Årsmøte 2010 Grovane stasjon, lørdag 13. mars kl. 14:30 Velkommen til årsmøte i Setesdalsbanens Venner! Alle som har betalt medlemskontingent for 2010 har adgang til årsmøtet, er valgbare og har stemmerett. I denne folderen finner du årsberetningen for 2009 og andre dokumenter som er nødvendige for årsmøtet. Dagsorden 1. Godkjenning av innkalling 2. Valg av møteleder, referent og to personer til å undertegne protokollen 3. Årsberetning 4. Regnskap 5. Budsjett 2010 6. Innkomne forslag 7. Medlemskontingent 2011 8. Valg Årsberetning Side 3 Regnskap og budsjettforslag Side 6 Valgkomiteens innstilling Baksiden S e t e s d a l s b a n e n s V e n n e r
Vedtekter Sist endret i årsmøte 7. mars 2009 1 Formål Setesdalsbanens Venner arbeider for å støtte Stiftelsen Setesdalsbanen i å bevare 1067 mm smalsporet norsk jernbanemateriell, og for å holde dette materiellet i drift på den nedlagte Setesdalsbanens strekning fra Grovane og nordover. Foreningen søker å samarbeide med beslektede foreninger og andre instanser hvor dette er mulig. 2 Medlemskap Medlemskap i foreningen er åpent for alle. For at løpende medlemskap skal være gyldig, må kontingenten være innbetalt innen utløpet av betalingsfristen. Medlemskontingenten for kommende år fastsettes av årsmøtet. Årsmøtet kan vedta ulik kontingent for ulike grupper. Betalingsfristen fastsettes av foreningens styre. Utmeldelse fra foreningen må skje skriftlig. Forøvrig vil enhver som ikke har betalt kontingenten innen betalingsfristen bli slettet i medlemsregisteret etter forutgående purring med ny tre ukers betalingsfrist. Foreningens styre kan utnevne æresmedlemmer. Alle medlemmer kan sende forslag på æresmedlemmer til styret. Æresmedlemmer innrømmes fri kontingent. 3 Styret Foreningen ledes av et styre bestående av 4 medlemmer: Formann, varaformann, sekretær og kasserer. Dessuten velges 1 varamedlem. For at styret skal være beslutningsdyktig må minst 3 av dets medlemmer være til stede. Ved eventuell stemmelikhet har formannen dobbeltstemme. Fra det gamle styret skal minst 2 medlemmer gjenvelges i det nye styret. Hvis et styremedlem går ut av styret i en valgperiode, fungerer varamedlemmet til første ordinære årsmøte. 4 Årsmøte Årsmøtet er foreningens høyeste myndighet og holdes innen utgangen av mars hvert år. Innkallingen skjer skriftlig, og skal sendes senest 3 uker i forveien sammen med de dokumenter som er nødvendig for årsmøtet. De medlemmer som ønsker å motta dokumentene elektronisk gir beskjed om dette til styret. Alle som kan fremvise kvittering for betalt medlemskontingent for inneværende år har adgang til årsmøtet, er valgbare og har stemmerett. Årsmøtet skal behandle som et minimum: a) Årsberetning b) Revidert regnskap c) Budsjett for inneværende år d) Fastsettelse av neste års kontingent e) Innkomne forslag f) Valg: - Medlemmer og varamedlemmer til styret. - Revisor og medlemmer til aktuelle komiteer. - 1 medlem med personlig vara til styret i Stiftelsen Setesdalsbanen. Alle valg gjelder for ett år. Forslag som årsmøtet skal behandle må være styret i hende senest 1. januar. 5 Ekstraordinært årsmøte Det innkalles til ekstraordinært årsmøte når styret finner det påkrevet eller når et antall medlemmer tilsvarende minst 10 % av foreningens medlemstall pr. 31.12 foregående år krever det. Det må i innkallingen gå klart frem hvilken sak eller hvilke saker som skal behandles. 6 Vedtektsendringer Endringer av vedtektene kan bare foretas i ordinært årsmøte, og det kreves minst 2/3 flertall. 7 Oppløsning Beslutning om oppløsning av foreningen må behandles to ganger, i ordinært og ekstraordinært årsmøte, og må vedtas med minst 2/3 flertall. Blir foreningen oppløst, skal foreningens aktiva tilfalle Stiftelsen Setesdalsbanen. 8 Signatur og prokura Styrets formann og ett av styremedlemmene i fellesskap tegner foreningens signatur. Styrets formann alene innehar prokurafullmakt. Årsberetning 2010 Styret, komiteer og utvalg Styret, komiteer og utvalg har hatt følgende sammensetning etter årsmøtet 7. mars 2009: Styret: Formann: Hans Petter Furuborg Nestformann: Jens Røed Sekretær: Stian A. Bergum Kasserer: Tor Arild Rysstad Varamedlem: Anne Bergit Jørgensen Representant til styret i Stiftelsen Setesdalsbanen: Hans Petter Furuborg, med personlig vara Tom Einar Mørch. Dugnadskomité: Tom Einar Mørch, Richard Homme, Morris Klokkhammer. Redaksjonskomité: Hans Co. Sørensen, John R. Sørensen, Tor Haugen, Terje Honnemyr. Arrangementskomité: Ragnar Norheim, Anne Bergit Jørgensen, Aud Nielsen, Arna Klokkhammer. Valgkomité: Richard Homme, Jack Nielsen. Ansvarlig for medlemsregister: Ragnar Norheim Revisor: Eiliv Ulltveit-Moe Setesdalsbanens planutvalg: Terje Horrigmo, Hans Co. Sørensen. Setesdalsbanens driftsutvalg: Ragnar Norheim, Stian Klokkhammer. Økonomi Setesdalsbanens Venneforenings økonomiske situasjon må fortsatt betegnes som god. Vi har i 2009 gjennomført medlemstur som netto kostet foreningen kr 60 596,52. Nytt i 2009 er at vi nå mottar tilskudd direkte via Grasrotandelen. Vi håper at dette etterhvert vil gi et vesentlig bidrag til foreningens økonomi. På utgiftsiden har vi i 2009 kjøpt ny printer i forbindelse med drift av medlemsregisteret. Vi har også kjøpt bannere som kan brukes ved forskjellige arrangementer. Videre har økte inntekter og lavere utgifter til porto og dugnad gjort at regnskapet også i år er gjort opp med overskudd. Medlemsutvikling Også 2009 har vært et godt år med hensyn til medlemstilgang for Setesdalsbanens Venner. Det rant inn medlemmer stort sett gjennom hele året uten at det kan pekes på noen spesiell grunn. La oss anta at det skyldes at vi har et bra produkt på Setesdalsbanen. Og det vet vi at vi har, bra at også våre reisende finner det interessant å bli medlem. Når en ser på antall nye familiemedlemmer, hele 42 stk, tyder det på at medlemskapet tegnes fordi de ønsker å bruke vårt tilbud. Også i 2009 ble det hanket inn noen tidligere medlemmer, samt at det måtte en del purringer til for å få folk til å betale, men stort sett går dette greit. De glemmer å betale og er stort sett glade for å bli påminnet. Derfor er det ekstra viktig 2 3
at vi får registrert mobilnummer og/eller mailadresse. Pr. 31.12.2009 hadde Setesdalsbanens Venner totalt 481 medlemmer, fordelt på 365 hovedmedlemmer og 116 familiemedlemmer. Dette er en økning på ca. 16 % sammenlignet med foregående år. Vi har enda et lite stykke å gå før medlemsregisteret er fullt utviklet, men regner med at det blir ordnet i løpet av dette året. Medlemsaktiviteter Det har vært avholdt følgende medlemsarrangementer i 2009: Medlemstur til Wernigerode, Harz. 24 deltakere fra 29. april til 3 mai. Meget vellykket reise med de aktive på banen til et område i Tyskland der damptog er i regulær drift (forsidebildet). Timevis med togreiser! Risdal Touring fraktet oss til og fra Harz. Viktig rekrutteringstiltak som knytter de aktive godt sammen! Strikkekafe er arrangert 5 ganger ( siste torsdag i måneden kl 1800 ) på Grovane stasjon, i samarbeid med VAM-Setesdalsbanen. Rekrutteringstiltak. Grilldag 8. august, med 31 deltakere, hvorav 4 barn. Selve grillingen foregikk på stasjonen på Grovane. Etter spising dro vi med Sulitelma til Beihøldalen. Der forgikk den store vognspettkastekonkurruransen og den store kostekastkonkurransen. Premier til vinnere i dame, herre og barneklasse. Her gjelder det å vinne! Kaffe, brus og kaker hører med i et arrangement med lange tradisjoner. Skumringstoget gikk 18. oktober 2009 med 45 deltakere. Dette er visst et mer og mer populært arrangement, - det skal normalt gå annet hvert år, men etterspørselen var stor så det ble arrangert i år også. Opplegget var tradisjonelt, med Janicken som leverandør av god mat. Renate Aasen sang, til stor applaus. Amerikansk auksjon ved Ragnar Norheim, er fremdeles viktig innslag i arrangementet. Julemøtet 12. desember 2009 med 40 personer til stede, voksne og barn. Premiene var flottere enn noen sinne, til tross for finanskrise. Det er tydelig at bygdas næringsliv støtter Setesdalsbanen og synes vi gjør et viktig arbeid for bygda. Gode smørbrød forsvant fort. Even Nielsen leste julefortellingen fra Vrengen og deretter var det basar. Dugnad Av større dugnader i 2009 har det bare vært saging/kløyving av lokomotivved, på vårparten. Det var imidlertid stort oppmøte på dette. Vi var heldige med været og hadde en fin dag. Det er avholdt to møter i dugnadskomiteen. Aktiviteten har ellers vært liten, noe som i stor grad skyldes samarbeidsproblemene som har vært mellom det frivillige miljøet og museet, som igjen har gitt utslag i manglende motivasjon. Vi håper at vi kan snu dette i 2010 og få ny giv på dugnadene. Det trengs, for det er nok av ting å ta tak i. Vi må også se på mulighetene for å engasjere nye folk til dugnadene. Medlemsbladet Medlemsbladet Nytt fra Setesdalsbanen utkom med 3 nummer i 2009; totalt 176 sider. Medlemsbladet har blitt trykket i 4-farger. Stofftilgangen har vært tilfredsstillende, men andelen redaksjonelt stoff er fremdeles for høy. Vi er fornøyd med trykkeriet og fortsetter det gode samarbeidet for det kommende året. Fra og med 2010 vil vi gå over til å benytte Indesign til oppsetting av medlemsbladet. Samarbeidsutvalgene 2009 har vært preget av omorganisering ved Vest-Agder-museet Setesdalsbanen. På bakgrunn av dette har ikke driftsutvalget og planutvalget fungert etter hensikten, og det har ikke vært noen særlig aktivitet i disse utvalgene. Styret uttaler Som i 2008 har også 2009 vært preget av et heller dårlig samarbeid mellom frivillige og VAM-Setesdalsbanen. Dette er en sak som i stor grad har opptatt styret. Styret har i 2009 behandlet 45 saker på 7 møter. Alle møtene har hatt samarbeid med VAM-Setesdalsbanen som en av sakene, og styret er opptatt av at dette MÅ løses i 2010 dersom Setesdalsbanen skal kjøre tog i fremtiden. Den turbulente tiden vi har hatt har også gitt utslag i en heller svak dugnadsinnsats (med enkelte unntak). Dette ser styret på med bekymring. Dette vil bli en av de store sakene som det er viktig å jobbe med i 2010 dersom man får løst samarbeidsproblemene som har vært. På våren 2009 ble det arrangert en tur til Wernigerode i Tyskland primært for de aktive. Styret tror det er riktig å bruke noen av midlene vi har på slike arrangementer da det er med på å styrke samholdet bland våre aktive medlemmer. Styret ønsker også å påpeke at Setesdalsbanens Venner har en forholdsvis god økonomi. Dette er midler som ikke er ment for sparing, men som kan brukes på dugnadsprosjekter som kommer Setesdalsbanen til gode. Vi må bare få dugnaden til å fungere igjen! Ellers vil styret takke de som gjennom hele 2009 har vært med på å holde Setesdalsbanen levende, både gjennom togkjøring, dugnadsinnsats og annet arbeid. Medlemmene er vår viktigste ressurs! Ragnar Norheim 4 5
Regnskap 2009 og budsjettforslag 2010 kr Inntekter Regnskap Budsjett 09 Avvik Budsjett 10 Kontingent 83 190,00 85 000-1 810,00 85 000 Ref. utg. NfS 25 000,00 25 000 0,00 25 000 Div innt./renter 16 762,95 7 500 9 262,95 10 000 Gaver 1 350,00 1 500-150,00 1 500 Grasrotandel 15 000 Sum 126 302,95 119 000 7 302,95 136 500 Kostnader Regnskap Budsjett 09 Avvik Budsjett 10 Medlemsblad 53 125,00 56 500 3 375,00 57 000 Arr./møter * 16 605,11 25 000 8 394,89 30 000 Porto 13 203,89 20 000 6 796,11 15 000 Dugnad 7 442,00 13 000 5 558,00 15 000 Div. rekvisita 9 139,50 1 000-8 139,50 10 000 Div. utgifter 5 896,25 2 000-3 896,25 7 500 Gaver 656,50 1 500 843,50 2 000 Sum 106 068,25 119 000 12 931,75 136 500 Resultat 20 234,70 0 0 Aktiva Passiva 31.12.09 31.12.08 31.12.09 31.12.08 Spb. Pluss 344 812,20 287 259,27 27 954,42 27 610,42 Fond medl.lokale Jernbanep. spb. 3 829,29 3 756,04 49 969,00 49 969,00 Fond Tfso 921 348 641,49 348 641,49 Kommentarer til regnskapet Fond Gylna Freden er øket med kr 344. Tiltakskonto er øket til kr 109 493,48. Kr 60 596,52 ble brukt på medlemstur 09. Vi mottok tilskudd fra VAM på kr 100 000 i 09. 22 759,00 25 115,00 Kont 10 bet i 09 109 403,48 70 000,00 Tiltakskonto 138 555,59 118 320,89 Fri egenkapital Kontingent for 10 betalt i 09 utgjør kr 22 759. Grasrotandel fra Norsk Tipping utgjør kr 6 588,70. *) Post arr./møter fremkommer slik: Medlemstur netto kostnad 60 596,52 Øvrige arrangementer/møter 16 605,11 Overført fra tiltakskonto - 60 596,52 Innkomne forslag Forslag fra medlemmene Styret har ikke mottatt noen forslag fra medlemmene jf. vedtektenes 4. Forslag fra styret Styret ønsker å fremme følgende forslag til vedtektsendringer: 3 Styret Forslag til ny tekst: Foreningen ledes av et styre bestående av 5 medlemmer: Formann, varaformann, sekretær, kasserer og styremedlem. Det velges ikke varamedlemmer. For at styret skal være beslutningsdyktig må minst 3 av dets medlemmer være til stede. Ved eventuell stemmelikhet har formannen dobbeltstemme. Fra det gamle styret skal minst 2 medlemmer gjenvelges i det nye styret. Hvis 2 eller flere av styremedlemmene går ut av styret i en valgperiode, skal det snarest mulig avholdes ekstraordinært årsmøte for valg av nytt styre. 4 Årsmøte, litra f Nåværende tekst: Valg: Medlemmer og varamedlemmer til styret. Revisor og medlemmer til aktuelle komiteer. 1 medlem med personlig vara til styret i Stiftelsen Setesdalsbanen. Nåværende tekst: Alle valg gjelder for ett år. Foreningen ledes av et styre bestående av 4 medlemmer: Formann, varaformann, Forslag til ny tekst: sekretær og kasserer. Dessuten velges 1 Valg: varamedlem. For at styret skal være beslutningsdyktig må minst 3 av dets med- revisor, Medlemmer til styret, lemmer være til stede. Ved eventuell stemmelikhet har formannen dobbeltstemme. medlemmer til aktuelle komiteer og aktuelle ansvarspersoner. Fra det gamle styret skal minst 2 medlemmer gjenvelges i det nye styret. Hvis et Alle valg gjelder for ett år. styremedlem går ut av styret i en valgperiode, fungerer varamedlemmet til første som personlig vara, representerer Se- Styrets formann, med varaformannen ordinære årsmøte. tesdalsbanens Venner i styret i Stiftelsen Setesdalsbanen. 1 representant til Setesdalsbanens driftsutvalg og 3 representanter til Setesdalsbanens samarbeidsutvalg utnevnes av styret i første styremøte etter årsmøtet. Representantene skal velges blant styremedlemmer og ledende komitemedlemmer. Representant til driftsutvalget bør være styrets formann. Styret vil redegjøre for disse endringsforslagene under årsmøtet. Medlemskontingent 2011 Styret foreslår at kontingenten for 2011 Årets overskudd utgjør endring i egenkapital. Netto arrangementer/møter 16 605,11 holdes uendret på dagens nivå. 6 7
Valgkomiteens innstilling Styret Formann...Anne Bergit Jørgensen (tidl. vara) Varaformann...Jens Røed (gjenvalg) Kasserer...Tor Arild Rysstad (gjenvalg) Sekretær...Stian A. Bergum (gjenvalg) Varamedlem (evt. styremedlem)...jack Nielsen (ny) Stiftelsen Setesdalsbanen Representant...Anne Bergit Jørgensen (ny) Personlig vara...jens Røed (ny) Medlemsansvarlig Dugnadskomité Ragnar Norheim (gjenvalg) Morris Klokkhammer (gjenvalg) Richard Homme (gjenvalg) Tom Einar Mørch (gjenvalg) Ragnar Norheim (ny) Daniel Nilsen (ny) Layout/forsidebilde: Stian A. Bergum. Trykk: Allkopi AS. Opplag: 400 Redaksjonskomité Webansvarlig Arrangementskomité Revisor Valgkomité Hans Co. Sørensen (gjenvalg) John R. Sørensen (gjenvalg) Tor Haugen (gjenvalg) Terje Honnemyr (gjenvalg) Stian A. Bergum (ny) Ragnar Norheim (gjenvalg) Anne Bergit Jørgensen (gjenvalg) Aud Nielsen (gjenvalg) Arna Klokkhammer (gjenvalg) Eiliv Ulltveit-Moe (gjenvalg) Richard Homme (gjenvalg) Årsmøtet oppfordres til å velge ytterligere ett medlem til valgkomiteen.