Vang Jakt- og Fiskeforening, postboks 26, 2324 Vang H. HMS i lokalforeninger Internkontroll Vang JFF

Transkript

1 HMS i lokalforeninger Internkontroll Vang JFF

2 Innledning Kilder: arbeidstilsynet.no/hms Norges Jeger- og Fiskerforbund med sine nærmere 580 lokalforeninger i spissen legger i løpet av et år ned utallige timer på dugnad, aktiviteter og arrangementer. Jakt, fisk og foreningsliv er for oss kilde til glede og helse, men mye av det vi driver med omfatter også risiko. NJFF ønsker derfor å sette fokus på HMS-arbeid (helse, miljø og sikkerhet) i lokalforeningene, og hvordan vi som organisasjon på best mulig måte kan forbygge og unngå uønskede hendelser. Denne brosjyren er ment som en veileder for hvordan du som lokalforening bør forholde deg til HMS-arbeid. Her får du verktøy som vil kunne hjelpe deg med å kartlegge din forening og som vil kunne bidra til å skape trygge rammer for den aktiviteten dere har. Hvorfor HMS? I flere ulike lover er det krav til at produksjon, produkter og tjenester skal oppfølge forskjellige sikkerhets- og kvalitetsbeskrivelser. Dette kjenner du kanskje fra arbeidslivet, og går under betegnelsen «Forskrift om systematisk helse- miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter» (Internkontrollforskriften). Denne forskriften slår fast at HMS-arbeid skal følges opp på en systematisk måte, og at den som leder en virksomhet har ansvar for dette. Selv om forskriften er myntet på arbeidslivet tar stadig flere frivillige organisasjoner fatt på HMS-arbeid. Når risikofaktorer knyttet til HMS håndteres på en systematisk måte, bidrar man også til å gjøre det mindre sannsynlig at uønskede hendelser inntreffer. NJFF ønsker derfor at alle lokalforeninger aktivt skal vurdere sin forening og skape system og rutiner for å håndtere HMS. Her vil vi forklare deg hvordan du som lokalforening kan gå frem i dette arbeidet. Hva skal lokalforeningene gjøre? Selv om gjennomføringen av tiltakene for HMS-arbeid selvfølgelig er den viktigste delen av arbeidet, oppfordrer vi at alle foreninger skriftlig

3 dokumenterer sitt arbeid med HMS. NJFF har utarbeidet en mal for denne dokumentasjonen som du finner på njff.no/organisasjon/hms. Her kan du enkelt fylle inn den informasjonen som passer for din lokalforening. Bruk gjerne et styremøte der styret sammen kan kartlegge risikofaktorer. På de neste sidene finner du mer informasjon og eksempler på hvordan utfylt dokumentasjon kan se ut, og du kommer i gang med HMS-arbeidet ved å følge de fire punkene på de neste sidene. NJFF HMS-anbefaling: - Vær klar over at leder av foreningen har det overordnede ansvaret for HMS - Dokumenter skriftlig foreningens HMS-arbeid - Sett HMS opp som et fast årlig punkt på agendaen på styremøte, og gå igjennom risikofaktorer og rutiner Hvordan gå frem: Gå inn på njff.no/organisasjon/hms og fyll inn informasjon i malene for HMS-arbeid. Dokumentene samles og lagres som HMSplan for din forening. Maler som bør fylles ut: 1. Ansvar og organisering av HMS 2. Kartlegg din forening- risikovurdering 3. Rutiner for rapportering og avviksskjema 4. Sikkerhetsplakat for klubbhus og hytte

4 1. Ansvar og organisering av HMS Det er lederen i foreningen som har det overordnede ansvaret for HMS, men det finnes helt sikkert andre personer i foreningen som også ivaretar sikkerhetsrutiner. Hvem er dette i din forening? Fyll ut skjema for «Ansvar og organisering av HMS».

5 2. Kartlegg din forening risikovurdering I en jeger- og fiskerforening foregår det mange aktiviteter som er forbundet med risiko. Hva gjelder for din forening? En enkel risikoanalyse kan bestå av to enkle spørsmål: 1. Hva kan gå galt? Begynn med å lage en liste over hvilke aktiviteter i deres forening som er forbundet med risiko. 2. Hva kan vi gjøre for å forhindre det? Tenk i gjennom, diskuter og noter hva dere kan gjøre for å forhindre det. På njff.no/organisasjon/hms finner du ferdige maler for noen av de vanligste aktivitetene som foregår i en jeger- og fiskerforening. Ved en gjennomgang av hvilke aktiviteter i foreningen det er forbundet risiko ved, vil dere sikkert komme frem til andre aktiviteter som ikke er beskrevet i malene. Disse kan fylles ut i ut punkt 7. «Andre aktiviteter i min forening. 1. Aktiviteter med barn og unge 2. Aktivitete r med vann 3. Skytebaner og skyting - Sikkerhetsinstruks 4. Klubbhus og hytter - El- og brannsikkerh et 5. Dugnad - Hytter - Vann - Verktø y - Arbeid i høyde n 6. Forening - Mobbing - Grenseoverskriden de adferd 7. Andre aktiviteter i min forening

6

7 3. Rutiner for rapportering og avviksskjema Dersom det skulle oppstå uønskede hendelser i form av uhell, skader eller avvik hvordan kan konsekvensene reduseres? Dette skal rutiner for rapportering si noe om. Rapporteringsskjema er et dokument som skal benyttes når slike uønskede hendelser oppstår. Fyll ut skjemaet «Rutiner for rapportering» og sett deg inn «Avviksskjema».

8 4. Sikkerhetsplakat for klubbhus og hytter De fleste foreninger har et klubbhus, og mange foreninger eier også hytter som benyttes av klubbens medlemmer eller som leies ut til andre. For å sikre forsvarlig bruk, og som hjelp dersom det oppstår uhell og ulykker, bør det henge oppslått sikkerhetsplakat i bygningene.

9

10

11

12

13

14

15

16 VANG JAKT- OG FISKEFORENING INNSTRUKS STYRET Følgende instruks gjelder for styret: Arbeide til beste for medlemmene, utvalget og utvalgene. Videreutvikle foreningen til foreningens beste. Styret fordeler styrets oppgaver mellom styremedlemmene. Ansvarlig for årlig budsjett. Ansvar for å fremlegge revidert regnskap for årsmøtet. Ansvar for å fremlegge årsmelding for årsmøtet. Avholde årsmøtet innen 1.mars hvert år. Foreslå medlemskontingent for årsmøtet. Rapportere årsmelding, regnskap, nye tillitsvalgte og ny medlemskontingent til Norges Jeger- og Fiskeforbund med kopi til NJFF-Hedmark innen 15. mars hvert år. Sende årsmelding, regnskap og budsjett til Vang Almenning. Løpende dialog med NJFF og NJFF-Hedmark. Søke samarbeid med omkringliggende lokalforeninger. Sørge for løpende dialog med Vang Almenning gjennom minimum 2 samarbeidsutvalgsmøter hvert år samt annen nødvendig dialog. Representere Vang JFF på årsmøtet i NJFF-Hedmark. Sørge for at Vang JFF er representert i andre fora vedr. Relevante temaer. Behandle og besvare høringsuttalelser. Sørge for at det blir utarbeidet informasjonsfoldere for småviltjakt og fiske. Utgi årskalender og medlemsbladet Veider n. Fornye og sørge for overholdelse av avtaler med Vang JFF. Inngå nødvendige avtaler innen organisasjonen. Inngå andre avtaler for Vang JFF som f.eks samarbeidsavtaler, kjøpsavtaler for medlemmene og lignende Organisere salg av jakt- og fiskekort med småviltutvalget. Organisere jakt- og fiskeoppsyn i samarbeid med Vang Almenning. Sørge for utdanning av oppsyn, instruktører slik at foreningen er godt rustet med utdanningskompetanse. Herunder ansvar for instruktøravtaler og oppdatering av instruktørene. Sørge for praktiske ting som bombilletter til de som har virkeområde i allmenningen, oppsynsbevis og informasjonsplakater av forskjellig art. Utarbeide og iverksette diverse rutiner og instrukser. Organisere og delegere temakvelder og kurs. Avholde styremøter.

17 Delta på utvalgsmøter etter behov. Annonsere stevner, temakvelder og innrapportere aktiviteter til redaksjonskomiteen som tar dette til Ha.Tavla. Ansvar for at hjemmesida er optimalt oppdatert, herunder tildeling av nødvendige publiseringsrettigheter til utvalgene. Organisere vedlikehold av foreningens skytebaner og bygningsmasse på Gåsbu Jaktskytebane. Organisere vedlikehold av Bassin og foreningens settefiskdammer og koier, leiet av Vang Almenning. Organisere og oppdatere nøkkelsystem for Gåsbu Jaktskytebane. Godkjenne nye medlemmer og ansvar for oppdatering av medlemslista. Sørge for varsling av skytetider og skytestevner. Organisere messedeltakelse. Organisere og delegere gjennomføring av ett årlig jegerprøvekurs. Organisere messedeltakelse. Ivareta og følge opp samarbeidet med Hamar Naturskole ved Nybusjøen med flere utvalg Oppdateres fortløpende fra år til år når det er endringer i organisasjon og måten vi jobber og fordeler ansvar på. Det er utarbeidet egen instruks for kasserer. Styret skal delegere mest mulig ut til utvalgslederne. Styrets hovedoppgave er motivasjon og en samtalepartner i alle spørsmål. Dette innebærer at styrets medlemmer må være oppdatert på hva som gjelder og foregår ute i utvalgene. Styret skal gripe inn der det måtte være nødvendig i forhold til utvalgene. Styret skal også sørge for nødvendig informasjon/kommunikasjon slik at foreningen er mest mulig åpen. Vang, Hallgeir Henriksen Leder

18 Rifleutvalget Hagleutvalget Småviltutvalget Rovdyrutvalget Fiskeutvalget Rekruttutvalget Hundeutvalget Elgjegerutvalget Seniorutvalget Kasserer Husstyret/kafevakter Redaksjonskomiteen Jinter i Vang Byggekomiteen nytt klubbhus Byggekomiteen består av: Geir Fylling, Hans Holt, Knut Arnkværn, Per Myrvang, Ove Magne Dufseth og styrets representant Helge Kristian Prestrud. Styrets representant koordinerer og holder styre og styreleder fortløpende orientert. Komiteen har eget budsjett og fremdriftsplan vedtatt av styret og foreningens høyeste myndighet Årsmøtevedtak Innkomne forslag Styret har selv meldt inn sak om bygging av nytt klubbhus. «Prosjekt nytt klubbhus» Styret anmoder om årsmøtets tilslutning til å støtte styrets vedtak om bygging av nytt klubbhus. Byggekomiteens leder Helge Kristian Prestrud orienterte om prosessen så langt, og den videre planen for bygging av nytt klubbhus. Ut fra foreningens økonomi de senere år, og spesielt 2014, er det lite som tyder på at foreningen ikke skal klare å betjene et framtidig lån for denne byggingen. Vedtak: Styret har årsmøtets tilslutning til å iverksette bygging av nytt klubbhus.

19 VANG JAKT- OG FISKEFORENING INSTRUKS KASSERER Følgende instruks gjelder for kasserer: Arbeide til beste for medlemmene og styret. Videreutvikle og oppdatere kasserervervet til beste for foreningen. Sette opp budsjettforslag i samarbeid med leder. Tilrettelegge bilag og samarbeide med regnskapsfører Holde styret orientert om den økonomiske status. Fakturere og purre ubetalte fakturaer. Ordne med innskudd av diverse oppgjør. Sørge for at oppgjørsbilag er oppdatert til enhver tid. Betale løpende fakturaer, anvist av leder. Sammen med Styre (Reidun/Elin 2016) å sørge for å søke om diverse tilskudd og følge opp frister for søknader. Foreta oppgjør ifølge avtale med Vang Almenning innen hvert år. Sende budsjett og regnskap til Vang Almenning Foreta årsoppgjør sammen med regnskapsfører. Følge opp rutiner betalingsterminal Kasserer skal ha løpende kontakt med leder og styre vedrørende foreningens økonomi og foreslå justeringer etter økonomisk stilling. Vang, Hallgeir Henriksen Leder

20 Styremedlemmers fordeler ansvar seg imellom fra styrets instruks Styremedlem 1 Nestleder Styremedlem 2 Sekretær Styremedlem 3 Kvinnekontakt Styremedlem 4 Farmer mot spesifikke aktiviteter og ansvarsområder Styremedlem 5 Kasserer

21 Følgende instruks gjelder for småvilt- OG rovviltutvalget: (NY ) Arbeide til det beste for medlemmene, utvalget og styret. Videreutvikle utvalget til foreningens beste. Søke samarbeid på tvers av utvalg. Planlegge og gjennomføre skogsfugl- og rypetaksering samt gaupesporing. Hovedansvar salg og administrasjon av jaktkort småvilt og rovvilt. Føre statistikk over felt rovvilt å foreta premiering slik styret vedtar. Føre fellingsstatistikk på grunnlag av innkomne jaktrapporter. Sørge for at foreningen har tilstrekkelig med fangstutstyr, samt holde orden på og vedlikeholde utstyret. Informere Vang Almenning om åteplasser for gluggejakt. Kartlegge revehi. Avholde utvalgsmøter etter behov. Sakliste forut for møtet og møtereferat sendes styrets leder. Utvalgsleder eller den han bemyndiger møter i styremøter ved innkalling. Gjennomføre jaktoppsyn i samarbeid med Vang Almenning. Prøve å gjennomføre en temakveld hvert år. Bestille trykking av jaktkort etter behov. Utarbeide, revidere og bestille jaktfolder. Være rådgiver overfor styret i Vang JFF og Vang Almenning.. Registrere og rapportere spillplasser til Vang Almenning. Sørge for utdanning av mannskap/ekvipasjer til fugletaksering. Bistå rekruttutvalget ved gjennomføring av praktisk jaktkurs, samt instruere i bruk av feller og båser ved behov. Skrive rapport til hver utgave av Veider n innen frist satt av redaksjonen. Sørge for at utvalget har en som har ansvar for oppdatering av utvalgets side på portalen. Innkjøp skal godkjennes, og det skal være en referanse (navn/utv/ol.) på alt som skal faktureres til Vang JFF. Vang Jakt- og Fiskeforening, postboks 26, 2324 Vang H

22 Leder av utvalget skal delegere ansvar til alle medlemmene i utvalget samt sørge for at utvalget velger en nestleder. Ansvarlige rapporterer til leder av utvalget. Leder, nestleder eller den lederen bemyndiger skal møte i styremøter ved innkalling. Leder av utvalget skal holde styreleder løpende orientert om driften av utvalget. Ønskede investeringer skal legges frem for styreleder. Leder av utvalget orienterer alltid styreleder om ting som ikke fungerer i utvalget. VANG JAKT- OG FISKEFORENING INSTRUKS SMÅVILTUTVALGET Følgende instruks gjelder for småviltutvalget: Arbeide til det beste for medlemmene, og styret. Videreutvikle utvalget til foreningens beste. Søke samarbeid på tvers av utvalg. Planlegge å gjennomføre skogsfugl- og rypetaksering. Hovedansvar salg og administrasjon av jaktkort småvilt Føre fellingsstatistikk på grunnlag av innkomne jaktrapporter. Avholde utvalgsmøter etter behov. Sakliste forut for møtet og møtereferat sendes styrets medlemmer. Utvalgsleder eller den han bemyndiger møter i styremøter ved innkalling. Gjennomføre jaktoppsyn i samarbeid med Vang Almenning. Rekvirere klubbhuset til møter/kurs og lignende. Gjennomføre en temakveld pr. år. Bestille trykking av jaktkort etter behov. Utarbeide, revidere og bestille jaktfolder. Være rådgiver overfor styret i Vang JFF og Vang Almenning.. Registrere og rapportere spillplasser til Vang Almenning. Sørge for utdanning av mannskap/ekvipasjer til fugl taksering. Bistå rekruttutvalget ved gjennomføring av praktisk jaktkurs. Skrive rapport til hver utgave av Veider n innen frist satt av redaksjonen. Sørge for at utvalget har en som har ansvar for oppdatering av småviltutvalgets side på portalen. Bevertaksering Innkjøp skal godkjennes, og det skal være en referanse (navn/utv/ol.) på alt som skal faktureres til Vang JFF Utnevne representant til "Jinter i Vang" og samarbeide med hele "JIV" gruppa

23 Leder av utvalget skal delegere ansvar til alle medlemmene i utvalget samt sørge for at utvalget velger en nestleder. Ansvarlige rapporterer til leder av utvalget. Leder, nestleder eller den lederen bemyndiger skal møte i styremøter ved innkalling. Leder av utvalget skal holde styreleder løpende orientert om driften av utvalget. Ønskede investeringer skal legges frem for styreleder. Vang, Hallgeir Henriksen Leder

24 VANG JAKT- OG FISKEFORENING INNSTRUKS ROVDYRUTVALGET Følgende instruks gjelder for rovviltutvalget: Arbeide til beste for medlemmene, utvalget og styret. Videreutvikle utvalget til foreningens beste. Samarbeide på tvers av utvalgene. Sørge for utdanning av mannskap til viltsporing. Planlegge å gjennomføre gaupe- og viltsporing. Avholde utvalgsmøter etter behov. Sakliste forut for møtet og møtereferat sendes styrets leder. Det føres møteprotokoll. Utvalgsleder eller den han bemyndiger møter i styremøter ved innkalling. Sørge for at foreningen har tilstrekkelig med fangstutstyr som feller, revebåser m.m. Samt å holde orden på og vedlikeholde utstyret. Sørge for at de som har ansvar for feller/båser har nødvendig instruks for bruken av disse innenfor gjeldende regelverk. Informere Vang Almenning om åteplasser for gluggejakt. Kartlegge revehier. Føre statistikk over felt rovvilt og foreta premiering slik styret vedtar. Rekvirere klubbhuset til møter, kurs m.m. Planlegge og gjennomføre en temakveld pr. år. Bistå rekruttutvalget ved gjennomføring av praktisk jakt på rovvilt samt instruere i bruk av feller/båser. Skrive rapport til hver utgave av Veider n innen frist satt av redaksjonen. Sørge for at utvalget har en som har ansvar for oppdatering av rovviltutvalgets side i portalen. Sørge for at portalen er oppdatert til enhver tid. Innkjøp skal godkjennes, og det skal være en referanse (navn/utv/ol.) på alt som skal faktureres til Vang JFF Utnevne representant til "Jinter i Vang" og samarbeide med hele "JIV" gruppa

25 Leder av utvalget skal delegere ansvar til alle medlemmene i utvalget samt sørge for at utvalget velger en nestleder. Ansvarlige rapporterer til leder av utvalget. Leder, nestleder eller den lederen bemyndiger skal møte i styremøter ved innkalling. Leder av utvalget skal holde styreleder løpende orientert om driften av utvalget. Ønskede investeringer skal legges frem for styreleder. Leder av utvalget orienterer alltid styreleder om ting som ikke fungerer i utvalget. Vang, Hallgeir Henriksen Leder

26 VANG JAKT- OG FISKEFORENING INNSTRUKS RIFLEUTVALGET Følgende instruks gjelder for Rifleutvalget: Arbeide til beste for medlemmene, utvalget og styret. Videreutvikle utvalget til foreningens beste. Utarbeide budsjett for utvalget etter frist satt av styrets leder. Sørge for kassabilag for treningsavgift, skytterprøver, skyte stevner, ammunisjonssalg m.m. Levere bilag til styrets kasserer. Føre nøyaktig regnskap over ammunisjonsbeholdning og premiebeholdning til enhver tid. Styrets leder kontrollerer dette regnskap iflg. vedlagte rutine. Sørge for innkjøp av premier, ammunisjon samt annet forbruks- og vedlikeholds rekvisita for elgbanen. Sørge for nødvendig vedlikehold av elgbanen og jaktfeltløypa gjennom dugnader. Dette innebærer at elgbanen og jaktfeltløypa skal være i forskriftsmessig stand til enhver tid, herunder sikkerhetsmessig skilting, sikkerhetsplakat og sikkerhetsutstyr/instruks til ansvarlige på skytebanen m.m. Holde orden på elgbanen med standplassbygg. Planlegge å sette opp terminliste for aktiviteter gjennom året. Sette opp mannskapslister til interne aktiviteter og stevner. Utpeke ansvarlig på skytebanen ved trening, kurs og stevner. Melde inn terminfestede stevner til NJFF. Hedmark innen for påfølgende år. Rekvirere klubbhuset til stevner, møter og andre arrangement. Planlegge å gjennomføre terminfestede og interne skyte stevner Sende inn resultater/rapporter for terminfestede stevner til NJFF-Hedmark så snart stevnet er gjennomført. Planlegge å gjennomføre treningskvelder for skytetrening og skyting til storviltprøva. Bistå instruktør ved skytekurs på elgbanen. Gjennomføre utvalgsmøter etter behov. Sakliste forut for møtet og møtereferat sendes styrets leder. Det føres protokoll. Rifleutvalget kontaktperson mot styret, vara, eller den han bemyndiger møter i styremøte ved innkalling. Planlegge å gjennomføre treningskvelder med simulatorskyting. Delta med simulator elg på messer og lignende slik styret vedtar. Skrive rapport til hver utgave av Veider n innen frist satt av redaksjonen.

27 Sørge for at utvalget har en ansvarlig som har som oppgave å holde Rifleutvalget side i portalen oppdatert. Selge ferdighetsmerker og føre regnskap og beholdning av disse. Innkjøp skal godkjennes, og det skal være en referanse (navn/utv/ol.) på alt som skal faktureres til Vang JFF Utnevne representant til "Jinter i Vang" og samarbeide med hele "JIV" gruppa Rifleutvalget kontaktperson mot styret skal videreformidle informasjon til alle medlemmene i utvalget. Rifleutvalget kontaktperson mot styret skal holde styret løpende orientert om driften av utvalget. Ønskede investeringer skal legges frem for styreleder. Rifleutvalget kontaktperson i utvalget orienterer alltid styreleder om ting som ikke fungerer i utvalget Vang, Styret Hallgeir Henriksen Leder Rune Heggelund Styremedlem / styrets hovedkontakt mot Rifleutvalget

28 VANG JAKT- OG FISKEFORENING INNSTRUKS FISKEUTVALGET Følgende instruks gjelder for fiskeutvalget: Arbeide til beste for medlemmene, utvalget og styret. Videreutvikle utvalget til foreningens beste. Sette opp forslag til tiltak med forslag til utgiftsbudsjett. Rekvirere klubbhuset til møter, kurs og lignende. Søke samarbeid med andre utvalg. Planlegge å gjennomføre en temakveld pr. år, gjerne sammen med andre utvalg. Planlegge å gjennomføre kurs/tiltak i samarbeid med andre utvalg. Planlegge å gjennomføre pilkekonkurransen sammen med rekruttutvalget. Planlegge å gjennomføre familiedag sammen med rekruttutvalget. Utøve forvaltning av fisk og vassdrag, herunder utsetting av yngel, ørekytefangst, ettersyn og rensking av gytebekker/plasser, foreta PH-målinger etter behov, gjennomføre prøvefiske etter behov, gjennomføre merking og stryking av fisk i Bassin, utøve kontroll/foring av fisk i settefiskdammer, flytte fisk fra dammene til elver/sjøer/bekker, foreta nødvendig kalking av bekker. Planlegge å delta på stands/messer etter styrevedtak. Utøve fiskekontroll. Gjennomføre ettersyn og vedlikehold av koier, buer og settefiskdammer. Gjennomføre utvalgsmøter etter behov. Sakliste forut for møtet og møtereferat sendes styrets leder. Det føres møteprotokoll. Utvalgsleder eller den han bemyndiger møter i styremøte ved innkalling. Skrive rapport til hver utgave av Veider n innen frist satt av redaksjonen. Sørge for at utvalget har en ansvarlig for å holde utvalgets side i portalen oppdatert. Sørge for at portalen er oppdatert til en hver tid. Holde orden og regnskap på fiskeutvalgets utstyr. Ivareta og følge opp samarbeidet med Hamar Naturskole på Nybu med flere utvalg Innkjøp skal godkjennes, og det skal være en referanse (navn/utv/ol.) på alt som skal faktureres til Vang JFF Utnevne representant til "Jinter i Vang" og samarbeide med hele "JIV" gruppa

29 Leder av utvalget skal delegere ansvar til alle medlemmene i utvalget samt sørge for at utvalget velger en nestleder. Ansvarlige rapporterer til leder av utvalget. Leder, nestleder eller den lederen bemyndiger skal møte i styremøter ved innkalling. Leder av utvalget skal holde styreleder løpende orientert om driften av utvalget. Ønskede investeringer skal legges frem for styreleder. Leder av utvalget orienterer alltid styreleder om ting som ikke fungerer i utvalget Vang, Hallgeir Henriksen Leder

30 VANG JAKT- OG FISKEFORENING INSTRUKS HUNDEUTVALGET Følgende instruks gjelder for Hundeutvalget: Arbeide til beste for medlemmene, utvalget og styret. Videreutvikle utvalget til foreningens beste. Søke samarbeid på tvers av utvalgene. Føre innskudds- og kassabilag for sau/hund-prøver. Sette opp budsjett innen frist satt av styret. Planlegge å avholde sau/hund-prøver, herunder sette opp terminliste og annonsere. Ordne med nødvendig rekvisita/utstyr til utvalgets oppgaver samt vedlikehold. Rapportere sau/hund-skjemaer til NJFF-Hedmark før utgangen av året. Inngå avtale med saueeier for leie av sau og terreng for prøver. Ansvar for nyinnkjøp og oppfølging av foreningens ettersøkshunder. Utdanne dommere og avholde sporprøver. Rekvirere klubbhuset til møter, kurs og lignende Planlegge å avholde en temakveld pr. år, gjerne i samarbeid med annet utvalg. Avholde utvalgsmøter etter behov. Sakliste forut for møtet og møtereferat sendes styrets leder. Det føres møteprotokoll. Utvalgsleder eller den han bemyndiger møter i styremøter ved innkalling. Holde foreningen oppdatert på lover og regelverk for jakthunder. Sørge for å innhente tillatelse fra Vang Grunneierlag og Vang Almenning til å legge blodspor og avholde blodspor- og fersksporprøver. Hundeutvalget sammen med Elgjegerutvalget har ansvar for registrering og tillatelse til løshundtrening forut for jakta i Vang Almenning. Skrive rapport til hver utgave av Veider n innen frist satt av redaksjonen. Sørge for at utvalget har en som har ansvar for oppdatering av Hundeutvalgets side i portalen. Innkjøp skal godkjennes, og det skal være en referanse (navn/utv/ol.) på alt som skal faktureres til Vang JFF Utnevne representant til "Jinter i Vang" og samarbeide med hele "JIV" gruppa

31 Leder av utvalget skal delegere ansvar til alle medlemmene i utvalget samt sørge for at utvalget velger en nestleder. Ansvarlige rapporterer til leder av utvalget. Leder, nestleder eller den lederen bemyndiger skal møte i styremøter ved innkalling. Leder av utvalget skal holde styreleder løpende orientert om driften av utvalget. Ønskede investeringer skal legges frem for styreleder. Leder av utvalget orienterer alltid styreleder om ting som ikke fungerer i utvalget Vang, Hallgeir Henriksen Leder

32 VANG JAKT- OG FISKEFORENING INSTRUKS HAGLEUTVALGET Følgende instruks gjelder for Hagleutvalget: Arbeide til beste for medlemmene, utvalget og styret. Videreutvikle utvalget til foreningens beste. Utarbeide budsjett for utvalget etter frist satt av styrets leder. Sørge for kassabilag for treningsavgift, skytterprøver, skytestevner, ammunisjonssalg m.m. Levere bilag til styrets kasserer. Føre nøyaktig regnskap over ammunisjonsbeholdning og premiebeholdning til enhver tid. Styrets leder kontrollerer dette regnskap iflg. vedlagte rutine. Sørge for innkjøp av premier, ammunisjon samt annet forbruks- og vedlikeholdsrekvisita for lerduebanen. Sørge for nødvendig vedlikehold av lerduebanen og figurjaktløypa gjennom dugnader. Dette innebærer at lerduebanen og figurjaktløypa skal være i forskriftsmessig stand til enhver tid, herunder sikkerhetsmessig skilting, sikkerhetsplakat og sikkerhetsutstyr/instruks til ansvarlige på skytebanen m.m. Holde orden på lerduebanen med standplassbygg. Planlegge å sette opp terminliste for aktiviteter gjennom året. Sette opp mannskapslister til interne aktiviteter og stevner. Utpeke ansvarlig på skytebanen ved trening, kurs og stevner. Melde inn terminfestede stevner til NJFF-Hedmark innen for påfølgende år. Rekvirere klubbhuset til stevner, møter og andre arrangement. Planlegge å gjennomføre terminfestede og interne skytestevner Sende inn resultater/rapporter for terminfestede stevner til NJFF-Hedmark så snart stevnet er gjennomført. Planlegge å gjennomføre treningskvelder for skytetrening og pliktskudd. Bistå instruktør ved skytekurs på lerduebanen. Gjennomføre utvalgsmøter etter behov. Sakliste forut for møtet og møtereferat sendes styrets leder. Det føres protokoll. Utvalgsleder eller den han bemyndiger møter i styremøte ved innkalling. Skrive rapport til hver utgave av Veider n innen frist satt av redaksjonen. Sørge for at utvalget har en ansvarlig som har som oppgave å holde lerdueutvalgets side i portalen oppdatert. Selge ferdighetsmerker og føre regnskap og beholdning av disse. Innkjøp skal godkjennes, og det skal være en referanse (navn/utv/ol.) på alt som skal faktureres til Vang JFF Utnevne representant til "Jinter i Vang" og samarbeide med hele "JIV" gruppa

33 Leder av utvalget skal delegere ansvar til alle medlemmene i utvalget samt sørge for at utvalget velger en nestleder. Ansvarlige rapporterer til leder av utvalget. Leder, nestleder eller den lederen bemyndiger skal møte i styremøter ved innkalling. Leder av utvalget skal holde styreleder løpende orientert om driften av utvalget. Ønskede investeringer skal legges frem for styreleder. Leder av utvalget orienterer alltid styreleder om ting som ikke fungerer i utvalget Vang, Hallgeir Henriksen Leder

34 VANG JAKT- OG FISKEFORENING INNSTRUKS REKRUTTUTVALGET Følgende instruks gjelder for Rekruttutvalget: Arbeide til beste for medlemmene, utvalget og styret. Videreutvikle utvalget til foreningens beste. Sette opp forslag til tiltak med forslag til utgifts budsjett. Legge frem årsplan for styret. Bistå styret ved søknad om midler til rekrutt tiltak. (Reidun/kasserer) Rekvirere klubbhuset til møter, kurs og lignende. Søke samarbeid med andre utvalg. Planlegge å gjennomføre en temakveld pr. år, gjerne sammen med andre utvalg. Planlegge å gjennomføre kurs/tiltak i samarbeid med andre utvalg. Planlegge å gjennomføre pilkekonkurransen sammen med fiskeutvalget. Planlegge å gjennomføre familiedag sammen med fiskeutvalget. Planlegge å gjennomføre Jakt- og Fiskeskolen gjennom intern og ekstern kompetanse. Ansvar for organisering av simulatorskyting med rifelutvalget. Planlegge å delta på stands/messer etter styrevedtak. Være kontaktutvalg mot bygdas skoler. Sette opp mannskapslister for egne aktiviteter og avtale med foreningens instruktører etter behov. Holde orden på utvalgets utstyr. (Sammen med Fisk) Gjennomføre utvalgsmøter etter behov. Sakliste forut for møtet og møtereferat sendes styrets leder. Det føres møteprotokoll. Utvalgsleder eller den han bemyndiger møter i styremøte ved innkalling. Skrive rapport til hver utgave av Veider n innen frist satt av redaksjonen. Sørge for at utvalget har en ansvarlig for å holde utvalgets side i portalen oppdatert. Sørge for at portalen er oppdatert til enhver tid. Ivareta og følge opp samarbeidet med Hamar Naturskole på Nybu med flere utvalg(styret) Innkjøp skal godkjennes, og det skal være en referanse (navn/utv/ol.) på alt som skal faktureres til Vang JFF Utnevne representant til "Jinter i Vang" og samarbeide med hele "JIV" gruppa

35 Leder av utvalget skal delegere ansvar til alle medlemmene i utvalget samt sørge for at utvalget velger en nestleder. Ansvarlige rapporterer til leder av utvalget. Leder, nestleder eller den lederen bemyndiger skal møte i styremøter ved innkalling. Leder av utvalget skal holde styreleder løpende orientert om driften av utvalget. Ønskede investeringer skal legges frem for styreleder. Leder av utvalget orienterer alltid styreleder om ting som ikke fungerer i utvalget Vang, Hallgeir Henriksen Leder

36 VANG JAKT- OG FISKEFORENING INNSTRUKS ELGJEGERUTVALGET Følgende instruks gjelder for Elgjegerutvalget: Elgjegerutvalget er utvalg under vang JFF. I henhold til avtale mellom Vang JFF og Vang Almenning involveres allikevel ikke styret i Vang JFF i saker angående storviltjakt i Vang Almenning og Vang Grunneierlag. Utvalget skal være et organ for alle de lokale jaktlagene i Vang og bestå av en representant for hvert av elglagene. Utvalget ledes av en leder og en nestleder, en fra almenningslagene og en fra bygdelagene. Ledervervet rullerer slik at nestleder rykker opp som leder etter 2 år. Ny nestleder velges da annen hvert år. Utvalgsleder møter i styremøter i Vang JFF ved innkalling. Ved møter i utvalget skal det føres protokoll. Styret skal ha kopi av møteinnkalling og møtereferat. Utvalget skal søke å avholde informasjonsmøter eller temamøter etter behov, gjerne i samarbeid med rettighetshaverne og eventuelt andre utvalg i foreningen. Utvalgsleder skal organisere og informere omkring regler for trening av elghund forut for jakta. Utvalgsleder sammen med utvalgsleder for Rifleutvalget skal organisere egne skytekvelder for elgjaktlagene. Utvalget skal bistå med dugnad i jaktfeltløypa og elgbanen og bistå ved interne jaktfeltstevner og sørge for vaktmannskap på treningskveldene på elgbanen. Organisere og gjennomføre sosial kveld for elgjegerne i elgjakta. Utvalget sender inn stoll til Veider n innen frist satt av redaksjonen. Dette omfatter årsmelding og rapporter. Utvalget har adgang til å legge ut info på foreningens portal. Utvalget skal arbeide for at flest mulig av elgjegerne gjennom deltakelse i jaktfelt og trening på elgbanen bedrer sine skyteferdigheter. Arbeide aktivt for å øke rekrutteringen av unge elgjegere. Innkjøp skal godkjennes, og det skal være en referanse (navn/utv/ol.) på alt som skal faktureres til Vang JFF Leder av utvalget skal delegere ansvarsområder blant medlemmene i utvalget. Leder skal holde styreleder løpende orientert om driften av utvalget. Vang, Hallgeir Henriksen Leder

37 VANG JAKT- OG FISKEFORENING INNSTRUKS REDAKSJONSKOMITEEN Følgende instruks gjelder for Redaksjonskomiteen: Skal arbeide til beste for medlemmene, komiteen og styret. Videreutvikle media til beste for foreningen. Planlegge utgivelse av Veider n, for tiden med 2 utgaver pr. år. Planlegge utgivelse av årskalender. Sette opp budsjett for Veider n og årskalender. Sørge for at Veider og årskalender delvis blir finansiert av annonser. Sette frister overfor utvalgsledere og styret g ev. andre vedr. frister for stoff til Veider n og merkedatoer for årskalenderen.. Planlegge og gjennomføre korrektur av Veider n og årskalenderen. Sørge for trykking, rekvirere navnetiketter og sende ut Veider n og årskalenderen til de medlemskategoriene styret bestemmer. Valg av anbud for trykking/salg annonser og utsending m.m. legges frem for styret. Sørge for utdanning av de som av styreleder gis publiseringsrettighet til portalen. Ansvar for at portalen er så à jour som mulig til enhver tid. Oppdatere HA Tavla med aktiviteter Innkjøp skal godkjennes, og det skal være en referanse (navn/utv/ol.) på alt som skal faktureres til Vang JFF Leder av redaksjonskomiteen skal delegere ansvarsområder blant medlemmene i komiteen. Dette innebærer de som får ansvar rapporterer til leder av komiteen. Leder av komiteen holder styreleder løpende orientert om driften av komiteen. Leder av komiteen orienterer styreleder dersom ting ikke fungerer eller at noen i komiteen ikke utfører sitt ansvarsområde tilfredsstillende. Vang, Hallgeir Henriksen Leder

38 VANG JAKT- OG FISKEFORENING INSTRUKS KAFÈVAKTER Følgende instruks gjelder for kafèvaktene: Vakttidene for treningskveldene er kl. 17,30 21,00. Nøklene til kassa som står i pengeskap i lagerrommet mottas og leveres til ansvarlig for lerduekassa som sitter på klubbhuset på hver treningskveld. Salget består av kaffe, mineralvann, vafler, kaker og sjokolade. Bruk engangs kopper og asjetter. Se an deltakelsen på treningskveldene i forhold til steking av vafler og tining av kaker. Eller det kan brukes ferdigstekte vafler da dette passer bedre. Overskytende vaffelrøre settes i kjøleskapet. Fyll opp bruskjøler med mineralvann. Dersom noen varer mangler sendes SMS til Husstyret (Se liste på kjøleskapet) Prisene på kafeen står oppslått på tavla. Gjør rent på kjøkkenet og slå av vann, kaffetrakter og komfyr etter avsluttet vakt. Ta gjerne et tak med støvsugeren dersom det er nødvendig. Tell opp kassa og legg dagens oppgjør i ferdigutfylt konvolutt og legg denne nederst i kassa, påført dagens omsetning og underskrift. Kr. 500 skal alltid ligge igjen som vekslepenger i kassa. Oppskrift på vaffelrøre og måleforhold på kaffetrakter er oppslått på kjøkkenet. Innkjøp skal godkjennes, og det skal være en referanse (navn/utv/ol.) på alt som skal faktureres til Vang JFF Ellers gjelder ordensregler som er oppslått. Vang, Hallgeir Henriksen Leder

39 VANG JAKT- OG FISKEFORENING INSTRUKS REGNSKAP MED AMMUNISJON FOR LERDUE- OG RIFLEUTVALGET. Følgende instruks gjelder for regnskap med ammunisjon: Det føres nøyaktig regnskap med all ammunisjon pr. årsskifte hvert år. Dette skal da stemme med ført beholdning gjennom året og danne grunnlag for regnskapsbeholdning ved årsskifte. Beholdningen føres inn som beholdning i egne bok som startbeholdning for nytt år. Ved kjøp av ny ammunisjon føres dette strakt til beholdningen. Ethvert uttak (hver patron eller patronpakke) bokføres ut ved hjelp et av følgende 3 skjemaer: - Skjema for omsetning på treningskvelder med antall solgte serier, patroner og treningsavgift. - Oppgjørsskjema for stevner (antall solte påmeldinger og patroner). - Skjema for uttak til kurs og annen skyting (antall solgte patroner og pris pr. deltaker). Regnskapsboka over ammunisjon skal til enhver tid stemme med beholdningen. Kontroll av ammunisjonsregnskapet i forhold til faktisk beholdning skal foretas av utvalgsleder sammen med styreleder innen 30. april og 15. september hvert år. Leder i Lerdue-/Rifleutvalget har ansvar for beholdningen og det er opp til leder av utvalgene om hvem andre i utvalget som gis fullmakt til ammunisjonssalg. Navn på disse skal rapporteres til styreleder. Ammunisjon til daglig bruk (slag på treningskvelder og annet salg) skal oppbevares i våpenskap på klubbhuset. Begge utvalgene disponerer hvert sitt skap. Maksimum 2 en i tillegg til utvalgsleder, skal ha adgang til øvrig ammunisjonslager. Navn rapporteres til styreleder. Dette er fjernlager og benyttes til påfyll av våpenskap. Alt salg av ammunisjon skal skje på klubbhuset. Ammunisjon gis ut ved betaling av serier. Dersom salg skjer uten at det skal brukes til serier noteres navn og våpenkortnummer i regnskapsboka. Hver gang det skjer salg av ammunisjon føres skjema for salg som nevnt ovenfor. Dersom utvalgsleder oppdager at ammunisjonsregnskapet ikke stemmer, rapporteres dette til styreleder så snart det blir oppdaget. Innkjøp skal godkjennes, og det skal være en referanse (navn/utv/ol.) på alt som skal faktureres til Vang JFF

40 Styret mener at denne instruks er nødvendig for å få innarbeidet rutiner for håndtering av ammunisjon. Vang, Hallgeir Henriksen Leder

41 VANG JAKT- OG FISKEFORENING INNSTRUKS Jinter i Vang Følgende instruks gjelder for Jinter i Vang (JIV): Arbeide til beste for medlemmene, kvinnesatsing og styret. Videreutvikle kvinnesatsing til foreningens beste. Fungere som et utvalgssamarbeidsorgan 1 jente fra hvert utvalg sitter i JIV og har ansvar for satsingen. Informerer og orienterer resterende utvalg NJFFs strategiplan ligger som et grunndokument og alle som jobber med kvinnesatsing i VFF (medlemmer i JIV osv) bør ha god kjennskap til dette dokumentet. Følge opp og gjennomføre tiltak for kvinner fra Fylke og Forbund, med Forbundets Strategiplan som utgangspunkt. Sette opp forslag til tiltak med forslag til utgifts budsjett. Legge frem årsplan for styret. Bistå styret ved søknad om tilskuddsmidler. Rekvirere klubbhuset til møter, kurs og lignende. Søke samarbeid med foreningens utvalg.

42 Vang Jakt- og Fiskeforening, postboks 26, 2324 Vang H Planlegge å gjennomføre kurs/tiltak i samarbeid med andre utvalg. Gjennomføre kvinnesatsningsmøter etter behov. Sakliste forut for møtet og møtereferat sendes styrets leder. Det føres møteprotokoll. Kvinnekontakt er styremedlem med personlig vara iht Vang JFF vedtekter og møter i styremøte ved innkalling.

43 Skrive rapport til hver utgave av Veider n innen frist satt av redaksjonen. Sørge for at Jinter i Vang har en ansvarlig for å holde utvalgets side i portalen oppdatert. Gjennomføre JIV møte 4 ganger i året. Oppdatere profilen Jinter i Vang på Facebook Bistå valgkomiteen med rekruttering av kvinner inn i utvalgene Innkjøp skal godkjennes, og det skal være en referanse (navn/utv/ol.) på alt som skal faktureres til Vang JFF Ønskede investeringer skal legges frem for styreleder. Vang, Hallgeir Henriksen Leder

44 VANG JAKT- OG FISKEFORENING INNSTRUKS Seniorutvalget Følgende instruks gjelder for Seniorutvalget: Arbeide til beste for medlemmene, seniorer og styret. Videreutvikle seniorsatsing til foreningens beste. Følge opp og gjennomføre tiltak for seniorer fra Fylke og Forbund Sette opp forslag til tiltak med forslag til utgifts budsjett. Legge frem årsplan for styret. Bistå styret ved søknad om midler til senior tiltak. Rekvirere klubbhuset til møter, kurs og lignende. Søke samarbeid med andre utvalg. Gjennomføre seniorsatsningsmøter etter behov. Sakliste forut for møtet og møtereferat sendes styrets leder. Det føres møteprotokoll. Skrive rapport til hver utgave av Veider n innen frist satt av redaksjonen. Sørge for at Seniorutvalget i Vang har en ansvarlig for å holde utvalgets side i portalen oppdatert. Bistå valgkomiteen med rekruttering av seniorer inn i utvalgene Innkjøp skal godkjennes, og det skal være en referanse (navn/utv/ol.) på alt som skal faktureres til Vang JFF Ønskede investeringer skal legges frem for styreleder. Vang, Hallgeir Henriksen Leder