Overordnet virksomhetsplan for Helse Nord IKT 2018

Transkript

1 Vedlegg 1 - Styresak Overordnet virksomhetsplan for Helse Nord IKT Innledning I 2017 ble det gjort en gjennomgang av styringssystemet i Helse Nord IKT HF (HN IKT). Det ble anbefalt å utarbeide et målbildet med et lengre planperspektiv og en klargjøring av strategi og mål. Etableringen av målbildet som et element i en strategi inngår i metodikken basert på balansert målstyring, og representerer slik sett en videreutvikling av styringssystemet i HN IKT. HN IKT utarbeidet derfor et forslag til målbildet , og på denne bakgrunn ble strategikartet revidert. Målbildet og strategikartet ble presentert på styreseminaret 7. februar. Et oppdatert målbildet er beskrevet i vedlegg 2. Her presenteres den overordnede virksomhetsplanen som viser tiltakene som skal bidra til at målene nås. Dokumentet består av: - Det interne styringssystemets oppbygging. - Strategisk kart og overordnet virksomhetsplan. - Rapportering og oppfølging. 2 Det interne styringssystemets oppbygging Den overordnede virksomhetsplanen tar utgangspunkt i målbildet og tilhørende strategiske kart. Kravene fra oppdragsdokumentet (OD) er plassert innenfor det relevante strategi/målområde sammen med øvrige tiltak og prosjekt som skal bidra til at de målene nås. Basert på den overordnede virksomhetsplanen utarbeides oppdragsbrev til de hver avdeling som utarbeider sine interne virksomhetsplaner. Dette er illustrert i figuren nedenfor: Helse Nord IKT Side 1 av 11

2 3 Strategiske kart og overordnet virksomhetsplan Mens hensikten med å utarbeide målbildet 2023 er å visualisere visjon og langsiktige mål skal den overordnede virksomhetsplanen være det årlige styringsdokumentet som konkretiserer hvordan målene skal nås. Virksomhetsplanen har det strategiske kartet som fundament, og det er under hvert element (boble) beskrevet tiltak som skal gjennomføres med beskrivelse av hvem som er ansvarlig. Helse Nord IKT Side 2 av 11

3 Mennesket, læring og utvikling Interne Prosesser Ressurser og rammebetingelser Leveranser og brukere Helse Nord IKTs strategiske kart versjon 10 Helse og IKT smelter sammen Kontinuerlig forbedring Merverdi i praksis L 1 Stabile, kostnadseffektive og sikre tjenester L 2 Gode kundeopplevelser og god service L 3 Helhetlig informasjonssikkerhet L 4 Løse regionale og nasjonale behov for felles digitale løsninger Tore Sørensen Morten Isaksen Frank Fredriksen Anders Høydalsvik R 1 Kostnadseffektiv gjennom aktiv styring og gevinstrealisering R 2 Aktiv samhandling med kunden om nye løsninger Atle Engebretsen 1 Morten Isaksen P1 Helhetlig virksomhetsog kvalitetsstyring P2 Endringsvillig og lærende organisasjon P 3 Proaktiv og understøttende kommunikasjon Frank Fredriksen Tom Robert Elvebu Kari H. Slaattelid M 1 Sikre rett kompetanse M 2 Attraktiv arbeidsplass Philippa Kristiansen Tom Robert Elvebu RESPEKT Trygghet Kvalitet Overordnet virksomhetsplan tar som nevnt utgangspunkt i det strategiske kartet. Krav i OD gjengis først, deretter og interne tiltak og vedtatte prosjekter. L1 Stabile og kostnadseffektive tjenester. HN IKT skal levere stabile IKT-tjenester som bidrar til høy kvalitet, gode pasientforløp og effektiv ressursbruk i spesialisthelsetjenesten og øvrige brukergrupper. 1. Levere tjenester i henhold til inngåtte avtaler og sikre høy tilfredshet. 2. Dimensjonere organisasjonen til, innen rimelig tid, å kunne levere på konkrete bestillinger i Helse Nord IKTs «Felles innboks». 3. Sikre at elektroniske meldinger til enhver tid er i tråd med siste versjon av nasjonale standarder. Bekrefte etterlevelse innen utgangen av 1. tertial. 4. Etablere teknisk og merkantil forvaltning av LabCraft og MedGen Helse Nord IKT Side 3 av 11

4 5. Verifisere/oppgradere elektroniske meldinger for Labcraft Blodbanksystem i tråd med den nasjonale samhandlingsarkitekturen 6. Etablere nødvendig kompetanse og leveransekraft til å oppfylle nasjonale føringer for bruk av IHE-XDS og HL7. 7. Raskt bistå sykehusene ved feil og mangler i registrering knyttet til NOIS-POSI i EPJ. Rapporteres tertialvis. 8. Gjennomføre driftsoptimalisering i tjenesteproduksjon herunder videreutvikle DoOS. 9. Etablering av porteføljeplan for applikasjoner/tjenester. 10. Standardisert fremtidig digital arbeidsflate. (Prosjekt) 11. Gjennomføre migreringsløp og sikre optimal utnyttelse av sentralt kjøremiljø. (Prosjekt) 12. Implementere regionalt stamnett. (Prosjekt) 13. Gjennomføre utbygging av trådløs nett i regionen. (Prosjekt) 14. Etablere digital plattform for telekommunikasjon. (Prosjekt) L2 Gode kundeopplevelser og service. HN IKT skal sette kundene og brukernes behov i sentrum, og sikre at henvendelser og forespørsler blir håndtert så raskt som mulig og med rett kvalitet. 1. Revidere gjeldende driftsavtale (SLA) og databehandleravtaler mellom helseforetakene og Helse Nord IKT. 2. Oppdatere driftsavtalene (SLA) med helseforetakene, inklusive vedlegg, innen 1. oktober. 3. Delta i et felles prosjekt for å klargjøre og forbedre samhandlingen mellom helseforetakene og mellom helseforetak og Helse Nord IKT rundt MTU. Helse Nord IKT Side 4 av 11

5 4. Etablere kundeportal og selvbetjeningsløsninger. (Prosjekt) 5. Etablere fortløpende kundetilfredsmålinger. 6. Fastsette leveransefrister for servicehenvendelser. 7. Etablere 1.linje support for IKT-kliniske tjenester. 8. Optimalisering av prosesser for å redusere leveransetid på oppdrag utenfor SLA. 9. Etablere automatisert tjenesteovervåking. L3 Helhetlig informasjonssikkerhet Helse Nord IKT skal etablere helhetlig informasjonssikkerhet for å sikre at tjenestene til HN IKT tilfredsstiller pålagte krav. Gjennom aktivt sikkerhets- og beredskapsarbeid skal uønskede hendelser som påvirker våre tjenester forebygges og begrenses. 1. Rapportere, som et minimum, resultater fra helseforetakenes sikkerhetsrevisjoner, oppsummering fra avviksrapportering og trender fra gjennomførte risikovurderinger i «Ledelsens gjennomgang». ( Se OD 2018 for fullstendig tekst). 2. Rapportere avvik som ikke er lukket etter riksrevisjonsrapport, innen 1. mars. Avvikene skal beskrives i en tiltaksplan, med ansvarlig og forventet tidspunkt for lukking. ( Se OD 2018 for fullstendig tekst). 3. Styrebehandle status på risiko- og sårbarhetsanalyser om informasjonssikkerhet innen 1. juni. ( Se OD 2018 for fullstendig tekst). 4. Levere oversikt over underleverandører og deres underleverandører (tredjeparter) som har tilgang (fysisk og digitalt) til infrastrukturen. Frist 1. mai. ( Se OD 2018 for fullstendig tekst). 5. Ha oversikt over underleverandører og deres underleverandører (tredjeparter). Det skal fremgå hvorvidt underleverandør skal være dekket av en databehandleravtale, og om avtalen er inngått. ( Se OD 2018 for fullstendig tekst). 6. Inngå databehandleravtaler med leverandører i tråd med føringer i OD ( Se OD 2018 for fullstendig tekst). 7. Gjennomføre prosjektet helhetlig informasjonssikkerhet HIS. Helse Nord IKT Side 5 av 11

6 L4 Løse regionale og nasjonale behov for felles digitale løsninger. HN IKT skal aktivt bidra til at Helse Nord fremskaffer moderne IKT-løsninger som bidrar til høy kvalitet, gode pasientforløp og effektiv ressursbruk i spesialisthelsetjenesten og øvrige brukergrupper. 1. Kvalitetssikre at alle prosjekt/program er godkjent i tråd med arkitekturprinsipper, og er i tråd med nasjonal samhandlingsstruktur. 2. Implementere HelseID i Helse Nord. 3. Bidra i Direktoratet for e-helses arbeid med å ferdigstille og ta i bruk nødvendige standarder for elektronisk samhandling, 4. Delta i utredning av mulige metoder for deling av helseinformasjon på bestilling fra Helse Nord RHF. 5. Sørge for at Open Q-Reg og Rapporteket videreutvikles og forvaltes på måter som tilfredsstiller de nasjonale kvalitetsregistre som bruker disse tjenestene. 6. Overføre dagens utviklingsmiljø til en skytjeneste. 7. Overføre dagens utviklingsplattform til en skytjeneste med testdata. 8. Sikre teknologivalg som gir oss fortrinn i markedet. 9. Sette av hensiktsmessig kapasitet til at arkitekter kan bidra i nasjonale prosjekter. 10. Videreutvikle metodikk. 11. Integrasjonsprosjektet, fase 3. (Prosjekt) 3.1 Ressurser og rammebetingelser R 1 kostnadseffektiv gjennom aktiv styring og gevinstrealisering. HN IKT skal dokumentere et kostnadsbilde som har høyest kostnadseffektivitet sett opp mot de andre regionale IKT enhetene. Helse Nord IKT Side 6 av 11

7 1. Helseforetaket skal i 2018 basere sin virksomhet på de tildelte midler med følgende resultatkrav: Økonomisk balanse 0 mill. kroner. 2. Ha tiltaksplaner som sikrer at de økonomiske kravene oppfylles i planperioden Styrebehandlet status rapporteres til Helse Nord RHF innen 25. april. 3. Redegjøre, i tertialrapport 2, for realisering av nytteverdien av regionale/nasjonale prosjekt. Innkjøp. Innføring av nytt sak-/arkivsystem. Innføring av kompetansemodulen i personalportalen. 4. Ta i bruk innkjøpssystem i henhold til regionale føringer. 5. Planlegge og gjennomføre anskaffelser i tråd med regionale føringer. 1. Utrede alternative modeller for finansiering av tjenester og infrastruktur. 2. Gjennomgå intern budsjettering og ressurstyring. 3. Ta i bruk KPI er for vurdering av kostnadseffektivitet i drift. 4. Vurdere alternative strategier for kontorstøtteverktøy R2 Aktiv samhandling med kunden om nye løsninger. Helse Nord IKT skal videreutvikle samhandlingen gjennom åpne prosesser og bedre verktøyunderstøttelse, slik at HN IKT ivaretar helseforetakenes og øvrige brukergrupper sine regionale og lokale behov. 1. Etablere tett dialog med sentrale programmer/prosjekter i regionen for å sikre nødvendige leveranser. FRESK Digitale innbyggertjenester Prosjektporteføljen Nasjonal IKT Helse Nords porteføljestyring Helse Nord Ledelsesinformasjonssystem (LIS) Helse Nord IKT Side 7 av 11

8 Det er foretakets ansvar å stille nødvendige ressurser/leveranser tilgjengelig slik at fremdriften til sentrale programmer/prosjekter ikke blir unødvendig forsinket. 2. Utvikle samhandlingsmodell og beslutningsnivå i foretaksgruppen. 3. Økt synlighet og tilstedeværelse i kliniske miljø. Skape arenaer for relasjonsbygging og kommunikasjon. 4. Forbedre og forenkle prosess for oppdragshåndtering. 5. Etablere brukerforum. 3.2 Interne prosesser P1 Helhetlig virksomhets- og kvalitetsstyring Yte strategisk lederstøtte og forvalte styringssystem som gir høy gjennomføringsevne og god kvalitet i hele virksomheten. 1. Helseforetakene skal innen andre tertial systematisk gjennomgå og vurdere hele styringssystemet opp mot tilgjengelig statistikk og informasjon om virksomheten for å sikre at det fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring av virksomheten. 2. Innføre gjennomgående mål- og resultatstyring i HN IKT herunder oppdragsbrev til avdelingene. 3. Kartlegge behov for verktøystøtte til styring og rapportering. 4. Sikre kvalitet på internkontroll og avvikshåndtering 5. Videreutvikle ITIL-prosesser. 6. Benytte SAS/VA som verktøy for automatisk rapportering. Helse Nord IKT Side 8 av 11

9 7. Anskaffe, implementere og ta i bruk verktøy for prosjektstyring. 8. Sluttføre miljøsertifisering av HN IKT. P 2 Endringsvillig og lærende organisasjon. Helse Nord IKT skal kontinuerlig utvikle organisasjon slik at våre tjenester oppleves som relevante og moderne. Ledere og medarbeidere skal stimuleres til endring og læring som gir omstillingskompetanse og fagkompetanse på høyt nivå. 1. Vurdere HN IKTs interne fordeling av ansvar og oppgaver. 2. Utarbeide kriterier for ledelse og medarbeiderskap. P3 Proaktiv og understøttende kommunikasjon. Bidra til positivt omdømme og verdibasert kommunikasjon, som understøtter virksomhetens strategi og mål. 1.Proaktiv og understøttende kommunikasjon. 3. Kommunikasjons-tjenester til drift og prosjekter. 4. Lederstøtte og rådgivning. Deltakelse i ledergruppe og ledermøter. 5. Medie- og eksternkontakt. Medietreningskurs for ledere i HN IKT Helse Nord IKT Side 9 av 11

10 3.3 Mennesker, læring og utvikling M 1 Sikre rett kompetanse Helse Nord IKT skal beholde, utvikle, rekruttere og anvende rett kompetanse. 1. Publisere digital lederhåndbok i Compendia. 2. Redegjøre, i tertialrapport 2, for foretakets handlingsplaner for arbeid med oppfølging av Helse Nords strategi for leder- og ledelsesutvikling. 3. Bidra i å utvikle felles kompetanseplan for ledere i Helse Nord. 4. Sikre drift av kompetanse styrings-systemet etter endt prosjekt. 5. Delta i utvikling og implementering av regional annonse- og rekrutteringsveileder. 6. Gjennomføre kompetansekartlegging/-analyse. 7. Utarbeide kompetansestrategi og kompetanseplaner. 8. Følge opp og tilpasse Helse Nords strategi for leder- og ledelsesutvikling. M 2 Attraktiv arbeidsplass Helse Nord IKT skal være en attraktiv arbeidsplass, med fokus på et arbeidsmiljø som preges av arbeidsglede og trivsel. Dette skal oppnås gjennom å ha et bevist forhold til hva som motiverer. Mestring gir trivsel, vi skal derfor ha fokus på å synliggjøre våre styrker og gode arbeidsprosesser. Det skal tydelig vises at de ansatte er Helse Nord IKT viktigste ressurs. 1. Redegjøre for foretakets arbeid med å redusere sykefravær. 2. Utarbeide plan for oppfølging av anbefalte tiltak i Riksrevisjonens undersøkelse om helseforetakenes håndtering av bierverv. 3. Delta i regionalt nettverk for arbeid med reduksjon av sykefravær og økt nærvær. Helse Nord IKT Side 10 av 11

11 4. Utarbeide tiltaksplaner på alle nivå med utgangspunkt i medarbeiderundersøkelsen (ForBedring). 5. Utvikle generelle prinsipper for møtekultur og arbeidskultur i Helse Nord IKT. 4 Rapportering- og oppfølging HN IKT vil rapportere tertialvis på den overordnede virksomhetsplanen i henhold til kravene som er gjengitt i OD Internt i HN IKT vil virksomhetsplanene på avdelingsnivå bli fulgt opp månedlig fra ledelsen. Helse Nord IKT Side 11 av 11