Rafræn innkaupastefna ríkisins hin væntanlega Halldór Ó. Sigurðsson Ríkiskaup 25. febrúar 2014
Efnisatriði Nýlegar breytingar á ytra umhverfi rafrænna innkaupa Hvers vegna er breytt verklag mikilvægt? Er óhætt að taka við hráum upplýsingum um ávinning? Vandi greinenda og varfærnissjónarmið Forsenda árangurs við uppbyggingu rafrænna innkaupa ríkisins Helstu markmið
Hvað er nýtt í lagalegu umhverfi? Evrópuþingið hefur samþykkt að færa Evróputilskipunina um opinber innkaup í nútímalegt horf Ein meginbreytingin var að fella innleiðingu rafrænna innkaupa inn í tilskipunina. Tilskipunin samþykkt 15. janúar sl. Fullri innleiðingu r-innkaupa á að vera lokið um mitt ár 2018 eða eftir 54 mánuði Tilkynning fjármála- og efnahagsráðun. 10. feb. sl. ríkið mun einungis taka við rafrænum reikningum frá 1. janúar 2015
Hvers vegna er samfellt ferli r-innkaupa frá auglýsingu til greiðslu reiknings mikilvægt? Reynslugögn sýna að ávinningur er verulegur þegar tölvutækni er beitt í stöðlun á einstökum innkaupaferlum og þegar notendur hafa náð tökum á tækninni. það hámarkar afköst/skilvirkni ferli innkaupa verður straumlínulagað aukið gagnsæi verður í viðskiptum það eykur samkeppni - betri nýting á almanna fé. og verður betri þjónusta við borgara og viðskiptalífið
. Hvers vegna er samfellt ferli r-innkaupa frá auglýsingu til greiðslu reiknings mikilvægt? Ekki aðeins verið að fara af pappír yfir á stafrænnt form, þetta: er þáttur í því að auka heildarskilvirkni og sparnað í opinberri þjónustu færir stjórnsýsluna í nútímalegara horf þ.e. þetta snýst ekki bara um innkaup. Tækifæri til almennrar endurskoðunar á skipulagi opinberra innkaupa í því skyni að straumlínulaga þau
Áhrif á opinber innkaup Opinber innkaup hafa verið og munu áfram ganga í gegnum gríðalegar breytingar Skrifstofustarf -> sérfræðistarfa tölvutæknin er drifkraftur þessara breytinga, ásamt varanlegum breytingum í átt til vaxandi miðstýringar innkaupa. Byggja verður upp hæfni starfsfólks sem krefst þekkingar á mörkuðum, tækni, innleiðingu nýrra ferla og lögum gerð óaðfinnanlegra útboðsgagna, samningsstjórnun og greiningu árangurs Innkaupafólk þarf að tileinka sér þekkingu á bestu aðferðum. Í ljósi stærðar opinberra innkaupa verður að vanda til verka. (150 ríki + 150 mia. kr. sveitafélög, áætlun 2014)
Rafræn innkaup Hverju höfum við áorkað? r-frumþörf og þarfalýsing r-tækni og - kröfulýsing r-útboð / r- val bjóðenda r-samningar r-vörulistar r-pantanir r-reikningar r-greiðslur LSH 2013 4 birgjar og 25% r-reikn. tengdir r- pöntunum 10 aðrar stofnanir gætu sent rafrænar pantanir 15. janúar 2015? Í dag mótteknir um 150.000 reikn. eða um 30% af heildar fjölda, frá um 60 birgum
Bein leið, gatan liggur greið?
Mikill sparnaður með rafrænum reikningum - frétt fjárm.- og efnah.ráðun. Ætla má að um 500 milljónir geti sparast með notkun rafrænna reikninga hjá ríkinu. Árlega berast ríkinu yfir 500 þúsund reikningar og í dag eru hátt í 30% þeirra rafrænir. Reynsla annarra þjóða sýnir að með rafrænum reikningum sparast að minnsta kosti 1.000 krónur fyrir hvern reikning. Heimild: Fjármála- og efnahagsráðuneyti feb. 2014
Getum við treyst þessum tölum? Úr stefnu ESB um rafræn innkaup 1 Portúgalskar heilbrigðisstofanir gátu lækkað samningsverð um 18%. Almennt var sparnaður á bilinu 6-12% af heildarinnkaupum sem rakinn var til lægra verðs vegna meiri samkeppni og aukinnar skilvirkni. Samanburður við Landspítala: Ef árleg heildarinnkaup Landspítala eru um 15 mia.kr. gefur viðbótar 10% afsláttur 1,5 mia.kr. t.d. til bættra starfskjara Heimild: EU-commission, A strategy for e-procurement, Brussels 20.4.2012 COM(2012) 179 final
Getum við treyst þessum tölum? Úr stefnu ESB um rafræn innkaup 2 Notkun á r-útboðskerfi hjá 400 sveitastjórnum í Hollandi sýndi 8.500 (ca. 1,3 mkr.) sparnað á hverju útboði. Ferlið var aðeins frá auglýsingu útboðs til sjálvirkrar mótttöku tilboða frá seljendum (ekki sjálfvirkt mat tilboða). Tveir meginþættir í sparnaðinum voru tímasparnaður (að meðalt. 3 dagar sparaðir hjá yfirvöldum og 1 dagur hjá birgja) og prent- og póstkostnaður ( 2.350/útboð, ISK 367 þús./útboð). Heimild: EU-commission, A strategy for e-procurement, Brussels 20.4.2012 COM(2012) 179 final
Getum við treyst þessum tölum? Úr stefnu ESB um rafræn innkaup 3 Skv. noskri könnun jókst þátttaka fyrirtækja almennt í útboðum, eftirtektarverð aukning erlendra fyrirtækja og smáfyrirtækja, sem og fleiri tilboð og lægra verð. Vinna við hvert útboð minnkaði um 10%. Wales vann upp stofnakostnað við innleiðingu rafrænna innkaupa á einu ári. UGAP Frakklandi, miðlæg innkaupastofnun Frakklands, innleiðing r-innkaupa jók skilvirkni um 10% (þ.e. hraðari greining tilboða og auðveldara að ná í gögn og annar 10% sparnaður í lögfræðiþjónustu því minni lögfræðilega vinnu þarf þegar innkaup eru í rafrænu ferli. Heimild: EU-commission, A strategy for e-procurement, Brussels 20.4.2012 COM(2012) 179 final
Gögn frá Noregi 1 Office of Government Commerce (OGC)Bretlandi: Sparaður stjórnunarkostnaður við hver kaup milli 340 og 1000 NKR. OGCs Purchase-to-pay (P2P), þ.e. ferlið frá r-pöntun til r- reiknings er áætlað að spari 500 NKR á hverja pöntun. R-innkaup á Nýja Sjálandi: um 240 NKR sparast við hver og ein innkaup hjá kaupendum. Heimild: Samfunnsøkonomisk analyse av sentrale tiltak for å øke den offentlige bruken av elektroniske prosesser i innkjøps- og betalingsprosesser, Rapport fra en arbeidsgruppe i Senter for statlige økonomistyring, 15. november 2006
Gögn frá Noregi 2 Skv. rannsóknum Aberdeen group og Penton Media er ávinningur vegna fækkunar starfsfólks og lægri útgjalda í pöntunar ferli að meðaltali 12%. Ericsson áætlaði að rafræn innkaup lækkuðu beinan innkaupakostnað um 8% Upplýsingasamfélagið á Írlandi áætlar 2% ávinning af heildar innkaupum við að koma á rafrænum innkaupum Heilbrigðisgeirinn á Írlandi gat sýnt fram á 4,5% lækkun raforkuútgjalda. Hjá Kaliforníuríki lækkuðu sömu útgjöld um 5% Heimild: Samfunnsøkonomisk analyse av sentrale tiltak for å øke den offentlige bruken av elektroniske prosesser i innkjøps- og betalingsprosesser, Rapport fra en arbeidsgruppe i Senter for statlige økonomistyring, 15. november 2006
Er upplýsingum treystandi? Þær eru takmarkaðar Áreiðanlegar upplýsingar aðeins til frá fáum löndum Erfitt að túlka upplýsingar vegna mismunandi skilgreininga og orðavals. Allt of mikið um huglægt mat (HÓS: í stað áreiðanlegra gagna sem byggð eru á vísindalegum rannsóknum ). Samanburður rafrænna innkaupa milli landa og tímabila er erfiður. Ekki hægt að meta niðurstöðu (miðað við væntingar). Heimild: Study on e-procurement indicators, Marco Tardioli, e-procurement and economic analysis of procurement markets, 29. 04. 2013
Hvers vegna er samanburður erfiður t.d. eru rafræn tilboðskerfi margvísleg Í aðildarríkjum ESB geta 161 skipulagheild boðið upp á móttöku rafrænna tilboða í margvíslegum kerfum. Upplýsingar m.v. júní 2012 Fjöldi kerfa til móttöku r- tilboða frá bjóðendum Vantar kerfi fyrir rafræn tilboð Heimild: Study on e-procurement indicators, Marco Tardioli, e-procurement and economic analysis of procurement markets, 29. 04. 2013
Hóflegt mat á ávinningi notum gjarnan lágmarksgildi við útreikning Norsk rannsóknir: Gögn frá DIFI (Direktoratet for forvaltning og IKT) Samfunnsøkonomisk analyse av sentrale tiltak for å øke den offentlige bruken av elektroniske prosesser i innkjøps- og betalingsprosesser, Rapport fra en arbeidsgruppe i Senter for statlige økonomistyring, 15. november 2006 Sænsk rannsóknir: Gögn og rannsóknir frá ESV (Ekonomistyrningsverket) Áreiðanlegar upplýsingar aðeins til frá fáum Evrópulöndum. Samanburður frá LSH við erlendar rannsóknir
það kostar svita og blóð að feta þessa slóð
Forsenda árangurs við uppbyggingu rafrænna innkaupa ríkisins.. 1. Staðlar fyrir ferla og samskipti (skeyti), ná þarf sátt um þá s.s. á vettvangi FUT 2. Samhæfð skeytamiðlun samvinna við miðlara og hugbúnaðarhúsa 3. Vörulistabrunnar samræming og miðlun, samstarf við atvinnulífið 4. Umhverfið lög, reglugerðir, traust og rekjanleiki 5. Innkaupakerfi/vefverslanir tryggja aðgengi stofnana og tengsl við viðskiptasamninga ríkisins 6. Útboðskerfi miðlun útboðsgagna, móttaka tilboða og mat sjálfvirkt
Forsenda árangurs við uppbyggingu rafrænna innkaupa ríkisins 7. Upplýsingakerfi rammasamninga ríkisins setja þarf upp miðlægt kerfi um RS-ríkisins sem og aðra samninga 8. Stjórnun og eftirlit stofnana greina þarfir f. lykilupplýsingar 9. Fræðsla, þjálfun og stuðningur formleg þjálfun, fræðsluvefur og leiðbeiningar 10. Samvinna hagsmunaaðila skilgreina ábyrgð, hlutverk og verkaskiptingu 11. Tilraunaverkefni útfærsla á tengingum við vefverlsun, samninga og notkun rafrænna skjala
Mismunandi áherslur Evrópulanda - rafræn innkaupakerfi Miðlægt landskerfi (Kýpur, Malta, Luxemborg, Eistland, Lettland Litháen og Írland). Miðlæg svæðisbundin kerfi (Belgía, Ítalía, Þýskaland, Finnland, Spánn og Bretland) Frjáls þátttaka stofnana og dreifstýrð kerfi (Svíþjóð, Danmörk og Bretland (r-markaðstorg)). A-Evrópu kerfið (Tékkland, Póland, Ungverjaland, Rúmenía og Slóvakía)
Markmið r-innkaupastefnu er m.a. að ná. Meiri hagkvæmni Lægri innkaupakostnaður náist í gegnum skilvirka innkaupaferla. Minni pappírsnotkun => vistvænni innkaup. Aukin sparnaður náist með með aukinni notkun og tryggð við samninga => aukinn kaupmáttur og sterkari samningsstaða ríkisins. Betra upplýsingaflæði Bætt gæði gagna um um innkaup => betri greiningar, stýring og eftirfylgni innkaupa. Samskipti milli kaupenda og seljenda verði auðveldari ekki síður fyrir minni fyrirtæki. Aukið gagnsæi
Markmið r-innkaupastefnu er m.a. að ná Aukinni skilvikni Miðlun útboðsgagna og skil tilboða og mat þeirra verði hraðari með aukinni sjálfvirkni Rafrænar innkaupapantanir og reikningar dragi úr handavinnu og fækki villum. Fjárhagsbókanir verði sjálfvirkar og samræmdar. Sjálfvirkni í samningsstjórnun, bætti verðeftirlit og afköst við greiningar Samræmdum Innkaup Aðgengi innkaupasamninga verði auðvelt og miðlægt Agað verklag við innkaup á vörum og þjónustu miðist við að ávallt liggi fyrir skrifleg, samþykkt pöntun í tölvukerfi ráðuneytis eða stofnunar Ráðuneytum og stofnunum verði ekki í sjálfsvald sett að nýta sér hagkvæmni gerðra samninga og samræmdra viðskipta Aukið samstarf og samhugur stofnanna um hvernig þessum málaflokki verði háttað því ávinningur verði augljós.
Bein leið, gatan liggur greið, bein leið, gatan liggur greið það kostar svita og blóð að fara þessa slóð KK Halldór Ó. Sigurðsson Ríkiskaup halldor@rikiskaup.is