GAUSDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSRAPPORT FOR. F:\Kontrollutvalgene\Gausdal\Saker\2013\ÅrsrapportKUGausdal2012.docx

Transkript

1 1 GAUSDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSRAPPORT FOR 2012

2 2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER side 3 2. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING 3 3. MØTER 4 4. SAKER SOM ER BEHANDLET I Åpne møter i kontrollutvalget Budsjett for «Kontroll og tilsyn» og oppdragsavtale med revisjonen Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon «Bruk av konsulenter» «Selvkostberegninger» foranalyse «Tidlig innsats for utsatte barn» foranalyse 4.4 Selskapskontroll Eidsiva Energi AS Østnorsk filmsenter AS og Film3 AS 4.5 Mindre undersøkelser i Gausdal kommunes budsjett for 2012 lovligheten av budsjettering for ombygging/nybygg på Fjerdum skole Ansettelse av enhetsleder for teknisk enhet Nedleggelse av Gausdal A-senter AS Rammeavtale på kjøp av medisiner Orientering om intern kontroll Rapport hvert tertial til kommunestyret om status på vedtak fattet i 11 politiske organer 4.7 Kontrollutvalgets årsrapport Uttalelse vedrørende Gausdal kommunes årsregnskap Plan for forvaltningsrevisjon OPPSUMMERING AV ÅRET

3 3 1. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kontrollutvalgets oppgaver er nedfelt i 77 i kommuneloven og i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Av de vesentligste arbeidsoppgavene kan nevnes: På kommunestyrets vegne forestå det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen (forskrift 4). Påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte (K-loven 77, 4 og forskrift 6). Avgi uttalelse om kommunens årsregnskap før det vedtas av kommunestyret (forskrift 7). Minst en gang i valgperioden (første året i valgperioden) utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og legge den framfor vedtak i kommunestyret (forskrift 10). Påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon (K-loven 77, 4 og forskrift 9). Avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatet av disse (forskrift 11). Rapportere til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til årsregnskapet og forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp (forskrift 8 og 12). Det skal også rapporteres om tidligere saker, som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Påse at det føres kontroll med kommunens interesser i selskaper og minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for selskapskontroll som vedtas i kommunestyret (Kloven 77, 5 og forskrift 13). Forskrift 15 gir bestemmelser om rapportering. Påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning (forskrift 4) og holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med lover og regelverk (forskrift 6). Utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet (forskrift 18). Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget ansvaret for bestilling av revisjonstjenester m.v. via årlig inngåelse av oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS. Revisjonstjenester som bestilles av kommunens revisor Innlandet Revisjon IKS kan deles inn i Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll 2. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Medlemmer: Harald Eivind Bakke (leder) Hege Martens Handegaard (nestleder) Torgunn Maurseth Varamedlemmer: 1. Hans Forrestad 2. Gunnar Slåsletten 3. Halvor Holen 4. Odbjørg Marie Nordeng 5. Kristine Blekastad Sagheim

4 4 Arve Bergum Hans Martin Graedler 1. Asbjørn Øverli 2. Inge Kampesveen 3. Elsa S. Lindholm 4. Britt Grimstad Sekretariatsfunksjonen har blitt ivaretatt av Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. Denne funksjonen kan ikke legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjon for kommunen. Gausdal kommune har derfor inngått et interkommunalt samarbeid med Lillehammer og Øyer kommuner, samt Hedmark og Oppland fylkeskommuner om et eget sekretariat. Kontrollutvalgets leder sitter i styret for Kontrollutvalgs-sekretariatet Innlandet. 3. MØTER Utvalget har i løpet av året hatt 7 møter og behandlet i alt 38 saker. Flere forhold er også drøftet under eventuelt og/eller under orienteringer. Kontrollutvalgets leder deltok dessuten på et fellesmøte med andre utvalgsledere den i forbindelse med selskapskontrollen i Eidsiva Energi AS. Utvalgsmedlemmene Torgunn Maurset og Arve Bergum deltok på Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen den februar Ordfører og oppdragsansvarlig revisor har møte- og talerett i utvalgets møter. Kontrollutvalget kan også innkalle rådmannen eller andre fra administrasjonen i forbindelse med behandling av sakene. 4. SAKER SOM ER BEHANDLET I 2012 I denne årsrapporten trekkes ikke fram de saker som kan betraktes som administrative enten saker internt for kontrollutvalget, som bl.a. møteplan for kontrollutvalget, og saker som vedrører løpende oppfølging av revisjonen, som bl.a. tertialrapporter fra revisjonen og revisjonsstrategi. Kontrollutvalget ønsker å vise til følgende saker som er behandlet i 2012: 4.1 Åpne møter i kontrollutvalget En viktig endring i kontrollutvalgets arbeid i 2012 var vedtaket om åpne møter i sak 12/021 den ; 1. «Kontrollutvalget vedtar i prinsippet å holde åpne møter. 2. I forhold der saker skal unntas offentlighet så lukkes møtene, ref. kommuneloven og forvaltningsloven.» Kontrollutvalget ønsket å være i forkant av forslag til endring av kommuneloven som har vært til behandling i Stortinget. Tidligere bestemte kommunelovens 77, 8 at utvalgets møter i prinsippet skulle holdes for lukkede dører. I vedtak av vedtok Stortinget å oppheve denne bestemmelsen. Den har ikke trådd i kraft ennå. Tidligere lov åpnet for å holde åpne møter hvis kontrollutvalget selv bestemte dette. Åpne møter i kontrollutvalget i Gausdal kommune har fungert fint siden vedtaket i mai.

5 5 4.2 Budsjett for «Kontroll og tilsyn» og oppdragsavtale med revisjonen I henhold til 18 i kontrollutvalgsforskriften utarbeider kontrollutvalget årlig forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kommunestyret vedtok i desember 2011 et noe mindre budsjett til «Kontroll og tilsyn 2012» enn det forslaget som kontrollutvalget hadde vedtatt tidligere på høsten. På første møte i 2012 måtte derfor kontrollutvalget vedta revidert detaljbudsjett for «Kontroll og tilsyn» for 2012 og endre oppdragsavtalen med Innlandet Revisjon IKS. I sak 12/033 den vedtok kontrollutvalget forslag til budsjett for «Kontroll og tilsyn 2012», til sammen kr ,-. Dette er fordelt med kr ,- til kontrollutvalget selv, kr ,- til Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet og kr ,- til Innlandet Revisjon IKS. Budsjettet for 2013 er en videreføring av budsjettet for 2012, justert for lønns- og prisstigning. Til orientering vises til at total avregning for 2012 fra Innlandet Revisjon IKS lyder på kr ,- (budsjett 2012 var kr ,-), mens tilsvarende fra Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet var kr ,- (budsjett kr ,-). Kontrollutvalget vil søke om å få overført overskuddet vedrørende revisjon i 2012 på kr ,- til senere bruk. Overskuddet på kr ,- fra 2011 er tidligere avsatt på et disposisjonsfond. Dette er iht. vedtak i sak 15/12 i kommunestyret den : «Kommunestyret slutter seg til at kontrollutvalget omfattes av samme ordning som enhetene når det gjelder overføring av overskudd/underskudd.» I sak 12/032 den vedtok kontrollutvalget oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for Avtalen ble inngått med forbehold om at ovennevnte budsjettramme vedtas av kommunestyret. Budsjettrammen ble vedtatt av kommunestyret ved behandling av Gausdal kommunes budsjett for 2013 i sak 73/12 den I løpet av året har kontrollutvalget fulgt opp sine oppgaver med å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Dette gjøres via tertialvis rapportering, presentasjon av revisjonsstrategi og løpende dialog med revisjonen der det er påsett at revisjonsarbeidet foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrifter, god kommunal revisjonsskikk og avtale med revisor. Videre har kontrollutvalget påsett at oppdragsansvarlig revisor oppfyller lovbestemte krav til kvalifikasjoner (regnskapsrevisjon) og krav til uavhengighet og objektivitet. Innlandet Revisjon IKS er underlagt Norges kommunerevisorforbunds kvalitetskontroll og når det gjelder pris på tjenesten regnskapsrevisjon så blir det årlig gjennomført undersøkelser som viser sammenligninger med andre kommunale revisjonsordninger. 4.3 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget har ved valg av temaer for forvaltningsrevisjon i utgangspunktet holdt seg til opprinnelig «Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for », som ble vedtatt i kommunestyret den den Kommunestyret vedtok samtidig at planen kunne «revurderes årlig og kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle endringer i planen i løpet av planperioden». Utvalget har derfor i løpet av perioden rullert opprinnelig plan, foretatt

6 6 endringer og vedtatt andre aktuelle tema for forvaltningsrevisjon enn det som sto i opprinnelig plan. Siste rullering og vurdering av nye tema ble gjort i sak 12/026 i kontrollutvalgets møte den , der det ble gjort følgende vedtak: «Kontrollutvalget prioriterer følgende tema for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i 2012: Kommunens rutiner i forbindelse med inntektsgivende arrangementer innen kultursektoren. Kontrollutvalget bestiller en foranalyse innen temaet: Samarbeid og oppfølging av tjenester innen helse, sosial og barneverntjenester til barn.» Forvaltningsrevisjonsrapporten behandles av kontrollutvalget i møtet den Foranalysen beskrives kort nedenfor. I 2012 ble følgende undersøkelser gjennomført; Forvaltningsrevisjon «Bruk av konsulenter» Med utgangspunkt i en foranalyse utarbeidet av Innlandet Revisjon IKS vedtok kontrollutvalget i sak 11/015 i møte å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende bruk av konsulenter. Revisjonsrapporten Bruk av konsulenter ble ferdigstilt i januar Revisjonen hadde definert målet med prosjektet slik: Målet med revisjonsprosjektet er å undersøke om Gausdal kommune planlegger, gjennomfører og følger opp konsulentoppdrag i samsvar med regelverk og god «skikk». Problemstillingene for prosjektet er formulert på følgende måte: Er det foretatt behovsvurdering av konsulentkjøpene? Er kravene til konkurranse og etterprøvbarhet oppfylt? Har kommunen en god styring og oppfølging av konsulentoppdragene? Er det foretatt en evaluering av kjøpene? I saksframstillingen viser sekretariatet at det ble gjennomført en lignende revisjon i 2007 og sekretariatets vurdering nå er at «forvaltningsrevisjonsrapporten tyder på at det fortsatt er forbedringspunkter når det gjelder den formelle gjennomføringen av kjøpene». Rådmannens svar ble vedlagt revisjonsrapporten. Der avslutter rådmannen med å skrive at «i det felles innkjøpskontoret skal en nå begynne å jobbe med en ny innkjøpsstrategi. Dette betyr at innkjøpsreglementet skal gjennomgås og da får vi i kommunene også en anledning til å sette fokus på regelverk og praksis (kompetanseheving).» Rapport fra forvaltningsrevisjonen ble behandlet i kontrollutvalget i sak 12/001 i møte , som vedtok følgende innstillingen til kommunestyret: 1. «Kommunestyret tar revisjonsrapport «Bruk av konsulenter» til etterretning

7 7 2. Kommunestyret ber rådmannen gi en statusrapport til kontrollutvalget om oppfølgingen av anbefalingene i rapporten innen » Kommunestyret vedtok som innstilt fra kontrollutvalget i sak 06/12 på møtet den I sak 12/035 den behandlet kontrollutvalget rådmannens tilbakemelding og vedtok følgende: 1. «Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen fra rådmannen til orientering. 2. Kontrollutvalget vil følge opp temaet i løpet av neste år.» «Selvkostberegninger» - foranalyse I forbindelse med rulleringen av plan for forvaltningsrevisjon bestilte kontrollutvalget i sak 11/019 den en foranalyse av Innlandet Revisjon IKS vedrørende temaet Selvkostberegninger. Foranalysen var forutsatt igangsatt snarest mulig i 2012 og til kontrollutvalgets møte den sak 12/019 forelå foranalysen. Kontrollutvalget vedtok følgende: 1. «Kontrollutvalget tar foranalyse Gausdal kommune Selvkostberegninger fra Innlandet Revisjon iks til etterretning. 2. Kontrollutvalget ber om en skriftlig tilbakemelding fra rådmannen innen vedrørende ytterligere dokumentasjon av selvkostregnskapet for renovasjon dvs. hvordan over- og underskudd er behandlet. Jf. at note 19 i årsregnskapet 2010 er for mangelfull. 3. Kontrollutvalget ber om en tilbakemelding på resultatet av kommunens arbeid med beregningsnøklene, som etter planen skal gjøres i løpet våren 2012.» Til kontrollutvalgets møte den forelå tilbakemeldingen fra rådmannen. I sak 12/024 vedtok derfor kontrollutvalget: «Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen fra kommunen til orientering. Kontrollutvalget ønsker å ta initiativ til selskapskontroll i Glør IKS vedrørende selvkost i samarbeid med øvrige eiere.» Eventuell selskapskontroll i Glør IKS må ses i forhold til tidligere gjennomførte kontroller i selskapet og andre planer og legges derfor inn i «Plan for selskapskontroll» som kontrollutvalget og kommunestyret skal behandle senere i «Tidlig innsats for utsatte barn» - foranalyse Foranalysen ble behandlet i sak 12/035 på kontrollutvalgets møte den , der det ble fattet følgende vedtak: 1. «Kontrollutvalget gjennomfører ikke en forvaltningsrevisjon med temaet «Tidlig innsats for utsatte barn» i denne omgang. 2. Temaet tas med i det videre arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon » Kontrollutvalget bygger sitt vedtak på informasjon fra kommunen om at de har gjort og er i gang med ulike tiltak som forhåpentlig vil gi god effekt på både det å få meldinger/signaler tidlig og få til et effektivt samarbeid slik at saker kan tas tak i/løses så tidlig som mulig for alle involverte.

8 8 4.4 Selskapskontroll Forskrift om kontrollutvalg 13 sier at «kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll.» Utarbeidelsen av en slik plan er utsatt i denne perioden bl.a. for å se an resultatet av selskapskontrollen i Eidsiva Energi AS. Planen vil bli utarbeidet senere i Eidsiva Energi AS. Kontrollutvalget i Gausdal kommune behandlet sak 11/016 i sitt møte den og fattet følgende vedtak: 1. «Kontrollutvalget i Gausdal kommune gjennomfører i samarbeid med kontrollutvalgene i Hamar, Lillehammer, Ringsaker og Gjøvik kommuner og Hedmark og Oppland fylkeskommuner, en forundersøkelse til et eventuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt rettet mot Eidsiva energi AS i samsvar med vedlagte utkast til bestilling. 2. Den foreslåtte utgiftsfordelingen mellom kommunene/fylkeskommunene godkjennes. 3. Kontrollutvalget forutsetter at alle de øvrige kommunene/fylkeskommunene fatter likelydende vedtak.» Likelydende vedtak ble fattet i alle de nevnte kontrollutvalgene. Forundersøkelsen (foranalysen) og senere hovedundersøkelsen er et samarbeid mellom revisjonsenhetene Hedmark Revisjon IKS og Innlandet Revisjon IKS. En foranalyse forelå og ble drøftet på et uformelt møte mellom de aktuelle utvalgslederne den Kontrollutvalget i Gausdal kommune behandlet foranalysen i sak 12/018 den og vedtok følgende. 1. «Kontrollutvalget i Gausdal kommune inngår samarbeid med kontrollutvalgene i Hamar, Lillehammer, Ringsaker og Gjøvik kommuner og Hedmark og Oppland fylkeskommuner om gjennomføring av selskapskontroll av Eidsiva energi AS rettet mot følgende tema/områder: a) Hvilke mål og strategier har eierne satt for sitt engasjement i Eidsiva? b) Ivaretar generalforsamlingen, bedriftsforsamlingen og konsernstyret sine oppgaver i henhold til lovverket? 2. Det settes en kostnadsramme på maksimalt en mill kroner for de to prosjektene til sammen. Utgiftene fordeles mellom deltakerkommunene etter kommunenes eierandel i Eidsiva energi AS. 3. Selskapskontrollen gjennomføres av kommunenes egne revisorer (Innlandet Revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS). Kontrollen gjennomføres i løpet av Sekretariatene får fullmakt til å utarbeide bestillinger etter at prosjektplaner for de to prosjektene er utarbeidet. Bestillingene refereres i kontrollutvalget. 5. Det forutsettes at alle kontrollutvalgene fatter likelydende vedtak.» Gausdal kommunes andel i utgiftsfordelingen utgjør kr ,- i denne omgang. Det vil senere bli vurdert om kontrollutvalgene ønsker å gå videre med øvrige tema som ble foreslått i foranalysen:

9 9 Har styret sørget for å etablere tilstrekkelige styringssystemer? Hvordan praktiseres reglene for habilitet og rollekonflikter? Vurdering av økonomi og resultater Har konsernet etablert rutiner for etterlevelse av lover og regelverk? Hvordan forvalter selskapet sin regionale samfunnsrolle? Det er forventet at endelig revisjonsrapport etter at den har vært på høring hos selskapet og eierne - foreligger i mai Østnorsk filmsenter AS og Film3 AS Forvaltningsrevisjonsprosjektet i filmselskapene ble vedtatt i kontrollutvalgene i Hedmark og Oppland fylkeskommuner i begynnelsen av Prosjektet er et samarbeid mellom de to utvalgene og utgiftene fordeles likt. Gausdal kommune er også medeier i filmselskapene, men slipper å betale for undersøkelsen denne gang og får revisjonsrapporten til orientering når den foreligger. Det er forventet at endelig revisjonsrapport foreligger i løpet av vinteren Kontrollen i selskapet er både en eierskapskontroll og en forvaltningsrevisjon og er et samarbeid mellom de to revisjonsenhetene Hedmark Revisjon IKS og Innlandet Revisjon IKS. I bestillingen som sekretariatet laget den er det satt opp følgende mulige problemstillinger for undersøkelsen: «Eierskapskontroll: 1. Fører Oppland og Hedmark fylkeskommuner kontroll med sine eierinteresser i Østnorsk Filmsenter AS og Film3 AS? a. Hvilke rutiner har fylkeskommunene etablert for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskapene? b. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 2. Utøves fylkeskommunenes eierinteresser i samsvar med fylkestingenes vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Forvaltningsrevisjon 1. Hva er bakgrunnen og begrunnelsene for den endringen som ble gjort i regnskapsføringen i 2009, bl.a. gå inn på om forholdet til mulig skatteplikt kan ha hatt betydning? 2. I hvilken grad gir dagens regnskapspraksis muligheter for innsyn, styring og kontroll med bruken av selskapenes midler?» 4.5 Mindre undersøkelser i løpet av 2012 Kontrollutvalget har i løpet av året behandlet flere «mindre» saker i møtene, som er forberedt kun ved enkle undersøkelser fra sekretariatet/utvalget selv og/eller ved kommunikasjon med eller orienteringer fra rådmannen: Gausdal kommunes budsjett for 2012 lovligheten av budsjettering for ombygging/nybygg på Fjerdum skole Denne saken ble første gang behandlet i kontrollutvalgets møte , der det ble vedtatt at rådmannen skulle inviteres til neste møte for å orientere. På møtet den vedtok kontrollutvalget i sak 12/010 følgende: 1. «Kontrollutvalget kan ikke se at kommunestyrets budsjettvedtak er lovstridig. 2. Kontrollutvalget ber om at vedtaket blir referert for kommunestyret.»

10 Ansettelse av enhetsleder for teknisk enhet Kontrollutvalget behandlet dette i sak 12/007 den og vedtok at «Kontrollutvalget finner ikke at ansettelsesreglementet er brutt i denne saken» Nedleggelse av Gausdal A-senter AS Kontrollutvalget vedtok i sitt møte den å be «sekretariatet vurdere om det formelle har blitt ivaretatt av Gausdal kommune» i denne saken. Til kontrollutvalgets møte den forelå en vurdering og ordfører var invitert til å orientere. Kontrollutvalget vedtok i sak 12/013 følgende 1. «Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra ordføreren til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om at vedtaket blir referert for kommunestyret.» Rammeavtale om kjøp av medisiner Denne saken ble også behandlet av kontrollutvalget første gang den , der det ble vedtatt å invitere rådmannen til å orientere om saken på neste møte. På møtet den vedtok kontrollutvalget i sak 12/011 følgende: 1. «Kontrollutvalget mener kommunen har forholdt seg til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser mht valg av leverandør. 2. Før kontrollutvalget foretar en ytterligere vurdering av saken ber utvalget om å bli orientert om resultatet av drøftinger med leger og Apotek 1 om praktiseringen av avtalen. 3. Kontrollutvalget ber om at vedtaket blir referert for kommunestyret.» I kontrollutvalgets møte den var rådmannen til stede for å orientere om saken. Fra møteprotokollen refereres følgende; «Rådmannen delte i denne forbindelse ut et notat datert , der konklusjonen er; En god start og et lite steg i retning av at vi får all medisinutlevering i hjemmetjenesten, hvor det er medisinsk forsvarlig, over på multidoseformat. Rådmannen forholder seg til fylkeslegens anbefaling og ønsker ikke å benytte mulige pålegg av bruk av multidose. Konsekvensen er at vi vil bruke litt lengre tid for å nå målet. Etter rådmannens vurdering vil multidose gi en mer effektiv tjeneste, skreddersøm til brukerne og et viktig bidrag til pasientsikkerheten. KU tar dette til orientering. KU ønsker en orientering fra rådmannen i forkant av ny anbudsutlysning. Rådmannen legger ut relevante opplysninger på hjemmesiden om dette temaet.» På neste møte ble det dessuten inntatt følgende tilførsel til protokollen: «Gausdal Apotek vil fortsatt kunne levere ut medisiner ved legeresepter.» Videre ble det i møteprotokollen fra møtet den presisert følgende: «Utvalgsleder refererte avklaringen som sekretariatet har innhentet fra administrasjonen; Hjemmetjenesten tar som tidligere med medisiner som er medisinsk begrunnet til brukere som ikke omfattes av multidoseavtalen også medisiner kjøpt på lokalt apotek. Avtalen med Apotek1gjelder alle medisiner levert til kommunens institusjoner og medisiner som leveres i multidoseformat til hjemmeboende brukere.»

11 Orientering om intern kontroll I sak 12/026 vedrørende Forvaltningsrevisjonsprosjekter 2012 vedtok kontrollutvalget bl.a.: «Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om rådmannens arbeid med intern kontroll på møtet i september.» På møtet orienterte rådmannen kontrollutvalget om kommunens rutiner og arbeid med intern kontroll og kvalitetssikring. Dette danner et viktig grunnlag for utvalgets videre arbeid med sitt tilsynsansvar. 4.6 Rapport hvert tertial til kommunestyret om status på vedtak fattet i politiske organer. Rapportene har blitt behandlet i kommunestyret den , og Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 Kontrollutvalget behandlet sin årsrapport i sak 12/022 i møtet den Kommunestyret tok rapporten til orientering i sak 17/12 i møtet den Uttalelse vedrørende Gausdal kommunes årsregnskap for 2011 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet fulgte som vedlegg til sak 12/12 - Regnskap og årsmelding som ble behandlet i kommunestyret den Plan for forvaltningsrevisjon Forskrift om kontrollutvalg pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget behandlet planen i sak 12/037 på møtet den Kommunestyret vedtok som innstilt fra kontrollutvalget i sak 74/12 i møtet den : 1. «Følgende tema prioriteres i plan for forvaltningsrevisjon i Gausdal kommune : Prioriterte tema for forvaltningsrevisjon : 1. Brukerbetaling institusjon 2. Integrering 3. Tidlig innsats - spesialundervisning Øvrige aktuelle tema i perioden: - Samhandlingsreformen - Innkjøp- herunder bruk av konsulenter - Forebyggende helsearbeid - Selvkost - Etterslep vedlikehold - Tidlig innsats utsatte barn

12 12 2. Plan for forvaltningsrevisjon utarbeides for hver valgperiode, senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen fremlegges for kommunestyret til behandling. 3. Planen revurderes årlig og kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle endringer i planen i løpet av planperioden. 4. Ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter oversendes fortløpende til kommunestyret for behandling der.» Sekretariatet har allerede bestilt foranalyse fra revisjonen for det høyest prioriterte temaet. 5. OPPSUMMERING AV ÅRET 2012 Det er viktig å framheve at kontrollutvalget allerede tidlig i 2012 valgte å holde åpne møter, i god tid i forkant av Stortingets endelige behandling av endringer i Kommuneloven. Kontrollutvalget har bare gode erfaringer med å holde åpne møter. Pressen har vært til stede på et par møter siden møtene ble åpnet i Gausdal kommune. Kontrollutvalgets tilsyn gjennomføres i stor grad ved bestillinger til kommunens revisor Innlandet Revisjon IKS. Oppdragsavtalen som kontrollutvalget inngår på vegne av kommunestyret er delt inn i regnskapsrevisjon der kontrollutvalget først og fremst har en påse-rolle og forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, der kontrollutvalget har en aktiv rolle med å bestille undersøkelser fra revisjonen. Kontrollutvalget mener oppgaven med forvaltningsrevisjon har stor betydning for kommunen når det gjelder økonomi, produktivitet, kvalitet på tjenestene og innbyggernes rettssikkerhet. Rammen for forvaltningsrevisjon er i utgangspunktet på et minimum og kontrollutvalget er derfor glad for vedtak i kommunestyret i mai i fjor om at kontrollutvalget også skal omfattes av samme ordning som enhetene når det gjelder overføring av overskudd/underskudd. Derved står kontrollutvalget noe friere både med hensyn til kompleksitet og omfang i forvaltningsrevisjoner og tidspunktet for gjennomføringen. Fortsatt vil dessuten kontrollutvalget bl.a. kunne benytte seg av orienteringer fra rådmannen som en del av sin tilsynsfunksjon, men må i slike tilfeller ta hensyn til en travel hverdag i administrasjonen. For øvrig har kontrollutvalget også dette året behandlet henvendelser fra innbyggere. Utvalget synes det er positivt med slike henvendelser. Det er imidlertid viktig å være klar over at kontrollutvalget ikke er noe klageorgan eller et omkamporgan. Det nye kontrollutvalget, som nå har vært i virke i over ett år, fikk relativt grundig innføring i hva utvalgets arbeid består i tidlig i valgperioden, men erfarer at det tar tid å komme inn i rollen og alle oppgavene. Utvalget har heldigvis god erfaring og kunnskap å støtte seg på i Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet og Innlandet Revisjon IKS.

13 13 Kontrollutvalget håper det i sitt videre arbeid kan bidra til at innbyggerne kan ha tillitt til at kommunen har en god egenkontroll og ser fram til et videre godt samarbeid med kommunestyret og rådmannen. Østre Gausdal den Harald Eivind Bakke (sign). (leder) Hege Martens Handegaard (sign). (nestleder) Torgunn Maurseth (sign). Arve Bergum (sign). Hans Martin Graedler (sign).