Etisk regelverk for Vin og brennevinleverandørenes forening (VBF) Vedtatt på VBFs årsmøte 2006 1 Bakgrunn...2 1.1 Innledning...2 1.2 Ansvarlighet...2 1.3 God forretningsskikk...2 1.4 Etisk regelverk...2 1.5 Brudd på etiske regelverk...2 1.6 Etisk utvalg...2 2 Ansvarlighet...3 2.1 Omfang...3 2.2 Ansvarlige merkevarer...3 2.3 Klar voksen appell...4 2.4 Assosiasjon med barne og ungdomsprodukter...4 2.5 Informasjonskampanjer...4 3 Foretningsskikk...4 3.1 Forholdet til salgs og serveringssteder...4 3.2 Forholdet til Vinmonopolet...4 3.3 Kunder og samarbeidspartnere...5 4 VBFs etiske utvalg...5 4.1 Sammensetning...5 4.2 Habilitet...5 4.3 Ansvar...5 4.4 Beslutninger...6 4.5 Klager...6 4.6 Oppfølging av klager...6 4.7 Rådgivning...6 Appendiks I : Behandling av saker i etisk utvalg...7 1
1 Bakgrunn 1.1 Innledning Vin og brennevinleverandørenes forening (VBF) ble etablert i 1905 og består i dag av de ledende selskapene innenfor import og produksjon av vin- og brennevinsbaserte alkoholprodukter. I henhold til VBFs vedtekter er alle av foreningens medlemmer forpliktet til å følge VBFs etiske regelverk. 1.2 Ansvarlighet VBF og dets medlemsselskaper mener at alkoholholdige drikkevarer bare skal omsettes og nytes i kontrollerte, ansvarlige og moderate former. Alkoholholdige drikkevarer er produkter beregnet på voksne konsumenter og skal ikke benyttes av mennesker som er under lovlig aldersgrense (mindreårige). VBF vil derfor uttrykke viktigheten av at alkoholprodukter ikke skal være fremstilt, utformet eller markedsført på en slik måte at de appellerer spesifikt til mindreårige eller fremmer uansvarlig alkoholkonsum. 1.3 God forretningsskikk VBF og dets medlemmer mener at leverandører av alkoholholdige produkter har et viktig ansvar i forhold til å sikre at alle aspekter ved bedriftenes næringsvirksomhet foregår i ansvarlige former. VBF vil derfor uttrykke viktigheten av at foreningens medlemsbedrifter på alle områder av sin virksomhet viser god forretningsskikk og forholder seg til de gjeldende lover og forskrifter for bedriftens virksomhet. 1.4 Etisk regelverk Som et ledd i dette arbeidet har VBF utarbeidet et etisk regelverk som både dekker medlemmenes produkter og næringsvirksomhet. Regelverket er ment å utfylle de eksisterende lover og forskrifter som gjelder for medlemmenes virksomhet i Norge. Endringer i det etiske regelverket skjer på årsmøte i VBF etter samme prinsipper som ved endringer av foreningens vedtekter. 1.5 Brudd på etiske regelverk De enkelte selskapene er gjennom sitt medlemskapet i VBF forpliktet til å følge VBFs etiske regelverk. Brudd på regelverket vil bli gjenstand for behandling av VBFs etiske utvalg. VBFs medlemmer er forpliktet til å etterkomme beslutningene tatt av det etiske utvalget og mangel på dette vil bli gjenstand for disiplinærbehandling i VBFs styre. I henhold til VBFs vedtekter kan styret på bakgrunn av en disiplinærbehandling foreslå suspensjon, eller eksklusjon av medlemsbedrifter. VBF oppfordrer alle selskaper innenfor produksjon - og import av alkoholprodukter til følge foreningens etiske regelverk. 1.6 Etisk utvalg VBFs Etiske utvalg er ansvarlig for oppfølgingen av brudd på VBFs etiske regelverk. VBFs Etiske utvalg kan både uttale seg i forhold til enkeltsaker og generelle problemstillinger. Endelige uttalelser og beslutninger fra VBFs Etiske utvalg er offentlige og VBFs medlemmer er forpliktet til å følge disse. VBFs etiske utvalg kan også fungere som et rådgivende organ i forhold til medlemsselskapenes planlagte aktiviteter i Norge. VBFs Etiske utvalg behandler saker på bakgrunn av klager eller på eget initiativ. 2
1.7 Medlemsbedriftenes ansvar VBFs medlemsbedrifter er ansvarlig for å sikre at: alle bedriftens ansatte og samarbeidspartnere som opptrer på vegne av bedriften er godt kjent med både VBFs etiske regelverk og det aktuelle norske lovverket og dets forskrifter det etiske regelverket følges i praksis både av bedriftenes ansatte og samarbeidspartnere bedriften overholder relevante regler for omsetning av alkoholholdige drikkevarer samt annet relevant regelverk for bedriftens virksomhet For å sikre best mulig forståelse og oppfølging av det etiske regelverket og alkoholloven i bedriftenes praktisk arbeid er VBFs medlemsbedrifter forpliktet til å gjennomgå dette med sine ansatte på årlig basis. VBFs medlemsbedrifter er forpliktet til å delta på foreningens årlige kurs i etikk og ansvarlighet eller dokumentere gjennomgang av eget opplæringsprogram som omfatter VBFs etiske regelverk. 2 Ansvarlighet 2.1 Omfang Regelverket gjelder for alle alkoholprodukter som produseres, importeres eller distribueres av VBFs medlemsbedrifter. Med alkoholprodukter menes her alle drikker som inneholder mer enn 2,50 volumprosent alkohol. VBF oppfordrer imidlertid alle selskaper innenfor produksjon - og import av alkoholprodukter til følge retningslinjene i kodeksen. VBF oppfordrer videre Vinmonopolet, butikker og serveringssteder for alkoholholdige produkter til å legge regelverket til grunn ved valg av produkter for salg. 2.2 Ansvarlige merkevarer Merkevaren, dets innpakning, utforming eller noen markedsaktiviteter knyttet til dette produktet skal ikke på en direkte eller indirekte måte: a) Være uklar i forhold til hvorvidt produktet inneholder alkohol og til alkoholstyrken i produktet, men skal klart kommunisere alkoholinnhold og alkoholstyrke til selgere og konsumenter b) Antyde noen som helst assosiasjon med voldelig, aggressiv, farlig eller anti sosial oppførsel. c) Antyde assosiasjoner med, -aksept av eller - hentydninger til narkotiske produkter d) Antyde seksuell suksess eller dyktighet e) Oppfordre til ulovlig, uansvarlig eller overdreven forbruk. Eksempler på dette er fyll, fyllekjøring og alkoholisme f) Oppfordre til kjøp - eller salg av produktet til mindreårige g) Være utformet slik at det er mer sannsynlig at produktet appellerer til mindreårige enn voksne gjennom bruk av for eksempel: - Bilder eller hentydninger til mindreåriges kultur - Design teknikker som er basert på - eller likner på - karakterer som hovedsakelig er populære i kulturen til mindreårige, eller nylig skapte designkarakterer - eller motiver som forbindes med denne kulturen - Inkorporere fotografier, tegninger, tegneseriefigurer eller andre bilder av personer som er - eller virker yngre enn 25 år. 3
h) Antyde at bruk av produktet kan medføre økt mental - eller fysisk kapasitet 2.3 Klar voksen appell Hvis ikke det totale inntrykket av produktet har en klar voksen appell, skal navnet eller beskrivelsen av ferdigblandede alkoholdrikker: a) spesifisere produktets vanlige navn basert på alkoholen brukt som ingrediens (eks. rom og cola og vodka og lemonade ) og b) ha det vanlige navnet på alkohol ingrediensen som dominerende i forhold til farger, skrifttyper og synsfelt på den alkoholfrie ingrediensen 2.4 Assosiasjon med barne og ungdomsprodukter Alkoholprodukter må ikke bruke eller antyde noen assosiasjon med noen navn, merkevarer eller produktbeskrivelse hovedsakelig assosiert med mindreårige. Spesielt ord som brus og Cola må bli brukt med ekstremt varsomhet. Alkoholprodukter skal videre ikke komme i form av produkter som sukkertøy eller iskrem. 2.5 Informasjonskampanjer Regelverket omfatter ikke materiell eller aktiviteter hvor formålet klart og ensidig er rettet mot holdningskapende arbeid blant mindreårige. 3 Foretningsskikk VBFs medlemsbedrifter skal holde en høy etisk standard i forhold til alle aspekter av sin virksomhet. 3.1 Forholdet til salgs og serveringssteder VBFs medlemsbedrifter er ansvarlige for å sikre at alle relevante medarbeidere og samarbeidspartnere er kjent med Alkohollovens forskrifter samt andre relevante lover og regler vedrørende salg og skjenking av alkoholholdige produkter. Salgs og serveringssteder av alkoholholdige drikkevarer er ansvarlige i forhold til å sikre at salg og servering av alkoholholdige produkter bare skjer til personer over lovlig aldersgrense og for øvrig er i samsvar med relevant regelverk. Medlemsbedrifter i VBF, deres ansatte eller samarbeidspartnere som opptrer på vegne av medlemsbedriften, skal ikke på noen måte oppfordre eller inngå avtaler med salgs- eller serveringssteder om aktiviteter som innebærer brudd på dette. 3.2 Forholdet til Vinmonopolet VBFs medlemsbedrifter er ansvarlige for å sikre at alle relevante medarbeidere og samarbeidspartnere er kjent med Alkohollovens forskrifter vedrørende Vinmonopolets drift, Vinmonopolets etiske retningslinjer og andre relevante lover og retningslinjer i forhold til Vinmonopolets virksomhet. I sine aktiviteter mot Vinmonopolet skal VBFs medlemmer, deres ansatte og samarbeidspartnere som opptrer på vegne av medlemsbedriften spesielt være oppmerksom på følgende problemstillinger: a) Gaver og andre fordeler 4
VBFs medlemmer skal ikke tilby eller gi gaver og eller andre fordeler til ansatte i Vinmonopolet. b)vareprøver VBFs medlemmer skal ikke tilby eller gi vareprøver til ansatte i Vinmonopolet. 3.3 Forholdet til konkurrenter VBFs medlemsbedrifter skal holde et høyt fokus på saklighet og ærlighet i sin virksomhet og unngå udokumenterte påstander i forhold til konkurrerende aktører og produkter. VBFs medlemmer skal ha frihet til å presentere sine produkter eller tjenester til potensielle kunder, produsenter eller andre relevante samarbeidspartnere. En slik presentasjon må imidlertid ikke ha som hensikt å ødelegge omdømmet til andre medlemmer eller deres produkter. Kontakt og samarbeid mellom VBFs medlemsbedrifter og konkurrerende virksomheter skal alltid skje i samsvar med relevant konkurranselovgiving. 3.4 Kunder og samarbeidspartnere VBFs medlemmer skal ivareta den fortrolighet selskapet har etablert med både tidligere og nåværende kunder eller samarbeidspartnere. VBFs medlemmer skal ikke røpe, eller benytte seg av, slik fortrolighet eller informasjon oppnådd i slike kunde - eller samarbeidsforhold - verken til andre kunder, eller til offentligheten - uten at berørte kunder eller samarbeidspartnere gir tillatelse til at informasjonen kan videreformidles. 4 VBFs etiske utvalg 4.1 Sammensetning VBFs Etiske utvalg består av leder og to medlemmer som velges av årsmøtet for en periode på to år om gangen. I tillegg møter VBFs generalsekretær uten stemmerett 4.2 Habilitet Medlemmer bør fratre ved behandling av enkeltsaker dersom det på grunn av forholdet til, eller nærhet til den saken det gjelder, kan stilles spørsmålstegn ved dette medlemmets objektivitet eller partiskhet. Eventuelle spørsmål om habilitet avgjøres av utvalget. 4.3 Ansvar VBFs Etiske utvalg er ansvarlig for oppfølgingen av brudd på VBFs etiske regelverk. VBFs etiske utvalg kan uttale seg både i forhold til enkeltsaker og generelle problemstillinger. Endelige uttalelser og beslutninger fra VBFs etiske utvalg er offentlige og VBFs medlemmer er forpliktet til å følge disse. VBFs etiske utvalg kan også fungere som et rådgivende organ i forhold til medlemsselskapenes planlagte aktiviteter i Norge. VBFs Etiske utvalg behandler saker på bakgrunn av klager / anmodninger eller på eget initiativ. Utvalget kan foreslå for årsmøtet evt. videreutvikling av VBFs etiske regelverk. 5
4.4 Beslutninger Beslutninger i det etiske utvalget gjøres med simpelt flertall. Beslutninger i VBFs etiske utvalg skal begrunnes skriftlig. Beslutninger i VBFs etiske utvalg og begrunnelsen for disse vil være tilgjengelig for offentligheten. Informasjon som kan anses som bedriftshemmeligheter for det enkelte selskap eller opplysninger om enkeltpersoner skal utelates fra offentliggjøringen. Beslutninger i VBFs etiske utvalg er rådgivende. Utvalget kan ikke beslutte disiplinærsak i form av advarsel, suspensjon eller eksklusjon. Utvalget kan anbefale VBFs styre å beslutte disiplinærsak. 4.5 Klager Klager til VBFs Etiske utvalg gjøres skriftlig til VBFs generalsekretær jmfr. appendiks I. VBFs etiske utvalg kan også på eget initiativ ta opp enkeltsaker eller generelle problemstillinger til behandling. Prosedyren for behandling av klager eller enkeltsaker som angår enkelt selskaper er behandlet i appendiks I. 4.6 Oppfølging av klager Beslutninger i VBFs etiske utvalg og, og hvis mulig, tidsplan for gjennomføring, vil bli offentliggjort av generalsekretæren og vil oppfordre selskaper som bryter med det etiske regelverket om å gjøre alle nødvendige tiltak for å sikre at regelverket følges. Generalsekretæren er ansvarlig for å følge opp at beslutningen i utvalget følges opp av det aktuelle selskapet. Mangel på oppfølging av vedtak i VBFs etiske utvalg vil bli rapportert til VBFs styre. I forhold til andre brudd på regelverkets bestemmelser vil utvalgets beslutning og det aktuelle selskapets respons på dette oversendes styret i VBF. Styret kan på bakgrunn av utvalgets beslutning velge å reise disiplinærsak mot den/ de aktuelle medlemsbedriften(e). Disiplinærsak skjer i hht. VBFs vedtekter og kan medføre sanksjoner som skriftlig advarsel, suspensjon eller eksklusjon av det aktuelle medlemmet. 4.7 Rådgivning VBFs medlemmer har mulighet til å be om rådgivning fra VBFs etiske utvalg i forhold til introduksjon av nye produkter, markedsaktiviteter eller andre aspekter som berøres av VBFs etiske regelverk. Henvendelser om dette rettes til generalsekretæren. Både henvendelsen og utvalgets svar på dette vil kun være offentlig etter avtale med det aktuelle selskap. 6
Appendiks I : Behandling av saker i etisk utvalg Utvalget vil behandle en sak etter følgende prosedyre: Utvalget sekretariat vil skriftlig informere det aktuelle selskapet som ombefattes av saken. Utvalget vil understreke hvilken bestemmelse av regelverket som saken omfatter. Det aktuelle selskapet vil bli gitt 2 uker i forhold til å utarbeide et skriftlig tilsvar. Både VBFs styre og eventuelle klagere vil få gjenpart av brevet til det aktuelle selskapet. Utvalget kan etter avtale med VBFs generalsekretær - søke ekstern ekspertise under hele prosessen. Ekspertens uttalelse skal være tilgjengelig for det involverte selskapet. Både eventuelle klager og det involverte selskapet har rett til å be om møte med utvalget i forbindelse med behandlingen av saken. Hvis utvalget ikke finner at det involverte selskapets aktiviteter eller produkter bryter med VBFs etiske regelverk, er beslutningen endelig og både klager og selskap vil bli informert skriftlig om dette. Utvalget vil bare behandle nye klager på det aktuelle selskapet hvis dette relateres til nye aktiviteter eller produkter. Hvis utvalget finner at det involverte selskapets aktiviteter eller produkter bryter med regelverket sendes et varsel om mulig beslutning til det aktuelle selskapet. Selskapet vil få en frist på 2 uker i forhold til å klage på denne varslingen. Hvis selskapet velger ikke å komme med merknader innen fristen, treffer utvalget beslutning på bakgrunn av den informasjon det besitter. Utvalget vil vurdere ny informasjon fra selskapet før det treffes en endelig beslutning. Både eventuelle klagere og det aktuelle selskapet vil bli informert om den endelige beslutningen. Alle endelige beslutninger og begrunnelsen for disse vil være tilgjengelige for offentligheten. Informasjon som kan anses som bedriftshemmeligheter for det enkelte selskapet eller opplysninger om enkeltpersoner skal utelates fra offentliggjøringen. I forhold til aktiviteter og produkter som bryter med regelverket vil det enkelte selskapet bli oppfordret til å gjennomføre de nødvendige endringene i henhold til utvalgets vedtak. I forhold/saker hvor det aktuelle selskapet påtar seg å foreta de nødvendige endringer i aktiviteter eller produkter før det etiske utvalget tar en beslutning i saken, står utvalget fritt i forhold til hvorvidt man ønsker å avslutte saken eller å behandle den videre på prinsipielt grunnlag. Utvalget kan forlenge eller forkorte tidsfristene som er nevnt i pkt. 1-8. Partene skal da opplyses om dette skriftlig. 7