Sidsel Mobrenna (H), Elida Asp (Ap), Arild Christiansen (Sp)

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Eidskog kontrollutvalg Dato: kl. 08: Sted: Eidskog kommune-formannskapssalen Arkivsak: 18/00087 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Sidsel Mobrenna (H), Elida Asp (Ap), Arild Christiansen (Sp) Remi Johan Reppe Rasmussen (Frp) for Stine Morken Bakken, Kjell Ivar Pettersson (Sp) for Per Ole Rønning Stine Morken Bakken Per Ole Rønning Rådmann Trond Stenhaug og økonomisjef Line Fjeld Muri deltok under sakene 39/18-41/18. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tommy Pettersen og regnskapsrevisor Terje Harstad deltok under saken 39/18-41/18. Protokollfører: Torgun M. Bakken SAKSKART Side Saker til behandling 39/18 18/ Årsregnskap og årsberetning Eidskog kommune 3 40/18 18/ Årsavslutningsbrev Eidskog kommune 5 41/18 18/ Avviklingsregnskap Eidskog Næringsservice KF 9 42/18 18/ Eiendomsskatt - diskusjonssak 11 43/18 18/ Anmodning om revidering av kontrollutvalgets reglement 14 44/18 18/ Eventuelt /18 18/ Evaluering av kontrollutvalgets møte. 18 1

2 Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. UNDERSKRIFTER: Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. UTSKRIFTER: Møtebok er sendt til: Kontrollutvalget, ordfører, rådmann, Hedmark Revisjon IKS og lokalpressen. Innkallinger og møtebøker ligger også på under «Dokumenter». 2

3 39/18 Årsregnskap og årsberetning Eidskog kommune Behandlet av Møtedato Saknr 1 Eidskog kontrollutvalg /18 Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalgets uttalelse til Eidskog kommunes årsregnskap og årsberetning for 2017, oversendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Saksframstilling: I forskrift om årsregnskap og årsberetning (KMD) heter det i 10 om Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning: Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet skal vurdere tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen gjennom året dersom det oppstår vesentlige avvik fra regulert budsjett. Revisjonsberetningen skal være avlagt senest 15. april. Hedmark Revisjon IKS har utarbeidet revisjonsberetningen for 2017 i tråd med mal utarbeidet av NKRF 1. Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. (Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3, første ledd). Det heter videre i 3, nest siste ledd: Driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal.vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret og fylkestinget har brukt i årsbudsjettet. I kommunens driftsregnskap beregnes både brutto og netto driftsresultat. Brutto driftsresultat viser kommunens overskudd eller underskudd på drift før avdrag og netto renteutgifter, mens netto driftsresultat viser overskudd eller underskudd på drift etter avdrag og netto renteutgifter, men før avsetninger og bruk av avsetninger. Utgiftsførte avskrivninger føres tilbake («motpost avskrivninger») før netto driftsresultat, fordi avskrivninger ikke skal resultateffekt i kommuneregnskapet. Etter føring av avsetninger og bruk av avsetninger får vi regnskapsmessig mindreforbruk eller merforbruk. Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i tråd med forskrift om kontrollutvalg 7 komme med uttalelse til årsregnskapet. Uttalelsen stiles til kommunestyret med kopi til formannskapet, som skal ha den i hende, før de gir sin innstilling til kommunestyret. 1 Norges Kommunerevisorforbund 3

4 Grunnlaget for uttalelsen er årsregnskapet, rådmannens årsberetning og revisjonsberetningen. I tillegg vil kontrollutvalget kunne bygge på eventuelle opplysninger som kommer fram i møtet. Det er ikke gitt nummerert brev for årsregnskapet for For regnskapsavslutningen for 2017 har revisor lagt fram en ren beretning. Imidlertid ble det avgitt en foreløpig revisjonsberetning , jf. vedlegg 2, hvor det bl.a. står «På grunn av tekniske feil i kommunens årsregnskap ble korrigert årsregnskap avlagt Vi har følgelig ikke vært i stand til å utføre revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk innen fristen for å avgi revisjonsberetning , jf. forskrift om revisjon 5.» Den foreløpige beretningen ble trukket tilbake gjennom endelig beretning, datert Kontrollutvalget viser til sin uttalelse for kommentarer til regnskapssaken. Kontrollutvalget har bedt rådmann Trond Stenhaug om å være tilstede og redegjøre for saken. Møtebehandling Rådmann Trond Stenhaug og økonomisjef Line Fjeld Muri deltok fra administrasjonenes side, oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tommy Pettersen og regnskapsrevisor Terje Harstad deltok fra Hedmark Revisjon IKS sin side. Muri orienterte kort om årsaken til at regnskapet er avlagt for sent. Pettersen orienterte om revisjonsberetningen. Kontrollutvalget ser at det flere forhold i årsavslutningsbrevet (KU-sak 40/18) som er tatt med gjentatte ganger og som kommunestyret da ikke får opplysninger om, ettersom årsavslutningsbrevet ikke sendes kommunestyret. Revisjonen sier at forhold som ikke rettes opp, kommer med i årsavslutningsbrevet helt til det blir rettet. Til slutt blir det vurdert om forholdene skal tas med i et nummerert brev. Deretter orienterte økonomisjefen og rådmannen om regnskapet og årsberetningen. Kontrollutvalget tok også opp spørsmålet om hvordan systemet «Bedre kommune» ble brukt. Det ble også stilt noen spørsmål knyttet til prosjektmidler/bruk av fond, tomteområde Sjøli og lånebelastningen i kommunen. Votering Det ble ikke lagt fram noe annet forslag til vedtak. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollutvalgets uttalelse til Eidskog kommunes årsregnskap og årsberetning for 2017, oversendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. 4

5 Til kommunestyret i Eidskog kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Eidskog kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget har i møtet , sak 39/18, behandlet Eidskog kommunes årsregnskap og årsberetning for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, rådmannens årsberetning og revisjonsberetningen, datert Hedmark Revisjon IKS avga en foreløpig beretning pr , for ikke avlagt regnskap innen fristen. Denne foreløpige beretningen er trukket tilbake gjennom ny revisjonsberetning, datert Kontrollutvalgets uttalelse har i tillegg bygget på muntlige opplysninger som kom fram under behandlingen av saken i kontrollutvalgets møte. Kontrollutvalget vil gi uttrykk for følgende: Kontrollutvalget har merket seg at Eidskog kommunes regnskap for 2017 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 4,091 millioner. Dette er en reduksjon fra 2016, hvor regnskapsmessig mindreforbruk var på kr 19,414 millioner. Fjorårets regnskapsmessig mindreforbruk er inntektsført i regnskapet for Netto driftsresultat er positivt med kr 10,170 millioner mot kr 23,456 millioner i Kontrollutvalget har videre merket seg at det er et positivt brutto driftsresultat i 2017 på kr 12,799 millioner, mens brutto driftsresultat i 2016 var på kr 26,472 millioner. Dette har sammenheng med at sum driftsinntekter øker med kr 13,608 millioner (2,5 %), mens sum driftsutgifter øker med kr 27,281 millioner (5,3 %). Det er bekymringsfullt at driftsutgiftene øker mer enn driftsinntektene. Spesielt er kontrollutvalget bekymret for utviklingen i antall årsverk i kommunen, selv om økningen i antall årsverk inkluderer overføringene av årsverk fra foretaket (ca. 58 årsverk fra 2015). Totalt viser sum driftsinntekter en merinntekt på kr 34,253 millioner (6,5 %) i forhold til justert budsjett og kr 46,459 millioner (9,1 %) i merinntekter i forhold til opprinnelig budsjett. Tilsvarende tall for driftsutgifter er en merutgift på kr 27,798 millioner (5,4 %) i forhold til justert budsjett og kr 39,846 millioner (7,9 %) i forhold til opprinnelig budsjett. Det er redegjort for de vesentligste avvikene i rådmannens årsberetning. Investeringsregnskapet er gjort opp i balanse. Det er ingen udisponerte eller udekkede beløp i balansen knyttet til investeringsregnskapet. Rådmannen har i sin årsberetning fulgt opp lovens pålegg (koml. 48 nr. 5) om å si noe om kommunens arbeid med intern kontroll og etiske retningslinjer (under pkt. 3.3 og 3.4). Punktene kunne muligens ha vært utdypet noe mer. Rådmannen sier i sin årsberetning at de etiske retningslinjene er under revidering og skal legges fram til politiske behandling i Under pkt. 9 er det lagt inn noen setninger om likestilling. 5

6 Rådmannen skal også i følge forskrift om finansforvaltning 6, legge fram to rapporteringer i løpet av året, «som viser status for kommunens eller fylkeskommunens finans- og gjeldsforvaltning». I tillegg skal det legges fram en rapportering ved utgangen av hvert år «som viser utviklingen gjennom året og status ved utgangen av året». Dette er fulgt opp i Eidskog. Kontrollutvalget har merket seg at årsberetningen ikke har opplysninger om den vanskelige saken om eiendomsskatt som har vært gjenstand for mye oppmerksomhet gjennom året, og som er og har vært ressurskrevende for kommunen. Ut over ovennevnte, og det som fremgår av saksfremlegget til kontrollutvalget i regnskapssaken og revisjonsberetningen av , har kontrollutvalget ikke merknader til Eidskog kommunes årsregnskap for Eidskog, Sidsel Mobrenna leder av kontrollutvalget Torgun M. Bakken sekretariatsleder Kopi: Formannskapet 6

7 40/18 Årsavslutningsbrev Eidskog kommune Behandlet av Møtedato Saknr 1 Eidskog kontrollutvalg /18 Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget tar saken årsavslutningsbrev fra Hedmark Revisjon IKS til orientering. Saksframstilling: Hedmark Revisjon IKS har i brev av sendt kommentarer til årsregnskapet for 2017 til rådmann Trond Stenhaug. Kontrollutvalget har fått kopi av brevet. I årsavslutningsbrevet har revisjonen kommentert forhold som ikke påvirker revisjonsberetningen eller medfører nummerert brev, men som de mener at kommunen enten bør korrigere i 2018 eller som bør hensyntas i framtidige regnskaper. Det er ikke gitt nummerert brev til Eidskog kommune i Årsavslutningsbrevet blir ikke sendt kommunestyret sammen med årsregnskapet, ettersom brevet er stilet til rådmannen og det ikke er bedt om noen skriftlig tilbakemelding. Kontrollutvalget vil likevel følge opp hvordan forholdene blir rettet, ved å be om en orientering fra revisjonen. Kontrollutvalget ser at flere av de forholdene som er tatt med i årsavslutningsbrevet for 2017 også var tatt med i årsavslutningsbrevet for I tillegg er det tatt med flere nye forhold /bemerkninger som bør rettes opp. Kontrollutvalget forventer at det ryddes opp i disse forholdene så snart som mulig. Møtebehandling Rådmann Trond Stenhaug og økonomisjef Line Fjeld Muri deltok fra administrasjonenes side, oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tommy Pettersen og regnskapsrevisor Terje Harstad deltok fra Hedmark Revisjon IKS sin side. Harstad orienterte om årsavslutningsbrevet. Som nevnt i forrige sak (KU-sak 39/18), ser kontrollutvalget at det flere forhold i årsavslutningsbrevet som er tatt med gjentatte ganger og som kommunestyret da ikke får opplysninger om, ettersom årsavslutningsbrevet ikke sendes kommunestyret. Kontrollutvalget ønsker å følge opp det som er bemerket og vil be om at rådmannen gir en skriftlig tilbakemelding på hvordan de forskjellige forholdene i årsavslutningsbrevet blir fulgt opp. Saken settes opp igjen i neste møte. Det ble lagt fram et tillegg til forslag til vedtak. «og vil følge opp bemerkningene i neste møte». 7

8 Votering Forslag til vedtak med tilleggsforslag lagt fram i møtet, ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollutvalget tar saken årsavslutningsbrev fra Hedmark Revisjon IKS til orientering og vil følge opp bemerkningene i neste møte. 8

9 41/18 Avviklingsregnskap Eidskog Næringsservice KF Behandlet av Møtedato Saknr 1 Eidskog kontrollutvalg /18 Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalgets uttalelse avviklingsregnskapet for Eidskog Næringsservice KF oversendes kommunestyret, med kopi til avviklingsregnskapets styre/formannskapet. Saksframstilling: Eidskog Næringsservice KF ble vedtatt avviklet i Regnskapet for 2017 er derfor et avviklingsregnskap. Foretakets eiendeler er overført Eidskog kommune. I forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak (KMD) heter det i kapittel 3 og Særregnskap og årsberetning: 7. Plikt til å utarbeide særregnskap og årsberetning Foretaket skal for hvert kalenderår utarbeide særregnskap og årsberetning. 8. Bokføring Foretaket skal følge reglene om bokføring i forskrift 15. desember 2000 nr om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) Særregnskap for foretak som driver næringsvirksomhet For foretak som driver næringsvirksomhet kan følgende særregler for regnskapet følges: 1. Bestemmelsene i denne forskrift 9, 11 til 15 og 18 gjelder ikke Foretaket skal, så langt annet ikke følger av lov eller forskrift, føre særregnskap etter bedriftsøkonomiske prinsipper, stille opp resultatet, balansen og kontantstrømmene, utarbeide noter og utarbeide årsberetning i tråd med lov 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap mv. (regnskapsloven). I tillegg skal foretaket utarbeide noter i henhold til denne forskrift 10, med unntak av endringsspesifikasjonen av arbeidskapitalen, og transaksjonsoversikten for kapitalkontoen, samt utarbeide note med oversikt over foretakets investeringer i regnskapsåret og hvordan disse er finansiert. Oppstillingene for resultatregnskapet og investeringsoversikten skal minst vise beløp for vedkommende års særregnskap, opprinnelig vedtatt særbudsjett, regulert særbudsjett og for sist avlagte særregnskap. Foretaket rapporterer til staten etter forskrift 21. oktober 2003 nr om rapportering fra interkommunale selskaper og kommunale og fylkeskommunale foretak som driver næringsvirksomhet. I følge forskriften skal regnskapet avlegges innen 15. februar, som for kommunens regnskap og revisjonsberetningen skal være avlagt senest 15. april. Hedmark Revisjon IKS har utarbeidet revisjonsberetningen for 2017 i tråd med mal utarbeidet av NKRF 2. Det er styret som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken 3. Kontrollutvalget skal i tråd med forskrift om kontrollutvalg 7 komme med uttalelse til årsregnskapet. Uttalelsen stiles til 2 Norges Kommunerevisorforbund 3 Dette praktiseres litt ulikt. Ut fra nevnte forskrift, 17, kan det se ut til at det er formannskapet som skal gjøre gi innstilling. 9

10 kommunestyret med kopi til styret, som skal ha den i hende, før de gir sin innstilling til kommunestyret. Formannskapet får også kopi av kontrollutvalgets uttalelse. Grunnlaget for uttalelsen er årsregnskapet, årsberetningen og revisjonsberetningen. I tillegg vil kontrollutvalget kunne bygge på eventuelle opplysninger som kommer fram i møtet. Det er ikke gitt nummerert brev for årsregnskapet for For regnskapsavslutningen for 2017 har revisor lagt fram en ren beretning. Imidlertid ble det avgitt en foreløpig revisjonsberetning , jf. vedlegg 2, hvor det bl.a. står «Avviklingsregnskapet er avlagt pr Vi har følgelig ikke vært i stand til å utføre revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk innen fristen for å avgi revisjonsberetning , jf. forskrift om revisjon 5.» Den foreløpige beretningen ble trukket tilbake gjennom endelig beretning, datert Kontrollutvalget har innkalt daglig leder Thor Torp om å være tilstede og redegjøre for saken. Kontrollutvalget viser til sin uttalelse for kommentarer til regnskapssaken. Møtebehandling Rådmann Trond Stenhaug og økonomisjef Line Fjeld Muri deltok fra administrasjonenes side, oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tommy Pettersen og regnskapsrevisor Terje Harstad deltok fra Hedmark Revisjon IKS sin side. Muri startet med å orientere litt om avviklingsregnskapet. Pettersen orienterte om revisjonsberetningen. Årsaken til at det ble skrevet en foreløpig beretning, var at revisjonen ikke kunne skrive revisjonsberetning før kommunens regnskap var klart. Votering Det ble ikke lagt fram noe annet forslag til vedtak. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollutvalgets uttalelse avviklingsregnskapet for Eidskog Næringsservice KF oversendes kommunestyret, med kopi til avviklingsregnskapets styre/formannskapet. 10

11 Til kommunestyret i Eidskog kommune Kontrollutvalgets uttalelse til avviklingsregnskap 2017 for Eidskog Næringsservice KF Kontrollutvalget har i møtet den , sak 41/18, behandlet avviklingsregnskapet 2017 for Eidskog Næringsservice KF. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte avviklingsregnskapet, daglig leder og avviklingsstyrets årsberetning og revisjonsberetningen, datert Hedmark Revisjon IKS avga en foreløpig beretning pr , for ikke avlagt regnskap innen fristen. Denne foreløpige beretningen er trukket tilbake gjennom ny revisjonsberetning, datert Kontrollutvalgets uttalelse har i tillegg bygget på muntlige opplysninger som kom fram under behandlingen av saken i kontrollutvalgets møte. Kontrollutvalget har merket seg at foretaket er gjort opp i balanse og at foretakets verdier er overført Eidskog kommune. Ut over ovennevnte, og det som fremgår av saksfremlegget til kontrollutvalget i regnskapssaken og revisjonsberetningen av , har kontrollutvalget ikke merknader til Eidskog Næringsservice KF sitt avviklingsregnskap for Eidskog, Sidsel Mobrenna leder i kontrollutvalget Bakken Torgun M. sekretariatsleder Kopi: Avviklingsstyret for Eidskog Næringsservice KF/formannskapet 11

12 42/18 Eiendomsskatt - diskusjonssak Behandlet av Møtedato Saknr 1 Eidskog kontrollutvalg /18 Forslag til vedtak/innstilling: Saken legges fram som en diskusjonssak uten forslag til vedtak. Saksframstilling: Kontrollutvalget har i flere omganger diskutert og behandlet kommunens håndtering av saken om eiendomsskatt, bl.a. i møtet , sak 20/18 ((oppfølging av tidligere rapport om eiendomsskatt, se vedlegg 1). Kontrollutvalget sendte saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret ber rådmannen avklare spørsmålet om gyldigheten av verdivurderingen av næring, verk og bruk for Kommunestyret ber rådmannen sørge for at lovverket knyttet til eiendomsskatt (som eks. eiendomsskatteloven, forvaltningsloven, egne vedtekter osv.) blir fulgt i det videre arbeidet med eiendomsskatt. 3. Kommunestyret ber rådmannen tydeliggjøre rolleforståelsen i eiendomsskatteprosessen. 4. Kommunestyret ber kontrollutvalget om å følge opp disse punktene igjen i ettertid. Kommunestyret behandlet kontrollutvalgets sak i møtet , sak 024/18 (se vedlegg 2) og vedtok følgende: Kommunestyret viser til sak 20/18 fra 20.mars 2018 og ber rådmannen følge opp denne saken. Det som det er henvist til her, er kommunestyrets sak 20/18. Denne saken ligger som vedlegg 3. I denne saken, som i all hovedsak handlet om klagenemnda, vedtok kommunestyret følgende: 1. Med hjemmel i kommuneloven 10 nr 6 oppløses nåværende klagenemnd for eiendomsskatt i Eidskog. 2. Det foretas valg på medlemmer til ny klagenemnd som trer i virksomhet umiddelbart ved oppnevnelsen. 3. Kommunestyrets eiendomsskattevedtekter endres i tråd med vedlagte forslag 4. Det gjennomføres ikke ny alminnelig taksering i Eidskog i Rådmannen legger fram en sak til politisk behandling innen juni om hvordan Eidskog Kommune kan gjennomføre et matrikkelprosjekt. Prosjektet må ta for seg alle eiendommene i kommunen, og ikke bare de som har sendt inn klage på eiendomsskatten. 6. Rådmannen informerer i neste kommunestyret om rutiner for en løpende oppdatering av matrikkelen på de eiendommene hvor det blir påvist feil i klagebehandlingen for eiendomsskatt. 7. Kommunestyrets krav til prosessen er: Åpenhet og innsyn, etterlevelse av eiendomsskattevedtektene, tydelig ledelse, tilstrekkelig prioritering av bemanning/ ressurser, informasjon til innbyggerne. 12

13 Kontrollutvalget ba i møtet sak 29/18, leder for skattetakstnemnda, Bjørn Lien, og tidligere leder for klagenemda, Anne Gunn Platek, om komme og orientere om sine syn på eiendomsskattesaken. Utgangspunktet var at «Kontrollutvalget sa i forrige møte at de «ser med bekymring på at det ser ut til å være ulike oppfatninger om hvordan de forskjellige aktørene har opptrådt i denne saken (roller)». Kontrollutvalget tok informasjonen til orientering. I henhold til kommunestyrets vedtak pkt. 5 skal rådmannen legge fram en sak om matrikkelen i kommunestyret i juni, og i møtet skulle rådmannen informere om rutiner for oppdatering av matrikkelen (pkt. 6). En sak knyttet til pkt. 6 i kommunestyrets vedtak, ble lagt fram i møtet , sak 028/18 (se vedlegg 4). Kontrollutvalget tar en diskusjon i møtet om utviklingen av eiendomsskattesaken. Møtebehandling Kontrollutvalget diskuterte saken og kom fram til at pkt. 7 i kommunestyrets vedtak i sak 20/18: 7. Kommunestyrets krav til prosessen er: Åpenhet og innsyn, etterlevelse av eiendomsskattevedtektene, tydelig ledelse, tilstrekkelig prioritering av bemanning/ ressurser, informasjon til innbyggerne. i all hovedsak dekker punktene 2 og 3 i kontrollutvalgets forslag til vedtak (KU-sak 20/18 behandling av oppfølging av revisjonsrapporten om eiendomsskatt): 1. Kommunestyret ber rådmannen avklare spørsmålet om gyldigheten av verdivurderingen av næring, verk og bruk for Kommunestyret ber rådmannen sørge for at lovverket knyttet til eiendomsskatt (som eks. eiendomsskatteloven, forvaltningsloven, egne vedtekter osv.) blir fulgt i det videre arbeidet med eiendomsskatt. 3. Kommunestyret ber rådmannen tydeliggjøre rolleforståelsen i eiendomsskatteprosessen. 4. Kommunestyret ber kontrollutvalget om å følge opp disse punktene igjen i ettertid. Det ble lagt fram følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget vil følge saken videre, ved å undersøke om rådmannen følger opp kommunestyrets vedtak (KS-sak 20/18) pkt. 7. Votering Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollutvalget vil følge saken videre, ved å undersøke om rådmannen følger opp kommunestyrets vedtak (KS-sak 20/18) pkt

14 43/18 Anmodning om revidering av kontrollutvalgets reglement Behandlet av Møtedato Saknr 1 Eidskog kontrollutvalg /18 Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget foreslår følgende for kommunestyret: Kontrollutvalgets reglement, vedtatt i kommunestyret , opprettholdes uendret som reglement for kontrollutvalgets virksomhet. Saksframstilling: Kontrollutvalget behandlet i møtet forslag til en revidering av kontrollutvalgets reglement. Dette bl.a. på bakgrunn av det som står i «Kontrollutvalgsboken» (veileder fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet, 2. utgave, desember 2015): Reglement for kontrollutvalg For å klargjøre rammene for og innholdet i kontrollutvalgets oppgaver kan kommunestyret fastsette et reglement for utvalget. Reglementet kan blant annet inneholde retningslinjer for valg, sammensetning av utvalget, retningslinjer for saksbehandlingen i utvalget og en angivelse av utvalgets oppgaver. Videre kan reglementet omfatte krav til møtehyppighet, rutiner knyttet til budsjettbehandling og retningslinjer for evaluering av kontrollutvalgets virksomhet. Reglementet kan ikke fastsette retningslinjer som begrenser eller som er i strid med gjeldende regelverk for kontrollutvalget. Det er som regel kontrollutvalget som utarbeider forslag til reglement, med bistand fra sekretariatet. Reglementet for kontrollutvalget skal behandles i kommunestyret på tilsvarende måte som reglement for andre politiske utvalg. For å sikre at reglementet holdes oppdatert bør det gjennomgås og eventuelt revideres minst én gang i valgperioden Kommunestyret vedtok kontrollutvalgets forslag til reglement i møtet , sak 071/16. Sekretariatsleder mottok en e-post med anmodning om at kontrollutvalget burde revidere sitt reglement på nytt, ettersom kommunestyret skulle revidere sine øvrige reglementer i kommunestyret Rådmannen har foreslått en endring i kontrollutvalgets reglement, under pkt. 5.3 andre kulepunkt, som følger (forslag til endring er med blå skrift): Rådmannen kan innkalles/inviteres til møtene ved behov og ytterliggere representasjon fra administrasjonen avklares med rådmann. Det er kommunestyret som vedtar kontrollutvalgets reglement og kommunestyret kan legge inn bestemmelser som legger føringer for kontrollutvalgets virksomhet, men som det står i «Kontrollutvalgsboken» ovenfor, kan ikke kommunestyret «fastsette retningslinjer som begrenser eller som er i strid med gjeldende regelverk for kontrollutvalget». Det kan derfor være et spørsmål om forslaget fra rådmannen vil begrense kontrollutvalgets virksomhet. I kommuneloven 77 nr. 7 står det følgende: Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. 14

15 Hvis kontrollutvalget skal «spørre rådmannen om lov» for å snakke med eksempelvis økonomisjefen, en kommunalsjef eller en enhetsleder, kan dette sannsynligvis virke innskrenkende på kontrollutvalgets virksomhet. Hvis rådmannen skal bestemme hvem som kontrollutvalget skal få snakke med, kan dette være med å styre informasjonen til kontrollutvalget. Jussprofessor Jan Fridthjof Bernt, sier bl.a. følgende (Kommunal Rapport :28):.Men for å vurdere om systemet fungerer, kan det være nødvendig å gå inn i enkeltsaker. En helt generalisert og abstrakt systemkontroll vil sjelden tilføre noe særlig. Treet må kjennes på sine frukter. Dette er bakgrunnen for bestemmelsen i kommunelovens 77 nr. 7. Den gir kontrollutvalget en prinsipielt ubegrenset rett til å «kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene». Det gjelder uavhengig av om det er tale om rent interne forhold i forvaltningen eller opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Det betyr at utvalget både kan kreve skriftlige redegjørelser og innkalle tilsatte i administrasjonen, herunder rådmannen, til å forklare seg for utvalget. Og utvalget avgjør selv hva «det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene». (min understreking) Denne uttalelsen fra jussprofessor Bernt sier altså at kontrollutvalget kan kalle inn hvem som helst for å informere, og ikke bare rådmannen. Når kontrollutvalget i Eidskog innkaller kommunens ansatte til kontrollutvalget for å informere, får rådmannen alltid en informasjon om dette, gjennom kopi at brevet som sendes vedkommende. Hvis det av tidsmessige eller andre årsaker blir vanskelig for vedkommende å møte, så utsettes saken. Dette har i alle år fungert helt greit. Noen ganger er rådmannen til stede under informasjonen, men som regel ikke. Dette gjelder også i de øvrige kontrollutvalgene i regionen. Når det gjelder rådmannens generelle møterett i kontrollutvalget, så sier kommuneloven 23, nr. 3 følgende: 3. «Administrasjonssjefen har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede, i alle kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer med unntak av kontrollutvalget (min utheving)». Når det er åpne møter, kan rådmannen være med som tilhører, på lik linje som andre, men han har ikke talerett. Kontrollutvalgene har likevel aldri praktisert det slik at rådmannen, hvis han er til stede når andre tilsatte informerer, ikke har talerett. Kontrollutvalget ser ikke behov for noen endring av kontrollutvalgets reglement, som ble vedtatt i kommunestyret , sak 071/16, og vil ikke anbefale at forslaget fra rådmannen legges inn i kontrollutvalgets reglement. Møtebehandling Kontrollutvalget diskuterte saken. Kontrollutvalget ser ingen grunn til å endre kontrollutvalgets reglement, som ble vedtatt i kommunestyret Votering Det ble ikke lagt fram noe annet forslag til vedtak. Forslaget ble enstemmig vedtatt. 15

16 Vedtak Kontrollutvalget foreslår følgende for kommunestyret: Kontrollutvalgets reglement, vedtatt i kommunestyret , opprettholdes uendret som reglement for kontrollutvalgets virksomhet. 16

17 44/18 Eventuelt. Behandlet av Møtedato Saknr 1 Eidskog kontrollutvalg /18 Forslag til vedtak/innstilling: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Møtebehandling Det ble tatt opp en sak under eventuelt. Kommunestyrets behandling av rapport om selskapskontroll i Eskoleia AS. Kommunestyret vedtok følgende punkter i stedet for (pkt. 3) og i tillegg til (pkt. 4) kontrollutvalgets forslag til vedtak: Kommunestyret vedtok en endring i pkt. 3 og et nytt punkt 4: 3. Kommunestyret følger opp forslaget om å flytte Eskoleia AS. En konkret forslag om flytting skal behandles i kommunestyret i Eidskog kommune. 4. Kommunestyret er bekymret for kostnadsaspektet og tilgjengeligheten for brukerne i en eventuell flytting av Eskoleia. Kontrollutvalget ser positivt på at kommunestyret følger opp denne saken. Kontrollutvalget la fram følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar endringen til orientering. Votering Forslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollutvalget tar endringen til orientering. 17

18 45/18 Evaluering av kontrollutvalgets møte. Behandlet av Møtedato Saknr 1 Eidskog kontrollutvalg /18 Forslag til vedtak/innstilling: Evalueringen tas til etterretning. Saksframstilling: Kontrollutvalget tar en evaluering av dagens møte. Hva har vært bra og hva kan eventuelt gjøres annerledes? Er det saker/informasjon/endringer som skal inn i tiltaksplanen? Eventuelle spørsmål til de som skal orientere i neste møte. Møtebehandling Kontrollutvalget tok en rask evaluering. Kontrollutvalget mener at kontrollutvalgets leder er dyktig på å ta opp viktige saker. Votering Det ble ikke lagt fram noe annet forslag til vedtak. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak Evalueringen tas til etterretning. 18