1. Konstituering. Valg av møteleder og referent. 2. Årsmelding. Årsmeldingen for år 2006 følger vedlagt. Saksliste (revidert) 3. Regnskap. Revidert regnskap for år 2006 samt revisjonsberetning følger vedlagt. 4. Valg. Det skal derfor velges 3 4 styremedlemmer for 2 år og leder for ett år. Fire styremedlemmer står på valg. I tillegg velges revisor og valgkomite. Valgkomiteens innstilling ettersendes/framlegges på møtet. Det er forslag på kandidater til alle verv, men mulig å utvide antall medlemmer utover dem valgkomitéen foreslår. 4. Vedtektsendringer Sentralt bestemte navneendringer for lokalforening og hovedforening gjør det naturlig med visse endringer av vedtektene. Samtidig finner vi det hensiktsmessig å gjøre noen andre, mindre oppgraderinger av vedtektene. Se eget vedlegg. 5. Eventuelt Ingen innkomne saker. Årsmøte 2007 Torsdag 26. april kl. 13:00 Statens hus møterom "Rissa" Umiddelbart etter lunsjmøte om redusert energibruk i boliger (Lokalt vedtak av kontingent er ikke lenger aktuelt og går derfor ut som sak) Henvendelser: Svein Grotli Skogen (leder) 932 62 482, svein.skogen@ramboll.no Foreningens sponses av:
Trondheim Bolig- og Byplanforening årsberetning 2006 (rev) Styre & stell Styret har etter årsmøtet 2006 bestått av: Svein Grotli Skogen, Rambøll leder Kjell Ivar Kjølhamar, Trondheim kommune sekretær/nestleder Liv Øvstedal, SINTEF kasserer Solveig Kornstad, Husbanken styremedlem Marit Due Langaas, Statens vegvesen styremedlem Ellen Tveit Klingenberg, Heimdalgruppen styremedlem Leonard Brunke, Asplan Viak Trondheim styremedlem (permisjon i 2007) Revisor for regnskapsåret 2006 Tor Holm, TOBB Valgkomité Svein Rasmussen, Rambøll Randi Trøan, Statens Vegvesen Kjell Inge Stellander Styret har hatt 4 møter i perioden siden siste årsmøte. Styremøtene har i all hovedsak dreid seg om planlegging og tilrettelegging av fagmøtene. Styret har i tillegg diskutert strategier for økt medlemstilslutning og for effektiv markedsføring av møter og medlemskap, og andre aktuelle spørsmål. Medlemmer For øyeblikket har foreningen 75 registrerte individuelle medlemmer og 10,5 * bedriftsmedlemskap, mens tallene ved siste årsmøte var henholdsvis 80 og 11. Medlemsutviklingen tilsier helt klart at arbeid med medlemsverving må prioriteres i året som kommer, ikke minst gjennom mer aktiv fronting av foreningen og tilrettelegging for tegning av medlemskap på møtene. Medlemslistene håndteres av sekretariatet i Norsk BOBY (Polyteknisk Forening). Styret har diskutert hensiktsmessigheten ved ordningen med bedriftsmedlemskap, og signaliserer at spørsmålet bør vurderes konkret av det nye styret, med avvikling av ordningen som mulig utfall. Dette vil etter alt å dømme kreve et initiativ mot hovedforeningen Norsk BOBY. Aktivitet De månedlige fagmøtene er den absolutte hjørnesteinen for foreningen. De ordinære møtene er åpne også for ikke-medlemmer. De fleste hovedemner innen foreningens brede fagfelt, har vært representert. Møte er delvis holdt som lunsjmøter (12:00 13:00) eller ettermiddagsmøter (14:00 16:00). Lunsjmøtene synes å være det formatet som passer best, og det virker fornuftig å ha denne møteformen som den normale modellen for møtene. * 10,5 p.g.a. beregning av kontingent for et halvt år
Siden april 2006 har samtlige møter vært arrangert på Statens hus eller i Fylkeshuset og dette synes som en åpenbart god løsning, særlig etter kommunens flytting fra TEAB til sentrum. Etter et år med relativt god og ikke minst mer stabil deltakelse på møtene, konkluderer vi at en skal ha gode grunner for å legge møtene langt unna Erling Skakkes gate. Vi har i det alt vesentlige prioritert lokale krefter som innledere, mest fordi dette har gitt mening rent faglig, man naturligvis også utfra praktisk og økonomisk betraktning. Et mer systematisk opplegg for å fange opp utenbys, og gjerne utenlandske, fagfolk som likevel er i Trondheim, bør prioriteres av fremtidige styrer. Dette kan både være programfestede møter i den ordinære månedssyklusen, eller mer spontane arrangement. Møtene i 2006: Dato Fremmøte Tema/innleder 27.02 25 Lavenergi for alle unntatt arkitektene? Tor Helge Dokka, SINTEF arkitektur og byggeteknikk 07.03 19 Fra ball til bolig på Stavanger Stadion, Paal Kloster, overarkitekt, Stavanger kommune 25.04 45 Nye bydeler og store grep i Stockholm, Mats Pemer, Stadsplaneringschef, Stockholm stad 27.04 42 Tiller for cowboys eller indianere? Ivar Berg, Statens vegvesen, Torry Unsgård, Trondheim kommune, Svein Rasmussen, Rambøll og Gunn Karin Hygen, Trondheim næringsforening (samarbeid m/nvtf) 24.05 10 Ut på tur. Sommeravslutning, Terje Bostad, SiT 28.09 25 Transportplanen for Trondheim kortsiktig vegbygging eller visjonær byutvikling? Tore Langmyhr, Byplankontoret Trondheim kommune 26.10 50 Debattmøte om fortetting, Gunnar Okstad, Adresseavisen 16.11 25 Trebyen Trondheim forvitring eller fornying, Dag Kittang, SINTEF byggforsk 14.12 25 Brattøra en bydel i endring, Randi Lile Byplankontoret, Trondheim kommune Annet Navneskifte Gjennom et nasjonalt grep har foreningen skiftet navn til det mer tidsriktige Trondheim Bolig- og Byplanforening (forkortet BOBY Trondheim) med Norsk Bolig- og Byplanforening (Norsk BOBY) som hovedforening. Endringen gjør det naturlig å justere foreningens vedtekter. Informasjonsopplegg Varsling til medlemmer og andre interesserte skjer i det alt vesentlige gjennom e-post. Ajourhold av e-postadresser er derfor av største viktighet. Styret har som vedtatt målsetning at adresselisten til enhvertid skal bestå av minst 200 fungerende og relevante adresser (alle medlemmer + relevante ikke-medlemmer). Målsetningen for listen bør over et par år utvides til minst 300 adresser. Høsten 2006 og våren 2007 har vi basert møteinvitasjonene på innkalling til hvert enkelt møte. Det ble ikke sendt ut noen samlet oversikt før et stykke ut på våren 2007. Fremmøtet på de enkelte møtene og det vi vet om beslutninger om møtedeltakelsen, tilsier at dette ikke har vært noen umiddelbar ulempe særlig ikke for lunsjmøter i sentrale lokaler (i år Statens hus). Styret innser likevel at foreningen normalt bør sende ut et halvårlig program, blant annet for tydeligere generell profilering overfor potensielle medlemmer, og for enklere samarbeid mot andre foreninger (særlig TAF). Ingenting tyder imidlertid på at dette kan erstatte skikkelig e-postinformasjon knyttet til det enkelte møte.
Hovedforeningens nye nettsted på www.boby.no bør forøvrig være et utmerket verktøy for utvidet bruk av internett for informasjonskanal for foreningen. Samarbeid Styret har fortsatt samarbeidet med Norsk Veg- og Trafikkteknisk forening (NVTF). Det har også vært kontakt med Trondheim Arkitektforening (TAF) men dette har rent ut i sanden i denne omgang, og krever nok noe tettere oppfølging fra vår side om det skal komme noe utav dette. Utfra dagens aktivitetsnivå og prioriterte møteformat (lunsjmøter) er det ikke kritisk med slikt samarbeid, selv om det nok kan finnes et bra potensiale dersom tema og form er riktig. Norsk BYBO Styret var representert med nestleder Kjell Ivar Kjølhamar på landsstyremøte i Norsk BYBO i Oslo den 2. november 2006. Debatten om ny logo og endret navn for lokalforeningene og hovedforeningen ble avsluttet. Vi har ikke prioritert aktiviteten på hovedforeningsnivå, men er en såpass stor forening at dette nok er en rimelig forventning på lengre sikt. Styremedlemmer med ønske om et engasjement på riksnivå vil være velkomne. Økonomi og kontingent Hovedtallene for økonomien er utgifter på drøye 30 000 kr, et driftsoverskudd på nesten 8 000 kr og og en akkumulert egenkapital (kontanter) på knappe 35 000 kr. Dette betyr at foreningen har en relativt solid økonomisk basis, men en skal være klar over en ekstraordinær inntekt (betaling av utestående fra Trondheim kommune) som gjør at vi i regnskapsåret 2006 har et reelt driftsunderskudd på nesten 8000 kr. Ettersom resultatet bygger på tilgang til gratis møtelokale og minimale utgifter til den løpende driften, er det kostnadene til foredragsholdere (honorar og reiser) som er den kritiske faktoren. Her har bildet endret seg positivt fra først til andre halvår i 2006 (og videreført i 2007), noe som gjør at aktiviteten p.t. forutsettes å gå i balanse, eller med et lite overskudd. Konklusjonen er uansett at det må satses på en utpreget nøkternhet på utgiftssiden. Visse ekspansive muligheter vil det likevel være dersom en kan øke inntektssiden noe. Dette innebærer i praksis større annonseinntekter (9 600 kr i 2006) og medlemskontingent (12 500 kr). Med medlemskontingenten som primær inntektskilde mener styret at friskere satsing bør rettes mot aktivitet direkte overfor medlemmene. Resonnementet er at hovedaktiviteten (fagmøtene) bør være åpne for flest mulig også ikke-medlemmer, men at dette senker motivasjonen for medlemskap på en måte som må kompenseres. Styret mener derfor at det én, helst to ganger i året bør være attraktive arrangement eksklusivt for medlemmene, og at disse prioriteres økonomisk. Det hele hviler på troen om at dagens opplegg med lokale krefter som foredragsholdere er en god løsning som ivaretar foreningens hovedmålsetning så sant det kombineres med nevnte kreativ bruk av eksterne krefter som likevel er i Trondheim. Solveig Kornstad Kjell Ivar Kjølhamar Marit Due Langaas Liv Øvstedal Ellen Tveit Klingenberg Svein Grotli Skogen (leder)
Regnskap 2006 Beløp ut Beløp inn Møteutgifter kr 24 013,96 Kontigenter kr 12 506,96 Kopiering, porto kr 127,90 Annonser kr 9 600,00 Gebyrer og avgifter kr 57,00 Tilbakebetalt fra Trondheim kommune i fbm kurs i 2005 kr 15 681,50 Reise og konferanseavgifter kr 6 316,00 Renteinntekter kr 38,00 Utøst ett gavekort kr 500 kr 500,00 kr 30 514,86 kr 38 326,46 Balanse pr 31.12.2006 Eiendeler Egenkapital Foliokonto pr. 31.12.2006 34 734,88 Egenkapital pr 31.12.2005 26 923,28 Årets overskudd 7 811,60 Sum eiendeler pr. 31.12.2005 34 734,88 Egenkapital pr 31.12.2005 34 734,88 Trondheim, januar 2007 Svein Grotli Skogen Ellen Tveit Klingenberg Kjell-Ivar Kjølhamar Solveig Kornstad Marit Langås Liv Øvstedal Leonard Brunke
TRONDHEIM BOLIG- OG BYPLANFORENING (BOBY TRONDHEIM) 1 VEDTEKTER Revidert #dato for vedtaksmøte# Se kommentarer til de enkelte forslag bakerst i dokumentet 1 FORMÅL Foreningen har til formål å fremme arbeidet med planlegging ved å ta opp til debatt og studium i tverrfag miljø alle vesentlige sider ved samfunnsplanleggingen. Interesseområdet dekker alle nivåer av samfunnsplanleggingen, fra landsplan til reguleringsplan og fra bymiljø til grendemiljø, og omfatter alle sider ved planleggingen, herunder arealbruk, vann-, avløp og renovasjon, jordog naturvern, friluftsliv, sosial planlegging, boligspørsmål og bomiljø, trafikkmiljø, økonomisk planlegging og tilsvarende. Det legges særlig vekt på møtevirksomhet og ekskursjoner. 2 HOVEDFORENING2 Foreningen er en regionavdeling av hovedforeningen Norsk Bolig- og Byplanforening (Norsk BOBY) og skal bidra til utvikling av denne. 3 3 MEDLEMSKAP 4 Foreningen er åpen for interesserte enkeltpersoner, kommuner, organisasjoner og bedrifter 5 i Trondheimsregionen 6 i henhold til Norsk BOBYs vedtekter. Medlemskap gir adgang til foreningens lokale/regionale arrangement og stemmerett på årsmøtet. 7 Medlemmenes rettigheter i forhold til Norsk BOBYs styrende organer og fagtilbud (seminarer, kurs, eksursjoner etc.) styres av denne foreningens vedtekter. 8 Lokale/regionale arrangement er også åpne for øvrige medlemmer i Norsk BOBY og tilsluttede foreninger 9. Utmelding fra foreningen må skje skriftlig med minst 1 måneds varsel og til utgangen av et kalenderår. 4 STYRE OG VALGKOMITÉ 1. Styremedlemmer velges for en periode på inntil to år og styret skal minst bestå av leder, nestleder, sekretær og to styremedlemmer. Årsmøtet skal velge lederen separat for ett år. 10 2. Styret konstituerer seg selv med alle funksjoner unntatt leder, jfr. 4-1. 11 3. Styret representerer foreningen og fatter beslutninger på dens vegne, for så vidt ikke annet er bestemt i disse vedtekter eller følger av beslutninger av årsmøtet. Styret kan engasjere nødvendig arbeidshjelp og fastsette godtgjøring for dette. 4. Styret skal sørge for at: foreningens formål gjennomføres i samsvar med 1 og 2 årsmøte forberedes og innkalles, regnskap føres og revideres. 5. Styret er beslutningsdyktig når minst fire medlemmer er tilstede. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. 6. Valgkomiteen utpekes av årsmøtet og skal bestå av én leder og to medlemmer. Dersom valgkomité ikke bli utpekt eller dersom den utpekte komitéen ikke kan fylle sin funksjon, skal styret utpeke en ny komité på tre medlemmer. 7. Valgkomiteen skal forberede valg før årsmøtet. Valgkomiteens forslag sendes ut sammen med dagsorden. Side 1 av 2
5 ÅRSMØTE 1. Årsmøtet er avdelingens høyeste myndighet. Årsmøtet er beslutningsdyktig når minst ti av avdelingens medlemmer er tilstede. Møter ikke så mange, kan Styret med åtte dagers varsel innkalle til nytt årsmøte, som da er beslutningsdyktig uansett antall oppmøtte. 2. Årsmøtet velger styre og valgkomité i henhold til kravet i 4. Dessuten velges revisor etter styrets innstilling. 12 3. Alle valg skal være skriftlige dersom noen krever det. De fremmøtte medlemmene har stemmeplikt. 4. Ved valg gjelder alminnelig flertall. Er det stemmelikhet, skal det være omvalg. Blir det stemmelikhet også ved omvalg, skal valget skje ved loddtrekning. 5. Ordinært årsmøte avholdes hvert år innen utgangen av mai måned. Innkalling skjer med 14 dagers varsel og årsmøtet behandler de saker som er nevnt i innkallingen. Spørsmål som medlemmene ønsker tatt opp på dagsorden, må legges fram for styret minst tre uker før årsmøtet avholdes. Styret på sin side skal orientere medlemmene om når årsmøte tenkes avholdt, minst fem uker før årsmøte. 6. Ekstraordinært årsmøte kan besluttes innkalt av styret, eller når skriftlig motivert krav foreligger fra minst ti av avdelingens medlemmer. Varsel som for ordinært årsmøte. 7. Ved avstemminger gjelder alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har lederen, eller i hans/hennes sted nestlederen, dobbeltstemme. 8. Dog gjelder ved forslag om endring av vedtektene at 2/3 av de tilstedeværende medlemmer har stemt for. 9. Protokoll fra årsmøtet underskrives av to av årsmøtets oppnevnte representanter. 6 OPPLØSNING Ved forslag om oppløsning av avdelingen gjelder at 2/3 av de tilstedeværende medlemmer har stemt for i to på hverandre følgende ordinære årsmøter. Blir BOBY Trondheim besluttet oppløst, tilfaller dens midler og arkiv Norsk BOBY. 13 ---------------------------------------- Vedtatt på ordinært årsmøte (generalforsamling) 3. mai 1977. Revidert på ordinært årsmøte (generalforsamling) 13. mai 1986, 13. mai 1997, 2. mars 2000 og 26. april 2007 1 Navnet endret fra: Norsk forening for bolig- og byplanlegging, avdeling Trøndelag. 2 Ny paragraf. Tidligere del av 1. 3 Mer presis formulering angående nasjonal overbygning. Tidligere tekst: Avdelingen sender beretning til hovedstyret om sin virksomhet. Avdelingens leder møter etter særskilt innkalling på landsforeningens styremøter. 4 Passus med henvisning til vedtak av medlemskontingent fjernes etter vedtak i hovedforeningen om felles kontingent i alle lokalforeninger. 5 Eksplisitt henvisning til alle aktuelle typer medlemskap. Tidligere: Interesserte personer 6 Endring fra Sør- eller Nord-Trøndelag fylke til Trondheimsregionen. Samsvar med foreningens navn (tidigere endret fra Trøndelag til Trondheim. I tillegg oppmykning og klargjøring i forhold til interesserte i Møre- og Romsdal. Det er ingen andre lokalforeninger som fanger opp denne gruppen.. Tidligere: [ ] bosatt i Sør- eller Nord-Trøndelag fylke [ ] 7 Forenkling og tilpasning til gjeldende praksis. Tidligere: Hovedforeningens medlemmer i Sør- og Nord-Trøndelag, kommuner og institusjoner m.m., har adgang til foreningens medlemsmøter med 1 representant, og innkalles til disse, dog ikke til årsmøte. 8 Forenkling og klargjøring av gjeldende tekst. Hindrer inkonsistens mot hovedforeningens vedtekter. Tidligere tekst: Medlemsskapet gir også adgang til deltakelse i hovedforeningens landsmøter, generalforsamling og studieturer.[ ] Hovedforeningens medlemmer i Sør- og Nord-Trøndelag, kommuner og institusjoner m.m., har adgang til foreningens medlemsmøter med 1 representant, og innkalles til disse, dog ikke til årsmøte. 9 Nytt punkt. Generell åpning for meningsfullt samspill med søsterforeningene. 10 Klargjøring av valgprosedyre. Presisering av at styremedlemmene velges individuelt slik prosedyren har vært de siste årene. Tidligere tekst: Styret velges for en periode på inntil to år og skal minst bestå av leder, nestleder, sekretær og to styremedlemmer. Årsmøtet skal velge lederen separat. 11 Nytt punkt. Klargjøring av styrets konstituering 12 Forenkling og fjerning av inkonsistens mellom 3 og 4 i gjeldende vedtekt. 13 Tilpasning til navneendring. Side 2 av 2