Bransjeanbefaling for medlemmene av Verdipapirfondenes forening: Godtgjørelsesordninger for ansatte i foretak som driver fondsforvaltning og/eller aktiv forvaltning (Vedtatt av styret i Verdipapirfondenes forening 15. mars 2011 endret 18. mars 2015) 1. Formell status Verdipapirfondenes forening fastsetter to typer bransjenormer; anbefalinger og standarder. Bransjestandarder, som vedtas av foreningens generalforsamling, er medlemsselskapene forpliktet til å følge. Bransjeanbefalinger vedtas av foreningens styre og er ikke forpliktende, men representerer veiledning og råd på utvalgte områder. 2. Innledning Utgangspunktet for denne anbefalingen er Finansdepartementets forskrift om godtgjørelsesordninger i finansinstitusjoner, verdipapirforetak og forvaltningsselskap for verdipapirfond av 1. desember 2010, med endringer 22. august 2014 (heretter godtgjørelsesforskriften), samt Finanstilsynets rundskriv 15/2014 (heretter rundskrivet). For forvaltningsselskap som forvalter alternative investeringsfond iht. Lov om forvaltning av alternative investeringsfond (20. juni 2014), følger egne regler om godtgjørelsesordninger av Forskrift til lov om forvaltning av alternative investeringsfond (26. juni 2014) (heretter AIF forskriften). Denne bransjeanbefalingen er særlig myntet på fondsforvaltningsselskap med konsesjon til å drive fondsforvaltning og eventuelt aktiv forvaltning, og/eller forvaltning av alternative investeringsfond. Fondsforvaltning og aktiv forvaltning betegnes i det følgende som kapitalforvaltning. Forvaltning av alternative investeringsfond betegnes som alternativ forvaltning. Anbefalingen inneholder forslag til hvordan foretak som driver kapitalforvaltning og alternativ forvaltning kan implementere enkelte av bestemmelsene i ovennevnte regelverk. Det enkelte foretak må treffe egne tiltak og utarbeide nødvendig dokumentasjon i samsvar med gjeldende regelverk også på områder som ikke er omtalt i denne anbefalingen. En mulig struktur for et foretaks godtgjørelsesordning, og en tilhørende huskeliste over momenter som bør konkretiseres i denne, følger som vedlegg til anbefalingen. Ovennevnte forskrifter og rundskriv implementerer relevant EU-regelverk i norsk rett. Formålet er å bidra til godtgjørelsesordninger som gir insentiver til god styring og kontroll med risikoen i den virksomheten foretaket bedriver, motvirke for høy risikotaking og bidra til å unngå interessekonflikter. Utgangspunktet for godtgjørelsesforskriften er primært foretak som driver virksomhet for egen regning og risiko, eksempelvis banker og verdipapirforetak som driver egenhandel. Verdiutviklingen av foretakets aktiva og passiva, samt handel med finansielle instrumenter utenfor balansen, slår derfor rett inn i foretakets resultater. Den aktiviteten som drives har 1
således direkte og umiddelbar betydning for foretakets egenkapitalrisiko. Som følge av dette er også de lovpålagte kapitalkrav høye for denne type virksomhet. I kapitalforvaltning og i alternativ forvaltning forvaltes midler for kundens regning og risiko, adskilt fra balansen til foretaket som forestår kapitalforvaltningen. Dette er eksplisitt behandlet i AIF forskriften, når det i 4-1 heter: «Forvalteren skal ha en godtgjørelsesordning som er i samsvar med forvalterens og fondenes forretningsstrategi, overordnede mål, risikotoleranse og langsiktige interesser. Godtgjørelsesordningen skal ikke oppfordre til risikotakning som er uforenelig med risikoprofilen, vedtektene eller øvrige stiftelsesdokumenter til fond under forvalting.» Verdipapirfondenes forening er av den oppfatning at også godtgjørelsesforskriften gir grunnlag for tilsvarende tankesett for ansatte i foretak som driver kapitalforvaltning, slik at det skapes et interessefellesskap mellom ansatte i sentrale posisjoner i foretaket og dets kunder. (Med innføringen av UCITS V vil tilsvarende bestemmelser som i AIF forskriften bli implementert i norsk lovgiving. ) 3. Hvem er omfattet av reglene om godtgjørelse Selskapet må selv identifisere hvilke ansatte som skal omfattes av godtgjørelsesordningen. Identifiseringsprosessen skal dokumenteres. I henhold til AIF forskriften 4-3 skal følgende ansatte være underlagt reglene om godtgjørelsesordninger: ledende ansatte, ansatte og tillitsvalgte med arbeidsoppgaver av vesentlig betydning for risikoeksponeringen til forvalteren eller til fond under forvaltning, ansatte og tillitsvalgte med kontrolloppgaver, og ansatte og tillitsvalgte med tilsvarende godtgjørelse som ledende ansatte og risikotakere, som har arbeidsoppgaver av vesentlig betydning for risikoeksponeringen til forvalteren eller til fond under forvaltning. For selskap som driver alternativ forvaltning følger det av AIF forskriften at godtgjørelsesordningene omfatter ansatte som kan påvirke investeringsmandatenes eller kundenes risikoeksponering, selv om slike ansatte ikke uten videre kan sies å påvirke foretakets risikoeksponering. Den mest nærliggende fortolkning av dette er at porteføljeforvaltere med beslutningsmyndighet over fondenes investeringer bør omfattes. I godtgjørelsesforskriften 2 første ledd og 3 fremgår det en tilsvarende opplisting som den i AIF forskriften av hvilke ansatte som skal inkluderes i godtgjørelsesordningene. En vesentlig ulikhet er imidlertid at godtgjørelsesforskriften kun omfatter risikotakere med arbeidsoppgaver av vesentlig betydning for foretakets risikoeksponering. I henhold til rundskrivet skal dette normalt omfatte: «kapitalforvaltere (porteføljeforvaltere) som kan eksponere selskapet eller konsernet for betydelig risiko». Derimot skal «kapitalforvaltere (porteføljeforvaltere) som bare forvalter midler på vegne av kunder utenfor konsernet» normalt ikke omfattes. Den mest nærliggende fortolkingen av dette er at porteføljeforvaltere som kun er ansatt innenfor kapitalforvalting normalt ikke omfattes av forskriften. (Med innføringen av UCITS V vil imidlertid porteføljeforvaltere av UCITS fond med beslutningsmyndighet over fondenes investeringer også bli omfattet av godtgjørelsesordningene). 2
4. Anbefalt praksis i tilknytning til enkelte deler av regelverket om godtgjørelse a. Forholdet mellom fast og variabel godtgjørelse For ansatte som er underlagt forskriftenes særskilte regler for godtgjørelsesordninger skal sammensetningen av fast og variabel godtgjørelse være balansert. Den faste delen av godtgjørelsen skal «være tilstrekkelig høy til at foretaket kan unnlate å utbetale den variable delen av godtgjørelsen», jf. godtgjørelsesforskriften 4, første ledd (og 5-7) og AIF forskriften 4-3(1) (og 4-4 4-6). I godtgjørelsesforskriften 1 annet ledd fremgår det eksplisitt at 100- og 200 - prosentregelen som følger av 4 annet ledd ikke får anvendelse for ansatte omfattet av forskriften i forvaltningsselskap for verdipapirfond. Dette gjelder også ansatte i forvaltningsselskap for verdipapirfond med konsesjon til å drive aktiv forvaltning. Anbefalt praksis: Ved vurderingen av en «balansert» sammensetning av fast og variabel godtgjørelse anbefales det at foretaket avveier følgende to hensyn: i. Den faste årlige godtgjørelsen bør være tilstrekkelig høy til at de ansatte kan opprettholde en normal levestandard. ii. Den faste årlige godtgjørelsen bør ikke fastsettes så høyt at den påfører foretaket for stor egenkapitalrisiko. Ad i: Fastlønnselementet bør være såpass høyt at den ansatte ikke får insentiver til å ta utilbørlig risiko for å opprettholde en normal levestandard, basert på rimelige vurderinger. Hva slags fastlønn som da er nødvendig vil måtte vurderes konkret. Ad ii: I vurderingen bør det tas hensyn til størrelsen på foretakets egenkapital, at foretakets brutto inntekter kan svinge mye over tid som følge av endringer i forvaltningskapitalens markedsverdi, og at bruk av variabel godtgjørelse er ett av få kostnadselementer som kan innrettes slik at det samvarierer positivt med foretakets brutto inntekter. I perioder der foretaket oppnår gode økonomiske resultater bør det derfor være akseptabelt at den variable godtgjørelsen utgjør vesentlig mer enn den faste. Foretaket bør være varsom med større økninger i den faste godtgjørelsen nettopp i slike perioder, fordi det påfører foretaket økt egenkapitalrisiko, som gjør det mindre rustet til å møte påfølgende nedgangsperioder i forvaltningskapitalens markedsverdi. b. Tilbakeholdt og gradvis utbetalt del av betinget variabel godtgjørelse Godtgjørelsesforskriften 4, sjette ledd (og 5-7) fastslår følgende for ansatte som er underlagt forskriftens særskilte regler for godtgjørelsesordninger: «Minst halvparten av årlig variabel godtgjørelse skal gis i form av aksjer eller andre egenkapitalinstrumenter utstedt av foretaket eller et annet foretak i konsernet, eller i form av betinget kapital som avspeiler foretakets verdiutvikling, som ikke kan disponeres fritt av den enkelte tidligere enn jevnt fordelt over en periode på minst tre år. Perioden skal ta hensyn til foretakets underliggende forretningssyklus og risikoen i foretaket. Slik del av variabel godtgjørelse skal reduseres dersom enten resultatutviklingen i foretaket eller etterfølgende resultater tilsier dette.» 3
For foretak som ikke har tilgang til aksjer eller andre egenkapitalinstrumenter, kan variabel godtgjørelse gis i form av bundne midler. 1 I punkt 4.6.1 i rundskrivet klargjør Finanstilsynet at tilbakeholdt variabel godtgjørelse til ansatte i fondsselskap for verdipapirfond kan gis i form av fondsandeler. Det legges til grunn at dette gjelder uavhengig av om den ansatte jobber innenfor fondsforvalting eller aktiv forvaltning. I AIF forskriften 4-3 fjerde ledd heter det: «Dersom forvaltning av alternative investeringsfond utgjør minst halvparten av forvalterens portefølje, skal minst halvparten av årlig variabel godtgjørelse gis i form av andeler i de aktuelle alternative investeringsfond, eller i andre instrumenter som avspeiler det alternative investeringsfondets verdiutvikling.» Videre følger det av 4-3 femte ledd at: «Minst 40 prosent av den variable godtgjørelsen skal utbetales jevnt over en periode på minst tre år, eller en kortere periode dersom det aktuelle alternative investeringsfondet har en kortere investeringshorisont. Dersom den variable godtgjørelsen utgjør et særlig høyt beløp, skal minst 60 prosent utbetales jevnt over en periode som nevnt i første punktum.» Det understrekes at det bare er i selskap der forvaltningen av alternative investeringsfond utgjør minst halvparten av selskapets portefølje at den tilbakeholdte variable godtgjørelsen må plasseres i alternative investeringsfond. Hvis så ikke er tilfelle kan den tilbakeholdte variable godtgjørelsen også helt eller delvis plasseres i andre av selskapets produkter, f.eks. UCITS. Anbefalt modell for tilbakeholdt godtgjørelse som plasseres i fondsandeler Det betingede kravet bør variere i samsvar med verdiutviklingen av et representativt utvalg av foretakets investeringsmandater og være investert i foretakets navn. Dette gjelder uavhengig av om foretaket er frittstående eller utgjør en del av børsnotert finanskonsern 2. Kravet utbetales deretter årlig over en periode på tre år. Følgende modell kan for eksempel benyttes for en slik ordning: i. Den ansatte mottar et årlig tildelingsbrev, der det betingede kravet angis med samtlige vilkår. Det bør fremgå eksplisitt at det betingede kravet er avhengig av verdiutviklingen på investeringsmandater som angitt i punkt iii nedenfor, fratrukket den skatt som foretaket evt. løpende må betale underveis som eier av investeringsmandatene. Det bør presiseres at den betingede variable godtgjørelsen inkluderer feriepenger. ii. Foretaket bør investere et beløp som svarer til (1) den ansattes betingede krav mot foretaket (dvs. minst halvparten av tildelt bonus), som det bør avtales at innbefatter feriepenger, og (2) beregnet arbeidsgiveravgift for dette beløpet, i foretakets navn og i investeringsmandater som angitt i punkt iii nedenfor. Ved at foretakets investering innbefatter feriepenger og beregnet arbeidsgiveravgift, påtar ikke foretaket seg noen risiko knyttet til størrelsen på feriepenger og arbeidsgiveravgift på de framtidige betingede utbetalingstidspunkter til den ansatte. iii. For at de ansatte som er omfattet av ordningen skal få en eksponering tilsvarende interessen til foretakets gjennomsnittskunde, bør den betingende fordringens 1 Jfr. Rundskrivet pkt. 4.6.1 2 I de tilfeller foretak som driver kapitalforvaltning inngår i et børsnotert bank- og/eller forsikringskonsern, vil det i de aller fleste tilfeller være liten sammenheng mellom de disposisjoner som gjøres i kapitalforvaltningsvirksomheten og konsernets aksjekurs. Tildeling av aksjer eller egenkapitalinstrumenter i konsernet vil derfor ikke gi det direkte interessefellesskap med kapitalforvaltningsforetakets kunder, som oppnås mest effektivt gjennom å investere deler av de ansattes variable godtgjørelse i foretakets egne investeringsprodukter. Sistnevnte løsning vil kunne framstå som ekstra betryggende for finanskonsern med juridiske enheter som er også er store kunder i investeringsmandater forvaltet av konsernets eget kapitalforvaltningsmiljø. 4
verdiutvikling være knyttet opp mot et representativt utvalg av foretakets investeringsmandater. Det bør framgå tydelig at det er foretaket som fastsetter sammensetningen av de årlige investeringer i selskapets investeringsmandater for ordningen, og at dette ikke er valgfritt for den enkelte ansatte. iv. I forbindelse med de kommende årlige utbetalinger bør foretaket på realisasjonstidspunktet realisere 1/3 av markedsverdien til de investeringene som er foretatt i tilknytning til den enkelte ansattes betingede krav. Før utbetaling til den enkelte ansatte fratrekkes foretakets evt. påløpte skatt i realisasjonsåret og deretter arbeidsgiveravgift og ordinær inntektsskatt av det utbetalte beløp på vegne av den ansatte (dvs. alminnelig forskuddstrekk). v. De årlige tildelingene er betingede, og skal reduseres før utbetaling dersom enten resultatutviklingen i foretaket eller etterfølgende resultater tilsier dette (jf. forskriftens 4 sjette ledd), for eksempel som følge av at foretaket forut for utbetalingstidspunktene ikke lenger oppfyller sitt kapitalkrav. c. Godtgjørelsesutvalg Godtgjørelsesforskriften 3 siste ledd lyder som følger: «Foretak med flere enn 50 ansatte og foretak med forvaltningskapital over 5 mrd. kroner skal ha et eget godtgjørelsesutvalg oppnevnt av styret. Godtgjørelsesutvalget skal forberede alle saker om godtgjørelsesordningen som skal avgjøres av styret. Finanstilsynet kan tillate ett felles godtgjørelsesutvalg for foretak i samme konsern.» Begrepet forvaltningskapital refererer seg i denne sammenheng til foretakets forvaltningskapital (på egen balanse), og ikke til den forvaltningskapital som forvaltes på vegne av kunder. I AIF forskriften følger det: «Forvaltere som ut fra sin størrelse, størrelsen til fond under forvaltning eller sine virksomhetsområder har en vesentlig betydning på finansområdet, skal oppnevne et utvalg som på fritt grunnlag kan vurdere foretakets godtgjørelsesordning (godtgjørelsesutvalg).» Anbefalt praksis: i. I tilfeller der kriteriene for krav om godtgjørelsesutvalg er oppfylt i både godtgjørelsesforskriften og i AIF forskriften bør det være tilstrekkelig med ett felles godtgjørelsesutvalg. ii. iii. Godtgjørelsesutvalget i et fondsforvaltningsselskap, som bare bør bestå av styremedlemmer, bør ha minst ett aksjonærvalgt og ett andelseiervalgt medlem. Alle medlemmer av godtgjørelsesutvalget bør være uavhengig av foretakets daglige ledelse. En representant for den daglige ledelsen bør fungere som sekretær for godtgjørelsesutvalget. Ad ii: Anbefalingen punkt (ii) bygger bl. a. på den norske anbefalingen om eierstyring og selskapsledelse, der det anbefales at hele godtgjørelsesutvalget bør være uavhengig av foretakets daglige ledelse. 5
Ad iii: Punkt (iii) ivaretar hensynet til at et slikt uavhengig godtgjørelsesutvalg i sitt arbeid også vil ha nytte av å motta faktainformasjon og synspunkter fra selskapets daglige ledelse. I godtgjørelsesforskriftens 3, siste avsnitt, framgår det at «Finanstilsynet kan tillate ett felles godtgjørelsesutvalg for foretak i samme konsern». AIF-forskriften inneholder ikke noen tilsvarende adgang for foretak som driver alternativ forvaltning. Side 58 i «ESMAs guidelines on sound remuneration policies under the AIFMD» (se http://www.esma.europa.eu/system/files/2013-201.pdf) klargjør imidlertid at også foretak som driver alternativ forvaltning kan ha ett felles godtgjørelsesutvalg for foretak i samme konsern. Dernest har Finanstilsynet uttalt at innholdet i ESMA guidelines skal gjelde som supplement til norsk regulering. Dermed synes det klart at fondsforvaltningsselskap som både driver kapitalforvaltning og alternativ forvaltning, og som inngår i konsernstruktur, kan ha ett felles godtgjørelsesutvalg etter tillatelse fra Finanstilsynet. I de tilfeller foretaket inngår i konsern som har fått Finanstilsynets tillatelse til å etablere ett felles godtgjørelsesutvalg for alle konsernets enheter, bør forvaltningsselskapets styre vurdere behovet for å formidle innsikt til dette om egenarten til kapitalforvaltning, og evt. tilhørende særskilte behov for tilpasninger i de ansattes godtgjørelsesstruktur. 6
Vedlegg til bransjeanbefaling Generelt anbefales det å regulere godtgjørelsesordningen i et eget dokument «Godtgjørelsesordningen» som en administrativ ordning som virksomheten ved behov kan endre med fremtidig virkning. Tildeling av godtgjørelsen kan skje gjennom årlige tildelingsbrev til de ansatte som er omfattet, og behøver ikke inntas i de individuelle arbeidsavtaler. Listen inneholder elementer det er naturlig å regulere i en godtgjørelsesordning, men er ikke ment som en uttømmende liste. Det vil også være naturlig å innta eventuelle særlige forhold ved virksomheten eller ved godtgjørelsesordningen. Formål og virkeområde Angir hensikten og formålet med ordningen. Bør også angi noe om selskapets styringsrett over ordningen, og muligheter for fremtidig endringer ved behov. Overordnet beskrivelse av godtgjørelsesmodellen Bør omfatte forholdet til den enkelte arbeidstakers fastlønn og mellom de ulike elementene av variabel godtgjørelse. Medlemmer av ordningen Definisjon av hvem som er omfattet av foretakets godtgjørelsesordning(er). Rammene og kriteriene for årlig tildeling av variabel godtgjørelse Hva skal inngå i vurderingen, selskapets forhold, individuelle forhold, vurderingsperioden etc. Det er naturlig å se denne delen som retningsgivende for et eventuelt Godtgjørelsesutvalg. Tildelingsprosess Hvordan foregår vurderingene, hvem foretar dem, tidsangivelse m.v. Tildeling av betinget variabel godtgjørelse Bør omfatte selskapets beslutning om investering i egne investeringsmandater, individuelle tildelingsbrev, beskrivelse av foretakets valgfrihet mht. investeringer av midlene i egne investeringsmandater. Utbetaling Om årlig utbetaling av kontantelementet av variabel godtgjørelse (periodisering), om evt. Faste årlige realisasjonstidspunkter og påfølgende utbetaling av tidligere års betingede godtgjørelse, den ansattes risiko for at variabel godtgjørelse øker eller synker, forholdet til beskatning av de avsatte midler for foretakets del, avklaring av rett (evt. ikke rett) til feriepenger og pensjonsgrunnlag. Selskapets rett til å redusere betinget variabel godtgjørelse som følge av etterfølgende forhold ( Clawback ) Rett til reduksjon i betinget variabel godtgjørelse bør omfatte utviklingen i selskapet og eventuelle forhold ved arbeidstaker, angivelse av vilkår og kriterier for reduksjon. Skattemessige forhold Angivelse av den skattemessige behandling av godtgjørelseselementene. 7
Regulering av situasjonen ved opphør av ansettelsesforholdet Det bør etableres interne retningslinjer for behandlingen av tilbakeholdt variabel godtgjørelse i de tilfeller ansettelsesforholdet opphører. Forholdet til andre individuelle avtaler om bonus, kompensasjonsordninger Godtgjørelsesordningen bør regulere forholdet til allerede inngåtte avtaler om bonus/ kompensasjon. 8