttalelse om: - regnskapet - beholdninger er kontrollert - bøkene er forskriftsmessig ført og om revisjonsmerknader er tilfredsstillende besvart - de disposisjoner som styret har gjort er i samsvar med vedtektene og omtalte vedtak - revisjonen anbefaler eller ikke anbefaler at regnskapet godkjennes. 18