Rapport frå tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i Osterøy kommune 3. november 2017

Rapport frå tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i Osterøy kommune 3. november 2017

Om tilsynsobjektet Om tilsynsførande myndigheit Kommunenr. og namn: 1253 Osterøy Namn: Fylkesmannen i Hordaland Besøksadresse: Hatland, Lonevåg Tilsynsgruppe: Arve Meidell Lene Stavseng Anne Fasmer Eide Postadresse: Rådhusplassen, 5282 Lonevåg Tilsynsleiar: Arve Meidell Dato for tilsynet: 3. november 2017 Dato for rapport: 05.12.2017 Kontaktperson: Kari Foseid Aakre Jnr./arkivkode: 2017/818-350 Samandrag Fylkesmannen i Hordaland har gjennomført tilsyn med utvalde område av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i Osterøy kommune. Tilsynet vart gjennomført ved dokumentgjennomgang, formøte 03.11.2017 og eit dialogmøte 05.12.2017. I tilsynet avdekte Fylkesmannen fire avvik, og har ingen merknader. Avvik 1. Osterøy kommune manglar ein heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse. 2. Osterøy kommune kan ikkje dokumentere eit heilskapleg og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. 3. Osterøy kommune sin overordna beredskapsplan tek ikkje utgangspunkt i ein heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse. 4. Osterøy kommune kan ikkje dokumentere eit system for opplæring for alle som er tiltenkt ei rolle i kommunen si krisehandtering. 2

Innhald 1. Innleiing...4 2. Heimel for tilsynet...4 3. Tilsynet omfattar...4 4. Dokumentasjon...5 5. Deltakarar...5 6. Funn...6 6.1 Avvik 1 heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse og oppdatering / revisjon...6 6.2 Avvik 2 heilskapleg og systematisk samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid...6 6.3 Avvik 3 beredskapsplan...7 6.4 Avvik 4 system for opplæring...7 7. Fristar og vidare oppfølging...7 3

1. Innleiing Fylkesmannen i Hordaland har gjennomført tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i Osterøy kommune. Føremålet med tilsynet er å undersøke om kommunens arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med gjeldande lov- og forskriftskrav. Tilsynet vart gjennomført ved dokumentgjennomgang, formøte 03.11.2017 og eit dialogmøte 05.12.2017. I forkant av tilsynet fekk Fylkesmannen tilsendt relevante dokument som utgjer grunnlaget for tilsynet. Formøtet med Osterøy kommune vart gjennomført på telefon der tilsendt dokumentasjon vart gjennomgått og drøfta. Noko dokumentasjon vart ettersendt etter avtale. Ved førre tilsyn (2013) gav Fylkesmannen kommunen avvik på at heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse ikkje var utarbeidd. Kommunen har i liten grad arbeidd vidare med å rette avviket. I formøtet vart det difor avklart i samråd med kommunen, at funn i dokumentgjennomgangen gjer at det på noverande tidspunkt ikkje er føremålstenleg å gjennomføre tilsynsbesøk. Dokumentgjennomgangen og funn frå denne utgjer såleis tilsynet med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i Osterøy kommune. I møte 03.11.2017 vart det avtalt at rapport med funn frå dokumentgjennomgangen skulle utarbeidast, og at denne utgjer tilsynsrapporten for Osterøy kommune. Det vart òg avtalt eit møte med kommunen 05.12.17, der Fylkesmannen tilbyr rettleiing til kommunen sitt vidare arbeid med å ferdigstille planverk for å tilfredsstille krav i lov og forskrift. Rapport med funn frå tilsynet vart presentert i møte 05.12.2017 og kommunen fekk høve til å kommentere Fylkesmannens funn, og korrigere eventuelle mistydingar og uklåre omstende. Rapporten vart sendt kommunen same dag. 2. Heimel for tilsynet Fylkesmannen er gjennom instruks 19. juni 2015 nr. 703 for fylkesmannens og Sysselmannen på Svalbards arbeid med samfunnssikkerhet, beredskap og krisehåndtering pålagd å føre tilsyn med at kommunane oppfyller krav i gjeldande lov- og forskriftsverk om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har heimel i: a) lov 25. juni 2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelseslova) ( 29) b) forskrift 22. august 2011 nr. 894 om kommunal beredskapsplikt ( 10) 3. Tilsynet omfattar Fylkesmannens tilsyn med samfunnstryggleik og beredskap i kommunar er ein kontroll av at kommunane sitt arbeid samsvarer med 14 og 15 i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelseslova), og nærare utdjupa i forskrift om kommunal beredskapsplikt. I praksis omfattar dette m.a. oppfølging av krav knytt til heilskapleg og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap, ROS-analysar og oppfølging av uønskt risiko, utarbeiding av beredskapsplanar, system for opplæring og 4

kompetanseheving, og øving. Det er eit eksplisitt krav til at kommunen skal kunne dokumentere skriftleg at lov og forskrift er oppfylt (jf. 9 i forskrift om kommunal beredskapsplikt). I tilsynsrunde fem (2016 2019) fokuserer Fylkesmannen på kommunens oppfølging av verksemder med stort ulykkespotensiale og kommunens handtering av samfunnsviktig infrastruktur som til dømes kraftforsyning, vatn, veg og IKT. Ein viktig del i tilsynsrunde fem er kontroll med at kommunen har etablert ei kommunal kriseleiing, medrekna eit system for opplæring og kompetansebygging, øvingar og evalueringar. Vidare rettar Fylkesmannen fokus på at arbeidet vert gjort på ein heilskapleg og systematisk måte og at det inngår som ein integrert del av den daglege aktiviteten i kommunane. Fylkesmannens funn ved tilsyn kan bestå av følgande: Avvik: brot på krav gitt i lov og/eller forskrift Merknad: tilhøve som ikkje er omfatta av definisjonen for avvik, men som kommunen likevel bør følge opp Denne tilsynsrapporten omhandlar berre dei avvik og forbetringspunkt som vart avdekte under tilsynet på dei område det vart ført tilsyn med. Tilsynsrapporten er ikkje ei fullstendig tilstandsvurdering av kommunens samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid, og heller ikkje ei evaluering av kommunens evne til å handtere reelle hendingar. 4. Dokumentasjon Osterøy kommune har som grunnlag lagt fram følgande skriftlege dokument: Kommunal planstrategi 2016 2020, sist revidert 26.08.2016. (Er lasta ned frå Fylkesmannen sitt arkiv). Kommuneplanen 2003 2014, samfunnsdelen. Kommuneplanens arealdel 2011 2023, sist revidert 25.01.2011. (Er lasta ned frå Fylkesmannen sitt arkiv). Budsjett 2017 HS-vedtak Økonomi plan 2017-2020 med handlingsprogram. Heilskapleg ROS-analyse, foreløpig utkast per 15.10.2017. Overordna beredskapsplan 2017 Statuskartleggingskjema samfunnstryggleik og beredskap, utfylt Dokumentasjonen vart gjennomgått i forkant av møta og nytta som samtalegrunnlag. 5. Deltakarar Under er det lista kven som har delteke i møta den 03.11.2017 og 05.12.2017 frå høvesvis Fylkesmannen og kommunen. Frå Fylkesmannen: Arve Meidell, fylkesberedskapssjef Anne C.F. Eide, rådgjevar Lene Stavseng, seniorrådgjevar 5

Frå kommunen: Ingvild Kirsti Hjelmtveit, rådmann Laura Ve, leiar på planavdelinga Kari Foseid Aakre, beredskapskontakt Viviann Kjøpstad, planleggar (til stades i møtet 05.12.2017) 6. Funn Osterøy kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er ikkje i samsvar med lovkrav gitt i sivilbeskyttelseslova 14 og 15, nærare utdjupa i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Fylkesmannen i Hordaland har følgande funn (avvik og merknader) etter dokumentgjennomgang og formøte med kommunen: 6.1 Avvik 1 heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse og oppdatering / revisjon Osterøy kommune manglar ein heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse. Regelverkskrav Avviket er i høve til 14 i sivilbeskyttelseslova, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt 2 og 6. Utfyllande informasjon Osterøy kommune er i gong med å utarbeide ein heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse, men analysen er ikkje ferdigstilt og er heller ikkje forankra i kommunestyret. I førre tilsyn i 2013 fekk kommunen eit avvik på manglande heilskapleg ROS-analyse og har i liten grad følgd opp dette avviket. Fylkesmannen har difor ikkje eit godt nok grunnlag for ein nærare gjennomgang og vurdering etter 2 i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Heilskapleg ROS-analyse er det viktigaste grunnlagsdokumentet for eit heilskapleg og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap i kommunen. Grunna mangelen på ein heilskapleg ROS-analyse vil kommunen få fleire følgeavvik etter lov og forskrift. 6.2 Avvik 2 heilskapleg og systematisk samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid Osterøy kommune kan ikkje dokumentere eit heilskapleg og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Regelverkskrav Funnet er eit avvik i høve til 14 i sivilbeskyttelseslova, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt 3. Utfyllande informasjon Avviket bygger på at kommunen manglar ein heilskapleg ROS-analyse som grunnlagsdokument (jf. avvik 1). Med det som utgangspunkt får difor kommunen avvik for 6

manglande langsiktige mål, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid. Samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet skal vere integrert i den daglege kommunale verksemda. Til dette ligg det at arbeidet skal innarbeidast i kommunens «styringshjul» og omtalast i m.a. økonomiplan, årsbudsjett, årsrekneskap og årsrapport, jf. kapittel 8 i kommunelova. Temaet skal òg integrerast i all planlegging etter plan- og bygningslova og inngå i kommunal planstrategi og kommuneplanens samfunnsdel og arealdel. Heilskapleg ROSanalyse må leggast til grunn for kommunens arbeid med samfunnstryggleik og beredskap, og skal nyttast i samband med m.a. utarbeiding av planar etter plan- og bygningslova. 6.3 Avvik 3 beredskapsplan Osterøy kommune sin overordna beredskapsplan tek ikkje utgangspunkt i ein heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse. Regelverkskrav Funnet er eit avvik i høve til 15 i sivilbeskyttelseslova, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt 4. Utfyllande informasjon Avviket bygger på at kommunen manglar ein heilskapleg ROS-analyse som grunnlagsdokument (jf. avvik 1). Med det som utgangspunkt får difor kommunen avvik på overordna beredskapsplan. Kommunen har likevel ein overordna beredskapsplan frå 2017, men vi ser at planen mellom anna inneheld utdatert kontaktinformasjon, referansar og at det nye samvirkeprinsippet ikkje er inkludert. 6.4 Avvik 4 system for opplæring Osterøy kommune kan ikkje dokumentere eit system for opplæring for alle som er tiltenkt ei rolle i kommunen si krisehandtering. Regelverkskrav Funnet er eit avvik i høve til 15 i sivilbeskyttelseslova, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt 7 andre ledd. Utfyllande informasjon Kommunen skal ha eit system for opplæring som sikrar at alle som er tiltenkt ei rolle i kommunens krisehandtering har tilstrekkelege kvalifikasjonar. Kommunen skal ha ei oversikt over kven som utgjer kommunens kriseleiing, og dei det gjeld skal vere orientert om og opplært i roller, ansvar og oppgåver. System for opplæring kan til dømes dokumenterast ved hjelp av ei kompetansematrise der roller og ansvar, kompetansekrav og faktisk kompetanse vert synleggjort. Denne kan vere utgangspunkt for ein opplæringsplan. 7. Fristar og vidare oppfølging 7

Fylkesmannen ber om skriftleg tilbakemelding på tilsynsrapporten innan 6 veker etter rapport er sendt. Tilbakemeldinga skal innehalde ein plan for oppfølging av avvika. Samstundes ber vi om kvartalsvis status på framdrifta av arbeidet, første gang per 1. april 2017. Deretter per 1.7., 1.10. og 1.1. Avvik 1 skal vere lukka innan 31.12.2018 Avvik 2 skal vere lukka innan 31.12.2018 Avvik 3 skal vere lukka innan 01.07.2019 Avvik 4 skal vere lukka innan 31.12.2018 For å lukke avvika innan oppgjevne fristar rår Fylkesmannen kommunen til å komme snarleg i gang med arbeidet. 8