LILLEHAMMER KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSRAPPORT FOR. C:\Users\ESAadmin\AppData\Local\Temp\KONTROLLUTVALGETS Ã RSRAPPORT FOR 2013.

Transkript

1 1 LILLEHAMMER KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSRAPPORT FOR 2013

2 2 FORORD I tråd med tidligere praksis har sekretær laget en årsrapport fra kontrollutvalget til kommunestyret om kontrollutvalgets virksomhet forrige år. Kontrollutvalget utfører sine tilsynsoppgaver på vegne av kommunestyret, og i den anledning er det viktig at kommunens øverste politiske organ får en tilbakemelding om utvalgets virksomhet, både løpende og som en total oversikt/årsrapport for året. Lillehammer, den Håkon Erdal (sign) Wenche K H Almestrand (sign) Lindis Kvernevik (sign) (leder) (nestleder) Tore Hjerkinn (sign) Torbjørn Dahl (sign)

3 3 1. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kontrollutvalgets oppgaver er nedfelt i 77 i kommuneloven og i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Av de vesentligste arbeidsoppgavene kan nevnes: På kommunestyrets vegne føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen (forskrift 4). Påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte (K-loven 77, 4 og forskrift 6). Avgi uttalelse om kommunens årsregnskap før det vedtas av kommunestyret (forskrift 7). Minst en gang i valgperioden (første året i valgperioden) utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og legge den framfor vedtak i kommunestyret (forskrift 10). Påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon (K-loven 77, 4 og forskrift 9). Avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatet av disse (forskrift 11). Rapportere til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til årsregnskapet og forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp (forskrift 8 og 12). Det skal også rapporteres om tidligere saker, som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Påse at det føres kontroll med kommunens interesser i selskaper og minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for selskapskontroll som vedtas i kommunestyret (Kloven 77, 5 og forskrift 13). Forskrift 15 gir bestemmelser om rapportering. Påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning (forskrift 4) og holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med lover og regelverk (forskrift 6). Utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet (forskrift 18). Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget ansvaret for bestilling av revisjonstjenester m.v. via årlig inngåelse av oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS. Revisjonstjenester som bestilles av kommunens revisor Innlandet Revisjon IKS kan deles inn i Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Revisjon av regnskapet gjennomføres av Innlandet Revisjon IKS, mens kontrollutvalget har en påse-rolle mht. om revisjonen foregår iht. lover og regler og inngått avtale. Når det gjelder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll har kontrollutvalget en mer aktiv rolle som bestiller overfor revisjonen. Det er imidlertid begrensede midler til slike bestillinger, noe som betyr at utvalget må velge ut fra en streng vesentlighets- og risikovurdering og at man også ser tilsynet samlet over flere år. Med begrensede ressurser betyr det også at utvalget velger å gjennomføre sin oppgave som mindre undersøkelser og/eller orienteringer. Dette gir ikke de samme grundige undersøkelser som et forvaltningsrevisjonsprosjekt, men det er viktig at kontrollutvalget på denne måten synliggjør sin helhetlige tilsynsrolle ved å «følge med» på kommunens aktiviteter.

4 4 2. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Medlemmer AP: Lindis Kvernevik R: Tore Hjerkinn H/MdG/V: Håkon Erdal, leder Torbjørn Dahl FrP: Wenche K. H. Almsetrand, nestleder Varamedlemmer AP: 1. Einar Gunnar Aavik 2. Bjørg Sæther 3. Arnfinn Stubrud R: 1. Lasse Neri Aklidou 2. Arnfinn Huse Storsveen erstattet av Annaguli Yildam fra Hanna Røberg H/MdG/V: 1. Johan Schei 2. Ida-Sofie Solberg Stryken 3. Kristine Lund 4. Anette Nystad Hårberg erstattet av Berit G. Denstad fra FrP: 1. Arne Egil Marsteinstredet 2. Camilla Bjerke 3. Bjørn Styve Sekretariatsfunksjonen har blitt ivaretatt av Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. Denne funksjonen kan ikke legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjon for kommunen. Lillehammer kommune har derfor inngått et interkommunalt samarbeid med Gausdal og Øyer kommuner, samt Hedmark og Oppland fylkeskommuner om et eget sekretariat. Kontrollutvalgets leder sitter i styret for Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. 3. MØTER Utvalget har i løpet av 2013 hatt 8 møter og behandlet i alt 25 registrerte saker. Flere forhold er også drøftet under eventuelt og/eller under orienteringer. Møtet den var et fellesmøte sammen med de to øvrige kontrollutvalgene i region Lillehammer. Utvalgsmedlemmene Wenche Almestrand, Håkon Erdal og Tore Hjerkinn deltok på Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen den februar Ordfører og oppdragsansvarlig revisor har møte- og talerett i utvalgets møter. Kontrollutvalget kan også innkalle rådmannen eller andre fra administrasjonen i forbindelse med behandling av og/eller orientering om saker. Møtene i kontrollutvalget i Lillehammer kommune holdes for åpne dører. Tidligere bestemte kommunelovens 77, 8 at utvalgets møter i prinsippet skulle holdes for lukkede

5 5 dører. I vedtak av vedtok Stortinget å oppheve denne bestemmelsen og dette trådde i kraft den Kontrollutvalget i Lillehammer kommune vedtok åpne møter allerede SAKER SOM ER BEHANDLET I 2013 I denne årsrapporten trekkes ikke fram de saker som kan betraktes som administrative enten saker internt for kontrollutvalget, som bl.a. møteplan for kontrollutvalget, og saker som vedrører løpende oppfølging av revisjonen, som bl.a. tertialrapporter fra revisjonen og revisjonsstrategi. Kontrollutvalget ønsker å vise til følgende saker i 2013: 4.1Budsjett for «Kontroll og tilsyn» I henhold til 18 i kontrollutvalgsforskriften utarbeider kontrollutvalget årlig forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalget har derfor behandlet forslag til budsjett for «Kontroll og tilsyn 2014» i sak 20/13 den Totalt er budsjettet på kr ,- og fordeler seg med kr ,- til kontrollutvalget selv, kr ,- til Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet og kr ,- til Innlandet Revisjon IKS. Budsjettforslaget er i stor grad en videreføring av budsjettet for 2013, men kontrollutvalget har lagt inn en ekstra økning på posten selskapskontroll for å kunne følge opp planen for selskapskontroll. Kommunestyret vedtok forslaget til budsjett i sak 97/13 den Det vises i denne forbindelse til at total avregning for 2013 fra Innlandet Revisjon IKS lyder på kr ,- (oppdragsavtale/budsjett 2013 var kr ,-), mens tilsvarende for hhv. Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet var kr ,- (budsjett kr ,-) og for kontrollutvalget selv kr ,- (budsjett ,-). Budsjettet for «Kontroll og tilsyn» har ligget på ca. 0,1 % av totale driftsutgifter i kommunen de siste årene. 4.2 Oppfølging av revisjonen På vegne av kommunestyret inngår kontrollutvalget årlig oppdragsavtale med kommunens revisjon Innlandet Revisjon IKS. I sak 21/13 vedtok kontrollutvalget oppdragsavtalen for Avtalen ble inngått med forbehold om at ovennevnte budsjettramme vedtas av kommunestyret. I løpet av året har kontrollutvalget fulgt opp sine oppgaver med å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Dette gjøres via tertialvis rapportering, presentasjon av revisjonsstrategi og løpende dialog med revisjonen der det bl.a. settes fokus på om revisjonsarbeidet foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrifter, god kommunal revisjonsskikk og avtale med revisor.

6 6 Når det gjelder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll så har kontrollutvalget i større grad påvirkning på både innhold og gjennomføring av revisjonen ettersom de er direkte bestillere av tema som ønskes gjennomført. Kontrollutvalgssekretariatet vurderer dessuten bl.a. revisjonens metodebruk og kvaliteten på revisjonsrapporten, dvs. bl.a. om rapporten svarer på de forventinger som kontrollutvalget har til undersøkelsen. Videre har kontrollutvalget påsett at oppdragsansvarlig revisor oppfyller lovbestemte krav til kvalifikasjoner (regnskapsrevisjon) og krav til uavhengighet og objektivitet. Innlandet Revisjon IKS er underlagt Norges kommunerevisorforbunds kvalitetskontroll og når det gjelder pris på tjenesten regnskapsrevisjon så blir det årlig gjennomført undersøkelser som viser sammenligninger med andre kommunale revisjonsordninger. 4.3 Forvaltningsrevisjon Forskrift om kontrollutvalg pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget behandlet planen i sak 12/022 på møtet den Kommunestyret vedtok som innstilt fra kontrollutvalget i sak 88/12 i møtet den , der det bl.a. framgår: «Følgende tema prioriteres i plan for forvaltningsrevisjon i Lillehammer kommune : Prioriterte tema for gjennomføring i første del av planperioden: 1. Innkjøp 2. Evaluering av NAV 3. Samhandlingsreformen Øvrige aktuelle tema : - Sykefravær koblet til arbeidsmiljø - Hjemmetjenesten - Tidlig intervensjon barnevern/nav/skole - Kommunale tilskuddsordninger - Gebyrer teknisk sektor herunder restanser og behandling av byggesaker Planen er et utgangspunkt for kontrollutvalgets undersøkelser som bestilles fra revisjonen. Kontrollutvalget er imidlertid gitt myndighet til å foreta endringer, noe som f.eks. er aktuelt hvis det kommer opp tema som utvalget oppfatter som meget aktuelle og/eller mer vesentlige eller med høyere risiko enn de som er nevnt i planen. Utvalget foretar derfor rullering av planen og/eller løpende vurdering av andre aktuelle tema. I 2013 ble følgende undersøkelser gjennomført det vises også til punktet nedenfor om orienteringer, der flere av ovennevnte tema inngår; Revisjonsrapport «Kommunens etterlevelse av anskaffelsesregelverket» Kontrollutvalget fikk presentert foranalysen vedrørende temaet innkjøp og bestilte forvaltningsrevisjonen «Kommunens etterlevelse av anskaffelsesregelverket» i sak 03/13 den

7 7 Formålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet var å kontrollere etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Revisjonen har arbeidet ut fra følgende problemstillinger: Har kommunen etablert betryggende internkontroll slik at regelverket for offentlige anskaffelser følges? Har anskaffelser over kr vært gjenstand for konkurranse og er kravet til dokumentasjon oppfylt? Det var forutsatt fra kontrollutvalget at kjøp som er foretatt hos leverandører som fagenhet innkjøp har inngått avtaler/rammeavtaler med sentralt, skulle defineres ut av dette prosjektet. Temaet bruk av rammeavtaler vil kontrollutvalget eventuelt vurdere på nytt ved en senere anledning. I sak 17/13 den behandlet kontrollutvalget revisjonsrapporten og vedtok følgende innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten «Kommunens etterlevelse av anskaffelsesregelverket» til orientering. 2. Kommunestyret ber om at anskaffelser av IKT-tjenester skjer i henhold til lov om offentlige anskaffelser, enten ved at det gjennomføres konkurranse eller at Ikomm AS styres slik at kravet til egenregi sikres. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi en statusrapport til kontrollutvalget vedrørende oppfølgingen av rapporten og dens anbefalinger innen Kommunestyret vedtok innstillingen enstemmig i sak 87/13 den Revisjonsrapport «Ytes hjemmesykepleie i samsvar med vedtak og andre forutsetninger» Kontrollutvalget vedtok i sak 11/17 i møte å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt med temaet «Hjemmetjenesten oppfølging av vedtak», som underveis er endret til «Ytes hjemmesykepleie i samsvar med vedtak og andre forutsetninger». Revisjonen arbeidet etter følgende problemstilling: I hvilken grad ytes hjemmesykepleietjenester i samsvar med vedtak og andre forutsetninger? Problemstillingen var konkretisert i følgende underproblemstillinger: 1. Sikrer rutinene for endringsmeldinger at tjenestene som ytes bygger på vedtak om tildeling av tjenester? 2. Har hjemmetjenesten rutiner som sikrer at brukerne får nødvendig hjelp? 3. Er det rutiner for å avdekke og rette opp svikt i tjenesten? Prosjektet var avgrenset til å gjelde hjemmesykepleietjenester for hjemmeboende i bydelene (dvs som bor utenfor bo- og bydelssentrene).

8 8 Kontrollutvalget behandlet revisjonsrapporten i sak 06/13 den og vedtok følgende innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten Ytes hjemmesykepleie i samsvar med vedtak og andre forutsetninger? til orientering. 2. Kommunestyret ber fagutvalg for helse og omsorg om å gå igjennom revisjonsrapporten med særlig fokus på avvik mellom vedtakstid og faktisk brukt tid. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi en statusrapport til kontrollutvalget vedrørende oppfølgingen av rapporten og dens anbefalinger innen Kommunestyret vedtok innstillingen enstemmig i sak 33/13 den , men endret dato for statusrapport fra rådmannen til I sak 23/13 den behandlet kontrollutvalget statusrapporten fra rådmannen og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar statusrapporten fra rådmannen av til orientering. 2. Statusrapporten fra rådmannen nevnes i kontrollutvalgets årsrapport 2013 slik at kommunestyret blir informert om at vedtaket i kommunestyrets sak 33/13 er fulgt opp. 3. Kontrollutvalget ber om en orientering fra rådmannen på utvalgets møte i oktober I saksframstillingen til kontrollutvalget den skrives det bl.a. at «anbefalingene fra revisjonen vurderes som relevante av hjemmetjenesten og synes å ha bidratt til at det er satt fokus, men det er først nå tiltak vurderes iverksatt». Det er i saksframstillingen inntatt følgende om rådmannens svar relatert til de tre anbefalte forholdene i revisjonsrapporten, som herved gjengis til orientering for kommunestyret: Endringsmeldinger: Det er prioritert å sette fokus på fortløpende endringsmeldinger der det er store avvik på tildelt tid. Primærkontaktordningen: I statusrapporten står det at «revisjonsrapporten fra Innlandet Revisjon IKS har bidratt til at ledelsen i hjemmetjenesten erkjenner at innholdet i primærkontaktordningen må endres slik at det er en mer formålstjenlig og funksjonell ordning både for ansatte og brukere». Hjemmetjenesten har derfor «satt primærkontaktordningen opp til prinsipiell drøfting i ledermøte ». Kun en av hjemmetjenestens enheter har hittil vurdert ordningen. Fo øvrig fungerer ordningen som på revisjonstidspunktet. Risikovurdering: Ledelsen i hjemmetjenesten ønsker i løpet av første kvartal 2014 å implementere ordningen med risikovurdering av en utsatt pasientgruppe dvs. demens.

9 9 Erfaringen fra dette arbeidet vil avgjøre om ordningen også utvides til å gjelde flere pasientgrupper. 4.4 Selskapskontroll Eidsiva Energi AS Selskapskontrollen i Eidsiva Energi AS er et samarbeid mellom de 7 største aksjonærene i selskapet. Forundersøkelsen ble gjennomført høsten 2011 og ble presentert for lederne/sekretær for de syv kontrollutvalgene i felles møte den Etter ønske fra kontrollutvalgene ble det avviklet et felles møte den mellom de kontrollutvalg som er med i selskapskontrollen, der foreløpig rapport (før uttalelse fra eierne) ble presentert av revisjonen. Kontrollutvalget i Lillehammer kommune behandlet endelig revisjonsrapporten i sak 11/13 den og vedtok følgende innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret har behandlet revisjonsrapporten Selskapskontroll i Eidsiva Energi AS og tar rapportens konklusjoner og anbefalinger til orientering. 2. Kommunestyret mener selskapet ikke har forholdt seg til aksjonæravtalens punkt i forbindelse med at salg av Eidsiva Bredbånd AS sine aksjer i Ventelo AS ikke ble lagt fram for generalforsamlingen i konsernet/selskapet. Investeringen påførte selskapet et betydelig tap. 3. Med bakgrunn i revisjonsrapportens konklusjoner/anbefalinger bes kommunens representant i generalforsamlingen ta opp følgende til drøfting/oppfølging i generalforsamlingen; a. Retningslinjer for selskapets kontakt med aksjeeiere utenfor generalforsamlingen. b. Skriftlige rutiner for hvilken informasjon som skal overbringes bedriftsforsamlingens medlemmer - herunder rapportering av måloppnåelse i forhold til overordnede/strategiske mål. c. Avklare/definere begrepet vesentlig i forbindelse med vurdering av saker til fremleggelse overfor generalforsamlingen, jf. aksjesalget i Ventelo AS. 4. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide forslag til revidert eiermelding. Kommunestyret behandlet revisjonsrapporten i sak 50/13 den og gjorde endringer i punkt 2 og 3 ift. forslaget fra kontrollutvalget. Det ble fattet følgende vedtak: 1. Kommunestyret har behandlet revisjonsrapporten Selskapskontroll i Eidsiva Energi AS og tar rapportens konklusjoner og anbefalinger til orientering. 2. «Kommunestyret viser til at Eidsiva Energi har foreslått endringer i aksjonæravtalens punkt , noe styret i LGE har støttet. Kommunestyret støtter en slik endring» 3. Med bakgrunn i revisjonsrapportens konklusjon/anbefalinger bes Styret i LGE ta opp med LGEs representant i generalforsamlingen i Eidsiva følgende til drøfting/oppfølging:;

10 10 1. Retningslinjer for selskapets kontakt med aksjeeiere utenfor generalforsamlingen. 2. Skriftlige rutiner for hvilken informasjon som skal overbringes bedriftsforsamlingens medlemmer - herunder rapportering av måloppnåelse i forhold til overordnede/strategiske mål. 3. Avklare/definere begrepet vesentlig i forbindelse med vurdering av saker til fremleggelse overfor generalforsamlingen, jf. aksjesalget i Ventelo AS. 4. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide forslag til revidert eiermelding Østnorsk filmsenter AS og Film3 AS Forvaltningsrevisjonsprosjektet i filmselskapene ble vedtatt i kontrollutvalgene i Hedmark og Oppland fylkeskommuner i begynnelsen av Prosjektet har vært et samarbeid mellom de to utvalgene og utgiftene fordeles likt. Lillehammer kommune er også medeier i filmselskapene, men deltok ikke i spleiselaget. Revisjonsrapporten er datert og kontrollutvalget fikk den framlagt som referatsak i møtet den Revisjonen har i sitt arbeid sett på følgende problemstillinger: Eierskapskontroll 1. Fører Oppland og Hedmark fylkeskommuner kontroll med sine eierinteresser i Østnorsk Filmsenter AS og Film3 AS? a. Hvilke rutiner har fylkeskommunene etablert for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskapene? b. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 2. Utøves fylkeskommunenes eierinteresser i samsvar med fylkestingenes vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Forvaltningsrevisjon 3. Hva er bakgrunnen og begrunnelsene for den endringen som ble gjort i regnskapsføringen i 2009, bl.a. gå inn på om forholdet til mulig skatteplikt kan ha hatt betydning? 4. I hvilken grad gir dagens regnskapspraksis muligheter for innsyn, styring og kontroll med bruken av selskapenes midler? Plan for selskapskontroll Forskrift om kontrollutvalg pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for selskapskontroll minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen vedtas av kommunestyret. Utarbeidelsen av en slik plan i Lillehammer kommune ble utsatt for å se an resultatet av selskapskontrollen i Eidsiva Energi AS. Kontrollutvalget behandlet planen for i sak 15/13 den Kommunestyret vedtok som innstilt fra utvalget i sak 80/13 den :

11 11 1) Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for Lillehammer kommune for ) Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta prioritering mellom følgende selskaper med sikte på gjennomføring av selskapskontroll i ; a. Eidsiva Energi AS tema roller og habilitet b. Ikomm AS c. Lipro AS d. Lillehammer kommunale eiendomsselskap AS 3) Kontrollutvalget gis myndighet til selv å vurdere om det også skal utføres forvaltningsrevisjon. 4) Kontrollutvalget gis myndighet til å revurdere plan for selskapskontroll årlig og foreta eventuelle endringer. 5) Rapporter fra gjennomførte selskapskontroller legges fram løpende for kommunestyret. Planen er et utgangspunkt for kontrollutvalgets undersøkelser som bestilles fra revisjonen Videreføring av selskapskontroll Eidsiva Energi AS I henhold til ovennevnte plan for selskapskontroll har kontrollutvalget igangsatt bestilling på ny selskapskontroll i Eidsiva Energi AS. Foranalysen fra revisjonen behandlet kontrollutvalget i samme sak som plan for selskapskontroll den og fattet følgende vedtak vedrørende Eidsiva Energi AS i denne forbindelse: I. Kontrollutvalget har blitt forelagt revisjonens forarbeid og vedtar at videreføring av selskapskontrollen i Eidsiva Energi AS innen temaet roller og habilitet kan igangsettes så snart som mulig etter at kommunestyret har gitt sin tilslutning. Revisjonen tar med seg innspill som framkom i møtet den og legger fram en prosjektplan på neste møte i kontrollutvalget. II. Kostnader til revisjonens forarbeid og eventuell videreføring av selskapskontroll I Eidsiva Energi AS belastes det enkelte kontrollutvalg i henhold til samme fordelingsnøkkel som ble benyttet mellom deltakerne i den nylig gjennomførte selskapskontrollen. III. Kontrollutvalget forutsetter at de øvrige aktuelle kommunene/fylkeskommunene også vedtar videreføring av selskapskontrollen i Eidsiva Energi AS. Kontrollutvalget behandlet prosjektplanen i sak 18/13 den Av prosjektplanen framgår det at revisjonen ønsker å arbeide ut fra følgende problemstillinger: 1) I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? 2) I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? Under denne problemstillingen vil vi se på utdeling til - breddeaktivitet med tildeling til vanlige idrettslag

12 12 - kulturaktiviteter - fyrtårnavtaler som er rettet mot «toppede» arrangementer/organisasjoner Selskapskontrollen vil ta utgangspunkt i perioden Revisjonen skriver et de «legger til grunn at kontrollen tar utgangspunkt i case i betydning av at vi vil gå inn og undersøke konkrete saker som dokumentgjennomgang, og evt intervjuer, viser kan romme rolle-/habilitetskonflikter». Undersøkelsen planlegges ferdig innen Total utgiftsramme for selskapskontrollen er satt til kr ,-. Det vil si at Lillehammer kommunes andel blir ca. kr , Ikomm AS I henhold til ovennevnte plan for selskapskontroll har kontrollutvalget igangsatt bestilling på selskapskontroll også i Ikomm AS. Bestilling av foranalysen gjorde kontrollutvalget i samme sak der de behandlet plan for selskapskontroll den : IV. Kontrollutvalget bestiller en foranalyse for å avdekke aktuelle tema for forvaltningsrevisjon knyttet til gjennomføring av selskapskontroll i Ikomm AS. Vedtaket forutsetter likelydende vedtak i Gausdal og Øyer kontrollutvalg. Kontrollutvalget behandlet foranalysen i sak 24/13 den og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller en selskapskontroll i Ikomm AS fra Innlandet Revisjon IKS i løpet av første halvår 2014 for å belyse problemstillingene a. Har selskapet vært drevet i henhold til vedtekter, lovverk og eiernes målsetninger med selskapet? b. Har selskapets ekspansjon mot «eksterne» kunder skjedd i tråd med eiernes ønsker og anerkjente prinsipper for drift av kommunale selskaper? c. Hvordan har eiernes IKT kostnader utviklet seg i perioden etter omdannelsen til aksjeselskap i 2007? 2. Revisjonskostnaden ved selskapskontrollen fordeles mellom eierne iht. eierandel i selskapet. 3. Vedtaket forutsetter likelydende vedtak i de øvrige eiernes kontrollutvalg. Revisjonen antar at undersøkelsen kan gjennomføres innenfor en totalramme på ca. kr ,- Lillehammer kommunes andel vil utgjøre ca. kr , Orienteringer Kontrollutvalget har i løpet av året fått flere orienteringer fra rådmannen. Dette kan være tema som står i planen for forvaltningsrevisjon, men som foreløpig kun ønskes som orientering. Det kan også være andre tema som kommer opp i løpet av året og som kontrollutvalget oppfatter å være innenfor sin tilsynsrolle.

13 13 Utvalget har også fått orienteringer fra Innlandet Revisjon IKS. Dette er tema som inngår i utvalgets påse-rolle overfor revisjonen. Kontrollutvalget har fått følgende orienteringer i 2013: Møte : - Rådmannen orienterte om: o Kvalitetssystemet «Standarden». o Trygderettens avgjørelse og virkninger for kommunen - jf. kontrollutvalgets sak 12/014 «Lillehammer kommunes saksbehandling og konklusjoner i forkant og etterkant av vedtak i Trygderetten», som var unntatt off.; Ofl. 13, jfr. Fvl 13. o Ungdoms-OL en orientering om organisering og kommunens roller og oppgaver. o Omorganiseringen i kommunen vedrørende Fellesenhet Økonomi. o Nettopp gjennomført arbeidstilsyn ved bofellesskap Hagesletta. Kommunen venter på rapporten. - Innlandet Revisjon IKS orienterte om resultater fra NKRFs kvalitetskontroll. Møte : - Rådmannen orienterte om: o Ungdoms-OL stikkord; deltakerlandsby/studentboliger. Møte : - Rådmannen orienterte om oppfølgingen av Arbeidstilsynets tilsyn ved bofellesskap Hagesletta. Under denne orienteringen ble møtet vedtatt lukket iht. kommuneloven 77 nr. 8 og 31. Møte : - Tilsyn ved NAV «Behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn» - v/leder NAV Lillehammer Line Brusveen. - Sykefraværet i kommunen - jf. overordnet analyse og Plan for forvaltningsrevisjon , aktuelt tema Sykefravær koblet til arbeidsmiljø - v/kommunalsjef Sidsel Brath tertialrapport 2013 Lillehammer kommune - v/rådmann Christian Fotland. Møte (fellesmøte med øvrige kontrollutvalg i regionen): - Samhandlingsreformen v/bjørn Lie, Lillehammer kommune - Interkommunale samarbeid v/tord Buer Olsen, Lillehammer kommune - Statlige tilsyn v/rannveig Mogren, Gausdal kommune. Rådmennene i de tre kommunen har vedtatt at oversikt over statlige tilsyn gjennomførte og varslede - innarbeides i kommunenes tertialrapporter. Møte : - Kommunalt regnskap v/kommunalsjef Anne Hvattum - Prissammenligning regnskapsrevisjon v/innlandet Revisjon IKS Møte : - Lipro AS v/daglig leder Nils Martin Forså

14 14 o Foilsettet som ble benyttet under orienteringen vil bli benyttet ved senere vurdering av vinkling av eventuell selskapskontroll i selskapet jf. plan for selskapskontroll Uttalelse vedrørende Lillehammer kommunes årsregnskap for 2012 Kontrollutvalgets fikk presentert årsregnskapet og behandlet sin uttalelse til årsregnskapet i sak 09/13 den Utvalgets uttalelse til årsregnskapet forutsettes vedlagt når kommunestyret behandler årsregnskapet. Kommunestyret behandlet årsregnskapet den Status på vedtak fattet i politiske organer De tertialvise rapportene om status på vedtak fattet i politiske organer behandles av kontrollutvalget før de sendes videre til kommunestyret. Rapportene har blitt behandlet i kommunestyret den , og Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 ble behandlet av utvalget i sak 04/13 den og i kommunestyret den OPPSUMMERING AV ÅRET 2013 I sitt arbeid er kontrollutvalget avhengig av god kommunikasjon og godt samarbeid med så vel kommunestyret som rådmannen. Dette mener utvalget har fungert på en god måte også i Kontrollutvalget vil dessuten framheve det gode samarbeidet med kommunens revisor Innlandet Revisjon IKS og sitt eget sekretariat Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet, som er avgjørende for utvalgets virksomhet. Kontrollutvalget mener det også i 2013 har hatt et målrettet og aktivt år innenfor de rammer som budsjettet gir. Rammene til tilsyn og kontroll benyttes i stor grad til bestillinger som utføres av kommunens revisor Innlandet Revisjon IKS. Oppdragsavtalen som kontrollutvalget inngår på vegne av kommunestyret er delt inn i regnskapsrevisjon der kontrollutvalget først og fremst har en påse-rolle og forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, der kontrollutvalget har en aktiv rolle med å bestille og følge opp undersøkelsene. Kontrollutvalget har løpende vurdering av temaer som er aktuelle for undersøkelser dvs. både nye tema som «dukker opp» og de temaer som framgår av planer vedtatt av kommunestyret. I 2013 har det ikke blitt gjennomført såkalte mindre undersøkelser som enten kan gjøres av revisjonen eller kontrollutvalgssekretariatet. Som det framgår av denne årsrapporten har det imidlertid blitt gjennomført forholdsvis mange orienteringer i kontrollutvalgets møter i Utvalget mener dette er en viktig del av sin tilsynsrolle og er fornøyd med at det kun møter velvilje fra rådmannen i denne forbindelse. Orienteringene er en del av utvalgets oppgave med å «sette seg inn i»/«følge med på» kommunens aktivitet og/eller et første ledd i en eventuell undersøkelse. Ved orienteringene

15 15 får utvalget økt kunnskap om de områdene det blir orientert om, som i neste omgang benyttes til rullering av planer og/eller vurdering av aktualiteten til nye tema. Kontrollutvalget håper det også i sitt videre arbeid kan bidra til at innbyggerne kan ha tillitt til at kommunen har en god egenkontroll og ser fram til et videre godt samarbeid med kommunestyret og rådmannen.