ÅRSMØTE TORSDAG 21. MARS 2018 KL 19:00 I PRINSDAL VELHUS

Transkript

1 ÅRSMØTE TORSDAG 21. KL 19:00 I PRINSDAL VELHUS Årsmøtet er åpent for alle medlemmer og andre interesserte. Årsmøtet er varslet i Velnytt nr 1/2017 og på Facebook. Årsmøtepapirene sendes ut med Velnytt 1/2018 og ligger også på Velforeningens hjemmeside. Her ligger også protokoll fra årsmøtet Hver husstand som har betalt medlemskontingent for 2017 innen , har forslagsrett og stemmerett på årsmøtet. Alle medlemmer har møterett og talerett. Hovedsak på dette årsmøter er Velhusets framtid og forslag om avvikling. Det blir en enkel servering. Saksliste for Årsmøte: 1. Valg av møteleder og referent Valg av 2 protokollvitner Konstituering 2. Godkjenning av innkalling 3. Årsberetning for Regnskap Arbeidsplan Innkomne forslag: Avvikling av Velhuset 7. Valg av nytt styre Etter årsmøtet vil det bli satt av tid til å ta opp og drøfte saker som berører lokalmiljøet. Hilsen Liv Jorunn Eriksen, styreleder Nini Raknes nestleder LYST Å VÆRE AKTIV I VELFORENINGEN? For å imøtekomme ønsker om mer aktivitet i Velhuset, er det behov for 2 flere medlemmer i styret. Ring eller sende SMS til leder av valgkomiteen Trine Dønhaug, tlf: allerede i dag eller i morgen. 3 6

2 Årsmelding for Hauketo og Prinsdal Vel 2017 Styret har bestått av Liv Jorunn Eriksen, leder Nini Raknes, nestleder og kasserer Irene Lofthus, sekretær og lokalhistorieansvarlig Svein Myhre, IKT og billedansvarlig Kjetil Farstad, vara, Amina Azhar, vara Valgkomite: Trine Dønhaug, leder. OM VELFORENINGEN Velforeningens formål og oppgaver er Vedtektene 1 definerer Hauketo og Prinsdal Vel som en velforening. En velforenings oppgave er å være høringsinstans for kommuneplaner, reguleringsplaner, utbyggingssaker, trafikkplaner, planer for friområder og friluftsliv og naturvern, samt engasjere seg i lokal miljøet og bidra til godt og trivelig bomiljø. Deltakelse i lokalmiljøet Styreleder deltar på styremøtene i Ljanselvaprosjektet. Vår IKT ansvarlig sitter som Velforeningens representant i Fritidsrådet. Nestleder sitter i FAU ved Prinsdal skole. Samarbeidspartnere Styreleder er styremedlem i Oslo Velforbund, paraplyorganisasjonen for Velforeninger i Oslo. Oslo Velforbund har fått avtale med Plan- og bygningsetaten og Bymiljøetaten om samarbeid om kurs og om bistand til velforeningsarbeid. I dette ligger også muligheter for medvirkning i byggesaker. Velforeningen har samarbeid med Bymiljøetaten og Oppegård kommune om den planlagte lysløypa over Prinsdal friområde/tidligere skytebane-området. Velforeningen har også samarbeid med Bydelsadministrasjonen når det gjelder plansaker. Styremøter Styret har hatt 11 styremøter. Det legges ut kort info om saker styret behandler på Facebook og dokumentene legges ut på hjemmesiden. Oppsummering av sakene vi jobber med omtales også i Velnytt. Medlemmer Hauketo og Prinsdal Vel har 108 betalende medlemmer i 2017 inklusive et borettslag. De som ikke har betalt på 2 år, strykes av medlemslistene. Medlemskontingenten er kr 200 pr husstand. 4 3

3 Medlemsmøter Vedtektene 8 pålegger styret å holde minst et medlemsmøte mellom hvert årsmøte. Medlemsmøtene og aktivitetene i 2017 har vært disse: 2017 Art Medlemsmøter/medlemsaktiviteter annonsert jan Møte Om bydelsforvaltningen v/ Bydelsdirektør Hans Reidar Næss og BU-leder Shahbaz Tariq Velnytt: Velforeningen har laget 3 nummer av Velnytt i 2017, mars, juni og november, delt ut i postkasser til medlemmene. Velforeningen i media Facebook: 152 saker og meldinger har vært lagt ut i Antall lesere av Velforeningens facebook med kommentarer og «likes» har økt. Vi har nå over 500 følgere på facebook. Det mest leste oppslaget var befaring på skytebaneområde i fbm lysløypa med over 1800 likes. Kongeveien: Velforeningen har skrevet en artikkelen «Vellet hva er det? Om Velhuset og Velforeningen før og nå. Nr Det settes inn en annonse om utleie av velhuset i hvert nummer av Kongeveien. Deltakelse på møter og arrangementer i andres regi: Deltatt på informasjonsmøte om oppstart av tunnelboremaskinene til Follobanen. Deltatt på flere informasjonsmøter om Kommuneplanen Oslo mot 2040 Deltatt i Dalens Dag i Prinsdal Deltatt på Bydelens lysvandring i Hvervenbukta. Facebook mars Møte Årsmøte: tema om Ljanselva v/ Trine Johnsen Velnytt mai Møte Arbeidsmøte om Kommuneplanen Facebook mai Møte/ Informasjon og befaring om ny lysløype over Prinsdal Facebook tur Friområde/ tidligere skytebaneområde mai 17.mai Flaggheising med morgenkaffe Facebook Velnytt juni Møte Arbeidsmøte om parkeringsnormer Facebook sept tur Kulturminnevandring til Hauketo gård og Ljabru gård Facebook v/ Lars Allden nov møte Områdeløft v/ Joachim Nybakke og Vegard Waske Facebook des Arrang ement Julegrantenning på P-plassen og inne i Velhuset Julekonsert/Luciakonsert med elever fra Hauketo og Toppåsen skoler V/ musiker Guro Gravem Johansen Facebook Velnytt Høringsuttalelser i byggesaker og plansaker: Styret har avgitt høringsuttalelse i 8 saker. Disse er: * Høringsuttalelse om kommuneplanen Oslo mot samfunnsdel * Høringsuttalelse om Bydel Nordstrands reviderte trafikkplan * Høringsuttalelse om Revidering av parkeringsnormen * Høringsuttalelser (2) til Rive og byggesak av Villa Granås * Høringsuttalelse om fortetting og hyblifisering/sponstuveien 6 B * Høringsuttalelse om nye bomsnitt/nye bomringer på bygrensa * Høringsuttalelse om reetablering av Prinsdalbråten barnehage og trafikale forhold Befaringer: I forbindelse med den varslede lysløype fra Oppegård som skal krysse over Prinsdal Friområde/tidligere skytebanen arrangerte HPV en befaring på området mai. 5 4

4 Oppgaver under arbeid Informasjonstavle Velforeningen ble innvilget 5000 kr fra Sparebankstiftselen i 2014 for oppsetting av informasjonstavler på Prinsdal friområde/tidligere skytebaneområde. På friområdene Prinsdalsenga er en unik flora og fauna. Skiltingen er et samarbeid med Miljøprosjektet Ljanselva og Bymiljøetaten. Prosjektet er forsinket, men blir ferdig våren HPV s 100-årsjubileum Arbeidet er startet, og det er samlet noe stoff til et jubileumsskrift til en markering i En arbeidsstrategi er laget. OM VELHUSET Vedlikehold av Velhuset inne og ute: Med mye utleie følger en del slitasje på huset og innbo. Inntektene tilsier ikke økonomi for store vedlikeholdsarbeider. Det er kun det helt nødvendige mindre vedlikehold som gjøres. Firmaer må leies inn til vedlikeholdet. Huset har behov for utvendig beising, med det er det ikke økonomi til. Senhøstes ble toalettet i frisørgangen reparert. Ang møbler er det behov for å erstatte flere av de sammenleggbare bordene. Disse må spesialbestilles og har en stor kostnad. Velforeningen kjøper tjenester til snømåking, strøing og gressklipping. Utleievirksomhet: Våre leieboere har ansvar for booking og renhold. I tillegg til timelønn for vask, er husleia nedsatt for å holde orden inne og ute. Dette er i tillegg til fast jobb og studier. Folk gir uttrykk for at lokalene er rene og godt utstyrt. For å få utleie virksomheten til å fungere for leieboere og styret, er booking lagt om til SMS på bookingtelefonen. Leieavtalen er skrevet om med de viktigste reglene og i tillegg er det laget en detaljert sjekkliste. Styret har begrenset utleievirksomheten til å prioritere utleie til medlemmer og beboere i Hauketo/Prinsdal området, og nærmeste omegn hvis ledig. De fleste forlater velhuset i god orden etter utleie. Dessverre gjør noen ikke det. Skader og manglende opprydding etter bruk blir fotografert og ekstra regning med bilder sendes. Noen få betaler ikke denne regningen. Velhuset leies ikke ut i sommerferien, juleferien og påskeferie. Det er stor etterspørsel til utleie til selskaper i weekenden, men lite etterspørsel etter utleie til møter og arrangementer i ukedagene. UTLEIE ukedager 58 dager av 200 = 29 % weekender 35 dager av 38 = 92 % Foreninger med fast leie 2foreninger leier månedlig 2 foreninger leier ukentlig * 1 forening leier sporadisk *I høstsemesteret leiet kun 1 forening ukentlig. Utleie til næring Vellet har faste kontrakter om utleie av lokaler i Velhuset til frisørsalong og fotklinikk. Økonomi og regnskap: Regnskapsbyrået Langset Service AS på Kolbotn fører vårt regnskap. Byrået Langseth er medlem av revisorforeningen. Det er ikke krav til egen revisor for Velforeningen, slik at Langseth foretar både regnskapsførsel og revisjon. Hauketo /Prinsdal mars 2018 Liv Jorunn Eriksen styreleder Nini Raknes nestleder 6 5

5 Til årsmøte fra styret i Hauketo og Prinsdal Velforening sak 6 Hauketo og Prinsdal Vel er en organisasjon for å ivareta medlemmenes og velområdets felles interesser i tråd med Velforeningens vedtekter. Organisasjonen vil i også i framtiden ivareta Velforeningens medlemmer med aktiviteter og tiltak til beste for dalen og innbyggerne. En sentral oppgave for velforeningen er å følge opp bydelsutviklingen i vårt område for sammen med beboerne ivareta gode bomiljøer. Hauketo og Prinsdal Vel eier og driver i tillegg Velhuset som ligger ved Prinsdal torg/senter. Velhuset har selskaps- og møtefasiliteter. Utleie og drift av velhuset er basert på frivillig innsats i tillegg til noen tjenester som ivaretas av leietaker i bygget. Utleieinntekter er avgjørende for å dekke drift- og vedlikeholdsutgiftene. Per i dag er Velforeningen ikke en situasjon hvor dette er tilfelle. Eiendomsskatt og generelle økte utgifter er også en medvirkende faktor. Styret i Velforeningen er kommet til den konklusjon at Velhuset selges, og begrunner salg i utfordringer med drift/eierskap/økonomi. Styret i Velforeningen er ikke avhengig av Velhuset for å utøve sine oppgaver. Årsmøtet den 21. mars kl blir derfor et møte hvor det er viktig at medlemmene stiller for i henhold til vedtekter 5.5 å gi sin stemme for eventuelt salg. I henhold til 7.5 har kun de medlemmene som har betalt årskontingenten for 2017 innen stemmerett på årsmøtet. Medlemskapet gjelder pr husstand. Dette ble fremhevet i Velnytt for november For å avgi stemme vedr salg, må du møte personlig på årsmøte eller gi fullmakt til et annet betalende medlem. Flertallets vedtak på årsmøte avgjør. Styret vil også invitere til nytt møte høsten 2018 for å informere om videre framdrift i denne prosessen. Kontakt evt Liv Jorunn Eriksen, styreleder, tlf eller Nini Raknes, nestleder, tlf Styret disponerer Vellets midler og forvalter dets fonds og eiendommer, men kan ikke belåne, selge, eller på annen måte disponere over fonds og Vellets faste eiendommer uten etter forutgående vedtak på ordinært eller ekstraordinært årsmøte. 7.5 På årsmøtet har de medlemmer stemmerett som har betalt kontingent innen det året årsmøtet gjelder for. Det er anledning til å la seg representere med et annet medlem med skriftlig fullmakt. Ingen kan møte med mer enn en fullmakt. 9.3 Vellets midler, fonds og eiendommer skal tilfalle kulturelle og samfunnsnyttige formål i distriktet. Forslaget til disponering av midlene fremsettes av styret, men avgjøres av ordinært årsmøtet eller ekstraordinært årsmøte med alminnelig flertall. Forvaltningen av eiendom og midler overdras til en ideell organisasjon eller gjøres om til en stiftelse med de retningslinjer og vedtekter som ordinært årsmøtet eller ekstraordinært årsmøte vedtar. 7

6 Planlagte aktiviteter i 2018 * Utgi 3 nummer av Velnytt * Videreføre arbeidet med jubileumsskriftet og markere 100 års-jubileet * Avgi høringsuttalelse til kommuneplanen arealdelen høsten * Oppfølging av utbygging av Hauketo knutepunkt * Følge opp og skrive høringsuttalelse til hyblifiseringsprosjekter * Oppfølging av bedre tilrettelegging av turstien langs Prinsdalsbekken * Oppfølging av planlagte lysløype over Prinsdal friområde/ tidligere skytebaneområdet. Arrangere informasjonsmøte * Ferdigstille og sette opp informasjonstavle på Prinsdal Friområdet * Arrangere informasjonsmøter og kulturaktiviteter i Velhuset i samarbeid med organisasjoner og beboere i lokalmiljøet * Lage arrangement i forbindelse med Kulturminnedagene i september * Delta på Dalens Dag * Legger til rette for julegrantenningsarrangement GLIMT FRA HVOR GÅR VEIEN VIDERE...? 8