Hyperion Oslos årsmøte 2011 Torsdag 15/12. Dagsorden

Transkript

1 Hyperion Oslos årsmøte 2011 Torsdag 15/12 Dagsorden Sak 1: Konstituering Sak 2: Årsmelding Sak 3: Budsjett og Regnskap Sak 4: Medlemskontingent for 2012 Sak 5: Fordelingsnøkkel kommunal støtte Sak 6: Vedtektsendringer Sak 7: Arbeidsprogram Sak 8: Valg Tidsplan Tidspunkt Saknr Sak Konstituering Årsmelding Budsjett og Regnskap Medlemskontingent for Fordelingsnøkkel kommunal støtte Vedtektsendringer Arbeidsprogram Valg

2 Hyperion Oslos årsmøte 2011 Torsdag 15/12 Sak 1: Konstituering 1.1 Valg av møteleder Kandidater fremmes på møtet. 1.2 Valg av referent Kandidater fremmes på møtet. 1.3 Valg av tellekorps Styrets innstilling: Møteledelsen evt. supplert av andre observatører. 1.4 Valg av protokollunderskrivere Kandidater fremmes på møtet. 1.5 Godkjenning av fullmakter Det er medlemsforeninger med medlemstall fra 2010 (medlemmer under 26 år bosatt i Oslo), som i utgangspunktet utgjør grunnlaget for beregninger av årsmøtedelegater. Nye foreninger som ikke leverte medlemsliste til Hyperion i 2009 kan bruke tallene sine fra 2011 (men må dokumentere de på møtet). En forening må ha minst 5 medlemmer under 26 år bosatt i Oslo for å kunne få delegater til årsmøtet. Fordelingsnøkkelen iht. vedtektene er som følger ( 3-4): 5-24 medlemmer: 1 delegat medlemmer: 2 delegater medlemmer: 3 delegater medlemmer: 4 delegater. 500 eller flere medlemmer: 5 delegater. Nedenfor er en liste over medlemstallene til alle registrerte medlemsforeninger Hyperion har i Oslo med en delegatberegning (merk at medlemmer-kolonnen angir medlemmer under 26 år bosatt i Oslo per 31/12/10):

3 Antall observatører er ikke regulert av vedtektene, men tidligere praksis tilsier at en forenings antall observatører tilsvarer halvparten av foreningens antall delegater, opprundet. Forening Medl. Delegater Observatører Kommentar Ares Blindern E Sportsklubb BluedropGaming Cinema Paradiso Foreningen Arcon Foss Origamilag Kanal "Nyinnmeldt" Kattas Fabelprosaiske Elevsamfund Kreativ Aktiv Norsk Dataungdom MONOpol Innmeldt 2011 N00b schoolbus gaming Narros Norwegian film rec society Nydalen Datagruppe Obnoxious gaming Oslo Fabelprosaiske Losje Oslo Magicforening Oslo miniatyrspillklubb Ranking Battles Norway Rock'n'Rollespill Sepp Blatters baller av stål Skolestua Spillforening St.Hanshaugen spillforening The Shadow Project TheLAN Torshov Action Extreme Offpiste Gaming Vestkanten Lan Vi kan alt Sum Innmeldt 2011 Fylkesstyrets innstilling: Styret innstiller på at alle foreninger som møter opp får innvilget stemmerett for sine delegater, iht. vedtektenes 3-4 og med basis i medlemstallene fra 2010 (gjengitt ovenfor). Slikt vedtak kan fattes av årsmøtet med alminnelig flertall. Medlemsforeninger som ikke hadde nok medlemmer under 26 år (minst fem) og

4 nyinnmeldte foreninger som ikke har rapportert til HO/Hyperion enda, tildeles en observatør iht. tabellen overfor. Kun medlemsforeningene som meldte inn støtteberettigede medlemmer for 2009 (angitt med stjerne i tabellen ovenfor) har stemmerett i budsjettbehandlingen på årsmøtet, jfr. vedtektenes 3-6. Foreninger der det ikke er rapportert medlemstall må dokumentere at de har minst fem medlemmer under 26 år bosatt i Oslo enten i 2010 eller hittil i 2011 for å kunne tildeles delegater på årsmøtet. Ved mangel på slik dokumentasjon tildeles foreningens frammøtte observatørstatus med tale- og forslagsrett. 1.5 Godkjenning dagsorden og tidsplan Se eget ark. Styrets innstilling: Dagsorden og tidsplanen blir godkjent.

5 Årsmelding Hyperion Oslo 2011 Hyperion Oslo har i 2011 gjennomført de grunnleggende oppgavene fylkeslaget har, slik som støttesøknad til Oslo kommune, regnskapsføring og annet arbeid knyttet til disse områdene. I år har styret beklageligvis hatt vanskelig for å gjennomføre nevneverdig av aktivitet for medlemsforeningene, da det har vært et stort fokus på prosessene rundt Oslo kommunes støtteordning. Styret anser at Hyperion Oslo i dag har en forsvarlig og god drift. Drift og økonomi Hyperion Oslo fikk i 2011 tildelt driftstøtte fra Oslo kommune på vegne av medlemsforeningene, basert på søknad med grunnlagstall fra årsrapportene levert for medlemmer man hadde i Beløpet vi fikk i 2011 var kr på bakgrunn av 805 medlemmer, mot i 2010 på grunnlag av 843 medlemmer. Dette har ført til en nedgang på ca. kr 50 per tellende medlem utbetalt til foreningene våre. Vi har også fått tilsagn på kr i momskompensasjon. Oslo kommunes driftstøtteordning har i år igjen blitt kuttet av bystyret, i 2011 ble ordningen kuttet med 1,5 million kr (fra 12 mill. til 10,5 mill.). I 2012 vil ordningen bli kuttet med nok en million kroner. Hyperion Oslos økonomi er ryddig og stabil, da styret har tatt grep for å nedjustere øvrige budsjettposter og prioritere utbetalingene til foreningene. Totalt skal vi i 2011 utbetale kr til 21 foreninger, samt ,- til nyetablerte foreninger gjennom etableringsstøtte. Dette er en nedgang fra i fjor, både på grunn av kutt i ordningen, samt lavere medlemstall. Foreningene som får utbetalt støtte i 2011 er som følger: Ares, Arthedaín - Den Norske Tolkienforening, BluedropGaming, Cinema Paradiso, Foreningen Arcon, Kattas Fabelprosaiske Elevsamfund, Kreativ Aktiv Norsk Dataungdom, N00b Schoolbus Gaming, Narros, Norwegian Film Recreation Society, Obnoxious Gaming, Oslo Magicforening, Oslo Miniatyrspillklubb, Ranking Battles Norway, Rock'n'Rollespill, The Shadow Project, THElan, Torshov Action Extreme Offpiste Gaming og Vestkanten Lan. En av de overnevnte foreningene er imidlertid trukket ut til kontroll, og støtten til denne foreningen vil bli holdt tilbake inntil de har sendt inn dokumentasjon til Hyperion Oslo. I tillegg får følgende foreninger etableringsstøtte: Blindern E- sportklubb, Foss Origamilag, Oslo Fabelprosaiske Losje, Vi Kan Alt, Kanal2, MONOpol og Sepp Blatters baller av stål. Aktivitet Styret valgte i 2011 å prioritere driftsstøtte til medlemsforeningene framfor intern aktivitet. I tillegg, har styreleder representert Hyperion Oslos interesser i styret til Barne- og Ungdomsrådet i Oslo. Medlemsforeninger og støttesøknad HO har også i år sendt søknad om støtte til Oslo kommune for 23 lokallag med til sammen 879 tellende medlemmer og 1214 medlemmer totalt. Dette er en økning fra fjorårets antall tellende medlemmer, og nedgang i antall medlemmer totalt. Det har siden forrige årsmøte innkommet en aktiv utmelding av Hyperion Oslo fra Tid Sted Rom. Det er også siden sist meldt inn tre nye foreninger. Disse er: Kanal2, MONOpol og Sepp Blatters baller av stål.

6 Hyperion Oslo-styret 2011, Trine Jakobsen Ingrid Susanne Bergø Eli Rebecca Skailand Foss Styreleder Nestleder Styremedlem Nichlas Dalstein Hanne Fjeldstad Johansen Jens Ådne Rydland Styremedlem Styremedlem Styremedlem

7 Hyperion Oslos årsmøte 2011 Torsdag 15/12 Sak 3: Budsjett og regnskap 3.1 Regnskap for Vedlagt er regnskap og revisorberetning for Denne dokumentasjonen er også innsendt Oslo kommune ifb. støttesøknad for Styrets innstilling: Regnskapet for 2010 godkjennes og styret innvilges ansvarsfritak. 3.2 Budsjett for Vedlagt er forslag til budsjett for I tråd med tidligere praksis anbefales det at styret får en stående fullmakt til å revidere samtlige poster ved behov, med unntak av støtten som deles ut til foreningene, som behandles i egen sak. Styret anser det viktig å fokusere på utbetalingene til foreningene i det kommende året. Begge budsjettforslagene ivaretar dette, men budsjettforslag B setter i tillegg av midler til aktivitet. Styret anser budsjettforslagene som realistiske og innenfor de rammene vi kan drive regionslaget på en forsvarlig måte. Styrets innstilling: Årsmøtet fatter følgende vedtak: 1) Budsjettforslag A eller B godkjennes som framlagt. 2) Styret gis anledning til å revidere budsjettet, med unntak av driftstøtteposten fra Oslo kommune (jfr. egen sak om fordeling av støtte).

8 Budsjett for Hyperion Oslo 2012 Forslag til årsmøte 2011, torsdag 15/12 Budsjett 2011 Budsjettforslag A Budsjettforslag B Note Inntekter Oslo Kommune Driftstøtte Medlemskontingent Momskompensasjon Kapitalinntekt Sum Utgifter Driftstøtte medlemsforeninger Driftsavtale Hyperion Etableringsstøtte nye foreninger Admin/styret Revisor Årsmøtet Aktiviteter Diverse Sum Resultat Disponert fra egenkapital Årsresultat Noter: 1. Driftstøtte utbetalt uten fratrekk for administrasjon. Merk at tallet er usikkert da tilsagnsbrevet fra Oslo kommune enda ikke har kommet. 2. Medlemskontingent på 50 kr per medlem, estimert til 880 medlemmer i Momskompinntekten er vanskelig å budsjettere med, så man har tatt utgangspunkt i at vi får utbetalt like mye som i år. 4. Renteinntekter mv. bank 5. Driftstøtte utbetalt til foreningene. Dersom HO mottar mer støtte enn budsjettert, vil hele økningen tilfalle driftsstøtten til foreningene. 6. Leie av tjenester fra Hyperion sentralt (Tilgang til kontoret, kopimaskin, hjelp til støttesøking, kontorstøtte osv.). 7. Etableringsstøtteordning til nye foreninger som ikke mottar vanlig støtte. 8. Administrasjonskostnader i forbindelse med kontoroppgaver, levering av søknader, evt. honorering/godtgjørelse, styrearbeid mv. 9. Revisortjenester er i tråd med de faktiske kostnader vi har med revisjon. 10. Årsmøtet, hovedsakelig mat til deltagere og sosialt. 11. Midler til å dekke aktivitet iht. arbeidsprogrammet. 13. Diversepost for uforutsette utgifter. 14. HO har god egenkapital,

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18 Hyperion Oslos årsmøte 2011 Torsdag 15/12 Sak 4: Fastsettelse av medlemskontingent for 2012 Styret foreslår å endre noe på modellen som har blitt vedtatt de siste årene, der kontingenten blir basert på det antallet medlemmer foreningen rapporterer inn til Hyperion samme året som de rapporterer inn tallene. Vi ønsker å erstatte dette med en modell hvor kontingenten blir basert på det antallet tellende medlemmer foreninger rapporterer inn til Hyperion. Det vil si: Foreninger med medlemstall som ble innrapportert til Hyperion sentralt i 2011 (for 2010) og genererer støtte i 2012, belastes for en kontingent på 50 kr per tellende medlem. Styrets innstilling: I samsvar med kravene fra Oslo kommune og kravene fra staten, samt Hyperion sentralt, fastsettes en kontingentsats på 50,- per støtteberettiget medlem. Kontingent kreves inn for medlemmer rapportert til Hyperion for grunnlagsåret For foreninger som mottar etableringsstøtte trekkes 50 kr per tellende medlem som rapporteres for 2011 eller eventuelt Styret administrerer innkreving og av kontingent. Driftsstøttemidler kan motregnes støtten direkte.

19 Hyperion Oslos årsmøte 2011 Torsdag 15/12 Sak 5: Fastsettelse av fordelingsnøkkel for driftstøtte. Oslo Kommune tillater ikke, slik staten gjør, dobbeltmedlemskap. Det vil si at medlemmer som er medlem av to eller flere medlemsforeninger teller bare som ett medlem i støtteberegningene til Oslo Kommune. For at man skal slippe det logistiske marerittet det er å fordele støtten et enkelt medlem genererer til hver medlemsforening som medlemmet er medlem av, har vi benyttet følgende fordelingsnøkkel i Hyperion Oslo de siste årene: Fordelingsnøkkel 1) Støtte per medlem (grunnlag) = Tildelt støtte fra Oslo kommune / totalt antall støtteberettigede inkl duplikater. 2) Tildelt støtte til en forening = Støtte per medlem * foreningens totalt antall støtteberettigede inkl duplikater. I 2011 ga dette følgende tall: Forening Antall Støttefordeling Kontingent Utbetalt Ares 8 kr kr 400 kr Arthedaín - Den Norske Tolkien 1 kr 585 kr 50 kr 535 BluedropGaming 17 kr kr 850 kr Cinema Paradiso 12 kr kr 600 kr Foreningen Arcon 78 kr kr kr Kattas Fabelprosaiske Elevsamfunn 58 kr kr kr Kreativ Aktiv Norsk Dataungdom 410 kr kr kr Noob Schoolbus Gaming 2 kr kr 100 kr Narros 9 kr kr 450 kr Norwegian Film Recreation Society 2 kr kr 100 kr Nydalen Datagruppe 5 kr kr 250 kr Obnoxius Gaming 3 kr kr 150 kr Oslo Magicforening 15 kr kr 750 kr Oslo Miniatyrspillklubb 15 kr kr 750 kr Ranking Battles Norway 18 kr kr 900 kr Rock'n'Rollespill 12 kr kr 600 kr The Shadow Project 50 kr kr kr THElan 57 kr kr kr Tid Sted Rom 5 kr kr 250 kr Torshov Action Extreme Offpiste Gaming 6 kr kr 300 kr Vestkanten-Lan 3 kr kr 150 kr 1 606

20 Medlemmer angir tellende medlemmer (bosatt i Oslo og under 26 år). Kontingenten et motregnet støtten, som da utbetales netto. Støtte per medlem i 2011 var kr 535 fratrukket kontingent, en nedgang på i underkant av en femtilapp fra det foregående året. Styrets innstilling: Fordelingsnøkkelen vedtas som angitt ovenfor.

21 Hyperion Oslos årsmøte 2011 Torsdag 15/12 Sak 6: Vedtektsendringer Det har ikke kommet inn noen forslag til vedtektsendringer.

22 Hyperion Oslos årsmøte 2011 Torsdag 15/12 Sak 7: Arbeidsprogram I løpet av perioden skal styret i Hyperion Oslo ha ansvaret for å utføre følgende aktiviteter: 1) Arrangere et eller flere medlemstreff for alle Oslo-foreningene, gjerne i samarbeid med Hyperion sentralt. Styret gis fullmakt til å organisere disse og fastsette innholdet i dem, men de bør tilstrebe å være aktuelle for flest mulig foreninger. 2) Styret skal sikre god drift gjennom fastsettelse av interne retningslinjer og innsending av papirer. 3) Styret skal jobbe for å profilere Hyperion Oslos arbeid og arrangementer ut mot medlemsforeningene. 4) Styret skal fokusere på å bygge et godt sosialt miljø internt og skal i perioden ha et særskilt fokus på kompetansespredning og overlapp fra gamle til nye styremedlemmer. 5) Ha et godt samarbeid med andre regionslag i Hyperion. Fylkesstyret bes også gjennomføre følgende administrative tiltak: a. Søke Oslo kommune om driftsstøtte for b. Innhente revisorgodkjent medlemsdokumentasjon for 2011 (til søknaden for 2013). c. Få regnskapet for 2011 revisorgodkjent så snart som mulig etter årsskiftet. d. Utbetale driftsstøttemidler for 2012 til medlemsforeningene, så snart som mulig etter kommunen utbetaler denne til HO. e. Fastsette et økonomireglement for regionslaget. f. Ha en god internskolering og overlappskolering mellom nytt og gammelt styre. Styrets innstilling: Arbeidsprogrammet vedtas med de endringer som frakommer under møtet.

23 Hyperion Oslos årsmøte 2011 Torsdag 15/12 Sak 8: Valg 8.1 Valg av Leder Kandidater fremmes på møtet. 8.2 Valg av inntil 5 styremedlemmer Kandidater fremmes på møtet. 8.3 Valg av Revisor Vi anbefaler at vi beholder vår eksisterende revisor, H. C. Andersen. Fylkesstyrets innstilling: H.C. Andersen velges som revisor.