Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn Kommunal beredskapsplikt Sandøy kommune Tilsynsdato: 10.06.2014 Rapportdato: 04.09.2014
Innhald 1 BAKGRUNN OG GJENNOMFØRING... 4 1.1 FØREMÅL OG HEIMELSGRUNNLAG... 4 1.2 PÅLEGG OM GJENNOMFØRING... 4 1.3 TILSYNSTEMA... 4 1.4 GRUNNLAGSDOKUMENTASJON... 5 1.5 GJENNOMFØRING... 6 2 HOVUDINNTRYKK... 7 3 RESULTAT FRÅ TILSYNET... 8 3.1 AVVIK... 8 3.2 MERKNADER... 9 4 VIDARE OPPFØLGING... 10 Side 2 av 10
Side 3 av 10
1 Bakgrunn og gjennomføring Tabellen nedanfor oppsummerer nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar. Tidspunkt for tilsynet: Adressa til kommunen: 10.04.2014 (formøte) 10.06.2014 (tilsyn) 6487 Harøy Kommunenummer: 1546 Kontaktperson i kommunen: Fylkesmannen sitt tilsynslag: Tilsynsrapporten er skriven av: Tilsynsrapporten er godkjent av: Sonja Morsund Ketil Matvik Foldal (tilsynsleiar) Renate Frøyen Ketil Matvik Foldal Helge Mogstad Førebels tilsynsrapport sendt: 07.08.2013 Endeleg tilsynsrapport sendt: 04.09.2014 Kommunen sin frist for oppfølgingsplan: 20.10.2014 1.1 Føremål og heimelsgrunnlag Føremålet med tilsynet er å sjå til om Sandøy kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet er gjennomført med heimel i 29 i sivilbeskyttelseslova og 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt. 1.2 Pålegg om gjennomføring I Justis- og beredskapsdepartementet sitt embetsoppdrag til fylkesmennene er det fastsett at fylkesmannen skal føre tilsyn med kommunane sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Tilsyna skal gjennomførast i samsvar med DSB sin tilsynsrettleiar og det skal førast tilsyn med den einskilde kommune minimum kvart fjerde år. 1.3 Tilsynstema I møte mellom DSB og fylkesmennene i mars 2014 presiserte DSB at alle krav i forskrift om kommunal beredskapsplikt skal vurderast under tilsyna i 2014. Side 4 av 10
1.4 Grunnlagsdokumentasjon Desse dokumenta vart før tilsynet gjort tilgjengeleg for fylkesmannen på kommunen sin CIMinstallasjon: Nr. Dokument Datering 1. Kriseplan for Sandøy kommune, med vedlegg 27.10.2013 2. Delplan beredskap for Eining for barnehagetenester 16.06.2010 3. Delplan beredskap for Eining for kulturelle tenester 10.08.2010 4. Delplan beredskap for Eining for NAV/Sosiale tenester 28.06.2010 5. Delplan beredskap for Eining for omsorgstenester 20.06.2010 6. Delplan beredskap for Eining for tekniske tenester 01.07.2010 7. Delplan beredskap for Sentraladministrasjonen/rådmannen sin stab 11.06.2010 8. Plan for kriseteam for omsorgsberedskap Ikkje datert 9. Smittevernplan 18.11.2008 10. Tiltaksplan for massevaksinasjon Ikkje datert 11. Infeksjonskontrollprogram for pleie- og omsorgstenesta i Sandøy kommune Ikkje datert 12. Kommuneplan for Sandøy kommune 2011-2023 31.08.2011 13. Budsjett 2014 og økonomiplan 2014-2017 (saksframlegg) 06.01.2014 14. Reglement for delegering i Sandøy kommune 2012 15. Leiaravtale for rådmannen 10.05.2013 16. Leiaravtale for leiar for undervisningstenester 08.03.2012 17. Leiaravtale for leiar for tekniske tenester 08.03.2012 18. Leiaravtale for leiar for helse- og omsorgstenester 09.03.2012 19. Leiaravtale for leiar for barnehagetenester 08.03.2012 20. Informasjonsskriv om lokalt akutteam i Sandøy kommune 2014 21. Organisasjonskart for Sandøy kommune Ikkje datert 22. Rapport etter tilsyn med Sandøy kommunale vassverk 29.08.2012 23. Brev om godkjenning av vassverk 15.10.2013 24. Rapport etter tilsyn med Sandøy brannvesen 18.10.2010 25. Rapport etter tilsyn med førebyggande brannvern i Sandøy kommune 23.10.2011 26. Plan for lukking av avvik etter tilsyn med førebyggande brannvern 20.12.2011 27. Tilbakemelding om plan for lukking av avvik 02.02.2012 28. Informasjonsblad om sms-varslingssystem Ikkje datert CIM-installasjonen omfattar også ein ny versjon av eit samla og integrert beredskapsplanverk for kommunen etablert i CIM sin planmodul. Som grunnlag for tilsynet fekk fylkesmannen også innsyn i kommunen sitt nettbaserte internkontrollsystem Side 5 av 10
Formøte Opningsmøte Intervju Sluttmøte Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Sandøy kommune 2014 1.5 Gjennomføring Formøte med Sandøy kommune vart gjennomført 10.04.2014. Tilsynsbesøk med opningsmøte, intervju og sluttmøte vart gjennomført 10.06.2014. Kven som deltok går fram av tabellen under. Deltakarar Stilling Hans Endre Sæterøy Ordførar X X X X Ann Heidi Paulsen Orvik Rådmann X X X X Sonja Morsund Beredskapskoordinator X X X X Tone Gandrudbakken Sjukepleiar X X X X Kim-André Breivik Leiar tekn. tenester/brannsjef X X X Odd Husøy NAV-leiar X X Sven Walter Kommuneoverlege X X Karin B. Grytten Konst. leiar oppvekst og kultur X X Ingrid Huse Konst. styrar Harøy barnehage X X Frank Harneshaug Rådgjevar IKT X X Gerhard Strand Fitje Driftsleiar teknisk/utrykningsleiar X X Ann Kristin Røyset Einingsleiar helse og omsorg X X Annlaug K. Myklebust Arkivleiar/konsulent sørvistorget X X Ingrunn Breivik Økonomiansvarleg X X Målfrid Eivindsen Konsulent sørvistorg X X Ketil Matvik Foldal Fylkesberedskapssjef X X X X Atle Morsund Rådgjevar X Renate Frøyen Rådgjevar X X X Side 6 av 10
2 Hovudinntrykk Dokumentgjennomgangen og tilsynsbesøket viste at Sandøy kommune har ein aktiv og levande beredskapsorganisasjon. Dei fleste elementa innanfor kommunal beredskapsplikt er på plass. Kommunen har kome langt i å bruke CIM som plattform for å samle all beredskapsdokumentasjon i kommunen. Dei mest vesentlege manglane er at kommunen ikkje har gjennomført heilskapleg ROS-analyse og at beredskapssystemet er ikkje kopla til dei overordna strategiske planane (planstrategi og kommuneplan). Kommunen bør også vurdere å utarbeide eit dokument som kan fungere som ei praktisk overbygning og oversikt over fagområdet. Kommunen har god forståing av status for beredskapsarbeidet også forbetringspotensialet. Kommunen har i noverande planverk og organisasjon eit godt grunnlag å byggje vidare på. Side 7 av 10
3 Resultat frå tilsynet Tilsynet avdekte fire avvik. To forhold er kommenterte som merknader. 3.1 Avvik Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsett i sivilbeskyttelseslova 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Avvik nr. 1 Sandøy kommune manglar heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse. Regelverkstilvising: Sivilbeskyttelseslova 14 og forskrift om kommunal beredskapsplikt 2 Utdjupande kommentar: Den heilskaplege risiko- og sårbarheitsanalysen er den viktigaste berebjelken i den kommunale beredskapsplikta. Som vedlegg til kriseplanen har Sandøy kommune ein enkel ROS-matrise. Denne kan tene som eit utgangspunkt for vidare arbeid, men oppfyller ikkje krava. Avvik nr. 2 Sandøy kommune har ikkje med utgangspunkt i heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse utarbeidd langsiktige mål, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet. Regelverkstilvising: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 3 Utdjupande kommentar: Utan heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse på plass, er det også umogleg å oppfylle kravet om langsiktige mål, strategiar, prioriteringar mv. Kommuneplanen sin samfunnsdel fastset generelle, overordna mål for kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap, men ikkje «på bakgrunn av ROS». Kommunen har fastsett mål, strategiar, prioriteringar i kriseplanen, men desse er ikkje forankra politisk. Avvik nr. 3 Kommunen sin beredskapsplan omfattar ikkje plan for befolkningsvarsling, evakuering og plan for krisekommunikasjon med befolkninga, media og eigne tilsette. Regelverkstilvising: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4, første ledd, litra d) og e) Utdjupande kommentar: Forskrift om kommunal beredskapsplikt fastset i 4 ei rekkje minimumskrav til beredskapsplanen sitt innhald og planen sin funksjon. Sandøy kommune har nyleg fått på plass eit system for sms-basert befolkningsvarsling, men rutinar for bruk er ikkje fastsett i beredskapsplanen. Beredskapsplanen manglar også planverk for evakuering og krisekommunikasjon. Side 8 av 10
Avvik nr. 4 Sandøy kommune kan ikkje dokumentere skriftleg at krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt er oppfylte. Regelverkstilvising: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 9. Utdjupande kommentar: Dei fleste forskriftskrava er oppfylte, og dette byggjer sjølvsagt på at det føreligg skriftleg dokumentasjon av ulike typar. Kommunen har likevel ikkje dokumentasjon på alle forskriftskrav er oppfylte verken enkeltvis eller i ei samla framstilling. Kravet i forskrift om kommunal beredskapsplikt må elles sjåast i samanheng med kommunelova 23 nr. 2 som pålegg administrasjonssjefen eit generelt internkontrollansvar. Administrasjonssjefen skal sørgje for at administrasjonen vert driven i samsvar med lover, forskrifter og overordna instruksar, og at den er gjenstand for tilfredsstillande kontroll. 3.2 Merknader Merknader er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som fylkesmannen meiner det er grunn til å påpeike for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta. Merknad nr. 1 Kommunen bør vurdere utarbeiding av ein plan eller anna styringsdokument som kan fungere som ei operativ overbygning, oversikt og ramme for kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap eit bindeledd mellom strategiske planar og ROS-analysar, beredskapsplanverk og aktivitet. Avviket som gjeld dokumentasjon kan ivaretakast gjennom ei slik overbygning. Det same gjeld andre konkrete forhold som no er fastsette i den «Administrative» delen av kriseplanen : rutinar for evaluering både av øvingar og reelle hendingar rutinar for gjennomføring av opplæring og øvingar rutinar for faste møte i kriseleiinga og beredskapsrådet Side 9 av 10
4 Vidare oppfølging Fylkesmannen ber om at kommunen lagar ein plan for når og korleis dei avdekte avvika skal følgjast opp. Planen skal sendast til fylkesmannen seinast seks veker etter tilsynsrapporten er motteken. Med utgangspunkt i kommunen sin plan, vurderer fylkesmannen om tilsynssaka kan avsluttast. Kommunen får tilbakemelding om dette seinast tre veker etter fylkesmannen har motteke kommunen sin oppfølgingsplan. Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølginga, kan fylkesmannen sin tilsynsleiar kontaktast: Ketil Matvik Foldal, ketil.matvik.foldal@fylkesmannen.no, 71258483 / 41693480. Side 10 av 10