MØTEINNKALLING Kommunestyret Sted: Rakkestad kulturhus, Kommunestyresalen Dato: 18.09.2014 Tid: 18:30 SAKSLISTE Folkets spørretime Spørsmål til ordføreren må meldes skriftlig innen tirsdag 16. september 2014. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 26/14 14/1676 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2015-2016 27/14 14/1031 SKOLEPLAN 2014 28/14 14/1033 ENDRING AV VEDTEKTER FOR SFO - 2014 29/14 14/1108 LYNGRABBEN UTLEIEBOLIGER - SALG 30/14 14/1591 OPPNEVNING AV STEDFORTREDER FOR BARNEVERNLEDER 31/14 14/1617 VALG AV VARAMEDLEM TIL FORMANNSKAPET, ADMINISTRASJONSUTVALGET OG KULTUR- OG OPPVEKSTUVALGET Formannskapets medlemmer innkalles til ekstraordinært møte torsdag 18. september kl 17.30, Rakkestad Kulturhus Formannskapssalen. Egen innkalling er sendt. Andakt holdes i grupperom 1 kl 18.15. Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf. 69 22 55 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.
Sakskart med saksdokumenter er utlagt på Servicekontoret og Biblioteket f.o.m 11.09.2014 og t.o.m møtedagen. Sakskart med saksdokumenter ligger også på kommunens internettside www.rakkestad.kommune.no Kommunestyret overføres av Radio 5 på frekvens 102,9. Rakkestad, 11. september 2014 Ellen Solbrække (s) Ordfører
PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2015-2016 Saksbehandler: May-Britt Lunde Nordli Arkiv: 216 Arkivsaksnr.: 14/1676 Saksnr.: Utvalg Møtedato 26/14 Kommunestyret 18.09.2014 Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret 1. Plan for forvaltningsrevisjon, vedtas. 2. Dersom det skulle være behov for å endre planen, delegeres denne beslutning til kontrollutvalget. Vedlegg 1. Brev med møtebok og revisjonsplan fra Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS, datert 05.09.2014. Bakgrunn for saken Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel 12, 78 og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6 utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftenes 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kommunens ansvar for saken Kontrollutvalget skal i henhold til Forskrift om kontrollutvalg 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Andre opplysninger Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat fikk i oppdrag av kontrollutvalget å utarbeide overordnet analyse. Kontrollutvalget behandlet analysen i møte 12.6.2014 sak 14/15. Ut fra risiko- og vesentlighetsvurderingen i den overordnede analysen, ble det fattet vedtak om å gå videre med områdene «Fosterhjem økonomi og refusjoner» «Hvordan blir politiske vedtak fulgt opp?» Kontrollutvalget valgte på sitt møte den 28.8 sak 14/24 å gå videre med begge prosjektene. Side 3 av 23
SKOLEPLAN 2014 Saksbehandler: Morten Vedahl Arkiv: B13 Arkivsaksnr.: 14/1031 Saksnr.: Utvalg Møtedato 9/14 Kultur- og oppvekstutvalget 03.06.2014 14/14 Kultur- og oppvekstutvalget 09.09.2014 27/14 Kommunestyret 18.09.2014 Rådmannens forslag til vedtak 1. Rakkestad kommunestyre vedtar «Skoleplan 2014-2018» som fremlagt. 2. Skoleplanen rulleres årlig med evaluering av måloppnåelse og revidering av tiltaksdelen. Behandling i Kultur- og oppvekstutvalget den 03.06.2014 sak 9/14 Behandling Utvalget foreslo at saken utsettes. Utvalget ønsker et møte med skolesjef og rektorer for gjennomgang av skoleplanen før den behandles i neste møte i Kultur- og oppvekstutvalget til høsten. Utsettelsesforslaget enstemmig vedtatt. Kultur- og oppvekstutvalgets vedtak Saken utsatt. Behandling i Kultur- og oppvekstutvalget den 09.09.2014 sak 14/14 Behandling Representanten Elin Gjerberg (V) fremmet følgende tilleggsforslag til nytt pkt 3: Det fremmes egen sak til politisk behandling for å definere begrepet «Rakkestadskolen». Saken behandles i Kultur- og oppvekstutvalget og Kommunestyret Ved votering ble rådmannens forslag med Gjerbergs tilleggsforslag enstemmig vedtatt. Kultur- og oppvekstutvalgets innstilling til kommunestyret 1. Rakkestad kommunestyre vedtar «Skoleplan 2014-2018» som fremlagt. Side 4 av 23
Sak 27/14 2. Skoleplanen rulleres årlig med evaluering av måloppnåelse og revidering av tiltaksdelen. 3. Det fremmes egen sak til politisk behandling for å definere begrepet «Rakkestadskolen». Saken behandles i Kultur- og oppvekstutvalget og Kommunestyret. Vedlegg: 1. Skoleplan 2014 2018. Bakgrunn for saken Rakkestad kommune skal fastsette en ny skoleplan. Den er et element i det samlede kommunale planverket, og er for øvrig undergitt statlige vilkår og rammer på området. Skoleplan erstatter den forrige skoleutviklingsplan vedtatt 2009. Rakkestadskolen har kommet langt på sine satsningsområder i skoleutviklingsplan. Fokusområdene har vært vurdering for læring, klasseledelse, lesing og regning. Det har blant annet blitt laget en leseplan for Rakkestadskolen, en verktøykasse for matematikkundervisningen og en håndbok i klasseledelse. For å holde trykket på disse satsningsområdene har vi utdannet veiledere som aktivt jobber med vurdering for læring, lesing og klasseledelse ut i klasserommene. De veileder nyutdannede og etablerte lærere, for at Rakkestadskolen skal klare å holde et så høyt nivå som ønskelig på undervisningen og i relasjon til elevene. Analyse og evaluering av skoleutviklingsplan, analyser av læringsresultater og læringsmiljø, tilbakemeldinger fra elever og foreldre og skolens analyse av virksomheten danner grunnlaget for den nye skoleplan. Fokusområdene i den nye skoleplan er tidlig innsats og tilpasset opplæring, tverrfaglig samarbeid samordnet hjelp, grunnleggende ferdigheter, overganger og sosiallærer ved hver enkelt skole. Tidlig innsats innebærer at det etableres en kultur for å gripe inn uansett alder. For å kunne sette inn tiltak tidlig må det legges vekt på å kartlegge barn og unge som ikke har tilfredsstillende læringsutvikling på alle nivåer i grunnopplæringen, og det må finnes kompetanse ved skolen for elever som har behov for ekstra hjelp. Ofte kreves det flere hjelpeinstanser og vi ønsker et bedre samordnet hjelpeapparat. Grunnleggende ferdigheter er avgjørende redskaper for læring i alle fag og samtidig en forutsetning for at eleven skal kunne vise sin kompetanse. Gode overganger skal sikre at Rakkestadskolen utnytter læringspotensialet og sikrer sammenheng og helhet for barm og unge både faglig og sosialt. Spesielt viktig blir dette området i forhold til overgang fra ungdomsskole til videregående skole, da frafallet fra videregående skole for Rakkestad elever er stort. Skolen er en viktig arena for helsefremmede og forebyggende aktivitet. Skoleplan vil påpeke viktigheten av et sunt kosthold og fysisk aktivitet for å forebygge sykdom og tilrettelegge for et best mulig liv. Rakkesatdskolen skal være en inkluderende skole med flerkulturell forståelse med plass og rom for alle. Planen er et styringsdokument for administrasjon, rektorer og tilsatte. Den danner grunnlaget for utviklingsarbeid og handlingsplan på den enkelte skole, således også et grunnlag for vurdering av kvalitet. Side 5 av 23
Sak 27/14 Kommunens ansvar for saken Skoleplan for Rakkestad kommune vedtas i kommunestyret etter oppvekstutvalget og med innstilling fra formannskapet. Planprosess Kommunens skoleledergruppe bestående av seksjonsleder, rektorer og assisterende rektorer ved alle skolene har vært for prosjektgruppe for planarbeidet. Ansatte, arbeidstakerorganisasjoner, samarbeidsutvalg og foreldreutvalg har vært deltakende i planprosessen. Økonomi Rakkestad kommune prioriterer sine ressurser i budsjetter og økonomiplaner, og følgelig må planen følges opp i den sammenheng for å oppnå effekt. Den forutsetter like fullt bruk av allerede bevilgede og avsatte midler til kompetanseutvikling og styrkning. Rådmannen vurderer den også som et nødvendig grunnlag for å kunne søke staten om særskilte (øremerkede) penger til videre- og etterutdanning. Administrasjonens vurdering Rakkestad kommune skal gi sine barneskoleelever et likeverdig tilbud. Det skal ikke spille noen rolle om de får sin opplæring på Bergenhus, Os eller Kirkeng skole. Skolene har ulike ståsted, en skoleplan skal sikre en fellessatsing mot felles mål på gitte områder. Skoleplanen skal gi muligheten for skolene i Rakkestad å dyrke sine egne behov, og det skal være rom for å gå i utakt og ha forskjellige tilnærminger til satsningsområdene. Et mål er at elever fra barneskolen skal ha hatt de samme mulighetene til å opparbeide seg tilstrekkelige grunnleggende ferdigheter, kunnskaper og holdninger ved oppstart på ungdomsskolen. Skoleplan som fremlagt her er et nødvendig grunnlagsdokument for den videre helhetlige skoleutvikling i Rakkestad kommune. Side 6 av 23
ENDRING AV VEDTEKTER FOR SFO - 2014 Saksbehandler: Morten Vedahl Arkiv: A22 Arkivsaksnr.: 14/1033 Saksnr.: Utvalg Møtedato 11/14 Kultur- og oppvekstutvalget 03.06.2014 16/14 Kultur- og oppvekstutvalget 09.09.2014 28/14 Kommunestyret 18.09.2014 Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar «endringer av vedtekter i SFO» slik som de er framlagt. Behandling i Kultur- og oppvekstutvalget den 03.06.2014 sak 11/14 Behandling Utvalget foreslo at saken utsettes. Utvalget ønsker at saken behandles samtidig med «Skoleplan 2014» og «Rammeplan for SFO i Rakkestadskolen» i utvalgets første møte til høsten. Utsettelsesforslaget enstemmig vedtatt. Kultur- og oppvekstutvalgets vedtak Saken utsatt. Behandling i Kultur- og oppvekstutvalget den 09.09.2014 sak 16/14 Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Kultur- og oppvekstutvalgets innstilling til kommunestyret Rakkestad kommunestyre vedtar «endringer av vedtekter i SFO» slik som de er framlagt. Bakgrunn for saken Rakkestad kommune skal vedta en ny rammeplan for SFO. Rammeplanen er en lokal plan for hvordan kvaliteten i skolefritidsordningene i Rakkestad kommune skal heves ytterligere. Målet er primært å gi ledere og øvrige ansatte ved SFO en forpliktende ramme for arbeidet med utvikling av kvaliteten i skolefritidsordningen. At planen er forpliktende, betyr at barn og foreldre har rett til å forvente at alle skolefritidsordninger arbeider i retning av angitte mål og iverksetter fastsatte tiltak. I den forbindelse er vedtektene gjennomgått og behoet for endringer er vurdert. Side 7 av 23
Sak 28/14 Vedtektene må tilpasses sentrale føringer i særavtale SFS 2201 pkt 3,4 på antall plandager for SFO. Vedtektene 11. Planprosess Seksjonsleder skole og en representant fra skoleledelsen ved hver skole har foretatt en gjennomgang og revidering av gjeldende vedtekter. Arbeidstakerorganisasjonen har kommet med innspill i saken. Innspillet gjaldt antall plandager og føringer i særavtale SFS 2201. Innspillet er tatt til etteretning. Kommunens ansvar for saken Vedtekter for SFO i Rakkestad kommune ble vedtatt i kommunestyre 14.02.2008 i sak nr. 5/08. Endringer av vedtektene må derfor gjøres av kommunestyret. 1 EIERFORHOLD Skolefritidsordningene (SFO) skal i hovedsak eies og drives av Rakkestad kommune og være integrert i de enkelte barneskolers drift. ENDRING Skolefritidsordningene (SFO) i Rakkestad kommune er hjemlet i Opplæringsloven og er en lovpålagt tjeneste. Skolefritidsordningene er knyttet til barneskolene i Rakkestad kommune. Skolefritidsordningene (SFO) skal i hovedsak eies og drives av Rakkestad kommune og være integrert i de enkelte barneskolers drift. KOMMENTARER Hjemlet i opplæringsloven 2 FORMÅL SFO skal i første rekke være et tilsyns-, omsorgs- og aktivitetstilbud for barn på småskoletrinnet. SFO skal legge til rette for lek, kultur- og fritidsaktiviteter med utgangspunkt i alder, funksjonsnivå og interesser hos barna. INGEN ENDRING 3 ANSVARLIG STYRINGSORGAN Ordningene skal drives i henhold til nasjonale lover og forskrifter, kommunale vedtekter samt vedtak og planer for den enkelte SFO. Kommunestyret er ansvarlig styringsorgan for SFO i kommunen. Samarbeidsutvalget ved den enkelte skole har rett og plikt til å behandle saker som gjelder SFO ved skolen. INGEN ENDRING Side 8 av 23
Sak 28/14 4 LEDELSE Ordningene er administrativt underlagt kommunesjefen ved rektor på den enkelte skole. Rektor har det øverste administrative og pedagogiske ansvar. ENDRING Ordningene er administrativt underlagt seksjonsleder skole ved rektor på den enkelte skole. Rektor ved den enkelte skole har det øverste administrative og pedagogiske ansvar. KOMMENTARER Ny tittel på kommunesjef etter omorganisering i 2009 5 OPPTAKSMYNDIGHET Den enkelte skole sender brev vedlagt søknadsskjema til alle familier med barn i aktuell alder for SFO. Rektor er ansvarlig for opptaket. Samlet oversikt over årets opptak sendes kommunesjef. Kommunens klagenemnd er endelig klageinstans. I følge Forvaltningsloven 29 er fristen til å klage 3 uker fra det tidspunkt søkeren mottar vedtaket. ENDRING Den enkelte skole sender brev med informasjon om søknadsrutinene i Rakkestad kommune til alle familier med barn som skal begynne på skolen. Alle tilflyttere får informasjon om SFO fra skolen. Rektor er ansvarlig for opptaket. Samlet oversikt over årets opptak sendes seksjonsleder skole. Kommunens klagenemnd er endelig klageinstans. I følge Forvaltningsloven 29 er fristen til å klage 3 uker fra det tidspunkt søkeren mottar vedtaket. KOMMNETARER Endring i rutinene ved tildeling av skoleplass. 6 OPPTAKSKRITERIER Overordnet kriterie: Yngre barn tas inn i SFO før eldre barn. 1. Barn med særlige behov tas inn foran andre søkere. Det forutsettes at det ligger en sakkyndig vurdering til grunn for anbefaling om plass. Det forutsettes også at det tildeles ekstra ressurser der dette er nødvendig i følge den sakkyndige vurderingen. 2. Minoritetsspråklige barn som trenger å lære norsk. 3. Barn av enslige foreldre i arbeid eller under utdanning og hvor den ene fører tilsyn med barnet alene. 4. Barn som har begge foreldre/foresatte i arbeid utenfor hjemmet eller under utdanning. Skolen bør i hovedsak legge til rette slik at alle som søker plass, får det. Hvis det er flere søkere enn plasser, må skolen holde av minst 2 plasser til behandling av klagesaker etter hovedopptaket. ENDRING Side 9 av 23
Sak 28/14 6 OPPTAK AV BARN Skolens ledelse foretar opptak i samarbeid med SFO leder. Forutsatt at det finnes plass, kan opptak foregå gjennom hele året. Dersom det blir flere søkere til ordningen enn det er plasser, foretas opptak etter følgende kriterier i uprioritert rekkefølge: Barn med funksjonshemninger Alder (1. årstrinn, 2. årstrinn, o.s.v.) Barn som etter sakkyndig vurdering har særskilt behov for slikt tilbud Barn av enslige forsørgere som er yrkesaktive eller i utdanning Barn som har begge foreldre i arbeid utenfor hjemmet eller i utdanning Barn med et annet morsmål enn norsk KOMMENTARER Forenkling av innhold og språk og større handlingsrom. 7 OPPTAKSPERIODE Hovedopptaket av barn skjer i vårsemesteret. SFO-året starter 1. august. Barn som har fått tildelt plass, kan beholde denne type plass frem til 31.07 det året barnet skal begynne på 5. årstrinn dersom ikke helt spesielle forhold tilsier noe annet. Det kan søkes om hel eller delvis permisjon fra plassen ut fra spesielle grunner som alvorlig sykdom, svangerskapspermisjon eller bortfall av arbeid for en av foreldrene/foresatte. Det kan ikke søkes om plass for kortere periode enn 2 måneder. INGEN ENDRING. 8 OPPSIGELSE AV PLASS Oppsigelse av plass må skje skriftlig med minst en måneds varsel regnet fra den 1. hver måned. Plassen kan senest sies opp 1.april. Barnets siste dag i SFO blir da pr. 30. april. Sies plassen opp senere, fortsetter betalingen ut juni. Endring av oppholdstiden i løpet av skoleåret må meldes skriftlig til leder med 1 måneds varsel regnet fra den 1. hver måned. INGEN ENDRING. 9 FORELDREBETALING Betalingssatser fastsettes av kommunestyret hvert år i forbindelse med behandling av årsbudsjettet. Det gis følgende mulighet for gradering av SFO-plass: 40%, 60%, 80% og 100% plass basert på hele og faste dager. Foreldrebetaling regnes forholdsvis etter 100% plass. I ferier er det hele dager tilsvarende. Side 10 av 23
Sak 28/14 Betaling skjer på tilsendt bank/postgiroblankett etter oppgitt forfall. Det betales for 11 måneder pr. år. Ved sykdomsfravær mer enn 2 uker sammenhengende, halveres foreldrebetalingen i det tidsrommet barnet har vært sykt. Legeattest må fremlegges. Prisreduksjon gis ut fra den betalingssats det enkelte barn har. Det betales full pris for et barn. Fra 2. barn gis det 30% reduksjon. Fra og med 3. barn gis 50% reduksjon. Reduksjonen regnes av den minste plassen. Hvis søsken har lik type plass, reduseres betalingen for den eldste. Unnlatelse av betaling i 2 måneder medfører oppsigelse av plassen, og det skjer med øyeblikkelig virkning dersom ikke annen avtale inngås med kommunen. Tidligere restanser må være slettet før ny plass i SFO gis. Ved aksept av plass gir man Rakkestad kommune anledning til å foreta trekk i lønn, trygd, tilgodehavende ved skatteavregning, arv m.v. for ubetalte fakturaer. Ved forsinket betaling kan det påløpe forsinkelsesrenter og purregebyr etter gjeldende rett. Utgifter til måltider kommer i tillegg til den ordinære betalingen. INGEN ENDRING KOMMENTARER Det har blitt vurdert endring av oppholdstider på SFO. En mulighet som ble diskutert var timebasert opphold. Eidsberg og Askim kommune har prøvd ut timebasert opphold, men har gått tilbake til % (dager) basert opphold. Bakgrunn var sviktende brukerbetaling, mange valgte få timer, men allikevel var det behov for tilsvarende bemanning. Resultatet blir da sviktende brukerbetaling, selvkostprinsippet vil da føre til økte satser på opphold. Andre utfordringer var opphold i ferietid. Det siste argumentet var praktiske utfordringer for personalet. Det var mange barn som sluttet til ulike tider, de voksne brukte MYE tid på å sende barn hjem. De fikk ikke engasjert seg i barna og det gikk utover planlagte aktiviteter. Vi har også vurdert å dele opp oppholdet i morgen- og ettermiddagstilbud. Det er relativt få barn som har morgentilbud og ved å dele opp dagene vil nok flere se på andre løsninger om morgenen. Bemanning vil være lik fordi vi bruker få voksne om morgenene. Prisen på ettermiddag tilbudet vil måtte bli lavere enn dagens tilbud, det vil si at vi vil få en sviktende brukerbetaling ved en slik ordning og at bemanning må bli tilsvarende som i dag. Vi har allerede pr. 1.5 2014 en sviktende brukerbetaling på SFO, dvs færre elever enn tidligere. Konsekvensen vil bli at SFO satsene må økes for at kommunen kan drive på selvkost. I 2009 økte vi satsene på SFO betydelig med den konsekvens at mange sluttet 10 LEKE- OG OPPHOLDSAREAL Arealene ute og inne skal være tilpasset de aktivitetene som skal drives. Normer for det innvendige leke- og oppholdsareal settes til 4 kvm pr. barn. Det forutsettes at hele skolens uteareal kan benyttes av SFO. Side 11 av 23
Sak 28/14 ENDRING Arealene ute og inne skal være tilpasset de aktivitetene som skal drives. SFO bør ha en egen base, og benytter skolens øvrige arealer og rom etter behov. KOMMENTARER Forenkling av innhold. 11 OPPHOLDSTID OG ÅPNINGSTID SFO har åpent hele året bortsett fra ukene 28, 29 og 30, julaften og nyttårsaften. Onsdag før skjærtorsdag stenges det klokken 12.00. Den daglige åpningstiden er i utgangspunktet 10 timer pr. dag minus skoledelen. Tid for åpning og slutt vil variere på den enkelte skole utfra brukernes behov. SFO har 2 plandager i året, en på høsten og en på våren, skolens øvrige plandager er SFO åpent. På hverdager i skoleferier kan det være aktuelt å slå sammen 2 eller flere ordninger. SFO er bare ansvarlig for barnet i den oppholdstiden som er avtalt for det enkelte barn. Det må foreligge melding fra foreldrene til SFO dersom barnet ikke skal møte, eller skal forlate ordningen på annen måte eller på et annet tidspunkt enn avtalt. Nytt SFO-år starter 1.august. Alle SFO-barn skal ha 4 ukers ferie i løpet av SFO-året. I tillegg til at 3 uker tas i forbindelse med feriestengingen (ukene 28, 29 og 30), kan resten tas i forbindelse med jul og/eller påske. 11 OPPHOLDSTID OG ÅPNINGSTID SFO har åpent hele året bortsett fra ukene 28, 29 og 30. og dagene mellom jul og nyttår. SFO holdes stengt julaften og nyttårsaften. Onsdag før skjærtorsdag stenges SFO klokken 12.00. Den daglige åpningstiden er fra 06.45 til 16.45. SFO har 5 plandager i året, en ved skolestart, resten følger skolens øvrige plandager. Den siste plandagen disponeres av den enkelte skoles SFO. Plandager må varsles foreldre/foresatte i god tid. På hverdager i skoleferier kan det være aktuelt å slå sammen to eller flere ordninger. SFO er bare ansvarlig for barnet i den oppholdstiden som er avtalt for det enkelte barn. Det må foreligge melding fra foreldrene til SFO dersom barnet ikke skal møte, eller skal forlate ordningen på annen måte eller på et annet tidspunkt enn avtalt. Nytt SFO-år starter 1.august. Kommentarer: Særavtale KS SFS 2201 pkt 3.4 sier at det skal avsettes 37,5 time til planlegging i løpet året. Side 12 av 23
Sak 28/14 Stengt mellom jul og nyttår begrunnes med at det er svært få barn på SFO, mange melder seg på, men kommer ikke. Eksempel: På Os skole meldte 14 elever seg på SFO i juleferien, men bare 3-4 møtte opp. 12 VEILEDENDE BEMANNING UNDER 15 BARN: Vurderes særskilt 15-30 BARN: 150% stilling VIDERE GJELDER FØLGENDE BEMANNINGSNORM: F.o.m. 31 barn: 200% stilling F.o.m. 51 barn: 250% stilling. F.o.m. 61 barn: Behovet vurderes Bemanningen vurderes særskilt for barn med spesielle behov. INGEN ENDRING 13 POLITIATTEST Politiattest må leveres før tiltredelse. INGEN ENDRING 14 INTERNKONTROLL SFOs rutiner for internkontroll dokumenteres i håndbok som er laget for kommunen. INGEN ENDRING 15 TAUSHETSPLIKT Alle kommunale organer og personalet ved SFO har taushetsplikt etter reglene om taushetsplikt i forvaltningsloven 13-13f. INGEN ENDRING 16 GYLDIGHET Endringer i disse vedtekter må vedtas av kommunestyret. INGEN ENDRING Adminstrasjonens vurdering Rakkestad kommune har ansvaret for å gi alle barn i SFO et godt tilbud. De fleste endringene i vedtektene er av kosmetisk art. En av de store endringene er endring fra to til fem plandager. Rakkestad kommune må følge de føringer som særavtalen SFS 2201 gir og SFO i Rakkestad har også behov for kompetanseheving, mer tid til samhandlig og samarbeid og nettverksbygging på tvers av SFO`ene. Plandagene vil gi de større muligheter til å jobbe med mer kompetanseheving og kvalitetsarbeid i SFO. Side 13 av 23
Sak 28/14 Det er forslått endring i åpningstid ved å holde stengt mellom jul og nyttår, erfaringsmessig er det få barn tilstede, mange melder seg på, men uteblir. Et ønske er å holde stengt for å kunne bruke ressursene bedre, når det er flere barn tilstede. Det er også gjort en vurdering av foreldrebetaling og opphold uten at det er forslag om endringer. Det er til tider enkelte foreldre som ønsker at vi skulle se på andre muligheter for endre oppholdstider og foreldrebetaling, vedtektene 9. Vi har vurdert et timebasert opphold og en deling mellom morgen- og ettermiddagstilbud uten å finne noe grunnlag for endring. Side 14 av 23
LYNGRABBEN UTLEIEBOLIGER - SALG Saksbehandler: Alf Thode Skog Arkiv: 613 Arkivsaksnr.: 14/1108 Saksnr.: Utvalg Møtedato 48/14 Formannskapet 10.09.2014 29/14 Kommunestyret 18.09.2014 Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar å selge Lyngrabben utleieboliger i 2014. Salget skjer som ledd i å realisere budsjettet og økonomiplanen sine målsettinger om avhendelse av eiendommer og aktiva for å reise egenkapital til spesielt skole- og sykehjemsutbyggingene i 2014 2017. Behandling i Formannskapet den 10.09.2014 sak 48/14 Behandling Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til kommunestyret Rakkestad kommunestyre vedtar å selge Lyngrabben utleieboliger i 2014. Salget skjer som ledd i å realisere budsjettet og økonomiplanen sine målsettinger om avhendelse av eiendommer og aktiva for å reise egenkapital til spesielt skole- og sykehjemsutbyggingene i 2014 2017. Vedlegg Ingen. Bakgrunn Rakkestad kommunestyre har i budsjettet 2014 og økonomiplanen 2014 2017 vedtatt salg av eiendommer og andre aktiva som følger: År, 2014 2015 2016 2017 Salg av eiendommer og andre eiendeler, 13 700 8 000 7 500 5 000 Sum, 13 700 8 000 7 500 5 000 Tall i hele hundre tusen. I 2014 er salg av aktiva budsjettert til 13,7 millioner kroner. Totalt er det beregnet at tiltaket vil innbringe 34,2 millioner kroner i 2014 2017. Det utgjør 10,3 prosent av investeringsrammen som er på kr. 331 840 000 fram til 2017. Side 15 av 23
Sak 29/14 Salgsinntektene er tenkt brukt til å finansiere investeringsaktivitet først og fremst de store skole- og sykehjemsutbyggingene i økonomiplanperioden. Selvsagt er det en ambisiøs målsetting å avhende aktiva i denne størrelsesorden. På den annen side er det påkrevet for å realisere investeringsplanene i en helhet. Uten egenkapital i den aktuelle størrelsesorden, bør investeringsnivået reduseres betydelig. Tiltak 2014 Gjennom våren og sommeren, er det arbeidet for å oppfylle budsjettets forutsetninger for salg av eiendommer og andre aktiva. I dag ligger fem enkeltleiligheter i Bygdetunet Borettslag an til å bli avhendet i løpet av året. Det gir kommunen inntekter på 5,5 6,0 millioner kroner i 2014. Disse tiltakene er innen rådmannen sine delegasjonsfullmakter på det aktuelle området. Salget er et driftsmessig nullspill for kommunen idet leieutgifter på enhetene er like store som leieinntektene. På den finansielle side reiser avhendelsen egenkapital til investeringene, og dermed relativt sett lavere renter og avdragsutgifter på alternativ kapital/lån til formålet. Leietakerne er tilbudt annen kommunal bolig. Av andre mulige avhendingsobjekter, har Lyngrabben utleieboliger etter hvert utpekt seg som mest aktuelt å gjennomføre på kortere sikt. Ifølge takst av «Prosjekt Forum AS», ligger salgssum for disse leilighetene på omkring 8,5 millioner kroner. For Rakkestad kommune, har altså Lyngrabben utleieboliger og leilighetene i Bygdetunet borettslag et inntektspotensial på 13 14 millioner kroner. Tiltakene kan realiseres i 2014. Den videre saksframstillingen redegjør for årsaker, muligheter og konsekvenser av et salg av Lyngrabben utleieboliger. Lyngrabben utleieboliger Beskrivelse Rakkestad kommune tok Lyngrabben utleieboliger i bruk i 1980 og 1983. Leilighetskomplekset er ført opp på en ca. 4,7 dekar, festet tomt, i Prestegårdsfeltet. Det neste reguleringstidspunktet for festekontrakten er i 2017. Festeavtalen utløper i 2077. Lyngrabben utleieboliger er bebygget av fire eller seks leiligheter i rekke. «Lyngrabben 5 a d» består av fire leiligheter hver med areal på ca. 65 kvadratmeter (inklusive bod), mens «Lyngrabben 6 a f» og «Lyngrabben 8 a- f» omfatter seks leiligheter hver med areal på 57 kvadratmeter (inklusive bod). Leilighetene består av «vindfang, gang, soverom, bod, vaskerom og åpen stue og kjøkkenløsning». Lyngrabben utleieboliger har til sammen seksten leiligheter. Side 16 av 23
Sak 29/14 Målgruppe og bruk Rakkestad kommune etablerte Lyngrabben utleieboliger som «eldreleiligheter», men bruk går etter hvert mer i retning av ordinær utleievirksomhet til personer som selv ikke kan anskaffe seg bolig og eldre mennesker uten store hjelpebehov. Hjembaserte tjenester yter individuelle tjenester på linje med det som gis i «private hjem» til brukere i leilighetene, men boligkomplekset som sådant er ikke omfattet av ordningene med «heldøgns tjenester». Lyngrabben utleieboliger er i dette perspektivet ikke «omsorgsleiligheter», men ordinære «utleieboliger». I de siste tre- fem år, har kommunen leid ut leiligheter i dette bokomplekset til mennesker som av ulike årsaker ikke er på/kommer inn på det ordinære boligmarkedet. Det har resultert i uorden og uro i nærmiljøet, og frykt og konflikt med naboer og det øvrige boligområdet. Rakkestad kommune har brukt store ressurser på å rydde om i disse forholdene det siste halve året. Det vises til rapporter til politisk nivå på dette punkt gjennom hele 2014. Rådmannen mener at Lyngrabben utleieboliger pr. 1.9.14 er stabilisert. Lyngrabben utleieboliger egner seg med sin beliggenhet i et boligområde utenfor sentrumskjernen ikke spesielt godt verken som «omsorgsboliger» eller «utleieleiligheter». Slik anlegg er på mange måter en sentrumsfunksjon med nærhet til alle private og offentlige tjeneste- og servicetilbud. Det er en av de viktigste erfaringene kommunen har høstet i «Lyngrabbenprosessen» i de siste åtte ti måneder. Av den grunn kan kommunen avhende leilighetene, og etter hvert bygge opp nye tilbud til brukergruppene i de områdene som passer bedre. Standard Lyngrabben utleieboliger er nå over tretti år gammel, og er svært slitt som en følge av et sparsomt vedlikehold og en til dels meget hard bruk over lang tid. Det er påkrevet med større rehabiliteringer av og påkostninger på bygningsmassen for å gjenoppbygge attraktive og tidsmessige leiligheter. «Prosjekt Forum AS» stipulerer på det aktuelle grunnlaget markedsverdien av leilighetene til ca. kr. 8 500 000, mens de normale byggekostnadene på et slikt anlegg er anslått til ca. kr. 20 900 000. Det illustrerer med stor tydelighet standard på boligkomplekset i dag. At leilighetene er nedslitte og dessuten ikke spesielt godt egnet til kommunens utleievirksomhet, trekker sånn som rådmannen ser det i den samme retning. Rakkestad kommune bør realisere bygningsmassen, og reinvestere salgssum i anlegg som lokalsamfunnet trenger og er avhengig av i framtiden. De største tiltakene på investeringsprogrammet 2014 2017 er skole- og sykehjemsutbyggingene. Økonomi Lyngrabben utleieboliger ble som sagt bygget i 1980 og 1983. Side 17 av 23
Sak 29/14 Rakkestad kommune finansierte tiltaket over sitt budsjett med egenkapital, tilskuddsordninger som gjaldt den gang og låneopptak. Alle vilkår for tilskudd er oppfylt. Som en konsekvens av tiden som har gått, er også lån som ble tatt opp til formålet selv om låneporteføljen flere ganger er refinansiert og omstrukturert nedbetalt. Det er dermed i dag ikke finansielle betingelser som hindrer eller påkaller spesielle virkemidler for at et salg av leilighetene skal kunne finne sted. Lyngrabben utleieboliger omfatter til sammen 16 leiligheter. Husleie varierer mellom kr. 4 200 og kr. 5 235 pr. enhet pr. måned. Det gir et «brutto leiepotensial» på kr. 823 860 i dette boligkomplekset. All den tid Rakkestad kommune gjennomførte «gjengs husleie» i sin boligmasse for seks år siden, tar den allerede ut «markedsinntekter» på det aktuelle området. Noe mer er ikke å hente ut uten at er legitimert i standardhevinger eller påkostninger på leilighetene. Den reelle leie er på grunn av kapasitetsutnyttelse alltid lavere enn maksimalt inntektspotensial. I de siste årene har leieinntektene er i gjennomsnitt beløpt seg til ca. kr. 700 000 pr. år. Rakkestad kommunes netto driftsutgifter på «Lyngrabbenleilighetene» er bestemt av det generelle drifts- og vedlikeholdsnivå på boligmassen og i de siste årene ikke minst av den bruk som er av de forskjellige leilighetene. Disse momentene trekker i hver sin retning. Lite ressurser er satt av til en planmessig ivaretakelse av eiendommen, mens relativt mer penger har gått med til reparasjoner på enkelte enheter. Rådmannen stipulerer de årlige drifts- og vedlikeholdsutgiftene på Lyngrabben utleieboliger til kr. 200 000 kr. 250 000 pr. termin slik at eiendommen altså har generert netto inntekter på ca. kr. 500 000 til finansiering av annen kommunal virksomhet hvert år. Ved et salg av leilighetene, faller dette bidraget bort. På den annen side reiser en avhendelse egenkapital til dekning av investeringer der låneopptak er den alternative finansieringskilde. Det styrker driftsbudsjettet med kr. 550 000 til kr. 600 000. I tillegg blir drifts- og vedlikeholdsutgiftene på «Lyngrabbenleilighetene» - kr. 200 000 kr. 250 000 pr. år eliminert. Rådmannen konkluderer på disse forutsetninger med at Rakkestad kommune styrker sin økonomiske balanse med kr. 200 000 kr. 300 000 pr. år ved å selge Lyngrabben utleieboliger. Andre konsekvenser Rakkestad kommune har siden nyttår trappet ned sin utleie av «Lyngrabbenleilighetene». Bare ti av seksten enheter er nå bebodd. Gjenværende leieforhold fungerer tilfredsstillende. De «vanskelige» leieavtalene har blitt avsluttet i løpet av det siste halve året. Lyngrabben utleieboliger er dermed i kommunens øyne stabilisert til sitt formål jf. pkt. «Målgruppe og bruk» (ordinære utleieleiligheter). Rådmannen mener at kommune bør avhende «Lyngrabbenkomplekset» til private investorer som kan rehabilitere enhetene og utvikle dem videre som boliger. For Rakkestad kommune sitt formål egner de seg ikke lenger spesielt godt verken som ordinære utleieleiligheter Side 18 av 23
Sak 29/14 eller omsorgsboliger (pkt. «Målgruppe og bruk» ovenfor). Bygningsmassen er i tillegg nedslitt, og trenger omfattende rehabiliteringer og påkostninger for å bli attraktive på boligmarkedet. Når Rakkestad kommune sin posisjon er som beskrevet, blir alternativet å selge eiendommen til andre interessenter. Lyngrabben utleieboliger kan avhendes med de husleieavtalene som for tiden løper på leilighetene. En ny eier kan forlange andre leievilkår først når det er begrunnet i påkostninger og standardhevinger på boligene. På dette punktet er det ikke noen forskjell på hvordan kommunen og private investorer opptrer. Hvis leietakere fortsatt ønsker et kommunalt leieforhold, er det fullt mulig. Rakkestad kommune leier i så fall enkeltleiligheter, og framleier dem til de som måtte være interessert i det. Som nevnt er det ikke noen «heldøgns kommunale tilbud» knyttet til de aktuelle leilighetene. Det innebærer at de fungerer som «ordinære utleieleiligheter». Leietakere kan søke andre kommunale tilbud når de ønsker det eller situasjonen for øvrig tilsier det. Nye utleieboliger Rakkestad kommune har ikke noe tilbud under konkret planlegging eller etablering til erstatning for Lyngrabben utleieboliger, men det spørsmålet vil avklare seg i høst når kommunestyret fastsetter innholdet og utformingen av det framtidige omsorgsbolig- og sykehjemstilbudet. Rådmannen viser til denne saken. Uansett bør tiltaket ikke skape noe ytterligere press på kommunens utleieleiligheter og omsorgsboliger jf. punktene «Målgruppe og bruk» og «Andre konsekvenser». For øvrig gjentar rådmannen at salgssum på bygningsmasse går med til å finansiere investeringene i 2014 2017 som i hovedsak er skolebygg, omsorgsboliger og sykehjem. Prosjektet er med andre ord nødvendig også av finansielle strategiske årsaker. Rådmannens vurderinger Rådmannen viser til sin saksframstilling og tilrår kommunestyret å legge Lyngrabben utleieboliger ut for salg i 2014. Det er gjort sonderinger i den siste tiden og også blant lokale investorer er interessen for bygningsmassen absolutt til stede. Salgsframstøt blir gjort i større målestokk enn lokalmarkedet. En avhendelse tenkes gjennomført med egne krefter og eksterne megler- og advokatressurser. Med salg av Lyngrabben utleieboliger og fire leiligheter i Bygdetunet Borettslag, bør Rakkestad kommune realisere budsjetterte salgsinntekter for eiendommer og andre aktiva (13,7 millioner kroner) i 2014. Side 19 av 23
OPPNEVNING AV STEDFORTREDER FOR BARNEVERNLEDER Saksbehandler: Anne Sofie Andersen Arkiv: 411 Arkivsaksnr.: 14/1591 Saksnr.: Utvalg Møtedato 47/14 Formannskapet 10.09.2014 30/14 Kommunestyret 18.09.2014 Rådmannens forslag til vedtak 1. Heidi Gevoll oppnevnes som stedfortreder for barnevernleder f.o.m 01.09.2014. 2. Stedfortrederansvaret gjelder oppgaver og ansvar som beskrevet i Lov om barneverntjenester i tillegg til å ivareta øvrige lederansvar i henhold til Rådmannens administrative delegasjonsreglement ved barnevernleders fravær. Behandling i Formannskapet den 10.09.2014 sak 47/14 Behandling Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til kommunestyret 1. Heidi Gevoll oppnevnes som stedfortreder for barnevernleder f.o.m 01.09.2014. 2. Stedfortrederansvaret gjelder oppgaver og ansvar som beskrevet i Lov om barneverntjenester i tillegg til å ivareta øvrige lederansvar i henhold til Rådmannens administrative delegasjonsreglement ved barnevernleders fravær. Vedlegg Ingen Bakgrunn I hver kommune skal barnevernet ha en administrasjon med en leder som har ansvar for oppgaver etter barnevernloven. Kommunestyret oppnevnte i sak 55/12 6. desember 2012 Ann Kristin Olsson som barnevernleder etter administrativ ansettelsesprosess, samt Lill Merethe Hansen som nestleder/stedfortreder. Stedfortreder er nå innvilget omsorgspermisjon for en lengre periode, og etter hennes eget ønske ber hun om at det på varig basis utnevnes ny stedfortreder. Andre faktaopplysninger Stedfortrederansvaret gjelder oppgaver og ansvar som beskrevet i Lov om barneverntjenester i tillegg til å ivareta øvrige lederoppgaver ved barnevernleders fravær. Stedfortreder for enhetsledere i Rakkestad kommune har dessuten ansvar og oppgaver i enhetsleders fravær i henhold til Rådmannens administrative delegasjonsreglement. Side 20 av 23
Sak 30/14 Enhet barneverntjeneste er en enhet hvor det av flere hensyn er viktig å skape forutsigbar og stabil drift. Avgjørende for dette er stabilt tilstedeværende ledelse. Det foreslås at barnevernkonsulent Heidi Gevoll fra 01.09.2014 oppnevnes som stedfortreder for barnevernleder i dennes fravær. Heidi Gevoll er sosiomom med tilleggsutdanning. Hun har arbeidserfaring innen sosialtjenester generelt fra 1999, innen barneverntjenester spesielt fra 2007, og hun har vært ansatt i Rakkestad kommune siden januar 2014. Hun er godt personlig egnet for både ansvar og oppgaver. Økonomi Barnevernleders stedfortreder mottar et årlig funksjonstillegg for sitt meransvar. Pr. dato er funksjonstillegget kr. 10.000. Alle funksjonstillegg er gjenstand for forhandling under årets lokale lønnsoppgjør. Side 21 av 23
VALG AV VARAMEDLEM TIL FORMANNSKAPET, ADMINISTRASJONSUTVALGET OG KULTUR- OG OPPVEKSTUVALGET Saksbehandler: May-Britt Lunde Nordli Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/1617 Saksnr.: Utvalg Møtedato 50/14 Formannskapet 10.09.2014 31/14 Kommunestyret 18.09.2014 Rådmannens forslag til vedtak 1. Som nytt varamedlem til Formannskapet/Administrasjonsuvalget og Kultur- og oppvekstutvalget velges Behandling i Formannskapet den 10.09.2014 sak 50/14 Behandling Representanten Vidar Storeheier (Frp) fremmet forslag på Hans Jørgen Fagereng. Ved votering ble forslaget enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til kommunestyret 1. Som nytt varamedlem til Formannskapet/Administrasjonsuvalget og Kultur- og oppvekstutvalget velges Hans Jørgen Fagereng fra Fremskrittspartiet. Vedlegg Ingen. Bakgrunn Kommunestyret vedtok i sak 22/14 fritak for Ronnie Andre Havaas Markussen fra sitt verv som medlem i Kommunestyret og medlem i Kontrollutvalget grunnet flytting fra kommunen. Hans Jørgen Fagereng rykket opp som medlem for Fremskrittspartiet i Kommunestyret og Knut Ruud fra Høyre ble valgt som nytt medlem til Kontrollutvalget. Hjemmel Kommunelovens 77, nr. 2. Kommunestyret fatter vedtak i saken. Administrasjonens vurdering Side 22 av 23
Sak 31/14 Knut Ruud (H) er varamedlem til Formannskapet/Administrasjonsutvalget og Kultur- og oppvekstutvalget. Jf. kommunelovens 77, nr. 2. kan han som medlem av Kontrollutvalget ikke lenger være varamedlem og det må gjennomføres nytt valg. Side 23 av 23