Møtetid: 04.03.2014 kl. 18:30 19:40 Sted: Formannskapssalen MØTEPROTOKOLL Ski kontrollutvalg Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 7 av 7 Møtende medlemmer: Roar Thun (Ap), Geir Hammer (V), Helge Underland (H), Alexander Dalen (FrP), Kirsten M. Godager (KrF), Bente Njøs Paulshus (H) Møtende varamedlemmer: Rolf Gjølstad (A) møtte for Janne Brit Myrmo (SV) Forfall: Janne Brit Myrmo Fra Follo distriktsrevisjon møtte: Bjørn Tore Nedregård, avdelingsleder forvaltningsrevisjon Møtesekretær: Lene H Lilleheier (FIKS) Møteprotokoll godkjent 10.03.2014 Roar Thun/s./ Leder Helge Underland/s./ nestleder Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 58 (m): 95 93 96 56 FIKS@follofiks.no www.follofiks.no
Saksliste Side Saker til behandling 8/14 Retningslinjer for kontrollutvalget i Ski 3 9/14 Årsrapport 2013 - Forvaltningsrevisjon 3 10/14 Prosjektplan - forvaltningsrevisjon barnevern Ski 4 11/14 Møteplan høsten 2014 - Ski KU 4 12/14 Orienteringssaker 4 Eventuelt Ski kontrollutvalg 04.03.2014 Side 2 av 5
Ski KU-8/14 Retningslinjer for kontrollutvalget i Ski Diskusjonen tas til orientering. Sekretariatet innarbeider den foreslåtte endringen. Ski KU-9/14 Årsrapport 2013 - Forvaltningsrevisjon 1. Kontrollutvalget ser positivt på at FDR har levert en egen årsrapport om arbeidet med forvaltningsrevisjon i 2013. 2. Kontrollutvalget ber FDR tilrettelegge tilstrekkelige ressurser for å levere forvaltningsrevisjonsrapporter iht bestillingene og i forhold til kommunenes tildeling av ressurser til dette formålet. 3. Utvalget ber revisjonen synliggjøre synergieffekter av at flere kommuner gjennomfører prosjekter med samme tema i kommende rapporter. 4. For øvrig tar kontrollutvalget FDRs årsrapport 2013 forvaltningsrevisjon til orientering. Nedregård presenterte årsrapporten og svarte på spørsmål. Utvalget ba revisjonen melde tilbake om innstillingens punkt tre i et senere møte eller senest i neste årsrapport. Utvalget ba revisjonen heretter gi skriftlig melding til utvalget, ved forsinkelser eller problemer med informasjonshenting fra administrasjonen. Ski kontrollutvalg 04.03.2014 Side 3 av 5
Ski KU-10/14 Prosjektplan - forvaltningsrevisjon barnevern Ski Kontrollutvalget slutter seg til Follo distriktsrevisjons forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Barneverntjenesten samarbeid og kvalitet» i Ski kommune. Utvalget forutsetter at rapporten blir levert i løpet av 2014. Nedregård presenterte prosjektplanen og svarte på spørsmål om revisjonens forslag til justeringer. Utvalgets leder ba revisjonen melde tilbake om prosjekttid så snart som mulig. Ski KU-11/14 Møteplan høsten 2014 - Ski KU Kontrollutvalgets møter høsten 2014 avholdes på følgende dager: Tirsdag 16. september Torsdag 23. oktober (Faglig forum) Tirsdag 28. oktober Tirsdag 25. november Ski KU-12/14 Orienteringssaker Sakene tas til orientering. Hammer og Underland refererte fra kontrollutvalgskonferansen. Revisjonen meldte om at risikoanalysen for Follo Ren ferdigstilles 25. april og at forvaltningsrapport om Samhandlingsreformen ferdigstilles 28. oktober. Videre orienterte revisjonen om at de har avdekket en feil i kommunens regnskap som utgjør en betydelig sum for kommunen. Et nummerert brev med kopi til kontrollutvalget vil som følge av dette legges frem på et senere tidspunkt. Ski kontrollutvalg 04.03.2014 Side 4 av 5
Eventuelt Forslag til korrigert prosjektplan for forvaltningsprosjektet Omorganisering økonomi og IKT. Revisjonen delte ut forslag til korrigert prosjektplan for ovennevnte forvaltningsrevisjonsprosjekt i møtet. Dokumentet legges ved saken. Grunnet endrede forutsetninger i Ski kommune, som nylig har skiftet til nytt økonomisystem og innført ny organisasjonsmodell, anbefaler revisjonen å utsette prosjektet. Følgende alternativer ble lagt fram for utvalget: 1. Prosjektet utsettes til 2015 i påvente av at nytt økonomisystem er blitt ferdig implementert og har fått virket noe tid. 2. Prosjektet gjennomføres i 2014 med et fokus på forventet effekt av den siste omorganiseringen i kommunen og implementering av nytt økonomisystem. Kontrollutvalget sluttet seg til alternativ 1 om å utsette forvaltningsrevisjonsprosjektet til 2015. Revidert prosjektplan legges fram for utvalget på neste møte. Prosjektet løses utenfor rammen av ordinære prosjekter i 2015. Ski kontrollutvalg 04.03.2014 Side 5 av 5