SAMARBEIDS AVTALE. mellom. o g. Lillehammer Kunstmuseum

Transkript

1 SAMARBEIDS AVTALE mellom Stiftelsen Lillehammer m useum o g Lillehammer Kunstmuseum 14947/ side 1 av 9

2 Mellom (1) Stiftelsen Lillehammer m useum, org. nr , Maihaugv eie n. 1, 2609 L illehammer og (2) Lillehammer Kunstmuseum, org. nr , Stortorget 2, 2609 Lillehammer er det i dag inngått slik : S A M A R B E I D S A V T A L E 1 BAKGRUNN OG AVTALEFO RMÅL A vtale n regulerer fremtidig samarbeid mellom partene i forbindelse med at Stiftelsen Lillehammer m useum skal overta drift en og forvaltningen av kunstsamlingen e ved det som i dag er Lillehammer Kunstmuseum. Avtalen er inngått i tilknytning til den statlige museumsreformen (konsolidering av mus eer). Kunstsamlingene som Lillehammer m useum skal overta ansvaret for omfatter både Lillehammer Kunstmuseums egen samling, verk eid av Lillehammer kommune og deponerte verk ( heretter «Samlingene»). De to stiftelsene slås med dette ikke sammen. Lillehammer Kunstmuseum skal videreføres som eierstiftelse med dagens organisasjonsnummer, men skal fra skifte navn fra Lillehammer Kunstmuseum til Stiftelsen Lillehammer Kunstmuseum ( heretter «Eierstiftelsen»). Partene skal ha for øye at begge muse er skal få et fagl ig utbytte, og at det økonomisk og administrativt skal oppnås en r asjonaliseringsgevinst for begge parter. Partene skal utvise gjensidig respekt og forståelse for hverandre s egenart. Begge parter er innforstått med at s amarbeidet ikke er statisk og at dette vil utvikle seg i takt med myndighetskrav, endrede syn i museumssektoren og forholdene ved det konsoliderte museet. 2 GJENNOMFØRING Avtalen gjennomføres med virkning fra 1. april 2018 ( heretter «Konsolidering») / side 2 av 9

3 Partene skal fre m til Konsolidering gjøre en gjennomgang av den virksomheten som overtas og for øvrig forberede Konsolidering en slik at grunnlaget for gjennomføring blir best mulig. Med unntak for Lillehammer K unstmuse ums egen samling ved Konsolidering og de midler som er bundet til Ba nksjef L.R. Bærøes legat skal a lle balanseførte aktiva i Lillehammer Kunstmuse ums regnskap 31. dese mber 2017 overføres til Stiftelsen Lillehammer m useum. Partene skal i fellesskap sette opp et pro/contra - oppgjør per Konsolidering. Stiftelsen L illehammer m useum har ansvar for å innkalle til og føre protokoll fra oppgjøret. 3 STIFTELSEN LILL EHAMMER MUSEUM 3.1 Stiftelsen Lillehammer m useum som eneste driftsmyndighet Fra og med Konsolidering skal Stiftelsen Lillehammer m useum overta all myndighet og a lt ansvar knyttet til faglig, økonomisk og administrativ drift fra Lillehammer Kunstmuse um, herunder vedlike hold av bygningsmasse og tekniske installasjoner. Den konsoliderte enheten skal ledes av Stiftelsen L illeh ammer m useums styre og administrerende direktør med ansvar for at den kunsthistoriske arven og fo r målet med Lillehammer Kunstmuseum videreføres og videreutvikles som en integrert del av Stiftelsen Lillehammer m useum. Fra Konsolidering tilfaller alle tilskudd og alle egeninntekter Stiftelsen Li llehammer m useum. Alle utgifter belastes fra samme tidspunkt Stiftelsen Lillehammer m useum. Både budsjett og regnskap vedtas med bindende virkning for hele den konsoliderte enheten av styret for Stiftelsen Lillehammer m useum. 3.2 Lillehammer K unstmuse um som avdeling i Stiftelsen Lillehammer m useum Driften ved Lillehammer Kunstmuseum videreføres fra Konsolidering som en avdeling i Stiftelsen Lillehammer m useum. Avdelingen skal ha navnet Lillehammer Kunstmuseum. Avdelingen skal ledes av en direktør som rapporterer til administrerende direktør og deltar i ledergruppa ved Stiftelsen Lillehammer m useum. Direktøren skal i samarbeid med sitt fagkollegium fastsette utstillingsprogram. Direktøren skal videre ha budsjettansvar, personalansvar og det faglig e ansvar et for kunstfaglig og pedagogisk virksom het ved avdelingen. Øvrige ansatte innpasses i administrasjons - og markedsavdelingen og driftsavdelingen ved Stiftelsen Lillehammer m useum / side 3 av 9

4 Direktøren for avdeling en har en viktig rolle i profilering, og skal representere avdelingen utad overfor kunstfaglige miljøer i Norge og utlandet, kunstnere og i media. Stiftelsen L illehammer m useum skal vedta budsjett og regnskap for avdelingen, inkludert lønnskostnader og til leggskostnader knyttet til opp gaver ved avdelingen. Det skal hvert år utarbeides en egen årsberetning for avdelingen som skal inngå som en integrert del av Stiftelsen Lillehammer m useums årsberetning. Avdelingen skal fremstå utad som en egen enhet og skal beholde sitt navn, sin identitet, merkevare og profil. Det skal på brevark, i signaturfeltet på eposter og ellers der det er nødvendig eller naturlig likevel klart fremgå at avdelingen Lillehammer Kunstmuse um er en del av Stiftelsen Lillehammer m useum. 3.3 Ansettelse i Stiftelsen Lillehammer m useum Alle ansatte ved Lillehammer Kunstmuseum skal tilbys ansettelse ved Stiftelsen Lillehammer m useum fra og med Konsolidering. Fra dette tidspunkt har Stiftelsen Lillehammer m useum alene arbeidsgiveransvaret for al le ansatte. Avtalen representerer en virksomhetsoverdragelse, og ingen ansatte skal gå ned i lønn eller miste rettigheter som følge av overdragelsen. Partene er likevel innforstått med at enkelte ansatte kan få endret sin stillingsbeskrivelse. Partene vil ved Konsolidering ha ulikt lønnsnivå og ulike pensjonsordninger. Hvordan dette skal håndteres forutsettes avklart i fellesskap i samråd med departementet, herunder hvordan overgangen fra KLP til Statens pensjonskasse skal håndteres. Partene skal i felless kap informere og drøfte virksomhetsoverdragelsen og andre relevante og lovpålagte spørsmål med de ansatte i henhold til arbeidsmiljøloven og gjeldende avtaleverk. Direktøren for avdelingen Lillehammer Kunstmuseum leder ansettelsesprosessen ved fremtidige a nsettelser i sin avdeling, med hovedansvar for å gjøre nødvendige kunstfaglige vurderinger og avklaringer ved utlysning og vurdering av aktuelle kandidater. 3.4 Samlingsforvaltning Ansvar og beslutningsmyndighet i alle spørsmål knyttet til forvaltning av S amlingen e tilligger Stiftelsen L illehammer m useum som del av driftsansvaret / side 4 av 9

5 Forvaltningsansvaret omfatter inntak, nyervervelser, registrering, katalogisering, restaurering, oppbevaring/magasinering, avhending og utlån mv., jf. f or øvrig punkt 4.1. F orval tning på dagens nivå er avhengig av at dagens tilskudds nivå videreføres. Alle klausuleringer som hviler på enkeltverk eller på deler av samlingen e skal respekteres. Stiftelsen L illehammer m useum påtar seg særskilt å katalo gisere Samlingene og registrere øvrige eiendeler slik at disse kan identifiseres. Det skal anføres i kataloger hvem som eier det enkelte verk. Alle utlån skal merkes med «Lillehammer Ku n stmuseum». Stiftelsen Lillehammer museum skal sikre at Samlingene blir ivaretatt p å en fullt ut betryggende måte og forplikter seg til å utarbeide en årlig rapport om Samlingene som forelegges Eierstiftelsen. Eierstiftelsen kan oppnevne en ekstern komitè i tråd med retningslinjer gitt av Eierstiftelsen. Eierstiftelsen skal være rådgivende or gan for Stiftelsen Lillehammer m useum, kanalisert gjennom et årlig møte med styrene, hvor drift og utvikling skal drøftes. Stiftelsen L illehammer m u- seum skal dessuten gi Eierstiftelsen samme orientering til samme tid som det som gis til departementet. 3.5 L øpe nde avtaler Partene skal før Konsolidering i fellesskap ha gått gjennom alle avtaler som Lillehammer Kunstmuseum er part i. Stiftelsen Lillehammer m useum er innforstått med samtlige avtaleforhold og aksepterer disse. Partene skal frem til Konsolidering sammen avklare hvilke avtaler som kan videreføres ved inntreden fra Stiftelsen Lillehammer m useum, hvilke avtaler som kan sies opp og hvilke avtaler som eventuelt krever medkontrahentens samtykke. Ved krav om slikt samtykke skal partene sammen gjøre nødven dige avklaringer med medkontrahenten. Partene er enige om å kontakte utleier Lillehammer kommune for å avklare ulike spørsmål knyttet til bygningsmassen, forsikring av kommunes samling, det fremtidige leieforholdet mv. 4 EIERSTIFTELSEN 4.1 Eierskap og beslutninger om fremtidige innkjøp mv. Eierskap til Samlingene videreføres uforandret og upåvirket av avtalen her / side 5 av 9

6 Erverv av kunst som før konsolidering ville tilfalt Lillehammer Kunstmuseum tilfaller etter Konsolidering Eierstifte l sen, enten dette kommer som gave, kjøpes inn eller erverves på annen måte. Unntatt er erverv hvor det fra tredjepart er påheftet en ubetinget klausul om eierskap hos Stiftelsen Lillehammer m useum, og innkjøp som gjøres med midler hvor dette er en ufravikelig betingelse. D ersom en part som føl ge av gaveforsterkningsordninger eller andre konkrete årsaker mener at det bør vurderes å fravike ovennevnte prinsipper, kan vedkommende part forlegge dette for styret hos den andre parten til vurdering. Alle innkjøp sbeslutninger som g jøres med midler fra Stiftelsen Lillehammer m useum tas av Stiftelsen Lillehammer m useum alene. Ved innkjøp av kunst til avdelingen Lillehammer Kunstmuseum, skal beslutningen være i overensstemmelse med forutgående faglig innkjø psinnstilling fra en innkjøpskomite ved Stiftelsen Lillehammer museum, som skal settes ned og ledes av direktøren for avdelingen Lillehammer Kunstmuseum ( heretter Innkjøpskomit è en ). Alle innkjøp sbeslutninger som gjøres med midler fra B anksjef L. R. Bærøes legat tas av Eierstift elsen alene, forutsatt at beslutningen er i overensstemmelse med forutgående faglig innkjøps innst illing fra Innkjøpskomiteen. Også spørsmål om mottak av gaver til Eierstiftelsen, samt spørsmål om utlån og avhending skal legges til Innkjøpskomitè en. 4.2 Myndighet og ansvar Eierstiftelsen har fra Konsolidering ikke lenger noe faglig, økonomisk eller administrativt ansvar knyttet til drift av Lillehammer Kunstmuseum og Samlingene. Eierstiftelsens oppgave fra Konsolidering er begrenset til å være rådgivende organ i det årlige møtet mellom styrene, føre kontroll med etterlevelse av nærværende avtale, gi nødvendige samtykker i ekstraordinære tilfeller som bestemt i tredje ledd, samt forvalte Banksjef L.R. Bærøes legat og herunder etter egen vurdering bevilge midler til innkjøp fra legatets midler etter forutgående faglig innstilling fra Innkjøpskomiteen. S tøtte til utstilling og drift skal som utgangspunkt bare aksepteres gitt til Stiftelsen Lillehammer m useum. Beslutninger i Stiftelsen Lillehammer m useum vedr ørende avdeling Lillehammer Kunstmuseum om nedleggelse, flytting, avhendelser, endring i vakthold og sikkerhetstiltak, eller endring av navn krever samtykke fra Eierstiftelsen. Eierstiftelsen må også samtykke i vedtektsendringer i Stiftelsen Lillehammer m useum som om fatter de bestemmelser som endres ved Konsolideringen av hensyn til Lillehammer Kunstmus e um / side 6 av 9

7 Beslutninger i Eierstiftelsen som medfører vedtektsendringer som omfatter de bestemmelser som endres ved Konsolideringen kan på den annen side ikke gj øres uten samtykke fra Stiftelsen Lillehammer m useum. Administrerende d irektør ved Stiftelsen Lillehammer m useum, eller den han bemyndiger, og direktøren i avdeling Lillehammer Kunstmuseum, skal ha møte - og talerett i styret for Eierstiftelsen. 4.3 Kostnadsdekning Stiftelsen Lillehammer m useum skal etter nærmere avtale dekke løpende møte - og administrasjonskostnader for arbeidet i Eierstiftelsen. Kostnadsdekningen skal omfatte kostnader til regnskap og revisjon, nødvendige gebyr er, styrehonorar og be vertning på styremøter. 5 SLUTTBESTEMMELSER 5.1 Vedtektsendringer Konsolideringen gjør det nødvendig å endre vedtektene i begge stiftelser. Vedtektsendringene vil utgjøre en omdanning etter stiftelsesloven, noe som krever godkjennelse fra Stiftelsestilsynet. I vedtektene for Stiftelsen Lillehammer m useum må det gjøres endringer i formålsbestemmelsen, slik at denne fullt ut omfatter også virksomheten i avdelingen for Lillehammer Kunstmuseum. Det må dessuten gjøres endringer i bestemmelsen om styreoppnevnelse, sli k at også Lillehammer kommune gis rett til å oppnevne ett styremedlem. Oppland Fylkeskommune oppnevner allerede ett styremedlem ved Stiftelsen Lillehammer m useum. Dette skal videreføres i vedtekten e. I vedtektene for Eierstiftelsen må det gjøres endringer i formålsbestemmelsen, slik at vedtektene reflekterer at stiftelsen omgjøres til en eierstiftelse med de begrensninger som følger av punkt 4.2. Det skal også fremgå av vedtektene at driften er overført til Stiftelsen Lillehammer m useum. Det må også gjøres andre endringer, herunder endring av stiftelsens navn ved tilføyelse av ordet «Stiftelsen». Det er ikke nødvendig eller ønskelig å endre grunnkapitalen i noen av stiftelsene. Partenes omforente forslag til nye vedtekter i begge stiftelser følger som bilag 1 til avtalen. Dersom det er nødvendig å gjøre tekniske eller mindre innholdsmessige endringer for å få godkjennelse av Stiftelsestilsynet, er partene innforstått med at dette skal gjøres 14947/ side 7 av 9

8 5.2 Oppsigelse Samarbeidsavtalen kan sies opp av begge parter frem til K onsolidering, og deretter med ett års skriftlig forhåndsvarsel regnet fra første årsskifte etter oppsigelsen. Ved oppsigelse etter Konsolidering forplikter Eierstiftelsen seg til å gjeninntre i alle nødvendige kontraktsforhold, herunder arbeidsavtaler og leiekontrakter. Reglene om virksomhetsoverdragelse skal følges. Eierstiftelsen overta r arbeidsgiveransvar et for alle ansatte som ble overført til Stiftelsen Lillehammer m useum ved Konsolideringen og alle ansatte som senere måtte bli ansatt med arbeidssted Lillehammer Kunstmuseum. Stiftelsen Lillehammer m useum forplikter seg på sin side til å tilbakeføre vederlagsfritt til Eierstiftelsen alle overtatte aktiva som er i behold. Partene forplikter seg dessuten til å gjøre alle nødvendige vedtektsendringer og el ler s samarbeide aktivt for å gjennomføre oppsigelsen. Ved oppsigelse skal alle immaterielle rettigheter og markedsposisjoner knyttet til «Lillehammer Kunstmuseum» tilbakeføres til Eierstiftelsen, samtidig som all bruk skal opphøre ved Stiftelsen Lillehammer m useum. Oppsigelse som følge av mislighold reguleres dessuten av bakgrunnsretten. 5.3 Forbehold Begge parter signerer avtalen med forbehold om at statlige, fylkeskommunale og kommunale myndigheter godkjenner avtalen og bevilger tilstrekkelige midle r til at det er forsvarlig å gjennomføre den. Partenes budsjett for hva som anses tilstrekkelig følger som bilag 2. Dersom denne forutsetningen ikke innfris kan begge parter si opp avtalen etter bestemmelsene i punkt AVTALEBILAG Følgende dokumenter u tgjør bilag til samarbeids avtalen: Bilag 1: Bilag 2: O mforent forslag til nye vedtekter for stiftelsen Lillehammer m useum og Stiftelsen Lillehammer Kunst museum fra 1. a p ril 2018 Omforent b udsjett som anses nødvendig for gjennomføring av avtalen **** Denne avtale er opprettet i 2 to eksemplarer, hvorav partene får hvert sitt / side 8 av 9

9 Lillehammer, For Stiftelsen Lillehammer m useum For Lillehammer Kunstmuseum [navn signatur] [navn signatur] 14947/ side 9 av 9