Kap. 8.1 - Hvordan starte et lokallag Hvordan starte et nytt husflidslag? Hvem kan starte et husflidslag? Initiativet kan komme fra husflidsinteresserte på stedet, fra fylkeshusflidslaget eller fra husflidskonsulenten. Hvor henvender du deg? Ta kontakt med fylkeshusflidslaget eller husflidskonsulenten i fylket. Her vil du/dere få informasjonsmateriell om Norges Husflidslag og hjelp når det gjelder praktiske spørsmål som f.eks. forberedelse og gjennomføring av et informasjonsmøte for potensielle medlemmer av det nye laget og med det videre arbeidet i laget. (Se nedenfor) DET FØRSTE MØTET Det første møtet kan være et orienterende møte for husflidsinteresserte på stedet. Forberedelser til det første møtet Initiativtakerne forbereder det første møtet i samarbeid med fylkeshusflidslaget og/eller husflidskonsulenten. Hva må forberedes? tid og sted for møtet møteprogram bekjentgjøring av møtet (annonse, plakater m.m.) aktuelt informasjonsmateriell Kontakt med kulturetaten Det er viktig å ha god kontakt med kulturetaten i kommunen. Det kan ha positiv betydning når det f.eks. gjelder finansiell støtte m.m. at en eller flere representanter for kommunen blir invitert og er til stede på møtet. Send derfor en spesiell innbydelse til kulturkontoret og andre aktuelle kommunale utvalg med diverse informasjonsmateriell som Norges Husflidslags årsmelding Fylkeshusflidslagets årsmelding Norges Husflidslags verve-/informasjonsbrosjyre Kulturtidsskriftet Norsk Husflid Ovennevnte materiell fås ved henvendelse til fylkeshusflidslaget, husflidskonsulenten eller til administrasjonen i Norges Husflidslag. Invitasjon/bekjentgjøring Lokale forhold vil påvirke hvorledes invitasjon/bekjentgjøring gjennomføres. Vi peker imidlertid på en del muligheter Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.1 Hvordan starte et lokallag
lokal presse - redaksjonell omtale og annonsering plakater skriftlig invitasjon til personer man ønsker å invitere muntlige invitasjoner "postkasse-aksjon" Programforslag for møtet En av initiativtakerne ønsker velkommen og gir en kort orientering om hvorfor folk er samlet hva som er gjort så langt hva som skal skje videre En representant fra styret i fylkeshusflidslaget orienterer om Norges Husflidslag Fylkeshusflidslaget Vedkommende bør også presentere Normalvedtekter for lokallag Husflidskonsulenten orienterer om sitt arbeid. Informasjonsmateriell Legg frem eller del ut på møtet informasjonsmateriell om Norges Husflidslag normalvedtekter for lokallag annet relevant materiell Tegning av medlemsskap/medlemsverving Alle som ønsker å tegne seg som medlem, kan gjøre dette på orienteringsmøtet. Legg frem en liste hvor interesserte kan påføre navn, adresse, telefon og e-post, slik at disse kan få tilsendt invitasjon til det konstituerende møtet. Etter orienteringsmøtet arbeider interimsstyret eller initiativtakerne videre med verving av medlemmer til det nye laget. Stemmerett Alle som har tegnet seg på liste før det konstituerende møtet, har stemmerett. Arbeidsoppgaver frem mot det konstituerende møtet Hvis interessen for å starte et husflidslag er tilstrekkelig, arbeider initiativtakerne (eller et oppnevnt interimsstyre) videre med forberedelsene til det konstituerende møtet. (Se Det konstituerende møtet.) Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.1 Hvordan starte et lokallag
Kap. 8. 1. 1 - Hvordan starte et lokallag Det konstituerende møtet Forberedelser til det konstituerende møte Det konstituerende møtet bør avholdes snarest mulig etter orienteringsmøtet. Innkalling med sakspapirer skal sendes til alle som har tegnet seg på liste før det konstituerende møte. Interimsstyret eller initiativtakerne står for annonsering og innkalling til møtet. Husflidskonsulenten og fylkeslaget kan hjelpe til med forberedelsene. Kandidater til styret Initiativtakerne eller interimsstyret finner kandidater til styret. Styret velges på det konstituerende møtet. Når det gjelder valg så er det viktig at det er gjort et godt forarbeide slik at styret kan velges uten problemer. Det er viktig at det nye laget får en god start. Innkalling til det konstituerende møtet Interimsstyret eller initiativtakerne sender ut innkalling til det konstituerende møtet så snart tid og sted er fastsatt og de nødvendige forberedelser er i orden. Sammen med innkallingen til det konstituerende møtet skal følge saksliste program forslag til vedtekter (Normalvedtekter for lokale husflidslag med eventuelle endringer) forslag til navn på lokallaget forslag til budsjett annet relevant informasjonsmateriell presiser i innkallingen at møtet blir avholdt i henhold til vedtektene. presiser hvem som har stemmerett Stemmerett på det konstituerende møtet Alle som har tegnet seg som medlemmer før det konstituerende møtet begynner, har stemmerett. Forslag til saksliste Det konstituerende møtet kan ha følgende saksliste: Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.1.1 Hvordan starte et lokallag Det konstituerende møtet
1. Valg av møteleder. (Husflidskonsulenten eller en fra fylkeshusflidslagets styre kan lede møtet hvis det ikke er en lokal person som peker seg ut.) 2. Valg av: Referent 2 stemmetellere 2 til å underskrive protokollen 3. Godkjenning av vedtekter 4. Valg av navn på laget 5. Orientering om kontingent 6. Valg av leder, styremedlemmer osv. 7. Valg av en person til å revidere regnskapet. (Det bør være en person med relevant kompetanse.) 8. Valgkomité for neste årsmøte 9. Lagets arbeidsprogram 10. Eventuelt Forslag til videre program Når den vedtektsbestemte delen av det konstituerende møtet er over følger forslag til videre program: Husflidskonsulenten eller en representant for fylkeshusflidslaget eller Norges Husflidslag redegjør kort om følgende: Norges Husflidslags oppbygning Strategisk plan for perioden Landsmøtet - Nordisk Husflidsting - Nordisk Husflidsleir o.a. Fylkeshusflidslaget Husflidskonsulentene Husflidhåndverkerlagene Husflidsbutikkene Kursvirksomheten Kulturtidsskriftet Norsk Husflid Deretter holdes åpent møte med diskusjon, spørsmål og/eller innslag om husflid. Informasjonsmateriell på møtet Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.1.1 Hvordan starte et lokallag Det konstituerende møtet
Husk å legge fram på møtet relevant informasjonsmateriell av interesse for møtedeltagerne f.eks. Årsmelding for Norges Husflidslag Årsmelding for fylkeshusflidslaget Norsk Husflid Vervebrosjyrer Annet informasjonsmateriell Referat Referat fra det konstituerende møtet skal sendes til fylkeshusflidslaget og husflidskonsulenten og skal også inneholde: Navn, adresse, e-post og telefon på leder og styremedlemmer Navn på lokallaget Vedtekter for lokallaget Etter det konstituerende møte Det nye styret møtes og fordeler oppgavene seg imellom. Fylkeslaget og husflidskonsulenten gir råd om det videre arbeidet i laget. Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.1.1 Hvordan starte et lokallag Det konstituerende møtet
Kap. 8. 2 - Styret i Lokallaget Styrets sammensetning Det lokale husflidslaget ledes av et styre - leder og minst 4 styremedlemmer. Styret velges av årsmøtet i lokallaget. Et styre kan bestå av: Leder Nestleder Sekretær Kasserer Studieleder I tillegg: To eller tre varamedlemmer Valg av styrets medlemmer Leder velges på årsmøtet. Alle posisjoner i styret bør tilstrebes valgt på årsmøtet. Styret funksjonstid Leder velges hvert år. De øvrige styremedlemmer og varamedlemmer velges for to år av gangen. Hvert år går halvparten av styremedlemmene ut, første gang ved loddtrekning. Styrets ansvar og oppgaver Det følger ansvar med å bli valgt inn i lokallagets styre både for leder og styremedlemmer. Styret skal lede virksomheten i laget på en slik måte at de får flest mulig av medlemmene til å gjøre en innsats. Det er ikke meningen at styret skal gjøre alt selv. Deltakelse i arbeidet er det som skaper aktivitet i laget. Hvis oppgavene er konkrete, blir de lettere å løse og det motiverer til ny innsats. Hva kan en risikere ved å si ja til et styreverv i en frivillig organisasjon f.eks. i et fylkeshusflidslag eller et lokallag i Norges Husflidslag? Svar: Svært lite - hvis en opptrer FORNUFTIG. Styreleder og styremedlemmer har i utgangspunktet samme formelle ansvar. (Det forutsettes selvfølgelig at alle har vært med på beslutningene dette måtte være snakk om.) Personlig risiko I utgangspunktet løpere ikke den enkelte noen personlig økonomisk risiko. Vi kan imidlertid se på noen områder hvor det er grunn til å «være på vakt»: Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.2 Styret i lokallaget
- Vær nøye i forhold til årsmøtevedtak generelt - og spesielt i saker med økonomiske konsekvenser. Vær påpasselig hvis lokallaget har ansatt personell. Hvis det ikke foreligger en arbeidsavtale - sørg for å lage en umiddelbart. Hvis det oppstår problemer, kan det bli snakk om aktsomhetskrav. Forsett eller uaktsomhet kan være aktuelt i forhold til: Brudd på årsmøtevedtak Brudd på lover/vedtekter Brudd på inngåtte avtaler Hvis skyld foreligger, kan det i enkelte tilfeller være snakk om å bli trukket til ansvar. Habilitet I motsetning til hva som gjelder for generalforsamlinger, vil det i de fleste foreninger måtte innfortolkes visse, grunnleggende habilitetsregler for styremedlemmer. Dette må som hovedregel gjelde selv hvor vedtektene helt mangler slike bestemmelser Når er et styremedlem inhabilt? Et styremedlem er som hovedregel inhabilt og kan ikke delta i saksbehandlingen når dette medlem selv eller medlemmets familie eller andre nærstående personer eller disses foretak (bedrift etc.) har en fremtredende særinteresse i saken - dog med unntak hvis styremedlemmets oppgave nettopp er å ivareta slike interesser. Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.2 Styret i lokallaget
Kap. 8.2.1 - Styret i lokallaget - Styremøter Antall styremøter i året Det kan være en fordel for styremedlemmene at styremøtene er fordelt over hele årets etter et fast program - se forslag til arbeidsplan. Hvis en sak krever behandling mellom styremøtene, kan Arbeidsutvalget sammenkalles. Deltakere i styremøtet Styrets medlemmer Har et styremedlem forfall, innkalles vararepresentanten Andre personer innkalles i enkelte saker etter behov. Prosedyrer for styremøteavvikling Innkalling m/saksliste og aktuelle papirer sendes ut 14 dager før møtet. I aktuelle saker følger saksnotat m/innstilling til vedtak. Saksnotatene kan være utarbeidet av leder eller andre personer, avhengig av sakens art (ansvarsområde). Styremøtet ledes av leder Møteleder summerer opp i hver sak og foreslår vedtakstekst. Det er viktig å sørge for styremedlemmenes aksept av vedtakstekst i møtet. Sekretæren er referent. Så snart som mulig etter møtet utarbeides forslag til referat som sendes leder for godkjenning. Når endelig tekst er godkjent, sendes referatet til de styremedlemmer som var til stede i møtet. Disse får en ukes frist (7 dager) for eventuelle kommentarer/innvendinger til referatet. Kommentarer/innvendinger må sendes skriftlig til administrasjonen innen fristens utløp. Referat m/eventuelle kommentarer sendes deretter ut til styrets medlemmer, vararepresentantene og evt. andre aktuelle personer. Formell godkjenning av referatet finner sted i det påfølgende styremøtet. PROGRAM FOR ET STYREMØTE: Referater Godkjenne referat fra forrige møte Ta til etterretning evt. andre møtereferater (underutvalg, prosjektgrupper etc.) Saker til behandling Prinsipielt 2 typer: A. Vedtakssaker B. Diskusjonssaker Orienteringssaker Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.2.1 Styret i lokallaget - Styremøter
Forhold som styret bør ha kjennskap til. (Unntaksvis kan orienteringssaker bli å behandle som en vedtakssak - f.eks. økonomiske konsekvenser utover budsjett.) Forslag til saksliste for styremøter Her følger en grei saksliste for styremøter: 1. Referatet fra forrige møte gjennomgås. Rettelser blir gjort før referatet godkjennes og undertegnes 2. Sekretæren som refererer styremøtet, fører opp alle som er til stede 3. Inn- og utgående brev gjennomgås 4. Rundskriv og andre trykksaker fra Norges Husflidslag gjennomgås 5. Orientere styret om økonomien 6. Orientere styret om kursvirksomheten 7. Orientere styret om arbeidet i eventuelle utvalg 8. Se på arbeidsprogrammet fremover 9. Behandle saker fra medlemmene 10. Planlegge medlemsmøter og andre aktiviteter og fordele oppgavene 11. Eventuelt 12. Bestemme tid og sted for neste styremøte EKSEMPEL PÅ INNKALLING TIL ET STYREMØTE: Innkalling til styremøte DD Sted: Lagets lokaler Tid: kl. 19:00 21:00 SAKSLISTE: Sak 24/01 Godkjenning av sakslista Referater: Sak 25/01 Referat fra styremøte DD Sak 26/01 Postlista Saker til behandling: Sak 27/01 Arbeidsplan med budsjett for kommende år Vi går igjennom det vedlagte forslag til arbeidsplan og budsjett for kommende år og gjør ev. endringer. Forslag til vedtak: Styret godkjenner forslaget til arbeidsplan og budsjett og legger det fram for årsmøtet. Sak 28/01 Invitasjon fra Fylkeshusflidslaget til medarbeiderkurs Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.2.1 Styret i lokallaget - Styremøter
Vedlagt ligger invitasjonen fra fylkeslaget. Tenk igjennom om du kan reise. Forslag til vedtak: NN og AA reiser på fylkeslagets medarbeiderkurs. Laget dekker utgiftene og NN og AA rapporterer til Styret. Sak 29/01 Eventuelt Orienteringssaker A. Kursansvarlig orienterer om nye regler. Vennlig hilsen Leder. EKSEMPEL PÅ REFERAT FRA STYREMØTE: Referat fra styremøtet DD Tilstede: leder xx, kasserer yy, styremedlem aa, sekretær bb, varamedlem cc. Forfall: Styremedlem bb Møte satt kl 19:00 Sak 24/01 Godkjenning av sakslista Vedtak Sakslista ble godtatt Referater: Sak 25/01 Referat fra styremøtet 14.09.01 Vedtak Godkjent og underskrevet. Saker til behandling Sak 26/01 Arbeidsplan med budsjett for kommende år. Forslag til plan og budsjett var sendt ut med innkalling til møtet. Lederen gikk gjennom planen og budsjettet punkt for punkt. Det ble gjort noen mindre endringer som ble notert av sekretæren. Vedtak Styret godkjenner arbeidsplanen med budsjett med de foreslåtte justeringer. Planen legges fram på årsmøtet i januar til endelig godkjenning. Sak 27/01 Invitasjon til Fylkeshusflidslagets medarbeiderkurs. Invitasjonen var sendt med innkallingen. Styret finner temaet interessant og nyttig for arbeidet i lokallaget vårt. Vedtak Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.2.1 Styret i lokallaget - Styremøter
NN og AA reiser på fylkeslagets medarbeiderkurs. Laget dekke utgiftene og NN og AA rapporterer til styret. Sak 28/01 Eventuelt. Ingen saker. Orienteringssaker. A. AA som er kursansvarlig orienterte om de nye reglene for VO og pekte på hvilke konsekvenser dette får for vår virksomhet. Neste møte 6. desember Møte hevet kl. 21:00 Ref. Sekretæren. Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.2.1 Styret i lokallaget - Styremøter
Kap. 8.3.1 - Styrets arbeidsoppgaver Leder Leder for styret i lokallaget er lagets viktigste tillitsvalgt, har hovedansvaret og representerer laget utad. En dyktig leder har evnen til å delegere oppgavene til styremedlemmene og passe på at tingene blir gjort. En leder skal både kunne samarbeide og ta avgjørelser. Å motivere og inspirere medarbeidere og medlemmer er den aller viktigste lederfunksjonen. På http://www.husflid.no/husflid/husflidsnett/medlem/org_materiell ligger "Velkommen som lokallagsleder". Dokumentet inneholder info og veiledning til lokallagsleder. Følgende retningslinjer kan være greie for leder av styret å holde seg til i styrearbeidet: Følg lokallagets arbeids- og møteplan. Planlegg for hele året og sørg for at oppgavene blir fordelt på styrets medlemmer og eventuelle utvalg så snart som mulig etter årsmøtet. Notér nøyaktige møtedager og -tider, svarfrister og avtaler - gjerne i samarbeid med sekretæren. Minn hverandre om viktige datoer. Hold tidsrammer for møter og programmer. La ikke styremøtene bli for lange. Vær godt forberedt. Lag sakslister og timeplaner. Forberedelser er nødvendig både til styremøter, medlemsmøter og andre arrangementer. Legg opp arbeidet slik at alle styremedlemmene blir aktivisert både i praktisk arbeid og i debatter på styremøter. Organisasjonsmateriell på www.husflid.no På http://www.husflid.no/husflid/husflidsnett/medlem/org_materiell ligger årsmeldingsmal og adresseskjema for lokallag. Du får tilgang på skjemaene når du har logget deg inn på www.husflid.no Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.3.1. Styrets arbeidsoppgaver - Leder
Kap. 8.3.2 - Styrets arbeidsoppgaver Nestleder Nestleder har en viktig oppgave i lokallaget, og bør være godt orientert om alle saker slik at han/hun kan overta for leder på kort varsel. En klok leder sørger for nært samarbeid med nestleder og lar han/henne av og til få overta møteledelse og andre oppgaver for å få trening Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.3.2 Styrets arbeidsoppgaver - Nestleder
Kap. 8.3.3 - Styrets arbeidsoppgaver - Sekretær Vervet som sekretær er arbeidskrevende og viktig for laget. Sekretæren har mange oppgaver: Møteinnkalling og annonsering av medlemsmøter og andre arrangementer. Ta seg av husflidslagets korrespondanse. Sørge for at styrevedtak følges opp med nødvendige brev som må sendes ut. Føre lagets møteprotokoll. Alle saker som er behandlet og alle vedtak som er gjort, skal stå i protokollen. Se eget avsnitt. Har ansvaret for arkivet og skal påse at det finnes kopier av saker som laget har behandlet. - Har ansvaret for medlemslister. Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.3.3 Styrets arbeidsoppgaver - Sekretær
Kap. 8.3.4 - Styrets arbeidsoppgaver - Kasserer Det bør helst velges en kasserer som kan elementær bokføring. Kasserer har ansvaret for lagets regnskap: Fører lagets regnskap. Holder orden på kasse og bankkonto. Foretar ut- og innbetalinger. Har ansvar for at eventuell skatt og arbeidsgiveravgift blir betalt i tide. Noen gode råd: Bruk bankkonto. Ha ikke mye kontanter i kassen. Revisjon av regnskapet Regnskapet skal revideres før årsmøtet og kasserer er ansvarlig for at dette blir gjort. Revisjonsmerknadene føres inn i regnskapsboken. Person til å revidere regnskapet velges på årsmøtet. Dette bør være en regnskapskyndig person. Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.3.4 Styrets arbeidsoppgaver - Kasserer
Kap. 8.3.5 - Styrets arbeidsoppgaver - Studieleder Da det meste av studiearbeidet foregår i lokallagene, må et av styremedlemmene velges til studieleder. Studielederen har ansvaret for voksenopplæringen og for at gjeldende regler blir fulgt, Se: www.kulturogtradisjon.no Under fanen FOR LOKALLAG finnes god informasjon om lønn til lærere, skatt og arbeidsavgift. Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.3.5 Styrets arbeidsoppgaver - Studieleder
Kap. 8.4 - Årsplanlegging/Virksomhetsplan Hva er viktigst for styret? En av styrets viktigste oppgaver er å lage en årsplan (virksomhetsplan) for husflidslagets ulike møter og aktiviteter kommende år. Husflidslagets vedtekter stiller en rekke formelle krav til hva styret må gjøre. Utover det må styret tenke fremover. Det er meget viktig å diskutere hva som blir viktigst i fortsettelsen. (Det som har passert, er viktig bare i den grad vi enten har lært eller kan lære noe av det.) Derfor: Sørg alltid for å lage årsplan for det husflidslaget skal drive med. Planen skal presenteres for årsmøtet som kan diskutere forslaget og eventuelt foreslå justeringer. Det er viktig at årsmøtet gir sin tilslutning til planen som skal være et arbeidsverktøy for kommende periode. Hva skal en årsplan inneholde? Det er en fordel om årsplanen (virksomhetsplanen) ikke er for generell. Alt som kan konkretiseres, er en fordel. Imidlertid må det selvfølgelig utvises fleksibilitet, slik at styrets virksomhet ikke begrenses av vedtatte planer. Årsplanen skal bl.a. inneholde Plan for avvikling av møter styremøter medlemsmøter m.m. Gjennomføring av husflidsfaglige aktiviteter som messer/utstillinger turer m.m. andre arrangementer Representasjon Planen bør vise hvem som har ansvar for gjennomføringen tidsfrister/-angivelser Etter at årsplanen er fremlagt på årsmøtet, kan planen evt. justeres i tråd med konklusjoner som trekkes i årsmøtet. Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.4 Årsplanlegging/Virksomhetsplan
Kap. 8.4.1 - Årsplanlegging/Virksomhetsplan Medlemsmøter Medlemsmøter er medlemmenes viktigste kontakt med husflidslaget. Møtene er til for medlemmenes skyld. Det sosiale samværet er like viktig som at medlemsmøtene har et program som lærer deltakerne noe, og gir dem nye opplevelser. MØTELEDER/MØTEANSVARLIG Saksliste Innkalling Egne forberedelser: mentalt og praktisk MØTEFORBEREDELSER Tid forberedelser = Tid møteavvikling Avtal på forhånd med hjelpere til bevertning, loddsalg og opprydning. Småbord med seks til åtte ved hvert bord er ofte det hyggeligste. Da kan nye og kanskje ukjente medlemmer bli tatt spesielt godt vare på. Bevertningen står ferdig. Legg frem på møtet noen eksemplarer av: Norsk Husflid Vervebrosjyrer for eventuelt nye medlemmer Bøker, brosjyrer og annen aktuell informasjon Sørg for at nødvendig utstyr som: Prosjektor o.l. er prøvet og i orden før bruk. Husk filmlerret og eventuelle skjøteledninger. Program Mange slags programmer kan passe på et husflidsmøte: Kåseri med lysbilder/prosjektor Fremvisning av video Foredrag eller demonstrasjon av husflidsteknikker er populært Møter hvor deltakerne får prøve seg på å lage ting selv, er alltid vellykket. Hvis laget synes det er vanskelig å finne program til møtene, kan husflidskonsulenten og fylkeslaget gir råd. Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.4.1 Årsplanlegging/Virksomhetsplan - Medlemsmøter
Gjennomføring av medlemsmøtet Møtet skal starte presis, maks. 15 minutter - det akademiske kvarter - forsinket. Leder eller en annen fra styret ønsker velkommen, orienterer om kveldens program og leder møtet. Det passer gjerne godt å ta lagssakene først. Gi det som er av opplysninger om kurs og andre arrangementer. "Kaffepenger" er en aktuell inntektskilde for laget. Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.4.1 Årsplanlegging/Virksomhetsplan - Medlemsmøter
Kap. 8.4.2 - Årsplanlegging/Virksomhetsplan Årsmøtet Årsmøtet er lagets øverste myndighet. Lokallagene holder årsmøte hvert år ifølge sine vedtekter. Det er viktig at styremedlemmene har grundig kjennskap til lokallagets vedtekter. Disse skal brukes i forberedelsene til årsmøtet. Medlemmene innkalles skriftlig til årsmøtet vanligvis med 14 dagers varsel. Stemmerett på årsmøtet Stemmerett på årsmøtet har de som har betalt kontingent for foregående år. Dagsorden for årsmøtet Noen programposter er obligatoriske på årsmøtet og står i vedtektene. Ta med lagets vedtekter på årsmøtet. Punktene nedenfor er utfyllende og i overensstemmelse med dagsorden for årsmøtet: 1. Innledning Leder - eller annen valgt møteleder eller sekretæren - begynner med navneopprop eller opptelling av stemmeberettigede. 2 referenter velges 2 stemmetellere til skriftlige avstemninger Møteleder spør deretter om årsmøtet mener innkallingen er korrekt og ber om at den blir godkjent 2. Årsmelding Leder for styret leser årsmeldingen, som godkjennes hvis ingen har innvendinger 3. Regnskap/revisjonsberetning Kasserer leser regnskapet. Regnskap og årsmelding skal være delt ut til medlemmene, hvis de ikke er sendt ut sammen med innkallingen - som er det korrekte. Kasserer leser også revisjonsberetning eller eventuelle kommentarer fra revisor og svarer på spørsmål før regnskapet godkjennes. 4. Forslag til arbeidsplan/budsjett Leder legger fram forslag til arbeidsplan budsjett for kommende år. Etter diskusjon og eventuelle forandringer skal arbeidsplan og budsjett godkjennes. Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.4.2 Årsplanlegging/Virksomhetsplan - Årsmøtet
5. Kontingent Kontingenten fastsettes på fylkeslagets årsmøte. 6. Andre saker Hvis andre saker er nevnt i innkallingen, blir de behandlet før valgene. 7. Valg av styret Valget ledes av leder for valgnemnda eller møteleder. Korrekt fremgangsmåte er beskrevet i vedtektene. Er det bare én kandidat til vervet, eller den som har tillitsvervet har sagt ja til gjenvalg, er det vanlig å klappe inn kandidaten (akklamasjon), selv om vedtektene sier at valg av leder og styremedlemmer skal skje skriftlig. En bør tilstrebe å velge person til hver enkelt posisjon i styret i møtet. 8. Valg av revisor Person til å revidere regnskapet velges for et år av gangen. 9. Valg av valgnemnd Styret legger frem forslag til neste års valgnemnd. Det er naturlig at valgnemnda har med et medlem fra foregående år, og at denne er leder i valgnemnda. Når valgene er foretatt, er den delen av årsmøtet som er fastlagt i vedtektene over, og møtet fortsetter etter programmet som styret har planlagt. Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.4.2 Årsplanlegging/Virksomhetsplan - Årsmøtet
Kap. 8.5 - Retningslinjer for valgkomiteen i lokallag 1. Formål Målet for valgkomiteen er å få kandidater til styret som har interesse generell kompetanse spesiell kompetanse (organisasjon, økonomi, husflidsfaglig utdanning) 2. Valg Valgkomiteen består av 3 medlemmer og et varamedlem. 1 medlem skiftes ut hvert år, første gang ved loddtrekning. Valgkomiteen foreslås og velges av årsmøtet. Styret har anledning til å fremme forslag. Om en av valgkomiteens medlemmer blir valgt til annet tillitsverv i laget, rykker varamedlemmet opp for resten av funksjonstiden. Valgkomiteen velger selv sin leder. 3. Arbeidsfelt Valgkomiteen legger fram forslag til valg ifølge normalvedtektene. Styret har anledning til å fremme forslag på kandidater. 4. Hvem gjør hva? a. Minst 8 uker før årsmøtet sender sekretæren ut oversikt til valgkomiteen over det sittende styret og hvilke styremedlemmer som er på valg forespørsel til styremedlemmer på valg om de ønsker å stille til gjenvalg. Disse sender skriftlig tilbakemelding direkte til valgkomiteen. oversikt til lokallagets medlemmer over hvilke styremedlemmer i det sittende styret som er på valg. Medlemmene sender skriftlig forslag direkte til valgkomiteen (Husk å oppgi navn, adresse og tlf.). Kandidatene må være forespurt. b. Valgkomiteen orienterer de kandidatene komiteen går inn for, og innhenter en kort presentasjon av dem. c. Sekretæren i laget står til disposisjon for valgkomiteen med sekretærarbeid etter behov. d. Forslag fra valgkomiteen sendes lokallagets medlemmer sammen med årsm.papirene. e. Minst én fra valgkomiteen møter på årsmøtet og bør lede valget. f. En perm følger valgkomiteen slik at det blir lett å se (huske!) hva som ble gjort de foregående år. Denne oppbevares hos sekretæren. g. Valgkomiteens møte- og telefonutgifter dekkes av lokallaget etter regning. Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.5 Retningslinjer for valgkomiteen i lokallag.
Kap. 8.6 Om vedtekter for lokallag Når det gjelder vedtekter for det nye husflidslaget, skal en ta utgangspunkt i "Normalvedtekter for lokallag". Disse er utarbeidet på grunnlag av lang erfaring og skal følges på alle formelle punkter. Er det spesielle, lokale forhold som ikke ivaretas av standardteksten, suppleres normalvedtektene med aktuelle punkter eller paragrafer. Supplement kan f.eks. være nødvendig hvis det er snakk om at laget kommer til å drive virksomhet som gir inntekter eller medfører eierskap. (Eks. eie/drive en vevstue og/eller stå for salgsvirksomhet fra fast salgssted.) Godkjenning av vedtekter for lokallag Når vedtektene er vedtatt på årsmøtet i lokallaget, sendes de fylkeshusflidslaget. Vedtektsendringer ut over normalvedtektene skal godkjennes av styret i fylkeshusflidslaget. Har lokallaget tatt i bruk normalvedtektene uten endringer, blir det kun registrert. I begge tilfeller skal lokallaget få tilbakemelding fra fylkesstyret. Senere endringer/oppdateringer av vedtektene, skal også sendes inn til fylkeshusflidslaget for godkjenning/registrering. Endringer kan f. eks. være vedtak på Landsmøtet i NH, eller vedtak på fylkes- eller lokalnivå. Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.6. Om vedtekter for lokallag
Vedtekter for... husflidslag vedtatt på årsmøtet.../... 20... og godkjent av... fylkeshusflidslag.../... 20...... husflidslag er stiftet.../... 20... og er tilsluttet... fylkeshusflidslag og Norges Husflidslag. 1 Formål... husflidslag er et lag som arbeider for å fremme god norsk husflid kulturelt, sosialt og økonomisk. Laget arbeider i samsvar med NH sitt formål og vedtekter. 2 Virksomhet Målet søkes nådd ved: 2.1 Opplæring i husflidsarbeid med krav til grundighet og kvalitet. 2.2 Opplysningsarbeid gjennom tidsskrift, presse og andre massemedia. 2.3 Møtevirksomhet med foredrag, utstillinger, demonstrasjoner og andre lignende tiltak. 2.4 Bruk og tilpasning av stedegne teknikker, modeller og mønstre. 2.5 Å fremme produksjon av gode husflidsvarer. 2.6 Å fremme husflid som aktivitet for alle alderstrinn. 2.7 Å samarbeide aktivt internt og eksternt. 2.8 Å arbeide aktivt med rekruttering. 2.9 Lag som er medeier i eller eiere av butikk, har egne vedtekter/retningslinjer for denne delen av virksomheten. 3 Medlemmer 3.1 Alle interesserte kan bli medlemmer av laget mot å betale en årlig kontingent. 3.2 Kontingenten omfatter abonnement på tidsskriftet Norsk Husflid, kontingent til Norges Husflidslag, kontingent til fylkeslaget og kontingent til lokallaget. 3.3 Hvert medlem betaler kontingenten direkte til Norges Husflidslag, og lokallagenes del refunderes etter frister vedtatt av landsmøtet i Norges Husflidslag. 4 Arbeidsår 4.1 Lagets arbeids- og regnskapsår følger kalenderåret. Håndbok for Norges Husflidslag. Normalvedtekter for lokallag sist endret etter Landsmøtet i 2014.
5 Årsmøte 5.1 Årsmøtet er lagets øverste myndighet og holdes hvert år innen 15. februar. 5.2 Dato for årsmøtet gjøres kjent minst 8 uker før møtet. 5.3 Årsmøtet innkalles med minst 14 dagers skriftlig varsel til medlemmene. 5.4 Forslag om saker som ønskes tatt opp på årsmøtet, må sendes til styret senest 6 uker før årsmøtet. 5.5 Stemmerett på årsmøtet har de som har betalt kontingent for foregående år. 5.6 Styremedlemmene i husflidslaget har stemmerett bortsett fra ved behandlingen av årsmelding og regnskap. 5.7 Ekstraordinært årsmøte innkalles med vanlig varsel når styret finner det nødvendig, eller når minst 1/3 av medlemmene krever det skriftlig. 5.8 Ekstraordinært årsmøte behandler bare de saker som er nevnt i innkallingen. Stemmerett på ekstraordinært årsmøte har bare de som hadde stemmerett ved siste ordinære årsmøte. 6 Dagsorden for årsmøtet Styret fastsetter dagsorden for årsmøtet. Den skal omfatte: 6.1 Konstituering 6.1.1 Godkjenning av innkalling og dagsorden 6.1.2 Valg av møteleder, referent, to til å signere protokollen. 6.1.3 Opprop og godkjenning av antall stemmeberettigede. 6.2 Godkjenning av årsmelding 6.3 Godkjenning av revidert regnskap 6.4 Fastsetting av arbeidsplan og budsjett for inneværende år. 6.5 Andre saker som er nevnt i innkallingen. 6.6 Valg av: a) Styreleder b) Styremedlemmer c) Varamedlemmer til styret d) Utsendinger til fylkeshusflidslagets årsmøte e) Revisor f) Valgkomité for neste årsmøte 7 Valg 7.1 Styreleder bør ikke gjenvelges etter å ha fungert sammenhengende i 6 år. Styremedlemmer bør ikke gjenvelges etter å ha fungert sammenhengende i 8 år. Håndbok for Norges Husflidslag. Normalvedtekter for lokallag sist endret etter Landsmøtet i 2014.
7.2 Valg av styreleder, styremedlemmer og varamedlemmer skal skje skriftlig hvis minst en person forlanger det. Hvis det bare er én kandidat til de forskjellige vervene, kan årsmøtet bestemme at valget skjer ved akklamasjon. 7.3 For å ansees valgt, må en kandidat ha oppnådd mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Blanke stemmer teller med. Oppnår ingen dette ved første valg, holdes omvalg mellom de to som har flest stemmer. Står stemmene likt, avgjøres valget ved loddtrekning. 8 Styrets sammensetning 8.1 Lagets styre består av styreleder og... styremedlemmer (minst 4). 8.2 Ett av styremedlemmene bør ha spesielt ansvar for voksenopplæringen. 8.3 Styreleder velges hvert år. Andre styremedlemmer og varamedlemmer velges for to år av gangen. Hvert år er halvparten av styremedlemmene på valg. (Første gang ved loddtrekning.) 8.4 Styret velger selv nestleder, eventuelt kasserer og sekretær. 9 Styrets arbeid 9.1 Styret skal lede arbeidet i samsvar med lagets vedtekter og årsmøtets vedtak. 9.2 Styreleder innkaller til møte når denne finner det nødvendig eller når det forlanges av 3 av de øvrige styremedlemmene. 9.2.1 Fra styremøtene føres det protokoll/referat som godkjennes av de møtende. 9.3 Styret har ansvaret for lagets voksenopplæring og at den drives i samsvar med gjeldende regler. Om nødvendig utpeker/tilsetter styret studieleder/sekretær. 9.4 Styreleder representerer laget utad. 9.5 Styret har ansvar for drift og økonomi. 9.6 Styret kan oppnevne utvalg til å ta seg av bestemte oppgaver. 9.7 Styret utarbeider nødvendige instrukser. 9.8 Styret legger fram årsmelding, regnskap, budsjett og arbeidsplan for årsmøtet. 9.9 Styret er ansvarlig for lagets materiell, og kan oppnevne materialforvalter. 9.10 Styret sender årsmelding til fylkeslaget etter nærmere angitte frister. 9.11 Styret kan gjøre gyldig vedtak når styreleder, eller i hans sted nestleder, og minst halvparten av de andre medlemmene i styret møter og disse er enige. 9.12 Er et vedtak ikke enstemmig, kan hvert av styremedlemmene kreve sin stemmegivning protokollert. 9.13 Det er styrets ansvar at varamedlemmer blir holdt orientert om styrets vedtak. Håndbok for Norges Husflidslag. Normalvedtekter for lokallag sist endret etter Landsmøtet i 2014.
10 Arbeidsutvalg 10.1 Styret kan nedsette et arbeidsutvalg som består av styreleder og to av styremedlemmene. 10.2 Arbeidsutvalget forbereder saker som skal behandles av det samlede styret. 10.3 Arbeidsutvalget kan treffe vedtak i saker som må avgjøres før en kan holde styremøte. 10.4 Arbeidsutvalget kan gjøre vedtak når alle er enige. 10.5 Melding om vedtak i arbeidsutvalget skal straks sendes de øvrige styremedlemmer. 11 Voksenopplæring 11.1 Norges Husflidslag er medlem av Studieforbundet kultur og tradisjon. 11.2 Studiearbeid kan foregå i lokallagets regi. 11.3 Husflidslaget må følge de til enhver tid gjeldende regler om voksenopplæring fra ansvarlig departement. 11.4 Husflidslagets styre har ansvaret for - at studieleder og kursledere snarest mulig får informasjon om endringer i regler og lover - å arrangere studietiltak i henhold til gjeldende regler og instrukser - å sende inn rapporter og regnskap etter nærmere angitte frister 12 Voldgift 12.1 Tvilstilfelle angående medlemskap eller tolkning av vedtekter, forelegges fylkeshusflidslagets styre til avgjørelse. 13 Vedtektsendringer 13.1 Forslag til endring av vedtekter kan bare behandles på ordinært årsmøte. Det skal stå i innkallingen hva endringen går ut på. 13.2 Til gyldig vedtak kreves 2/3 flertall av avgitte stemmer. 13.3 Forslag til vedtektsendringer må sendes skriftlig senest 6 uker før årsmøtet. 13.4 Vedtektsendringer utover normalvedtektene skal godkjennes av styret i fylkeshusflidslaget. 14 Oppløsning 14.1 Vedtak om oppløsning av laget kan bare bli gjort på ordinært årsmøte og med ¾ flertall av de avgitte stemmer. Håndbok for Norges Husflidslag. Normalvedtekter for lokallag sist endret etter Landsmøtet i 2014.
14.2 Dersom laget blir oppløst, skal eiendeler laget måtte ha, gå til fremme av husflid i kommunen. 14.3 Eiendelene forvaltes av fylkeshusflidslaget, hvis ikke annet er bestemt. 15 Utmeldelse av Norges Husflidslag 15.1 Vedtak om utmeldelse kan bare bli gjort med ¾ flertall på to etterfølgende ordinære årsmøter. 15.2 Laget plikter å melde fra skriftlig til fylkeslaget og NH sentralt, om forslag angående 1. gangs vedtak om utmelding, senest 14 dager før årsmøtet der saken skal behandles. 15.3 Ved fremming av sak vedr. utmeldelse, lager styret en oversikt over alle lagets eiendeler, bankinnskudd og kontantbeholdning. Denne skal sendes fylkeslaget og Norges Husflidslag til orientering sammen med varsel jf. 15.2. 15.4 Dersom laget forvalter betydelige verdier, som for eksempel eierandeler i fast eiendom og/eller butikker, skal en komité oppnevnt av lokallagets årsmøte foreslå forvaltning av verdiene. Komiteen skal bestå av to medlemmer i det aktuelle lokallaget, valgt på årsmøtet der utmelding er behandlet første gang, ett fylkesstyremedlem og ett sentralstyremedlem. En uttalelse fra NHs styre legges fram på det siste årsmøtet i lokallaget der utmeldingen behandles. 15.5 Lag som er utmeldt av Norges Husflidslag kan ikke bruke NH sin logo. Håndbok for Norges Husflidslag. Normalvedtekter for lokallag sist endret etter Landsmøtet i 2014.
Kap. 8.6.2 - Oppløsning og nedleggelse av lokallag Normalvedtektene sier: 14 Oppløsning 14.1 Vedtak om oppløsning av laget kan bare bli gjort på ordinært årsmøte og med ¾ flertall av de avgitte stemmer. 14.2 Dersom laget blir oppløst, skal eiendelene laget måtte ha, gå til fremme av husflid i kommunen. 14.3 Eiendelene forvaltes av fylkeslaget, hvis ikke annet er bestemt. Obs. Stemmerett på årsmøter har kun medlemmer som har betalt kontingent for foregående år. RUTINER Saken behandles etter vanlig saksgang i organisasjonen som er fra lokallag til fylkeslag til styret i Norges Husflidslag. 1. Lokallaget sender melding til fylkeslaget om oppløsning av lokallaget. 2. Før årsmøtet der oppløsningsvedtaket skal gjøres, skal fylkeslaget ha saken om forvaltning av lagets eiendeler oppe til behandling. Kommer melding om oppløsning av et lokallag direkte til administrasjonen i Norges Husflidslag, skal saken omgående videresendes til fylkeslaget uten å være behandlet i NH. 3. Når vedtak om oppløsning er fattet på årsmøtet i lokallaget, sender lokallaget omgående vedtak om oppløsning til fylkeslaget. 4. Fylkeslaget sender melding videre til administrasjonen i NH. Laget strykes i medlemsregisteret og brev om at lokallaget er strøket sendes laget. Kopi av brevet sendes fylkeslaget og Studieforbundet kultur og tradisjon. Medlemmer som er oppført på det oppløste laget, vil få tilbud om å bli overført til nærmeste lokallag. Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.6.2 Oppløsning og nedleggelse av lokallag.
Kap. 8.6.3 - Utmelding av lokallag fra Norges Husflidslag Normalvedtektene sier: 15 Utmeldelse av Norges Husflidslag 15.1 Vedtak om utmeldelse kan bare bli gjort med ¾ flertall på to etterfølgende ordinære årsmøter. 15.2 Ved utmeldelse skal styret lage en oversikt over alle lagets eiendeler, bankinnskudd og kontantbeholdning, og denne skal sendes fylkeslaget og Norges Husflidslag sammen med varsel jmf. 15.3 Dersom laget forvalter betydelige verdier, som for eksempel eierandeler i fast eiendom og/eller butikker, skal en komité foreslå forvaltning av verdiene. Komiteen skal bestå av to medlemmer i det aktuelle lokallaget, valgt på årsmøtet der utmelding er behandlet første gang, ett fylkesstyremedlem og ett sentralstyremedlem. Forslaget fra komiteen må deretter godkjennes av styret i NH, og skriftlig godkjennelse skal legges fram på det siste årsmøtet der utmeldingen behandles. 15.3 Laget plikter å melde fra skriftlig til fylkeslaget og NH sentralt, om forslag angående 1. gangs vedtak om utmelding, senest 14. dager før årsmøtet der saken skal behandles. Obs. Stemmerett på årsmøter har kun medlemmer som har betalt kontingent for foregående år. Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.6.3 Utmelding av lokallag fra Norges Husflidslag.
Kap. 8.7 - Samarbeid med andre lag og institusjoner Samarbeid med andre husflidslag Husflidslaget kan ha glede og nytte av å samarbeide med andre lag - f.eks. arrangere felles medlemsmøter. Dette gir: Bedre utnyttelse av foredragsholder eller annen programansvarlig på møtet. Bedre utnyttelse av møtelokalet og deling av andre fellesutgifter. Større fremmøte - til gjensidig glede. Felles møter og arrangementer resulterer ofte i nye medlemmer for alle parter. Alle som er medlem i Norges Husflidslag bør få fordeler foran de som ikke er medlemmer. Vi anbefaler derfor at lagene gir rabatt på kurs, messedeltakelse og andre aktiviteter i laget til alle som er medlem i Norges Husflidslag. Laget må gjerne gi egne medlemmer størst rabatt, men vi henstiller til at dere også gir rabatt til øvrige medlemmer i NH. Andre aktuelle samarbeidspartnere Bygdekvinnelag Historielagene har mange felles interesser med husflidslagene. Andre lag som kan være gode samarbeidspartnere er pensjonistlag, velforeninger og hagelag. Bibliotek Studieforbundet kultur og tradisjon Skoler Husflidslaget bør ha kontakt med skoler og formingslærere i kommunen. Skolen kan trekkes inn både i lagsarbeidet og kursvirksomheten. Museer Samarbeid med lokale museer er nyttig f.eks. Registrering av gamle gjenstander og andre ting i distriktet Utstillinger Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.7 Samarbeid med andre lag og institusjoner
Kap. 8.8 Profilering av husflidslag Sjekkliste ved ute -arrangement Når laget skal presentere seg for folk på en messe eller lignende, er det lurt å ha følgende sjekkliste klar for alle som skal delta på standen. - Vurder felles antrekk, f. eks. T-skjorter m/logo - Navneskilt - Skilt med navn på laget, evt. roll up. - Liste for å notere ned antall besøkende etter hvert (voksne/barn) - Verveskjema (husk skrivesaker) - Norsk Husflid (tidsskriftet) til utdeling(?) - Diverse brosjyrer, f. eks. om Ung Husflid - Tips til utforming av standen og presentasjon av gjenstander eller varer, finnes under 3xf, form, farge, funksjon. Se http://www.husflid.no/prosjekter/form_farge_funksjon/utstillingsteknikk - Ved salg: o Noe å ha pengene i (tenk sikkerhet og utseende) o Vekslepenger o Emballasje se 3xf, form, farge, funksjon Er arrangementet utendørs, må en i tillegg ta forholdsregler mht. regn og vind. Håndbok for Norges Husflidslag. Kap. 8.8 Profilering av laget