GUIDE FOR SAMARBEIDSKLUBBER

Transkript

1 GUIDE FOR SAMARBEIDSKLUBBER Tour of Norway for kids ( er et prosjekt som Interspons AS kjører på oppdrag fra Norges Cykleforbund. Prosjektet ble startet opp i 2005, og har siden 2007 blitt organisert av Interspons er vår 14. Sesong på veien. Interspons reiser fra sted til sted med et eget crew (4 personer) og hele rammeverket. De lokale sykkelklubber (samarbeidsklubbene) sørger for den lokale forankringen, markedsføringen og bemanningen. Et vellykket arrangement avhenger av flere faktorer, og de skal vi forsøke å ramse opp her. Som arrangørklubb er nok det aller viktigste å fordele roller, dette er ikke mye jobb om vi samarbeider og bruker hverandre på det vi er gode på. FØR ARRANGEMENTET LØYPE Det første samarbeidsklubbene må gjøre er å finne en egnet løype og en egnet plass for målområde. Vi ønsker at dere finner en rundløype på ca. 600 meter. Det må settes av et område til målområde. Vi har en god del utstyr, og trenger derfor plass. Det vi må tenke på er også å ha plass til alle deltakerne, forhåpentligvis skal hundrevis av barn inn og ut av løypen, i tillegg har vi publikumsmasse med dobbelt så mange foreldre som utøvere. Lag en plan på vakthold i løypa, og beregne hvor mange vakter dere trenger for å sørge for at sikkerheten er på topp.

2 SØKNADER Løype og område som skal brukes må ha godkjenning fra veimyndigheter og grunneier. Dere må derfor sende inn søknad til aktuell instans på dette. Sørg for å søke om nødvendig stenging og parkeringsregulering i samme søknad. Kopi sendes oss. (tommy@interspons.no) REGISTRERING I TERMINLISTEN Alle ritt skal registreres i NCF sin terminliste. Rittet registreres av samarbeidsklubben på lik linje med andre sykkelritt. Se beskrivelse av fremgangsmåte for dette her: I NCF sin terminlisteløsning er det laget en egen mal for Tour of Norway for Kids der alle klasser m.m ligger inne. Når du har fulgt brukerveiledningen på linken over og logget inn i EQ timing, vil du få muligheten til å opprette et nytt arrangement gjennom «arrangementsveiviseren». Da får du opp vinduet som vist under: Det er ekstremt viktig at grenen «landevei» velges her.

3 På fanen «øvelser» velges malen «Tour of Norway for Kids». Til høyre i bilde kan du raskt huke av for alle klassene som inngår i rittet. Får du utfordringer med registeringen? Kontakt EQ timing på support@eqtiming.no Alle ritt må være registrert innen 31. mars! MARKEDSFØRING Klubbene har ansvar for å markedsføre arrangementet lokalt. Alle klubber får en grunnpakke med innhold fra oss, både digitalt og via eget facebook-arrangement. Materiellet er beregnet for distribusjon på skoler (ingen sponsorprofilering). Vi har god erfaring med at denne formen for distribusjon fungerer godt. Vi kommer til å lage arrangement på Facebook via vår side, dette er det viktig å dele og invitere inn foreldre på. Erfaringer fra foregående år tilsier at facebook er i ferd med å bli en av våre viktigste markedsføringskanaler, så her er det viktig å legge inn støtet. Om alle medlemmene i klubben inviterer sine venner er det straks invitert tusenvis av deltakere. Dette koster ikke mange kaloriene, og det fungerer! Det må jobbes aktivt ovenfor lokalpressen. Enkelte klubber er fantastisk flinke, og har fått inn tre-fire forhåndsreportasjer før vi kommer. Dette skaper forventninger blant deltakere og foreldre, forhåndsreportasjer er gull verdt! Her får dere både vist frem klubben deres, men også jobben dere legger ned for at ungene skal ha tidenes idrettsarrangement, hvor alle vinner og alle får premie. Enkelte klubber har også gode avtaler når det gjelder annonsering, bruk dette for alt det er verdt. STRØM Vi trenger strøm til både Telt, lydanlegg og oppblåsbare elementer. Vi har med et aggregat i beredskap, men ønskes en fast strømkilde på helst 16ampere. Vi har med skjøteledninger og alt annet utstyr. REKRUTTERING Sørg for å rekruttere nok frivillige, vi trenger mellom 10 og 12 stykker i de seks timene vi rigger opp, har arrangement, og rigger ned. Roller er beskrevet under Bemanning. Antall vakter avhenger av løypa, sørg for å være dekt opp på en måte som setter sikkerheten til barna i høysetet.

4 UNDER ARRANGEMENTET UTSTYR Interspons ankommer arrangementsstedet med hele rammeverket. Det eneste klubben i grove trekk må tenke på er sperremateriell til bruk ute i løypa. Hele målområdet er dekket opp med utstyr fra Interspons meter med sperregjerder -10 reflekskjegler -Scene/podium -Målportal -Speakertelt -PA /høyttaleranlegg -Rittkontor eller telt -Nødvendige skjøteledninger til strøm Link til video av opprigg (18 sekunder): BEMANNING Vi ønsker å understreke at det er klubbene som skal stå for arbeidskraften. Vårt crew er kun arbeidsledere. Merk dere følgende: -Vi starter alltid opprigg 4 timer før start. Vi trenger riggehjelp fra dette tidspunktet (Minimum 8 personer). Ved problem med å skaffe personer i arbeidstiden kan det være en idè å snakke med en idrettslinje på en videregående skole, eller kanskje noen pensjonister kan bistå dere? -Rittkontoret må bemannes fra 1,5 time før start av 4 voksne personer. -Dere må sette opp en plan for vakthold ute i løypa og målområdet. Sikkerheten må stå i fokus! - Hvis dere ønsker å ha kiosk må dere ha bemanning til dette. Salg av kaffe, noe å bite i etc kan bli deres største inntektskilde gjennom arrangementet. (Må avklares med lokal Jokerbutikk) -Nedrigg starter umiddelbart etter at siste klasse er i mål. Antall personer bør være på minimum det samme som ved opprigg, 8 stykker. Normal nedrigg tar ca. 1 time.

5 EKSMPEL PÅ TIDSSKJEMA Under har vi laget et eksempel på et tidsskjema for et ritt som starter kl Tid Handling Kommentar Kids Crew ankommer arenaen Dette tidspunktet avtales med arrangør Minimum 8 personer starter opprigg Opplæring av 4 personer på rittkontoret Disse personene inngår ikke i opprigg «gjengen» Opprigg ferdig De 8 personene kan benyttes til andre oppgaver Rittkontoret åpner Løypen åpner for oppvarming. Vaktpostene bemannes fra dette Løypen må være helt stengt for biler. Nå må sanitet være på plass. tidspunktet For og bakpatrulje gjør seg klar 2 personer med hjelm og sykkel Rittkontoret stenger De 4 personene kan benyttes til andre oppgaver Starten går! Premieseremoni Klubben samles til info om nedrigg Nedrigg starter Miminum 8 personer deltar i nedriggingen Nedrigg avsluttet Dette er bemanningen på et enkelt arrangement. Husk at alle aktiviteter ved siden av f.eks. kiosk trenger ytterlige bemanning. FORPATRULJE OG SLUTTPATRULJE Dere må sørge for å ha to personer på sykkel(m/hjelm) under rittet som kan fungere som forpatrulje og bakpatrulje. Disse bør ha på klubbdrakt. Bakpatruljen er viktigst, markerer siste rytter i klassen og kan bistå ved teknisk eller uhell. Dette er en super måte å vise frem klubben på.

6 SIKKERHET/SANITET Vi ønsker primært at alle klubber leier inn sanitet. Dersom dette ikke gjøres så må klubben ha følgende beredskap: -Sanitetsansvarlig som har dette som eneste oppgave under rittet. Navn og mobilnummer må meldes inn til oss før arrangementsstart. -Sanitetsansvarlig må ha enkelt førstehjelpsutstyr og en klar varslingsplan for ambulanse(ambulansetjenesten bør varsles om at det er et ritt i forkant). Når det gjelder farlige punkter i løypa så må disse sikres forsvarlig. Ta i bruk isolasjonsmatter eller liknende. I noen tilfeller kan det være hensiktsmessig å lage sjikaner i løypa for å dempe fart. LØYPE OG MÅLOMRÅDE Det er viktig at området hvor vi skal ha målområdet er fri for parkerte biler fra 4 timer før start (fra og med riggestart), slik at vi får rigget utstyret. Dette er absolutt, og skal ikke fires på. Sørg for å ha alle tillatelser i orden, slik at vi kan taue bort biler som eventuelt står parkert i løypa. Det skal helst også være stengt for gjennomgangstrafikk. Minstekravet er at det må være mulig å regulere gjennomgangstrafikk under opp -og nedrigg. Løypen skal være helt stengt 1 time før start, husk å ha med dette i søknaden. Klubben må ha en klar sperreplan, og plan for trafikkregulering under arrangementet. Ved stor deltakelse bør det settes av plass på arenaen til en oppsamlingsplass for deltakerne. Fra denne oppsamlingsplassen bør det lages en åpning i gjerdet slik at de klassevis kan slippes frem til start. Arrangementet på facebook vil være pekepinnen på om det blir svært høy deltagelse. TEKNISK GJENNOMFØRING Interspons står for den tekniske gjennomføringen av arrangementet. Vår speaker roper frem deltakerne til start når det er aktuell klasse sin tur. Speakeren regulerer også antall runder for hver enkelt klasse. Antall runder justeres ut i fra hvor lang tid de forskjellige klassene tar. Vi ønsker at hele arrangementet skal vare i ca. 1 time, og justerer oss inn i forhold til dette

7 KLASSEINNDELING Vi deler inn i følgende klasser/startfelt: -Trehjulssykkel og støttehjulklasse -5-6 år -7-8 år år år Den eldste klassen kjøres normalt sammen. Ved ekstra stor deltakelse kan det bli delt opp i startfelt av rene aldersklasser. SPRE BUDSKAPET OM KLUBBEN Tour Kids samler mange mennesker på hvert enkelt sted. Vi har et snitt på ca. 360 deltakere, hvor de fleste har med to foreldre, besteforeldre, tanter, søsken osv. Dette er en unik mulighet for klubben til å synliggjøre sine aktiviteter for både store og små. Rekruttering til sporten vår er jo hovedmålet, så ha en plan for å synliggjøre aktivitetstilbudet: -Infoark til speaker -Infoark om klubben som kan legges i alle deltakerposene -Egen stand med en liten konkurranse og synliggjøring av klubben -Benytt klubbdraktene deres på arrangementsdagen - Benytt klubbdrakter i kiosken også SPONSORER Joker er generalsponsor og den mest aktive samarbeidspartneren. Joker har kjøpmenn på plass på de fleste arrangement som hjelper til med å bl.a. pakke premieposer. All profilering av klubbenes sponsorer må klareres med Interspons i forkant. SALG AV MAT OG DRIKKE Klubben bør stille med enkel servering, dette må avtales med lokal Joker-butikk. Arrangementet snitter på rundt 360 kids, det vil si at det kommer rundt 1000 mennesker, i snitt. Salg av kaker, pølser, kaffe, saft, brus, vafler er en gullgruve, grip muligheten! Vi kan stille med quick-up telt og bord hvis dette trengs. Koordiner salget med oss først, slit at vi påser at ikke den lokale Jokerbutikken tenker å dele ut mat eller drikke til deltagerne.

8 PREMIER Det blir trukket ut en sykkel på hvert eneste sted. Vi trekker også ut gul, grønn og prikkete ledertrøye. Alle deltakere får t-skjorte og forskjellige give-aways fra sponsorene. T-skjortene deles ut sammen med startnummer før start. Premieseremonien avholdes umiddelbart etter at siste startfelt er i mål. ETTER ARRANGEMENTET SØPPEL Det blir en del søppel på hvert arrangement. Vi ber om forståelse for at vi ikke kan ta med oss dette videre. Klubben må derfor ta høyde for å ta med seg søppel etter arrangementet. Her holder det lenge med en liten henger eller stort bagasjerom på en bil. ARRANGEMENTSSTØTTE Klubben mottar kr i støtte for et arrangement som tilfredsstiller kravene ovenfor. Faktura for bistand må være hos Interspons AS, Fjordveien 3, 1363 Høvik, før 1. Oktober. Denne fristen må overholdes. Håper dette virker greit, og husk, vi er alltid tilgjengelig for spørsmål om det skulle være noe! Vi gleder oss! KONTAKTPERSON Tommy Berglind Prosjektleder Tour of Norway for Kids tommy@interspons.no