Prosessautomatisering «Robotics» Petter Kive, 940 17 600, pkive@deloitte.no 30.11.2017
Agenda Kort introduksjon Hva er robotisert prosessautomatisering? Kort om kognitiv automatisering? Hvordan er det å ha RPA i drift? 2
Prosessautomatiseringen blir mer og mer fullstendig - men vi tror reisen knapt har startet 3
Beskytte fremtiden mot fortiden Olle-Pekka Kallasuvo started in NOKIA in 1980 and by 1. June 2006 he was President & CEO. During Kallasvuo's term as CEO, Nokia's share of the smartphone market collapsed from 48% in 2006 to 31% by his departure in late 2010* (*FT) During this period, Nokia's management failed to respond to the rapidly changing environment of the smartphone and wider mobile market, with the lack of platform and UI development contributing to the decline of Nokia from the world's largest mobile manufacturer to a minor brand with less than 3% of the smartphone market by the time its mobile phone division was bought out by Microsoft in mid 2014. MS sold NOKIA again in 2016 to Finnish and Taiwanese co. Maybe they will connect people again. 4
Hva er robotisert prosessautomatisering? 5
En film illustrerer godt hva dette er 6
Robotisert prosessautomatisering neste generasjons automatisering Din virtuelle medarbeider som overtar regelbaserte oppgaver, og frigir tid til verdiskapende aktiviteter. 7
Hva er robotisert prosessautomatisering? - Software! Robotisert prosessautomatisering er en programvare som etterligner menneskelig atferd ved å utføre repeterende regelbaserte oppgaver. RPA kan RPA kan ikke Overta utføring av repeterende regelbaserte oppgave Utføre skjønn Benytte strukturert og digitalt input Benytte ustrukturerte kilder (f.eks. kontrakter) Logge inn, hente, registrere, sammenstille, regne, skrive, arkivere, sende mail Gi vurderinger og intelligente anbefalinger Håndtere en strukturert prosess, og avvik fra denne Utføre «ikke digitaliserte» oppgaver, som å hente en utskrift på printeren Jobbe 24/7/ 8
Automatisering av kunnskapsarbeid la datamaskinen gjøre «håndarbeid», og mennesket gjøre «hodearbeid» Hodearbeid Håndarbeid Enkel Kompleks Regelbasert Basert på kunstig intelligens Robotisert prosessautomatisering (RPA) Prosesstyringsverktøy (BPM) Kognitivt engasjement Kognitiv databehandling 9
Brukt rett kan RPA gi fordeler både kvantitativt og kvalitativt 24/7-drift Uavbrutt ytelse ingen køer ved topper Forbedret internkontroll Unngår menneskelig svindel, og enkelt å gjennomføre kontroll- og etterlevelsessjekker Kostnadsreduksjon Netto reduksjon for hver automatisert prosess er typisk 30-60% Skalerbarhet Kapasitet kan økes uten lang oppbyggingsfase Økt hastighet Gjennomløpstid reduseres med typisk opp til 80% Kort tilbakebetalingstid Implementeringskostnader for RPA betales ofte tilbake på < 12 måneder $ Verdifullt arbeid Medarbeidere kaster ikke bort tiden på rutineoppgaver Kvalitetsforbedring Unngår menneskelige feil og fokusere på avvik 10
Hvilke prosesser bør automatiseres? 11
Mindre egnet Mer egnet Vurder om prosessen er egnet for automatisering og om det gir verdi å automatisere Er prosessen regelbasert? * Er prosessen standardisert og klart definert? * Finnes det digital og strukturert input? * Brukes det mange arbeidstimer på prosessen? Gjøres det mye manuelt arbeid i prosessen? Flyttes data mellom systemer? Finnes det andre verktøy som er bedre egnet? Er det lett å trene opp nye medarbeidere i å utføre prosessen? Er det manuelle beregninger? Er prosessen veldokumentert? * Forutsetninger for automatisering med RPA 12
Vi har heatmaps og andre verktøy for å aksellerere arbeidet med å identifisere prosesskandidater - men de gir sjelden mye verdi 13
Flere typer prosesser er velegnet til RPA-automatisering Vi ser ofte at delprosesser er et godt sted å begynne De ideelle prosesskandidaten er kjennetegnet ved at man kan understøtte hele prosessen fra start til slutt. 1 A-Z prosesser Prosesser som ikke kan automatiseres fullt ut, men hvor kun deler av prosessen kan automatiseres. 2 Delprosesser Redesign Prosesser som krever redesign av prosesstrinnene for å kunne automatisere hele eller deler av prosessen. 3 14
«Happypath» Lineære prosesser med et begrenset antall avvik er gode kandidater til en pilot 15
Kognitiv automatisering 16
RPA er bare begynnelsen, men et godt første steg Vi ser stadig flere anvendelser av kunstig intelligens Robotisert prosessautomatisering (RPA) Automatisering av regelbaserte oppgaver Kognitiv automatisering (IA) Automatisering av skjønnsbaserte oppgaver Umoden teknologi, men med rask fremgang Kunstig Intelligens (AI) Lærer og etterligner menneskelig intelligens. «Ekte» kunstig intelligens er fortsatt umoden 17
Intelligent automatisering kombinerer robotisert prosessautomatisering med kognitive teknologier for å automatisere større deler av prosessene og for å skape selvlærende prosesser Natural Language Processing (NLP) Natural Language Generation (NLG) Computer Vision Klassifisering og clustering Regelgenerering Prediksjon og prognose Åpne e-poster og vedlegg Skrape data fra nettet Logge på nettet/ virksomhetsapplikasjoner Koble opp mot system-api-er Flytte filer og mapper Gjøre beregninger Kopier og lim inn Fylle ut skjema Lese og skrive til databaser Trekke ut strukturerte data fra dokumenter Samle inn statistikk fra sosiale media Følge hvis/så beslutningsregler 18
Hvordan komme i gang? 19
De fleste begynner med en pilot Bruttoliste Kunden, i samarbeid med Deloitte ved behov, setter opp med en liste over kandidat-prosesser med et antatt automatiseringspotensial. Evaluering Under første workshop blir bruttolisten gjennomgått og evaluert i henhold til en rekke parametere og pilotprosesser blir valgt ut. PDD Pilotprosessene blir beskrevet i detalj i et Process Definition Document (PDD). Godkjenning Under andre workshop blir PDD-ene gjennomgått og godkjent, og en enes om omfanget av automatiseringen, samt avvikshåndtering. Utvikling Med godkjente PDD-er er det grønt lys for å starte opp utvikling av prosessene i RPA i test. Veien videre Etter ferdig utvikling gjennomføres workshops for å diskutere valg av driftsmodell, valg av implementeringsmodell og forretningspotensial. 20
Hvordan ser RPA ut i drift? 21
RPA er ikke løsningen på alle problemer, men et av flere nye verktøy i verktøyskassen Identifisere kundebehov eller Identifisere forbedringspotensial kundebehov eller Identifisere forbedringspotensial kundebehov eller Identifisere forbedringspotensial kundebehov eller Identifisere forbedringspotensial kundebehov eller prosess med forbedringspotensial Velg rett verktøy Velg rett verktøy Velg rett verktøy Velg rett verktøy Velg rett verktøy Gjennomfør forbedring Gjennomfør forbedring Gjennomfør forbedring Gjennomfør forbedring Gjennomfør forbedring Bytte av kjernesystem Tjenesteutsetting / Outsourcing Kognitiv automatisering Prosessforbedring/ kostnadsreduksjon Systemintegrasjon Chatbots Digital, mobil og selvbetjening RPA Verktøyskasse Nye verktøy 22
Skalering og videreutvikling forutsetter en tydelig og helhetlig driftsmodell Vår erfaring er at dette løses best med et sentralisert RPA - team 23
10 suksesskriterier 1 Velg de riktige prosessene eller delprosessene for automatisering 6 Etabler en effektiv organisasjon og sikre tilstrekkelig utdanning og opplæring 2 Bruk helhetlig og lean prosessdesign 7 Jobb aktivt med gevinstrealisering (business case, måling, endringsledelse) 3 Benytt en agil implementeringstilnærming 8 Etabler en tydelig og helhetlig driftsmodell 4 Involver de ansatte og invester i omfattende interessenthåndtering 9 Velg de riktige automatiseringsverktøyene 5 Gjør roboten robust invester i avvikshåndtering, gjør omfattende testing og overvåk kvaliteten på sluttresultatet 10 Se robotisert prosessautomatisering og kognitiv automatisering i sammenheng med bredere digitale intiativ 24
Veien til suksess RPA forankret og ledet fra forretningssiden Automatiser gode og robuste prosesser Test RPA steg for steg Vurder nøye hvordan RPA skal leveres Egne kriterier for RPA SPONSOR Champion Piloter IT ombord tidlig Medarbeiderene 25
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ("DTTL"), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") does not provide services to clients. Please see www.deloitte.no for a more detailed description of DTTL and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing akundet, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services. This communication is for internal distribution and use only among personnel of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, and their related entities (collectively, the "Deloitte Network"). None of the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication.