Mellom Anno museum AS (Anno museum) og Engerdal kommune er det i dag inngått slik: SAMARBEIDSAVTALE / KONSOLIDERINGAVTALE

Transkript

1 Mellom Anno museum AS (Anno museum) og Engerdal kommune er det i dag inngått slik: SAMARBEIDSAVTALE / KONSOLIDERINGAVTALE 1. Avtalens bakgrunn og formål Denne avtale skal erstatte tidligere inngått konsolideringsavtale mellom Engerdal kommune og Stiftelsen Trysil Engerdal Museum. Avtalen erstatter også deler av konsolideringsavtalen mellom Stiftelsen Trysil/Engerdal Museum og Hedmark fylkesmuseum, på bakgrunn av oppløsning av Stiftelsen Trysil Engerdal Museum og eiendomsoverdragelse fra stiftelsen til Trysil kommune, jf. vedlegg 2. Ved denne avtale vil Engerdal Museum i likhet med alle øvrige museumsenheter få direkte forpliktelser og rettigheter i forhold til Anno museum. Formålet med avtalen er at en ved direkte avtaler mellom Anno museum og den enkelte museumsenhet kan styrke det faglige tilbudet ved den enkelte museumsenhet, og også oppnå en bedre økonomisk ressursutnyttelse innenfor Anno museum totalt sett og ved den enkelte museumsenhet. Avtalen regulerer ansvars- og myndighetsforhold knyttet til museumsdriften ved Engerdal Museum. Anno museum vil ha et økonomisk og faglig ansvar så langt det er mulig innen de økonomiske rammer som gis. Engerdal kommune vil fortsatt bidra til ivaretaking og utvikling av museumsenheten, jf. pkt nedenfor. Partene ønsker å opprettholde og styrke det lokale engasjementet knyttet til museumsenheten og å opprettholde funksjonen som møteplass for lokalsamfunnet. 2. Driften Anno museum skal ha det faglige, administrative og økonomiske ansvaret for museumsdriften ved Engerdal Museum med de unntak og modifikasjoner som følger nedenfor. Engerdal kommune vil også bidra aktivt i museumsdriften i samråd med Anno museum. Driften ved Engerdal Museum skal av begge parter søkes styrt i henhold til overordnet regelverk for museumsdriften som ICOMs etiske regelverk, Annos vedtekter og strategiplan, den statlige og fylkeskommunale museumspolitikken og Engerdal kommune sin innarbeidede rolle i lokalsamfunnet. 1

2 2.1. Anno museums myndighet og ansvar Anno museum har driftsansvaret inklusiv vedlikeholdsansvar for de faste eiendommer. Vedlikeholdsansvaret innebærer at det er Anno museum som prioriterer vedlikeholdsbehov ut fra de gitte økonomiske rammer som foreligger i Anno museums budsjetter. Innenfor myndighetsområdet ligger bl.a. fastsetting av billettpriser, åpningstider, bemanning og ansettelser. Anno museums ansvar omfatter arbeidsgiveransvaret, ansvar for HMS-arbeid og det faglige ansvar for formidling, samlingsforvaltning m.m. Alle ansatte knyttet til driften ved Engerdal Museum ansettes i Anno museum. Unntak fra dette må avtales i hvert enkelt tilfelle, jf. pkt. 8 nedenfor. Alle avgjørelser som hører til driften både faglig, administrativt og økonomisk ligger under Anno museum. Budsjetter og regnskap for Anno sin drift ved anleggene fastsettes av styret for Anno museum. Den daglige kontakt mellom Engerdal kommune og Anno museum vil i utgangspunktet skje gjennom den stedlige avdelingen av Anno museum Engerdal kommunes myndighet og ansvar Engerdal kommune skal fortsatt være eier av eiendommer og samlinger ved Engerdal Museum og har et særlig ansvar for å ta vare på og tilrettelegge for det lokale engasjement knyttet til museumsenheten. Engerdal kommune kan forestå egne arrangementer etter forhåndsavtale med Anno museum. Faste årlige arrangementer kan avtales for hele avtalens løpetid. Inntektene fordeles i henhold til egen avtale, jf. pkt. 8 nedenfor. Engerdal kommune kan forestå dugnadsarbeid. Dugnadsarbeidet iverksettes og gjennomføres i samråd med rette vedkommende ved Anno museum. Ovenstående punkt knyttet til arrangementer, dugnadsarbeid m.m. gjelder ikke for de fysiske deler av Engerdal Museum som Anno museum ikke har ansvar for, jf. pkt. 3.1 nr. 3. Engerdal kommune har videre et særlig ansvar for å ivareta kontakten med venneforening og lokalsamfunnet for øvrig. Venneforeningens/frivilliges gaver i form av pengebidrag forutsettes gitt til Anno museum for bruk ved Engerdal kommune med mindre annet er bestemt fra giver. Engerdal kommune blir eier av alle nyervervede gjenstander ved museet selv om disse erverves over driftsbudsjettet forvaltet av Anno museum. Unntak fra dette kan avtales for hvert enkelt tilfelle og det kan også settes som vilkår fra giver at gjenstanden tilfaller Anno museum. 2

3 Engerdal kommune kan ikke foreta restaureringsarbeider eller bygningsmessige endringer, eller avhende deler av den faste eiendommen uten forhåndssamtykke fra Anno museum. Som vedlegg 1 til denne avtale følger et kartriss over den del av Engerdal kommunes eiendom som reguleres av denne bestemmelse. Enkelte tiltak av særlig stor betydning eller av ekstraordinær karakter ved Engerdal Museum kan ikke iverksettes av Anno museum uten samtykke fra Engerdal kommune. Dette gjelder: - Nedlegging eller vesentlig reduksjon av driften ved Engerdal Museum - Endring av museumsenhetens bruksnavn utad - Større innkjøp til samlingene eller påbygg/nybygg av bygninger Engerdal kommune er innforstått med at navnebruk og annen utadrettet virksomhet skal søkes tilpasset Anno museums vedtatte visuelle profil. Utad skal likevel Engerdal Museum fremstå som en egen enhet. 3. Særlige bestemmelser knyttet til faste eiendommer og samlinger 3.1. Faste eiendommer/anlegg Partene skal i fellesskap foreta en gjennomgang av Engerdal kommunes bygningsmasse i forbindelse med inngåelse av denne avtalen. Det kan da være aktuelt å dele bygningsmassen i tre kategorier: 1) Bygninger som Anno museum har det fulle ansvar for 2) Bygningsmasse som gis prioritet etter bygninger nevnt under pkt. 1), og som Anno museum vil forestå vedlikeholdsarbeider for hvis arbeidene finansieres av Engerdal kommune eller av andre finansieringskilder 3) Bygningsmasse som Anno museum ikke tar ansvar for, f.eks. fordi den ikke har tilstrekkelig kulturhistorisk interesse Anno museum skal i samråd med Engerdal kommune foreta årlig tilsyn og kartlegging av vedlikeholdsbehov av bygningsmassen i kategori 1) og 2). NN kan initiere vedlikeholdsarbeider for bygninger i kategori 1) og 2) ved selv å bidra økonomisk. Slike økonomiske bidrag kan påvirke tidspunktet for igangsetting av kostnadskrevende vedlikeholdsarbeid. I forbindelse med inngåelse av avtalen lages et vedlegg 2 til avtalen hvor bygningsmassen beskrives og plasseres inn i prioritetsrekkefølgen ovenfor. Anno Museums ansvar for kostnader knyttet til faste eiendommer, som for eksempel ansvar for forsikringer og festeavgift, avtales i hvert enkelt tilfelle og nedfelles i notat som vedlegges avtalen som vedlegg 2. 3

4 3.2. Samlingsforvaltning Anno museums ansvar for samlingsforvaltningen innebærer at Anno museum har ansvar for og beslutningsmyndighet vedrørende: - Inntak nyervervelser - Registrering og katalogisering - Restaurering - Oppbevaring/magasinering - Avhending Når det gjelder registrering/katalogisering av eksisterende gjenstandsmasse har Engerdal kommune ansvar for å bistå med nødvendige opplysninger om gjenstandene m.m. Det utarbeides et vedlegg til denne avtalen med fortegnelse av eventuell gjenstandsmasse som ikke inngår i Anno museums ansvar. 4. Økonomisk støtte/tilskudd Økonomisk støtte fra offentlige organer til museumsdriften gis i sin helhet til Anno museum. Den som yter støtte kan øremerke bevilgninger til bruk ved Engerdal Museum. Anno museum innestår for at slike øremerkede midler faktisk brukes ved Engerdal Museum. 5. Endring i vedtektene for Engerdal Museum Denne avtalen forutsetter ingen vedtektsendring da Engerdal Museum er eid av Engerdal kommune og ikke er egen juridisk enhet. Engerdal kommune sine vedtekter for Engerdal Museum revideres i forbindelse med avtaleprosessen for å avklare formålet til og omfanget av Engerdal Museum som del av et felles styringsgrunnlag for samarbeidet. Anno museum bistår Engerdal kommune i forbindelse med endring av vedtektene og Anno museum er innforstått med at det ut fra særlige forhold må kunne foretas spesielle tilpasninger i forhold til vedtektsbestemmelsene. 6. Aksjer i Anno museum Fra gjennomføringen av denne avtale skal Engerdal kommune overta en aksjepost fra Stiftelsen Trysil Engerdal Museum. Engerdal kommune vil som aksjonær delta i generalforsamlinger og aksjonærmøter i Anno museum som et felles forum. 7. Kontakt mellom Engerdal kommune og Anno museum Den løpende kontakt mellom partene forutsettes foretatt mellom Engerdal kommune og Anno museums stedlige avdeling. 4

5 Partene er enige om å foreta et felles tilsyn av bygningsmasse og gjenstander en gang pr. år, men fortrinnsvis både vår og høst, med Anno museums avdelingsdirektør og eventuelt andre fra Anno museum med særlig kompetanse på bygningsvedlikehold, og Engerdal kommune med de personer Engerdal kommune utpeker. Videre er det enighet om at avdelingsdirektør ved Anno museum møter Engerdal kommune i fellesmøte for enhetene i regionen minst én gang i året. Møtet bør fortrinnsvis organiseres gjennom Anno Museum. 8. Særlige bestemmelser for Engerdal Museum Unntak fra punkt tredje avsnitt: Engerdal kommune sin funksjon knyttet til utviklingsarbeid ved Engerdal Museum, med koordinering av prosjekter mellom den museale virksomheten og kommunen sin kultur- og næringssatsing, beholdes som del av Engerdal kommune sin virksomhet. Blokkoddens Venner gis anledning til å forestå arrangementer og dugnad i overensstemmelse med punkt 2.2 andre og tredje avsnitt. 9. Avtalens varighet Denne avtale løper fra og varer i fem år, dvs. til Hvis avtalen ikke er sagt opp fra en av partene senest seks måneder før utløp, løper avtalen videre med slik oppsigelsesrett fra begge parters side: Avtalen kan sies opp med virkning fra 31. desember i året etter oppsigelsesåret. [sted], den NN Anno museum AS XX 5