LILLEHAMMER KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSRAPPORT FOR. F:\Kontrollutvalgene\Lillehammer\Saker\2013\ÅrsrapportKU-LK2012.doc

Transkript

1 1 LILLEHAMMER KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSRAPPORT FOR 2012

2 2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER side 3 2. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING 3 3. MØTER SAKER SOM ER BEHANDLET I Åpne møter i kontrollutvalget Budsjett for «Kontroll og tilsyn» og oppdragsavtale med revisjonen Forvaltningsrevisjon Revisjonsrapport «Tverrfaglig samarbeid - fravær i ungdomskolen» Revisjonsrapport «Hjemmetjenesten test av oppfølging av vedtak» 4.4 Selskapskontroll Eidsiva Energi AS Østnorsk filmsenter AS og Film3 AS 4.5 Mindre undersøkelser, foranalyser, orienteringer mv. i Praktisering av kontrollutvalgets rett til å være til stede i møter for lukkede dører Kommunikasjonsstrategi for kontrollutvalget Henvendelse fra innbygger om «Lillehammer kommunes saksbehandling og konklusjoner i forkant og etterkant av vedtak i Trygderetten» Anbud kjøp av bedriftshelsetjeneste Uttalelse vedrørende Lillehammer kommunes årsregnskap for Nummerert brev nr. 2 «Rentebytteavtale og opsjoner på rentebytteavtaler mellom Lillehammer kommune og Nordea» 4.8 Rapportert hvert tertial til kommunestyret om status på vedtak fattet i politiske organer Kontrollutvalgets årsrapport for Plan for forvaltningsrevisjon OPPSUMMERING AV ÅRET

3 3 1. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kontrollutvalgets oppgaver er nedfelt i 77 i kommuneloven og i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Av de vesentligste arbeidsoppgavene kan nevnes: På kommunestyrets vegne forestå det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen (forskrift 4). Påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte (K-loven 77, 4 og forskrift 6). Avgi uttalelse om kommunens årsregnskap før det vedtas av kommunestyret (forskrift 7). Minst en gang i valgperioden (første året i valgperioden) utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og legge den framfor vedtak i kommunestyret (forskrift 10). Påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon (K-loven 77, 4 og forskrift 9). Avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatet av disse (forskrift 11). Rapportere til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til årsregnskapet og forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp (forskrift 8 og 12). Det skal også rapporteres om tidligere saker, som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Påse at det føres kontroll med kommunens interesser i selskaper og minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for selskapskontroll som vedtas i kommunestyret (Kloven 77, 5 og forskrift 13). Forskrift 15 gir bestemmelser om rapportering. Påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning (forskrift 4) og holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med lover og regelverk (forskrift 6). Utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet (forskrift 18). Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget ansvaret for bestilling av revisjonstjenester m.v. via årlig inngåelse av oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS. Revisjonstjenester som bestilles av kommunens revisor Innlandet Revisjon IKS kan deles inn i Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll 2. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Medlemmer AP: Lindis Kvernevik Varamedlemmer AP: 1. Einar Gunnar Aavik 2. Bjørg Sæther 3. Arnfinn Stubrud

4 4 R: Tore Hjerkinn H/MdG/V: Håkon Erdal, leder Torbjørn Dahl FrP: Wenche K. H. Almsetrand, nestleder R: 1. Lasse Neri Aklidou 2. Arnfinn Huse Storsveen 3. Hanna Røberg H/MdG/V: 1. Johan Schei 2. Ida-Sofie Solberg Stryken 3. Kristine Lund 4. Anette Nystad Hårberg FrP: 1. Arne Egil Marsteinstredet 2. Camilla Bjerke 3. Bjørn Styve Sekretariatsfunksjonen har blitt ivaretatt av Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. Denne funksjonen kan ikke legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjon for kommunen. Lillehammer kommune har derfor inngått et interkommunalt samarbeid med Gausdal og Øyer kommuner, samt Hedmark og Oppland fylkeskommuner om et eget sekretariat. Kontrollutvalgets leder sitter i styret for Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. 3. MØTER Utvalget har i løpet av 2012 hatt 7 møter og behandlet i alt 28 saker. Flere forhold er også drøftet under eventuelt og/eller under orienteringer. Kontrollutvalgets leder deltok dessuten på et fellesmøte med andre utvalgsledere den i forbindelse med selskapskontrollen i Eidsiva Energi AS. Utvalgsmedlemmene Wenche Almestrand, Torbjørn Dahl, Håkon Erdal og Tore Hjerkinn deltok på Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen den februar Ordfører og oppdragsansvarlig revisor har møte- og talerett i utvalgets møter. Kontrollutvalget kan også innkalle rådmann eller andre fra administrasjonen i forbindelse med behandling av sakene. 4. SAKER SOM ER BEHANDLET I 2012 I denne årsrapporten trekkes ikke fram de saker som kan betraktes som administrative enten saker internt for kontrollutvalget, som bl.a. møteplan for kontrollutvalget, og enkeltsaker som vedrører løpende oppfølging av revisjonen, som bl.a. tertialrapporter fra revisjonen og revisjonsstrategi. Kontrollutvalget ønsker å vise til følgende saker som er behandlet i 2012: 4.1 Åpne møter i kontrollutvalget En viktig endring i kontrollutvalgets arbeid i 2012 var vedtaket om åpne møter i sak 12/015 den ; «Det vises til Kommunelovens 77, jfr. kontrollutvalgsforskriftens 19.

5 5 Møter i kontrollutvalget i Lillehammer kommune skal som hovedregel være åpne, unntatt når det behandles saker som inneholder opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt eller saker som angår arbeidstakeres tjenestelige forhold. Kontrollutvalget kan også vedta å lukke møtet når det skal behandle saker som etter utvalgets egen vurdering inneholder opplysninger som av hensyn til personvern eller tungtveiende private eller offentlige interesser bør lukkes.» Kontrollutvalget ønsket å være i forkant av forslag til endring av kommuneloven som har vært til behandling i Stortinget. Tidligere bestemte kommunelovens 77, 8 at utvalgets møter i prinsippet skulle holdes for lukkede dører. I vedtak av vedtok Stortinget å oppheve denne bestemmelsen. Den har ikke trådd i kraft ennå. Tidligere lov åpnet for å holde åpne møter hvis kontrollutvalget selv bestemte dette og denne bestemmelsen benyttet kontrollutvalget i Lillehammer kommune seg av. Åpne møter i kontrollutvalget har fungert fint siden vedtaket i mai. 4.2 Budsjett for «Kontroll og tilsyn» og oppdragsavtale med revisjonen I henhold til 18 i kontrollutvalgsforskriften utarbeider kontrollutvalget årlig forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. På vegne av kommunestyret inngår også kontrollutvalget årlig oppdragsavtale med kommunens revisjon Innlandet Revisjon IKS. Kontrollutvalget har derfor behandlet forslag til budsjett for «Kontroll og tilsyn 2013» i sak 12/026 den Budsjettet er til sammen kr ,- og fordeler seg med kr ,- til kontrollutvalget selv, kr ,- til Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet og kr ,- til Innlandet Revisjon IKS. Budsjettet for 2013 er en videreføring av budsjettet for 2012, justert for lønns- og prisstigning. Til orientering vises til at total avregning for 2012 fra Innlandet Revisjon IKS lyder på kr ,- (budsjett 2012 var kr ,-), mens tilsvarende fra Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet var kr ,- (budsjett kr ,-). I samme møte i sak 12/025 vedtok kontrollutvalget oppdragsavtalen med Innlandet Revisjon IKS for Avtalen ble inngått med forbehold om at ovennevnte budsjettramme vedtas av kommunestyret. Lillehammer kommunes budsjett for 2013 i sak 94/12 i kommunestyret den I løpet av året har kontrollutvalget fulgt opp sine oppgaver med å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Dette gjøres via tertialvis rapportering, presentasjon av revisjonsstrategi og løpende dialog med revisjonen der det er påsett at revisjonsarbeidet foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrifter, god kommunal revisjonsskikk og avtale med revisor. Videre har kontrollutvalget påsett at oppdragsansvarlig revisor oppfyller lovbestemte krav til kvalifikasjoner (regnskapsrevisjon) og krav til uavhengighet og objektivitet. Innlandet Revisjon IKS er underlagt Norges kommunerevisorforbunds kvalitetskontroll og når det gjelder pris på tjenesten regnskapsrevisjon så blir det årlig gjennomført undersøkelser som viser sammenligninger med andre kommunale revisjonsordninger.

6 6 4.3 Forvaltningsrevisjon «Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for », som ble vedtatt i kommunestyret den , har vært et utgangspunkt for kontrollutvalgets valg av temaer i hele forrige valgperiode, også for forrige år. Imidlertid vedtok også kommunestyret at planen kunne «revurderes årlig og kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle endringer i planen i løpet av planperioden». Utvalget har derfor i løpet av perioden rullert opprinnelig plan, foretatt endringer og vedtatt andre aktuelle tema for forvaltningsrevisjon enn det som sto i opprinnelig plan. Rullering har skjedd i kontrollutvalgets saker 09/19 den og 10/16 den I 2012 ble følgende undersøkelser gjennomført; Revisjonsrapport «Tverrfaglig samarbeid - fravær i ungdomskolen» I opprinnelig plan het prosjektet «Barnevern tverrfaglig samarbeid hvem tar ansvar?», men ble omdøpt til «Tverrfaglig samarbeid - fravær i ungdomskolen». Prosjektet ble bestilt i sak 11/04 i kontrollutvalgets møte den Formålet med revisjonsprosjektet var å vurdere hvordan kommunen jobber tverrfaglig overfor elever med høyt fravær i ungdomsskolen. Det ble formulert følgende problemstillinger: Får ungdom med stort fravær i ungdomsskolen nødvendig oppfølging? Hvordan samarbeider skoler og andre hjelpeinstanser for å bidra til at ungdommer med ekstra behov for hjelp får oppfylt retten til skolegang? Revisjonen ga følgende anbefalinger i rapporten:: «Vi anbefaler at Hammartun og Smestad utarbeider skriftlige rutiner for fraværsoppfølging. De bør i rutinene definere hva de regner som høyt fravær. Skolekontoret og skolene bør forsikre seg om at de har like frister for tiltak i regelverk som omhandler like tilfeller. Varsel om fravær særlig til sosialpedagogiske team/ tiltaksteam bør innarbeides i rutiner for fraværsoppfølging. Dette for at en gjennom tverrfaglig samarbeid både fanger opp og kan følge opp elever så tidlig som mulig. Vi anbefaler at skoleeier/ ledelse gjør seg nytte av statistikk som fremkommer av fraværsregistrering. Slik revisjonen ser det kan slik statistikk være nyttig informasjon for skoleeier og ledelsen ved den enkelte skole. Både for å se når fravær oppstår, og for å se om det er klasser det kan være behov for å sette inn ekstra innsats overfor.» I sin uttalelse til rapporten skriver rådmannen blant annet: «Hovedinntrykket vårt er at vurderinger og konklusjoner virker troverdige og langt på vei stemmer overens med vårt eget bilde av tilstanden. Rapporten er god. Det er opp til oss å gjøre den nyttig.» Prosjektet ble ferdigstilt i november 2011 og ble behandlet i kontrollutvalgets møte i sak 12/001. Kommunestyret behandlet rapporten i sak 12/12 den

7 7 og gjorde noen endringer i punkt 2 i vedtaket ift. Innstillingen fra kontrollutvalget. Vedtaket lyder slik: 1. «Kommunestyret tar revisjonsrapporten Tverrfaglig samarbeid fravær i ungdomsskolen til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen gi en statusrapport til kontrollutvalget vedrørende oppfølgingen av rapporten og dens anbefalinger, og evaluere bruken av sosialarbeidere ansatt i lillehammerskolen innen » Tilbakemeldingen fra rådmannen kom i brev fra skolesjefen til kontrollutvalget av , «Oppfølging av revisjonsrapport Fravær i ungdomsskolen», vedlagt felles rutiner for varsling, dokumentasjon og oppfølging av elevfravær i Lillehammerskolen. I tillegg til status på anbefalingen fra revisjonen har skolesjefen også gitt en tilbakemelding vedrørende bruken av sosialarbeidere ansatt i Lillehammerskolen. Rådmannen var til stede på kontrollutvalgets møte den , der kontrollutvalget fulgte opp punkt 2 i ovennevnte vedtak i sak 12/021og fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen fra kommunen til orientering.» Saken og vedtaket ble sendt leder for fagkomiteen til orientering Revisjonsrapport «Hjemmetjenesten test av oppfølging av vedtak» Med utgangspunkt i en foranalyse utarbeidet av Innlandet revisjon IKS, bestilte kontrollutvalget i sak 11/017 i møte forvaltningsrevisjonen «Hjemmetjenesten test av oppfølging av vedtak». Målet for prosjektet er å undersøke om brukere av hjemmetjenester i kommunen får tjenester i samsvar med forutsetningene (vedtak, tjenestebeskrivelser mv). Følgende problemstillinger ble definert: I hvilken grad blir vedtak om hjemmetjenester iverksatt i rett tid? I hvilken grad ytes hjemmetjenestene i samsvar med forutsetningene (vedtak, tjenestebeskrivelser)? o I hvilken grad har de ansatte tilstrekkelig kompetanse og informasjon som sikrer at tjenestene ytes med riktig kvalitet? o Blir svikt i tjenesten rapportert gjennom avviksrapporteringen og blir rapporteringen fulgt opp? o o Blir tilbakemeldinger fra brukerne om svikt i tjenesten fanget opp? Er det risiko for manglende kontinuitet, evt redusert kvalitet i tjenestene ved ferier og sykefravær, i helger mv? Prosjektet blir avgrenset til hjemmesykepleie for hjemmeboende som bor utenfor bo- og servicesentrene. Det var forutsatt at prosjektet startet opp i 2011 og skulle sluttføres i løpet av første halvår 2012, men på grunn av kontrollutvalgets prioritering av selskapskontroll i Eidsiva Energi AS og revisjonens ressursbruk på andre tema særlig nummerert brev som omtales ellers i denne rapporten, har det ikke vært plass til å ferdigstille dette prosjektet innenfor rammen i kalenderåret Kontrollutvalget vil få rapporten til behandling i løpet av vinteren 2013.

8 8 4.4 Selskapskontroll Forskrift om kontrollutvalg 13 sier at «kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll.» Utarbeidelsen av en slik plan er utsatt i denne perioden bl.a. for å se an resultatet av selskapskontrollen i Eidsiva Energi AS. Planen vil bli utarbeidet senere i Eidsiva Energi AS. Kontrollutvalget i Lillehammer kommune behandlet saken i sitt møte den (sak 11/014) og fattet følgende vedtak: 1. «Kontrollutvalget i Lillehammer kommune gjennomfører i samarbeid med kontrollutvalgene i Hamar, Gausdal, Ringsaker og Gjøvik kommuner og Hedmark og Oppland fylkeskommuner, en forundersøkelse til et eventuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt rettet mot Eidsiva energi AS i samsvar med vedlagte utkast til bestilling. 2. Den foreslåtte utgiftsfordelingen mellom kommunene/fylkeskommunene godkjennes. 3. Kontrollutvalget forutsetter at alle de øvrige kommunene/fylkeskommunene fatter likelydende vedtak.» Likelydende vedtak ble fattet i alle de nevnte kontrollutvalgene. Forundersøkelsen (foranalysen) og senere hovedundersøkelsen er et samarbeid mellom revisjonsenhetene Hedmark Revisjon IKS og Innlandet Revisjon IKS. En foranalyse forelå og ble drøftet på et uformelt møte mellom de aktuelle utvalgslederne den Kontrollutvalget i Lillehammer kommune behandlet foranalysen i sak 12/007 den og vedtok følgende. 1. «Kontrollutvalget i Lillehammer kommune inngår samarbeid med kontrollutvalgene i Hamar, Gausdal, Ringsaker og Gjøvik kommuner og Hedmark og Oppland fylkeskommuner om gjennomføring av selskapskontroll av Eidsiva energi AS rettet mot følgende tema/områder: a) Hvilke mål og strategier har eierne satt for sitt engasjement i Eidsiva? b) Ivaretar generalforsamlingen, bedriftsforsamlingen og konsernstyret sine oppgaver i henhold til lovverket? 2. Det settes en kostnadsramme på maksimalt en mill kroner for de to prosjektene til sammen. Utgiftene fordeles mellom deltakerkommunene etter kommunenes eierandel i Eidsiva energi AS. 3. Selskapskontrollen gjennomføres av kommunenes egne revisorer (Innlandet Revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS). Kontrollen gjennomføres i løpet av Sekretariatene får fullmakt til å utarbeide bestillinger etter at prosjektplaner for de to prosjektene er utarbeidet. Bestillingene refereres i kontrollutvalget. 5. Kr ,- overføres tjenesten «Forvaltningsrevisjon» til tjenesten «Forvaltningsrevisjon i selskaper». Lillehammer kommunes andel i utgiftsfordelingen utgjør kr ,- i denne omgang. Det vil senere bli vurdert om kontrollutvalgene ønsker å gå videre med øvrige tema som ble foreslått i foranalysen: Har styret sørget for å etablere tilstrekkelige styringssystemer?

9 9 Hvordan praktiseres reglene for habilitet og rollekonflikter? Vurdering av økonomi og resultater Har konsernet etablert rutiner for etterlevelse av lover og regelverk? Hvordan forvalter selskapet sin regionale samfunnsrolle? Det er forventet at endelig revisjonsrapport etter at den har vært på høring hos selskapet og eierne - foreligger i mai Østnorsk filmsenter AS og Film3 AS Forvaltningsrevisjonsprosjektet i filmselskapene ble vedtatt i kontrollutvalgene i Hedmark og Oppland fylkeskommuner i begynnelsen av Prosjektet er et samarbeid mellom de to utvalgene og utgiftene fordeles likt. Lillehammer kommune er også medeier i filmselskapene, men slipper å betale for undersøkelsen denne gang og får revisjonsrapporten til orientering når den foreligger. Det er forventet at endelig revisjonsrapport foreligger i løpet av vinteren Kontrollen i selskapet er både en eierskapskontroll og en forvaltningsrevisjon og er et samarbeid mellom de to revisjonsenhetene Hedmark Revisjon IKS og Innlandet Revisjon IKS. I bestillingen som sekretariatet laget den er det satt opp følgende mulige problemstillinger for undersøkelsen: «Eierskapskontroll: 1. Fører Oppland og Hedmark fylkeskommuner kontroll med sine eierinteresser i Østnorsk Filmsenter AS og Film3 AS? a. Hvilke rutiner har fylkeskommunene etablert for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskapene? b. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 2. Utøves fylkeskommunenes eierinteresser i samsvar med fylkestingenes vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Forvaltningsrevisjon 1. Hva er bakgrunnen og begrunnelsene for den endringen som ble gjort i regnskapsføringen i 2009, bl.a. gå inn på om forholdet til mulig skatteplikt kan ha hatt betydning? 2. I hvilken grad gir dagens regnskapspraksis muligheter for innsyn, styring og kontroll med bruken av selskapenes midler?» 4.5 Mindre undersøkelser, foranalyser, orienteringer m.v. i løpet av 2012 Kontrollutvalget har i løpet av året behandlet flere «mindre» saker i møtene, som er forberedt kun ved enkle undersøkelser fra sekretariatet/utvalget selv og/eller ved kommunikasjon med eller orienteringer fra rådmannen: Praktisering av kontrollutvalgets rett til å være til stede i møter for lukkede dører I sak 12/003 den fattet kontrollutvalget følgende vedtak: 1. «I utgangspunktet er det kontrollutvalget som organ som utøver retten til å være tilstede i møter for lukkede dører og bestemmer hvem som eventuelt skal opptre på utvalgets vegne. 2. Hvis det ikke er tid til å forelegge saken for kontrollutvalget delegeres det til leder å utøve møteretten, samt at leder i enkelttilfeller kan videredelegere sin

10 10 myndighet til andre medlemmer av kontrollutvalget. 3. Hvis medlem av kontrollutvalget er tilstede på møte hvor møtet blir lukket uten at det er varslet på forhånd, gis medlemmet anledning til å representere kontrollutvalget hvis medlemmet anser det nødvendig.» Kommunikasjonsstrategi for kontrollutvalget I sak 12/00 den vedtok kontrollutvalget følgende: 1. «Kontrollutvalgets leder uttaler seg på vegne av utvalget. 2. Kontrollutvalget vil drøfte kommunikasjonsstrategien nærmere etter at sak om eventuelt å åpne utvalgets møter er behandlet.» Henvendelse fra innbygger om «Lillehammer kommunes saksbehandling og konklusjoner i forkant og etterkant av vedtak i Trygderetten» (unntatt offentlighet Ofl. 13, jf. Fvl 13) Kontrollutvalget behandlet saken første gang i sak 12/012 den og vedtok å be om en uttalelse fra rådmannen. Kontrollutvalget ble orientert fra rådmannen i sak 12/014 den og fattet følgende vedtak: 1. «Kontrollutvalget behandler ikke henvendelsen i denne saken ytterligere ettersom saken er brakt inn for trygderetten. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen informere kontrollutvalget når saken er avklart.» Sekretariatet er blitt informert fra Lillehammer kommune om at Trygderetten har avlagt kjennelse i saken og det er planlagt en orientering fra rådmannen til kontrollutvalget på møtet den Anbud kjøp av bedriftshelsetjeneste Rådmannen orienterte om prosessen ved gjennomføring av anbud på kjøp av bedriftshelsetjeneste på kontrollutvalgets møte den Uttalelse vedrørende Lillehammer kommunes årsregnskap for 2011 Kontrollutvalgets uttalelse fulgte som vedlegg til regnskapssaken som ble behandlet i kommunestyret den Nummerert brev nr. 2 «Rentebytteavtale og opsjoner på rentebytteavtaler mellom Lillehammer kommune og Nordea» Kontrollutvalget fikk en orientering om brevet fra Innlandet Revisjon IKS og rådmannen på sitt møte den Kontrollutvalget konkluderte med å anbefale administrasjonen og revisjonen å ta et møte om saken, med sike på å bli enige om en note til regnskapet. Det nummererte brevet var tema under kontrollutvalgets behandling av årsregnskapet for 2011 i møtet den og er inntatt i kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet på denne måten; «Revisjonen har i et nummerert brev til kontrollutvalget av tatt opp forholdet med at kommunen i løpet av 2011 byttet tre tidligere rentebytteavtaler med opsjoner med tre nye avtaler der opsjonselementet var fjernet. Kontrollutvalget vil i denne forbindelse

11 11 framheve at de nye avtalene fra 2011 både binder kommunen til en lengre periode enn de opprinnelige avtalene og til en rente som ligger høyere enn markedsrenten på avtaletidspunktet. I note 16 til årsregnskapet er det informert om de nye avtalene og renteforholdet, men det er ikke opplyst om at avtalene også binder kommunen til en lengre periode.» Temaet ble tatt opp i egen sak 12/016 i kontrollutvalgets møte den ettersom forskrift om kontrollutvalg sier at kontrollutvalget skal påse at de forhold revisor har tatt opp i nummererte brev blir fulgt opp. Ifølge KRDs veileder for kontrollutvalg bør utvalget behandle forholdene som omtales i nummererte brev grundig, og bør vurdere å behandle det som en egen sak. Det nummerte brevet ble behandlet i sak 28/12 i kommunestyret den og det ble fattet følgende vedtak. Kontrollutvalget innstilte på at kommunestyret skulle ta saken til etterretning, men dette ble endret til orientering i kommunestyret. Følgende vedtak ble gjort av kommunestyret i sak 48/12 den : 1. Kommunestyret tar til orientering Innlandet Revisjons konklusjon i nummerert brev nr 2 av om at kommunens finansreglement av 2001 og 2010 er brutt ved inngåelse av rentebytteavtaler med opsjoner. 2. Kommunestyret ber om at kommunens reglement for finansforvaltningen tas opp til ny revidering så snart som mulig og at innholdet presiseres så godt som mulig slik at lignende uklarheter og uenighet kan unngås i framtiden. 4.8 Rapportert hvert tertial til kommunestyret om status på vedtak fattet i politiske organer Rapportene har blitt behandlet i kommunestyret den , og Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 ble behandlet av utvalget i sak 12/004 den og i kommunestyret den Plan for forvaltningsrevisjon Forskrift om kontrollutvalg pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget behandlet planen i sak 12/022 på møtet den Kommunestyret vedtok som innstilt fra kontrollutvalget i sak 88/12 i møtet den : 1. «Følgende tema prioriteres i plan for forvaltningsrevisjon i Lillehammer kommune : Prioriterte tema for gjennomføring i første del av planperioden: 1. Innkjøp 2. Evaluering av NAV 3. Samhandlingsreformen Øvrige aktuelle tema : - Sykefravær koblet til arbeidsmiljø

12 12 - Hjemmetjenesten - Tidlig intervensjon barnevern/nav/skole - Kommunale tilskuddsordninger - Gebyrer teknisk sektor herunder restanser og behandling av byggesaker 2. Plan for forvaltningsrevisjon utarbeides for hver valgperiode, senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen fremlegges for kommunestyret til behandling. 3. Planen revurderes årlig og kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle endringer i planen i løpet av planperioden. 4. Ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter oversendes fortløpende til kommunestyret for behandling der.» I henhold til vedtak i kontrollutvalget har sekretariatet allerede bestilt foranalyse fra revisjonen for det høyest prioriterte temaet. 5 OPPSUMMERING AV ÅRET 2012 Det er viktig å framheve at kontrollutvalget allerede tidlig i 2012 valgte å holde åpne møter, i god tid i forkant av Stortingets endelige behandling av endringer i Kommuneloven. Kontrollutvalget har bare gode erfaringer med å holde åpne møter. Pressen har vært til stede på et par møter siden møtene ble åpnet i Lillehammer kommune. Kontrollutvalgets tilsyn gjennomføres i stor grad ved bestillinger til kommunens revisor Innlandet Revisjon IKS. Oppdragsavtalen som kontrollutvalget inngår på vegne av kommunestyret er delt inn i regnskapsrevisjon der kontrollutvalget først og fremst har en påse-rolle og forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, der kontrollutvalget har en aktiv rolle med å bestille undersøkelser fra revisjonen. Aktuelle temaer for nærmere undersøkelse vil være under løpende vurdering. Kontrollutvalget mener oppgaven med forvaltningsrevisjon har stor betydning for kommunen når det gjelder økonomi, produktivitet, kvalitet på tjenestene og innbyggernes rettssikkerhet. Rammen for forvaltningsrevisjon gir plass til i underkant av 2 prosjekter i kalenderåret. Kontrollutvalget forsøker å tilpasse situasjonen ved å bestille undersøkelser som i utgangspunktet synes mindre oppfattende, men dette kan i noen grad begrense type tema og mulighet for å gå i dybden. I tillegg vil kontrollutvalget kunne benytte seg av orienteringer fra rådmannen på kontrollutvalgets møter, men må i slike tilfeller ta hensyn til en travel hverdag i administrasjonen. For øvrig har kontrollutvalget også dette året behandlet henvendelser fra innbyggere og/eller politikere. Utvalget synes det er positivt med slike henvendelser. Det er imidlertid viktig å være klar over at kontrollutvalget ikke er noe klageorgan eller et omkamporgan. Det nye kontrollutvalget, som nå har vært i virke i over ett år, fikk relativt grundig innføring i hva utvalgets arbeid består i tidlig i valgperioden, men erfarer at det tar tid å komme inn i rollen og alle oppgavene. Utvalget har imidlertid god støtte i den erfaring og kunnskap som finnes i sekretariatet og revisjonen.

13 13 Kontrollutvalget håper det i sitt videre arbeid kan bidra til at innbyggerne kan ha tillitt til at kommunen har en god egenkontroll og ser fram til et videre godt samarbeid med kommunestyret og rådmannen. Lillehammer den Håkon Erdal (sign) Wenche K H Almestrand (sign) Lindis Kvernevik (sign) (leder) (nestleder) Tore Hjerkinn (sign) Torbjørn Dahl (sign)